om ett certifieringssystem för enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar och om ändring av förordning (EG) nr 653/2007

med beaktande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/49/EG av den 29 april 2004 om säkerhet på gemenskapens järnvägar och om ändring av rådets direktiv 95/18/EG om tillstånd för järnvägsföretag och direktiv 2001/14/EG om tilldelning av infrastrukturkapacitet, uttag av avgifter för utnyttjande av järnvägsinfrastruktur och utfärdande av säkerhetsintyg (1), särskilt artikel 14a,

med beaktande av Europeiska järnvägsbyråns rekommendation av den 8 juli 2010 om ett certifieringssystem för enheter som ansvarar för underhåll, och

1. I denna förordning fastställs ett system för certifiering av enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar enligt artikel 14a i direktiv 2004/49/EG.

2. Syftet med certifieringssystemet är att bevisa att en enhet som ansvarar för underhåll har inrättat sitt underhållssystem och kan uppfylla kraven i denna förordning, för att säkerställa att alla godsvagnar som enheten har underhållsansvar för är i säkert skick.

1. Certifieringssystemet ska gälla för alla enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar som ska användas i järnvägsnätet i unionen.

2. Underhållsverkstäder eller andra organisationer som åtar sig någon del av de funktioner som anges i artikel 4 kan tillämpa certifieringssystemet på frivillig grund och enligt de principer som anges i artikel 8 och bilaga I.

3. Hänvisningar till en infrastrukturförvaltare i artiklarna 5, 7 och 12 ska ses som hänvisningar som avser dess verksamhet med godsvagnar för transport av material för konstruktionsändamål eller för underhåll av infrastruktur. När en infrastrukturförvaltare använder godsvagnar för detta ändamål anses den göra detta i egenskap av järnvägsföretag.

1. I denna förordning ska definitionerna i artikel 3 i direktiv 2004/49/EG gälla.

a) ackreditering: ackreditering enligt definitionen i artikel 2.10 i förordning (EG) nr 765/2008.

b) ECM-certifikat: ett certifikat som utfärdas för en enhet som ansvarar för underhåll enligt artikel 14a.4 i direktiv 2004/49/EG.

c) certifieringsorgan: ett organ som utsetts i enlighet med artikel 10 och som ansvarar för certifieringen av enheter som ansvarar för underhåll, på grundval av kriterierna i bilaga II.

d) godsvagn: ett icke-självgående fordon avsett för transport av gods eller andra material som ska användas för verksamheter såsom konstruktion eller underhåll av infrastruktur.

e) underhållsverkstad: en mobil eller fast enhet bestående av personal, inklusive personal med ledningsansvar, verktyg och tillbehör avsedda för underhåll av fordon, delar, komponenter eller underenheter av fordon.

f) underhållsintyg: en försäkran som den enhet som utför underhållet ger till den som ansvarar för styrningen av flottans underhåll, om att underhållet har utförts i enlighet med underhållsbeställningarna.

g) intyg för återinsättande i drift: en försäkran, baserad på ett underhållsintyg, som ges till användaren, exempelvis ett järnvägsföretag eller en fordonsinnehavare, av enheten som ansvarar för underhåll, om att alla lämpliga underhållsarbeten har slutförts och att vagnen, som tidigare tagits ur drift, är i ett sådant skick att den kan användas på ett säkert sätt, eventuellt med tillfälliga användningsbegränsningar.

2. Enheten som ansvarar för underhåll ska se till att de funktioner som avses i punkt 1 uppfyller kraven och bedömningskriterierna i bilaga III.

3. Enheten som ansvarar för underhåll ska själv sköta ledningsfunktionerna men får lägga ut på entreprenad de underhållsfunktioner, eller delar av dem, som avses i leden b–d i punkt 1 till andra avtalsparter som omfattas av bestämmelserna i artikel 8. Om enheten som ansvarar för underhåll lägger ut underhållsfunktioner på entreprenad ska den se till att principerna i bilaga I tillämpas.

4. Oavsett vilka arrangemang som tillämpas för funktioner som läggs ut på entreprenad är enheten som ansvarar för underhåll ansvarig för resultatet av de underhållsaktiviteter som den förvaltar, och den ska inrätta ett system för att övervaka prestanda avseende dessa aktiviteter.

1. Varje järnvägsföretag eller infrastrukturförvaltare ska se till att de godsvagnar det/den använder, före godsvagnarnas avfärd, har en certifierad enhet som ansvarar för underhållet och att användningen av vagnen motsvarar certifikatets omfattning.

2. Alla parter som är involverade i underhållsprocessen ska utbyta relevant information om underhåll i enlighet med de kriterier som förtecknas i avsnitten I.7 och I.8 i bilaga III.

3. Efter det att avtal har slutits får ett järnvägsföretag begära information för operativa ändamål om underhållet av en godsvagn. Enheten som ansvarar för underhållet av godsvagnen ska besvara sådana förfrågningar direkt eller genom andra avtalsparter.

4. Inom ramen för ett avtal kan en enhet som ansvarar för underhåll begära information om driften av en godsvagn. Järnvägsföretaget eller infrastrukturförvaltaren ska besvara sådana förfrågningar antingen direkt eller genom andra avtalsparter.

5. Alla avtalsparter ska utbyta information om säkerhetsrelaterade fel, olyckor, tillbud, händelser som kunde ha lett till olyckor och andra farliga händelser samt om eventuella begränsningar i godsvagnarnas användning.

