31994H0820

94/820/EG: Aanbeveling van de Commissie van 19 oktober 1994 betreffende de juridische aspecten van de elektronische uitwisseling van gegevens (Voor de EER relevante tekst)

Publicatieblad Nr. L 338 van 28/12/1994 blz. 0098 - 0117


AANBEVELING VAN DE COMMISSIE van 19 oktober 1994 betreffende de juridische aspecten van de elektronische uitwisseling van gegevens (Voor de EER relevante tekst) (94/820/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Overwegende dat bij Besluit 91/385/EEG van de Raad (1) de tweede fase van het Tedis (Trade Electronic Data Inchange Systems)-programma (programma van de Gemeenschap betreffende datacommunicatie voor de handel met gebruikmaking van communicatienetten) is ingesteld en dat artikel 3 daarvan betrekking heeft op de juridische aspecten van elektronische uitwisseling van gegevens (EDI - Elecronic Data Interchange); dat bijlage I van dit besluit voorziet in de uitwerking van de definitieve vorm van het ontwerp voor een Europese EDI-modelovereenkomst;

Overwegende dat in 1989 overeenkomsten voor de deelname van de EVA-landen, respectievelijk Finland, Noorwegen, Oostenrijk, IJsland, Zweden en Zwitserland (2), door de Raad zijn goedgekeurd;

Overwegende dat EDI het uitwisselen van gegevens tussen gebruikers vergemakkelijkt en daardoor in toenemende mate kan bijdragen aan het concurrentievermogen van Europese ondernemingen in de produktie- en dienstensector;

Overwegende dat de bevordering en de snelle ontwikkeling van EDI in Europa en tussen Europa en derde landen bij de marktdeelnemers een beter inzicht vergt in de juridische implicaties van het verrichten van transacties met behulp van EDI;

Overwegende dat de werkzaamheden op het gebied van elektronische uitwisseling van gegevens die reeds tijdens de eerste fase (1988-1989) van het bij Besluit 87/499/EEG van de Raad (3) ingestelde Tedis-programma zijn begonnen, tot het opstellen van een ontwerp voor een Europese EDI-modelovereenkomst hebben geleid;

Overwegende dat een Europese EDI-modelovereenkomst tot de bevordering van EDI zou bijdragen door een flexibele en concrete benadering te bieden voor de juridische vraagstukken die het gebruik van EDI meebrengt en door samenwerking aan te moedigen tussen de gebruikers van het EDI-berichtenverkeer;

Overwegende dat het gebruik van een Europese EDI-modelovereenkomst het juridische kader zou verbeteren omdat daarmee een uniforme benadering van de juridische problemen wordt geboden; dat dit de rechtszekerheid voor de handelspartners zou vergroten en de uit het gebruik van EDI voortvloeiende onzekerheid zou verkleinen; dat dit voor elke onderneming, in het bijzonder voor de kleine en middelgrote ondernemingen, zou voorkomen dat zij haar eigen "Interchange Agreement" zou moeten opstellen; dat bijgevolg dubbel werk kan worden voorkomen;

Overwegende dat de Europese EDI-modelovereenkomst uit juridische bepalingen bestaat die moeten worden vervolledigd met technische specificaties in een technische bijlage, die op de specifieke behoeften van de gebruikers zijn afgestemd;

Overwegende dat met de Europese EDI-modelovereenkomst een passende bescherming van vertrouwelijke en persoonsgegevens wordt beoogd, in het bijzonder in het licht van het voorstel voor een richtlijn van de Raad betreffende de bescherming van de individu ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens (4);

Overwegende dat de Europese EDI-modelovereenkomst internationale en Europese normen ondersteunt;

Overwegende dat de behoefte aan standaard "Interchange Agreements" door andere internationale organisaties die bij de bevordering van EDI betrokken zijn, zoals de "Working Party on Facilitation of International Trade Procedures" van de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties (UN/ECE - United Nations Economic Commission for Europe) via haar werkprogramma inzake juridische aangelegenheden, alsmede de Commissie voor internationaal handelsrecht van de Verenigde Naties (UNCITRAL - United Nations Commission on International Trade Law), wordt erkend;

Overwegende dat het bestaan van een uniforme Europese benadering van met het gebruik van EDI verband houdende problemen de onderhandelingspositie van ondernemingen binnen de Lid-Staten bij hun handel met derde landen door middel van EDI zal verbeteren;

Overwegende dat de Commissie de ontwikkelingen op dit gebied verder zal volgen en, indien nodig, dienstige maatregelen zal nemen om deze Europese EDI-modelovereenkomst bij te stellen, te herzien en aan te vullen,

BEVEELT AAN:

1. dat marktdeelnemers en organisaties die hun handelsactiviteiten door middel van EDI verrichten, van de in de bijlagen opgenomen Europese EDI-modelovereenkomst en de bijbehorende toelichting gebruik maken;

2. dat de Lid-Staten het gebruik van deze Europese EDI-modelovereenkomst vergemakkelijken en daartoe alle dienstige maatregelen treffen.

Gedaan te Brussel, 19 oktober 1994.

Voor de Commissie

Martin BANGEMANN

Lid van de Commissie

(1) PB nr. L 208 van 30. 7. 1991, blz. 66.

(2) Besluiten 89/689/EEG, 89/690/EEG, 89/691/EEG, 89/692/EEG, 89/693/EEG en 89/694/EEG (PB nr. L 400 van 30. 12. 1989, blz. 1, 6, 11, 16, 21 en 26).

(3) PB nr. L 285 van 8. 10. 1987, blz. 35.

(4) COM(92) 422 def. - SYN 287.

BIJLAGE 1

EUROPESE EDI-MODELOVEREENKOMST JURIDISCHE BEPALINGEN INHOUD Bladzijde Artikel 1 Doelstelling en toepassingsgebied 100 Artikel 2 Definities 100 Artikel 3 Geldigheid en totstandkoming van een contract 101 Artikel 4 Toelaatbaarheid van EDI-berichten als bewijs 101 Artikel 5 Verwerking en ontvangstbevestiging van EDI-berichten 101 Artikel 6 Beveiliging van EDI-berichten 102 Artikel 7 Vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens 102 Artikel 8 Registratie en opslag van EDI-berichten 102 Artikel 9 Operationele eisen 103 Artikel 10 Technische specificaties en eisen 103 Artikel 11 Aansprakelijkheid 103 Artikel 12 Oplossing van geschillen 104 Artikel 13 Toepasselijk recht 104 Artikel 14 Inwerkingtreding, wijziging, duur en scheidbaarheid 104 EUROPESE EDI-MODELOVEREENKOMST JURIDISCHE BEPALINGEN Onderstaande Europese modelovereenkomst voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) is gesloten tussen:

en

hierna te noemen "de partijen";

Artikel 1

Doelstelling en toepassingsgebied

1.1. In de Europese EDI-modelovereenkomst, hierna te noemen "de Overeenkomst", worden de juridische voorwaarden vastgelegd waaronder de partijen transacties verrichten door middel van elektronische uitwisseling van gegevens (EDI).

1.2. De Overeenkomst bestaat uit de hierna volgende juridische bepalingen en dient aangevuld te worden met een technische bijlage.

1.3. Tenzij door de partijen anderszins overeengekomen, zijn de bepalingen van de Overeenkomst niet bedoeld om van toepassing te zijn op contractuele verplichtingen voortvloeiende uit de feitelijke door middel van EDI verrichte transacties.

Artikel 2

Definities

2.1. Ten behoeve van deze Overeenkomst gelden de volgende definities:

2.2. EDI

EDI (Electronic Data Interchange - elektronische uitwisseling van gegevens) is de elektronische overbrenging van handels- en administratieve gegevens van de ene computer naar de andere met gebruikmaking van een overeengekomen norm voor de structurering van het EDI-bericht.

2.3. EDI-bericht

Een EDI-bericht bestaat uit een reeks volgens een overeengekomen norm gestructureerde segmenten, opgemaakt in een voor computers leesbare vorm, die automatisch en op eenduidige wijze kunnen worden verwerkt.

2.4. UN/Edifact

De regels voor "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport" van de Verenigde Naties als gedefinieerd door UN/ECE (1) omvatten een verzameling internationaal aanvaarde normen, "Directories" en richtsnoeren voor het elektronisch uitwisselen van gestructureerde gegevens, in het bijzonder gegevens die betrekking hebben op de handel in goederen en diensten tussen onafhankelijke, gecomputeriseerde informatiesystemen.

2.5. Ontvangstbevestiging

Een ontvangstbevestiging van een EDI-bericht is de procedure waarbij na de ontvangst van het EDI-bericht de syntaxis en de semantiek gecontroleerd worden en de ontvanger een bevestiging ter zake verzendt.

