ISSN 1725-5155

Uradni list

Evropske unije

L 78
European flag  

Slovenska izdaja

Zakonodaja

Zvezek 51
19. marec 2008

Vsebina

 

I   Akti, sprejeti v skladu s Pogodbo ES/Pogodbo Euratom, katerih objava je obvezna

Stran

 

 

UREDBE

 

*

Uredba Sveta (ES) št. 215/2008 z dne 18. februarja 2008 o finančni uredbi, ki se uporablja za 10. Evropski razvojni sklad

1

 

 

II   Akti, sprejeti v skladu s Pogodbo ES/Pogodbo Euratom, katerih objava ni obvezna

 

 

ODLOČBE/SKLEPI

 

 

Svet

 

 

2008/215/ES

 

*

Sklep Sveta z dne 18. februarja 2008 o sprejetju poslovnika Odbora Evropskega razvojnega sklada

35

SL

Akti z rahlo natisnjenimi naslovi so tisti, ki se nanašajo na dnevno upravljanje kmetijskih zadev in so splošno veljavni za omejeno obdobje.

Naslovi vseh drugih aktov so v mastnem tisku in pred njimi stoji zvezdica.

I Akti, sprejeti v skladu s Pogodbo ES/Pogodbo Euratom, katerih objava je obvezna

UREDBE

19.3.2008   

SL

Uradni list Evropske unije

L 78/1

UREDBA SVETA (ES) št. 215/2008

z dne 18. februarja 2008

o finančni uredbi, ki se uporablja za 10. Evropski razvojni sklad

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu med članicami skupine afriških, karibskih in pacifiških držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi, podpisan v Cotonouju dne 23. junija 2000 (1) in spremenjen v Luxembourgu dne 25. junija 2005 (2) (v nadaljnjem besedilu „Sporazum AKP-ES“),

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2001/822/ES z dne 27. novembra 2001 o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski skupnosti („Sklep o pridružitvi čezmorskih držav“) (3), in zlasti člena 23(4) Sklepa,

ob upoštevanju Sklepa št. 1/2006 Sveta ministrov AKP-ES z dne 2. junija 2006 o določitvi večletnega finančnega okvira za obdobje 2008–2013 in spremembah revidiranega Sporazuma o partnerstvu AKP-ES (4),

ob upoštevanju Notranjega sporazuma med predstavniki vlad držav članic, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju pomoči Skupnosti v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2008–2013 v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-ES o dodelitvi finančne pomoči čezmorskim državam in ozemljem, za katero se uporablja Četrti del Pogodbe ES (5) („Notranji sporazum“), in zlasti člena 10(2) Notranjega sporazuma,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 617/2007 z dne 14. maja 2007 o izvajanju 10. Evropskega razvojnega sklada v okviru Sporazuma o partnerstvu AKP-ES (6),

ob upoštevanju predloga Komisije,

ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča (7),

ob upoštevanju mnenja Evropske investicijske banke,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Določiti bi bilo treba podrobna pravila za plačilo prispevkov držav članic v 10. Evropski razvojni sklad (v nadaljnjem besedilu „ERS“), ustanovljen z Notranjim sporazumom, in za dodelitev finančne pomoči čezmorskim državam in ozemljem, za katero se uporablja Četrti del Pogodbe ES („ČDO“).

(2)

Določiti bi bilo treba pravila za obravnavanje neporabljenih sredstev iz prejšnjih ERS, zlasti v zvezi s podrobno ureditvijo za njihov prenos v 10. ERS in pravili za njihovo uporabo oziroma posledice njihove zapadlosti v zvezi s prispevki držav članic.

(3)

Določiti bi bilo treba pogoje, v skladu s katerimi bo Računsko sodišče izvajalo svoja pooblastila v zvezi z ERS.

(4)

Določiti bi bilo treba pogoje, v skladu s katerimi Evropska investicijska banka („EIB“) upravlja sredstva ERS.

(5)

Določbe v zvezi z nadzorom sredstev ERS, ki jih upravlja EIB, s strani Računskega sodišča bi morale biti skladne s tristranskim sporazumom, sklenjenim med Računskim sodiščem, EIB in Komisijo, ki je predviden v členu 248(4) Pogodbe.

(6)

Primerno bi bilo zagotoviti pravilno, hitro in učinkovito izvajanje programov in projektov, ki se financirajo na podlagi Sporazuma AKP-ES, in določiti pregledne upravljalne postopke, ki so preprosti za uporabo in olajšujejo decentralizacijo nalog in pristojnosti.

(7)

Pogodbenice Sporazuma AKP-ES so ponovno potrdile zavezanost socialnim in etičnim klavzulam iz ustreznih konvencij Mednarodne organizacije dela (ILO).

(8)

Določiti bi bilo treba podrobna pravila, v skladu s katerimi odredbodajalec na podlagi prenosa v tesnem sodelovanju z nacionalnim odredbodajalcem sprejme potrebne ureditve za zagotavljanje pravilnega izvajanja dejavnosti.

(9)

V tej uredbi bi bilo treba zaradi učinkovitosti in poenostavitve, kolikor je to mogoče, upoštevati Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (8), kot temelj reforme notranjega upravljanja Komisije. Če je ustrezno, bi bilo treba Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (9), v nekaterih primerih smiselno uporabljati.

(10)

Vse spremembe glede na Finančno uredbo z dne 27. marca 2003 v zvezi z 9. Evropskim razvojnim skladom (10) bi morale prispevati k doseganju ciljev reform Komisije, izboljšati ali zagotoviti dobro finančno poslovodenje in izboljšati varstvo finančnih interesov Skupnosti pred goljufijami in drugimi nezakonitimi dejavnostmi ter tako povečati zakonitost in pravilnost finančnih dejavnosti.

(11)

V primerjavi s Finančno uredbo za 9. ERS so ob upoštevanju praktičnih izkušenj potrebne nekatere spremembe za olajšanje izvajanja ERS in uresničevanje ciljev politik, na katerih temelji, ter za prilagoditev nekaterih zahtev glede postopka in dokazil. Zlasti je treba izboljšati preglednost, in sicer z zagotavljanjem informacij o upravičencih sredstev Skupnosti.

(12)

Načelo dobrega finančnega poslovodenja bi moralo obsegati uspešen in učinkovit notranji nadzor uporabe sredstev ERS.

(13)

V zvezi s sredstvi ERS bi bilo treba državam članicam omogočiti dajanje prostovoljnih finančnih prispevkov, s čimer bi se pripomoglo k doseganju ciljev Sporazuma o partnerstvu AKP-ES ločeno od sofinanciranja, kot je določeno v Uredbi (ES) št. 617/2007.

(14)

Za ERS bi bilo treba uporabljati načelo specifikacije.

(15)

V zvezi z metodami uporabe sredstev ERS bi bilo treba določbe o centraliziranem, decentraliziranem in skupnem upravljanju iz finančne uredbe za 9. ERS zaradi jasnosti preoblikovati, nekatere zahteve pa pojasniti. Zlasti bi bilo treba poenostaviti zahteve za skupno upravljanje, pogoje za prenos nalog in merila za uporabo nacionalnih javnih organov, da se olajša njihova uporaba in odzivanje na vse večje operativne potrebe.

(16)

Prepoved prenosa nalog izvajanja na zasebne organe bi bilo treba prilagoditi glede na centralizirano upravljanje, saj se je pokazalo, da so pogoji te prepovedi neupravičeno strogi. Komisiji bi bilo treba omogočiti, da uporablja storitve potovalne agencije ali organizatorja konferenc, da ti prevzamejo povračilo stroškov udeležencev na konferencah, ob čemer je treba zagotoviti, da zasebno podjetje ne uporablja nobenih diskrecijskih pooblastil.

(17)

Pojasniti je treba tudi odgovornost računovodje za potrjevanje računovodskih izkazov na podlagi finančnih informacij, ki mu jih predložijo odredbodajalci. V ta namen bi bilo treba računovodjo pooblastiti za preverjanje informacij, ki jih prejme odredbodajalec na podlagi prenosa, in po potrebi za izražanje pridržkov.

(18)

Pojasniti bi bilo treba pogoje in omejitve v zvezi s finančno obveznostjo vseh finančnih udeležencev in drugih oseb, ki sodelujejo pri izvajanju ERS.

(19)

Pravila o izterjavi terjatev bi bilo treba pojasniti in okrepiti zaradi boljšega varovanja finančnih interesov Skupnosti. Zlasti bi bilo treba določiti pogoje, pod katerimi se ERS plačajo zamudne obresti.

(20)

Predvideti bi bilo treba zastaralne roke glede veljavnosti zahtevkov. Za razliko od številnih držav članic za Skupnost ne velja zastaralni rok, po katerem finančne terjatve po določenem času zastarajo. Prav tako Skupnost ni omejena z zastaralnim rokom pri svojih terjatvah do tretjih oseb. Uvedba takšnih zastaralnih rokov bi morala ustrezati načelu dobrega finančnega poslovodenja.

(21)

V skladu s splošno Finančno uredbo in Direktivo 2004/18/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev (11) bi bilo treba pojasniti pravila o izključitvi iz postopkov javnih naročil. Treba bi bilo jasno razlikovati med obvezno izključitvijo in izključitvijo na podlagi upravne kazni. Poleg tega bi bilo treba zaradi pravne varnosti in sorazmernosti določiti najdaljše obdobje izključitve. Lahko se določi izjema od pravil o izključitvi za nakupe blaga pod posebno ugodnimi pogoji od dobavitelja blaga, ki končuje poslovne dejavnosti, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, ali po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku po nacionalni zakonodaji.

(22)

Primerno je, da se v okviru ERS omogoči uporaba centralne baze podatkov o kandidatih ali ponudnikih v situacijah za izključitev, ki je bila vzpostavljena na podlagi Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002.

(23)

V zvezi z donacijami je v členu 103 potrebnih nekaj pojasnil, zlasti v zvezi z njihovim področjem uporabe. Za izboljšanje upravljanja donacij in poenostavitev postopkov bi bilo treba omogočiti, da se donacije dodeljujejo z odločbami ustanove ali s pisnimi sporazumi z upravičenci ter da se pavšalna izplačila in pavšalni zneski odobrijo skupaj z bolj klasično metodo povračila stroškov, ki so dejansko nastali. Poleg tega bi morale biti zahteve za preverjanja in jamstva bolj sorazmerne s povezanimi finančnimi tveganji.

(24)

Pravilo, da bi morale biti donacije dodeljene na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, se je izkazalo kot dobro. Toda izkušnje so pokazale, da zaradi narave ukrepa v določenih primerih pri izboru upravičencev tega ni mogoče upoštevati. Zato bi bilo treba izrecno priznati, da se to lahko zgodi v izrednih primerih.

(25)

Kadar so donacije dodeljene za tekoče stroške, se je kot nepotrebno togo pokazalo pravilo, da potrebni sporazum ne sme biti podpisan pozneje kot v štirih mesecih po začetku proračunskega leta upravičenca. Ta rok bi bilo zato treba določiti na šest mesecev.

(26)

Ker se bodo donacije še naprej dodeljevale na podlagi meril za izbor in dodelitev, ni nobene potrebe po tem, da bi ta merila v vseh primerih ovrednotila komisija. Ocenjevanje meril za izbor bi bilo treba omogočiti še na druge, bolj prilagodljive načine.

(27)

Zaradi jasnosti bi bilo treba poenostaviti pravilo o zahtevah glede javnih naročil, ki ga morajo uporabljati upravičenci donacij. Poleg tega bi bilo treba izrecno določiti primere, v katerih je zaradi izvedbe ukrepa potrebna finančna podpora tretjim osebam –

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

KAZALO

DEL ENA –

 TEMELJNE DOLOČBE

NASLOV I –

 PREDMET IN PODROČJE UPORABE

NASLOV II –

 FINANČNA NAČELA

POGLAVJE 1

 NAČELO FINANČNE TOČNOSTI

POGLAVJE 2

 NAČELO OBRAČUNSKE ENOTE

POGLAVJE 3

 NAČELO SPECIFIKACIJE

POGLAVJE 4

 NAČELO DOBREGA FINANČNEGA POSLOVODENJA

POGLAVJE 5

 NAČELO PREGLEDNOSTI

NASLOV III –

 SREDSTVA IN PRISPEVKI DRŽAV ČLANIC

POGLAVJE 1

 SESTAVA SREDSTEV ERS

NASLOV IV

 UPORABA SREDSTEV ERS

POGLAVJE 1

 SPLOŠNE DOLOČBE

POGLAVJE 2

 NAČINI IZVAJANJA

Oddelek 1

 Splošne določbe

Oddelek 2

 Decentralizirano upravljanje

Oddelek 3

 Centralizirano upravljanje

Oddelek 4

 Skupno upravljanje z mednarodnimi organizacijami

POGLAVJE 3

 FINANČNI UDELEŽENCI

Oddelek 1

 Načelo ločitve nalog

Oddelek 2

 Odredbodajalec

Oddelek 3

 Računovodja

Oddelek 4

 Plačilni zastopnik

Oddelek 5

 Upravitelj plačil

POGLAVJE 4

 ODGOVORNOST FINANČNIH UDELEŽENCEV

Oddelek 1

 Splošna pravila

Oddelek 2

 Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce

Oddelek 3

 Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in upravitelje plačil

POGLAVJE 5

 PRIHODKI

Oddelek 1

 Sredstva ERS, ki se dajo na razpolago

Oddelek 2

 Ocene terjatev

Oddelek 3

 Ugotovitev zneskov terjatev

Oddelek 4

 Odobritev izterjave

Oddelek 5

 Izterjava

POGLAVJE 6

 ODHODKI

Oddelek 1

 Splošne določbe

Oddelek 2

 Prevzem obveznosti za izdatke

Oddelek 3

 Prevzem obveznosti za izdatke v centraliziranem ali skupnem upravljanju

Oddelek 4

 Prevzem obveznosti za izdatke v decentraliziranem upravljanju

Oddelek 5

 Potrditev izdatkov

Oddelek 6

 Odobritev izdatkov

Oddelek 7

 Plačilo izdatkov

Oddelek 8

 Roki za postopke v zvezi z izdatki

POGLAVJE 7

 INFORMACIJSKI SISTEMI

POGLAVJE 8

 NOTRANJI REVIZOR

NASLOV V –

 JAVNA NAROČILA

POGLAVJE 1

 SPLOŠNE DOLOČBE

Oddelek 1

 Področje uporabe in načela za oddajo javnih naročil

Oddelek 2

 Objava

POGLAVJE 2

 POSTOPKI ODDAJE JAVNIH NAROČIL

NASLOV VI –

 UPORABA LASTNE DELOVNE SILE IN POSREDNE CENTRALIZIRANE DEJAVNOSTI

NASLOV VII –

 DONACIJE

POGLAVJE 1

 PODROČJE UPORABE IN OBLIKA DONACIJ

POGLAVJE 2

 NAČELA

POGLAVJE 3

 POSTOPEK ODDAJE NAROČILA

POGLAVJE 4

 PLAČILO IN NADZOR

POGLAVJE 5

 IZVAJANJE

NASLOV VIII –

 PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

 PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA

POGLAVJE 2

 INFORMACIJE O UPORABI SREDSTEV ERS

POGLAVJE 3

 RAČUNOVODSTVO

NASLOV IX –

 ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠNICA

POGLAVJE 1

 SPLOŠNE DOLOČBE

POGLAVJE 2

 ZUNANJA REVIZIJA

POGLAVJE 3

 RAZREŠNICA

DEL DVE –

 POSEBNE DOLOČBE O SREDSTVIH ERS, KI JIH UPRAVLJA EIB

DEL TRI –

 PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

NASLOV I –

 PREHODNE DOLOČBE

POGLAVJE 1

 PRENOS NEPORABLJENIH SREDSTEV IZ PREJŠNJIH ERS

POGLAVJE 2

 NEPORABLJENA SREDSTVA IZ PREJŠNJIH ERS

POGLAVJE 3

 PRAVILA, KI SE UPORABLJAJO ZA IZVAJANJE PREJŠNJIH ERS

POGLAVJE 4

 PREHODNO OBDOBJE

NASLOV II –

 KONČNE DOLOČBE

DEL ENA

TEMELJNE DOLOČBE

NASLOV I

PREDMET IN PODROČJE UPORABE

Člen 1

Ta uredba določa pravila za osnovanje in finančno uporabo sredstev 10. Evropskega razvojnega sklada (ERS) ter pripravo in revizijo zaključnega računa.

Člen 2

1.   Komisija prevzame obveznosti Skupnosti, opredeljene v členu 57 Sporazuma AKP-ES in v Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav.

Zato začne finančno izvajanje dejavnosti, ki se opravljajo s sredstvi ERS, dodeljenimi v obliki nepovratne pomoči, razen subvencij obrestnih mer, in opravlja plačila v skladu s to uredbo.

2.   Za namene uporabe te uredbe Komisija ukrepa na lastno odgovornost in v mejah dodeljenih sredstev.

Člen 3

Evropska investicijska banka (EIB) v imenu Skupnosti upravlja Sklad za spodbujanje naložb ter subvencije obrestne mere in izvaja ustrezne dejavnosti v skladu s pravili iz dela dva. V navedenem okviru EIB ravna v imenu Skupnosti in na njeno odgovornost.

EIB prevzame finančno izvajanje dejavnosti, ki se izvajajo s posojili iz njenih lastnih sredstev, po potrebi v kombinaciji s subvencijami obrestne mere, ki se črpajo iz donacijskih sredstev ERS.

Člen 4

Določbe tega dela in dela tri se uporabljajo izključno za finančno uporabo sredstev ERS, ki jih upravlja Komisija. Navedene določbe se ne smejo razlagati, kakor da povzročajo obveznosti na strani Komisije glede finančne uporabe sredstev ERS, ki jih upravlja EIB.

Člen 5

1.   Če ni določeno drugače, se šteje, da se sklici v tej uredbi na države AKP nanašajo tudi na organe ali predstavnike, ki so opredeljeni v členih 13 in 14 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES in ki se na podlagi navedenega sporazuma lahko ustrezno pooblastijo za izvajanje svojih pristojnosti.

