30.6.2009   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 168/41

EUROPAPARLAMENTETS, RÅDETS, KOMMISSIONENS, DOMSTOLENS, REVISIONSRÄTTENS, EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉNS OCH REGIONKOMMITTÉNS BESLUT

av den 26 juni 2009

om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå

(2009/496/EG, Euratom)

EUROPAPARLAMENTET,

RÅDET,

KOMMISSIONEN,

DOMSTOLEN,

REVISIONSRÄTTEN,

EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN, OCH

REGIONKOMMITTÉN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördraget om Europeiska unionen,

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, och

av följande skäl:

(1)

I artikel 8 i beslutet av företrädarna för medlemsstaternas regeringar av den 8 april 1965 om lokaliseringen tills vidare av vissa av gemenskapernas institutioner och avdelningar (1) angavs att en byrå för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (nedan kallad byrån) skulle förläggas till Luxemburg. Denna bestämmelse tilllämpades senast genom beslut 2000/459/EG, EKSG, Euratom (2).

(2)

Byrån omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkor för övriga anställda i dessa gemenskaper. Hänsyn bör tas till de senaste ändringarna av dessa bestämmelser.

(3)

I rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (3) (nedan kallad budgetförordningen) finns särskilda bestämmelser om driften av byrån.

(4)

Publikationsområdet har genomgått en djupgående teknisk utveckling som bör beaktas i samband med driften av byrån.

(5)

För att undvika oklarheter bör beslut 2000/459/EG, EKSG, Euratom upphävas och ersättas med det här beslutet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Publikationsbyrån

1.   Byrån för Europeiska unionens officiella publikationer (nedan kallad byrån) är en interinstitutionell byrå som har till uppgift att på bästa möjliga villkor ge ut Europeiska gemenskapernas och Europeiska unionens institutioners publikationer.

Byrån ska således dels göra det möjligt för institutionerna att uppfylla sina skyldigheter när det gäller att offentliggöra rättsaktstexter, dels bidra till den tekniska utformningen och genomförandet av informations- och kommunikationspolitik inom sina behörighetsområden.

2.   Byrån ska ledas av en direktör i enlighet med de strategiska riktlinjer som fastställs av styrelsen. Med undantag för de bestämmelser i detta beslut som rör byråns interinstitutionella uppgifter, ska byrån tillämpa kommissionens administrativa och finansiella förfaranden. Kommissionen ska ta hänsyn till byråns särskilda natur när den fastställer dessa förfaranden.

Artikel 2

Definitioner

I detta beslut gäller följande definitioner:

1.   utgivning: varje åtgärd som krävs för att utforma, kontrollera, tilldela internationella standardboknummer och/eller katalognummer för, producera, katalogisera, registrera, sprida, marknadsföra, sälja, lagra och arkivera publikationer i alla former och utformningar och med alla metoder som är tillgängliga nu och i framtiden.

2.   publikationer: alla texter som offentliggörs under ett internationellt standardboknummer och/eller ett katalognummer, oavsett form eller format.

3.   obligatoriska publikationer: publikationer som utges i enlighet med fördragen eller andra rättsakter.

4.   icke-obligatoriska publikationer: alla publikationer som utges inom ramen för de befogenheter som tillkommer enskilda institutioner.

5.   förvaltning av upphovsrätt: bekräftelse av att de beställande avdelningarna har upphovsrätt och återanvändningsrätt och byråns förvaltning av dessa rättigheter med avseende på publikationer som byrån fått i uppdrag att ge ut.

6.   nettointäkter från försäljning: det totala fakturerade beloppet, med avdrag för eventuella rabatter samt administrations-, inkasserings- och bankavgifter.

7.   institutioner: institutioner, organ och byråer som har inrättats genom fördragen eller på grundval av dessa.