Artikel 3

Geldigheid en totstandkoming van een contract

3.1. De partijen wensen door deze Overeenkomst een juridische binding aan te gaan en doen uitdrukkelijk afstand van elk recht de geldigheid van een door middel van EDI en overeenkomstig de voorwaarden van de Overeenkomst tot stand gekomen contract aan te vechten louter op grond van het feit dat het contract door middel van EDI tot stand gekomen is.

3.2. Beide partijen dienen ervoor te zorgen dat de inhoud van een verzonden of ontvangen EDI-bericht niet strijdig is met wetten van het eigen land waarvan de toepassing de inhoud van een EDI-bericht zou kunnen beperken en nemen alle noodzakelijke maatregelen om de andere partij onverwijld van een dergelijke strijdigheid in kennis te stellen.

3.3. Een door middel van EDI tot stand gekomen contract wordt geacht te zijn aangegaan op de plaats en het tijdstip dat het EDI-bericht dat strekt tot aanvaarding van een aanbieding, het computersysteem van de aanbieder bereikt.

Artikel 4

Toelaatbaarheid van EDI-berichten als bewijs

Voor zover het toepasselijke nationale recht dit toestaat, komen partijen hierbij overeen dat in het geval van een geschil de registraties van EDI-berichten die zij overeenkomstig de voorwaarden van deze Overeenkomst hebben bijgehouden, toelaatbaar zijn voor de rechtbank en bewijs vormen voor de daarin vervatte feiten, tenzij het tegendeel wordt bewezen.

Artikel 5

Verwerking en ontvangstbevestiging van EDI-berichten

5.1. De EDI-berichten worden na ontvangst zo snel mogelijk doch in elk geval binnen de in de technische bijlage gestelde termijnen verwerkt.

5.2. Een ontvangstbevestiging is alleen nodig indien gevraagd.

Een ontvangstbevestiging kan worden gevraagd door middel van een desbetreffende bepaling in de technische bijlage of door middel van een uitdrukkelijk verzoek van de verzender in het EDI-bericht.

5.3. Wanneer een bevestiging wordt gevraagd, dient de ontvanger van het te bevestigen EDI-bericht ervoor te zorgen dat de bevestiging wordt verzonden binnen . . . [één] werkdag na ontvangst van het te bevestigen EDI-bericht, tenzij in de technische bijlage een andere termijn is vastgelegd.

Onder werkdag wordt verstaan elke dag behalve zaterdag, zondag en op de beoogde plaats van ontvangst van het EDI-bericht erkende algemene feestdagen.

De ontvanger van een EDI-bericht waarvoor een bevestiging vereist is, mag aan de inhoud van het EDI-bericht geen gevolg geven voordat de bevestiging is verzonden.

5.4. Indien de verzender de ontvangstbevestiging niet binnen de termijn ontvangt, kan hij, nadat hij de ontvanger daarvan in kennis heeft gesteld, het EDI-bericht als nietig behandelen vanaf het tijdstip dat de termijn is verstreken, ofwel een herstelprocedure als gespecificeerd in de technische bijlage beginnen teneinde een daadwerkelijke ontvangst van de bevestiging te bewerkstelligen.

In geval van mislukking van de herstelprocedure binnen de termijn wordt het EDI-bericht na kennisgeving aan de ontvanger definitief als nietig zijnde behandeld vanaf het tijdstip dat de termijn verstreek.

Artikel 6

Beveiliging van EDI-berichten

6.1. De partijen verbinden zich ertoe de beveiligingsprocedures en -maatregelen om de EDI-berichten te beschermen tegen de risico's van onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging of verlies, uit te voeren en in stand te houden.

6.2. Onder beveiligingsprocedures en -maatregelen wordt tevens verstaan het verifiëren van de oorsprong, het verifiëren van de integriteit, de niet-afwijzing van oorsprong en ontvangst en de vertrouwelijkheid van EDI-berichten.

Bij elk EDI-bericht zijn beveiligingsprocedures en -maatregelen verplicht voor het verifiëren van de oorsprong en de integriteit om de verzender te identificeren en om voor elk EDI-bericht na te gaan of het volledig en niet verminkt is. Zo nodig kunnen in de technische bijlage uitdrukkelijk nog andere beveiligingsprocedures en -maatregelen worden opgenomen.

6.3. Indien het gebruik van beveiligingsprocedures en -maatregelen leidt tot de afwijzing van een EDI-bericht of de ontdekking van een fout in een EDI-bericht, stelt de ontvanger de verzender hiervan binnen de gestelde termijn op de hoogte.

De ontvanger van een EDI-bericht dat afgewezen is of een fout bevat, geeft aan het EDI-bericht geen gevolg voordat hij instructies heeft ontvangen van de verzender. Wanneer een afgewezen of foutief EDI-bericht door de verzender opnieuw wordt verzonden, moet in het EDI-bericht duidelijk zijn vermeld dat het een gecorrigeerd EDI-bericht betreft.

Artikel 7

Vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens

7.1. De partijen dienen ervoor te zorgen dat berichten met informatie die door de verzender als vertrouwelijk is aangemerkt, of berichten waarvan de partijen onderling zijn overeengekomen dat de inhoud van vertrouwelijke aard is, daadwerkelijk vertrouwelijk blijven en op geen enkele wijze worden geopenbaard of doorgegeven aan onbevoegde personen noch voor enig ander doel worden gebruikt dan voor de daarmee beoogde partijen.

Op de verdere overdracht, indien toegestaan, van dergelijke informatie is dezelfde mate van vertrouwelijkheid van toepassing.

7.2. EDI-berichten worden niet geacht vertrouwelijke informatie te bevatten voor zover die informatie algemeen toegankelijk is.

7.3. De partijen kunnen overeenkomen voor bepaalde berichten een bijzondere vorm van beveiliging, bij voorbeeld een versleutelingsmethode, toe te passen voor zover de wet in hun respectieve landen dit toestaat.

7.4. Wanneer EDI-berichten met persoonsgegevens worden verzonden of ontvangen in landen waar geen wet inzake gegevensbeveiliging van kracht is, en totdat een gemeenschappelijke wetgeving ter zake in werking is getreden, komen de partijen overeen dat zij ten minste de bepalingen van het Verdrag van de Raad van Europa tot bescherming van personen betreffende de geautomiseerde verwerking van persoonsgegevens (1) in acht zullen nemen.

Artikel 8

Registratie en opslag van EDI-berichten

8.1. Elke partij dient ongewijzigd en op veilige wijze een volledige chronologische registratie bij te houden van alle door de partijen in de loop van een handelstransactie uitgewisselde EDI-berichten met inachtneming van de termijnen en voorschriften van het eigen nationale recht, doch telkens gedurende ten minste . . . [drie] jaren na de voltooiing van de transactie.

8.2. Tenzij de nationale wetgeving dit anders voorschrijft, bewaart de verzender de EDI-berichten in het formaat van verzending en bewaart de ontvanger deze in het formaat van ontvangst.

8.3. De partijen dienen ervoor te zorgen dat de elektronische of computerbestanden van de EDI-berichten direct toegankelijk zijn, in een door de mens leesbare vorm kunnen worden weergegeven en indien nodig kunnen worden afgedrukt. De partijen dienen ervoor te zorgen dat daartoe benodigde apparatuur beschikbaar blijft.

Artikel 9

Operationele eisen

9.1. De partijen verbinden zich ertoe een operationele omgeving voor het werken met EDI overeenkomstig de voorwaarden van deze Overeenkomst in werking te hebben en te houden. Dit omvat onder meer het volgende.

9.2. Operationele apparatuur

Alle apparatuur, programmatuur en diensten die nodig zijn voor het verzenden, ontvangen, vertalen, registreren en opslaan van EDI-berichten dienen voor de partijen ter beschikking te worden gesteld en gehouden.

9.3. Communicatiemiddel

De partijen stellen het te gebruiken communicatiemiddel vast met inbegrip van de telecommunicatieprotocollen en, indien nodig, de keuze van leveranciers van "third-party"-diensten.

9.4. EDI-berichtnormen

Alle EDI-berichten worden verzonden volgens de normen, aanbevelingen en procedures van UN/Edifact (1), zoals goedgekeurd door de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties (UN/ECE - WP4) en volgens Europese normen.

9.5. Codes

De codelijsten van gegevenselementen waarnaar in EDI-berichten verwezen kan worden, zijn de door UN/Edifact opgestelde codelijjsten, als internationale ISO-norm uitgegeven codelijsten, door UN/ECE gepubliceerde codelijsten of andere officieel gepubliceerde codelijsten.