6. ECM-certifikaten ska godtas som bevis på att ett järnvägsföretag eller en infrastrukturförvaltare kan uppfylla de krav som reglerar underhåll och kontrollen över entreprenörer och leverantörer enligt punkterna B.1, B.2, B.3 och C.1 i bilaga II till kommissionens förordning (EU) nr 1158/2010 av den 9 december 2010 om en gemensam säkerhetsmetod för bedömning av överensstämmelse med kraven för att erhålla säkerhetsintyg för järnväg (4) och kommissionens förordning (EU) nr 1169/2010 av den 10 december 2010 om en gemensam säkerhetsmetod för bedömning av överensstämmelse med kraven för att erhålla säkerhetstillstånd för järnväg (5), såvida inte den nationella säkerhetsmyndigheten kan påvisa att det finns en betydande säkerhetsrisk.

7. Om en avtalspart, särskilt ett järnvägsföretag, har motiverade grunder att misstänka att en viss enhet som ansvarar för underhåll inte uppfyller kraven enligt artikel 14a.3 i direktiv 2004/49/EG eller certifieringskraven i denna förordning, ska avtalsparten utan dröjsmål underrätta certifieringsorganet om detta. Certifieringsorganet ska vidta lämpliga åtgärder för att utreda om påståendet om bristande efterlevnad är motiverat och ska informera de berörda parterna (om det är relevant även den behöriga nationella säkerhetsmyndigheten) om resultatet av sin utredning.

8. Om enheten som ansvarar för underhåll byts ut ska registreringsinnehavaren i enlighet med artikel 33.3 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2008/57/EG (6) i god tid informera registreringsenheten, enligt definitionen i artikel 4.1 i kommissionens beslut 2007/756/EG (7), så att den kan uppdatera det nationella fordonsregistret.

Den tidigare enheten som ansvarar för underhåll ska överlämna underhållsdokumentationen till registreringsinnehavaren eller till den nya enheten som ansvarar för underhåll.

Den tidigare enheten med ansvar för underhåll befrias från sitt ansvar när den stryks ur det nationella fordonsregistret. Om det på dagen för avregistrering av den tidigare enheten med ansvar för underhåll finns någon ny enhet som inte har bekräftat sitt godtagande av status som enhet med ansvar för underhåll, ska registreringen av fordonet upphävas tillfälligt.

1. ECM-certifikat ska utfärdas av ett behörigt certifieringsorgan som väljs av den ansökande enheten som ansvarar för underhåll.

2. Medlemsstaterna ska se till att certifieringsorganen uppfyller de allmänna kriterierna och principerna enligt bilaga II och eventuella efterföljande sektorsvisa ackrediteringssystem.

3. Medlemsstaterna ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att beslut som fattas av certifieringsorgan kan överklagas till domstol.

4. I syfte att harmonisera metoderna för hur ansökningarna bedöms ska certifieringsorganen samarbeta med varandra både inom medlemsstaterna och i hela unionen.

1. Certifieringen ska grunda sig på en bedömning av enhetens förmåga att uppfylla de relevanta kraven i bilaga III och att tillämpa dem konsekvent. Certifieringen ska omfatta ett övervakningssystem för att säkerställa kontinuerligt uppfyllande av de tillämpliga kraven efter utfärdandet av ECM-certifikatet.

2. Enheterna som ansvarar för underhåll ska ansöka om certifiering med hjälp av relevant formulär i bilaga IV och ska tillhandahålla dokumentation om de förfaranden som anges i bilaga III. De ska utan dröjsmål översända all tilläggsinformation som certifieringsorganet begär. När certifieringsorganen bedömer ansökningarna ska de tillämpa de krav och bedömningskriterier som anges i bilaga III.

3. Certifieringsorganet ska fatta ett beslut senast fyra månader efter det att det har mottagit all obligatorisk information och eventuell begärd tilläggsinformation från den enhet som ansöker om certifikatet. Certifieringsorganet ska genomföra den erforderliga bedömningen på plats hos enheten som ansvarar för underhåll före utfärdandet av certifikatet. Beslutet om att utfärda certifikatet ska meddelas enheten som ansvarar för underhåll med hjälp av relevant formulär i bilaga V.

4. Ett ECM-certifikat ska gälla i högst fem år. Innehavaren av certifikatet ska utan dröjsmål informera certifieringsorganet om alla betydande ändringar av de förhållanden som rådde när det ursprungliga certifikatet utfärdades, så att certifieringsorganet kan avgöra om certifikatet ska ändras, förnyas eller återkallas.

5. Certifieringsorganet ska i detalj redogöra för de skäl som ligger till grund för vart och ett av de beslut det fattar. Certifieringsorganet ska underrätta enheten som ansvarar för underhåll om sitt beslut och om skälen, tillsammans med uppgifter om förfarandet och tidsfristen för överklagande samt kontaktuppgifter för överklagandeorganet.

6. Certifieringsorganet ska genomföra övervakning minst en gång per år på valda platser som är geografiskt och funktionellt representativa för alla aktiviteter som utförs av de av certifieringsorganet certifierade enheterna som ansvarar för underhåll, för att kontrollera att enheterna fortfarande uppfyller de kriterier som anges i bilaga III.

7. Om certifieringsorganet konstaterar att en enhet som ansvarar för underhåll inte längre uppfyller kraven på grundval av vilka certifieringsorganet utfärdade ECM-certifikatet, ska certifieringsorganet avtala med enheten om en förbättringsplan, eller begränsa certifikatets omfattning eller tillfälligt upphäva certifikatet, beroende på hur allvarliga bristerna är.

