COMISIA EUROPEANĂ

Bruxelles, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

Propunere de

Acord interinstituțional

privind un registru de transparență obligatoriu

PARLAMENTUL EUROPEAN, CONSILIUL UNIUNII EUROPENE ȘI COMISIA EUROPEANĂ,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE), în special articolul 295, și Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice (Euratom), în special articolul 106a,

întrucât:

(1) Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene și Comisia Europeană (denumite în continuare „cele trei instituții”) mențin un dialog deschis, transparent și constant cu asociațiile reprezentative și cu societatea civilă, în conformitate cu Tratatul privind Uniunea Europeană (TUE), în special articolul 11 alineatele (1) și (2).

(2) Această deschidere permite tuturor părților interesate să își prezinte opiniile cu privire la decizii care le-ar putea afecta și, astfel, să contribuie efectiv la baza de informații pe care se întemeiază propunerile de politici. Stabilirea unui dialog cu părțile interesate sporește calitatea actului decizional, oferind canalele necesare pentru includerea punctelor de vedere externe și a opiniilor de specialitate.

(3) Cele trei instituții declară că transparența și responsabilitatea sunt esențiale pentru a menține încrederea cetățenilor europeni în legitimitatea proceselor politice, legislative și administrative din Uniune.

(4) Transparența în materie de reprezentare a intereselor este deosebit de importantă, pentru a permite cetățenilor să urmărească activitățile reprezentanților de interese și potențiala influență a acestora. Cele trei instituții consideră că această transparență este cel mai bine asigurată printr-un cod de conduită care cuprinde normele și principiile aplicabile reprezentanților de interese care se înscriu într-un registru de transparență și, prin urmare, aderă la cod.

(5) Având în vedere experiența pozitivă a registrului de transparență pentru organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor Uniunii, instituit prin Acordul dintre Parlamentul European și Comisia Europeană din 16 aprilie 2014 1 , cele trei instituții consideră că acest acord ar trebui să fie extins în mod corespunzător.

(6) Cele trei instituții recunosc necesitatea instituirii unui registru de transparență obligatoriu (denumit în continuare „registrul”) prin condiționarea anumitor interacțiuni cu acestea de înregistrarea prealabilă, astfel încât înregistrarea prealabilă devine o condiție de facto pentru reprezentarea intereselor și se asigură că reprezentarea intereselor se desfășoară în conformitate cu normele și principiile consacrate în Codul de conduită.

(7) Cele trei instituții răspund necesității de a se adopta în cel mai scurt timp posibil un acord interinstituțional de instituire a unui registru obligatoriu, în conformitate cu Rezoluția Parlamentului European din 28 aprilie 2016 referitoare la accesul public la documente 2 .

(8) Funcționarea registrului nu afectează competențele și atribuțiile organizaționale interne ale niciuneia dintre cele trei instituții și nu aduce atingere acordului pe care acestea îl încheie cu privire la modul în care contribuie la resursele administrative și financiare ale secretariatului registrului.

(9) Cele trei instituții vor coopera în mod loial în vederea punerii în aplicare a prezentului acord.

(10) Oricare dintre cele trei instituții poate urmări și alte politici de bună guvernanță și transparență în afara cadrului prezentului acord, în măsura în care astfel de politici nu afectează punerea în aplicare a acordului și obiectivele urmărite de acesta.

(11) Acordul nu aduce atingere exercitării drepturilor prevăzute la articolul 11 alineatul (4) din Tratatul UE (inițiativa cetățenească europeană) și la articolul 227 din TFUE (dreptul de a adresa petiții Parlamentului European),

CONVIN DUPĂ CUM URMEAZĂ:

Articolul 1

Scopul și domeniul de aplicare al acordului interinstituțional

Prezentul acord interinstituțional stabilește un cadru pentru o interacțiune transparentă și etică dintre reprezentanții de interese care se angajează în activități care fac obiectul prezentului acord și oricare dintre cele trei instituții.

Articolul 2

Definiții

În sensul prezentului acord interinstituțional, se aplică următoarele definiții:

a) „reprezentanți de interese” înseamnă orice persoană fizică sau juridică sau grupuri, asociații ori rețele formale/informale de astfel de persoane fizice sau juridice, care se angajează în activități care fac obiectul prezentului acord;

b) „solicitant” se referă la orice reprezentant de interese care solicită înscrierea în registru;

c) „entitate înregistrată” se referă la orice reprezentant de interese pentru care există o înregistrare în registru;

d) „client” înseamnă un reprezentant de interese care a însărcinat un intermediar să reprezinte interesele clientului față de oricare dintre cele trei instituții;

(e) „intermediar” înseamnă un reprezentant de interese care reprezintă interesele unui client față de oricare dintre cele trei instituții;

(f) „relație client-intermediar” înseamnă orice relație contractuală între un client și unul sau mai mulți (sub)prestatori de servicii cu privire la prestarea unei activități care face obiectul acordului;

(g) „funcționari” se referă la toate categoriile de personal al oricăreia dintre cele trei instituții.

Articolul 3

Activități care fac obiectul acordului interinstituțional și activități care nu fac obiectul acestui acord

1) Prezentul acord se aplică activităților care promovează anumite interese prin interacțiunea cu oricare dintre cele trei instituții semnatare, cu membrii sau funcționarii acestora, în scopul de a influența formularea sau punerea în aplicare a unor politici sau acte legislative sau procesul decizional din cadrul acestor instituții, cu excepția cazurilor în care se aplică o excepție definită la alineatul (2) sau la articolul 4.

