21.3.2015   

SL

Uradni list Evropske unije

C 95/1

1.1

Te smernice se uporabljajo za distribucijo zdravilnih učinkovin za zdravila za uporabo v humani medicini, kot je opredeljeno v členu 1(3a) Direktive 2001/83/ES. V skladu z navedeno določbo je zdravilna učinkovina vsaka snov ali mešanica snovi, namenjena uporabi v proizvodnji zdravil, ki z uporabo v proizvodnji zdravila postane njegova zdravilna učinkovina, katere namen je farmakološko, imunološko ali presnovno delovanje, da bi se ponovno vzpostavile, izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije ali da bi se določila diagnoza.

1.2

V teh smernicah distribucija aktivnih snovi zajema vse dejavnosti, ki obsegajo nakup, uvoz, hrambo in dobavo ali izvoz zdravilnih učinkovin, razen posredovanja.

1.3

Te smernice se ne uporabljajo za intermediate zdravilnih učinkovin.

2.1

Distributerji zdravilnih učinkovin morajo razviti in vzdrževati sistem kakovosti, ki določa odgovornosti, postopke in načela obvladovanja tveganj. Primeri postopkov in uporabe obvladovanja tveganj za kakovost so na voljo v smernicah EudraLex (zvezek 4, del III): dokumenti v zvezi s smernicami o dobri proizvodni praksi, smernica Q9 Mednarodne konference o usklajevanju (ICH) o obvladovanju tveganj za kakovost.

2.2

Sistem kakovosti mora imeti na voljo zadostno število članov strokovnega osebja ter primerne in zadostne prostore, opremo in pripomočke. Zagotoviti mora, da:

2.3

Pri razvoju ali spreminjanju sistema kakovosti je treba upoštevati velikost, strukturo in zapletenost distributerjevih dejavnosti.

3.1

Distributer mora za vsako lokacijo, kjer se izvajajo distribucijske dejavnosti, imenovati osebo, za katero morajo biti opredeljena pooblastila in odgovornost, da zagotovi izvajanje in vzdrževanje sistema kakovosti. Imenovana oseba mora svoje odgovornosti izpolnjevati osebno. Imenovana oseba lahko prenese naloge, odgovornosti pa ne.

3.2

Odgovornosti vsega osebja, ki sodeluje pri distribuciji zdravilnih učinkovin, morajo biti določene v pisni obliki. Osebje mora biti usposobljeno v zvezi z zahtevami smernic o dobri distribucijski praksi za zdravilne učinkovine. Imeti mora ustrezne kompetence in izkušnje, da zagotovi primerno ravnanje z zdravilnimi učinkovinami ter njihovo shranjevanje in distribucijo.

3.3

Osebju je treba na podlagi pisnih postopkov in v skladu s pisnim programom usposabljanja zagotoviti začetno in nadaljnje usposabljanje v zvezi z njegovo vlogo.

3.4

Voditi je treba evidenco vseh usposabljanj ter redno ocenjevati in evidentirati njihovo učinkovitost.

4.1

Dokumentacija obsega vse pisne postopke, navodila, pogodbe, evidence in podatke v papirni ali elektronski obliki. Dokumentacija mora biti takoj na voljo/dostopna. Vsa dokumentacija v zvezi s skladnostjo distributerja s temi smernicami je na voljo pristojnim organom na njihovo zahtevo.

4.2

Dokumentacija mora biti dovolj izčrpna glede obsega dejavnosti distributerja in v jeziku, ki ga osebje razume. Napisana mora biti jasno in nedvoumno ter mora biti brez napak.

4.3

Vsako spremembo v dokumentaciji je treba podpisati in datirati, vendar morajo biti prvotne informacije vidne tudi po spremembi. Kadar je to primerno, je treba navesti razlog za spremembo.

4.4

Vsak zaposleni mora imeti hiter dostop do vseh potrebnih dokumentov o opravljenih nalogah.

