Decisão da Comissão

de 18 de Dezembro de 2001

que estabelece normas de execução da Decisão 2000/596/CE do Conselho no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo e aos procedimentos para a realização de correcções financeiras no âmbito das acções co-financiadas pelo Fundo Europeu para os Refugiados

[notificada com o número C(2001) 4372]

(2002/307/CE)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta a Decisão 2000/596/CE do Conselho, de 28 de Setembro de 2000, que cria o Fundo Europeu para os Refugiados(1) e, nomeadamente, o seu artigo 24.o,

Após consulta do comité instituído pelo n.o 1 do artigo 21.o da Decisão 2000/596/CE,

Considerando o seguinte:

(1) A fim de garantir a boa gestão financeira das contribuições concedidas a título do Fundo Europeu para os Refugiados (a seguir designado por "Fundo"), é necessário que os Estados-Membros emitam orientações sobre a organização das funções da autoridade responsável pela execução das acções co-financiadas.

(2) A fim de garantir uma utilização dos fundos comunitários conforme com os princípios da boa gestão financeira, os sistemas de gestão e de controlo que os Estados-Membros utilizam devem proporcionar uma pista de auditoria suficiente e fornecer à Comissão todo o apoio necessário à realização dos controlos, nomeadamente por amostragem.

(3) Por forma a assegurar uma utilização eficaz e adequada dos fundos comunitários, devem ser estabelecidos critérios uniformes para os controlos efectuados pelos Estados-Membros em conformidade com o artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE.

(4) Para garantir um tratamento uniforme das declarações de despesas relativamente às quais é solicitada a contribuição do Fundo ao abrigo do n.o 2 do artigo 17.o da Decisão 2000/596/CE, deve ser definido um modelo de declaração de despesas.

(5) Para permitir a recuperação, em conformidade com o n.o 1 do artigo 18.o da Decisão 2000/595/CE, dos montantes indevidamente pagos, é necessário prever que os Estados-Membros comuniquem à Comissão os casos de irregularidade detectados e as informações relativas à evolução dos procedimentos administrativos ou das acções judiciais.

(6) O n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE exige que os Estados-Membros efectuem correcções financeiras em relação às irregularidades individuais ou sistémicas, através de uma supressão total ou parcial da participação comunitária. Para garantir uma aplicação uniforme desta disposição em toda a Comunidade, é necessário definir normas para a determinação das correcções a efectuar e prever a sua comunicação à Comissão.

(7) Quando um Estado-Membro não cumprir as obrigações que lhe incumbem por força do n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE ou as que lhe incumbem por força do artigo 18.o, a Comissão pode proceder ela própria a correcções financeiras ao abrigo do n.o 4 do artigo 18.o da decisão. Sempre que tal for possível ou exequível, convém que o montante de tais correcções seja avaliado com base nos processos individuais e seja igual ao montante das despesas que foram indevidamente imputadas ao Fundo, tendo em conta o princípio da proporcionalidade. Sempre que a quantificação exacta das consequências financeiras da irregularidade não seja possível ou viável ou seja desproporcionado anular o conjunto das despesas em causa, a Comissão deverá basear as suas correcções numa extrapolação ou fixá-las numa base forfetária relativamente ao alcance e às consequências financeiras da irregularidade que o Estado-Membro não preveniu, detectou ou corrigiu.

(8) É necessário precisar certas modalidades de execução das correcções financeiras previstas no n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE e prever a aplicação das mesmas modalidades nos casos referidos no n.o 4, alínea b), do artigo 18.o da decisão.

(9) É necessário fixar os juros de mora devidos por qualquer montante que dê lugar a repetição do indevido que deve ser reembolsado à Comissão em conformidade com o n.o 3 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE.

(10) A presente decisão deve ser aplicada sem prejuízo das disposições relativas à recuperação de auxílios estatais a título do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 659/1999 do Conselho, de 22 de Março de 1999, que estabelece as regras de execução do artigo 93.o do Tratado CE(2).

(11) A presente decisão deve aplicar-se sem prejuízo das disposições do Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades(3),

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

CAPÍTULO I

ÂMBITO DE APLICAÇÃO E DEFINIÇÕES

Artigo 1.o

A presente decisão estabelece as normas de execução da Decisão 2000/596/CE do Conselho no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo das contribuições concedidas a título do Fundo Europeu para os Refugiados, a seguir designado por "Fundo", geridas pelos Estados-Membros, bem como ao procedimento para a realização de correcções financeiras aplicáveis às referidas contribuições.

Artigo 2.o

Para efeitos da presente decisão, entende-se por:

a) "Autoridade responsável": as autoridades designadas por um Estado-Membro em conformidade com o artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE;

b) "Organismo intermediário": as administrações públicas ou organizações não governamentais em quem a autoridade responsável delega responsabilidades de execução em conformidade com o artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE.

CAPÍTULO II

SISTEMAS DE GESTÃO E DE CONTROLO

Artigo 3.o

1. Em aplicação do n.o 1, alínea c), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, os Estados-Membros transmitem orientações à autoridade responsável e aos organismos intermediários em quem foram delegadas responsabilidades de execução.

Sem prejuízo do disposto no n.o 1 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, as orientações devem abranger a organização dos sistemas de gestão e de controlo necessários para assegurar o fundamento, a regularidade e a elegibilidade dos pedidos de contribuição comunitária e reportar-se-ão às normas de boas práticas administrativas geralmente aceites e descritas no anexo I da presente decisão.

