privind un sistem de certificare a entităților responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă și de modificare a Regulamentului (CE) nr. 653/2007

având în vedere Directiva 2004/49/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 29 aprilie 2004 privind siguranța căilor ferate comunitare și de modificare a Directivei 95/18/CE a Consiliului privind acordarea de licențe întreprinderilor feroviare și a Directivei 2001/14/CE privind repartizarea capacităților de infrastructură feroviară și perceperea de tarife pentru utilizarea infrastructurii feroviare și certificarea siguranței (1), în special articolul 14a,

având în vedere recomandarea Agenției Europene a Căilor Ferate din 8 iulie 2010 privind un sistem de certificare a entităților responsabile cu întreținerea,

(1) Prezentul regulament instituie un sistem de certificare a entităților responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă, în conformitate cu articolul 14a din Directiva 2004/49/CE.

(2) Acest sistem de certificare are scopul de a furniza dovezi că o entitate responsabilă cu întreținerea și-a instituit sistemul de întreținere și poate îndeplini cerințele prevăzute de prezentul regulament, astfel încât să se asigure de starea sigură de funcționare a tuturor vagoanelor de marfă de a căror întreținere este responsabilă.

(1) Sistemul de certificare se aplică oricărei entități responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă care urmează a fi exploatate pe rețeaua feroviară în Uniune.

(2) Atelierele de întreținere sau orice organizație care preia un subgrup al funcțiilor specificate la articolul 4 poate aplica, în mod voluntar, sistemul de cerificare, în temeiul principiilor specificate la articolul 8 și în anexa I.

(3) Referirile din articolele 5, 7 și 12 la un administrator de infrastructură se interpretează ca trimiteri la operațiunile acestuia cu vagoane de marfă pentru transportarea unor materiale de construcții sau pentru activitățile de întreținere a infrastructurii. Se consideră că, atunci când exploatează vagoane de marfă în acest scop, administratorul de infrastructură acționează în calitate de întreprindere feroviară.

(1) În sensul prezentului regulament se aplică definițiile prevăzute la articolul 3 din Directiva 2004/49/CE.

(1) Sistemul de întreținere trebuie să fie alcătuit din următoarele funcții:

(2) Entitatea responsabilă cu întreținerea trebuie să se asigure că funcțiile enumerate la alineatul (1) îndeplinesc cerințele și criteriile de evaluare prevăzute în anexa III.

(3) Entitatea responsabilă cu întreținerea trebuie să desfășoare ea însăși funcția de gestionare, dar poate externaliza funcțiile de întreținere menționate la alineatul (1) literele (b)-(d) sau o parte a acestor funcții, atribuindu-le altor părți contractante sub rezerva dispozițiilor articolului 8. În cazul în care recurge la externalizare, entitatea responsabilă cu întreținerea trebuie să se asigure că sunt aplicate principiile prevăzute în anexa I.

(4) Indiferent de acordurile de externalizare stabilite, entitatea responsabilă cu întreținerea este responsabilă pentru rezultatul activităților de întreținere pe care le gestionează și trebuie să instituie un sistem de monitorizare a desfășurării activităților respective.

(1) Fiecare întreprindere feroviară sau administrator de infrastructură trebuie să se asigure, înaintea plecării vagoanelor de marfă pe care le exploatează, că de întreținerea acestora se ocupă o entitate responsabilă cu întreținerea certificată și că utilizarea vagoanelor se încadrează în sfera de aplicare a certificatului.

(2) Toate părțile interesate în procesul de întreținere fac schimb de informații relevante referitoare la întreținere, în conformitate cu criteriile prezentate la secțiunile I.7 și I.8 din anexa III.

(3) În urma acordurilor contractuale, o întreprindere feroviară poate solicita, în scop operațional, informații privind întreținerea unui vagon de marfă. Entitatea responsabilă cu întreținerea vagonului de marfă trebuie să răspundă solicitării fie direct, fie prin intermediul altor părți contractante.

(4) În urma acordurilor contractuale, o entitate responsabilă cu întreținerea poate solicita informații privind exploatarea unui vagon de marfă. Întreprinderea feroviară sau administratorul de infrastructură trebuie să răspundă solicitării fie direct, fie prin intermediul altor părți contractante.

(5) Toate părțile contractante trebuie să facă schimb de informații privind defecțiunile legate de siguranță, accidentele, incidentele, incidentele evitate la limită și alte evenimente periculoase, precum și privind orice posibilă restricție referitoare la utilizarea vagoanelor de marfă.

(6) Certificatele entităților responsabile cu întreținerea trebuie să fie acceptate ca dovadă a capacității unei întreprinderi feroviare sau a unui administrator de infrastructură de a îndeplini cerințele referitoare la întreținere și la controlul contractanților și al furnizorilor specificate la punctele B.1, B.2, B.3 și C.1 din anexa II la Regulamentul (UE) nr. 1158/2010 al Comisiei din 9 decembrie 2010 privind o metodă de siguranță comună pentru evaluarea conformității cu cerințele pentru obținerea certificatelor de siguranță feroviară (4) și Regulamentul (UE) nr. 1169/2010 al Comisiei din 10 decembrie 2010 privind o metodă de siguranță comună pentru evaluarea conformității cu cerințele pentru obținerea autorizației de siguranță feroviară (5), cu excepția cazului în care autoritatea națională de siguranță poate demonstra existența unui important risc pentru siguranță.

(7) Dacă o parte contractantă, în special o întreprindere feroviară, are un motiv întemeiat să creadă că o anumită entitate responsabilă cu întreținere nu respectă cerințele de la articolul 14a alineatul (3) din Directiva 2004/49/CE sau cerințele de certificare prevăzute de prezentul regulament, partea contractantă respectivă trebuie să aducă imediat acest lucru la cunoștința organismului de certificare. Organismul de certificare trebuie să ia măsuri corespunzătoare pentru a verifica dacă semnalarea neconformității este justificată și să informeze părțile implicate (inclusiv autoritatea națională de siguranță competentă, dacă este cazul) în legătură cu rezultatele investigației sale.

