21.3.2015   

SK

Úradný vestník Európskej únie

C 95/1

1.1.

Tieto usmernenia sa vzťahujú na distribúciu účinných látok do liekov na humánne použitie v zmysle vymedzenia článku 1 ods. 3a smernice 2001/83/ES. Podľa tohto ustanovenia je účinná látka akákoľvek látka alebo zmes látok určená na použitie pri výrobe lieku, ktorá sa pri jeho výrobe stane účinnou zložkou tohto lieku a ktorá má mať farmakologický, imunologický alebo metabolický účinok s cieľom obnoviť, napraviť alebo upraviť fyziologické funkcie alebo stanoviť lekársku diagnózu.

1.2.

Na účely týchto usmernení distribúcia účinných látok zahŕňa všetky činnosti pozostávajúce zo zaobstarávania, dovozu, držania, dodávania alebo vývozu účinných látok okrem sprostredkovania.

1.3.

Tieto usmernenia sa neuplatňujú na medziprodukty účinných látok.

2.1.

Distribútori účinných látok by mali rozvinúť a udržiavať systém kvality, kde sú stanovené povinnosti, postupy a zásady riadenia rizík. Príklady takýchto postupov a uplatňovania riadenia rizík kvality sa uvádzajú v usmerneniach EudraLex, zväzku 4, časti III: dokumenty súvisiace so správnou výrobnou praxou, usmernenie Medzinárodnej konferencie o zosúladení technických požiadaviek na registráciu farmaceutík na humánne použitie Q9 o riadení rizík kvality (ICH Q9).

2.2.

Na systém kvality by malo byť vyčlenených dostatok zdrojov, mal by sa na ňom podieľať odborne spôsobilý personál a mal by disponovať vyhovujúcimi a postačujúcimi priestormi, vybavením a zariadením. Malo by sa zabezpečiť, aby:

2.3.

Pri príprave alebo úprave systému kvality by sa mala zohľadniť veľkosť, štruktúra a zložitosť činností distribútora.

3.1.

Distribútor by na každom mieste, kde sa uskutočňujú distribučné činnosti, mal určiť osobu, ktorá by mala disponovať jasne vymedzenými právomocami a zodpovednosťou s cieľom zabezpečiť, aby sa realizoval a dodržiaval systém kvality. Určená osoba by si mala plniť povinnosti osobne. Smie delegovať úlohy, ale nie povinnosti.

3.2.

Povinnosti každého člena personálu podieľajúceho sa na distribúcii účinných látok by sa mali špecifikovať v písomnej forme. Personál by mal byť zaškolený o požiadavkách na správnu distribučnú prax v súvislosti s účinnými látkami. Mal by mať primeranú odbornú spôsobilosť a skúsenosti, aby sa zabezpečilo, že s účinnými látkami sa manipuluje a že sa skladujú a distribuujú vhodným spôsobom.

3.3.

Pracovníci by mali absolvovať počiatočné a priebežné vzdelávanie relevantné pre ich úlohu na základe písomných postupov a v súlade s písomným programom vzdelávania.

3.4.

O celej odbornej príprave by sa mali viesť záznamy a jej účinnosť by sa mala pravidelne hodnotiť a dokumentovať.

4.1.

Dokumentácia obsahuje všetky písomné postupy, pokyny, zmluvy, záznamy a údaje v tlačenej alebo elektronickej podobe. Dokumentácia by mala byť ľahko prístupná alebo vyhľadateľná. Všetky dokumenty týkajúce sa súladu distribútora s týmito usmerneniami by sa mali sprístupniť na požiadanie príslušných orgánov.

4.2.

Dokumentácia by mala byť dostatočne podrobná, pokiaľ ide o rozsah činností distribútora, a v jazyku, ktorému zamestnanci rozumejú. Mala by byť napísaná zrozumiteľne, jasne a bez chýb.

4.3.

Každá zmena vykonaná v dokumentácii by mala byť podpísaná a opatrená dátumom, pričom zmena by mala umožňovať prečítanie pôvodnej informácie. Dôvod zmeny by mal byť v prípade potreby zaznamenaný.

4.4.