2. Quando todas ou algumas das tarefas da autoridade responsável forem delegadas em organismos intermediários, as orientações previstas no n.o 1 precisarão nomeadamente as modalidades relativas:

a) À definição e à repartição clara das tarefas, nomeadamente no que diz respeito à gestão, ao pagamento e ao controlo e verificação da conformidade; com

i) as condições definidas nas decisões da Comissão que aprovam os pedidos de co-financiamento referidos no artigo 8.o da Decisão 2000/596/CE,

ii) as regras de elegibilidade das despesas contidas no anexo I da Decisão 2001/275/CE da Comissão(4), e

iii) as políticas e acções comunitárias, incluindo as respeitantes à concorrência, aos contratos públicos, à protecção e melhoria do ambiente, à eliminação das desigualdades e à promoção da igualdade entre homens e mulheres.

b) À criação de sistemas eficazes que permitam garantir que os organismos intermediários exercem as suas competências de forma adequada; e

c) À comunicação de informações à autoridade responsável sobre o exercício efectivo das suas tarefas e descrição dos meios utilizados.

3. Em conformidade com o n.o 1, alínea b), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, os Estados-Membros comunicarão à Comissão, o mais tardar nos dois meses subsequentes à data de produção de efeitos da presente decisão e em complemento das informações contidas no primeiro pedido de co-financiamento, uma descrição dos sistemas de gestão e de controlo criados, bem como das melhorias previstas, tendo em conta nomeadamente as normas de boas práticas administrativas geralmente aceites e descritas no anexo I.

Esta comunicação deve incluir as seguintes informações relativamente a cada autoridade responsável:

a) As tarefas que lhe tiverem sido atribuídas;

b) A repartição das tarefas garantindo, no âmbito da autoridade responsável ou do organismo intermediário, que a separação das funções de gestão, de pagamento e de controlo é suficiente para assegurar uma boa gestão financeira;

c) As informações sobre os eventuais organismos intermédios;

d) Os procedimentos de recepção, verificação e validação dos pedidos de pagamento, bem como de emissão de ordens de pagamento, de pagamento e de contabilização das despesas;

e) As disposições que regem as auditorias internas ou os procedimentos equivalentes.

4. A Comissão examinará, em cooperação com os Estados-Membros, os sistemas de gestão e de controlo e assinalará os eventuais entraves que se apresentem no que se refere à transparência dos controlos do funcionamento do Fundo e ao cumprimento das responsabilidades da Comissão a título do artigo 274.o do Tratado.

Artigo 4.o

1. Os sistemas de gestão e de controlo dos Estados-Membros assegurarão uma pista de auditoria suficiente.

2. A pista de auditoria será considerada suficiente quando permite:

a) Conciliar as contas recapitulativas certificadas notificadas à Comissão com os mapas de despesas individuais e respectivos documentos comprovativos mantidos aos vários níveis da administração e dos beneficiários das subvenções, incluindo os organismos ou empresas encarregados da execução dos projectos; e

b) Controlar a atribuição e as transferências dos recursos comunitários e nacionais disponíveis.

Do anexo II consta uma descrição indicativa das informações necessárias para uma pista de auditoria suficiente.

3. A autoridade responsável estabelecerá procedimentos que garantam o registo da localização de todos os documentos relativos a pagamentos específicos efectuados a título do programa nacional de execução em causa e que os documentos possam ser disponibilizados para efeitos de inspecção a pedido:

a) Do pessoal da autoridade encarregada de tratar os pedidos de pagamento;

b) Das autoridades de auditoria nacionais que efectuarão os controlos previstos no n.o 1 do artigo 5.o da presente decisão;

c) Do serviço ou do organismo da autoridade responsável encarregado da certificação dos pedidos de pagamento intercalares e finais previstos no artigo 17.o da Decisão 2000/596/CE; e

d) Dos funcionários e dos agentes mandatados da Comissão Europeia e do Tribunal de Contas da União Europeia.

Os funcionários e os agentes responsáveis pelos controlos ou as pessoas habilitadas para os efectuarem podem solicitar que lhes sejam fornecidas cópias de documentos referidos no presente número.

4. As autoridades responsáveis devem conservar à disposição da Comissão, durante o período de cinco anos subsequente ao pagamento pela Comissão do saldo relativo a uma intervenção, todos os documentos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referentes à intervenção em causa, na forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suportes de dados geralmente aceites. Esse prazo será suspenso quer em caso de acções judiciais, quer mediante pedido fundamentado da Comissão.

Artigo 5.o

1. Os Estados-Membros organizarão, com base numa amostra apropriada, controlos dos projectos com vista, em especial, a:

a) Verificar se os sistemas de gestão e de controlo instituídos funcionam correctamente;

b) Examinar de um modo selectivo, com base numa análise de risco, as declarações de despesas emitidas aos vários níveis em causa.

2. Os controlos efectuados incidirão sobre pelo menos 20 % do total das despesas elegíveis de cada programa nacional de execução e sobre uma amostra representativa dos projectos aprovados, tendo em conta o disposto no n.o 3. Os Estados-Membros assegurarão uma separação adequada entre esses controlos e os procedimentos de execução ou de pagamento relativos às operações.

3. Os projectos seleccionados deverão ser identificados, o método de amostragem deverá ser descrito e deverá ser elaborado um relatório sobre os resultados de todas as inspecções e as medidas tomadas em relação às discrepâncias e irregularidades detectadas.

4. A amostra dos projectos controlados deve:

a) Englobar projectos de natureza e de dimensão suficientemente variadas;

b) Ter em conta os factores de risco identificados pelos controlos nacionais ou comunitários;

c) Reflectir a concentração dos projectos em determinados beneficiários das subvenções, por forma a que os principais beneficiários sejam sujeitos a pelo menos um controlo antes do encerramento de cada tipo de programa nacional de execução.