2.   Proračunsko leto se začne 1. januarja in konča 31. decembra.

NASLOV II

FINANČNA NAČELA

Člen 6

Sredstva ERS se določijo in uporabljajo v skladu z naslednjimi načeli, kot so določena v tej uredbi:

(a)

finančna točnost;

(b)

obračunska enota;

(c)

specifikacija;

(d)

dobro finančno poslovodenje;

(e)

preglednost.

POGLAVJE 1

Načelo finančne točnosti

Člen 7

1.   Noben prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvršiti, če ni evidentiran kot dodelitev ERS.

2.   Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti zunaj okvira dodelitev ERS.

3.   Obresti na sredstva, ki so v lasti ERS, se vpišejo kot prihodki ERS.

Člen 8

1.   Obresti iz plačil predhodnega financiranja se pripišejo zadevnemu programu ali ukrepu in odštejejo od plačila razlike zneska, ki se dolguje upravičencu.

2.   Obresti se ne izplačajo Skupnostim v naslednjih primerih:

(a)

predhodno financiranje, ki ne predstavlja znatnega zneska;

(b)

predhodno financiranje, plačano po pogodbi na podlagi javnih naročil v smislu člena 91;

(c)

akontacije, plačane članom institucij in osebju v skladu s Kadrovskimi predpisi za uradnike Evropskih skupnosti in Pogoji za zaposlovanje drugih uslužbencev Evropskih skupnosti(kadrovski predpisi);

(d)

predhodno financiranje, plačano v okviru skupnega upravljanja iz točke (c) člena 20(1).

3.   Členi 3, 4 in 4a Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljajo pri izvajanju odstavkov 1 in 2.

POGLAVJE 2

Načelo obračunske enote

Člen 9

1.   Sredstva ERS se pripravijo in uporabljajo v eurih, v eurih se pripravijo tudi zaključni računi.

Za namene upravljanja zakladnice iz člena 39 pa lahko računovodja izvaja posle v eurih ali v drugih valutah.

2.   Člena 7 in 8 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljata za izvajanje odstavka 1.

POGLAVJE 3

Načelo specifikacije

Člen 10

Sredstva ERS se zagotovijo za posebne namene glede na glavne instrumente sodelovanja, kot so opisani v finančnem protokolu k Sporazumu AKP-ES in v Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav.

Za države AKP so navedeni instrumenti določeni v finančnem protokolu iz Priloge Ib k Sporazumu AKP-ES. Razporeditev sredstev temelji tudi na določbah Notranjega sporazuma in upošteva sredstva, rezervirana za podporo izdatkov, povezanih z načrtovanjem in izvajanjem iz člena 6 Notranjega sporazuma.

Za ČDO so navedeni instrumenti določeni v Prilogi II Aa k Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav. Zagotovitev sredstev upošteva tudi nerazporejene rezerve iz člena 3(4) navedene priloge in sredstva, rezervirana za študije ali ukrepe tehnične pomoči iz člena 1(1)(c) Priloge.

POGLAVJE 4

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 11

1.   Sredstva ERS se uporabijo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, in sicer v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2.   Načelo gospodarnosti zahteva, da se sredstva, uporabljena za opravljanje dejavnosti, dajo na razpolago pravočasno, v primerni količini in kakovosti ter po najboljši ceni.

Načelo učinkovitosti zadeva najboljše razmerje med uporabljenimi viri in doseženimi rezultati.

Načelo uspešnosti zadeva doseganje določenih zastavljenih ciljev in doseganje predvidenih rezultatov.

3.   Določijo se specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Doseganje teh ciljev se za vsako dejavnost spremlja s kazalci poslovanja.

Člen 12

Za boljše odločanje, zlasti pa da se upraviči in opredeli določitev prispevkov iz člena 57, ki jih morajo plačati države članice, so potrebne naslednje ocene:

(a)

uporaba sredstev ERS sledi predhodni oceni dejavnosti, ki naj bi se opravljala;

(b)

dejavnost je treba oceniti še naknadno, da se zagotovi, da ciljni rezultati upravičujejo uporabljena sredstva.

Člen 13

1.   Načelo dobrega finančnega poslovodenja je zahtevalo, da se sredstva ERS uporabljajo v skladu z uspešnim in učinkovitim notranjim nadzorom, primernim za posamezni način upravljanja.

2.   Za namene uporabe sredstev ERS je notranji nadzor opredeljen kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:

(a)

uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti delovanja;

(b)

zanesljivosti poročanja;

(c)

varovanja sredstev in informacij;

(d)

preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti;

(e)

ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.

POGLAVJE 5

Načelo preglednosti

Člen 14

1.   Sredstva ERS se določijo in uporabljajo v skladu z načelom preglednosti, prav tako se zaključni računi pripravijo v skladu z istim načelom.

2.   Letna ocena obveznosti in plačil iz člena 7 Notranjega sporazuma, skupaj z zaključnimi računi ERS iz člena 118 te uredbe, se objavijo v Uradnem listu Evropske unije.

3.   Komisija na ustrezen način omogoči dostop do svojih informacij, ki zadevajo upravičence sredstev iz ERS, kadar se sredstva ERS uporabljajo centralizirano in neposredno s strani njenih oddelkov, ter do informacij, ki zadevajo upravičence sredstev in jih je prejela od subjektov, na katere so prenesene naloge finančnega izvajanja v okviru drugih načinov upravljanja.

Dostop do teh informacij se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev glede zaupnosti, zlasti varovanja osebnih podatkov iz Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (12) ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2001 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (13), in zahtev glede varnosti ob upoštevanju posebnosti posameznih načinov upravljanja iz člena 20.

NASLOV III

SREDSTVA IN PRISPEVKI DRŽAV ČLANIC

POGLAVJE 1

Sestava sredstev ERS

Člen 15

Sredstva ERS obsegajo zneske iz člena 1 Notranjega sporazuma.

Člen 16

1.   Komisija lahko upravlja finančne prispevke držav članic in drugih držav donatork v njihovem imenu, v obeh primerih vključno z javnimi in paradržavnimi agencijami, ali prispevke mednarodnih organizacij za določene projekte ali programe, ki se financirajo iz ERS, v skladu s členom 9(1) in (2) Uredbe (ES) št. 617/2007.

2.   Komisija lahko upravlja tudi prostovoljne finančne prispevke držav članic v skladu s členom 9(4) in (5) Uredbe (ES) št. 617/2007 in posebnimi ureditvami iz ustreznih dvostranskih sporazumov o prispevkih.

3.   Dodatna sredstva, opredeljena v odstavkih 1 in 2, se upravljajo na podlagi enakih pravil, kot veljajo za sredstva ERS.

NASLOV IV

UPORABA SREDSTEV ERS

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 17

Komisija lahko v okviru svojih oddelkov prenese svoja pooblastila za izvajanje sredstev ERS v skladu s pogoji iz te uredbe in notranjih pravil ter v mejah, ki jih določi Komisija v instrumentu prenosa. Osebe, na katere prenese ta pooblastila, lahko ukrepajo le v mejah pooblastil, ki so jim izrecno dodeljena.

Člen 18

1.   Vsem finančnim udeležencem in kateri koli drugi osebi, ki sodeluje pri izvajanju, upravljanju, reviziji ali notranjem nadzoru sredstev ERS, je prepovedano vsakršno dejanje, ki bi lahko povzročilo navzkrižje njihovih interesov z interesi Skupnosti. Če bi prišlo do navzkrižja interesov, mora zadevna oseba prenehati s temi dejavnostmi in zadevo prepustiti pristojnemu organu.

2.   Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1 zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.

3.   Člen 34 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izvajanje odstavkov 1 in 2.

Člen 19

Za namene tega naslova se izraz „osebje“ nanaša na osebe, za katere veljajo Kadrovski predpisi.

POGLAVJE 2

Načini izvajanja

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 20

1.   Komisija izvaja sredstva ERS v skladu z določbami iz členov 21 do 29 na katerega koli od naslednjih načinov:

(a)

z decentraliziranim upravljanjem;

(b)

s centraliziranim upravljanjem;

(c)

s skupnim upravljanjem z mednarodnimi organizacijami.

2.   Poglavje 2 „Metode izvrševanja“ iz naslova IV prvega dela Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izvajanje tega poglavja.

Oddelek 2

Decentralizirano upravljanje

Člen 21

Na splošno začne Komisija finančno izvajanje sredstev ERS na enega od naslednjih načinov:

(a)

z decentraliziranim upravljanjem z državami AKP v skladu s pogoji iz Sporazuma AKP-ES in ob uporabi delitve odgovornosti iz člena 57 navedenega sporazuma ter členov 34, 35 in 36 iz Priloge IV k Sporazumu;

(b)

z decentraliziranim upravljanjem s ČDO v skladu s pogoji iz Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in iz ukrepov za izvajanje navedenega sklepa.

Člen 22

1.   V okviru decentraliziranega upravljanja začne Komisija finančno izvajanje sredstev ERS v skladu z natančnimi pravili iz odstavkov 2, 3 in 4. Tako kot je to določeno v primeru centraliziranega upravljanja, lahko Komisija preostale naloge prenese na organe iz člena 25(2) do (5).

2.   Upravičene države AKP ali ČDO:

(a)

izvajajo redne preglede za zagotovitev, da se dejavnosti, financirane iz sredstev ERS, pravilno izvajajo;

(b)

sprejmejo primerne ukrepe, da se preprečijo nepravilnosti in goljufije, ter po potrebi sprožijo pravni postopek za vračilo nepravilno izplačanih sredstev.

3.   Da bi Komisija zagotovila uporabo sredstev v skladu z veljavnimi pravili in v mejah pooblastil, ki so ji podeljena, izvaja postopek potrditve obračunov oziroma uporabi mehanizme za izvajanje finančnih popravkov, ki ji omogočajo izpolnjevanje obveznosti na podlagi Sporazuma AKP-ES, zlasti člena 34(1) Priloge IV k Sporazumu, in na podlagi Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, zlasti členov 20 in 32 Sklepa.

4.   Partnerske države in ozemlja, na katera se prenesejo naloge izvrševanja, zagotovijo v skladu s členom 14(3) primerne naknadne letne objave upravičencev sredstev iz ERS.

Člen 23

Komisija nadzoruje izvajanje dejavnosti, ki se financirajo iz sredstev ERS, v državah AKP in ČDO.

Nadzor se lahko izvaja pred odobritvijo, naknadno ali kombinirano, v skladu z določbami iz Sporazuma AKP-ES, Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in ukrepov za izvajanje navedenega sklepa.

Člen 24

Glede na stopnjo decentralizacije, predvideno v Sporazumu AKP-ES, Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav ter ukrepih za izvajanje navedenega sklepa, Komisija spodbuja upravičene države AKP in ČDO, naj se pri izvajanju pooblastil, ki so jim zaupana na podlagi Sporazuma AKP-ES in Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, držijo načela dobrega finančnega poslovodenja iz člena 11, zlasti pa postopne uporabe naslednjih meril:

(a)

preglednih postopkov javnih naročil in dodeljevanja donacij, ki so nediskriminacijski in izključujejo vsako navzkrižje interesov;

(b)

uspešnega in učinkovitega sistema za notranji nadzor upravljanja dejavnosti, ki vključuje učinkovito ločitev nalog odredbodajalca in računovodje ali enakovrednih delovnih mest;

(c)

računovodskega sistema, ki omogoča preverjanje pravilne uporabe sredstev ERS in navajanje uporabe sredstev v zaključnih računih ERS;

(d)

neodvisne zunanje revizije, ki jo izvaja državna ustanova za neodvisno zunanjo revizijo;

(e)

v primeru dejavnosti neposrednega upravljanja iz člena 101(1), primernih določb za upravljanje in spremljanje lokalne blagajne predplačil in za opredelitev pristojnosti lokalnega vodje blagajne predplačil ter lokalnega računovodje.

Za izvajanje prvega pododstavka Komisija sporazumno z upravičenimi državami AKP in ČDO vključi ustrezne določbe v sporazume o financiranju iz člena 70(3).

Oddelek 3

Centralizirano upravljanje

Člen 25

1.   Če Komisija izvaja sredstva ERS na centralizirani osnovi, se naloge izvajanja opravljajo neposredno v njenih oddelkih ali posredno, in sicer v skladu z odstavki 2 do 4 tega člena in s členi 26 do 29.

Posredno izvajanje v skladu z odstavki 2 do 4 tega člena ter s členi 27 do 29 velja tudi pri prenosu preostalih nalog na organe iz odstavka 3 tega člena v primeru decentraliziranega upravljanja.

2.   Komisija ne sme prenesti izvršilnih pooblastil, ki jih ima po Sporazumu AKP-ES ali Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav, na tretje strani, kadar takšna pooblastila vključujejo precejšnjo diskrecijo v zvezi s političnimi odločitvami. Prenesene naloge izvajanja so jasno opredeljene in njihovo izvajanje je v celoti nadzorovano.

Prenos nalog finančnega izvajanja ustreza načelu dobrega finančnega poslovodenja in zagotavlja skladnost z načelom preglednosti ukrepov Skupnosti. Tako prenesene naloge izvajanja ne smejo povzročiti navzkrižja interesov.

3.   V mejah iz odstavka 2 lahko Komisija prenese naloge javne oblasti in zlasti naloge finančnega izvajanja na:

(a)

izvršilne agencije, ustanovljene v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 (14);

(b)

nacionalne javne organe ali organe zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve in ki zagotovijo ustrezna finančna jamstva za izvajanje nalog, ki so jim dodeljene.

Komisija lahko uporabi sredstva ERS, da tem organom izplača finančno nadomestilo za nastale upravne stroške.

Komisija vsako leto obvesti Svet o zadevnih primerih, agencijah in organih. Na primeren način utemelji razloge za sodelovanje z nacionalnimi agencijami.

4.   Izvajanje ustreznih sredstev ERS s strani agencije iz odstavka 3(a) izvaja direktor te agencije.

5.   Kadar agencije in organi iz odstavka 3 opravljajo naloge izvajanja, opravljajo redne preglede, da zagotovijo pravilno izvajanje ukrepov, financiranih iz sredstev ERS.

Takšne agencije in organi sprejmejo primerne ukrepe, da preprečijo nepravilnosti in goljufije, ter po potrebi sprožijo pravni postopek za vračilo nepravilno izplačanih ali nepravilno porabljenih sredstev.

Člen 26

Kadar Komisija izvaja sredstva ERS s posrednim centraliziranim upravljanjem, mora najprej pridobiti dokaz o obstoju in pravilnem delovanju subjektov, ki jim zaupa izvajanje:

(a)

preglednih postopkov javnih naročil in postopkov za dodelitev donacij, ki so nediskriminacijski in izključujejo vsako navzkrižje interesov ter so v skladu z naslovoma V in VII;

(b)

uspešnega in učinkovitega sistema za notranji nadzor upravljanja dejavnosti, ki vključuje učinkovito ločitev nalog odredbodajalca in računovodje ali enakovrednih delovnih mest;

(c)

računovodskega sistema, ki omogoča preverjanje pravilne uporabe sredstev ERS in navajanje uporabe sredstev v zaključnih računih ERS;

(d)

neodvisne zunanje revizije;

(e)

dostopa javnosti do informacij na ravni, ki je predvidena v predpisih Skupnosti;

(f)

primerne naknadne letne objave upravičencev sredstev iz ERS v skladu s členom 14(3).

Komisija lahko sprejme, da so sistemi revizije, računovodstva, javnih naročil in dodeljevanja donacij pri agencijah in organih iz člena 25(3) enakovredni njenim, ob ustreznem upoštevanju mednarodno sprejetih standardov.

Člen 27

1.   Komisija zagotovi nadziranje, ocenjevanje in kontrolo izvajanja zaupanih nalog. Kadar pri izvajanju nadzora uporablja lasten sistem nadzora, Komisija upošteva enakovrednost sistemov nadzora.

2.   Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) ima enaka pooblastila glede organov, na katere so prenesene naloge, kot jih ima glede oddelkov Komisije. Zadevni organi sprejmejo potrebne ukrepe, s katerimi pomagajo uradu OLAF izvajati notranje preiskave. V ukrepih, ki jih takšni organi sprejmejo v zvezi z uporabo sredstev ERS, zlasti pa v odločitvah ali pogodbah, ki jih sklenejo, je treba izrecno določiti enak nadzor, kot je predviden po členu 70(4).

Člen 28

Komisija ne sme prenesti ukrepov za izvajanje sredstev iz ERS, na primer plačil in izterjav, na zunanje zasebne subjekte ali organe, razen na tiste, ki so navedeni v točki (b) prvega pododstavka člena 25(3), ali v posebnih primerih, v katerih naj se zadevna plačila, in sicer na podlagi pogojev in zneskov, ki jih določi Komisija, izplačajo upravičencem, ki jih določi Komisija, in v katerih subjekt ali organ, ki izvršuje plačila, ne deluje po prostem preudarku.

Naloge, ki se lahko pogodbeno prenesejo na zunanje subjekte ali organe, razen na tiste, ki so navedeni v točki (b) prvega pododstavka člena 25(3), so strokovne naloge ter upravne, pripravljalne ali pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za odločanje po prostem preudarku.

Oddelek 4

Skupno upravljanje z mednarodnimi organizacijami

Člen 29

1.   Kadar Komisija izvaja sredstva ERS s skupnim upravljanjem, prenese določene naloge izvajanja na mednarodne organizacije, in sicer v naslednjih primerih:

(a)

kadar sta Komisija in mednarodna organizacija obvezani z dolgoročno okvirno pogodbo, ki upravno in finančno ureja njuno sodelovanje;

(b)

kadar Komisija in mednarodna organizacija pripravljata skupni projekt ali program;

(c)

kadar se zberejo sredstva več donatorjev in niso rezervirana za določene postavke ali kategorije odhodkov, tj. v primeru večdonatorskih ukrepov.

Te organizacije v svojih računovodskih in revizijskih postopkih, postopkih notranjega nadzora in postopkih naročil uporabljajo standarde, ki nudijo jamstva, enakovredna mednarodno sprejetim standardom.

