32002R2342

Uredba Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002

z dne 23. decembra 2002

o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti

KAZALO

PRVI DEL SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I PREDMET UREDBE

NASLOV II PRORAČUNSKA NAČELA

Poglavje 1 Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Poglavje 2 Načelo enoletnosti

Poglavje 3 (Poglavje 4 Finančne uredbe) Načelo obračunske enote

Poglavje 4 (Poglavje 5 Finančne uredbe) Načelo univerzalnosti

Poglavje 5 (Poglavje 6 Finančne uredbe) Načelo specifikacije

Poglavje 6 (Poglavje 7 Finančne uredbe) Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Poglavje 7 (Poglavje 8 Finančne uredbe) Načelo preglednosti

NASLOV III DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Poglavje 1 Določitev proračuna

Poglavje 2 Sestava in priprava proračuna

NASLOV IV IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

Poglavje 1 Splošne določbe

Poglavje 2 Metode izvrševanja

Oddelek 1 Splošne določbe

Oddelek 2 Posebne določbe

Poglavje 3 Finančni udeleženci

Oddelek 1 Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Oddelek 2 Odredbodajalec

Oddelek 3 Računovodja

Oddelek 4 Skrbnik računa izločenih sredstev

Poglavje 4 Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1 Splošna pravila

Oddelek 2 Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Poglavje 5 Prihodki

Oddelek 1 Lastna sredstva

Oddelek 2 Ocena terjatev

Oddelek 3 Ugotovitev terjatev

Oddelek 4 Odobritev izterjave

Oddelek 5 Izterjava

Poglavje 6 Izdatki

Oddelek 1 Prevzem obveznosti za izdatke

Oddelek 2 Potrditev izdatkov

Oddelek 3 Odobritev plačil

Oddelek 4 Plačilo izdatkov

Oddelek 5 Roki za izvrševanje izdatkov

Poglavje 7 Informacijski sistemi

Poglavje 8 Notranji revizor

NASLOV V JAVNA NAROČILA

Poglavje 1 Splošne določbe

Oddelek 1 Obseg in načela za oddajo javnih naročil

Oddelek 2 Objava

Oddelek 3 Postopki za oddajo naročil

Oddelek 4 Garancije in nadzor

Poglavje 2 Določbe, ki se uporabljajo za naročila, ki jih institucije Skupnosti oddajo v lastnem imenu

NASLOV VI DONACIJE

Poglavje 1 Področje uporabe

Poglavje 2 Načela za dodeljevanje donacij

Poglavje 3 Postopek dodeljevanja

Poglavje 4 Plačilo in nadzor

Poglavje 5 Izvajanje

NASLOV VII PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

Poglavje 1 Priprava zaključnega računa

Poglavje 2 (Poglavje 3 Finančne uredbe) Računovodstvo

Oddelek 1 Organizacija računovodstva

Oddelek 2 Računovodske knjige

Oddelek 3 Kontni načrt

Oddelek 4 Knjiženje

Oddelek 5 Usklajevanje in preverjanje

Oddelek 6 Proračunsko računovodstvo

Poglavje 3 (Poglavje 4 Finančne uredbe) Evidence premoženja

DRUGI DEL POSEBNE DOLOČBE

NASLOV I (NASLOV II FINANČNE UREDBE) STRUKTURNI SKLADI

NASLOV II (NASLOV III FINANČNE UREDBE) RAZISKAVE

NASLOV III (NASLOV IV FINANČNE UREDBE) ZUNANJI UKREPI

Poglavje 1 Splošne določbe

Poglavje 2 Izvajanje ukrepov

Poglavje 3 Javna naročila

Poglavje 4 Donacije

Poglavje 5 Račun izločenih sredstev in evidence premoženja

NASLOV IV (NASLOV V FINANČNE UREDBE) EVROPSKI URADI

NASLOV V (NASLOV VI FINANČNE UREDBE) PRORAČUNSKA SREDSTVA ZA UPRAVO

TRETJI DEL PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

NASLOV I PREHODNE DOLOČBE

NASLOV II KONČNE DOLOČBE

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti [1], in zlasti člena 183 Uredbe,

po posvetovanju z Evropskim parlamentom, Svetom, Sodiščem Evropskih skupnosti, Računskim sodiščem, Evropskim ekonomsko-socialnim odborom, Odborom regij, varuhom človekovih pravic in evropskim varuhom osebnih podatkov,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Določbe Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu "Finančna uredba") so bile poenostavljene, da bi uredbo omejili na osnovna načela in opredelitve v zvezi z določanjem, izvrševanjem in nadzorom splošnega proračuna Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu "proračun").

(2) Ta izvedbena pravila zato niso namenjena samo dopolnitvi določb Finančne uredbe, v katerih se izrecno sklicuje na pravila za izvajanje, ampak tudi določb, katerih uporaba zahteva, da se izvedbeni ukrepi določijo vnaprej. Zaradi jasnosti je treba nadomestiti Uredbo Komisije (Euratom, ESPJ, ES) št. 3418/93 z dne 9. decembra 1993 o podrobnejših pravilih za izvajanje Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977 [2], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1687/2001 [3].

(3) Za zagotovitev skladnosti sektorskih predpisov s proračunskimi načeli, določenimi v Finančni uredbi, je treba pripraviti pregled vseh ureditvenih instrumentov v zvezi z izvrševanjem proračuna in določiti, da tak pregled pripravi Komisija ter ga predloži organu za izvrševanje proračuna.

(4) V zvezi s proračunskimi načeli, zlasti načelom enotnosti proračuna, zahteva, da se omogoči prepoznavanje obresti za vnaprejšnje financiranje, ki se plačajo v proračun, kar pomeni, da je treba omogočiti prepoznavanje vsakega vnaprejšnjega financiranja, ki ostane last Skupnosti. Takšno vnaprejšnje financiranje ostane last institucije, razen če temeljni akt v smislu člena 49 Finančne uredbe določa drugače in če je plačano v okviru javnega naročila ali zaposlenim ali članom institucij ali državam članicam. To pravilo se oblikuje glede na vrsto upravljanja (neposredno ali posredno centralizirano upravljanje in deljeno upravljanje). Ne uporablja se za skupno upravljanje, ker se v takih primerih sredstva Skupnosti združijo s sredstvi mednarodne organizacije. Kadar se vnaprejšnje financiranje, ki ostane last Skupnosti, obrestuje, se te obresti plačajo v proračun kot drugi prihodki.

(5) V zvezi z načelom enoletnosti je pomembno pojasniti pomen letnih proračunskih sredstev in pripravljalnih faz v postopku prevzemanja obveznosti, ki lahko, če se proračunsko leto konča 31. decembra, dopušča prenos odobritev za prevzem obveznosti, vendar pa jih je nato treba porabiti do 31. marca v naslednjem proračunskem letu.

(6) Glede načela obračunske enote je treba določiti menjalne tečaje, ki se uporabljajo za pretvorbo med evrom in drugimi valutami za potrebe upravljanja denarnih tokov in za potrebe računovodstva.

(7) Glede odstopanj od načela univerzalnosti je treba določiti proračunsko obravnavo namenskih prejemkov, zlasti prispevkov držav članic ali tretjih držav za nekatere programe Skupnosti, ter omejitve pri neto izravnavi izdatkov in prihodkov.

(8) Glede načela specifikacije je treba natančno opredeliti način izračunavanja deleža proračunskih sredstev, ki jih smejo institucije prenesti glede na stopnjo njihove neodvisnosti, in določiti, da je treba organu za izvrševanje proračuna predložiti vse informacije v natančni obrazložitvi posameznega zahtevka za prenos.

(9) V zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem je treba določiti cilje predhodnega, vmesnega in naknadnega ocenjevanja programov in dejavnosti, minimalno pogostost takih ocenjevanj in informacije, ki jih je treba dati v pravnem finančnem poročilu.

(10) V zvezi z določitvijo in predstavitvijo proračuna je treba določiti vsebino splošnega uvoda k proračunu ter kakšni delovni dokumenti za podporo proračuna in pripombe k proračunu so potrebni, da je organ za izvrševanje proračuna v celoti obveščen. Pri novem sistemu upravljanja proračuna po aktivnostih (sistem ABB)je treba tudi prikazati opredelitev in razčlenitev proračunskih sredstev za upravo.

(11) Glede izvrševanja proračuna je primerno najprej pojasniti, kakšno obliko lahko imajo temeljni akti na področju Skupnosti in na področjih, ki jih pokriva Pogodba o Evropski uniji. Treba je določiti najvišje zneske proračunskih sredstev, ki se lahko porabijo za pripravljalne ukrepe in pilotne programe, če temeljni akt ne obstaja, in našteti določbe Pogodb, s katerimi se posebna pooblastila prenesejo neposredno na Komisijo.

(12) Prav tako je treba opredeliti akte, ki bi lahko pomenili navzkrižje interesov, ter postopek, ki se uporablja v takih primerih.

(13) V zvezi z različnimi načini izvrševanja proračuna je treba določiti, da mora Komisija, kadar proračuna ne izvršuje neposredno s svojimi službami, najprej preveriti, če imajo subjekti, na katere namerava prenesti naloge izvrševanja, postopke upravljanja ter sisteme kontrol in računovodske sisteme, ki so primerni in ustrezni glede na zahteve dobrega finančnega poslovodenja.

(14) V zvezi s posrednim centraliziranim upravljanjem, to pomeni upravljanjem, ki ga Komisija prenese na izvršilne agencije ali organe, ki jih ureja pravo Skupnosti, ali na nacionalne javnopravne organe ali organe, ki opravljajo javno službo, je treba tudi določiti okvir za takšen prenos pooblastil in način njegovega izvajanja na podlagi akta ali sporazuma o prenosu pooblastil. Izvršilne agencije, ki ostanejo pod nadzorom Komisije, se priznajo kot odredbodajalci na podlagi prenosa navedene institucije za izvrševanje proračuna Skupnosti. Kadar morajo nacionalni organi izvajati naloge izvrševanja proračuna, morajo dati ustrezna finančna poroštva, izberejo pa se na pregleden način na podlagi analize stroškovne učinkovitosti, ki prikazuje razloge za prenos upravljanja na tak organ. Pred prenosom pooblastil na nacionalne organe mora Komisija pridobiti mnenje ustreznega odbora v skladu s temeljnim aktom za izvrševanje zadevnih proračunskih sredstev. Subjekti zasebnega prava, ki opravljajo pripravljalne ali pomožne naloge v imenu Komisije, se izberejo po postopkih javnih naročil.

(15) Za deljeno upravljanje z državami članicami ali decentralizirano upravljanje s tretjimi državami je treba določiti faze in cilje postopka za potrjevanje obračunov, brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo ustrezni sektorski predpisi.

(16) Za skupno upravljanje pa je treba jasno navesti, da ni treba določiti deleža, ki ga prispeva posamezni donator za posamezno vrsto izdatka, vendar pa je kljub temu treba subvencionirane ukrepe preverjati z izčrpnimi kontrolami; treba je tudi določiti mednarodne organizacije, ki so upravičene do te vrste upravljanja.

(17) Glede vloge finančnih udeležencev reforma finančnega poslovodenja skupaj z opuščanjem centraliziranih predhodnih kontrol povečuje odgovornost odredbodajalcev pri vseh prihodkih in izdatkih, vključno v smislu sistemov notranjega kontroliranja. Organ za izvrševanje proračuna bo v prihodnje treba obveščati o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca, na katerega je bila ta naloga prenesena. Posledično bo treba določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki jih bo treba upoštevati. Internalizacija predhodnih kontrol zahteva zlasti jasno razlikovanje med nalogami, ki se nanašajo na začetek postopkov pri izvrševanju proračuna, in nalogami, ki se nanašajo na preverjanje takšnih postopkov. Poleg tega mora vsaka institucija sprejeti kodeks o strokovnem ravnanju za zaposlene, ki so odgovorni za predhodno in naknadno preverjanje. Določiti je treba tudi odgovornosti, za katere se predvideva, da so upoštevane v letnem poročilu institucije, ki mora med drugim tudi predstaviti rezultate naknadnih preverjanj; prav tako je potreben dogovor o hranjenju in arhiviranju dokazil v zvezi z opravljenimi posli. O vseh različnih oblikah oddaje javnega naročila po postopku s pogajanji bi bilo treba, ker predstavljajo odstopanje, pripraviti posebno poročilo za institucijo, poleg tega pa tudi obvestiti organ za izvrševanje proračuna.

(18) Za pojasnitev odgovornosti je treba pripraviti tudi natančno opredelitev nalog in odgovornosti računovodje v zvezi z računovodskimi sistemi, vodenjem zakladnice, vodenjem bančnih računov in vodenjem podatkov o prejemnikih plačila. Prav tako je treba opredeliti način razrešitve računovodje.

(19) Določiti je treba pogoje za uporabo računa izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki predstavlja izjemo od običajnih proračunskih postopkov, ter naloge in odgovornosti skrbnika računa izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi z nadzorom računovodstva računa izločenih sredstev. Organ za izvrševanje proračuna je treba obvestiti o vsakem imenovanju ali razrešitvi.

(20) Ko so naloge in odgovornosti vsakega finančnega udeleženca opredeljene, so ti odgovorni samo pod pogoji, določenimi v Kadrovskih predpisih za uradnike Evropskih skupnosti in Pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev. V vsaki instituciji pa je treba na ustrezen način ustanoviti novo posebno komisijo za finančne nepravilnosti, ki ugotavlja, ali so bile storjene finančne nepravilnosti. Določiti je treba tudi postopek, s katerim lahko odredbodajalec zahteva potrditev navodila in je tako oproščen vsake odgovornosti.

(21) Glede prihodkov, razen za poseben primer lastnih sredstev, ki ga pokriva Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 z dne 22. maja 2000 o izvajanju Sklepa Sveta 94/728/ES, Euratom, o sistemu virov lastnih sredstev Skupnosti [4], je treba določiti naloge in kontrole, za katere so odredbodajalci odgovorni v različnih fazah postopka: ocena terjatev in na njeni podlagi priprava naloga za izterjavo; pošiljanje opominov dolžnikom, s katerim se dolžnike obvesti, da je bila ugotovljena terjatev; izračun morebitnih zamudnih obresti in po potrebi sklep o odstopu od izterjave zneska, pri čemer je treba upoštevati merila, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Določiti je treba tudi vlogo računovodje pri pobiranju prihodkov in pri odobritvi dodatnega roka za plačilo.

(22) Glede izdatkov je treba določiti razmerje med sklepom o financiranju, celotnimi proračunskimi obveznostmi in posameznimi proračunskimi obveznostmi ter značilnosti teh različnih faz. Razlika med celotnimi prevzetimi obveznostmi in posameznimi prevzetimi obveznostmi je odvisna od natančnosti določitve upravičencev in zneskov, ki jim pripadajo. Začasne obveznosti so omejene na rutinske upravne izdatke in izdatke v zvezi z Evropskim kmetijskim usmerjevalnim in jamstvenim skladom (EKUJS). Za zmanjšanje obsega neizkoriščenih pravic porabe proračunska sredstva za prevzete obveznosti, za katere že tri leta ni bilo izvedeno nobeno plačilo, zapadejo.

(23) Nato je treba pojasniti razmerje med potrjevanjem, odobravanjem in plačevanjem ter kontrolami, ki jih mora izvesti odredbodajalec, kadar potrdi izdatek z zaznamkom "odobreno za plačilo" in kadar odobri plačilo tako, da preveri veljavnost oprostitve vseh odgovornosti, za katere odredbodajalec ohrani končno pristojnost. Treba je določiti dokumente, ki se pripravijo za utemeljitev plačila, in pravila za obračun vnaprejšnjega financiranja in vmesnih plačil. Določiti pa je treba tudi roke za potrjevanje in izvrševanje plačil, pri čemer je treba upoštevati Direktivo 2000/35/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. junija 2000 o boju proti zamudam pri plačilih v trgovinskih poslih [5].

(24) Za notranjo revizijo je treba določiti postopek za imenovanje revizorja in za zagotovitev njegove neodvisnosti v instituciji, ki ga je imenovala in kateri je dolžan poročati o svojem delu; organ za izvrševanje proračuna je treba obvestiti o vsakem imenovanju ali razrešitvi revizorja.

(25) V zvezi z javnimi naročili je bila sprejeta odločitev, da se v to uredbo vključijo določbe direktiv Sveta 92/50/EGS [6], 93/36/EGS [7] in 93/37/EGS [8], kakor je bila nazadnje spremenjena z Direktivo Komisije 2001/78/ES [9], o postopkih za oddajo javnih naročil za storitve, blago in gradnje. Zato je treba najprej opredeliti različne vrste javnih naročil, določbe o oglaševanju in objavi javnih naročil, ki se uporabljajo, pogoje, pod katerimi se lahko uporablja posamezna vrsta postopka, in glavne značilnosti obstoječih postopkov, seznam meril za ocenitev sposobnosti kandidatov in meril za izbiro najugodnejšega ponudnika, pravila za dostop do razpisne dokumentacije ter za obveščanje ponudnikov ali kandidatov in za primere, kadar Komisija odda javno naročilo v svojem imenu, različne mejne vrednosti, ki se uporabljajo, in pravila za oceno vrednosti javnih naročil, ki naj bi se oddala.

(26) Namen postopkov za oddajo javnih naročil je pokrivanje potreb institucij pod najboljšimi možnimi pogoji in hkrati zagotoviti enak dostop do javnih naročil in upoštevanje načel preglednosti in nediskriminacije. Za zagotovitev preglednosti in enakega obravnavanja kandidatov ter popolne odgovornosti odredbodajalcev pri končni izbiri je treba določiti postopek odpiranja ter nato ocenjevanja ponudb in prijav za sodelovanje od imenovanja komisije do obrazloženega in dokumentiranega sklepa o izbiri, kar je naloga naročnika. Določiti je treba tudi finančna zavarovanja, potrebna za zaščito finančnih interesov Skupnosti.

(27) Treba je tudi razmejiti pooblastila naročnika za izrekanje upravnih sankcij, da bi bile sankcije sorazmerne in odvračilne ter da bi zagotovili enako obravnavanje različnih institucij, pa tudi različnih služb.

(28) Pojasniti je treba tudi področja uporabe naslova o donacijah, zlasti glede različnih metod izvrševanja proračuna, pa tudi glede vrst ukrepov ali organov, ki si prizadevajo za skupne evropske interese, upravičenih do donacij. Določiti je treba značilnosti letnega programa dela in razpisa za predloge ter možne izjeme in možnost retroaktivnega učinkovanja, zlasti za človekoljubno pomoč in obvladovanje kriznih razmer, pri katerih so ovire zelo specifične.

(29) Ponovno v zvezi z zahtevami po preglednosti, enakim obravnavanjem prosilcev in razširitvijo odgovornosti odredbodajalcev je treba določiti postopek za dodelitev donacije od vloge za donacijo do ocenjevanja vlog, ki ga opravi komisija na podlagi vnaprej določenih meril za ugotavljanje sposobnosti kandidatov in za dodeljevanje, preden odredbodajalec sprejme svojo dokončno in ustrezno dokumentirano odločitev.

(30) Dobro finančno poslovodenje tudi zahteva, da se Komisija zaščiti z jamstvi: v fazi vlog za donacije tako, da organizira finančne revizije vlog, ki se nanašajo na večje zneske, pri vnaprejšnjem financiranju, da zahteva finančno garancijo vnaprej, v fazi končnega plačila, da organizira finančne revizije za zahtevke, ki se nanašajo na največje zneske in ki predstavljajo največje tveganje. Dobro upravljanje in upoštevanje načel neprofitnosti in sofinanciranja zahteva tudi določitev pravil, ki omejujejo možnost uporabe pavšalnih plačil. Dobro upravljanje sredstev Skupnosti tudi pomeni, da morajo tudi upravičenci do donacij sami spoštovati načela preglednosti in enakega obravnavanja potencialnih izvajalcev ter načela, da se tudi pri delnem podizvajanju ukrepa lahko naročilo odda samo ponudniku, ki ponuja ekonomsko najugodnejšo ceno.

(31) Pooblastila za izrekanje sankcij na tem področju je treba uskladiti s pooblastili, prenesenimi v okviru postopka za oddajo naročil.

(32) Glede računovodstva in predstavitve računov je treba opredeliti vsakega od splošno sprejetih računovodskih načel, na katerih temeljijo finančni izkazi. Prav tako je treba določiti pogoje za knjiženje transakcij v poslovne knjige in pravila za vrednotenje sredstev in obveznosti do virov ter za oblikovanje rezervacij.

(33) Treba je določiti, da se obračunom institucij priložijo poročila o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju ter da je treba dati podatke o vsebini in obliki sestavin finančnih izkazov (bilance stanja, izkaza poslovnega izida, izkaza finančnih tokov in priloge) in poročila o izvrševanju proračuna (izkaza o realizaciji proračuna in priloge).

(34) V zvezi z računovodskimi zadevami je treba določiti, da mora odredbodajalec vsake institucije pripraviti dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke navedene institucije, in opredeliti pogoje, ki jih je treba upoštevati v primeru računalniškega računovodskega sistema, zlasti glede varnosti dostopa in revizijske sledi vseh sprememb sistemov.

(35) V zvezi s računovodstvom je treba določiti načela, ki se uporabljajo za računovodske knjige, bruto bilanco, redna usklajevanja stanj v tej bilanci in evidenc premoženja, ter določiti sestavne dele kontnega načrta, ki ga sprejme računovodja Komisije. Določiti je treba pravila, ki se uporabljajo za evidentiranje dogodkov, zlasti da se uporablja dvostavno knjigovodstvo, pravila za pretvarjanje transakcij, ki niso izražene v evrih, in knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje. Določiti je treba tudi vsebino računovodskih evidenc.

(36) Končno, določiti je treba pravila za evidenco premoženja in pojasniti odgovornosti računovodij in odredbodajalcev na tem področju ter pravila, ki se uporabljajo za odprodajo stvarnega premoženja, ki se vodi v evidenci premoženja.

(37) Glede strukturnih skladov je treba določiti, da vračilo predplačil v zvezi z dano aktivnostjo ne vpliva na zmanjšanje prispevka iz sklada za navedeno a aktivnost.

(38) Določiti je treba vrste neposrednih in posrednih ukrepov, ki se lahko financirajo na področju raziskovanja.

(39) V zvezi z zunanjimi ukrepi je cilj izvedbenih pravil, pa tudi same Finančne uredbe določiti izjeme, ki odražajo posebne značilnosti izvajanja na tem področju, predvsem glede oddajanja naročil in dodeljevanja donacij.

(40) Glede oddaje naročil ta izvedbena pravila povzemajo vsebino določb Sklepa Komisije z dne 10. novembra 1999 o poenostavitvi sistemov upravljanja za oddajo javnih naročil v okviru programov sodelovanja, ki jih izvaja generalni direktorat za zunanje odnose, kar pomeni, da se pravila za oddajo naročil razlikujejo od standardnih pravil zaradi različnih mejnih vrednosti in upravljavskih postopkov, ki so prilagojeni za zunanje ukrepe [10].

(41) V zvezi z donacijami je treba našteti vrste ukrepov, za katere so možna odstopanja od načela sofinanciranja iz člena 109 Finančne uredbe. To velja zlasti za človekoljubno pomoč in pomoč v kriznih razmerah ter za ukrepe za varovanje zdravja ali temeljnih človekovih pravic.

(42) Za zagotovitev dobrega poslovodenja proračunskih sredstev Skupnosti je treba določiti tudi predpogoje in pravila, ki naj bi jih vsebovali sporazumi, kadar je upravljanje proračuna decentralizirano ali če se uporablja račun izločenih sredstev.

(43) Določbe Finančne uredbe v zvezi z evropskimi uradi je treba dopolniti s posebnimi pravili za Urad za uradne objave Evropskih skupnosti in z določbami, ki računovodjo Komisije pooblaščajo, da nekatere svoje naloge prenese na osebje teh uradov. Določiti je treba operativne postopke za bančne račune, ki jih lahko evropski uradi odprejo v imenu Komisije.

(44) Glede proračunskih sredstev za upravo mora vsaka institucija obvestiti organ za izvrševanje proračuna o večjih gradbenih projektih v teku, to pomeni, gradbenih projektih, ki povečujejo stavbni fond.

(45) Treba je pripraviti seznam organov, ki lahko prejemajo donacije v breme proračuna, ter zanje določiti pravila v skladu s pogoji iz člena 185 Finančne uredbe.

(46) Različne mejne zneske in druge zneske iz te uredbe je treba redno prilagajati glede na inflacijo, zabeleženo v Skupnosti, razen mejnih zneskov, ki se uporabljajo za oddajo javnih naročil –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

PRVI DEL

SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I

PREDMET UREDBE

Člen 1

Predmet uredbe(Člen 1 Finančne uredbe)

Ta uredba določa pravila za izvajanje določb Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu "Finančna uredba").

Institucije, na katere se nanaša ta uredba, so institucije v smislu Finančne uredbe.

Člen 2

Seznam pravnih aktov o izvrševanju proračuna(Člen 2 Finančne uredbe)

Komisija vodi seznam aktov iz člena 2 Finančne uredbe. Komisija vsako leto ažurira navedeni seznam in o tem obvesti organ za izvrševanje proračuna.

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVJE 1

Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Člen 3

Obseg vnaprejšnjega financiranja, ki ostane last Skupnosti(Člen 5(4) Finančne uredbe)

1. Vnaprejšnje financiranje v smislu člena 105 ostane last Skupnosti, razen če temeljni akt v smislu člena 49(1) Finančne uredbe določa drugače. Ta določba se ne nanaša na vnaprejšnje financiranje, plačano v okviru pogodbe v smislu člena 88 Finančne uredbe ali državam članicam ali v okviru predpristopne pomoči, ali na predujme iz člena 265. Prav tako se ta določba ne uporablja za skupno upravljanje v smislu člena 53 Finančne uredbe.

2. Pri neposrednem centraliziranem upravljanju v smislu člena 53 Finančne uredbe, pri katerem sodeluje več partnerjev, se pravilo iz odstavka 1 tega člena uporablja samo za glavnega pogodbenika.

3. Pri decentraliziranem upravljanju in pri posrednem centraliziranem upravljanju v smislu člena 53 Finančne uredbe se pravilo iz odstavka 1 tega člena uporablja samo za pravno ali fizično osebo, ki prejme vnaprejšnje financiranje neposredno od Komisije.

4. Pravilo iz odstavka 1 se uporablja za vnaprejšnje financiranje, plačano po pogodbah ali sporazumih, sklenjenih po začetku veljavnosti te uredbe.

5. Odstavki 1 do 4 ne posegajo v evidentiranje vnaprejšnjega financiranja na strani sredstev v finančnih izkazih, kakor bo določeno v računovodskih pravilih iz člena 133 Finančne uredbe.

Odredbodajalci dajejo računovodji podatke, na podlagi katerih lahko prepozna vnaprejšnje financiranje, ki ostane last Skupnosti.

Člen 4

Vključitev dohodka od obresti na sredstva Skupnosti v proračun(Člen 5(4) Finančne uredbe)

1. Kadar vnaprejšnje financiranje, ki ostane last Skupnosti v skladu s členom 3, prinaša obresti ali enakovredne koristi, se te obresti plačajo v splošni proračun Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu "proračun") kot drugi prihodki.

2. Odredbodajalci zagotovijo, da se po pogodbah in sporazumih, sklenjenih z upravičenci:

(a) tako vnaprejšnje financiranje plača na račune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev, ki jih je plačala Skupnost; in

(b) da upravičenci vsaj enkrat letno obvestijo odgovornega odredbodajalca o višini morebitnih obresti ali enakovrednih koristi na ta sredstva, če takšne obresti predstavljajo večje zneske, in vedno ob predložitvi zahtevka za vmesna plačila ali plačila razlike za poračun vnaprejšnjega financiranja.

3. V skladu s poglavjem 5 naslova IV odgovorni odredbodajalec ob plačilu vnaprejšnjega financiranja pripravi oceno terjatev, v katero vključi tudi dobljene obresti ali enakovredne koristi na to vnaprejšnje financiranje.

Odgovorni odredbodajalec v rokih iz točke (b) odstavka 2 pripravi nalog za izterjavo za znesek obresti iz odstavka 1.

4. Kadar se vnaprejšnje financiranje plača z iste proračunske postavke in na podlagi istega temeljnega akta upravičenem, ki jih zajema isti postopek za oddajo javnega naročila, lahko odredbodajalec pripravi samo eno oceno terjatev za več dolžnikov hkrati.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 5

Proračunska sredstva za tekoče proračunsko leto(Člen 8(3) Finančne uredbe)

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve za plačila, vključene v proračun za tekoče proračunsko leto in ki jih je treba porabiti v tem letu, sestavljajo proračunska sredstva, ki so bila odobrena za to proračunsko leto. Proračunska sredstva, odobrena za tekoče proračunsko leto, so:

(a) proračunska sredstva, določena v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;

(b) prenesena proračunska sredstva;

(c) proračunska sredstva, ki se lahko spet uporabljajo v skladu s členoma 157 in 181(5) Finančne uredbe;

(d) proračunska sredstva, ki izvirajo iz predplačil, vrnjenih v skladu s členom 228;

(e) proračunska sredstva iz namenskih prejemkov v proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bili porabljena.

Člen 6

Prenos proračunskih sredstev(Člen 9(2) Finančne uredbe)

1. Odobritve za prevzem obveznosti iz člena 9(2)(a) Finančne uredbe se lahko prenašajo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca naslednjega leta.

2. Pripravljalne faze iz člena 9(2)(a) Finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:

(a) glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 76 Finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni ustanovi za sprejetje takega sklepa;

(b) glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 76 Finančne uredbe, zaključna faza priprav pogodb ali sporazumov. Ta zaključna faza priprav pogodb ali sporazumov pomeni, da je končano izbiranje potencialnih pogodbenikov ali upravičencev.

3. Proračunska sredstva, prenesena v skladu s členom 9(2)(a) Finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu, avtomatično zapadejo.

Komisija do 15. aprila obvesti proračunski organ o proračunskih sredstvih, ki so zapadla na ta način.

4. Proračunska sredstva, prenesena v skladu s členom 9(2)(b) Finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra naslednjega proračunskega leta.

5. Računovodstvo omogoča prepoznavanje proračunskih sredstev, ki so prenesena na ta način.

6. Proračunska sredstva za izdatke za plače iz člena 9(6) Finančne uredbe so sredstva za plače ter nadomestila članom in zaposlenim v institucijah.

POGLAVJE 3

(Poglavje 4 Finančne uredbe)

Načelo obračunske enote

Člen 7

Menjalni tečaj za preračun med evrom in drugimi valutami(Člen 16 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe sektorskih predpisov, se preračun med evrom in drugo valuto izvede po dnevnem menjalnem tečaju za evro, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropskih skupnosti.

2. Če dnevni menjalni tečaj v Uradnem listu Evropskih skupnosti za zadevno valuto ni objavljen, Komisija uporabi računovodski tečaj iz odstavka 3.

3. Za namene računovodstva iz člena 132 do 137 Finančne uredbe in ob upoštevanju člena 213 se preračun med evrom in drugo valuto izvede z uporabo mesečnega računovodskega menjalnega tečaja evra. Ta računovodski menjalni tečaj določi Komisija iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa menjalni tečaj.

Člen 8

Menjalni tečaj, ki se uporablja za preračun med evrom in drugimi valutami(Člen 16 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe sektorskih predpisov, je tečaj, ki se uporablja za preračun med evrom in drugimi valutami, tečaj na dan, ko služba za odobravanje pripravi odredbo za plačilo ali nalog za izterjavo.

2. Za transakcije na računu izločenih sredstev v evrih se uporablja menjalni tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.

3. Za transakcije na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 16 Finančne uredbe se uporablja menjalni tečaj, ki velja v mesecu izdatka z računa izločenih sredstev.

4. Za izdatke, ki se financirajo iz Jamstvenega oddelka Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada (EKUJS), se za mesec "n", v zvezi s katerim so bili takšni izdatki prijavljeni v skladu s členom 3 Uredbe Komisije (ES) št. 296/96 [11], uporablja menjalni tečaj, ki velja deseti dan meseca "n + 1" ali na prvi dan pred datumom, za katerega se določa tečaj.

Ta tečaj se uporablja tudi za ustrezne predujme iz členov 4 in 5 Uredbe (EGS) št. 296/96.

