Förvaltnings- och kontrollsystem för stöd som beviljas via strukturfonderna

Denna förordning har till syfte att se till att förvaltnings- och kontrollsystemen för stöd som beviljas inom ramen för strukturfonderna fungerar på ett tillfredsställande sätt. Dessa system inrättas av medlemsländerna och garanterar enhetlighet och kvalitet i fråga om styrkta utgifter i de ansökningar som lämnas in om utbetalning från strukturfonderna.

RÄTTSAKT

Kommissionens förordning (EG) nr 438/2001 av den 2 mars 2001 om genomförandebestämmelser till rådets förordning (EG) nr 1260/1999 beträffande förvaltnings- och kontrollsystemen för stöd som beviljas inom ramen för strukturfonderna.

SAMMANFATTNING

Kommissionen har ansvaret för en god ekonomisk förvaltning av budgeten.

Decentraliserad förvaltning

I enlighet med den allmänna förordningen om strukturfonderna ska den decentraliserade förvaltningen utvidgas under perioden 2000-2006. En förutsättning för detta är att medlemsländerna skaffar sig ett effektivt kontrollsystem. Kommissionens uppgift blir hädanefter att se till att dessa system är effektiva och fungerar på ett tillfredsställande sätt.

Förordningen innehåller bestämmelser om hur följande strukturer ska organiseras på nationell, regional och lokal nivå:

• Förvaltningsmyndigheterna (de offentliga eller privata myndigheter och organ som har ansvaret för genomförandet av en insats).
• De utbetalande myndigheterna (de offentliga eller privata myndigheter och organ som ska se till att utbetalningsansökningarna sammanställs och skickas in till kommissionen, och som sedan tar emot utbetalningarna).
• De förmedlande organen (de offentliga eller privata organ som för en förvaltningsmyndighets eller utbetalande myndighets räkning sköter kontakterna med de slutliga stödmottagarna eller med de organ eller företag som genomför olika insatser).

Förvaltnings- och kontrollsystem:

Varje medlemsland utfärdar riktlinjer för förvaltningsmyndigheterna, de utbetalande myndigheterna och de förmedlande organen när det gäller utformningen av förvaltnings- och kontrollsystem. Dessa system omfattar en beskrivning, en fördelning och en åtskillnad av de olika funktionerna inom den berörda organisationen samt förfaranden för att kontrollera att

• medfinansierade produkter eller tjänster har levererats,
• det endast är faktiska utgifter som deklarerats,
• utgifterna överensstämmer med nationella regler och EU-regler i fråga om stödberättigande utgifter, offentlig upphandling, statliga stöd, miljöskydd och jämställdhet.

Medlemsländerna ska skicka in sina riktlinjer till kommissionen. Kommissionen kontrollerar att samtliga bestämmelser är förenliga med gällande gemenskapsregler. Medlemsländerna ska informera kommissionen om de förfaranden och åtgärder som vidtagits i fråga om

• utbetalningsansökningar (hur de tas emot, kontrolleras och beviljas),
• utanordning, genomförande och bokföring av utbetalningarna till de slutliga stödmottagarna,
• revision av förvaltnings- och kontrollsystem.

Revision

Den revision som företas genom medlemsländernas förvaltnings- och kontrollsystem ska göra det möjligt att

• kontrollera att de styrkta räkenskaper som lämnats till kommissionen överensstämmer med utgiftsredovisningarna och verifikationerna,
• kontrollera hur tillgängliga EG-medel och nationella medel fördelas och betalas ut,
• få tillgång till information om till exempel underlagen för de slutliga stödmottagarnas faktiska utgifter för varje finansierad åtgärd.

Under en period på tre år efter det att en insats har avslutats och slutbetalning gjorts ska förvaltningsmyndigheten kunna ge kommissionen tillträde till samtliga bokföringshandlingar.

Förvaltningsmyndigheten eller den utbetalande myndigheten ska ha en bokföring över belopp som ska återkrävas, och den ska se till att beloppen återbetalas utan dröjsmål.

