om öppenhetsregistret för organisationer och egenföretagare som är involverade i utformning och genomförande av EU:s politik

EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA KOMMISSIONEN (nedan kallade parterna) har ingått detta avtal,

med beaktande av fördraget om Europeiska unionen, särskilt artikel 11.1 och 11.2, fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 295, och fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen (nedan tillsammans kallade fördragen), och av följande skäl:

EU:s beslutsfattare agerar inte isolerat från det civila samhället, utan för en öppen, transparent och fortlöpande dialog med intresseorganisationer och det civila samhället.

Parterna har sett över det öppenhetsregister (nedan kallat registret) som inrättades genom det interinstitutionella avtalet av den 23 juni 2011 mellan Europaparlamentet och Europeiska kommissionen om inrättandet av ett öppenhetsregister för organisationer och egenföretagare som är involverade i utformningen och genomförandet av EU:s politik (1), i enlighet med punkt 30 i det avtalet.

1. Inrättandet och driften av registret ska varken påverka eller föregripa målen i Europaparlamentets resolution av den 8 maj 2008 om utvecklingen av en ram för den verksamhet som bedrivs av företrädare för intressegrupper (lobbyverksamhet) vid Europeiska unionens institutioner (2) respektive dess beslut av den 11 maj 2011 om ingående av ett interinstitutionellt avtal mellan parlamentet och kommissionen om ett gemensamt öppenhetsregister (3).

2. Registret ska drivas i överensstämmelse med unionsrättens allmänna principer, inbegripet principerna om proportionalitet och icke-diskriminering.

3. Registret ska drivas med respekt för Europaparlamentets ledamöters rätt att utan begränsningar utöva sitt parlamentariska mandat.

4. Registret ska drivas utan att inkräkta på parternas behörighet eller rättigheter eller påverka deras respektive organisatoriska befogenheter.

5. Parterna ska sträva efter att behandla alla aktörer som ägnar sig åt liknande verksamhet på liknande sätt, och se till att organisationer och egenföretagare som är involverade i utformningen och genomförandet av EU:s politik registreras på jämlika villkor.

7. Registret omfattar all verksamhet, med de undantag som nämns i punkterna 10–12, som avser att direkt eller indirekt påverka utformning eller genomförande av EU-institutionernas politik och beslutsprocesser, oavsett var de genomförs och med vilken kommunikationskanal eller vilket medium de genomförs, till exempel genom utkontraktering, massmedier, kontrakt med professionella mellanhänder, tankesmedjor, plattformar, forum, kampanjer och gräsrotsinitiativ.

I detta avtal ska ”direkt påverkan” innebära direkt kontakt eller kommunikation med EU-institutionerna eller andra åtgärder som utgör en uppföljning av sådan verksamhet, och ”indirekt påverkan” ska innebära utnyttjande av mellanliggande kanaler såsom massmedier, den allmänna opinionen, konferenser eller sociala evenemang riktade mot EU-institutionerna.

8. Alla organisationer och egenföretagare, oavsett rättslig status, som bedriver eller förbereder verksamhet som omfattas av registret förväntas registrera sig.

All verksamhet som omfattas av registret och som utformas enligt avtal av en mellanhand som tillhandahåller juridisk eller annan professionell rådgivning ska berättiga till registrering för både mellanhanden och klienten. Sådana mellanhänder ska redogöra för alla klienter som man har sådana avtal med och för inkomsten per klient för representationsverksamhet i enlighet med bilaga II punkt II.C.2.b. Detta krav befriar inte klienterna från kravet att i sina egna kostnadsberäkningar ta med kostnaden för andra verksamheter som läggs ut på en mellanhand.

9. En organisation ska omfattas av registret endast om den bedriver verksamhet som omfattas av registret och som har lett till direkt eller indirekt kommunikation med en eller flera av EU-institutionerna. En organisation som bedöms vara icke-berättigad kan strykas ur registret.

10. Verksamhet som avser juridisk eller annan professionell rådgivning omfattas inte av registret om

Om ett enskilt företag och dess rådgivare är part i ett visst rättsligt eller administrativt ärende eller förfarande ska verksamhet som har direkt samband med ärendet och inte i sig är inriktad på att ändra den befintliga rättsliga ramen inte omfattas av registret. Denna regel gäller samtliga verksamhetsområden inom Europeiska unionen.

Följande verksamheter avseende tillhandahållande av juridisk eller annan professionell rådgivning omfattas emellertid av registret om de är avsedda att påverka EU-institutionerna, deras ledamöter eller dessas assistenter, eller tjänstemän eller annan EU-personal:

11. Verksamhet som bedrivs av arbetsmarknadens parter inom ramen för den sociala dialogen (fackföreningar, arbetsgivarorganisationer etc.) omfattas inte av registret när de deltar i sådan verksamhet som ingår i deras roll enligt fördragen. Detta ska i tillämpliga delar även tillämpas på enheter som i fördragen särskilt utsetts till att spela en institutionell roll.

