EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52017TA1206(30)
Report on the annual accounts of the European Union Intellectual Property Office for the financial year 2016, together with the Office’s reply
Доклад относно годишните отчети на Службата на Европейския съюз за интелектуална собственост за финансовата 2016 година, придружен от отговорa на Службата
Доклад относно годишните отчети на Службата на Европейския съюз за интелектуална собственост за финансовата 2016 година, придружен от отговорa на Службата
OJ C 417, 6.12.2017, p. 187–193
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
6.12.2017 |
BG |
Официален вестник на Европейския съюз |
C 417/187 |
ДОКЛАД
относно годишните отчети на Службата на Европейския съюз за интелектуална собственост за финансовата 2016 година, придружен от отговорa на Службата
(2017/C 417/30)
ВЪВЕДЕНИЕ
1. |
Службата на Европейския съюз за интелектуална собственост (наричана по-нататък „Службата“, известна още като „EUIPO“), известна до 23 март 2016 г. като Служба за хармонизация във вътрешния пазар („OHIM“), е създадена с Регламент (ЕО) № 207/2009 (1), последно изменен с Регламент (ЕС) 2015/2424 (2). Основната дейност на Службата, която е със седалище в Аликанте, е регистрация на марките на ЕС и на регистрираните дизайни на Общността, които са валидни на цялата територия на Европейския съюз. |
2. |
В таблицата са представени основни данни за Службата (3). Таблица Основни данни за Службата
|
ИНФОРМАЦИЯ В ПОДКРЕПА НА ДЕКЛАРАЦИЯТА ЗА ДОСТОВЕРНОСТ
3. |
Одитният подход на Сметната палата включва аналитични одитни процедури, пряко тестване на операции и оценка на ключови контроли на системите за наблюдение и контрол на Службата. Използвани са също така доказателства, получени от дейността на други одитори (където е приложимо), както и анализ на изявленията на ръководството. |
СТАНОВИЩЕ
Надеждност на отчетите Становище относно надеждността на отчетите
Законосъобразност и редовност на операциите, свързани с отчетите Приходи Становище относно законосъобразността и редовността на приходите, свързани с отчетите
Плащания Становище относно законосъобразността и редовността на плащанията, свързани с отчетите
Отговорност на ръководството и лицата, натоварени с общо управление
Отговорност на одитора за извършване на одит на отчетите и на операциите, свързани с тях
Други въпроси
|
16. |
Изложените по-долу коментари не са в противоречие с изразеното от Сметната палата становище. |
КОМЕНТАРИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНОТО УПРАВЛЕНИЕ
17. |
Степента на усвояване на бюджета на Службата е ниска — 89 %, което показва неточна прогноза на разходите в бюджета за 2016 г. Точността на бюджета на Службата, когато е необходимо и чрез корекции, придобива все по-голямо значение след последните изменения в нейния учредителен регламент и финансов регламент, определящи механизми като отделяне на излишъци в резервен фонд (7) и съответен механизъм за компенсации (8), които са свързани с бюджетирането на средства. |
КОМЕНТАРИ ОТНОСНО СПАЗВАНЕТО НА ПРИНЦИПА НА ДОБРО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И ОТНОСНО РЕЗУЛТАТИТЕ ОТ ДЕЙНОСТТА
18. |
