PRÍLOHA

ROKOVACÍ PORIADOK VÝBORU EURÓPSKEHO ROZVOJOVÉHO FONDU

Článok 1

Zloženie

Výbor Európskeho rozvojového fondu („výbor“) sa skladá z delegácií členských štátov („delegácie“) a predsedá mu zástupca Komisie.

Na rokovaniach výboru sa zúčastňuje zástupca Európskej investičnej banky.

Zástupca Generálneho sekretariátu Rady sa zúčastňuje na zasadnutiach ako pozorovateľ.

Článok 2

Postúpenie veci výboru

1.   Vec by sa mala postúpiť výboru v prípadoch a podľa postupu, ako sa ustanovujú vo vykonávacom nariadení pre 10. ERF a prípadne v rozhodnutí o pridružení zámoria. V súvislosti s povinnosťami delegovanými na výbor v rozhodnutí o pridružení zámoria sa tento výbor ďalej uvádza ako „Výbor ERF – ZKÚ“.

2.   Okrem postúpených prípadov uvedených v odseku 1:

a)	Komisia na každom zasadnutí predloží výboru zoznam rozhodnutí prijatých v predchádzajúcom období na základe článku 11 ods. 2 a článku 12 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF;

b)

výboru sa čo najskôr poskytnú informácie o oneskoreniach alebo ťažkostiach pri vykonávaní ročných akčných programov, osobitných podporných programov a osobitných opatrení, ktoré by mohli viesť k významným dodatočným záväzkom alebo podstatným zmenám, ktoré by mohli znamenať povinné postúpenie veci podľa ustanovení vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF.

Článok 3

Zvolanie zasadnutia

1.   Zasadnutie výboru zvoláva jeho predseda, pričom koná z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť členského štátu.

2.   Môžu sa zvolávať spoločné zasadnutia výboru s ostatnými výbormi s cieľom rokovať o otázkach spoločného záujmu, ktoré patria do ich oblastí zodpovednosti.

Článok 4

Program rokovania

1.   Predseda zostavuje návrh programu a predkladá ho výboru.

2.   V programe rokovania sa rozlišuje medzi:

a)	návrhmi opatrení, ku ktorým sa od výboru vyžaduje poskytnutie stanoviska v súlade s riadiacimi postupmi ustanovenými v článku 11 ods. 3 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF;

b)	ostatnými záležitosťami predloženými výboru v súlade s podmienkami článku 11 ods. 4 a 5 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF buď z iniciatívy predsedu, alebo na základe písomnej žiadosti člena výboru.

3.   Každá delegácia môže žiadať zaradenie bodu do programu zasadnutí výboru. Príslušné informácie o týchto bodoch sa môžu uviesť ústne.

4.   Program obsahuje schválenie zápisnice z predchádzajúceho zasadnutia.

Článok 5

Dokumentácia, ktorá sa má zaslať členom výboru

1.   Predseda zašle prostredníctvom sekretariátu členom výboru pozvánku na zasadnutie, navrhovaný program rokovania, návrhy opatrení, ku ktorým sa od výboru vyžaduje poskytnutie stanoviska, a akékoľvek ďalšie pracovné dokumenty v úradných jazykoch Spoločenstva spravidla najneskôr 15 pracovných dní pred dňom zasadnutia.

2.   V naliehavých prípadoch a vtedy, ak sa opatrenia, ktoré sa majú prijať, musia uplatniť ihneď, môže predseda na žiadosť člena výboru alebo z vlastnej iniciatívy skrátiť lehotu stanovenú v odseku 1 na 5 pracovných dní pred dátumom zasadnutia.

3.   V náležite odôvodnených prípadoch (napr. vážne hospodárske, sociálne a politické okolnosti, prírodné katastrofy v krajine, ktorá je príjemcom pomoci, humanitárna kríza alebo iné okolnosti podobnej povahy, ktoré si vyžadujú veľmi rýchlu reakciu) sa predseda môže výnimočne na žiadosť člena výboru alebo z vlastnej iniciatívy odchýliť od lehôt stanovených v odsekoch 1 a 2.

