Sistemas de gestão e de controlo da intervenção concedida a título dos Fundos estruturais

As disposições do presente regulamento destinam-se a garantir um bom funcionamento dos sistemas de gestão e de controlo das intervenções concedida no quadro dos Fundos estruturais. Os sistemas são instaurados pelos Estados-Membros, o que permite garantir um nível de qualidade uniforme em matéria de certificação das despesas relativamente às quais são solicitados pagamentos a título dos Fundos estruturais.

ACTO

Regulamento (CE) n°438/2001 da Comissão, de 2 de Março de 2001, que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n°1260/1999 do Conselho no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo das intervenções no quadro dos Fundos estruturais [Ver Actos Modificativos].

SÍNTESE

A Comissão é responsável pela execução do orçamento de acordo com as normas da boa gestão financeira.

Gestão descentralizada

Em relação ao período 2000-2006, o regulamento geral sobre os Fundos estruturais estabelece uma gestão mais descentralizada das intervenções. Esta descentralização implica o melhoramento dos dispositivos de controlo que incumbem aos Estados-Membros. A Comissão garante a eficácia e o bom funcionamento dos sistemas instaurados.

O regulamento contém disposições no que diz respeito à organização a nível nacional, regional ou local das estruturas seguintes:

• Autoridades de gestão (autoridades ou organismos públicos ou privados responsáveis pela gestão da intervenção).
• Autoridades de pagamento (autoridades ou organismos públicos ou privados responsáveis pelo estabelecimento e apresentação dos pedidos de pagamentos, bem como pela recepção dos pagamentos da Comissão).
• Organismos intermédios (organismos ou serviços, públicos ou privados, que actuem sob a responsabilidade das autoridades de gestão ou de pagamento ou realizem tarefas por conta destas últimas na relação com beneficiários finais ou órgãos ou empresas responsáveis pelas operações).

Sistemas de gestão e de controlo

Cada Estado-Membro envia orientações às autoridades de gestão e de pagamento, bem como aos organismos intermédios, relativamente à organização de sistemas de gestão e de controlo. Estes sistemas prevêem a definição, atribuição e separação das funções no âmbito da organização em causa, bem como os procedimentos que permitem verificar:

• O fornecimento de bens e serviços co-financiados.
• A veracidade das despesas declaradas.
• A conformidade das despesas com as regras nacionais e comunitárias sobre a elegibilidade das despesas, os contratos públicos, os auxílios estatais, a protecção do ambiente e a igualdade de oportunidades.

Os Estados-Membros comunicam as suas orientações à Comissão. A Comissão verifica a conformidade do conjunto das disposições tomadas com a legislação comunitária em vigor. Os Estados-Membros informam a Comissão sobre os procedimentos e as medidas tomadas no que se refere aos seguintes aspectos:

• Recepção, verificação e validação dos pedidos de pagamento das despesas.
• Medidas tomadas em relação à autorização, efectivação e contabilização de pagamentos aos beneficiários.
• Auditoria dos sistemas de gestão e de controlo.

Auditoria

Os sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros devem garantir uma auditoria que permita:

• Reconciliar os montantes totais certificados comunicados à Comissão com os registos de despesas e documentos comprovativos.
• Verificar a atribuição e as transferências dos fundos comunitários e nacionais disponíveis.
• Dispor de informações, por exemplo, registos contabilísticos sobre as despesas efectivamente efectuadas pelos beneficiários finais para cada operação co-financiada.

A autoridade de gestão mantém à disposição da Comissão o conjunto dos documentos contabilísticos até três anos após o pagamento do saldo relativo a uma intervenção.

A autoridade de gestão ou de pagamento manterá uma contabilidade dos montantes a recuperar relativamente a pagamentos da ajuda comunitária já efectuados e garantirá que esses montantes sejam recuperados sem demora.