2) Nu sunt considerate activități în sensul alineatului (1) următoarele activități:

a) acordarea de consultanță juridică și de alte tipuri de consultanță de specialitate în contextul unei relații client-intermediar, în cazul în care aceasta

—    constă în reprezentarea clienților în contextul unei proceduri de conciliere sau de mediere prin care se urmărește evitarea aducerii unui litigiu în fața unei instanțe judiciare sau administrative;

—    constă în consultanță acordată clienților pentru a-i ajuta să se asigure că activitățile lor respectă legislația aplicabilă sau

—    privește reprezentarea clienților și protejarea drepturilor lor fundamentale sau procedurale, precum dreptul de fi ascultat, dreptul fundamental al unui client la un proces echitabil, inclusiv dreptul la apărare în cadrul procedurilor administrative, cum ar fi activitățile desfășurate de avocați sau de orice alte persoane calificate implicate în aceste activități.

b) informațiile prezentate în calitate de parte sau terț în cadrul unei proceduri judiciare sau administrative stabilite de dreptul Uniunii sau de dreptul internațional aplicabil Uniunii și informațiile prezentate pe baza unei relații contractuale cu instituția sau pe baza unui acord de grant finanțat prin fonduri ale Uniunii.

c) activitățile partenerilor sociali acționând în calitate de participanți la dialogul social, în conformitate cu articolul 152 din TFUE.

d) informațiile prezentate ca răspuns la cereri specifice, adresate în mod direct de oricare dintre cele trei instituții ori de membrii sau de funcționarii acestora, cum ar fi cereri de informații concrete, de date sau de consultanță de specialitate.

e) comunicarea cetățenilor, acționând exclusiv în nume propriu, cu oricare dintre cele trei instituții.

Articolul 4

Organisme care nu intră sub incidența acordului interinstituțional

1) Partidele politice sunt exceptate de la înregistrare. Totuși, nicio organizație înființată sau sprijinită de acestea care este implicată în activități care fac obiectul acordului nu este exceptată de la înregistrare.

2) Bisericile și asociațiile sau comunitățile religioase, precum și organizațiile filosofice și neconfesionale prevăzute la articolul 17 din TFUE sunt exceptate de la înregistrare. Cu toate acestea, reprezentanțele sau entitățile juridice, birourile și rețelele înființate pentru a reprezenta bisericile, comunitățile religioase sau organizațiile filosofice și neconfesionale în relațiile lor cu instituțiile Uniunii, precum și asociațiile acestora, nu sunt exceptate de la înregistrare.

3) Autoritățile publice ale statelor membre (inclusiv reprezentanțele permanente și ambasadele acestora) de la nivel național și subnațional sunt exceptate de la înregistrare, precum și orice asociație a autorităților publice de la nivel european, național sau subnațional, cu condiția ca acestea să acționeze exclusiv în numele organismelor publice relevante.

4) Autoritățile publice din țările terțe (inclusiv misiunile diplomatice și ambasadele acestora) sunt exceptate de la înregistrare.

5) Organizațiile interguvernamentale, inclusiv agențiile și organismele care provin din acestea, sunt exceptate de la înregistrare.

Articolul 5

Interacțiuni pentru care înregistrarea este o condiție prealabilă

1) Cele trei instituții convin să impună înregistrarea prealabilă a reprezentanților de interese drept condiție prealabilă pentru următoarele tipuri de interacțiuni:

Pentru Parlamentul European

Accesul în clădirile Parlamentului: eligibilitatea persoanelor care reprezintă sau lucrează pentru reprezentanții de interese de a solicita permise de acces pe termen lung în clădirile Parlamentului European;

Audieri publice în cadrul comisiilor: posibilitatea ca reprezentanții de interese să fie invitați să intervină în cadrul unei audieri a unei comisii în calitate de invitat, fără a se aduce atingere dispozițiilor articolului 3 alineatul (2) litera (b);

Patronaj: patronarea unor evenimente organizate de reprezentanții de interese;

Reuniuni: reuniuni între reprezentanții de interese și deputații Parlamentului European, Secretarul General, directorii generali și secretarii generali ai grupurilor politice;

Evenimente: găzduirea de evenimente organizate de reprezentanții de interese în clădirile Parlamentului European;

Comunicări: trimiterea de mesaje automate cu privire la activitățile Parlamentului European către reprezentanții de interese.

Pentru Consiliul Uniunii Europene

Reuniuni: reuniuni între reprezentanții de interese și ambasadorul președinției curente sau viitoare a Consiliului UE, precum și reprezentanții acesteia în Comitetul Reprezentanților Permanenți ai guvernelor statelor membre pe lângă Uniunea Europeană, Secretarul General al Consiliului și directorii generali;

Comunicări: trimiterea de mesaje automate cu privire la activitățile Consiliului către reprezentanții de interese.

Pentru Comisia Europeană

Reuniuni: reuniuni între reprezentanții de interese și membrii Comisiei, membrii cabinetelor acestora și directorii generali;

Grupuri de experți: numirea anumitor tipuri de membri ai grupurilor de experți 3 ;

Consultări publice: trimiterea de notificări automate cu privire la consultările Comisiei către reprezentanții de interese; Comisia va face distincție între entitățile înregistrate și cele neînregistrate publicând separat contribuțiile acestora;

Patronaj: patronarea unor evenimente organizate de reprezentanții de interese;

Liste de distribuție: trimiterea de notificări prin intermediul unor liste de distribuție către reprezentanții de interese, cu privire la anumite activități ale Comisiei.