През 2014 г. Службата организира покана за подаване на оферти с цел сключване на четиригодишен рамков договор с разчетен пазарен обем 30 млн. евро за консултантски услуги, които обхващат широк набор от дейности, в това число одитни услуги, управление на проекти, общи консултации и проучвания. Процедурата за обществена поръчка и последвалото сключване на рамков договор обаче в някои части не са били добре управлявани. Целите и предвидените дейности не са били посочени достатъчно конкретно, за да се прецени обемът на рамковия договор. Вследствие на това само за две години и шест месеца сумата е била изцяло използвана. Освен това, въпреки широкия набор от услуги, предвидени за предоставяне, и различните нива на разходи за отделните дейности, не са били използвани обособени позиции. Обособените позиции са можели да насърчат участието на по-малки дружества за дейности с ниска стойност. На последно място, ценовата конкуренция е била неутрализирана и зависимостта от изпълнителя е нараснала вследствие на това, че при използването на рамковия договор са били поискани оферти с фиксирани цени от един единствен изпълнител. Службата следва да обмисли сключване на споразумения с различни доставчици след състезателна процедура, когато това е приложимо. |
ДРУГИ КОМЕНТАРИ
19. |
Правомощията на Службата за регистриране на марки и дизайни за Единния европейски пазар налагат извършването на голям обем писмени преводи. Учредителният регламент на Службата постановява, че преводаческите услуги, необходими за нейното функциониране, следва да се предоставят от Центъра за преводи за органите на Европейския съюз („CdT“), в следствие на което Службата става основен клиент на CdT. Службата използва във все по-голяма степен вътрешноведомствени решения като езикови и преводачески памети и свързан с тях софтуер. Тези инструменти имат за цел подобряване на разходната ефективност и ефикасността на Службата. От гледна точка на Европейския съюз обаче, настоящата ситуация може да доведе до дублиране на работата и съответните разходи. |
ПРОСЛЕДЯВАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО ВЪВ ВРЪЗКА С КОМЕНТАРИ ОТ ПРЕДХОДНИ ГОДИНИ
20. |
В приложението са представени корективните действия, предприети в отговор на коментарите на Сметната палата от предходни години. |
Настоящият доклад беше приет от Одитен състав IV с ръководител Baudilio TOMÉ MUGURUZA — член на Сметната палата, в Люксембург на заседанието му от 12 септември 2017 г.
За Сметната палата
Klaus-Heiner LEHNE
Председател
(1) ОВ L 78, 24.3.2009 г., стр. 1.
(2) ОВ L 341, 24.12.2015 г., стр. 21.
(3) Допълнителна информация относно правомощията и дейностите на Службата може да се намери на нейния уебсайт: https://euipo.europa.eu.
(4) Бюджетните данни включват резерв за непредвидени събития.
Източник: данни, предоставени от Службата.
(5) Финансовите отчети включват счетоводен баланс, отчет за финансовия резултат, отчет за паричните потоци, отчет за промените в нетните активи, обобщение на основните счетоводни политики и друга разяснителна информация.
(6) Отчетите за изпълнението на бюджета се състоят от отчети, в които се агрегират всички бюджетни операции, и разяснителна информация.
(7) Член 89, параграф 1 от финансовия регламент на Службата постановява, че тя следва да създаде резервен фонд с достатъчно средства, за да се гарантира непрекъснатостта на нейните операции и изпълнението на нейните задачи в продължение на една година, в еквивалентен размер на разчетените бюджетни кредити, предвидени в дялове 1, 2 и 3 от бюджета на Службата.
