Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002

av den 23 december 2002

med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(1), särskilt artikel 185.1 i denna,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande(2),

med beaktande av rådets yttrande(3),

med beaktande av revisionsrättens yttrande(4), och

av följande skäl:

(1) De gemenskapsorgan som inrättas för att genomföra vissa gemenskapsinsatser utgör juridiska personer, och behöver således också en egen budget som regleras genom specifika budgetbestämmelser.

(2) För att dessa specifika bestämmelser skall kunna hållas tillräckligt konsekventa i förhållande till förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad den allmänna budgetförordningen), och i enlighet med artikel 185.1 i denna, måste det i föreliggande ramförordning fastställas regler för upprättande, genomförande och kontroll av budgetarna för de ovan nämnda gemenskapsorgan som faktiskt tar emot bidrag ur gemenskapsbudgeten (nedan kallade gemenskapsorganen). Det är på grundval av denna rambudgetförordning som gemenskapsorganen kommer att anta sina egna finansiella bestämmelser, vilka i enlighet med nämnda artikel 185 får avvika från rambudgetförordningen såsom en anpassning till de särskilda förvaltningsbehoven vid varje organ, under förutsättning att detta sker efter överenskommelse med kommissionen.

(3) Denna rambudgetförordning begränsas liksom den allmänna budgetförordningen till de huvudsakliga regler och principer som är gemensamma för hela det berörda budgetområdet, på så sätt att genomförandebestämmelserna kan antas av de respektive gemenskapsorganen själva, vilket också bidrar till att göra deras finansiella bestämmelser mera överskådliga.

(4) Vid upprättandet och genomförandet av budgeten bör de fyra budgeträttsliga grundprinciperna iakttas (enhet, universalitet, specificering och ettårighet), liksom principerna om riktighet i budgeten, jämvikt, en enda beräkningsenhet, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet.

(5) Räkenskapsförarens, internrevisorns och utanordnarnas respektive ansvar behöver klargöras. De sistnämnda bör ansvara helt för alla inkomst- och utgiftstransaktioner som faller inom deras behörighet och bör kunna stå till svars för dessa transaktioner, vid behov även inom ramen för disciplinförfaranden.

(6) I enlighet med artikel 14 i den allmänna budgetförordningen bör gemenskapsorganen liksom institutionerna inte få lov att ta upp lån.

(7) Kommissionens internrevisor bör enligt artikel 185.3 i den allmänna budgetförordningen göras ansvarig för att utföra den interna revisionen vid gemenskapsorganen, och således fungera som en garant för att bestämmelserna och arbetsmetoderna är samordnade och konsekventa.

(8) Tidsplanen för upprättandet av budgeten, redovisningen och beviljandet av ansvarsfrihet bör anpassas till motsvarande bestämmelser i den allmänna budgetförordningen, och befogenheten att bevilja gemenskapsorganen ansvarsfrihet bör ligga hos samma myndighet som för den allmänna budgeten (artikel 185.2 i den allmänna budgetförordningen).

(9) Räkenskapsreglerna för gemenskapsorgan bör utformas så att deras räkenskaper kan konsolideras med räkenskaperna för övriga institutioner. Reglerna bör således fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 133 i den allmänna budgetförordningen.

(10) Enligt artikel 46 i den allmänna budgetförordningen måste tjänsteförteckningarna föreläggas budgetmyndigheten för godkännande.

(11) Den instans som inrättas av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av oegentligheter bör kunna fylla samma funktion gentemot gemenskapsorganen, på så sätt att identiska fall kan ges en samordnad bedömning oavsett var de sker.

(12) Gemenskapsorganen måste, särskilt med tanke på att de tar emot bidrag ur gemenskapens budget, uppfylla samma krav som institutionerna när det gäller offentlig upphandling och beviljande av bidrag, såvitt denna typ av åtgärder ingår i deras verksamhet enligt de rättsakter som utgör rättslig grund för respektive organ. Det räcker i detta fall med hänvisningar till berörda bestämmelser i den allmänna budgetförordningen.

(13) I likhet med institutionerna bör gemenskapsorganen vid utövandet av sin verksamhet endast få överlåta befogenheter till privaträttsliga organ i de fall detta är helt nödvändigt, och befogenheterna inte innebär någon myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar. Dessa begränsningar syftar till att gemenskapsorganens oberoende i budgetgenomförandet samt att de mål för vilka varje organ inrättats respekteras.

(14) Gemenskapsorganen bör motivera sina ansökningar om bidrag från den allmänna budgeten genom att bifoga en prognos över likvida medel, och de belopp som ställs ill förfogande i bidrag bör vara räntebärande till förmån för gemenskaperna.

(15) De närmare förfarandena för uppbörd av de avgifter och skatter som utgör en del av organens inkomster bör fastställas i särskilda bestämmelser.

(16) Förfarandet för att redovisa räkenskaperna bör anpassas till kraven i grundrättsakterna för de enskilda gemenskapsorganen, och det bör föreskrivas att varje organs styrelse skall yttra sig över räkenskaperna.

(17) Den nya struktur för budgeten som fastställs i den allmänna budgetförordningen bör också användas av gemenskapsorganen om så är lämpligt med utgångspunkt från deras verksamhet.

(18) Denna rambudgetförordning bör bara innehålla de bestämmelser från den allmänna budgetförordningen som är relevanta för gemenskapsorganen.

Denna förordning innehåller således inte budgetförordningens bestämmelser för områden där gemenskapsorganen inte är verksamma, bestämmelser om de olika förvaltningsformerna som införts för att genomföra utläggningspolitiken eller villkor för budgetinformation till Europaparlamentet och rådet. När det gäller reglerna för inkomster avsatta för särskilda ändamål är det endast vissa som är relevanta för denna förordning, och bestämmelserna för anslagsöverföringar och för upprättande av budgeten är mindre komplexa och detaljerade för gemenskapsorganen.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

I denna förordning anges de huvudregler som gemenskapsorganen skall följa vid upprättandet av sina finansiella bestämmelser, och från vilka de endast får avvika om detta är nödvändigt av förvaltningstekniska skäl samt förutsatt att kommissionen först godkänt detta, i enlighet med artikel 185 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad den allmänna budgetförordningen).