Om enheten som ansvarar för underhåll även fortsättningsvis underlåter att uppfylla certifieringskraven eller att följa en förbättringsplan ska certifieringsorganet begränsa ECM-certifikatets omfattning eller återkalla det samt ange skälen för beslutet, tillsammans med uppgifter om förfarandet och tidsfristen för överklagande och kontaktuppgifter för överklagandeorganet.

8. När ett järnvägsföretag eller en infrastrukturförvaltare ansöker om ett säkerhetsintyg eller säkerhetstillstånd ska följande gälla beträffande de godsvagnar som järnvägsföretaget/infrastrukturförvaltaren använder:

Certifieringsorgan och nationella säkerhetsmyndigheter ska under alla omständigheter aktivt utbyta synpunkter i syfte att undvika alla fall av dubbel bedömning.

1. Om enheten som ansvarar för underhåll beslutar att lägga ut en eller flera av de funktioner som anges i artikel 4.1 b, c och d på entreprenad, eller delar av funktionerna, ska en presumtion om överensstämmelse med relevanta krav i bilaga III skapas för enheten som ansvarar för underhåll, i den mån som dessa krav omfattas av den frivilliga certifieringen av underleverantören, då underleverantören certifieras på frivillig grund enligt certifieringssystemet i denna förordning. I avsaknad av en sådan certifiering ska enheten som ansvarar för underhåll visa certifieringsorganet hur den uppfyller alla krav enligt bilaga III när det gäller de funktioner den beslutar att lägga ut på entreprenad.

2. Certifikat med avseende på underhållsfunktioner som lagts ut på entreprenad, eller delar av dem, ska utfärdas av certifieringsorganen enligt samma förfaranden som anges i artiklarna 6, 7 och 10.3 och som anpassats till de särskilda omständigheter som gäller för sökanden. Certifikaten ska vara giltiga i hela unionen.

När certifieringsorgan bedömer ansökningar om certifikat som gäller underhållsfunktioner som lagts ut på entreprenad, eller delar av dem, ska de tillämpa de principer som anges i bilaga I.

Om en nationell säkerhetsmyndighet har motiverade skäl att misstänka att en viss enhet som ansvarar för underhåll inte uppfyller kraven i artikel 14a.3 i direktiv 2004/49/EG eller certifieringskraven i denna förordning, ska den omedelbart fatta det beslut som krävs och underrätta kommissionen, byrån, övriga behöriga myndigheter, certifieringsorganet och övriga berörda parter om beslutet.

1. Senast den 30 november 2011 ska medlemsstaterna underrätta kommissionen om huruvida certifieringsorganen är ackrediterade organ, erkända organ eller nationella säkerhetsmyndigheter. De ska också underrätta kommissionen om alla ändringar av denna situation inom en månad efter det att ändringen genomförts.

2. Senast den 31 maj 2012 ska medlemsstaterna underrätta byrån om de certifieringsorgan som har erkänts. Ackrediteringsorganen, enligt definitionen i förordning (EG) nr 765/2008, ska informera byrån om ackrediterade certifieringsorgan. Likaså ska alla ändringar meddelas byrån inom en månad från ändringen.

3. Certifieringsorgan ska underrätta byrån om alla utfärdade, ändrade, förnyade eller återkallade ECM-certifikat eller certifikat för specifika funktioner enligt artikel 4.1 inom en vecka efter motsvarande beslut, med hjälp av formulären i bilaga V.

4. Byrån ska upprätta ett register med all information som anmälts enligt punkterna 2 och 3 och ska göra informationen allmänt tillgänglig.

Bilaga I till förordning (EG) nr 653/2007 ska ersättas med texten i bilaga VI till denna förordning.

1. Följande övergångsbestämmelser ska gälla utan att det påverkar tillämpningen av artikel 9.

2. Från och med den 31 maj 2012 ska alla ECM-certifikat utfärdas enligt denna förordning för enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 14a.8 i direktiv 2004/49/EG.

3. Certifikat som utfärdats av ett certifieringsorgan senast den 31 maj 2012 på grundval av principer och kriterier som motsvarar principerna och kriterierna i samförståndsavtalet om grundläggande principer för ett gemensamt system för certifiering av enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar, vilket undertecknades av medlemsstaterna den 14 maj 2009, ska erkännas som likvärdiga med ECM-certifikat som utfärdats enligt denna förordning för certifikatens ursprungliga giltighetsperiod fram till senast den 31 maj 2015.

4. Certifikat som utfärdats av ett certifieringsorgan för enheter som ansvarar för underhåll senast den 31 maj 2012 på grundval av nationella lagar som existerade före ikraftträdandet av denna förordning och som motsvarar denna förordning, särskilt artiklarna 6 och 7 och bilagorna I och III, ska erkännas som likvärdiga med ECM-certifikat som utfärdats enligt denna förordning för certifikatens ursprungliga giltighetsperiod fram till senast den 31 maj 2015.

5. Certifikat som utfärdats för underhållsverkstäder senast den 31 maj 2014 på grundval av nationella lagar som existerade före ikraftträdandet av denna förordning och som motsvarar denna förordning, ska erkännas som likvärdiga med certifikat för underhållsverkstäder som åtar sig funktionen för utförande av underhåll vilka utfärdats enligt denna förordning för certifikatens ursprungliga giltighetsperiod fram till senast den 31 maj 2017.

6. Utan att det påverkar tillämpningen av punkterna 3–5 ska enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar som är registrerade i det nationella fordonsregistret senast den 31 maj 2012 certifieras enligt denna förordning senast den 31 maj 2013. Under denna period ska egna försäkringar om underhållsansvariga enheters överensstämmelse med relevanta krav i denna förordning eller i samförståndsavtalet om grundläggande principer för ett gemensamt system för certifiering av enheter som ansvarar för underhåll av godsvagnar, undertecknat av medlemsstaterna den 14 maj 2009, erkännas som likvärdiga med ECM-certifikat som utfärdats enligt denna förordning.

