Електронно сближаване — електронна администрация и администрация без документи на хартиен носител

ОСНОВНИ АСПЕКТИ

С Регламент (ЕС) № 1011/2014 се определят:

• стандартен формат за уведомяване на Комисията от страна на управляващия орган относно избрания голям проект в съответствие с член 102, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 (в приложение I);
• образец за предаване на финансови данни в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 (в приложение II);
• образец за описанието на функциите и въведените процедурите за управляващия орган и сертифициращия орган (в приложение III);
• образци за доклада за одит и становището на независимия одитен орган, посочен в член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 (в приложения IV и V);
• образец на заявлението за плащане, което включва допълнителна информация относно финансовите инструменти, посочени в член 41, 131 и 135 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 (в приложение VI);
• образец на сметките, посочени в член 137 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 (в приложение VII).

Електронните системи за обмен на данни¹ между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена (електронно сближаване) трябва да позволяват административна проверка на всяко заявление за възстановяване от бенефициерите. Документи на хартиен носител може да се изискват само в изключителни случаи, след анализ на рисковете и само ако тези документи са действителният източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни. Обменът на документи и данни включва отчитане на напредъка, искания за плащания и обмен на информация, свързана с проверки от страна на ръководството и одити.

Електронните системи за обмен на данни трябва да:

• гарантират сигурността, целостта, поверителността на данните и удостоверяването на изпращача;
• функционират непрекъснато освен по време на поддръжка;
• да имат най-малко следните функционалности:
  • формуляри, попълнени предварително със съхраняваните данни, в последователни стъпки на процедурите;
  • автоматични изчисления, когато е приложимо;
  • автоматични вградени елементи за управление, които намаляват многократния обмен на информация, доколкото е възможно;
  • генерирани от системата предупреждения за информиране на бенефициера, че са извършени определени действия;
  • онлайн проследяване на статуса, което позволява мониторинг на статуса на проектите;
  • наличие на всички предишни данни и документи, обработени от електронната система за обмен на данни.

Регламент (ЕС) № 184/2014

В съответствие с член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 всички официални обмени на информация между държави от ЕС и Комисията трябва да се извършват с помощта на електронна система за обмен на данни. В Регламент (ЕС) № 184/2014 се определят редът и условията за тази електронна система за обмен на данни (SFC2014).

SFC2014 ще бъде достъпна за държавите от ЕС и Комисията директно чрез интерактивен потребителски интерфейс (интернет приложение) или чрез технически интерфейс, който използва предварително дефинирани протоколи (интернет услуги), позволяващ автоматична синхронизация и предаване на данни между информационните системи на държавите от ЕС и SFC2014. С регламента също така се определят операционните изисквания и изискванията за сигурност на данните при използване на SFC2014.

С него се определя и номенклатурата на категориите интервенции, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1299/2013 (в приложение), както и другите кодове, които трябва да бъдат приложени за операциите.