(8) Dacă se schimbă entitatea responsabilă cu întreținerea, titularul înregistrării menționat la articolul 33 alineatul (3) din Directiva 2008/57/CE a Parlamentului European și a Consiliului (6) trebuie să informeze în timp util entitatea responsabilă cu înregistrarea, definită la articolul 4 alineatul (1) din Decizia 2007/756/CE a Comisiei (7), astfel încât aceasta să poată actualiza registrul național al vehiculelor.

Precedenta entitate responsabilă cu întreținerea predă documentația legată de întreținere fie titularului înregistrării, fie noii entități responsabile cu întreținerea.

Precedenta entitate responsabilă cu întreținerea este scutită de responsabilități atunci când este eliminată din registrul național al vehiculelor. Dacă, până la data eliminării înregistrării entității precedente responsabile cu întreținerea, nicio nouă entitate nu a comunicat faptul că acceptă statutul de entitate responsabilă cu întreținerea, înregistrarea vehiculului se suspendă.

(1) Certificatele ERI se emit de către orice organism de certificare competent ales de entitatea responsabilă cu întreținerea care depune cererea.

(2) Statele membre trebuie să se asigure că organismele de certificare respectă criteriile și principiile generale prevăzute în anexa II, precum și orice sisteme ulterioare de acreditare sectorială.

(3) Statele membre iau măsurile necesare pentru a se asigura că deciziile luate de organismele de certificare fac obiectul unui control jurisdicțional.

(4) Organismele de certificare trebuie să coopereze, atât la nivelul statelor membre, cât și la nivelul Uniunii, în vederea armonizării abordărilor privind evaluarea cererilor.

(5) Agenția organizează și facilitează cooperarea dintre organismele de certificare.

(1) Certificarea se bazează pe evaluarea capacității entității responsabile cu întreținerea de a îndeplini cerințele relevante prevăzute în anexa III și de a le aplica în mod consecvent. Certificarea include un sistem de supraveghere pentru a asigura îndeplinirea în continuare a cerințelor aplicabile, după emiterea certificatului ERI.

(2) Pentru a solicita certificarea, entitățile responsabile cu întreținerea utilizează formularul relevant din anexa IV și furnizează documente doveditoare privind procedurile specificate în anexa III. Entitățile responsabile cu întreținerea care solicită certificatul trebuie să transmită prompt toate informațiile suplimentare solicitate de organismul de certificare. La evaluarea cererilor, organismele de certificare aplică cerințele și criteriile de evaluare stabilite în anexa III.

(3) Organismul de certificare ia o decizie în termen de cel mult patru luni de la furnizarea de către entitatea responsabilă cu întreținerea care solicită certificatul a tuturor informațiilor necesare și a oricăror informații suplimentare solicitate. Înainte de acordarea certificatului, organismul de certificare efectuează verificarea necesară la sediul sau la sediile entității responsabile cu întreținerea. Pentru comunicarea către entitatea responsabilă cu întreținerea a deciziei privind emiterea certificatului, se utilizează formularul relevant din anexa V.

(4) Certificatul ERI este valabil pentru o perioadă de până la cinci ani. Titularul certificatului informează neîntârziat organismul de certificare în legătură cu toate schimbările semnificative ale circumstanțelor existente la momentul emiterii certificatului inițial, pentru a-i permite organismului de certificare să decidă dacă să îl modifice, să îl reînnoiască sau să îl revoce.

(5) Organismul de certificare prezintă în detaliu motivele pe care se bazează fiecare dintre deciziile sale. Organismul de certificare notifică entității responsabile cu întreținerea decizia luată și motivele, precum și indicațiile privind procedura, termenul limită pentru a face contestație și datele de contact ale instanței competente.

(6) Cel puțin o dată pe an, organismul de certificare efectuează vizite de supraveghere la anumite sedii considerate reprezentative, din punct de vedere geografic și funcțional, pentru toate activitățile entităților responsabile cu întreținerea pe care le-a certificat, pentru a verifica faptul că entitățile respective îndeplinesc în continuare criteriile prevăzute în anexa III.

(7) Dacă constată că o entitate responsabilă cu întreținerea nu mai îndeplinește cerințele pe baza cărora a fost emis certificatul ERI, organismul de certificare fie stabilește, de comun acord cu entitatea responsabilă cu întreținerea, un plan de redresare, fie limitează domeniul de aplicare a certificatului, fie suspendă certificatul, în funcție de gradul de neconformitate.

În cazul în care persistă neîndeplinirea cerințelor de certificare sau a oricărui plan de redresare, organismul de certificare limitează sfera de aplicare a certificatului ERI sau îl revocă, motivându-și decizia, indicând, totodată, procedura și termenul limită pentru a face contestație, precum și datele de contact ale instanței competente.

(8) Dacă o întreprindere feroviară sau un administrator de infrastructură solicită un certificat de siguranță sau o autorizație de siguranță, în privința vagoanelor de marfă pe care le utilizează se aplică următoarele dispoziții:

În toate circumstanțele, organismele de certificare și autoritățile naționale de siguranță fac un schimb activ de păreri pentru a evita orice dublare a evaluării.

(1) În cazul în care entitatea responsabilă cu întreținerea decide să externalizeze una sau mai multe dintre funcțiile menționate la articolul 4 alineatul (1) literele (b), (c) și (d) sau părți ale funcțiilor respective, certificarea voluntară a contractantului pe baza sistemului de certificare prevăzut de prezentul regulament creează o prezumție de îndeplinire de către entitatea responsabilă cu întreținerea a cerințelor relevante prevăzute în anexa III, în măsura în care aceste cerințe sunt cuprinse în sfera de aplicare a certificării voluntare a contractantului. În absența unei astfel de certificări, entitatea responsabilă cu întreținerea trebuie să demonstreze organismului de certificare că respectă toate cerințele prevăzute în anexa III în ceea ce privește funcțiile pe care decide să le externalizeze.

