UCITS: wymogi organizacyjne i zasady postępowania

KLUCZOWE ZAGADNIENIA

Zakres

Dyrektywa ma zastosowanie do:

• spółek zarządzających UCITS,
• depozytariuszy²,
• spółek inwestycyjnych, które nie wyznaczyły spółki zarządzającej.

Procedury administracyjne i mechanizm kontrolny

Spółki zarządzające:

• wprowadzają procedury decyzyjne oraz jasną i udokumentowaną strukturę organizacyjną,
• upewniają się, że informacje są przekazywane osobom zaangażowanym⁴ we właściwy sposób,
• wprowadzają odpowiednie mechanizmy kontroli wewnętrznej,
• wprowadzają i utrzymują system sprawozdawczości wewnętrznej i przekazu informacji,
• utrzymują dokumentację dotyczącą działalności gospodarczej i organizacji wewnętrznej.

Spółki zarządzające zapewniają bezpieczeństwo, rzetelność i poufność informacji. Wprowadzają one przejrzyste procedury rozpatrywania skarg składanych przez inwestorów.

Spółki zarządzające ustanawiają operacyjne procedury księgowe zapewniające ochronę posiadaczom jednostek uczestnictwa³. Księgowość UCITS należy prowadzić w taki sposób, aby umożliwić bezpośrednie identyfikowanie wszystkich pasywów i aktywów UCITS w dowolnym momencie. Procedury te muszą być zgodne z zasadami księgowości obowiązującymi w macierzystych państwach UCITS.

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

Osoby zarządzające wyższego szczebla w spółkach zarządzających:

• są odpowiedzialne za wdrożenie ogólnej polityki inwestycyjnej dla każdego zarządzanego UCITS oraz nadzorują zatwierdzanie strategii inwestycyjnych dla każdego UCITS,
• dopilnowują, aby ogólna polityka inwestycyjna była odpowiednio wdrażana,
• okresowo zatwierdzają adekwatność procedur wewnętrznych dotyczących decyzji inwestycyjnych,
• okresowo zatwierdzają politykę zarządzania ryzykiem,
• dopilnowują, aby w spółkach zarządzających istniała stała komórka ds. nadzoru zgodności z prawem.

Stała komórka ds. nadzoru zgodności z prawem, która dysponuje koniecznymi uprawnieniami i dostępem do wszystkich istotnych informacji, jest odpowiedzialna za:

• ocenianie adekwatności i skuteczności środków, zasad polityki, procedur i działań podjętych w celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości w wypełnianiu przez spółkę zarządzającą jej zobowiązań,
• doradztwo i pomoc dla osób odpowiedzialnych za wykonywanie usług i działań, służące wypełnianiu przez spółkę zarządzającą jej zobowiązań.

W spółkach zarządzających musi istnieć stała i niezależna pod względem operacyjnym komórka ds. zarządzania ryzykiem. Komórka ta:

• wdraża politykę i procedury zarządzania ryzykiem,
• zapewnia zgodność z systemem limitów ryzyka UCITS,
• doradza zarządowi w kwestiach profilu ryzyka każdego zarządzanego UCITS,
• przedkłada zarządowi sprawozdania na temat procesu zarządzania ryzykiem,
• przedkłada osobom zarządzającym wyższego szczebla sprawozdania na temat obecnego poziomu ryzyka zarządzanego UCITS,
• przegląda i wspiera ustalenia i procedury dotyczące wyceny pozagiełdowych instrumentów pochodnych.

Spółki zarządzające wprowadzają procedurę służącą temu, aby określone zaangażowane osoby nie podejmowały następujących czynności:

• zawarcie finansowej transakcji osobistej lub doradzanie innej osobie zawarcia takiej transakcji,
• ujawnianie informacji mogących wpływać na zachowania innych osób w odniesieniu do zawierania określonych transakcji.

Spółki zarządzające dopilnowują, aby dla każdej transakcji portfelowej zarejestrowano informacje umożliwiające odtworzenie w przyszłości szczegółów zlecenia i dokonanej transakcji.