2) Fiecare dintre cele trei instituții ia măsurile interne necesare în vederea aplicării tipurilor de condiționare menționate la alineatul (1).

3) Fiecare instituție poate decide să impună condiția înregistrării prealabile și pentru alte tipuri de interacțiuni, în măsura în care aceste tipuri suplimentare de condiționare au scopul de a consolida cadrul actual.

4) Tipurile de condiționare menționate la alineatele (1) și (3) se publică pe o pagină de internet specială a registrului.

Articolul 6

Eligibilitatea și înregistrarea solicitanților

1) La solicitarea înregistrării, solicitanții trebuie să își demonstreze eligibilitatea în ceea ce privește desfășurarea activităților care fac obiectul prezentului acord.

2) În acest scop, solicitanții trebuie să furnizeze informațiile prezentate în detaliu în anexa II și să fie de acord ca aceste informații să aparțină domeniului public.

3) Solicitanților li se poate cere să prezinte documente doveditoare care să demonstreze faptul că sunt eligibili și că informațiile prezentate sunt exacte.

4) Solicitanții sunt înscriși în registru ca entități înregistrate după ce li se stabilește eligibilitatea și se constată că înregistrarea îndeplinește dispozițiile anexei II privind informațiile care trebuie furnizate.

Articolul 7

Codul de conduită aplicabil entităților înregistrate și asigurarea respectării acestuia

1) Normele și principiile pe care entitățile înregistrate trebuie să le respecte sunt stabilite în Codul de conduită anexat la prezentul acord (anexa III). Prin înregistrare, entitățile înregistrate sunt de acord să respecte aceste norme și principii.

2) Astfel cum se prevede în Codul de conduită, nerespectarea dispozițiilor sale poate face obiectul investigațiilor și măsurilor prevăzute în procedurile stabilite în anexa IV la prezentul acord.

Investigațiile pot fi efectuate în urma primirii de reclamații sau la inițiativa proprie a Secretariatului.

Cele trei instituții iau măsurile interne necesare pentru aplicarea oricăror măsuri impuse în conformitate cu anexa IV.

3) Astfel cum se prevede în Codul de conduită, entitățile înregistrate sunt de acord, în special:

să prezinte, la cerere, documente și orice alte materiale justificative care atestă că informațiile furnizate sunt exacte;

să coopereze sincer și constructiv în ceea ce privește solicitările de clarificări și de actualizări;

să accepte că pot face obiectul unor proceduri de investigare și, dacă este cazul, măsurilor prevăzute în anexa IV.

Articolul 8

Consiliul director al registrului

1) Consiliul director al registrului este compus din secretarii generali ai celor trei instituții.

2) Consiliul director:

—    supraveghează punerea în aplicare globală a prezentului acord de către Secretariat și emite instrucțiuni generale în acest sens;

—    aprobă normele de procedură ale Secretariatului;

—    aprobă emiterea de orientări, astfel cum se prevede la articolul 9 alineatul (4);

—    examinează și hotărăște cu privire la cererile motivate de reexaminare a deciziilor Secretariatului prezentate de entitățile înregistrate, astfel cum se prevede în anexa IV la prezentul acord;

—    acceptă notificările privind implicarea voluntară prevăzută la articolele 12 și 13 din acord.

3) Consiliul director decide prin consens.

4) Consiliul director poate adopta regulamente de procedură care reglementează exercitarea responsabilităților sale.

Articolul 9

Secretariatul registrului

1) Secretariatul este o structură operațională comună, alcătuită dintr-un coordonator și din membrii Secretariatului, direct subordonată Consiliului director.

2) Secretariatul funcționează sub coordonarea unui funcționar din cadrul Secretariatului General al Comisiei Europene (denumit în continuare „coordonatorul”). Membrii Secretariatului sunt funcționari ai Parlamentului European, ai Consiliului și ai Comisiei Europene, detașați în cadrul Secretariatului de către instituțiile lor.

Coordonatorul își asumă responsabilitatea generală pentru activitatea Secretariatului și supraveghează operațiunile curente.

3) Secretariatul are următoarele sarcini principale:

—    elaborează regulamentul de procedură al Secretariatului, în vederea aprobării de către Consiliul director;

—    prezintă rapoarte Consiliului director cu privire la punerea în aplicare globală a prezentului acord;

—    monitorizează conținutul registrului și se asigură că sunt înregistrați doar solicitanții eligibili, în scopul de a obține un nivel optim al calității datelor din registru, înțelegându-se totuși că entitățile înregistrate sunt cele care răspund în ultimă instanță pentru informațiile pe care le furnizează;

—    oferă asistență entităților înregistrate, celor trei instituții și oricăror entități care participă în mod voluntar în conformitate cu articolele 12 și 13;

—    efectuează investigații, radiază înregistrări și adoptă măsuri în conformitate cu anexa IV la prezentul acord;

—    organizează acțiuni de sensibilizare;

—    prezintă un raport anual pentru anul calendaristic precedent;

—    asigură dezvoltarea și întreținerea site-ului web al registrului, a formularului de înscriere online, precum și a altor resurse informatice asociate;

—    asigură schimbul de bune practici și de experiență cu organisme similare în ceea ce privește transparența în materie de reprezentare a intereselor;

—    efectuează orice alte activități necesare pentru punerea în aplicare a prezentului acord.