4.5

V pisnih postopkih morajo biti opisane distribucijske dejavnosti, ki vplivajo na kakovost zdravilnih učinkovin. To lahko vključuje prejem in preverjanje pošiljk, shranjevanje, čiščenje in vzdrževanje prostorov (vključno z zatiranjem škodljivcev), evidentiranje pogojev shranjevanja, varnost zalog na kraju samem in pošiljk med prevozom, umik iz prodajne zaloge, ravnanje z vrnjenimi proizvodi, načrte za odpoklic itd.

4.6

Postopke mora odobriti, podpisati in datirati oseba, odgovorna za sistem kakovosti.

4.7

Pozornost je treba nameniti uporabi veljavnih in odobrenih postopkov. Dokumente je treba redno pregledovati in posodabljati. Za postopke je treba uporabljati nadzor različic. Vzpostavljen mora biti sistem, da se po reviziji dokumenta prepreči nenamerna uporaba nadomeščene različice. Nadomeščene ali zastarele postopke je treba odstraniti z delovnih postaj in jih arhivirati.

4.8

Evidence morajo biti jasne in jih je treba voditi ob vsaki izvedbi postopka, tako da so razvidne vse bistvene dejavnosti ali dogodki. Evidence je treba hraniti vsaj eno leto po datumu izteka roka uporabnosti serije zdravilne učinkovine, na katero se nanašajo. Evidence za zdravilne učinkovine z datumom ponovnega preskušanja je treba hraniti vsaj tri leta po tem, ko je bila serija v celoti distribuirana.

4.9

Evidence je treba voditi za vsako nabavo in prodajo, iz katerih so razvidni datum nabave ali dobave, ime zdravilne učinkovine, številka serije in količina, ki je bila prejeta ali dobavljena, ter ime in naslov dobavitelja in prvotnega proizvajalca, če ta ni isti, ali tržnega zastopnika in/ali prejemnika. Z evidencami je treba zagotoviti sledljivost izvora in namembnega kraja proizvodov, tako da je mogoče ugotoviti istovetnost vseh dobaviteljev ali prejemnikov zdravilne učinkovine. Evidence, ki jih je treba hraniti in morajo biti na voljo, vključujejo:

5.1

Prostori in oprema morajo biti ustrezni in primerni, da se zagotovi ustrezno shranjevanje, zaščita pred kontaminacijo, na primer narkotikov, snovi, ki povzročajo hujšo preobčutljivost, snovi z visoko farmakološko aktivnostjo ali toksičnostjo, in distribucija zdravilnih učinkovin. Biti morajo dovolj varni, da se prepreči nepooblaščen dostop. Naprave za spremljanje, ki so potrebne za zagotovitev značilnosti kakovosti zdravilnih učinkovin, je treba umeriti v skladu z odobrenim časovnim razporedom in na podlagi potrjenih sledljivih standardov.

6.1

Ko se zdravilna učinkovina kupi pri proizvajalcu, uvozniku ali distributerju, ki ima sedež v EU, mora biti navedeni proizvajalec, uvoznik ali distributer registriran v skladu s členom 52a Direktive 2001/83/ES.

6.2

Prostori, namenjeni prejemu zdravilnih učinkovin, morajo zagotavljati zaščito pošiljk pred prevladujočimi vremenskimi razmerami med raztovarjanjem. Sprejemni prostori morajo biti ločeni od prostorov za shranjevanje. Pošiljke je treba pregledati ob prejemu in preveriti, da:

6.3

Zdravilne učinkovine s prelomljenimi pečati, poškodovano ovojnino ali za katere obstaja sum, da so morda kontaminirane, je treba dati v karanteno, in sicer fizično ali z enakovrednim elektronskim sistemom, ter preiskati vzrok težave.

6.4

Zdravilne učinkovine, za katere se uporabljajo posebni ukrepi shranjevanja, na primer za narkotike ali proizvode, ki jih je treba shranjevati pri posebni temperaturi ali vlažnosti, je treba takoj identificirani in shraniti v skladu s pisnimi navodili in ustreznimi zakonodajnimi določbami.