Artikel 2

I denna förordning avses med

1. gemenskapsorgan: de organ som avses i artikel 185.1 i den allmänna budgetförordningen,

2. styrelse: den viktigaste interna beslutsfattande instansen inom gemenskapsorganet i finansiella frågor och budgetfrågor, oavsett vilket exakt begrepp som används för denna instans i grundrättsakten för de enskilda gemenskapsorganen,

3. direktör: den person som ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut samt för dess budget i egenskap av utanordnare, oavsett vilken exakt benämning tjänsten ges i grundrättsakten för varje gemenskapsorgan,

4. grundrättsakt: den gemenskapsrättsakt genom vilken respektive organs inrättande och funktionssätt i huvudsak regleras,

5. budgetmyndigheten: Europaparlamentet och Europeiska unionens råd.

AVDELNING II

BUDGETPRINCIPERNA

Artikel 3

Budgeten för varje gemenskapsorgan (nedan kallad budgeten) skall upprättas och genomföras enligt principerna om enhet och riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.

KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 4

Budgeten är det dokument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga inom respektive gemenskapsorgan införs och godkänns.

Artikel 5

I budgeten skall upptas

a) gemenskapsorganets egna inkomster bestående av de avgifter eller skatter som det har rätt att uppbära i samband med den verksamhet det anförtrotts att bedriva, samt andra eventuella inkomster,

b) eventuella bidrag från den medlemsstat där det har sitt säte,

c) ett bidrag från Europeiska gemenskaperna,

d) inkomster avsatta för särskilda ändamål, vilka skall användas för att finansiera klart avgränsade utgifter enligt artikel 19.1,

e) gemenskapsorganets utgifter, inklusive administrativa utgifter.

Artikel 6

1. Alla utgifter och inkomster skall medföra att en rubrik i budgeten tillgodogörs eller belastas.

2. Endast anslag som motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig får föras in i budgeten.

3. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i budgeten.

KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 7

De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

Artikel 8

1. Anslagen i budgeten kan vara såväl differentierade som icke-differentierade anslag som ger upphov till åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

2. Åtagandebemyndigandena skall täcka alla de rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga.

3. Betalningsbemyndigandena skall täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under det berörda budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Administrativa anslag skall vara icke-differentierade anslag. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, skall belasta budgeten för det budgetår under vilket de effektueras.

Artikel 9

1. Gemenskapsorganets inkomster enligt artikel 5 skall tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under budgetåret.

2. Gemenskapsorganets inkomster skall ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.

3. Anslag som beviljas för ett givet budgetår får bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar effektueras under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Utgiftsåtaganden skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.

5. Betalningarna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren fram till och med den 31 december detta budgetår.

Artikel 10

1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla.

De kan emellertid föras över till det närmast följande budgetåret, förutsatt att organets styrelse fattar beslut om detta senast den 15 februari enligt bestämmelserna i punkterna 2-8.

2. Anslag som avser personalutgifter får överföras till följande budgetår.

3. Åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag som inte utnyttjats för åtagande före budgetårets utgång får överföras i den utsträckning som beloppen motsvarar åtagandebemyndiganden för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är fullbordade den 31 december, och åtagandena för dessa belopp får ingås fram till den 31 mars påföljande budgetår; de förberedelser som avses ovan skall definieras i de genomförandebestämmelser för budgetförordningen som antas av varje gemenskapsorgan.

4. Betalningsbemyndiganden inom ramen för differentierade anslag får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslag som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår inte täcker behoven. Gemenskapsorganet skall sträva efter att i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.

5. Icke-differentierade anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs i slutet av budgetåret skall överföras automatiskt endast till närmast följande budgetår.

6. De anslag mot vilka inga åtaganden ingåtts den 31 mars år n+1 skall automatiskt förfalla.

Det skall framgå i räkenskaperna vilka anslag som överförts mellan budgetår.

7. Anslag som motsvarar de inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 19 och som fortfarande är disponibla den 31 december skall automatiskt överföras.

De anslag som överförs på dessa grunder skall användas först.

Artikel 11

Om belopp frigörs under något av de budgetår som följer på det år för vilket anslagen beviljades därför att de åtgärder för vilka anslagen avsatts helt eller delvis inte genomförs, skall motsvarande anslag förfalla.

Artikel 12

Åtaganden får ingås mot budgetanslagen med verkan från den 1 januari, så snart som budgeten är slutligt antagen.

Artikel 13

1. Löpande administrativa utgifter får från och med den 15 november varje år belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får emellertid inte överskrida en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som tagits upp under motsvarande rubrik för det innevarande budgetåret. De får inte heller gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i den senaste budgeten som antagits på normalt sätt.

2. Utgifter som skall betalas i förskott, t.ex. hyror och liknande, får vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret.

Artikel 14

1. Om budgeten ännu inte är antagen vid budgetårets början skall följande regler tillämpas för åtagande och betalning av utgifter som skulle ha kunnat belasta en enskild budgetrubrik i den senaste slutligt antagna budgeten.

2. Åtaganden får göras per kapitel för upp till en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.

Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret.

Summan av inkomsterna enligt den preliminära inkomstredovisningen får inte överskridas.

3. Om kontinuiteten i gemenskapsorganets verksamhet och förvaltningsbehoven kräver det får styrelsen på begäran av direktören godkänna två eller flera tillfälliga tolftedelar av såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts disponibla genom bestämmelserna i punkterna 1 och 2.

Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men får inte delas upp i bråkdelar.

KAPITEL 3

Principen om balans i budgeten

Artikel 15

1. Det skall råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden i budgeten.

2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från gemenskapen, de egna inkomsterna och eventuella andra inkomster som avses i artikel 5.

3. Gemenskapsorganen får inte ta upp lån.

4. De medel som betalas in till ett gemenskapsorgan skall balansera organets budget och betalas i form av en förhandsfinansiering i den mening som avses i artikel 81.1 b i i den allmänna budgetförordningen.

Artikel 16

1. Om det saldo som följer av resultaträkningen enligt artikel 81 är positivt skall det betalas tillbaka till kommissionen, dock endast upp till det belopp som utbetalats i gemenskapsbidrag under budgetåret i fråga. Den del av saldot som överstiger det bidrag som gemenskapen betalat ut under budgetåret skall föras in som inkomst i påföljande års budget.