Indien deze lijsten niet beschikbaar zijn, moeten bij voorkeur codelijsten worden gebruikt die gepubliceerd zijn, bijgehouden worden en aansluiting geven op andere coderingssystemen.

Artikel 10

Technische specificaties en eisen

In de technische bijlage worden de technische, organisatorische en procedurele bijzonderheden en eisen voor het gebruik van EDI overeenkomstig de bepalingen van deze Overeenkomst opgenomen. Deze omvatten onder meer:

- operationele eisen ten aanzien van EDI als bedoeld in artikel 9, zoals bedieningsapparatuur, communicatiemiddel, EDI-berichtnormen en codes;

- verwerking en ontvangstbevestiging van EDI-berichten;

- beveiliging van EDI-berichten;

- registratie en opslag van EDI-berichten;

- termijnen;

- procedures voor tests en proeven om de geschiktheid van de technische specificaties en eisen te controleren en te bewaken.

Artikel 11

Aansprakelijkheid

11.1. Geen partij bij deze Overeenkomst is aansprakelijk voor bijzondere, indirecte of gevolgschade voortvloeiende uit niet-nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst.

11.2. Geen partij bij deze Overeenkomst is aansprakelijk voor door de andere partij geleden verlies of schade als gevolg van te late nakoming of niet-nakoming van verplichtingen op grond van de bepalingen van deze Overeenkomst, wanneer die traagheid of dat verzuim veroorzaakt werd door een verhindering die de macht van die partij te boven ging en waarmee redelijkerwijs geen rekening kon worden gehouden op het tijdstip van aangaan van de Overeenkomst of waarvan de gevolgen niet konden worden voorkomen of ondervangen.

11.3. Indien een partij zich wendt tot een tussenpersoon voor diensten zoals overbrenging, registratie of verwerking van een EDI-bericht, is de partij aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit handelingen, fouten of verzuimen van deze tussenpersoon bij het verrichten van bedoelde diensten.

11.4. Indien een partij van een andere partij verlangt dat deze gebruik maakt van de diensten van een tussenpersoon voor de overbrenging, registratie of verwerking van een EDI-bericht, is de partij die de gebruikmaking verlangde jegens de andere partij aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit handelingen, fouten of verzuimen van deze tussenpersoon bij het verrichten van bedoelde diensten.

Artikel 12

Oplossing van geschillen

Mogelijkheid 1 (1)

Arbitrageclausule

Alle geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst of daarmee verband houden, met inbegrip van kwesties betreffende het bestaan, de geldigheid of de beëindiging daarvan worden ter definitieve beslechting voorgelegd aan de arbitrage van een persoon [of drie personen], aan te wijzen door de partijen in onderling overleg of, indien overeenstemming niet mogelijk is, door ................................... (5) in overeenstemming met en met inachtneming van de procedurevoorschriften van ................................... (6).

Mogelijkheid 2 (1)

Rechtspraakclausule

Alle geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst of daarmee verband houden, worden beslist door de ................................... (7) rechter, die als enige uitspraak doet.

Artikel 13

Toepasselijk recht

Onverminderd enige nationale wet die ten aanzien van de registratie en de opslag van EDI-berichten of de vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens op de partijen van toepassing kan zijn, is op deze Overeenkomst het ................................... (7) recht van toepassing.

Artikel 14

Inwerkingtreding, wijziging, duur en scheidbaarheid

14.1. Inwerkingtreding

De Overeenkomst treedt in werking op de dag waarop zij door de partijen wordt ondertekend.

14.2. Wijziging

Aanvullende en alternatieve bepalingen betreffende de Overeenkomst worden, indien schriftelijk tussen de partijen overeengekomen, vanaf het tijdstip van ondertekening van die bepalingen geacht deel uit te maken van deze Overeenkomst.

14.3. Duur

Elke partij kan deze Overeenkomst met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste . . . [één] maand beëindigen per aangetekende brief of op een andere tussen de partijen overeengekomen wijze. De beëindiging van de Overeenkomst heeft alleen betrekking op transacties na die datum.

Bij beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook blijven de rechten en plichten van de partijen als bedoeld in de artikelen 4, 6, 7 en 8 ook na de beëindiging van toepassing.

14.4. Scheidbaarheid

Indien enig artikel of deel van een artikel van deze Overeenkomst ongeldig wordt geacht, blijven alle andere artikelen in hun geheel van kracht.

(1) Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties.

(2) Verdrag Nr. 108 van de Raad van Europa van 28 januari 1981.

(3) UN/Edifact Syntax Rules ISO 9735 - EN 29735, UN/Edifact TDED ISO 7372 - EN 27372. De Untdid (United Nations Trade Data Interchange Directory) bevat voorts: UN/Edifact "Message Design Guide-lines", "Syntax Implementation Guide-lines", "Data Elements Directory", "Code List", "Composite Data Elements Directory", "Standard Segments Directory", "UNSMs Directory" en de Uncid.

(4) De partijen moeten kiezen tussen mogelijkheid 1 (arbitrage) en mogelijkheid 2 (rechtspraak).

(5) De partijen dienen een aanwijzende instantie in te vullen.

(6) De partijen dienen een procedurekeuze voor handelsarbitrage in te vullen.

(7) De partijen dienen een land in te vullen.

BIJLAGE 2

EUROPESE EDI-MODELOVEREENKOMST JURIDISCHE BEPALINGEN AANTEKENINGEN Inleiding De Europese EDI-modelovereenkomst verschaft EDI-gebruikers een reeks bepalingen die samen een model vormen voor een "Interchange Agreement". Ter voorkoming van verwarring met technische uitwisselingsovereenkomsten is dit een "EDI-overeenkomst" genoemd, een naam die ook de in artikel 1 genoemde doelstelling weerspiegelt.

De Overeenkomst is grotendeels het resultaat van overleg op Europees niveau en beoogt te voorzien in de behoeften van Europese ondernemingen en organisaties. Bij de formulering is niettemin rekening gehouden met internationale ontwikkelingen op dit gebied.

Teneinde een passend juridisch kader te bieden, bestaat de Europese EDI-modelovereenkomst in een volledige overeenkomst voor het regelen van de betrekkingen tussen ondernemingen of andere gebruikers van EDI die formeel moet worden nageleefd. Als model biedt de Overeenkomst de mogelijkheid waar nodig aanpassingen aan te brengen (1).

I. Doelstellingen van de Europese EDI-modelovereenkomst Bij het gebruik van EDI ten behoeve van handelstransacties of voor andere doeleinden die juridische consequenties hebben, spelen diverse rechtskwesties een rol. Hoewel deze kwesties het gebruik van EDI niet verhinderen, scheppen zij juridische onzekerheid. Een van de meest pragmatische manieren om die kwesties (voor zover mogelijk) op te lossen, is het creëren van een contractueel kader.

Het doel van de Europese EDI-modelovereenkomst is EDI-gebruikers een hulpmiddel te geven dat voorziet in de behoefte aan een contractbasis en zo te voorkomen dat zij zelf overeenkomsten opstellen en dat er daardoor dubbel werk wordt verricht.

De beschikbaarheid van een dergelijk model op Europees niveau maakt het ook mogelijk om de gelijkluidendheid van dergelijke overeenkomsten over de nationale grenzen heen te verbeteren, hetgeen de veiligheid die van een dergelijke aanpak verwacht mag worden, ten goede komt.

II. Inhoud van de Europese EDI-modelovereenkomst De partijen kunnen de Overeenkomst overnemen zoals deze is geformuleerd. Voor bilaterale afspraken kunnen de partijen hun gegevens invullen en de Overeenkomst gebruiken zoals zij is. Er is ook de mogelijkheid van gebruik als multilaterale overeenkomst door een groep bedrijven, een of meer organisaties, een verzameling van gebruikers of een gebruikersgroep.

Artikel 1

Doelstelling en toepassingsgebied

1.1. EDI

Net als de meeste "Interchange Agreements" heeft de Europese EDI-modelovereenkomst, "de Overeenkomst", tot doel de EDI-betrekkingen tussen de partijen te regelen, evenals de voorwaarden die gehanteerd worden door de partijen die EDI gebruiken bij hun transacties.

1.2. Juridische bepalingen en technische bijlage

De Europese EDI-modelovereenkomst bevat de juridische bepalingen die van belang zijn bij het gebruik van EDI. In sommige van de juridische bepalingen wordt in algemene zin verwezen naar technische kwesties. Deze technische kwesties behoeven nadere specificatie. Vaak zijn deze te vinden in zogenoemde "gebruikershandboeken".

