1.   Odbor za trgovino, ki je ustanovljen v skladu s členom 12 Trgovinskega sporazuma med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Kolumbijo in Perujem na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 12 Sporazuma, ter je odgovoren za delovanje in pravilno uporabo Sporazuma.

2.   Kakor določa člen 12(1) Sporazuma, je Odbor za trgovino sestavljen iz predstavnikov pogodbenice EU in predstavnikov vsake od pogodbenic andskih držav.

3.   Odboru za trgovino po načelu rotacije za obdobje enega leta predseduje minister za trgovino, industrijo in turizem Kolumbije, minister za zunanjo trgovino in turizem Peruja ali član Evropske komisije, pristojen za trgovino. Prvo obdobje se začne z datumom prve seje Odbora za trgovino in se konča 31. decembra istega leta. V skladu s členom 12(2) ima predsednik lahko svoje namestnike.

4.   Odbor za trgovino se lahko sestane na zasedanjih, na katerih sta prisotni samo pogodbenica EU in ena od andskih držav podpisnic, v zvezi z zadevami, ki se nanašajo izključno na njune dvostranske odnose ali ki so bile predložene Odboru za trgovino po razpravi v specializiranem organu, v kateri sta sodelovali samo ti dve pogodbenici. Takim zasedanjem bosta sopredsedovali pogodbenica EU in zadevna andska država podpisnica. Druge andske države podpisnice lahko na teh zasedanjih sodelujejo na podlagi predhodnega dogovora s pogodbenico EU in zadevno andsko državo podpisnico.

5.   Sklic na pogodbenici v tem poslovniku je v skladu z definicijo iz člena 6 Sporazuma.

1.   Pogodbenica pisno obvesti druge pogodbenice o seznamu članov Odbora za trgovino. Seznam upravlja sekretariat Odbora za trgovino, kakor je določeno v členu 6.

2.   Pogodbenica, ki želi, da jo na zasedanju zastopa njen zastopnik, pred zasedanjem, na katerem želi biti zastopana, uradno obvesti druge pogodbenice o imenu svojega zastopnika. Namestnik člana Odbora za trgovino ima enake pravice kot član, ki ga zastopa.

1.   Odbor za trgovino se sestane enkrat letno ali na zahtevo katere od pogodbenic, kakor je določeno v členu 12(2) Sporazuma. Zasedanja potekajo po načelu rotacije v Bogoti, Bruslju in Limi, razen če se pogodbenice ne dogovorijo drugače.

2.   Izjemoma in ob soglasju vseh pogodbenic lahko zasedanja Odbora za trgovino potekajo prek katerega koli dogovorjenega tehnološkega sredstva.

3.   Zasedanje Odbora za trgovino skliče sekretariat Odbora za trgovino, časovni razpored in kraj zasedanja pa določijo pogodbenice. Sekretariat Odbora za trgovino obvesti člane Odbora za trgovino o zasedanju najpozneje 28 dni pred začetkom srečanja, razen če se pogodbenice ne dogovorijo drugače.

1.   Korespondenca za predsednika Odbora za trgovino se pošlje sekretariatu Odbora za trgovino, ki jo razpošlje drugim pogodbenicam.

2.   Korespondenco predsednika Odbora za trgovino sekretariat pošlje prejemnikom ter jo po potrebi oštevilči in razpošlje drugim pogodbenicam.

3.   Za zadeve, ki se nanašajo izključno na dvostranski odnos med pogodbenico EU in eno od andskih držav podpisnic, bo korespondenca opravljena med tema pogodbenicama, druge andske države podpisnice pa bodo po potrebi v celoti obveščene.

1.   Sekretariat Odbora za trgovino pripravi začasni dnevni red vsakega zasedanja na podlagi predlogov pogodbenic. Skupaj z ustreznimi dokumenti se ga kot dokumente iz člena 7 tega poslovnika pošlje vsem pogodbenicam najpozneje 14 dni pred začetkom zasedanja.

2.   Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je sekretariat Odbora za trgovino najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejel zahtevek za vključitev na dnevni red z ustreznimi dokumenti.

3.   Odbor za trgovino sprejeme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik Odbora za trgovino lahko v soglasju s pogodbenicami na zasedanja povabi strokovnjake, da se zagotovijo informacije o posebnih temah.

5.   Predsednik Odbora za trgovino lahko v soglasju s pogodbenicami skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo zahteve posameznih primerov.

1.   Sekretariat Odbora za trgovino običajno pripravi osnutek zapisnika zasedanja v 21 dneh po zasedanju. Prvi osnutek pripravi pogodbenica, ki predseduje, in sicer v 10 dneh po zasedanju.