Artigo 6.o

Através dos controlos, os Estados-Membros verificarão:

a) A aplicação efectiva dos sistemas de gestão e de controlo;

b) Para um número adequado de registos contabilísticos, a sua correspondência com os respectivos documentos comprovativos a nível dos organismos intermediários em quem a autoridade responsável delegou certas responsabilidades de execução, dos beneficiários das subvenções e, se for caso disso, de outros organismos ou empresas privadas encarregados da execução;

c) A existência de uma pista de auditoria suficiente;

d) Se a natureza e a data de realização das despesas correspondem às exigências comunitárias, às exigências estabelecidas aquando do procedimento nacional de selecção, às disposições do contrato ou do acto de concessão da subvenção e às acções efectivamente realizadas;

e) Se o destino efectivo ou previsto do projecto corresponde aos objectivos enunciados no programa nacional de execução referido no artigo 8.o da Decisão 2000/596/CE;

f) Se as contribuições financeiras da Comunidade excedem os limites fixados no artigo 13.o da Decisão 2000/596/CE ou outras disposições comunitárias aplicáveis e se são efectivamente pagas aos beneficiários das subvenções sem reduções ou atrasos injustificados;

g) Se o co-financiamento nacional adequado foi, de facto, disponibilizado; e

h) Se os projectos co-financiados foram executados em conformidade com o disposto no artigo 4.o e no n.o 1 do artigo 9.o da Decisão 2000/596/CE.

Artigo 7.o

Os controlos devem determinar se os problemas eventualmente detectados são de natureza sistémica e, nesse caso, se são susceptíveis de ocorrer igualmente noutras operações executadas pelo mesmo beneficiário das subvenções ou geridas pela mesma autoridade de gestão. Devem também identificar as causas desses problemas e a natureza das eventuais análises complementares a efectuar e das medidas preventivas ou correctivas a tomar.

Artigo 8.o

Os Estados-Membros informarão anualmente a Comissão, no âmbito do relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, da forma como aplicaram os artigos 5.o, 6.o e 7.o da presente decisão durante o ano precedente, completando ou actualizando, se for caso disso, a descrição referida no n.o 2 do artigo 4.o

Artigo 9.o

No que diz respeito às intervenções em que participem mais de um Estado-Membro ou cujos beneficiários se encontrem estabelecidos em mais de um Estado-Membro, os Estados-Membros em causa e a Comissão acordarão entre si a assistência administrativa necessária para assegurar a qualidade dos controlos.

CAPÍTULO III

DECLARAÇÕES DE DESPESAS

Artigo 10.o

1. Os certificados relativos às declarações de despesas são elaborados de acordo com o modelo que consta do anexo IV por uma pessoa ou um serviço da autoridade de pagamento que seja funcionalmente independente dos serviços que autorizam os pagamentos.

2. A autoridade responsável assegurará, relativamente a todas as despesas que declara à Comissão, que os programas nacionais de execução são geridos em conformidade com a regulamentação comunitária aplicável e que os fundos são utilizados de acordo com os princípios da boa gestão financeira. Essa declaração deverá certificar que o pedido de co-financiamento apenas diz respeito às despesas:

a) Que foram efectivamente incorridas pelos beneficiários das subvenções, tal como definidos na alínea d) do artigo 2.o da Decisão 2001/275/CE, durante o período de elegibilidade do programa, tal como definido nas decisões que aprovam os pedidos de co-financiamento; e

b) Relativas aos projectos que foram seleccionados para co-financiamento pelo programa nacional de execução em causa em conformidade com os critérios e os procedimentos de selecção estabelecidos e que observaram as regras comunitárias durante todo o período em que as despesas foram incorridas.

3. Os Estados-Membros apresentarão a declaração final prevista no anexo IV no prazo de seis meses a contar do encerramento do programa. Se esta declaração não for transmitida à Comissão neste prazo, esta última procederá automaticamente ao encerramento do programa e à anulação das dotações respectivas.

4. Antes de apresentar um pedido à Comissão, a autoridade responsável verificará se os controlos efectuados são suficientes. O trabalho realizado será descrito pormenorizadamente no relatório final referido no n.o 3 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE. Os controlos dirão respeito aos aspectos físicos e à eficácia, bem como aos aspectos financeiros e contabilísticos dos projectos.

CAPÍTULO IV

CORRECÇÕES FINANCEIRAS EFECTUADAS PELOS ESTADOS-MEMBROS

Artigo 11.o

1. No caso de irregularidades sistémicas, os controlos realizados a título do n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE abrangerão todos os projectos susceptíveis de serem afectados.

2. Quando a contribuição comunitária for suprimida total ou parcialmente, os Estados-Membros terão em consideração a natureza e a gravidade das irregularidades e os prejuízos financeiros causados ao Fundo.

3. Os Estados-Membros comunicarão à Comissão, num anexo ao relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, a lista dos processos de supressão de contribuições iniciados no ano anterior.

Artigo 12.o

1. Quando se tratar de recuperar montantes na sequência da supressão de um co-financiamento a título do n.o 1, alínea g), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, o serviço ou organismo competente iniciará o processo de recuperação e notificá-lo-á à autoridade responsável. As informações relativas às recuperações são comunicadas à Comissão e a contabilidade é mantida em conformidade com o artigo 13.o da presente decisão.

2. Os Estados-Membros informarão a Comissão, no relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, das suas decisões ou propostas em matéria de reafectação dos montantes suprimidos.

Artigo 13.o

A autoridade responsável elaborará uma contabilidade dos montantes a recuperar a título de pagamentos de contribuições comunitárias já efectuados e assegurará que os montantes são recuperados sem demora. Após a cobrança, a autoridade responsável reduz, no montante das somas recuperadas, a sua próxima declaração de despesas dirigida à Comissão ou, se esse montante for insuficiente, efectua um reembolso à Comunidade. Os montantes a recuperar vencerão juros a contar da respectiva data de vencimento à taxa de juros prevista no artigo 94.o do Regulamento (Euratom, CECA, CE) n.o 3418/93 da Comissão, de 9 de Dezembro de 1993, que estabelece normas de execução do Regulamento Financeiro, de 21 de Dezembro de 1977(5), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 1687/2001(6), no primeiro dia útil do mês da data de vencimento do crédito.

No âmbito do relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, os Estados-Membros deverão enviar à Comissão uma lista dos casos de irregularidade detectados, indicando os montantes recuperados ou em vias de recuperação e, se for caso disso, os procedimentos administrativos ou acções judiciais instaurados com vista à recuperação dos montantes indevidamente pagos.