4) Secretariatul poate să propună spre aprobare Consiliului director orientări destinate entităților înregistrate în vederea aplicării consecvente a articolelor 2 - 6 (definiții, activități, organisme neincluse în domeniul de aplicare al acordului, interacțiuni pentru care înregistrarea este o condiție prealabilă, eligibilitatea și înregistrarea solicitanților) și a anexelor la prezentul acord.

Articolul 10

Decizie

Cele trei instituții înființează Secretariatul și Consiliul director prin intermediul unei decizii distincte, adoptate în comun de către cele trei instituții înainte de intrarea în vigoare a prezentului acord.

Articolul 11

Resurse

1) Cele trei instituții se asigură că Secretariatul are la dispoziție resursele umane, administrative și financiare necesare pentru buna executare a sarcinilor sale.

2) În cazul Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene, cele trei instituții asigură resursele umane necesare Secretariatului prin detașarea pe lângă serviciile Comisiei, în conformitate cu articolul 37 litera (a) și cu articolul 38 din Statutul funcționarilor Comunităților Europene.

3) Cele trei instituții contribuie în mod egal la funcționarea Secretariatului și a registrului. Acestea încheie un acord separat conținând dispoziții detaliate în ceea ce privește contribuțiile lor la resursele administrative și financiare ale Secretariatului.

Articolul 12

Implicarea voluntară a altor instituții, organisme, oficii și agenții ale UE

1) Alte instituții, organisme, oficii și agenții ale UE sunt încurajate să utilizeze, la rândul lor, cadrul creat prin prezentul acord drept instrument de referință pentru propria interacțiune cu reprezentanții de interese.

2) Alte instituții, organisme, oficii și agenții ale UE pot să notifice voluntar Secretariatului intenția lor de a condiționa anumite interacțiuni de înscrierea în registrul de transparență. Notificarea conține detalii cu privire la tipurile de interacțiuni propuse și condițiile aplicabile acestora.

3) În cazul în care Consiliul director consideră că tipurile de interacțiuni propuse sunt conforme cu obiectivele urmărite de registru, instituțiile, organismele, oficiile și agențiile respective ale UE pot să condiționeze aceste tipuri de interacțiuni de înscrierea în registru și beneficiază de sprijin și asistență tehnică din partea Secretariatului în schimbul unei contribuții proporționale la costurile de funcționare ale Secretariatului și registrului.

4) Acceptarea notificării menționate la alineatul precedent nu conferă instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor UE care au transmis notificarea calitatea de parte la prezentul acord interinstituțional.

5) Tipurile de condiționare acceptate în conformitate cu alineatul (3) se publică pe site-ul web al registrului.

Articolul 13

Implicarea voluntară a reprezentanțelor permanente ale statelor membre pe lângă UE

1) Fără a aduce atingere articolului 4 alineatul (3) din prezentul acord, statele membre pot să notifice în mod voluntar Secretariatului intenția lor de a condiționa de înscrierea în registrul de transparență anumite interacțiuni ale reprezentanților de interese cu reprezentanțele lor permanente pe lângă UE. Notificarea conține detalii cu privire la tipurile de interacțiuni propuse și la condițiile aplicabile acestora.

2) În cazul în care Consiliul director consideră că tipurile de interacțiuni propuse sunt conforme cu obiectivele urmărite de registru, reprezentanțele permanente în cauză pot să condiționeze aceste tipuri de interacțiuni de înscrierea în registru și beneficiază de sprijin și asistență tehnică din partea Secretariatului în schimbul unei contribuții proporționale la costurile de funcționare ale Secretariatului și registrului.

3) Acceptarea notificării menționate la alineatul precedent nu îi conferă statului membru care a transmis notificarea calitatea de parte la prezentul acord interinstituțional.

4) Tipurile de condiționare acceptate în conformitate cu alineatul (2) se publică pe site-ul web al registrului.

Articolul 14

Dispoziții finale și tranzitorii

1) Prezentul acord interinstituțional are caracter obligatoriu pentru instituțiile semnatare.

2) Prezentul acord înlocuiește Acordul dintre Parlamentul European și Comisia Europeană din 16 aprilie 2014, care încetează să producă efecte cu începere de la data aplicării prezentului acord.

3) Prezentul acord intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Acesta se aplică de la [xx/xx/xx].

4) Reprezentanții de interese deja înregistrați la data aplicării prezentului acord își modifică înregistrarea, în termen de șase luni de la data respectivă, pentru a se conforma noilor cerințe care decurg din prezentul acord.

5) Investigațiile referitoare la alerte și reclamații inițiate în temeiul Acordului dintre Parlamentul European și Comisia Europeană din 16 aprilie 2014 se efectuează în conformitate cu procedura prevăzută de acel acord.

6) Prezentul acord face obiectul unei revizuiri la patru ani de la intrarea sa în vigoare.

Încheiat la [locul], [data].

(1)

Acord între Parlamentul European și Comisia Europeană privind registrul de transparență pentru organizațiile și persoanele care desfășoară activități independente implicate în procesul de elaborare și de punere în aplicare a politicilor Uniunii, JO L 277, 19.9.2014, p. 11.