Skillnaden mellan det gemenskapsbidrag som tagits upp i gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad den allmänna budgeten) och det faktiskt utbetalda bidraget skall förfalla.

2. Om saldot enligt den resultaträkning som avses i artikel 81 är negativt skall det föras upp i följande budgetårs budget.

3. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena skall tas upp i budgeten genom en ändringsskrivelse under budgetförfarandet eller, om det berörda budgetåret redan inletts, genom en ändringsbudget.

KAPITEL 4

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 17

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro.

För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i nationella valutor enligt de finansiella bestämmelserna för det berörda gemenskapsorganet, vilket också skall gälla förskottsförvaltarna med avseende på förskottskontona.

KAPITEL 5

Universalitetsprincipen

Artikel 18

De totala inkomsterna skall täcka de totala betalningsbemyndigandena, med förbehåll för artikel 19. Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra, med förbehåll för artikel 21.

Artikel 19

1. Följande inkomster skall avsättas för att täcka särskilda utgifter:

a) Inkomster som gäller ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

b) Bidrag till gemenskapsorganets verksamhet från medlemsstaterna, tredje land eller andra organ, om detta villkor ingår i avtalet mellan gemenskapsorganet och den andra parten.

2. Alla de inkomster som avses i punkt 1 skall täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av den åtgärd eller det ändamål det gäller.

3. Budgeten skall innehålla rubriker för de olika kategorier av inkomster som avsatts för särskilda ändamål som avses i punkt 1, och beloppen skall om möjligt anges.

Artikel 20

1. Direktören får ta emot alla donationer till gemenskapsorganet, såsom inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från styrelsen, som skall fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om styrelsen inte fattar något beslut inom denna tidsfrist skall donationen anses som godkänd.

Artikel 21

1. I varje gemenskapsorgans budgetförordning får det fastställas att vissa inkomster får dras av från fakturor, samlingsfakturor och ansökningar om utbetalningar, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp.

Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från fakturor och ansökningar om utbetalningar skall inte tas upp som gemenskapsorganets inkomster.

2. Priser på varor och tjänster som levereras till gemenskapsorganen skall tas upp i budgeten netto exklusive eventuella skatter som återbetalas

a) av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier om detta protokoll är tillämpligt på gemenskapsorganet i fråga, eller

b) av tredje land på grundval av andra relevanta överenskommelser.

De nationella skatter som eventuellt betalas av gemenskapsorganet på tillfällig basis enligt första stycket skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.

3. Eventuella negativa saldon skall föras upp som utgifter i budgeten.

4. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av budgeten. Den slutliga vinsten eller förlusten skall tas upp i budgetårets saldo.

KAPITEL 6

Principen om specificering

Artikel 22

Anslagen skall vara fördelade mellan kapitel, och dessa kapitel skall underindelas i artiklar och punkter.

Artikel 23

1. Direktören får överföra anslag mellan olika artiklar inom samma kapitel.

Han skall snarast möjligt underrätta styrelsen om de överföringar som skett enligt första stycket.

2. Direktören får överföra anslag mellan mellan avdelningar eller mellan olika kapitel inom samma avdelning förutsatt att överföringen inte överstiger 10 % av anslagen för budgetåret i fråga. Om en överföring av detta slag, dvs. mellan avdelningar eller mellan kapitel inom samma avdelning, avser ett belopp som överskrider denna gräns skall direktören utforma ett förslag som skall föreläggas styrelsen. Styrelsen skall ha en månad på sig att meddela om den motsätter sig en sådan överföring, varefter den i annat fall skall anses vara godkänd.

3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av denna artikel skall åtföljas av detaljerade motiveringar, som skall innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter skall lämnas för såväl den budgetrubrik som belastas som den som förstärks genom överföringen.

Artikel 24

1. Anslag får endast överföras till budgetrubriker under vilka anslag har beviljats i budgeten eller som förts upp med symboliskt anslag (p.m.).

2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får bara överföras under förutsättning att ändamålet inte ändras.

KAPITEL 7

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 25

1. Budgetanslagen skall användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som gemenskapsorganet använder för att genomföra sin verksamhet skall göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

3. Målen skall inom alla delar av budgeten vara specifika, mätbara, praktiskt genomförbara, relevanta och preciserade vad gäller datum. Målen skall följas upp med hjälp av resultatindikatorer som skall utformas särskilt för varje verksamhet och direktören skall förse styrelsen med all nödvändig information i detta avseende. Informationen till budgetmyndigheten skall översändas på årsbasis och vid lämplig tidpunkt, och skall sedermera ingå bland de handlingar som åtföljer det preliminära budgetförslaget.

4. För att underlätta beslutsprocessen skall gemenskapsorganen utvärdera program och åtgärder både i förhand och i efterhand. Detta skall gälla alla program och verksamheter som medför betydande utgifter, och resultaten av utvärderingarna skall meddelas styrelsen.

KAPITEL 8

Principen om öppenhet

Artikel 26

1. Budgeten skall upprättas och genomföras och räkenskaperna skall läggas fram med hänsyn tagen till principen om klarhet och öppenhet.

2. Budgeten och alla eventuella ändringsbudgetar skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning i den form de slutligt antas.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1

Upprättandet av budgeten

Artikel 27

1. Budgeten skall upprättas enligt bestämmelserna i den grundrättsakt genom vilken organet inrättats.

2. Varje gemenskapsorgan skall också på grundval av grundrättsakten överlämna sina preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar till kommissionen, tillsammans med en allmän motivering och ett arbetsprogram.

3. Ett gemenskapsorgans preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar skall innehålla

a) en tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad,

b) en motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell,

c) en kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar,

d) information om hur samtliga i förväg fastställda mål uppfyllts inom de olika verksamheterna, samt uppgifter om nya mål bedömda enligt resultatindikatorer; resultaten av utvärderingarna skall analyseras och användas som grund för att bedöma vilka fördelar som förväntas följa av en föreslagen ändring i budgeten.