Člen 9

Informacije o gotovinskih prenosih med različnimi valutami, ki jih izvede Komisija(Člen 16 Finančne uredbe)

Komisija vsako četrtletje pošlje državam članicami poročilo o prenosih med različnimi valutami.

POGLAVJE 4

(Poglavje 5 Finančne uredbe)

Načelo univerzalnosti

Člen 10

Členitev namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih proračunskih sredstev(Člen 18 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člena 12 in 13 členitev namenskih prejemkov v proračunu obsega:

(a) v izkazu prihodkov v delu proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;

(b) v izkazu izdatkov je v pripombah navedeno, katere postavke lahko prejmejo proračunska sredstva v višini namenskih prejemkov, ki so dana na voljo.

Če je v primeru iz točke (a) prvega pododstavka znesek takega prejemka mogoče predvideti, se ta znesek lahko vpiše na postavko. Če zneska ni mogoče predvideti, se vpiše zaznamek pro memoria (p.m.), znesek ocenjenega prihodka pa se navede samo kot informacija v pripombah.

2. Če prejemek prejme institucija, se proračunska sredstva v višini namenskih prejemkov lahko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve za plačila, razen v primeru iz člena 161(2) Finančne uredbe. Proračunska sredstva se dajo na voljo avtomatsko, razen v primeru vračil predplačil iz člena 156 Finančne uredbe in v primeru finančnih popravkov v zvezi s strukturnimi skladi.

Člen 11

Prispevki držav članic za raziskovalne programe(Člen 18(1)(a) Finančne uredbe)

1. Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe (ES, Euratom) št. 1150/2000 se plačajo tako:

(a) sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;

(b) preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.

2. Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

3. Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v tridesetih dneh po odpoklicu sredstev.

4. Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.

Člen 12

Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav EFTA v določenih programih Skupnosti(Člen 18(1)(d) Finančne uredbe)

1. Da bi se v proračun lahko vključilo sodelovanje držav EFTA v določenih programih Skupnosti, je proračun razčlenjen tako:

(a) v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamek pro memoria (p.m.) in na njej se nato izkaže celoten znesek prispevka držav EFTA za zadevno proračunsko leto. Ocenjeni znesek se navede v pripombah k proračunu;

(b) v izkazu odhodkov:

(i) pripombe za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Skupnosti, v katerih sodelujejo države EFTA, prikazujejo "kot informacijo" ocenjeno vrednost sodelovanja;

(ii) priloga, ki je sestavni del proračuna, določa postavke, ki pokrivajo dejavnosti Skupnosti, v katerih sodelujejo države EFTA.

Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža členitev proračuna, ki omogoča vključitev proračunskih sredstev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje izdatkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.

2. Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (EGP) so zneski letnega prispevka držav EFTA, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor EGP v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi navedenega sporazuma, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih proračunskih sredstev za prevzem obveznosti in za plačila.

3. Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatna proračunska sredstva na proračunskih postavkah za sodelovanje držav članic EFTA, države članice EFTA pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja "sorazmernostnega faktorja" iz člena 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za vnaprejšnje financiranje deleža držav članic EFTA. Kadar se zagotovijo taka dodatna proračunska sredstva, Komisija čim prej odpokliče ustrezne prispevke iz držav članic EFTA. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti proračunski organ.

Vnaprejšnje financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto določi čim prej.

4. V skladu s členom 18(1)(d) Finančne uredbe finančni prispevki držav članic EFTA predstavljajo namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih proračunskih sredstev.

V poročilu iz člena 131(2) Finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in izdatkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav članic EFTA.

Člen 13

Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj(Člen 18(1)(b) Finančne uredbe)

Členitev proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 [12] je taka:

(a) v izkazu prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria (p.m.), na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;

(b) hkrati in brez poseganja v člen 74 Finančne uredbe je za te zneske iz izkaza prihodkov treba v izkazu izdatkov izkazati odobritve za prevzem obveznosti in odobritve za prevzem plačil. Ta proračunska sredstva se izvršujejo v skladu s členom 17 Finančne uredbe.

Člen 14

Postopek za plačilo neto zneska(Člen 20(1) Finančne uredbe)

V skladu s členom 20(1) Finančne uredbe se lahko naslednji zneski odštejejo od zahtevkov za plačilo, računov ali poročil in se nato predložijo v plačilo v neto znesku:

(a) sankcije, ki se izrečejo pogodbenim strankam, vključno s pogodbami o javnih naročilih;

(b) popravki za nepravilno plačane zneske, ki se lahko izvedejo tako, da se neposredno odbijejo od novega plačila iste vrste istemu prejemniku po programu (proračuna), členu in v proračunskem letu, za katerega je bilo izvršeno preveliko plačilo in za katero so bila izvršena vmesna plačila ali plačila razlike.

Popusti, povračila in znižanja na posameznih računih in zahtevkih za plačilo se ne evidentirajo kot prihodek Skupnosti.

Člen 15

Konti za vračljive davke(Člen 20(2) Finančne uredbe)

Vsi davki, ki jih plačujejo Skupnosti v skladu s členom 20(2) Finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.

POGLAVJE 5

(Poglavje 6 Finančne uredbe)

Načelo specifikacije

Člen 16

Postopki za prerazporeditev(Člen 22(1) Finančne uredbe)

1. Vsaka institucija lahko za svoj del proračuna proračunskemu organu predlaga prerazporeditev sredstev z enega področja porabe na drugega v višini do 10 % celotnih proračunskih sredstev, predvidenih za tekoče proračunsko leto na postavki, s katere naj bi se sredstva prerazporedila. O tem obvesti Komisijo.

Te prerazporeditve se izvedejo po postopku iz člena 24 Finančne uredbe.

2. Vsaka institucija lahko v svojem delu proračuna prerazporeja sredstva med členi.

Člen 17

Pravila za izračun omejitev pri prerazporeditvah(Člen 23 Finančne uredbe)

1. Deleži iz člena 22(1) in točk (b) in (c) prvega pododstavka člena 23(1) Finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev.

2. Za namene omejitve iz člena 22(1) in točk (b) in (c) prvega pododstavka člena 23(1) Finančne uredbe se upošteva znesek, ki je vsota nameravanih prerazporeditev na postavki, s katere se sredstva prerazporejajo, po popravku za predhodne prerazporeditve.

Člen 18

Upravni izdatki(Člen 23 Finančne uredbe)

Izdatki iz točke (b) prvega pododstavka člena 23(1) Finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 27.

Člen 19

Razlog za zahtevek za prerazporeditev proračunskih sredstev(Člena 22 in 23 Finančne uredbe)

Predlogom za prerazporeditev in informacijam za proračunski organ v zvezi s prerazporejanjem po členih 22 in 23 Finančne uredbe so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo proračunskih sredstev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi bila proračunska sredstva prerazporedila, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedila.

Člen 20

Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za pomoč v nujnih primerih(Člen 26 Finančne uredbe)

Predlogom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz prvega pododstavka člena 26(2) Finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:

(a) za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi proračunskih sredstev in oceno potreb do konca proračunskega leta;

(b) za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju proračunskih sredstev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;

(c) analizo možnosti prerazporeditve proračunskih sredstev.

POGLAVJE 6

(Poglavje 7 Finančne uredbe)

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 21

Ocenjevanje(Člen 27 Finančne uredbe)

1. Za vse predloge za programe ali dejavnosti, pri katerih nastanejo izdatki ali se zmanjšajo prihodki proračuna, je treba opraviti predhodno oceno, s katero se ugotavlja:

(a) potrebe, ki naj bi se pokrivale kratkoročno ali dolgoročno;

(b) cilje, ki naj bi jih dosegli;

(c) pričakovane rezultate in potrebne kazalce za njihovo merjenje;

(d) dodano vrednost zaradi udeležbe Skupnosti;

(e) tveganja, vključno z goljufijo, ki so povezana s predlogi, in alternativne možnosti, ki so na voljo;

(f) izkušnje, pridobljene iz podobnih ukrepov v preteklosti;

(g) obseg proračunskih sredstev, človeških virov in drugih upravnih izdatkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;

(h) sistem za spremljanje, ki naj bi se vzpostavil.

2. Za vse programe ali dejavnosti je nato treba izvajati še vmesna in/ali naknadna ocenjevanja dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:

(a) doseženi rezultati pri izvajanju večletnih programov se redno ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;

(b) za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, je treba rezultate ocenjevati najmanj vsakih šest let.

Točka (b) prvega pododstavka se ne uporablja za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru teh dejavnosti, pri katerih se zahtevo lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.

Člen 22

Finančno poročilo(Člen 28 Finančne uredbe)

1. Vsakemu predlogu akta, ki se predloži zakonodajnemu organu in lahko vpliva na proračun, vključno s spremembami števila proračunskih postavk, je treba priložiti finančno poročilo.

Finančno poročilo vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Skupnosti. Finančno poročilo vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi finančnimi instrumenti in možnosti sinergije.

V primeru večletnih dejavnosti finančno poročilo vsebuje načrt letnih potreb v smislu proračunskih sredstev in proračunskih postavk ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.

2. Za preprečitev tveganja goljufije ali nepravilnosti, ki bi lahko škodljivo vplivale na zaščito finančnih interesov Skupnosti, finančna poročila vsebujejo vse informacije o obstoječih in načrtovanih ukrepih za preprečevanje goljufij in o zaščitnih ukrepih.

POGLAVJE 7

(Poglavje 8 Finančne uredbe)

Načelo preglednosti

Člen 23

Predhodna objava povzetka proračuna(Člen 29 Finančne uredbe)

Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropskih skupnosti se povzetek proračuna na pobudo Komisije objavi čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Določitev proračuna

Člen 24

Splošni uvod k predhodnemu predlogu proračuna(Člen 33 Finančne uredbe)

Komisija pripravi splošni uvod k predhodnemu predlogu proračuna.

Vsak del predhodnega predloga proračuna ima uvod, ki ga pripravi zadevna institucija.

Splošni uvod vsebuje:

(a) finančne preglednice celotnega proračuna;

(b) v zvezi s področji porabe v delu proračuna za Komisijo:

(i) opis politik, s katerimi je utemeljena pravica do zahtevanih proračunskih sredstev, ob ustreznem upoštevanju načel in zahtev iz členov 27 in 33(2)(d) Finančne uredbe;

(ii) razloge za spremembe proračunskih sredstev v primerjavi s predhodnim proračunskim letom.

Člen 25

Delovni dokumenti, ki so podlaga za predhodni predlog proračuna(Člena 30 in 33 Finančne uredbe)

V podporo predhodnega predloga proračuna se priložijo naslednji delovni dokumenti:

(a) v zvezi z zaposlenimi v institucijah:

(i) opis kadrovske politike glede stalno in začasno zaposlenih;

(ii) za vsako kategorijo delavcev organizacijska shema, iz katere so razvidna sistematizirana in dejansko zasedena mesta na datum predložitve predhodnega predloga proračuna ter njihova razporeditev po plačilnih razredih in upravnih enotah;

(iii) kadar se predlaga sprememba števila zaposlenih na posameznem delovnem mestu, utemeljitev za takšno spremembo;

(iv) seznam delovnih mest, razčlenjen po posameznih politikah;

(b) podrobno poročilo o politiki zadolževanja in posojanja;

(c) v zvezi s subvencijami organom iz člena 32 Finančne uredbe, oceno prihodkov in izdatkov, katere uvod je razlagalni memorandum, ki ga pripravi zadevni organ, za evropske šole pa poročilo o prihodkih in izdatkih, ki ima prav tako v uvodu razlagalni memorandum.

Člen 26

Predhodni predlog za spremembo proračunov(Člen 37(1) Finančne uredbe)

Predhodni predlog za spremembo proračuna ima v prilogi izjavo o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.

POGLAVJE 2

Sestava in priprava proračuna

Člen 27

Proračunska sredstva za upravo(Člen 41 Finančne uredbe)

Če se izkaz izdatkov za del proračuna pripravi na podlagi nomenklature, ki temelji na razčlenitvi po namenu, se proračunska sredstva za upravo razdelijo na ločena poglavja po področjih porabe v skladu z naslednjo razčlenitvijo:

(a) izdatki za plače, odobreni v načrtu delovnih mest: navesti je treba znesek proračunskih sredstev in število delovnih mest, ki ustrezajo tem izdatkom;

(b) izdatki za zunanje sodelavce (vključno s pomožnim osebjem in osebjem agencij) in drugi izdatki za upravljanje (vključno s reprezentančnimi stroški in stroški sejnin);

(c) izdatki za zgradbe in drugi s tem povezani izdatki, vključno s čiščenjem in vzdrževanjem, najemom, telekomunikacijami, vodo, plinom in električno energijo;

(d) izdatki za podporo.

Upravni izdatki Komisije, ki so skupni za vsa področja porabe se navedejo tudi v ločenem povzetku poročila, razvrščeni po vrstah izdatkov.

Člen 28

Dejanski izdatki v zadnjem proračunskem letu, za katerega je bil pripravljen zaključni račun(Člen 46(1)(e) Finančne uredbe)

Za namene določitve proračuna se dejanski izdatki v zadnjem proračunskem letu, za katerega je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:

(a) pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom proti proračunskim sredstvom za to proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 5;

(b) pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bila odredba za plačilo poslana v banko, proti proračunskim sredstvom za to proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz istega člena.

Člen 29

Pripombe k proračunu(Člen 46(1)(e) Finančne uredbe)

Pripombe k proračunu vključujejo:

(a) sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;

(b) vsa ustrezne obrazložitve glede narave in namena proračunskih sredstev.

Člen 30

Načrt delovnih mest(Člen 46(1)(3)(a) Finančne uredbe)

Zaposleni v Agenciji za preskrbo so v načrtu delovnih mest Komisije prikazani ločeno.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 31

Možne oblike temeljnih aktov(Člen 49(1) Finančne uredbe)

1. Na področju Skupnosti ima temeljni akt lahko obliko uredbe, direktive, [13] v smislu člena 249 Pogodbe o ES ali sklepa sui generis

2. Na področju skupne zunanje in varnostne politike ima temeljni akt lahko eno od oblik iz členov 13(2), 14 in 23(2) Pogodbe o Evropski uniji.

3. Na področju policijskega sodelovanja in sodelovanja sodstva v kazenskih zadeva ima temeljni akt lahko eno od oblik iz člena 34(2) Pogodbe o Evropski uniji.

Člen 32

Najvišji zneski za pilotne programe in pripravljalne ukrepe(Člen 49(2)(a) in (b) Finančne uredbe)

1. Skupni znesek proračunskih sredstev za pilotne projekte iz člena 49(2)(a) Finančne uredbe ne sme presegati 32 milijonov evrov v katerem koli proračunskem letu.

2. Skupni znesek proračunskih sredstev za nove pripravljalne ukrepe iz člena 49(2)(b) Finančne uredbe ne sme presegati 30 milijonov evrov v katerem koli proračunskem letu, skupni znesek dejansko dodeljenih proračunskih sredstev za pripravljalne ukrepe pa ne sme presegati 75 milijonov evrov.

Člen 33

Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb(Člen 49(2)(c) Finančne uredbe)

1. Členi Pogodbe o ES, s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 138 (socialni dialog);

(b) člen 140 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);

(c) člena 143 in 145 (posebna poročila o socialnih zadevah);

(d) člen 152(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja v zadevah zdravstvenega varstva);

(e) člen 155(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja pri čezevropskih omrežjih);

(f) člen 157(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);

(g) člen 159, drugi odstavek (poročilo o napredku pri doseganju gospodarske in socialne kohezije);

(h) člen 165(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);

(i) člen 173 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);

(j) člen 180(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja v politikah razvojnega sodelovanja).

2. Členi Pogodbe o Euratom, s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 70 (finančna podpora v mejah, ki jih določa proračun, za programe iskanja naravnih virov na ozemljih držav članic);

(b) člen 77 in nadalj. (zaščitni ukrepi).

3. Pri pripravi predhodnega predloga proračuna se lahko k seznamom iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.

Člen 34

Opredelitev navzkrižja interesov(Člen 52(2) Finančne uredbe)

1. Pravna dejanja, ki lahko pomenijo navzkrižje interesov v smislu člena 52(2) Finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik:

(a) odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;

(b) zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;

(c) storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.

2. Pristojni organ iz člena 52(1) Finančne uredbe mora biti hierarhično nadrejen zadevnemu delavcu. Hierarhično nadrejeni delavec da pisno izjavo ali obstaja navzkrižje interesov ali ne. Če navzkrižje interesov obstaja, mora hierarhično nadrejeni delavec osebno sprejeti ustrezno odločitev.

POGLAVJE 2

Metode izvrševanja

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 35

Predhodni pregledi, ki jih izvaja Komisija(Člena 53 in 56 Finančne uredbe)

1. Kadar Komisija izvršuje proračun z deljenim, decentraliziranim ali posrednim centraliziranim upravljanjem, najprej izvede dokumentarne preglede in preglede na kraju samem, da v subjektih, na katere prenese izvrševanje, v skladu s pravili dobrega finančnega poslovodenja in, pri decentraliziranem upravljanju, v celoti ali delno, odvisno od stopnje dogovorjene decentralizacije, preveri obstoj, ustreznost in pravilno delovanje:

(a) uporabljenih postopkov;

(b) sistemov kontrol;

(c) računovodskih sistemov;

(d) postopkov za oddajo javnih naročil in odobravanje donacij.

2. Pri vsaki bistveni spremembi postopkov ali sistemov Komisija po potrebi pregleda to ureditev, da preveri, če je še vedno skladna s pogoji iz odstavka 1.

3. Subjekti iz odstavka 1 posredujejo Komisiji v določenem roku vse informacije, ki jih ta zahteva, in jo nemudoma obvestijo o vseh bistvenih spremembah svojih postopkov ali sistemov. Po potrebi Komisija določi tako obveznost v listinah o prenosu ali v sporazumih, sklenjenih s temi subjekti.

4. Kadar Komisija izvršuje proračun na podlagi skupnega upravljanja, se uporabljajo dogovori o preverjanju, sklenjeni z mednarodnimi organizacijami.

Oddelek 2

Posebne določbe

Člen 36

Neposredno centralizirano upravljanje(Člen 53 Finančne uredbe)

Kadar Komisija izvršuje proračun centralizirano, neposredno s svojimi službami, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 58 do 68 Finančne uredbe in v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.

Člen 37

Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije(Člena 54(2) in 55(2) Finančne uredbe)

1. Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa za izvrševanje proračunskih sredstev v zvezi s programom Skupnosti, katerih upravljanje jim je zaupano.

2. Pooblastila, ki se prenesejo na izvajalsko agencijo, izvaja direktor agencije v skladu s členom 55(2) Finančne uredbe.

3. Listina Komisije o prenosu vsebuje iste določbe, kakor so naštete v členu 39(2). Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.

Člen 38

Upravičenost nacionalnih organov javnega sektorja ali subjektov zasebnega prava, ki opravljajo javno službo, in pogoji za prenos pooblastil nanje(Člen 54(2)(c) Finančne uredbe)

1. Komisija lahko prenese naloge, ki vključujejo izvajanje javne oblasti, na nacionalne organe javnega sektorja ali osebe zasebnega prava, ki opravljajo javno službo, samo če zanje velja pravo ene od držav članic ali držav članic Evropskega gospodarskega prostora (EGP) ali držav, ki so zaprosile za pridružitev k Evropski uniji, razen če temeljni akt ne določa drugače.

2. Komisija zagotovi, da organi ali subjekti iz odstavka 1 dajo primerna finančna jamstva, ki jih po možnosti izda javna oblast, zlasti za celotno vračilo zneskov, dolgovanih Komisiji.

3. Kadar Komisija načrtuje prenos nalog, ki vključujejo izvajanje javne oblasti, in zlasti nalog izvrševanja proračuna na organ iz točke (c) člena 54(2) Finančne uredbe, mora izvesti analizo, če organ upošteva načela gospodarnosti, uspešnosti in učinkovitosti. Če ta analiza prikaže, da je prenos nalog najbolj primeren za izpolnjevanje pogojev dobrega finančnega poslovodenja, Komisija pred prenosom zaprosi za mnenje pristojni odbor iz temeljnega akta, ki lahko tudi da svoje mnenje o načrtovani uporabi meril za izbor.

Člen 39

Imenovanje nacionalnih organov javnega sektorja ali subjektov zasebnega prava, ki opravljajo javno službo(Člen 54(2)(c) Finančne uredbe)

1. Za nacionalne organe javnega sektorja ali subjekti zasebnega prava, ki opravljajo javno službo, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.

2. Takšni organi ali subjekti se izberejo na objektiven in pregleden način na podlagi analize gospodarnosti, da ustrezajo pogojem za izvrševanje proračuna, ki jih določi Komisija. Ta izbira ne sme povzročiti diskriminacije med posameznimi državami članicami ali zadevnimi tretjimi državami.

3. V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da država članica ali zadevna država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali zadevna država imenuje organ ali subjekt v skladu z določbami temeljnega akta.

V vseh drugih primerih takšne organe ali subjekte imenuje Komisija v dogovoru z državami članicami ali zadevnimi državami in v skladu z določbami temeljnega akta.

Člen 40

Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil(Člen 57 Finančne uredbe)

Če Komisija zaupa naloge zasebnim subjektom iz člena 57(2) Finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela Finančne uredbe.

Člen 41

Podrobna ureditev za posredno centralizirano upravljanje(Člen 54(2)(b) in (c) Finančne uredbe)

1. Če Komisija zaupa naloge izvrševanja agencijam, organom ali subjektom iz točk (b) in (c) člena 54(2) Finančne uredbe, z njimi sklene sporazum.

2. Sporazum iz odstavka 1 vsebuje naslednje določbe:

(a) opredelitev dodeljenih nalog;

(b) pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, vključno z ustreznimi določbami za razmejitev odgovornosti in organizacijo kontrol, ki jih je treba izvajati;

(c) pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog;

(d) pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;

(e) podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija;

(f) pogoje, ki urejajo uporabo ločenih bančnih računov, upravičenca za dohodek iz obresti in njegovo uporabo;

(g) določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Skupnosti ločeni od drugih dejavnosti organa;

(h) zavezo, da agencija, organ ali subjekt ne bo storil nobenega dejanja, ki bi lahko povzročil navzkrižje interesov v smislu člena 52(2) Finančne uredbe.

3. Agencije, organi ali subjekti iz odstavka 1 nimajo statusa odredbodajalca na podlagi prenosa.

Člen 42

Postopki za potrjevanje obračunov pri decentraliziranem ali deljenem upravljanju(Člen 53(5) Finančne uredbe)

1. Namen postopka za potrditev obračuna iz člena 53(5) Finančne uredbe je zagotoviti, da so izdatki držav članic v okviru deljenega upravljanja ali tretjih držav v okviru decentraliziranega upravljanja, ki lahko bremenijo proračun Skupnosti, pravilni in skladni z ustreznimi pravili Skupnosti.

2. Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo sektorski predpisi, postopek za potrditev obračuna sestavlja:

(a) pripravo poročila o izdatkih držav članic ali tretjih držav v obliki obračuna, ki ga potrdi strokovno usposobljena služba ali organ, ki je funkcionalno neodvisen od proračunskega uporabnika;

(b) preverjanje dokumentov in, kjer je to primerno, preverjanje na kraju samem vsebine teh obračunov in transakcij, ki so njihova podlaga, vključno s pregledi pri upravičencih, ki jih brez vsakih omejitev opravi Komisija;

(c) določitev zneska izdatkov, ki ga Komisija prizna kot upravičenega, da bremeni proračun, na podlagi kontradiktornega postopka in ko o tem uradno obvesti države članice ali tretje države;

(d) izračun finančnega popravka, ki izhaja iz razlike med prijavljenimi izdatki in izdatki, ki se priznajo kot upravičeni, da bremenijo proračun;

(e) izterjava ali vračilo razlike, ki izhaja iz razlike med priznanimi izdatki in zneski, ki so bili že izplačani državam članicam ali tretjim državam. Izterjava se izvede s pobotom iz člena 83.

3. V okviru decentraliziranega upravljanja se postopek za potrditev obračuna, opisan v odstavkih 1 in 2, uporablja glede na dogovorjeno stopnjo decentralizacije.

Člen 43

Skupno upravljanje(Člena 53 in 165 Finančne uredbe)

1. Proračunska sredstva pri skupnem upravljanju z mednarodnimi organizacijami v smislu členov 53 in 165 Finančne uredbe se uporabljajo za financiranje ukrepov, katerih izvajanje zahteva združevanje virov večjega števila donatorjev, kadar posamezne vrste izdatkov ni mogoče ali primerno razdeliti po deležih, ki so jih prispevali posamezni donatorji.

Komisija zagotovi, da obstaja primerna ureditev za nadzor in revizijo ukrepa v celoti.

2. Mednarodne organizacije iz odstavka 1 so:

(a) mednarodne organizacije javnega sektorja, ki se ustanovijo na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije;

(b) Mednarodni odbor Rdečega križa;

(c) Mednarodna federacija državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca.

POGLAVJE 3

Finančni udeleženci

Oddelek 1

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Člen 44

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev(Člen 58 Finančne uredbe)

Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za izvajanje svojih nalog, in pripravi akt o ustanovitvi, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

Oddelek 2

Odredbodajalec

Člen 45

Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa(Člen 59 Finančne uredbe)

1. Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri izvajanju nalog pomagajo uradniki ali drugi uslužbenci (v nadaljnjem besedilu "osebje"), na katere v okviru svoje odgovornosti prenese določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za osebje, ki pomaga odredbodajalcem na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, veljajo obveznosti iz člena 52 Finančne uredbe.

2. Vsaka institucija obvesti proračunski organ vedno, ko odredbodajalec iz plačilnega razreda A1 začne opravljati svoje naloge, prevzame nove ali preneha opravljati naloge.

Člen 46

Notranji predpisi o prenosu nalog(Člen 59 Finančne uredbe)

V skladu s Finančno uredbo in s to uredbo vsaka ustanova v svojih notranjih predpisih določi takšne ukrepe za upravljanje odobrenih proračunskih sredstev, za kakršne sodi, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega dela proračuna.

Člen 47

Ločitev nalog začetka aktivnosti in preverjanja aktivnosti(Člen 60(4) Finančne uredbe)

1. Razume se, da začetek aktivnosti pomeni vse operacije, ki jih običajno izvaja osebje iz člena 45 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa.

2. Razume se, da predhodno preverjanje aktivnosti pomeni vse predhodne kontrole, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov postopka.

3. Za vsako aktivnost se izvede vsaj predhodno preverjanje. Namen tega preverjanja je ugotoviti:

(a) ali so izdatki in prihodki pravilni in skladni z veljavnimi določbami, zlasti z določbami o proračunu in z drugimi ustreznimi predpisi ter s kakršnimi koli akti, sprejetimi za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kjer je to primerno, s pogoji pogodb;

(b) ali se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II Finančne uredbe.

4. Pri naknadnem preverjanju dokumentov in, kjer je to primerno, preverjanju na kraju samem se preverja, če se aktivnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti če se upoštevajo merila iz odstavka 3. Ta preverjanja se lahko izvajajo z vzorčenjem v okviru analize tveganja.

5. Za izvajanje preverjanj iz odstavkov 2 in 4 so odgovorni drugi uradniki ali drugo osebje kakor za izvajanje nalog začetka aktivnosti iz odstavka 1, prav tako pa jim ne smejo biti podrejeni.

Člen 48

Postopki poslovodenja in notranjega kontroliranja(Člen 60(4) Finančne uredbe)

Sistemi in postopki poslovodenja in notranjih kontrol so namenjeni za:

(a) doseganje ciljev politik, programov in ukrepov institucije v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;

(b) ravnanje v skladu s pravili prava Skupnosti in z minimalnimi standardi kontroliranja, ki jih določi institucija;

(c) varovanje sredstev in informacij institucije;

(d) preprečevanje in odkrivanje nepravilnosti, napak in goljufij;

(e) odkrivanje in preprečevanje tveganj pri upravljanju sredstev;

(f) zagotavljanje zanesljivih finančnih in poslovodnih informacij;

(g) hranjene dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja ali ukrepov za izvrševanje proračuna;

(h) hranjenje dokumentov, ki se nanašajo na garancije za predplačila v korist institucije, in vodenje dnevnika, ki omogoča, da se takšne garancije primerno spremljajo.

Člen 49

Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci(Člen 60(4) Finančne uredbe)

Sistemi upravljanja in postopki za hranjenje izvirnikov dokazil določajo:

(a) da se taki dokumenti oštevilčijo;

(b) da se taki dokumenti opremijo z datumom;

(c) da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;

(d) da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, na katerega Evropski parlament potrdi razrešitev za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določen v točki (d) prvega pododstavka, t.j. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Člen 50

Kodeks strokovnega ravnanja(Člen 60(5) Finančne uredbe)

1. Osebje, ki ga imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izbere na podlagi njihovega znanja, veščin in zlasti konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

2. Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki določa v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja:

(a) stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za osebje iz odstavka 1;

(b) obveznost, da se takšno osebje nenehno usposablja;

(c) funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;

(d) pravila ravnanja, zlasti etične standarde in dolžnost, da morajo ravnati v skladu z njimi, in pravice, ki jih imajo.

3. Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, in ki te informacije redno dopolnjujejo.

Člen 51

Če odredbodajalec na podlagi prenosa ne ukrepa(Člen 60(6) Finančne uredbe)

Da odredbodajalec na podlagi prenosa ni ukrepal, kakor je določeno v členu 60(6) Finančne uredbe pomeni, da v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.

Člen 52

Naknadno preverjanje in letno poročilo o delu(Člen 60(7) Finančne uredbe)

Rezultat naknadnih preverjanj je skupaj z drugimi zadevami opisan v letnem poročilu o delu, ki ga odredbodajalec na podlagi prenosa predloži svoji instituciji.

Člen 53

Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji(Člen 60 Finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za izvajanje nalog računovodje.

Člen 54

Poročila o postopkih s pogajanji(Člen 60 Finančne uredbe)

Odredbodajalci na podlagi prenosa za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih v postopkih s pogajanji iz členov 126, 127, 242, 244, 246 in 247. Če se delež pogodb, sklenjenih v postopkih s pogajanjih glede na število naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji proračunskemu organu. V primeru Komisije se to poročilo priloži k povzetku letnih poročil o delu iz člena 60(7) Finančne uredbe.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 55

Imenovanje računovodje(Člen 61 Finančne uredbe)

Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropskih skupnosti.

Institucija računovodjo obvezno izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami.

Člen 56

Razrešitev računovodje(Člen 61 Finančne uredbe)

1. V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi vmesno poročilo.

To poročilo sestavlja zaključni račun iz naslova VII prvega dela Finančne uredbe na zadnji dan meseca, v katerem je računovodje razrešen.

2. Vmesno poročilo ni potrebno, če je računovodja razrešen na koncu proračunskega leta.

3. Vmesno poročilo ali, v okoliščinah iz odstavka 2, začasni zaključni račun iz člena 128 Finančne uredbe računovodja, ki bo prenehal opravljati svoje naloge ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe pošlje novemu računovodji, ki mora v največ enem mesecu od datuma predložitve pisno potrditi, da sprejema zaključni račun, lahko pa izrazi pridržke.

4. Vsaka institucija obvesti proračunski organ o vsakem imenovanju ali razrešitvi računovodje.

Člen 57

Mnenje o računovodskem sistemu in sistemu za vodenje evidence premoženja(Člen 61 Finančne uredbe)

Kadar sistemi za finančno poslovodenje, ki jih vzpostavi odredbodajalec, zagotavljajo podatke za računovodstvo institucije ali se uporabljajo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, mora računovodja dati svoje soglasje k uvedbi ali spremembi takih sistemov.

Odgovorni odredbodajalec se mora z računovodjo posvetovati tudi o uvedbi ali spremembi sistemov za vodenje evidenc premoženja in sistemov za vrednotenje sredstev in obveznosti.

Člen 58

Vodenje zakladnice(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.

2. Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnega toka.

3. Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.

Člen 59

Vodenje bančnih računov(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Za potrebe vodenja zakladnice lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko odpre račune tudi v drugih valutah, ki ni evro.

2. Računovodja se s finančnimi institucijami pogaja o pogojih vodenja računov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.

3. Računovodja ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so odprti računi, vsaj na vsakih pet let.

4. Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah.

5. Računovodja Komisije je po posvetu z računovodji drugih ustanov pristojen za usklajevanje pogojev vodenja računov, ki jih odprejo različne institucije.

Člen 60

Pooblastilo za podpisovanje(Člen 61 Finančne uredbe)

Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančni poslov podpisati en ali več pravilno pooblaščenih delavcev.