12. Verksamhet som bedrivs på direkt och individuell begäran av en EU-institution eller ledamot av Europaparlamentet, t.ex. enstaka eller återkommande förfrågningar om faktauppgifter, data eller sakkunskap, omfattas inte av registret.

13. Registret omfattar inte kyrkor och religiösa samfund. Byråer eller rättsliga organ för intressebevakning, byråer och nätverk som företräder kyrkor och religiösa samfund gentemot EU-institutionerna samt deras organisationer förväntas dock registrera sig.

14. Registret omfattar inte politiska partier. Organisationer med verksamhet som omfattas av registret vilka bildas eller stöds av politiska partier förväntas dock registrera sig.

15. Registret omfattar inte medlemsstaternas regeringar, tredjeländernas regeringar, internationella mellanstatliga organisationer och deras diplomatiska beskickningar.

16. Regionala myndigheter och deras representationskontor förväntas inte registrera sig, men kan göra det om de så önskar. Alla organisationer eller nätverk som skapats för att kollektivt företräda regioner förväntas registrera sig.

17. Alla regionala och lokala myndigheter utom dem som avses i punkt 16, såsom kommuner eller städer, och deras representationskontor, organisationer och nätverk förväntas registrera sig.

18. Nätverk, plattformar eller andra former av kollektiv verksamhet vilka saknar rättslig status eller status som juridisk person, men i praktiken utgör en källa till organiserat inflytande och vars aktiviteter omfattas av registret, förväntas registrera sig. Medlemmarna i sådan typ av kollektiv verksamhet ska utse en företrädare som agerar som deras kontaktperson och som ansvarar för kontakterna med det gemensamma sekretariatet för öppenhetsregistret.

19. De verksamheter som ska beaktas vid bedömningen av huruvida registreringen är berättigad är de som är (direkt eller indirekt) inriktade på EU:s institutioner, byråer och organ samt deras ledamöter och dessas assistenter, liksom deras tjänstemän och övriga personal. Sådana verksamheter omfattar inte verksamhet som är inriktad på medlemsstaterna, framför allt inte sådan som är inriktad på deras ständiga representationer vid Europeiska unionen.

20. De europeiska nätverken, förbunden, organisationerna eller plattformarna uppmanas att ta fram gemensamma, tydliga riktlinjer för sina medlemmar där den verksamhet som omfattas av registret anges. De förväntas offentliggöra dessa riktlinjer.

22. Europaparlamentets och Europeiska kommissionens generalsekreterare ska vara ansvariga för att övervaka systemet och för alla viktiga operativa aspekter. Efter överenskommelse ska de vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra avtalet.

23. Även om systemet drivs gemensamt har parterna rätt att använda registret oberoende av varandra för sina egna specifika ändamål.

24. För att tillämpa systemet upprätthåller Europaparlamentets och Europeiska kommissionens avdelningar en gemensam operativ struktur som kallas det gemensamma sekretariatet för öppenhetsregistret (nedan kallat det gemensamma sekretariatet). Det gemensamma sekretariatet består av en grupp tjänstemän från Europaparlamentet och Europeiska kommissionen enligt en överenskommelse mellan de behöriga avdelningarna. Det gemensamma sekretariatets arbete samordnas av en enhetschef vid Europeiska kommissionens generalsekretariat. Det gemensamma sekretariatets uppgift är bland annat att ta fram riktlinjer för genomförandet, inom ramarna för det föreliggande avtalet, i syfte att underlätta en enhetlig regeltolkning för de registrerade samt kontrollera kvaliteten på registrets innehåll. Det gemensamma sekretariatet ska använda de administrativa resurser som står till dess förfogande för att utföra kvalitetskontroller av innehållet i registret, men det är de registrerade som är ytterst ansvariga för de upplysningar de lämnat.

25. Parterna ska anordna lämplig utbildning och interna informationskampanjer för att öka medvetenheten om registret och om förfarandena för anmärkningar och klagomål bland sina ledamöter och sin personal.

26. Parterna ska vidta lämpliga externa åtgärder för att öka medvetenheten om registret och främja dess användning.

27. Grundläggande statistik ur registrets databas ska offentliggöras regelbundet på öppenhetsregistrets webbplats Europa och ska vara tillgänglig via en användarvänlig sökmotor. Det offentliga innehållet i den databasen ska vara tillgängligt på begäran i elektroniskt, maskinläsbart format.