CAPÍTULO V

CORRECÇÕES FINANCEIRAS EFECTUADAS PELA COMISSÃO

Artigo 14.o

1. O montante das correcções financeiras efectuadas pela Comissão a título do n.o 4, alínea b), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, relativas às irregularidades individuais ou sistémicas, será avaliado, quando possível e viável, com base em processos individuais e será igual ao montante das despesas indevidamente imputadas ao Fundo, tendo em conta o princípio da proporcionalidade.

2. Quando não for possível ou viável quantificar com precisão o montante das despesas irregulares ou quando for desproporcionado suprimir integralmente as despesas em questão, a Comissão baseará as correcções financeiras

a) Numa extrapolação, para a qual a Comissão utilizará uma amostra representativa das operações que apresentem características homogéneas; ou

b) Numa base forfetária, apreciando nesse caso a importância da infracção às regras, bem como a extensão e as consequências financeiras da irregularidade constatada.

3. Quando a Comissão basear a sua posição em factos apurados por outros auditores que não os dos seus próprios serviços, deverá tirar as suas próprias conclusões quanto às respectivas consequências financeiras, depois de ter examinado as medidas adoptadas pelo Estado-Membro em causa em aplicação do n.o 1 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE.

4. O prazo em que o Estado-Membro em causa pode reagir a um pedido a título do n.o 3 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE é fixado em dois meses. Em casos devidamente justificados, a Comissão pode conceder um período mais longo.

5. Sempre que a Comissão propuser correcções financeiras com base numa extrapolação ou numa base forfetária, o Estado-Membro tem a possibilidade de demonstrar, através do exame dos processos em causa, que a dimensão real da irregularidade é inferior à estimada pela Comissão. Com o acordo da Comissão, o Estado-Membro pode limitar o alcance desse exame a uma parte ou a uma amostra adequada dos processos em causa. Com excepção de casos devidamente justificados, o período suplementar concedido para esse exame não excederá dois meses para além do prazo de dois meses referido no n.o 4. A Comissão terá em conta quaisquer elementos de prova apresentados pelo Estado-Membro nos prazos atrás mencionados.

6. Nos casos em que a Comissão tiver suspenso os pagamentos a título do n.o 2 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE e se, no termo do prazo referido no n.o 4, subsistirem os motivos que justificaram a suspensão, ou se o Estado-Membro em causa não tiver comunicado à Comissão as medidas adoptadas para corrigir as irregularidades, será aplicado o n.o 4 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE.

7. As orientações que definem os princípios, os critérios, bem como a tabela indicativa a aplicar aquando das correcções forfetárias efectuadas pelos serviços da Comissão constam do anexo III da presente decisão.

Artigo 15.o

1. Qualquer restituição devida à Comissão por força do n.o 3 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE deve ser efectuada dentro do prazo fixado na ordem de recuperação elaborada em conformidade com o artigo 28.o do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977(7). O termo desse prazo será fixado no último dia do segundo mês seguinte ao da emissão da ordem de recuperação.

2. Qualquer atraso na restituição dará lugar ao pagamento de juros de mora, começando a contar a partir do termo do prazo referido no n.o 1 até à data do pagamento efectivo. A taxa de juros aplicável é a referida no artigo 13.o da presente decisão.

3. A aplicação de uma correcção financeira a título do n.o 2 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE não prejudica a obrigação de o Estado-Membro proceder a recuperações em conformidade com o n.o 1, alínea g), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE e o n.o 1 do artigo 12.o da presente decisão, nem a de proceder à recuperação de auxílios estatais, em conformidade com o disposto no artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 659/1999.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 16.o

A presente decisão não obsta à aplicação por parte dos Estados-Membros de regras de controlo nacionais mais estritas do que as previstas na presente decisão.

Artigo 17.o

Os Estados-Membros são destinatários da presente decisão.

Feito em Bruxelas, em 18 de Dezembro de 2001.

Pela Comissão

António Vitorino

Membro da Comissão

(1) JO L 252 de 6.10.2000, p. 12.

(2) JO L 83 de 27.3.1999, p. 1.

(3) JO L 292 de 15.11.1996, p. 2.

(4) JO L 95 de 5.4.2001, p. 27.

(5) JO L 315 de 16.12.1993, p. 1.

(6) JO L 228 de 24.8.2001, p. 8.

(7) JO L 356 de 31.12.1977, p. 1.

ANEXO I

NORMAS DE BOAS PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS DESTINADAS A GARANTIR UMA GESTÃO FINANCEIRA CORRECTA DAS CONTRIBUIÇÕES CONCEDIDAS NO ÂMBITO DO FUNDO EUROPEU PARA OS REFUGIADOS (ARTIGO 3.o)

1. Respeito das normas nacionais e comunitárias e exactidão dos pedidos de pagamento

As autoridades responsáveis ou os organismos intermediários em quem são delegadas certas tarefas devem prever a verificação do respeito da legislação nacional e comunitária e, nomeadamente, das condições constantes do programa nacional de execução, tal como aprovado pela Comissão, das regras de elegibilidade das despesas relativas ao Fundo e, se for caso disso, das regras em matéria de concorrência, contratos públicos, protecção e melhoria da qualidade do ambiente, eliminação das desigualdades e promoção da igualdade de entre homens e mulheres, e a confirmação da justificação e da exactidão dos pedidos de pagamento, controlando, nomeadamente, os procedimentos de concurso, a celebração dos contratos, os progressos realizados na execução das operações, os pagamentos e a recepção das obras.

Estas verificações são efectuadas recorrendo a um sistema de controlo. Uma das principais tarefas da autoridade responsável consiste em verificar se este sistema de controlo funciona correctamente.