Každý zamestnanec by pri vykonávaní svojich úloh mal mať ľahký prístup ku všetkým potrebným dokumentom.

4.5.

Písomné postupy by mali opisovať distribučné činnosti, ktoré ovplyvňujú kvalitu účinných látok. Ich súčasťou môže byť napríklad opis prijímania a kontroly dodávok, skladovania, upratovania a údržby priestorov (vrátane kontroly škodcov), podmienok skladovania, bezpečnosti zásob na mieste a zásielok v tranzite, podmienok vyňatia z predajných zásob, zaobchádzania s vrátenými produktmi, plány sťahovania produktov atď.

4.6.

Postupy by mala schváliť, podpísať a datovať osoba zodpovedná za systém kvality.

4.7.

Mala by sa venovať pozornosť uplatňovaniu platných a schválených postupov. Dokumenty by sa mali pravidelne revidovať a aktualizovať. V prípade procesov by sa mala používať kontrola verzií. Po revízii dokumentu by mal existovať systém na zabránenie neúmyselnému použitiu verzie, ktorá bola nahradená. Nahradené alebo zastarané postupy by sa mali z pracovísk odstrániť a archivovať.

4.8.

Záznamy by mali byť jasné, mali by sa vykonávať v čase každej operácie a takým spôsobom, aby všetky dôležité činnosti alebo udalosti boli vysledovateľné. Záznamy by sa mali uchovávať minimálne počas jedného roka odo dňa exspirácie šarže účinnej látky, na ktorú sa vzťahujú. V prípade účinných látok s dátumami ďalšieho skúšania by sa záznamy mali uchovávať aspoň tri roky po tom, čo sa rozdistribuuje celá šarža.

4.9.

Mali by sa viesť záznamy o každom nákupe a predaji s uvedením dátumu predaja alebo dodávky, názvu účinnej látky, čísla šarže a prijatého alebo dodaného množstva, ako aj názvu a adresy dodávateľa a pôvodného výrobcu, ak nie sú rovnaké, alebo zástupcu prepravnej spoločnosti a/alebo príjemcu. Záznamy by mali zabezpečiť vysledovateľnosť pôvodu a miesta určenia výrobkov, aby bolo možné identifikovať všetkých dodávateľov alebo odberateľov účinnej látky. Záznamy, ktoré by sa mali uchovávať a mali by byť k dispozícii, zahŕňajú:

5.1.

Priestory a zariadenia by mali byť vyhovujúce a primerané na zaistenie bezpečného uskladnenia, ochrany pred kontamináciou (napr. omamnými látkami, senzibilizujúcimi látkami, látkami s vysokou farmakologickou účinnosťou alebo toxicitou) a distribúcie účinných látok. Mali by byť primerane bezpečné, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu. Monitorovacie zariadenia, ktoré sú potrebné na zaručenie kvalitatívnych vlastností účinnej látky, by sa mali kalibrovať podľa schváleného harmonogramu pri dodržaní certifikovaných sledovateľných noriem.

6.1.

Ak sa účinné látky obstarávajú od výrobcu, dovozcu alebo distribútora so sídlom v EÚ, tento výrobca, dovozca alebo distribútor by mal byť registrovaný podľa článku 52a smernice 2001/83/ES.

6.2.

Na miestach preberania účinných látok by sa dodávky mali chrániť pred prevládajúcimi poveternostnými podmienkami počas vykládky. Miesta preberania by mali byť oddelené od skladovacích priestorov. Dodávky by sa pri preberaní mali preskúmať s cieľom overiť, že:

6.3.

Účinné látky so zlomeným uzáverom a poškodeným obalom alebo látky, u ktorých existuje podozrenie na možnú kontamináciu, by sa mali umiestniť do karantény buď fyzicky, alebo prostredníctvom ekvivalentného elektronického systému a záležitosť by sa mala preskúmať.

6.4.

Účinné látky, na ktoré sa vzťahujú osobitné podmienky skladovania, napr. omamné látky a výrobky, ktoré si vyžadujú špecifickú skladovaciu teplotu alebo vlhkosť, by mali byť okamžite identifikované a uskladnené v súlade s písomnými pokynmi a príslušnými právnymi predpismi.