7. Järnvägsföretag och infrastrukturförvaltare som redan är certifierade i enlighet med artiklarna 10 och 11 i direktiv 2004/49/EG senast den 31 maj 2012 behöver inte ansöka om ett ECM-certifikat för den ursprungliga giltighetsperioden för sina certifikat avseende underhåll av vagnar för vilka de har ansvar i egenskap av enhet som ansvarar för underhåll.

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

BILAGA III

Krav och bedömningskriterier för organisationer som ansöker om ett ECM-certifikat eller ett certifikat för underhållsfunktioner som lagts ut på entreprenad av en enhet som ansvarar för underhåll

I. Krav på ledningsfunktion och bedömningskriterier

1. Ledarskap – åtagande att utveckla och genomföra organisationens underhållssystem och kontinuerligt förbättra dess effektivitet

Organisationen måste ha förfaranden för att

a)	inrätta en underhållspolicy som är lämplig för organisationstypen och tjänsternas omfattning och som godkänns av organisationens verkställande direktör eller dennes representant,

b)	se till att det sätts upp säkerhetsmål som är i linje med den rättsliga ramen och som är förenliga med organisationstypen, omfattningen och de relevanta riskerna,

c)	bedöma sin övergripande säkerhetsprestanda i förhållande till organisationens säkerhetsmål,

d)	utveckla planer och förfaranden för att uppnå säkerhetsmålen,

e)	säkerställa att det finns tillgång till de resurser som behövs för att genomföra alla processer som krävs för att uppfylla kraven i denna bilaga,

f)	identifiera och hantera övriga förvaltningsaktiviteters inverkan på underhållssystemet,

g)	se till att den högre ledningen är medveten om resultaten av övervakningen och granskningen av prestandan, och tar det övergripande ansvaret för att genomföra ändringar av underhållssystemet,

h)	se till att personalen och dess företrädare är representerade i tillräckligt antal och tillfrågas när man definierar, utvecklar, övervakar och granskar säkerhetsaspekterna i alla relaterade processer som kan omfatta personalen.

2. Riskbedömning – en strukturerad metod för att utvärdera risker som har att göra med underhållet av godsvagnar, inklusive risker som uppstår som en direkt följd av operativa processer och andra organisationers eller personers aktiviteter, och för att identifiera lämpliga åtgärder för riskhantering

2.1

Organisationen måste ha förfaranden för att

a)	analysera risker som är relevanta för den verksamhet som utförs av organisationen, inklusive risker som beror på defekter och konstruktioner som inte uppfyller kraven eller felfunktioner under hela livscykeln,

b)	utvärdera de risker som avses i led a,

c)	utveckla och införa åtgärder för riskhantering.

2.2	Organisationen måste ha förfaranden och system som erkänner behovet av och förpliktelsen till samarbete med fordonsinnehavare, järnvägsföretag, infrastrukturförvaltare eller andra berörda parter.

2.3	Organisationen måste ha riskbedömningsförfaranden för att hantera ändringar i utrustning, förfaranden, organisation, personal eller gränssnitt, och för att tillämpa kommissionens förordning (EG) nr 352/2009 (1).

2.4	När den bedömer risker måste organisationen ha förfaranden för att beakta behovet av att fastställa, tillhandahålla och upprätthålla en passande arbetsmiljö som uppfyller kraven i unionsrätten och i nationell lagstiftning, särskilt rådets direktiv 89/391/EEG (2).

3. Övervakning – en strukturerad metod för att säkerställa att det finns riskhanteringsåtgärder, att de fungerar korrekt och att de bidrar till att organisationens mål uppnås

3.1

Organisationen måste ha ett förfarande för att regelbundet insamla, övervaka och analysera relevanta säkerhetsdata såsom

a)	prestandan hos de relevanta processerna,

b)	processernas resultat (inklusive alla avtalade tjänster och produkter),

c)	riskhanteringsåtgärdernas effektivitet,

d)	information om erfarenheter, felfunktioner, defekter och reparationer som uppstår vid den dagliga driften och det dagliga underhållet.

3.2	Organisationen måste ha förfaranden för att se till att olyckor, tillbud, händelser som kunde ha lett till olyckor och andra farliga händelser rapporteras, registreras, utreds och analyseras.

3.3

För att alla processer ska kunna granskas periodiskt måste organisationen ha ett system för internrevision som fungerar på ett oberoende, opartiskt och öppet sätt. Systemet måste ha förfaranden för att

a)	utveckla en plan för internrevision som kan revideras beroende på resultaten från tidigare granskningar och prestandaövervakningen,

b)	analysera och utvärdera granskningarnas resultat,

c)	föreslå och genomföra specifika korrigerande åtgärder,

d)	granska tidigare åtgärders effektivitet.