Artikel 3

Byråns behörighet

1.   Byråns behörighet omfattar följande verksamheter:

a)

Ge ut Europeiska unionens officiella tidning (nedan kallad EUT) och garantera dess autenticitet.

b)

Ge ut andra obligatoriska publikationer.

c)

Enskilt eller i samarbete med andra ge ut icke-obligatoriska publikationer som de enskilda institutionerna i enlighet med sin egen behörighet har anförtrott åt byrån, särskilt inom ramen för institutionernas kommunikationsverksamhet.

d)

Enskilt eller i samarbete med andra ge ut publikationer på eget initiativ, även sådana som syftar till att informera om dess egna tjänster. I detta sammanhang kan byrån även upphandla översättningar genom att ingå tjänsteavtal.

e)

Utveckla, underhålla och uppdatera elektroniska utgivningstjänster som riktar sig till allmänheten.

f)

Se till att all lagstiftning och andra officiella texter finns tillgängliga för allmänheten.

g)

Bevara alla publikationer från institutionerna, och ställa dessa till allmänhetens förfogande.

h)

Förse institutionernas publikationer med internationella standardboknummer och/eller katalognummer.

i)

Förvalta rätten till reproduktion och översättning av institutionernas publikationer.

j)

Marknadsföra och saluföra publikationer och de tjänster som den erbjuder allmänheten.

2.   Byrån ska bistå institutionerna med råd och stöd när det gäller

a)

planeringen och utformningen av deras publikationsprogram,

b)

genomförandet av deras utgivningsprojekt, oavsett utgivningsmetod,

c)

layout och utformning av deras utgivningsprojekt,

d)

information om trenderna på publikationsmarknaden i medlemsstaterna och om vilka ämnen och titlar som kan förväntas fånga störst intresse,

e)

fastställandet av upplagor och utarbetandet av distributionsplaner,

f)

prissättning och försäljning av publikationer,

g)

marknadsföring, spridning och utvärdering av publikationer, både sådana som är gratis och sådana som erbjuds till försäljning,

h)

analys, utvärdering och uppbyggnad av webbplatser och Internettjänster som riktar sig till allmänheten,

i)

utformning av ramkontrakt för utgivningsverksamheterna, och

j)

teknisk övervakning av utgivningssystemen.

Artikel 4

Institutionernas ansvar

1.   Varje institution har exklusiv behörighet att besluta om utgivning av dess publikationer.

2.   Institutionerna ska använda sig av byråns tjänster när de ger ut obligatoriska publikationer.

3.   Institutionerna får ge ut icke-obligatoriska publikationer utan att använda sig av byråns tjänster. I så fall ska de vända sig till byrån med en begäran om internationella standardboknummer och/eller katalognummer och överlämna en elektronisk version av publikationen, oavsett format, till byrån samt eventuellt två papperskopior av publikationen.

4.   Institutionerna ska åta sig att garantera alla rättigheter rörande reproduktion, översättning och spridning av alla väsentliga delar av en publikation.

5.   Institutionerna ska åta sig att upprätta en av byrån godkänd spridningsplan för sina publikationer.

6.   Institutionerna kan ingå tjänsteavtal med byrån i syfte att fastställa formerna för deras samarbete.

Artikel 5

Byråns uppgifter

1.   Byråns uppgifter omfattar bland annat följande:

a)

Sammanställning av de dokument som ska offentliggöras.

b)

Förberedelse, grafisk utformning, korrekturläsning, layout och granskning av texter och andra inslag, oavsett format eller form, i enlighet med institutionernas instruktioner och inom de ramar för den typografiska och språkliga utformningen som fastställts i samarbete med institutionerna.

c)

Indexering och katalogisering av publikationer.

d)

Dokumentationsanalys av texter som offentliggörs i EUT och av officiella texter som inte offentliggörs i EUT.

e)

Konsolidering av lagtexter.

f)

Förvaltning, utveckling, uppdatering och spridning av Eurovoc, en flerspråkig tesaurus.

g)

Organiserandet av tryckning, som utförs av byråns leverantörer.

h)

Uppföljning av arbetets utförande.

i)

Kvalitetskontroll.

j)

Godkännande av kvalitet och kvantitet.

k)

Fysisk och elektronisk spridning av EUT, av officiella texter som inte offentliggörs i EUT och av andra publikationer, som inte måste offentliggöras.

l)

Lagring.

m)

Fysisk och elektronisk arkivering.

n)

Nytryckning av slutsålda publikationer och tryckning på beställning.

o)

Utarbetande av en konsoliderad katalog över institutionernas publikationer.

p)

Försäljning, med uppgift om fakturering, betalning, överföring av intäkter och hantering av utestående belopp.

q)

Marknadsföring.

r)

Upprättande, köp, förvaltning, uppdatering, tillsyn och granskning av institutionernas sändlistor samt upprättande av riktade sändlistor.