28. Europaparlamentets och Europeiska kommissionens båda generalsekreterare ska överlämna en årsrapport om registrets verksamhet till Europaparlamentets berörda vice talman och till Europeiska kommissionens berörda vice ordförande. Årsrapporten ska innehålla faktauppgifter om registret, dess innehåll och dess utveckling och ska offentliggöras varje år för det föregående kalenderåret.

29. Europaparlamentets passerkort kommer endast att utfärdas till personer som företräder eller arbetar för organisationer som omfattas av registret, om dessa organisationer eller personer har registrerat sig. Registrering ger emellertid inte automatiskt rätt till ett sådant passerkort. Utfärdande och kontroll av passerkort med längre giltighetstid som ger tillträde till Europaparlamentets lokaler ska även fortsättningsvis skötas av parlamentet genom ett internt förfarande som parlamentet självt ansvarar för.

30. Parterna ska erbjuda incitament inom ramen för sin administrativa befogenhet för att uppmuntra registrering inom den ram som skapas genom detta avtal.

De incitament som Europaparlamentet erbjuder de registrerade kan bland annat vara följande:

De incitament som Europeiska kommissionen erbjuder de registrerade kan bland annat vara följande:

De särskilda incitament som står till de registrerades förfogande ska meddelas till dem av parterna.

31. Vem som helst får göra anmärkningar och lämna in klagomål med hjälp av det standardiserade kontaktformuläret på registrets webbplats, i fråga om eventuella överträdelser av uppförandekoden i bilaga III. Anmärkningar och klagomål ska behandlas i enlighet med de förfaranden som fastställs i bilaga IV.

32. En anmärkningsmekanism är ett komplement till de kvalitetskontroller som utförs av det gemensamma sekretariatet i enlighet med punkt 24. Vem som helst kan göra en anmärkning rörande sakfel i de uppgifter som lämnats av de registrerade. Anmärkningar kan också göras i fråga om icke-berättigade registreringar.

33. Vem som helst kan lämna in ett formellt klagomål vid misstanke om att en registrerad inte följer uppförandekoden, när det inte handlar om sakfel. Klagomål ska styrkas med sakuppgifter vid misstänkta överträdelser av uppförandekoden.

Det gemensamma sekretariatet ska utreda den misstänkta överträdelsen av uppförandekoden med vederbörlig hänsyn till principerna om proportionalitet och god förvaltning. Om registrerade eller deras företrädare avsiktligt överträder uppförandekoden ska de åtgärder som fastställs i bilaga IV tillämpas.

34. Om upprepat bristande samarbete, upprepat olämpligt uppträdande eller allvarliga överträdelser av uppförandekoden har konstaterats av det gemensamma sekretariatet enligt de förfaranden som beskrivs i punkterna 31–33 ska den registrerade i fråga strykas ur registret under antingen ett eller två år, och denna åtgärd kommer då att omnämnas i registret, i enlighet med bilaga IV.

35. Europeiska rådet och rådet uppmanas att ansluta sig till registret. EU:s övriga institutioner, organ och byråer uppmanas att själva tillämpa detta avtal som ett referensinstrument för sin egen samverkan med organisationer och egenföretagare som är involverade i utformningen och genomförandet av EU:s politik.

36. Detta avtal ska ersätta avtalet av den 23 juni 2011 mellan Europaparlamentet och Europeiska kommissionen, som ska upphöra att gälla från och med den dag då detta avtal träder i kraft.

38. Detta avtal träder i kraft den tjugonde dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning. Det ska gälla från och med den 1 januari 2015.

Enheter som redan är registrerade den dag då detta avtal träder i kraft ska ändra sin registrering så att den uppfyller de nya kraven i detta avtal inom tre månader från ikraftträdandet.

(4) Den yrkesrelaterade uppförandekod som en registrerad företrädare följer kan innebära skyldigheter som går utöver de krav som fastställs i uppförandekoden i bilaga III.

(5) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EUT L 145, 31.5.2001, s. 43).

BILAGA I

”Öppenhetsregister”

Organisationer och egenföretagare som är involverade i utformning och genomförande av EU:s politik

Sektioner

Beskrivning/anmärkningar

I –	Professionella konsultfirmor/advokatbyråer/fristående konsulter

Undersektion

Professionella konsultfirmor

Firmor som för klienters räkning utför advokatverksamhet, lobbyverksamhet och PR-verksamhet samt sköter samhällskontakter (public affairs) och kontakter med offentliga myndigheter.

Undersektion

Advokatbyråer

Advokatbyråer som för klienters räkning utför advokatverksamhet, lobbyverksamhet och PR-verksamhet samt sköter samhällskontakter (public affairs) och kontakter med offentliga myndigheter.