2. Pagamentos e recuperações

2.1. A unidade administrativa responsável pela execução dos pagamentos aos beneficiários das subvenções deve dispor dos documentos que atestam a emissão de ordens de pagamento relativas às subvenções aos projectos individuais, bem como a execução dos controlos administrativos e físicos prescritos. Os procedimentos contabilísticos devem ser concebidos por forma a que as declarações sejam completas, exactas e efectuadas oportunamente, e que qualquer erro ou omissão seja detectado e corrigido, nomeadamente através de verificações e controlos cruzados, efectuados regularmente com uma periodicidade não superior a três meses.

Os procedimentos previstos devem garantir que o pagamento só seja efectuado ao beneficiário na sua conta bancária ou ao seu cessionário. O pagamento será executado pela entidade bancária da autoridade ou, se for caso disso, por uma tesouraria da administração ou mediante cheque enviado pelo correio, na medida do possível, no prazo de cinco dias úteis a contar da data do registo contabilístico. Serão adoptados procedimentos para garantir que os montantes correspondentes aos pagamentos relativamente aos quais as transferências não sejam executadas ou os cheques não sejam cobrados sejam novamente creditados ao Fundo. A aprovação do gestor orçamental e/ou do seu superior pode ser feita por meios electrónicos, desde que esteja garantido um nível adequado de segurança e que a informação relativa à identidade do signatário seja introduzida na memória electrónica.

2.2. O disposto no ponto anterior é aplicável, mutatis mutandis, às recuperações (garantias executadas, pagamentos reembolsados, etc.) que a autoridade responsável deva cobrar por conta do Fundo. A autoridade estabelecerá, nomeadamente, um sistema destinado a identificar todos os montantes devidos ao Fundo. Este sistema deverá ser inspeccionado periodicamente, para que possam ser tomadas medidas com vista à cobrança das dívidas vencidas.

A autoridade responsável pode delegar noutro organismo as tarefas relativas à cobrança de determinadas categorias de montantes a recuperar, desde que sejam satisfeitas as condições definidas na alínea b) do artigo 2.o, com as devidas adaptações, e que, adicionalmente, esses organismos prestem, de forma regular e atempada, pelo menos uma vez por mês, contas à autoridade relativamente a todas as receitas apuradas e a todos os montantes cobrados.

A autoridade responsável estabelecerá procedimentos que garantam o tratamento rápido de todos os pedidos recebidos.

3. Definição e normalização dos procedimentos e funções

3.1. A autoridade responsável estabelecerá por escrito procedimentos pormenorizados relativos ao acompanhamento da execução dos projectos e à recepção, registo e tratamento dos pedidos, incluindo uma descrição de todos os documentos a utilizar.

3.2. As competências de cada funcionário, agente mandatado ou pessoa habilitada deverão ser definidas por escrito, bem como a delimitação dos seus poderes do ponto de vista financeiro.

3.3. Cada funcionário, agente mandatado ou pessoa habilitada encarregado da emissão de ordens de pagamento terá à sua disposição uma lista pormenorizada dos controlos que está encarregado de realizar e inserirá nos documentos comprovativos correspondentes ao pedido a confirmação por si visada de que esses controlos foram efectuados. O trabalho de cada funcionário, agente mandatado ou pessoa habilitada será revisto e documentado por um funcionário superior.

3.4. Sempre que os pedidos forem objecto de tratamento informático, o acesso ao sistema informático deve ser protegido e controlado por forma a que:

- todos os dados introduzidos no sistema sejam validados de maneira a garantir que os erros na introdução de dados possam ser detectados e corrigidos,

- não possa ser introduzido, alterado ou validado qualquer dado por pessoas que não sejam os funcionários habilitados, agentes mandatado ou pessoas habilitadas que dispõem de uma senha (password) individual,

- a identidade de cada funcionário, agente mandatado ou pessoa habilitada que introduza ou altere dados ou programas seja registada num diário das operações.

ANEXO II

LISTA INDICATIVA DAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA UMA PISTA DE AUDITORIA (ARTIGO 4.o)

Considera-se que uma pista de auditoria é suficiente na acepção do n.o 2 do artigo 4.o, quando, para um determinado programa nacional de execução:

1. Os registos contabilísticos, mantidos ao nível de gestão adequado, fornecem informações pormenorizadas sobre as despesas efectuadas para cada projecto co-financiado pelos beneficiários das subvenções. Mencionam assim a data dos documentos, o montante de cada rubrica de despesas, a natureza do documento comprovativo e a data e modo de pagamento. Os documentos comprovativos necessários devem ser juntos (por exemplo, facturas).

2. No caso das rubricas de despesas que apenas se referem parcialmente a um projecto co-financiado, deve ser demonstrada a exactidão da repartição do montante entre o projecto co-financiado e os outros projectos. O mesmo é válido para os tipos de despesas reconhecidas como elegíveis dentro de determinados limites ou em proporção de outros custos.

3. São igualmente conservados ao nível administrativo adequado o caderno de encargos e o plano de financiamento do projecto, os relatórios sobre o estado de adiantamento do projecto e os documentos relativos à concessão da ajuda, aos procedimentos de concurso e de celebração de contratos, etc.

4. Para notificar as despesas realmente efectuadas a um organismo intermediário situado entre o(s) beneficiário(s) das subvenções que executa(m) os projectos e a autoridade responsável a título do artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE, as informações mencionadas no ponto 1 são reunidas numa declaração pormenorizada de despesas que indique, para cada projecto, todas as rubricas de despesas, com vista a permitir o cálculo do montante total certificado. Essas declarações de despesas pormenorizadas constituem os documentos de apoio dos registos contabilísticos dos organismos intermediários.

5. Os organismos intermediários mantêm registos contabilísticos para cada projecto e em relação aos montantes totais de despesas certificados pelos beneficiários das subvenções que executam os projectos. Ao apresentar o relatório à autoridade responsável, o organismo intermediário apresenta uma lista dos projectos aprovados para cada programa nacional de execução, indicando, para cada um deles, para além da sua identificação completa e da dos beneficiários das subvenções que executam os projectos, a data de concessão da contribuição, os montantes autorizados e pagos, o período de despesas abrangido e o montante das despesas por medida. Estas informações constituem o processo de apoio dos registos contabilísticos da autoridade responsável e a base para a elaboração das declarações de despesas a apresentar à Comissão.