De juridische bepalingen van de Europese EDI-modelovereenkomst moeten worden aangevuld met een technische bijlage waarin de nodige, door de partijen te bepalen technische bijzonderheden worden vermeld. Het ontwikkelen, formuleren en/of overeenkomen van de technische bijlage afhankelijk van de behoeften wordt overgelaten aan de EDI-gebruikers, hoewel daarbij met de in de juridische bepalingen vermelde fundamentele eisen rekening moet worden gehouden.

In het huidige juridische kader moeten de partijen de juridische bepalingen ondertekenen om aan te geven dat zij een overeenkomst wensen aan te gaan. Alle verdere rechten en verplichtingen alsmede de juridische consequenties van het gebruik van EDI zullen voortvloeien uit de Overeenkomst.

Omdat dit een modelovereenkomst is, kan deze aangepast worden aan de specifieke behoeften van de partijen. Artikel 14 bevat de bepalingen die betrekking hebben op wijziging van de juridische bepalingen.

1.3. Feitelijke transacties

Benadrukt moet worden dat de Overeenkomst alleen van toepassing is op de EDI-betrekkingen tussen de partijen en niet, tenzij de partijen dit anderszins overeenkomen, bedoeld is voor de feitelijke transacties die met behulp van EDI tot stand zullen komen.

Artikel 2

Definities

2.1. In dit artikel worden algemene begripsomschrijvingen gegeven ter definiëring van de begrippen EDI, EDI-bericht, UN/Edifact en de ontvangstbevestiging, aangezien deze basisbegrippen in de hele Overeenkomst voorkomen.

Met de definities is een eenduidig begrip van deze in de Overeenkomst gebruikte termen beoogd. Sommige specifieke definities van begrippen die slechts eenmaal voorkomen, zijn in het desbetreffende artikel opgenomen.

2.2. EDI

Van EDI bestaan vele definities en de hier gemaakte keuze is in essentie gebaseerd op een definitie die veelvuldig gebruikt wordt en waarnaar met name verwezen wordt door de rapporteurs van UN/Edifact (1). De definitie benadrukt de essentiële kenmerken van EDI.

De term "overeengekomen norm" beperkt zich niet tot het gebruik van UN/Edifact-normen maar kan ook betrekking hebben op andere door de partijen overeen te komen normen.

2.3. EDI-bericht

EDI is gebaseerd op het gebruik van gestructureerde en gecodeerde berichten met als voornaamste kenmerk dat zij door computers verwerkt en automatisch en eenduidig verzonden kunnen worden. De gebruikte definitie benadrukt deze essentiële kenmerken, die EDI onderscheiden van andere typen gegevensuitwisseling, zoals elektronische post.

2.4. UN/Edifact

De definitie is de officiële definitie zoals die is aangenomen door de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties (Working Party on Facilitation of International Trade Procedures).

In de Overeenkomst wordt ervan uitgegaan dat EDI betrekking heeft op het uitwisselen van berichten die zijn gestructureerd op basis van de normen en aanbevelingen van UN/Edifact. Deze UN/Edifact-normen zijn zowel Europees als internationaal en zijn goedgekeurd door normalisatie-instellingen zoals CEN en ISO. Als zodanig verdienen zij aanbeveling, ook al omdat deze normen worden ondersteund door het Tedis-programma in zijn rol als secretariaat van de "Edifact Board" in West-Europa en gezien de aanpak van de normalisatie van de Commissie van de Europese Gemeenschappen.

2.5. Ontvangstbevestiging

Aangezien er verscheidene soorten bevestiging van de ontvangst van een EDI-bericht bestaan, is het - teneinde verwarring te voorkomen - van belang duidelijk aan te geven welk niveau van bevestiging bedoeld wordt. Deze definitie weerspiegelt het binnen de Overeenkomst gekozen niveau, met name in het licht van het gestelde in artikel 5.

Artikel 3

Geldigheid en totstandkoming van contracten

3.1. en 3.2. Geldigheid van contracten

In artikel 3, punt 3.1, is gepoogd de intentie van de partijen tot het aangaan van geldige en bindende contracten via EDI te benadrukken en deze intentie aan te tonen ten opzichte van derden. De strekking van de bepaling als zodanig is dat de partijen de geldigheid van door middel van EDI tot stand gekomen transacties niet zullen bestrijden louter op grond van het feit dat dat middel is gebruikt.

De op de overgebrachte gegevens toepasselijke wet kan van land tot land verschillen en de partijen zullen zich misschien niet bewust zijn van nationale wettelijke restricties ten aanzien van de inhoud van EDI-berichten. Het is redelijk te bepalen dat de partijen ervoor dienen te zorgen dat de inhoud van EDI-berichten niet strijdig is met toepasselijke nationale wetgeving. Een desbetreffende bepaling is opgenomen in artikel 3, punt 3.2.

Wanneer de met een EDI-bericht verzonden gegevens in strijd zijn met de nationale wetgeving van de ontvanger, rust op hem de verplichting de andere partij van die strijdigheid in kennis te stellen, waarna hij zo mogelijk maatregelen kan nemen om overtreding van de eigen wet te voorkomen.

Een voorbeeld van een dergelijk wettelijk voorschrift dat beperkingen met zich brengt ten aanzien van de inhoud van het bericht, is de situatie dat vanuit een land waar geen wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens bestaat, berichten worden verzonden naar een land waar wel beperkingen bestaan op dit punt.

3.3. Totstandkoming van contracten

Artikel 3, punt 3.3, heeft betrekking op het tijdstip waarop en de plaats waar een contract wordt gesloten of tot stand komt. Het bepalen van tijdstip en plaats van totstandkoming van een contract is belangrijk gezien de juridische consequenties daarvan. Er zijn regels gedefinieerd voor per post of per telefoon aangegane contracten, maar er is nog altijk onzekerheid over het type regel dat van toepassing kan zijn op via EDI tot stand gekomen contracten. Een duidelijke bepaling omtrent de toepasselijke regel zou dus meer zekerheid bieden.

Ten aanzien van contracten die gesloten worden zonder dat de partijen in elkaars aanwezigheid zijn, keurt een meerderheid van de Lid-Staten de toepassing goed van de "ontvangstregel", die inhoudt dat de aanvaarding plaatsvindt op de plaats en op het tijdstip van ontvangst van die aanvaarding door de aanbieder. Het Verdrag van Wenen inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken bepaalt dat deze regel geldt voor "op afstand" gesloten contracten. In de eerste fase van het Tedis-programma is een onderzoek verricht waarvan de conclusie luidt dat op EDI-contracten het beste deze regel toegepast kan worden (1), vooral omdat men daarmee de kans op strijdigheid van wetten in verband met het gebruik van EDI grotendeels vermijdt. Om deze redenen is het gerechtvaardigd dat die regel wordt bekrachtigd in de EDI-overeenkomst.

In het geval van de Europese EDI-modelovereenkomst moet de ontvangstregel opgevat worden als de regel volgens welke een EDI-bericht ontvangen wordt op het tijdstip waarop en op de plaats waar het bericht de computer of het informtiesysteem van de aanbieder bereikt.

Artikel 4

Toelaatbaarheid van EDI-berichten als bewijs

Over het onderwerp toelaatbaarheid en bewijskracht bestaat nog veel onzekerheid. Aangezien juridische bepalingen ten aanzien van bewijskracht in de meeste landen, zeker op het terrein van de handel, niet verplicht zijn, kunnen de partijen zelf tot overeenstemming komen over bewijskwesties. Door als partijen afspraken te maken, kan men de onzekerheid gedeeltelijk wegnemen.

Het verrichten van transacties met behulp van EDI als alternatief voor papier impliceert dat de EDI-berichten daadwerkelijk de documenten vervangen die eerder op papier werden uitgewisseld. Dat betekent dat de partijen er bij voorbeeld op moeten kunnen vertrouwen dat deze uitwisselingen van berichten bij een geschil het bewijs kunnen leveren van de feiten zoals ze zijn geschied.

Binnen de grenzen van alle eventueel van toepassing zijnde wetten en mits de partijen de bepalingen van de Overeenkomst zijn nagekomen, zouden deze EDI-berichten voor de rechter geoorloofd bewijs moeten vormen en erkend moeten worden als middel om het bewijs van de vastgelegde feiten te leveren, tenzij het tegendeel wordt bewezen.

Dit artikel beoogt deze standpunten te weerspiegelen. De toepassing van deze bepaling kan evenwel worden beperkt door nationale wettelijke voorschriften.

