(1)

Mit dem Beschluss C(2024) 1420 (2) der Kommission über die Mediationsstelle wird die Mediationsstelle als unabhängige Dienststelle der Kommission eingerichtet. Sie soll die einvernehmliche Beilegung von Konflikten am Arbeitsplatz oder von Streitigkeiten im Zusammenhang mit den Rechten und Pflichten der Bediensteten der Kommission, die unter das Statut der Beamten (im Folgenden „Statut“) und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden „BBSB“) gemäß der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates (3) fallen, erleichtern.

(2)

Mit dem Beschluss C(2024) 1420 wird ein informelles Verfahren eingeführt, demnach in dessen Anwendungsbereich fallende Personen die Mediationsstelle um Beistand ersuchen können.

(3)

Im Rahmen dieses Beschlusses tragen die Kommission und – in ihrem Auftrag – die Mediationsstelle zu einem produktiven und respektvollen Arbeitsplatz bei, indem sie Streitigkeiten informell beilegen, bevor sie eskalieren, und verhindern, dass innerhalb des Organs ähnliche Situationen entstehen. Die Mediationsstelle bietet allen Bediensteten, die sie um Beistand ersuchen (im Folgenden „Ersuchender“), informelle vertrauliche Beratung an. Mit Zustimmung des Ersuchenden kann sie sich im Zusammenhang mit einer Mediation auch an jede andere vom Ersuchenden benannte Person (im Folgenden „Beteiligter“) wenden. Die Mediation erfordert die Zustimmung aller beteiligten Parteien. Die Mediationsstelle wird ausschließlich auf informeller Ebene tätig. Sie ist nicht befugt, Entscheidungen zu treffen, die sich auf bestimmte Personen nachteilig auswirken könnten.

(4)

Zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Bereich Mediation erhebt und verarbeitet die Kommission Informationen und verschiedene Kategorien personenbezogener Daten von Bediensteten und anderen Personen im Anwendungsbereich des Beschlusses C(2024) 1420, einschließlich Identifikations- und Kontaktdaten, Informationen über berufliche Funktionen und Aufgaben, Informationen über privates und berufliches Verhalten sowie Leistungsdaten. Die Kommission kann auch sensible personenbezogene Daten nach den Artikeln 10 und 11 der Verordnung (EU) 2018/1725 verarbeiten, die vom Ersuchenden freiwillig bereitgestellt werden.

(5)

Die personenbezogenen Daten werden in einem gesicherten physischen und elektronischen Umfeld aufbewahrt, um einen unberechtigten Zugriff oder eine unrechtmäßige Weitergabe von Daten an Personen zu verhindern, die diese nicht kennen müssen. Nach der Verarbeitung werden die Daten im Einklang mit Artikel 6 Absatz 11 des Beschlusses C(2024) 1420 gespeichert.

(6)

Nach der Verordnung (EU) 2018/1725 ist die Kommission als Verantwortliche verpflichtet, die betroffenen Personen über diese Verarbeitungstätigkeiten zu informieren und deren Rechte als betroffene Personen zu wahren.

(7)

Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben ist die Kommission verpflichtet, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und in Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union verankerten Rechte natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die in der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechte zu achten. Gleichzeitig muss die Kommission im Rahmen ihrer Tätigkeiten als Mediationsstelle gegenüber dem Ersuchenden strenge Vertraulichkeitsregeln einhalten und unter Umständen die Rechte der betroffenen Person gegen die Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Personen abwägen.

(8)

Für den Ersuchenden ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vertraulichkeit des Austauschs gewahrt bleibt und ohne seine Zustimmung keine Maßnahmen ergriffen werden. Wenn eine Person die Mediationsstelle um vertrauliche Beratung im Zusammenhang mit einem Konflikt konsultiert und der Mediationsstelle keine Zustimmung dazu erteilt, im Hinblick auf eine Mediation Kontakt mit dem Beteiligten aufzunehmen, ist es der Mediationsstelle nicht möglich, den Beteiligten zu informieren. Die Bereitstellung solcher Informationen würde die Erreichung der von der Mediationsstelle verfolgten Ziele unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen, insbesondere die Bereitstellung einer sicheren Umgebung, in der der Ersuchende offen über seine Situation sprechen und entscheiden kann, ob ein Mediationsverfahren mit dem Beteiligten eingeleitet werden soll. Die Kommission kann daher die Ausnahme nach Artikel 16 Absatz 5 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2018/1725 anwenden, um die Vertraulichkeit der Verarbeitung gemäß Artikel 5 Absatz 1 des Beschlusses C(2024) 1420 zu wahren.

(9)

Unter bestimmten Umständen sind die Rechte betroffener Personen nach der Verordnung (EU) 2018/1725 und die Notwendigkeit, dass die Kommission die Wahrnehmung ihrer Aufgabe der informellen vertraulichen Beratung wirksam gewährleistet, sowie die uneingeschränkte Achtung der Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Personen gegeneinander abzuwägen. Zu diesem Zweck sieht Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 für die Kommission die Möglichkeit vor, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19, 20 und 35 der genannten Verordnung festgelegten Rechten und Pflichten entsprechen, unter strengen Voraussetzungen zu beschränken.

(10)

Dies könnte insbesondere dann der Fall sein, wenn der Ersuchende indirekt Angaben zu anderen Beteiligten macht. In diesem Fall kann die Kommission beschließen, bestimmte Rechte des Beteiligten zu beschränken, wenn die Ausübung dieser Rechte zur Offenlegung von Informationen über einen Ersuchenden, der keine Zustimmung zu Maßnahmen der Mediationsstelle zur Erleichterung des Dialogs mit dem Beteiligten erteilt hat, führen würde. In einem solchen Fall kann die Kommission beschließen, den Zugang zu Informationen über den Beteiligten oder dessen sonstige Rechte zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten des Ersuchenden zu schützen. Die Kommission kann aufgrund von Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 so verfahren.