4. Kontinuerlig förbättring – en strukturerad metod för att analysera information som har samlats in genom regelbunden övervakning, granskning eller andra relevanta källor, och för att använda resultaten till att öka kunskaperna och anta preventiva eller korrigerande åtgärder i avsikt att upprätthålla eller höja säkerhetsnivån

Organisationen måste ha förfaranden för att se till att

a)	fastställda brister rättas till,

b)	nyligen utvecklade säkerhetsmetoder införs,

c)	resultaten från internrevisioner används för att förbättra systemet,

d)	preventiva eller korrigerande åtgärder vidtas vid behov så att järnvägssystemet överensstämmer med standarder och andra krav under utrustningens och verksamhetens hela livscykel,

e)	relevant information om utredningar av och orsaker till olyckor, tillbud, händelser som kunde ha lett till olyckor och andra farliga händelser används för att öka kunskaperna, och vid behov anta åtgärder i avsikt att höja säkerhetsnivån,

f)	relevanta rekommendationer från den nationella säkerhetsmyndigheten, från det nationella utredningsorganet och från branschundersökningar eller interna undersökningar utvärderas och genomförs när det är lämpligt,

g)	relevanta rapporter/relevant information från järnvägsföretag/infrastrukturförvaltare och fordonsinnehavare eller andra relevanta källor behandlas och beaktas.

5. Struktur och ansvar – en strukturerad metod för att definiera individers och gruppers ansvar för att organisationens säkerhetsmål uppnås på ett säkert sätt

5.1	Organisationen måste ha förfaranden för att fördela ansvaret för alla relevanta processer inom hela organisationen.

5.2

Organisationen måste ha förfaranden för att tydligt definiera säkerhetsrelaterade ansvarsområden och fördelningen av ansvar på specifika funktioner som hör samman med dem samt deras gränssnitt. Till dessa hör de ovan angivna förfarandena mellan organisationen och fordonsinnehavarna och, där det är lämpligt, järnvägsföretagen och infrastrukturförvaltarna.

5.3

Organisationen måste ha förfaranden för att se till att personal som har tilldelats ansvar inom organisationen har behörighet, kompetens och lämpliga resurser för att utföra sina uppgifter. Ansvaret och kompetensen måste stämma överens och vara förenliga med den tilldelade rollen, och alla delegeringar måste göras skriftligen.

5.4	Organisationen måste ha förfaranden för att se till att de aktiviteter som rör de relevanta processerna inom organisationen samordnas.

5.5	Organisationen måste ha förfaranden för att se till att personer som har en roll i säkerhetsstyrningen kan hållas ansvariga för sitt agerande.

6. Kompetensförvaltning – en strukturerad metod för att se till att de anställda har den kompetens som behövs för att uppnå organisationens mål på ett säkert och effektivt sätt under alla förhållanden

6.1

Organisationen måste inrätta ett kompetensförvaltningssystem som ansvarar för att

a)	identifiera de tjänster som har ansvar för att inom systemet genomföra alla förfaranden som är nödvändiga för överensstämmelse med kraven i denna bilaga,

b)	identifiera de tjänster som involverar säkerhetsrelaterade arbetsuppgifter,

c)	tillsätta personal med lämplig kompetens för relevanta uppgifter.

6.2

Inom organisationens kompetensförvaltningssystem måste det finnas minst följande förfaranden för att förvalta personalens kompetens:

a)	Ett förfarande för att identifiera den kunskap samt de färdigheter och erfarenheter som krävs för säkerhetsrelaterade uppgifter i förhållande till ansvarsområdet.

b)	Urvalsprinciper, inklusive grundutbildning, mental lämplighet och fysisk hälsa.

c)	Grundläggande utbildning och kvalifikationer eller intyg avseende förvärvad kompetens och förvärvade färdigheter.

d)	En metod för att se till att alla i personalen är medvetna om vilken relevans och betydelse deras arbetsuppgifter har, och om hur de kan bidra till att säkerhetsmålen uppnås.

e)	Kontinuerlig vidareutbildning och regelbunden uppdatering av kunskaper och färdigheter.

f)	Vid behov regelbundna kontroller av kompetens, mental lämplighet och fysisk hälsa.

g)	Särskilda åtgärder vid olyckor/tillbud eller långtidsfrånvaro från arbete, efter behov.

7. Information – en strukturerad metod för att se till att de som gör bedömningar och fattar beslut på alla nivåer i organisationen har tillgång till viktig information

7.1

Organisationen måste ha förfaranden för att definiera rapporteringskanaler för att säkerställa att – inom själva enheten i dess förbindelser med andra aktörer, inklusive infrastrukturförvaltare, järnvägsföretag och fordonsinnehavare – information om alla relevanta processer vederbörligen, snabbt och på ett tydligt sätt utbyts och förmedlas till rätt person både inom den egna organisationen och i andra organisationer.

7.2

För att säkerställa ett tillfredsställande informationsutbyte måste organisationen ha förfaranden för att

a)	ta emot och bearbeta specifik information,

b)	identifiera, ta fram och sprida specifik information,

c)	tillgängliggöra tillförlitlig och aktuell information.

7.3

Organisationen måste ha förfaranden för att se till att viktig operativ information

a)	är relevant och giltig,

är exakt,

c)	är heltäckande,

d)	är vederbörligen uppdaterad,

e)	är granskad,

f)	är konsekvent och lättförståelig (vilket omfattar språkliga aspekter),

g)	kommer till personalens kännedom innan den tillämpas,

h)	är lättillgänglig för personalen, som vid behov kan få kopior.