Artikel 5

Verwerking en ontvangstbevestiging van EDI-berichten

5.1. Verwerking van EDI-berichten

Met "verwerking" wordt in dit artikel bedoeld dat het EDI-bericht wordt afgehandeld door de ontvanger. Omdat EDI leidt tot een toename van de automatische verwerking, zijn termijnen van het grootste belang.

De partijen dienen zich ertoe te verplichten de door hen ontvangen EDI-berichten af te handelen binnen een vastgestelde, in de technische bijlage vermelde tijd. Wanneer de partijen geen tijdslimieten hebben afgesproken, dienen zij de berichten zo snel mogelijk na ontvangst te verwerken.

Als bijlage bij dit document is een lijst toegevoegd van de bepalingen in de Overeenkomst waar termijnen voorkomen die of gewijzigd of in de technische bijlage gespecificeerd moeten worden.

Deze bepaling is niet alleen opgenomen met het oog op commerciële efficiëntie en goed handelsgebruik, maar ook om de contractuele rechten en verplichtingen van de partijen vast te leggen voor het geval dat een bericht niet of te laat ontvangen wordt of fouten bevat, zodat het contract mislukt.

5.2. Ontvangstbevestiging van EDI-berichten

Over het begrip "ontvangstbevestiging" bestaat veel misverstand, vooral wat betreft de inhoud van het EDI-bericht zelf. De in deze Overeenkomst gegeven definitie (artikel 2) is erop gericht het in deze EDI-modelovereenkomst beoogde niveau van bevestiging te verduidelijken.

Er zijn verschillende niveaus van bevestiging mogelijk. De bevestiging kan automatisch verzonden worden op het niveau van het telecommunicatienetwerk, wanneer het bericht aan de ontvanger beschikbaar wordt gesteld; zij kan automatisch verstuurd worden na ontvangst van het EDI-bericht in het informatiesysteem van de ontvanger zonder enige verificatie, of zij kan verstuurd worden na een zekere mate van verificatie. In een bepaald stadium kan een ontvangstbevestiging ook acceptatie van de inhoud van het bericht betekenen of een bevestiging dat de ontvanger aan de inhoud van het bericht gevolg zal geven.

Voor de Europese EDI-modelovereenkomst is gekozen voor een niveau dat meer inhoudt dan alleen het bevestigen van de ontvangst. Het bevindt zich op het niveau waarbij de semantiek en de syntaxis geverifieerd zijn en bestaat uit een reactie op het verstuurde EDI-bericht, die inhoudt dat het bericht ontvangen is en dat de syntaxis en de semantiek van het bericht juist zijn.

Het is mogelijk dat de partijen een ander niveau van bevestiging nodig hebben. In dat geval moeten zij dit zelf bepalen overeenkomstig hun behoeften; de bijzonderheden dienen vermeld te worden in de technische bijlage.

Artikel 5

legt het uitgangspunt vast dat ontvangstbevestigingen voor EDI-berichten slechts nodig zijn indien daartoe wordt verzocht.

In de technische bijlage kan men vastleggen dat alle EDI-berichten of sommige categorieën berichten (bij voorbeeld alle "Order"-berichten) automatisch gecontroleerd en bevestigd moeten worden. Indien van de andere kant geen bijzondere afspraken over bevestigingen gemaakt zijn, kan men het segment met het verzoek om een bevestiging ook opnemen in het verzonden bericht. Niet voor alle berichten is een bevestiging nodig en in de technische bijlage moet duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen die waarvoor geen en die waarvoor wel een bevestiging nodig is.

5.3. Termijn voor en verzending van de ontvangstbevestiging

EDI kenmerkt zich met name door een hogere betrouwbaarheid die te danken is aan minder fouten, snellere en nauwkeuriger informatiestromen en meer automatisering bij de verwerking van gegevens. Bevestigingen dragen bij tot de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van EDI en in dat kader zijn termijnen van cruciaal belang.

Het belang van termijnen voor het verzenden van de bevestiging houdt verband met het feit dat aan een EDI-bericht geen gevolg mag worden gegeven (dus dat de contractverplichtingen niet mogen worden vervuld) voordat de eventuele bevestiging verzonden is.

Eén werkdag wordt gezien als een passende termijn in de EDI-omgeving. Voor "just-in-time-management" of in geval van andere prioriteiten kan een kortere tijdspanne nodig zijn; anderzijds kan één werkdag ongeschikt of niet praktisch lijken zodat een langere termijn gewenst is. In beide gevallen moeten de partijen hun termijn aanpassen en de EDI-modelovereenkomst invullen zoals onderling overeengekomen.

Hoewel deze bepaling een termijn van een werkdag aangeeft, kan het voor de partijen dienstig zijn de algemene of andere feestdagen of de beschikbaarheidstijd van het systeem nader te specificeren.

De verplichting tot verzending van een bevestiging van een EDI-bericht wordt gelegd bij de ontvanger. Deze mag aan een bericht waarvoor verzending van een bevestiging nodig is, geen gevolg geven zolang de bevestiging niet verzonden is.

5.4. Niet-ontvangen bevestigingen

Wanneer de verzender van een EDI-bericht een ontvangstbevestiging heeft gevraagd en deze niet binnen de toepasselijke termijn heeft ontvangen, is het redelijk dat hij mag aannemen dat zich een probleem met het bericht heeft voorgedaan of dat de ontvanger het bericht niet wil of kan afhandelen. Hij moet daarom de mogelijkheid hebben een dergelijk bericht als nietig te beschouwen mits hij zulks aan de ontvanger meedeelt. Deze laatste voorwaarde is vooral nuttig in situaties waarin zich een probleem met de verzending van de bevestiging heeft voorgedaan. Ook hier spelen termijnen een beslissende rol.

Een alternatief is dat de partijen een herstelprocedure bij eventuele technische problemen afspreken; een dergelijke procedure kan in gang gezet worden door de verzender van het EDI-bericht waarvoor een ontvangstbevestiging nodig was, als hij die bevestiging niet binnen de gestelde termijn heeft ontvangen. De bijzonderheden van een dergelijke procedure dienen in de technische bijlage te worden vastgelegd.

Artikel 6

Beveiliging van EDI-berichten

6.1. Verplichtingen van de partijen

Er moet gezorgd worden voor een adequaat beveiligingsniveau ter vermijding van de risico's die de uitwisseling van berichten via EDI met zich kan brengen. Dat niveau zal afhangen van het belang van de transactie en de uitgewisselde berichten.

6.2. Beveiligingsprocedures en -maatregelen

Het artikel stelt het verifiëren van de oorsprong en integriteit van elk EDI-bericht verplicht omdat dit een elementair beveiligingsniveau inhoudt. Toch wordt de partijen sterk aangeraden waar nodig nog meer beveiligingsmaatregelen overeen te komen. De omvang daarvan zal afhangen van de waarde en het belang van de inhoud van de berichten en de aansprakelijkheid die kan ontstaan bij een niet-geslaagde uitwisseling van berichten.

De "directories" en richtsnoeren van UN/Edifact bevatten controlemaatregelen zoals specifieke controles, ontvangstbevestiging, controletelling, referentiegetal, identificatie, enz. Er kunnen nog verder gaande controles nodig zijn, vooral wanneer transacties erg belangrijk zijn. Het kan dan vereist zijn voor de extra beveiliging bijzondere berichten te gebruiken, zoals die welke de beveiligingsdeskundigen (1) aanbevelen, of welk andere beveiligingstype of -middel dan ook (bij voorbeeld digitale handtekeningen).

Alle middelen, methoden en bijzonderheden met betrekking tot beveiliging en alle berichten die de partijen onderling horen te gebruiken om het vereiste niveau van beveiliging te verwezenlijken, moeten in de technische bijlage gedetailleerd uiteengezet worden.

6.3. Fouten bij beveiligingsprocedures

De verzender moet binnen een vastgestelde termijn geïnformeerd worden over het mislukken van een EDI-berichtuitwisseling of een fout in het bericht, zodat hij in staat is zo mogelijk actie te ondernemen.

In geval van afwijzing van een EDI-bericht of ontdekking van een fout moet de verplichting bestaan dat instructies van de verzender worden afgewacht voordat naar aanleiding van het bericht als zodanig enige actie ondernomen mag worden.

Artikel 7

Vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens

7.1. Vertrouwelijkheid

Het bij EDI-berichten aan te houden niveau van vertrouwelijkheid moet in overeenstemming zijn met het niveau dat in de papieren omgeving gebruikelijk is. Het vertrouwelijkheidsniveau van een bericht moet telkens wanneer het doorgezonden wordt, gehandhaafd blijven.