V ta namen vsaka institucija sporoči vsem finančnim institucijami, pri katerih je odprla račune, imena pooblaščenih uradnikov in deponira njihove podpise.

Člen 61

Vodenje stanj na računih(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih, predvidenih v členu 59, ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 58(2) in v vsakem primeru:

(a) da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;

(b) da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v evre.

2. Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.

Člen 62

Prenosi in menjalni posli(Člen 61 Finančne uredbe)

Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja menjalne posle.

Člen 63

Načini plačila(Člen 61 Finančne uredbe)

Plačila se izvršujejo z bančnimi nakazili ali čeki.

Člen 64

Podatki o prejemnikih plačil(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko so v skupno podatkovno bazo vneseni podatki o bančnem računu prejemnika plačila.

Vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila ali sprememba teh podatkov v podatkovni bazi se izvede na podlagi dokumenta v papirni ali elektronski obliki, ki ga potrdi banka prejemnika plačila.

2. Z namenom plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v podatkovno bazo.

Odredbodajalec pred pripravo odredbe za plačilo preveri, če so podatki o bančnem računu, ki jih je sporočil prejemnik plačila, še vedno veljavni.

V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v podatkovno bazo prejemnikov plačila. V takih primerih odredbodajalec stori vse kar je v njegovi moči, da zagotovi čim prejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.

Člen 65

Dokazila, ki jih hrani računovodja(Člen 61 Finančne uredbe)

Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 121 Finančne uredbe je treba hraniti najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament potrdi razrešitev za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.

Oddelek 4

Skrbnik računa izločenih sredstev

Člen 66

Pogoji za uporabo računa izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Kadar je zaradi majhnih zneskov nemogoče ali neučinkovito izvajati plačilne postopke s proračunskimi postopki, se lahko za plačila takih izdatkov oblikuje račun izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko začasno potrjuje in plačuje izdatke po navodilih odgovornega odredbodajalca.

3. Račun izločenih sredstev se oblikuje in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje, ki ga izda na podlagi primerno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.

Tudi za spremembo pogojev poslovanja s sredstvi na računu izločenih sredstev je potreben sklep računovodje, ki ga izda na podlagi pravilno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.

Člen 67

Pogoji za odprtje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Sklep o oblikovanju računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev poslovanja s sredstvi na računu izločenih sredstev določa zlasti:

(a) najvišji znesek, ki ga je možno izločiti na račun, in njegov namen;

(b) ali je treba na ime zadevne institucije odpreti bančni ali žiro račun;

(c) vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko plača skrbnik računa izločenih sredstev tretjim osebam ali pobere od njih;

(d) pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;

(e) postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;

(f) da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;

(g) rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;

(h) podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.

2. V predlogih za sklepe za oblikovanje računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:

(a) ima prednost uporaba proračunskih postopkov, pri katerih obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;

(b) se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.

Razen specifičnih predplačil na področju človekoljubne pomoči in obvladovanja kriznih razmer v smislu člena 168(2) najvišji znesek iz točke (c) odstavka 1 ne sme preseči 30000 evrov na posamezno odhodkovno postavko.

3. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:

(a) predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;

(b) pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev v gotovini ali na računih.

4. Plačila z računa izločenih sredstev se izvršujejo z bančnimi nakazili, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi.

5. Plačilom sledi formalna dokončna potrditev sklepov in/ali odredb za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.

Člen 68

Izbira skrbnika računa izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere izmed uradnikov kategorije A, B in C. Po potrebi se lahko skrbnik računa izločenih sredstev izbere izmed uradnikov, za katere veljajo pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev na ravni, ki je enakovredna tem kategorijam. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi njegovega znanja, veščin in zlasti konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

Člen 69

Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Računovodja izvrši plačilo na račun izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenosa nalog podpisnika in kontrol na kraju samem ter v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja da na voljo sredstva za blagajno predplačil. Predplačila se plačajo na bančni račun, ki se odpre za predplačila.

Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki iz:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacij;

(c) raznih vračil;

(d) obresti.

Predplačila se obračunajo na podlagi izdatkov ali raznih ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o oblikovanju računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami Finančne uredbe. Računovodja odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko sredstva prenaša med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isto račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.

Člen 70

Pregledi, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega konta so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbniku računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij za pretekli mesec skupaj z dokazili odredbodajalcu, ki obračuna posle na računu izločenih sredstev.

2. Računovodja izvaja preglede, ki se običajno izvajajo na kraju samem in brez predhodne napovedi, s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, če so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da take preglede izvaja uradnik ali drug uslužbenec njegove službe ali službe za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh pregledov odgovornemu odredbodajalcu.

Člen 71

Postopek za oddajo javnih naročil(Člen 63 Finančne uredbe)

Plačila z računa izločenih sredstev se lahko v mejah, ki jih določa člen 129(4), uporabljajo enostavno za plačila stroškov po računih brez predhodnega sprejema ponudbe.

POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 72

Organi, odgovorni za boj proti goljufijam(Člena 60(6) in 65(2) Finančne uredbe)

Razume se, da organi iz členov 60(6) in 65(2) Finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani na podlagi Kadrovskih predpisov za uradnike in pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu Kadrovski predpisi) in sklepov institucij Skupnosti o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in drugih nezakonitih dejanj, ki škodujejo interesom Skupnosti.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Člen 73

Potrditev navodil(Člen 66(2) Finančne uredbe)

1. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel naloge. Če ta organ navodilo pisno potrdi in odredbodajalec potrditev prejme pravočasno in je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja; odredbodajalec izvede navodilo, razen če ne pomeni kršitve kazenskega prava ali veljavnih varnostnih standardov.

2. Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.

3. Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 66(2) Finančne uredbe, odredbodajalec na podlagi prenosa evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o delu.

Člen 74

Finančne nepravilnosti(Člena 60(6) in 66(4) Finančne uredbe)

Brez poseganja v pristojnosti Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) je v zvezi s kršitvami katere koli določbe Finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja in je posledica dejanja ali opustitve dejanja uradnika ali drugega uslužbenca, pristojna posebna komisija za finančne nepravilnosti.

Člen 75

Komisija za finančne nepravilnosti(Člena 60(6) in 66(4) Finančne uredbe)

1. Primere finančnih nepravilnosti iz člena 74 organ za imenovanje ali, kjer je to primerno, organ, pooblaščen za sklepanje pogodb o zaposlovanju, predloži v presojo komisiji iz člena 66(4) Finančne uredbe.

Kadar komisiji zadevo predloži organ za imenovanje ali organ, pooblaščen za sklepanje pogodb o zaposlitvi, komisija poda svoje mnenje, v katerem oceni ali je nastala nepravilnost v smislu člena 74, kakor resna je ta nepravilnosti in kakšne bi bile lahko njene posledice. Če analiza komisije pokaže, da je zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost OLAF, nemudoma vrne spis zadeve organu za imenovanje ali organu, pooblaščenemu za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in takoj obvesti OLAF.

Kadar komisijo iz prvega pododstavka o zadevi obvesti neposredno kateri od delavcev v skladu s členom 60(6) Finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje ali, kjer je to primerno, organu, pooblaščenemu za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in o tem obvesti delavca.

2. Vsaka institucija glede na svojo notranjo organiziranost določi način delovanja komisije iz člena 66(4) Finančne uredbe in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjo osebo z zahtevno usposobljenostjo in izkušnjami.

POGLAVJE 5

Prihodki

Oddelek 1

Lastna sredstva

Člen 76

Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva(Člen 69 Finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi terminski način, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Evropskih skupnosti, dana na voljo Komisiji.

Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.

Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 77

Ocena terjatev(Člen 70 Finančne uredbe)

1. Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.

Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:

(a) je prihodek knjižen na pravilno proračunsko postavko;

(b) je ocena pravilna in je v skladu z veljavnimi določbami in načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2. Ob upoštevanju člena 161(2) Finančne uredbe ocena zneska terjatev ne pomeni, da so pravice porabe na voljo. V primerih iz člena 18 Finančne uredbe se lahko proračunska sredstva dajo na voljo šele, ko Skupnosti dejansko izterjajo dolgovane zneske.

Oddelek 3

Ugotovitev terjatev

Člen 78

Postopek(Člen 71 Finančne uredbe)

1. Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Skupnosti do dolžnika in priznanje pravice zahtevati, da dolžnik dolg plača.

2. Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.

3. Z opominom dolžniku se dolžnika obvesti:

(a) da so Skupnosti ugotovile znesek terjatve;

(b) da je dolg Skupnostim zapadel v plačilo na določen datum (v nadaljnjem besedilu "datum zapadlosti");

(c) če dolga ne bo plačal do tega datuma zapadlosti, da se za dolg zaračunajo obresti po obrestni meri iz člena 86, brez poseganja v posebne predpise, ki se lahko uporabijo;

(d) da bo institucija izterjala znesek s pobotom, kadar bo to mogoče, o čemer bo pred tem obvestila dolžnika;

(e) če dolžnik dolga ne bo plačal do določenega datuma zapadlosti, da bo institucija izterjala znesek z unovčenjem garancije, ki jo je dolžnik predložil vnaprej;

(f) če po sprejetju vseh teh ukrepov znesek ni poplačan v celoti, da bo institucija izterjala znesek z izvršitvijo odločbe, izdane bodisi v skladu s členom 72(2) Finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Odredbodajalec pošlje opomin dolžniku in kopijo opomina računovodji.

Člen 79

Ugotovitev terjatev(Člen 71 Finančne uredbe)

Da se znesek terjatve lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:

(a) da je terjatev nedvomna in da ni z ničemer pogojena;

(b) da je terjatev v fiksnem znesku, natančno izražena v denarju;

(c) da je terjatev zapadla in da zanjo ni določen noben plačilni rok;

(d) da so podatki o dolžniku pravilni;

(e) da je znesek, ki ga je treba izterjati, knjižen na pravilno proračunsko postavko,

(f) da so dokazila pravilna; in

(g) da je upoštevano načelo dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede meril iz točke (a) člena 87(1).

Člen 80

Dokazila za ugotovitev terjatev(Člen 71 Finančne uredbe)

1. Ugotovitev zneska terjatev temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Skupnosti.

2. Pred ugotovitvijo zneska terjatev odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila pregledana.

3. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členoma 48 in 49.

Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 81

Izdaja naloga za izterjavo(Člen 72 Finančne uredbe)

1. V nalogu za izterjavo je navedeno:

(a) proračunsko leto, na katero naj bi se prihodek knjižil;

(b) akt ali pravna obveznost, ki je vir dolga in podlaga za pravico do izterjave;

(c) proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja, vključno, kjer je to primerno, s sklicevanjem na ustrezne proračunske obveznosti;

(d) znesek, ki ga je treba izterjati, izražen v evrih;

(e) ime in naslov dolžnika;

(f) datum zapadlosti; in

(g) možen način izterjave, zlasti možnost izterjave s pobotom ali z unovčenjem predložene garancije.

2. Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

Oddelek 5

Izterjava

Člen 82

Formalnosti pri izterjavi(Člen 73 Finančne uredbe)

1. Ob izterjavi računovodja znesek terjatve zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.

2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.

Člen 83

Izterjava s pobotom(Člen 73 Finančne uredbe)

Računovodja lahko kadarkoli v postopku, potem ko o tem obvesti odgovornega odredbodajalca in dolžnika, izterja ugotovljeni znesek terjatve s pobotom, kadar ima dolžnik tudi zahtevek do Skupnosti, ki je nedvoumen, v fiksnem znesku in zapadel, v višini zneska v odredbi za plačilo.

Člen 84

Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno(Člena 72 in 73 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člen 83, če do dneva plačila, določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kjer je to primerno, z unovčenjem garancije, ki je bila predložena vnaprej.

2. Brez poseganja v člen 83, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši odločbo o izterjavi, izdano bodisi v skladu s členom 72(2) Finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Člen 85

Podaljšanje plačilnega roka(Člen 73 Finančne uredbe)

Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem rok plačila podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je primerno utemeljena, in pod pogojem, da sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a) dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri, določeni v členu 86, za celotno obdobje podaljšanja, ki se začnejo obračunavati na datum, ko je plačilo prvikrat zapadlo; in

(b) da za zavarovanje pravic Skupnosti dolžnik predloži finančno zavarovanje, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja institucije sprejme.

Zavarovanje iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.

Člen 86

Zamudne obresti(Člen 71(4) Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe sektorskih predpisov, se za vsak znesek terjatev, ki ni bil poplačan v določenem roku, zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3.

2. Obrestna mera za zneske terjatev, ki niso poplačani v določenem roku plačila, je mera, ki jo uporablja Evropska centralna banka za refinanciranje glavnice, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropskih skupnosti, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem znesek zapade v plačilo, povečana za:

(a) sedem odstotnih točk, če je dogodek, ki je podlaga obveznosti, pogodba o javnem naročilu blaga in storitev iz naslova V;

(b) tri in pol odstotne točke v vseh drugih primerih.

3. Obresti se zaračunajo od koledarskega dne po datumu zapadlosti, določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.

4. Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti, določene v skladu z odstavkoma 2 in 3.

5. V primeru globe, kadar dolžnik zagotovi finančno zavarovanje, ki ga računovodja sprejme namesto delnega plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od datuma zapadlosti, mera iz odstavka 2, povečana za samo eno in pol odstotne točke.

Člen 87

Odstop od izterjave ugotovljenega zneska terjatve(Člen 73 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec lahko odstopi od izterjave celotnega ali dela ugotovljenega zneska terjatve samo v naslednjih primerih:

(a) kadar bi bili stroški izterjave predvidoma višji od zneska, ki ga je treba izterjati, in bi odstop ne škodil podobi Skupnosti;

(b) kadar zneska terjatve ni mogoče izterjati zaradi zastaranja ali plačilne nesposobnosti dolžnika;

(c) kadar izterjava ni skladna z načelom sorazmernosti.

2. V primeru iz točke (c) odstavka 1 odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z naprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednja merila, ki so obvezna in se uporabljajo v vseh primerih:

(a) dejstva, ob upoštevanju resnosti nepravilnosti, zaradi katere je bil ugotovljen znesek terjatve (goljufija, ponovitev kršitve, namen, skrbnost, dobra vera, očitna napaka);

(b) učinek, ki bi ga odstop od terjatve lahko imel na delovanje Skupnosti in njihove finančne interese (znesek terjatve, tveganje, da bi odstop predstavljal precedens, zmanjševanje pomena, da so pravne norme zavezujoče).

Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednja dodatna merila:

(a) morebitno izkrivljanje konkurence, ki bi ga povzročil odstop od izterjave;

(b) gospodarsko in socialno škodo, ki bi lahko nastala, če bi se dolg izterjal v celoti.

3. Odločba o odpovedi izterjavi iz člena 73(2) Finančne uredbe mora biti obrazložena in v njej je treba navesti ukrepe, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpise in dejstva, s katerimi je odstop od izterjave utemeljen. Odgovorni odredbodajalec odstopi od izterjave v skladu s postopkom iz člena 81.

4. Institucija ne more prenesti pooblastila za odstop od izterjave ugotovljenega zneska terjatve, če znesek, v zvezi s katerim naj bi odstopila od izterjave:

(a) presega 1000000 evrov; ali

(b) presega 100000 evrov in ta znesek predstavlja več kakor 25 % ugotovljenega zneska terjatve.

Za terjatve pod mejnim zneski iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odstop od izterjave ugotovljenega dolga.

5. Vsaka institucija vsako leto pošlje organu za izvrševanje proračuna poročilo o odstopih od izterjave iz odstavkov 1 do 4 za zneske v višini nad 100000 evri. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o delu iz člena 60(7) Finančne uredbe.

Člen 88

Razveljavitev ugotovljenega zneska terjatve(Člen 73 Finančne uredbe)

1. V primeru napake glede pravne podlage odgovorni odredbodajalec razveljavi ugotovljeni znesek terjatve v skladu s členom 80 in 81; razveljavitev mora biti ustrezno obrazložena.

2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljenega zneska terjatve.

Člen 89

Tehnični in računovodski popravek ugotovljenega zneska terjatve(Člen 73 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec popravi ugotovljeni znesek terjatve navzgor ali navzdol, če je sprememba zneska potrebna zaradi odkritja stvarne napake, pod pogojem, da popravek ne pomeni odstopa od ugotovljene upravičenosti Skupnosti. Takšen popravek se izvede v skladu s členoma 80 in 81 in mora biti ustrezno obrazložen.

2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za izvedbo tehničnega in računovodskega popravka ugotovljenega zneska terjatve.

POGLAVJE 6

Izdatki

Člen 90

Sklep o financiranju(Člen 75 Finančne uredbe)

Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva izdatke v breme proračuna.

Oddelek 1

Prevzem obveznosti za izdatke

Člen 91

Celotne in začasne obveznosti(Člen 76(2) Finančne uredbe)

1. Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi na podlagi sklenjenih sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene pravne obveznosti ali več, bodisi s sklenitvijo ene pravne obveznosti ali več.

Sporazumi o financiranju na področju finančne pomoči in proračunske podpore, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo, ne da bi bilo treba skleniti druge pravne obveznosti.

2. Začasne obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene pravne obveznosti ali več, na podlagi katere nastane pravica do poznejših plačil, bodisi, v primerih, ki se nanašajo na izdatke za osebje institucije ali za obveščanje javnosti o dogodkih Skupnosti, neposredno s plačili.

Člen 92

Sprejetje celotne obveznosti(Člen 76 Finančne uredbe)

1. Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.

Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred izdajo sklepa o izbiri upravičencev in, kadar izvrševanje določenih proračunskih sredstev pomeni sprejetje delovnega programa v smislu člena 166, potem, ko je tak program sprejet.

2. Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.

Člen 93

Razveljavitev dodelitev proračunskih sredstev, če v treh letih ni nobenega plačila(Člen 77 Finančne uredbe)

Odobritev proračunskih sredstev za pravno obveznost, za katero v obdobju treh let po podpisu pravne obveznosti ni bilo nobenega plačila v smislu člena 81 Finančne uredbe, se razveljavi.

Člen 94

Enotnost podpisovanja(Člen 76 Finančne uredbe)

1. Izjema od pravila, da mora biti samo en podpisnik za proračunske obveznosti in za ustrezne pravne obveznosti, je mogoča samo v naslednjih primerih:

(a) kadar se obveznosti prevzamejo začasno;

(b) kadar se celotna obveznosti nanašajo na sporazume o financiranju s tretjimi državami;

(c) kadar sklep institucije predstavlja pravno obveznost;

(d) kadar se celotna obveznost izvršuje z več pravnimi obveznostmi, za katere so odgovorni različni odredbodajalci na podlagi prenosa;

(e) kadar mora v zvezi z blagajno predplačil, ki je na voljo za zunanje ukrepe, pravne obveznosti podpisati več uradnikov lokalnih enot iz člena 254.

2. Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal prevzem proračunske obveznosti, odsoten in bo ostal odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravnih obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanja v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 59(2) Finančne uredbe.

Člen 95

Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti(Člen 77 Finančne uredbe)

V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci. Odgovorni odredbodajalec preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.

Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, proti kateri se posamezne obveznosti knjižijo.

Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti.

Člen 96

Upravni izdatki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi(Člen 76 Finančne uredbe)

Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne izdatke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:

(a) izdatki za plače osebja, ne glede na to ali jih pokrivajo Kadrovski predpisi ali ne, za druge človeške vire, pokojnine in za plačilo strokovnjakov;

(b) izdatki v zvezi s člani institucij;

(c) izdatki za usposabljanje;

(d) izdatki za razpise, izbiranje in zaposlovanje;

(e) stroški službenih potovanj;

(f) reprezentančni stroški;

(g) stroški sejnin;

(h) samostojni tolmači in/ali prevajalci;

(i) izmenjava uradnikov;

(j) redne najemnine premičnin in nepremičnin;

(k) razna zavarovanja;

(l) čiščenje in vzdrževanje;

(m) stroški za socialno varstvo;

(n) uporaba telekomunikacijskih storitev;

(o) finančne dajatve;

(p) pravni izdatki;

(q) odškodnine, skupaj z obrestmi;

(r) delovna oprema;

(s) voda, plin, elektrika;

(t) redne publikacije na papirju ali v elektronski obliki.

Oddelek 2

Potrditev izdatkov

Člen 97

Potrjevanje in zaznamek "odobreno za plačilo"(Člen 79 Finančne uredbe)

1. Potrjevanje izdatkov temelji na dokazilih v smislu člena 104, ki potrjujejo upravičenost upnika na osnovi dejansko opravljene storitve, dejansko dobavljeno blago ali dejansko izvedene gradnje ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo.

2. Odgovorni odredbodajalec pred izdajo sklepa o potrditvi izdatka osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila pregledana.

3. Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom, podpiše zaznamek "odobreno za plačilo". Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitno uporabo v prihodnje.

Člen 98

Zaznamek "odobreno za plačilo" pri pogodbah za javna naročila(Člen 79 Finančne uredbe)

Pri plačilih po pogodbah za javna naročila zaznamek "odobreno za plačilo" potrjuje:

(a) da je institucija prejela in formalno evidentirala račun, ki ga je izdal izvajalec;

(b) da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec pravilno pooblastil, opremil sam račun ali notranji dokument, ki mu je bil priložen prejeti račun, z zaznamkom "potrjujem pravilnost" in ga podpisal;

(c) da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati, in veljavnosti plačila kot poplačila obveznosti.

Zaznamek "potrjujem pravilnost" iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno, ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdilo se štejeta kot zaznamek "potrjujem pravilnost".

Člen 99

Zaznamek "odobreno za plačilo" pri donacijah(Člen 79 Finančne uredbe)

Pri plačilih donacij zaznamek "odobreno za plačilo" potrjuje:

(a) da je institucija prejela in formalno evidentirala zahtevek za plačilo, ki ga je pripravil upravičenec;

(b) da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec pravilno pooblastil, opremil sam zahtevek za plačilo ali notranji dokument, ki mu je bil priložen prejeti zahtevek za plačilo, z zaznamkom "potrjujem pravilnost" in ga podpisal; s podpisom tega zaznamka uradnik ali uslužbenec potrdi, da je ukrep ali delovni program, ki ga izvaja upravičence, v vseh vidikih v skladu s sporazumom o donaciji;

(c) da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati in veljavnosti plačila kot poplačila obveznosti.

Člen 100

Zaznamek "odobreno za plačilo" pri izdatkih za plače(Člen 79 Finančne uredbe)

Pri plačilih za izdatke za plače zaznamek "odobreno za plačilo" potrjuje, da obstajajo naslednja dokazila:

(a) v zvezi z mesečno plačo:

(i) popoln seznam zaposlenih z navedbo vseh sestavin nadomestila;

(ii) obrazec (osebni evidenčni list), ki temelji na sklepih, sprejetih za vsakega posameznega delavca, iz katerega so razvidne spremembe katerega koli sestavnega dela nadomestila;

(iii) v primeru novih zaposlitev ali imenovanj mora biti prvi potrditvi izplačila plače priložena overjena kopija odločbe o zaposlitvi ali imenovanju;

(b) za druge vrste nadomestila (zaposleni, ki so plačani po urah ali dnevih): potrdilo, ki ga podpiše odredbodajalec ali drug uslužbenec in iz katerega so razvidni dnevi in ure prisotnosti na delu;

(c) v zvezi z nadurami: potrdilo, ki ga podpiše odredbodajalec ali drug uslužbenec in iz katerega je razvidna količina nadur, ki jih je zaposleni opravil;

(d) v zvezi s stroški službenih potovanj:

(i) potni nalog, ki ga podpiše pristojni organ;

(ii) obračun potnih stroškov, ki ga podpiše uradnik, ki je bil na službenem potovanju, in upravni nadrejeni delavec, na katerega so bila prenesena ustrezna pooblastila, in iz katerega je zlasti razviden kraj službenega potovanja, datumi in ure odhoda in prihoda v kraj službenega potovanja, stroški prevoza, stroški dnevnic in drugi stroški, pravilno odobreni na osnovi predloženih dokazil;

(e) v zvezi z drugimi stroški zaposlenih: dokazila, ki se nanašajo na odločbo, na kateri temeljijo stroški in iz katere so razvidne vse sestavine izračuna.

Člen 101

Materialna oblika zaznamka "odobreno za plačilo"(Člen 79 Finančne uredbe)

Če sistem ni računalniško podprt, ima zaznamek "odobreno za plačilo" obliko žiga, pod katerega se podpiše odgovorni odredbodajalec ali uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec pooblastil v skladu s členom 97. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek "odobreno za plačilo" obliko potrditve s pomočjo osebnega gesla odgovornega odredbodajalca ali uradnika ali drugega strokovno usposobljenega uslužbenca, ki ga je pooblastil odgovorni odredbodajalec.

Oddelek 3

Odobritev plačil

Člen 102

Preverjanja plačil, ki jih izvede odredbodajalec(Člen 80 Finančne uredbe)

Pri pripravi odredbe za plačilo odgovorni odredbodajalec zagotovi:

(a) da je odredba za plačilo pravilno izdana, kar pomeni, da je bila pred tem sprejeta ustrezna odločitev o potrditvi v obliki zaznamka "odobreno za plačilo", da so podatki o prejemniku plačila pravilni in da je znesek zapadel v plačilo;

(b) da je odredba za plačilo skladna s proračunsko obveznostjo, proti kateri je knjižena;

(c) da izdatek bremeni pravo postavko v proračunu;

(d) da so proračunska sredstva na voljo.

Člen 103

Obvezni podatki na odredbi za plačilo in predložitev računovodji(Člen 80 Finančne uredbe)

1. Odredba za plačilo vsebuje:

(a) proračunsko leto, na katero naj bi se izdatek knjižil;

(b) proračunski člen in morebitno drugo vrste členitve, ki se lahko uporablja;

(c) sklicevanje na pravno obveznosti, na podlagi katere je nastala pravica do plačila;

(d) sklicevanje na proračunsko obveznost, proti kateri naj bi se izdatek knjižil;

(e) znesek, ki ga je treba plačati, izražen v evrih;

(f) ime in naslov ter bančni podatki prejemnika plačila;

(g) predmet izdatka;

(h) način plačila;

(i) vpis v evidenco premoženja v skladu s členom 222.

2. Odredbo za plačilo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše, nato pa pošlje računovodji.

Oddelek 4

Plačilo izdatkov

Člen 104

Dokazila(Člen 81 Finančne uredbe)

1. Vnaprejšnje financiranje, vključno s primeri, ko je razdeljeno na več plačil, se plača bodisi na podlagi pogodbe, sporazuma ali temeljnega akta bodisi na podlagi dokazil, ki omogočajo preverjanje skladnosti financiranih ukrepov s pogoji zadevne pogodbe ali sporazuma. Vmesna plačila ali plačila razlike temeljijo na dokazilih, na podlagi katerih je mogoče preveriti, če so bili financirani ukrepi izvedeni v skladu s pogoji pogodbe ali sporazuma, sklenjenega z upravičencem, ali v skladu s temeljnim aktom.

2. Odgovorni odredbodajalec v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja določi vrsto dokazil iz odstavka 1 v skladu s temeljnim aktom ter s pogodbami in sporazumi, sklenjenimi z upravičencem. Za namene odstavka 1 predstavljajo dokazila vmesna in končna poročila o tehničnem in finančnem izvajanju.

3. Dokazila hrani odgovorni odredbodajalec v skladu s členoma 48 in 49.

Člen 105

Knjiženje vnaprejšnjega financiranja in vmesnih plačil(Člen 81 Finančne uredbe)

1. Namen vnaprejšnjega financiranja je, da se upravičencem zagotovijo likvidna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil.

2. Vmesno plačilo, ki se lahko izplača večkrat, je namenjeno za povrnitev izdatkov, ki jih je imel upravičenec med izvajanjem ukrepa, na podlagi poročila o izdatkih. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna vnaprejšnje financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.

3. Zaključevanje izdatkov ima obliko plačila razlike, ki je ni mogoče izplačati večkrat in s katero se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.

Oddelek 5

Roki za izvrševanje izdatkov

Člen 106

Roki za plačilo in zamudne obresti(Člen 83 Finančne uredbe)

1. Dolgovani zneski se plačajo v največ petinštiridesetih koledarskih dneh od datuma, na katerega je služba, ki jo je pooblastil odgovorni odredbodajalec, evidentirala sprejemljiv zahtevek za plačilo; razume se, da datum plačila pomeni datum, na katerega je bil obremenjen račun institucije.

Zahtevek za plačilo ni sprejemljiv, če najmanj ena od osnovnih zahtev ni izpolnjena.

2. Plačilni rok iz odstavka 1 je trideset koledarskih dni za plačila, ki se nanašajo na pogodbe za nudenje storitve ali dobave blaga, razen če pogodba ne določa drugače.

3. Za pogodbe ali sporazume, po katerih je plačilo odvisno od potrditve poročila, rok v smislu roka za plačilo iz odstavkov 1 in 2 ne začne teči, dokler zadevno poročilo ni odobreno bodisi izrecno z obvestilom upravičencu bodisi posredno, ker je potekel rok, ki ga predvideva pogodba za potrditev, če ta rok ni bil prekinjen na podlagi formalnega dokumenta, ki je bil poslan upravičencu.

Rok za potrditev ne sme biti daljši od:

(a) 20 koledarskih dni za enostavne pogodbe, ki se nanašajo na dobavo blaga in storitev;

(b) 45 koledarskih dni za druge pogodbe in za sporazume o donacijah;

(c) 60 koledarskih dni za pogodbe za strokovne storitve, ki jih je posebej zahtevno ocenjevati.

4. Odgovorni odredbodajalec lahko prekine rok za plačilo tako, da kadarkoli v obdobju iz odstavka 1 upnike obvesti, da zahtevka za plačilo ni mogoče poravnati, bodisi ker znesek še ni zapadel bodisi ker niso bili predložena ustrezna dokazila. Če odgovorni odredbodajalec zve informacije, zaradi katerih nastane sum o upravičenosti izdatka, za katerega je dan zahtevek za plačilo, lahko odredbodajalec začasno prekine rok za plačilo, da izvede dodatna preverjanja, vključno s pregledom na kraju samem, da še pred plačilom preveri ali je izdatek v resnici upravičen. Odredbodajalec o tem čimprej obvesti zadevnega upravičenca.

Preostali rok za plačilo začne spet teči od datuma, na katerega je prvič evidentiran pravilno formuliran zahtevek za plačilo.

5. Po poteku rokov, določenih v odstavkih 1 in 2, lahko upnik v dveh mesecih od prejema prepoznega plačila, zahteva obresti v skladu z naslednjimi določbami:

(a) uporabljajo se obrestne mere iz prvega pododstavka člena 86(2);

(b) obresti se plačajo za obdobje, ki preteče od koledarskega dne po preteku roka za plačilo do dneva plačila.

Prvi pododstavek se ne uporablja za države članice.

POGLAVJE 7

Informacijski sistemi

Člen 107

Opis informacijskih sistemov(Člen 84 Finančne uredbe)

Kadar se v procesu izvrševanja proračuna uporabljajo računalniški sistemi in podsistemi, je potreben popoln opis zadnjega stanja vsakega sistema ali podsistema.

Vsak opis vsebuje vsebino vseh podatkovnih polj in opis, kako sistem obravnava vsako posamezno operacijo. Opis podrobno prikazuje, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo.

Člen 108

Redno izdelovanje varnostnih kopij(Člen 84 Finančne uredbe)

Podatki v računalniških sistemih in podsistemih se redno shranjujejo na varnostne kopije in hranijo na varnem mestu.

POGLAVJE 8

Notranji revizor

Člen 109

Imenovanje notranjega revizorja(Člen 85 Finančne uredbe)

1. Vsaka institucija imenuje svojega notranjega revizorja v skladu z ureditvijo, ki jo prilagodi svojim posebnim lastnostim in zahtevam. Institucija o imenovanjih notranjega revizorja obvesti organ za izvrševanje proračuna.

2. Vsaka institucija v skladu s svojimi posebnimi lastnostmi in svojimi zahtevami določi obseg nalog notranjega revizorja in podrobno opiše cilje in postopke za izvajanje funkcije notranjega revizorja, pri čemer ustrezno upošteva mednarodne standarde notranjega revidiranja.

3. Institucija lahko na podlagi svojih posebnih pristojnosti za notranjega revizorja imenuje uradnika ali drugega uslužbenca, za katerega veljajo Kadrovski predpisi, in ki je državljan države članice.