6.5

Če distributer sumi, da je zdravilna učinkovina, ki jo je kupil ali uvozil, ponarejena, jo mora ločiti fizično ali z enakovrednim elektronskim sistemom in obvestiti nacionalni pristojni organ države, v kateri je registriran.

6.6

Zavrnjene materiale je treba identificirati, nadzorovati in jih dati v karanteno, da se preprečita njihova nepooblaščena uporaba v proizvodnji in nadaljnja distribucija. Evidence o dejavnostih v zvezi z uničenjem morajo biti takoj na voljo.

6.7

Zdravilne učinkovine je treba shranjevati v pogojih, ki jih določi proizvajalec, na primer pri nadzorovani temperaturi in vlažnosti, če je to potrebno, in na način, ki preprečuje kontaminacijo in/ali zamenjavo. Treba je spremljati pogoje shranjevanja in voditi evidence. Te mora redno pregledovati oseba, ki je odgovorna za sistem kakovosti.

6.8

Ko so zahtevani posebni pogoji skladiščenja, je treba prostor za shranjevanje ustrezno pripraviti in uporabljati znotraj določenih omejitev.

6.9

Prostori za shranjevanje morajo biti čisti in v njih ne sme biti smeti, prahu ali škodljivcev. Sprejeti je treba ustrezne varnostne ukrepe, da se preprečijo razlitje ali razbitje, kontaminacija z mikroorganizmi in navzkrižna kontaminacija.

6.10

Vzpostavljen mora biti sistem za zagotovitev kroženja zalog, na primer po načelu FEFO (prvi poteče (datum ponovnega preskušanja), prvi ven – first expiry (retest date), first out), pri čemer je treba redno in pogosto preverjati, ali sistem pravilno deluje. Potrditi je treba elektronske sisteme upravljanja skladišč.

6.11

Zdravilne učinkovine s pretečenim datumom izteka roka uporabnosti je treba ločiti od odobrene zaloge, in sicer fizično ali z enakovrednim elektronskim sistemom, takšnih učinkovin pa se ne sme dobavljati.

6.12

Ko shranjevanje ali prevoz zdravilnih učinkovin izvajajo zunanji izvajalci, mora distributer zagotoviti, da je prevzemnik naročila seznanjen z ustreznimi pogoji za shranjevanje in prevoz ter jih upošteva. Naročnik in prevzemnik naročila morata skleniti pisno pogodbo, v kateri so jasno določene naloge obeh strank. Prevzemnik naročila brez naročnikova pisnega dovoljenja ne sme oddati naročila podizvajalcem za nobeno delo, ki mu je bilo zaupano na podlagi pogodbe.

6.13

Dobave v EU drugim distributerjem, proizvajalcem ali lekarnam bi morali opravljati samo distributerji zdravilnih učinkovin, ki so registrirani v skladu s členom 52a Direktive 2001/83/ES.

6.14

Zdravilne učinkovine je treba prevažati v skladu s pogoji, ki jih določi proizvajalec, in na način, ki nima škodljivega učinka na njihovo kakovost. Identiteta proizvoda, serije ali vsebnika mora biti ves čas razvidna. Vse izvirne nalepke na vsebnikih morajo ostati berljive.

6.15

Vzpostavljen mora biti sistem, s katerim je mogoče takoj ugotoviti vsako distribuirano serijo zdravilne učinkovine, da se omogoči njen odpoklic.

6.16

Če distributer ugotovi, da bi kakršne koli informacije ali dogodki lahko povzročili prekinitev dobave, mora o tem obvestiti zadevne stranke.

6.17

Distributerji morajo vse informacije o kakovosti proizvoda ali predpisane informacije, ki jih prejmejo od proizvajalca zdravilne učinkovine, posredovati stranki, informacije od stranke pa posredovati proizvajalcu zdravilne učinkovine.

