Meddelande från kommissionen till rådet, parlamentet, Ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén angående en ny ram för samarbetet inom informations- och kommunikationspolitiken i Europeiska unionen /* KOM/2001/0354 slutlig */
Meddelande från kommissionen till rådet, parlamentet, Ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén angående en ny ram för samarbetet inom informations- och kommunikationspolitiken i Europeiska unionen INNEHÅLL INLEDNING I. Samarbete mellan institutionerna och med medlemsstaterna En union som står nära medborgarna Principen om kommissionens kollegiala ansvar I.1. En öppen ram för samarbete mellan Europeiska kommissionen och Europaparlamentet I.1.1 Interinstitutionella gruppen för information (IGI) I.1.2 Europeiska kommissionens och Europaparlamentets operativa tjänstegrenar I.1.3 Praktiskt samarbete - Representationer och kontor i tredje land I.2 En ny ram för samarbete med rådet, övriga institutioner, medlemsstaterna och de nationella parlamenten Övriga institutioner och organ II Kommissionens informationstjänster II.1 Allmänna informationstjänster II.2 Hantering av information som rör särskilda områden II.3 Tillvägagångssätt, medel och utvärdering III Uppföljning Bilaga: Tillvägagångssätt, metoder och utvärdering vad gäller informations- och kommunikationsverksamhet INLEDNING Den grundläggande målsättningen med detta meddelande är att skapa nya interinstitutionella förbindelser som bygger på en ny typ av samarbete vad gäller gemensamma frågor och intressen. Detta kommer att innebära att man gemensamt genomför en informationspolitik och förvaltningsarrangemang som är lätthanterliga, decentraliserade och innebär så lite byråkrati som möjligt. Alla berörda parter kommer naturligtvis även fortsättningsvis att ansvara för den specifika inriktningen i sin egen informations- och kommunikationspolitik. På samma sätt kommer alla de inblandade att behålla sin självständighet vad gäller politisk information som rör de egna institutionerna och arbetet med att få ut budskapet om de egna prioriteringarna. Syftet med kommissionens meddelande är att bygga upp nya ramar för samarbete i fråga om information. Det är ett första svar på önskemål från Europaparlamentet och Europeiska rådet. Vid upprepade tillfällen har Europaparlamentet bett kommissionen att utarbeta en gemensam strategi på informations- och kommunikationsområdet. [1] Vid Europeiska rådets möte i Helsingfors i december 1999 uppmanades Europaparlamentet, rådet och kommissionen att tillsammans ge ut allmän information om unionen och optimera resursanvändningen. Kommissionen uppmanades att "att granska den allmänna frågan om unionens informationspolitik, däribland en förbättring av samordningen mellan unionens informationskontor i medlemsstaterna och kopplingarna till nationella informationskontor". [1] Resolution av den 14 maj 1998 om informations- och kommunikationspolitik i EU. Detta är ett omfattande arbete och avsevärda insatser från alla institutioner och medlemsstater krävs för att genomföra åtgärder som i så stor utsträckning som möjligt ger snabba och övertygande resultat. Dessa måste sedan utvärderas regelbundet. För att detta skall lyckas krävs tilldelning av extra mänskliga och ekonomiska resurser. Föresatserna med detta meddelande är inom ramen för en genomgripande översyn av informationspolitiken följande: * Utarbeta instrumentella ramar (identifiera, dela och slå samman de olika verktygen). * Värva stöd för olika målsättningar, däribland att utveckla en verklig dialog med allmänheten, överbrygga avståndet mellan unionen och allmänheten, se till att allmänheten får tillgång till korrekt information, göra meddelanden precisa, arbeta med att driva frågor i stället för att bara reagera på utvecklingen t. ex. skapa en union som står nära människorna, en union som de känner igen och som betyder något för dem. * Bygga upp arrangemang för partnerskap mellan institutionerna och medlemsstaterna på nationell, regional och lokal nivå samt inom det civila samhället, alltså partnerskapsarrangemang som underlättar informationsspridning på gräsrotsnivå. Detta stämmer helt överens med den nya inställningen i en union som har genomgått djupgående förändringar. Allmänhetens förväntningar och krav, behovet av att tillhandahålla information på gräsrotsnivå och debatten om styrelseformer inom unionen gör tillsammans att alla berörda parter, både gemenskapens institutioner och medlemsstaterna, måste öka samarbetet med varandra och utveckla nya sätt att arbeta tillsammans. Det behövs även en interinstitutionell strategi för att se till att allmänheten får en enhetlig bild av institutionerna och deras funktioner istället för en splittrad och diffus bild. Med tanke på vad som står på spel krävs det naturligtvis en debatt kring detta meddelande: en öppen men samtidigt strukturerad diskussion med en entydig tidtabell och väl definierade mål. Meddelandet är utformat just för att inbjuda till diskussion, eftersom dess enda syfte är att fastställa ramar som man kan bygga vidare på. Ramarna säger inget om innehållet. Diskussionen bör i huvudsak koncentreras på innehållet, så att ramarna kan fyllas ut med innehåll och anpassas. I. Samarbete mellan institutionerna och med medlemsstaterna Medborgarnas ökande och rättmätiga förväntningar att få fullständig och lättillgänglig tillgång till information om ärenden som är aktuella inom unionen, om styrelseformer och om unionens utveckling gör att det måste finnas en informationspolitik som är modern, pålitlig och effektiv. För institutionerna, särskilt kommissionen, Europaparlamentet och rådet, som har förbundit sig att föra en politik av öppenhet, insyn (tillgång till handlingar) och principen om ansvarsskyldighet, är denna nya utmaning ett bra tillfälle att förstärka och reflektera över samarbetet mellan dem och medlemsstaterna. Syftet med detta meddelande är att föreslå en ny ram för Europeiska unionens informations- och kommunikationspolitik. Härigenom erkänner man institutionernas och medlemsstaternas ansvar. Ramen utesluter inte någon - alla institutioner uppmanas att tillsammans med medlemsstaterna och de nationella parlamenten bidra till det gemensamma arbetet med information och kommunikation. Det valda tillvägagångssättet är enkelt, obyråkratiskt och decentraliserat och syftar till att skapa en grund av tillit och förtroende mellan institutionerna. En union som står nära medborgarna Det viktigaste med informations- och kommunikationspolitiken är skyldigheten att få unionen att komma närmare medborgarna. Strukturerna och institutionerna måste anpassas till denna skyldighet så att unionen blir lättillgänglig, med information som är tydlig och handlar om verkliga frågor. Detta hör nära samman med pågående diskussioner om styrelseformer inom unionen och framförallt med hur man kan utrusta institutionerna så att de bättre kan klara av sin uppgift att informera och kommunicera. Det är också ytterst viktigt för medborgarna att få information om Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna för att fullt ut kunna dra nytta av denna stadga. På detta sätt kommer informations- och kommunikationspolitiken att bli ett strategiskt styrelseverktyg för Europeiska gemenskaperna som svarar på Europaparlamentets oro och önskemål om deltagande från allmänheten. Institutionerna står inför många svårigheter när det gäller att nå medborgarna och man kan inte rimligtvis begära att de själva skall kunna sätta igång och hålla en diskussion gående på egen hand. Man måste hitta vägar att övervinna hinder för kommunikation, oavsett om de är av språklig, kulturell, politisk eller institutionell art, och ta hänsyn till skillnaderna mellan medlemsstaterna eftersom allmänheten inom unionen kan inte sägas vara heterogen. Därför måste vårt budskap anpassas efter vilken publik det vänder sig till. Detta kräver att berörda på alla nivåer samarbetar och utnyttjar ny teknik och kommunikationsteknik samt erbjuder möjligheter för medborgarna att ge feedback. Principen om ansvarsskyldighet Även om ett visst mått av decentralisering behövs när det gäller att ge ut information måste informationsflödet samtidigt vara enhetligt och tillförlitligt. Institutionerna är, och kommer också i framtiden att vara, ansvariga för sina åtgärder. Där det är möjligt bör institutionerna samordna verksamhet och resurser. Institutionerna - och deras medlemmar - är även fortsättningsvis ansvariga för sina kontakter med press och media. Att arbeta med pressen är högt prioriterat idag och är nyckeln till en snabb presentation av ny information, politik och åsikter. Informations- och kommunikationspolitiken skall - när det är möjligt - underlätta arbetet med media genom att se till att faktisk och uppdaterad information om aktuella ämnen finns lättillgänglig. Dock påverkas verksamheten som rör pressen inte direkt av denna strategi om information och kommunikation. Varje institution bär ansvaret för sin pressverksamhet och för presentation, främjande och försvar av sin politik och sina åtgärder. Institutionernas integritet Alla institutionernas självständighet och integritet respekteras fullt ut i det nya systemet. Europeiska kommissionen är ensam ansvarig för informations- och kommunikationsverksamhet som gäller dess exklusiva behörighet, d.v.s. initiativrätten, rollen som fördragets väktare eller genomförandet av budgeten under budgetmyndighetens kontroll. Europaparlamentet måste när det agerar som lagstiftare, budgetmyndighet eller när det upprätthåller den demokratiska kontrollen, ha fullständig självständighet att yttra sig och dess medlemmar måste kunna få yttra sig fritt om vilka frågor de vill. Institutionernas informationshantering Eftersom medborgarna förmodligen inte uppskattar för många olika uppdelningar mellan gemenskapsinstitutionerna, och ännu mindre mellan kommissionens olika tjänstegrenar, behövs förbättrade strukturer inte bara i det interinstitutionella samarbetet, särskilt mellan kommissionen och Europaparlamentet, utan också inom själva kommissionen. Information kan delas in i tre kategorier. Allmän information riktar sig till allmänheten som helhet, även om den innehåller information som riktas till en viss prioriterad publik som kvinnor och ungdomar. Kommissionen måste förutom att förklara sin egen roll, politik och verksamhet också ta med rättigheter och möjligheter som tillkommer allmänheten som unionsmedborgare och de konsekvenser som åtgärder på unionsnivå har för dem. Detta omfattar förstås EU:s beslutsprocess, institutionernas ansvar inför allmänheten och områden av allmänt intresse som EU:s utgifter. Specialiserad information behövs i vissa grupper. Det gäller djupgående information om speciella aspekter av unionens politik. Inom kommissionen till exempel finns det enheter på generaldirektoraten som hjälper personer som behöver denna typ av information. Pressinformation är i stor utsträckning "sista minuten-nyheter", men omfattar också specialiserat bakgrundsmaterial som är skilt från dessa och tillhör en egen kategori på grund av vem den i första hand riktar sig till, oavsett dess stora betydelse för allmänheten som helhet. Informationen måste ses som en del av en mer allmän kommunikationsstrategi, som är utformad för att främja en upplyst diskussion om unionsfrågor. Detta innebär inte att informationstjänsterna skall ta över politikernas roll. De är ansvariga för att redovisa en viss ståndpunkt för Europeiska unionen. Emellertid innebär det faktum att kommissionen är ansvarig för att utforma de åtgärder som är nödvändiga för att förverkliga fördragets artiklar en skyldighet att meddela vad den vill åstadkomma för unionsmedborgarna i allmänhet. Detta måste ske i partnerskap med övriga gemenskapsinstitutioner och med andra nationella och regionala institutioner. I.1. Ett öppet samarbete mellan Europeiska kommissionen och Europaparlamentet Att båda institutionerna anser informations- och kommunikationsverksamheten vara en ytterst viktig politisk prioritering är helt tydligt och ovedersägligt. Detta återspeglas också i budgettilldelningen till de berörda budgetposterna. Samarbetet bör utformas så att det visar på den stora betydelse verksamheten har och också ge en grund för praktiska beslut inom varje institutions