2.   Byrån ska, på grundval av sin egen behörighet eller på grund av delegering av utanordnarens befogenheter från institutionerna, ansvara för

a)

offentlig upphandling, inklusive ingående av rättsligt bindande åtaganden,

b)

finansiell uppföljning av leverantörskontrakt,

c)

fastställande av utgifter, bland annat genom godkännande av kvalitet och kvantitet och undertecknande av ett betalningsgodkännande (bon à payer),

d)

godkännande av utgifter, och

e)

intäktstransaktioner.

Artikel 6

Förvaltningskommittén

1.   Det ska inrättas en förvaltningskommitté i vilken de undertecknande institutionerna är företrädda. Förvaltningskommittén ska vara sammansatt av domstolens justitiesekreterare, den ställföreträdande generalsekreteraren för Europeiska unionens råd och övriga institutioners generalsekreterare eller deras företrädare. Europeiska centralbanken ska delta i kommitténs arbete som observatör.

2.   Förvaltningskommittén ska bland sina ledamöter utse en ordförande för en period på två år.

3.   Förvaltningskommittén ska sammanträda minst fyra gånger om året på initiativ av sin ordförande eller på begäran av en institution.

4.   Förvaltningskommittén ska anta sin egen arbetsordning, som offentliggörs i EUT.

5.   Förvaltningskommitténs beslut ska antas med enkel majoritet, om inte annat föreskrivs.

6.   Varje institution som har undertecknat detta beslut förfogar över en röst i förvaltningskommittén.

Artikel 7

Förvaltningskommitténs uppgifter och ansvarsområden

1.   Genom undantag från bestämmelserna i artikel 6 ska förvaltningskommittén, i institutionernas gemensamma intresse och inom ramen för byråns befogenheter, fatta följande beslut med enhällighet:

a)

Förvaltningskommittén ska på förslag från direktören fastställa byråns strategiska mål och bestämmelserna om driften av byrån.

b)

Förvaltningskommittén ska fastställa de allmänna politiska riktlinjerna för byrån, särskilt när det gäller försäljning, spridning och utgivning, samt se till att byrån bidrar till utformningen och genomförandet av informations- och kommunikationspolitiken inom sina befogenhetsområden.

c)

Förvaltningskommittén ska, på grundval av ett förslag som utarbetas av byråns direktör, anta en årlig förvaltningsrapport riktad till institutionerna om genomförandet av strategin och de tjänster som byrån tillhandahåller. Senast den 1 maj varje år ska byrån översända rapporten för föregående budgetår till institutionerna.

d)

Förvaltningskommittén ska godkänna den preliminära beräkningen av byråns inkomster och utgifter som ett led i budgetförfarandet i samband med byråns driftsbudget.

e)

Förvaltningskommittén ska godkänna de kriterier för byråns kostnadsredovisning som fastställs av byråns direktör.

f)

Förvaltningskommittén ska lägga fram förslag som kan underlätta byråns drift.

2.   Förvaltningskommittén ska ta hänsyn till de riktlinjer som har utarbetats av de interinstitutionella instanser på kommunikations- och informationsområdet som inrättats för detta syfte. Förvaltningskommitténs ordförande ska varje år överlägga med dessa instanser.

3.   Förvaltningskommitténs ordförande ska i sin egenskap av företrädare för det interinstitutionella samarbetet fungera som samtalspartner gentemot den myndighet som har befogenhet att bevilja ansvarsfrihet för strategiska beslut inom de områden som omfattas av byråns behörighet.

4.   Förvaltningskommittén ordförande och byråns direktör ska enligt gemensam överenskommelse utarbeta de bestämmelser om ömsesidig information och kommunikation som formaliserar deras förbindelser. Denna överenskommelse ska meddelas förvaltningskommitténs ledamöter för kännedom.

Artikel 8

Byråns direktör

Byråns direktör ska under förvaltningskommitténs överinseende och inom ramarna för dess behörighet, ansvara för att byrån fungerar effektivt. När det gäller tillämpningen av de administrativa och finansiella förfarandena handlar direktören under kommissionens överinseende.

Artikel 9

Uppgifter och ansvar för byråns direktör

1.   Byråns direktör ska ansvara för förvaltningskommitténs sekretariat och en gång i kvartalet lägga fram en rapport för förvaltningskommittén om utförandet av sina uppgifter.