6. Nos casos em que os beneficiários das subvenções que executam os projectos apresentam directamente o relatório à autoridade responsável, as declarações pormenorizadas de despesas referidas no ponto 4 constituem a documentação de apoio dos registos contabilísticos da autoridade responsável, que se encarregará da elaboração da lista de projectos co-financiados referida no ponto 5.

7. Em caso de intervenção de vários organismos intermediários entre o(s) beneficiário(s) das subvenções que executa(m) os projectos e a autoridade responsável a título do artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE, cada organismo intermediário deverá utilizar, para o seu nível de competência, as declarações pormenorizadas das despesas elaboradas ao nível inferior como documentação de apoio para os seus registos contabilísticos, a partir dos quais apresentará, superiormente, pelo menos, a soma dos montantes despendidos com cada projecto.

8. Em caso de transferência informatizada de dados, todas as autoridades em causa deverão receber do nível inferior informações suficientes que comprovem os seus registos contabilísticos e os montantes comunicados para os níveis superiores, de forma a assegurar uma pista de auditoria suficiente, desde os totais notificados à Comissão até às diferentes rubricas de despesas e aos documentos de apoio e comprovativos a nível dos beneficiários das subvenções que executam os projectos.

ANEXO III

ORIENTAÇÕES RELATIVAS AOS PRINCÍPIOS, CRITÉRIOS E TABELA INDICATIVA A APLICAR PELOS SERVIÇOS DA COMISSÃO PARA DETERMINAÇÃO DAS CORRECÇÕES FINANCEIRAS A TÍTULO DOS ARTIGOS 18.o E 19.o DA DECISÃO 2000/596/CE

1. PRINCÍPIOS

O objectivo das correcções financeiras consiste em estabelecer uma situação em que a totalidade das despesas declaradas para co-financiamento do Fundo esteja em conformidade com a regulamentação nacional e comunitária aplicável. Tal permite estabelecer um certo número de princípios a aplicar pelos serviços da Comissão na determinação das correcções financeiras:

a) O conceito de irregularidade encontra-se definido no n.o 2 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 2988/95(1). As irregularidades podem ser individuais ou sistémicas;

b) Uma irregularidade sistémica é um erro recorrente devido a deficiências graves dos sistemas de gestão e de controlo estabelecidos para garantir uma contabilidade correcta e o respeito da regulamentação.

- se a regulamentação for respeitada e se forem tomadas todas as medidas razoáveis para prevenir, detectar e corrigir as fraudes e irregularidades, não haverá lugar a correcções financeiras,

- se a regulamentação for respeitada, mas for necessário melhorar os sistemas de gestão e de controlo, serão apresentadas recomendações pertinentes ao Estado-Membro, mas não haverá lugar a correcções financeiras,

- nos casos em que só se encontrem erros de montante inferior a 4000 euros, o Estado-Membro será incitado a corrigir os erros sem que seja iniciado o procedimento de correcção financeira previsto no n.o 4 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE,

- se se verificarem deficiências graves nos sistemas de gestão ou de controlo susceptíveis de conduzir a irregularidades sistémicas, nomeadamente deficiências quanto ao respeito da regulamentação em vigor, serão sempre efectuadas correcções financeiras;

c) O montante da correcção financeira será estabelecido, sempre que possível, com base em processos individuais e será igual ao montante das despesas indevidamente imputadas ao Fundo nos casos em questão. No entanto, nem sempre é possível ou viável efectuar correcções quantificadas em termos de operações individuais ou, por vezes, pode ser desproporcionado anular a totalidade da despesa em causa. Nesses casos, a Comissão tem de determinar as correcções com base numa extrapolação ou numa base forfetária;

d) Sempre que existam provas de que irregularidades quantificáveis individuais do mesmo tipo ocorreram num grande número de outras operações, ou no âmbito de uma medida ou programa, mas, devido aos custos envolvidos, não seja possível determinar a incidência da irregularidade na despesa individualizada por projecto, a correcção financeira pode ser baseada numa extrapolação.

- só se pode recorrer à extrapolação quando seja possível identificar uma população homogénea ou um subconjunto de operações com características semelhantes e se possa demonstrar que foram afectadas pela deficiência. Neste caso, os resultados de um exame aprofundado de uma amostra representativa dos processos individuais em causa, seleccionados aleatoriamente, devem ser extrapolados para todos os processos que constituem a população identificada, em conformidade com os princípios de auditoria geralmente aceites;

e) No caso de infracções individuais ou irregularidades sistémicas cujo impacto financeiro não seja quantificável com precisão, devido a dependerem de demasiadas variáveis ou a terem efeitos difusos, como os que resultam da não realização de controlos eficazes para impedir ou detectar irregularidades ou fazer respeitar uma condição da intervenção ou uma regra comunitária, mas, no entanto, seria desproporcionado recusar toda a ajuda em causa, devem ser aplicadas taxas forfetárias.

- as correcções forfetárias são determinadas em função da gravidade da deficiência do sistema de gestão ou de controlo ou da infracção individual e das implicações financeiras da irregularidade. Em 2.2, é estabelecida uma lista dos elementos que a Comissão considera elementos essenciais e subsidiários dos sistemas para efeitos da avaliação da gravidade das deficiências. Em 2.3, é estabelecida uma tabela indicativa das taxas forfetárias para as correcções. Serão aplicadas correcções forfetárias a todas as despesas a título da medida ou medidas em causa, a não ser que as deficiências se limitem a determinados domínios de despesas (projectos individuais ou tipos de projectos). Nestes casos, as correcções forfetárias são aplicadas unicamente a estes domínios. As mesmas despesas, normalmente, não serão sujeitas a mais do que uma correcção;