högkvarter och om konkret samarbete i praktiken. Man kan peka på tre nivåer av aktörer inom arbetet eftersom ramen kommer att beröra dem på olika sätt och bestämma hur samarbetet skall gå till: * Politisk nivå: Den interinstitutionella gruppen för information (IGI) kommer att ta fram allmänna riktlinjer och prioriteringar för den övergripande informations- och kommunikationspolitiken, med beaktande av parlamentets utskotts sektoriella behörighet. * Praktisk nivå: De ansvariga tjänstegrenarna (Press- och kommunikationstjänsten på kommissionen och Generaldirektoratet för Information/presstjänst - GD III - för parlamentet) kommer att besluta om och kontrollera verksamheten. * Decentraliserad nivå: Verkställandet sker i medlemsstaterna (representationer och kontor i tredje land). I.1.1 Interinstitutionella gruppen för information (IGI) [2] [2] IGI är en gemensam arbetsgrupp bestående av medlemmar från kommissionen och Europaparlamentet under båda institutionernas ordförandeskap. Dess ursprungliga ansvarsområde gällde prioriterade informationsåtgärder (Prince-kampanjer) men har nu utvidgats till att omfatta all informations- och kommunikationsverksamhet. IGI kommer att vara det centrala organet för samarbete på politisk nivå mellan institutionerna. Den kommer att ha två viktiga uppgifter: att se till att samarbetet mellan institutionerna fungerar väl och att årligen se över arbetet och fastställa riktlinjer om allmän och särskild informationsverksamhet där kommissionen och Europaparlamentet samarbetar. Vid ett årligt möte, som skall ligga efter Europaparlamentets första behandling av det preliminära budgetförslaget för kommande budgetår, skall IGI anta prioriteringar för kommande verksamhet och se över arbetet utifrån en rapport som skall upprättas av kommissionen och utifrån andra bidrag från andra institutioner allt efter behov. IGI skall ha tillgång till ett utkast till arbetsprogram om informationsverksamhet från kommissionens och parlamentets tjänstegrenar, där också verksamhet ingår som planeras i medlemsstaterna. Den kommer också att upprätta fleråriga riktlinjer för informations- och kommunikationsverksamheten. IGI kommer också ha ansvar för övergripande planering av gemensam verksamhet och anta nödvändiga rekommendationer samt lämna förslag på hur större informationskampanjer skall föras och finansieras. Den kommer att få regelbundna rapporter om hur institutionernas informationsverksamhet genomförs för att en initierad politisk diskussion om resultat och kommande mål skall kunna föras. IGI:s strategiska beslut, som grundas på översynen av pågående verksamhet, omfattar * att välja ut prioriterade områden för informationsverksamhet för kommande år, * att för varje prioritering fastställa de allmänna mål som skall uppnås och den strategi som skall följas, * att bestämma hur informationen skall spridas (genom Prince-programmet, andra stora informationskampanjer osv.) * och att rekommendera arrangemang för kontroll och utvärdering av effekter. IGI kan sammanträda vid andra tillfällen när så anses lämpligt för att undersöka hur större verksamhet flyter och för att lämna lämpliga förslag för att förändra eller ändra inriktning inom pågående kampanjer. IGI:s bedömning av samarbetet mellan institutionerna skall vara ett fast inslag och alltid finnas med på dagordningen vid årsmötet. Här skall också övervägas om det är nödvändigt att se över uppförandekoden för information och kommunikation. Varje institution skall notera IGI:s beslut och rekommendationer, samtidigt som de behåller fullständig självständighet och integritet. Framförallt skall varje institution uttryckligen meddela hur deras medlemmar skall delta i informationskampanjer och -verksamhet. I.1.2 Europeiska kommissionens och Europaparlamentets operativa tjänstegrenar De två institutionernas tjänstegrenar (Generaldirektoratet för Press- och kommunikation på kommissionen och Generaldirektoratet för Information/presstjänst - GD III - på parlamentet) ansvarar för att förbereda, genomföra, kontrollera och utvärdera informationsverksamheten i enlighet med fastställda riktlinjer och de instruktioner de fått inom samarbetet. Samarbete, informationsutbyte och ömsesidigt bistånd mellan dessa tjänstegrenar täcker alla dessa etapper. Kommissionens och Europaparlamentets generaldirektörer med ansvar för information och kommunikation skall bistå IGI i dess arbete. Generaldirektörerna, eller deras företrädare, skall mötas regelbundet, minst två gånger per år, för att granska rapporter om planering av verksamhet och förbereda diskussionerna inom IGI. Båda dessa tjänstegrenar skall automatiskt inbjuda en företrädare för den andra institutionen för att delta som observatör i dess redaktionskommittéer och andra liknande grupper med ansvar för allmän informationsverksamhet. De skall vinnlägga sig om att få andra institutioner delaktiga i arbetet, och när så är lämpligt, också andra sammanslutningar, som omfattar företrädare från medlemsstaterna som arbetar med information. När en grupp eller kommitté som har redaktionella eller andra informationsuppgifter skapas av ett av generaldirektoraten på central nivå skall det andra generaldirektoratet uppmanas att utse en observatör. Generaldirektoraten vid båda institutionerna skall överväga andra möjligheter att dela kommunikationsmedel, såsom idag är fallet vad gäller webbplatsen Europa, Europe by Satellite broadcasts (EbS) och institutionernas bibliotek. Generaldirektörerna skall också sammanträda med sina motparter vid övriga institutioner och se över det arbete som görs av de befintliga samordningskommittéerna (till exempel för Europa eller Europe by Satellite). De skall se till att institutionerna konsekvent utnyttjar potentialen i den nya tekniken och ger allmänheten lätt tillgång till uppdaterad information. Möjligheten att skapa ett rådgivande organ för information och kommunikation som består av företrädare för institutionerna och medlemsstaterna och med en möjlighet att knyta externa rådgivare och specialister till sig för särskilda syften kommer att granskas (som god praxis när det gäller användningen av kommunikationsinstrument, hur de kan användas tillsammans på bästa sätt, utvärderingskriterier och konsekvensbedömningar). I.1.3 Praktiskt samarbete - Representationer och kontor i tredje land Kommissionens representationer och Europaparlamentets kontor i medlemsstaterna samarbetar idag på lokal nivå utifrån behov. Båda institutionerna tilldelar verksamheten betydande resurser och väntar sig att de lokala enheterna i gengäld utför de särskilda uppgifter som är fastställda för dem. Inom den nya ramen för samarbete är det nödvändigt med en hög grad av lokal samordning, informationsutbyte och samarbete eftersom detta gör åtgärderna effektivare. Räckvidd och metod för samarbete Representationerna och kontoren skall anses som centrum för allt decentraliserat samarbete i medlemsstaterna inom den nya ramen för samarbete. Alla områden som berörs av de beslut och riktlinjer som beslutas av IGI omfattas. Verksamhet och åtgärder som rör områden som är och även fortsättningsvis skall vara endera institutionens ansvar skall inte omfattas av det lokala samarbetet i medlemsstaterna. Cheferna vid representationerna och kontoren i tredje land kommer att vara ansvariga för det praktiska genomförandet av den verksamhet IGI har beslutat och som genomförs av de två generaldirektoraten. Normalt sett kommer samarbetet att grundas på systematiska lokala kontakter och regelbundet utbyte av kommande planer och initiativ. När det är möjligt skall representationerna och kontoren söka gemensamma lösningar på gemensamma problem. Cheferna vid representationerna och kontoren i tredje land skall vara ansvariga för det praktiska samarbetet mellan de två institutionerna. De skall inbjuda varandra till att delta i styrkommittéer, redaktionskommittéer på lokal nivå osv. när ärendet är av allmänt intresse. För att underlätta det regelbundna samarbetet skall följande gälla: * Ett månatligt möte skall hållas mellan cheferna vid representationerna och kontoren i tredje land vid ett av deras kontor enligt ett rullande schema. * En kopia av dagordningen och ett sammanfattande protokoll skall sändas till varje institution av cheferna. * Cheferna vid representationerna och kontoren i tredje land skall mötas två gånger om året. Ett av mötena skall framförallt ägnas åt förberedelserna för IGI:s årsmöte. Inom samarbetet skall alla lokala förhållanden och speciella omständigheter i värdlandet respekteras. Institutionerna skall försöka uppnå så stor synergi som möjligt i sina operationer, vad gäller gemensamma lokaler, informationsställen, elektronisk koppling mellan webbplatser och andra praktiska sätt att samarbeta. Slutligen skall cheferna vid representationerna och kontoren i tredje land åta sig att i all informations- och kommunikationsverksamhet beakta hur, där så är lämpligt, medlemmar från de två institutionerna kan uppmanas att delta. Man måste se till att lämpliga åtgärder vidtas för att främja pluralism och en öppen debatt. Gemensamma åtgärder - uppdrag och uppförandekod Grundläggande information om EU och dess politik skall vara en gemensam uppgift för kommissionen, Europaparlamentet, rådet, övriga institutioner och medlemsstaterna. Informationsställen och nätverk som är anpassade till omständigheterna i varje medlemsstat är mest lämpade att göra detta. Dessa informationskällor skall finnas så nära medborgarna som möjligt - EU skall vara nära medborgarna och inte ses som utrikespolitik. Det är av särskild vikt i en del medlemsstater att man kan finna personer på lokal nivå som inger förtroende och är trovärdiga och som kan föra fram de budskap institutionerna vill få fram. Det är också viktigt att minnas att även om institutionerna arbetar tillsammans kan de inte nå alla medborgare själva. Därför är partnerskap med medlemsstaterna, det civila samhället och icke-statliga organisationer ytterst viktiga. Informationen måste vara aktuell och användarvänlig och handla om frågor som människorna oroar sig för. Representationerna har ansvar för att samordna, utbilda och mata informationsställen och nätverk med stöd från berörda enheter. Mot denna bakgrund finns det skäl att se över och om nödvändigt ändra uppdragsbeskrivningen för representationer och kontor. Kommissionen föreslår att bestämmelserna granskas i ljuset av den nya samarbetsramen. Detta innebär att också information till allmänheten skall utgöra en prioriterad åtgärd på lika fot med information till media och politiska kontakter. Andra ändringar angående kampanjer och andra åtgärder som antas av IGI måste införas för att de skall prioriteras i praktiken. På samma sätt föreslås att Europaparlamentet ändrar uppdragsbeskrivningarna för kontoren, särskilt vad gäller verksamhet som riktas till press och media i olika regioner. Eventuellt skulle också arbete via informationsställen och nätverk kunna inlemmas i prioriteringarna. Slutligen skulle man kunna se över uppförandekoden mellan Europeiska kommissionens representationer och Europaparlamentets kontor i medlemsstaterna (av den 15 januari 1998) mot bakgrund av de principer som förklaras i detta meddelande, fastställa formalia för de föreslagna regelbundna mötena och fastställa samarbetsområden. I.2 En ny ram för samarbete med rådet, övriga institutioner, medlemsstaterna och de nationella parlamenten Ansvaret för information och kommunikation åligger alla institutioner och medlemsstaterna. Samarbetet som beskrivs här skall vara öppet och alla institutioner och medlemsstater skall uppmanas att delta när så är lämpligt och möjligt. Rådet Rådet har en annan informations- och kommunikationspolitik än Europaparlamentet och Europeiska kommissionen, eftersom det har begränsade budgetmedel för detta syfte. Den har egna kontakter med press och media och delar vissa kommunikationsmedel med övriga institutioner. Vid sitt möte i Helsingfors begärde Europeiska rådet att rådet skulle knytas till arbetet med att erbjuda allmän enhetlig information om EU. Europeiska rådet uppmanade också kommissionen att förbättra samordningen mellan representationerna i medlemsstaterna och de nationella informationsmyndigheterna. För närvarande deltar rådet i webbplatsen Europa och i