2.   Byråns direktör ska lägga fram förslag till förbättringar av byråns drift.

3.   Byråns direktör ska, efter att ha hört förvaltningskommittén, fastställa vilka tjänster som kan tillhandahållas institutionerna mot betalning och priset för dessa tjänster.

4.   Byråns direktör ska, efter att ha inhämtat förvaltningskommitténs godkännande, fastställa kriterierna för byråns kostnadsredovisning. Direktören ska, efter överenskommelse med kommissionens räkenskapsförare, fastställa formerna för räkenskapssamarbetet mellan byrån och institutionerna.

5.   Byråns direktör ska, som ett led i budgetförfarandet i samband med byråns driftsbudget, utarbeta ett utkast till preliminär beräkning av byråns inkomster och utgifter. Dessa förslag ska översändas till kommissionen efter godkännande av förvaltningskommittén.

6.   Byråns direktör ska besluta huruvida, och på vilka villkor, publikationer som härrör från tredje man kan offentliggöras.

7.   Byråns direktör ska delta i interinstitutionell informations- och kommunikationsverksamhet inom de områden som omfattas av byråns behörighet.

8.   När det gäller utgivning av lagstiftning och officiella dokument om lagstiftningsförfarandet, inklusive EUT, ska byråns direktör

a)

se till att de behöriga instanserna inom varje institution fattar de principbeslut som ska tillämpas gemensamt,

b)

utforma förslag till förbättringar av strukturen och utformningen av EUT och officiella lagstiftningstexter,

c)

lägga fram förslag för institutionerna om enhetlig utformning av de texter som ska offentliggöras.

d)

undersöka eventuella svårigheter som påträffas i det löpande arbetet och utfärda nödvändiga instruktioner till byrån, samt till institutionerna lägga fram förslag till rekommendationer för att överbrygga sådana svårigheter.

9.   Byråns direktör ska i enlighet med budgetförordningen utarbeta en årsrapport om förvaltningen av medel som anslagits av kommissionen och övriga institutioner i enlighet med budgetförordningen. Rapporten ska läggas fram för kommissionen och övriga berörda institutioner samt översändas till förvaltningskommittén för kännedom.

10.   Som ett led i delegeringen av anslag från kommissionen och genomförandet av budgeten ska förfarandena för information och samråd mellan den kommissionsledamot som ansvarar för förbindelserna med byrån och byråns direktör fastställas i samförstånd.

11.   Byråns direktör ska ansvara för genomförandet av de strategiska målsättningar som fastställs av förvaltningskommittén, för en god förvaltning av byrån och dess verksamhet samt för förvaltningen av byråns budget.

12.   Om byråns direktör är frånvarande eller förhindrad ska bestämmelserna om ställföreträdarskap på grundval av grad och anställningstid tillämpas om inte förvaltningskommittén beslutar annat på förslag från sin ordförande eller byråns direktör.

13.   Byråns direktör ska hålla institutionerna underrättade om planeringen och användningen av resurser samt om verksamhetens fortskridande i en kvartalsrapport.

Artikel 10

Personal

1.   Utnämningen till tjänsterna som generaldirektör och direktör fastställs av kommissionen efter ett enhälligt positivt yttrande från förvaltningskommittén. Generaldirektören och direktörerna omfattas av kommissionens bestämmelser om mobilitet och utvärdering av anställda i högre befattningar (graderna AD 16/AD 15/AD 14). När den normala mobilitetsfristen enligt gällande bestämmelser närmar sig för en tjänsteman på en sådan befattning ska kommissionen underrätta förvaltningskommittén, som kan avge ett enhälligt yttrande om saken.

2.   Förvaltningskommittén ska vara nära involverad i eventuella förfaranden som måste genomföras före utnämningen av tjänstemän eller andra anställda till befattningarna generaldirektör (graderna AD 16/AD 15) och direktör (graderna AD 15/AD 14), särskilt när det gäller att utlysa lediga tjänster, granska ansökningar och utse urvalskommittéer med avseende på dessa befattningar.

3.   Tillsättningsmyndighetens (AIPN) och anställningsmyndighetens (AHCC) befogenheter med avseende på byråns tjänstemän och övriga anställda ska utövas av kommissionen. Kommissionen får delegera vissa av sina befogenheter inom kommissionen och till byråns direktör. En sådan delegering ska ske på samma villkor som för kommissionens generaldirektörer.