(2)

 Rezoluția din 11 martie 2014 referitoare la accesul public la documente [articolul 104 alineatul (7), pentru anii 2011-2013], text adoptat P8_TA(2016)0202.

(3)

Aceasta se referă la persoane care au fost numite pentru a reprezenta un interes comun, împărtășit de părțile

interesate, într-un anumit domeniu de politică, persoanele respective nereprezentând o anumită parte interesată, ci o orientare în materie de politică împărtășită de mai multe organizații ale părților interesate („membri de tip B”) și organizații în sensul larg al cuvântului, printre care societăți comerciale, asociații, ONG-uri, sindicate, universități, institute de cercetare, cabinete de avocatură și firme de consultanță („membri de tip C”), astfel cum se prevede în Decizia C(2016) 3301 a Comisiei din 30 mai 2016.

COMISIA EUROPEANĂ

Bruxelles, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

ANEXE

la Propunerea de Acord interinstituțional

privind un registru de transparență obligatoriu

ANEXA I

CLASIFICAREA ENTITĂȚILOR ÎNREGISTRATE

Secretariatul aplică următoarea clasificare a entităților înregistrate, pe care o poate modifica.

	Secțiuni de clasificare a entităților înregistrate
I.	Societăți de consultanță de specialitate, cabinete de avocatură, consultanți independenți
a	Subsecțiune	Societăți de consultanță de specialitate
b	Subsecțiune	Cabinete de avocatură
c	Subsecțiune	Consultanți independenți
II.	Societăți comerciale, asociații comerciale/de întreprinderi, organizații sindicale, asociații profesionale
a	Subsecțiune	Societăți comerciale
b	Subsecțiune	Asociații comerciale și de întreprinderi
c	Subsecțiune	Organizații sindicale și asociații profesionale
d	Subsecțiune	Entități organizatoare de evenimente
III.	Organizații neguvernamentale
a	Subsecțiune	Organizații neguvernamentale, platforme, rețele, coaliții ad-hoc, structuri temporare și alte organizații similare.
IV.	Grupuri de reflecție, instituții academice și de cercetare
a	Subsecțiune	Grupuri de reflecție și instituții de cercetare
b	Subsecțiune	Instituții academice
V.	Reprezentanți de interese care nu sunt incluși în secțiunile anterioare
a	Subsecțiune	Organizații care reprezintă biserici și comunități religioase
b	Subsecțiune	Alte entități care nu sunt incluse în secțiunile anterioare

ANEXA II

INFORMAȚIILE CARE TREBUIE SĂ FIE FURNIZATE DE CĂTRE ENTITĂȚILE ÎNREGISTRATE

I. INFORMAȚII GENERALE

(a) Denumirea entității, adresa sediului social și adresa sediului din UE, dacă este diferit de sediul social, numărul de telefon, adresa de e-mail 1 , site-ul web

(b) Numele persoanei care răspunde legal în numele organizației și persoana responsabilă de relațiile cu UE, numele persoanelor care dispun de autorizații de acces în clădirile Parlamentului European 2

(c) O estimare a echivalentelor normă întreagă (ENI) pentru toate persoanele implicate în activități care fac obiectul registrului, conform următoarelor proporții dintr-o activitate cu normă întreagă: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % sau 100 %

(d) Obiective/mandat – domenii de interes – activități care se încadrează în domeniul de aplicare al registrului – nivelul angajamentului (mondial, european, național, regional)

(e) Organizațiile membre ale entității înregistrate, inclusiv acoperirea geografică și apartenența sau afilierea entității înregistrate la rețele și asociații relevante care se încadrează în domeniul de aplicare al registrului.

II. INFORMAȚII SPECIFICE

A. Activități care fac obiectul registrului

Detalii privind propunerile legislative, politicile sau inițiativele UE care fac obiectul interacțiunii (interacțiunilor).

B. Legături cu instituții ale UE

(a) Apartenența la grupuri de experți și la alte forumuri și platforme care primesc sprijin din partea UE

(b) Apartenența sau participarea la intergrupuri din Parlamentul European și la foruri sectoriale.

C. Informații financiare în legătură cu activitățile care fac obiectul registrului

Toate sumele indicate sunt în euro.

Costuri

Toate entitățile înregistrate care își promovează propriile interese față de oricare dintre cele trei instituții pun la dispoziție o estimare a costurilor anuale aferente activităților care fac obiectul registrului, conform următoarei grile. Estimarea costurilor anuale trebuie să vizeze un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Costuri anuale aferente activităților care fac obiectul registrului:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

1 000 000 – 1 249 999

1 250 000 – 1 499 999

1 500 000 – 1 749 000

1 750 000 – 1 999 999

2 000 000 – 2 249 999

2 250 000 – 2 499 999

2 500 000 – 2 749 000

2 750 000 – 2 999 999

3 000 000 – 3 499 999

3 500 000 – 3 999 999

4 000 000 – 4 499 999

4 500 000 – 4 999 999

5 000 000 – 5 499 999

5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999

6 500 000 – 6 999 999

7 000 000 – 7 999 999

8 000 000 – 8 999 999

9 000 000 – 9 999 999

> 10 000 000

Clienții declară toți intermediarii care desfășoară activități care fac obiectul registrului în numele lor și costurile pentru fiecare intermediar, conform următoarei grile. Estimarea costurilor anuale trebuie să vizeze un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Interval pentru costuri de reprezentare per intermediar:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 1 000 000

> 1 000 000

Intermediarii actuali care nu sunt incluși în cel mai recent exercițiu financiar încheiat se declară separat, prin indicarea denumirii intermediarului.