2.   Komisija nadzoruje izvajanje dejavnosti, ki se financirajo iz sredstev ERS, v mednarodnih organizacijah. Takšen nadzor se izvaja pred odobritvijo, z naknadnimi pregledi ali s kombiniranim postopkom.

3.   Posamični sporazum za dodelitev financiranja, sklenjen z mednarodno organizacijo, vsebuje podrobne določbe glede izvajanja nalog, ki so zaupane mednarodni organizaciji.

4.   Mednarodne organizacije, na katere se prenesejo naloge izvajanja, v skladu s členom 14(3) zagotovijo primerne naknadne letne objave upravičencev sredstev iz ERS.

POGLAVJE 3

Finančni udeleženci

Člen 30

Komisija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu sredstva, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih nalog, in pripravi akt o ustanovitvi, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

Oddelek 1

Načelo ločitve nalog

Člen 31

Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in medsebojno nezdružljive.

Oddelek 2

Odredbodajalec

Člen 32

1.   V okviru finančnega izvajanja dejavnosti iz člena 2 Komisija opravlja naloge odredbodajalca.

2.   Komisija določi osebje na ustreznih položajih, na katerega prenese naloge odredbodajalca, obseg prenesenih pooblastil in možnost, da jih osebe, na katere se pooblastila prenesejo, prenesejo naprej.

3.   Pooblastila odredbodajalca se prenesejo ali nadalje prenesejo samo na osebje.

4.   Odredbodajalci na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa lahko ukrepajo samo v mejah, ki jih določa instrument prenosa ali nadaljnjega prenosa. Pristojnemu odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa lahko pri njegovi nalogi pomaga eden ali več članov osebja, ki se jim v okviru njihove odgovornosti zaupa izvedba dejavnosti, potrebnih za izvajanje sredstev ERS in pripravo zaključnega računa.

Člen 33

Odredbodajalec je odgovoren za:

(a)

izplačevanje prihodkov in odhodkov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja;

(b)

zagotavljanje, da so izpolnjene zahteve po zakonitosti in pravilnosti.

Člen 34

1.   Za izplačevanje izdatkov odredbodajalci na podlagi prenosa in nadaljnjega prenosa prevzemajo finančne obveznosti in, kjer je ustrezno, pravne obveznosti, potrjujejo izdatke in odobravajo plačila ter pripravljajo predhodna poročila o izvajanju sredstev ERS.

2.   Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izdajo nalogov za izterjavo. Kadar je to primerno, vključuje tudi odločitev, da se ugotovljene upravičenosti ne izterjajo.

Člen 35

Razen v primerih centraliziranega upravljanja ali skupnega upravljanja z mednarodnimi organizacijami izvaja dejavnosti v zvezi z izvajanjem programov ali projektov nacionalni ali regionalni odredbodajalec, kot je opredeljeno v členu 35 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES in ukrepih za izvajanje Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, v tesnem sodelovanju s Komisijo v skladu s členi 34, 35 in 36 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES.

Člen 36

1.   Če odredbodajalec na podlagi prenosa ugotovi težave pri izvajanju postopkov v zvezi z upravljanjem sredstev ERS, skupaj z nacionalnimi ali regionalnimi odredbodajalci vzpostavi vse potrebne stike, da odpravi težave in sprejme vse potrebne ukrepe.

V primerih, v katerih nacionalni ali regionalni odredbodajalec ne opravlja nalog, ki jih ima na podlagi Sporazuma AKP-ES, ali jih ne more opravljati, lahko odredbodajalec na podlagi prenosa začasno prevzame njegov položaj in v tem primeru lahko Komisija iz sredstev, dodeljenih zadevni državi AKP, prejme nadomestilo za dodatno upravno delovno obremenitev.

2.   Vsak ukrep, ki ga sprejme odredbodajalec na podlagi prenosa v skladu z odstavkom 1, se sprejme v imenu in na odgovornost zadevnega nacionalnega ali regionalnega odredbodajalca.

Člen 37

1.   Odredbodajalec na podlagi prenosa v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme Komisija, in ob primernem upoštevanju tveganj, povezanih z upravljavskim okoljem ter naravo financiranih ukrepov, sestavi organizacijsko strukturo in postopke notranje uprave in nadzora, ustrezne opravljanju njegovih nalog, vključno, če je primerno, z naknadnimi pregledi.

2.   Pred odobritvijo dejavnosti člani osebja, razen člana osebja, ki je postopek začel, preverijo operativne in finančne vidike. Začetek ter predhodni in naknadni pregled navedene dejavnosti so ločene funkcije.

3.   Vse osebje, pristojno za nadzor upravljanja finančnih dejavnosti, je primerno strokovno usposobljeno. Osebje spoštuje poseben kodeks strokovnega ravnanja, ki ga določi Komisija.

4.   Član osebja, ki sodeluje pri finančnem upravljanju in nadzoru transakcij ter meni, da je sklep, ki ga mora na zahtevo svojega nadrejenega izvesti ali se z njim strinjati, nepravilen ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja ali s strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, pisno obvesti odredbodajalca na podlagi prenosa in če slednji ne ukrepa, komisijo iz člena 54(3).

V primeru goljufije, korupcije ali druge nezakonite dejavnosti, ki lahko škoduje interesom Skupnosti, obvesti organe in telesa, imenovana na podlagi ustrezne zakonodaje.

Člen 38

Odredbodajalec na podlagi prenosa poroča Komisiji o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o dejavnostih, ki mu priloži finančne in upravljavske informacije in v katerem se potrdi, da podatki v poročilu predstavljajo resničen in pošten odraz, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov.

Navedeno poročilo opisuje rezultate dejavnosti glede na zastavljene cilje, tveganja, povezana s temi dejavnostmi, uporabo zagotovljenih sredstev ter učinkovitost in uspešnost sistema notranjega nadzora. Notranji revizor se seznani z letnim poročilom in vsemi drugimi posredovanimi informacijami. Komisija vsako leto najpozneje do 15. junija pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu povzetek letnega poročila o dejavnostih za preteklo leto.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 39

1.   Komisija imenuje računovodjo, ki je odgovoren za:

(a)

pravilno izvajanje izplačil, pobiranje prejemkov in izterjavo zneskov, prepoznanih kot terjatve;

(b)

pripravo in predložitev zaključnega računa v skladu z naslovom VIII;

(c)

vodenje zaključnega računa za:

(i)

sredstva iz člena 15, razen sredstev za Sklad za spodbujanje naložb, in subvencije obrestnih mer;

(ii)

obveze iz člena 70;

(iii)

izplačila, prihodek in dolgove;

(d)

določanje računovodskih pravil in metod ter kontnega načrta v skladu z naslovom VIII;

(e)

določanje in potrjevanje računovodskih sistemov in, če je primerno, potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec na podlagi prenosa, za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij;

(f)

vodenje zakladnice.

Računovodja je pooblaščen za preverjanje spoštovanja meril za potrjevanje iz točke (e) prvega pododstavka.

2.   Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko finančne uporabe sredstev ERS, od odredbodajalca na podlagi prenosa in od EIB, ki vsak zase jamčita za njihovo zanesljivost.

Člen 40

1.   Preden Komisija sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima primerno zagotovilo, da zaključni račun predstavlja resničen in pošten odraz finančnega stanja ERS.

V ta namen se računovodja prepriča, da:

(a)

je bil zaključni račun pripravljen v skladu z računovodskimi pravili, metodami in računovodskimi sistemi, vzpostavljenimi pod njegovo odgovornostjo, kakor je v tej uredbi določeno za zaključni račun ERS;

(b)

so v zaključni račun vključeni vsi prihodki in odhodki.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pošlje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.

Odredbodajalec ostaja v celoti odgovoren za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravlja, ter zakonitost in pravilnost odhodkov pod njegovim nadzorom.

Člen 41

Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebni za potrditev zaključnega računa. Računovodja po potrebi izrazi pridržke ter natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.

Člen 42

Razen če v tej uredbi ni določeno drugače, je samo računovodja pooblaščen za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev. Odgovoren je za njihovo hrambo.

Člen 43

Razen če v tej uredbi ni določeno drugače, lahko samo računovodja pri opravljanju svojih nalog določene naloge prenese na podrejeno osebje.

Odločba o prenosu nalog določa naloge, ki se prenesejo na te osebe.

Oddelek 4

Plačilni zastopnik

Člen 44

1.   Za izvedbo plačil, predvidenih v členu 37(1) in (4) Priloge IV k Sporazumu AKP-ES ali v ukrepih za izvajanje Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, računovodja odpre račune, če je primerno, pri finančnih ustanovah v državah AKP in ČDO za plačila v nacionalnih valutah držav AKP ali v lokalnih valutah ČDO ter pri finančnih ustanovah v državah članicah za plačila v eurih in drugih valutah.

2.   Te finančne ustanove, ki delujejo kot plačilni zastopniki, izvajajo plačila po navodilih računovodje.

3.   V skladu s členom 37(2) Priloge IV k Sporazumu AKP-ES vloge na računih pri finančnih ustanovah v državah AKP in ČDO nimajo obresti in slednje ne prejmejo nobenega nadomestila za njihove storitve.

V skladu s členom 1(6) Notranjega sporazuma vloge na računih pri finančnih ustanovah v državah članicah imajo obresti. Te obresti se knjižijo na enega od računov, predvidenih v navedenem členu.

Člen 45

Odnosi med Komisijo in plačilnimi zastopniki, predvidenimi v členu 37 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES ali v ukrepih za izvajanje Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, so predmet pogodb. Ko so podpisane, se navedene pogodbe pošljejo Računskemu sodišču v vednost.

Člen 46

1.   Komisija s posebnih računov, odprtih v skladu s členom 59(3), prenese potrebne zneske, da zagotovi sredstva na računih, odprtih v njenem imenu v skladu s členom 44. Ti prenosi se opravijo na podlagi potrebe po gotovini za projekte in programe.

2.   Komisija si prizadeva, da opravi vsa črpanja s svojih posebnih računov, navedenih v prvem pododstavku člena 59(3), na takšen način, da ohrani razporeditev svojih sredstev na navedenih računih ustrezno razmerjem, po katerih posamezne države članice prispevajo v ERS.

Člen 47

Podpisi osebja Komisije, ki je pooblaščeno za izvajanje transakcij na računih ERS, se deponirajo pri zadevnih bankah, ko se računi odprejo, ali v primeru osebja, ki se pooblasti pozneje, ob njihovem imenovanju.

Oddelek 5

Upravitelj plačil

Člen 48

1.   Za izvedbo plačil, predvidenih v členu 44, računovodja imenuje upravitelja plačil, ki izvaja lokalna plačila prek računa plačilnega zastopnika.

2.   Upravitelji plačil se izberejo med uradniki ali, če je treba in le v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi člani osebja.

Člen 49

1.   Upravitelj plačil se imenuje s sklepom računovodje, ki ga izda na podlagi primerno utemeljenega predloga pristojnega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti upravitelja plačil in odredbodajalca.

Določa vsaj:

(a)

pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev;

(b)

postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu plačilnega zastopnika;

(c)

rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja upravitelju plačil;

(d)

podatke o imenovanem upravitelju plačil.

Tudi sklep iz prvega pododstavka se lahko spremeni s sklepom računovodje, ki ga izda na podlagi primerno utemeljenega predloga pristojnega odredbodajalca.

2.   Upravitelj plačil lahko po navodilih računovodje v mejah pozitivnega stanja na računu plačilnega zastopnika pri banki izvrši ustrezno odobrena plačila tretjim osebam.

Člen 50

Zagotavljanje sredstev na lokalnih bančnih računih

Računovodja zagotavlja sredstva na računih plačilnega zastopnika in spremlja odpiranje teh bančnih računov, prenos nalog podpisnika in kontrole na kraju samem ter v centraliziranih računovodskih evidencah.

Sredstva na računih plačilnih zastopnikov se lahko zagotavljajo neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki iz:

(a)

raznih vračil;

(b)

nalogov za izterjavo.

POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 51

1.   Brez poseganja v kakršne koli disciplinske ukrepe lahko organ, ki jih je imenoval, odredbodajalcem na podlagi prenosa in nadaljnjega prenosa kadar koli začasno ali dokončno prekliče pooblastilo.

2.   Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko Komisija računovodje kadar koli začasno ali dokončno suspendira.

3.   Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko organ, ki jih je imenoval, upravitelje plačil kadar koli začasno ali dokončno suspendira.

Člen 52

1.   Določbe tega poglavja ne posegajo v kazenskopravno odgovornost, ki jo lahko imajo finančni udeleženci iz člena 51 na podlagi veljavne nacionalne zakonodaje in veljavnih določb o varstvu finančnih interesov Skupnosti ter o boju proti korupciji osebja ali uradnikov držav članic.

2.   Odredbodajalci, računovodje ali upravitelji plačil so disciplinsko in odškodninsko odgovorni, kakor je določeno v kadrovskih predpisih, brez poseganja v člene 53 do 56 te uredbe.

V primeru goljufije, korupcije ali druge nezakonite dejavnosti, ki lahko škoduje interesom Skupnosti, se zadeva posreduje pristojnim organom ali telesom.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce

Člen 53

Odškodninska odgovornost odredbodajalca iz člena 52(2) se uporablja zlasti, če:

(a)

odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti določa, katere upravičene zneske je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, prevzema obveznosti, odobrava izdatke ali podpisuje odredbe za plačilo, ne da bi pri tem upošteval to uredbo;

(b)

odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti ne pripravi dokumenta o ugotovitvi terjatve, ne izda naloga za izterjavo ali ga izda prepozno ali prepozno izda odredbo za plačilo, zaradi česar lahko pride do civilne tožbe Komisije s strani tretjih oseb.

Člen 54

1.   Če odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel naloge. Če organ, ki je nanj prenesel naloge, da odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, slednji za odločitev ne odgovarja.

2.   V primeru nadaljnjega prenosa nalog v okviru njegovih služb odredbodajalec na podlagi prenosa ostane odgovoren za učinkovitost in uspešnost notranjih sistemov upravljanja in nadzora ter za izbiro odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa.

3.   Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo ustanovi Komisija v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1605/2002, je pristojna, da ugotovi obstoj finančne nepravilnosti v zvezi z ERS in morebitne posledice. Glede upravljanja sredstev ERS s strani Komisije se primeri finančnih nepravilnosti predložijo omenjeni komisiji v skladu s členom 75 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

Na podlagi mnenja te komisije Komisija odloči, ali naj začne postopek ugotavljanja disciplinske ali odškodninske odgovornosti. Če komisija odkrije sistemske težave, pošlje odredbodajalcu na podlagi prenosa, če slednji ni vpletena oseba, in notranjemu revizorju, poročilo s priporočili.

Oddelek 3

Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in upravitelje plačil

Člen 55

Računovodja disciplinsko in odškodninsko odgovarja, kakor je določeno v kadrovskih predpisih in v skladu s postopki, določenimi v njih. Zlasti lahko odgovarja za naslednje oblike kršitev:

(a)

če izgubi ali poškoduje denarna sredstva, sredstva in listine, za katere je pristojen;

(b)

če neupravičeno spremeni bančne račune ali poštne žiro račune;

(c)

če izterja ali izplača zneske, ki niso v skladu z ustreznim nalogom za izterjavo ali izplačilo;

(d)

če ne izterja zapadle terjatve.

Člen 56

Upravitelj plačil disciplinsko in odškodninsko odgovarja, kakor je določeno v kadrovskih predpisih in v skladu s postopki, določenimi v njih. Zlasti lahko odgovarja za naslednje oblike kršitev:

(a)

če izgubi ali poškoduje denarna sredstva, sredstva in listine, za katere je pristojen;

(b)

če ne more predložiti ustreznih dokazil za plačila, ki jih je izvršil;

(c)

če izvrši plačila drugim osebam, kot so upravičene do njih;

(d)

če ne izterja zapadle terjatve.

POGLAVJE 5

Prihodki

Oddelek 1

Sredstva ers, ki se dajo na razpolago

Člen 57

1.   V skladu s členom 7 Notranjega sporazuma se zgornja meja letnega zneska prispevkov za leto n + 2 in letni znesek prispevka za leto n + 1 določita v skladu s postopkom iz odstavkov 2 do 7. Letni prispevki se plačajo v treh obrokih. Določijo se v skladu s postopkom iz odstavkov 2 do 7.

2.   Komisija do 15. oktobra leta n predstavi predlog, ki vsebuje:

—

zgornjo mejo letnega zneska prispevka za leto n + 2,

—

letni znesek prispevka za leto n + 1,

—

znesek prvega obroka prispevka za leto n + 1.

Svet odloči o tem predlogu do 15. novembra leta n.

Države članice plačajo prvi obrok prispevka za leto n + 1 najpozneje do 21. januarja leta n + 1.

3.   Komisija do 15. junija leta n + 1 predstavi predlog, ki vsebuje:

—

znesek drugega obroka prispevka za leto n + 1,

—

spremenjeni letni znesek prispevka za leto n + 1 v skladu z dejanskimi potrebami, če bi, v skladu s členom 7(3) Notranjega sporazuma, letni znesek odstopal od dejanskih potreb.

Svet odloči o predlogu najpozneje v 21 koledarskih dneh po predstavitvi predloga s strani Komisije.

Države članice plačajo drugi obrok najpozneje v 21 koledarskih dneh po datumu, ko so bile uradno obveščene o odločitvi Sveta.

4.   Komisija, upoštevajoč ocene EIB o upravljanju in dejavnosti Sklada za spodbujanje naložb, vključno s subvencijami obrestne mere, do 15. junija leta n + 1 pripravi in pošlje Svetu poročilo o obveznostih, plačilih in letnem obsegu pozivov za prispevke, ki so bili namenjeni v letu n in ki jih je treba nameniti v letih n + 1 in n + 2. Ti zneski za leti n + 1 in n + 2 so odvisni od zmožnosti učinkovitega zagotavljanja predlaganega obsega sredstev.