f) Nos domínios em que exista uma margem de discrição na avaliação da gravidade da infracção, como nos casos de incumprimento de condições ambientais, as correcções financeiras serão submetidas às seguintes condições: uma deficiência significativa no respeito das regras e uma ligação claramente identificável com a acção que beneficia do co-financiamento comunitário;

g) Independentemente do tipo de correcção proposta pela Comissão, o Estado-Membro terá sempre a possibilidade de demonstrar que a perda ou risco real para o Fundo, bem como a extensão ou gravidade da irregularidade, é inferior ao decorrente da análise realizada pelos serviços da Comissão. O procedimento e os prazos para o efeito estão estabelecidos nos n.os 4 e 5 do artigo 14.o da presente decisão;

h) Contrariamente ao caso de correcções financeiras efectuadas pelos Estados-Membros a título do n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE, as correcções financeiras decididas pela Comissão a título do n.o 2 do artigo 19.o da referida decisão envolverão sempre uma redução líquida do financiamento comunitário atribuído ao programa em questão;

i) Sempre que o sistema de auditoria do Estado-Membro - Tribunal de Contas ou auditorias internas ou externas - tenha detectado as irregularidades e o Estado-Membro tenha tomado medidas correctivas adequadas a título do n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE dentro de um período razoável, não pode ser imposta qualquer correcção financeira pela Comissão a título do n.o 2 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE e o Estado-Membro pode reutilizar os fundos em questão. Se estas condições não estiverem preenchidas, a Comissão pode proceder a correcções com base nas conclusões de organismos nacionais de auditoria, ao mesmo título que quando a irregularidade é estabelecida por um organismo de auditoria comunitário. Se a Comissão basear a sua posição em factos estabelecidos e plenamente documentados por outros organismos de auditoria da União, estabelecerá as suas próprias conclusões em relação às respectivas consequências financeiras, após examinar eventuais respostas do Estado-Membro.

2. CRITÉRIOS E TABELA PARA AS CORRECÇÕES FORFETÁRIAS

2.1. Critérios

Conforme indicado na alínea c) do ponto 1, podem ser previstas correcções forfetárias sempre que informações resultantes de um inquérito não permitam avaliar com precisão, por meios estatísticos ou por referência a outros dados verificáveis, o impacto financeiro de um caso individual ou mais casos de irregularidades, mas levem a concluir que o Estado-Membro não realizou uma verificação adequada da elegibilidade das despesas que são objecto de um pedido de reembolso aceite.

Deve ser encarada a aplicação de correcções forfetárias sempre que a Comissão verifique um incumprimento das obrigações de efectuar adequadamente qualquer controlo explicitamente exigido pela regulamentação, ou implicitamente exigido para garantir o respeito de uma regra explícita (por exemplo, a limitação da ajuda a um certo tipo de projecto), e em que a sua ausência possa conduzir a uma irregularidade sistémica. De igual modo, a aplicação de correcções forfetárias deve ser encarada sempre que a Comissão detecte deficiências graves nos sistemas de gestão e de controlo das quais resultem infracções importantes à regulamentação aplicável ou quando detecte infracções individuais. Sempre que os serviços de controlo de um Estado-Membro detecte tais irregularidades, mas esse Estado-Membro não tome as medidas correctivas adequadas dentro de um prazo razoável, a aplicação de correcções forfetárias pode igualmente ser adequada.

Para determinar se se deve aplicar uma correcção financeira forfetária e, em caso afirmativo, a que nível, o factor determinante é a avaliação do risco de perdas a que o Fundo esteja sujeito em consequência da deficiência do controlo. Em consequência, a correcção deve respeitar o princípio da proporcionalidade. Os aspectos específicos a ter em conta devem incluir os seguintes:

1. Se a irregularidade está relacionada com um caso individual, vários casos ou todos os casos;

2. Se a deficiência está relacionada com a eficácia do sistema de gestão e de controlo em geral, ou de um elemento específico do sistema como, por exemplo, a aplicação de funções específicas necessárias para garantir a legalidade, a regularidade e a elegibilidade das despesas declaradas para co-financiamento do Fundo a título da regulamentação nacional e comunitária aplicável (ver 2.2);

3. A importância da deficiência no contexto da totalidade dos controlos administrativos, físicos e outros previstos;

4. A vulnerabilidade das medidas à fraude, tendo especialmente em conta o incentivo económico.

2.2. Classificação dos elementos dos sistemas de gestão e de controlo para efeitos da aplicação de correcções financeiras forfetárias devido a deficiências dos sistemas ou a infracções individuais

Os sistemas de gestão e de controlo relativos ao Fundo são compostos por vários elementos ou funções de maior ou menor importância para a legalidade, regularidade e elegibilidade das despesas declaradas para co-financiamento. Para determinar as correcções forfetárias a aplicar relativamente a deficiências desses sistemas ou a falhas em casos individuais, é útil classificar as funções dos sistemas de gestão e de controlo em elementos essenciais e subsidiários.

Os elementos essenciais são os elementos previstos para garantir a legalidade e a regularidade e a própria essência dos projectos objecto do apoio do Fundo, e que são indispensáveis para o efeito, sendo os elementos subsidiários os que contribuem para a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo e ajudam a assegurar que os sistemas funcionam adequadamente no que se refere às suas funções essenciais.

A lista adiante indicada contém a maior parte dos elementos que caracterizam os bons sistemas de gestão e de controlo e as boas práticas de auditoria. A gravidade das deficiências e das infracções individuais varia consideravelmente. Por conseguinte, os casos serão analisados pela Comissão tendo em conta, nomeadamente, o disposto na secção 2.4.

