1.2.2018

BG

Официален вестник на Европейския съюз

C 37/19

---

УПРАВИТЕЛЕН СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ

Процедурен правилник

(2018/C 37/06)

УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ,

като взе предвид Регламент (ЕС) 2016/794 на Европейския парламент и на Съвета от 11 май 2016 година относно Агенцията на Европейския съюз за сътрудничество в областта на правоприлагането (Европол) и за замяна и отмяна на решения 2009/371/ПВР, 2009/934/ПВР, 2009/935/ПВР, 2009/936/ПВР и 2009/968/ПВР на Съвета (1) (наричан по-нататък „Регламентът за Европол“), и по-специално член 11, параграф 1, буква у) от него,

като има предвид, че:

(1)	управлението на Европол следва да се подобри, като се положат усилия за повишаване на ефективността и рационализиране на процедурите;

(2)	Комисията и държавите членки следва да бъдат представени в Управителния съвет на Европол, за да осъществяват ефективен контрол върху нейната работа;

(3)	Управителният съвет приема свой процедурен правилник, включително разпоредби относно задачите и работата на секретариата,

ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК:

Член 1

Състав на Управителния съвет

1.   Управителният съвет се състои от един представител на всяка държава членка и един представител на Комисията. Всеки представител има право на глас.

2.   Всеки член на Управителния съвет има заместник-член. Заместник-членът представлява члена в негово отсъствие. Както членът, така и заместникът могат да присъстват на заседание на Управителния съвет.

3.   Членовете и заместник-членовете на Управителния съвет се назначават, като се вземат предвид познанията им относно сътрудничеството в областта на правоприлагането, както и съответните им управленски, административни и бюджетни умения.

4.   Принципът на балансирано представителство на половете в състава на Управителния съвет също се взема предвид.

5.   Без да се засяга правото на държавата членка и на Комисията да прекратят мандата на съответния техен член и заместник-член, членството в Управителния съвет е за период от четири години, който може да бъде продължен.

6.   Всички представени в Управителния съвет страни следва да полагат усилия за ограничаване на текучеството на своите представители с цел да се гарантира приемствеността в работата на Управителния съвет.

7.   Държавите членки и Комисията уведомяват секретариата на Управителния съвет за назначаването на своите съответни членове и заместник-членове и за прекратяването на техния мандат. Секретариатът поддържа актуален списък на членовете на Управителния съвет.

Член 2

Председател и заместник-председател

1.   Управителният съвет избира председател и заместник-председател от групата на трите държави членки, които са изготвили съвместно осемнадесетмесечната програма на Съвета. Те изпълняват функциите си по време на осемнадесетмесечния период, който съответства на тази програма на Съвета. През този период председателят не действа в качеството си на представител на своята държава членка в Управителния съвет и няма право на глас. Ако обаче по време на мандата си председателят или заместник-председателят престане да бъде член на Управителния съвет, мандатът му изтича автоматично на същата дата.

2.   Председателят, по-специално, отговаря за ефективната работа на Управителния съвет при изпълнението на неговите задачи, предвидени в Регламента за Европол.

3.   Заместник-председателят замества председателя, ако последният не е в състояние да изпълнява своите задължения.

4.   Председателят и заместник-председателят се избират с мнозинство от две трети от членовете на Управителния съвет. Изборът за председател и заместник-председател следва да се състои най-късно по време на последното заседание, предшестващо следващата осемнадесетмесечна програма на Съвета, посочена в член 2, параграф 1 от настоящия правилник.

5.   Номинациите за председател и заместник-председател се представят в секретариата не по-късно от двадесет календарни дни преди започването на заседанието, на което те ще бъдат избрани. Секретариатът изпраща така получените номинации на членовете на Управителния съвет не по-късно от четиринадесет календарни дни преди заседанието на Управителния съвет, на което те ще бъдат избрани.

Член 3

Заседания на Управителния съвет

1.   Председателят свиква заседанията на Управителния съвет. Управителният съвет следва да бъде информиран за датата на съответното редовно заседание най-късно на своето предходно заседание.

