EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32020Q1210(01)
Decision of the European Ombudsman of 9 November 2020 on internal rules to restrict certain data subject rights in the processing of personal data
Решение на Европейския омбудсман от 9 ноември 2020 година относно вътрешните правила за ограничаване на определени права на субектите на данни при обработването на лични данни
Решение на Европейския омбудсман от 9 ноември 2020 година относно вътрешните правила за ограничаване на определени права на субектите на данни при обработването на лични данни
OJ L 415, 10.12.2020, p. 81–86
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
|
10.12.2020 |
BG |
Официален вестник на Европейския съюз |
L 415/81 |
РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ОМБУДСМАН
от 9 ноември 2020 година
относно вътрешните правила за ограничаване на определени права на субектите на данни при обработването на лични данни
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ОМБУДСМАН,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО (1), и по-специално член 25 от него,
след консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните,
като има предвид, че:
|
(1) |
Европейският омбудсман има правомощията да извършва административни разследвания, преддисциплинарни и дисциплинарни производства и процедури за временно отстраняване от длъжност в съответствие с Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и условията за работа на другите служители на Европейския съюз, предвидени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (2) („Правилник за длъжностните лица“) и Решение на Европейския омбудсман от 4 ноември 2004 г., предвиждащо общи изпълнителни разпоредби за провеждане на административни разследвания и дисциплинарни производства. Ако е необходимо, той също така уведомява OLAF за случаите. |
|
(2) |
Длъжностните лица на Европейския омбудсман са задължени да докладват потенциални незаконни дейности, включително измами и корупция, които са в ущърб на интересите на Съюза. Длъжностните лица също са задължени да подават сигнали за поведение, свързано с изпълнението на професионални задължения, което може да представлява сериозно нарушение на задълженията на длъжностните лица на Съюза. Това е уредено с решението на Европейския омбудсман от 20 февруари 2015 г. относно вътрешните правила във връзка с подаването на сигнали за нередности. |
|
(3) |
Европейският омбудсман е въвел политика за предотвратяване и справяне по ефективен начин с действителни или потенциални случаи на психически или сексуален тормоз на работното място, както е предвидено в решението от 18 декември 2017 г. В него се установява неофициална процедура, при която предполагаемата жертва на тормоз може да се обърне към „кореспонденти по етичните въпроси“ и/или помирителния комитет. |
|
(4) |
Европейският омбудсман може също да провежда разследвания на потенциални нарушения на правилата за сигурност на класифицираната информация на Европейския съюз (КИЕС). |
|
(5) |
Европейският омбудсман е обект както на вътрешни, така и на външни одити, свързани с дейностите, които упражнява. |
|
(6) |
В контекста на тези административни разследвания, одити и други разследвания, Европейският омбудсман си сътрудничи и с други институции, органи, служби и агенции на Съюза. |
|
(7) |
Европейският омбудсман може да си сътрудничи с националните органи на трети държави и с международни организации по тяхно искане или по собствена инициатива. |
|
(8) |
Освен това Европейският омбудсман може да си сътрудничи с държавните органи на държавите — членки на ЕС по тяхно искане или по собствена инициатива. |
|
(9) |
Европейският омбудсман извършва проверки на предполагаеми случаи на лошо управление, свързани с действията на институциите, органите, службите или агенциите на Съюза, с изключение на Съда на Европейския съюз при изпълнението на неговите функции. В този контекст може да е необходимо Европейският омбудсман да запази поверителността на личните данни, съдържащи се в документи, получени от страните или по време на проверките. Може също така да се наложи Европейският омбудсман да защити правата и свободите на жалбоподателите, както и тези на други засегнати лица. |
|
(10) |
За да изпълнява задълженията си, Европейският омбудсман събира и обработва информация и няколко категории лични данни, включително данни за самоличността на физически лица, информация за връзка, професионални функции и задачи, информация за поведението в личния и професионалния живот и за трудовото изпълнение, както и финансови данни. Европейският омбудсман действа в качеството на администратор на данни. |
|
(11) |