4. Če dve ali več institucij imenujejo istega notranjega revizorja, se dogovorijo za potrebno ureditev, da revizor odgovarja za svoja dejanja v skladu s členom 114.

5. Ko notranji revizor preneha opravljati svoje naloge, institucija o tem obvesti organ za izvrševanje proračuna.

Člen 110

Sredstva za delo(Člen 86 Finančne uredbe)

Institucija zagotovi potrebna sredstva, da lahko notranji revizor pravilno izvaja svojo revizijsko funkcijo, in listino o delu notranje revizije, ki podrobno določa njegove naloge, pravice in obveznosti.

Člen 111

Program dela(Člen 86 Finančne uredbe)

1. Notranji revizor sprejme svoj program dela in ga predloži instituciji.

2. Institucija lahko zaprosi notranjega revizorja, da izvaja tudi revizije, ki niso vključene v program dela iz odstavka 1.

Člen 112

Poročila notranjega revizorja(Člen 86 Finančne uredbe)

1. Notranji revizor instituciji predloži tudi letno notranje revizijsko poročilo iz člena 86(3) Finančne uredbe, v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, glavna priporočila, ki jih je dal, in sprejete ukrepe na podlagi teh priporočil.

V tem letnem poročilu tudi navede kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 66(4) Finančne uredbe.

2. Vsaka institucija prouči ali so dana priporočila v poročilih njenega notranjega revizorja primerna za izmenjavo najboljših praks z drugimi institucijami.

Člen 113

Neodvisnost(Člen 87 Finančne uredbe)

Notranji revizor je pri izvajanju svojih revizijskih nalog popolnoma neodvisen. Notranjemu revizorju se ne sme dajati navodil niti ga na kakršenkoli način omejevati pri izvajanju funkcij, ki jih ima na podlagi svojega imenovanja v skladu s Finančno uredbo.

Člen 114

Odgovornost notranjega revizorja(Člen 87 Finančne uredbe)

Sama institucija lahko v skladu s postopkom iz tega člena ukrepa tako, da njen notranji revizor kot uradnik ali drug uslužbenec, za katerega veljajo Kadrovski predpisi, odgovarja za svoja dejanja.

Institucija sprejme utemeljen sklep za začetek preiskave. Ta sklep se pošlje zadevnemu uradniku ali uslužbencu v postopku. Institucija lahko pod svojo neposredno odgovornostjo za izvajanja preiskave zadolži enega ali več uradnikov na ravni, ki je enaka ali višja ravni zadevnega delavca. Med preiskovanjem ima uradnik ali uslužbenec pravico izraziti svoja stališča.

Poročilo o preiskavi se pošlje zainteresirani stranki, ki jo nato institucija zasliši o predmetu tega poročila.

Na podlagi poročila in zaslišanja institucija sprejme obrazloženo odločitev, s katero konča postopek v preiskovani zadevi, ali pa utemeljeno odločitev v skladu s členi 22 ter 86 do 89 Kadrovskih predpisov. Odločitve, s katerimi se izrečejo disciplinski ukrepi ali finančne sankcije, se uradno pošljejo zainteresirani stranki in v vednost drugim institucijam ter Računskemu sodišču.

V zvezi s takšnimi odločitvami lahko zadevna oseba v skladu z določbami Kadrovskih predpisov vloži pritožbo pri Evropskem sodišču.

Člen 115

Pritožba pred Sodiščem Evropskim skupnosti(Člen 87 Finančne uredbe)

Brez poseganja v pravna sredstva, ki jih predvidevajo Kadrovski predpisi, lahko notranji revizor neposredno sproži postopek pri Sodišču Evropskih skupnosti glede vsakega dejanja, ki se nanaša na opravljanje njegovih nalog notranjega revizorja. Takšno pritožbo je treba vložiti v treh mesecih od datuma uradnega obvestila o zadevnem dejanju.

Preiskave in zaslišanja pri takšni pritožbi se izvedejo v skladu s členom 91(5) Kadrovskih predpisov.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Oddelek 1

Obseg in načela za oddajo javnih naročil

Člen 116

Opredelitev pojmov in področje uporabe(Člen 88 Finančne uredbe)

1. Pogodba o nepremičninah zajema nakup, dolgoročni zakup, leasing, najem z možnostjo odkupa ali brez nje ali nakup na obroke zemljišč, že zgrajenih stavb ali drugih nepremičnin.

2. Naročila blaga zajemajo nakup, leasing, najem z možnostjo odkupa ali brez nje ali nakup na obroke blaga. Dobava blaga lahko poleg tega vključuje še postavitev in vzdrževanje.

3. Naročila gradenj zajemajo izvajanje ali izvajanje in načrtovanje gradenj ali izvedbo gradnje na kakršenkoli način, ki ustreza zahtevam naročnika. "Gradnja" pomeni rezultat gradnje stavb ali nizkih gradenj kot celota, ki sama po sebi izpolnjuje vse ekonomske in tehnične pogoje naročnika.

4. Naročila storitev zajemajo vse intelektualne in neintelektualne storitve, razen storitev, ki jih pokrivajo naročila blaga ter naročila gradenj in pogodbe o nepremičninah. Te storitve so naštete v prilogah IA in IB k Direktivi Sveta 92/50/EGS.

5. Naročilo, ki zajema tako proizvode kot storitve, se šteje za naročilo storitev, če vrednost storitev presega vrednost izdelkov, ki so vključeni v naročilo.

6. Izrazi "dobavitelj", "izvajalec" in "izvajalec storitev" se nanašajo na tri kategorije gospodarskih subjektov, fizičnih ali pravnih oseb, ki dobavijo blago, izvajajo gradnje oziroma opravljajo storitve. Za gospodarske subjekte, ki predložijo ponudbo, se uporablja izraz "ponudniki". Za osebe, ki vložijo prošnjo za sodelovanje v omejenem postopku ali v postopku s pogajanji, se uporablja izraz "kandidati".

7. Službe institucij Skupnosti se štejejo za naročnike.

Člen 117

Okvirna pogodba in posamezne pogodbe(Člen 88 Finančne uredbe)

1. Okvirna pogodba je pogodba, sklenjena med naročnikom in gospodarskim subjektom z namenom določiti osnovne pogoje, ki bodo veljali za vse posamezne pogodbe, ki se sklenejo v določenem obdobju, zlasti rok veljavnosti, predmet, cene, pogoje izvajanja in predvidene količine.

Naročnik lahko sklene tudi več okvirnih pogodb, ki so ločene pogodbe s podobnimi pogoji in ki se sklenejo z več dobavitelji ali izvajalci storitev. V specifikacijah iz člena 130 je v ta namen treba določiti največje število subjektov, s katerimi lahko naročnik sklene pogodbe.

Rok veljavnosti okvirnih pogodb ne sme biti daljši od štirih let, razen v izjemnih upravičenih primerih, predvsem glede na predmet okvirne pogodbe.

Naročniki ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih pogodb ali jih uporabljati z namenom preprečevanja, omejevanja ali izkrivljanja konkurence ali na način, ki bi imel tak učinek.

2. Posamezne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah iz odstavka 1, se sklenejo v skladu s pogoji, določenimi v okvirni pogodbi.

3. Proračunska sredstva morajo biti pred tem odobrena samo za posamezne pogodbe, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb.

Oddelek 2

Objava

Člen 118

Objave v zvezi z naročili, ki jih pokrivajo direktive o javnih naročilih(Člen 90 Finančne uredbe)

1. Vrste objav so predhodni razpis, javni razpis in obvestilo o oddaji naročila.

2. Predhodni razpis je obvestilo o nameri za oddajo naročila, s katerim naročnik objavi ocenjeno skupno vrednost naročila po kategorijah storitev ali kategorijah blaga in osnovne lastnosti naročil gradenj, ki jih namerava oddati v proračunskem letu, če je okvirna vrednost enaka ali višja od mejnih zneskov iz člena 157.

Predhodni razpis se v vsakem proračunskem letu čim prej pošlje Uradu za uradne objave Evropskih skupnosti, v primeru naročil blaga in storitev najpozneje do 31. marca in v primeru gradenj takoj ko je mogoče po sprejetju sklepa, s katerim se potrdi program za oddajo teh naročil.

3. Javni razpis je način, kako naročniki objavijo svojo namero za začetek postopka za oddajo javnega naročila. Javni razpis je obvezen za naročila, katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti, določenih v točkah (a) in (c) člena 158(1).

V odprtem postopku mora javni razpis vsebovati podatke o datumu, času in kraju sestanka komisije za odpiranje, na katerem so lahko prisotni ponudniki.

Naročniki, ki želijo organizirati natečaj, morajo objaviti obvestilo o svoji nameri.

4. V obvestilu o oddaji naročila se objavi izid postopka za oddajo javnega naročila. V primeru naročil, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih zneskov, določenih v točkah (a) in (c) člena 158(1), je obvestilo o oddaji javnega naročila obvezno. Obvestilo o oddaji naročila ni obvezno za posamezne pogodbe, ki se sklenejo na podlagi okvirne pogodbe.

Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za uradne objave Evropskih skupnosti najpozneje oseminštirideset koledarskih dni po koncu postopka, to pomeni od datuma, na katerega je bila podpisana pogodba.

5. Obvestila se pripravijo v skladu z vzorci v prilogi Direktive 2001/78/ES.

Člen 119

Objave v zvezi z naročili, ki jih ne pokrivajo direktive o javnih naročilih(Člen 90 Finančne uredbe)

1. Naročila za vrednosti, ki so nižje od mejnih vrednosti iz členov 157 in 158, in naročila storitev iz Priloge IB k Direktivi Sveta 92/50/EGS se objavijo na ustrezen način, da se zagotovi konkurenčnost ponudb in nepristranskost postopka naročanja. Taka objava vsebuje:

(a) če ni objavljen razpis v skladu s členom 118(3), objavo poziva za prijavo interesa za naročila s podobnim predmetom naročila in vrednostjo, ki je enaka ali višja od mejnega zneska iz člena 128(1);

(b) letno objavo seznama izvajalcev, ki navaja predmet in vrednost oddanega naročila.

2. Seznam izvajalcev, katerim se oddajo naročila gradenj, se objavi enkrat letno in vsebuje predmet ter vrednost oddanih naročil. Ta seznam se pošlje organu za izvrševanje proračuna; v primeru Komisije se priloži povzetku letnih poročil o delu iz člena 60(7) Finančne uredbe.

3. Informacije v zvezi z naročili, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnega zneska iz člena 128(1), se pošljejo Uradu za uradne objave Evropskih skupnosti; letni seznami izvajalcev se pošljejo najpozneje do 31. marca, ki sledi koncu proračunskega leta.

Predhodna objava in letni seznam izvajalcev za druga naročila se objavi na internetni strani institucij; letni seznam oddanih naročil pa se objavi najpozneje do 31. marca naslednjega proračunskega leta. Lahko se objavi tudi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Člen 120

Objava razpisov in obvestil(Člen 90 Finančne uredbe)

1. Urad za uradne objave Evropskih skupnosti objavi razpise in obvestila iz členov 118 in 119 v Uradnem listu Evropskih skupnosti najpozneje dvanajst koledarskih dni od dneva, ko so bili odposlani.

To obdobje se lahko skrajša za pet koledarskih dni v primeru skrajšanega postopka iz člena 142 in če se razpis ali obvestilo pripravi in pošlje elektronsko.

2. Naročniki morajo razpise in obvestila poslati tako, da lahko predložijo dokazilo o datumu, ko so bila poslana.

Člen 121

Druge vrste objav(Člen 90 Finančne uredbe)

Poleg objav iz členov 118, 119 in 120 se lahko razpisi za javna naročila objavijo tudi na druge načine, predvsem v elektronski obliki. Vsaka taka objava se sklicuje na razpis, objavljen v Uradnem listu Evropskih skupnosti v skladu s členom 120, če je bil ta objavljen, in se ne sme pojaviti pred objavo tega razpisa, ki je edini verodostojen.

Takšna objava ne sme vsebovati nobenih določb, ki bi povzročile razlikovanje med kandidati ali ponudniki ali vsebovati drugih podatkov, kot so podatki, ki jih je vseboval javni razpis, če je bil objavljen.

Oddelek 3

Postopki za oddajo naročil

Člen 122

Vrste postopkov za oddajo javnih naročil(Člen 91 Finančne uredbe)

1. Naročila se oddajo z javnim razpisom v odprtem postopku, omejenem postopku ali v postopku s pogajanji po predhodni objavi javnega razpisa ali v postopku s pogajanji brez predhodne objave javnega razpisa in na podlagi natečaja, kjer je to primerno.

2. Postopek za oddajo javnega naročila je odprt, kadar lahko vsi zainteresirani gospodarski subjekti predložijo ponudbe.

Postopek za oddajo javnega naročila je omejen, kadar se lahko vsi gospodarski subjekti prijavijo za sodelovanje, ponudbe pa lahko predložijo samo kandidati, ki izpolnjujejo merila za priznanje sposobnosti iz člena 135 in ki jih naročnik hkrati in pisno povabi k oddaji ponudb.

Faza izbire se lahko za vsako posamezno naročilo ponovi ali pa se pripravi seznam potencialnih kandidatov po postopku iz člena 128.

3. V postopku s pogajanji se naročnik lahko posvetuje s ponudniki po svoji izbiri, ki izpolnjujejo merila izbire, določena v členu 135, in se z enim ali več od njih pogaja o pogojih naročila.

V postopku s pogajanji, kadar se objavi javno naročilo v skladu s členom 127, naročnik hkrati in pisno povabi izbrane kandidate k pogajanjem.

4. Natečaji so postopki, ki predvsem na področju arhitekture in gradbeništva ali obdelave podatkov omogočajo, da naročnik pridobi načrt ali dizajn, ki ga izbere žirija na podlagi objavljenega natečaja in pri tem podeli nagrado ali pa odda naročilo brez podelitve nagrade.

Člen 123

Število kandidatov v omejenem postopku in v postopku s pogajanji(Člen 91 Finančne uredbe)

1. V omejenem postopku, vključno s postopkom iz člena 128, število kandidatov, ki so povabljeni k oddaji ponudbe, ne sme biti manjše od pet, pod pogojem, da merila za ugotavljanje sposobnosti izpolnjuje zadostno število kandidatov.

Naročnik lahko predvidi tudi največ dvajset kandidatov glede na predmet naročila in na podlagi objektivnih in nediskriminacijskih meril izbire. V takih primerih se obseg in merila navedejo v javnem razpisu ali v razpisu za prijavo interesa iz členov 118 in 119.

V vsakem primeru mora biti število kandidatov, ki jih naročnik povabi k oddaji ponudbe, zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

2. V postopku s pogajanji število kandidatov, povabljenih k pogajanjem, ne sme biti manjše od tri, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila izbire.

V vsakem primeru mora biti število kandidatov, ki jih naročnik povabi k oddaji ponudbe, zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

Drugi pododstavek se ne uporablja za naročila male vrednosti iz člena 129(3).

Člen 124

Način izvedbe postopkov s pogajanji(Člen 91 Finančne uredbe)

Naročniki se pogajajo s ponudniki o ponudbah, ki so jih ti predložili, da bi prilagodili ponudbe zahtevam, navedenih v javnem razpisu iz člena 118 ali v specifikacijah in v kakršnih koli dodatnih dokumentih, in da bi naročnika lahko tako izbral ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

Med pogajanji naročnik zagotovi enako obravnavo vseh ponudnikov.

Člen 125

Natečaji(Člen 91 Finančne uredbe)

1. Pravila za organizacijo natečaja se sporočijo zainteresiranim za sodelovanje.

Število kandidatov, povabljenih k sodelovanju, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

2. Žirijo imenuje odgovorni odredbodajalec. Žirijo sestavljajo izključno fizične osebe, ki so neodvisne od udeležencev natečaja. Če naročnik zahteva od udeležencev natečaja dodatne poklicne kvalifikacije, mora imeti vsaj tretjina članov žirije vsaj enake poklicne kvalifikacije.

Žirija je pri sprejemanju svojih odločitev samostojna. Svoje odločitve sprejema na podlagi projektov, ki jih predložijo anonimno kandidati, in izključno z uporabo meril, ki so določeni v objavi natečaja.

3. Predlogi žirije na podlagi vsebine vsakega projekta in njene ugotovitve se evidentirajo v poročilu, ki ga podpišejo vsi člani žirije.

Kandidati ostanejo anonimni dokler izbirna komisija ne poda svoje odločitve.

4. Naročnik nato sprejme sklep, v katerem navede ime in naslov izbranega kandidata in razloge za izbiro, pri čemer se sklicuje na merila, navedena v objavi natečaja, zlasti če ne upošteva predloga žirije.

Člen 126

Uporaba postopka s pogajanji brez predhodne objave javnega razpisa(Člen 91 Finančne uredbe)

1. Naročnik lahko odda naročilo v postopku s pogajanji brez predhodne objave javnega razpisa v naslednjih primerih:

(a) če v odprtem ali v omejenem postopku do konca prve faze postopka ni bila predložena nobena ponudba ali nobena ustrezna ponudba, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 130, niso bistveno spremenjeni;

(b) če lahko zaradi tehničnih ali umetniških razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo izpolni le določen gospodarski subjekt;

(c) kadar je nujno potrebno, ker iz skrajno nujnih razlogov zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in bi lahko ogrozili interese Skupnosti, ni mogoče spoštovati rokov, določenih za druge postopke, določene v členih 140, 141 in 142;

(d) kadar se storitve naročajo na podlagi natečaja in mora biti naročilo v skladu s pogoji, ki se uporabljajo, oddano najugodnejšemu kandidatu ali enemu od najugodnejših kandidatov; v zadnjem primeru se vse kandidate, ki izpolnjujejo pogoje, povabi k pogajanjem;

(e) za dodatne storitve in gradnje, ki niso vključene v prvotnem predlogu projekta niti v prvem javnem naročilu, vendar so zaradi nepredvidenih okoliščin, na katere naročnik ne more vplivati, postala potrebna za izvedbo storitev ali gradenj, pri čemer je treba upoštevati pogoje iz odstavka 2;

(f) za dodatna naročila, ki so ponovitev podobnih storitev ali gradenj in jih izvede isti izvajalec, ki mu je bilo oddano prejšnje naročilo, pod pogojem, da predmet naročila ustreza osnovnemu projektu in da je bilo prvo naročilo oddano v odprtem ali omejenem postopku;

(g) za naročila blaga:

(i) ko gre za naročilo blaga pri dodatnih nabavah prvotnega dobavitelja, ki so namenjene za delno nadomestilo izdelkov, materiala ali inštalacij ali kot povečanje obsega obstoječih izdelkov, materiala ali inštalacij in bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika, da nabavi material, ki ima drugačne tehnične lastnosti, to pa bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave med obratovanjem in vzdrževanjem; take pogodbe ne smejo trajati več kakor tri leta;

(ii) kadar se izdelki izdelujejo izključno zaradi raziskovanja, poskusov, študij ali razvoja, kar pa ne vključuje komercialnih analiz izvedljivost in velikoserijske proizvodnje, katere cilj je povrnitev stroškov raziskav in razvoja;

(h) za naročila gradenj po predhodnem pregledu možnosti na lokalnem trgu;

(i) za naročila, katerih vrednost je manjša od mejnega zneska, določenega v členu 129(2).

2. Za dodatne storitve in gradnje iz točke (e) odstavka 1 lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji brez predhodne objave javnega razpisa, če naročilo odda izvajalcu, ki izvaja prvotno naročilo:

(a) kadar takšnih dodatnih naročil ni mogoče tehnično ali poslovno ločiti od glavnega naročila, ne da bi to naročniku povzročilo resne težave; ali

(b) kadar so takšne storitve ali gradnje, čeprav ločene od izvajanja prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje prvotnega naročila.

Skupna vrednost dodatnih naročil ne sme presegati 50 % zneska prvotnega naročila.

3. V primerih iz točk (f) odstavka 1 mora naročnik že pri prvi objavi razpisa navesti možnost uporabe postopka s pogajanji, skupna ocenjena vrednost dodatnih naročil pa se upošteva pri računanju mejnih vrednosti iz člena 158. Ta postopek se lahko uporabi samo v treh letih od sklenitve prve pogodbe.

Člen 127

Uporaba postopka s pogajanji po predhodni objavi javnega razpisa(Člen 91 Finančne uredbe)

1. Naročnik lahko odda naročilo v postopku s pogajanji po predhodni objavi javnega razpisa v naslednjih primerih:

(a) če v odprtem postopku ali v omejenem postopku do konca prve faze ni bila predložena nobena pravilna ali sprejemljiva ponudba, zlasti glede na merila za ocenitev spodobnosti kandidatov ali merila za izbiro najugodnejše ponudbe, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 130, niso bistveno spremenjeni;

(b) za naročila storitev ali gradenj v izjemnih primerih, kadar narava storitev ali gradbenih del ali z njimi povezanih tveganj ne dopušča, da bi ponudnik predhodno v celoti določil ceno;

(c) kadar je narava storitev, ki se naročajo, zlasti v primeru finančnih in intelektualnih storitev, taka, da specifikacije naročila ni mogoče dovolj natančno določiti, da bi se naročilo lahko oddalo z izbiro najugodnejšega ponudnika v skladu s pravili, ki veljajo za odprti in omejeni postopek;

(d) za naročila gradenj, kadar se gradnja izvaja izključno zaradi raziskovanja, poskusov ali razvoja in ne zaradi dobička ali povrnitve stroškov raziskav in razvoja;

(e) za naročila storitev iz Priloge 1B k Direktivi Sveta 92/50/EGS, ob upoštevanju točke (i) člena 126(1).

2. V primerih iz točke (a) odstavka 1 naročniku ni treba objaviti javnega razpisa, če je v postopek s pogajanji vključil vse ponudnike, ki izpolnjujejo merila za ugotavljanje sposobnosti in so v prejšnjem postopku predložili ponudbe, ki so izpolnjevale formalne zahteve postopka za oddajo javnega naročila.

Člen 128

Omejeni postopek z razpisom za prijavo interesa(Člen 91 Finančne uredbe)

1. Razpis za prijavo interesa je postopek za predizbiro kandidatov, ki bodo povabljeni k oddaji ponudb v prihodnjem omejenem postopku za oddajo naročil v vrednosti nad 50000 evrov, ob upoštevanju členov 126 in 127.

2. Seznam, ki se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa, velja največ tri leta od datuma, na katerega je bil razpis iz točke (a) člena 119(1) poslan Uradu za uradne objave Evropskih skupnosti.

Vsaka zainteresirana oseba lahko vlogo predloži kadarkoli v obdobju veljavnosti seznama razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja.

3. Kadar naj bi se oddalo posamično naročilo, naročnik k oddaji ponudbe povabi bodisi vse kandidate, ki so na seznamu, bodisi samo nekatere od njih na podlagi objektivnih in nediskriminacijskih meril izbire, ki so specifična za to konkretno naročilo.

Člen 129

Naročila male vrednosti(Člen 91 Finančne uredbe)

1. Za oddajo naročil, katerih vrednost je manjša od 50000 evrov, se lahko uporabi omejeni postopek, pri katerem naročnik dobi ponudbe najmanj petih kandidatov, vendar brez objave razpisa za prijavointeresa, ob upoštevanju členov 126 in 127.

2. Za naročila, katerih vrednost je manjša od kandidati13800 evrov, se lahko uporablja postopek s pogajanji z najmanj tremi .

3. Naročila, katerih vrednost je manjša od 1050 evrov, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe v postopku s pogajanji.

4. Plačila z računa izločenih sredstev ali za izdatke institucij v zvezi z obveščanjem javnosti o dogodkih Skupnosti so lahko enostavno plačila stroškov na podlagi računov pred predhodnega sprejetja ponudbe, če so ti izdatki nižji od 200 evrov.

Člen 130

Razpisna dokumentacija(Člen 92 Finančne uredbe)

1. Razpisna dokumentacija vsebuje najmanj:

(a) povabilo k oddaji ponudbe ali za začetek pogajanj;

(b) specifikacije, ki so jim priloženi splošni pogoji, ki veljajo za naročilo;

(c) vzorec pogodbe.

Razpisna dokumentacija vsebuje sklicevanje na način objave na podlagi členov 118 do 121.

2. Javni razpis mora najmanj:

(a) določiti pravila, ki veljajo za predložitev ponudbe, predvsem zadnji rok za oddajo ponudbe, zahteve glede uporabe standardnih obrazcev ponudbe, seznam listin, ki jih je treba priložiti kot prilogo, vključno z dokumenti, ki dokazujejo finančno, poslovno, tehnično in strokovno sposobnost iz člena 135, ter naslov, na katerega je treba poslati ponudbo;

(b) vsebovati navedbo, da oddaja ponudbe pomeni tudi sprejetje specifikacij in splošnih pogojev iz odstavka 1, na katere se ponudba nanaša, in da oddaja ponudbe zavezuje izvajalca, kateremu se odda naročilo, pri izvajanju naročila;

(c) določiti rok, do katerega mora ponudba ostati veljavna in v katerem ponudbe ni dovoljeno v nobenem pogledu spreminjati;

(d) prepovedati vse stike med naročnikom in ponudnikom v postopku, razen izjemoma pod pogoji, določenimi v členu 148, in, kadar je predviden ogled na kraju samem, opredeliti način izvedbe takega ogleda.

3. Specifikacije morajo najmanj:

(a) določati merila za izključitev in merila izbire, ki se uporabljajo za naročilo, razen v omejenem postopku in v postopku s pogajanji po predhodni objavi razpisa iz člena 127; v takih primerih se ta merila navedejo izključno v javnem razpisu ali v razpisu za prijavo interesa;

(b) določiti merila za izbiro najugodnejše ponudbe ter njihovo relativno vrednotenje, če to ni navedeno v javnem razpisu;

(c) določi tehnične specifikacije iz člena 131;

(d) navesti minimalne zahteve, ki jih je treba upoštevati v variantnih ponudbah v postopkih iz člena 138(2), pod katerimi se lahko naročila oddajo naročniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, razen če naročnik v javnem naročilu ni navedel, da take variantne ponudbe niso dovoljene;

(e) navesti, da se uporablja Protokol o privilegijih in imunitetah ali, kjer je to primerno, Dunajska konvencija o diplomatskih odnosih ali Dunajska konvencija o konzularnih odnosih;

(f) navesti način za dostop do naročil v skladu z določbami člena 159.

4. Vzorec pogodbe predvsem:

(a) določa sankcije za neizpolnjevanje določb pogodbe;

(b) določa natančno vsebino računa ali ustreznih dokazil v skladu z določili člena 98;

(c) določa katero pravo se uporablja za pogodbo in pristojno sodišče za reševanje sporov.

5. Naročniki lahko od ponudnika zahtevajo informacije o katerem koli delu naročila, ki ga naročnik namerava dati v podizvajanje tretjim osebam, in o identiteti podizvajalcev.

Člen 131

Tehnične specifikacije(Člen 92 Finančne uredbe)

1. Tehnične specifikacije morajo biti take, da omogočajo enako možnost sodelovanja vsem kandidatom in ponudnikom in ne smejo ustvariti neupravičenih ovir za oddajo konkurenčnih ponudb.

Tehnične specifikacije morajo opredeliti zahtevane lastnosti za posamezne izdelke, storitve ali material ali gradnje glede na namen, za katerega jih bo naročnik uporabil.

2. Lastnosti iz odstavka 1 vključujejo:

(a) stopnjo kakovosti;

(b) okolju prijazno delovanje;

(c) upoštevanje vseh zahtev pri načrtovanju (vključno z dostopnostjo za invalide);

(d) stopnje in postopke za ugotavljanje skladnosti;

(e) primernost za uporabo;

(f) varnost ali mere, za blago tudi trgovsko ime in navodila za uporabnike, za vsa naročila pa terminologijo, znake, preizkušanje in metode preizkušanja, pakiranje, zaznamovanje in označevanje ter postopke in metode proizvodnje;

(g) pri naročilih gradenj tudi postopke za zagotavljanje kakovosti in predpise za načrtovanje in izračun stroškov, preizkušanje, inšpekcijske preglede in prevzemne pogoje ter metode ali tehnike gradnje in vse druge tehnične pogoje, katerih izpolnjevanje lahko zahteva naročnik na podlagi splošnih ali posebnih predpisov v zvezi s končanimi gradnjami in z materiali ali deli, ki se pri tem uporabljajo.

3. Tehnične specifikacije se pripravijo:

(a) s sklicevanjem na evropske standarde ali na evropska tehnična soglasja ali skupne tehnične specifikacije, kadar te obstajajo, na mednarodne standarde ali na drug tehnični referenčni material, ki ga sprejme evropski organi za standardizacijo, ali če ta takega materiala ni sprejel, ki ga sprejme nacionalni organ. Za vsakim sklicevanjem se doda navedba "ali podobno"; ali

(b) da se opiše pričakovano delovanje ali funkcionalne zahteve; specifikacije morajo biti dovolj podrobne, da lahko ponudniki ugotovijo namen naročila in da lahko naročnik odda naročilo; ali

(c) da se za pripravo tehničnih specifikacij uporabi kombinacija obeh metod.

4. Kadar naročnik uporabi možnost, da pripravi specifikacije v skladu s točko (a) odstavka 3, ne sme zavrniti ponudbe iz razloga, da ponudba ni skladna s temi specifikacijami, če ponudnik ali kandidat z ustreznimi sredstvi in na način, ki je sprejemljiv za naročnika, dokaže, da ponudba izpolnjuje podobne zahteve, kakor so bile določene.

5. Kadar naročnik za pripravo specifikacij uporabi možnost iz točke (b) odstavka 3 o pričakovanem delovanju ali funkcionalnih zahtevah, ne sme zavrniti ponudbe, ki je v skladu z nacionalnimi standardi, s katerim je bil prevzet evropski standard, evropskim tehničnim soglasjem ali skupnimi tehničnimi specifikacijami, mednarodnim standardom ali tehničnim referenčnim materialom, ki ga je pripravil evropski organ za standardizacijo, če se te specifikacije nanašajo na zahteve glede delovanja ali na funkcionalne zahteve.

6. Razen v izjemnih primerih, ko narava predmeta naročila tako zahteva, v teh specifikacijah ni dovoljeno navajati določenega izdelka ali vira ali določenega postopka ali blagovne znamke, patenta, tipa ali porekla ali proizvodnje, če bi s takim navajanjem naročnik dajal določenim izdelkom ali gospodarskim subjektom ali jih s takim navajanjem izločil.

Če predmeta naročila ni mogoče dovolj podrobno in razumljivo opisati, je treba za opisom dodati navedbo "ali podobno".

Člen 132

Sprememba cene(Člen 92 Finančne uredbe)

1. V razpisni dokumentaciji je treba jasno navesti, če mora biti ponujena cena dokončna in je ne bo mogoče prilagajati.

2. Če cena ni dokončna, je treba v razpisni dokumentaciji določiti pogoje in/ali formule za prilagajanje cen v času veljavnosti pogodbe. V takih primerih naročnik zlasti upošteva:

(a) predmet postopka za oddajo javnega naročila in gospodarske razmere, v katerih se izvaja;

(b) vrsto nalog in naročilo ter njihovo trajanje;

(c) svoje finančne interese.

Člen 133

Upravne in finančne sankcije(Členi 93 do 96 in 114 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v uporabo sankcij, ki so določene v pogodbi, se kandidati ali ponudniki in izvajalci, ki so dali lažne izjave, ali za katere se ugotovi, da v večji meri niso izpolnili svojih pogodbenih obveznosti v prejšnjem postopku za oddajo javnega naročila, izključijo iz vseh naročil in donacij, ki se financirajo iz proračuna Skupnosti, za največ dve leti od ugotovitve kršitve, ki se potrdi v kontradiktornem postopku proti izvajalcu.

To obdobje se lahko podaljša na tri leta v primeru ponovne kršitve v petih letih od prve kršitve.

Ponudnikom ali kandidatom, ki so podali lažne izjave, se naložijo tudi finančne sankcije, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne vrednosti oddanega naročila.

Izvajalcem, za katere se ugotovi, da v večji meri ne izpolnjujejo svojih pogodbenih obveznosti, se izrečejo finančne sankcije, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne vrednosti oddanega naročila.

Ta delež se lahko poveča na 4 % do 20 % v primeru ponovne kršitve v petih letih od prve kršitve.