Undersektion

Fristående konsulter

Konsulter eller advokater som är egenföretagare och som för klienters räkning utför advokatverksamhet, lobbyverksamhet och PR-verksamhet samt sköter samhällskontakter (public affairs) och kontakter med offentliga myndigheter. Denna undersektion av registrerade är till för enheter som endast består av en person.

II –	Företagsegna lobbyister samt bransch-/näringslivs-/yrkesorganisationer

Undersektion

Företag och koncerner

Företag eller koncerner (med eller utan rättslig status) som bedriver företagsegen advokatverksamhet, lobbyverksamhet, PR-verksamhet samt samhällskontakter (public affairs) för egen räkning.

Undersektion

Bransch- och yrkesorganisationer

Organisationer (med eller utan vinstsyfte) som företräder vinstdrivande företag eller blandade grupper och plattformar.

Undersektion

Fackföreningar och näringslivsorganisationer

Enheter som företräder enskilda arbetstagares, anställdas, branschers eller yrkens intressen.

Undersektion

Andra organisationer, bland annat

—	enheter (med eller utan vinstsyfte) som anordnar evenemang,

—	intresserelaterade medieenheter eller forskningsinriktade enheter som har en koppling till privata vinstdrivande intressen,

—	tillfälliga koalitioner och tidsbegränsade sammansättningar (med vinstdrivande medlemskap).

III –

Icke-statliga organisationer

Undersektion

Icke-statliga organisationer, plattformar, nätverk, tillfälliga koalitioner, tidsbegränsade sammansättningar och andra liknande organisationer

Icke vinstdrivande organisationer (med eller utan rättslig status) som är oberoende av offentliga myndigheter eller kommersiella organisationer. Detta omfattar stiftelser, välgörenhetsinrättningar osv.

Varje sådan enhet som har vinstdrivande medlemmar måste registrera sig i sektion II.

IV –	Tankesmedjor, forskningsinstitutioner och akademiska institutioner

Undersektion

Tankesmedjor och forskningsinstitutioner

Specialiserade tankesmedjor och forskningsinstitutioner som ägnar sig åt Europeiska unionens verksamhet och politik.

Undersektion

Akademiska institutioner

Institutioner vars huvudsyfte är utbildning men som även ägnar sig åt Europeiska unionens verksamhet och politik.

V –	Organisationer som företräder kyrkor och religiösa samfund

Undersektion

Organisationer som företräder kyrkor och religiösa samfund

Juridiska personer, byråer, nätverk eller organisationer som har inrättats för intressebevakning.

VI –	Organisationer som företräder lokala, regionala och kommunala myndigheter, övriga offentliga eller blandade enheter etc.

Undersektion

Regionala strukturer

Regioner och dessas representationskontor förväntas inte registrera sig, men kan göra det om de så önskar. Organisationer eller nätverk som har inrättats för att kollektivt företräda regioner förväntas registrera sig.

Undersektion

Andra regionala eller lokala myndigheter

Alla andra regionala eller lokala myndigheter, såsom kommuner eller deras representationskontor samt nationella organisationer och nätverk förväntas registrera sig.

Undersektion

Gränsöverskridande organisationer och nätverk av regionala eller andra regionala eller lokala myndigheter

Undersektion

Övriga offentliga eller blandade enheter, inrättade genom lag i syfte att agera i allmänhetens intresse

Omfattar andra organisationer med offentlig eller blandad (offentlig/privat) status.

BILAGA II

UPPGIFTER SOM SKA LÄMNAS AV DE REGISTRERADE

I. ALLMÄNNA OCH GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER

a)	Organisationens namn, adress till huvudkontoret och i förekommande fall adress i Bryssel, Luxemburg eller Strasbourg, telefonnummer, e-postadress och webbplats.

Namnen på den juridiskt ansvarige för organisationen och på organisationens chef eller affärsledande delägare eller, i tillämpliga fall, huvudsaklig kontakt när det gäller verksamhet som omfattas av registret (dvs. den ansvarige för EU-frågor). Namn på personer med tillstånd att få tillträde till Europaparlamentets lokaler (1).

Antal personer (ledamöter, anställda, etc.) som ägnar sig åt verksamhet som omfattas av registret och personer som har ett passerkort till Europaparlamentets lokaler samt den tid som var och en av dessa personer ägnar åt sådan verksamhet, angivet i någon av följande procentandelar av en heltidstjänst: 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %.

d)	Mål/ansvarsområde – intresseområden – verksamhet – verksamhetsländer – nätverkstillhörighet – allmänna uppgifter inom registrets användningsområde.

e)	Medlemskap och i tillämpliga fall antal medlemmar (enskilda personer och organisationer).