Следователно, съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 („Регламента“), Европейският омбудсман се задължава да предоставя информация на субектите на данни относно тези дейности по обработване и да зачита техните права като субекти на данни. |
|
(12) |
От Европейския омбудсман може да се изисква да съвместява тези права с целите на административни разследвания, одити, разследвания и съдебни производства. Може също да се изисква да балансира между правата на даден субект на данни и основните права и свободи на други субекти на данни. За тази цел член 25 от Регламента дава възможност на Европейския омбудсман да ограничава, при строго определени условия, прилагането на членове 14—22, 35 и 36 от Регламента, както и на член 4 от него, доколкото неговите разпоредби се отнасят до правата и задълженията, предвидени в членове 14—20. Освен ако не са предвидени ограничения в правен акт, приет въз основа на Договорите, е необходимо приемането на вътрешни правила, по силата на които Европейският омбудсман да разполага с правото да ограничава тези права. |
|
(13) |
Може да се наложи например Европейският омбудсман да ограничи информацията относно обработването на личните данни на субект на данни, която му/ѝ предоставя, по време на етапа на предварителна оценка в административно разследване или по време на самото разследване, преди евентуално прекратяване на дело или по време на преддисциплинарния етап. При определени обстоятелства предоставянето на такава информация може значително да повлияе върху способността на Европейския омбудсман да проведе разследването по ефективен начин, когато например съществува риск засегнатото лице да унищожи доказателства или да въздейства върху потенциални свидетели, преди да бъдат снети показанията им. Може също така да се наложи Европейският омбудсман да защити правата и свободите на свидетелите, както и тези на други засегнати лица. |
|
(14) |
Може да е необходимо да се запази анонимността на свидетел или лице, сигнализиращо за нередности, което е поискало самоличността му да не бъде разкривана. В такъв случай Европейският омбудсман може да реши да ограничи достъпа до самоличността, показанията и други лични данни на съответното лице с цел защита на неговите права и свободи. |
|
(15) |
Може да е необходимо да се запази поверителна информация относно длъжностно лице, което се е свързало с кореспондентите по етичните въпроси на Европейския омбудсман и/или помирителния комитет в контекста на процедура във връзка с тормоз. В тези случаи може да се наложи Европейският омбудсман да ограничи достъпа до самоличността, показанията и други лични данни на предполагаемата жертва, предполагаемия извършител и на други участници с цел защита на правата и свободите на всички засегнати лица. |
|
(16) |
Може да се наложи например Европейският омбудсман да ограничи информацията, която предоставя на субект на данни, посочен в жалба или документи за проверка, относно обработването на неговите или нейните лични данни по време на разследването на предполагаемо лошо администриране в институция, орган, служба или агенция на ЕС. Предоставянето на такава информация може значително да повлияе върху способността на Европейския омбудсман да проведе разследването по ефективен начин, когато например съществува риск засегнатото лице да застраши проверката. Може също така да се наложи Европейският омбудсман да защити правата и свободите на жалбоподателите, както и тези на други засегнати лица. |
|
(17) |
Европейският омбудсман следва да прилага ограничения само когато те са съобразени с характера на основните права и свободи и са строго необходима и пропорционална мярка в едно демократично общество. Европейският омбудсман следва да представи аргументи, обосноваващи основанията за тези ограничения. |
|
(18) |
В съответствие с прилагането на принципа на отчетност Европейският омбудсман следва да води регистър за прилаганите от него ограничения. |
|
(19) |
Когато обработва лични данни, обменени с други организации в рамките на задачите си, Европейският омбудсман и съответните организации се консултират взаимно относно потенциалните основания за налагане на ограничения и необходимостта и пропорционалността на тези ограничения, освен ако това не би представлявало заплаха за дейностите на Европейския омбудсман. |
|
(20) |
Разпоредбата на член 25, параграф 6 от Регламента задължава администратора да информира субектите на данни за основните причини, на които се основава прилагането на ограничението, както и за правото им да подадат жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД). |
|
(21) |
В съответствие с член 25, параграф 8 от Регламента Европейският омбудсман има право да отложи, пропусне или откаже да предостави информация относно причините за прилагането на ограничение на субекта на данните, ако това по някакъв начин би премахнало ефекта от ограничението. Европейският омбудсман следва да преценява индивидуално за всеки отделен случай дали съобщаването относно ограничението би обезсилило неговия ефект. |