4. Kommissionen skall i samband med det årliga budgetförfarandet för den allmänna budgeten förelägga budgetmyndigheten gemenskapsorganens preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag till gemenskapsbidrag till vart och ett av organen jämte sin bedömning av deras personalbehov.

5. Budgetmyndigheten skall fatta beslut om tjänsteförteckningarna för gemenskapsorganen liksom om alla eventuella framtida ändringar i dessa förteckningar på grundval av artikel 32.1.

6. Den slutliga budgeten och tjänsteförteckningen skall antas av styrelsen. Den skall anses som slutlig efter det att den allmänna budgeten, inklusive gemenskapens bidrag till organet i fråga samt tjänsteförteckningen, har antagits; gemenskapsorganets budget skall om så krävs justeras enligt den allmänna budgeten innan den anses som slutlig.

Artikel 28

Alla ändringar i budgeten eller i tjänsteförteckningen skall antas genom en ändringsbudget, som skall antas i enlighet med grundrättsakten samt artikel 27 i denna förordning.

KAPITEL 2

Budgetens struktur och utformning

Artikel 29

Budgeten skall innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.

Artikel 30

Utgifterna skall tas upp i budgeten enligt en kontoplan som är indelad efter ändamål, förutsatt att detta är berättigat på grundval av organets verksamhet. Gemenskapsorganet skall själv fastställa sin kontoplan, varvid det skall göras tydlig åtskillnad mellan administrativa anslag och driftsanslag.

Artikel 31

I budgeten skall följande ingå:

1. I sammanställningen över inkomster:

a) Gemenskapsorganets beräknade inkomster för budgetåret i fråga.

b) Preliminära belopp för inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n-2.

c) Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.

2. I sammanställningen över utgifter:

a) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för budgetåret i fråga.

b) Åtagandebemyndigandena för föregående budgetår liksom uppgift om de åtaganden som ingåtts och de utgifter som betalats under budgetåret n-2.

c) En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som skall utföras under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.

d) Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.

Artikel 32

1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 27 skall, intill uppgiften om antalet godkända tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts.

Tjänsteförteckningen skall för varje gemenskapsorgan utgöra en absolut övre gräns utöver vilken inga tjänster får tillsättas.

Styrelsen får emellertid göra ändringar i tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet godkända tjänster, utom vad gäller tjänster i lönegraderna A 1, A 2 och A 3, samt på följande två villkor:

a) De totala personalutgifterna för hela budgetåret får inte påverkas.

b) Det totala antalet tjänster som godkänts i tjänsteförteckningen får inte överskridas.

2. Trots vad som sägs i punkt 1 andra stycket får dock verkningarna av deltidstjänster som godkänts av tillsättningsmyndigheten i enlighet med tjänsteföreskrifterna kompenseras.

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 33

Direktören skall fungera som utanordnare. Han skall på eget ansvar genomföra gemenskapsorganets budget både med avseende på inkomster och utgifter, inom ramen för de tilldelade anslagen och i enlighet med gemenskapsorganets finansiella bestämmelser.

Artikel 34

1. Direktören får delegera sina genomförandebefogenheter till anställda inom gemenskapsorganet som omfattas av de förordningar och regler som tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna), enligt villkoren i de finansiella bestämmelser som antas av styrelsen och som avses i artikel 185 i den allmänna budgetförordningen. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.

2. Den som delegerats befogenheter får delegera dem vidare enligt villkoren i de genomförandebestämmelser till denna förordning som avses i artikel 100. Direktören skall uttryckligen godkänna varje vidaredelegering.

Artikel 35

1. Det skall vara förbjudet för varje aktör i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i denna avdelning att genomföra en handling som innebär ett led i budgetgenomförandet om han eller hon har ett egenintresse som kan stå i strid med gemenskapsorganets. Om en sådan situation uppstår, skall den berörda aktören alltid avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten.

2. Det föreligger intressekonflikt om en aktör som medverkar i genomförandet av budgeten eller en internrevisor av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.

3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 skall anses vara den berörde aktörens överordnade. Om den berörde aktören enligt ovan är direktören skall således den behöriga myndigheten vara styrelsen.

Artikel 36

1. Budgeten skall genomföras på direktörens ansvar inom de avdelningar som är underställda honom eller henne.

2. Om detta förefaller vara oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.

KAPITEL 2

Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1

Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel 37

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 38

1. Utanordnarna skall ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. Utnyttjandet av anslag skall innefatta att den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag skall kunna utnyttjas.

3. Handläggningen av inkomster skall innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den kan också innefatta att fastställda fordringar skrivs av.

4. Den delegerade utanordnaren skall i enlighet med de miniminormer som fastställs av styrelsen och som är i nivå med dem som kommissionen fastställer för sina egna avdelningar inrätta en organisatorisk struktur samt interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till de uppgifter han skall utföra och till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och de finansierade åtgärdernas art, inklusive efterhandskontroller i erforderliga fall.

Utanordnaren skall bland annat inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis i fråga om hantering av risker som är knutna till verksamheten.

5. Innan en transaktion får godkännas skall dess operationella och finansiella aspekter kontrolleras av tjänstemän som är oberoende av den tjänsteman som tagit initiativet till transaktionen. Initiativet till transaktionen och förhands- och efterhandskontrollen av densamma skall vara åtskilda funktioner.

6. Utanordnaren skall bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av budgeten.

Artikel 39

1. Med initiativ till en transaktion enligt artikel 38.5 skall avses samtliga förberedelser för den enligt artiklarna 33 och 34 utsedde behörige utanordnarens antagande av den handling genom vilken ett led i budgetgenomförandet beslutas.

2. Med förhandskontroll enligt artikel 38.5 skall avses alla kontroller av transaktionens operationella och finansiella aspekter som i förväg utförs av den behörige utanordnaren.

3. Förhandskontroll skall utföras för alla transaktioner. Vid kontrollen skall det särskilt bekräftas att

a) utgiften är laglig och korrekt utifrån tillämpliga bestämmelser,

b) transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 25.

4. Efterhandskontroller av dokument och vid behov på plats skall ha till syfte att garantera att de transaktioner som finansieras genom budgeten genomförs på riktigt sätt och framför allt enligt kriterierna i punkt 3. Dessa kontroller får utföras genom stickprov mot bakgrund av en riskanalys.