4.   Odseky 2 a 3 sa neuplatňujú na strategické dokumenty a viacročné orientačné programy a ich úpravy v dôsledku preskúmania uskutočneného v polovici a na konci obdobia podľa článkov 4 a 5 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF.

5.   Ak delegácie predkladajú výboru návrh s cieľom získať jeho stanovisko ústnym postupom, mali by sekretariátu výboru najmenej tri pracovné dni pred dátumom zasadnutia písomne oznámiť:

a)	tie body, ku ktorým už môžu dať v zásade svoj súhlas a ktoré navrhujú zaradiť ako body A (s pripomienkami alebo žiadosťami o ďalšie informácie alebo bez nich) do programu uvedeného v článku 4 ods. 1, a

b)	tie body, ktoré si podľa nich vyžadujú rokovanie a ktoré navrhujú zaradiť ako body B.

Delegácie v rámci tej istej lehoty písomne sformulujú aj všetky pripomienky a žiadosti o ďalšie informácie.

Komisia poskytne ďalšie informácie a odpovie na všetky pripomienky, ak je to možné, písomne a pred zasadnutím výboru.

Článok 6

Zasielanie strategických dokumentov spoločnému parlamentnému zhromaždeniu

Sekretariát výboru zašle v súlade s článkom 4 ods. 5 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF strategické dokumenty spoločnému parlamentnému zhromaždeniu na vedomie súčasne s tým, ako ich zašle delegáciám vo výbore.

Článok 7

Stanovisko výboru

1.   Ak sa záležitosť predloží výboru s cieľom získať jeho stanovisko, rokuje sa o nej za podmienok a podľa postupu, ako sa stanovujú v článku 11 ods. 3 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF a v článku 8 ods. 2 a 3 vnútornej dohody.

2.   Ak sa použije ústny postup a počas zasadnutia sa urobí podstatná zmena alebo sa k návrhu opatrení pridajú nové faktické prvky, predseda z vlastnej iniciatívy alebo na požiadanie členského štátu môže odložiť hlasovanie o tomto bode programu až na koniec zasadnutia alebo na neskoršie zasadnutie.

3.   Ak sa v situácii opísanej v odseku 2 predseda nerozhodne odložiť hlasovanie požadované jednou alebo viacerými delegáciami, môžu tieto delegácie vzniesť výhradu, ktorá sa môže stiahnuť najneskôr do troch pracovných dní počnúc dňom nasledujúcim po zasadnutí. Stanovisko výboru sa zaznamená ako definitívne po uplynutí tejto lehoty. Komisia informuje členské štáty o konečnom stanovisku, ktorú prijali členské štáty, ktorých delegácie podali vo výbore výhradu.

4.   Na žiadosť delegácie sa hlasovanie o bode môže odložiť, ak dokumenty týkajúce sa konkrétneho bodu programu neboli členom zaslané v lehotách ustanovených v článku 5 ods. 1 a 2. V takom prípade sa predseda môže rozhodnúť predĺžiť lehotu na konzultácie, maximálne však do konca ďalšieho zasadnutia. V prípade potreby možno uplatniť písomný postup ustanovený v článku 11 tohto rokovacieho poriadku.

Na návrh predsedu alebo na žiadosť člena výboru však výbor môže jednoduchou väčšinou svojich členov rozhodnúť o ponechaní tohto bodu v programe rokovania vzhľadom na naliehavosť záležitosti.