Certificação das despesas

Uma pessoa ou serviço da autoridade de pagamento, independente dos serviços que autorizam os pagamentos, estabelece os certificados de declaração de despesas intermédias e finais.

A declaração de despesas inclui unicamente as despesas:

• Que ocorreram efectivamente dentro do período de elegibilidade, correspondentes a despesas pagas pelos beneficiários finais, que possam ser justificadas por facturas e respectivos recibos.
• Relativas a operações que foram seleccionadas para financiamento a título da intervenção em causa.
• Relativas a medidas para as quais todos os auxílios estatais foram oficialmente aprovados pela Comissão, se for o caso.

Controlo por amostragem

Os Estados-Membros organizam controlos das operações com vista a verificar o bom funcionamento dos sistemas de gestão e de controlo em vigor.

Uma amostra representativa das operações aprovadas tem em conta a necessidade de controlar operações de vários tipos bem como eventuais factores de risco identificados. Os principais organismos intermédios e os beneficiários finais são objecto de um controlo pelo menos uma vez durante a totalidade do período.

Os Estados-Membros verificam:

• A execução efectiva dos sistemas de gestão e de controlo e o respectivo bom funcionamento.
• A correspondência entre os registos contabilísticos e os documentos comprovativos.
• A suficiência da auditoria.
• A conformidade com as exigências comunitárias da natureza e do período de realização das despesas para um número adequado de despesas individuais.
• A adequação entre a utilização da operação e a utilização descrita no pedido de co-financiamento comunitário.
• O respeito das regras e políticas comunitárias (concorrência, contratos públicos, ambiente, igualdade homens/mulheres) e, nomeadamente, das taxas de participação dos Fundos estruturais de acordo com a localização e natureza da intervenção.
• A contribuição efectiva dos co-financiamentos nacionais e/ou regionais.

Declaração aquando do encerramento de uma intervenção

A pessoa ou serviço designado para emitir declarações aquando do encerramento da intervenção baseia a sua decisão num exame dos sistemas de gestão e de controlo.

Em caso de deficiências que não permitam validar o pedido de pagamento do saldo nem o certificado final das despesas, a declaração estabelecerá uma estimativa da importância do problema e do seu impacto financeiro.

Forma e conteúdo das informações contabilísticas

Na medida do possível, as informações financeiras são mantidas sob a forma de registos informáticos e servem para efectuar controlos documentais e no local. A Comissão acordará com cada Estado-Membro o conteúdo dos dados informáticos, os meios para a sua transmissão e a duração do período eventualmente necessário para desenvolver os sistemas informáticos necessários. A Comissão garante a confidencialidade e a segurança das informações.

Mediante pedido escrito da Comissão, os Estados-Membros transmitem-lhe os registos no prazo de 10 dias úteis seguintes à recepção do pedido escrito da Comissão.

ACTOS MODIFICATIVOS

Comunicação da Comissão, de 6 de Setembro de 2004, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, "Responsabilidades respectivas dos Estados-Membros e da Comissão relativamente à gestão partilhada dos Fundos estruturais e do Fundo de Coesão - Situação actual e perspectivas para o novo período de programação após 2006" COM(2004) 580 - Não publicada no Jornal Oficial].

Comunicação da Comissão, de 25 de Abril de 2003, sobre a simplificação, clarificação, coordenação e flexibilidade da gestão das políticas estruturais 2000-2006 [C(2003) 1255 - Não publicada no Jornal Oficial].

Regulamento (CE) n°448/2001 da Comissão, de 2 de Março de 2001, que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n°1260/1999 do Conselho no que respeita ao procedimento para a realização de correcções financeiras aplicáveis às intervenções no quadro dos Fundos estruturais [Jornal Oficial L 64 de 06.03.2001]. Este regulamento determina o procedimento de execução das correcções financeiras aplicáveis à intervenção concedida a título dos Fundos estruturais. Essas correcções são efectuadas quer pelos Estados-Membros, quer pela Comissão.

Última modificação: 20.12.2005