Uredba Sveta (EGS, EURATOM) št. 354/83

z dne 1. februarja 1983

o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo

SVET EVROPSKIH SKUPNOSTI JE

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti, zlasti člena 235 Pogodbe,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo, zlasti člena 203 Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Komisije [1],

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta [2],

ker se je v institucijah Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo pri opravljanju njunih nalog nabrala obsežna zbirka dokumentarnega gradiva; ker je to dokumentarno gradivo last teh Skupnosti, katerih vsaka je pravna oseba;

ker je tako v državah članicah kot v mednarodnih organizacijah v navadi, da postane arhivsko gradivo po poteku več let dostopni javnosti; ker je treba določiti skupna pravila za odpiranje arhivskega gradiva Evropskih skupnosti za javnost;

ker se del teh dokumentov in spisov, ki so nastali v institucijah Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo, dejansko hrani v arhivih držav članic; ker države članice uporabljajo različna pravila za določanje, kdaj in pod kakšnimi pogoji je njihovo arhivsko gradivo lahko dostopno javnosti; ker bi morali preprečiti dajanje v javnost iz državnih arhivov zaupnih dokumentov in spisov, ki izhajajo iz institucij Skupnosti, pod manj strogimi pogoji, kakor je predvideno s to uredbo;

ker obdelava in kritična analiza arhivskega gradiva Skupnosti nista pomembni le na splošno zaradi zgodovinskih raziskav, temveč lahko istočasno tudi olajšata delovanje organov, ki sodelujejo v zadevah Skupnosti, s tem pa prispevata k uspešnejšemu doseganju vseh ciljev Skupnosti;

ker Pogodbi ne predvidevata kakršnih koli posebnih pooblastil glede ukrepanja v zvezi z uvedbo skupnih pravil za to področje;

ker je potrebno opredeliti samo nekatera bistvena načela, sprejetje pravil, potrebnih za izvajanje teh načel na notranji ravni pa je prepuščeno posameznim institucijam Skupnosti,

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

1. Institucije Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu "institucije") ustanovijo arhive in jih v skladu s pogoji te uredbe odprejo za javnost po izteku 30-letnega obdobja, ki začne teči od datuma nastanka dokumenta ali spisa. Za namene te uredbe se Ekonomsko-socialni odbor in Računsko sodišče obravnavata enako kot institucije, navedene v členu 4(1) Pogodbe o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti in členu 3(1) Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo.

2. Za namene te uredbe:

(a) "dokumentarno gradivo Skupnosti" pomenijo vse tiste dokumente in spise, ne glede na vrsto in medij, ki so nastali ali so bili prejeti v kateri od institucij ali s strani njihovih predstavnikov ali uradnikov pri opravljanju njihovih dolžnosti, ki so povezane z dejavnostmi Evropske gospodarske skupnosti in/ali Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu "Evropskih skupnosti");

(b) "arhivsko gradivo" tvori tisti del dokumentarnega gradiva Skupnosti, ki je bil, skladno s pogoji člena 7 te uredbe, izbran za trajno hranjenje.

3. Vsi dokumenti in spisi, ki so bili javnosti v celoti dostopni pred iztekom roka, predvidenega v odstavku 1, ostanejo dostopni javnosti brez omejitev.

4. Po izteku 30-letnega obdobja, predvidenega v odstavku 1, je dostop do arhivskega gradiva dovoljen vsakomur, ki zanj zaprosi in soglaša, da bo spoštoval notranja pravila, ki jih v ta namen uvede vsaka posamezna institucija.

5. Arhivsko gradivo je dostopno v obliki dvojnikov. Institucije lahko ne glede na to izdajo izvirne dokumente ali spise, če uporabnik izkaže poseben in primerno utemeljen interes.

Člen 2

Ta uredba se ne uporablja za kartoteke, ki zadevajo zaposlene v Evropskih skupnostih, ali za dokumente in spise, ki vsebujejo podatke o zasebnem ali poklicnem življenju posameznih oseb.