5.   Komisija do 10. oktobra leta n + 1 predstavi predlog, ki vsebuje:

—

tretji obrok letnega prispevka za leto n + 1,

—

spremenjeni letni znesek prispevka za leto n + 1 v skladu s dejanskimi potrebami, če bi, v skladu s členom 7(3) Notranjega sporazuma, letni znesek odstopal od dejanskih potreb.

Svet odloči o predlogu najpozneje v 21 koledarskih dneh po predstavitvi predloga s strani Komisije.

Države članice plačajo tretji obrok najpozneje v 21 koledarskih dneh po datumu, ko so bile uradno obveščene o odločitvi Sveta.

6.   Vsota obrokov, predvidena za določeno leto, ne sme presegati letnega zneska prispevka, določenega za to leto. Letni znesek prispevka ne sme presegati zgornje meje, določene za to leto. Zgornje meje ni mogoče zvišati, razen v skladu s členom 7(4) Notranjega sporazuma. Morebitno zvišanje zgornje meje se vključi v predloge iz odstavkov 2 do 5.

7.   Zgornja meja letnega zneska prispevka za leto n + 2, letni znesek prispevka za leto n + 1 in obroki v skladu s členi 1 do 5 določajo:

(a)

znesek, ki ga upravlja Komisija, in

(b)

znesek, ki ga upravlja EIB, vključno s subvencijami obrestne mere.

Člen 58

1.   Obroki, ki jih plačajo posamezne države članice in so navedeni v členu 57, se določijo tako, da so sorazmerni s prispevki, ki jih te države članice namenijo za ERS in so določeni v členu 1(2) Notranjega sporazuma.

2.   Pri pozivih za prispevke se najprej porabijo zneski, določeni v prejšnjih ERS, in sicer eden za drugim.

Člen 59

1.   Finančni prispevki držav članic so izraženi v eurih.

2.   Vsaka država članica plača znesek svojega prispevka v eurih.

3.   Znesek finančnega prispevka, dolgovan Komisiji na podlagi člena 57(7)(a), vsaka država članica knjiži v dobro na posebnem računu, imenovanem „Komisija Evropskih skupnosti – Evropski razvojni sklad“ in odprtem pri emisijski banki navedene države članice ali finančni ustanovi, ki jo določi navedena država članica. Znesek prispevka ostane na posebnih računih, dokler ni treba opraviti plačil, predvidenih v členu 37 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES ali v ukrepih za izvajanje Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

Znesek finančnega prispevka, dolgovan EIB na podlagi člena 57(7)(b) te uredbe, vsaka država članica knjiži v dobro v skladu s členom 146.

Po potrebi Komisija zagotovi primerno tehnično pomoč za izvajanje sklepov Sveta iz člena 57.

Člen 60

1.   Če obrok prispevkov, plačljivih na podlagi tega člena, ni plačan do zadevnega roka, določenega v odstavkih 2 do 5 člena 57, mora zadevna država članica plačati obresti za neplačani znesek.

2.   Obresti za neplačane zneske se zaračunajo po obrestni meri dveh odstotnih točk nad obrestno mero, ki jo uporablja Evropska centralna banka v svojih glavnih dejavnostih refinanciranja na prvi delovni dan v mesecu datuma zapadlosti, kakor je objavljeno v seriji C Uradnega lista Evropske unije. Obrestna mera se poveča za četrtino odstotne točke za vsak zamujen mesec.

Obresti se plačajo za celotno obdobje zamude in se računajo od prvega koledarskega dne po izteku roka plačila za zadevni obrok.

3.   Za znesek, dolgovan Komisiji na podlagi člena 57(7)(a), se zamudne obresti knjižijo v dobro na enega od računov iz člena 1(6) Notranjega sporazuma.

Za znesek, dolgovan EIB na podlagi člena 57(7)(b), se zamudne obresti knjižijo v dobro Sklada za spodbujanje naložb.

Člen 61

Ob izteku finančnega protokola iz Priloge Ib k Sporazumu AKP-ES Komisija zahteva tisti del prispevkov, ki jih mora država članica še plačati v skladu s členom 57, kot se zahteva v skladu s pogoji iz te uredbe.

Oddelek 2

Ocene terjatev

Člen 62

1.   Pristojni odredbodajalec najprej pripravi oceno terjatve za vsak ukrep ali okoliščine, na podlagi katerih lahko nastane ali se spremeni znesek, ki se dolguje ERS.

2.   Z odstopanjem od odstavka 1 se ocena terjatev ne pripravi, dokler države članice ne dajo Komisiji na voljo zneskov svojih prispevkov v ERS, določenih v členih 57 in 58. Pristojni odredbodajalec izda nalog za izterjavo za te zneske.

3.   Člen 77 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izvajanje odstavka 1.

Oddelek 3

Ugotovitev zneskov terjatev

Člen 63

1.   Ugotovitev zneska terjatve je dejanje, s katerim odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa:

(a)

preveri, ali obstaja dolg;

(b)

ugotovi ali preveri resničnost in znesek dolga;

(c)

preveri pogoje, v katerih je dolg zapadel.

2.   Sredstva ERS, dana na razpolago Komisiji, ter vse terjatve v fiksnem znesku in zapadle, ki se potrdijo kot resnične, se ugotovijo z nalogom za izterjavo računovodji, ki mu sledi opomin dolžniku; oba dokumenta pripravi pristojni odredbodajalec.

3.   Nepravilno izplačani zneski se izterjajo.

4.   Člen 86 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja v zvezi s pogoji, pod katerimi se zamudne obresti plačajo ERS.

Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 64

1.   Odobritev izterjave je dejanje, pri katerem pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, naj izterja terjatev, ki jo je ugotovil.

2.   Brez poseganja v pristojnosti držav AKP ali ČDO lahko Komisija formalno določi znesek kot terjatev od oseb razen držav z odločbo, ki je izvršljiva pod enakimi pogoji, kakor so določeni v členu 256 Pogodbe.

3.   Člena 81 in 84 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljata za izvajanje odstavkov 1 in 2.

Oddelek 5

Izterjava

Člen 65

1.   Računovodja ukrepa po nalogu za izterjavo za zneske terjatev, ki jih je pravilno ugotovil pristojni odredbodajalec. Primerno si prizadeva, da ERS prejme svoje prihodke ter zagotovi varovanje njegovih pravic.

2.   Računovodja izterja zneske s pobotom z enakovrednimi zahtevki, ki jih imajo ERS ali Skupnost do dolžnikov, ki so sami uveljavili zahtevke do ERS ali Skupnosti, ki so resnični, v fiksnem znesku in zapadli.

3.   V zvezi z uporabo lastne delovne sile in posredne decentralizirane dejavnosti iz naslova VI, če se zahtevki ERS do nacionalnega odredbodajalca ne izterjajo v predpisanem roku, pristojni odredbodajalec sprejme vse potrebne ukrepe, da doseže dejansko poplačilo dolgovanih zneskov, vključno, če je primerno, z začasno prekinitvijo uporabe navedene vrste ureditve za navedeno državo ali ČDO.

4.   Če odredbodajalec na podlagi prenosa načrtuje odpoved ali delno odpoved izterjave določenega zneska terjatve, zagotovi, da je odpoved izterjave pravilna in skladna z načeli dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločba o odpovedi izterjave je utemeljena. Odredbodajalec lahko prenese odločbo le v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002.

5.   Pristojni odredbodajalec lahko prekliče ali prilagodi ugotovljeni znesek terjatev.

6.   Za upravičenosti ERS nasproti tretjim osebam in upravičenosti tretjih oseb nasproti ERS velja rok zastaranja petih let.

7.   Členi 82 do 85 in 87 do 89 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljajo za izvajanje odstavkov 1 do 6.

POGLAVJE 6

Odhodki

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 66

Vsaka odhodkovna postavka se sprejme, preveri, odobri in plača.

Oddelek 2

Prevzem obveznosti za izdatke

Člen 67

Prevzem obveznosti za izdatke sledi sklepu o financiranju, ki ga sprejme Komisija ali organi, ki jih je Komisija pooblastila.

Člen 68

1.   Prevzem finančnih obveznosti je za Komisijo dejavnost, s katero rezervira potrebna sredstva za kritje poznejših plačil za izpolnjevanje pravne obveznosti.

2.   Pravna obveznost Komisije je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec sprejme ali ugotovi obveznost do tretjih oseb, ki ima za posledico bremenitev ERS.

3.   Finančno obveznost in pravno obveznost sprejme isti odredbodajalec. Pravilo se lahko opusti v naslednjih primerih:

(a)

izdatki za poslovanje, ki jih ima Komisija v smislu člena 69(3), za katere so bile finančne obveznosti razdeljene v skladu s členom 69(2);

(b)

globalne obveznosti v zvezi s sporazumi o financiranju iz člena 70(3).

Člen 69

1.   Finančna obveznost Komisije je posamezna, če sta upravičenec in znesek izdatka določena.

Finančna obveznost Komisije je globalna, če vsaj en element, potreben za identifikacijo posamezne obveznosti, še ni določen.

2.   Finančne obveznosti za izdatke Komisije za poslovanje se lahko razdelijo na več let v letne obroke. Ustrezne pravne obveznosti določijo navedeno delitev.

3.   Za namene člena 68(3)(a) in odstavka 2 tega člena se za izdatek za poslovanje štejejo:

(a)

izdatki za človeške vire razen rednega osebja;

(b)

izdatki za usposabljanje;

(c)

izdatki za službena potovanja;

(d)

izdatki za reprezentanco;

(e)

izdatki za sejnine;

(f)

izdatki za samostojne tolmače in/ali prevajalce;

(g)

izdatki za izmenjave uradnikov;

(h)

stroški redne najemnine premičnin in nepremičnin;

(i)

stroški raznih zavarovanj;

(j)

stroški čiščenja in vzdrževanja;

(k)

stroški za uporabo telekomunikacijskih storitev;

(l)

stroški vode, plina in elektrike;

(m)

postavka za redne publikacije.

Člen 70

1.   Pristojni odredbodajalec sprejme finančno obveznost, preden prevzame pravno obveznost, ki zavezuje Komisijo, do tretjih oseb.

2.   Sklepi o financiranju, ki jih sprejme Komisija v skladu s Sporazumom AKP-ES ali Sklepom o pridružitvi čezmorskih držav, ki ji omogočajo odobritev finančne pomoči iz ERS, povzročijo finančne obveznosti Komisije.

3.   Pravne obveznosti Komisije so naslednje:

(a)

sporazum o financiranju med Komisijo, ki nastopa v imenu Skupnosti, in upravičenimi državami AKP ali ČDO ali organi, ki jih te imenujejo;

(b)

pogodba ali sporazum o donaciji med Komisijo in nacionalnim ali mednarodnim organom iz javnega sektorja ali fizično ali pravno osebo, pristojno za izvajanje dejavnosti.

4.   Vsak sporazum o financiranju, pogodba ali sporazum o donaciji izrecno določa, da imajo Komisija, OLAF in Računsko sodišče pooblastilo za nadzor dokumentov in na kraju samem pri vseh izvajalcih in podizvajalcih, ki so prejeli finančna sredstva iz sredstev ERS.

Člen 71

Pri sprejemu finančne obveznosti pristojni odredbodajalec zagotovi, da:

(a)

izdatek bremeni pravilno knjigovodsko postavko;

(b)

so sredstva na razpolago;

(c)

je izdatek v skladu z ustreznimi določbami, zlasti Sporazuma AKP-ES, Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, Notranjega sporazuma, te uredbe in vseh aktov, sprejetih pri izvajanju navedenih določb;

(d)

je izpolnjeno načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Člen 72

Pri evidentiranju pravne obveznosti pristojni odredbodajalec zagotovi, da:

(a)

je obveznost pokrita z ustrezno finančno obveznostjo;

(b)

je izdatek pravilen in v skladu z ustreznimi določbami, zlasti Sporazuma AKP-ES, Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, Notranjega sporazuma, te uredbe in vseh aktov, sprejetih pri izvajanju navedenih določb;

(c)

se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Oddelek 3

Prevzem obveznosti za izdatke v centraliziranem ali skupnem upravljanju

Člen 73

Če Komisija sredstva ERS upravlja centralizirano ali skupno, se za prevzem obveznosti za izdatke uporabljajo določbe iz tega oddelka.

Člen 74

1.   Komisija sklene pravne obveznosti za posamezne finančne obveznosti najpozneje do 31. decembra leta n, pri čemer je leto n tisto leto, v katerem so sprejete posamezne finančne obveznosti Komisije ob upoštevanju člena 68(3).

2.   Praviloma globalne finančne obveznosti zajemajo skupni znesek ustrezne posamezne pravne obveznosti, ki jo je prevzela Komisija do 31. decembra leta n + 1, pri čemer je leto n tisto leto, v katerem je bila sprejeta globalna finančna obveznost Komisije v skladu s členom 68(3).

Če pa se izvajajo globalne obveznosti iz člena 70(3)(a), Komisija sklene ustrezne posamezne pogodbe in sporazume najpozneje tri leta po datumu sklenitve sporazuma o financiranju.

Posamezne pogodbe in sporazumi v zvezi z revizijo in ocenjevanjem se lahko sklenejo pozneje. Tudi dodatki k že sklenjenim pogodbam se lahko sklenejo pozneje.

Na koncu obdobij iz odstavka 1 ter prvega in drugega pododstavka tega odstavka pristojni odredbodajalec sprosti neuporabljeni saldo ustreznih finančnih obveznosti.

Člen 75

1.   Pristojni odredbodajalec pred podpisom evidentira znesek vsake posamezne pravne obveznosti, ki jo je sprejela Komisija po globalni obveznosti, na zaključne račune ERS in jih knjiži pod ustrezno globalno finančno obveznost.

2.   Za prevzete pravne obveznosti za dejavnosti, ki trajajo več kot eno proračunsko leto, in ustrezne finančne obveznosti se končni datum za izvajanje določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, razen v primeru izdatkov za poslovanje iz člena 69(3).

Deli teh obveznosti, ki niso bili izvršeni v šestih mesecih po navedenem datumu, se sprostijo in ustrezna odobrena proračunska sredstva zapadejo.

Znesek finančne obveznosti, ki ustreza pravni obveznosti, za katero v obdobju treh let po podpisu pravne obveznosti ni bilo izvršeno nobeno plačilo, se sprosti in ustrezna odobrena proračunska sredstva zapadejo.

3.   Odstavek 2 se uporablja brez poseganja v sklepe, ki jih lahko sprejme Svet na podlagi členov 96 in 97 Sporazuma AKP-ES.

Člen 76

Projekt se zaključi in sredstva, dodeljena v skladu s členi 73, 74 in 75, se sprostijo, kadar se zaključijo pravne obveznosti, ki jih je prevzela Komisija v zvezi s projektom za tretje osebe, in se v zaključnem računu ERS evidentirajo z njimi povezana plačila in izterjave.

Oddelek 4

Prevzem obveznosti za izdatke v decentraliziranem upravljanju

Člen 77

Če se sredstva ERS upravljajo decentralizirano, se za prevzem obveznosti za izdatke s strani Komisije uporabljajo določbe iz tega oddelka.

Člen 78

1.   Sporazumi o financiranju z upravičenimi državami AKP ali ČTO se sklenejo najpozneje do 31. decembra leta n + 1, pri čemer je leto n tisto leto, v katerem je sprejeta globalna finančna obveznost Komisije.

Če se sporazumi o financiranju ne sklenejo do roka iz prvega pododstavka, ustrezna odobrena proračunska sredstva zapadejo.

2.   Komisija ima obveznost, da izvrši plačilo iz sredstev ERS, kadar koli pristojni odredbodajalec potrdi pogodbe, sporazume o donaciji in ocene programov, kot je predvideno v členu 101(3).

Pristojni odredbodajalec pred podpisom evidentira v zaključnem računu ERS znesek vsake posamezne pravne obveznosti, ki jo je potrdil na podlagi globalne obveznosti. Ta znesek knjiži pod globalno finančno obveznost.

3.   Odstavek 1 se uporablja brez poseganja v sklepe, ki jih lahko sprejme Svet na podlagi členov 96 in 97 Sporazuma AKP-ES.

Člen 79

V skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja iz člena 11 in v mejah svojih pristojnosti si Komisija prizadeva zagotoviti, da:

(a)

se pravne obveznosti za izvajanje sporazumov o financiranju iz člena 78(1) sklenejo najpozneje tri leta po datumu sklenitve ustreznega sporazuma o financiranju. Posamezne pogodbe in sporazumi v zvezi z revizijo in ocenjevanjem ter dodatki k že sklenjenim pogodbam se lahko sklenejo pozneje;

(b)

prenehajo obveznosti za znesek posamezne finančne obveznosti, ki ustreza pravni obveznosti za izvajanje sporazuma o financiranju iz člena 78(1) in za katero v obdobju treh let po podpisu pravne obveznosti ni bilo izvršeno nobeno plačilo.

Ob izteku katerega koli roka, določenega v sporazumih o financiranju, za sklenitev pravnih obveznosti iz točke (a) prvega pododstavka, pristojni odredbodajalec sprosti neuporabljeni saldo ustreznih finančnih obveznosti.

Pravne obveznosti iz točke (b) prvega pododstavka so pogodbe, sporazumi o donacijah ali ocene programov, ki jih je sklenila država AKP ali ČDO ali njeni organi ter pogodbe in sporazumi o donacijah, ki jih je sklenila Komisija v njihovem imenu. Za izvajanje tega pododstavka Komisija sporazumno z upravičenimi državami AKP in ČDO vključi ustrezne določbe v sporazume o financiranju iz člena 78(1).

Člen 80

Zaključek projekta in sprostitev sredstev, dodeljenih v skladu s členoma 78 in 79, izvede država AKP ali ČDO ali njeni organi in/ali Komisija v njihovem imenu ali za njihov račun v zvezi z navedenim projektom za tretje osebe, potem ko se zaključijo prevzete pravne obveznosti ter ko se v zaključnem računu ERS evidentirajo z njimi povezana plačila in izterjave.