Venituri

Intermediarii declară veniturile anuale generate aferente activităților care fac obiectul registrului, conform grilei următoare. Venitul anual generat trebuie să acopere un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Veniturile obținute de la fiecare client pentru activități care fac obiectul registrului se prezintă conform următoarei grile:

Interval pentru venituri generate per client:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

> 1 000 000

Venitul anual total generat aferent activităților care fac obiectul registrului se calculează automat de sistemul registrului pe baza însumării veniturilor estimate generate per client.

Intermediarii declară toți clienții în numele cărora se desfășoară activități care fac obiectul registrului.

Clienții actuali care nu sunt incluși în cel mai recent exercițiu financiar încheiat se declară separat, prin indicarea denumirii clientului.

Intermediarii care acționează în interes propriu (adică nu în numele clienților lor) declară acest lucru în formularul de înregistrare și precizează separat costurile aferente acelor activități, în conformitate cu secțiunea Costuri de mai sus.

Toate entitățile înregistrate, inclusiv intermediarii care desfășoară activități care intră în domeniul de aplicare al prezentului acord, declară valoarea și sursa granturilor din partea UE care contribuie la costurile lor de funcționare.

Obligații specifice de informare

Entitățile înregistrate care au statutul juridic de entități „non-profit” indică:

a)    bugetul total al entității înregistrate pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat;

b)    principalele surse de finanțare, defalcate pe categorii (de exemplu finanțare publică, contribuții ale membrilor, granturi, donații etc.);

c)    valoarea fiecărei contribuții care depășește 10 % din bugetul total, pentru contribuțiile de peste 10 000 EUR, și numele contribuitorului.

Punere în aplicare

Secretariatul furnizează un formular de înregistrare online și orientări pentru entitățile înregistrate cu privire la mijloacele financiare care urmează să fie declarate în conformitate cu prezenta anexă.

ANEXA III

CODUL DE CONDUITĂ

Cele trei instituții consideră că reprezentanții de interese înregistrați care interacționează cu ele, indiferent dacă acest lucru are loc o singură dată sau frecvent, ar trebui să acționeze în conformitate cu prezentul Cod de conduită.

Entitățile înregistrate iau act de setul de norme și principii prevăzute în continuare și sunt de acord să le respecte. În special, entitățile înregistrate:

(a) în contextul relațiilor cu oricare dintre cele trei instituții, se identifică întotdeauna indicând denumirea, numărul de înregistrare și entitatea sau entitățile pentru care lucrează sau pe care le reprezintă; își declară interesele și obiectivele promovate și precizează clienții sau membrii pe care îi reprezintă, precum și, după caz, numărul de înregistrare al acestora;

(b) nu obțin și nu încearcă să obțină informații sau decizii în mod necinstit, folosind mijloace de presiune necorespunzătoare sau printr-un comportament inadecvat;

(c) nu prezintă efectele înregistrării într-o lumină falsă care ar putea să inducă în eroare sau să afecteze negativ reputația registrului și nu utilizează siglele Uniunii și ale oricăreia dintre cele trei instituții fără o autorizare expresă în acest sens;

(d) garantează că, potrivit tuturor cunoștințelor lor, informațiile pe care le furnizează în momentul înregistrării și pe care le administrează ulterior, în cadrul activităților care fac obiectul registrului, sunt complete, actualizate și nu sunt înșelătoare; sunt de acord ca aceste informații să aparțină domeniului public;

(e) nu distribuie terților, contra cost, documente obținute de la instituții;

(f) respectă toate normele, codurile și practicile de bună administrare și transparență instituite de către cele trei instituții și publicate pe site-ul web al registrului și evită orice obstrucționare a implementării și aplicării acestora;

(g) nu determină deputații în Parlamentul European, membrii Comisiei sau personalul oricăreia dintre cele trei instituții să încalce normele și standardele în materie de conduită care li se aplică;

(h) în cazul în care angajează foști deputați în Parlamentul European, foști membri ai Comisiei sau foști membri ai personalului oricăreia dintre cele trei instituții, respectă obligațiile acestor persoane de a nu încălca normele și cerințele de confidențialitate care li se aplică după ce părăsesc instituția respectivă;

(i) în măsura în care sunt angajați într-o relație client-intermediar: (i) se asigură că toate părțile implicate într-o astfel de relație sunt înscrise în registru și (ii) în calitate de clienți sau de intermediari, permit publicarea în registru a informațiilor referitoare la relația respectivă, în conformitate cu anexa II la prezentul acord interinstituțional;

(j) sunt de acord: (i) să prezinte Secretariatului, la cerere, documente și orice alte materiale justificative care le demonstrează eligibilitatea și faptul că informațiile furnizate sunt corecte și (ii) să coopereze sincer și constructiv cu Secretariatul;

(k) sunt de acord că pot fi supuse procedurilor de investigare și, dacă este cazul, măsurilor prevăzute în anexa IV;

(l) iau măsurile corespunzătoare pentru a se asigura că angajații lor implicați în activități care fac obiectul registrului sunt informați cu privire la obligațiile care revin entității înregistrate în temeiul prezentului Cod de conduită;

(m) îi informează pe toți cei pe care îi reprezintă în cadrul activităților care fac obiectul acordului interinstituțional cu privire la obligațiile care le revin față de instituțiile UE în conformitate cu Codul de conduită;

(n) sunt de acord să respecte normele și dispozițiile specifice privind accesul și securitatea stabilite de către instituțiile semnatare și să evite orice obstrucționare a acestora.