5. De tjänstemän eller andra anställda som ansvarar för att genomföra de kontroller enligt punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som utför kontrollerna enligt punkt 1, och får inte heller vara hierarkiskt underordnade dessa.

6. Alla som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner skall ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De skall följa de yrkesmässiga regler som fastställts av respektive gemenskapsorgan, vilka i sin tur skall bygga på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.

Artikel 40

1. Utanordnaren skall underrätta styrelsen om sina åtgärder i form av en årlig verksamhetsrapport (nedan kallad utanordnarens rapport), med bifogade uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen. Denna rapport skall innehålla de resultat som uppnåtts i förhållande till de uppställda målen, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och hur systemet för intern kontroll fungerar. Internrevisorn i den mening som avses i artikel 71 skall ta del av den årliga verksamhetsrapporten liksom av andra uppgifter som fastställts.

2. Styrelsen skall senast den 15 juni varje år till budgetmyndigheten och revisionsrätten överlämna en analys och bedömning av utanordnarens rapport för föregående budgetår. Denna analys och bedömning skall infogas i gemenskapsorganets årsrapport enligt bestämmelserna i dess grundrättsakt.

Artikel 41

Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta utgör en oegentlighet, ett brott mot principerna för sund ekonomisk förvaltning eller mot gällande regler för yrkesutövningen skall skriftligen underrätta direktören om detta, och - om denne inte vidtar någon åtgärd inom rimlig tid - underrätta den instans som avses i artikel 47.4 samt styrelsen. Han skall vidare, om det förfarande som upptäcks är brottsligt, utgör bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

Artikel 42

Om utanordnarens befogenheter delegerats eller vidaredelegerats enligt artikel 34 skall artikel 38.1-3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade eller vidaredelegerade utanordnare.

Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 43

1. Styrelsen skall utse en räkenskapsföraren som skall vara en person som omfattas av tjänsteföreskrifterna och som inom gemenskapsorgan skall ansvara för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning VII,

c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning VII,

d) i enlighet med avdelning VII ansvara för tillämpningen av redovisningsregler och -metoder, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare.

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter,

f) förvalta likvida medel.

2. Räkenskapsföraren skall från utanordnarna få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av gemenskapernas tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

3. Om inget annat följer av punkt 4 eller av artikel 44 skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga finansiella medel och andra tillgångar. Han skall vidare ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

4. Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna.

5. De uppgifter som överlåts skall anges i den handling genom vilken delegeringen sker.

Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 44

Om detta förefaller nödvändigt för betalning av mindre utgifter och inkassering av andra inkomster enligt artikel 5 får det upprättas förskottskonton, som skall krediteras med nödvändiga medel av räkenskapsföraren och skötas av en förskottsförvaltare som utses av denne.

Maxbeloppet för varje enskild utgifts- eller inkomsttransaktion som får handläggas via förskottskonto gentemot tredje man skall fastställas av varje gemenskapsorgan.

KAPITEL 3

De finansiella aktörernas ansvar

AVSNITT 1

Allmänna regler

Artikel 45

1. Delegerade och vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas dessa befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Utanordnaren får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en vidaredelegering.

2. Styrelsen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta en räkenskapsförare dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. Styrelsen skall då utse en räkenskapsförare på interimsbasis.

3. Räkenskapsföraren får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta förskottsförvaltaren dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Artikel 46

1. Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa de anställda som anges i artikel 45 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i.

2. Alla utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna, dock utan att detta påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artikel 47-49. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen skall sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.

Avsnitt 2

Bestämmelser för utanordnaren och för delegerade och vidaredelegerade utanordnare

Artikel 47

1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Där föreskrivs att en tjänsteman kan bli skyldig att helt ersätta den skada som gemenskaperna lidit till följd av ett allvarligt fel som han begått i eller i samband med tjänsten, särskilt när han fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtagande eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta bestämmelserna i denna budgetförordning och dess genomförandebestämmelser.

Detsamma gäller om en utanordnare genom att begå ett allvarligt fel försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att upprätta ett betalningskrav, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och därigenom förorsakar institutionen ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje man.

2. Om en delegerad eller vidaredelegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar honom att fatta strider mot gällande bestämmelser eller med principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall han skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig, motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, skall denne befrias från ansvar.

3. Om utanordnaren delegerar sin befogenhet vidare skall han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva, samt för sitt val av delegerad utanordnare.

4. Den instans som utsetts av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av finansiella oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter kan om styrelsen så beslutar ges samma befogenheter gentemot gemenskapsorganet i fråga som gentemot kommissionens egna avdelningar.

Om styrelsen inte fattar något sådant beslut skall den istället inrätta en funktionellt oberoende specialiserad instans med detta ansvarsområde

Direktören skall på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation skall inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning skall den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor.

5. Alla anställda kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som gemenskapsorganet lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten.

Ett motiverat beslut skall därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.

Avsnitt 3

Bestämmelser för räkenskapsförare och förskottsförvaltare

Artikel 48

Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna särskilt i följande fall:

a) När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de gör ändringar i bankkonton eller postgirokonton utan att först ha underrättat utanordnaren.

c) När de gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

Artikel 49

Förskottsförvaltare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna särskilt i följande fall:

a) När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de inte med korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

c) När de betalar till andra parter än berättigade betalningsmottagare.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

KAPITEL 4

Handläggning av inkomster

Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 50

Gemenskapsorganen skall förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av gemenskapsbidraget med intervall som skall beslutas genom överenskommelse mellan gemenskapsorganet och kommissionen.

Artikel 51

De belopp som kommissionen överför till gemenskapsorganen skall vara räntebärande, och ränteinkomsterna skall tillfalla den allmänna budgeten.

Avsnitt 2

Beräkning av fordringar

Artikel 52

Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för ett gemenskapsorgan skall den behörige utanordnaren göra en beräkning av fordringen.

Avsnitt 3

Fastställande av fordringar

Artikel 53

1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skall

a) kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dettas storlek,

c) kontrollera fordringens förfallovillkor.

2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären. Båda dessa dokument skall upprättas av den behörige utanordnaren.