Člen 3

1. Javnost nima dostopa do:

(a) dokumentov in spisov, ki so bili, skladno s členom 10 Uredbe Sveta št. 3 z dne 31. julija 1958 o izvajanju člena 24 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo [3], uvrščeni med zaupne, ni pa bilo zanje odpravljeno varstvo zaupnosti;

(b) pogodb, ki jih je predlagala ali sklenila Agencija za oskrbo Euratoma skladno s poglavjem VI Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo;

(c) dokumentov in spisov zadev, predloženih v razsojanje Sodišču Evropskih skupnosti.

2. Javnost nima dostopa do dokumentov in spisov, ki so, skladno s pravili in prakso vsake institucije, označeni kot zaupni ali z višjo stopnjo zaupnosti, če varovanje njihove zaupnosti ni bilo odpravljeno v skladu s členom 5.

Člen 4

1. Dokumenti in spisi, ki jih tedaj, ko je nanje opozorjena institucija, varuje obveznost poklicne ali poslovne skrivnosti, se ne dajo v javnost po 30-letnem obdobju, razen če ni institucija, ki ve za dokument ali spis, predhodno obvestila zadevne osebe ali podjetja o svoji nameri, da ga bo odprla za javnost in zadevna oseba ali podjetje ne ugovarja v roku, ki ga je treba določiti v pravilih za izvajanje, navedenih v členu 9.

2. Odstavek 1 se uporablja tudi za dokumente in spise, ki jih sestavi institucija in vsebujejo podatke, za katere velja poklicna ali poslovna skrivnost.

Člen 5

1. Zaradi spoštovanja pravila o 30-letnem obdobju, predvidenega v členu 1(1), vsaka institucija pravočasno in najpozneje 25. leto po nastanku dokumenta ali spisa pregleda vse dokumente in spise, ki so označeni kot zaupni ali z višjo stopnjo zaupnosti, zato da se odloči, ali naj se varovanje zaupnosti odpravi ali ne. Dokumente in spise, katerih zaupnost ni bila odpravljena ob prvem takem pregledu, se pregleduje periodično najmanj vsakih pet let.

2. Kar zadeva dokumente in spise, prejete od države članice ali od druge institucije, spoštujejo institucije prvotno klasifikacijo. Z namenom zagotovitve najširšega možnega dostopa do dokumentarnega gradiva Skupnosti pa lahko institucije in države članice v skladu s sporazumno sprejetimi merili določijo postopke, po katerih lahko odpravijo varovanje zaupnosti dokumentov in spisov.

Člen 6

1. Države članice ne sprostijo zaupnih dokumentov in spisov za javnost, za katere ni bilo odpravljeno varovanje zaupnosti in ki izhajajo iz institucij ter se dejansko hranijo v njihovih javnih arhivih, pod manj strogimi pogoji, kakor je predvideno v členih od 1 do 5.

2. Odstavek 1 se uporablja tudi za take dokumente in spise držav članic, ki v celoti ali delno ponavljajo vsebino dokumentov, omenjenih v tem odstavku.

Člen 7

Vsaka institucija prenese v arhive vse dokumente in spise, vsebovane v svojih tekočih arhivih, najpozneje v 15 letih od datuma njihovega nastanka. V skladu z merili, ki jih vsaka institucija določi na podlagi člena 9, se opravi izbiranje gradiva z namenom ločevanja dokumentov in spisov, ki naj se ohranijo, od tistih, ki nimajo upravne ali zgodovinske vrednosti.

Člen 8

1. Vsaka institucija lahko hrani svoje arhivsko gradivo na mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.

2. Vsaka institucija na zahtevo priskrbi državam članicam in drugim institucijam popoln komplet kopij svojega arhivskega gradiva v mikroobliki, če se institucija ne nahaja v zadevni državi članici ali če se zadevne institucije ne nahajajo v isti državi članici, kolikor je po tej uredbi omogočen javni dostop do njih.

Člen 9

Vsaka institucija lahko sprejme notranja podrobna pravila za izvajanje te uredbe.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 1. februarja 1983

Za Svet

Predsednik

O. Schlecht

[1] UL C 132, 2.6.1981, str. 6.

[2] UL C 327, 14.12.1981, str. 45.

[3] UL 17, 6.10.1958, str. 406/58.