II. SPECIFIKA UPPGIFTER

A. Verksamheter som omfattas av registret

Särskilda detaljuppgifter ska lämnas om de viktigaste lagstiftningsförslagen eller politikområdena som omfattas av den registrerades verksamhet och som omfattas av registret. Hänvisningar till andra specifika verksamheter, såsom evenemang eller publikationer, kan också göras.

B. Kopplingar till EU:s institutioner

a)	Medlemskap i högnivågrupper, rådgivande kommittéer, expertgrupper, andra EU-stödda strukturer och plattformar etc.

b)	Medlemskap eller deltagande i Europaparlamentets tvärpolitiska grupper eller branschforum osv.

C. Finansiell information rörande de verksamheter som omfattas av registret

Alla registrerade ska lämna följande:

a)	En uppskattning av de årliga kostnaderna för de verksamheter som omfattas av registret. De finansiella uppgifterna ska omfatta ett helt verksamhetsår och avse det senaste avslutade räkenskapsåret, räknat från dagen för registrering eller dagen då registreringsuppgifterna uppdaterades.

b)	Belopp och källa för finansiering från EU-institutionerna under det senaste avslutade räkenskapsåret från dagen för registrering eller dagen då registreringsuppgifterna uppdaterades. Dessa uppgifter ska motsvara de uppgifter som uppges av EU:s system för finansiell transparens (2).

Professionella konsultfirmor/advokatbyråer/fristående konsulter (sektion I i bilaga I) ska även uppge följande:

Omsättning som kan hänföras till verksamhet som omfattas av registret enligt följande uppställning:

Årlig omsättning för representationsverksamhet i euro

0–99 999

100 000–499 999

500 000–1 000 000

> 1 000 000

En förteckning över alla klienter för vilka man bedriver verksamhet som omfattas av registret. Inkomster från klienter för representationsverksamhet ska förtecknas enligt följande uppställning:

Storleksintervaller för representationsverksamhet per klient och år, i euro

0–9 999

10 000–24 999

25 000–49 999

50 000–99 999

100 000–199 999

200 000–299 999

300 000–399 999

400 000–499 999

500 000–599 999

600 000–699 999

700 000–799 999

800 000–899 999

900 000–1 000 000

> 1 000 000

Klienterna förväntas också registrera sig. Ekonomiska redogörelser som professionella konsultfirmor/advokatbyråer/konsulter som är egenföretagare upprättar om sina klienter (förteckning och uppställning) undantar inte dessa klienter från deras skyldighet att ta med verksamhet som lagts ut på underentreprenad i sin egen redogörelse, för att undvika att deras uppgivna utlägg underskattas.

Företagsegna lobbyister samt bransch-, näringslivs- och yrkesorganisationer (sektion II i bilaga I) ska även uppge följande:

Omsättning som kan hänföras till verksamhet som omfattas av registret, inbegripet belopp som understiger 10 000 EUR.

Icke-statliga organisationer – tankesmedjor, forskningsinstitutioner och akademiska institutioner – organisationer som företräder kyrkor och religiösa samfund – organisationer som företräder lokala, regionala och kommunala myndigheter, övriga offentliga eller blandade enheter etc. (sektionerna III–VI i bilaga I) ska även uppge följande:

a)	Organisationens totala budget.

b)	En uppdelning efter de främsta beloppen och källorna för finansiering.

(1) I slutet av registreringsförfarandet kan de registrerade begära tillstånd att få tillträde till Europaparlamentets lokaler. Namnen på de personer som får passerkort till Europaparlamentets lokaler ska införas i registret. Registrering ska inte ge automatisk rätt till ett sådant passerkort.

(2) http://ec.europa.eu/comm/eti/index_en.htm

BILAGA III

UPPFÖRANDEKOD

Parterna anser att alla företrädare för intressegrupper som samverkar med dem, oavsett om de gör det vid ett enstaka tillfälle eller mer regelbundet och oavsett om de är registrerade eller inte, bör agera i överensstämmelse med denna uppförandekod.

Företrädare för intressegrupper ska i sina förbindelser med EU:s institutioner och deras ledamöter, tjänstemän och övriga personal

a)	alltid uppge sitt namn och i förekommande fall sitt registreringsnummer, och namnet på den eller de enheter som de arbetar för eller företräder, uppge vilka intressen, mål eller syften de har och, i förekommande fall, ange namn på de klienter eller medlemmar de företräder,

b)	inte använda oärliga metoder för att skaffa, eller försöka skaffa, information eller genom otillbörliga påtryckningar eller olämpligt uppträdande påverka, eller försöka påverka, beslut,