4.   Med förbehåll för punkt 2 ska de bestämmelser som kommissionen antar för att genomföra tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda tillämpas på tjänstemän och andra anställda vid byrån på samma villkor som för kommissionens tjänstemän och andra anställda i Luxemburg.

5.   Alla anställda vid institutionerna ska underrättas om lediga tjänster vid byrån så snart tillsättningsmyndigheten eller myndigheten med befogenhet att ingå anställningsavtal har beslutat att tjänsten ska tillsättas.

6.   Byråns direktör ska underrätta förvaltningskommittén om personalförvaltningen en gång i kvartalet.

Artikel 11

Finansiella aspekter

1.   Anslagen till byrån, som ska tas upp som ett samlat belopp under en särskild budgetrubrik inom kommissionens avsnitt i budgeten, ska redovisas i detalj i en bilaga till det avsnittet. Bilagan ska utformas som en inkomst- och utgiftsberäkning, indelad på samma sätt som budgetens avsnitt.

2.   Tjänsteförteckningen ska redovisas i en bilaga till kommissionens tjänsteförteckning.

3.   Varje institution ska fungera som utanordnare av anslagen för publikationsutgifter i sin budget.

4.   Varje institution får, för förvaltningen av anslag i dess avsnitt i budgeten, delegera utanordnarens befogenheter till byråns direktör, och ska fastställa gränserna och villkoren för denna delegering i enlighet med budgetförordningen. Byråns direktör ska en gång i kvartalet underrätta förvaltningskommittén om delegeringen.

5.   Budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen av byrån ska utföras i enlighet med dels budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser, dels kommissionens aktuella budgetram, även när det gäller anslag som tilldelas från andra institutioner än kommissionen.

6.   Byråns räkenskaper ska upprättas enligt de bokföringsbestämmelser och rutiner som fastställts av kommissionens räkenskapsförare. Byrån ska föra särskilda räkenskaper över försäljningen av EUT och övriga publikationer. Nettointäkterna av försäljningen ska överföras till institutionerna.

Artikel 12

Övervakning

1.   Kommissionens internrevisor ska i enlighet med budgetförordningen fungera som internrevisor för byrån. Byrån ska upprätta en tjänst för internrevision enligt rutiner motsvarande dem som gäller för kommissionens generaldirektorat och avdelningar. Institutionerna kan begära att byråns direktör inkluderar vissa revisioner i arbetsprogrammet för byråns tjänst för internrevision.

2.   Byrån ska besvara alla frågor som rör dess behörighetsområde inom ramen för uppdraget för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). För att skydda Europeiska unionens intressen ska ett avtal om formerna för ömsesidig information upprättas mellan förvaltningskommitténs ordförande och direktören för Olaf.

Artikel 13

Klagomål och frågor

1.   Byrån ska vara ansvarig för att inom sitt behörighetsområde besvara frågor från Europeiska ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen.

2.   En eventuell talan som omfattas av byråns behörighetsområde ska väckas mot kommissionen.

Artikel 14

Allmänhetens tillgång till handlingar

1.   Byråns direktör ska fatta de beslut som avses i artikel 7 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (4). Vid avslag ska kommissionens generalsekretariat besluta i fråga om bekräftande ansökningar.

2.   Byrån ska föra ett register över handlingar i enlighet med artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 15

Upphävande

Beslut 2000/459/EG, EKSG, Euratom ska upphöra att gälla.

Hänvisningar till det upphävda beslutet ska gälla som hänvisningar till det här beslutet.

Artikel 16

Ikraftträdande

Detta beslut får verkan dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel och Luxemburg den 26 juni 2009.

På Europaparlamentets vägnar

H.-G. PÖTTERING

Ordförande

På rådets vägnar

K. SCHWARZENBERG

Ordförande

På kommissionens vägnar

J. M. BARROSO

Ordförande

På domstolens vägnar

V. SKOURIS

Ordförande

På revisionsrättens vägnar

V. M. SILVA CALDEIRA

Ordförande

På Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs vägnar

M. SEPI

Ordförande

På Regionkommitténs vägnar

L. VAN DEN BRANDE

Ordförande

(1)  EGT 152, 13.7.1967, s. 18.

(2)  EGT L 183, 22.7.2000, s. 12.

(3)  EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(4)  EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.