5.   Každá delegácia môže v súvislosti s preskúmaním ročných akčných programov požiadať o stiahnutie projektu alebo programu z ročného akčného programu. Ak túto žiadosť podporí blokujúca menšina delegácií, ako sa stanovuje v článku 9 ods. 3 v súvislosti s článkom 8 ods. 2 vnútornej dohody, Komisia prijme ročný akčný program bez príslušného projektu alebo programu v súlade s riadiacimi postupmi, ktoré sa stanovujú v článku 11 ods. 3 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF. S výnimkou prípadu, keď si Komisia v súlade s názormi delegácií vo výbore neželá pokračovať v stiahnutom projekte alebo programe, tento projekt alebo program sa opätovne predloží výboru mimo ročného akčného programu, a to vo forme návrhu na financovanie, ktorý potom prijíma Komisia v súlade s riadiacimi postupmi ustanovenými v článku 11 ods. 3 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF.

Článok 8

Výmena názorov

1.   V súlade s článkom 11 ods. 4 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF výbor uskutočňuje výmenu názorov na všeobecné závery ročných operačných preskúmaní a výročnej správy uvedenej v článku 14 ods. 3 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF. Každá delegácia môže tiež požiadať o výmenu názorov na hodnotenia uvedené v článku 15 ods. 2 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF.

Každá delegácia môže kedykoľvek vyzvať Komisiu, aby výboru poskytla informácie a uskutočnila výmenu názorov na otázky týkajúce sa úloh opísaných v článku 11 ods. 2 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF.

2.   Delegácie môžu na základe takýchto výmen názorov vypracovať odporúčania, ktoré Komisia zohľadní. Intervencie sa zaznamenajú v zápisnici výboru. Intervencia, ktorú podporí kvalifikovaná väčšina delegácií, ako sa ustanovuje v článku 8 ods. 3 v spojení s článkom 8 ods. 2 vnútornej dohody, sa zaznamená ako odporúčanie.

Článok 9

Zastúpenie a kvórum

1.   Každá delegácia sa považuje za jedného člena výboru. Každý členský štát rozhodne o zložení svojej delegácie a informuje o tom predsedu.

2.   So súhlasom predsedu sa delegácie na náklady dotknutého členského štátu môžu zúčastňovať rokovaní v sprievode mimovládnych odborníkov. Súhlas predsedu sa zakladá na tom, že delegáti vopred zašlú sekretariátu výboru písomné oznámenie, v ktorom uvedú svoj zámer zúčastniť sa zasadnutia výboru o konkrétnom bode programu so sprievodom. Ak predseda nenamieta voči účasti odborníka pred príslušným zasadnutím výboru, povolenie sa považuje za udelené.

3.   Delegácia môže v prípade potreby zastupovať najviac ešte jeden ďalší členský štát. Delegácia, ktorá je zastupovaná, informuje písomne o tejto skutočnosti predsedu výboru najneskôr do začatia zasadnutia.

4.   Kvórum požadované na to, aby boli rokovania výboru platné, zodpovedá kvóru, ktoré umožňuje kvalifikovanou väčšinou prijať stanovisko, ktoré sa má vydať v súlade s článkom 11 ods. 3 vykonávacieho nariadenia pre 10. ERF.

Článok 10

Prístup tretích strán

1.   Predseda môže rozhodnúť, že na požiadanie delegácie alebo z vlastnej iniciatívy vypočuje ku konkrétnym bodom odborníkov.

2.   Títo odborníci a odborníci uvedení v článku 9 ods. 2 nie sú prítomní, keď výbor prejde k hlasovaniu, ani sa na hlasovaní nezúčastňujú.

Článok 11

Písomný postup

1.   Ak sa na navrhované opatrenia vzťahuje písomný postup, delegácie majú 15 pracovných dní od zaslania návrhov na prijatie stanoviska. Každá delegácia výboru, ktorá v lehote uvedenej v liste nevyjadrí svoj nesúhlas alebo úmysel zdržať sa hlasovania, sa považuje za delegáciu, ktorá dala svoj tichý súhlas s návrhom.

V naliehavých alebo výnimočne naliehavých prípadoch platia lehoty stanovené v článku 5 ods. 2 a 3. Komisia musí písomne náležite odôvodniť naliehavé alebo výnimočne naliehavé prípady. Vo výnimočne naliehavých prípadoch dohodu delegácií možno konštatovať len vtedy, ak sa táto dohoda vyslovene oznámi. Ak k oznámeniu nedôjde do 48 hodín, táto skutočnosť sa považuje za zdržanie sa hlasovania.