(8) Параграф 4 и параграф 6 от член 139 на Учредителния регламент на Службата предвиждат всяка година тя да компенсира разходите, извършени от ведомствата за индустриална собственост на държавите членки, от Бюрото за интелектуална собственост на Бенелюкс, както и от всеки друг компетентен орган, посочен от държава членка, произтичащи от конкретните задачи, които те изпълняват като функционални елементи на системата на марките на Европейския съюз в контекста на различни услуги и процедури, като това задължение се прилага единствено дотолкова, доколкото не възниква бюджетен дефицит през посочената година.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Проследяване на изпълнението във връзка с коментари от предходни години
Година |
Коментари на Сметната палата |
Етап на изпълнение на корективните действия (Завършени/Текущи/Предстоящи/Няма данни) |
2013 г. |
Службата разполага с план за непрекъснатост на дейността и управление на кризисни ситуации, съгласно който около 25 различни функции следва да бъдат постоянно осигурявани от дежурни служители. Въпреки че бюджетните кредити за надбавки за дежурство се одобряват ежегодно от Бюджетния комитет на Службата, изплатената през 2013 г. сума (402 458 евро) значително надвишава тези надбавки, изплатени от други агенции, които трябва да осигуряват непрекъсната дейност. |
Завършени |
2014 г. |
В своя доклад от 2013 г. относно годишните отчети на Службата, Сметната палата изразява съмнение относно средствата, изразходвани за надбавки за дежурство (0,40 млн. евро). През 2014 г. тези плащания са били по-високи (0,44 млн. евро). През ноември 2014 г. Службата е преразгледала своята политика и е намалила броя на длъжностите, които имат право на надбавки за дежурство от 25 на 17, финансовият ефект от което ще прояви от 2015 г. нататък (1). Девет служители са получили повече от 11 000 евро надбавки за дежурство, седем от които са на ръководни длъжности. |
Завършени |
2015 г. |
Размерът на пренесените бюджетни кредити, за които са поети задължения, е висок за дял III — 12,9 млн. евро, или 36 % (за 2014 г. — 14,1 млн. евро, или 38 %). Пренесените бюджетни кредити се отнасят предимно до споразумения за сътрудничество с националните служби, които представят искания за възстановяване на разходи едва след края на финансовата година. |
Няма данни |
2015 г. |
Предоставянето на услуги въз основа на процедура на договаряне без публикуване на обявление за поръчка ограничава конкуренцията до една-единствена договаряща се страна и следователно следва да бъде използвана само при изключителни обстоятелства. В рамките на подобна процедура през 2015 г. Службата е удължила действието на шест рамкови договора за услуги на стойност 1,9 млн. евро (през 2014 г.: 12 рамкови договора на стойност 12,6 млн. евро) (2). Използването от страна на Службата на тази процедура не може да бъде счетено за „изключително“, като се имат предвид броят, стойността и честотата на подобни договори, и то не отговаря напълно на официалните изисквания (3). |
Завършени |
2015 г. |
Службата възстановява на работодателите на командированите национални експерти частично или изцяло тяхната брутна заплата. Това не е в съответствие с практиката на Комисията работодателите на командированите национални експерти да продължават да изплащат техните заплати. През 2015 г. са възстановени разходи в размер на 1,9 млн. евро. |
Завършени |
2015 г. |
Към 31 декември 2015 г. деветима служители на OHIM са командировани в интерес на службата в апелативния състав на OHIM. В Правилника за персонала на Европейския съюз обаче не се предвижда подобно командироване (4). |
Завършени (5) |
(1) През 2015 г. Службата е платила 285 242 евро за надбавки за дежурство и 13 длъжности са имали право на тях.
(2) Удължени рамкови договори въз основа на член 134, параграф 1, буква е) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (ОВ L 362, 31.12.2012 г., стр. 1).
(3) Както е посочено в член 134, параграф 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
(4) Член 37, буква а) от Регламент № 31/ЕИО, 11/ЕОАЕ, установяващ Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (ОВ X 45, 14.6.1962 г., стр. 1385/62).
(5) През 2016 г. Службата е предприела допълнителни мерки, за да гарантира независимостта на Управителния съвет.