Europe by Satellite tillsammans med övriga institutioner. Rådet är företrätt i redaktionskommittéer och ledningskommittéer, men tar inte del i utformningen av informations- och kommunikationspolitiken. För närvarande är rådet inte medlem av IGI. En framtida utveckling skulle kunna omfatta information och kommunikation från rådet om frågor inom den första och den tredje pelaren. Detta skulle innebära interinstitutionell samordning mellan kommissionen, parlament och råd som går utöver att använda gemensamma kommunikationsmedel. Hittills har rådet inte lagt fram en övergripande strategi, men inrättandet av snabbinsatsstyrkan och ett ökat deltagande från unionen i internationella fredsbevarande insatser kan vara ett tillfälle att ändra det. Kommissionen kommer att uppmana rådet att överväga hur institutionerna skall hantera dessa frågor och hur rådet ser på sitt deltagande i IGI. Det är troligt att enskilda regeringar anser att de har omfattande möjligheter till information och kommunikation till sitt förfogande. Räckvidden för gemensamma åtgärder på unionsnivå som omfattar både råd och medlemsstaterna begränsas förmodligen till gemensamma kommunikationsmedel. Förutom de elektroniska medierna Europa och EbS överväger man också att upprätta ett gemensamt besökscentrum (eller informationscentrum) i Bryssel och närmare samarbete vad gäller bibliotek övervägs också, men inget har bestämts ännu. Samarbete mellan institutionerna vad gäller gemensam produktion av pressklipp och presskommentarer skulle kunna ge en bättre service och innebära stordriftsfördelar på ett område av allmänt intresse. Övriga institutioner och organ Alla institutioner skall uppmanas att bidra till unionens informationsverksamhet inom sina respektive ansvarsområden. Alla parter bör se till att också inkludera information från de övriga institutionerna i sitt informationsmaterial till allmänheten. Det bör finnas ömsesidig förståelse och ett lämpligt inslag av information från institutionerna i informationsmaterial till allmänheten. Detta gäller redan för kontakterna mellan kommissionen och Regionkommittén och Ekonomiska och sociala kommittén. De gemensamma uttalanden mellan kommissionen och de två kommittéerna som håller på att utarbetas för närvarande kommer att omfatta dessa aspekter och den roll de kan spela gentemot det civila samhället och unionens olika regioner. Kommissionen är öppen för alla förslag i detta sammanhang från övriga institutioner. Medlemsstaterna och de nationella parlamenten Eftersom informationsstrategin måste omfatta ett brett spektrum av medel och teknik för att ge allmänheten tillgång till information är det också nödvändigt för institutionerna att få igång fullt samarbete med medlemsstaternas myndigheter på nationell, regional och lokal nivå. Det är tydligt att en effektiv informations- och kommunikationsstrategi måste syfta till att medborgarna tar emot meddelanden på den mest lokala nivån. Kommissionen bör förstärka samarbetet med nationella, regionala och lokala förvaltningar och samtidigt respektera varje medlemsstats konstitutionella balans. När man har kommit överens om och inrättat politiken deltar medlemsstaterna tillsammans med regionala och lokala myndigheter direkt i denna uppgift och är oftast mest lämpliga att erbjuda en ram för informationsspridning, särskilt på lokal nivå. Ansträngningarna att decentralisera bestämmelserna om information till allmänheten till ett partnerskap med medlemsstaterna kommer att fortsätta. Sådana arrangemang finns redan i Paris och Lissabon och kommer snart att finnas i Rom. I andra medlemsstater kan andra typer av partnerskap, som omfattar nationella, regionala och lokala organ och det civila samhället vara lämpliga. I alla fall skall politikens huvudinriktning vara att lämna information till allmänheten genom partnerskap mellan gemenskapens institutioner och medlemsstaternas egna inrättningar, inte bara genom representationer och kontor. Möjligheterna för gemensamma åtgärder med regeringsorgan i medlemsstaterna omfattar gemensam informationsverksamhet som samfinansieras och samförvaltas genom en undertecknad överenskommelse (konvention). Det kan röra permanenta informationscentrum som Sources d'Europe i Paris, Centro Jacques Delors i Lissabon och CIDE i Rom. Det kan också röra särskilda prioriteringar som övergången till euro eller utvidgningen. Utöver att samarbete i sig är något positivt, finns det många andra fördelar genom att man slår sig samman, inte minst genom medias deltagande, resurser till specialiserad personal och möjligheten att nå befolkningsgrupper som ingen gemenskapsinstitution når på egen hand. Medlemsstaterna har reagerat olika på kommissionens framstötar om konventioner. Vissa har tagit till sig förslagen med stor entusiasm och kommer förmodligen att vilja utöka och utnyttja idén. Andra har gått med på att medverka inom klart begränsade områden (till exempel informationskampanjen om övergången till euron) som är begränsade i tiden. Eventuellt kan de vara villiga att överväga andra frågor som utvidgningen. Endast två medlemsstater har ännu inte gått med på några konventioner. Kommissionen har inte kontaktat statliga informationsbyråer (om sådana finns) på ett systematiskt sätt. Generaldirektörer för information -- eller motsvarande -- inbjöds till ett möte i Bryssel 1999 för att diskutera olika möjligheter för gemensamma åtgärder, särskilt vad gäller euron. Vissa representationer har haft bilaterala kontakter med nationella byråer, men det finns ingen allmän trend. Orsaken till detta är antagligen att det finns betydande skillnader mellan medlemsstaterna. Vissa har centrala byråer som ansvarar för information till allmänheten i stor skala, andra har ett ytterst decentraliserat system för information till allmänheten med mycket liten eller ingen central samordning. Exempel på samarbete rör ömsesidiga hänvisningar och länkar till webbplatser och liknande korsreferenser. Det finns inga exempel på ömsesidigt medlemskap i redaktionsstyrelser eller gemensamma publikationer. Det torde dock vara möjligt att få med de nationella myndigheterna - om sådana finns - i allmänna europeiska kampanjer, och detta borde vara en regel om det rör sig om en konvention. Vad gäller nationella parlament ses samarbete med representationen som en rent lokal fråga. Europaparlamentet har samma erfarenhet. Vissa medlemsstater har informationskontor vid sina parlament och representationen står normalt sett i kontakt med dem. I andra fall finns det inga formella kontakter med parlamentet, utan bara med enskilda ledamöter och politiska partier. Kommissionen har ännu inte påbörjat något allmänt initiativ för att kontakta de nationella parlamenten. Alla sådana initiativ kommer att göras i nära samarbete med Europaparlamentet. II. Kommissionens informationstjänster II.1 Allmänna informationstjänster Generaldirektoratet för press och kommunikation Generaldirektoratet för press och kommunikation ansvarar för kommissionens kontakter med media. Det faktum att kommissionens talesmän är specialiserade på olika områden av kommissionens politik är avsett att garantera information av hög kvalitet inom en övergripande ram som omfattar de övriga generaldirektoraten. Generaldirektoratet för press och kommunikation delar ansvaret för pressen med kommissionens representationer i medlemsstaterna. Till skillnad från sina kollegor i Bryssel talar representationernas pressansvariga i allmänhet med journalister som ofta inte är specialister på Europafrågor, utan t.ex. bevakar politik, ekonomi och industri för den nationella pressens räkning och i allt större utsträckning införlivar EU-frågor i bevakningen av nationella frågor. Representationerna har dessutom den viktiga uppgiften att förmedla information till den regionala och lokala pressen, vars journalister ofta inte har till uppgift att bevaka EU-frågor. Ett stort antal specialiserade tidningar och tidskrifter söker ofta hjälp hos representationerna. Representationerna har kontakt inte bara med journalister, utan även med redaktionspersonal och ledarskribenter. Representationernas roll och prioriterade frågor inom den nya ramen Europeiska kommissionens representationer representerar hela institutionen och står till dess förfogande. De har bl.a. följande uppgifter: * Direktkontakt med media på kommissionens vägnar utifrån de prioriteringar som fastställts av Generaldirektoratet för press och kommunikation, och tidig varning när det gäller stora frågor. * Upprättande av politiska nätverk och vidarebefordran av information till huvudkontoret i Bryssel. * Spridning av information om prioriterade frågor till allmänheten, om lämpligt i partnerskap med medlemsstaternas myndigheter och Europaparlamentet. Denna uppgift utförs - under representationernas överinseende - särskilt genom nätverk av informationsförmedlare som upprättats i samarbete med medlemsstaterna och andra regionala eller lokala organ. En viktig aspekt av de två första prioriteringarna, som utgör representationernas huvuduppgifter när de representerar institutionen, är att förklara kommissionens politik. Den nya ramen bör medföra att den tredje uppgiften i framtiden jämställs med de övriga, vilket skulle återspegla det nya samarbetet med Europaparlamentet. Representationerna kommer att fortsätta spela en central roll vid genomförandet av den omfattande informationsverksamhet som kommissionen beslutat om inom ramen för Prince-programmet [3]. [3] Prince-programmet, som inleddes 1995, huvudsakligen på Europaparlamentets initiativ, omfattar prioriterade kampanjer i partnerskap med institutionerna och medlemsstaterna. Det tillämpas nu på utvidgningen, euron, debatten om Europeiska unionens framtid och den nya kampanjen för upprättandet av ett område med frihet, säkerhet och rättvisa. Europaparlamentets externa kontor är för närvarande endast marginellt knutna till nätverken. Det finns ett stort utrymme för att öka Europaparlamentets delaktighet, och detta kan göras på två sätt. För det första skulle kontoren kunna uppmanas att använda nätverken för att få institutionell information från Europaparlamentet. De bör med tiden också uppmuntras att fundera över nätverkens plats, storlek och struktur. För det andra bör parlamentsledamöterna uppmanas att delta i lokala arrangemang som organiseras av eller genom nätverken. Utöver den centrala verksamheten har representationerna även andra uppgifter, t.ex. att fungera som en förlängning av tjänsteavdelningarna i Bryssel. Exempel på sådana uppgifter är hjälp med förvaltningen av generaldirektoratens program och hantering av rekryteringsfrågor, anbud samt klagomål från medborgarna. Representationerna hjälper också till vid besök på hög nivå från kommissionen i Bryssel och bistår värdlandet när det har hand om ordförandeskapet. Representationerna bör utveckla nätverken vidare, även på regional och lokal nivå, och införliva dem som aktiva partner i den allmänna informationsverksamheten, anordnandet av arrangemang och utbildningen av ny nätverkspersonal. Representationerna och kontoren har en central roll i det decentraliserade samarbetet mellan institutionerna. Det blir allt viktigare att representationerna och Europaparlamentets externa kontor planerar och utför sina respektive åtgärder i nära samarbete. Många av de åtgärder som för närvarande genomförs av representationerna kommer därför att ingå i det interinstitutionella samarbetet. I bilagan till detta meddelande ges en översikt över hur åtgärderna skulle kunna utvecklas inom denna nya ram för nära samarbete. Det har föreslagits att den årliga definitionen av prioriteringarna på området information och kommunikation skall göras i samarbete med representationerna i september varje år för det efterföljande budgetåret. Representationerna kommer utifrån dessa prioriteringar att utarbeta förslag till åtgärder, vilka kommer att sändas till de externa kontoren för information. Det slutliga godkännandet kommer att ges mot bakgrund av IGI:s slutsatser och kommissionens interna hearings och beslut rörande budgeten. Parlamentet bör uppmanas att följa ett liknande förfarande. Representationerna och kontoren bör varje år inge aktivitetsrapporter inom ramen för utvärderingsförfarandet, vilka kommer att omfatta bl.a. utbyte av