6.5.

Ak sa distribútor domnieva, že účinná látka, ktorú obstaral alebo doviezol, je falšovaná, mal by ju buď fyzicky, alebo prostredníctvom ekvivalentného elektronického systému oddeliť od ostatných látok a informovať príslušný vnútroštátny orgán krajiny, v ktorej je registrovaný.

6.6.

Zamietnuté látky by mali byť identifikované, skontrolované a umiestnené do karantény, aby sa zabránilo ich neoprávnenému použitiu pri výrobe a ďalšej distribúcii. Záznamy o likvidácii by mali byť ľahko prístupné.

6.7.

Účinné látky by sa mali skladovať v podmienkach špecifikovaných výrobcom, napr. pri regulovanej teplote a vlhkosti, a takým spôsobom, aby sa zabránilo kontaminácii a/alebo zmiešaniu. Podmienky skladovania by sa mali monitorovať a mali by sa o nich viesť záznamy. Záznamy by mala pravidelne revidovať osoba zodpovedná za systém kvality.

6.8.

Ak sú potrebné osobitné podmienky skladovania, skladovacie priestory by mali byť vyhovujúce a prevádzkované v rámci stanovených limitov.

6.9.

Skladovacie priestory by mali byť čisté, bez odpadkov, prachu a škodcov. Mali by sa prijať primerané bezpečnostné opatrenia proti úniku alebo poškodeniu obalov, útoku mikroorganizmov a krížovej kontaminácii.

6.10.

Mal by existovať systém na zabezpečenie rotácie zásob, napr. podľa zásady, že najprv by sa mali použiť látky, ktoré majú najskorší dátum exspirácie (resp. ďalšieho skúšania), pričom treba vykonávať pravidelné a časté kontroly, že systém funguje správne. Elektronické systémy správy skladových zásob by mali byť validované.

6.11.

Účinné látky po dátume exspirácie by mali byť oddelené od ostatných schválených zásob, a to buď fyzicky, alebo prostredníctvom ekvivalentného elektronického systému, a nemali by sa ďalej dodávať.

6.12.

Ak skladovanie alebo prepravu účinných látok zabezpečuje zmluvný dodávateľ, distribútor by mal zabezpečiť, aby tento dodávateľ poznal a dodržiaval vhodné podmienky skladovania a prepravy. Zadávateľ a dodávateľ musia podpísať písomnú zmluvu, v ktorej sú jasne stanovené povinnosti každej strany. Dodávateľ nesmie bez písomného súhlasu zadávateľa žiadnu časť prác zverených podľa zmluvy ďalej zadať nijakému subdodávateľovi.

6.13.

Dodávky ostatným distribútorom, výrobcom alebo lekárňam v rámci EÚ by mali uskutočňovať len distribútori účinných látok registrovaní podľa článku 52a smernice 2001/83/ES.

6.14.

Účinné látky by sa mali prepravovať v súlade s podmienkami stanovenými výrobcom, a to spôsobom, ktorý nemá nepriaznivý vplyv na ich kvalitu. Vždy by sa malo zachovávať číslo výrobku, číslo šarže a označenie nádoby. Všetky pôvodné označenia nádoby by mali zostať čitateľné.

6.15.

Mal by existovať systém, vďaka ktorému je možné ľahko identifikovať distribúciu každej šarže účinnej látky, aby bolo možné ju stiahnuť.

6.16.

Ak sa distribútor dozvie o akýchkoľvek informáciách alebo udalostiach, ktoré môžu spôsobiť prerušenie dodávok, mal by to oznámiť dotknutým zákazníkom.

6.17.

Distribútori by mali všetky informácie o kvalite produktov alebo príslušných právnych predpisoch získané od výrobcu účinnej látky odovzdať zákazníkovi a naopak.

6.18.

Distribútor, ktorý dodáva účinnú látku zákazníkovi, by mu mal poskytnúť meno alebo názov a adresu pôvodného výrobcu účinnej látky a číslo jej šarže. Mal by mu poskytnúť aj kópiu originálu certifikátu analýzy od výrobcu.