3. Utan att detta påverkar tillämpningen av lagar, kontraktsbestämmelser eller överenskommelser skall alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ge upphov till ränta enligt genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

4. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis.

Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat.

Utanordnaren skall före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.

Avsnitt 4

Godkännande av inkassering

Artikel 54

Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som han har fastställt genom att utfärda ett betalningskrav.

Avsnitt 5

Inkassering

Artikel 55

1. Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas.

2. Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskraven för fordringar som den behörige utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Han skall säkerställa att gemenskapsorganets fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

3. Om den behörige utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han först försäkra sig om att ett detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

Beslutet att avstå från att kräva in en fordran skall vara motiverat. Utanordnaren får inte delegera detta beslut.

I beslutet skall anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

4. Den behörige utanordnaren skall avstå från att kräva in en fordran om det upptäcks en felaktighet i fråga om rättsliga eller faktiska omständigheter som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta skall ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

5. Om det upptäcks faktafel som inte medför att hela gemenskapsorganets fordran behöver avskrivas skall den behörige utanordnaren justera fordrans belopp nedåt eller uppåt beroende på omständigheterna. Detta skall ske genom ett vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

Artikel 56

1. När räkenskapsföraren inkasserat en fordran skall han registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta den behörige utanordnaren.

2. Vid kontanta inbetalningar till räkenskapsförarens kassa skall kvitto lämnas.

Artikel 57

1. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut skall räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

2. Räkenskapsföraren skall kräva in medel genom avräkning av samma belopp som den fastställda fordran i de fall då gäldenären har en fordran på gemenskapsorganet, förutsatt att denna fordran också är säker, likvid och förfallen till betalning och att ett sådant förfaringssätt är juridiskt möjligt.

Artikel 58

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren genom en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a) Gäldenären måste betala den ränta som anges i genomförandebestämmelserna till den allmänna budgetförordningen; räntan skall tillämpas på hela den tidsfrist som beviljats från den ursprungliga förfallodagen.

b) För att skydda gemenskapsorganets intressen måste gäldenären också ställa en finansiell säkerhet som täcker både kapitalbeloppet och räntan.

Avsnitt 6

Särskilda bestämmelser för avgifter och skatter

Artikel 59

1. Om ett gemenskapsorgan uppbär skatter eller avgifter enligt i artikel 5 a skall det i början av varje budgetår upprättas en preliminär, övergripande beräkning av dessa inkomster.

2. I regel skall gemenskapsorganen inte utföra tjänster som ingår i deras uppdrag förrän hela det motsvarande avgifts- eller skattebeloppet betalats in.

3. Om tjänster i undantagsfall utförts innan det motsvarande avgifts- eller skattebeloppet betalats i skall bestämmelserna i avsnitt 3-5 i detta kapitel tillämpas.

KAPITEL 5

Handläggning av utgifter

Artikel 60

1. Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

2. Inga utgiftsåtaganden får göras innan det fattats ett finansieringsbeslut.

3. Gemenskapsorganets arbetsprogram skall gälla som finansieringsbeslut för de åtgärder som anges där, förutsatt att dessa åtgärder och de kriterier som reglerar dem är tydligt definierade.

4. Administrativa utgifter får verkställas utan att ett motsvarande finansieringsbeslut är fattat.

Avsnitt 1

Utgiftsåtagande

Artikel 61

1. Ett budgetmässigt åtagande skall bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att effektuera senare betalningar för att uppfylla ett rättsligt åtagande.

2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.

3. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.

4. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.

5. Ett budgetmässigt åtagande skall benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

Ett preliminärt åtagande skall genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande förvaltnings- och personalutgifter, genom betalningar direkt.

Artikel 62

1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan han ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2. De enskilda rättsliga åtaganden som motsvarar enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden skall ingås senast den 31 december år n.

Vid utgången av den period som anges i första stycket skall den behörige utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden.

3. För rättsliga åtaganden som ingåtts för projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår och motsvarande budgetmässiga åtaganden, skall det - med undantag för personalutgifter - fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena skall vara uppfyllda; tidsfristen skall fastställas i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter detta datum skall dras tillbaka och anslagsbeloppet förfalla i enlighet med artikel 11.

Artikel 63

När ett budgetmässigt åtagande ingås, skall den behörige utanordnaren försäkra sig om

a) att rätt budgetrubrik belastas,

b) att det finns disponibla anslag,

c) att utgiften är förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet grundrättsakten, respektive gemenskapsorgans finansiella bestämmelser samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,

d) att principerna för en sund ekonomisk förvaltning följs.

Avsnitt 2

Kontroll av utgifter

Artikel 64

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behörige utanordnaren skall

a) kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

b) kontrollera fordringens förfallovillkor.

c) bestämma eller kontrollera att fordringsbeloppet är riktigt samt beloppets storlek.

Artikel 65

1. För att en utgift skall kunna godkännas skall borgenärens anspråk styrkas genom handlingar som visar att tjänster faktiskt utförts, leveranser faktiskt skett eller att bygg- och anläggningsarbeten faktiskt utförts, eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, eller slutligen genom andra former av dokument som motiverar betalningen.

2. Kontrollbeslutet skall uttryckas i form av påskriften kan betalas av den behörige utanordnaren.

3. Beslutet om att en utgift kan betalas skall i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behörige utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system skall den behörige utanordnaren föra in påskriften kan betalas med hjälp av sitt personliga lösenord.

Avsnitt 3

Godkännande av utgifter

Artikel 66

1. Ett godkännande av en utgift är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren i instruktion att betala en utgift som han har kontrollerat genom att utfärda en betalningsorder.

2. Betalningsordern, som skall vara daterad och undertecknad av den behörige utanordnaren, skall överlämnas till räkenskapsföraren. Den behörige utanordnaren skall förvara de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 38.5.

3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren skall i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 90.1.

Avsnitt 4

Utbetalning

Artikel 67

1. En betalning får endast ske under förutsättning att det är styrkt att motsvarande verksamhet överensstämmer med bestämmelserna i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i den allmänna budgetförordningen samt enligt kontraktet eller överenskommelsen och omfattar en eller flera av följande transaktioner:

a) En betalning av hela det utestående beloppet.

b) En betalning av utestående belopp på något av följande sätt:

i) En förhandsfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar.

ii) En eller flera mellanliggande betalningar.

iii) De utestående beloppen regleras genom en slutbetalning.