prioriteringar på informationsområdet. II.2 Hantering av information som rör särskilda områden Kommissionens generaldirektorat och tjänsteavdelningar har informationsenheter med ansvar för information som rör särskilda ämnesområden, t.ex. miljö, konkurrens, handel, socialpolitik, jordbruk osv. Särskilda budgetposter, som emellertid inte omfattas av detta meddelande, har inrättats för detta ändamål. Generaldirektoratet med ansvar för yttre förbindelser har också en särskild uppgift att fylla när det gäller att förmedla information till medborgare i tredje land, bl.a. allmänheten i kandidatländerna. Efterfrågan från tredje land är ofta av ett mer specialiserat slag. Det stora antalet journalister från tredje land som arbetar i Bryssel får naturligtvis exakt samma information som deras kollegor från Europeiska unionen. Inte heller dessa aspekter omfattas av meddelandet. Informationsenheterna har den mycket viktiga uppgiften att informera dels allmänheten, dels särskilda grupper av befolkningen om kommissionens politik, beslut och verksamhet. De använder sig i detta syfte av bl.a. tryckta och elektroniska medier, liksom av möten, konferenser, besök och tal. Denna verksamhet är oundgänglig för att politiken skall fungera väl. Den är också ett effektivt och användbart sätt för kommissionen som institution att nå en bredare publik än vad som är möjligt genom dess allmänna verksamhet och kampanjer. Det arbete som Generaldirektoratet för press och kommunikation och representationerna utför samordnas inom ett och samma generaldirektorat. De andra generaldirektoratens informationstjänster har emellertid inte någon sådan samordnande struktur. Det blir alltmer erkänt att information spelar en central roll vid utformningen av politiken och att den på detta område är av avgörande betydelse för att utöva inflytande och undvika missförstånd. De talesmän som ansvarar för ett särskilt ämnesområde kan bidra till att på ett obyråkratiskt sätt göra budskapet mer konsekvent [4]. Det är också ett faktum att personer med mycket specialiserade intressen kommer att kontakta den enhet som har informationsansvaret för deras verksamhetsområde, medan representationerna har nära kontakt med centrala målgrupper som industri, fackföreningar och icke-statliga organisationer. [4] Uttalande från ordförandena med ett protokoll om samarbete bifogas. Eftersom information och kommunikation hör nära samman med utformningen av politiken skulle det bästa tillvägagångssättet vara att koncentrera informationsverksamheten kring fyra eller fem prioriterade händelser och därigenom skapa en fast grund för samordningen av politik och information i allmänhet. Kommissionen tillkännager sina prioriterade frågor och finansiella riktlinjer i den årliga politiska strategin i vår. Vidare förblir kommissionens årliga arbetsprogram, som är knutet till den debatt om läget i unionen som hålls i slutet av året, en viktig händelse. Arbetsprogrammet kommer emellertid att bli mer politiskt orienterat och mer inriktat på prioriterade frågor än tidigare, vilket bör göra det lättare att använda i informationssyfte. Ytterligare en nyhet är att kommissionen lägger fram en årsrapport om sin verksamhet, vilket även det torde bli en viktig händelse ur informationssynpunkt. Generaldirektören för press och kommunikation bör träffa andra generaldirektörer för att diskutera vad dessa händelser kommer att innebära för informationspolitiken och för att upprätta strukturer för hur informationsverksamheten skall genomföras. En sådan samordning kommer att leda till en klar förbättring av kvaliteten på den information som förmedlas av de olika tjänsteavdelningarna. Ytterligare frågor kommer att uppstå under året, men genom att informationsverksamheten huvudsakligen koncentreras kring fyra eller fem viktiga händelser skapas en fast grund för samordningen av politik och information i allmänhet. Arbetet med att genomföra dessa prioriteringar kommer att göras av de olika generaldirektoraten själva, av representationerna samt, när det gäller den övergripande samordningen och presentationen, av Generaldirektoratet för press och kommunikation i Bryssel. När grunden för samordningen har befästs kommer det att bli lättare för kommissionen att ta itu med oväntade frågor i takt med att de uppkommer. Ett annat system är Programmet för prioriterade publikationer. Det upprättades inom ramen för kommissionens årliga arbetsprogram och dess publikationer är avsedda för allmänheten. Syftet med programmet är att förmedla ett strukturerat och konsekvent budskap och göra det möjligt att få en överblick över samtliga delar av kommissionens informationsmaterial. Ytterligare system för samordning är webbplatsen Europa och Europe by Satellite. Vidare finns det inom ramen för informationskampanjer inom Prince-programmet om särskilda ämnen, t.ex. utvidgningen, fullt utvecklade system för samordning. Det rör sig här inte endast om samordning inom kommissionen (inklusive representationerna), utan också om samordning med Europaparlamentet och ofta medlemsstaterna. II.3 Tillvägagångssätt, medel och utvärdering För att utveckla en informationspolitik krävs rätt tillvägagångssätt och medel. Under de senaste åren har kommissionen upprättat ett system vars sammanhang och synlighet måste bevaras. Utrymme måste förutom till den prioriterade informationsverksamheten (Prince) ges till nätverk och informationsställen samt till mervärdestjänsterna: Europa direkt, Eurojus, rådgivningstjänsten. Dessa tjänster stöder sig på de olika medier som står till deras förfogande, t.ex. Europe by Satellite (EbS), biblioteket, dokumentationscentrum, publikationer och audiovisuella samproduktioner etc. Tjänsterna, deras funktion i samarbetet med de andra institutionerna och medlemsstaterna, samt olika utvärderingsmetoder presenteras i bilagan till detta meddelande. Det är kring dessa tjänster, som har fastställts i samarbete med Europaparlamentet, som samarbetet med de övriga institutionerna, medlemsstaterna och det civila samhället skall anta konkret form. Kommissionen föreslår att var och en av tjänsterna skall ses över för att det skall fastställas på vilken nivå i samarbetet de skall användas. Kommissionen lägger fram vissa förslag i detta avseende. Möjlighet till utläggning För närvarande hanteras vissa delar av kommissionens informationsverksamhet av byråer utanför institutionen. På detta sätt kan information som produceras av kommissionen lättare nå medborgaren, som därigenom får bättre service. Genom att lägga ut delar av verksamheten på tjänster utanför kommissionen kan tillgången till information öka väsentligt, samtidigt som kommissionen fortsatt har full kontroll över informationen i sina elektroniska och tryckta produkter. Upprättandet av en interinstitutionell informationsbyrå bör nämnas i detta sammanhang. Europeiska rådet i Helsingfors uppmanade rådet, Europaparlamentet och kommissionen att överväga upprättandet av en sådan byrå. Samtidigt som varje institution skulle fortsätta att ansvara för sin egen information, skulle byrån kunna göras ansvarig för ett antal verksamhetsområden, t.ex. centralbiblioteket, besök vid institutionerna (huvudkontoret), pressklipp, distribution samt lagring av allt material på medlemsstaternas informationsställen. Det kan övervägas om byrån också skulle ha möjlighet att producera allmänt informationsmaterial. Institutionerna kommer att uppmanas att på grundval av kommissionens redovisning av alternativ bedöma hur stor del av informationsverksamheten som utförs respektive skulle kunna utföras externt på central och lokal nivå. Inom ramen för ett mer genomgripande initiativ bör man också ta ställning till huruvida en interinstitutionell informationsbyrå bör upprättas för detta ändamål. Enligt kommissionen bör en sådan byrå upprättas endast om erfarenheten visar att det finns ett sådant behov. III. Uppföljning Kommissionen har för avsikt att använda denna nya ram för information och kommunikation på ett aktivt och konstruktivt sätt. Ramen förser oss med en organisation för samarbete, en rad strukturer för informationsverksamhet och ett antal metoder för utvärdering av den information som tillhandahålls av institutionerna. Kommissionen kommer därför att sträva efter att inrätta en informationspolitik med följande egenskaper: * Hållbar och varaktig. Allmänheten skall veta att faktisk information alltid finns att tillgå och att det inte är förbehållet endast kommissionen att informera om EU-frågor, utan att samtliga institutioner och medlemsstater är gemensamt ansvariga för detta. Kommissionens informationspolitik har till syfte att producera och förmedla varaktiga budskap av hög kvalitet som är anpassade efter mottagaren. * Decentraliserad och förmedlad genom en rad olika kanaler. Eftersom det är omöjligt att kommunicera direkt med allmänheten måste uppgiften att sprida information fördelas mellan ett antal olika kanaler och aktörer. Kommissionen kommer att fortsätta att utveckla och förstärka sina insatser genom journalister, media, nätverken, offentliga och halvoffentliga organ, den offentliga sektorn, de icke-statliga organisationerna och det civila samhället. * Anpassad och lämpad. Med tanke på de stora informationsmängder som är i omlopp i dagens samhälle är det viktigt att sörja för att budskapet och det sätt varpå det förmedlas är anpassade till mottagaren samt att budskapet når fram och förstås. Informationsåtgärderna kommer därför kontinuerligt att ses över och anpassas. Kommissionen uppmanar övriga institutioner och medlemsstaterna att ansluta sig till dessa strävanden. *** Den senaste tidens händelser, t.ex. det låga deltagandet i val som rör Europeiska unionen och resultaten av olika folkomröstningar, visar tydligt att det finns en olust bland medborgarna som måste åtgärdas. Sedan Maastrichtfördraget antogs har denna olust tagit sig uttryck i att allmänheten visserligen överlag är positivt inställd till de europeiska ideal som unionen står för, men samtidigt när en gnagande misstänksamhet mot institutionerna och deras verksamhet, detta trots de positiva resultat som verkligheten uppvisar: ekonomisk återhämtning, införandet av euron, inrättandet av ett område av frihet, säkerhet och rättvisa samt en starkare röst för unionen på världsscenen. Den djupast liggande orsaken till detta missnöje är att unionen har misslyckats med att förmedla syftet med den politik som förs, vilket ofta går hand i hand med en allmänt utbredd känsla av att det inte ges tillräckligt med information. Människor tycker också att det är svårt att veta vem som gör vad inom unionen och känner starkt att det inte tas tillräcklig hänsyn till verkligheten på gräsrotsnivå. Denna onda cirkel av besvikelse och bristande överensstämmelse mellan förväntningar och omedelbara resultat måste brytas genom att samtliga berörda parter, dvs. institutionerna, medlemsstaterna och det civila samhället, så snabbt som möjligt engagerar sig inom sina respektive ansvarsområden. Det är i detta syfte som kommissionen i detta meddelande vill skapa en ram för bättre information och bättre diskussioner. I detta sammanhang måste informationsstrategin naturligtvis betraktas mot bakgrund av den bredare diskussionen om styrelseformer och behovet av att stimulera en initierad debatt och ett större folkligt engagemang. Resultatet av den nyligen hållna irländska folkomröstningen om Nicefördraget gör det mer nödvändigt än någonsin att samla alla parter i en gemensam strävan att sprida information om Europeiska unionen. "Bryssel" kan inte på egen hand förklara unionens politik, verksamhet och framtid. Informationen måste komma från dem som står medborgaren närmast: de folkvalda representanterna och offentliga organ på samtliga nivåer. De europeiska institutionerna, på central nivå och i medlemsstaterna, måste ta sin del av ansvaret genom att gemensamt förklara vad de gör och varför. De måste också hjälpa till med samordningen av arbetet med att sprida information om EU i allmänhet. Syftet med detta meddelande är att upprätta en ram för en ny samordnad strategi. Innehållet i strategin bör bli föremål för en angelägen debatt mellan EU:s och medlemsstaternas institutioner under de närmaste månaderna. Debatten kommer att baseras särskilt på följande frågor: - Ömsesidig