7.2. Algemeen toegankelijke informatie

"Algemeen toegankelijke informatie" dient opgevat te worden in algemene zin, namelijk informatie die algemeen bekend en voor het publiek gemakkelijk toegankelijk is.

7.3. Bijzondere vorm van beveiliging

De vermelding van versleuteling is opgenomen om eraan te herinneren dat dit een bruikbare methode voor de beveiliging van gegevens is, maar dat sommige nationale wetgevingen aan versleuteling beperkingen opleggen. Als de partijen tot een versleutelingsmethode willen besluiten, moeten zij de eventueel benodigde vergunningen of verklaringen zien te verkrijgen.

7.4. Bescherming van persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn onderworpen aan de voorschriften voor de verzending van dergelijke gegevens van de landen waarheen of waarvandaan zij verzonden worden. In de meeste Lid-Staten bestaat wetgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens, maar de soort bescherming is vaak verschillend. De Commissie van de Europese Gemeenschappen heeft bij de Raad van de Europese Unie een voorstel voor een richtlijn hieromtrent ingediend. Als dit voorstel goedgekeurd wordt, moet de Overeenkomst zodanig aangepast worden dat deze in overeenstemming is met de bepalingen van de richtlijn. In afwachting daarvan lijkt het dienstig te verwijzen naar het verdrag van de Raad van Europa voor die gevallen waarin de nationale wetten geen enkel richtsnoer bieden.

Het is redelijk te bepalen dat handelspartners van EDI-gebruikers in Europa die actief zijn in een Lid-Staat waar op dit gebied geen wetgeving bestaat, de uitgangspunten van dit verdrag moeten toepassen. De Raad van Europa heeft een modelcontract in voorbereiding dat reeds circuleert en gericht is op gelijkwaardige gegevensbescherming bij grensoverschrijdende gegevensstromen. Dit zou een basis kunnen vormen voor het oplossen van kwesties die eventueel buiten het toepassingsgebied van bestaande nationale wetten vallen (5).

Artikel 8

Registratie en opslag van EDI-berichten

8.1. Opslagprocedure en bewaartermijnen

Sommige landen hebben voorschriften voor de opslag van EDI-berichten in de vorm van - meestal fiscale - wetgeving. In landen waar geen bepalingen op dit punt bestaan, dient gehandeld te worden naar analogie van de voorschriften voor overeenkomsten op papier. De voorschriften voor de bewaringstermijn lopen van land tot land (6) uiteen en kunnen zelfs verschillen afhankelijk van het gebied en de omstandigheden.

De partijen moeten er dus voor zorgen dat hun termijn van bewaring in overeenstemming is met de eigen nationale wetgeving. Richtsnoeren op dit punt zijn te vinden in sommige Tedis-onderzoeken waarin dergelijke kwesties bestudeerd zijn; harmonisatie op dit gebied zou noodzakelijk kunnen blijken (7).

In de gedragscode van Uncid wordt een bewaartijd van drie jaar voorgesteld. De fiscale wetgeving van sommige landen schrijft ook die termijn van bewaring voor. Die tijdsduur is te beschouwen als een minimumeis voor het bewaren van informatie op een nauwkeurige en veilige wijze. De tijdspanne van drie jaar wordt de partijen als mogelijke limiet voor de EDI-modelovereenkomst in overweging gegeven voor het geval dat er geen andere wettelijke voorschriften voorhanden zijn.

Indien de nationale wetgeving op dit punt andere voorschriften bevat of langere termijnen voorschrijft, moet die wetgeving nageleefd worden. Met nadruk zij vermeld dat de wetgeving van de meeste Lid-Staten een langere bewaringstermijn kent: meestal zeven of tien jaar en soms meer. Ook moet beklemtoond worden dat de bewaring soms voor verscheidene doeleinden ingericht dient te zijn, onder meer met het oog op controle, boekhouding, bewijsvoering en andere adminstratieve of juridische eisen.

Omdat EDI nog in een groeifase verkeert en zich op dit punt nog geen algemeen aanvaarde praktijk heeft gevormd, is het redelijk dat de partijen zorgen voor een zorgvuldige bewaring van de informatie.

De verzonden en ontvangen EDI-berichten moeten ten behoeve van de beveiliging van de transactie volledig en in chronologische volgorde op een veilige manier en zonder wijzigingen bewaard worden.

Op nationaal vlak kunnen nog andere voorschriften ten aanzien van de bewaring van gegevens gelden; ook deze moeten nauwkeurig worden opgevolgd (5).

8.2. Formaat van bewaring

De met behulp van EDI overgebrachte gegevens dienen bewaard te worden in het formaat waarin zij verzonden of in het formaat waarin zij ontvangen zijn (dat wil zeggen een UN/Edifact-formaat).

Voor dit formaat is gekozen omdat het het enige gegevensformaat is waarin de gegevens als oorspronkelijk ontvangen kunnen worden beschouwd en dit zo nodig het bewijs kan leveren van het EDI-bericht zoals het verzonden en ontvangen is, voordat omzetting van het bericht in enigerlei vorm plaatsvond.

Wanneer een EDI-bericht voorzien is van een digitale handtekening, kan deze alleen geverifieerd worden aan de hand van het formaat waarin het bericht verzonden is.

Bij voorkeur zouden de gegevens ook bewaard moeten worden in het formaat waarin ze in het informatiesysteem van de ontvanger of waaruit ze in het informatiesysteem van de verzender omgezet zijn. Het is aan de partijen hierover te beslissen.

Leesbaarheid van de berichten en de mogelijkheid deze af te drukken zijn eisen die in de meeste nationale wetgevingen gesteld worden; deze eisen dienen nagekomen te worden.

Om de leesbaarheid in stand te houden moet al het materiaal, alle programmatuur en alle andere apparatuur die nodig zijn om toegang te krijgen tot de gegevens en deze te lezen, door de partijen behouden worden, zelfs wanneer een modernisering van het systeem heeft plaatsgevonden. In het laatste geval kunnen de partijen de wens of de behoefte hebben de beschikbaarheid van dergelijke apparatuur veilig te stellen zonder deze zelf te behouden. Op die mogelijkheid kan men zich alleen verlaten na bestudering van de desbetreffende voorschriften van de nationale wetgeving.

In verband met de voortdurende actualisering van de UN/Edifact-normen zij erop gewezen dat het voor de bewijsvoering van groot belang is dat ook de betrokken UN/Edifact- "directories" en -programmatuur toegankelijk blijven teneinde de leesbaarheid en weergave van het bericht, wanneer dit nodig mocht zijn, te kunnen waarborgen.

Artikel 9

Operationele eisen

9.1. Operationele omgeving

Het doel van deze bepaling is fundamentele operationele vereisten voor het werken met EDI in de Overeenkomst op te nemen. De lijst van operationele en technische componenten in artikel 9 is niet volledig. Overeenkomstig artikel 10 worden eventuele bijzonderheden ten aanzien van deze operationele eisen uiteengezet in de technische bijlage.

9.2. Operationele apparatuur

Hoewel EDI niet gebonden is aan enige apparatuur, programmatuur of enig telecommunicatiemiddel, veronderstelt het gebruik van EDI informatiesystemen die in staat zijn EDI-berichten daadwerkelijk te ontvangen, te verzenden en te verwerken. Fundamentele vereisten in dat opzicht zijn onder meer het doelmatig functioneren van de voorzieningen voor het overbrengen van de berichten waaronder apparatuur, geëigende programmatuur en omzettingsprogrammatuur.

9.3. Communicatiemiddel

De partijen moeten vaststellen welke overbrengingsmethode zij gaan gebruiken en in het bijzonder welke telecommunicatieprotocollen. Waar nodig moeten zij ook overeenkomen welke leveranciers van "third party"-diensten gebruik kunnen worden voor het verrichten van een aantal diensten.

9.4. EDI-berichtnormen

Berichtnormen zijn van essentieel belang voor EDI. De UN/Edifact-normen zijn internationaal zowel als Europees (ISO 9735/CEN 29735 - ISO 7372); binnen de activiteiten van het Tedis-programma, in het bijzonder binnen die van het secretariaat van de "Edifact Board" voor West-Europa, die tevens geassocieerd is met het CEN (6), is krachtige steun uitgesproken voor de UN/Edifact-normen en -aanbevelingen.

De Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties vaardigt de aanbevelingen voor de goedgekeurde UN/Edifact-normen, richtsnoeren en "directories" uit. Deze aanbevelingen dienen te worden gevolgd om een gelijk gebruik van EDI-berichtnormen in de gehele wereld te bewerkstelligen.

Zoals eerder vermeld moeten alle voor het uitwisselen van EDI-berichten benodigde specificaties door de partijen vastgelegd worden.