inte påstå sig ha någon formell anknytning till Europeiska unionen eller dess institutioner i sina förbindelser med tredje man, och inte heller ge en missvisande bild av det faktum att de är registrerade på ett sätt som kan vilseleda tredje man eller tjänstemän eller annan EU-personal eller använda EU-institutionernas logotyper utan uttryckligt tillstånd,

se till att alla uppgifter som de lämnar vid registreringen och senare inom ramen för sin verksamhet som omfattas av registret så vitt de kan bedöma är fullständiga, aktuella och inte vilseledande, godta att alla uppgifter som de lämnar granskas och samtycka till att samarbeta vid administrativa förfrågningar om kompletterande information och uppdateringar,

e)	inte till tredje man sälja kopior av handlingar som erhållits från någon EU-institution,

f)	i allmänhet respektera och undvika alla hinder för genomförandet och tillämpningen av alla regler, uppförandekoder och goda förvaltningsmetoder som fastställts av EU:s institutioner,

g)	inte försöka förmå ledamöter vid Europeiska unionens institutioner, tjänstemän eller annan EU-personal, eller ledamöters assistenter eller praktikanter, att bryta mot de regler och uppförandenormer som gäller för dem,

h)	om de anställer före detta EU-tjänstemän eller annan EU-personal, eller EU-ledamöters före detta assistenter eller praktikanter, respektera de regler och konfidentialitetskrav som dessa är bundna av,

i)	inhämta förhandsgodkännande från den eller de ledamöter av Europaparlamentet som berörs i fråga om kontrakt med eller anställning av enskilda medarbetare till en ledamot,

j)	rätta sig efter reglerna om de rättigheter och skyldigheter som gäller för före detta ledamöter av Europaparlamentet och Europeiska kommissionen,

k)	informera dem som de företräder om deras skyldigheter gentemot EU-institutionerna.

Enskilda personer som har registrerat sig vid Europaparlamentet för att få ett personligt, icke överförbart passerkort till Europaparlamentets lokaler ska

l)	se till att alltid bära passerkortet synligt i Europaparlamentets lokaler,

m)	strikt rätta sig efter tillämpliga delar av Europaparlamentets arbetsordning,

n)	godta att varje beslut beträffande en begäran om tillträde till Europaparlamentets lokaler fattas av parlamentet och att registrering inte automatiskt innebär rätt till ett passerkort.

BILAGA IV

FÖRFARANDEN FÖR ANMÄRKNINGAR OCH FÖR UTREDNING OCH BEHANDLING AV KLAGOMÅL

I. Anmärkningar

Vem som helst kan lämna in en anmärkning till det gemensamma sekretariatet genom att fylla i det standardiserade kontaktformuläret på registrets webbplats, i fråga om uppgifter som finns i registret och ogiltiga registreringar.

Anmärkningar som gäller uppgifter i registret kommer att behandlas som påståenden om överträdelse av led d i uppförandekoden i bilaga III (1). Den registrerade kommer att uppmanas att uppdatera uppgifterna eller att förklara för det gemensamma sekretariatet varför uppgifterna inte behöver uppdateras. Om den registrerade inte samarbetar kan åtgärder i tabellen nedan (raderna 2–4) vidtas.

II. Klagomål

Etapp 1: Inlämnande av klagomål

1. Vem som helst kan lämna in ett klagomål till det gemensamma sekretariatet genom att fylla i ett standardformulär på registrets webbplats. Följande uppgifter ska anges i formuläret:

a)	Den registrerade som är föremål för klagomålet.

b)	Den klagandes namn och kontaktuppgifter.

c)	Närmare uppgifter om den påstådda överträdelsen av uppförandekoden, inbegripet eventuella handlingar eller annat material som stöder klagomålet, uppgifter om eventuell skada som klaganden vållats samt skäl att misstänka avsiktlig överträdelse av uppförandekoden.

Anonyma klagomål beaktas inte.

2. I klagomålet ska anges vilka bestämmelser i uppförandekoden som enligt den klagande har överträtts. Varje klagomål där det gemensamma sekretariatet anser att överträdelsen från början var tydligt oavsiktlig kan omkvalificeras till en anmärkning.

3. Uppförandekoden ska tillämpas uteslutande på förbindelserna mellan företrädare för intressegrupper och EU:s institutioner och får inte användas för att reglera förbindelserna mellan tredje parter eller mellan registrerade.

Etapp 2: Tillåtlighet

4. Efter det att klagomålet mottagits ska det gemensamma sekretariatet

a)	bekräfta mottagandet av klagomålet till den klagande inom fem arbetsdagar,

b)	bedöma huruvida klagomålet omfattas av registrets användningsområde, i enlighet med uppförandekoden i bilaga III och etapp 1 ovan,

kontrollera all bevisning som lagts fram till stöd för klagomålet, vare sig det gäller handlingar, annat material eller personliga uttalanden; i princip ska all materiell bevisning härröra från den berörda registrerade, från handlingar utfärdade av tredje man eller från offentligt tillgängliga källor; rent värderande omdömen från en klagande ska inte anses utgöra bevisning,

d)	på grundval av de analyser som avses i leden b och c fatta beslut om klagomålet är tillåtligt.