respekt för de olika institutionernas särskilda kompetens. - Förtydligande, där det förefaller lämpligt, av de olika institutionernas roller, särskilt i förhållande till rådet, medlemsstaterna och de nationella parlamenten. - En tydlig åtskillnad mellan begreppen information och kommunikation. - Balans mellan behovet av ett enhetligt övergripande budskap och behovet av differentiering för att ta hänsyn till nationella olikheter. - Användning av extern experthjälp när det är önskvärt och möjligt. Utvärderingen bör dock göras inom kommissionen i samarbete med IGI. - Avlägsnande av motsägelsefull information och upprepningar i redan pågående kampanjer (euron, utvidgningen, unionens framtid). Genom detta meddelande blir det möjligt för kommissionen att gå vidare med nästa steg i processen, vilket är att analysera reaktionerna från samtliga institutioner samt från medlemsstaternas förvaltningar och parlament. Dessutom måste resultatet av den bredare debatten, som kommer att inledas efter sommaren, undersökas. I slutet av året kommer kommissionen att lägga fram sina slutsatser på grundval av de diskussioner och förslag som framförts i syfte att utarbeta ett meddelande om ämnet. BILAGA TILLVÄGAGÅNGSSÄTT, METODER OCH UTVÄRDERING VAD GÄLLER INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSVERKSAMHET INNEHÅLL 1. Prioriterad informationsverksamhet (Prince) 2. Nätverk och informationsställen 3. Webbplatsen Europa och publikationer 4. Europa direkt, Eurojus och rådgivningstjänsten 5. TV- och radiosändningar samt utbildning för journalister 6. Centralbiblioteket och nätverk med dokumentationscentrum 7. Besök 8 Utvärdering 1 Prioriterad informationsverksamhet (Prince) Prince är exempel på ett välgrundat interinstitutionellt samarbete. I programmet fastställs ett övergripande synsätt med klara och precisa målsättningar och budskap som är inriktade på särskilda målgrupper. Prince-programmet skall genomföras på basis av följande principer: * Gräsrötter och decentralisering. * Partnerskap. * Flexibilitet och insyn. Med avseende på gräsrötter och decentralisation har flera stora projekt, som finansierats genom Prince-programmet, planerats, utformats, genomförts och övervakats "på stället" av kommissionens representationer i medlemsstaterna och med deltagande av Europaparlamentets externa kontor. Partnerskap engagerar medlemsstaterna (på grundval av de avtal som slutits) och det civila samhället (genom ansökningsomgångar). Flexibilitet och insyn anger klara och påtagliga prioriteringar och underlättar för kommissionen och parlamentet att planera framåt inom en välgrundad budgetram. Eftersom den interinstitutionella gruppen för information (IGI) är knuten till programmet har de två institutionernas utveckling av informations- och kommunikationspolitik även koncentrerats till Prince. Genom äkta samarbete och överenskommelser när det gäller politiska prioriteringar måste det säkerställas att det finns tillgängliga budgetmedel för de olika åtgärderna. Vissa kampanjer är bara avsedda att tillhandahålla information, till exempel Euro-kampanjen, medan andra, till exempel kampanjen om Europeiska unionens framtid, är avsedda att stimulera till debatt. En tredje typ av kampanjer, till exempel den nya kampanjen om utvidgningen, är dock avsedd att tjäna båda syftena. Syftet med alla dessa kampanjer är att föra ut information och att stimulera till diskussion utanför de snäva specialistkretsarna. Prince-programmet, som till stor del inrättades på Europaparlamentets initiativ 1995, omfattade till att börja med följande tre prioriterade kampanjer: "Medborgarnas Europa", "Europa - vårt gemensamma ansvar" och "Euron, en valuta för Europa". För närvarande tillämpas programmet på utvidgningen, euron, debatten om den framtida Europeiska unionen samt på den nya kampanjen om att skapa ett område med frihet, säkerhet och rättvisa. Informationsprogrammet om euron kommer att fortsätta fram till och med 2002 och eventuellt ännu längre beroende på behoven hos de länder som inträder senare i valutaunionen och hos kandidatländerna. I kommunikationsstrategin för utvidgningen som antogs av kommissionen den 10 maj 2000, fastställdes ett flerårigt åtgärdsprogram och budgetmedel för ett decentraliserat synsätt, som bland annat omfattar partnerskap, särskilt med det civila samhället. Debatten om den framtida unionen omfattar följande två, skilda, men interaktiva dimensioner som utformades i kommissionens meddelande (KOM(2001) 178 slutlig): - Varje medlemsstat måste organisera och stimulera till debatt med hänsyn till sina egna specifika nationella förutsättningar. - Efter hand som debatten om Europa utvecklas skall de nationella debatterna och diskussionerna mellan medlemsstaterna beaktas. I meddelandet specificeras de praktiska metoderna (slag av åtgärder och resurser) samt kommissionens bidrag. I det nuvarande meddelandet förändras detta inte. Området med frihet, säkerhet och rättvisa utsågs klart i Amsterdamfördraget som unionens nästa politiska mål. Genom detta införs fri rörlighet för personer som vistas lagligt i ett EU-land. Detta område med frihet kan inte utnyttjas fullt ut om inte säkerhet och rättvisa säkerställs för alla som vistas där. Stadgan om grundläggande rättigheter är klar och lättförståelig, och riktar sig direkt till medborgarna. Efter hand som debatten om unionens framtid går framåt, däribland förberedelserna för regeringskonferensen 2004, skulle det vara logiskt om en allmän kampanj om stadgans dynamik och metoder prioriterades. Slutligen gäller det Europeiska unionens roll i världen. Såväl när det gäller politisk och ekonomisk betydelse som inom området för utveckling, humanitärt bistånd och konfliktförebyggande har EU blivit en av huvudrollsinnehavarna på den internationella scenen. Det samma gäller gemenskapens fredsbevarande roll som säkerställs genom den gemensamma säkerhetspolitiken. Denna externa gemenskapsåtgärd, som alltmer erkänns av våra partner, värdesätts fortfarande inte alltid av medborgarna. Ett förslag till kampanj inom detta område skulle ligga i linje med de allmänna riktlinjerna för Prince-programmets verksamhet. 2. Nätverk och informationsställen [5] [5] De specialiserade informationsställen och nätverk som inrättats för att stödja utveckling av små och medelstora företag, innovationer och forskning etc. omfattas inte av detta meddelande. Informationsställen är en decentraliserad struktur med lokala kontor som är öppna för allmänheten och som inrättats av ett organ och drivs av detta. De är kraftfulla verktyg för decentraliserad informationsspridning och säkerställer att verksamheten ges ett mänskligt ansikte och att den skräddarsys efter de mycket varierande behoven. Systemet med informationsställen * är baserat på subsidiaritetsprincipen och ett åtagande om deltagande i aktiva partnerskap med väletablerade organ i den samhällsekonomiska strukturen i regionerna, och står som sådan i direktkontakt med allmänheten, * är en del av ett ramverk som inrättats i nära samarbete med representationskontoren och * syftar till balanserad geografisk spridning av dessa centrum över hela gemenskapen. Det finns informationsställen på nationell, interregional och lokal/regional nivå. Nationella centrum För närvarande finns det två verksamma centrum på nationell nivå, ett i Paris (Sources d'Europe) och ett i Lissabon (Centro Jacques Delors). Ett tredje centrum har just inrättats i Rom (Informations- och dokumentationscentrum - CIDE). Kommissionen och medlemsstaterna är bundna av ett partnerskapsavtal enligt vilket de skall dela kostnaderna lika mellan varandra. Representationskontoren skall övervaka centrumens verksamhet och företrädare för kommissionen sitter i ledningsgrupperna tillsammans med företrädare för de berörda medlemsstaterna. Centrumens syfte är att utveckla ett integrerat informationssystem om gemenskapen genom att utnyttja lokala informationsställen. Deras viktigaste uppgifter är att fungera som följande: * Ledare för det nationella nätverket för alla övriga informationsställen, dvs. euroinfoställen och, på lokal nivå, informationskiosker och informationscentrum. * Dokumentcentrum och producenter av olika material (foldrar, broschyrer etc.) för nätverket. De olika centrumens ledningsgrupper tillåter att privata och offentliga organisationer och institutioner samt nationella och regionala myndigheter deltar enligt särskilda villkor i centrumens verksamhet och arbetar tillsammans med de grundande medlemmarna. Därför bör Europaparlamentet klargöra sina avsikter vad gäller dess engagemang i de nationella centrumen. Interregionala centrum [6] [6] "Jean-Monnet-House" i Berlin, "Thessaloniki Centre" i Saloniki, och "Naples Centre" i Neapel. Denna typ av informationsställen har inrättats för informationsbehovet i regioner som är prioriterade ur samhällsekonomisk synvinkel (regioner vilkas utveckling släpar efter) och som har en geografisk och geopolitiska särställning, till exempel södra Italien, den nordliga dimensionen, närhet till känsliga områden, såsom Balkan eller Medelhavsområdets södra kust, eller närhet till kandidatländernas gränser. Kommissionen har inget ledningsansvar vad gäller dessa centrum, men ser till att de fastställda målen uppfylls genom regelbundna kontakter med dess representationskontor och den centrala förvaltningen i Bryssel. Lokal och regional nivå Lokala informationsställen är basen i den decentraliserade informationspolitiken. Deras uppgift är att sprida praktisk information som är kopplad till den lokala ekonomiska situationen. Dessa informationsställen är de viktigaste centrumen för information på gräsrotsnivå. De styrs direkt av sina värdorgan (regionala eller lokala myndigheter, offentliga eller halvoffentliga organ etc.). Kommissionen har inget ansvar för den dagliga verksamheten, men lämnar ett bidrag och hjälper till med tekniskt stöd och dokumentation på grundval av ett avtal som slutits med värdorganet. Samtidigt som kommissionen respekterar informationsställenas oberoende, initiativ och olikhet säkerställer den likväl att en viss enhetlighet upprätthålls och att informationsställenas gemensamma logotyp är skyddad. En hjälpcentralsfunktion (help desk) har inrättats och bidrar med hjälp, stöd, samordning och ledningsfunktioner. Kommissionen har dessutom just inrättat ett ständigt övervakningssystem där man utnyttjar modern teknik för att kunna övervaka och bli bättre bekant med vad de olika organen gör. Det finns följande två typer: Info Point Europe och Informationskontor för landsbygdsutveckling. * EUROINFOSTÄLLENA ligger vanligtvis i provins- eller regionhuvudstäderna och sprider information till personer som bor i städer. Det finns 139 euroinfoställen och majoriteten av dessa (80 %) har sitt säte hos regionala eller lokala myndigheter och ibland hos specialiserade sammanslutningar. * INFORMATIONSKONTOR FÖR LANDSBYGDSUTVECKLING är mer inriktade på människor på landsbygden. Det finns ett nätverk med 130 sådana kontor. Euroinfoställena och informationskontoren för landsbygdsutveckling täcker numera en stor del av Europa, men det räcker fortfarande inte. Därför har kommissionen lagt fram en femårsplan för att täcka ännu fler av EU:s regioner. När planen är genomförd skall varje region ha åtminstone ett centralkontor för information. Detta kräver naturligtvis ytterligare resurser, men man måste komma ihåg att kommissionens medel i huvudsak skall tjäna som katalysator och stimulera till mycket större investeringar. Målet att utvidga nätverket måste delas av institutionerna och främst av Europaparlamentet. Till exempel kan parlamentsledamöterna från den region där det finns ett euroinfoställe rutinmässigt bjudas in att delta i olika evenemang. Europaparlamentets externa kontor skulle kunna utnyttja nätverket, och deras förslag vad gäller placering, storlek och struktur när det gäller euroinfoställena är välkomna. Dessa möjligheter erbjuds även andra institutioner och viktiga organ, däribland Regionkommittén. Det säger sig självt att man vid denna expansion också måste tänka på kandidatländerna. Den sista beståndsdelen när det gäller de informationsställen som tillhandahåller information till allmänheten är det experimentella nätverket med 19 centrum. Dessa centrum kallas Informationscentrum för utveckling av städerna och de sprider information om hållbar utveckling i städerna. I vissa medlemsstater har representationkontoren organiserat nätverk som inte finansierats av kommissionen (offentliga bibliotek, lokala myndigheter, handelskamrar etc.). Representationskontoren ger dem så mycket stöd som möjligt för att de skall kunna lämna tillförlitlig information om Europa. Kommissionen ger även ekonomiskt och organisationsmässigt stöd samt bidrar med dokumentation för informationsverksamhet genom stora oberoende nätverk, till exempel Internationella sammanslutningen av Europahus (Fédération internationale des Maisons de l'Europe) och Europarörelsen. Slutligen bör man även nämna det omfattande logistiska stöd som tillhandahållits av nätverket av Europeiska dokumentationscentrum. Team Europe och Groupeuro (nätverk med föredragshållare) Samtidigt med åtgärder för att inrätta informationsnätverk på permanent basis har kommissionen även inrättat nätverk med föredragshållare som deltar aktivt i debatten inom gemenskapen (under 2000 gjordes 10 000 inlägg och mer än 700 framträdanden i radio- och TV-program). Dessa föredragshållare verkar på lokal nivå och fungerar som informationsspridare. Den grupp av föredragshållare som kallas Groupeuro inrättades som svar på det stora behovet av information om EMU och eurons införande. I vissa medlemsstater finns ett "Team Europe Junior" som informerar ungdomar. 