2. V primerih iz točk (a), (c) in (d) člena 93(1) Finančne uredbe se kandidati ali ponudniki izključijo iz vseh naročil in donacij za največ dve leti od ugotovitve kršitve, ki se potrdi v kontradiktornem postopka proti izvajalcu.

V primerih iz točk (b) in (e) člena 93(1) Finančne uredbe se kandidati ali ponudniki izključijo iz vseh naročil in donacij za najmanj eno leto in največ štiri leta od uradnega obvestila o izrečeni sodbi.

To obdobje se lahko podaljša na pet let v primeru ponovne kršitve v petih letih od prve kršitve ali od prve sodbe.

3. Primeri iz točke (e) člena 93(1) Finančne uredbe so naslednji:

(a) primeri goljufije, navedeni v členu 1 Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti, ki je bila pripravljena z aktom Sveta z dne 26. julija 1995 [14];

(b) primeri korupcije iz člena 3 Konvencije o boju proti korupciji uradnikov Evropskih skupnosti ali uradnikov držav članic Evropske unije, ki je bila pripravljena na podlagi Akta Sveta z dne 26. maja 1997 [15];

(c) primeri sodelovanja v kriminalnih združbah, kakor so opredeljeni v členu 2(1) skupnega ukrepa Sveta 98/733/JHA [16];

(d) primeri pranja denarja, kakor so opredeljeni v členu 1 Direktive 91/308/EGS [17].

Člen 134

Dokazila(Člen 96 Finančne uredbe)

1. Naročnik sprejme kot sprejemljiv dokaz, da za kandidata ali ponudnika ne velja kateri od primerov, opisanih v točkah (a), (b) ali (e) člena 93(1) Finančne uredbe, izpisek iz sodnega registra novejšega datuma ali, če tega ne more predložiti, podoben dokument, ki ga izda sodni ali upravni organ matične države ali države porekla, ki dokazuje, da so pogoji izpolnjeni.

2. Naročnik sprejme kot sprejemljiv dokaz, da za kandidata ali ponudnika ne velja kateri od primerov, opisanih v točki (d) člena 93(1) Finančne uredbe, potrdilo novejšega datuma, ki ga izda pristojni organ zadevne države.

Kadar zadevna država ne izda takega potrdila, se ta lahko nadomesti z izjavo pod prisego ali, če to ni mogoče, slovesno izjavo zainteresirane stranke pred sodnim ali upravnim organom, notarjem ali usposobljenim strokovnim organom v njegovi matični državi ali državi porekla.

3. Odvisno od notranje zakonodaje države, v kateri ima ponudnik ali kandidat sedež, se dokumenti iz odstavkov 1 in 2 nanašajo na pravne osebe in/ali fizične osebe, vključno, kadar naročnik meni, da je to potrebno, z direktorji družb ali katero koli osebo s pooblastili za zastopanje, odločanje ali nadzor, povezano s kandidatom ali ponudnikom.

Člen 135

Merila izbire(Člen 97(1) Finančne uredbe)

1. Naročniki pripravijo jasna in nediskriminacijska merila izbire.

2. V vsakem postopku za oddajo javnega naročila se uporabljajo naslednja merila izbire:

(a) upravičenost ponudnika ali kandidata, da sodeluje v postopku, pri čemer se opravijo preverjanja glede možnih razlogov za izključitev iz členov 93 in 94 Finančne uredbe;

(b) merila za oceno finančne, poslovne, tehnične in strokovne usposobljenosti.

Naročnik lahko določi minimalno stopnjo usposobljenosti, pod katero ne more izbrati kandidatov.

3. Od vsakega ponudnika ali kandidata se lahko zahteva dokazilo, da je pooblaščen za izvajanje naročila po nacionalnem pravu, kar dokazuje z vpisom v trgovinski ali poslovni register ali z izjavo pod prisego ali potrdilom, članstvom v določeni organizaciji, izrecnim pooblastilom ali vpisom v register zavezancev za DDV.

4. Naročnik v javnem razpisu ali razpisu za prijavo interesa ali povabilu k oddaji ponudb navede izbrana dokazila za preizkušanje statusa in pravne sposobnosti ponudnikov ali kandidatov.

5. Informacije, ki jih zahteva naročnik kot dokazilo finančne, poslovne, tehnične in strokovne sposobnosti kandidata ali ponudnika, ne smejo presegati okvira predmeta naročila in morajo upoštevati zakonite interese gospodarskih subjektov, zlasti glede varstva tehničnih in poslovnih skrivnosti podjetja.

Člen 136

Poslovna in finančna sposobnost(Člen 97(1) Finančne uredbe)

1. Dokazilo o poslovni in finančni sposobnosti se lahko predloži v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:

(a) ustreznega bančnega izpiska ali dokazila o zavarovanju odgovornosti;

(b) bilance stanje ali izvlečka iz bilanc stanja za najmanj zadnji dve leti, za kateri je bil pripravljen zaključni račun, kadar pravo družb države, v kateri ima gospodarski subjekt sedež, zahteva objavo bilance stanja;

(c) izkaza celotnega prihodka od prodaje in prihodka od prodaje gradenj, blaga ali storitev, na katere se nanaša naročilo, za obdobje, ki ne sme biti daljše od zadnjih treh poslovnih let.

2. Če zaradi kakršnega koli izjemnega razloga, za katerega naročnik meni, da je upravičen, ponudnik ali kandidat ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva naročnik, lahko svojo poslovno in finančno sposobnost dokazuje na enega od načinov, za katerega naročnik meni, da je ustrezen.

3. Gospodarski subjekt lahko, kjer je to primerno in za določeno pogodbo, uporabi tudi zmogljivosti drugih enot ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh enot, da mu bodo dale te vire na razpolago.

Člen 137

Tehnična in strokovna sposobnost(Člen 97(1) Finančne uredbe)

1. Tehnična in strokovna sposobnost gospodarskih subjektov se ocenjuje in preverja v skladu z odstavkoma 2 in 3. V postopkih za oddajo javnih naročil za blago, ki zahtevajo izbiro lokacije in napeljavo instalacij, storitve in/ali gradnje, se taka sposobnost ocenjuje predvsem glede na njihovo znanje, učinkovitost, izkušnje in zanesljivost.

2. Dokazila o tehnični in strokovni sposobnosti gospodarskega subjekta se glede na naravo, količino ali obseg ali namen blaga, storitev ali gradenj, ki se naročajo, predložijo v obliki naslednjih dokumentov:

(a) dokazil o izobrazbi in strokovni usposobljenosti izvajalca storitev ali izvajalca in/ali vodstvenih delavcev podjetja ter zlasti osebe ali oseb, odgovornih za opravljanje storitev ali izvajanje gradenj;

(b) seznam:

(i) glavnih storitev in dobav blaga v zadnjih treh letih, z zneski, datumi in seznamom javnih in zasebnih prejemnikov;

(ii) gradenj, izvedenih v zadnjih petih letih, z zneski, datumi in kraji. Seznamu najvažnejših gradenj je treba priložiti potrdilo o ustrezni izvedbi, v katerem je navedeno ali je bila gradnja izvedena strokovno in ali je bila v celoti končana;

(c) opis tehnične opreme, orodij in objektov, ki jih bo družba uporabljala za izvedbo naročila storitev ali gradenj;

(d) opis ukrepov za zagotavljanje kakovosti blaga in storitev ter opis študijskih in raziskovalnih zmogljivosti podjetja;

(e) navedba strokovnega osebja ali strokovnih teles, ki bodo sodelovali pri izvedbi naročila, ne glede na to ali neposredno pripadajo podjetju ali ne, in zlasti tistih, ki so odgovorni za nadzor kakovosti;

(f) v zvezi z naročili blaga: vzorce, opise in/ali verodostojne fotografije in/ali certifikate, ki jih izdajo uradne pooblaščene institucije ali agencije za nadzor kakovosti, s katerimi potrdijo skladnost izdelkov s tehničnimi specifikacijami ali veljavnimi standardi;

(g) izjavo o povprečnem letnem številu zaposlenih in številu vodstvenega kadra izvajalca storitev ali izvajalca v zadnjih treh letih;

(h) navedbo deleža naročila, ki ga izvajalec storitev namerava dati v podizvajanje.

Če so kupci storitev ali blaga iz točke (b)(i) prvega pododstavka naročniki, mora biti dokazilo o izvedbi ali dobavi izdano v obliki potrdila, ki ga izda ali sopodpiše pristojni organ.

3. Če so naročene storitve zahtevne ali izdelki zapleteni ali izjemoma, če se naročajo za posebne namene, se tehnična in strokovna sposobnost lahko dokaže v obliki pregleda, ki ga izvede naročnik ali v njegovem imenu pristojni uradni organ države, v kateri ima izvajalec storitev ali dobavitelj blaga sedež, s soglasjem tega organa. Pri takšnem preverjanju se pregleda tehnična sposobnost dobavitelja in njegove proizvodne zmogljivosti ter po potrebi njegove študijske in raziskovalne zmogljivosti ter način nadzora kakovosti.

4. Gospodarski subjekt lahko, kjer je to primerno in za določeno pogodbo, uporabi tudi zmogljivosti drugih enot ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje pogodbe, na primer z izjavo teh enot, da mu bodo dale te vire na razpolago.

Člen 138

Določbe in merila za oddajo javnih naročil(Člen 97(2) Finančne uredbe)

1. Naročila se oddajo na enega od naslednjih načinov:

(a) po avtomatskem postopku, ko se naročilo odda ponudniku, ki ponudi najnižjo ceno, pri čemer mora biti ponudba pravilna in izpolnjevati pogoje v razpisni dokumentaciji;

(b) v postopku za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe.

2. Ekonomsko najugodnejša ponudba je ponudba, ki ima najboljše razmerje med ceno in kakovostjo in hkrati ustreza merilom, ki so odvisna od predmeta naročila, kot so ponujena cena, tehnične prednosti, estetske in funkcionalne lastnosti, okoljske lastnosti, tekoči stroški, datum dobave ali končanja del, poprodajne storitve in tehnična pomoč.

3. Naročnik v javnem naročilu ali v specifikacijah določi, kako se vrednotijo posamezna merila pri ocenjevanju ekonomsko najugodnejše ponudbe.

Vrednotenje cene glede na druga merila ne sme povzročiti, da bi cena ne vplivala na izbiro izvajalca.

Če je v izjemnih primerih vrednotenje tehnično nemogoče, zlasti zaradi narave predmeta pogodbe, naročnik samo navede merila, ki se bodo uporabljala, v vrstnem redu od najbolj do najmanj pomembnega.

Člen 139

Neobičajno nizka cena(Člen 97(2) Finančne uredbe)

1. Če so v ponudbi za dano naročilo ponujene neobičajno nizke cene, mora naročnik, preden tako ponudbo zavrne samo iz tega razloga, pisno zahtevati podrobno obrazložitev vseh postavk ponudbe, za katere meni, da so pomembne in jih mora preveriti po ustreznem zaslišanju vpletenih in ob upoštevanju prejete obrazložitve.

Naročnika lahko zlasti upošteva obrazložitve, ki se nanašajo na:

(a) ekonomiko proizvodnega procesa, izvajanja storitev ali načina gradnje;

(b) izbrane tehnične rešitve ali izjemno ugodne pogoje, ki so na voljo ponudniku;

(c) izvirnost ponudbe.

2. Kadar naročnik ugotovi, da je cena neobičajno nizka zaradi dobljene državne pomoči, lahko zavrne ponudbo samo na podlagi tega razloga, če ponudnik v razumnem roku, ki mu ga določi naročnik, ne more dokazati, da je bila zadevna pomoč dodeljena dokončno in v skladu s postopki in odločitvami, določenimi v pravilih Skupnosti za državne pomoči.

Člen 140

Roki za predložitev ponudb in prijav za sodelovanje(Člen 98(1) Finančne uredbe)

1. Roki za predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, ki jih naročnik določi v koledarskih dneh, morajo biti dovolj dolgi, da imajo zainteresirane osebe na voljo razumen in ustrezen rok za pripravo in predložitev ponudb, zlasti ob upoštevanju zapletenosti naročila ali potrebe po ogledu lokacije ali pregledu dopolnilnih dokumentov k specifikaciji na kraju samem.

2. V odprtem postopku rok za predložitev ponudb ne sme biti krajši od dvainpetdeset dni od datuma, ko je naročnik odposlal razpis v objavo.

3. V omejenem postopku in postopku s pogajanji po predhodni objavi javnega razpisa rok za predložitev prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od sedemintrideset dni od datuma, ko je naročnik odposlal razpis v objavo.

V omejenem postopku za naročila nad mejno vrednostjo iz člena 158 rok za predložitev ponudb ne sme biti krajši od štirideset dni od datuma, ko je naročnik odposlal povabilo k oddaji ponudb.

V omejenem postopku iz člena 128 rok za predložitev ponudb ne sme biti krajši od enaindvajset dni od datuma, ko je naročnik odposlal povabilo k oddaji ponudb.

4. Če je naročnik v skladu s členom 118 v objavo odposlal predhodni razpis, ki vsebuje vse potrebne informacije, ki se zahtevajo v javnem razpisu, najmanj dvainpetdeset dni in največ dvanajst mesecev pred datumom, ko je naročnik odposlal v objavo javni razpis, se lahko rok za predložitev ponudb na splošno skrajša na šestintrideset dni, vendar v odprtem postopku v nobenem primeru ne sme biti krajši od dvaindvajset dni od datuma, ko je naročnik odposlal v objavo javni razpis, v omejenem postopku pa se lahko skrajša na šestindvajset dni od datuma, ko je naročnik odposlal povabilo k oddaji ponudbe.

Člen 141

Rok za dvig razpisne dokumentacije(Člen 98(1) Finančne uredbe)

1. Če ponudnik razpisno dokumentacijo zahteva dovolj zgodaj pred rokom za predložitev ponudb, se specifikacije in dodatna dokumentacija pošlje v šestih koledarskih dneh po prejemu zahteve vsem gospodarskim subjektom, ki so zaprosili za specifikacije ali prijavili interes za oddajo ponudbe.

2. Če ponudnik razpisno dokumentacijo zahteva pravočasno, se dodatne informacije v zvezi s specifikacijami pošljejo hkrati vsem gospodarskim subjektom, ki so zaprosili za specifikacije ali prijavili interes za oddajo ponudbe, najpozneje šest dni pred rokom za predložitev ponudb, če pa naročnik zahtevo za informacije prejme manj kakor osem koledarskih dni pred rokom za predložitev ponudb, pa dodatne informacije pošlje čim prej po prejemu zahteve.

3. Če iz kakršnega koli razloga specifikacij in dodatnih dokumentov ali informacij ni mogoče poslati v rokih iz odstavkov 1 in 2 ali če je ponudbe mogoče pripraviti šele na podlagi ogleda lokacije ali pregleda dopolnilne dokumentacije k specifikacijam na kraju samem, se roki za predložitev ponudb iz člena 140 podaljšajo, da se lahko vsi gospodarski subjekti seznanijo z vsemi potrebnimi informacijami za pripravo ponudb, ob upoštevanju določb člena 240. To podaljšanje se ustrezno objavi v skladu z določbami iz členov 118 do 121.

4. Če je celotna razpisna dokumentacija prosto, v celoti in neposredno dostopna elektronsko, se v javnem razpisu iz člena 118(3) navede internetni naslov, na katerem je mogoče te dokumente pregledati.

V takih primerih so tudi kakršnikoli dodatni dokumenti in informacije takoj, ko se pošljejo gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali so prijavili interes za oddajo ponudbe, prav tako prosto, v celoti in neposredno dostopni.

Člen 142

Roki v nujnih primerih(Člen 98(1) Finančne uredbe)

1. Kadar iz primerno utemeljenih nujnih razlogov ni mogoče upoštevati rokov iz člena 140(3), lahko naročnik določi naslednje roke, izražene v koledarskih dneh:

(a) zadnji rok za predložitev prijav za sodelovanje na razpisu ne sme biti krajši od petnajst dni od datuma, ko je naročnik odposlal javni razpis v objavo;

(b) zadnji rok za predložitev ponudb ne sme biti krajši od deset dni od datuma povabila za oddajo ponudbe.

2. Če je kandidat pravočasno zahteval dodatne informacije v zvezi s specifikacijami, jih mora naročnik poslati vsem kandidatom najmanj štiri koledarske dni pred zadnjim datumom, določenim za sprejem ponudb.

Člen 143

Načini pošiljanja(Člen 98(1) Finančne uredbe)

1. Prijave za sodelovanje se pošljejo s pismom, telefaksom ali elektronsko pošto; prijave, poslane s telefaksom ali elektronsko pošto, je treba potrditi s pismom pred iztekom rokov iz členov 140 in 251.

2. Ponudniki lahko ponudbe predložijo:

(a) po pošti in v tem primeru mora biti v razpisu navedeno, da je veljavni datum oddaje s priporočeno pošto, ki je odtisnjen na poštnem žigu; ali

(b) ponudbo odda osebno v prostorih institucije ponudnik ali njegov zastopnik, vključno s kurirsko službo; za te namene je v povabilo k oddaji ponudbe poleg informacij iz točke (a) člena 130(2) navedena tudi služba, kateri ponudnik odda ponudbo proti potrdilu o oddaji, ki mora biti podpisano in opremljeno z datumom.

3. Zaradi varovanja tajnosti in za preprečitev morebitnih težav, kadar se ponudbe pošiljajo s pošto, mora povabilo k oddaji ponudb vsebovati naslednjo določbo:

"Ponudbe je treba predložiti v zaprti kuverti, ki je vložena v še eno zaprto kuverto. Na notranji kuverti morajo biti poleg imena oddelka, na katerega je naslovljena in ki je bil naveden v razpisu, navedene naslednje besede ,Javni razpis – ne odpiraj'. Če se uporabijo samolepilne kuverte, morajo biti zalepljene z lepilnim trakom, pošiljatelj pa se čezenj podpiše."

Člen 144

Garancije za resnost ponudbe(Člen 98(2) Finančne uredbe)

Naročnik lahko zahteva garancijo za resnost ponudbe, ki se vloži v skladu s členom 150 in predstavlja 1 % do 2 % skupne vrednosti naročila.

Garancija za resnost ponudbe se sprosti ob oddaji naročila. Če ponudba ni predložena do roka, ki je določen v razpisu, ali če ponudnik ponudbo umakne, se garancija unovči.

Člen 145

Odpiranje ponudb in prijav za sodelovanje(Člen 98(3) Finančne uredbe)

1. Odprejo se vse prijave za sodelovanje in ponudbe, ki izpolnjujejo zahteve iz člena 143(1) in (2).

2. Kadar vrednost naročila presega mejni znesek iz člena 129(2), odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za odpiranje ponudb.

Komisijo sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti zadevne institucije, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti, določene v členu 52 Finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 252 nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično nista povezani med seboj, ne velja.

3. En ali več članov komisije za odpiranje ponudb parafira dokumente, ki dokazujejo datum in čas, ko je bila posamezna ponudba odposlana.

Prav tako tudi parafirajo:

(a) bodisi vsako stran vsake ponudbe bodisi

(b) prvo stran in strani, ki vsebujejo finančne podatke ponudbe, pri čemer celovitost prvotne ponudbe z ustreznimi ukrepi zavarovanja zagotovi oddelek, ki je neodvisen od službe za odobravanje, razen v primerih iz tretjega pododstavka odstavka 2.

Kadar se naročilo odda po avtomatskem postopku dodeljevanja v skladu s točko (a) člena 138(1), se cene iz ponudb, ki izpolnjujejo pogoje, objavijo.

Člani komisije podpišejo zapisnik o odpiranju prejetih ponudb, v katerem so navedene ponudbe, ki izpolnjujejo pogoje, in ponudbe, ki pogojev ne izpolnjujejo, ter razlogi, zaradi katerih so bile te ponudbe zavrnjene, pri čemer se sklicujejo na načine za predložitev ponudb iz člena 143.

Člen 146

Komisija za ocenjevanje ponudb in prijav za sodelovanje(Člen 98(4) Finančne uredbe)

1. Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo formalne pogoje, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb na podlagi meril za izločitev, za oceno sposobnosti izvajalcev in za oceno najugodnejše ponudbe, ki se objavijo naprej.

Komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec, ki je dolžan dati svetovalno mnenje za naročila, katerih vrednost presega mejno vrednost iz člena 129(2).

2. Komisijo za ocenjevanje sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti zadevne institucije, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti, določene v členu 52 Finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 254 nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično nista povezani med seboj, ne velja.

Komisijo za ocenjevanje lahko sestavljajo isti člani kot komisijo za odpiranje ponudb.

3. Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki ne izpolnjujejo vseh bistvenih ali posebnih zahtev, določenih v razpisni dokumentaciji, se zavrnejo.

Komisija za ocenjevanje ponudb pa lahko zaprosi kandidate ali ponudnike, da v določenem roku predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila predloženih dokazil v zvezi z merili za izločitev in merili za oceno sposobnosti izvajalcev.

4. V primeru neobičajno nizke cene, navedene v členu 139 te uredbe, lahko komisija za ocenjevanje zahteva ustrezne informacije o vseh postavkah ponudbe.

Člen 147

Rezultati ocenjevanja(Člena 99 in 100 Finančne uredbe)

1. Sestavi se poročilo o ocenjevanju in razvrstitvi prijav za sodelovanje in ponudb, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje, ki mora biti opremljeno z datumom. Poročilo podpišejo vsi člani komisije za ocenjevanje. Poročilo se arhivira za morebitne potrebe v prihodnje.

2. To poročilo vsebuje najmanj naslednje informacije:

(a) ime in naslov naročnika ter predmet in vrednost naročila ali okvirne pogodbe;

(b) imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;

(c) imena kandidatov in ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;

(d) razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;

(e) imena predlaganih kandidatov ali izvajalca in razloge za izbiro ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam.

3. Naročnik nato sprejme sklep o oddaji naročila, v katerem navede vsaj naslednje:

(a) ime in naslov naročnika ter predmet in vrednost naročila ali okvirnega naročila;

(b) imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;

(c) imena kandidatov in ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;

(d) razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;

(e) imena izbranih kandidatov ali izvajalcev in razloge za tako izbiro, pri čemer se sklicuje na merila za ugotavljanje sposobnosti ali merila za izbiro najugodnejše ponudbe, ki so bila objavljena vnaprej, in, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirnega naročila, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam;

(f) v primeru postopka s pogajanji okoliščine iz členov 126, 127, 242, 244, 246 in 247, ki opravičujejo njihovo uporabo;

(g) kjer je to primerno, razloge, zakaj se je naročnik odločil, da naročila ne odda.

Člen 148

Stiki med naročnikom in ponudniki(Člen 99 Finančne uredbe)

1. Stiki med naročnikom in ponudniki v postopku za oddajo naročilo so dovoljeni izjemoma pod pogoji, določenimi v odstavkih 2 in 3.

2. V zvezi z dodatnimi dokumenti in informacijami iz člena 141 lahko naročnik pred zadnjim rokom za predložitev ponudb:

(a) na zahtevo ponudnikov sporoči dodatne informacije, ki so namenjene izključno kot pojasnilo narave naročila, pri čemer mora take informacije na isti datum sporočiti vsem ponudnikom, ki so zahtevali razpisno dokumentacijo;

(b) na svojo pobudo, če v besedilu razpisa opazi napako, če je besedilo nenatančno, če so podatki izpuščeni ali če je bila storjena kakršna koli druga napake pri pisanju, o tem obvesti prizadete osebe hkrati na isti datum in na način, kakor je bil objavljen razpis.

3. Če je po odpiranju ponudb potrebno kakšno pojasnilo v zvezi s ponudbo ali če je treba v ponudbi popraviti očitne napake pri pisanju, se lahko naročnik obrne neposredno na ponudnika, pri čemer pa zaradi takih stikov pogoji ponudbe ne smejo biti na noben način spremenjeni.

4. Za vsak primer stika z ponudnikom se sestavi "zaznamek za arhiv".

Člen 149

Obveščanje kandidatov in ponudnikov(Člena 100(2) in 101 Finančne uredbe)

1. Naročnik čim prej obvesti kandidate in ponudnike o sprejeti odločitvi v zvezi z oddajo naročila, vključno z razlogi za odločitev, da ne odda naročila, za katerega so bile oddane konkurenčne ponudbe, ali pa da ponovno začne postopek.

2. Naročnik informacije iz člena 100(2) Finančne uredbe sporoči v največ petnajstih koledarskih dneh od datuma, na katerega je prejel pisno zahtevo.

Oddelek 4

Garancije in nadzor

Člen 150

Vnaprej dane garancije(Člen 102 Finančne uredbe)

1. Kadar morajo dobavitelji, izvajalci ali izvajalci storitev garancijo predložiti vnaprej, mora biti ta izdana na dovolj visok znesek in veljati dovolj dolgo, da jo naročnik lahko unovči.

2. Garancijo da banka ali pooblaščena finančna institucija. Garancijo lahko nadomesti solidarnostno poroštvo tretje osebe.

Garancija je izražena v evrih.

Z garancijo se banka ali finančna institucija ali tretja oseba nepreklicno zavezuje, da bo na prvi poziv poravnala obveznosti izvajalca.

Člen 151

Garancija za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti(Člen 102 Finančne uredbe)

1. Ob upoštevanju člena 250 naročnik lahko za naročila blaga in storitev zahteva garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti pod običajnimi komercialnimi pogoji in v skladu s posebnimi specifikacijami za naročila gradenj.

Ta garancija je obvezna za naročila gradenj vvrednosti nad 345000 evrov.

2. Garancija v višini 10 % celotne vrednosti naročila se lahko zagotovi tako, da se pri plačilih vsakič odšteje znesek, ki predstavlja ta delež.

Garancijo lahko nadomesti tudi znesek, za katerega se zmanjša zadnje plačilo in ki predstavlja garancijo do končnega prevzema storitev, blaga ali gradenj.

3. Garancije se lahko sprostijo skladu s pogoji naročila, razen če naročilo ni bilo izvedeno ali pa je bilo izvedeno nepravilno ali z zamudo. V takih primerih se zadrži tak delež garancije, ki je sorazmeren z resnostjo povzročene škode.

Člen 152

Garancija za vnaprejšnje financiranje(Člen 102 Finančne uredbe)

Garancija se zahteva za vnaprejšnja plačila, ki presegajo 150000 evrov.

Garancija se sprosti, ko se vnaprejšnje financiranje odšteje od vmesnih plačil ali plačil razlike izvajalcu v skladu s pogodbenimi pogoji.

Člen 153

Začasna prekinitev izvajanja pogodb v primeru napak ali nepravilnosti(Člen 103 Finančne uredbe)

1. V skladu s členom 103 Finančne uredbe se izvajanje pogodbe začasno ustavi zaradi preverjanja ali so bile domnevne pomembne napake ali nepravilnosti ali goljufije dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje pogodbe čim prej nadaljuje.

2. Pomembna napaka ali nepravilnost je kakršna koli kršitev določbe pogodbe ali predpisa, ki je posledica dejanja ali opustitve dejanja, ki povzroči ali bi lahko povzročila škodo za proračun Skupnosti.

POGLAVJE 2

Določbe, ki se uporabljajo na naročila, ki jih institucije Skupnosti oddajo v lastnem imenu

Člen 154

Določitev ustrezne ravni za izračun mejnih vrednosti(Člen 104 Finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa v vsaki instituciji oceni ali so bile dosežene mejne vrednosti, določene v členu 105 Finančne uredbe.

Člen 155

Ločena naročila in naročila po sklopih(Člen 105 Finančne uredbe)

1. Ocenjene vrednosti naročila se ne sme določiti z namenom izogibanja zahtevam, določenim v tej uredbi, prav tako pa se s tem namenom ne sme naročila razdeliti na manjše dele.

2. Kadar se predmet storitve ali gradnje razdeli na več sklopov, od katerih se za vsakega sklene ločena pogodba, se pri ugotavljanju skupne ocenjene višine naročila upošteva vsota vrednosti posameznih sklopov.

Kadar je celotna vrednost sklopov enaka ali višja od mejne vrednosti, določene v členu 158, se določbe členov 90(1) in 91(1) in (2) Finančne uredbe uporabljajo za vsakega od sklopov, razen sklopov, katerih ocenjena vrednost je manjša od 80000 evrov v primeru naročil storitev ali manjša od 1000000 evrov v primeru gradenj, če skupna vrednost teh sklopov ne presega 20 % skupne vrednosti vseh sklopov, ki sestavljajo zadevno naročilo.

3. Kadar načrtovani nakup standardnega blaga lahko pomeni hkratna naročila ločenih sklopov, se ocenjena vrednost vseh teh sklopov upošteva kot osnova za določitev ustrezne mejne vrednosti.

Člen 156

Osnova za ocenjevanje vrednosti določenih naročil(Člen 105 Finančne uredbe)

1. Pri računanju ocenjene vrednosti naročila naročnik upošteva celotno ocenjeno plačilo za izvajalca.

Kadar naročilo dovoljuje opcije, je osnova za izračun najvišja odobrena vrednost, vključno z uporabo opcijske klavzule.

2. Pri naročilih storitev se upošteva:

(a) za zavarovalne storitve višina premije;

(b) za bančne ali druge finančne storitve stroški, provizije, obresti in druge vrste plačil, ki bremenijo storitve;

(c) za storitve načrtovanja honorarji, nagrade ali provizije.

3. Pri naročilih storitev, pri katerih ni mogoče oceniti skupne cene, ali pri naročilih blaga na podlagi zakupa, najema ali nakupa na obroke, se kot osnova za izračun ocenjene vrednosti naročila upošteva:

(a) pri pogodbah, sklenjenih za določen čas:

(i) če je v primeru storitev rok veljavnosti oseminštirideset mesecev ali manj ali v primeru blaga manj kakor dvanajst mesecev, skupna pogodbena vrednost do konca veljavnosti pogodbe;

(ii) če je v primeru blaga rok veljavnosti več kakor dvanajst mesecev, skupna vrednost, vključno z ocenjeno preostalo vrednostjo;

(b) pri pogodbah, sklenjenih za nedoločen čas, ali v primeru storitev za več kakor oseminštirideset mesecev, mesečna vrednost pomnožena z oseminštirideset.

4. Pri rednih naročilih storitev ali blaga ali pri naročilih, ki se po določenem času obnovijo, se vrednost naročila oceni:

(a) na podlagi dejanske celotne vrednosti podobnih pogodb za iste kategorije storitev ali izdelkov, sklenjenih v prejšnjem proračunskem letu ali v zadnjih dvanajstih mesecih, ki jo je po možnosti treba prilagoditi glede na pričakovane spremembe količine ali vrednosti v dvanajstih mesecih po izteku prvotne pogodbe;

(b) na podlagi ocenjene celotne vrednosti zaporednih naročil v dvanajstih mesecih po prvi opravljeni storitvi ali prvi dobavi ali za čas veljavnosti pogodbe, kadar je veljavnost pogodbe daljša od dvanajst mesecev.

5. Pri gradnjah se poleg same vrednosti gradnje upošteva tudi ocenjena skupna vrednost blaga, potrebnega za izvedbo gradnje, ki ga naročnik da na voljo izvajalcu.

Člen 157

Mejne vrednosti za predhodni razpis(Člen 105 Finančne uredbe)

Mejne vrednosti iz člena 118 za objavo predhodnega razpisa so:

(a) 750000 evrov za naročila blaga in storitev, naštetih v Prilogi IA k Direktivi 92/50/EGS;

(b) 6242028 evrov za naročila gradenj.

Člen 158

Mejne vrednosti za uporabo postopka na podlagi direktiv o javnih naročilih(Člen 105 Finančne uredbe)

1. Mejne vrednosti iz člena 105 Finančne uredbe so:

(a) 162293 evrov za naročila blaga in storitev, naštetih v Prilogi IA k Direktivi 92/50/EGS, razen naročil raziskav in storitev, naštetih v točki 8 navedene priloge;

(b) 200000 evrov za naročila storitev, naštetih v Prilogi IB k Direktivi 92/50/EGS, in za naročila storitev na področju raziskav in razvoja, naštetih v točki 8 Priloge IA k navedeni uredbi;

(c) 6242028 evrov za naročila gradenj.

2. Roki iz člena 105 Finančne uredbe so roki, določeni v členih 140, 141 in 142.

Člen 159

Dokazilo o dostopu do naročil(Člena 106 in 107 Finančne uredbe)

V razpisni dokumentaciji se zahteva, da ponudniki navedejo, v kateri državi imajo svoj sedež ali stalno prebivališče, in da predložijo dokazila, ki so običajno sprejemljiva po njihovem lastnem pravu.