5. Om klagomålet bedöms vara otillåtligt ska det gemensamma sekretariatet underrätta den klagande skriftligen, med angivande av skälen till beslutet.

6. Om klagomålet bedöms vara tillåtligt ska det gemensamma sekretariatet underrätta både den klagande och den berörda registrerade om beslutet och om det förfarande som ska följas enligt vad som beskrivs nedan.

Etapp 3: Hantering av ett tillåtligt klagomål – granskning och provisoriska åtgärder

7. Den berörda registrerade ska underrättas av det gemensamma sekretariatet om innehållet i klagomålet och den bestämmelse/de bestämmelser som den påstådda överträdelsen gäller och ska samtidigt uppmanas att inom 20 arbetsdagar inkomma med sin ståndpunkt i fråga om klagomålet. Till stöd för ståndpunkten och inom samma tidsfrist får en inlaga från en representativ yrkesorganisation också läggas fram av den registrerade, i synnerhet för reglerade yrken eller organisationer som omfattas av yrkesetiska regler.

8. Om den tidsfrist som anges i punkt 7 inte respekteras ska den berörda registrerade tillfälligt uteslutas ur registret, fram till dess att samarbetet återupptas.

9. Alla uppgifter som samlas in under utredningen ska granskas av det gemensamma sekretariatet, som kan besluta att höra den berörda registrerade eller den klagande eller båda två.

10. Om granskningen av det framlagda materialet visar att klagomålet är ogrundat ska det gemensamma sekretariatet underrätta både den berörda registrerade och den klagande om detta, med angivande av skälen till beslutet.

11. Den berörda registrerade ska, om klagomålet befinns motiverat, tillfälligt uteslutas ur registret i avvaktan på åtgärder för att komma till rätta med problemet (se etapp 4 nedan) och kan bli föremål för ett antal ytterligare åtgärder, inklusive strykning ur registret och i förekommande fall indragning av tillstånd till tillträde till Europaparlamentets lokaler enligt parlamentets interna förfaranden (se etapp 5 och raderna 2–4 i tabellen över åtgärder nedan), särskilt i fall av bristande samarbete.

Etapp 4: Hantering av ett tillåtligt klagomål – lösning

12. Om ett klagomål befinns motiverat och problematiska frågor identifieras ska det gemensamma sekretariatet vidta alla nödvändiga åtgärder i samarbete med den berörda registrerade för att hantera och lösa problemet.

13. Om den berörda registrerade samarbetar ska det gemensamma sekretariatet avsätta en rimlig tidsperiod, efter en bedömning i varje enskilt fall, för att nå en lösning.

14. Om en tänkbar lösning på problemet har identifierats och den berörda registrerade samarbetar för att verkställa lösningen ska den berörda registrerade registrering aktiveras på nytt och klagomålsförfarandet avslutas. Det gemensamma sekretariatet ska underrätta både den berörda registrerade och den klagande om detta, med angivande av skälen till beslutet.

15. Om en tänkbar lösning på problemet har identifierats och den berörda registrerade inte samarbetar för att verkställa lösningen ska den registrerade strykas ur registret (se raderna 2 och 3 i tabellen över åtgärder nedan). Det gemensamma sekretariatet ska underrätta både den berörda registrerade och den klagande om detta, med angivande av skälen till beslutet.

16. Om en eventuell lösning på problemet kräver ett beslut från tredje man, exempelvis en medlemsstats myndighet, ska det gemensamma sekretariatets slutliga beslut upphävas till dess att ett sådant beslut har fattats.

17. Om den registrerade inte samarbetar inom 40 arbetsdagar från det att han eller hon underrättats om klagomålet i enlighet med punkt 7 ska åtgärder mot överträdelsen vidtas (se punkterna 19–22 under etapp 5 och raderna 2–4 i tabellen över åtgärder nedan).

Etapp 5: Hantering av ett tillåtligt klagomål – tabell över åtgärder som kan vidtas om uppförandekoden inte följs

18. Om korrigerande åtgärder omedelbart vidtas av den berörda registrerade ska både den klagande och den berörda registrerade från det gemensamma sekretariatet få en skriftlig bekräftelse på de faktiska omständigheterna och de korrigerande åtgärderna (se rad 1 i tabellen över åtgärder nedan).