ANEXA IV

INVESTIGAȚII ȘI MĂSURI

1.Generalități

1.1.Secretariatul poate să inițieze o investigație în cazul în care ia cunoștință de o posibilă nerespectare a dispozițiilor Codului de conduită.

1.2.Investigația poate fi inițiată fie pe baza unei reclamații primite, fie la inițiativa proprie a Secretariatului.

1.3.Investigația este o procedură administrativă care implică Secretariatul și entitatea înregistrată.

1.4.Dispozițiile referitoare la investigații se aplică atât investigațiilor inițiate în urma reclamațiilor primite, cât și celor inițiate din proprie inițiativă.

2.Reclamații și inițierea investigației

2.1.Orice persoană fizică sau juridică poate adresa Secretariatului o reclamație. Reclamațiile se transmit în scris. Pentru a fi admisibilă, reclamația trebuie:

a)să identifice entitatea înregistrată vizată și să precizeze clar conținutul reclamației;

b)să indice numele și datele de contact ale reclamantului;

c)să fie depusă în termen de un an de la presupusa încălcare;

d)să fie susținută adecvat prin dovezi care demonstrează probabilitatea rezonabilă a unei încălcări a dispozițiilor Codului de conduită.

2.2.Secretariatul informează reclamantul dacă reclamația este admisibilă. Dacă reclamația este inadmisibilă, Secretariatul informează reclamantul, în cazurile în care este posibil, cu privire la modul de depunere a unei reclamații admisibile.

2.3.Fără a aduce atingere dispozițiilor de la punctele precedente, Secretariatul poate să inițieze o investigație din proprie inițiativă în cazurile în care consideră că o reclamație inadmisibilă indică posibilitatea unei încălcări grave a dispozițiilor Codului de conduită.

3.Cereri de clarificări

3.1.În cazul în care ia cunoștință de o posibilă încălcare a dispozițiilor Codului de conduită care ar putea conduce la o investigație, Secretariatul poate contacta entitatea înregistrată, dacă consideră că este oportun și eficace, pentru a îi cere să clarifice și să remedieze posibila încălcare.

3.2.Secretariatul stabilește un termen rezonabil în care entitatea înregistrată să dea curs cererii, având în vedere împrejurările faptice ale posibilei încălcări.

3.3.În cazul în care consideră că răspunsul entității înregistrate este satisfăcător și că problema este soluționată, Secretariatul poate să claseze cererea și, dacă este cazul, să informeze reclamantul în acest sens.

3.4.Dacă răspunsul entității înregistrate nu este satisfăcător, Secretariatul inițiază investigația în conformitate cu dispozițiile secțiunii 5 din prezenta anexă.

4.Competențe de investigare

4.1.Entitatea înregistrată cooperează pe deplin în ceea ce privește orice cerere de informații și documente din cadrul investigației.

4.2.Entitatea înregistrată pune la dispoziție Secretariatului, la cerere, documentele relevante pentru investigație. Secretariatul poate decide să examineze și/sau să ridice copii ale acestor documente aflate în posesia entității înregistrate.

4.3.În cazul în care examinează documentele, Secretariatul elaborează un raport ce cuprinde informații privind faptele relevante pentru investigație. O copie a raportului se transmite entității înregistrate.

4.4.Secretariatul poate decide să audieze entitatea înregistrată care face obiectul reclamației și/sau reclamantul.

4.5.Entitatea înregistrată și reclamantul pot să precizeze care dintre documentele (sau părți ale acestora) și/sau informațiile pe care le-au furnizat în temeiul punctelor 4.2-4.4 de mai sus ar trebui să fie considerate confidențiale prin referire la excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

5.Investigații

5.1.La inițierea unei investigații, Secretariatul informează entitatea înregistrată cu privire la presupusa încălcare a dispozițiilor specifice din Codul de conduită, la motivele pe care se întemeiază investigația și cu privire la orice dovezi relevante.

În cazuri excepționale și justificate în mod corespunzător, Secretariatul poate să radieze o înregistrare de pe site-ul web public al registrului, în așteptarea deciziei prevăzute în secțiunea 9, pentru a preveni prejudicierea reputației instituțiilor Uniunii Europene, a registrului sau a terților. În astfel de cazuri, Secretariatul informează în același timp entitatea înregistrată cu privire la motivele radierii și la orice dovezi relevante.

5.2.Entitatea înregistrată prezintă un răspuns în termen de 20 de zile lucrătoare.

5.3.Secretariatul poate să decidă acordarea unui termen mai lung pentru transmiterea răspunsului dacă aceasta se justifică prin caracteristicile obiective ale investigației respective.

5.4.În cazul în care entitatea înregistrată nu respectă termenul de depunere a răspunsului, Secretariatul poate să radieze înregistrarea respectivă de pe site-ul web public al registrului dacă nu a făcut încă acest lucru. Secretariatul poate decide să reintroducă înregistrarea de îndată ce entitatea înregistrată transmite răspunsul.

5.5.În cazul în care Secretariatul are nevoie de informații sau de clarificări suplimentare, le poate solicita entității înregistrate în conformitate cu punctele 5.1 - 5.3 de mai sus.