(2) Certificarea în ceea ce privește funcțiile de întreținere externalizate sau părți ale acestora se face de către organismele de certificare, urmând procedurile prevăzute la articolele 6 și 7 și la articolul 10 alineatul (3), adaptate la cazul specific al solicitantului. Certificarea este valabilă în întreaga Uniune.

În cazul evaluării cererilor de certificate referitoare la funcțiile de întreținere externalizate sau la părți ale acestora, organismele de certificare urmează principiile prevăzute în anexa I.

Dacă are un motiv justificat pentru a crede că o anumită entitate responsabilă cu întreținerea nu îndeplinește cerințele articolului 14a alineatul (3) din Directiva 2004/49/CE sau cerințele referitoare la certificare prevăzute de prezentul regulament, autoritatea națională de siguranță ia imediat decizia care se impune și informează Comisia, agenția, alte autorități competente, organismul de certificare și alte părți interesate în legătură cu decizia sa.

(1) Până cel târziu la 30 noiembrie 2011, statele membre informează Comisia dacă organismele de certificare sunt organisme acreditate, organisme recunoscute sau autorități naționale de siguranță. De asemenea, statele membre notifică Comisiei orice schimbare a acestei situații, în termen de o lună de la momentul schimbării.

(2) Până cel târziu la 31 mai 2012, statele membre notifică agenția în legătură cu organismele de certificare recunoscute. Organismele de acreditare, astfel cum sunt definite în Regulamentul (CE) nr. 765/2008, informează agenția în legătură cu organismele de certificare acreditate. Orice schimbare trebuie, de asemenea, notificată agenției în termen de o lună de la momentul în care are loc.

(3) Organismele de certificare notifică agenția în legătură cu toate certificatele ERI sau pentru funcții specifice în conformitate cu articolul 4 alineatul (1), emise, modificate, reînnoite sau revocate, în termen de o săptămână de la luarea deciziei, utilizând formularele din anexa V.

(4) Agenția înregistrează toate informațiile notificate în temeiul alineatelor (2) și (3) și le pune la dispoziția publicului.

Anexa I la Regulamentul (CE) nr. 653/2007 se înlocuiește cu textul prevăzut în anexa VI la prezentul regulament.

(1) Fără a aduce atingere articolului 9, se aplică următoarele dispoziții tranzitorii.

(2) Începând de la 31 mai 2012, orice certificat ERI se emite entităților responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă în conformitate cu prezentul regulament, fără a aduce atingere articolului 14a alineatul (8) din Directiva 2004/49/CE.

(3) Certificatele emise de un organism de certificare până cel târziu la 31 mai 2012 pe baza principiilor și criteriilor echivalente celor din Memorandumul de înțelegere de stabilire a principiilor de bază ale unui sistem comun de certificare a entităților responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă semnat de statele membre la 14 mai 2009 sunt recunoscute ca fiind echivalente cu certificatele ERI emise în temeiul prezentului regulament, pentru perioada lor de valabilitate inițială și până cel târziu la 31 mai 2015.

(4) Certificatele emise de un organism de certificare în beneficiul entităților responsabile cu întreținerea până cel târziu la 31 mai 2012 pe baza unor legi naționale existente înainte de intrarea în vigoare a prezentului regulament și echivalente cu prezentul regulament, în special în privința articolelor 6 și 7 și a anexelor I și III, sunt recunoscute ca fiind echivalente cu certificatele ERI emise în temeiul prezentului regulament, pentru perioada lor de valabilitate inițială și până cel târziu la 31 mai 2015.

(5) Certificatele emise atelierelor de întreținere până cel târziu la 31 mai 2014 pe baza unor legi naționale existente înainte de intrarea în vigoare a prezentului regulament și echivalente cu prezentul regulament sunt recunoscute ca fiind echivalente cu certificatele pentru atelierele de întreținere care preiau funcția de efectuare a întreținerii emise în temeiul prezentului regulament, pentru perioada lor de valabilitate inițială și până cel târziu la 31 mai 2017.

(6) Fără a aduce atingere alineatelor (3)-(5), entitățile responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă înregistrate în registrul național al vehiculelor până cel târziu la 31 mai 2012 se certifică în conformitate cu prezentul regulament până cel târziu la 31 mai 2013. În această perioadă, declarațiile pe proprie răspundere ale entităților responsabile cu întreținerea în privința respectării cerințelor relevante prevăzute de prezentul regulament sau de Memorandumul de înțelegere de stabilire a principiilor de bază ale unui sistem comun de certificare a entităților responsabile cu întreținerea vagoanelor de marfă, semnat de statele membre la 14 mai 2009, sunt recunoscute ca fiind echivalente cu certificatele ERI emise în temeiul prezentului regulament.

(7) Întreprinderile feroviare și administratorii de infrastructură care sunt deja certificați în conformitate cu articolele 10 și 11 din Directiva 2004/49/CE până cel târziu la 31 mai 2012 nu trebuie să solicite un certificat ERI pentru perioada inițială de valabilitate a certificatelor lor de întreținere a vagoanelor de care răspund ca entitate responsabilă cu întreținerea.

Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

ANEXA III

Cerințe și criterii de evaluare pentru organizațiile care solicită un certificat ERI sau un certificat în ceea ce privește funcțiile de întreținere externalizate de o entitate responsabilă cu întreținerea

I. Cerințe și criterii de evaluare pentru funcția de gestionare

1. Spirit de conducere – angajament față de dezvoltarea și aplicarea sistemului de întreținere al organizației și față de îmbunătățirea continuă a eficacității acestuia

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru:

(a)	a stabili o politică de întreținere adecvată pentru tipul organizației și pentru amploarea serviciului și aprobată de directorul executiv al organizației sau de reprezentantul acestuia;

(b)	a se asigura că sunt stabilite obiective de siguranță, în conformitate cu cadrul legal și potrivite pentru tipul organizației, amploarea acesteia și riscurile relevante;

(c)	a-și evalua prestațiile generale în materie de siguranță, în raport cu obiectivele de siguranță ale corporației;

(d)	a elabora planuri și proceduri în vederea îndeplinirii obiectivelor de siguranță;

(e)	a asigura disponibilitatea resurselor necesare pentru aplicarea tuturor procedurilor în vederea îndeplinirii cerințelor prevăzute în prezenta anexă;

(f)	a identifica și a gestiona impactul altor activități de gestionare asupra sistemului de întreținere;

(g)	a se asigura că persoanele cu funcții superioare de conducere cunosc rezultatele monitorizării prestațiilor și ale auditurilor și își asumă răspunderea generală pentru efectuarea unor schimbări în cadrul sistemului de întreținere;

(h)	a se asigura că personalul și reprezentanții acestuia sunt reprezentați și consultați în mod corespunzător în cadrul definirii, dezvoltării, monitorizării și revizuirii aspectelor referitoare la siguranță ale tuturor procedurilor conexe care pot implica personalul.

2. Evaluarea riscurilor – o abordare structurată pentru evaluarea riscurilor legate de întreținerea vagoanelor de marfă, inclusiv a riscurilor generate direct de procesele operaționale și de activitățile altor organizații sau persoane, și pentru identificarea măsurilor adecvate de control al riscurilor

2.1.

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru:

(a)	analizarea riscurilor relevante pentru amploarea operațiunilor desfășurate de organizație, inclusiv a riscurilor generate de defecte și de neconformități din fabricație sau disfuncții de-a lungul întregului ciclu de viață;

(b)	evaluarea riscurilor menționate la litera (a);

(c)	elaborarea și instituirea unor măsuri de control al riscurilor.

2.2.	Organizația trebuie să dețină proceduri și acorduri stabilite pentru a recunoaște necesitatea și angajamentul de a colabora cu deținătorii, întreprinderile feroviare, administratorii de infrastructură sau alte părți interesate.

2.3.	Organizația trebuie să dispună de proceduri de evaluare a riscurilor pentru gestionarea schimbărilor de echipament, proceduri, organizare, personal sau interfețe și pentru a aplica Regulamentul (CE) nr. 352/2009 al Comisiei (1).

2.4.	Când evaluează riscurile, organizația trebuie să dispună de proceduri pentru a ține cont de nevoia de a institui, oferi și susține un mediu de lucru corespunzător care să respecte legislația UE și națională, în special Directiva 89/391/CEE a Consiliului (2).

3. Monitorizare – o abordare structurată pentru a garanta faptul că există măsuri de control al riscurilor, care funcționează corect și îndeplinesc obiectivele organizației

3.1.

Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a colecta, monitoriza și analiza regulat datele relevante privind siguranța, inclusiv:

(a)	prestațiile procedurilor relevante;

(b)	rezultatele procedurilor (inclusiv toate serviciile și produsele contractate);

(c)	eficacitatea măsurilor de control al riscurilor;

(d)	informațiile privind experiența, disfuncțiile, defectele și reparațiile generate de exploatarea și întreținerea zilnice.

3.2.	Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că accidentele, incidentele, incidentele evitate la limită și alte evenimente periculoase sunt raportate, înregistrate, investigate și analizate.

3.3.

Pentru revizuirea periodică a tuturor procedurilor, organizația trebuie să dețină un sistem de audit intern care să fie independent, imparțial și să acționeze în mod transparent. Acest sistem trebuie să dețină proceduri stabilite pentru:

(a)	a elabora un plan de audit intern, care să poată fi revizuit în funcție de rezultatele auditurilor anterioare și ale monitorizării performanței;

(b)	a analiza și a evalua rezultatele auditurilor;

(c)	a propune și a pune în aplicare măsuri/acțiuni corective specifice;

(d)	a verifica eficacitatea măsurilor/acțiunilor anterioare.

4. Îmbunătățire continuă – o abordare structurată pentru a analiza informațiile colectate în urma monitorizării regulate, a auditurilor sau din alte surse relevante și pentru a utiliza rezultatele în vederea tragerii de învățăminte și a adoptării unor măsuri preventive sau corective în scopul menținerii sau îmbunătățirii nivelului de siguranță

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că:

(a)	deficiențele identificate sunt remediate;

(b)	sunt puse în aplicare noile îmbunătățiri în materie de siguranță;

(c)	concluziile auditului intern sunt utilizate pentru a îmbunătăți sistemul;

(d)	sunt puse în aplicare acțiuni preventive sau corective, atunci când este necesar, pentru a asigura conformitatea sistemului feroviar cu standardele și alte cerințe de-a lungul întregului ciclu de viață al echipamentelor și operațiunilor;

(e)	informațiile relevante referitoare la investigarea și cauzele accidentelor, incidentelor, incidentelor evitate la limită și ale altor evenimente periculoase sunt utilizate pentru a trage învățăminte și, atunci când este necesar, a adopta măsuri în vederea îmbunătățirii nivelului de siguranță;

(f)	recomandările relevante ale autorității naționale de siguranță, ale organismului național de anchetă și cele care rezultă din investigațiile interne sau ale sectorului sunt evaluate și puse în aplicare, dacă este cazul;

(g)	rapoartele/informațiile relevante primite de la întreprinderile feroviare/administratorii de infrastructură și deținători sau din alte surse relevante sunt analizate și luate în considerare.