7.4

Kraven enligt punkterna 7.1, 7.2 och 7.3 gäller särskilt operativ information som rör

a)	kontroll av att uppgifterna i nationella fordonsregister är korrekta och fullständiga när det gäller identifiering (inklusive identifieringsmetoder) och registrering av de godsvagnar som underhålls av organisationen,

b)	underhållsdokumentation,

c)	stöd till fordonsinnehavare och, där det är lämpligt, stöd till andra parter, inklusive järnvägsföretag/infrastrukturförvaltare,

d)	personalens kvalifikationer och senare övervakning under utvecklingen av underhållet,

e)	information om verksamhet (inklusive tillryggalagd sträcka, aktiviteternas typ och omfattning, tillbud/olyckor) och förfrågningar från järnvägsföretag, fordonsinnehavare och infrastrukturförvaltare,

f)	loggböcker över genomfört underhåll, inklusive information om brister som har upptäckts vid inspektioner och korrigerande åtgärder som har vidtagits av järnvägsföretag eller infrastrukturförvaltare, exempelvis inspektioner och övervakning som genomförts före tågets avgång eller under färd,

g)	underhållsintyg och intyg för återinsättande i drift,

h)	underhållsbeställningar,

i)	teknisk information till järnvägsföretag/infrastrukturförvaltare och fordonsinnehavare som behövs som underhållsanvisningar,

nödsituationer där driften inte är säker, varvid informationen kan bestå av följande:

i)	Användningsbegränsningar eller särskilda driftsförhållanden för de godsvagnar som underhålls av organisationen eller andra fordon i samma serie, även om de underhålls av andra enheter som ansvarar för underhåll, varvid denna information också bör delas med alla berörda parter.

ii)	Viktig information om säkerhetsrelaterade aspekter som har identifierats under underhåll, t.ex. brister upptäckta i en komponent som är gemensam för flera typer eller serier av fordon.

k)	all relevant information och alla relevanta data som behövs för överlämnandet av den årliga underhållsrapporten till certifieringsorganet och till relevanta kunder (inklusive fordonsinnehavare), varvid denna rapport på begäran också måste göras tillgänglig för nationella säkerhetsmyndigheter.

8. Dokumentation – en strukturerad metod för att säkerställa spårbarheten för all relevant information

8.1	Organisationen måste ha vederbörliga förfaranden för att säkerställa att alla relevanta processer blir korrekt dokumenterade.

8.2

Organisationen måste ha lämpliga förfaranden för att

a)	regelbundet följa upp och uppdatera all relevant dokumentation,

b)	utforma, generera, distribuera och kontrollera ändringar i all relevant dokumentation,

c)	ta emot, samla in och arkivera all relevant dokumentation.

9. Sluta avtal – en strukturerad metod för att se till att aktiviteter som lagts ut på entreprenad förvaltas på lämpligt sätt så att organisationens mål kan uppnås

9.1	Organisationen måste ha förfaranden för att se till att säkerhetsrelaterade produkter och tjänster identifieras.

9.2

När organisationen använder entreprenörer och/eller leverantörer för säkerhetsrelaterade produkter och tjänster måste den ha förfaranden för att vid urvalstidpunkten verifiera att

a)	entreprenörerna, underleverantörerna och leverantörerna är kompetenta,

b)	entreprenörerna, underleverantörerna och leverantörerna har ett underhålls- och förvaltningssystem som är tillfredsställande och dokumenterat.

9.3	Organisationen måste ha ett förfarande för att fastställa de krav som sådana entreprenörer och leverantörer måste uppfylla.

9.4	Organisationen måste ha förfaranden för att övervaka leverantörers och/eller entreprenörers medvetenhet om de risker de kan utsätta organisationens verksamhet för.

9.5	När en entreprenörs eller leverantörs underhållnings-/förvaltningssystem är certifierat kan den övervakningsprocess som beskrivs i punkt 3 begränsas till resultaten från de avtalade operativa processer som beskrivs i punkt 3.1 b.

9.6

För de nedan uppräknade processerna måste minst de grundläggande principerna vara tydligt definierade, kända och införda i avtalet mellan parterna:

a)	Ansvar och uppgifter som har att göra med järnvägssäkerhet.

b)	Skyldigheter avseende överföring av relevant information mellan båda parterna.

c)	Spårbarhet för säkerhetsrelaterade dokument.

II. Krav och bedömningskriterier för underhållsutvecklingsfunktionen

1. Organisationen måste ha ett förfarande för att identifiera och förvalta alla underhållsaktiviteter som påverkar säkerheten och de säkerhetskritiska komponenterna.

2. Organisationen måste ha förfaranden för att garantera överensstämmelse med de grundläggande driftskompatibilitetskraven, inklusive uppdateringar under hela livscykeln, genom att

a)	säkerställa överensstämmelsen med de specifikationer som rör de grundläggande parametrarna för driftskompatibilitet som anges i de relevanta tekniska specifikationerna för driftskompatibilitet (TSD:er),

b)	under alla omständigheter kontrollera underhållsdokumentationens överensstämmelse med godkännandet att ta i bruk (inklusive alla krav som den nationella säkerhetsmyndigheten ställer), försäkringarna om överensstämmelse med TSD:er, kontrollförklaringarna och den tekniska dokumentationen,

c)	hantera alla utbyten i samband med underhåll i enlighet med kraven i direktiv 2008/57/EG och relevanta TSD:er,

d)	identifiera behovet av riskbedömning med avseende på det aktuella utbytets potentiella inverkan på säkerheten i järnvägssystemet,

e)	hantera konfigureringen av alla tekniska ändringar som påverkar fordonssystemets integritet.

3. Organisationen måste ha ett förfarande för utformning av och stöd till förverkligandet av underhållsanläggningar, utrustning och verktyg som specifikt utvecklas och krävs för utförande av underhåll. Organisationen måste ha ett förfarande för kontroll av att dessa anläggningar, denna utrustning och dessa verktyg används, lagras och underhålls enligt underhållsschemat och i enlighet med underhållskraven.