Er zijn ook andere normen beschikbaar. Indien de partijen een ander normensysteem wensen te hanteren, moeten zij hierover afspraken maken en alle relevante bijzonderheden en specificaties vastleggen.

9.5. Codes

Codelijsten zijn van essentieel belang bij het gebruik van EDI. Bij het uitwisselen van UN/Edifact-berichten zijn de codelijsten die krachtens de UN/Edifact-procedures bijgehouden worden, een onderdeel van de technische specificaties. Verwijzing naar en gebruik van vele andere codelijsten is echter ook mogelijk.

Er wordt aanbevolen waar mogelijk gebruik te maken van internationale normen en officieel gepubliceerde codelijsten. Het kan voorkomen dat deze niet aan alle behoeften van de partijen voldoen. Uit het oogpunt van doelmatigheid is het dan raadzaam de voorkeur te geven aan het gebruik van codelijsten die gepubliceerd en bijgehouden worden door bekende organisaties en die aansluiten bij andere codestelsels (bij voorbeeld statistische codelijsten).

Artikel 10

Technische specificaties en eisen

De juridische bepalingen zijn hoofdzakelijk bedoeld om die zaken te regelen die betrekking hebben op belangrijke juridische onderwerpen. De Overeenkomst omvat fundamentele beginselen en regels ten aanzien van de technische specificaties om ervoor te zorgen dat deze op passende wijze worden overeengekomen en dat altijd duidelijk is waarnaar wordt verwezen.

De technische bijlage is een aanvulling op de juridische bepalingen waarin de partijen alle technische eisen en specificaties ten behoeve van een behoorlijke uitwisseling van EDI-berichten dienen vast te leggen.

Hoewel een lijst van alle in aanmerking te nemen zaken niet gemakkelijk te geven is (alles hangt af van de behoeften van de partijen), kan specificatie van de volgende punten als belangrijk worden aangemerkt:

- specificaties betreffende de operationele eisen (artikel 9), waaronder:

- specificaties met betrekking tot programmatuur en omzettingsprogrammatuur ten behoeve van EDI-uitwisseling;

- communicatieprotocollen en diensten van derden;

- UN/Edifact-berichtnormen en -aanbevelingen met inbegrip van de lijst van berichten en referenties;

- conditionele componenten, indien nodig;

- richtsnoeren voor het berichtontwerp;

- richtsnoeren voor de implementatie;

- "directories";

- codelijsten;

- verwijzingen naar de documentatie;

- versies en actualiseringen. De partijen moeten in de technische bijlage afspreken volgens welke methode zij nieuwe versies van berichten, regels, richtsnoeren en "directories" willen implementeren;

- specificaties voor het verwerken en bevestigen van EDI-berichten;

- specificaties omtrent de wijze van beveiligen van EDI-berichten;

- specificaties omtrent registratie en opslag;

- termijnen. Termijnen kunnen bij EDI van groot belang zijn, vooral in combinatie met andere technieken als JIT (just-in-time). Sommige termijnen staan al in de EDI-modelovereenkomst vermeld doch deze kunnen aangepast worden aan de behoeften. Afwijkende termijnen moeten de partijen zelf bepalen;

- tests en proeven. Technische deskundigen hebben naar voren gebracht dat het niet alleen nuttig maar soms zelfs noodzakelijk zou kunnen zijn tests uit te voeren teneinde ervoor te zorgen dat de gebruikte systemen en de telecommunicatieverbindingen naar behoren functioneren. De praktijk wijst uit dat dergelijke tests gewoonlijk worden uitgevoerd door partijen die ermee beginnen EDI te gebruiken en dat daarbij meestal sprake is van twee stappen. Eerst worden de EDI-berichten een tijd lang parallel met de papieren documenten verzonden en, wanneer de test bevredigend verloopt, worden de EDI-berichten uiteindelijk uitgewisseld zonder papieren ondersteuning. Het kan noodzakelijk zijn van tijd tot tijd verdere tests uit te voeren, bij voorbeeld nadat er wijzigingen in het systeem zijn aangebracht.

Artikel 11

Aansprakelijkheid

11.1. Uitsluiting van aansprakelijkheid

Iedere aansprakelijkheid voor bijzondere, indirecte of gevolgschade in verband met de Overeenkomst is uitgesloten (5).

11.2. Overmacht

Voor wat in het algemeen bekend staat als "overmacht" is een uitzondering gemaakt ten aanzien van de aansprakelijkheid. Het begrip overmacht als gehanteerd in dit artikel sluit aan bij het begrip dat ontwikkeld is in het Verdrag van Wenen van 11 april 1980 (Verdrag van de Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken); bij gebrek aan een uniform nationaal recht op dit punt is een begripsomschrijving gebruikt die de partijen desgewenst kunnen uitbreiden door andere situaties te noemen waarin aansprakelijkheid uitgesloten kan zijn.

11.3. Aansprakelijkheid van tussenpersonen

De aansprakelijkheid voor handelingen van derden maakt deel uit van veel overeenkomsten en is algemeen aanvaard omdat de derde vaak feitelijk optreedt als agent van de gebruiker. Bovendien is juist de partij die van de diensten van een dienstverlener gebruik maakt en een contractuele relatie daarmee heeft, het best geplaatst om de dienstverlener te dagvaarden wanneer diens aansprakelijkheid in het geding is.

11.4. Er zij op gewezen dat er een verschil is tussen punt 9.2 en punt 9.3 van artikel 9. Wanneer de ene partij het gebruik van een bepaalde tussenpersoon oplegt aan de andere partij, lijkt het billijk dat de partij die het gebruik oplegt verantwoordelijk is voor schade die uit dat gebruik ontstaat, in plaats van de partij die het gebruik opgelegd krijgt.

De partijen dienen zorg te dragen voor een adequate verzekering voor de eventuele risico's die een verzonden bericht met zich kan brengen, rekening houdend met de waarde van de met behulp van EDI te verrichten transacties.

Artikel 12

Geschillen

De EDI-modelovereenkomst biedt de partijen twee bepalingen waaruit zij kunnen kiezen.

De eerste mogelijkheid is een arbitragesclausule, te gebruiken indien de partijen besluiten langs die weg hun geschil op te lossen. De tweede mogelijkheid is een rechtspraakclausule, waarbij een toepasselijk recht overeengekomen moet worden ingeval de partijen besluiten hun geschil voor de rechter te brengen.

Wellicht is het dienstig te benadrukken dat het, gezien de nauwe betrekkingen die EDI tussen de gebruikers doet ontstaan, vaak mogelijk zal zijn geschillen door middel van onderhandelingen op te lossen.

Slechts wanneer die onderhandelingen mislukken, wordt de bepaling over het oplossen van geschillen doelmatig en nuttig.

Mogelijkheid 1:

Arbitrageclausule

De partijen kunnen ervoor kiezen hun geschil op te lossen door middel van arbitrage. Arbitrage kan een praktische procedure blijken voor het oplossen van geschillen waarbij de partijen zich in verschillende landen bevinden. Het voordeel is dat men de arbiter(s) of de aanwijzende instantie kan kiezen en de procedure sneller verloopt, hoewel dit niet altijd het geval is. Arbitrage kan aantrekkelijk zijn vanwege de vertrouwelijkheid van de procedure, die door de partijen soms nagestreefd wordt. De uitspraak van de arbitrage is in beginsel definitief, hoewel beroep mogelijk is.

Veel landen eisen nog altijd een duidelijke schriftelijke verklaring over de arbitrage wanneer die methode voor het oplossen van geschillen gekozen is; de partijen doen er dus goed aan een dergelijke clausule in deze Overeenkomst op te nemen.

De partijen moeten bepalen hoe de arbiter benoemd wordt. Men kan kiezen tussen een of drie in onderling overleg aan te wijzen personen, of bij gebrek aan overeenstemming over de arbiter(s) een aanwijzende instantie de benoeming laten verrichten.

De partijen moeten dus aangeven wie de aanwijzende instantie zal zijn. Er zijn bij voorbeeld nationale instanties zoals de arbitragekamer van een kamer van koophandel, en internationale zoals de IKK, Uncitral of het "Court of International Arbitration" in Londen.

Ook de procedureregels voor de arbitrage moeten worden vastgesteld. In een internationale context zouden dit de arbitrageregels van Uncitral, de regels van het "Court of Arbitration" van de IKK, de regels van het Londense " Court of International Arbitration" of de arbitrageregels van de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties (5) zijn; ook is het mogelijk dat een nationaal rechtssysteem op arbitrage van toepassing is.