6.19.

Distribútor by navyše mal na požiadanie poskytnúť totožnosť pôvodného výrobcu účinnej látky aj príslušným orgánom. Pôvodný výrobca môže komunikovať s príslušným orgánom priamo alebo prostredníctvom oprávnených zástupcov. (V tejto súvislosti sa pojmom „oprávnený“ myslí zástupca, ktorého splnomocnil výrobca.)

6.20.

Špecifické pokyny týkajúce sa certifikátov analýzy sú podrobne opísané v usmerneniach EudraLex, zväzku 4, oddiele 11.4, časti II.

7.1.

Vrátené účinné látky by mali byť identifikované ako vrátené a počas prešetrovania držané v karanténe.

7.2.

Účinné látky, nad ktorými už distribútor nemá dohľad, by sa mali vrátiť medzi schválené zásoby len vtedy, ak sú splnené všetky nasledovné podmienky:

Pri tomto posúdení by sa mala zobrať do úvahy povaha účinnej látky, akékoľvek osobitné podmienky skladovania, ktoré si vyžaduje, a čas, ktorý uplynul, odkedy bola dodaná. O akýchkoľvek pochybnostiach o kvalite vrátenej účinnej látky by sa malo konzultovať s výrobcom.

7.3.

O vrátených účinných látkach by sa mali uchovávať záznamy. Dokumentácia by v prípade každej vrátenej látky mala obsahovať:

7.4.

Na návrat medzi skladové zásoby by mali uvoľňovať účinné látky len riadne vyškolení a oprávnení pracovníci. Účinné látky vrátené medzi predajné zásoby by sa mali umiestniť tak, aby sa mohol efektívne uplatniť systém rotácie zásob.

7.5.

Všetky sťažnosti, či už ústne, alebo písomné, by sa mali zaznamenať a vyšetriť v súlade s písomným postupom. V prípade sťažnosti týkajúcej sa kvality účinnej látky by distribútor mal preskúmať sťažnosť v spolupráci s pôvodným výrobcom účinnej látky s cieľom určiť, či treba iniciovať akékoľvek ďalšie opatrenia, a to buď vo vzťahu k iným zákazníkom, ktorým bola dodaná táto účinná látka, alebo k príslušnému orgánu, prípadne k obom. Vyšetrovanie príčiny sťažnosti by mala vykonať a zdokumentovať príslušná strana.

7.6.

Záznam o sťažnosti by mal zahŕňať:

7.7.

Záznamy o sťažnostiach by sa mali archivovať, aby bolo možné posudzovať trendy, frekvenciu sťažností týkajúcich sa konkrétneho produktu a závažnosť s cieľom prijať dodatočné, v prípade potreby okamžité nápravné opatrenia. Počas inšpekcií by mali byť k dispozícii príslušným orgánom.

7.8.

Ak sa sťažnosť postúpi pôvodnému výrobcovi účinnej látky, záznamy, ktoré vedie distribútor, by mali zahŕňať všetky odpovede od pôvodného výrobcu účinnej látky vrátane dátumu a poskytnutých informácií.

7.9.

V prípade vážnej, prípadne potenciálne život ohrozujúcej situácie by mali byť informované miestne, vnútroštátne a/alebo medzinárodné orgány, a malo by sa od nich vyžiadať stanovisko.

7.10.

Mal by existovať písomný postup, ktorý vymedzuje okolnosti, za ktorých by sa malo zvážiť stiahnutie účinnej látky.

7.11.

Postup sťahovania by mal obsahovať informácie o tom, kto by sa mal zúčastňovať hodnotenia informácií, ako by sa malo iniciovať sťahovanie, kto by mal byť o ňom informovaný a ako by sa malo naložiť so stiahnutou látkou. Do sťahovania by mala byť zapojená určená osoba (pozri oddiel 3.1).

8.1.

Distribútor by mal vykonávať vnútorné kontroly a viesť o nich záznamy s cieľom monitorovať vykonávanie a dodržiavanie týchto usmernení. Pravidelné vnútorné kontroly by sa mali realizovať v súlade so schváleným harmonogramom.