5. Structură și responsabilitate – o abordare structurată pentru definirea responsabilităților persoanelor și echipelor în scopul îndeplinirii certe a obiectivelor de siguranță ale organizației

5.1.	Organizația trebuie să dețină proceduri în vederea atribuirii responsabilităților pentru toate procesele relevante din întreaga organizație.

5.2.

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a defini clar domeniile de responsabilitate legate de siguranță și împărțirea responsabilităților între funcțiile specifice asociate lor, precum și interfețelor acestora. Această obligație include procedurile indicate mai sus, dintre organizație și deținători și, dacă este cazul, întreprinderile feroviare și administratorii de infrastructură.

5.3.

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că membrii personalului cărora li s-au delegat responsabilități în cadrul organizației dețin autoritatea, competența și resursele adecvate pentru îndeplinirea sarcinilor care le revin. Responsabilitatea și competența trebuie să fie conforme și compatibile cu rolul atribuit, iar delegarea trebuie să se facă în scris.

5.4.	Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a asigura coordonarea activităților legate de procedurile relevante din cadrul întregii organizații.

5.5.	Organizația trebuie să dețină proceduri prin care persoanele care dețin un rol în managementul siguranței să fie ținute răspunzătoare pentru prestațiile lor.

6. Gestionarea competențelor – o abordare structurată pentru a garanta faptul că angajații au competențele necesare pentru îndeplinirea obiectivelor organizației în mod sigur, eficace și eficient în toate circumstanțele

6.1.

Organizația trebuie să instituie un sistem de gestionare a competențelor, prin care să prevadă:

(a)	identificarea posturilor cu responsabilitate privind aplicarea în cadrul sistemului a tuturor procedurilor necesare pentru îndeplinirea cerințelor din prezenta anexă;

(b)	identificarea posturilor care implică sarcini privind siguranța;

(c)	desemnarea membrilor personalului care dețin competențele adecvate pentru sarcinile corespunzătoare.

6.2.

În cadrul sistemului de gestionare a competențelor al organizației trebuie să existe proceduri pentru gestionarea competențelor personalului care cuprind cel puțin:

(a)	identificarea cunoștințelor, abilităților și experienței necesare pentru îndeplinirea sarcinilor legate de siguranță care corespund responsabilităților respective;

(b)	principiile de selecție, inclusiv nivelul de educație de bază, aptitudinile mentale și fizice;

(c)	formarea și calificarea inițiale sau certificarea competențelor și abilităților dobândite;

(d)	asigurarea faptului că toți membrii personalului cunosc relevanța și importanța activităților lor și modul în care fiecare contribuie la îndeplinirea obiectivelor de siguranță;

(e)	formarea continuă și actualizarea periodică a cunoștințelor și abilităților existente;

(f)	verificările periodice ale competenței și ale aptitudinilor mentale și fizice, dacă este cazul;

(g)	măsurile speciale aplicabile în cazul unor accidente/incidente sau al unor absențe de lungă durată din serviciu, dacă este necesar.

7. Informații – o abordare structurată pentru a garanta faptul că informațiile importante sunt disponibile pentru cei care analizează și iau decizii la toate nivelurile organizației

7.1.

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a defini canalele de raportare, astfel încât să se garanteze faptul că, în cadrul entității și în relațiile ei cu alte părți, inclusiv cu administratorii de infrastructură, întreprinderile feroviare și deținătorii, au loc schimburi adecvate de informații privind toate procedurile relevante, aceste informații fiind comunicate clar și cu promptitudine persoanei care are rolul potrivit atât în cadrul propriei organizații, cât și în cadrul altor organizații.

7.2.

Pentru a asigura un schimb adecvat de informații, organizația trebuie să dețină proceduri:

(a)	pentru primirea și prelucrarea unor informații specifice;

(b)	pentru identificarea, generarea și diseminarea unor informații specifice;

(c)	pentru a pune la dispoziție informații fiabile și actualizate.

7.3.

Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că informațiile operaționale esențiale sunt:

(a)	pertinente și valabile;

(b)

exacte;

(c)

complete;

(d)	actualizate în mod corespunzător;

(e)	controlate;

(f)	coerente și ușor de înțeles (inclusiv limbajul utilizat);

(g)	comunicate personalului înainte de a fi puse în aplicare;

(h)	ușor accesibile pentru personal, acestuia fiindu-i distribuite copii atunci când este necesar.

7.4.

Cerințele prevăzute la punctele 7.1, 7.2 și 7.3 se aplică în special următoarelor informații operaționale:

(a)	verificări privind exactitatea și caracterul complet al registrelor naționale ale vehiculelor (RNV) în ceea ce privește identificarea (inclusiv mijloacele) și înmatricularea vagoanelor de marfă pe care le întreține organizația;

(b)	documentația privind întreținerea;

(c)	informațiile referitoare la asistența acordată deținătorilor și, după caz, altor părți, inclusiv întreprinderilor feroviare/administratorilor de infrastructură;

(d)	informațiile referitoare la calificarea personalului și supervizarea ulterioară de pe parcursul dezvoltării întreținerii;

(e)	informațiile referitoare la operațiunile (inclusiv kilometrajul, tipul și amploarea activităților, incidentele/accidentele) și solicitările întreprinderilor feroviare, ale deținătorilor și ale administratorilor de infrastructură;

(f)

înregistrările referitoare la activitățile de întreținere desfășurate, inclusiv informațiile privind deficiențele constatate în timpul inspecțiilor și măsurile corective luate de întreprinderile feroviare sau de administratorii de infrastructură, precum inspecțiile și monitorizarea întreprinse înaintea plecării trenului sau pe traseu;

(g)	documentația de redare în exploatare și repunere în funcțiune;

(h)	comenzile de întreținere;