3. Webbplatsen Europa och publikationer Webbplatsen Europa inrättades första gången på kommissionens initiativ 1995. Till följd av ett förslag från Europaparlamentet inrättade generalsekreterarna vid alla institutioner en arbetsgrupp 1997 som senare utvecklades till den interinstitutionella redaktionskommittén för Internet (Interinstitutional Internet Editorial Committee) med kommissionen som ordförande. Ett av resultaten från detta samarbete har varit en gemensam vision om innehåll och presentation av rubrikerna på den allmänna hemsidan och de bakomliggande sidorna. En gemensam grafisk framställning har skapats med allmänna presentationer och gemensamma eller likvärdiga sökverktyg har rekommenderats för att ge ett enhetligt intryck. I framtiden kommer detta samarbete successivt att anpassas och koncentreras på de olika sidornas innehåll. För närvarande är Europa utan tvivel den viktigaste webbplatsen som finns tillgänglig för allmänheten och den mest besökta i Europa. Den kan jämföras med vissa amerikanska sidor, till exempel kongressens och presidentens sidor. Varje dag går cirka 1,5 miljoner besökare in på de olika sidorna. Förfrågningarna fördubblas för närvarande varje år och det bör noteras att webbplatsen består av 1,5 miljoner dokument och 60 databaser som var och en kan innehålla hundratusentals dokument. Detta innebär att webbplatsen Europa befinner sig i en period av mycket stark tillväxt och hanterar information som är skrymmande, komplicerad, varierad, föränderlig och flerspråkig. Den måste svara mot de ökade kraven på flerspråkighet samt ökande och regelbunden uppdatering för ett ökat antal användare, där antalet icke-yrkesverksamma användare ökar avsevärt, och de håller på att bli den viktigaste målgruppen. Det är därför som kommissionen för närvarande förbereder nya förändringar som kommer att medföra en kraftig förbättring av kvaliteten. Dessa förändringar kommer att leda till en andra generationens webbplats, dvs. Europa II, som snart kommer att presenteras för kommissionen. Slutsatserna kräver att de villkor som skall specificeras diskuteras på interinstitutionell nivå. Kommissionens mål är att webbplatsen Europa skall representera de mest aktuella praxis när det gäller Europas nya ledningsformer, som symboliseras av termerna "e-Commission", "e-Europe" och "e-governance". De viktigaste faktorerna är interaktivitet, snabba och tillförlitliga förfrågningar, forskning om stöd genom opinionsundersökningar och förenklade administrativa förfaranden för alla. I detta sammanhang utgör ikraftträdandet av förordningen om tillgång till handlingar, som genomför artikel 255 i Amsterdamfördraget, en viktig utmaning för kommissionen och den kräver en snabb och effektiv reaktion för att göra medborgarna medvetna om sina rättigheter. Det interinstitutionella samarbetet kommer att förstärkas genom att generaldirektörerna vid de berörda avdelningarna engageras (GD Press vad gäller kommissionen och GD III när det gäller Europaparlamentet samt rådets och de andra institutionernas berörda tjänstegrenar). Publikationer Publikationer med viktig information om unionen är en grundläggande verksamhet. I framtiden måste det göras en insats i syfte att samordna produktionen av alla publikationer, vilket skall leda till en gemensam interinstitutionell presentation. Praktiskt samarbete mellan institutionerna bör alltså inledas snarast möjligt. De senaste framstegen har lett till att skillnaderna mellan traditionella och elektroniska publikationer har försvunnit. Produktionsprocesserna är numera de samma för båda. Publikationsbyrån skall vidta åtgärder för att underlätta "utskrift på begäran" via en portal för alla institutioners, organs och byråers publikationer. Detta betyder att icke-statliga organisationer, nationella förvaltningar, euroinfoställen, informationsställen, representationskontor och allmänheten kommer att kunna välja och ladda ner publikationer och trycka ut dem eller beställa önskad kvantitet för leverans till angiven adress. I framtiden kan samarbetet mellan medlemsstaterna anta en ny dimension med de tjänster för medborgarna som håller på att utvecklas (e-Europe, IDA-programmet etc.). 4 Europa direkt, Eurojus och rådgivningstjänsten Det finns numera tre tjänster som kan svara på medborgarnas frågor. Europa direkt Europa direkt hjälper medborgarna att informera sig om och utöva sina rättigheter. Dessutom ges information om de möjligheter som finns inom Europeiska unionen, till exempel när det gäller gemenskapsprogram som kan underlätta genomförandet av projekt. Europa direkt inrättades som svar på de nationella myndigheternas önskan att Europeiska kommissionen skulle komma närmare och vara mer lättillgänglig för medborgarna och företagen. Denna önskan bekräftades vid Europeiska rådets möte i Cardiff 1998. Europa direkt började som en enkel e-post-tjänst, och skulle därefter uppfylla nya krav efter hand som kapaciteten ökades, vilket ledde till att Europa direkts telefoncentral upprättades i april 2000. På telefoncentralen kan man svara på frågor på 11 språk och den är tillgänglig via ett kostnadsfritt telefonnummer, e-post, brev eller fax. Den drivs genom ett serviceavtal och under det första året tog man emot 100 000 frågor. Eurojus Eurojus kompletterar Europa direkt och tillhandahåller fri rådgivning och stöd när det gäller rättsliga problem som uppkommer vid tolkning eller tillämpning av gemenskapslagstiftningen. Juridiska rådgivare finns tillgängliga genom representationskontoren. Eurojus har ett antal fördelar. Den ger snabba svar på specifika rättsliga frågor och den är decentraliserad, vilket innebär närhet till medborgarna och synlighet i Europa. Tjänsten är relativt billig, lätt att driva och ligger i linje med de flesta medlemsstaters praxis att tillhandahålla fri rättshjälp vad gäller frågor som rör nationell lagstiftning. Den fyller ett behov genom att erbjuda fri hjälp i fråga om gemenskapslagstiftningen. Rådgivningstjänsten Rådgivningstjänsten inrättades 1996. Tjänsterna liknar Eurojus tjänster, men de är enbart inriktade på medborgares och företags rättigheter på den inre marknaden. Tidigare sköttes verksamheten av en extern byrå, men detta avtal har just avslutats. Under en övergångsperiod skall Europa direkt ersätta denna byrå. Det är viktigt att alla verktyg som beskrivs i detta avsnitt utvecklas och inrättas med avseende på att de skall vara synliga och överensstämma med varandra så att de blir lätta att använda och effektiva för den avsedda målgruppen, dvs. allmänheten. 1. När det gäller Europa direkt skall kommissionen utvärdera resultatet från denna nya tjänst under den inledande perioden och göra nödvändiga förändringar. Kommissionen avvaktar med en total utvärdering av Europa direkt tills dess att en genomgripande analys av all tillgänglig information har gjorts och tjänstens mervärde har bekräftats. 2. I fråga om Eurojus gör kommissionen för närvarande en ny undersökning av systemet. Det måste övervägas om denna typ av rättslig rådgivning egentligen är en uppgift för institutionerna eller om den skulle hanteras bättre av nationella enheter i medlemsstaterna. 3. När det gäller rådgivningstjänsten håller ett nytt anbudsförfarande på att förberedas. 5. TV- och radiosändningar samt utbildning för journalister Av lättförklarliga skäl är en av EU-institutionernas prioriteringar att utveckla informationsspridningen till medborgarna genom audio-visuella media. Ett stort budgetanslag har avsatts för detta ändamål. Utformningen av en ny politik är en viktig prioritering, men på grund av dess svårighetsgrad, det stora antalet verktyg som skall användas och dess olika konsekvenser och bieffekter är planering och genomförande av denna politik ett långfristigt projekt och det dröjer länge innan det bär frukt. De olika faktorerna som nämnts är därför av övergående karaktär. De gäller både på central och lokal nivå. Åtgärder på lokal nivå Pilotförsök med decentraliserade samproduktioner för TV och radio (som skall verkställas tillsammans av de externa kontoren och representationskontoren) skall genomföras under 2001. En utvärdering av dessa försök kommer att göra det möjligt att finslipa ramen för sådana produktioner. Denna åtgärd kommer att beviljas extra medel för att deltagandet i samarbetsprojekt med nationella och regionala media skall bli effektivare. Åtgärder på central nivå * Samtidigt med de lokala åtgärderna genomförs centrala åtgärder inom ramen för den prioriterade informationsverksamheten (Prince) som vittnar om kommissionens och Europaparlamentets önskan att samarbeta. Åtgärderna kommer att genomföras genom multinationella radio- och TV-bolag. * Euronews Samarbete med Euronews för att producera olika informationsprogram har precis nått ett avgörande skede nu när produktionskontraktet har löpt under tre år. Som ett resultat av en utvärdering av innehållet och effekterna av de program som samproducerats av parlamentet och kommissionen föreslås det att områdena för framtida samarbete skall uppdateras och specificeras för ytterligare en treårsperiod. Samarbetet kommer inte längre att vara baserat på ett bidrag, utan på ett verkligt samarbetskontrakt. De medel som anslagits till sändning kommer att minskas gradvis och de medel som anslagits till produktion kommer att ökas (utvidgade sändingsskyldigheter, mer nyheter och färre magasinprogram). Dessutom kommer programmens kvalitet att förbättras (förbättrad bildkvalitet, mer varierat redaktionellt innehåll). Kommissionens totala ekonomiska bidrag kommer minska efter hand. De områden som skall behandlas kommer att fastställas av tre parter (Europaparlamentet, kommissionen och Euronews) samtidigt som kanalen behåller sin redaktionella frihet. Europe by Satellite (EbS) EbS är EU-institutionernas instrument för TV-nyheter. EbS erbjuder en särskilt viktig tjänst, dvs. direktsändningar från institutionernas arbete (40 % av alla sändningar). Det visar även nyhetssammandrag fyra gånger om dagen på fasta tider (20 % av sändningarna). Resten av tiden upptas av tematiska bildbibliotek som illustrerar aktuella ämnen (15 % av sändningarna) och av program som producerats av olika samarbetsparter. Kommissionen har beslutat att upprätthålla ett nära och löpande interinstitutionellt redaktionellt samarbete. Detta är mycket viktigt med tanke på att politiken för att anpassa den redaktionella hållningen till den senaste utvecklingen innebär mycket frekventa sändningar som avspeglar händelsernas snabba utveckling. Det interinstitutionella samarbetet kommer att förstärkas av att det kommer att inrättas en högre samordningsinstans på generaldirektörsnivå med de berörda avdelningarna på varje institution, i likhet med den som inrättats i samband med webbplatsen Europa. Insatser kommer att göras i framtiden för att följa upp aktuella frågor eller fokuseras på olika ordförandeskap. Särskilt tekniskt stöd till journalister från kandidatländerna kommer att prioriteras. Det kommer att anordnas interaktiva presskonferenser med kommissionsledamöterna för journalister som är baserade utanför institutionernas högkvarter. Sedan juni 1999 har webbplatsen Europa haft en länk till webbplatsen Europarl, och EbS-sajter har redan inrättats. EbS närvaro på webbplatsen Europa skall förstärkas och det finns planer på att utveckla dess bidrag till den virtuella presstjänsten, en kommissionssajt för journalister. Utbildningsstöd till journalister Kommissionen har under många år bidragit till journalisters utbildning. Dess stöd är inte inriktat på journalisternas allmänna utbildning, utan på en specialisering som inte alltid har fått den uppmärksamhet den förtjänar på journalistutbildningarna. Följande mottagare har beviljats varierande belopp för olika projekt: European Journalism Centre (Maastricht), Association pour la formation au journalisme européen (Bordeaux), Fondation journalisme en Europe (Paris) och europeiska journalistförbundet. Vad gäller framtiden är kommissionen öppen för att diskutera vidare förändringar av de befintliga arrangemangen med institutionerna och medlemsstaterna. Kommissionen vill inte att ett ämne som skall vara en integrerad del av den allmänna utbildningen skall ingå i en specialisering på lång sikt. Samtidigt är kommissionen medveten om att EU-frågornas komplexitet och omfattning innebär att de inte kan täckas utan en solid ram som ger möjlighet till grundliga förberedelser. Det fortlöpande samarbetet mellan kommissionens och Europaparlamentets enheter när det gäller att utbilda journalister i EU-frågor (till exempel i Portugal) är också värt att nämna. 