Förhandsfinansieringen skall helt eller delvis räknas av mot de mellanliggande betalningarna.

Det sammanlagda beloppet av förhandsfinansieringen och de mellanliggande betalningarna skall räknas av mot slutbetalningen.

2. Vid bokföringen skall det göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.

Artikel 68

Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Avsnitt 5

Tidsfrister för betalningar

Artikel 69

Utgifterna skall kontrolleras, godkännas och betalas inom de tidsfrister och enligt de bestämmelser som anges i genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

KAPITEL 6

Datasystem

Artikel 70

Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.

KAPITEL 7

Internrevisorn

Artikel 71

1. Varje gemenskapsorgan skall förfoga över en funktion för intern revision som skall skötas enligt relevanta internationella normer.

2. Utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 38.4 skall kommissionens internrevisor gentemot gemenskapsorganen utöva samma befogenheter som gentemot kommissionens egna avdelningar.

Artikel 72

1. Internrevisorn skall ge råd till gemenskapsorganet i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn skall ansvara för att

a) bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt

b) bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är lämpligt utformade och effektiva.

2. Internrevisorns befogenheter skall omfatta hela gemenskapsorganets verksamhet och alla dess avdelningar. Han skall ha en fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som krävs för tjänsteutövningen.

3. Internrevisorn skall rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer. De sistnämnda skall se till att rekommendationerna följs upp.

4. Internrevisorn skall förelägga gemenskapsorganet en årsrapport som särskilt skall innehålla uppgifter om antal och typ av genomförda internrevisioner, vilka rekommendationer som utfärdats samt hur dessa följts upp. I årsrapporten skall också anges om den specialiserade instans som inrättats på grundval av artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen gjort några observationer rörande systematiska problem.

5. Direktören vid varje gemenskapsorgan skall årligen ställa samman uppgifter om antal och typ av internrevisioner som genomförts av internrevisorn, inklusive uppgift om vilka rekommendationer som utfärdats och hur dessa följts upp, och överlämna sammanställningen till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet samt till kommissionen.

Artikel 73

Villkoren för att ålägga internrevisorn ansvar skall fastställas enligt artikel 87 i den allmänna budgetförordningen.

AVDELNING V

OFFENTLIG UPPHANDLING

Artikel 74

Vad avser offentlig upphandling skall relevanta bestämmelser i den allmänna budgetförordningen samt i dess genomförandebestämmelser tillämpas.

AVDELNING VI

BIDRAG SOM BEVILJAS AV GEMENSKAPSORGAN

Artikel 75

Om ett gemenskapsorgan enligt gällande grundrättsakt får bevilja bidrag skall bestämmelserna i den allmänna budgetförordningen samt i dess genomförandebestämmelser tillämpas.

AVDELNING VII

ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER

KAPITEL 1

Årsredovisningar

Artikel 76

Gemenskapsorganens årsredovisningar skall omfatta

a) deras räkenskaper, och

b) rapporter om hur budgeten genomförts.

Gemenskapsorganens räkenskaper skall åtföljas av rapporter om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret.

Artikel 77

Räkenskaperna skall vara formellt korrekta, sanningsenliga och fullständiga och ge en rättvisande bild,

a) när det gäller redovisningarna: av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter, rättigheter och skyldigheter som inte tas upp under tillgångar och skulder samt av kassaflödet,

b) när det gäller rapporten om hur budgeten genomförts: hur budgeten genomförts avseende inkomster och utgifter.

Artikel 78

Redovisningarna skall upprättas på grundval av följande allmänt godtagna redovisningsprinciper enligt preciseringarna i genomförandebestämmelserna i genomförandebestämmelserna till den allmänna budgetförordningen.

a) Principen om kontinuerlig verksamhet.

b) Försiktighetsprincipen.

c) Principen om beständiga redovisningsmetoder.

d) Principen om uppgifters jämförbarhet.

e) Väsentlighetsprincipen.

f) Principen om att inte tillämpa kvittning.

g) Principen att innehåll går före form.

h) Periodiserad redovisning.

Artikel 79

1. Enligt principen om periodiserad redovisning skall redovisningarna omfatta alla kostnader och intäkter som avser det aktuella budgetåret, oavsett när betalningarna eller inkasseringarna ägt rum.

2. Tillgångar och skulder skall i balansräkningen värderas i enlighet med värderingsreglerna i artikel 132 i allmänna budgetförordningen.

Artikel 80

1. Redovisningarna skall uttryckas i euro och innehålla

a) balansräkningen och resultaträkningen, vilka visar situationen på tillgångssidan, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; redovisningarnas struktur skall följa Europaparlamentets och rådets direktiv om årsbokslut i vissa typer av bolag, dock med hänsyn tagen till särdragen hos gemenskapernas verksamheter,

b) tabellen över kassaflöden som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut,

c) en redogörelse för ändringar i det egna kapitalet som på ett detaljerat sätt visar de ökningar och minskningar som skett under budgetåret för varje enskild post som hänförs till eget kapital.

2. Bilagan till redovisningarna skall innehålla kompletteringar och kommentarer till de uppgifterna i de redogörelser som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för gemenskapsorganets verksamhet.

Artikel 81

Rapporterna om genomförandet av budgeten skall uttryckas i euro. De skall innehålla

a) en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner i syfte att spegla resultatet av budgetgenomförandet; denna sammanställning skall vara indelad på samma sätt som budgeten,

b) en bilaga med kompletteringar och anmärkningar till ovan nämnda sammanställning.

Artikel 82

Räkenskapsförarna skall senast den 1 mars efter det budgetår som löpt ut överlämna sina preliminära redovisningar samt den rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen som avses i artikel 76 i denna förordning till kommissionens räkenskapsförare, i enlighet med artikel 128 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel 83

1. I enlighet med artikel 129.1 i den allmänna budgetförordningen skall revisionsrätten senast den 15 juni meddela sina iakttagelser i fråga om de preliminära redovisningarna från varje institution och varje organ som avses i artikel 185 i samma förordning.

2. Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser över gemenskapsorganets preliminära redovisningar skall direktören på eget ansvar upprätta sina redovisningar och överlämna dem till styrelsen för ett yttrande.

3. Direktören skall upprätta de slutliga redovisningarna och senast den 1 juli efter utgången av det berörda budgetåret överlämna dem tillsammans med styrelsens yttrande till kommissionens räkenskapsförare samt till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet.

4. Gemenskapsorganets konsoliderade räkenskaper skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning senast den 31 december året efter det berörda budgetåret.

5. Direktören skall senast den 30 september ge revisionsrätten svar på de iakttagelser som den redovisat inom ramen för sin årsrapport.

KAPITEL 2

Löpande räkenskaper

Avsnitt 1

gemensamma bestämmelser

Artikel 84

1. Gemenskapsorganens räkenskaper är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan sammanföras, klassificeras och registreras.

2. Räkenskaperna skall delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna skall föras per kalenderår och uttryckas i euro.

3. Uppgifterna i de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna skall fastställas vid budgetårets utgång för att användas som underlag för de redovisningar som behandlas i kapitel 1.

4. Bestämmelserna i punkterna 2 och 3 skall inte utgöra något hinder för att de delegerade utanordnarna därutöver kan hålla en kostnadsbokföring.

Artikel 85

Räkenskapsreglerna för gemenskapsorganen skall liksom den harmoniserade kontoplanen fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 133 i den allmänna budgetförordningen.

avsnitt 2

allmänna räkenskaper

Artikel 86

I de allmänna räkenskaperna skall alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för gemenskapsorganen registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.

Artikel 87

1. Kontorörelser och saldon skall föras in i respektive liggare.

2. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, skall stödja sig på styrkande dokument, och det skall göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna.

3. Systemet för räkenskaperna skall göra det möjligt att spåra varje enskild transaktion.

Artikel 88

Efter utgången av budgetåret och fram till dess att räkenskaperna avslutas skall gemenskapsorganets räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en regelbunden, fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret.

Avsnitt 3

budgeträkenskaper

Artikel 89

1. Budgeträkenskaperna skall göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av budgeten.

2. För att kunna tillämpa punkt 1 skall alla handlingar för att genomföra budgeten registreras i budgeträkenskaperna, både i fråga om inkomster och utgifter som avses i avdelning IV i denna förordning.

KAPITEL 3

Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

Artikel 90

1. Varje gemenskapsorgan skall hålla förteckningar avseende all gemenskapens materiella, immateriella och finansiella egendom som utgör gemenskapernas förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.

Gemenskapsorganen skall kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.

2. Försäljning av lös egendom skall annonseras på lämpligt sätt.

AVDELNING VIII

EXTERN GRANSKNING OCH BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET

KAPITEL 1

Extern granskning

Artikel 91

Revisionsrätten skall granska gemenskapsorganens räkenskaper i enlighet med artikel 248 i EG-fördraget.

Artikel 92

1. Gemenskapsorganen skall översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten. De skall också så snart som möjligt meddela revisionsrätten alla åtgärder de vidtar och beslut de fattar enligt artiklarna 10, 14, 19 och 23.

2. Gemenskapsorganen skall översända de finansiella bestämmelser de antar till revisionsrätten.

3. Revisionsrätten skall underrättas om utnämningar av utanordnare, internrevisorer, räkenskapsförare och förskottsförvaltare samt om alla delegeringar som skett enligt artiklarna 34, 43.1, 43.4 och 44.

Artikel 93

Revisionsrättens granskningar skall ske enligt artiklarna 139-144 i den allmänna budgetförordningen.

KAPITEL 2

Beviljande av ansvarsfrihet

Artikel 94

1. Europaparlamentet skall före den 30 april år n+2 på rekommendation av rådet bevilja direktören ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande år n.

2. Om det datum som anges i punkt 1 inte kan hållas skall Europaparlamentet eller rådet underrätta direktören om orsakerna till att beslutet har måst skjutas upp.

3. Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet skall direktören så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för detta beslut undanröjs.

Artikel 95

1. Beslutet om ansvarsfrihet skall omfatta räkenskaperna över gemenskapsorganets samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstår samt gemenskapsorganets tillgångar och skulder enligt balansräkningen.

2. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet skall Europaparlamentet, efter rådet, granska gemenskapsorganets räkenskaper, redovisningar och balansräkning. Europaparlamentet skall också granska revisionsrättens årsrapport åtföljd av svaren från gemenskapsorganets direktör, liksom de av revisionsrättens särskilda rapporter som är av betydelse för det berörda budgetåret och dess förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

3. Direktören skall på Europaparlamentets begäran lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret skall fungera väl, på samma sätt som föreskrivs i artikel 146.3 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel 96

1. Direktören skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet.

2. På Europaparlamentets eller rådets begäran skall direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Han skall också översända ett exemplar av rapporten till kommissionen och revisionsrätten.

AVDELNING IX

ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 97

De tidsgränser som anges i artikel 83 skall tillämpas för första gången budgetåret 2005.

För de föregående budgetåren skall följande tidsfrister gälla:

a) 15 september för artikel 83.3.

b) 30 november för artikel 83.4.

c) 31 november för artikel 83.5.

Artikel 98

Europaparlamentet, rådet och kommissionen skall ha rätt att få ta del av alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som tillhör deras respektive behörighet.

Artikel 99

Om så krävs skall styrelsen på förslag av direktören anta genomförandebestämmelser till organets budgetförordning.

Artikel 100

Efter att denna förordning trätt i kraft skall alla organ som omfattas av artikel 185 i den allmänna budgetförordningen anta en egen ny budgetförordning så att den kan träda i kraft den 1 januari 2003, eller under alla omständigheter inom sex månader räknat från den dag då ovan nämnda artikel 185 blir tillämplig på organet i fråga som en följd av att det beviljats ett bidrag ur Europeiska den allmänna budgeten.

Artikel 101

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 23 december 2002.

På kommissionens vägnar

Michaele Schreyer

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 248, 15.9.2002, s. 1.

(2) Ännu ej offentliggjort i EGT.

(3) Ännu ej offentliggjort i EGT.

(4) Ännu ej offentliggjort i EGT.