|
(22) |
Европейският омбудсман следва да отмени ограничението веднага щом условията, които го обосновават, вече не са приложими, и редовно да извършва оценка на тези условия. |
|
(23) |
За да се гарантира максимална защита на правата и свободите на субектите на данни и в съответствие с член 44, параграф 1 от Регламента, длъжностното лице по защита на данните следва да бъде консултирано своевременно за всички ограничения, които може да се прилагат, и да провери съответствието им с настоящото решение. |
|
(24) |
В член 16, параграф 5 и член 17, параграф 4 от Регламента се предвиждат изключения от правото на информация и правото на достъп на субекти на данни. Ако тези изключения са приложими, не е необходимо Европейският омбудсман да прилага ограничение съгласно настоящото решение, |
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Предмет и обхват
1. С настоящото решение се установяват правила относно условията, при които Европейският омбудсман може да ограничи прилагането на членове 4, 14—22, 35 и 36 въз основа на член 25 от Регламента.
2. Службата на Европейския омбудсман, в качеството си на администратор, се представлява от Европейския омбудсман.
Член 2
Ограничения
1. Европейският омбудсман може да ограничава прилагането на членове 14—22, 35 и 36, както и на член 4 от Регламента, доколкото неговите разпоредби съответстват на правата и задълженията, предвидени в членове 14—20:
|
а) |
въз основа на член 25, параграф 1, букви б), в), е), ж) и з) от Регламента — при провеждане на административни разследвания, преддисциплинарни производства, дисциплинарни производства или производства за временно отстраняване от длъжност съгласно член 86 и приложение IX към Правилника за длъжностните лица и Решение на Европейския омбудсман от 4 ноември 2004 г. за провеждане на административни разследвания и дисциплинарни производства, както и при уведомяване на OLAF за случаи; |
|
б) |
въз основа на член 25, параграф 1, буква з) от Регламента — когато се гарантира поверителността на докладваните факти от длъжностните лица на Европейския омбудсман, в случаите, при които се смята, че са налице тежки нередности, както е описано в Решение на Европейския омбудсман от 20 февруари 2015 г. относно вътрешните правила във връзка с подаването на сигнали за нередности; |
|
в) |
съгласно член 25, параграф 1, буква з) от Регламента, когато се гарантира, че служителите на Европейския омбудсман могат да докладват на кореспондентите по етичните въпроси и/или на помирителния комитет в контекста на процедура във връзка с тормоз, както е определено в решението на Европейския омбудсман относно политиката за предотвратяване и защита срещу тормоз в службата на омбудсмана; |
|
г) |
въз основа на член 25, параграф 1, букви в), ж) и з) от Регламента — при извършване на вътрешни одити във връзка с дейности или отдели на Европейския омбудсман; |
|
д) |
въз основа на член 25, параграф 1, букви в), г), ж) и з) от Регламента — при предоставяне на съдействие на други институции, органи, служби и агенции на Съюза или при получаване на съдействие от същите, или при сътрудничество с тях в контекста на дейности по букви а) до г) от този параграф, както и въз основа на съответните споразумения за нивото на обслужване, меморандуми за разбирателство и споразумения за сътрудничество; |
|
е) |
въз основа на член 25, параграф 1, букви в), ж) и з) от Регламента — при предоставяне на съдействие на национални органи на трети държави и на международни организации или при получаване на съдействие от същите, или при сътрудничество с такива органи и организации по тяхно искане или по собствена инициатива; |
|
ж) |
въз основа на член 25, параграф 1, букви в), ж) и з) от Регламента — при предоставяне на съдействие на държавни органи на държави членки на ЕС или при получаване на съдействие от същите по тяхно искане или по собствена инициатива; |
|
з) |
въз основа на член 25, параграф 1, буква д) от Регламента — при обработване на лични данни в документи, получени от страните или встъпилите страни в контекста на производства пред Съда на Европейския съюз; |
|
и) |
Съгласно член 25, параграф 1, буква з) от Регламента при провеждането на разследвания на предполагаеми случаи на лошо управление, свързано с действията на институциите, органите, службите и агенциите на ЕС, в съответствие с член 228 от Договора за функционирането на Европейския съюз и Устава и разпоредбите за прилагане на Омбудсмана. |
2. Всички ограничения следва да са съобразени с характера на основните права и свободи и да представляват необходима и пропорционална мярка в едно демократично общество.