NASLOV VI

DONACIJE

POGLAVJE 1

Področje uporabe

Člen 160

Področje uporabe(Člen 108 Finančne uredbe)

1. Določbe tega naslova ne veljajo za postopek, v katerem Komisija dodeljuje donacije in sklene sporazume z organi iz člena 54 Finančne uredbe za sofinanciranje njihovih upravnih stroškov in s katerimi da na voljo proračunska sredstva za poslovanje, za upravljanje katerih so ti organi pooblaščeni, ter z upravičenci po sporazumih o financiranju iz člena 166 te uredbe.

Po drugi strani pa ta naslov ureja donacije, ki jih ti upravičenci plačajo na podlagi teh sporazumov.

2. Določbe tega naslova tudi urejajo:

(a) ugodnosti, ki izhajajo iz subvencioniranja obresti za določena posojila;

(b) lastniške deleže, razen za mednarodne finančne institucije, kot je Evropska banka za obnovo in razvoj (EBRD), in donacije, ki se v določenih okoliščinah povrnejo.

3. Določbe tega naslova tudi ne urejajo prispevkov, ki jih plačajo Skupnosti kot članarino v organih, katerih članice so.

Člen 161

Ukrepi, za katere se lahko odobrijo donacije(Člen 108 Finančne uredbe)

Ukrep, za katerega se lahko odobri donacija v smislu člena 108 Finančne uredbe, mora biti jasno opredeljen.

Nobenega ukrepa ni mogoče razdeliti na manjše dele zaradi izogibanja finančnim pravilom, določenim v tej uredbi.

Člen 162

Organi, ki si prizadevajo za dosego cilja v splošnem evropskem interesu(Člen 108 Finančne uredbe)

Organi, ki si prizadevajo za dosego cilja v splošnem evropskem interesu, so:

(a) evropski organ za izobraževanje, usposabljanje, obveščanje ali raziskovanje in študij evropskih politik ali evropski organ za standardizacijo; ali

(b) evropska omrežja, ki predstavlja neprofitne organe držav članic ali držav kandidatk in ki pospešuje uporabo načel in politik, ki so skladne s cilji Pogodb.

Člen 163

Partnerstva(Člen 108 Finančne uredbe)

1. Posebni sporazumi o donacijah so lahko sestavni del okvirnih sporazumov o partnerstvu.

2. Okvirni sporazum o partnerstvu se lahko sklene z upravičenci z namenom vzpostavitve dolgoročnega sodelovanja s Komisijo.

Okvirni sporazum določa skupne cilje, naravo načrtovanih posameznih ukrepov ali ukrepov, ki so del odobrenega letnega programa dela, postopek za dodeljevanje posameznih donacij v skladu z načeli in postopkovnimi pravili iz tega naslova in splošne pravice in obveznosti vsake pogodbenice po posebnih sporazumih.

Veljavnost takih sporazumov ne sme biti daljša od štirih let, razen v izjemnih primerih, upravičenih predvsem zaradi predmeta okvirnega sporazuma.

Odredbodajalci ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih sporazumov ali jih uporabljati tako, da bi bil namen ali učinek v nasprotju z načeli preglednosti ali enake obravnave prosilcev oziroma prijaviteljev.

3. Okvirni sporazumi o partnerstvu se za namene postopka dodeljevanja obravnavajo kot donacije; za okvirne sporazume velja postopek predhodne objave iz člena 167.

4. Posebne donacije, ki temeljijo na okvirnih sporazumih o partnerstvu, se dodelijo v skladu s postopki, določenimi v teh sporazumih, in z načeli iz tega naslova.

Za posebne donacije se uporabljajo postopki za naknadno objavo, določeni v členu 169.

5. Proračunska sredstva morajo biti predhodno odobrena samo za specifične sporazume, ki se sklenejo na podlagi okvirnih sporazumov.

Člen 164

Vsebina sporazumov o donacijah(Člen 108 Finančne uredbe)

1. Sporazum določa predvsem:

(a) predmet;

(b) upravičenca;

(c) veljavnost, zlasti:

(i) datum začetka in prenehanja veljavnosti;

(ii) datum začetka izvajanja ukrepa in trajanje ukrepa ali proračunsko leto, v katerem se ukrep financira;

(d) najvišji možni znesek financiranja v obliki:

(i) najvišjega zneska donacije; in

(ii) najvišje stopnje financiranja upravičenih stroškov ukrepa ali odobrenega programa dela, razen v primeru pavšalnih zneskov iz člena 181(1);

(e) podroben opis ukrepa ali - v primeru donacije za poslovanje - programa dela, ki ga je za to proračunsko leto odobril odredbodajalec;

(f) splošne pogoje, ki veljajo za vse sporazume te vrste, kot so določbe, katero pravo se uporablja, katero je pristojno sodišče za reševanje sporov in da upravičenec sprejema revizijo Komisije, OLAF in Računskega sodišča ter pravila za naknadno objavo iz člena 169 v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta [18]. Sporazum lahko določa način in roke za začasno ustavitev izplačil donacij v skladu s členom 183;

(g) oceno celotnega proračuna in podatke o upravičenih stroških ukrepa ali odobrenega programa dela, razen v primeru pavšalnih zneskov iz člena 181(1);

(h) kadar izvajanje ukrepa vključuje javna naročila, da mora upravičenec upoštevati načela iz člena 184 ali predpise o javnih naročilih;

(i) odgovornosti upravičenca, zlasti v smislu dobrega finančnega poslovodenja ter predložitve poročil o delu in finančnih poročil;

(j) način in roke, v katerih mora Komisija potrditi ta poročila in plačati donacije.

2. V primerih iz člena 163 okvirni sporazum določa informacije iz točk (a), (b), (c)(i), (d)(ii), (f), (h), (i) in (j) odstavka 1 tega člena.

Posebni sporazum vsebuje informacije iz točk (a), (b), (c), (d), (e) in (g) odstavka 1 in po potrebi tudi iz točke (i) navedenega odstavka.

3. Sporazumi o donacijah se lahko spremenijo samo s pisnimi dodatnimi sporazumi. Namen ali učinek takšnih dodatnih sporazumov ne sme biti tak, da bi postal vprašljiv sklep o dodelitvi donacije ali da ne bi bila več zagotovljena enaka obravnava prosilcev oziroma prijaviteljev.

POGLAVJE 2

Načela za dodeljevanje donacij

Člen 165

Pravilo neprofitnosti(Člen 109(2) Finančne uredbe)

1. Donacija ne sme imeti namena ali učinka ustvarjanja dobička za upravičenca. Dobiček se opredeli kot:

(a) presežek prejemkov nad stroški zadevnega ukrepa, ko se predloži zahtevek za končno plačilo donacije za ukrep, ob upoštevanju drugega pododstavka;

(b) presežek v proračunu za poslovanje organa, ki prejme donacijo za poslovanje.

V primeru ukrepov, ki so posebej namenjeni za okrepitev finančne sposobnosti upravičenca na področju zunanjih ukrepov, se za dobiček šteje tudi razdelitev presežka prihodkov iz njegove dejavnosti med člane organa upravičenca do donacije, če je posledica te razdelitve osebno bogatenje članov.

2. Določbe odstavka 1 se ne uporabljajo za štipendije za študij, raziskovanje ali usposabljanje, ki se plačajo fizičnim osebam, ali za nagrade, ki se podelijo na podlagi natečaja, ali za pavšalne zneske iz člena 181(1).

Člen 166

Letni program dela(Člen 110(1) Finančne uredbe)

1. Letni program dela za donacije potrdi Komisija. Letni program dela se objavi na internetni strani Komisije za donacije najpozneje do 31. januarja v vsakem proračunskem letu.

Program dela vsebuje sklicevanje na temeljni akt, cilje, terminski načrt javnih razpisov z okvirnim zneskom in pričakovanimi rezultati.

2. Vse bistvene spremembe v programu donacij se prav tako objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.

Člen 167

Vsebina razpisa za predloge(Člen 110(1) Finančne uredbe)

1. Razpis za predloge vsebuje:

(a) pričakovane cilje;

(b) merila za ugotavljanje upravičenosti, merila za izbor in merila za dodelitev donacije, navedena v členih 114 in 115 Finančne uredbe, ter dokazila, ki jih je treba priložiti;

(c) način financiranja Skupnosti;

(d) način in zadnji rok za predložitev predlogov ter možni datum za začetek izvajanja ukrepov in načrtovani datum za zaključek postopka za dodelitev donacij.

2. Razpis za predloge se objavi na internetni strani evropskih institucij in v katerem koli drugem ustreznem mediju, vključno z Uradnim listom Evropskih skupnosti, da se zagotovi čim boljša obveščenost potencialnih upravičencev.

Člen 168

Izjeme glede objave razpisa za predloge(Člen 110(1) Finančne uredbe)

1. Donacije se lahko dodelijo brez razpisa za predloge samo v naslednjih primerih:

(a) za človekoljubno pomoč v smislu Uredbe Sveta št. 1257/96 [19] in za pomoč za krizne razmere v smislu odstavka 2;

(b) v drugih izjemnih in primerno utemeljenih nujnih primerih;

(c) organom, ki imajo pravno ali dejansko monopol, ki je primerno utemeljen v sklepu o dodelitvi donacije Komisije;

(d) organom, ki so s temeljnim aktom določeni kot prejemniki donacije.

2. Razume se, da krizne razmere pomenijo za tretje države razmere, ki predstavljajo grožnjo pravu in redu, varnosti in varstvu posameznikov, ki grozijo, da se bodo razširile v oborožen konflikt ali destabilizirale razmere v državi in ki bi lahko resno škodovale:

(a) varovanju skupnih vrednot, temeljnih interesov ter neodvisnosti in celovitosti Evropske unije;

(b) varnosti Evropske unije, ohranjanju miru in mednarodne varnosti, spodbujanju mednarodnega sodelovanja ali razvoja in krepitve demokracije, pravne države, spoštovanja človekovih pravic in temeljnih svoboščin v skladu s členom 11 Pogodbe o Evropski uniji in člena 3 Uredbe Sveta (ES) št. 381/2001 [20].

Člen 169

Naknadna objava(Člen 110(2) Finančne uredbe)

1. Vse donacije, dodeljene v proračunskem letu, razen štipendij, ki se plačajo fizičnim osebam, se objavijo na internetni strani institucij Skupnosti v prvi polovici leta po koncu proračunskega leta, v zvezi s katerim se dodelijo.

V primeru, ko se upravljanje prenese na organe iz člena 54 Finančne uredbe, če informacije niso objavljene neposredno na internetni strani institucij Skupnosti, se tam objavi vsaj naslov spletne strani, na kateri so te informacije dostopne.

Informacije se lahko objavijo tudi v drugem primernem mediju, vključno z Uradnim listom Evropskih skupnosti.

2. V soglasju z upravičencem se v skladu s točko (f) člena 164(1) objavi še naslednje:

(a) ime in naslov upravičenca;

(b) predmet donacije;

(c) dodeljeni znesek in delež financiranja upravičenih stroškov ukrepa ali odobrenega programa dela, razen v primeru pavšalnih zneskov iz člena 181(1).

Obveznosti iz prvega pododstavka ni treba izpolniti, če bi objava informacij lahko ogrozila varnost upravičencev ali škodovala njihovim poslovnim interesom.

Člen 170

Skupno financiranje(Člen 111 Finančne uredbe)

Ukrep lahko skupno financira iz različnih proračunskih postavk več odredbodajalcev.

Člen 171

Retroaktivni učinek za upravljanje človekoljubne pomoči in obvladovanje kriznih razmer(Člen 112 Finančne uredbe)

Za zagotovitev učinkovitega upravljanja človekoljubne pomoči in vodenja operacij v kriznih razmerah v smislu člena 168(2) so izdatki, ki jih je imel upravičenec pred datumom predložitve vloge, upravičeni do financiranja Skupnosti izključno v naslednjih primerih:

(a) kadar se izdatki prijavitelja nanašajo na oblikovanje zalog, ki se uporabljajo v zvezi z ukrepom, za katerega se dodeli donacija;

(b) izjemoma in iz pravilno utemeljenih razlogov, kadar je to izrecno določeno v sklepu o financiranju in sporazumu o donaciji s tem, da se kot datum za upravičenost izdatkov določi datum, ki je pred datumom za predložitev vlog.

Člen 172

Zunanje sofinanciranje(Člen 113 Finančne uredbe)

1. Upravičenec predloži dokazilo o zagotovljenem sofinanciranju, ki je lahko v obliki lastnih sredstev ali sofinanciranja tretjih oseb ali v naravi, razen v primeru pavšalnih zneskov iz člena 181(1).

2. Odredbodajalec lahko v primerno utemeljenih izjemnih primerih sprejme sofinanciranje v naravi. V takih primerih vrednost takih prispevkov ne sme presegati:

(a) stroškov, ki jih je dejansko imel upravičenec in jih lahko dokaže z računovodskimi dokumenti;

(b) ali stroškov, ki so splošno priznani na zadevnem trgu.

Prispevkov v obliki nepremičnin iz člena 116(1) ni mogoče vključiti v izračun zneska sofinanciranja.

POGLAVJE 3

Postopek dodeljevanja

Člen 173

Vloge za financiranje(Člen 114 Finančne uredbe)

1. Vloge se predložijo na obrazcu, ki ga zagotovi odgovorni odredbodajalec, in v skladu z merili, določenimi v temeljnem aktu in v razpisu za predloge.

2. Vloga mora dokazati, da prijavitelj obstaja kot pravna oseba in da je finančno in poslovno sposoben izvesti predlagani ukrep ali program dela, ob upoštevanju člena 176(4).

V ta namen odredbodajalec zahteva častno izjavo potencialnih upravičencev. Vlogi se priložijo tudi izkaz uspeha, bilanca stanja za zadnje proračunsko leto, za katerega je bil pripravljen zaključni račun, in druga pisna dokazila, ki se zahtevajo v razpisu za predloge, odvisno od analize vodstvenega tveganja, ki jo izvede odgovorni odredbodajalec na svojo lastno odgovornost.

3. Proračun za ukrep ali proračun za poslovanje, ki se priloži vlogi, mora imeti uravnotežene prihodke in izdatke ter jasno prikazovati stroške, ki so upravičeni do financiranja iz proračuna Skupnosti, razen v primeru pavšalnih zneskov iz člena 181(1).

4. Za ukrepe, pri katerih stroški za financiranje presegajo 300000 evrov, in donacije za poslovanje, ki presegajo 75000 evrov, se vlogi priloži zunanje revizijsko poročilo, ki ga pripravi pooblaščeni revizor. To poročilo vsebuje potrditev obračuna za zadnje poslovno leto, ki je na razpolago, in oceno finančne sposobnosti prijavitelja v smislu člena 176(2).

Določbe prvega pododstavka se uporabljajo samo za prvo vlogo, ki jo prijavitelj predloži odredbodajalcu v katerem koli proračunskem letu.

V primeru sporazumov med Komisijo in več upravičenci ti mejni zneski veljajo za vsakega upravičenca.

V primeru partnerstva iz člena 163 mora biti pred sklenitvijo okvirnega sporazuma opravljena zunanja revizija, ki zajema zadnji dve poslovni leti, za kateri je bil pripravljen zaključni račun.

Odgovorni odredbodajalec lahko, ob upoštevanju rezultatov analize vodstvenih tveganj, ne zahteva izpolnitve te obveznosti v primeru javnih organov, srednješolskih in visokošolskih ustanov, mednarodnih organizacij iz člena 43 in upravičencev, ki so sprejeli solidarnostno odgovornost v okviru sporazumov z več upravičenci.

5. Prijavitelj navede sredstva in višino vsakega drugega financiranja, ki ga je prejel ali zanj zaprosil v istem poslovnem letu za isti ukrep ali za katerikoli drug ukrep in za rutinske dejavnosti.

Člen 174

Dokazila o upravičenosti prijavitelja(Člen 114 Finančne uredbe)

Prijavitelji morajo dati častno izjavo, da zanje ne velja kateri od primerov iz člena 93(1) Finančne uredbe. Odgovorni odredbodajalec lahko glede na rezultate analize vodstvenih tveganj zahteva dokazila iz člena 134. Prijavitelji morajo takšno dokazilo predložiti, razen če dokažejo, da to ni mogoče in odgovorni odredbodajalec to prizna.

Člen 175

Finančne in upravne sankcije(Člen 114 Finančne uredbe)

1. Prijaviteljem, za katere se ugotovi, da so podali lažne izjave, se lahko izrečejo finančne sankcije v skladu s pogoji iz člena 133 sorazmerno vrednosti zadevne donacije.

Upravičencem, za katere se ugotovi, da v večji meri ne izpolnjujejo pogodbenih obveznosti, se lahko izrečejo finančne sankcije v skladu z istimi pogoji.

2. Prijavitelji in upravičenci, za katere velja kateri od primerov iz členov 93 do 96 Finančne uredbe, se lahko tudi izločijo iz donacij in pogodb Skupnosti v skladu s pogoji, določenimi v členu 133.

Člen 176

Merila za izbor(Člen 115(1) Finančne uredbe)

1. Merila za izbor se objavijo v razpisu za predloge in so takšna, da omogočajo oceno finančne in poslovne sposobnosti prijavitelja za izvedbo predlaganega ukrepa ali delovnega programa.

2. Prijavitelj mora imeti stalna in zadostna finančna sredstva za izvajanje svoje dejavnosti v celotnem obdobju, v katerem se izvaja ukrep, ali v letu, za katerega se dodeli donacija, in mora prispevati k njegovemu financiranju. Prijavitelj mora biti strokovno usposobljen in imeti izobrazbo, ki je potrebna za izvedbo predlaganega ukrepa ali delovnega programa, razen če ni posebej drugače določeno v temeljnem aktu.

3. Finančna in poslovna sposobnost se preverjata zlasti na podlagi analize dokazil iz člena 173.

4. Finančna sposobnost se ne preverja pri fizičnih osebah, ki prejemajo štipendije, ali pri javnih organih ali mednarodnih organizacijah iz člena 43.

V primeru partnerstev iz člena 163 se tako preverjanje opravi pred sklenitvijo okvirnega sporazuma.

Člen 177

Merila za dodelitev donacije(Člen 115(2) Finančne uredbe)

1. Merila za dodelitev donacije se objavijo v razpisu za predloge.

2. Merila za dodelitev donacije so takšna, da omogočajo dodeljevanje donacij za ukrepe, ki čim bolj povečajo učinkovitost programa Skupnosti, ki ga izvajajo, ali dodeljevanje donacij organom, katerih delovni program je namenjen za doseganje istega rezultata. Ta merila se opredelijo tako, da zagotavljajo tudi pravilno upravljanje sredstev Skupnosti.

Ta merila se uporabljajo tako, da omogočajo izbiro načrtovanih ukrepov ali delovnih programov, pri katerih je lahko Komisija prepričana, da bodo v skladu z njenimi cilji in prednostnimi nalogami ter da bo zagotovljena preglednost financiranja Skupnosti.

3. Merila za dodelitev donacije se opredelijo tako, da je pozneje mogoče izvesti vrednotenje.

Člen 178

Ocena vlog in dodeljevanje donacij(Člen 116 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za ocenjevanje predlogov, razen v primeru sklepa Komisije o posebnem sektorskem programu.

Komisijo sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti Komisije, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti, določene v členu 52 Finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 254 in organih, na katere se prenesejo naloge, iz člena 160(1), nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki niso hierarhično povezane med seboj, ne velja.

Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki.

2. Komisija za ocenjevanje lahko zahteva od prijavitelja, da v določenem roku predloži dodatna dokazila ali da pojasni dokazila, ki potrjujejo njegovo finančno in poslovno sposobnost.

3. Po zaključku svojega dela člani komisije za ocenjevanje podpišejo poročilo o vseh pregledanih predlogih, ki vsebuje oceno kakovosti posameznega predloga in seznam predlogov, ki lahko prejmejo financiranje. Po potrebi se v tem poročilu določi vrstni red pregledanih predlogov.

Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.

4. Odgovorni odredbodajalec nato sprejme svojo odločitev, pri čemer navede vsaj naslednje:

(a) predmet in predlagani skupni znesek;

(b) imena upravičencev, naslov ukrepa, sprejete zneske in razloge za izbiro, pri čemer tudi navede, če se ni strinjal z mnenjem komisije za ocenjevanje;

(c) imena zavrnjenih prijaviteljev in razloge za njihovo zavrnitev.

5. Določbe odstavkov 1 do 4 se ne uporabljajo za upravičence do donacij, ki so navedeni v temeljnem aktu.

Člen 179

Obveščanje prijaviteljev(Člen 116 Finančne uredbe)

Prijavitelji se obvestijo v petnajstih koledarskih dneh od datuma, ko je bil sklep o dodelitvi donacije poslan upravičencem.

POGLAVJE 4

Plačilo in nadzor

Člen 180

Dokazila, ki se priložijo zahtevku za plačilo(Člen 117 Finančne uredbe)

1. Za vsako donacijo, pri kateri se vnaprejšnje financiranje razdeli na manjše dele, se vsako novo plačilo lahko izvede šele, ko je porabljenega najmanj 70 % skupnega zneska predhodnega vnaprejšnjega financiranja. Vsakemu zahtevku za novo plačilo mora upravičenec priložiti poročilo o izdatkih.

2. Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi svoje analize vodstvenega tveganja za katero koli plačilo zahteva zunanjo revizijo računovodskih izkazov, ki jo opravi pooblaščeni revizor. V primeru donacije za ukrep ali donacije za poslovanje se revizijsko poročilo priloži zahtevku za plačilo. Namen revizijskega poročila je potrditi, da so predloženi obračuni resnični, zanesljivi in utemeljeni z ustreznimi dokazili.

Zunanja revizija je obvezna:

(a) pri donacijah za ukrep v zvezi z naslednjimi plačili:

(i) vnaprejšnje financiranjem ali vmesnimi plačili zneska, ki presega 750000 evrov na proračunsko leto in na sporazum;

(ii) plačili razlike, ki presegajo 150000 evrov;

(b) pri donacijah za poslovanje v zvezi s plačili, ki presegajo 75000 evrov na proračunsko leto.

Vendar pa v primerih iz točk (a) in (b) revizija ni potrebna v zvezi s plačilom prvega zneska vnaprejšnjega financiranja.

Glede na rezultate analize vodstvenega tveganja odgovorni odredbodajalec lahko ne zahteva obvezne revizije v primeru:

(a) javnih organov in mednarodnih organizacij iz člena 43;

(b) upravičencev do donacij v zvezi s človekoljubno pomočjo in obvladovanjem kriznih razmer, razen v zvezi s plačili razlike.

V primeru sporazumov, ki jih Komisija sklene z več upravičenci, mejni zneski iz točk (a) in (b) drugega pododstavka veljajo za vsakega od upravičencev.

Člen 181

Pavšalno financiranje(Člen 117 Finančne uredbe)

1. Poleg štipendij in nagrad lahko temeljni akt dovoljuje pavšalno financiranje prispevkov, ki so nižji od 5000 evrov, ali uporabo stroškov na enoto.

Za zagotovitev spoštovanja načel sofinanciranja, neprofitnosti in dobrega finančnega poslovodenja te pavšalne zneske in stroške na enoto najmanj na vsaki dve leti pregleda odgovorni odredbodajalec. Zneske odobri Komisija.

2. Sporazum o donaciji lahko dovoljuje pavšalno financiranje:

(a) režijskih stroškov upravičenca do največ 7 % skupnih upravičenih stroškov za ukrep, razen če upravičenec prejema donacije za poslovanje, ki se financirajo iz proračuna Skupnosti;

(b) določenih stroškov službenih potovanj, pri čemer se upošteva višina dnevnic, ki jo vsako leto odobri Komisija.

Zgornja meja iz točke (a) prvega pododstavka se lahko preseže na podlagi obrazloženega sklepa Komisije.

Člen 182

Garancija za vnaprejšnje financiranje(Člen 118 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec lahko zahteva, da upravičenec predloži garancijo vnaprej, da zmanjša finančna tveganja v zvezi s plačilom vnaprejšnjega financiranja.

2. Kadar vnaprejšnje financiranje predstavlja nad 80 % skupnega zneska donacije, se plačilo ne sme izvesti, dokler upravičenec ne predloži garancije, ki jo oceni in sprejmeodgovornega odredbodajalca in jo ta sprejme.

Za nevladne organizacije, ki delujejo na področju zunanjih ukrepov, se garancija zahteva za vnaprejšnje financiranje, ki presega 1000000 evrov ali predstavlja več kakor 90 % skupnega zneska donacije.

Garancija mora veljati dovolj dolgo, da se lahko unovči.

3. Garancijo izda pooblaščena banka ali finančna institucija s sedežem v eni od držav članic.

Garancija se lahko nadomesti s solidarnostnim poroštvom tretje osebe ali skupno garancijo upravičencev ukrepa, ki so pogodbeniki istega sporazuma o donaciji.

Garancija je izražena v evrih.

Z garancijo se banka ali finančna institucija ali tretja oseba ali drugi upravičenci nepreklicno zavezujejo, da bodo na prvi poziv poravnali obveznosti upravičenca.

4. Garancija se sprosti, ko se vnaprejšnje financiranje postopoma poračuna z vmesnimi plačili ali plačili razlike upravičencu v skladu s pogoji, določenimi v sporazumu o donaciji.

5. Odgovorni odredbodajalec lahko ne zahteva izpolnitve obveznosti iz odstavka 2 v primeru javnih organov in mednarodnih organizacij iz člena 43.

Odgovorni odredbodajalec lahko tudi ne zahteva izpolnitve obveznosti od upravičencev, ki so sklenili okvirni sporazum o partnerstvu iz člena 163.

Člen 183

Ustavitev plačevanja donacij in znižanje donacij(Člen 119 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec ustavi izplačila in, odvisno od faze v postopku, bodisi zniža donacijo bodisi zahteva, da upravičenec ali upravičenci vrnejo donacijo v obrokih:

(a) če dogovorjeni ukrep ali delovni program sploh ni bil izveden ali ni bil pravilno, v celoti ali pravočasno izveden;

(b) če so bili izplačani zneski, ki presegajo zgornjo mejo financiranja, določeno v sporazumu, zlasti če je bil dogovorjeni ukrep ali delovni program izveden za nižje stroške, kakor je bilo na začetku predvideno;

(c) če se za proračun za ukrep ali proračun za poslovanje naknadno ugotovi presežek.

2. Plačila se lahko ustavijo tudi na podlagi domnevne kršitve drugih klavzul sporazuma. Namen take začasne ustavitve je, da se zagotovi čas za preverjanje ali je bila domnevna kršitve dejansko storjena in za njeno odpravo, kjer je to primerno.

POGLAVJE 5

Izvajanje

Člen 184

Pogodbe o izvajanju(Člen 120 Finančne uredbe)

1. Kadar izvajanje ukrepov, za katere je odobrena pomoč, zahteva oddajo javnih naročil, upravičenci do donacij oddajo naročila za ekonomsko najugodnejše ponudbe, to pomeni, za ponudbe, ki imajo najboljše razmerje med ceno in kakovostjo, v skladu z načeli preglednosti in enake obravnave potencialnih izvajalcev, pri čemer morajo paziti, da ne prihaja do navzkrižja interesov.

2. Za namene odstavka 1 odgovorni odredbodajalec lahko zahteva, da upravičenci upoštevajo posebna pravila, ki se določijo z ustreznim upoštevanjem vrednosti zadevne pogodbe, relativne velikosti prispevka Skupnosti glede na skupen znesek ukrepa in na vodstveno tveganje.

V tem primeru se taka pravila vključijo v sporazum o donaciji.

NASLOV VII

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

Člen 185

Poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto(Člen 122 Finančne uredbe)

Poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto mora vsebovati točen opis:

(a) doseganja ciljev v proračunskem letu v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;

(b) finančnega položaja in dogodkov, ki so bistveno vplivali na poslovanje med letom.

Člen 186

Izjeme pri uporabi računovodskih načel(Člen 124 Finančne uredbe)

Kadar v določenem primeru računovodje menijo, da je treba dovoliti izjemo pri uporabi enega ali več računovodskih načel, opredeljenih v členih 187 do 1941, mora biti ta izjema pravilno utemeljena, o njej pa je treba tudi poročati v prilogi k računovodskim izkazom iz člena 203.

Člen 187

Načelo časovne neomejenosti delovanja(Člen 124 Finančne uredbe)

1. Načelo delujočega podjetja pomeni, da se za potrebe priprave računovodskih izkazov šteje, da so institucije in organi iz člena 185 Finančne uredbe ustanovljeni za nedoločen čas.

2. Če obstajajo objektivni kazalci, da bo institucija ali organ iz člena 185 Finančne uredbe prenehal poslovati, računovodja vključi to informacijo v prilogo in navede tudi razloge za prenehanje poslovanja. Računovodja uporablja računovodska pravila z namenom, da določi likvidacijsko vrednost zadevne institucije ali organa.

Člen 188

Načelo previdnosti(Člen 124 Finančne uredbe)

Načelo previdnosti pomeni, da sredstva in prihodek ne smejo biti prikazani v višjih zneskih ter obveznosti in stroški v nižjih zneskih od dejanskih. Načelo previdnosti pa ne dovoljuje ustvarjanja skritih rezerv ali neupravičenih rezervacij.

Člen 189

Načelo doslednosti uporabe računovodskih metod(Člen 124 Finančne uredbe)

1. Načelo doslednosti uporabe računovodskih metod pomeni, da se struktura sestavnih delov računovodskih izkazov ter računovodske metode in pravila za vrednotenje ne smejo spreminjati iz leta v leto.

2. Računovodja Komisije ne sme odstopati od načela dosledne uporabe računovodskih metod, razen v izjemnih okoliščinah, zlasti:

(a) v primeru bistvene spremembe narave poslov enote;

(b) kadar jih spremeni zaradi bolj primerne predstavitve računovodskih operacij.

Člen 190

Načelo primerljivosti informacij(Člen 124 Finančne uredbe)

1. Načelo primerljivosti informacij pomeni, da mora računovodski izkazi za vsako postavko prikazovati tudi znesek te postavke v predhodnem letu.

2. Kadar se v skladu z odstavkom 1 predstavitev ali razčlenitev katere od sestavin računovodskih izkazov spremeni, se zagotovi, da se ustrezni zneski za predhodno leto prikažejo v primerjavi s tekočim letom in da se na novo razčlenijo.

Če postavk ni mogoče na novo razčleniti, je to treba razložiti v prilogi iz člena 203.

Člen 191

Načelo pomembnosti(Člen 124 Finančne uredbe)

1. Načelo pomembnosti pomeni, da se vse operacije, ki so pomembne za pripravo potrebnih informacij, upoštevajo v računovodskih izkazih. Pomembnost se oceni zlasti s sklicevanjem na naravo transakcije ali zneska.

2. Transakcije se lahko prikazujejo v skupnih zneskih:

(a) če so transakcije iste vrste, tudi če so zneski visoki;

(b) če so zneski zanemarljivi;

(c) če njihovo združevanje prispeva k jasnosti računovodskih izkazov.

Člen 192

Načelo bruto prikazovanja poslovnih dogodkov(Člen 124 Finančne uredbe)

Načelo, bruto prikazovanja poslovnih dogodkov pomeni, da se terjatve in dolgovi ne smejo medsebojno poračunavati, kakor tudi ne stroški in prihodek, razen če stroški in prihodek izhajajo iz istih transakcij, iz podobnih transakcij ali iz operacij za varovanje pred tveganjem in če zneski posamičnih transakcij niso pomembni.

Člen 193

Načelo vsebine nad obliko(Člen 124 Finančne uredbe)

Načelo vsebine nad obliko pomeni, da se računovodski dogodki, evidentirani v računovodskih izkazih, predstavijo po ekonomskem namenu.

Člen 194

Načelo računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka(Člen 125 Finančne uredbe)

1. Načelo računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka pomeni, da se transakcije in dogodki knjižijo v računovodsko evidenco, ko nastanejo in ne šele takrat, ko se zneski dejansko plačajo ali izterjajo. Knjižijo se za proračunska leta, na katera se nanašajo.

2. Računovodske metode iz člena 133 Finančne uredbe opredelijo dogodek, ki pomeni obveznost knjiženja vsake transakcije v računovodsko evidenco.