(i)	informațiile tehnice care trebuie să fie furnizate întreprinderilor feroviare/administratorilor de infrastructură și deținătorilor ca instrucțiuni de întreținere;

(j)

informațiile de urgență legate de situațiile în care este compromisă starea sigură de funcționare, informații care ar putea consta în:

(i)

impunerea unor restricții de utilizare sau a unor condiții de exploatare specifice în cazul vagoanelor de marfă pe care le întreține organizația sau al altor vehicule din aceeași serie, chiar dacă acestea sunt întreținute de alte entități responsabile cu întreținerea, caz în care aceste informații trebuie comunicate, de asemenea, tuturor părților implicate;

(ii)	informații de urgență privind problemele legate de siguranță identificate pe parcursul întreținerii, precum deficiențe detectate în cazul unei componente comune pentru mai multe tipuri sau serii de vehicule;

(k)	toate informațiile/datele relevante necesare în vederea transmiterii raportului anual privind întreținerea către organismul de certificare și către clienții în cauză (inclusiv deținătorii), acest raport trebuind pus la dispoziție, la cerere, autorităților naționale de siguranță.

8. Documentație – o abordare structurată pentru a se asigura trasabilitatea tuturor informațiilor relevante

8.1.	Organizația trebuie să dețină proceduri adecvate pentru a se asigura că toate procedurile relevante sunt documentate corespunzător.

8.2.

Organizația trebuie să dețină proceduri adecvate stabilite pentru:

(a)	a monitoriza și actualiza regulat toată documentația relevantă;

(b)	a configura, a genera, a distribui și a controla schimbările aduse întregii documentații relevante;

(c)	a primi, a colecta și a arhiva întreaga documentație relevantă.

9. Activități de contractare – o abordare structurată pentru a garanta faptul că activitățile subcontractate sunt gestionate în mod adecvat, astfel încât să fie îndeplinite obiectivele organizației

9.1.	Organizația trebuie să dețină proceduri stabilite pentru a se asigura că sunt identificate produsele și serviciile de siguranță conexe.

9.2.

Când recurge la contractanți și/sau furnizori pentru produse și servicii de siguranță conexe, organizația trebuie să dețină proceduri stabilite pentru a verifica, la momentul selecției, că:

(a)	contractanții, subcontractanții și furnizorii sunt competenți;

(b)	contractanții, subcontractanții și furnizorii au un sistem de întreținere și gestionare adecvat și documentat.

9.3.	Organizația trebuie să dețină o procedură pentru definirea cerințelor pe care trebuie să le îndeplinească respectivii contractanți și furnizori.

9.4.	Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a monitoriza conștientizarea de către furnizori și/sau contractanți a riscurilor pe care ei le reprezintă pentru operațiunile organizației.

9.5.	În cazul în care sistemul de întreținere/gestionare al unui contractor sau furnizor este certificat, procedura de monitorizare descrisă la punctul 3 poate fi limitată la rezultatele proceselor operaționale subcontractate menționate la punctul 3.1 litera (b).

9.6.

Cel puțin principiile de bază ale următoarelor proceduri trebuie definite clar, cunoscute și specificate în contractul dintre părțile contractante:

(a)	responsabilitățile și sarcinile legate de aspectele privind siguranța feroviară;

(b)	obligațiile legate de transferul informațiilor relevante între cele două părți;

(c)	trasabilitatea documentelor legate de siguranță.

II. Cerințe și criterii de evaluare pentru funcția de dezvoltare a întreținerii

1. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a identifica și gestiona toate activitățile de întreținere care afectează siguranța și piesele critice din punctul de vedere al siguranței.

2. Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a garanta îndeplinirea cerințelor esențiale referitoare la interoperabilitate, inclusiv în ceea ce privește actualizările pe parcursul întregului ciclu de viață, prin:

(a)	asigurarea respectării specificațiilor referitoare la parametrii de bază pentru interoperabilitate, astfel cum sunt prevăzuți în specificațiile tehnice pentru interoperabilitate (STI-uri) relevante;

(b)	verificarea, în toate circumstanțele, a coerenței dosarului de întreținere cu autorizația de dare în exploatare (inclusiv cu eventualele cerințe ale autorității naționale de siguranță), declarațiile de conformitate față de STI-uri, declarațiile de verificare și dosarul tehnic;

(c)	gestionarea oricărei înlocuiri în cursul întreținerii, în conformitate cu cerințele prevăzute de Directiva 2008/57/CE și de STI-urile relevante;

(d)	identificarea nevoii de evaluare a riscurilor în ceea ce privește potențialul impact al înlocuirii în cauză asupra siguranței sistemului feroviar;

(e)	gestionarea configurării tuturor schimbărilor tehnice care afectează integritatea sistemului vehiculului.

3. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a proiecta și a sprijini punerea în funcțiune a dotărilor, echipamentelor și uneltelor de întreținere necesare pentru efectuarea întreținerii și dezvoltate în acest scop. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a verifica utilizarea, depozitarea și întreținerea acestor dotări, echipamente și unelte potrivit programului lor de întreținere și în conformitate cu cerințele privind întreținerea lor.

4. Când vagoanele de marfă sunt puse în exploatare, organizația trebuie să dețină proceduri pentru:

(a)	a obține documentația inițială și pentru a colecta suficiente informații privind operațiunile planificate;

(b)	a analiza documentația inițială și a furniza primul dosar de întreținere, ținând cont și de obligațiile conținute în eventualele garanții conexe;

(c)	a se asigura că primul dosar de întreținere este pus în aplicare în mod corect.