4. När godsvagnar tas i drift måste organisationen ha förfaranden för att

a)	samla in ursprunglig dokumentation och tillräckligt med information om planerad verksamhet,

b)	analysera den ursprungliga dokumentationen och tillhandahålla den första underhållsdokumentationen, och samtidigt beakta de krav som gäller enligt eventuella förknippade garantier,

c)	säkerställa att den första underhållsdokumentationen genomförs korrekt.

5. För att underhållsdokumentationen ska hållas uppdaterad under en godsvagns hela livscykel måste organisationen ha förfaranden för att

samla in relevant information, som minst rör

i)	typen och omfattningen av verksamhet som har genomförts, inklusive men inte begränsat till operativa tillbud som hade potential att påverka godsvagnens säkerhet,

ii)	typen och omfattningen av planerad verksamhet,

iii)	underhåll som har utförts,

b)	fastställa behovet av uppdateringar, och därvid beakta gränsvärdena för driftskompatibilitet,

c)	lämna förslag till och godkänna ändringar och deras genomförande, i avsikt att fatta ett beslut baserat på tydiga kriterier med beaktande av riskbedömningens resultat,

d)	säkerställa att ändringar genomförs korrekt.

6. När processen för kompetensförvaltning tillämpas på underhållsutvecklingsfunktionen måste minst följande aktiviteter som påverkar säkerheten beaktas:

a)	Bedömning av ändringars betydelse för underhållsdokumentationen och föreslagna utbyten i samband med underhåll.

b)	Tekniker som behövs för att hantera upprättandet och ändringarna av underhållsdokumentationen och utvecklingen, bedömningen, valideringen och godkännandet av utbyten i samband med underhåll.

c)	Sammanfogningstekniker (inklusive svetsning och limning), bromssystem, hjulpar och draginrättning, oförstörande provningsmetoder och underhåll av specifika komponenter, såsom tankar och ventiler, i godsvagnar avsedda för transport av farligt gods.

7. När dokumentationsprocessen tillämpas på underhållsutvecklingsfunktionen måste spårbarheten garanteras för åtminstone följande uppgifter:

a)	Dokumentationen som rör utvecklingen, bedömningen, valideringen och godkännandet av ett utbyte i samband med underhåll.

b)	Fordonens konfiguration, inklusive men inte begränsat till säkerhetsrelaterade komponenter.

c)	Loggböcker över genomfört underhåll.

d)	Resultat från undersökningar om erfarenheter.

e)	Alla på varandra följande versioner av underhållsdokumentationen, inklusive riskbedömningen.

f)	Rapporter om kompetensen hos och övervakningen av funktionerna för utförande av underhåll och styrning av flottans underhåll.

g)	Teknisk information som ska ges för att stödja fordonsinnehavare, järnvägsföretag och infrastrukturförvaltare.

III. Krav och bedömningskriterier för funktionen för styrning av flottans underhåll

1. Organisationen måste ha ett förfarande för att kontrollera kompetensen, tillgängligheten och kompetensen hos enheten med ansvar för utförande av underhåll innan underhållsbeställningar görs. Detta kräver att underhållsverkstäderna är vederbörligen kvalificerade för att besluta om kraven för teknisk kompetens i funktionen för utförande av underhåll.

2. Organisationen måste ha ett förfarande för att sammanställa arbetet och för att utfärda och frisläppa underhållsbeställningen.

3. Organisationen måste ha ett förfarande för att sända godsvagnar till underhåll i god tid.

4. Organisationen måste ha ett förfarande för att ta godsvagnar ur drift när de ska underhållas eller när defekter har konstaterats.

5. Organisationen måste ha ett förfarande för att fastställa de nödvändiga kontrollåtgärderna som ska tillämpas på genomfört underhåll och underhållsintyget för godsvagnarna.

6. Organisationen måste ha ett förfarande för att utfärda ett intyg för återinsättande i drift, med beaktande av dokumentationen om underhållsintyget.

7. När processen för kompetensförvaltning tillämpas på funktionen för styrning av flottans underhåll, måste minst återgången till drift beaktas.

8. När informationsprocessen tillämpas på funktionen för styrning av flottans underhåll måste minst följande uppgifter lämnas till funktionen för utförande av underhåll:

a)	Tillämpliga regler och tekniska specifikationer.

b)	Underhållsplanen för varje godsvagn.

c)	En förteckning över reservdelar, inklusive en tillräckligt detaljerad teknisk beskrivning av varje del så att den kan bytas ut mot en likvärdig del med samma garantier.

d)	En förteckning över material, inklusive en tillräckligt detaljerad beskrivning av materialens användning och nödvändig hälso- och säkerhetsinformation.

e)	Dokumentation som innehåller specifikationer för aktiviteter som påverkar säkerheten och som innehåller åtgärds- och användningsrestriktioner för komponenter.

f)	En förteckning över komponenter eller system som omfattas av lagenliga krav och en förteckning över dessa krav (inklusive bromstankar och tankar för transport av farligt gods).

g)	All ytterligare relevant säkerhetsrelaterad information enligt den riskbedömning som organisationen har genomfört.

9. När informationsprocessen tillämpas på funktionen för styrning av flottans underhåll måste minst intyget för återinsättande i drift, inklusive användningsrestriktioner som är relevanta för användare (järnvägsföretag och infrastrukturförvaltare), meddelas berörda parter.

10. När dokumentationsprocessen tillämpas på funktionen för styrning av flottans underhåll måste minst följande uppgifter registreras:

a)	Underhållsbeställningar.

b)	Intyg för återinsättande i drift, inklusive användningsrestriktioner som är relevanta för järnvägsföretag och infrastrukturförvaltare.