6.18

Distributer, ki zdravilno učinkovino dobavlja stranki, mora navesti ime in naslov prvotnega proizvajalca zdravilne učinkovine ter številke dobavljenih serij. Stranki je treba zagotoviti izvod proizvajalčevega izvirnega potrdila o analizi.

6.19

Distributer mora pristojnim organom na zahtevo zagotoviti tudi podatke o identiteti prvotnega proizvajalca zdravilne učinkovine. Prvotni proizvajalec lahko odgovori pristojnim organom neposredno ali prek svojih pooblaščenih zastopnikov. (V tem kontekstu „pooblaščeni“ pomeni pooblaščeni s strani proizvajalca.)

6.20

Posebna navodila za potrdila o analizi so podrobno navedena v smernicah EudraLex (zvezek 4, del II, oddelek 11.4).

7.1

Vrnjene zdravilne učinkovine je treba kot take identificirati in jih do preiskave dati v karanteno.

7.2

Zdravilne učinkovine, ki niso več pod distributerjevim nadzorom, se lahko v odobreno zalogo vrnejo samo, če so izpolnjeni vsi naslednji pogoji:

Pri tej oceni je treba upoštevati naravo zdravilne učinkovine, vse potrebne posebne pogoje shranjevanja in čas, ki je potekel od dobave. Po potrebi in če obstaja kakršen koli dvom o kakovosti vrnjene zdravilne učinkovine, se je treba posvetovati s proizvajalcem.

7.3

Voditi je treba evidence o vrnjenih zdravilnih učinkovinah. Dokumentacija mora za vsako vračilo vključevati:

7.4

Sprostitev zdravilne učinkovine za vrnitev v zalogo lahko opravi samo ustrezno usposobljeno in pooblaščeno osebje. Zdravilne učinkovine morajo biti vrnjene v prodajno zalogo tako, da je delovanje sistema kroženja zalog učinkovito.

7.5

Vse pritožbe, prejete ustno ali pisno, je treba evidentirati in ustrezno preveriti v skladu s pisnim postopkom. Pri pritožbah v zvezi s kakovostjo zdravilne učinkovine mora distributer pritožbo pregledati v sodelovanju z izvirnim proizvajalcem zdravilne učinkovine, da se ugotovi, ali je treba sprejeti morebitne nadaljnje ukrepe z drugimi strankami, ki so morda prejele to zdravilno učinkovino, s pristojnim organom ali pa z vsemi. Ustrezna stran mora opraviti in evidentirati preiskavo o vzroku za pritožbo.

7.6

Evidence o pritožbi morajo vključevati:

7.7

Evidence o pritožbah je treba hraniti zaradi ocene trendov, pogostosti, povezane s proizvodom, in resnosti, da se izvedejo dodatni in, če je to primerno, takojšnji popravni ukrepi. Te evidence morajo biti na voljo med inšpekcijskimi pregledi pristojnih organov.

7.8

Če je pritožba predložena izvirnemu proizvajalcu zdravilne učinkovine, morajo evidence, ki jih vodi distributer, vključevati vse morebitne odgovore izvirnega proizvajalca zdravilne učinkovine, vključno z datumom in zagotovljenimi informacijami.

7.9

V primeru resne ali potencialno smrtno nevarne situacije je treba obvestiti lokalne, nacionalne in/ali mednarodne pristojne organe in se z njimi posvetovati.

7.10

Obstajati mora pisni postopek, v katerem so opredeljene okoliščine, v katerih je treba premisliti o odpoklicu zdravilne učinkovine.

7.11

V postopku odpoklica mora biti določeno, kdo sodeluje pri oceni informacij, kako sprožiti odpoklic, kdo mora biti obveščen o odpoklicu in kako je treba ravnati z odpoklicanim materialom. Pri odpoklicih mora sodelovati imenovana oseba (glej oddelek 3.1).

8.1

Distributer mora izvajati in evidentirati notranji nadzor, da se spremlja izvajanje teh smernic in skladnost z njimi. Redni notranji nadzor je treba opravljati v skladu z odobrenim časovnim razporedom.