Člen 195

Vrednotenje sredstev in obveznosti do virov sredstev(Člen 125 Finančne uredbe)

1. Sredstva in obveznosti do virov sredstev se vrednotijo po nabavni vrednosti ali proizvajalnih stroških. Od vrednosti nefinančnih osnovnih sredstev in ustanovitvenih stroškov pa se odpiše vrednost amortizacije. Poleg tega se odpis lahko uporablja tudi, če se vrednost sredstva zmanjša, povečanje vrednosti obveznosti pa se lahko pokrije z rezervacijo.

2. Računovodska pravila in metode iz člena 133 Finančne uredbe lahko določijo, da se vse ali samo nekatere postavke vrednotijo po drugačni vrednosti kot po nabavni vrednosti.

Člen 196

Rezervacije(Člen 125 Finančne uredbe)

Rezervacija se lahko oblikuje samo, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) obstaja tekoča obveznost kot rezultat preteklega dogodka;

(b) sredstva, ki predstavljajo gospodarske koristi, bo verjetno treba uporabiti za poravnavo obveznosti;

(c) znesek obveznosti se lahko zanesljivo oceni.

Člen 197

Struktura bilance stanja(Člen 126 Finančne uredbe)

1. Bilanca stanja je sestavljena iz različnih postavk, ki so razčlenjene po naslovih in podnaslovih.

2. Postavke sredstev se razčlenijo po naraščajoči stopnji likvidnosti in postavke obveznosti do virov sredstev po naraščajoči stopnji ročnosti.

Člen 198

Predstavitev bilance stanja(Člen 126 Finančne uredbe)

Za predstavitev bilance stanja računovodja uporablja najmanj naslednja poglavja:

Sredstva

- Ustanovitveni stroški

- Neopredmetena dolgoročna sredstva

- Opredmetena osnovna sredstva

- Dolgoročne finančne naložbe

- Dolgoročne poslovne terjatve: z rokom zapadlosti več kakor eno leto

- Zaloge

- Kratkoročne terjatve: z rokom zapadlosti manj kakor eno leto

- Denarna sredstva in njihovi ustrezniki (dobroimetje pri bankah, čeki in gotovina)

- Aktivne časovne razmejitve

Obveznosti do virov sredstev

- Kapital (ki ga sestavljajo dobiček tekočega leta, dobiček, prenesen iz prejšnjih let, in rezerve)

- Rezervacije

- Dolgoročne finančne in poslovne obveznosti: z rokom zapadlosti več kakor eno leto

- Kratkoročne finančne in poslovne obveznosti: z rokom zapadlosti manj kakor eno leto

- Pasivne časovne razmejitve

Člen 199

Izkaz poslovnega izida(Člen 126 Finančne uredbe)

Izkaz poslovnega izida prikazuje prihodek in izdatke za tekoče leto, razčlenjene po vrstah.

Člen 200

Predstavitev izkaza poslovnega izida(Člen 126 Finančne uredbe)

Za predstavitev izkaza poslovnega izida računovodja uporablja najmanj naslednje postavke:

Čisti prihodki iz poslovanja

– Poslovni odhodki

= Izid iz rednega poslovanja

+/- Izid iz financiranja

= Izid iz rednega delovanja

+/- Izid zunaj rednega delovanja

= Čisti poslovni izid tekočega leta

Člen 201

Izkaz finančnega izida(Člen 126 Finančne uredbe)

Izkaz finančnega izida prikazuje finančne tokove.

Stanje finančnih tokov sestavljajo:

(a) gotovina v blagajni;

(b) denar na bančnih računih in vpogledne vloge; in

(c) druga razpoložljiva sredstva, ki jih je mogoče hitro zamenjati za gotovino in katerih vrednost je stabilna.

Člen 202

Razčlenitev finančnih tokov(Člen 126 Finančne uredbe)

1. Izkaz finančnega izida prikazuje finančne tokove, razčlenjene na finančne tokove pri poslovanju, finančne tokove pri naložbenju in finančne tokove pri financiranju.

2. Finančni tokovi pri poslovanju prikazujejo finančne tokove, ki izhajajo iz poslovanja.

3. Finančni tokovi pri naložbenju prikazuje finančne tokove, ki izhajajo iz nabave ali prodaje osnovnih sredstev.

4. Finančni tokovi pri financiranju prikazuje finančne tokove, ki izhajajo iz zadolževanja in posojanja ter iz drugih finančnih virov.

Člen 203

Priloga k računovodskim izkazom(Člen 126 Finančne uredbe)

Priloga iz člena 126 Finančne uredbe je sestavni del računovodskih izkazov. Vsebuje najmanj naslednje informacije:

(a) računovodska načela, pravila in metode;

(b) pojasnila, v katerih so navedene dodatne informacije, ki jih sami računovodski izkazi ne vsebujejo in ki so potrebne za točno sliko;

(c) zunajbilančne potencialne obveznosti, ki prikazujejo upravičenosti in obveznosti, ki niso vključene v bilanci stanja in ki bi lahko bistveno vplivale na sredstva in obveznosti do virov, finančni položaj ali na rezultat zadevne enote.

Člen 204

Pojasnila(Člen 126 Finančne uredbe)

Pojasnila so predstavljena kot sklicevanje na postavke v računovodskih izkazih, na katere se nanašajo, in v istem vrstnem redu predstavitve.

Člen 205

Izkaz realizacije proračuna(Člen 127 Finančne uredbe)

1. Izkaz realizacije proračuna vsebuje:

(a) informacije o prihodkih:

(i) spremembe v oceni prihodkov proračuna;

(ii) realizacija prihodkov in odhodkov;

(iii) ugotovljene upravičenosti;

(b) informacije, ki prikazujejo spremembe celotnih razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in razpoložljivih odobritev za plačila;

(c) informacije, ki prikazujejo uporabo celotnih razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in razpoložljivih odobritev za plačila;

(d) informacije, ki prikazujejo neporavnane obveznosti, prenesene iz prejšnjih let in nastale v tekočem letu.

2. V zvezi z informacijami o prihodkih se priloži tudi izkaz, ki za vsako državo članico prikazuje razčlenitev zneskov lastnih sredstev, ki jih je treba še izterjati na koncu proračunskega leta in ki za katere je izdan nalog za izterjavo.

Člen 206

Priloga k izkazu realizacije proračuna(Člen 127 Finančne uredbe)

Priloga k izkazu realizacije proračuna iz člena 127 Finančne uredbe vsebuje najmanj:

(a) informacije o proračunskih načelih, vrstah proračunskih sredstev in strukturi proračuna;

(b) informacije o neporavnanih obveznostih;

(c) informacije, ki se zahtevajo za pravilno razumevanje realizacije proračuna.

POGLAVJE 2

(Poglavje 3 Finančne uredbe)

Računovodstvo

Oddelek 1

Organizacija računovodstva

Člen 207

Organizacija računovodstva(Člen 132 Finančne uredbe)

1. Računovodja vsake institucije in organa iz člena 185 Finančne uredbe pripravi in sproti dopolnjuje dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke njegove institucije.

2. Pri pripravi računovodskih izkazov čim manj uporablja informacije, ki izvirajo zunaj računovodskega sistema.

3. Proračunski prihodki in izdatki se evidentirajo v računalniškem sistemu iz člena 208 po ekonomskem namenu posla kot tekoči prihodki ali izdatki ali kot kapital.

Člen 208

Računalniško podprti sistemi(Člen 132 Finančne uredbe)

1. Računovodske evidence se vodijo s pomočjo integralnega računalniško podprtega sistema.

2. Če se računovodske evidence vodijo z računalniško podprtimi sistemi in podsistemi, je take sisteme in podsisteme treba v celoti opisati.

Ta opis opredeljuje vsebino vseh podatkovnih polj in določa, kako sistem obravnava vsako posamezno operacijo. V opisu mora biti navedeno, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo in za vsako spremembo računalniško podprtih sistemov in podsistemov, da je mogoče kadarkoli ugotoviti vrsto spremembe in osebo, ki je to spremembo izvedla.

Opis računalniško podprtih sistemov in podsistemov obsega vse povezave med temi sistemi in centralnim računovodskim sistemom, zlasti za prenos podatkov in usklajevanja stanj.

3. Dostop do računalniško podprtih sistemov in podsistemov je omejen na osebe, ki so navedene na seznamu pooblaščenih uporabnikov, ki ga vodi in dopolnjuje vsaka institucija.

Oddelek 2

Poslovne knjige

Člen 209

Poslovne knjige(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Vsaka institucija in vsak organ iz člena 185 Finančne uredbe vodi dnevnik, glavno knjigo in evidenco premoženja.

2. Poslovne knjige sestavljajo elektronske listine, ki jih določi računovodja in ki dajejo popolno jamstva pri uporabi za utemeljevanje podatkov.

3. Knjižbe v dnevnik se prenesejo v glavno knjigo, ki je razčlenjena v skladu s kontnim načrtom iz člena 212.

4. Dnevnik in glavna knjiga se lahko razdelita na toliko pomožnih dnevnikov in pomožnih knjig, kolikor je potrebno glede na zahteve.

5. Knjižbe v pomožnih dnevnikih in pomožnih knjigah se najmanj enkrat mesečno prenesejo v dnevnik in glavno knjigo.

Člen 210

Bruto bilanca(Člen 135 Finančne uredbe)

Vsaka institucija in vsak organ iz člena 185 Finančne uredbe pripravi bruto bilanco, ki zajema vse konte iz glavne knjige, vključno s konti, ki so bili obračunani med letom, in ki vsebuje:

(a) številko konta;

(b) opis;

(c) skupaj v breme;

(d) skupaj v dobro;

(e) stanje.

Člen 211

Evidenca premoženja(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Evidenca premoženja je popis stanja vseh sredstev in obveznosti do virov ter prevzetih obveznosti vseh vrst, ki za vsako postavko vsebuje količino in vrednost na datum popisa.

2. Podatki v evidenci se vodijo in organizirajo tako, da opravičujejo vsebino vsakega konta, ki se vključi v bruto bilanco.

3. V zvezi z evidenco premoženja se uporabljajo določbe členov 220 do 227.

Oddelek 3

Kontni načrt

Člen 212

Kontni načrt(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Kontni načrt sprejme računovodja Komisije.

2. Kontni načrt razčlenjuje konte po razredih.

Vsak razred se lahko po potrebi razčleni še naprej v skupine ali podskupine.

3. Kontni načrt mora vsebovati najmanj naslednje razrede:

(a) za konte bilance stanja:

(i) razred 1: konti kapitala, rezervacij in dolgoročnih obveznosti z rokom zapadlosti več kakor eno leto;

(ii) razred 2: konti organizacijskih stroškov, stalnih sredstev in dolgoročnih terjatev z rokom zapadlosti več kakor eno leto;

(iii) razred 3: konti zalog;

(iv) razred 4: konti kratkoročnih terjatev in obveznosti z rokom zapadlosti manj kakor eno leto;

(v) razred 5: finančni konti;

(b) za konte prihodkov in izdatkov:

(i) razred 6: konti stroškov;

(ii) razred 7: konti prihodkov;

(a) za posebne konte:

razreda 8 in 9: posebni konti;

(d) za zunajbilančne transakcije:

razred 0: zunajbilančne transakcije.

4. Vsebina vsakega konta in razreda in njegovo vodenje se določi v kontnem načrtu.

Oddelek 4

Knjiženje

Člen 213

Knjiženje v računovodski evidenci(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Pri knjiženju se uporablja metoda dvostavnega knjigovodstva, pri kateri vsak promet ali spremembo, evidentirano v poslovnih knjigah, predstavlja knjižba, s katero se za vsak znesek v breme vzpostavi protivrednost v dobro na različnih kontih, na katere se ta knjižba nanaša.

2. Za transakcije, izražene v drugi valuti, ki ni evro, se izračuna protivrednost v evrih in knjiži v računovodsko evidenco.

Transakcije, ki se vodijo v tujih valutah na kontih in se lahko preračunajo, se preračunajo najmanj vsakič, ko se pripravi zaključni račun.

To preračunavanje temelji na menjalnih tečajih, določenih v skladu s členom 8.

Tečaj, ki se uporablja za preračun med evrom in drugo valuto za pripravo bilance stanja na dan 31. decembra leta N, je tečaj na zadnji delovni dan leta N-1.

Člen 214

Računovodske evidence(Člen 135 Finančne uredbe)

Vse računovodske evidence morajo prikazovati izvor, vsebino in knjigovodsko referenco vsake podatkovne postavke in številke ustreznih knjigovodskih listin.

Člen 215

Knjigovodske listine(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Vsaka knjižba temelji na knjigovodskih listinah, ki so opremljene z datumom in oštevilčene ter so na papirju ali mediju, ki zagotavlja zanesljivost in varovanje njene vsebine v obdobjih, določenih v členu 49.

2. Operacije iste vrste, ki se izvajajo na istem kraju in na isti dan, se lahko združijo v eni sami knjigovodski listini.

Člen 216

Evidentiranje v dnevnik(Člen 135 Finančne uredbe)

Računovodske operacije se evidentirajo v dnevnik na enega od naslednjih načinov, ki se med seboj izključujeta:

(a) dnevno, vsaka operacija posebej;

(b) v obliki mesečnih povzetkov skupnih zneskov operacij, če se hranijo vsi dokumenti, ki omogočajo preverjanje posameznih operacij na dnevni podlagi.

Člen 217

Potrjevanje knjižb(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Vpisovanje v dnevnik in v knjigo dolgoročnih sredstev se izvaja s postopkom potrjevanja, ki prepoveduje kakršno koli spremembo ali izbris knjižbe.

2. Postopek zaključevanja, s katerim se zaključi vnos knjižb in zagotovi, da se knjižbe ne spreminjajo, se izvede najpozneje pred predstavitvijo končnih računovodskih izkazov.

Oddelek 5

Usklajevanje in preverjanje

Člen 218

Usklajevanje kontov(Člen 135 Finančne uredbe)

1. Stanje kontov v bruto bilanci se redno usklajuje, najmanj pa ob pripravi letnega zaključnega računa, s podatki iz poslovodnih sistemov, ki jih uporabljajo odredbodajalci za upravljanje sredstev in obveznosti ter za dnevno vnašanje v računovodski sistem.

2. Računovodja redno in najmanj ob pripravi zaključnega računa preverja, če podatki v evidenci premoženja iz člena 209 ustrezajo dejanskemu stanju, zlasti glede:

(a) denarnih sredstev na računih, z usklajevanjem z izpiski finančnih institucij;

(b) denarnih sredstev v blagajni, z usklajevanjem z blagajniškim dnevnikom.

Evidenca premoženja se pregleda v skladu s členom 224.

3. Medinstitucionalni računi se usklajujejo in obračunavajo mesečno.

4. Prehodne račune računovodja pregleda enkrat letno, da se lahko čimprej obračunajo.

Oddelek 6

Proračunsko računovodstvo

Člen 219

Vsebina proračunskega računovodstva in njegovo vodenje(Člen 137 Finančne uredbe)

1. Proračunsko računovodstvo za vsako podpodročje proračuna prikazuje:

(a) za izdatke:

(i) proračunska sredstva, odobrena v prvotnem proračunu, proračunska sredstva, vključena v rebalans proračuna, prenesena proračunska sredstva, proračunska sredstva iz namenskih prejemkov, prenose proračunskih sredstev in skupna odobrena proračunska sredstva, ki so tako na voljo;

(ii) prevzete obveznosti in plačila za zadevno proračunsko leto;

(b) za prihodke:

(i) ocene, vključene v prvotni proračun, ocene, vključene v rebalans proračuna, prihodke od namenskih prejemkov in skupni znesek ocen, določenih na takšen način;

(ii) ugotovljene upravičenosti in zneske, izterjane za zadevno proračunsko leto;

(c) prevzete obveznosti, ki jih je še treba plačati, in prihodke, ki jih je treba izterjati, iz preteklih proračunskih let.

Odobritve proračunskih sredstev za prevzem obveznosti in za plačila iz točke (a) prvega pododstavka se knjižijo in prikazujejo posebej.

Začasne celotne obveznosti v zvezi z Jamstvenim oddelkom EKUJS in ustrezna plačila se prav tako evidentirajo v proračunskem računovodstvu.

Te prevzete obveznosti se predstavijo v zvezi s skupnimi odobrenimi sredstvi Jamstvenega oddelka EKUJS.

2. Proračunsko računovodstvo ločeno prikazuje:

(a) uporabo prenesenih proračunskih sredstev in odobrenih proračunskih sredstev za tekoče proračunsko leto;

(b) obračun neporavnanih obveznosti.

Na prihodkovni strani se ločeno vodijo zneski iz preteklih proračunskih let, ki jih je treba še izterjati.

3. Proračunsko računovodstvo se lahko organizira tako, da se razvije v sistem stroškovnega računovodstva.

4. Proračunsko računovodstvo se vodi s pomočjo računalniškega sistema v knjigah ali na karticah.

POGLAVJE 3

(Poglavje 4 Finančne uredbe)

Vodenje evidence premoženja

Člen 220

Vodenje evidence premoženja(Člen 138 Finančne uredbe)

Sistem za vodenje evidenc premoženja vzpostavi odredbodajalec s strokovno pomočjo računovodje. Ta sistem za vodenje premoženja mora dajati vse informacije, ki so potrebne za knjigovodstvo in za varovanje sredstev.

Člen 221

Varovanje premoženja(Člen 138 Finančne uredbe)

Vsaka institucija sprejme določbe o varovanju premoženja, prikazanega v njeni bilanci stanja, in določi katera upravna služba je odgovorna za evidenco.

Člen 222

Vpisovanje v evidenco(Člen 138 Finančne uredbe)

Vsa nabavljena sredstva, katerih nabavna vrednost ali proizvodni stroški so višji od 420 evrov in življenjska doba daljša od enega leta in ki niso potrošni material, se vpišejo v evidenco in evidentirajo na kontih osnovnih sredstev.

Člen 223

Vsebina vpisa v evidenco za vsako osnovno sredstvo(Člen 138 Finančne uredbe)

V evidenco se vpiše ustrezni opis vsakega osnovnega sredstva, njegova lokacija, datum nabave in cena na enoto.

Člen 224

Popisi(Člen 138 Finančne uredbe)

Vsaka organizacija popis izvede tako, da ugotovi, če vsako osnovno sredstvo fizično obstaja in če se sklada z vpisom v evidenci. Taki popisi se izvajajo v okviru letnega programa preverjanja, razen za opredmetena in neopredmetena dolgoročna sredstva, ki se preverjajo vsaj na vsake tri leta.

Člen 225

Prodaja premoženja(Člen 138 Finančne uredbe)

Člani, uradniki ali drugi uslužbenci in drugo osebje institucij in organov iz člena 185 Finančne uredbe ne sme kupiti nobenega osnovnega sredstva, ki ga prodajo te institucije in organi, razen če se ta osnovna sredstva ne prodajo z javnim razpisom.

Člen 226

Postopek za prodajo osnovnih sredstev(Člen 138 Finančne uredbe)

1. Prodaja osnovnih sredstev se na ustrezen način objavi lokalno, če je nabavna vrednost enote višja od8100 evrov. Obdobje med objavo zadnjega obvestila in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od štirinajst koledarskih dni.

Če je nabavna vrednost enote več kakor 391100 evrov, je za prodajo take opreme treba obvestilo o prodaji objaviti v Uradnem listu Evropskih skupnosti. Ustrezno obvestilo se lahko objavi tudi v tiskanih medijih držav članic. Obdobje med datumom objave obvestila v Uradnem listu Evropskih skupnosti in sklenitvijo kupoprodajne pogodbe ne sme biti krajše od enega meseca.

2. Institucije lahko opustijo objavo, če bi bili stroški objave višji od pričakovanega prihodka od prodaje.

3. Institucije si pri prodaji osnovnih sredstev vedno prizadevajo pridobiti najboljšo ceno.

Člen 227

Postopek za prodajo osnovnih sredstev(Člen 138 Finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi izjavo ali zapisnik vedno, kadar se kakršno koli premoženje, ki je vpisano v evidenci, proda, brezplačno odda, da na odpad, v najem ali če manjka zaradi izgube, tatvine ali drugega razloga.

V izjavi ali zapisniku posebej navede ali je treba osnovno sredstvo nadomestiti na stroške uradnika ali drugega uslužbenca Skupnosti ali druge osebe.

Kadar se nepremičnina ali večje instalacije dajo na voljo brezplačno, je treba pripraviti pogodbo in o tem poročati v letnem poročilu, ki se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu ob predstavitvi predhodnega predloga proračuna.

DRUGI DEL

POSEBNE DOLOČBE

NASLOV I

(NASLOV II FINANČNE UREDBE)

STRUKTURNI SKLADI

Člen 228

Vračilo predplačil(Člen 157 Finančne uredbe)

V skladu s predpisi o strukturnih skladih in kohezijskem skladu vračilo celotnega predplačila ali dela predplačil v zvezi z določeno aktivnostjo ne sme imeti učinka znižanja pomoči iz sklada za to aktivnost.

Vrnjeni znesek se šteje za namenski prejemek v skladu s točko (f) člena 18(1) Finančne uredbe.

NASLOV II

(NASLOV III FINANČNE UREDBE)

RAZISKAVE

Člen 229

Vrste ukrepov(Člen 160 Finančne uredbe)

1. Proračunska sredstva za raziskave in tehnološki razvoj se uporabljajo za izvajanje neposrednih ukrepov, posrednih ukrepov na podlagi okvirnega raziskovalnega programa iz člena 166 Pogodbe o ES in ukrepov iz člena 165 navedene pogodbe za sodelovanje v programih in konkurenčnih dejavnostih, ki jih vodi Skupno raziskovalno središče (SRS).

2. Neposredni ukrepe izvajajo ustanove Skupnega raziskovalnega središča in se načeloma v celoti financirajo iz proračuna. Neposredni ukrepi zajemajo:

(a) raziskovalne programe;

(b) predhodne raziskave;

(c) dejavnosti znanstvene in tehnološke podpore institucionalne narave.

3. Posredni ukrepi zajemajo programe, ki se izvajajo po pogodbah, sklenjenih s tretjimi osebami. Skupno raziskovalno središče lahko sodeluje v teh dejavnostih na isti podlagi kakor tretje osebe.

4. Za zagotovitev medsebojne usklajenosti nacionalnih raziskovalnih politik in raziskovalne politike Skupnosti lahko Komisija sprejme pobude v skladu s členom 165 Pogodbe o ES, za izključno upravne izdatke pa bremeni proračun.

5. Poleg posebnih programov, navedenih v členu 166(3) Pogodbe o ES, lahko Skupnost sprejme:

(a) dodatne programe, v katerih lahko sodelujejo samo določene države članice, v skladu s členom 168 Pogodbe o ES;

(b) programe, ki jih izvaja več držav članic, vključno s sodelovanjem v strukturah, vzpostavljenih za izvajanje teh programov, v skladu s členom 169 Pogodbe o ES;

(c) sodelovanje s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami v skladu s členom 170 Pogodbe o ES;

(d) skupna podjetja v skladu s členom 171 Pogodbe o ES.

6. Konkurenčne dejavnosti, ki jih izvaja Skupno raziskovalno središče, zajemajo:

(a) znanstvene in tehnične podporne dejavnosti na podlagi okvirnih programov za raziskave in tehnološki razvoj, ki se načeloma v celoti financirajo iz proračuna;

(b) storitve za tretje osebe.

Člen 230

Pravila, ki se uporabljajo za Skupno raziskovalno središče(Člen 161 Finančne uredbe)

1. Ocene zneskov terjatev iz člena 161(2) Finančne uredbe se pošljejo računovodji v evidentiranje.

2. Kadar dejavnosti, ki jih Skupno raziskovalno središče izvaja za tretje osebe, vključujejo javna naročila, mora biti postopek za oddajo javnega naročila v skladu z načeli preglednosti in enake obravnave.

NASLOV III

(NASLOV IV FINANČNE UREDBE)

ZUNANJI UKREPI

POGLAVJE I

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 231

Ukrepi, ki se lahko financirajo(Člen 162 Finančne uredbe)

Proračunska sredstva za ukrepe iz naslova IV, poglavja 1 drugega dela Finančne uredbe se lahko uporabljajo zlasti za financiranje javnih naročil, donacij, vključno s subvencioniranjem obrestne mere, za posebna posojila, garancije za posojila in finančno pomoč, proračunsko podporo in druge posebne oblike proračunske pomoči.

POGLAVJE 2

Izvajanje ukrepov

Člen 232

Sporazum o financiranju pri centraliziranem upravljanju(Člen 166 Finančne uredbe)

1. Pred sklenitvijo sporazuma o financiranju za ukrepe, za katere se bo uporabljalo decentralizirano upravljanje, odgovorni odredbodajalec na podlagi pregleda dokumentov in preverjanja na kraju samem zagotovi, da je sistem upravljanja, ki ga vzpostavi tretja država upravičenka za upravljanje sredstev Skupnosti, v skladu s členom 164(1) Finančne uredbe.

2. Vsak sporazum o financiranju, ki se sklene v okviru decentraliziranega upravljanja, izrecno, v celoti ali deloma, odvisno od stopnje dogovorjene decentralizacije, vsebuje določbe:

(a) o zagotavljanju skladnosti z merili, določenimi v členu 164(1) Finančne uredbe;

(b) če minimalna merila, določena v členu 164(1) Finančne uredbe, niso več izpolnjena, da lahko Komisija začasno preneha z izvajanjem sporazuma;

(c) o določitvi kontradiktornega postopka za potrditev obračuna v skladu s členom 53(5) Finančne uredbe, ki se lahko uporablja za ugotovitev obveznosti tretje države;

(d) o vzpostavitvi mehanizma za izvajanje finančnih popravkov, navedenih v členu 53(5) Finančne uredbe in naštetih v členu 42, zlasti glede izterjave sredstev s pobotom.

Člen 233

Posebna posojila(Člen 166 Finančne uredbe)

Za kakršenkoli investicijski projekt, ki se financira s posebnim posojilom, Komisija, ki zastopa Skupnost, in posojilojemalec skleneta posojilno pogodbo.

Člen 234

Bančni računi(Člen 166 Finančne uredbe)

1. Za plačila v valuti države prejemnice se računi, vodeni v evrih, odprejo pri finančni instituciji v državi prejemnici v imenu Komisije ali, s skupnim dogovorom, v imenu prejemnika. Naslovi teh računov morajo biti taki, da je ta sredstva mogoče identificirati.

2. Na račune iz odstavka 1 se plača donacija za pokrivanje dejanskih potreb po gotovini. Prenosi se izvedejo v evrih in se po potrebi pretvorijo v valuto države prejemnice, ko plačilo zapade v skladu s členoma 7 in 8.

POGLAVJE 3

Javna naročila

Člen 235

Dajanje stavb v najem(Člen 167 Finančne uredbe)

Iz proračunskih sredstev za poslovanje za zunanje ukrepe se lahko financirajo samo pogodbe o nepremičninah, ki se nanašajo na dajanje v najem stavb, ki so bile že zgrajene ob podpisu najemne pogodbe. Ta naročila se objavijo, kakor je določeno v členu 119.

Člen 236

Opredelitev pojmov(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Naročila storitev obsegajo naročila študij in tehnične pomoči.

Naročilo študije je pogodba o izvajanju storitve, ki se sklene med dobaviteljem in naročnikom in zajema študije za opredelitev in pripravo projektov, študije izvedljivosti, gospodarske in tržne raziskave, tehnične študije in revizije.

Naročilo tehnične pomoči pomeni, da ima dobavitelj vlogo svetovalca, da vodi ali nadzoruje projekt ali da zagotovi svetovalce, ki so navedeni v pogodbi.

2. Kadar ima tretja država usposobljeno osebje za vodenje v svojih službah ali enotah z udeležbo javnega sektorja, lahko naročila neposredno same izvedejo te službe ali enote.

Člen 237

Posebne določbe v zvezi z mejnimi vrednostmi in način oddajanja zunanjih naročil(Člen 167(1)(a) in (b) Finančne uredbe)

1. Členi 118 do 121, razen opredelitev izrazov, člen 122(3) in (4), členi 123, 126 do 129, 131(3) do (6), člen 139(2), členi 140 do 146, člen 148 ter člena 151 in 152 se ne uporabljajo za javna naročila, sklenjena v imenu naročnika iz točk (a) in (b) člena 167(1) Finančne uredbe.

Komisija sprejme sklep o izvajanju določb o javnih naročilih iz tega poglavja.

2. Če se postopki iz odstavka 1 ne upoštevajo, izdatki za zadevne ukrepe niso upravičeni do financiranja Skupnosti.

3. Naročila, ki se oddajo za pomoč v hrani, pokriva posebna ureditev iz Uredbe Komisije (ES) št. 2519/97 [21].

4. To poglavje se ne uporablja za naročnike iz točke (b) člena 167(1) Finančne uredbe, če jih na podlagi preverjanj iz člena 35 Komisija pooblasti, da uporabljajo svoje lastne postopke za oddajo naročila v okviru decentraliziranega upravljanja.

Člen 238

Naročila, ki jih naročnik odda na podlagi člena 167(1)(c) Finančne uredbe(Člen 167(1)(c) Finančne uredbe)

1. Določbe tega poglavja se ne uporabljajo za naročila, ki jih naročnik odda na podlagi točke (c) člena 167(1) Finančne uredbe.

2. Določbe tega poglavja se ne uporabljajo za ukrepe na podlagi Uredbe (ES) št. 1257/96.

3. O uporabi posebnih postopkov za oddajo naročil, ki se uporabljajo v primerih iz odstavkov 1 in 2, odloči Komisija v skladu z načeli iz člena 184.

4. Če se ne upoštevajo postopki iz odstavka 3, izdatki za zadevne ukrepe niso upravičeni do financiranja Skupnosti.

Člen 239

Objava in enako obravnavanje(Člena 167 in 168 Finančne uredbe)

Komisija sprejme potrebne ukrepe za izvajanje, s katerimi zagotovi čim širše sodelovanje in enake pogoje sodelovanja v javnem razpisu za oddajo naročil, ki jih financira Skupnost. V ta namen se posebej poskrbi:

(a) da se predhodni razpisi, javni razpisi in obvestila o oddaji naročila objavijo dovolj zgodaj;

(b) da se odpravi vsako diskriminacijsko ravnanje ali tehnične specifikacije, ki bi lahko ovirale široko sodelovanje pod enakimi pogoji vseh fizičnih ali pravnih osebe iz člena 168 Finančne uredbe.

Člen 240

Objava(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Predhodni razpis za mednarodne javne razpise se čim prej pošlje Uradu za uradne objave Evropskih skupnosti in v vsakem primeru najpozneje do 31. marca v vsakem proračunskem letu za naročila blaga in storitev, za naročila gradenj pa takoj ko je mogoče po sprejetju sklepa, s katerim se potrdi program naročil gradenj.

2. Za namene tega poglavja se javni razpis objavi:

(a) v primeru mednarodnih javnih razpisov vsaj v Uradnem listu Evropskih skupnosti in na internetu;

(b) v primeru lokalnih javnih razpisov vsaj v uradnem listu države prejemnice ali v enakovredni publikaciji.

Kadar se javni razpis objavi tudi lokalno, mora biti vsebinsko enak razpisu v Uradnem listu Evropskih skupnosti in na internetu, objaviti pa ga je treba hkrati. Komisija je odgovorna za objavo javnega razpisa v Uradnem listu Evropskih skupnosti in na internetu. Če je javni razpis objavljen lokalno, to lahko stori upravičenec.

3. Obvestilo o oddaji naročila se pošlje, ko je podpisana pogodba.

Člen 241

Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil storitev(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 167 Finančne uredbe za naročila storitev so:

(a) za naročila, katerih vrednost presega 200000 evrov: mednarodni omejeni razpis v smislu točke (b) člena 122(2) in točke (a) člena 240(2);

(b) za naročila, katerih vrednost je manj kakor 200000 evrov: postopek s pogajanju v smislu odstavka 3, pod pogojem, da uporaba obstoječe okvirne pogodbe ni mogoča ali pa je bila neuspešna.

Naročila, katerih vrednost je manj kakor 5000 evrov, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.

2. V mednarodnem omejenem postopku iz točke (a) odstavka 1 se v javnem razpisu navede število kandidatov, ki bodo povabljeni k oddaji ponudb. Za naročila storitev je število ponudnikov v razponu od štiri do osem. Število kandidatov, povabljenih k oddaji ponudb, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

Seznam izbranih kandidatov se objavi na internetni strani Komisije.

3. V okviru postopka s pogajanji iz točke (b) odstavka 1 naročnik pripravi seznam najmanj treh dobaviteljev po svoji izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot postopek s pogajanji, ki ga ne zajema člena 124.