5. În scopul menținerii dosarului de întreținere actualizat pe parcursul întregului ciclu de viață al vagonului de marfă, organizația trebuie să dețină proceduri pentru:

(a)

a colecta cel puțin informațiile relevante referitoare la:

(i)	tipul și amploarea operațiunilor desfășurate efectiv, inclusiv incidentele operaționale, dar nu numai acestea, care au potențialul de a afecta integritatea vagonului de marfă din punctul de vedere al siguranței;

(ii)	tipul și amploarea operațiunilor planificate;

(iii)

acțiunile de întreținere desfășurate efectiv;

(b)	a defini necesitatea actualizărilor, ținând cont de valorile limită pentru interoperabilitate;

(c)	a face propuneri de schimbare și a aproba schimbările și punerea lor în aplicare, în vederea luării unei decizii bazate pe criterii clare, ținând cont de constatările evaluării riscurilor;

(d)	a se asigura ca schimbările sunt puse în aplicare în mod corect.

6. La aplicarea procedurii de gestionare a competențelor în cazul funcției de dezvoltare a întreținerii trebuie să se țină cont cel puțin de următoarele activități care afectează siguranța:

(a)	evaluarea importanței schimbărilor pentru dosarul de întreținere și pentru înlocuirile propuse în cursul întreținerii;

(b)	competențele de inginerie necesare pentru gestionarea instituirii și modificărilor dosarului de întreținere, precum și pentru dezvoltarea, evaluarea, validarea și aprobarea unor înlocuiri în cursul întreținerii;

(c)

tehnicile de asamblare (inclusiv sudarea și lipirea), sistemele de frânare, osiile montate și mecanismele de tracțiune, tehnicile de testare nedistructivă și activitățile de întreținere aplicate unor componente specifice, precum cisternele și valvele, ale vagoanelor de marfă pentru transportul de mărfuri periculoase.

7. La aplicarea procedurii de documentare în cazul funcției de dezvoltare a întreținerii trebuie garantată trasabilitatea a cel puțin următoarelor elemente:

(a)	documentația referitoare la dezvoltarea, evaluarea, validarea și aprobarea unei înlocuiri în cursul întreținerii;

(b)	configurarea vehiculelor, inclusiv a componentelor legate de siguranță, dar nu numai a acestora;

(c)	înregistrarea activităților de întreținere desfășurate;

(d)	rezultatele studiilor privind experiența dobândită;

(e)	toate versiunile ulterioare ale dosarului de întreținere, inclusiv evaluarea riscurilor;

(f)	rapoartele privind competența și supervizarea efectuării întreținerii, precum și a gestionării întreținerii parcului;

(g)	informațiile tehnice care trebuie să fie furnizate în sprijinul deținătorilor, al întreprinderilor feroviare și al administratorilor de infrastructură.

III. Cerințe și criterii de evaluare pentru funcția de gestionare a întreținerii parcului

1. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a verifica disponibilitatea, competența și capacitatea entității responsabile cu efectuarea întreținerii înainte de a da comenzi de întreținere, ceea ce înseamnă că atelierele de întreținere sunt suficient de calificate pentru a decide în privința cerințelor referitoare la competențele tehnice stabilite în cadrul funcției de efectuare a întreținerii.

2. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru alcătuirea pachetului de lucrări, precum și pentru emiterea și eliberarea comenzii de întreținere.

3. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru trimiterea vagoanelor de marfă pentru întreținere în timp util.

4. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru gestionarea retragerii din exploatare a vagoanelor de marfă în vederea întreținerii sau în cazurile în care au fost identificate defecțiuni.

5. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a defini măsurile de control necesare aplicate întreținerii efectuate și redării în exploatare a vagoanelor de marfă.

6. Organizația trebuie să dețină o procedură pentru a emite o notificare de repunere în funcțiune, ținând cont de documentația de redare în exploatare.

7. La aplicarea procedurii de gestionare a competențelor în cazul funcției de gestionare a întreținerii parcului trebuie să se țină cont cel puțin de repunerea în funcțiune.

8. La aplicarea procedurii de informare în cazul funcției de gestionare a întreținerii parcului, trebuie furnizate funcției de efectuare a întreținerii cel puțin următoarele elemente:

(a)	normele și specificațiile tehnice aplicabile;

(b)	planul de întreținere pentru fiecare vagon de marfă;

(c)	lista pieselor de schimb, inclusiv o descriere tehnică suficient de detaliată a fiecărei piese pentru a permite înlocuirea cu o piesă similară care să ofere aceleași garanții;

(d)	o listă de materiale care să includă o descriere suficient de detaliată a modului de utilizare a acestora și informații privind sănătatea și siguranța;

(e)	un dosar care să definească specificațiile pentru activitățile care afectează siguranța și care să conțină restricțiile de intervenție și utilizare în cazul componentelor;

(f)	o listă a componentelor sau a sistemelor care fac obiectul unor cerințe legislative și o listă a acestor cerințe (inclusiv în ceea ce privește rezervoarele de frânare și cisternele destinate transportului de mărfuri periculoase);

(g)	toate informațiile suplimentare relevante legate de siguranță, în funcție de evaluarea riscurilor efectuată de organizație.

9. La aplicarea procedurii de informare în cazul funcției de gestionare a întreținerii parcului, trebuie comunicată părților interesate cel puțin repunerea în funcțiune, inclusiv restricțiile de utilizare relevante pentru utilizatori (întreprinderile feroviare și administratorii de infrastructură).

10. La aplicarea procedurii de documentare în cazul funcției de gestionare a întreținerii parcului, trebuie înregistrate cel puțin următoarele elemente:

(a)	comenzile de întreținere;

(b)	repunerea în funcțiune, inclusiv restricțiile de utilizare relevante pentru întreprinderile feroviare și administratorii de infrastructură.