6. Centralbiblioteket [7] och nätverk av dokumentationscentrum [7] Centralbiblioteket köper in, katalogiserar, förvaltar och förser statstjänstemän från alla gemenskapsinstitutioner och allmänheten med åtskilliga samlingar av arbeten och tidskrifter om Europeiska unionens uppbyggnad och dess politik sedan 1958. Det förvaltar även alla kommissionens generaldirektorats och tjänstegrenars samlingar samt dagstidningar som levereras till kommissionen, särskilt till presstjänsten. Det är möjligt att konsultera den fullständiga katalogen på webbplatsen Europa. På grund av deras naturliga synlighet och allmänhetens intresse kan biblioteken anses förkroppsliga sin moderinstitution. Följaktligen har medlemmar av den interinstitutionella gruppen för information rekommenderat att kommissionen och parlamentet skall utveckla ett samarbete inom ramen för ett virtuellt interinstitutionellt bibliotek. En genomförbarhetsstudie skall göras om de praktiska möjligheterna för att inrätta ett sådant projekt. Det är värt att notera att kommissionens centralbibliotek traditionellt har bedrivit ett nära samarbete med biblioteken vid övriga gemenskapsinstitutioner, och det skulle vilja utveckla detta genom att stärka samarbetet ytterligare. I samband med detta är det också värt att nämna att ett nätverk med Europeiska dokumentationscentrum har inrättats under de senaste 30 åren. Detta nätverk omfattar mer än 500 centrum, däribland ett antal "specialenheter" inom och utanför unionen. Dessa har slutit avtal med kommissionen om att tillhandahålla dokumentation och utbildning. De europeiska dokumentationscentrumen är viktiga informationsställen, huvudsakligen på universitet och instanser för högre utbildning. Deras uppgift är tvåfaldig, dels att hjälpa akademiker och allmänhet att få tillgång till informationskällor dels att tillhandahålla information tillsammans med andra centrum och nätverk. 7. Besök Genom sina fortlöpande insatser för att föra medborgarna och institutionerna närmare varandra har Europaparlamentet och kommissionen alltid fört en öppen politik med avseende på allmänheten. Detta är en särskilt viktig prioritering för parlamentet vars infrastruktur gjorde att det kunde ta emot 300 000 besök under 2000 i Strasbourg och Bryssel. Kommissionens besökstjänst avsätter å andra sidan största delen av sina personalresurser och ekonomiska resurser åt att anordna besök för ledande grupper av informationsspridare och opinionsbildare från medlemsstaterna. Dessa besök kan vara upp till två dagar. Sådana prioriterade informationsbesök anordnas för utvalda grupper, särskilt parlamentsledamöter, journalister och företrädare för det organiserade civila samhället och den akademiska världen i samarbete med representationerna i medlemsstaterna. Besök anordnas även för utvalda grupper från kandidatländerna. Enligt ordförandeskapets slutsatser från Europeiska rådets möte i Helsingfors har Europaparlamentets och kommissionens berörda tjänstegrenar utarbetat en preliminär rapport (juni 2000) där de presenterar grunderna för samarbete när det gäller besök, seminarier och offentliga evenemang. Även om det anges i rapporten att de särskilda tjänstegrenarna för anordnande och mottagande av besök bör behållas, planeras närmare samarbete vad gäller ett framtida evenemangscentrum. Detta centrum, som skall vara placerat i hjärtat av EU-kvarteren i Bryssel, skall engagera så många intressegrupper som möjligt och bli en central punkt för en utökad debatt om Europa. 8. Utvärdering Den nya ramen för information och kommunikation och de olika instrument som beskrivs i detta meddelande kommer bara att få full effekt om effektiviteten och betydelsen av det genomförda arbetet är föremål för fortlöpande utvärdering. Den erhållna informationen kommer också att göra det möjligt att skapa en solid ram för beslut när det gäller arbetets framtida inriktning. Anledningen till att utvärdering och kontroll är så viktiga är att den interinstitutionella arbetsgruppen om information skall göra en total utvärdering varje år när den förbereder programmet för påföljande år. Kvaliteten på utvärderingen och övervakningen är avgörande för att arbetsgruppen skall kunna dra korrekta slutsatser och ändra, behålla, stryka, ge ny inriktning åt eller stärka betydelsen av och karaktären av och hos dem när det gäller de budskap och den information som den sprider. Kommissionen har flera verktyg till sitt förfogande för att utvärdera debatten i olika EU-frågor i medlemsstaterna. Om dessa verktyg även kan användas för att mäta effekterna av EU:s informations- och kommunikationsverksamhet är en öppen fråga som måste beaktas inom den nya ramen. Aktivitetsnivån kan mätas i enkla termer, till exempel utgifternas storlek och slag, statistik om evenemang, allmänna kontakter, kontakter med enskilda personer, distribuerat material, publiksiffror etc. Även om dessa utgör en bra grund är de i sig själva inte tillräckliga. Effekterna måste även mätas i kvalitativa termer, dvs. om målen har uppfyllts, vad allmänhetens uppfattning är och om dess önskemål har uppfyllts. Rent metodiskt har kommissionen inte så stor erfarenhet när det gäller att utvärdera effekterna av informationskampanjerna, men den är fortsatt öppen för förslag och råd från experter inom detta område. Verktygen kan i stort sett delas upp i de två kategorierna allmänna och specifika verktyg. Om de tolkas korrekt kan de allmänna verktygen anses ge en bild av den allmänna debatten/attityden, medan de specifika verktygen avser en särskild fråga eller en särskild informationsverksamhet. Den första gruppen inbegriper allmänna opinionsundersökningar och olika press- och mediaöversikter, däribland offentliga hearingar och diskussioner i speciella forum. Den andra gruppen är baserad på feedback från användare eller målgrupper. Sådan feedback kan ge viktiga upplysningar om hur informationsverksamheten överensstämmer med målsättningen, vilka effekter åtgärden har utanför den ursprungliga målgruppen och om tillvägagångssättet måste anpassas eller förändras. Allmänna verktyg - Eurobarometer, pressöversikter och offentliga hearingar Bland de allmänna verktygen har Eurobarometer funnits i 30 år. Den ger ögonblicksbilder av den allmänna opinionen, dvs. om inställningen till EU och dess politik, medvetenheten om institutionerna och deras trovärdighet, politiska prioriteringar och tidsramar samt om vilka informationskällor som föredras. Dessa uppgifter används för att förbereda och utvärdera informationsåtgärder för att utforma kampanjer och som allmän information till allmänheten. Varje år publiceras ett stort antal rapporter som citeras och kommenteras rikligt i media och stimulerar till offentlig debatt i Europa. Inom den närmaste framtiden avser kommissionen att göra liknande studier i kandidatländerna. Kvalitativa undersökningar och ögonblicksstudier, som båda kan vara mycket detaljerade, genomförs bland allmänheten eller speciella målgrupper (små och medelstora företag, jordbrukare, konsumenter etc.). Cirka 50 studier genomförs varje år som genererar en mycket stor mängd information som måste bearbetas riktigt. Dessutom måste användbarheten utvärderas. Press- och mediaöversikter hamnar i samma kategori och ovanstående resonemang gäller även för dessa verktyg. Kommissionen anser att det är viktigt att uppmärksamma effekterna av de olika institutionernas, regeringarnas och politikernas (särskilt parlamentsledamöternas) åtgärder och insatser samt effekterna av den nuvarande utvecklingen på samhället i allmänhet. Därför anslår kommissionen avsevärda resurser till detta område, bland annat två pressöversikter per dag, förvaltning av databasen och fyra översikter av pressrapporter per dag. Det finns utrymme för rationaliseringar (sammanslagningar av de olika institutionernas befintliga verksamhet vad gäller pressurklipp och översikter). Förbättringar är å andra sidan svårare (till exempel utvidgad täckning till att omfatta regionala tidningar och fackpress och förbättrad spridning av de befintliga översikterna och pressurklippen) eftersom alla strategier måste förena flera motstridiga faktorer, till exempel copyright, kvalitet (dvs. vid utläggning av vissa funktioner s. k. outsourcing), kostnader och tillgängliga budgetmedel. Ett alternativ som skulle kunna utforskas är att sprida pressöversikterna till nätverken och informationsställena mot att de täcker den regionala och specialiserade pressen. Specifika verktyg - feedback från användarna Information från användare eller befolkningsgrupper som har tagit del av särskilda informations- eller kommunikationsåtgärder ger en klarare bild av hur institutionernas insatser mottas, om än i mycket begränsad omfattning. De olika aktiviteter som nämns i kapitel 2 i detta meddelande når hundratusentals användare per dag (1,5 miljoner dokument per dag konsulteras på webbplatsen Europa och 100 000 frågor ställdes till Europa direkt förra året). Dessa system hanterar informationsmängder som måste analyseras mer systematiskt i framtiden och utnyttjas under utvärderingen. Europa direkt tar emot frågor direkt från enskilda personer. Statistik över de behandlade ämnena och frågorna kan visa på brister i de allmänna informationsprioriteringarna och hänvisa direkt till medborgarnas problem. På samma sätt har Eurojus-systemet med fri juridisk rådgivning till enskilda personer belyst områden - särskilt när det gäller fri rörlighet för personer och etableringsrätt - där det krävdes mer information. Internet är också en ny informationskälla för hur väl institutionerna svarar mot allmänhetens behov av information. Webbplatsen Europa och representationernas hemsidor tar emot reaktioner och förfrågningar från allmänheten på i stort sett följande sätt: Genom direkta e-posttjänster där användare kan ställa frågor, kommentera eller beställa publikationer och annat material, och genom statistik över de mest besökta sidorna på de olika webbplatserna. Det är möjligt - och nödvändigt - att anpassa informationsutbudet efter dessa indikationer från allmänheten. När det gäller nätverken har just försöksfasen av ett nytt ständigt övervakningssystem avslutats och systemet har tagits i drift. Det utgör en blandning av de allmänna och specifika synsätten, dvs. det gör det möjligt att övervaka alla de enskilda punkterna och nätverket som sådant med hänsyn till användare, offentliga kontakter och verksamhetsnivåer. Samtidigt är det möjligt att identifiera faktorer vad gäller feedback från användare, till exempel återkommande frågor, användarintresse efter temagrupper, kön, ålder etc. Dess framtida verksamhet kommer att övervakas närmare, med särskild betoning på möjligheten att utvidga systemet till att även omfatta annan verksamhet. Välorganiserade och väl förberedda offentlig hearingar kan ge ytterligare kännedom om allmänhetens uppfattning om och reaktioner på institutionernas information. De gör det också möjligt att ha en verklig dialog mellan dem som förmedlar informationen (institutioner och medlemsstater) och dem som tar emot den, och kan sålunda ge upphov till givande utbyten om kommunikationsstrategier och prioriteringar. Genom hearingar och offentliga debatter är det också möjligt att övervaka utvecklingen över tiden när det gäller allmänhetens kännedom och uppfattning om viktiga frågor, till exempel utvidgningen. Det är dock svårt att jämställa detta med ett mått på effekterna av gemenskapens informationspolitik eftersom det finns ett stort antal andra faktorer att beakta, men den långsiktiga trenden vad gäller kunskap (känslan av att vara informerad) skulle kunna ange om mer (eller ännu mindre) information krävs i en särskild fråga. Offentliga hearingar skulle på så sätt kunna bli ett nyttigt komplement till Eurobarometer och pressöversikter. Alla källor skulle kunna utnyttjas mer om det fanns tillgängliga resurser för analys av den stora mängden uppgifter. FINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKT Politikområde(n): MEDIA OCH KOMMUNIKATION Verksamheter(er): 01-02-20-21-22 Åtgärdens betäckning: Meddelande om en ny ram för samarbetet inom informations- och kommunikationspolitiken i Européiska unionen 1. BERÖRDA BUDGETPOSTER (nummer och beteckning) B3-300, B3-300A, B3-301, B3301A, B3-303, B3-303A, B3-306, B3-306A, A0-1112-A0-4200, A0-421 och rubrik 7. 