—

med beaktande av artikel 25.2 i Europaparlamentets arbetsordning,

—

med beaktande av det interinstitutionella avtalet av den 20 maj 2021 mellan Europaparlamentet, Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen om ett obligatoriskt öppenhetsregister (1),

—

efter att ha hört Europaparlamentets rättstjänst, Europaparlamentets personalkommitté, Europaparlamentets kommitté för lika möjligheter och mångfald samt Europaparlamentets dataskyddsombud,

(1)

Enligt artikel 11.1 i fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget) ska unionens institutioner på lämpligt sätt ge medborgarna och de representativa sammanslutningarna möjlighet att ge uttryck för och offentligt diskutera sina åsikter på alla unionens åtgärdsområden. Enligt artikel 11.2 i EU-fördraget ska unionens institutioner föra en öppen, tydlig och regelbunden dialog med de representativa sammanslutningarna och det civila samhället.

(2)

Enligt artikel 15.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) ska unionens institutioner, organ och byråer utföra sitt arbete så öppet som möjligt för att främja en god förvaltning och se till att det civila samhället kan delta.

(3)

I avdelning II i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i unionen, vilka fastställts i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (2), fastställs tjänstemännens rättigheter och skyldigheter, med en uttrycklig beskrivning av deras uppförande och skyldigheter.

(4)

Parlamentet är fast beslutet att säkerställa sin integritet, sitt oberoende och sin ansvarsskyldighet, något som är avgörande för att upprätthålla unionsmedborgarnas förtroende för legitimiteten i unionens politiska, lagstiftningsmässiga och administrativa förfaranden. Detta åtagande bör omsättas i särskilda krav när det gäller möten som parlamentets chefer i aktiv tjänst vid dess generalsekretariat deltar i.

(5)

De institutioner som undertecknat det interinstitutionella avtalet av den 20 maj 2021 mellan Europaparlamentet, Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen om ett obligatoriskt öppenhetsregister (det interinstitutionella om ett obligatoriskt öppenhetsregister) har åtagit sig att iaktta villkorlighet, dvs. principen att registrering i öppenhetsregistret är en nödvändig förutsättning för att företrädare för intressegrupper ska kunna bedriva viss omfattad verksamhet. De undertecknande institutionerna genomför den principen genom individuella beslut som är baserade på deras befogenhet att reglera den interna organisationen.

(6)

Principen om villkorlighet bör tillämpas på planerade möten som rör parlamentets verksamhet och som anordnas mellan företrädare för intressegrupper och chefer inom parlamentets administration.

(7)

Planerade möten mellan chefer och företrädare för intressegrupper respektive företrädare för offentliga myndigheter i tredjeländer i samband med parlamentets verksamhet bör redovisas och offentliggöras som ett sätt att säkerställa en öppen, effektiv och oberoende parlamentsadministration.

(8)

Vissa verksamheter och organ som förtecknas i artikel 4 i det interinstitutionella avtalet om ett obligatoriskt öppenhetsregister omfattas inte av det interinstitutionella avtalets tillämpningsområde och bör därför inte omfattas av definitionen av företrädare för intressegrupper i detta beslut.

(9)

Unionsmedborgare som besöker parlamentets lokaler, framställare och journalister som deltar i presskonferenser eller annan informationsverksamhet som anordnas för deras räkning bör inte betraktas som företrädare för intressegrupper enligt definitionen i detta beslut. Likaså bör allmänna informationsmöten och kommunikationsverksamhet som anordnas av parlamentets avdelningar och som syftar till att nå ut till målgrupper som består av informationsförmedlare inte betraktas som planerade möten med företrädare för intressegrupper med avseende på tillämpningen av detta beslut.

(10)

Mot bakgrund av parlamentets åtagande att säkerställa integritet, oberoende och ansvarsskyldighet och i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (3), särskilt artikel 5.1 a, bör det vara möjligt att offentliggöra namnen på chefer som har anmält ett planerat möte enligt detta beslut.

a)

chef: generalsekreteraren, en generaldirektör, en direktör, en enhetschef, en chef för förbindelsekontor eller en teamledare, även i egenskap av tillförordnad chef.

b)

företrädare för intressegrupper: alla fysiska eller juridiska personer, eller formella eller informella grupper, sammanslutningar eller nätverk, som omfattas av det interinstitutionella avtalet om ett obligatoriskt öppenhetsregister, eftersom de bedriver omfattad verksamhet enligt artikel 3 i det interinstitutionella avtalet om ett obligatoriskt öppenhetsregister, med förbehåll för undantagen för verksamheter och organ som inte omfattas av avtalet enligt artikel 4 i det interinstitutionella avtalet om ett obligatoriskt öppenhetsregister.

c)

företrädare för offentliga myndigheter i tredjeländer: alla företrädare, på nationell eller subnationell nivå, för tredjeländer, deras diplomatiska beskickningar, ambassader, konsulat, handelssändebud, kommersiella enheter och andra representationer.

d)

planerat möte: ett planerat möte med företrädare för intressegrupper eller med företrädare för offentliga myndigheter i tredjeländer, personligen eller på distans, som har anordnats i förväg, med undantag för bland annat spontana eller sociala möten och deltagande i offentliga debatter, och med undantag för möten som äger rum inom ramen för ett administrativt förfarande som fastställs i EU-fördraget eller EUF-fördraget, eller i unionsrättsakter, och som faller under chefens ansvar, eller möten som ingår i programmet för ett officiellt parlamentsorgan.

e)

villkorlighet: principen att registrering i öppenhetsregistret är en nödvändig förutsättning för att företrädare för intressegrupper ska kunna bedriva viss omfattad verksamhet.