5.6.Reclamantul este informat cu privire la inițierea investigației.

6.Identificarea soluțiilor

6.1.Dacă, în urma examinării tuturor elementelor relevante pentru investigație, Secretariatul consideră că entitatea înregistrată a încălcat Codul de conduită, acesta poate să caute orice soluție pe care o consideră adecvată în vederea remedierii încălcării și/sau a atenuării efectelor viitoare ale acesteia.

6.2.Dacă entitatea înregistrată cooperează în vederea aplicării acelei soluții, investigația este închisă. Secretariatul poate decide să aplice entităților înregistrate care cooperează o măsură mai puțin severă sau să închidă investigația fără să aplice măsuri.

6.3.Dacă entitatea înregistrată nu aplică soluția în mod satisfăcător, Secretariatul poate să închidă investigația și să emită o decizie pe baza informațiilor pe care le are la dispoziție.

7.Nerespectarea obligației de a coopera sincer și constructiv cu Secretariatul

În cazul în care consideră că entitatea înregistrată vizată nu cooperează sincer și constructiv în etapele investigației prevăzute în secțiunea 5 de mai sus, Secretariatul, după ce a acordat entității înregistrate posibilitatea de a-și face cunoscute opiniile în scris, poate să închidă investigația prin includerea constatării încălcării literei (j) din Codul de conduită și aplicarea măsurilor prevăzute în secțiunea 10 de mai jos, pe baza informațiilor pe care le are la dispoziție.

8.Dreptul de a fi ascultat

Entitatea înregistrată are posibilitatea de a-și face cunoscute opiniile în scris, înainte de luarea oricărei decizii ce constată încălcarea Codului de conduită.

9.Decizie

9.1.Secretariatul închide investigația printr-o decizie motivată. Decizia precizează dacă s-a constatat încălcarea Codului de conduită și, în caz afirmativ, măsura aplicată.

9.2.Entitățile înregistrate sunt informate cu privire la dreptul lor de a depune o cerere de reexaminare sau cu privire la alte căi de atac pe care le au la dispoziție.

9.3.Reclamantul este informat cu privire la rezultatul reclamației.

10.Măsuri

10.1.În cazul în care constată încălcarea Codului de conduită, Secretariatul poate să aplice măsurile următoare:

a)    avertizarea oficială a entității înregistrate, cu indicarea dispoziției Codului de conduită care a fost încălcată;

b) suspendarea unuia sau mai multora dintre tipurile de interacțiuni disponibile entității înregistrate, enumerate la articolul 5 din prezentul acord interinstituțional, pe o perioadă cuprinsă între 15 zile și 1 an;

c)    radierea înregistrării din registru pe o perioadă cuprinsă între 15 zile și 2 ani.

10.2.Atunci când decide cu privire la severitatea măsurii, Secretariatul ține cont în mod corespunzător de toate împrejurările specifice fiecărui caz în parte și de obiectivele urmărite prin acordul interinstituțional.

10.3.Entitățile înregistrate care au unul sau mai multe tipuri de interacțiuni suspendate pot relua aceste interacțiuni doar după expirarea perioadei de suspendare și după ce au remediat satisfăcător problemele care au constituit motivul suspendării, aplicându-se perioada care este mai lungă.

10.4.Înregistrările radiate din registru pot fi reintroduse doar după expirarea perioadei de radiere și după ce entitatea înregistrată a remediat satisfăcător problemele care au constituit motivul radierii.

10.5.Rezultatul final al reclamației și, dacă este cazul, măsurile prevăzute în secțiunea 10.1 care au fost aplicate entității înregistrate se comunică reclamantului.

11.Reexaminare

11.1.Entitățile înregistrate cărora le-au fost aplicate măsurile prevăzute în secțiunea 10.1 pot depune o cerere motivată de reexaminare a deciziei de către Secretariat. Epuizarea procedurii de reexaminare dă dreptul entităților înregistrate să exercite căile de atac prevăzute în secțiunea 12 din prezenta anexă.

11.2.Cererea de reexaminare se transmite Consiliului director în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea notificării măsurii.

11.3.Cererile de reexaminare sunt reanalizate de către Consiliul director.

11.4.Cererea de reexaminare nu suspendă aplicarea măsurii, cu excepția cazurilor în care Consiliul director decide altfel pe baza cererii de reexaminare motivate.

11.5.Consiliul director informează entitatea înregistrată cu privire la rezultatul procedurii de reexaminare în termen de 20 de zile lucrătoare. Absența unui răspuns în acest termen se interpretează în sensul respingerii implicite a cererii de reexaminare.

11.6.Entitățile înregistrate care nu sunt satisfăcute de rezultatul procedurii de reexaminare pot exercita căile de atac prevăzute în secțiunea 12.

12.Căi de atac

Entitățile înregistrate care nu sunt satisfăcute de decizia Consiliului director pot introduce acțiuni la Curtea de Justiție sau pot adresa plângeri Ombudsmanului European, în conformitate cu articolele 263 și 228 din TFUE.

(1)

Adresa de e-mail indicată nu va fi publicată.

(2)

Entitățile înregistrate pot solicita autorizație de acces în clădirile Parlamentului European la încheierea procesului de înregistrare. Numele persoanelor care primesc permise de acces în clădirile Parlamentului European se înscriu în registru. Înregistrarea nu acordă dreptul automat la obținerea unui astfel de permis de acces.