Oddelek 5

Potrditev izdatkov

Člen 81

1.   Potrditev izdatkov je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec:

(a)

preveri obstoj pravice upnika;

(b)

ugotovi ali preveri resničnost in znesek zahtevka;

(c)

preveri pogoje, v katerih zapade plačilo.

2.   Členi 97 do 101 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljajo za potrditev izdatkov.

Oddelek 6

Odobritev izdatkov

Člen 82

1.   Odobritev izdatka je dejanje, pri katerem pristojni odredbodajalec, ki je preveril, da so sredstva na razpolago, in izdal nalog za plačilo, da navodilo računovodji, da plača znesek izdatka, ki ga je potrdil.

2.   Kadar se periodična plačila izvršijo za opravljene storitve, vključno s storitvami najemanja, ali dostavljeno blago, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.

3.   Člena 102 in 103 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljata za izvajanje tega člena.

Oddelek 7

Plačilo izdatkov

Člen 83

1.   Plačilo se izvede ob predložitvi dokazila, da je zadevno dejanje skladno s temeljnim aktom ali pogodbo. Zajema eno ali več naslednjih dejavnosti:

(a)

plačilo celotnega zneska, ki se dolguje;

(b)

plačilo zneska, ki se dolguje, na enega od naslednjih načinov:

(i)

predhodno financiranje, ki se lahko razdeli na več plačil;

(ii)

eno ali več vmesnih plačil;

(iii)

plačilo razlike zneska, ki se dolguje.

2.   Ko se izvedejo plačila, je treba v zaključnem računu razlikovati med različnimi vrstami plačil iz odstavka 1.

3.   Člena 104 in 105 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljata.

Člen 84

Računovodja izvede plačilo izdatkov v mejah razpoložljivih sredstev.

Člen 85

Plačila se izvršijo prek bančnih računov iz člena 44. Računovodja določi natančna pravila za odpiranje, upravljanje in uporabo teh računov.

Ta pravila predvidevajo zlasti skupne podpise dveh članov osebja, ki ju je ustrezno pooblastil računovodja, na potrdilih o nakazilu in vseh bančnih plačilih.

Člen 86

Za plačila, ki jih izvede upravitelj plačil, pristojni odredbodajalec zagotovi, da se opravijo pregledi pred izvedbo plačil.

Oddelek 8

Roki za postopke v zvezi z izdatki

Člen 87

1.   Postopki potrditve, odobritve in plačila izdatkov se opravijo najpozneje v 90 dneh od datuma zapadlosti plačila. Nacionalni ali regionalni odredbodajalec odobri izdatek in o tem obvesti pristojnega odredbodajalca Komisije najpozneje 45 dni pred iztekom navedenega roka.

2.   Upniki, ki prejmejo plačilo z zamudo, so upravičeni do zamudnih obresti v skladu s členom 106 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

3.   Terjatve za zamude pri plačilih, za katere je odgovorna Komisija v skladu s členom 37 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES, krije Komisija z računa ali računov, predvidenih v členu 1(6) Notranjega sporazuma.

POGLAVJE 7

Informacijski sistemi

Člen 88

1.   Če se postopki v zvezi s prihodki in odhodki upravljajo z računalniškimi sistemi, se lahko listine podpisujejo z računalniško podprtim ali elektronskim postopkom.

2.   Člena 107 in 108 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljata za izvajanje tega člena.

POGLAVJE 8

Notranji revizor

Člen 89

Notranji revizor ERS je notranji revizor Komisije. Svoje naloge opravlja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi. Za preverjanje pravilnega delovanja sistemov in postopkov za uporabo sredstev ERS, ki jih upravlja Komisija na podlagi člena 2, je odgovoren Komisiji. Notranji revizor ne sme biti odredbodajalec niti računovodja.

Člen 90

1.   Notranji revizor svetuje Komisiji, kako naj ravna s tveganji, s pripravo neodvisnih mnenj o kakovosti sistemov upravljanja in nadzora ter s pripravo priporočil za izboljšanje pogojev za izvajanje dejavnosti in za spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.

Odgovoren je zlasti za:

(a)

preverjanje primernosti in učinkovitosti notranjih sistemov upravljanja in delovanja oddelkov pri izvajanju politik, programov in ukrepov ob upoštevanju tveganja, ki je s tem povezano;

(b)

preverjanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranjega nadzora in revizije, ki se uporabljajo za vsako dejavnost za uporabo sredstev ERS.

2.   Notranji revizor ima poln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog, po potrebi na kraju samem, tudi v državah članicah in tretjih državah.

3.   Notranji revizor poroča Komisiji o svojih ugotovitvah in priporočilih. Komisija zagotovi sprejem ukrepov na priporočila iz revizij. Notranji revizor Komisiji predloži tudi letno notranje revizijsko poročilo, v katerem navede število in vrsto opravljenih revizij, priporočila, ki jih je dal, in ukrepe, sprejete na podlagi priporočil.

4.   Komisija vsako leto pošlje organu, ki da razrešnico, poročilo, ki povzema število in vrsto opravljenih notranjih revizij, danih priporočil in ukrepov, sprejetih na podlagi priporočil.

5.   Členi 109 do 115 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljajo za izvajanje tega člena.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Oddelek 1

Področje uporabe in načela za oddajo javnih naročil

Člen 91

1.   Pogodbe na podlagi javnih naročil so pogodbe za denarne interese, ki jih pisno sklene en ali več gospodarskih subjektov in en ali več naročnikov v smislu člena 92, da bi proti plačilu cene, ki se v celoti ali delno plača iz sredstev ERS, pridobili premičnine ali nepremičnine, opravili gradbena dela ali storitve.

Take pogodbe obsegajo:

(a)

dobavne pogodbe;

(b)

pogodbe za gradbena dela;

(c)

pogodbe za opravljanje storitev.

2.   Okvirne pogodbe so pogodbe med enim ali več naročniki in enim ali več gospodarskimi subjekti, katerih namen je določitev pogojev, s katerimi se urejajo naročila, ki jih je treba oddati v določenem obdobju, zlasti glede cene in po potrebi glede predvidene količine. Urejajo se z določbami tega naslova glede postopka za oddajo javnih naročil, vključno z oglaševanjem.

Člen 92

1.   V tem naslovu so naročniki naslednji:

(a)

upravičene države AKP ali organi, ki jih te ustrezno pooblastijo, vključno z uradnimi regionalnimi organi, ali njihovi zastopniki;

(b)

Komisija, v primeru naročil, ki jih dodeli na lastno odgovornost;

(c)

Komisija v imenu in za račun ene ali več upravičenih držav AKP;

(d)

nacionalni ali mednarodni javni organ ali fizična ali pravna oseba, ki podpiše sporazum o financiranju ali sporazum o donaciji z eno ali več državami AKP ali s Komisijo za izvajanje programa ali projekta.

2.   Postopki javnega naročanja so določeni v sporazumih o financiranju iz člena 70(3).

Oddelek 2

Objava

Člen 93

V mejah pooblastil, ki jih Komisiji daje Sporazum AKP-ES, in v skladu s pogoji iz Priloge IV k Sporazumu Komisija sprejme potrebne ukrepe, da mednarodne postopke javnega razpisa objavi v Uradnem listu Evropske unije in na internetu.

POGLAVJE 2

Postopki oddaje javnih naročil

Člen 94

1.   Pogoji za sodelovanje in postopki za dodeljevanje naročil za dejavnosti, ki jih financira ERS v korist držav AKP, so določeni v Prilogi IV k Sporazumu AKP-ES.

Postopki za dodelitev naročil za dejavnosti, ki jih financira ERS v korist ČDO, so opredeljeni v ukrepih za izvajanje Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

2.   Če Komisija deluje kot naročnik za izvajanje humanitarne pomoči ali pomoči v izrednih razmerah v okviru Sporazuma AKP-ES ali Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, mora izpolnjevati ustrezna pravila Skupnosti o javnih naročilih.

Člen 95

V razpisni dokumentaciji javnega razpisa je predmet naročila opisan v celoti, jasno in natančno; določena so merila za izključitev, izbor in dodelitev, ki se uporabljajo za naročilo.

Člen 96

1.   Kandidati ali ponudniki so izključeni iz sodelovanja v postopkih javnih naročil, če:

(a)

je proti njim uveden stečajni ali likvidacijski postopek, če z njihovim poslovanjem upravlja sodišče, če so sklenili dogovor z upniki, prenehali poslovati, ali so v postopku v zvezi s temi zadevami, ali so v kakršnih koli podobnih okoliščinah, ki nastanejo iz podobnega postopka, predvidenega v nacionalni zakonodaji ali drugih predpisih;

(b)

so bili pravnomočno obsojeni za kaznivo dejanje v zvezi s svojim poslovanjem;

(c)

jim lahko naročnik na kakršni koli upravičeni podlagi dokaže hujšo kršitev poklicnih pravil;

(d)

niso poravnali obveznosti v zvezi s plačilom prispevkov za socialno varnost ali davkov v skladu z zakoni in predpisi države, v kateri imajo svoj sedež, ali države, v kateri ima sedež naročnik, ali države, v kateri naj bi se pogodba izvajala;

(e)

so bili pravnomočno obsojeni zaradi goljufije, korupcije, sodelovanja v kriminalni združbi ali druge nezakonite dejavnosti, ki škodi finančnim interesom Skupnosti;

(f)

zanje trenutno velja upravna kazen iz člena 99.

Točke (a) do (d) prvega pododstavka se ne uporabljajo za nakupe blaga pod posebno ugodnimi pogoji od dobavitelja blaga, ki dokončno preneha s poslovanjem, ali od stečajnega ali likvidacijskega upravitelja v stečajnem postopku, če se s tem strinjajo upniki, ali v skladu s podobnim postopkom po nacionalni zakonodaji.

2.   Kandidati ali ponudniki morajo potrditi, da niso v kateri od situacij iz odstavka 1. Vendar se lahko naročnik vzdrži zahteve po predložitvi takšnega potrdila za pogodbe zelo nizkih vrednosti.

Za namen pravilne uporabe odstavka 1 mora kandidat ali ponudnik, kadar koli naročnik to zahteva:

(a)

predložiti informacije o lastništvu oziroma upravljanju, nadzoru in pooblastilu za zastopanje pravne osebe, če je kandidat ali ponudnik pravna oseba;

(b)

potrditi, da podizvajalec ni v kateri od situacij iz odstavka 1, če se predvideva oddaja naročil podizvajalcem.

3.   Člen 133 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izvajanje tega člena.

Člen 97

Naročilo se ne odda kandidatom ali ponudnikom, pri katerih se med postopkom javnega naročila za to naročilo ugotovi:

(a)

navzkrižje interesov;

(b)

da so predložili zavajajoče informacije glede na zahteve naročnika, ki so pogoj za udeležbo v postopku javnega naročila, ali pa teh informacij sploh niso predložili;

(c)

da so se znašli v eni od situacij za izključitev iz člena 96(1) za določen postopek javnega naročila.

Člen 98

V mejah pooblastil, ki jih Komisiji daje Sporazum AKP-ES, Komisija sprejme ukrepe za uporabo centralne baze podatkov, ki je vzpostavljena v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1605/202 ter vsebuje podatke kandidatov in ponudnikov, ki so v skladu s pravili iz Priloge IV k Sporazumu AKP-ES v situaciji, ki jih izključuje iz sodelovanja v postopkih za dodelitev naročil za dejavnosti, ki jih financira ERS.

Člen 99

1.   Ob upoštevanju Priloge IV k Sporazumu AKP-ES naročnik lahko izreče upravne ali denarne kazni:

(a)

kandidatom ali naročnikom v primerih iz člena 97(b);

(b)

izvajalcem, za katere je bila ugotovljena resna kršitev pogodbenih obveznosti v zvezi s pogodbami, ki se financirajo iz ERS.

Vendar pa mora naročnik v vseh primerih zadevni osebi dati možnost, da predstavi svoje pripombe.

2.   Kazni iz odstavka 1 so sorazmerne s pomembnostjo pogodbe in resnostjo kršitve ter lahko vključujejo:

(a)

izključitev zadevnega kandidata ali ponudnika ali izvajalca za največ deset let iz oddaje javnih naročil ali donacij, ki se financirajo iz ERS; in/ali

(b)

plačilo denarne kazni, ki jo plača kandidat, ponudnik ali izvajalec, ki pa ne preseže vrednosti zadevnega naročila.

3.   Člen 134b Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za naročila, ki se financirajo iz sredstev ERS.

NASLOV VI

UPORABA LASTNE DELOVNE SILE IN POSREDNE CENTRALIZIRANE DEJAVNOSTI

Člen 100

Ta naslov ureja uporabo lastne delovne sile in posredne decentralizirane dejavnosti iz člena 24 Priloge IV k Sporazumu AKP-ES. Smiselno se uporablja za finančno sodelovanje s ČDO.

Člen 101

1.   V primeru uporabe lastne delovne sile se projekti in programi izvajajo neposredno prek javnih služb zadevnih držav AKP.

Skupnost prispeva h kritju stroškov teh služb tako, da zagotovi opremo in/ali materiale, ki jih zadevna služba nima, in/ali sredstva za pridobitev morebitnega dodatnega osebja, ki ga potrebuje, kot so strokovnjaki iz zadevnih držav AKP ali iz drugih držav AKP. Prispevek Skupnosti pokriva samo stroške, nastale z dodatnimi ukrepi, in začasne izdatke, povezane z izvajanjem, ki so strogo omejeni na zahteve zadevnega projekta.

Finančno upravljanje projekta, ki se izvaja z lastno delovno silo v skladu s prvim in drugim pododstavkom, se opravlja z lokalno blagajno predplačil, ki jo upravljata lokalni upravitelj blagajne predplačil in lokalni računovodja, ki ga imenuje nacionalni ali regionalni odredbodajalec po predhodni odobritvi pristojnega odredbodajalca Komisije.

2.   V primeru posrednih decentraliziranih dejavnosti naročnik v smislu člena 92(1)(a) zaupa naloge v zvezi z izvajanjem projektov ali programov javnopravnim organom zadevnih držav AKP ali civilnopravnim organom, ki so pravno ločeni od zadevnih držav AKP.

V takih primerih zadevni organ prevzame odgovornost za upravljanje in izvajanje programa ali projekta namesto nacionalnega ali regionalnega odredbodajalca. Tako prenesene naloge lahko vključujejo pooblastilo za sklepanje pogodb in upravljanje pogodb ter nadzor del v imenu ali za račun zadevnih držav AKP.

3.   Uporaba lastne delovne sile in posredne decentralizirane dejavnosti se izvajajo na podlagi programa ukrepov, ki jih je treba izvesti, ter ocene njihovih stroškov (v nadaljevanju „ocena programa“). Ocena programa je listina, ki določa program ukrepov, ki jih je treba izvesti, ter potrebne človeške in materialne vire, ustrezen proračun ter natančno tehnično in administrativno izvedbeno ureditev za decentralizirano izvajanje projekta v določenem obdobju z lastno delovno silo in po možnosti prek javnih naročil in dodelitve posebnih donacij.

Vsako oceno progama v primeru uporabe lastne delovne sile pripravita lokalni upravitelj blagajne predplačil in lokalni računovodja iz tretjega pododstavka odstavka 1, v primeru posrednih decentraliziranih dejavnosti pa organ iz odstavka 2. Nato jo pred začetkom dejavnosti, ki jih predvideva, odobrita nacionalni ali regionalni odredbodajalec in pristojni odredbodajalec Komisije.

4.   V okviru izvajanja ocen programa iz odstavka 3 postopki javnih naročil in dodelitve donacij ustrezajo tistim iz naslova V oziroma VII.

5.   Sporazumi o financiranju iz člena 70(3) morajo predvidevati uporabo lastne delovne sile ali izvajanje posrednih decentraliziranih dejavnosti.

Člen 102

V primeru posrednih decentraliziranih dejavnosti sklene naročnik iz člena 92(1)(a) sporazum o prenosu pooblastil, kadar te naloge zaupa javnim organom zadevnih držav AKP ali organom zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve. Ko te naloge naročnik zaupa organu zasebnega prava, sklene pogodbo o opravljanju storitev. Komisija zagotovi, da sporazum o prenosu pooblastil ali pogodba za opravljanje storitev navaja:

(a)

primerne določbe za nadzor uporabe sredstev ERS s strani Komisije, OLAF, nacionalnega ali regionalnega odredbodajalca, Računskega sodišča in nacionalnih revizijskih organov v zadevnih državah AKP;

(b)

jasno opredelitev ter natančno razmejitev pooblastil, prenesenih na zadevni organ, in pooblastil, ki jih ohrani nacionalni ali regionalni odredbodajalec;

(c)

postopke, ki jim je treba slediti pri izvajanju tako prenesenih pooblastil, kakor so izbira ukrepov, ki se bodo financirali, dodelitev naročil ali nadzor del;

(d)

možnost naknadnega pregleda in finančnih kazni, če dodelitev sredstev ali naročil, ki jih dodeli zadevni organ, ne ustreza postopkom iz točke (c);

(e)

uspešen in učinkovit sistem za notranji nadzor upravljanja dejavnosti, ki vključuje dejansko ločitev nalog odredbodajalca in računovodje;

(f)

računovodski sistem, ki omogoča preverjanje pravilne uporabe sredstev ERS in navajanje uporabe sredstev v zaključnem računu ERS.

NASLOV VII

DONACIJE

POGLAVJE 1

Področje uporabe in oblika donacij

Člen 103

1.   Donacije so neposredni finančni prispevki v obliki donacije iz sredstev ERS za financiranje:

(a)

ukrepa za pomoč pri doseganju ciljev Sporazuma AKP-ES ali Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, ali programa ali projekta, sprejetega v skladu z navedenim sporazumom ali v skladu z navedenim sklepom;

(b)

delovanja organa, ki si prizadeva doseči takšen cilj.

O donacijah se sklene pisni sporazum ali sprejme odločba Komisije, o kateri se uradno obvesti uspešnega prosilca.