19. Om den berörda registrerade inte reagerar inom den tidsfrist på 40 dagar som anges i punkt 17 ska den registrerade strykas ur registret (se rad 2 i tabellen över åtgärder nedan) och förlorar alla incitament kopplade till registreringen.

20. Om olämpligt uppträdande har konstaterats ska den registrerade strykas ur registret (se rad 3 i tabellen över åtgärder nedan) och förlora alla incitament kopplade till registreringen.

21. I de fall som avses i punkterna 19 och 20 får den berörda registrerade registrera sig på nytt om de skäl som ledde till strykningen ur registret har åtgärdats.

22. Om det bristande samarbetet eller det olämpliga uppträdandet befinns vara återkommande och avsiktligt, eller om allvarlig bristande efterlevnad har konstaterats (se rad 4 i tabellen över åtgärder nedan), ska ett beslut om att förbjuda omregistrering under en period på antingen ett år eller två år (beroende på sakens allvar) antas av det gemensamma sekretariatet.

23. Alla åtgärder som vidtas enligt punkterna 18–22 eller raderna 1–4 i tabellen över åtgärder nedan ska av det gemensamma sekretariatet meddelas till den berörda registrerade och till den klagande.

24. I fall där en åtgärd som vidtagits av det gemensamma sekretariatet innebär en långvarig strykning ur registret (se rad 4 i tabellen över åtgärder nedan) får den berörda registrerade – inom 20 arbetsdagar efter underrättelsen om åtgärden – till Europaparlamentets och Europeiska kommissionens båda generalsekreterare lämna in en motiverad begäran om förnyad prövning av åtgärden.

25. Efter det att tidsfristen på 20 dagar löpt ut eller efter det att generalsekreterarna har fattat ett slutgiltigt beslut ska Europaparlamentets berörda vice talman och Europeiska kommissionens berörda vice ordförande underrättas, och åtgärden ska anges offentligt i registret.

26. Om ett beslut att förbjuda omregistrering under en viss tidsperiod innebär en indragning av möjligheten att begära tillstånd att få tillträde till Europaparlamentets lokaler som företrädare för en intresseorganisation, ska Europaparlamentets generalsekreterare lägga fram ett förslag för kvestorskollegiet, som ska uppmanas att godkänna indragningen av tillträdestillståndet för den eller de berörda under den aktuella tidsperioden.

27. I sina beslut om tillämpliga åtgärder enligt denna bilaga ska det gemensamma sekretariatet ta vederbörlig hänsyn till principerna om proportionalitet och god förvaltning. Det gemensamma sekretariatets arbete ska samordnas av en enhetschef i Europeiska kommissionens generalsekretariat, under överinseende av Europaparlamentets och Europeiska kommissionens båda generalsekreterare, som ska hållas informerade.

Tabell över åtgärder som kan vidtas om uppförandekoden inte följs

Typ av bristande efterlevnad (numren hänvisar till punkterna ovan)

Åtgärd

Åtgärden ska offentliggöras i registret

Formellt beslut om indragning av tillstånd att få tillträde till Europa-parlamentets lokaler

Bristande efterlevnad som omedelbart åtgärdas (18)

Skriftligt meddelande med bekräftelse av de faktiska omständigheterna och hur de har åtgärdats.

Nej

Bristande samarbete med det gemensamma sekretariatet (19 och 21)

Strykning ur registret, avaktivering av tillståndet att få tillträde till Europaparlamentets lokaler samt förlust av andra incitament.

Nej

Olämpligt uppträdande (20 och 21)

Strykning ur registret, avaktivering av tillståndet att få tillträde till Europaparlamentets byggnader samt förlust av andra incitament.

Nej

Upprepat och avsiktligt bristande samarbete eller upprepat olämpligt uppträdande (22) och/eller allvarlig bristande efterlevnad

a)	Strykning ur registret i ett år och formell indragning av tillståndet att få tillträde till Europaparlamentets lokaler (som en ackrediterad företrädare för en intressegrupp).

b)	Strykning ur registret i två år och formell indragning av tillståndet att få tillträde till Europaparlamentets lokaler (som en ackrediterad företrädare för en intressegrupp).

Ja, genom beslut av Europaparlamentets och Europeiska kommissionens båda generalsekreterare.

Ja, genom beslut av kvestorskollegiet.

(1) Enligt led d ska företrädare för intressegrupper i sina förbindelser med EU:s institutioner, ledamöter, tjänstemän och övriga personal ”se till att alla uppgifter som de lämnar vid registreringen och senare inom ramen för sin verksamhet som omfattas av registret så vitt de kan bedöma är fullständiga, aktuella och inte vilseledande, godta att alla uppgifter som de lämnar granskas och samtycka till att samarbeta vid administrativa förfrågningar om kompletterande information och uppdateringar”.