IV. Krav och bedömningskriterier för funktionen för utförande av underhåll

1. Organisationen måste ha förfaranden för att

a)	kontrollera att informationen från funktionen för styrning av flottans underhåll är fullständig och relevant i förhållande till de beställda arbetena,

b)	kontrollera att de relevanta underhållsdokument som krävs, och andra standarder som gäller för utförandet av underhållstjänster, tillämpas enligt underhållsbeställningarna,

c)	se till att alla relevanta underhållsspecifikationer enligt underhållsbeställningarna är tillgängliga för all berörd personal (t.ex. att de ingår i interna arbetsanvisningar),

d)	se till att alla relevanta underhållsspecifikationer, enligt tillämpliga regler och specificerade standarder som ingår i underhållsbeställningarna, är tillgängliga för all berörd personal (t.ex. att de ingår i interna arbetsanvisningar).

2. Organisationen måste ha förfaranden för att se till att

a)	komponenter (inklusive reservdelar) och material används enligt specifikationerna i underhållsbeställningarna och i leverantörens dokumentation,

b)	komponenter och material lagras, hanteras och transporteras på ett sätt som förebygger förslitning och skador, enligt specifikationerna i underhållsbeställningarna och i leverantörens dokumentation,

c)	alla komponenter och material, inklusive sådana som tillhandahålls av kunden, uppfyller relevanta nationella och internationella regler samt kraven i relevanta underhållsbeställningar.

3. Organisationen måste ha förfaranden för att fastställa, identifiera, tillhandahålla, och registrera ändamålsenliga anläggningar, utrustningar och verktyg – som hålls tillgängliga – så att den kan tillhandahålla underhållstjänsterna enligt underhållsbeställningarna och andra tillämpliga specifikationer där det säkerställs att

a)	underhåll genomförs på ett säkert sätt, vilket även omfattar underhållspersonalens hälsa och säkerhet,

b)	ergonomiska aspekter och hälsoskyddsaspekter beaktas, vilket även omfattar gränssnitten mellan användare och IT-system eller diagnostisk utrustning.

4. Där det är nödvändigt för att garantera giltiga resultat måste organisationen ha förfaranden för att säkerställa att organisationens mätutrustning

a)	kalibreras eller verifieras med specificerade intervall eller före användning enligt internationella, nationella eller industriella mätningsstandarder – om sådana standarder saknas måste de data som används för kalibrering eller verifiering registreras,

b)	justeras eller justeras på nytt efter behov,

c)	identifieras så att kalibreringsstatusen kan fastställas,

d)	skyddas från justeringar som kan göra mätresultaten ogiltiga,

e)	skyddas från skador och slitage under hantering, underhåll och lagring.

5. Organisationen måste ha förfaranden för att säkerställa att alla anläggningar, all utrustning och alla verktyg används, kalibreras, förvaras och underhålls korrekt enligt dokumenterade förfaranden.

6. Organisationen måste ha förfaranden för att kontrollera att de utförda underhållsuppgifterna överensstämmer med underhållsbeställningarna och för att utfärda intyget för återinsättande i drift vilken inkluderar eventuella användningsrestriktioner.

7. När riskbedömningsprocessen (särskilt punkt 2.4 i avsnitt I) tillämpas på funktionen för utförande av underhåll omfattar arbetsmiljön inte endast de verkstäder där underhåll utförs utan också spåren utanför verkstadsbyggnaden och alla platser där underhåll utförs.

8. När kompetensförvaltningsprocessen tillämpas på funktionen för utförande av underhåll måste minst följande aktiviteter som påverkar säkerheten beaktas:

a)	Sammanfogningstekniker (inklusive svetsning och limning).

b)	Oförstörande provning.

c)	Slutlig testning av fordonet och underhållsintyg.

d)	Underhåll av bromssystem, hjulpar och draginrättning samt underhåll av specifika komponenter, såsom tankar och ventiler, i godsvagnar avsedda för transport av farligt gods.

e)	Övriga identifierade specialistområden som påverkar säkerheten.

9. När informationsprocessen tillämpas på funktionen för utförande av underhåll måste minst följande uppgifter lämnas till funktionen för styrning av flottans underhåll och underhållsutvecklingsfunktionen:

a)	Arbeten som har utförts enligt underhållsbeställningarna.

b)	Eventuella fel eller defekter som rör säkerheten och som organisationen har upptäckt.

c)	Underhållsintyg.

10. När dokumentationsprocessen tillämpas på funktionen för utförande av underhåll måste minst följande uppgifter registreras:

a)	Tydlig identifiering av alla anläggningar, all utrustning och alla verktyg som rör aktiviteter som påverkar säkerheten.

Alla utförda underhållsarbeten, inklusive personal, verktyg, utrustning, reservdelar och material som har använts och med beaktande av

i)	relevanta nationella riktlinjer i organisationens land,

ii)	krav enligt underhållsbeställningarna, inklusive krav avseende registrering,

iii)	slutlig testning och beslut om underhållsintyg.

c)	Kontrollåtgärder som krävs enligt underhållsbeställningarna och underhållsintyget.

d)	Resultaten av kalibrering och verifiering; för datorprogram som används vid övervakning och mätning av specificerade krav måste det därvid bekräftas att programvaran, före den första användningen och vid behov därefter återigen, uppfyller kraven för den avsedda tillämpningen.

e)	Giltigheten för tidigare mätresultat om det konstateras att ett mätinstrument inte uppfyller kraven.

(1) EUT L 108, 29.4.2009, s. 4.

(2) EGT L 183, 29.6.1989, s. 1.