Mogelijkheid 2:

Rechtspraakclausule

Wanneer de partijen hun geschil door een rechter wensen te laten beslissen, moet de bevoegde rechtbank worden vastgesteld en in de Overeenkomst worden opgenomen.

Indien de partijen niet een dergelijke keuze maken, dient de bevoegde rechter te worden bepaald aan de hand van het Verdrag betreffende de rechterlijke bevoegdheid en de tenuitvoerlegging van beslissingen in burgerlijke en handelszaken (6).

Artikel 13

Toepasselijk recht

De veiligheid van de EDI-betrekkingen wordt versterkt door een eenduidige specificatie van het toepasselijke recht. Voor wat betreft het op de Overeenkomst toepasselijke recht - dit is essentieel omdat EDI-gebruikers met vele landen betrekkingen kunnen hebben - wordt de partijen aangeraden het gekozen recht duidelijk aan te geven.

Wordt geen keuze vermeld, dan valt de Overeenkomst terug op de bepalingen in het Verdrag inzake het recht dat van toepassing is op verbintenissen uit overeenkomst (7); dit kan echter leiden tot onzekerheid ten aanzien van het recht dat op het contract van toepassing is omdat over het recht zal worden beslist op het tijdstip van het geschil door te bepalen met welk recht het contract het nauwst verband houdt.

Dit zal worden bepaald op grond van het land waar de partij de voor het contract kenmerkende prestatie moet leveren, woont of - in het geval van een bedrijf - haar hoofdkantoor heeft. Indien het contract echter wordt gesloten in het kader van het vak of het beroep van die partij, zal dat land over het algemeen het land zijn waar de zaak wordt verricht. Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel en deze zijn in artikel 4 van het Verdrag opgesomd.

Artikel 14

Inwerkingtreding, wijziging, duur en scheidbaarheid

14.1. Inwerkingtreding

Dit artikel geeft aan dat de Overeenkomst pas van kracht wordt nadat zij door de partijen is ondertekend.

14.2. Wijziging

Aangezien deze Aanbeveling een modelovereenkomst betreft, heeft deze het fundamentele kenmerk dat de voorwaarden van de Overeenkomst door de betrokken partijen in onderling overleg gewijzigd kunnen worden.

Ten behoeve van de noodzakelijke stabiliteit en samenhang van de juridische bepalingen mogen wijzigingen, toevoegingen of alternatieven voor juridische bepalingn slechts geschieden op dezelfde wijze als waarop de Overeenkomst door de partijen is aangegaan, namelijk in schriftelijke en ondertekende vorm.

14.3. Duur

De partijen kunnen de in dit artikel voorgestelde periode van een maand voor de opzeggingstermijn verlengen. Verkorting is niet raadzaam omdat deze termijn als een minimum moet worden beschouwd.

Artikel 14, punt 14.3, bepaalt dat sommige rechten en verplichtingen van de Overeenkomst van fundamenteel belang zijn en zelfs na beëindiging van de Overeenkomst nageleefd dienen te worden.

14.4. Scheidbaarheid

Punt 14.4 is toegevoegd om te voorkomen dat een partij de Overeenkomst beëindigt alleen omdat een van de clausules ongeldig is geworden en is tevens bedoeld om te voorkomen dat een partij de Overeenkomst beëindigt teneinde zich aan bepaalde verplichtingen te onttrekken.

(1) Wijzigingen kunnen nodig blijken als de Overeenkomst in strijd is met een nationale wetgeving; de kans daarop is niet geheel uit te sluiten.

(2) "Introduction to UN/Edifact", rapporteursteam UN/Edifact, april 1991.

(3) "Formation of EDI Contracts", verslag van CRID vor de Commissie van de Europese Gemeenschappen, 1991.

(4) De werkgroep Beveiliging die ressorteert onder het "Joint Rapporteurs Team" (JRT of "Edifact Board" voor West-Europa, WEEB) heeft aanbevelingen op dit terrein in voorbereiding.

(5) Raad van Europa: "Model Contract to Ensure Equivalent Data Protection in the Context of Transborder Data Flows", 14 september 1992, T-PD (92) 7.

(6) Zie "Report on Authentication, Storage and Use of Codes in EDI Messages" door Wilde Spate, verslag ten behoeve van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, 1993. Dit verslag zal in 1994 worden gepubliceerd.

(7) Wilde Sapte, idem. Ciredit and IT Law Group: "Report on the Legal Constraints and Inadequacies Relating to the Use of EDI in the Field of Accounting in the Member States", november 1992 (verkrijgbaar in het Engels) "and in the EFTA Countries", december 1993 (verkrijgbaar in het Engels in 1994).

(8) Ciredit and IT Law Group, idem.

(9) CEN: Europees Comité voor normalisatie.

(10) Zie voor meer bijzonderheden het verslag "The Liability of EDI Networks Operators", opgesteld door CRID ten behoeve van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, 1991.

(11) Zie voor meer bijzonderheden in het bijzonder Schmitthoff, "The Law and Practice of International Trade", Stevens, 1986, blz. 574-629.

(12) PB nr. L 299 van 31. 12. 1972, blz. 32.

(13) PB nr. L 266 van 9. 10. 1980, blz. 1.

BIJLAGE 3

EUROPESE EDI-MODELOVEREENKOMST JURIDISCHE BEPALINGEN 1. Lijst van artikelen in de Europese EDI-modelovereenkomst die door de partijen aangevuld dienen te worden

De volgende lijst omvat de punten van de juridische bepalingen in de EDI-overeenkomst die door de partijen aangevuld of gewijzigd kunnen worden.

1. Termijnen

Van termijnen is sprake in de artikelen 5, punt 5.3, 6, punt 6.3, 8 en 14, punt 14.3.

Deze termijnen kunnen zo nodig in de juridische bepalingen worden gewijzigd.

2. Arbitrage en rechtspraak; toepasselijk recht

Artikel 12

bevat twee mogelijkheden waaruit een keuze moet worden gemaakt.

Beide mogelijkheden moeten door de partijen worden aangevuld.

In artikel 13 moet de keuze van het recht worden ingevuld.

2. Lijst van artikelen in de Europese EDI-modelovereenkomst waarvoor specificaties opgenomen dienen te worden in de technische bijlage

De onderstaande lijst bevat de punten van de juridische bepalingen waarvoor de partijen specificaties moeten opnemen in de technische bijlage. Deze lijst is niet volledig en kan met andere specificaties worden aangevuld.

1. Termijnen

Voor de punten 5.1 en 5.4 van artikel 5 moeten termijnen gespecificeerd worden in de technische bijlage.

2. Ontvangstbevestiging

Te bevestigen EDI-berichten

Met betrekking tot artikel 5, punt 5.2, dient te worden gespecificeerd welke EDI-berichten altijd bevestigd moeten worden, ook zonder speciaal verzoek.

Specifieke voorwaarden

Eventuele specifieke voorwaarden met betrekking tot ontvangsbevestigingen specificeren.

Herstelprocedure als alternatief

Indien besloten wordt tot gebruik van de in artikel 5, punt 5.4, bedoelde herstelprocedure, dient dit gespecificeerd te worden.

3. Beveiligingsprocedures en -maatregelen

De beveiligingsprocedures en -maatregelen als bedoeld in artikel 6 dienen te worden gespecificeerd.

Deze procedures en maatregelen hebben betrekking op:

- niet-geautoriseerde toegang, wijziging, vertraging, vernietiging, verlies,

- verificatie van de oorsprong,

- verificatie van de integriteit,

- niet-afwijzing van oorsprong/ontvangst,

- vertrouwelijkheid.

4. Vertrouwelijke informatie

Voor zover mogelijk worden de EDI-berichtn die vertrouwelijke informatie zullen bevatten, opgesomd.

Autorisatie voor openbaarmaking kan indien nodig worden gespecificeerd.

Versleutelingsmethode kan gespecificeerd worden indien beschikbaar of in gebruik.

5. Registratie en opslag

Hier dienen alle specificaties te worden opgenomen die nodig zijn voor registratie en opslag van EDI-berichten.

6. Operationele eisen en technische specificaties

Alle noodzakelijke specificaties dienen te worden opgesteld ten aanzien van de volgende technische eisen:

- apparatuur,

- programmatuur,

- diensten,

- communicatiediensten,

- communicatieprotocollen,

- berichtnormen, "directories", versies, syntaxis, soorten berichten, segmenten, gegevenscomponenten,

- codes,

- procedure voor tests en proeven,

- beschikbaarheid.

7. Wijzigingen

Alle wijzigingen in de juridische bepalingen moeten gespecificeerd en overeengekomen zijn in de vorm als bepaald in artikel 14.