(11)

Es kann erforderlich sein, vertrauliche Informationen über einen Ersuchenden zu schützen. In solchen Fällen muss die Kommission zum Schutz der Rechte und Freiheiten des Ersuchenden möglicherweise Auskünfte über seine Identität, Aussagen und andere personenbezogenen Daten, einschließlich der bloßen Tatsache, dass er mit der Mediationsstelle in Kontakt stand, beschränken.

(12)

Auch das Auskunftsrecht des Ersuchenden kann unter Umständen beschränkt werden, wenn die Mediationsstelle den Ärztlichen Dienst darauf aufmerksam machen muss, dass dringende Maßnahmen zum Schutz der physischen und psychischen Unversehrtheit des Ersuchenden erforderlich sind. In einem solchen Fall kann die Mediationsstelle beschließen, den Ersuchenden nicht über diese Kontaktaufnahme zu informieren, damit der Ärztliche Dienst die Gesundheits- oder Sozialmaßnahmen prüfen kann, die dieser Person zur Verfügung gestellt werden können. Die Kommission kann aufgrund von Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 so verfahren. In dieser besonderen Situation würden die Rechte des Ersuchenden geschützt, da der Ärztliche Dienst medizinische Informationen geheim halten und den Ersuchenden informieren würde, wenn er eine Kontaktaufnahme mit dem Ersuchenden für erforderlich hält.

(13)

Gemäß dem Beschluss C(2024) 1420 muss die Kommission dafür Sorge tragen, dass bei der Mediationsstelle eingereichte Anträge auf Beistand vertraulich behandelt werden. Um diese Vertraulichkeit unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, nach denen die Kommission die Rechte der betroffenen Personen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

(14)

Diese internen Vorschriften sollten für alle Verarbeitungsvorgänge gelten, die die Kommission bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen nach Artikel 6 des Beschlusses C(2024) 1420 durchführt.

(15)

Um den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu entsprechen, sollte die Kommission auf ihrer Website einen Datenschutzhinweis veröffentlichen, mit dem sie betroffene Personen transparent und kohärent über die Tätigkeiten der Kommission, bei denen ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und über ihre Rechte informiert. Gegebenenfalls sollte die Kommission den Ersuchenden auf geeignete Weise individuell informieren. Hat der Ersuchende der Kontaktaufnahme mit einem anderen Beteiligten zugestimmt, sollte die Kommission den Beteiligten auf geeignete Weise individuell informieren.

(16)

Die Kommission sollte Beschränkungen nur vornehmen, wenn diese den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten nicht verletzen, unbedingt notwendig sind und in einer demokratischen Gesellschaft eine verhältnismäßige Maßnahme darstellen. Die Kommission sollte diese Beschränkungen begründen.

(17)

Den Grundsätzen der Transparenz, Fairness und Rechenschaftspflicht folgend sollte die Kommission alle Beschränkungen transparent handhaben und jede Anwendung von Beschränkungen im entsprechenden Verzeichnis registrieren.

(18)

Nach Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung (EU) 2018/1725 ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung und über ihr Recht auf Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten zu unterrichten.

(19)

Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 kann die Kommission die Unterrichtung der betroffenen Person über die wesentlichen Gründe für eine Beschränkung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde.

(20)

Bei Beschränkungen der Rechte betroffener Personen sollte die Kommission im Einzelfall prüfen, ob die Unterrichtung über die Beschränkung deren Wirkung zunichtemachen würde.

(21)

Die Kommission sollte eine Beschränkung aufheben, sobald die Voraussetzungen dafür nicht mehr gegeben sind, und die Voraussetzungen regelmäßig überprüfen. In bestimmten Fällen kann es sich als erforderlich erweisen, die Anwendung einer Beschränkung aufrechtzuerhalten, bis die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr von der Kommission gespeichert werden. In diesen Fällen sollte die betroffene Person nicht über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Eine derartige Situation könnte vor allem dann vorliegen, wenn ein hohes Risiko besteht, dass die Ausübung ihrer Rechte durch den Beteiligten die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Ersuchende nicht damit einverstanden ist, dass die Mediationsstelle den Beteiligten kontaktiert, um eine informelle Mediation zwischen ihnen einzuleiten.

(22)

Die Kommission sollte die Anwendung der Beschränkungen überprüfen, wenn der Ersuchende seine Zustimmung zu einer informellen Mediation erteilt oder spätestens dann, wenn sie einen Antrag auf Beistand schließt.

(23)

In Artikel 16 Absatz 5, Artikel 17 Absatz 4, Artikel 19 Absatz 3 und Artikel 20 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 sind Ausnahmen von den Rechten der betroffenen Personen geregelt. Soweit diese Ausnahmen Anwendung finden, muss die Kommission keine auf diesem Beschluss beruhende Beschränkung vornehmen.

(24)

Um den Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu gewährleisten, sollte die Kommission nach Artikel 44 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 den (die) zuständigen Datenschutzkoordinator(en) und den Datenschutzbeauftragten der Europäischen Kommission während des gesamten Verfahrens einbeziehen und diese Konsultation dokumentieren. Insbesondere sollte der Datenschutzkoordinator, der zur Beratung der betreffenden Kommissionsdienststelle ernannt wurde, vor der Anwendung etwaiger Beschränkungen konsultiert werden; er sollte überprüfen, ob sie mit diesem Beschluss im Einklang stehen.

(25)

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten.

(26)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde angehört und hat am 13. März 2024 eine Stellungnahme abgegeben —