2.   Naslednje ne predstavlja donacije za namene tega naslova:

(a)

sporazumi o financiranju iz člena 70(3)(a);

(b)

javna naročila iz naslova V ali uporaba lastne delovne sile iz naslova VI;

(c)

posojila, jamstva, prispevki, pogodbe, subvencije obrestnih mer ali druge finančne dejavnosti, ki jih upravlja EIB;

(d)

neposredna ali posredna proračunska pomoč, ali pomoč za oprostitev dolga ali financiranje izvoznih zaslužkov v primeru kratkoročnih nihanj;

(e)

plačila, izvršena organom, na katere Komisija prenese naloge izvajanja, kakor je predvideno v členih 25 do 28 ali v okviru skupnega upravljanja iz člena 29.

3.   Členi 160 do 184a (Naslov VI „Donacije“) in člen 253 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporabljajo za ta naslov.

Člen 104

1.   Donacije so lahko v kateri koli od naslednjih oblik:

(a)

povračilo določenega deleža upravičenih stroškov, ki so dejansko nastali;

(b)

pavšalni zneski;

(c)

pavšalno financiranje;

(d)

kombinacija oblik iz točk (a), (b) in (c).

2.   Donacije ne smejo preseči skupne zgornje meje, ki je izražena v obliki absolutne vrednosti.

POGLAVJE 2

Načela

Člen 105

1.   Za donacije se uporabljata načeli preglednosti in enake obravnave.

Donacije se ne smejo seštevati ali dodeljevati za nazaj in morajo vključevati sofinanciranje.

Skupni upravičeni stroški za financiranje, kakor so določeni v sporazumu o donaciji, se v nobenem primeru ne smejo preseči.

2.   Donacija ne sme imeti namena ali učinka ustvarjanja dobička za upravičenca.

Odstavek 2 se ne uporablja za naslednje:

(a)

štipendije za študij, raziskovanje ali usposabljanje, plačane fizičnim osebam;

(b)

nagrade, dodeljene na podlagi natečajev;

(c)

ukrepe, katerih cilj je okrepitev finančne sposobnosti upravičenca ali ustvarjanje dohodka.

Člen 106

1.   Donacije so zajete v letnem delovnem programu, ki se objavi na začetku leta.

Navedeni letni delovni program se izvaja z objavljanjem razpisov za zbiranje predlogov, razen v ustrezno utemeljenih nujnih primerih ali kadar narava upravičenca ali ukrepa ne pušča druge možnosti za določen ukrep ali kadar je upravičenec v Sporazumu AKP-ES in Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav opredeljen kot prejemnik donacije.

Prvi pododstavek se ne uporablja za pomoč za obvladovanje kriznih razmer in humanitarno pomoč.

2.   Vse donacije, dodeljene med proračunskim letom, se objavijo enkrat letno, pri čemer je treba ustrezno upoštevati zahteve glede zaupnosti in varnosti.

Člen 107

1.   Vsak ukrep lahko povzroči dodelitev samo ene donacije iz sredstev ERS kateremu koli upravičencu.

2.   Upravičenec lahko prejme le eno donacijo za poslovanje iz sredstev ERS na proračunsko leto.

Prosilec nemudoma obvesti odredbodajalce o kakršnih koli večkratnih vlogah in večkratnih donacijah, ki se nanašajo na isti ukrep ali isti delovni program.

Isti stroški se nikoli ne financirajo dvakrat iz sredstev ERS.

Člen 108

1.   Donacija se lahko dodeli za ukrep, ki se je že začel izvajati le, če lahko prosilec dokaže potrebo po začetku izvajanja ukrepa, preden se dodeli donacija.

V takih primerih stroški, upravičeni za financiranje, ne smejo nastati pred datumom oddaje vloge za donacijo, razen v ustrezno utemeljenih izjemnih primerih ali v primeru izdatkov, potrebnih za pravilno obvladovanje izrednih razmer ali v primeru humanitarne pomoči, kot je predvideno v Sporazumu AKP-ES ali v Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav.

Donacije se ne smejo dodeliti za nazaj za že zaključene ukrepe.

2.   Donacija za poslovanje se dodeli v šestih mesecih po začetku proračunskega leta upravičenca. Upravičeni stroški za financiranje ne smejo nastati niti preden je bila vložena vloga za donacijo niti pred začetkom proračunskega leta upravičenca.

Člen 109

Z donacijo se ne morejo financirati celotni stroški ukrepa, razen če se to izkaže kot nujno za njegovo izvedbo.

Z donacijo se ne smejo financirati celotni poslovni izdatki upravičenca.

POGLAVJE 3

Postopek oddaje naročila

Člen 110

1.   Vloge za donacije se vložijo pisno.

2.   Vloge za donacije so upravičene, če jih predložijo naslednje osebe:

(a)

pravne osebe; vloge za donacijo so lahko upravičene, če jih vložijo subjekti, ki niso pravne osebe po veljavni nacionalni zakonodaji, pod pogojem, da imajo njihovi predstavniki pooblastilo, da v imenu subjekta prevzamejo pravne obveznosti in finančno odgovornost;

(b)

fizične osebe, če tako zahteva narava ali značilnosti ukrepa ali cilja, ki si ga zastavi prosilec.

3.   Donacije se ne dodelijo prosilcem, ki so v času postopka za dodelitev donacij v kateri od situacij za izključitev iz členov 96(1), člena 97 in člena 99(2)(a).

Prosilci potrdijo, da niso v situaciji, kakršna je navedena v prvem pododstavku. Vendar se lahko odredbodajalec vzdrži zahteve po predložitvi takšnega potrdila za pogodbe zelo nizkih vrednosti.

4.   Odredbodajalec lahko prosilcu odredi učinkovite, sorazmerne in odvračalne administrativne in finančne kazni.

Takšne kazni se lahko izrečejo tudi upravičencem, ki so ob predložitvi vloge ali v času izvršitve donacije dali lažne izjave pri informacijah, ki jih zahteva odredbodajalec, ali pa teh informacij sploh niso dali.

Člen 99 se smiselno uporablja.

Člen 111

1.   Merila za izbor so takšna, da omogočajo oceno sposobnosti vlagatelja za izvedbo predlaganega ukrepa ali delovnega programa.

2.   Merila za dodelitev, ki se objavijo vnaprej v razpisu za zbiranje predlogov, so takšna, da omogočajo presojo kakovosti predloženih predlogov glede na zastavljene cilje in prednostne naloge.

Člen 112

1.   Predlogi se ocenjujejo na podlagi vnaprej objavljenih meril za izbor in dodelitev, z namenom, da se ugotovi, kateri predlogi se lahko financirajo.

2.   Pristojni odredbodajalec nato na podlagi ocenjevanja, predvidenega v odstavku 1, sestavi seznam upravičencev in odobrenih zneskov.

3.   Pristojni odredbodajalec pisno obvesti prosilce o sprejetih odločitvah za njihove vloge. Če se zaprošena donacija ne dodeli, navede razloge za zavrnitev vloge, zlasti glede na že objavljena merila za izbor in dodelitev.

POGLAVJE 4

Plačilo in nadzor

Člen 113

Ritem plačil določajo finančna tveganja, trajanje in napredovanje ukrepa ali stroški, ki jih ima upravičenec.

Člen 114

Če pristojni odredbodajalec meni, da je ustrezno in sorazmerno, lahko zahteva, da upravičenec vnaprej predloži garancijo, da zmanjša finančna tveganja v zvezi s predhodnim financiranjem.

Člen 115

1.   Znesek donacije ne postane dokončen, dokler Komisija ne sprejme končnega poročila in zaključnega računa, ne glede na poznejša preverjanja s strani Komisije.

2.   Če upravičenec ne izpolni svojih obveznosti, se donacija začasno prekine ali zmanjša ali preneha, potem ko upravičenec dobi možnost, da predloži svoje pripombe.

POGLAVJE 5

Izvajanje

Člen 116

1.   Če izvajanje ukrepa zahteva, da upravičenec dodeli pogodbo za javna naročila, se v sporazumih o donacijah iz člena 103(1) določijo postopki, ki ustrezajo pravilom Skupnosti o javnih naročilih, ki se uporabljajo za sodelovanje z državami nečlanicami.

2.   Če je treba za izvedbo ukrepa zagotoviti finančno podporo tretjim strankam, lahko upravičenec donacije dodeli takšno finančno podporo, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

finančna podpora ni primarni cilj ukrepa;

(b)

pogoji za zagotovitev takšne podpore so strogo določeni v odločbi ali sporazumu o donaciji med upravičencem in Komisijo in ne dopuščajo prostega preudarka;

(c)

zadevni zneski so majhni.

3.   Vsaka odločba ali sporazum o donaciji izrecno določa, da imajo Komisija, OLAF in Računsko sodišče pooblastilo za nadzor dokumentov in prostorov pri vseh izvajalcih in podizvajalcih, ki so prejeli finančno pomoč iz sredstev ERS.

Člen 117

V okviru decentraliziranega upravljanja iz členov 21 do 24 si Komisija prizadeva spodbujati upravičene države AKP in ČDO k upravljanju katerega cilj je izvajanje določb, ki so enakovredne tistim iz tega naslova.

NASLOV VIII

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

Člen 118

1.   Komisija najpozneje do 31. julija vsako leto pripravi zaključni račun ERS, ki opisuje finančno stanje Sklada na dan 31. decembra preteklega leta. Zaključni račun ERS vsebuje:

(a)

izkaze stanja iz člena 122;

(b)

poročila o finančnem izvajanju iz člena 123;

(c)

izkaze stanja in informacije, ki jih pošlje EIB v skladu s členom 149(2).

2.   Zaključnemu računu ERS je priloženo poročilo o finančnem upravljanju v letu, ki vsebuje natančen opis:

(a)

doseganja ciljev v proračunskem letu v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;

(b)

finančnega stanja in dogodkov, ki so bistveno vplivali na dejavnosti, opravljene v proračunskem letu.

Člen 119

Zaključni račun izpolnjuje pravila ter je natančen in izčrpen. Daje resničen in pošten pregled:

(a)

sredstev in obveznosti, bremenitev in dohodka, pravic in obveznosti, ki niso prikazane v sredstvih ali obveznosti, ter denarnih tokov v izkazu stanja;

(b)

dejavnosti v zvezi s prihodki in odhodki iz sredstev ERS v poročilih o finančnem izvajanju.

Člen 120

Izkazi stanja iz člena 122 se sestavijo v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, in sicer načelom:

(a)

delujočega podjetja;

(b)

previdnosti;

(c)

dosledne uporabe računovodskih metod;

(d)

primerljivosti informacij;

(e)

pomembnosti;

(f)

da neto izravnava ni dovoljena;

(g)

vsebine nad obliko;

(h)

računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka.

Člen 121

1.   V skladu z načelom računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka izkazi stanja iz člena 122 prikazujejo bremenitve in dohodek iz proračunskega leta, ne glede na datum plačila ali izterjave.

2.   Vrednost sredstev in obveznosti se določi v skladu s pravili vrednotenja iz člena 129.

Člen 122

1.   Računovodja pripravi izkaz stanja v milijonih eurov. Poročila zajemajo:

(a)

bilanco stanja, ki predstavlja sredstva in obveznosti ter finančno stanje in poslovni izid ERS na dan 31. decembra preteklega leta; pripravi se v skladu s strukturo, določeno v direktivah Evropskega parlamenta in Sveta o letnih zaključnih računih posameznih vrst gospodarskih družb, vendar ob upoštevanju posebne narave dejavnosti ERS;

(b)

izkaz finančnega izida, ki prikazuje izterjane in izplačane zneske med letom, končno stanje zakladnice in izkaz gibanja kapitala za preteklo proračunsko leto:

(c)

seznam postavk, plačljivih v ERS, ki prikazuje:

(i)

zneske, ki jih je še treba izterjati na začetku proračunskega leta;

(ii)

pravice, nastale v teku proračunskega leta;

(iii)

zneske, izterjane v teku proračunskega leta;

(iv)

razveljavitev ugotovljenih pravic;

(v)

zneske, ki jih je še treba izterjati na koncu proračunskega leta.

2.   Priloga k izkazom stanja dopolnjuje in pojasnjuje informacije v izkazih iz odstavka 1 ter daje vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti ERS.

Člen 123

1.   Pristojni odredbodajalec skupaj z računovodjo pripravi poročila o finančnem izvajanju v milijonih eurov. Poročila zajemajo:

(a)

izkaz finančnega izida, ki prikazuje finančno poslovanje za celo leto glede na prihodke in odhodke;

(b)

prilogo k izkazu finančnega izida, ki dopolnjuje in pojasnjuje v njem navedene informacije.

2.   Izkaz finančnega izida zajema naslednje preglednice:

(a)

preglednico, ki opisuje spremembe v preteklem proračunskem letu v dodelitvah, navedenih v prilogi;

(b)

preglednico, ki prikazuje skupne obveznosti, dodeljena sredstva in odobrena plačila v proračunskem letu po dodelitvah ter skupne zneske od odprtja ERS;

(c)

preglednico, ki po dodelitvah, državi, ozemlju, regiji ali podregiji prikazuje skupni znesek obveznosti, dodeljena sredstva in opravljena plačila v proračunskem letu ter skupne vrednosti od odprtja ERS.

Člen 124

Računovodja pošlje začasni zaključni račun Računskemu sodišču najpozneje do 31. marca naslednjega proračunskega leta.

Računovodja najpozneje do 30. aprila naslednjega proračunskega leta pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Računskemu sodišču poročilo iz člena 118(2) o finančnem poslovodenju med letom.

Člen 125

1.   Računsko sodišče najpozneje do 15. junija poda svoje ugotovitve na začasne račune glede dela sredstev ERS, katerega finančno upravljanje je na podlagi člena 2 v pristojnosti Komisije, tako da lahko Komisija vnese popravke, ki se štejejo kot potrebni za pripravo zaključnega računa.

2.   Računovodja pripravi zaključni račun, ki mu priloži svojo izjavo, s katero potrjuje, da je bil pripravljen v skladu z naslovom VIII ter računovodskimi načeli, pravili in metodami iz priloge k izkazom stanja.

3.   Komisija potrdi končni zaključni račun in ga pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Računskemu sodišču najpozneje do 31. julija naslednjega proračunskega leta.

4.   Zaključni račun se objavi v Uradnem listu Evropske unije do 15. novembra naslednjega proračunskega leta skupaj z izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti za tisti del sredstev ERS, katerega finančno upravljanje je na podlagi člena 2 v pristojnosti Komisije.

POGLAVJE 2

Informacije o uporabi sredstevers

Člen 126

1.   Komisija in EIB, vsaka v mejah svojih pristojnosti, spremljata, kako države AKP, ČDO ali druge upravičenke uporabljajo pomoč ERS, ter izvajanje projektov, ki jih financira ERS, posebej z ozirom na cilje iz členov 55 in 56 Sporazuma AKP-ES in ustrezne določbe Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

2.   EIB redno obvešča Komisijo o izvajanju projektov, ki se financirajo iz sredstev ERS, ki jih upravlja, v skladu s postopki iz operativnih smernic Sklada za spodbujanje naložb.

3.   Komisija in EIB zagotovita Odboru ERS informacije o operativni uporabi sredstev ERS prek nacionalnih in regionalnih dodelitev iz priloge. Te informacije zajemajo tudi projekte in programe, ki se financirajo iz Sklada za spodbujanje naložb. Komisija pošlje navedene informacije Računskemu sodišču v skladu s členom 11(5) in (7) Notranjega sporazuma.

POGLAVJE 3

Računovodstvo

Člen 127

1.   Računovodski sistem je sistem, s katerim se uredijo finančne informacije tako, da je mogoče številke vnašati, arhivirati in evidentirati.

2.   Zaključni račun je sestavljen iz sintetičnega konta in finančnega računa. Navedeni zaključni račun se vodi v eurih na podlagi proračunskega leta.

3.   Številke v sintetičnem kontu in v finančnem računu se določijo ob zaključku proračunskega leta, tako da se lahko sestavi zaključni račun iz poglavja 1.

4.   Ne glede na odstavka 2 in 3 lahko odredbodajalec na podlagi prenosa vodi analitični zaključni račun.

Člen 128

Računovodja je odgovoren za spremljanje in vnašanje plačil držav članic in drugih prihodkov v zaključni račun.

Člen 129

1.   Računovodja sprejme veljavna računovodska pravila in metode. Računovodja pripravi in po posvetu z odredbodajalcem na podlagi prenosa sprejme kontni načrt, ki se bo uporabljal za dejavnosti ERS.

Pri tem upošteva mednarodno sprejete računovodske standarde za javni sektor. Vendar se lahko od njih oddalji, če to upravičuje posebna narava dejavnosti ERS.

2.   Vknjižbe v zaključni račun se opravijo na podlagi kontnega načrta z uporabo nomenklature, ki jasno ločuje med sintetičnim kontom in finančnim računom. Kontni načrt se pošlje Računskemu sodišču.

Člen 130

Na sintetičnem kontu se v kronološkem vrstnem redu z uporabo metode dvojnega knjigovodstva evidentirajo vsi dogodki in dejavnosti, ki vplivajo na ekonomsko in finančno stanje ter sredstva in obveznosti ERS in ki sestavljajo bilanco stanja ERS.

Člen 131

1.   Gibanje na računih in bilancah stanja se vnaša v računovodske knjige.

2.   Vse vknjižbe, vključno s popravki zaključnih računov, temeljijo na dokazilih, na katera se nanašajo.

3.   Računovodski sistem omogoča sledenje vseh vknjižb.

Člen 132

Računovodja po izteku proračunskega leta in do datuma priprave zaključnega računa sprejme vse spremembe, ki ne vsebujejo izdatkov ali prihodkov za navedeno leto in so potrebne za pravilno in pošteno pripravo zaključnega računa, ki je skladen s pravili.

Člen 133

1.   Finančni računi zagotavljajo natančno evidenco finančne uporabe sredstev ERS.

Prikazujejo:

(a)

vsa sredstva;

(b)

vse obveznosti;

(c)

vsa plačila ter ugotovljeni dolg in izterjave za proračunsko leto v celoti in brez kakršnega koli medsebojnega prilagajanja.

2.   Če so obveznosti, plačila in dolgovi izraženi v nacionalnih valutah, mora računovodski sistem po potrebi omogočati evidentiranje v nacionalnih valutah in v eurih.