ОТГОВОР НА EUIPO
17. |
Службата е съгласна, че точността на бюджета ѝ е придобила по-голямо значение след скорошните промени в нейните учредителни и финансови регламенти, които посочват механизми като разпределението на излишъци във фонд резервен, прага на дейностите по сътрудничество на ЕС и механизъма за компенсиране, тъй като те са свързани с бюджетираните суми. Поради тази причина, Службата ще отдели специално внимание на изготвянето на по-точни бюджети в бъдеще и където е необходимо, посредством променени бюджети, които да бъдат представени на управляващите органи на Службата в удобен момент, което запазва прогнозното естество на бюджета. |
18. |
Службата взема предвид коментарите на Сметната палата. Първоначалната оценка на обема на рамковия договор беше трудна за пресмятане по времето на провеждане на търга поради факта, че посочването на целите и дейностите за покриване последните 2 години от договора беше пряко свързано със Стратегически план 2020 г. (1) (СП2020), който все още не беше уточнен или дори разработен по това време. Все пак, следва да бъде отбелязано, че това беше коригирано в последвалия рамков договор, при който оценките на обемите съответстват на подробен списък с основни дейности. Относно възможното използване на обособени позиции, Службата ще вземе това предвид при бъдещите търгове от подобно естество. По отношение на констатацията на Сметната палата по въпроса за неутрализираната ценова конкуренция и нарасналата зависимост от изпълнителя, като последица от изискването на оферти с фиксирани цени от един-единствен изпълнител, следва да се отбележи, че само 50 % от конкретните договори, подписани съгласно настоящия рамков договор, са с фиксирана цена. В този контекст, Службата е сформирала специален екип, специализиран в управлението на договори в рамките на службата и е създала рамка за управление на продавача, която ѝ позволява да оценява правилността на офертата с фиксираната цена и ако възникне случай, да прибегне до друг механизъм за договор, като „Посочено време & средства“ или, като последна мярка, „Време & средства“. Освен това, повторното отваряне на механизма за конкуренция означава повече административни разходи и се оказва, че отнема повече време от други решения. В допълнение, за последвалите рамкови договори Службата използва смесен многостранен рамков договор, частично каскаден, частично повторно отваряне за услуги от това естество. |
19. |
Като се има предвид, че основните актове на CdT и EUIPO посочват единствено, че CdT осигурява преводаческите услуги, необходими за функционирането на Службата, EUIPO разчита на услугите на CdT не само за всички необходими преводи, но и за множество допълнителни задачи, включително редакция и терминологична работа. Все пак, като всяка друга европейска агенция или орган, Службата е обвързана от принципа на разумно финансово управление и счита, че заплащането за превод, който вече е поискан и платен в миналото, не е в съответствие с този принцип. Както беше посочено от Сметната палата, EUIPO остава основния клиент на CdT, като допринася за повече от половината от приходите през 2016 г., въпреки че Службата използва преводаческа памет за интелектуална собственост (2), която е резултат от регистъра с последните преводи за интелектуална собственост от последните 20 години. През 2016 г. 96 % от термините, необходими за преводи за интелектуална собственост, могат да бъдат получени от този регистър. 4 % от необходимите преводи за интелектуална собственост, които са изисквали превод от CdT, са стрували на Службата 15,5 милиона евро. В съответствие със своята мисия, EUIPO винаги се е стремяла да осигури на потребителите на интелектуална собственост най-доброто качество на най-ниската възможна цена за подпомагане на дейността на ЕС. В тази връзка Службата е намалила таксите за търговска марка с над 50 %, като извлича ползи за нашите потребители, по-специално за МСП. Свързаните с горепосочената практика спестявания са допринесли за това значително намаление. По отношение на загрижеността, изразена от Сметната палата, относно възможното дублиране на усилията и свързаните разходи на равнище Европейски съюз, Службата счита, че поддръжката и повторното използване на наличния регистър на EUIPO не представлява голямо усилие или разход. Службата непрекъснато търси начини за гарантиране на икономически най-изгодната оферта в рамките на съществуващата правна рамка. CdT е ключов партньор в изпълнението на мисията на Службата и с оглед на напредъка в областта на автоматизираните преводи, Службата счита, че е от ключово значение, в близко и обозримо бъдеще, да бъдат предприети съвместни действия в общия стратегически интерес за постигане на съвременен и устойчив бизнес модел, който да е справедлив и от полза за всички участващи страни. |
(1) СП2020 се отнася за многогодишна работна програма, която обхваща дейности и проекти за периода 2016—2020 г.
(2) Преводаческата памет се отнася за повторно използване на наличните преводи и е посочена като „предварителен превод“ във фактите.