IV. Cerințe și criterii de evaluare pentru funcția de efectuare a întreținerii

1. Organizația trebuie să dețină proceduri pentru:

(a)	a verifica adecvarea și caracterul complet al informațiilor furnizate de funcția de gestionare a întreținerii parcului în legătură cu activitățile comandate;

(b)	a controla utilizarea documentelor de întreținere necesare și relevante, precum și a altor standarde aplicabile efectuării de servicii de întreținere, în conformitate cu comenzile de întreținere;

(c)	a se asigura că toate specificațiile relevante referitoare la întreținere cuprinse în comenzile de întreținere sunt disponibile tuturor membrilor personalului implicați (de exemplu, că acestea sunt cuprinse în instrucțiunile de lucru interne);

(d)

a se asigura că toate specificațiile relevante referitoare la întreținere, astfel cum sunt definite în reglementările aplicabile și în standardele specificate cuprinse în comenzile de întreținere, sunt disponibile tuturor membrilor personalului implicați (de exemplu, că acestea sunt cuprinse în instrucțiunile de lucru interne).

2. Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că:

(a)	componentele (inclusiv piesele de schimb) și materialele sunt utilizate în conformitate cu specificațiile comenzilor de întreținere și cu documentația oferită de furnizor;

(b)	componentele și materialele sunt depozitate, manipulate și transportate în așa fel încât să se prevină uzura și daunele, conform specificațiilor din comenzile de întreținere și din documentația oferită de furnizor;

(c)	toate componentele și materialele, inclusiv cele furnizate de client, respectă normele naționale și internaționale relevante, precum și cerințele din comenzile de întreținere relevante.

3. Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a stabili, identifica, furniza, înregistra și păstra disponibile dotări, echipamente și unelte corespunzătoare și adecvate care să îi permită să furnizeze serviciile de întreținere în conformitate cu comenzile de întreținere și cu alte specificații aplicabile, asigurând:

(a)	efectuarea în siguranță a întreținerii, inclusiv respectându-se sănătatea și siguranța personalului de întreținere;

(b)	ergonomia și protecția sănătății, inclusiv interfețele dintre utilizatori și sistemele informatice sau echipamentele de diagnosticare.

4. În cazul în care este necesar, pentru a garanta obținerea unor rezultate fiabile, organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că echipamentele sale de măsurare sunt:

(a)	calibrate sau verificate la intervale specificate sau înaintea utilizării, în raport cu standardele de măsurare internaționale, naționale sau industriale. În cazul în care nu există astfel de standarde, trebuie înregistrată baza utilizată pentru calibrare sau verificare;

(b)	ajustate sau reajustate, dacă este necesar;

(c)	identificate ca permițând stabilirea stadiului de calibrare;

(d)	protejate de ajustări care ar invalida rezultatul măsurătorii;

(e)	protejate de daune și deteriorări în timpul manipulării, întreținerii și depozitării.

5. Organizația trebuie să dețină proceduri pentru a se asigura că toate dotările, echipamentele și uneltele sunt utilizate corect, calibrate, păstrate și întreținute conform unor proceduri documentate.

6. Organizația trebuie să aibă proceduri pentru a verifica dacă activitățile de întreținere desfășurate sunt în conformitate cu comenzile de întreținere și să emită notificarea de redare în exploatare care include eventualele restricții de utilizare.

7. În situația aplicării procedurii de evaluare a riscurilor (mai ales a punctului 2.4 din secțiunea I) în cazul funcției de efectuare a întreținerii, mediul de lucru include nu doar atelierele în care se efectuează întreținerea, ci și șinele din afara clădirilor atelierului și toate locurile în care se desfășoară activități de întreținere.

8. La aplicarea procedurii de gestionare a competențelor în cazul funcției de efectuare a întreținerii trebuie să se țină cont cel puțin de următoarele activități care afectează siguranța:

(a)	tehnicile de asamblare (inclusiv sudarea și lipirea);

(b)	testarea nedistructivă;

(c)	testarea finală a vehiculului și redarea în exploatare;

(d)	activitățile de întreținere în cazul sistemelor de frânare, al osiilor montate și al mecanismelor de tracțiune și activitățile de întreținere în cazul unor componente specifice, precum cisternele, valvele etc., ale vagoanelor de marfă pentru transportul de mărfuri periculoase;

(e)	alte domenii specializate identificate care au efecte asupra siguranței.

9. La aplicarea procedurii de informare în cazul funcției de efectuare a întreținerii, trebuie furnizate funcțiilor de gestionare a întreținerii parcului și de dezvoltare a întreținerii cel puțin următoarele elemente:

(a)	lucrările efectuate în conformitate cu comenzile de întreținere;

(b)	orice eventuală defecțiune sau eventual defect legat de siguranță care este identificat(ă) de organizație;

(c)	redarea în exploatare.

10. La aplicarea procedurii de documentare în cazul funcției de efectuare a întreținerii, trebuie înregistrate cel puțin următoarele elemente:

(a)	identificarea clară a tuturor dotărilor, echipamentelor și uneltelor legate de activitățile care au efecte asupra siguranței;

(b)

toate lucrările de întreținere efectuate, inclusiv personalul, uneltele, echipamentele, piesele de schimb și materialele utilizate și ținând cont de:

(i)	normele relevante ale țării în care își are sediul organizația;

(ii)	cerințele stabilite în comenzile de întreținere, inclusiv cerințele referitoare la înregistrări;

(iii)

testarea finală și decizia privind redarea în exploatare;

(c)	măsurile de control necesare în temeiul comenzilor de întreținere și pentru redarea în exploatare;

(d)	rezultatele calibrării și verificării. În cazul programelor informatice utilizate la monitorizarea și măsurarea unor cerințe specificate, trebuie confirmată, înaintea primei utilizări, capacitatea programului de a îndeplini funcția dorită, această capacitate fiind reconfirmată dacă este necesar;

(e)	fiabilitatea rezultatelor măsurătorilor precedente, în cazul în care se constată că un instrument de măsurare nu îndeplinește cerințele.

(1) JO L 108, 29.4.2009, p. 4.

(2) JO L 183, 29.6.1989, p. 1.