Zlecenia subskrypcji i umorzenia⁵ również są bezzwłocznie centralizowane i rejestrowane. Informacje te są następnie przechowywane przez co najmniej pięć lat.

Konflikt interesów

Potencjalnie konflikt interesów mogą wywoływać następujące sytuacje:

• spółka zarządzająca, osoba zaangażowana lub osoba bezpośrednio lub pośrednio powiązana ze spółką może osiągnąć zysk finansowy lub uniknąć straty finansowej kosztem UCITS,
• spółka zarządzająca lub dana osoba ma interes w określonym wyniku usługi wykonywanej na rzecz UCITS lub innego klienta, który to interes nie jest zbieżny z interesem UCITS,
• spółka zarządzająca lub dana osoba ma różnej natury powody do tego, aby przedkładać interes innego klienta ponad interes UCITS,
• spółka zarządzająca lub dana osoba wykonuje na rzecz UCITS te same działania co na rzecz innego klienta,
• spółka zarządzająca lub dana osoba otrzymuje środki pieniężne, dobra materialne lub usługi w sposób niezgodny z prawem.

W związku z tym spółki zarządzające są zobowiązane opracować na piśmie skuteczną politykę w zakresie przeciwdziałania konfliktom interesów, która pozwala utrzymać niezależność osób zaangażowanych.

Zasady postępowania

Spółki zarządzające:

• działają w najlepszym interesie UCITS i posiadaczy ich jednostek uczestnictwa,
• dochowują wymogów należytej staranności,
• w przypadku realizacji zlecenia subskrypcji lub umorzenia powiadamiają posiadacza jednostek uczestnictwa, potwierdzając realizację zlecenia.

W odniesieniu do wymogów należytej staranności spółki zarządzające:

• zapewniają wysoki poziom staranności przy monitorowaniu inwestycji, w najlepszym interesie UCITS i integralności rynku,
• dysponują odpowiednią wiedzą na temat aktywów, w które zainwestowane są UCITS,
• dopilnowują, aby decyzje inwestycyjne były wykonywane zgodnie ze strategią inwestycyjną i limitami ryzyka dotyczącymi UCITS,
• przeprowadzają analizy dotyczące wpływu inwestycji na portfel UCITS.

Spółki zarządzające:

• ustanawiają procedury umożliwiające należytą realizację transakcji portfelowych w imieniu UCITS,
• nie mogą realizować zlecenia UCITS:
  • łącznie ze zleceniem innego UCITS lub innego klienta, lub
  • łącznie ze zleceniem na swój rachunek.

Szczegółowe postanowienia umowy pomiędzy depozytariuszem a spółką zarządzającą

„Strony umowy” regulują w niej kwestie dotyczące:

• przestrzeganych procedur,
• wymiany informacji i obowiązków w zakresie poufności oraz prania pieniędzy,
• wyznaczania osób trzecich,
• ewentualnych zmian i rozwiązania umowy.

Polityka zarządzania ryzykiem

Spółki zarządzające:

• wdrażają skuteczną i udokumentowaną politykę zarządzania ryzykiem, która obejmuje także ryzyko operacyjne,
• oceniają skuteczność polityki zarządzania ryzykiem i dokonują jej przeglądu, a ponadto oceniają poziom przestrzegania przez spółkę zarządzającą polityki zarządzania ryzykiem i dokonują jego przeglądu,
• zarządzają ryzykiem, na jakie są lub mogą być narażone UCITS, którymi zarządzają, a także dokonują pomiaru tego ryzyka,
• co najmniej raz dziennie obliczają ogólne narażenie na ryzyko UCITS, którymi zarządzają.

Narażenie na ryzyko kontrahenta

Spółki zarządzające:

• stosują dodatnią wartość wyceny rynkowej kontraktu na pozagiełdowe instrumenty pochodne z kontrahentem⁶ podczas obliczania narażenia UCITS na ryzyko tego kontrahenta,
• ograniczają narażenie UCITS na ryzyko kontrahenta w transakcji, której przedmiotem są pozagiełdowe instrumenty pochodne, przez przyjęcie dostatecznie płynnego zabezpieczenia, które może być szybko sprzedane bez utraty wartości.