2. ALLMÄNNA UPPGIFTER 2.1 Sammanlagda anslag för åtgärden (avsnitt B): 432,717 miljoner euro i åtagandebemyndiganden för hela tillämpningsperioden. 2.2 Tillämpningsperiod: Budgetåret 2002 och följande år. 2.3 Flerårig total utgiftsberäkning: a) Förfalloplan för åtagandebemyndiganden/betalningsbemyndiganden (finansiellt stöd) (se punkt 6.1.1) Miljoner euro (avrundat till tre decimaler) >Plats för tabell> b) Tekniskt och administrativt stöd och stödutgifter (se punkt 6.1.2) >Plats för tabell> >Plats för tabell> c) Total budgetkonsekvens i form av personalutgifter och övriga administrativa utgifter (exkl. löner) >Plats för tabell> >Plats för tabell> 2.4 Förenlighet med den ekonomiska planeringen och budgetplanen ( Förslaget är förenligt med gällande ekonomisk planering ( Förslaget kräver omfördelningar under den berörda rubriken i budgetplanen, ( i nödvändiga fall med stöd av bestämmelserna i det interinstitutionella avtalet. 2.5 Påverkan på inkomsterna X Inkomsterna påverkas inte (gäller tekniska aspekter på genomförandet av en åtgärd). 3. BUDGETTEKNISKA UPPGIFTER >Plats för tabell> 4. RÄTTSLIG GRUND Uppgifter som ingår i kommissionens institutionella behörigheter. 5. BESKRIVNING AV ÅTGÄRDEN OCH SKÄL FÖR ÅTGÄRDEN 5.1 Behovet av gemenskapsåtgärder 5.1.1 Mål för åtgärden Syftet med detta meddelande är dels att utveckla informationen till EU-medborgarna på lokal nivå och dels att förbättra det institutionella samarbetet så att allmänheten får en gemensam uppfattning om institutionerna. Avsikten är att dessa övergripande målsättningar skall uppnås genom en ökad decentralisering av de allmänna informationsåtgärderna och en större utbredning av kommissionens informationsställen och nätverk. 5.1.2 Förhandsutvärdering Meddelandet innehåller övergripande riktlinjer där genomförandebestämmelserna i de flesta fall ännu inte angetts. Åtgärderna i samband med förhandsutvärderingen är beroende av dessa bestämmelsers art och omfattning. 5.1.3 Åtgärder som vidtagits som följd av en efterhandsutvärdering Den utveckling som beskrivs i meddelandet är ett uttryck för en ny strategi på informationsområdet. 5.2 Planerad verksamhet och villkor för finansiering via budgeten Detta meddelandes påverkan på budgeten rör främst kapitel B3-3, såväl vad gäller driftsutgifter som tekniska och administrativa utgifter. De planerade åtgärderna avser främst allmänna informationsåtgärder, informationsställen, kommunikationsåtgärder och prioriterad informationsverksamhet (Prince). 5.3 Genomförandebestämmelser Genomförandet avser huvudsakligen följande verksamheter: Allmänna åtgärder för information - Kvalitativa förbättringar av den redaktionella utformningen i skriftliga och elektroniska publikationer. - Bättre möjligheter till återkoppling när det gäller informationspolitiken. - Decentraliserade informationsåtgärder som riktas till allmänheten via representationskontoren om de områden som prioriteras. - Utvärderingsrapport om åtgärdens effekt kombinerad med olika informationsmedel som används inom ramen för den nya informationspolitiken (stödutgifter). Informationsställen - Den betydelse som ges information i närområdet medför att en utveckling av nätverken och informationsställena blir nödvändig. De planerade åtgärderna är följande: Inrättande av ytterligare ett nationellt center vartannat år (2003-2005). Inrättande av ytterligare ett regionalt center vartannat år. Inrättande av nya informationskontor för landsbygdsutveckling och Euroinfoställen varje år. Med hänsyn till den geografiska utbredningen och befolkningstätheten anser kommissionen att det krävs minst 476 informationsställen. Med tanke på att gemenskapens finansiering av Euroinfoställen och informationskontor för landsbygdsutveckling motsvaras av ett fast belopp på 20 000 euro/informationsställe, medför det på sikt en årlig samlad finansiering på 9 520 000 euro. Förstärkning av de decentraliserade och allmänna samordningsmötena. Inledning av fler verksamheter på informationsställena. Allmänna åtgärder för kommunikation Den decentraliserade informationen och kommunikationen medför en ökning av kontorens uppgifter. Kompletterande medel krävs, bland annat för att utveckla elektroniska publikationer, direkta kommunikationsåtgärder, seminarier och konferenser, osv. Utvecklingen av representationskontorens uppgifter gör det nödvändigt att anlita tjänster från kommunikationsspecialister. De tillgängliga medlen måste följaktligen anpassas (beräknade kostnader för tekniskt och administrativt bistånd: 23 x 45 000 euro). Anlitande av "Eurojus-rådgivare" medför kompletterande kostnader. Prioriterade informationsåtgärder Informationsverksamheten Prince som tas upp i detta meddelande täcker: - Utvidgningen. - Unionens framtid. - Ett område med frihet, säkerhet och rättvisa samt stadgan om de grundläggande rättigheterna. - Euron. - Europeiska unionens insats i världen. Utvecklingen av utgifterna för genomförandet av programmet Prince beror på de beslut/riktlinjer som kommissionen antagit eller kommer att anta. De resurser som krävs för att genomföra dessa informationsåtgärder kommer att värderas mot bakgrund av de särskilda åtgärder som man skall fatta beslut om. 6. BUDGETKONSEKVENSER 6.1 Totala budgetkonsekvenser för avsnitt B (för hela programperioden) De kompletterande behov som följer av detta meddelande kommer till stor del att täckas av en omfördelning av medlen inom avdelning B3-3 (Information och kommunikation). Siffrorna nedan är för närvarande den bästa tillgängliga uppskattningen av de kompletterande anslag som behövs. De kommer att ses över i samband med kommissionens årliga beslut om politisk strategi. 6.1.1 Finansiellt stöd Åtagandebemyndiganden, miljoner euro (avrundat till tre decimaler) >Plats för tabell> 6.1.2 Tekniskt och administrativt stöd, stödutgifter och IT-utgifter (åtagandebemyndiganden) >Plats för tabell> Berörda BA-poster (punkt 1 + 2) >Plats för tabell> 6.2. Kostnadsberäkning per åtgärd för avsnitt B (för hela programtiden) Åtagandebemyndiganden, miljoner euro i (avrundat till tre decimaler) >Plats för tabell> 7. EFFEKTER PÅ PERSONALRESURSER OCH ADMINISTRATIVA UTGIFTER (1) 7.1. Personalbehov för åtgärden GD PRESS ansöker inte om fler tjänster för 2002 i samband med detta meddelande. Under 2002 har GD PRESS för avsikt att inleda sin decentraliseringsverksamhet med hänsyn till de nya riktlinjerna i meddelandet med den personalstyrka som den kommer att beviljas under 2002 i samband med institutionens årliga tilldelning av tjänster. När det gäller personalbehoven under kommande år skall en värdering göras under slutet av 2001/ början av 2002 av nödvändiga resurser i förhållande till tillgängliga resurser och konstaterade behov, så att eventuella ansökningar om ytterligare tjänster kan ingå i den årliga politiska strategin för 2003. För övrigt är det nödvändigt att utveckla representationskontorens rotationssystem. För att det skall bli effektivt med hänsyn till de begränsade personalresurserna i tjänsteförteckningen skall GD PRESS, i enighet med GD BUDG och GD ADMIN, utarbeta förfaranden som syftar till att underlätta personalens återintegrering i slutet av deras tjänstgöring på ett representationskontor. 7.2 Total budgetkonsekvens av ytterligare personalbehov >Plats för tabell> 7.3 Övriga administrativa utgifter till följd av åtgärden >Plats för tabell> Beloppen avser totala utgifter för 12 månader. * Tjänsteresor (A0-701) 300 000 Tjänsteresor för att klara av de nya behov som uppstår till följd av den decentraliserade kommunikations- och informationsverksamheten, för tjänstemän från representationskontoren till institutionen, tjänstemän från representationskontoren inom medlemsstaterna och tjänstemän från institutionen till representationskontoren för interna kontroller. * Möten (A0-703) 50 000 Belopp motsvarande det förväntade antalet möten inom ramen för den nya verksamheten (5 extra möten). * Studier (A0-705) 50 000 Studier och utvärderingar av all den verksamhet som GD PRESS genomför inom ramen för detta meddelande. * Vidareutbildning (A0-706) 20 000 Särskilda utbildningsprogram skall organiseras på områdena information, förvaltning och kontroll. * Kontor i gemenskapen: Fastigheter, utrustning, verksamhet (A0-4200) 230 000 Beloppet är en samlad uppskattning av de behov som kan komma att behövas för representationskontorens utökade verksamhet. Denna uppskattning skall godkännas inom ramen för det normala budgetförfarandet. * Drift av och utrustning till radio- och tv-studior 200 000 För att möjliggöra en ökad spridning av gemenskapsinformationen inom hela unionen planeras en ökning av antalet studior, bland annat genom att informationsställena utrustas med det material som är nödvändigt för mottagning och upptagning av kommissionens satellitsändningar via informationskontoret EBS (Europe by satellite). En utveckling av EBS:s hemsida på såväl Intranet som Internet planeras också. Kostnaden för dessa två åtgärder beräknas till 200 000 euro. Detta belopp bör godkännas vid utarbetandet av den preliminära budgeten. I. Totalbelopp/år (tabell 7.2 + 7.3) 850 000 II. Varaktighet 4 III. Totalkostnad för åtgärden (I x II) 3 400 000 // euro år (från och med 2003) euro 8. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING 8.1 Metod för uppföljning Det interna rapporteringssystemet kommer att förstärkas för att ta hänsyn till informationspolitikens nya dimensioner, dvs. decentralisering och interinstitutionellt samarbete. 8.2 Planerad form och tidsplan för utvärderingar Informationsåtgärderna bör utvärderas minst en gång om året med hjälp av lämpliga metoder. 9. BESTÄMMELSER OM BEDRÄGERIBEKÄMPNING I alla avtal, överenskommelser och rättsliga åtaganden som ingås mellan kommissionen och stödmottagarna föreskrivs att kommissionen och revisionsrätten får utföra kontroller på plats i första eller i andra ledet (dvs. hos dem som får stödet direkt från gemenskapen eller hos de stödmottagare i andra led som genomför en decentraliserad verksamhet), samt att verifikationer kan krävas för alla utgifter som betalats inom ramen för dessa avtal, överenskommelser och rättsliga åtaganden upp till fem år efter det att avtalsperioden har löpt ut. Stödmottagarna är skyldiga att lämna rapporter och ekonomiska redovisningar. Dessa granskas dels innehållsmässigt, dels med tanke på huruvida utgifterna är stödberättigade, i enlighet med gemenskapsfinansieringens syfte och med beaktande av avtalsförpliktelserna och principerna om en sund och god ekonomisk förvaltning.