3. Преди прилагане на ограниченията се извършва проверка за необходимост и пропорционалност за всеки отделен случай. Ограниченията следва да са в границите само на строго необходимото за постигане на поставената цел.
4. За целите на отчетността Европейският омбудсман съставя регистър, в който се описват причините за прилаганите ограничения, основанията от посочените в параграф 1, които се прилагат, и резултатът от проверката за необходимост и пропорционалност. Тези записи са част от регистър, който при поискване се предоставя на ЕНОЗД. Европейският омбудсман изготвя периодични отчети за прилагането на член 25 от Регламента.
5. Когато обработва лични данни, получени от други организации в контекста на своите задачи, Европейският омбудсман се консултира с тези организации относно възможните основания за налагане на ограничения и необходимостта и пропорционалността на тези ограничения, освен ако това би представлявало заплаха за дейностите на Европейския омбудсман.
Член 3
Рискове за правата и свободите на субектите на данни
1. В регистъра на дейностите по обработване, воден от Европейския омбудсман съгласно член 31 от Регламента, се вписват оценки на рисковете за правата и свободите на субектите на данни от налагането на ограничения и информация за периода на прилагането на тези ограничения. Те се вписват също в оценки на въздействието върху защитата на данните по отношение на ограниченията, наложени съгласно член 39 от Регламента.
2. При оценката на необходимостта и пропорционалността на дадено ограничение Европейският омбудсман следва да отчете потенциалните рискове за правата и свободите на субекта на данни.
Член 4
Гаранции и срокове на съхранение
1. Европейският омбудсман използва гаранции за предотвратяване на злоупотреби и незаконен достъп или предаване на лични данни, по отношение на които се прилагат или може да се прилагат ограничения. Тези гаранции включват технически и организационни мерки и са подробно разписани, когато е необходимо, във вътрешни решения, процедури и правила за прилагане на Европейския омбудсман. Гаранциите включват:
|
а) |
ясно определяне на функциите, отговорностите и процедурните етапи; |
|
б) |
ако е целесъобразно, сигурна електронна среда, която предпазва от неправомерен и случаен достъп или прехвърляне на електронни данни към неоправомощени лица; |
|
в) |
ако е целесъобразно, сигурно съхранение и обработване на документи на хартиен носител; |
|
г) |
надлежно наблюдение на ограниченията и периодично преразглеждане на прилагането им. |
Преразглежданията, посочени в подточка г), се извършват най-малко на всеки шест месеца.
2. Ограниченията се отменят, след като обстоятелствата, които ги обосновават, престанат да бъдат приложими.
3. Личните данни се съхраняват в съответствие с приложимите правила за съхранение на Европейския омбудсман, които се определят в регистрите за защита на данните, поддържани съгласно член 31 от Регламента. В края на срока на съхранение личните данни се заличават, анонимизират или прехвърлят в архиви в съответствие с член 13 от Регламента.
Член 5
Участие на длъжностното лице по защита на данните
1. Длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман следва да бъде уведомено без неоснователно забавяне при всяко ограничаване на права на субект на данни в съответствие с настоящото решение. Той или тя следва да получи достъп до съответните досиета и документи, свързани с фактическите или правните обстоятелства.
2. Длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман може да поиска преразглеждане на прилагането на ограничението. Европейският омбудсман уведомява писмено длъжностното лице по защита на данните за резултата от преразглеждането.
3. Европейският омбудсман документира участието на длъжностното лице по защита на данните в прилагането на ограниченията, включително информацията, която е споделена с него или нея.
Член 6
Уведомяване на субектите на данни относно ограничаването на техни права
1. В съобщенията за защита на личните данни, публикувани на интернет страницата, Европейският омбудсман включва раздел, предоставящ обща информация на субектите на данни относно възможността за ограничаване на правата на субекти на данни съгласно член 2, параграф Информацията включва правата, които може да бъдат ограничавани, основанията, на които може да се прилагат ограничения, и евентуалната им продължителност.
2. Европейският омбудсман информира субектите на данни поотделно в писмен вид и без неоснователно забавяне за текущите или бъдещите ограничения на техните права. Европейският омбудсман информира субекта на данни за основните причини, на които се основава прилагането на ограничението, за правото му/ѝ да се консултира с длъжностното лице по защита на данните с цел оспорване на ограничението и за правата му/ѝ да подаде жалба до ЕНОЗД.
3. Европейският омбудсман може да отложи, пропусне или откаже да предостави информация относно причините за дадено ограничение и правото да се подаде жалба до ЕНОЗД, доколкото това би премахнало ефекта от ограничението. Преценката дали това е оправдано се извършва за всеки отделен случай. Веднага след като това вече не би премахнало ефекта от ограничението, Европейският омбудсман предоставя информацията на субекта на данни.
Член 7
Съобщаване на субекта на данни за нарушение на сигурността на личните данни
1. Когато има задължението да съобщи за нарушение на сигурността на данните в съответствие с член 35, параграф 1 от Регламента, Европейският омбудсман може, при извънредни обстоятелства, изцяло или частично да ограничи това съобщаване. В съобщение се документират причините за ограничението, правното основание за него съгласно член 2 и оценка на неговата необходимост и пропорционалност. Съобщението се изпраща до ЕНОЗД в момента на уведомяване за нарушението на сигурността на личните данни.
2. Когато основанията за ограничението се изчерпят, Европейският омбудсман съобщава на съответния субект на данни за нарушението на сигурността на личните данни и го/я информира за основните причини за ограничението, както и за неговото/нейното право да подаде жалба до ЕНОЗД.
Член 8
Поверителност на електронните съобщения
1. При извънредни обстоятелства Европейският омбудсман може да ограничи правото на поверителност на електронните съобщения съгласно член 36 от Регламента. Тези ограничения трябва да бъдат в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3).
2. Когато ограничава правото на поверителност на електронните съобщения, Европейският омбудсман информира съответния субект на данни в отговора си на искане, изпратено от него/нея, за основните причини, на които се основава прилагането на ограничението и за неговото/нейното право да подаде жалба до ЕНОЗД.
3. Европейският омбудсман може да отложи, пропусне или откаже да предостави информация относно причините за дадено ограничение и правото да се подаде жалба до ЕНОЗД, доколкото това би премахнало ефекта от ограничението. Преценката дали това е оправдано се извършва за всеки отделен случай. Веднага след като това вече не би премахнало ефекта от ограничението, Европейският омбудсман предоставя информацията на субекта на данни.
Член 9
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Страсбург на 9 ноември 2020 година.
За Европейския омбудсман
Emily O’REILLY
(1) ОВ L 295, 21.11.2018 г., стр. 39.
(2) Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета от 29 февруари 1968 г. за установяване на Правилник за длъжностните лица и Условия за работа на другите служители на Европейските общности и за установяване на специални мерки, временно приложими за длъжностни лица на Комисията (ОВ L 56, 4.3.1968 г., стр. 1).
(3) Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 година относно обработката на лични данни и защита на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации (Директива за правото на неприкосновеност на личния живот и електронни комуникации) (OB L 201, 31.7.2002 г., стр. 37).