2.   Ak však člen výboru požiada, aby sa v priebehu zasadnutia výboru zvážili návrhy opatrení, ukončí sa tým písomný postup a navrhované opatrenia sa prenesú na ďalšie zasadnutie výboru.

3.   Komisia písomne informuje členov výboru o výsledku písomného postupu ihneď po prijatí príslušného rozhodnutia.

Článok 12

Sekretariátna podpora

Služby sekretariátu poskytuje výboru Komisia.

Článok 13

Zápisnica a súhrnná správa zo zasadnutí

Zápisnica z každého stretnutia sa vypracuje pod záštitou predsedu a obsahuje vyjadrené stanoviská k navrhovaným opatreniam a stanoviská vyjadrené počas zasadnutia. Zápisnica sa do 15 pracovných dní zašle členom výboru.

Delegácie zašlú predsedovi všetky písomné pripomienky, ktoré môžu mať k zápisnici. Výboru sa poskytnú informácie o týchto pripomienkach; v prípade vyjadrenia nesúhlasu sa o navrhovanej zmene a doplnení rokuje vo výbore. V prípade pretrvávajúcich nezhôd sa táto zmena a doplnenie pripojí k zápisnici.

Článok 14

Prezenčná listina

1.   Predseda pripraví na každé zasadnutie prezenčnú listinu, kde uvedie orgány alebo subjekty, ktoré sú zastupované účastníkmi. Účastníci dostanú prezenčnú listinu počas zasadnutia.

2.   Na začiatku každého zasadnutia musí každá delegácia, ktorej účasť na činnosti spôsobuje konflikt záujmov vo vzťahu ku konkrétnemu bodu programu rokovania, informovať o tejto skutočnosti predsedu. Členovia delegácií, ktorí nepatria ku konkrétnemu orgánu alebo organizácii členského štátu, podpíšu vyhlásenie o tom, že ich účasť nespôsobuje konflikt záujmov.

V prípade takéhoto konfliktu záujmov sa dotknutý člen musí na požiadanie predsedu vzdialiť, kým sa rokuje o príslušnom bode programu.

Článok 15

Korešpondencia

1.   Korešpondencia súvisiaca s výborom sa zasiela Komisii, pričom ako príjemca sa uvádza sekretariát výboru.

2.   Korešpondencia, ktorú sekretariát zasiela delegáciám, sa zašle aj stálemu predstaviteľovi dotknutého členského štátu čo najrýchlejším a najspoľahlivejším elektronickým spôsobom.

3.   S výnimkou výnimočných okolností sa korešpondencia medzi Komisiou a delegáciami zasiela oboma smermi poskytnutými počítačovými prostriedkami.

Článok 16

Transparentnosť

1.   Zásady a podmienky týkajúce sa verejného prístupu k dokumentom, ktoré sa uplatňujú v Komisii, sa uplatňujú aj vo výbore ERF. Ak sa takáto žiadosť zašle členskému štátu, musí tento štát konať v súlade s článkom 5 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (1).

2.   Rokovania výboru sú pre všetkých účastníkov dôverné.

Článok 17

Prevádzkové náklady

1.   Prevádzkové náklady výboru vrátane cestovných výdavkov na jedného účastníka za členský štát znáša Komisia.

Ak to pridelené rozpočtové prostriedky umožňujú, a v rámci ich obmedzení, Komisia uhradí cestovné výdavky dvom členom delegácie, ktorí na tento účel predložia žiadosť.

2.   Komisia je oprávnená nahradiť výdavky na ubytovanie a cestovné výdavky odborníkov pozvaných podľa článku 8 ods. 1.

3.   Komisia dá výboru k dispozícii priestory a materiálne zdroje potrebné na jeho prácu.

---

(1)  Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43.