Ponudbe odpre in oceni izbirna komisija, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje. Člani izbirne komisije morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.

Če naročnik ne prejme najmanj treh veljavnih ponudb, se postopek razveljavi in začne na novo.

4. Ponudbe se pošljejo v ovitku ali v zunanji kuverti, ki vsebujejo dve zaprti kuverti, od katerih je na eni napisano Kuverta A – Tehnična ponudba, na drugi pa Kuverta B – Finančna ponudba. Na zunanji kuverti mora biti navedeno:

(a) naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;

(b) sklicevanje na številko javnega razpisa, na katerega se ponudnik prijavlja;

(c) kjer je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;

(d) stavek "Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb" v jeziku razpisne dokumentacije.

Če so bili v razpisni dokumentaciji predvideni pogovori, ima lahko izbirna komisija pogovore z glavnimi člani skupine strokovnjakov, predlaganih v formalno sprejemljivih ponudbah, ko pisno potrdi začasne ugotovitve in pred dokončno oceno tehničnih ponudb. V takih primerih pogovore s strokovnjaki opravi izbirna komisija, po možnosti kolektivno, če sestavljajo skupino, in v časovnih presledkih, ki so dovolj kratki, da omogočajo primerjavo. Pogovori se vodijo po standardnem postopku, za katerega se vnaprej dogovori izbirna komisija in ki se uporablja za vse strokovnjake ali skupine, ki so povabljene na razgovor. Datum in čas razgovora je treba ponudnikom sporočiti najmanj deset koledarskih dni pred razgovorom. Če se zaradi višje sile ponudnik ne more udeležiti razgovora, se ponudniku pošlje nov datum in čas.

5. Merila za ocenjevanje vsebine ponudbe služijo za izbiro ponudnika, katerega ponudba je ekonomsko najugodnejša.

Ekonomsko najugodnejša ponudba se izbere tako, da se tehnična kakovost in cena ovrednotita v razmerju 80/20. V ta namen:

(a) se vrednost, s katero se oceni tehnična ponudba, pomnoži z 0,80;

(b) se vrednost, s katero se oceni finančna ponudba, pomnoži z 0,20.

Člen 242

Uporaba postopka s pogajanji za naročila storitev(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Za naročila storitev lahko naročnik uporablja postopek s pogajanji z enim samim ponudnikom, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, v naslednjih primerih:

(a) kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 91(1) Finančne uredbe;

(b) kadar se storitve zaupajo javnim organom ali neprofitnim institucijam ali združenjem in se nanašajo na dejavnosti institucionalne narave ali so namenjene za zagotovitev pomoči ljudem na socialnem področju;

(c) za storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;

(d) kadar je postopek za oddajo naročila neuspešen, kar pomeni, da naročnik ni prejel nobene kakovostno in/ali finančno primerne ponudbe, in v tem primeru se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po svoji izbiri izmed ponudnikov, ki so sodelovali v razpisu, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni;

(e) kadar naročilo sledi natečaju in ga je treba pod veljavnimi pogoji oddati najugodnejšemu kandidatu ali enemu od najugodnejših kandidatov; v zadnjem primeru se k pogajanjem povabijo vsi uspešni kandidati;

(f) če zaradi tehničnih razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo lahko izpolni le določen izvajalec storitev.

Za namene točke (a) prvega pododstavka se šteje, da intervencije, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 168(2), izpolnjujejo preizkus glede skrajne nuje. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja v zvezi z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2. Storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, iz točke (c) odstavka 1, so:

(a) dodatne storitve, ki jih ne zajema glavno naročilo, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo naročila, če dodatnih storitev ni mogoče tehnično in poslovno ločiti od glavne pogodbe brez resnih težav za naročnika in če skupni znesek dodatnih storitev ne presega 50 % vrednosti glavne pogodbe;

(b) dodatne storitve, ki pomenijo ponovitev podobnih storitev, ki jih izvaja isti izvajalec, ki mu je naročnik oddal prejšnje naročilo storitve, če je bil za opravljanje prve storitve objavljen javni razpis in če je bila v tem prvem razpisu jasno navedena možnost uporabe postopka s pogajanji za nove storitve za projekt in predvideni stroški.

Pogodba se lahko razširi oziroma podaljša samo enkrat za vrednost in za rok veljavnosti, ki sta največ enaka vrednosti in roku veljavnosti prvotne pogodbe.

Člen 243

Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil blaga(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 167 Finančne uredbe za naročila blaga so:

(a) za naročila, katerih vrednost presega 150000 evrov: mednarodni odprti javni razpis v smislu točke (a) člena 122(2) in točke (a) člena 240(2);

(b) za naročila, katerih vrednost presega 30000 evrov, vendar je manjša od 150000 evrov: lokalni odprti javni razpis v smislu točke (a) člena 122(2) in točke (b) člena 240(2);

(c) za naročila, katerih vrednost je manjša od 30000 evrov: postopek s pogajanji v smislu odstavka 2.

Naročila, katerih vrednost je manjša od 5000 evrov, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.

2. V okviru postopka s pogajanji iz točke (c) odstavka 1 naročnik pripravi seznam najmanj treh dobaviteljev po svoji izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot postopek s pogajanji, ki ga ne zajema člena 124.

Ponudbe odpre in oceni izbirna komisija, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje. Člani izbirne komisije morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.

Če naročnik ne prejme najmanj treh veljavnih ponudb, se postopek razveljavi in začne na novo.

3. Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti v ločenih zapečatenih kuvertah, obe kuverti pa se pošljeta v skupnem ovitku ali zunanji kuverti. Na notranji ovojnici mora biti navedeno:

(a) naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;

(b) sklicevanje na številko javnega razpisa, na katerega se ponudnika javlja;

(c) kjer je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;

(d) stavek "Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb" v jeziku razpisne dokumentacije.

Ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje v kraju in ob času, ki je naveden v razpisni dokumentaciji. Na sestanku za javno odpiranje ponudb je treba javno objaviti imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bila predložena potrebna garancija za resnost ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.

4. V primeru naročila blaga, ki ne zahteva poprodajnih storitev, je edino merilo za oddajo naročila cena.

Kadar so predlogi za poprodajne storitve ali za usposabljanje posebej pomembni, se ekonomsko najugodnejša ponudba izbere z ustreznim upoštevanjem tehnične kakovosti ponujene storitve in cene.

Člen 244

Uporaba postopka s pogajanji za naročila blaga(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Za naročila blaga lahko naročnik uporablja postopek s pogajanji z enim samim ponudnikom, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, v naslednjih primerih:

(a) kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 91(1) Finančne uredbe;

(b) kadar je to upravičeno zaradi narave ali posebnih lastnosti blaga, na primer, kadar je izvedba naročila izključno rezervirana za imetnike patentov ali dovoljenja za uporabo patentov;

(c) ko gre za naročilo blaga pri dodatnih nabavah prvotnega dobavitelja, ki so namenjene za delno nadomestilo izdelkov, materiala ali inštalacij ali kot povečanje obsega obstoječih izdelkov, materiala ali inštalacij in bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika, da nabavi material, ki ima drugačne tehnične lastnosti, to pa bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave med obratovanjem in vzdrževanjem;

(d) kadar postopek za oddajo naročila ni bil uspešen, kar pomeni, da naročnik ni prejel nobene kakovostno in/ali finančno primerne ponudbe. V tem primeru se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po svoji izbiri izmed ponudnikov, ki so sodelovali v razpisu, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.

2. Za namene točke (a) odstavka 1 se šteje, da intervencije, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 168(2), izpolnjujejo preizkus glede skrajne nuje. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja v zvezi z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Člen 245

Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil gradenj(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 167 Finančne uredbe za naročila gradenj so:

(a) za naročila, katerih vrednost presega 5000000 evrov:

(i) načeloma mednarodni odprti razpis v smislu točke (a) člena 122(2) in točke (a) člena 240(2);

(ii) izjemoma zaradi lastnosti določenih gradenj in po sporazumu s Komisijo mednarodni omejeni razpis v smislu točke (b) člena 122(2) in točke (a) člena 240(2);

(b) za naročila, katerih vrednost presega 300000 evrov, vendar je manjša od 5000000 evrov: lokalni odprti razpis v smislu točke (b) člena 122(2) in točke (a) člena 240(2);

(c) za naročila, katerih vrednost je manjša od 300000 evrov: postopek s pogajanji v smislu odstavka 2.

Naročila, katerih vrednost je manjša od 5000 evrov, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.

2. V okviru postopka s pogajanji iz točke (c) odstavka 1 naročnik pripravi seznam najmanj treh izvajalcev po svoji izbiri. V postopku se odda omejeno število ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je poznan kot postopek s pogajanji, ki ga ne zajema člena 124.

Ponudbe odpre in oceni izbirna komisija, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje. Člani izbirne komisije morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.

Če naročnik ne prejme najmanj treh veljavnih ponudb, se postopek razveljavi in začne na novo.

3. Merila za ocenjevanje sposobnosti se predvsem nanašajo na sposobnost ponudnika, da izvede podobna naročila, zlasti z upoštevanjem gradenj, ki jih je izvedel v zadnjih letih. Zaradi takega način izbire in ker so bile nesprejemljive ponudbe že zavrnjene, je edino merilo za izbiro najugodnejše ponudbe cena.

4. Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti vsako v svoji zapečateni kuverti, obe pa se vložita v ovojnico ali zunanjo kuverto. Na notranji ovojnici mora biti navedeno:

(a) naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;

(b) sklicevanje na številko javnega razpisa, na katerega se ponudnika javlja;

(c) kjer je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;

(d) izraz "Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb" v jeziku razpisne dokumentacije.

V kraju in ob času, ki je naveden v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno opre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bila predložena zahtevana garancija za resnost ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.

Člen 246

Uporaba postopka s pogajanji za naročila gradenj(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Naročila gradenj lahko naročnik odda v postopku s pogajanji z enim samim ponudnikom, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, v naslednjih primerih:

(a) kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 91(1) Finančne uredbe;

(b) za dodatne gradnje, ki niso vključene v prvotno dodeljenem naročilu, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne ta izvedbo gradnje, opisane v naročilu, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2.

(c) kadar je postopek za oddajo naročila neuspešen, kar pomeni, da naročnik ni prejel nobene kakovostno in/ali finančno primerne ponudbe. V takih primerih se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po svoji izbiri izmed ponudnikov, ki so sodelovali v razpisu, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.

Za namene točke (a) prvega pododstavka se šteje, da intervencije, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 168(2), izpolnjujejo preizkus glede skrajne nuje. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja v zvezi z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2. Dodatne gradnje iz točke (b) odstavka 1 se oddajo izvajalcu, ki že izvaja gradbena dela:

(a) če takšne gradnje tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila, ne da bi to povzročilo nepremostljive ovire za naročnika;

(b) če so takšne gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje naročila;

(c) če skupna vrednost dodatnega naročila ne presega 50 % zneska glavnega naročila.

Člen 247

Uporaba postopka s pogajanji za naročila gradenj(Člen 167 Finančne uredbe)

Za naročila v zvezi z nepremičninami iz člena 235 lahko naročnik uporablja postopek s pogajanji z enim samim ponudnikom, ko je pregledal lokalni trg in potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje.

Člen 248

Izbira postopka za oddajo javnega naročila za mešana naročila(Člen 167 Finančne uredbe)

V primeru naročil, ki vključujejo tako dobavo storitev kot blaga ali izvajanje gradenj, naročnik, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, določi mejne vrednosti in postopek, ki naj bi se uporabil glede na to, kateri del naročila prevladuje, kar se oceni na podlagi relativne vrednosti in operativnega pomena sestavnih delov naročila.

Člen 249

Razpisna dokumentacija(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Razpisna dokumentacija iz člena 130 se pripravi na podlagi najboljše mednarodne prakse in v skladu z določbami tega poglavja o objavljanju in stikih med naročnikom in ponudniki.

2. Za naročila storitev mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:

(a) navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:

(i) vrsto naročila;

(ii) merila za izbiro najugodnejšega ponudnika in njihovo vrednotenje;

(iii) možnost pogovorov in časovni razpored zanje;

(iv) ali so dovoljene variantne ponudbe;

(v) delež podizvajanja, ki se lahko dovoli;

(vi) najvišja razpoložljiva sredstva za naročilo;

(vii) valuta ponudbe;

(b) seznam izbranih kandidatov (omeniti je treba prepoved združevanja);

(c) splošne pogoje za naročila storitev;

(d) posebne pogoje, ki razširjajo, dopolnjujejo ali določajo izjeme splošnih pogojev;

(e) opis naročila, ki vsebuje načrtovani potek projekta in datume, od katerih bodo predvidoma morali biti glavni strokovnjaki na voljo;

(f) obrazec cenika (ki ga izpolni ponudnik);

(g) obrazec ponudbe;

(h) vzorec pogodbe;

(i) obrazec bančne (ali podobne) garancije za plačilo vnaprejšnjega financiranja.

3. Za naročila storitev mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:

(a) navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:

(i) merila za ugotavljanje sposobnosti ponudnika in za izbiro najugodnejše ponudbe;

(ii) ali so dovoljene variantne ponudbe;

(iii) valuto ponudbe;

(b) splošne pogoje za naročila storitev;

(c) posebne pogoje, ki razširjajo, dopolnjujejo ali določajo izjeme splošnih pogojev;

(d) tehnično prilogo, ki vsebuje vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;

(e) obrazec cenika (ki ga izpolni ponudnik);

(f) obrazec ponudbe;

(g) obrazec pogodbe;

(h) obrazec bančne (ali podobne) garancije za:

(i) resnost ponudbe;

(ii) plačilo predujmov; in

(iii) pravilno izvedbo.

4. Za naročila gradenj mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:

(a) navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:

(i) merila za ugotavljanje sposobnosti ponudnika in za izbiro najugodnejše ponudbe;

(ii) ali so dovoljene variantne ponudbe; in

(iii) valuto ponudbe;

(b) splošne pogoje za naročila gradenj;

(c) posebne pogoje, ki razširjajo, dopolnjujejo ali določajo izjeme splošnih pogojev;

(d) tehnične priloge, ki vsebujejo vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila:

(e) obrazec cenika (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;

(f) obrazec ponudbe;

(g) vzorec pogodbe;

(h) obrazec bančne (ali podobne) garancije za:

(i) resnost ponudbe;

(ii) plačilo predujmov;

(iii) pravilno izvedbo.

5. V primeru neskladja imajo posebni pogoji iz točke (d) odstavka 2, točke (c) odstavka 3 in točke (c) odstavka 4 prednost pred splošnimi pogoji.

Člen 250

Garancije(Člena 102 in 167 Finančne uredbe)

1. Z odstopanjem od člena 150 so garancije za predujme izražene v evrih ali v valuti pogodbe, ki jo pokrivajo.

2. Naročnik lahko zahteva garancijo za resnost ponudbe v smislu tega poglavja, ki predstavlja 1 % do 2 % celotne vrednosti naročila blaga in gradenj in mora biti v skladu z določbami člena 150. Garancija se sprosti, ko je naročilo oddano. Garancija se unovči, če ponudnik pozneje umakne ponudbo, ki je bila predložena do roka za oddajo ponudb.

3. Garancija se zahteva tudi kot jamstvo za plačilo vnaprejšnjega financiranja, ki presega 150000 evrov. Garancija se sprosti, ko se vnaprejšnje financiranje odšteje od vmesnih plačil ali plačil razlike izvajalcu v skladu s pogoji pogodbe.

4. Garancijo za dobro izvedbo posla ponudnik predloži ob podpisu pogodbe za blago in gradnje in sicer za znesek, ki je določen v razpisni dokumentaciji in ki znaša največ 10 % skupne vrednosti naročila. Garancija mora ostati veljavna najmanj do končnega prevzema blaga in gradenj. Če se pogodba ne izvaja pravilno, se unovči celotna garancija.

Člen 251

Roki za izvedbo postopkov(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Ponudbe morajo prispeti na naročnikov naslov najpozneje na datum in ob uri, ki je navedena v javnem razpisu. Rok za sprejem ponudb in prijav za sodelovanje, ki ga določi naročnik, mora biti dovolj dolg, da imajo zainteresirane osebe na voljo primeren in ustrezen rok za pripravo in predložitev svojih ponudb.

Za naročila storitev je minimalni rok od datuma, ko naročnik odpošlje pismo z javnim razpisom, do roka za oddajo ponudbe petdeset dni. V nujnih primerih pa se s predhodnim soglasjem Komisije lahko dovolijo tudi drugačni roki.

2. Ponudniki lahko pisna vprašanja pošljejo najpozneje enaindvajset dni pred končnim rokom za sprejem ponudb. Naročnik da odgovore na vprašanja najpozneje enajst dni pred končnim datumom za predložitev ponudb.

3. V mednarodnem omejenem postopku je rok za sprejem ponudb najmanj trideset dni od datuma objave javnega razpisa. Rok od datuma, ko naročnik odpošlje pismo s povabilom, do končnega datuma za oddajo ponudb je najmanj petdeset dni. V določenih izjemnih primerih pa se s predhodnim soglasjem Komisije lahko dovolijo tudi drugačni roki.

4. V mednarodnem odprtem postopku so roki za sprejem ponudb, ki tečejo od datuma, na katerega je naročnik poslal v objavo javni razpis, najmanj:

(a) 90 dni za naročila gradenj;

(b) 60 dni za naročila storitev.

V določenih izjemnih primerih pa se s predhodnim soglasjem Komisije lahko dovolijo tudi drugačni roki.

5. V mednarodnem odprtem postopku so roki za sprejem ponudb, ki tečejo od datuma, na katerega je naročnik odposlal v objavo javni razpis, najmanj:

(a) 60 dni za naročila gradenj;

(b) 30 dni za naročila storitev.

V določenih izjemnih primerih pa se s predhodnim soglasjem Komisije lahko dovolijo tudi drugačni roki.

6. Za postopke s pogajanji iz točke (b) člena 241(1), točke (c) člena 243(1) in točke (c) člena 245(1) se kandidatom za predložitev ponudb dovoli rok najmanj trideset dni od datuma, ko naročnik odpošlje pismo s povabilom k oddaji ponudbe.

7. Za naročila storitev je rok veljavnosti ponudbe devetdeset koledarskih dni od končnega datuma za predložitev ponudb. V izjemnih primerih pa lahko naročnik pred potekom veljavnosti ponudb prosi ponudnike, da podaljšajo rok za določeno število dni do največ štirideset koledarskih dni. Ponudnik, katerega ponudba je izbrana, mora rok veljavnosti ponudbe podaljšati za nadaljnjih šestdeset koledarskih dni od datuma obvestila o oddaji naročila.

8. Za naročila blaga je rok veljavnosti ponudb devetdeset koledarskih dni od končnega datuma za predložitev ponudb. V izjemnih primerih lahko naročnik pred potekom roka veljavnosti ponudb prosi ponudnike, da rok veljavnosti podaljšajo za določeno število dni do največ štirideset koledarskih dni. Ponudnik, katerega ponudba je izbrana, mora rok veljavnosti ponudbe podaljšati za nadaljnjih šestdeset koledarskih dni od datuma obvestila o oddaji naročila.

9. Za naročila gradenj je rok veljavnosti ponudbe devetdeset koledarskih dni od končnega datuma za predložitev ponudb. V izjemnih primerih lahko naročnik pred potekom roka veljavnosti ponudb prosi ponudnike, da rok veljavnosti podaljšajo za določeno število dni do največ štirideset koledarskih dni. Ponudnik, katerega ponudba je izbrana, mora rok veljavnosti ponudbe podaljšati za nadaljnjih šestdeset koledarskih dni od datuma obvestila o oddaji naročila.

10. Roki iz odstavkov 1 do 9 so izraženi v koledarskih dneh.

Člen 252

Komisija za ocenjevanje(Člen 167 Finančne uredbe)

1. Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere se ugotovi, da izpolnjujejo formalne pogoje, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje na podlagi meril za izločitev, za oceno sposobnosti izvajalcev in za oceno vsebine ponudbe, ki se objavijo vnaprej. Komisija ima liho število članov, najmanj tri, ki imajo vsa potrebna strokovna in upravna znanja za ocenjevanje ponudb.

2. Če Komisija ni naročnik, jo je treba sistematično obveščati o poteku. Komisijo se vedno povabi kot opazovalko na odpiranje in ocenjevanje ponudb, prav tako pa prejme kopijo vsake ponudbe. Naročnik pošlje rezultate ocenjevanja ponudb in predlog za oddajo naročila Komisiji v potrditev. Ko jih Komisija potrdi, naročnik podpiše pogodbe in jih pošlje Komisiji.

3. Ponudbe, ki ne vsebujejo vseh bistvenih elementov, ki se zahtevajo v razpisni dokumentaciji, ali ki ne izpolnjujejo posebnih pogojev, se zavrnejo.

4. V primeru neobičajno nizke cene, navedene v členu 139 uredbe, lahko komisija za ocenjevanje zahteva vse ustrezne obrazložitve vseh postavk ponudbe.

POGLAVJE 4

Donacije

Člen 253

Financiranje v celoti(Člen 169 Finančne uredbe)

1. Z odstopanjem od zahteve o sofinanciranju v zvezi z donacijami iz člena 109 Finančne uredbe se lahko dovoli financiranje ukrepa v celoti v naslednjih primerih, razen če ni prepovedano s temeljnim aktom:

(a) človekoljubne pomoči, vključno s pomočjo za begunce, izkoreninjene osebe, rehabilitacijo in odstranjevanje min;

(b) pomoči v kriznih razmerah v smislu člena 168(2);

(c) ukrepov za varovanje zdravja ali temeljnih človekovih pravic;

(d) ukrepov, ki so posledica izvajanja sporazumov o financiranja s tretjimi državami ali ukrepov z mednarodnimi organizacijami v smislu člena 43.

2. V sklepu o dodelitvi donacije v zvezi z zadevnim ukrepom je treba navesti razloge za odstop od zahteve po sofinanciranju v skladu z odstavkom 1.

Odredbodajalec mora biti v stanju prikazati, da je financiranje v celoti bistveno za izvedbo zadevnega ukrepa.

POGLAVJE 5

Račun izločenih sredstev in evidence premoženja

Člen 254

Oblikovanje računa izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

Za plačila določenih kategorij izdatkov se v skladu s členom 63 Finančne uredbe vzpostavi ena ali več blagajn predplačil za vsako lokalno enoto zunaj Skupnosti. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Skupnosti v tretji državi.

Sklep o oblikovanju takega računa izločenih sredstev vsebuje tudi pogoje za poslovanje v skladu s členom 67 ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.

Člen 255

Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računovodstva(Člen 62 Finančne uredbe)

Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenja računovodstva v lokalnih enotah iz člena 254, pooblaščeni sporočiti imena in deponirati podpise v lokalnih finančnih institucijah.

Člen 256

Evidenca premoženja in objava prodaje(Člen 138 Finančne uredbe)

1. V primeru delegacij se stalna evidenca premičnega premoženja, ki pripada Skupnostim, vodi na lokalni ravni. V skladu s pravili, ki jih je sprejela vsaka institucija, se evidenca redno pošilja centralnim službam.

Premično premoženje na poti v delegacije se pred vpisom v stalne evidence vpišejo na začasni seznam.

2. Prodaja premičnega premoženja delegacije se objavi v skladu z lokalnimi navadami.

NASLOV IV

(NASLOV V FINANČNE UREDBE)

EVROPSKI URADI

Člen 257

Področje uporabe(Člen 171 Finančne uredbe)

Uradi iz člena 171 Finančne uredbe so:

(a) Urad za uradne objave;

(b) Evropski urad za boj proti goljufijam;

(c) Kadrovski urad Evropskih skupnosti;

(d) Urad za upravljanje in izplačevanje posameznih pravic;

(e) Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju in Urad za infrastrukturo in logistiko v Luxembourgu.

Ena ali več institucij lahko ustanovi dodatne urade, če to lahko utemelji s študijo stroškov in koristi in če jamči za preglednost ukrepov Skupnosti.

Člen 258

Posebna pravila za Urad za uradne objave(Člen 171 Finančne uredbe)

V zvezi z Uradom za uradne objave vsaka institucija zadrži pristojnost za odobravanje izdatkov, ki bremenijo proračunska sredstva za publikacije, za vsa dela, ki jih urad odda zunanjim izvajalcem. Neto prihodek iz prodaje publikacij uporabi kot namenski prejemek institucija, ki je avtor teh publikacij, v skladu s členom 18 Finančne uredbe.

Člen 259

Prenos določenih nalog računovodje(Člen 172 Finančne uredbe)

Računovodja Komisije lahko na predlog upravljalnega odbora zadevnega urada prenese na člana osebja urada določene naloge v zvezi s pobiranjem prihodkov in plačili izdatkov, ki jih je neposredno izvedel zadevni urad.

Člen 260

Zakladnica – bančni računi(Člen 172 Finančne uredbe)

Za pokrivanje potreb medinstitucionalnega urada po gotovini lahko Komisija na predlog upravljalnega odbora v njegovem imenu odpre bančne ali žiro račune.

Sredstva na računih se zagotavljajo redno s plačili, ki jih izvede Komisija ob prejemu zahtevka za plačilo iz zadevnega urada. Taka plačila ne smejo presegati skupnega zneska proračunskih sredstev za ta namen v proračunu Komisije za tekoče proračunsko leto.

Končno stanje gotovine za vsako leto se uskladi in prilagodi med zadevnim uradom in Komisijo na koncu proračunskega leta.

Člen 261

Pravila za izvajanje(Člen 175(1) Finančne uredbe)

Pravila za izvajanje, ki jih določi upravljalni odbor vsakega urada v skladu s členom 175(1) Finančne uredbe, morajo biti popolnoma skladna s to uredbo.

NASLOV V

(NASLOV VI FINANČNE UREDBE)

PRORAČUNSKA SREDSTVA ZA UPRAVO

Člen 262

Področje uporabe(Člen 177 Finančne uredbe)

Proračunska sredstva za upravo, ki jih zajema ta naslov, so sredstva, opredeljena v členu 27.

Člen 263

Zgradbe(Člen 179(3) Finančne uredbe)

Pred sklenitvijo pogodb iz člena 179(3) Finančne uredbe vsaka institucija organu za izvrševanje proračuna predloži poročilo, v katerem predstavi vse pomembne informacije o načrtovani aktivnosti, stroških za proračun za tekoče proračunsko leto in za prihodnja leta, svojo utemeljitev glede načela dobrega finančnega poslovodenja in njegov vpliv na finančni načrt.

Zadevna institucija hkrati sporoči organu za izvrševanje proračuna predvideni program projektov gradnje.

Člen 264

Garancije za najem(Člen 177 Finančne uredbe)

Garancije za najem, ki jih daje Komisija, imajo obliko bančne garancije ali depozita na blokiranem bančnem računu, odprtem v imenu Komisije in najemodajalca, izražene v evrih, razen v primerno utemeljenih primerih.

Člen 265

Predujmi delavcem in članom institucij(Člen 177 Finančne uredbe)

Predujmi se lahko plačajo delavcem in članom institucij v skladu s pogoji, določenimi v Kadrovskih predpisih.

TRETJI DEL

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

NASLOV I

PREHODNE DOLOČBE

Člen 266

Prenosi proračunskih sredstev za raziskovanje(Člen 160 Finančne uredbe)

Za neposredne in posredne ukrepe na področju raziskovanja iz člena 229(2) do (5) postopek za prenos proračunskih sredstev za proračunsko leto 2003 urejata prvi in drugi odstavek člena 95 Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977.

Člen 267

Likvidacija jamstvenega računa

1. Stanje v dobro na jamstvenem računu, ki se vodi v splošnem računovodstvu v imenu vsakega računovodje ali pomočnika računovodje, in na katerega se nakazuje poseben dodatek, priznan v skladu s členom 75 Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977, se plača zadevnim osebam ali osebam, ki jih te pooblastijo, na podlagi sklepa institucij in ko se potrdi razrešitev za proračunski leti 2001 in 2002 na podlagi mnenja računovodje, kadar ta ni osebno vpleten.

2. Stanje v dobro na jamstvenem računu, ki se vodi v splošnem računovodstvu v imenu vsakega skrbnika računa izločenih sredstev, in na katerega se nakazuje poseben dodatek, priznan v skladu s členom 75 Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977, se izplača zadevnim osebam ali osebam, ki jih te pooblastijo, s soglasjem računovodje in zadevnega odredbodajalca, potem ko preverita stanje.

3. Na jamstveni račun se nakažejo obresti v višini letnega povprečja mesečnih obrestnih mer, ki jih uporablja Evropska centralna banka za refinanciranje glavnice v evrih, objavljenih v seriji C Uradnega lista Evropskih skupnosti do datuma likvidacije.

Člen 268

Pretvorba prevzetih obveznosti ali ocen zneskov terjatev iz časa pred 1. januarjem 2003 v evre(Člen 16 Finančne uredbe)

Proračunske obveznosti in ocene zneskov terjatev iz člena 161(2) Finančne uredbe, ki izvirajo iz časa pred 1. januarjem 2003 in so v valuti, ki ni evro, se preračunajo v evre najpozneje 1. junija 2003 po menjalnem tečaju iz člena 7, ki velja 1. januarja 2003.

Člen 269

Decentralizirano upravljanje predpristopne pomoči(Člen 53 Finančne uredbe)

V zvezi s predpristopno pomočjo iz Uredbe Sveta (EGS) št. 3906/89 [22] in Uredbe Sveta (ES) št. 555/2000 [23] pravila, ki se nanašajo na predhodna preverjanja, določena v členu 35, ne vplivajo na decentralizirano upravljanje, ki ga zadevne države kandidatke že izvajajo.

NASLOV II

KONČNE DOLOČBE

Člen 270

Organi iz člena 185 Finančne uredbe(Člen 185 Finančne uredbe)

Za organe, ki dejansko prejemajo donacije v breme proračuna Skupnosti in ki so vključeni v seznam, ki ga je pripravila Komisija in je priložen predhodnemu predlogu proračuna za vsako proračunsko leto, veljajo obveznosti iz členov 14(2), točke (3)(d) člena 46(1) in člena 185 Finančne uredbe.

Člen 271

Prilagajanje mejnih vrednosti in zneskov

1. Mejne vrednost in zneski, določeni v členih 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 in 226, se prilagajajo vsake tri leta glede na gibanje indeksa cen življenjskih potrebščin v Skupnosti.

2. Mejne vrednosti iz točke (b) člena 157 in točk (a) in (c) člena 158(1) v zvezi z oddajo javnih naročil se prilagajajo vsaki dve leti v skladu s točko (b) člena 7(1) Direktive 92/50/EGS, točko (a) člena 6(2) Direktive 93/37/EGS in točko (c) člena 5(1) Direktive 93/36/EGS.

3. Komisija, ki določi nove zneske in mejne vrednosti po časovnem razporedu in v skladu z merili iz odstavkov 1 in 2, o tem obvesti druge institucije in te zneske in mejne vrednosti tudi objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Člen 272

Razveljavitev

Uredba (Euratom, ESPJ, ES) št. 3418/93 se razveljavi.

Sklicevanje na razveljavljeno uredbo se šteje kot sklicevanje na to uredbo.

Člen 273

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati 1. januarja 2003.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in neposredno velja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 23. decembra 2002

Za Komisijo

Michaele Schreyer

Članica Komisije

[1] UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

[2] UL L 315, 16.12.1993, str. 1.

[3] UL L 228, 24.8.2001, str. 8.

[4] UL L 130, 31.5.2000, str. 1.

[5] UL L 200, 8.8.2000, str. 35.

[6] UL L 209, 24.7.1992, str. 1.

[7] UL L 199, 9.8.1993, str. 1.

[8] UL L 199, 9.8.1993, str. 54.

[9] UL L 285, 29.10.2001, str. 1.

[10] SEC(1999) 1801.

[11] UL L 39, 17.2.1996, str. 5.

[12] UL L 209, 2.8.1997, str. 6.

[13] odločbe ali sklepa

[14] UL C 316, 27.11.1995, str. 48.

[15] UL C 195, 25.6.1997, str. 1.

[16] UL L 315, 29.12.1998, str. 1.

[17] UL L 166, 28.6.1991, str. 77.

[18] UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

[19] UL L 163, 2.7.1996, str. 1.

[20] UL L 57, 27.2.2001, str. 5.

[21] UL L 346, 17.12.1997, str. 23.

[22] UL L 375, 23.12.1989, str. 11.

[23] UL L 68, 16.3.2000, str. 3.

--------------------------------------------------