2.   V zapisniku je praviloma povzeta vsaka točka z dnevnega reda in po potrebi navedeno naslednje:

3.   Zapisnik vključuje tudi seznam članov Odbora za trgovino ali njihovih namestnikov, ki so se udeležili zasedanja, seznam članov delegacij, ki so jih spremljali, ter seznam opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja.

4.   Pogodbenice v 28 dneh od dne zasedanja pisno potrdijo zapisnik. Po potrditvi sekretariat Odbora za trgovino podpiše izvode zapisnika, vsaka od pogodbenic pa prejme po en verodostojen izvod izvirnika.

1.   Odbor za trgovino sprejema sklepe in priporočila s soglasjem.

2.   V obdobju med posameznimi zasedanji lahko Odbor za trgovino sprejema sklepe ali priporočila s pisnim postopkom, če s tem soglašajo pogodbenice. V ta namen predsednik v skladu s členom 8 v korespondenci besedilo predloga v pisni obliki pošlje članom Odbora za trgovino skupaj z rokom, ki ni krajši od 21 dni, v katerem morajo člani sporočiti morebitne pridržke glede predloga ali njegove spremembe.

Med pisnim postopkom lahko kateri koli član Odbora za trgovino z dopisom, naslovljenim na predsednika, zahteva, da se o predlogu razpravlja na naslednjem zasedanju Odbora za trgovino. Taka zahteva samodejno začasno ustavi pisni postopek.

Za predlog, o katerem nobena stranka v roku, določenem za pisni postopek, ni izrazila pridržka, se šteje, da ga je Odbor za trgovino sprejel. Na podlagi poročila sekretariata, da je bila s strani pogodbenic dana privolitev, predsednik Odbora za trgovino obvesti člane.

Sprejeti predlogi se po preteku roka sporočijo v skladu s členom 8. Sprejeti predlogi se navedejo v zapisniku naslednjega zasedanja.

3.   Kadar ima v skladu s Sporazumom Odbor za trgovino pooblastila za sprejetje sklepov ali priporočil, so taki akti naslovljeni kot „sklep“ oziroma „priporočilo“. Sekretariat Odbora za trgovino vsak sklep ali priporočilo označi z zaporedno številko, datumom sprejetja in opisom njegovega predmeta. V vsakem sklepu je določen datum njegovega začetka veljavnosti.

4.   Sklepi in priporočila, ki jih sprejme Odbor za trgovino, se overijo z verodostojnim izvodom, ki ga podpiše predsednik Odbora za trgovino in ga predloži pogodbenicam.

1.   Uradni jeziki Odbora za trgovino so uradni jeziki pogodbenic.

2.   Če ni določeno drugače, se Odbor za trgovino pri svojih posvetovanjih običajno opira na dokumentacijo in predloge, pripravljene v jezikih iz odstavka 1.

1.   Če ni določeno drugače, zasedanja Odbora za trgovino niso javna.

2.   Ko pogodbenica Odboru za trgovino, specializiranim odborom, delovnim skupinam ali katerim koli drugim organom predloži informacije, ki se štejejo za zaupne v skladu z njenimi zakoni in drugimi predpisi, pogodbenice navedene informacije obravnavajo kot zaupne, kakor določajo pravila iz člena 290(2) Sporazuma.

3.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Odbora za trgovino v svojem uradnem glasilu.

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Odbora za trgovino.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške, povezane s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v španščino in angleščino ali iz teh dveh jezikov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Tolmačenje in prevajanje v druge jezike ali iz njih, krije pogodbenica prosilka.

1.   Odboru za trgovino pri opravljanju nalog pomagajo specializirani organi, ustanovljeni v okviru Odbora za trgovino. Če s Sporazumom ni bilo določeno drugače ali v tem Odboru za trgovino oziroma v ustreznem specializiranem organu, ki sprejema sklep in je bil ustanovljen s Sporazumom, ni bilo določeno drugače, ta poslovnik smiselno uporabljajo specializirani organi (tj. pododbori, delovne skupine itn.).

2.   Odbor za trgovino je obveščen o kontaktnih točkah, ki jih imenuje vsak specializirani organ. Vsa ustrezna korespondenca, dokumenti in sporočila med kontaktnimi točkami vsakega specializiranega organa se hkrati pošljejo sekretariatu Odbora za trgovino.

3.   Odbor za trgovino na vsakem rednem zasedanju od vsakega specializiranega organa prejme poročila o njihovih dejavnostih.

4.   Kakor je določeno v Sporazumu, lahko specializirani organ sprejme lasten poslovnik, kar sporoči Odboru za trgovino.