2.   Управителният съвет провежда най-малко две редовни заседания годишно. Освен това, той провежда заседания по инициатива на председателя си или по искане на Комисията, или на най-малко една трета от членовете ѝ. В тези случаи председателят свиква заседанието в срок от тридесет календарни дни от получаване на искането или в срок от четиринадесет календарни дни при неотложни случаи.

3.   Заседанията се провеждат в седалището на Европол, освен ако председателят на Управителния съвет не е решил друго.

Член 4

Дневен ред на заседанията

1.   Председателят на Управителния съвет съставя проект на дневния ред за всяко заседание. Секретариатът на Управителния съвет изпраща проекта на дневен ред на членовете и на изпълнителния директор най-малко четиринадесет календарни дни преди заседанието. Когато се свиква извънредно заседание, проектът на дневен ред се изпраща през седмицата, предхождаща заседанието.

2.   Проектът на дневен ред съдържа точките, поискани от член на Управителния съвет или от изпълнителния директор, при условие че съответните документи са представени на председателя най-малко шестнадесет календарни дни преди заседанието.

3.   В проекта на дневен ред може да се включват само точки, за които съответните документи са били представени на членовете и на изпълнителния директор не по-късно от датата, на която се публикува проектът на дневен ред, освен ако председателят не реши друго.

4.   Управителният съвет приема дневния ред в началото на заседанието.

Член 5

Присъствие и разисквания

1.   Кворум е налице при присъствие на три четвърти от членовете на Управителния съвет. При липса на кворум председателят прекратява заседанието и свиква друго възможно най-скоро. При второто заседание кворум е налице при присъствие на две трети от членовете. При установяването на кворума не се вземат предвид членовете, делегирали правото си на глас.

2.   Изпълнителният директор участва в разискванията на Управителния съвет.

3.   Управителният съвет може да покани всяко лице, чието становище може да бъде от практическо значение за дискусията, в т.ч., когато е уместно, представител на съвместната група за парламентарен контрол да присъства на заседанието му като наблюдател без право на глас.

4.   Членовете и заместник-членовете на Управителния съвет може да бъдат подпомагани на заседанията от съветници или експерти.

5.   Председателят ръководи заседанието, като дава думата първо на членове, които желаят да поставят процедурен или предварителен въпрос.

6.   По предложение на председателя или по искане на някой от членовете, Управителният съвет може да реши да заседава при закрити врата, като определи участниците в заседанието.

7.   Заседанията се провеждат в съответствие с вътрешния езиков режим на Европол, определен от Управителния съвет съгласно член 64, параграф 2 от Регламента за Европол.

Член 6

Правила за гласуване

1.   Управителният съвет взема решенията си с мнозинство от своите членове освен ако в Регламента за Европол не е предвидено друго.

2.   Мнозинство от две трети от членовете на Управителния съвет се изисква за:

а)	приемането на многогодишния програмен документ на Европол и годишната работна програма за следващата година;

б)	приемането на годишния бюджет на Европол;

в)	избор на председател и заместник-председател;

г)	решението във връзка със спор между Европол и държава членка относно крайната отговорност за обезщетение на физическо лице, което е претърпяло вреда в резултат на неправомерна операция по обработка на данни;

д)	решението във връзка с предложенията, които да бъдат представени на Съвета, за назначаването на изпълнителния директор и заместник-изпълнителните директори, удължаването на мандатите им или отстраняването им от длъжност;

е)	решението във връзка с вътрешния езиков режим на Европол.

3.   Всеки член има право на един глас. В отсъствието на член, който има право на глас, заместникът му може да упражни неговото право на глас.

4.   Всеки член може да делегира правото си на глас на друг член на управителния съвет. Всеки член може да получи само едно право на глас като пълномощник на друг член. Членът, който делегира правото си на глас, уведомява в писмен вид председателя за името на упълномощения да гласува от негово име член, както и за всички ограничения, наложени върху правото на глас.

5.   Изпълнителният директор не участва в гласуването.

6.   Управителният съвет пристъпва към гласуване по инициатива на председателя, който може да подложи на гласуване въпрос и по искане на всеки от членовете със съгласието на мнозинство от членовете.