3.   Obveznosti iz člena 70 se evidentirajo v eurih za vrednost sklepov o financiranju, ki jih sprejme Komisija.

Obveznosti iz člena 78(2) se evidentirajo v eurih po protivrednosti vrednosti pogodb, sporazumov o donacijah in ocen programov. Navedena vrednost, če je primerno, vključuje:

(a)

določbo za plačilo vračljivih izdatkov ob predložitvi dokazil;

(b)

določbo za spremembo cen in nepredvidenih stroškov, kot je opredeljeno v pogodbah, ki jih financira ERS;

(c)

finančno določbo za tečajna nihanja.

4.   Vse računovodske evidence, ki se nanašajo na izpolnjevanje obveznosti, se hranijo pet let od datuma sklepa o razrešnici finančne uporabe sredstev ERS iz člena 142, in sicer za proračunska leta, v katerih je bila obveznost za računovodske namene zaprta.

NASLOV IX

ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠNICA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 134

Dejavnosti, financirane iz tistih sredstev ERS, ki jih upravlja EIB v skladu s členom 3 te uredbe, so predmet postopkov revizije in razrešnice, ki jih določa statut EIB za vse njene dejavnosti. Natančna pravila za revizijo, ki jo opravlja Računsko sodišče, so navedena v tristranskem sporazumu. O njih se dogovorijo EIB, Komisija in Računsko sodišče v sporazumu, ki trenutno velja, ali morda v novem sporazumu ali drugem sporazumu, ki bi ga nadomestil.

Glede dejavnosti, financiranih iz sredstev ERS, ki jih upravlja Komisija v skladu s členom 2, Računsko sodišče uporablja svoja pooblastila v skladu s tem naslovom.

POGLAVJE 2

Zunanja revizija

Člen 135

1.   Komisija čim prej obvesti Računsko sodišče o vseh sklepih in pravilih, ki jih sprejme na podlagi te uredbe.

2.   Računsko sodišče se obvesti o imenovanju odredbodajalcev, notranjih revizorjev, računovodij in upraviteljev plačil ter o odločitvah o prenosu pooblastil v skladu s členi 17, 39, 43, 48 in 89.

Člen 136

1.   Glede sodelovanja z državami AKP Računsko sodišče pri preučevanju, ali je bil ves prihodek prejet in ali so vsi izdatki nastali zakonito in pravilno, upošteva določbe Pogodbe ES, Sporazuma AKP-ES, Notranjega sporazuma, te uredbe in vseh drugih aktov, sprejetih na podlagi navedenih instrumentov.

Glede sodelovanja s ČDO Računsko sodišče pri preučevanju, ali je bil ves prihodek prejet in ali so vsi izdatki nastali zakonito in pravilno, upošteva določbe Pogodbe ES, Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, Notranjega sporazuma, te uredbe in vseh drugih aktov, ki se uporabljajo.

2.   Pri opravljanju svoje naloge ima Računsko sodišče pravico, da v skladu s členom 138(4) in (5) pregleda vso dokumentacijo in informacije o finančnem poslovodenju oddelkov ali organov v zvezi z dejavnostmi, ki se financirajo ali sofinancirajo iz sredstev ERS. Pooblaščeno je, da opravi poizvedbe o vseh uradnikih, pristojnih za prihodke ali odhodke, in da uporabi kateri koli revizijski postopek, primeren za zgoraj navedene oddelke ali organe.

Da bi Računsko sodišče pridobilo vse informacije, ki jih potrebuje za opravljanje svoje naloge, je lahko na svojo zahtevo prisotno pri vseh revizijskih postopkih, ki se opravljajo v okviru finančnega izvajanja Komisije ali v imenu Komisije.

Na zahtevo Računskega sodišča Komisija odobri, da finančne ustanove z vlogami ERS omogočijo Računskemu sodišču, da zagotovi, da zunanji podatki ustrezajo zaključnemu računu.

Med opravljanjem svoje naloge Računsko sodišče obvesti Komisijo in organe, za katere se uporablja ta uredba, o imenih članov svojega osebja, ki so pooblaščeni, da pri njih opravljajo revizije.

Člen 137

Računsko sodišče zagotovi, da se vsi vrednostni papirji in vložena denarna sredstva ali denar v blagajni preverjajo s knjigovodskimi listinami, ki jih podpišejo vlagatelji, ali z uradnimi potrdili o denarnih sredstvih in vrednostnih papirjih v lasti. Sodišče samo lahko opravlja take preglede.

Člen 138

1.   Komisija, organi, ki vodijo prihodke ali odhodke v imenu ERS, in končni upravičenci do plačil iz sredstev ERS dajo Računskemu sodišču na voljo vsa sredstva in vse informacije, za katere Računsko sodišče meni, da so potrebni za izvajanje njegove naloge. Računskemu sodišču dajo na razpolago vse listine o dodelitvi in izvajanju pogodb ter vse obračune gotovine ali materiala, vse računovodske evidence ali dokazila in vse sorodne upravne listine, vse listine, ki zadevajo prihodke in odhodke, vse zaloge, vse organizacijske sheme oddelkov, za katere Računsko sodišče meni, da so potrebne za revizijo poročila o finančnem izidu na podlagi evidenc ali na kraju samem, ter za enake namene vse listine in podatke, ustvarjene ali shranjene na magnetnih nosilcih.

Prvi pododstavek se uporablja tudi za fizične ali pravne osebe, ki prejemajo plačila iz sredstev ERS.

2.   Uradniki, katerih delo preverja Računsko sodišče:

(a)

prikažejo svoje podatke o denarnih sredstvih, drugi gotovini, vrednostnih papirjih in vsakovrstnih materialih ter dokazila za njihovo upravljanje s sredstvi, ki so jim zaupana, ter knjige, registre in druge listine, ki so z njimi povezane;

(b)

predložijo korespondenco in druge listine, potrebne za celovito izvedbo revizije iz odstavka 1. Informacije, predložene na podlagi prvega stavka te točke, lahko zahteva samo Računsko sodišče.

3.   Računsko sodišče je pooblaščeno za revizijo listin, ki jih hranijo pristojni oddelki Komisije v zvezi s prihodki in odhodki ERS.

4.   Naloga ugotavljanja, ali je bil prihodek prejet, ali je izdatek nastal zakonito in pravilno in ali je bilo finančno upravljanje dobro, obsega tudi uporabo sredstev ERS s strani organov zunaj Komisije, ki so jih prejeli v obliki donacij.

5.   Za finančna sredstva iz ERS, plačana upravičencem zunaj Komisije, se zahteva pisno soglasje upravičencev ali, če ga ti ne dajo, izvajalcev ali podizvajalcev, za revizijo Računskega sodišča glede uporabe dodeljenih finančnih sredstev.

6.   Uporaba integriranega računalniškega sistema ne sme ovirati dostopa Računskega sodišča do dokazil.

7.   Nacionalni revizijski organi držav AKP se spodbudijo k sodelovanju pri delu Računskega sodišča.

Člen 139

1.   Letno poročilo Računskega sodišča urejajo odstavki 2 do 6 tega člena.

2.   Računsko sodišče najpozneje do 15. junija pošlje Komisiji ugotovitve, ki bi po njegovem mnenju morale biti navedene v letnem poročilu. Te ugotovitve morajo ostati zaupne. Komisija najpozneje do 15. oktobra pošlje svoj odgovor Računskemu sodišču.

3.   Letno poročilo vsebuje oceno dobrega finančnega poslovanja.

4.   Računsko sodišče lahko priloži povzetek poročila ali kakršne koli splošne ugotovitve, za katere meni, da so primerne.

5.   Računsko sodišče sprejme vse potrebne ukrepe, s katerimi zagotovi, da se odgovori Komisije na ugotovitve objavijo takoj po pripombah, na katere se nanašajo.

6.   Računsko sodišče najpozneje do 15. novembra pošlje organom, pristojnim za razrešnico, in Komisiji svoje letno poročilo, ki mu priloži odgovore Komisije, ter zagotovi objavo v Uradnem listu Evropske unije.

Člen 140

1.   Računsko sodišče obvesti Komisijo o ugotovitvah, ki bi po njegovem mnenju morale biti navedene v posebnem poročilu. Te ugotovitve morajo ostati zaupne.

Komisija ima dva in pol meseca časa, da obvesti Računsko sodišče o ugotovitvah, ki jih želi podati na zadevne ugotovitve.

Računsko sodišče sprejme dokončno različico zadevnega posebnega poročila v naslednjem mesecu.

2.   Posebno poročilo iz odstavka 1 se skupaj z odgovori Komisije nemudoma pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu, ki odločita, če je primerno skupaj s Komisijo, s katerimi ukrepi se je treba odzvati.

Če Računsko sodišče sklene, da bo taka posebna poročila objavilo v Uradnem listu Evropske unije, jih je treba objaviti skupaj z odgovori Komisije.

3.   Računsko sodišče lahko na zahtevo ene od drugih ustanov izda mnenja o zadevah v zvezi z ERS.

Člen 141

Hkrati z letnim poročilom iz člena 139 Računsko sodišče pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu izjavo o zanesljivosti poslovnih knjig ter zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov.

POGLAVJE 3

Razrešnica

Člen 142

1.   Na priporočilo Sveta, ki odloča s kvalificirano večino, da Evropski parlament pred 15. majem leta n + 2 Komisiji razrešnico glede finančnega izvajanja sredstev ERS za leto n, ki jih upravlja v skladu s členom 2.

2.   Če se tega datuma iz odstavka 1 ni mogoče držati, Evropski parlament ali Svet obvestita Komisijo o razlogih za odlog.

3.   Če Evropski parlament odloži sklep o razrešnici, si Komisija kar najbolj prizadeva, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali olajšanje odpravljanja ovir za navedeni sklep.

Člen 143

1.   Sklep o razrešnici zajema zaključni račun iz člena 118, razen tistega dela, ki ga ureja EIB v skladu s členom 149(2).

2.   Potem ko Svet preuči zaključni račun iz člena 118, Evropski parlament stori enako, da bi dal razrešnico. Preuči tudi letno poročilo, ki ga pripravi Računsko sodišče, skupaj z odgovori Komisije, morebitna posebna poročila Računskega sodišča za zadevno proračunsko leto ter izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti poslovnih knjig ter zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov.

3.   Komisija Evropskemu parlamentu, na zahtevo slednjega, predloži vse zahtevane informacije za nadzor uporabe sredstev ERS, ki jih upravlja Komisija s skladu s členom 2, za zadevno leto.

Dostop do zaupnih informacij in ureditev za ravnanje z njimi sta v skladu s temeljnimi človekovimi pravicami, varovanjem poslovne skrivnosti, določbami, ki urejajo sodne in disciplinske postopke ter interesi Skupnosti.

Člen 144

1.   Komisija sprejme vse primerne ukrepe, da ukrepa na podlagi pripomb k sklepu Evropskega parlamenta o razrešnici ter opomb k priporočilu za razrešnico, ki ga je sprejel Svet.

2.   Na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta Komisija poroča o sprejetih ukrepih na podlagi navedenih pripomb in opomb ter zlasti o navodilih, danih tistim njenim oddelkom, ki so pristojni za finančno uporabo sredstev ERS. Poročilo se pošlje tudi Računskemu sodišču.

3.   Sklep o razrešnici se objavi v Uradnem listu Evropske unije.

DEL DVE

POSEBNE DOLOČBE O SREDSTVIH ERS, KI JIH UPRAVLJA EIB

Člen 145

EIB vsako leto pred 1. septembrom pošlje Komisiji oceno obveznosti in plačil, ki je potrebna za pripravo obvestila iz člena 7(1) Notranjega sporazuma, in sicer za dejavnosti Sklada za spodbujanje naložb, vključno s subvencijami obrestnih mer v skladu s Notranjim sporazumom.

EIB po potrebi pošlje Komisiji posodobljene ocene obveznosti in plačil. Načini so opredeljeni v sporazumu o upravljanju iz člena 152.

Člen 146

1.   Države članice plačajo EIB prispevke iz člena 58, ki jih je sprejel Svet, brez stroškov za upravičenca prek posebnega računa, ki ga EIB odpre v imenu Sklada za spodbujanje naložb v skladu s podrobnimi pravili iz sporazuma o upravljanju iz člena 152.

2.   Razen če Svet v zvezi z nadomestilom EIB v skladu s členom 5 Notranjega sporazuma ne sklene drugače, prihodki, ki jih banka prejme prek stanja v dobro na posebnih računih iz odstavka 1 tega člena, dopolnjujejo Sklad za spodbujanje naložb in se upoštevajo pri pozivih za prispevke iz člena 57.

3.   Vse pravice, ki izhajajo iz dejavnosti, ki jih opravlja EIB s sredstvi ERS, in zlasti pravice upnika ali lastnika, se prenesejo na države članice.

4.   EIB skrbi za vodenje zakladnice za zneske iz odstavka 1 v skladu s podrobnimi pravili iz sporazuma o upravljanju iz člena 152.

5.   Sklad za spodbujanje naložb se upravlja v skladu s pogoji iz Sporazuma AKP-ES, Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in Notranjega sporazuma.

Člen 147

EIB prejme za upravljanje dejavnosti Sklada za spodbujanje naložb povračilo vseh stroškov. Svet odloči o sredstvih in mehanizmih za nadomestilo banki v skladu s členom 5(2) Notranjega sporazuma. Ukrepi za izvajanje navedenega sklepa se vključijo v sporazum o upravljanju iz člena 152.

Člen 148

EIB redno obvešča Komisijo o dejavnostih, opravljenih v okviru Sklada za spodbujanje naložb, vključno s subvencijami obrestnih mer, o uporabi pozivov za prispevke, ki se plačajo EIB, in zlasti o skupnih zneskih četrtletnih obveznosti, pogodb in plačil, v skladu s podrobnimi pravili iz sporazuma o upravljanju iz člena 152.

Člen 149

1.   EIB vodi račune Sklada za spodbujanje naložb, vključno s subvencijami obrestnih mer, ki jih financira ERS, da zagotovi sledenje sredstev za celotni krog od prejema do izplačila in nato do prihodka, ki ga ustvarijo, in poznejših povračil. EIB sestavi ustrezna računovodska pravila in metode v skladu z mednarodnimi računovodskimi standardi ter o njih obvesti Komisijo in države članice.

2.   EIB vsako leto pošlje Svetu in Komisiji poročilo o izvajanju dejavnosti, ki se financirajo iz sredstev ERS, ki jih upravlja, vključno z izkazi stanja, sestavljenimi v skladu s pravili in metodami iz odstavka 1 ter informacijami iz člena 123(2).

Osnutek navedenih listin se predloži najpozneje do 28. februarja, njihova končna različica pa najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta, tako da jih lahko Komisija uporabi pri pripravi zaključnega računa iz člena 118 te uredbe v skladu s členom 11(6) Notranjega sporazuma. EIB predloži Komisiji najpozneje do 31. marca naslednjega proračunskega leta poročilo o finančnem upravljanju sredstev.

Člen 150

Pravila EIB se uporabljajo za pogodbe, ki se financirajo iz sredstev ERS, ki jih upravlja.

Člen 151

Če programe ali projekte sofinancirajo države članice ali njihovi izvedbeni organi in če ustrezajo prednostnim nalogam, določenim v Državnih strategijah sodelovanja iz uredbe o izvajanju iz člena 10(1) Notranjega sporazuma in člena 20 Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, lahko EIB zaupa pristojnost za upravljanje pomoči Skupnosti državam članicam ali njihovim izvedbenim organom.

Člen 152

Natančna pravila za izvajanje tega dela so predmet sporazuma o upravljanju med Komisijo, ki ukrepa v imenu Skupnosti, in EIB.

DEL TRI

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

NASLOV I

PREHODNE DOLOČBE

POGLAVJE 1

Prenos neporabljenih sredstev iz prejšnjih ERS

Člen 153

Neporabljena sredstva iz sredstev, zbranih na podlagi Notranjega sporazuma za 7 (15)., 8 (16). in 9 (17). ERS (v nadaljnjem besedilu „prejšnji ERS“), se prenesejo v 10. ERS v skladu s členom 1(2)(b), (3) in (4) Notranjega sporazuma.

Člen 154

Kosmati dobiček iz obresti na sredstva prejšnjih ERS se prenese v 10. ERS in dodeli za enake namene kakor prihodek iz člena 1(6) Notranjega sporazuma. Enako velja za razne prihodke iz prejšnjih ERS, vključno, na primer, z zamudnimi obrestmi, prejetimi, ker so države članice zamudile s plačili prispevkov v navedene ERS, in z obrestmi, ki so jih ustvarila sredstva ERS, ki jih upravlja EIB.

POGLAVJE 2

Neporabljena sredstva iz prejšnjih ERS

Člen 155

Zneski iz projektov v okviru 9. ERS ali iz prejšnjih ERS, za katere v skladu s členom 1(3) Notranjega sporazuma niso bile prevzete obveznosti ali ki so zapadli, razen če v skladu s členom 1(4) Notranjega sporazuma Svet soglasno odloči drugače, zmanjšajo del prispevkov držav članic iz člena 1(2)(a) Notranjega sporazuma.

Učinek na prispevek vsake države članice se izračuna sorazmerno s prispevkom vsake države članice v 9. ERS. Učinek se bo izračunal vsako leto in prvič v letu po pregledu uspešnosti leta 2010, predvidenem v Prilogi 1b k Sporazumu AKP-ES.

POGLAVJE 3

Pravila, ki se uporabljajo za izvajanje prejšnjih ERS

Člen 156

Določbe 10. ERS glede finančnih udeležencev, prihodkov, potrditev, odobritev in plačil izdatkov, informacijskih sistemov, priprave zaključnega računa in računovodstva ter zunanje revizije in razrešnice se uporabljajo tudi za dejavnosti, financirane iz prejšnjih ERS.

POGLAVJE 4

Prehodno obdobje

Člen 157

Postopek v zvezi s prispevki držav članic iz členov 57 do 61 se prvič uporabi za prispevke v letu n + 2, pod pogojem, da 10. ERS začne veljati med 1. oktobrom leta n in 30. septembrom leta n + 1.