Utgiftsintyg

En oberoende person eller enhet på den utbetalande myndigheten ska utfärda ett intyg för de löpande och slutliga utgiftsdeklarationerna .

I utgiftsdeklarationen ska endast följande utgifter redovisas:

• De faktiska utgifterna under stödberättigandeperioden, dvs. de slutliga stödmottagarnas utgifter, styrkta genom attesterade fakturor.
• Utgifter för projekt som valts ut för medfinansiering inom ramen för insatsen.
• Utgifter som hör samman med åtgärder för vilka kommissionen formellt har godkänt ett statligt stöd.

Kontroller genom stickprov

Medlemsländerna genomför kontroller av insatserna för att försäkra sig om att förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar på ett tillfredsställande sätt.

Vid fastställandet av ett representativt urval kommer insatser av olika art att tas med, och hänsyn kommer att tas till eventuella risker som konstaterats. De viktigaste förmedlande organen och slutliga stödmottagarna kommer att kontrolleras minst en gång under perioden.

Medlemsländerna ska kontrollera att

• förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar på ett tillfredsställande sätt,
• bokföringsdokumenten och verifikationerna överensstämmer,
• revisionen fungerar på ett tillfredsställande sätt,
• utbetalningarna, i fråga om art och datum, i ett adekvat antal fall är förenliga med gemenskapens regler,
• det konkreta resultatet av insatsen överensstämmer med de syften som angavs i ansökningshandlingarna,
• gemenskapens regler och politik följs (konkurrens, offentlig upphandling, miljö, jämställdhet), särskilt strukturfondernas medfinansieringsgrader beroende på var insatserna genomförs och vilken typ av insats det rör sig om,
• den nationella och/eller regionala medfinansieringen verkligen ställs till förfogande.

Deklaration i samband med att en insats förklaras avslutad

Den person eller det organ som utfärdar deklarationen om att en insats förklaras avslutad ska grunda sitt beslut på en granskning av förvaltnings- och kontrollsystemen.

Om man på grund av brister inte kan godkänna en slutbetalning eller utfärda det slutliga utgiftsintyget, ska en bedömning av problemens omfattning och deras ekonomiska konsekvenser göras.

Räkenskapsuppgifternas form och innehåll

I möjligaste mån ska bokföringen förvaras i datoriserad form så att en dokumentkontroll kan göras på plats. Kommissionen träffar en överenskommelse med varje medlemsland om själva innehållet, överföringssättet och den tid som behövs för att få datasystemen på plats. Sekretess och säkerhet ska garanteras.

På kommissionens skriftliga begäran ska medlemslänferna överföra sina data senast tio arbetsdagar efter det att en sådan begäran mottogs.

ANKNYTANDE RÄTTSAKTER

Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet och rådet av den 6 september 2004 - Medlemsstaternas respektive kommissionens ansvar när det gäller den delade förvaltningen av strukturfonderna och Sammanhållningsfonden - Den nuvarande situationen och framtidsutsikterna för den nya programperioden efter 2006 [KOM(2004) 580 - Ej offentliggjort i Europeiska unionens officiella tidning].

Meddelande från kommissionen av den 25 april 2003 om förenkling, klarläggande, samordning och flexibilitet i förvaltningen av strukturpolitiken 2000-2006 [K(2003) 1255 - Ej offentliggjort i Europeiska unionens officiella tidning].

Kommissionens förordning (EG) nr 448/2001 av den 2 mars 2001 om genomförandebestämmelser till rådets förordning (EG) nr 1260/1999 beträffande förfarandet för finansiella korrigeringar av stöd som beviljas inom ramen för strukturfonderna [Europeiska gemenskapernas officiella tidning L 64 av den 6 mars 2001]. I den här förordningen fastställs hur de finansiella korrigeringarna ska beräknas och genomföras i fråga om stöd som beviljas via strukturfonderna. Korrigeringarna görs av medlemsländerna eller kommissionen.

Senast ändrat den 20.12.2005