7.   Разпределението на гласовете се отбелязва за всяко прието от Управителния съвет решение. Решението се придружава от бележка, съдържаща мнението на малцинството, ако е изявено такова желание. Гласуването се извършва чрез вдигане на ръка или поименно по списък, ако резултатите от гласуването с вдигане на ръка бъдат оспорени.

8.   За решения и назначения се извършва тайно гласуване по искане на един от членовете или по решение на председателя. При провеждане на тайно гласуване председателят, с помощта на други двама членове, преброява гласовете и обявява резултатите незабавно. Председателят може да разреши на всеки член да обясни своя вот.

9.   Управителният съвет може също така да взема решения чрез писмена процедура, в съответствие с член 7 от настоящия правилник.

Член 7

Писмена процедура

1.   Когато счете, че обстоятелствата налагат това, председателят може да поиска от Управителния съвет да вземе решение или да изрази становището си по конкретен въпрос чрез писмена процедура. Ако на заседание не е било взето решение относно предложението да се използва писмена процедура, членовете могат да представят на председателя своите възражения в писмен вид.

2.   Писмените процедури се приемат чрез мълчаливо съгласие, освен ако не е предвидено друго.

3.   Стандартният срок за писмените процедури е четиринадесет календарни дни, освен ако председателят не реши друго поради неотложност на въпроса. Становището, изразено от член на Управителния съвет, се предоставя на другите членове.

4.   Секретариатът незабавно уведомява Управителния съвет за резултата от писмената процедура.

5.   Решенията, взети чрез писмена процедура, се вписват на следващото заседание на Управителния съвет.

Член 8

Протокол от заседанията

1.   Проектопротоколът от заседанията на Управителния съвет се изготвя от секретариата под ръководството на председателя и включва:

а)	изложение на обсъжданията;

б)	взетите от Управителния съвет решения с отбелязване на разпределението на гласовете, включително списък на гласовете чрез пълномощник, когато се е състояло официално гласуване;

в)	документи, поставени на вниманието на Управителния съвет;

г)	списък на присъстващите.

2.   Управителният съвет одобрява проектопротокола чрез писмена процедура или на следващото си заседание. Проектопротоколът се представя за одобрение от Управителния съвет само при условие че е бил изпратен на членовете най-малко две седмици преди заседанието. Проектопротоколът се изпраща и на изпълнителния директор.

3.   Предложенията за изменения в проектопротокола се предават на секретариата в писмен вид, ако проектопротоколът е бил приет чрез писмена процедура, или се представят в началото на заседанието, на което трябва да бъдат одобрени.

4.   След одобряването му протоколът се подписва от председателя и от секретаря на управителния съвет.

Член 9

Работни групи на Управителния съвет

1.   Управителният съвет може да създава работни групи по всеки въпрос от своята компетентност, като определя техния съответен обхват и задачи.

2.   Членовете на Управителния съвет са представени в работните групи, които се председателстват от член на Управителния съвет или от старши експерт, назначен от Управителния съвет. Процедурата по назначаване на председателя на работна група е посочената в член 2 от настоящия правилник. Представителите на Управителния съвет се задължават да участват активно в работните групи.

3.   Европол се поканва да участва в заседанията на работните групи. На заседанията на работните групи могат да бъдат поканени да присъстват и експерти.

4.   Работните групи:

а)	обсъждат и изготвят предложения, които се представят на Управителния съвет;

б)	извършват работата си въз основа на устна информация или документация, предадена най-късно две седмици преди техните заседания, освен ако техният председател не е решил друго;

в)	докладват на Управителния съвет чрез своите председатели при поискване;

г)	се подпомагат от секретариата на Управителния съвет.

д)	се разпускат след изпълнение на задачите им. Ако са с дългосрочен мандат, необходимостта от тяхното продължаване се оценява редовно от Управителния съвет.

