—

uwzględniając art. 25 ust. 2 Regulaminu Parlamentu Europejskiego,

—

uwzględniając porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 20 maja 2021 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości (1),

—

po konsultacji z Wydziałem Prawnym Parlamentu Europejskiego, Komitetem Pracowniczym Parlamentu Europejskiego, Komitetem ds. Równości Szans dla Kobiet i Mężczyzn oraz Różnorodności Parlamentu Europejskiego a także inspektorem ochrony danych Parlamentu Europejskiego,

(1)

Zgodnie z art. 11 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) instytucje unijne mają obowiązek umożliwienia obywatelom i stowarzyszeniom przedstawicielskim – za pomocą odpowiednich środków – wypowiadanie się i publiczną wymianę poglądów we wszystkich dziedzinach działania Unii. Ponadto w art. 11 ust. 2 TUE przewidziano, że instytucje unijne muszą utrzymywać otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim.

(2)

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii działają z jak największym poszanowaniem zasady otwartości w celu wspierania dobrych rządów i zapewnienia uczestnictwa społeczeństwa obywatelskiego.

(3)

Tytuł II Regulaminu pracowniczego urzędników i Warunków zatrudnienia innych pracowników Unii, ustanowionego w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (2) określa prawa i obowiązki urzędników, wyraźnie określając ich postępowanie i obowiązki.

(4)

Parlament dąży do zapewnienia swojej uczciwości, niezależności i rozliczalności, które mają zasadnicze znaczenie dla utrzymania zaufania obywateli Unii do legalności procedur politycznych, ustawodawczych i administracyjnych Unii. Zobowiązanie to należy przełożyć na konkretne wymogi dotyczące spotkań członków kadry kierowniczej Parlamentu czynnie zatrudnionych w Sekretariacie Generalnym.

(5)

Instytucje-sygnatariusze porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 20 maja 2021 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości (zwanego dalej „porozumieniem międzyinstytucjonalnym dotyczącym obowiązkowego rejestru przejrzystości”) zobowiązały się do przestrzegania zasady warunkowości, zgodnie z którą wpis do rejestru jest warunkiem koniecznym prowadzenia przez przedstawicieli grup interesu niektórych działań objętych zakresem stosowania. Instytucje-sygnatariusze wdrażają tę zasadę w drodze indywidualnych decyzji na podstawie uprawnień przysługujących im w zakresie organizacji wewnętrznej.

(6)

Zasada warunkowości powinna mieć zastosowanie do zaplanowanych spotkań związanych z działalnością parlamentarną organizowanych między przedstawicielami grup interesu a członkami kadry kierowniczej administracji Parlamentu.

(7)

Informacje o zaplanowanych spotkaniach członków kadry kierowniczej z przedstawicielami grup interesu i przedstawicielami organów publicznych państw trzecich w związku z działalnością parlamentarną należy zgłaszać i publikować w celu zapewnienia otwartej, skutecznej i niezależnej administracji Parlamentu.

(8)

Niektóre działania oraz podmioty wymienione w art. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości nie wchodzą w zakres stosowania tego porozumienia i w związku z tym nie powinny być objęte definicją „przedstawiciela grupy interesu” zawartą w niniejszej decyzji.

(9)

Obywatele Unii odwiedzający budynki Parlamentu, osoby składające petycje i dziennikarze uczestniczący w konferencjach prasowych lub innych wydarzeniach informacyjnych organizowanych na ich rzecz nie powinni być uznawani za przedstawicieli grup interesu w rozumieniu niniejszej decyzji. Na tej samej zasadzie ogólne sesje informacyjne i działania komunikacyjne służb Parlamentu mające na celu dotarcie do odbiorców ze środowisk opiniotwórczych nie powinny być uważane za zaplanowane spotkania w rozumieniu niniejszej decyzji.

(10)

W świetle zobowiązania Parlamentu do zapewnienia uczciwości, niezależności i rozliczalności a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/1725 (3), w szczególności jego art. 5 ust. 1 lit. a), należy umożliwić publikację imion i nazwisk członków kadry kierowniczej deklarujących zaplanowane spotkanie na podstawie niniejszej decyzji,

a)

„członek kadry kierowniczej” oznacza sekretarza generalnego, dyrektora generalnego, dyrektora, kierownika działu, szefa biur kontaktowych i szefa zespołu, w tym osoby pełniące obowiązki;

b)

„przedstawiciel grupy interesu” oznacza osobę fizyczną lub prawną lub formalną bądź nieformalną grupę, formalne bądź nieformalne stowarzyszenie lub formalną bądź nieformalną sieć, które są objęte zakresem stosowania porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości w związku z tym, że angażują się w działania objęte zakresem stosowania określone w art. 3 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości, z zastrzeżeniem wyłączeń dotyczących działalności i organów nieobjętych zakresem stosowania zgodnie z art. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości;

c)

„przedstawiciele organów publicznych państw trzecich” oznaczają wszystkich przedstawicieli, na szczeblu krajowym lub niższym niż krajowy, państw trzecich, ich misji dyplomatycznych, ambasad, konsulatów, wysłanników handlowych, podmiotów handlowych i innych przedstawicielstw;

d)

„zaplanowane spotkanie” oznacza zaplanowane spotkanie z przedstawicielami grup interesu, lub z przedstawicielami organów publicznych państw trzecich, osobiście lub zdalnie, zorganizowane z wyprzedzeniem, z wyłączeniem między innymi spontanicznych spotkań i spotkań o charakterze towarzyskim oraz udziału w debatach publicznych a także z wyłączeniem posiedzeń odbywających się w ramach procedury administracyjnej ustanowionej na mocy TUE, TFUE lub aktów prawnych Unii, wchodzących w zakres obowiązków członka kadry kierowniczej jak również posiedzeń przewidzianych w programie oficjalnego organu Parlamentu;

e)

„warunkowość” oznacza zasadę, zgodnie z którą wpis do rejestru służącego przejrzystości jest warunkiem koniecznym, aby przedstawiciel grupy interesu mógł wykonywać niektóre działania objęte zakresem stosowania.