Člen 158

Centralna baza podatkov iz člena 98 bo vzpostavljena do 1. januarja 2009.

NASLOV II

KONČNE DOLOČBE

Člen 159

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Uporablja se za enako obdobje kakor Notranji sporazum.

V Bruslju, 18. februarja 2008

Za Svet

Predsednik

D. RUPEL

(1)  UL L 317, 15.12.2000, str. 3.

(2)  UL L 287, 28.10.2005, str. 4.

(3)  UL L 314, 30.11.2001, str. 1. Sklep, kakor je bil spremenjen s Sklepom 2007/249/ES (UL L 109, 26.4.2007, str. 33).

(4)  UL L 247, 9.9.2006, str. 22.

(5)  UL L 247, 9.9.2006, str. 32.

(6)  UL L 152, 13.6.2007, str. 1.

(7)  UL C 23, 28.1.2008, str. 2.

(8)  UL L 248, 16.9.2002, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES, Euratom) št. 1525/2007 (UL L 343, 27.12.2007, str. 9).

(9)  UL L 357, 31.12.2002, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES, Euratom) št. 478/2007 (UL L 111, 28.4.2007, str. 13).

(10)  UL L 83, 1.4.2003, str. 1.

(11)  UL L 134, 30.4.2004, str. 114. Direktiva, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo Komisije (ES) št. 1422/2007 (UL L 317, 5.12.2007, str. 34).

(12)  UL L 281, 23.11.1995, str. 31.

(13)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(14)  UL L 11, 16.1.2003, str. 1.

(15)  UL L 229, 17.8.1991, str. 288.

(16)  UL L 156, 29.5.1998, str. 108.

(17)  UL L 83, 1.4.2003, str. 1.

II Akti, sprejeti v skladu s Pogodbo ES/Pogodbo Euratom, katerih objava ni obvezna

ODLOČBE/SKLEPI

Svet

19.3.2008   

SL

Uradni list Evropske unije

L 78/35

SKLEP SVETA

z dne 18. februarja 2008

o sprejetju poslovnika Odbora Evropskega razvojnega sklada

(2008/215/ES)

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu med članicami skupine afriških, karibskih in pacifiških držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani, podpisanega v Cotonouju dne 23. junija 2000 (1) in revidiranega 25. junija 2005 v Luxembourgu (Sporazum o partnerstvu AKP-ES),

ob upoštevanju Notranjega sporazuma med predstavniki vlad držav članic, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju pomoči Skupnosti na podlagi večletnega finančnega okvira za obdobje 2008–2013 v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-ES in o dodelitvi finančne pomoči za čezmorske države in ozemlja, za katera se uporablja Četrti del Pogodbe ES (2) (Notranji Sporazum), in zlasti člena 8(5) Notranjega sporazuma,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 617/2007 z dne 14. maja 2007 o izvajanju 10. Evropskega razvojnega sklada v okviru Sporazuma o partnerstvu AKP-ES (3) (Uredba o izvajanju 10. ERS),

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2001/822/ES z dne 27. novembra 2001 o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski skupnosti (4) (Sklep o pridružitvi čezmorskih držav),

ob upoštevanju predloga Komisije –

SKLENIL:

Člen 1

Sprejme se poslovnik Odbora Evropskega razvojnega sklada, kakor je naveden v Prilogi.

Člen 2

Poslovnik Odbora Evropskega razvojnega sklada se do začetka veljavnosti Notranjega sporazuma uporablja samo za potrebe načrtovanja programov in s tem povezane postopke odločanja iz naslovov II in III Uredbe o izvajanju 10. ERS, v zvezi s čezmorskimi državami in ozemlji pa iz členov 20 in 24 Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

Člen 3

Ta sklep začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 18. februarja 2008

Za Svet

Predsednik

D. RUPEL

(1)  UL L 317, 15.12.2000, str. 3.

(2)  UL L 247, 9.9.2006, str. 32.

(3)  UL L 152, 13.6.2007, str. 1.

(4)  UL L 314, 30.11.2001, str. 1. Sklep, kakor je bil spremenjen s Sklepom 2007/249/ES (UL L 109, 26.4.2007, str. 33).

POSLOVNIK

ODBORA EVROPSKEGA RAZVOJNEGA SKLADA

Člen 1

Sestava

Odbor Evropskega razvojnega sklada (Odbor) sestavljajo delegacije držav članic (delegacije), predseduje pa mu predstavnik Komisije.

Pri postopkih Odbora sodeluje predstavnik Evropske investicijske banke.

Predstavnik generalnega sekretariata Sveta se sej udeležuje kot opazovalec.

Člen 2

Predložitev zadeve Odboru v obravnavo

1.   Odbor deluje v zadevah in v skladu s postopki, določenimi v Uredbi o izvajanju 10. ERS ter po potrebi v Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav. Odbor se v zvezi s pristojnostmi, ki jih ima na podlagi Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, v nadaljnjem besedilu imenuje „Odbor ERS-ČDO“.

2.   Poleg zadev, predvidenih v odstavku 1:

(a)

Komisija Odboru na vsaki seji predloži seznam odločitev, sprejetih v predhodnem obdobju na podlagi členov 11(2) in 12 Uredbe o izvajanju 10. ERS;

(b)

se Odbor čim prej obvesti o zamudah ali težavah pri izvajanju letnih akcijskih programov, posebnih podpornih programov in posebnih ukrepov, iz katerih bi lahko izhajale znatne dodatne obveznosti ali vsebinske spremembe, ki bi lahko povzročile, da se zadeva predloži v obvezno obravnavo na podlagi določb Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Člen 3

Sklic seje

1.   Odbor skliče predsedujoči na lastno pobudo ali na zahtevo države članice.

2.   Skupne seje Odbora in drugih odborov se lahko skličejo v zvezi z vprašanji skupnega interesa, ki spadajo v okvir ustreznih področij njihove pristojnosti.

Člen 4

Dnevni red

1.   Predsedujoči sestavi osnutek dnevnega reda in ga predloži Odboru.

2.   Dnevni red ločeno obravnava:

(a)

predlagane ukrepe, o katerih mora Odbor dati mnenje v skladu s postopki upravljanja iz člena 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS;

(b)

druge zadeve, predložene Odboru v skladu s pogoji iz člena 11(4) in (5) Uredbe o izvajanju 10. ERS, bodisi na pobudo predsedujočega bodisi na pisno zahtevo člana Odbora.

3.   Vsaka delegacija lahko zahteva uvrstitev določene točke na dnevni red seje Odbora. Ustrezne informacije o teh točkah se lahko predložijo ustno.

4.   Dnevni red vsebuje odobritev zapisnika prejšnje seje.

Člen 5

Dokumentacija, ki jo je treba poslati članom Odbora

1.   Predsedujoči pošlje članom Odbora prek sekretariata vabilo na sejo, osnutek dnevnega reda in predlagane ukrepe, glede katerih mora Odbor dati mnenje, ter vse drugo delovno gradivo v uradnih jezikih Skupnosti, praviloma najmanj 15 delovnih dni pred datumom seje.

2.   V nujnih primerih in kadar se morajo ukrepi, ki jih je treba sprejeti, takoj začeti uporabljati, lahko predsedujoči na zahtevo člana Odbora ali na lastno pobudo skrajša obdobje iz odstavka 1 na pet delovnih dni pred datumom seje.

3.   Izjemoma, v zelo nujnih primerih (na primer v resnih gospodarskih, družbenih in političnih okoliščinah, ob naravnih nesrečah v državi prejemnici, humanitarnih krizah ali v drugih zunanjih okoliščinah podobne narave, na katere se je treba zelo hitro odzvati), lahko predsedujoči na zahtevo člana Odbora ali lastno pobudo ne upošteva rokov, določenih v odstavkih 1 in 2.

4.   Odstavka 2 in 3 se ne uporabljata za strateške dokumente in večletne okvirne programe ter njihove prilagoditve, ki so posledica vmesnih in končnih pregledov iz členov 4 in 5 Uredbe o izvajanju 10. ERS.

5.   Delegacije bi morale v primeru predlogov, ki se po ustnem postopku predložijo Odboru, da ta poda svoje mnenje, uradno pisno obvestiti sekretariat Odbora najmanj tri delovne dni pred sejo, in sicer o:

(a)

tistih točkah, s katerimi lahko načeloma že soglašajo in za katere predlagajo, da se na dnevni red iz člena 4(1) uvrstijo kot točke pod A (s pripombami ali zahtevami za dodatne informacije ali brez), in

(b)

tistih točkah, o katerih je po njihovem mnenju potrebna razprava in za katere predlagajo, da se uvrstijo kot točke pod B.

Delegacije pisno in v istem roku oblikujejo pripombe ali zahteve za dodatne informacije.

Komisija, kadar je to mogoče, pisno in pred sejo Odbora zagotovi dodatne informacije ter odgovori na morebitne pripombe.

Člen 6

Predložitev strateških dokumentov skupni parlamentarni skupščini

Sekretariat Odbora v skladu s členom 4(5) Uredbe o izvajanju 10. ERS predloži strateške dokumente v vednost skupni parlamentarni skupščini istočasno pa tudi delegacijam Odbora.

Člen 7

Mnenje Odbora

1.   Kadar se zadeva predloži Odboru, z namenom, da o njej poda svoje mnenje, se o tej zadevi razpravlja pod pogoji in v skladu s postopkom, kakor je določeno v členu 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS ter členu 8(2) in (3) Notranjega sporazuma.

2.   Kadar se uporablja ustni postopek, ob tem pa se osnutek ukrepov vsebinsko spremeni ali se mu dodajo nova dejstva, lahko predsedujoči na lastno pobudo ali na zahtevo države članice odloži glasovanje o določeni točki dnevnega reda do konca seje ali do naslednje seje.

3.   Če se v primeru, opisanem v odstavku 2, predsedujoči ne odloči za odložitev glasovanja, kot zahteva ena delegacija (ali več delegacij), lahko ta(-e) delegacija(-e) podajo(-jo) pridržek, ki se lahko umakne najpozneje v treh delovnih dneh od dneva, ki sledi seji. Mnenje Odbora se po izteku tega roka zabeleži kot dokončno. Komisija obvesti države članice o dokončnem stališču, ki ga je sprejela država članica, katere delegacija je v Odboru izrazila pridržek.

4.   Na zahtevo delegacije se lahko glasovanje o zadevi odloži, če dokumenti v zvezi z določeno točko dnevnega reda niso bili poslani članom odbora v roku, določenem v členu 5(1) in (2). V tem primeru se lahko predsedujoči odloči, da podaljša obdobje posvetovanja, vendar le do konca naslednje seje. Po potrebi se lahko uporabi pisni postopek iz člena 11 tega poslovnika.

Vendar lahko Odbor na predlog predsedujočega ali na zahtevo člana Odbora z navadno večino članov odloči, da točka zaradi nujnosti zadeve ostane na dnevnem redu.

5.   Vsaka delegacija lahko v okviru pregleda letnih akcijskih programov zaprosi za umik projekta ali programa iz letnega akcijskega programa. Če to zahtevo podpre manjšina delegacij, ki lahko prepreči sprejetje odločitve, kakor je določeno v členu 9(3) v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, Komisija v skladu s postopki upravljanja iz člena 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS sprejme letni akcijski program brez zadevnega projekta ali programa. Če pa želi Komisija v skladu z mnenji delegacij iz Odbora umaknjeni projekt ali program nadaljevati, ga ponovno predloži Odboru izven okvirov letnega akcijskega programa, in sicer v obliki predloga za financiranje, ki ga Komisija nato sprejme v skladu s postopki upravljanja, določenimi v členu 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Člen 8

Izmenjava mnenj

1.   Odbor v skladu s členom 11(4) Uredbe o izvajanju 10. ERS izmenja mnenja o splošnih ugotovitvah letnih operativnih pregledov in letnega poročila iz člena 14(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS. Vsaka delegacija lahko tudi zahteva izmenjavo mnenj o vrednotenjih iz člena 15(2) Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Vsaka delegacija lahko kadar koli pozove Komisijo, da Odboru predloži informacije in pripravi izmenjavo mnenj o vprašanjih v zvezi z nalogami, opisanimi v členu 11(2) Uredbe o izvajanju 10 ERS.

2.   Na podlagi takšne izmenjave mnenj lahko delegacije oblikujejo priporočila, ki jih Komisija upošteva. V zapisnik Odbora so vključeni izvedeni ukrepi. Ukrep, ki ga podpira kvalificirana večina delegacij, kakor je določeno v členu 8(3) v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, se evidentira kot priporočilo.

Člen 9

Zastopanje in sklepčnost

1.   Vsaka delegacija se šteje kot en član Odbora. Vsaka država članica določi sestavo svoje delegacije in o tem obvesti predsedujočega.

2.   Z odobritvijo predsedujočega lahko delegacije spremljajo nevladni izvedenci na stroške zadevne države članice. Za pridobitev odobritve predsedujočega morajo delegati predhodno pisno obvestiti sekretariat Odbora o svoji želji, da jih pri določeni točki dnevnega reda spremlja izvedenec. Če predsedujoči vnaprej ne nasprotuje udeležbi strokovnjaka na zadevni seji Odbora, se šteje, da je privolitev odobrena.

3.   Delegacija države članice lahko po potrebi zastopa največ eno drugo državo članico. Zastopana delegacija o tem najpozneje pred začetkom seje uradno pisno obvesti predsedujočega Odboru.

4.   Zahtevana sklepčnost v razpravah Odbora je dosežena, ko da svoje mnenje kvalificirana večina v skladu s členom 11(3) Uredbe o izvajanju 10. ERS.

Člen 10

Vključitev tretjih strani

1.   Predsedujoči se lahko na zahtevo delegacije ali na lastno pobudo odloči, da o posameznih točkah zasliši izvedence.

2.   Ti izvedenci in izvedenci iz člena 9(2) niso prisotni in ne sodelujejo pri glasovanju Odbora.

Člen 11

Pisni postopek

1.   Kadar se za predlagane ukrepe uporablja pisni postopek, imajo delegacije za sprejetje stališča na voljo 15 delovnih dni od dneva, ko so bili predlogi poslani. Za vsako delegacijo Odbora, ki do izteka roka, določenega v dopisu, ne izrazi svojega nasprotovanja ali namere, da se vzdrži, se šteje, da je dala tiho soglasje k predlogu.

V nujnih ali zelo nujnih primerih se uporabljajo roki, določeni v členu 5(2) in (3). Nujne ali zelo nujne primere mora Komisija ustrezno pisno utemeljiti. V zelo nujnih primerih velja, da so delegacije podale soglasje, ko so o tem podale uradno obvestilo. Če uradno obvestilo ni bilo poslano v 48 urah, se šteje, da so se vzdržale.

2.   Vendar se, če član Odbora zahteva, da se osnutek ukrepov obravnava na seji Odbora, pisni postopek s tem zaključi, predlagani ukrepi pa se prenesejo na naslednjo sejo Odbora.

3.   Komisija pisno obvesti člane Odbora o izidu pisnega postopka takoj, ko se zadevna odločitev sprejme.

Člen 12

Podpora sekretariata

Storitve sekretariata za Odbor zagotavlja Komisija.

Člen 13

Zapisnik in zbirno poročilo s sej

Za vsako sejo se pod nadzorom predsedujočega sestavi zapisnik, ki vsebuje mnenja o predlaganih ukrepih in stališča, izražena na seji. Zapisnik se pošlje članom Odbora v 15 delovnih dneh.

Delegacije svoje morebitne pripombe na zapisnik pisno sporočijo predsedujočemu. Odbor se o teh pripombah obvesti; v primeru nesoglasij o predlagani spremembi razpravlja Odbor. Če nesoglasje ni rešeno, se predlagana sprememba priloži zapisniku.

Člen 14

Seznam prisotnih

1.   Predsedujoči na vsaki seji sestavi seznam prisotnih z navedbo organov ali organizacij, ki jih udeleženci zastopajo. Seznam prisotnih bo udeležencem razdeljen med sejo.

2.   Na začetku vsake seje mora vsaka delegacija, katere sodelovanje pri delu odbora pomeni navzkrižje interesov v zvezi z določeno točko na dnevnem redu, o tem obvestiti predsedujočega. Člani delegacij, ki ne pripadajo nobenemu organu ali organizaciji države članice, morajo podpisati izjavo, da njihova udeležba ne pomeni navzkrižja interesov.

V primeru navzkrižja interesov se mora zadevni član na zahtevo predsedujočega med obravnavo ustreznih točk na dnevnem redu umakniti.

Člen 15

Korespondenca

1.   Dopisi za Odbor so naslovljeni na Komisijo, in sicer na sekretariat Odbora.

2.   Dopisi, ki jih na delegacije naslovi sekretariat, se po najhitrejši in najzanesljivejši elektronski poti pošljejo tudi stalnemu predstavniku zadevne države članice.

3.   Razen v izrednih primerih, se dopisi med Komisijo in delegacijami v obeh smereh pošiljajo z elektronski sredstvi, predvidenimi v ta namen.

Člen 16

Preglednost

1.   Načela in pogoji v zvezi z dostopom javnosti do dokumentov, ki se uporabljajo za Komisijo, se uporabljajo tudi za Odbor ERS. Kadar se taka zahteva pošlje državi članici, mora ta ravnati v skladu s členom 5 Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1).

2.   Posvetovanja Odbora so zaupna za vse udeležence.

Člen 17

Stroški delovanja

1.   Stroške delovanja Odbora, vključno s potnimi stroški za enega udeleženca na državo članico, nosi Komisija.

Če je v okviru dodeljenih finančnih sredstev mogoče, Komisija krije potne stroške dveh članov delegacije, ki za to zaprosijo.

2.   Komisija lahko povrne stroške nastanitve in potne stroške izvedencev, povabljenih v skladu s členom 8(1).

3.   Prostor in materialna sredstva, ki jih Odbor potrebuje za svoje delo, zagotovi Komisija.

(1)  UL L 145, 31.5.2001, str. 43.