Член 10

Поверителност

Без да се засяга член 11 от настоящия правилник, за заседанията и разискванията на Управителния съвет е приложимо задължението за спазване на професионална тайна, както е предвидено в член 339 от Договора за функционирането на Европейския съюз, освен ако Управителният съвет не реши друго. Членовете и другите присъстващи на заседанията лица са обвързани с това задължение дори и след приключване на техните задължения.

Член 11

Прозрачност

1.   Европол публикува на своя уебсайт списък на членовете на Управителния съвет.

2.   Членовете на Управителния съвет предоставят на секретариата декларация за интереси, която се обявява публично на уебсайта на Европол в съответствие с вътрешните правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси по отношение на членовете на Управителния съвет.

3.   Секретариатът публикува резюмета на резултатите от заседанията на Управителния съвет на уебсайта на Европол с разрешението на председателя и след консултация с Управителния съвет в съответствие с член 65, параграф 4 от Регламента за Европол. Публикуването на тези резюмета се пропуска или ограничава временно или постоянно, ако то би застрашило изпълнението на задачите на Европол, като се вземат предвид задълженията на Европол за дискретност и поверителност, и оперативният ѝ характер.

4.   Достъпът до документите на Управителния съвет се подчинява на подробните правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета (2) във връзка с документите на Европол.

Член 12

Документация на Управителния съвет

1.   Секретариатът поддържа електронен архив и архив на хартиен носител на документацията на Управителния съвет.

2.   Всеки нов председател се запознава с документацията на Управителния съвет, като за целта изготвя документ, който се представя на Управителния съвет за одобрение на първото редовно заседание.

Член 13

Секретариат на Управителния съвет

1.   Управителният съвет се подпомага от секретариат, осигурен от Европол.

2.   Управителния съвет назначава секретар, за когото са приложими Правилникът за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители и който отговаря единствено пред Управителния съвет при изпълнението на своите задължения.

3.   Секретариатът изпълнява задълженията си както е инструктиран от председателя и отговаря за тях пред него. По-специално секретариатът:

а)	участва тясно и непрекъснато в организирането, координирането и осигуряването на съгласуваност на работата на Управителния съвет, включително работата на неговите работни групи, под отговорността и ръководството на председателя;

б)	подпомага председателя при изпълнението на неговите функции;

в)	предоставя на Управителния съвет необходимата подкрепа за изпълнението на неговите задължения;

г)	отговаря за изпълнението на всички други задължения, възложени от Управителния съвет или от председателя, в интерес на Европол.

Член 14

Кореспонденция

Кореспонденцията, адресирана до Управителния съвет, се изпраща до председателя на Управителния съвет и се разглежда от секретариата.

Член 15

Възстановяване на разноски

1.   Европол заплаща пътните разноски и разходите за настаняване на председателя на Управителния съвет и на всяка създадена от него работна група.

2.   Европол заплаща пътните разноски на члена и заместник-члена на Управителния съвет, които представляват държава членка, и най-много на двама експерти от делегация. Всяка делегация заплаща разходите за настаняване на своите членове и експерти. Разходите на други експерти се заплащат от съответната делегация.

3.   Европол заплаща пътните разноски и разходите за настаняване на експерти, поканени да консултират Управителния съвет, в съответствие с член 5, параграфи 3 и 4 и член 9, параграф 3 от настоящия правилник. Разходите за участие на представителя, определен от съвместната група за парламентарен контрол, не се покриват от Европол.

4.   Европол заплаща пътните разноски на един представител от делегация за заседанията на работните групи на Управителния съвет. Всяка делегация заплаща разходите за настаняване на своите членове и експерти.

Член 16

Заключителни разпоредби

1.   Настоящият правилник влиза в сила на датата на прилагане на Регламента за Европол.

2.   Решението на Управителния съвет на Европол от 30 ноември 2011 г., с което се създава процедурен правилник на Управителния съвет, се отменя и се заменя с настоящия правилник.

3.   Всички предложения за изменения на настоящия правилник се разглеждат от Управителния съвет в съответствие с член 11, параграф 1, буква у) от Регламента за Европол.

---

(1)  OВ L 135, 24.5.2016 г., стp. 53.

(2)  OВ L 145, 31.5.2001 г., стp. 43.

---