2.2.1. Elementos essenciais para garantia da elegibilidade ao co-financiamento

1. Existência e aplicação de procedimentos para o tratamento dos pedidos de subvenção, avaliação dos pedidos, selecção dos projectos a financiar e selecção dos contratantes/fornecedores, publicação adequada dos convites à apresentação de pedidos de contribuição em conformidade com os procedimentos do programa em causa:

a) Respeito, se for caso disso, das regras em matéria de publicidade, de igualdade de oportunidades e de contratos públicos, bem como das regras e princípios do Tratado relativos à igualdade de tratamento e à não discriminação nos casos em que as directivas da CE sobre contratos públicos não são aplicáveis;

b) Avaliação dos pedidos de contribuição em conformidade com os critérios e procedimentos do programa, incluindo o cumprimento das regras para a avaliação do impacto ambiental e da legislação e políticas de igualdade de oportunidades;

c) Selecção dos projectos para financiamento:

- correspondência dos projectos seleccionados com os objectivos e critérios publicados do programa,

- clara indicação das razões da aceitação ou rejeição das candidaturas,

- observância das regras relativas aos auxílios estatais,

- observância das regras relativas à elegibilidade,

- inclusão das condições do financiamento na decisão de aprovação.

2. Verificação adequada da veracidade do serviço prestado (realização dos produtos e serviços co-financiados), bem como da elegibilidade das despesas imputadas ao programa por parte da autoridade responsável a título do artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE e dos organismos intermediários que actuam entre o beneficiário das subvenções e a autoridade responsável:

a) Verificação da veracidade das "prestações" (serviços, trabalhos, fornecimentos, etc.), com base nos planos, facturas, documentos de aceitação, relatórios de peritos, etc., e, se necessário, no local;

b) Verificação do respeito das condições da concessão da subvenção;

c) Verificação da elegibilidade das despesas que são objecto de um pedido de pagamento;

d) Adequada verificação de todas as questões pendentes antes da autorização de pagamento;

e) Manutenção de um sistema contabilístico adequado e fiável;

f) Manutenção de uma pista de auditoria a todos os níveis, a partir do beneficiário final e ao longo de todo o sistema;

g) Adopção de medidas razoáveis para obter a garantia de que as declarações de despesas que a autoridade responsável certifica à Comissão são correctas, nomeadamente que:

- as despesas foram efectuadas durante o período de elegibilidade e dizem respeito a projectos seleccionados para co-financiamento, em conformidade com os procedimentos normais e com todas as condições aplicáveis;

- Os projectos co-financiados foram efectivamente realizados.

3. Quantidade e qualidade suficientes dos controlos por amostragem efectuados relativamente às operações e um adequado seguimento

a) Realização de controlos por amostragem no que respeita a, pelo menos, 20 % das despesas totais elegíveis, em conformidade com o artigo 5.o da presente decisão, e confirmada por um relatório sobre o trabalho realizado pelo auditor;

b) A amostra é representativa e a análise de risco adequada;

c) Adequada separação de funções, a fim de garantir a independência;

d) Seguimento dado às conclusões dos controlos, para garantir:

- uma avaliação adequada dos resultados e a aplicação, se for caso disso, de correcções financeiras,

- uma acção, a nível geral, para corrigir as irregularidades sistémicas.

2.2.2. Elementos subsidiários

a) Controlos administrativos satisfatórios sob a forma de listas de controlo (check-lists), ou outros meios equivalentes, e adequada documentação dos resultados, de forma a garantir nomeadamente:

- que os pedidos de pagamento não foram pagos anteriormente e que as operações (contratos, recibos, facturas, pagamentos) são separadamente identificáveis,

- a correspondência no sistema contabilístico das despesas declaradas e das despesas registadas.

b) Adequada supervisão dos procedimentos de processamento e autorização dos pedidos de pagamento;

c) Procedimentos satisfatórios que garantam a correcta divulgação de informações sobre as regras comunitárias;

d) Garantia do pagamento atempado do co-financiamento comunitário aos beneficiários.

2.3. Tabela indicativa das correcções forfetárias

Correcção de 100 %

A taxa de correcção pode ser fixada a 100 % quando as deficiências dos sistemas de gestão e de controlo do Estado-Membro sejam tão importantes que constituam uma inobservância total das regras comunitárias, tornando assim todos os pagamentos irregulares. O mesmo acontece com uma irregularidade determinada de gravidade equivalente.

Correcção de 25 %

Sempre que num Estado-Membro o sistema de gestão e de controlo seja aplicado de uma forma gravemente deficiente, e existam provas de numerosas irregularidades, bem como de negligência em impedir as práticas irregulares ou fraudulentas, justifica-se uma correcção de 25 %, uma vez que, nessas circunstâncias, se pode razoavelmente considerar que a possibilidade de apresentar impunemente pedidos de pagamento irregulares ocasionará perdas excepcionalmente elevadas para o Fundo. De igual modo, a aplicação de uma correcção de 25 % é adequada em relação a irregularidades em casos individuais que sejam graves, mas não invalidem todo o projecto.

Correcção de 10 %

Sempre que um ou mais elementos essenciais do sistema não funcionem ou funcionem de um modo tão deficiente ou tão pouco frequente que sejam completamente ineficazes para determinar a elegibilidade dos pedidos de pagamento ou prevenir as irregularidades, justifica-se uma correcção de 10 %, uma vez que, nessas condições, se pode razoavelmente concluir que existe um elevado risco de numerosas perdas para o Fundo. Esta taxa de correcção é igualmente apropriada para irregularidades individuais de gravidade moderada relativamente a elementos essenciais do sistema.

Correcção de 5 %

Sempre que todos os elementos essenciais do sistema funcionem, mas não com a coerência, frequência ou profundidade exigidas pela regulamentação, justifica-se uma correcção de 5 %, dado que, nessas condições, se pode razoavelmente concluir que esses controlos não proporcionam um nível suficiente de garantia da regularidade dos pedidos de pagamento e que o risco para o Fundo é significativo. De igual modo, uma correcção de 5 % pode ser adequada nos casos de irregularidades menos graves relativas a elementos essenciais ocorridas no contexto de operações individuais.

O facto de o funcionamento de um sistema ser susceptível de ser melhorado não é, em si, razão suficiente para uma correcção financeira. É necessário que exista uma deficiência grave quanto ao cumprimento de regras comunitárias explícitas ou normas de boas práticas, e que essa deficiência exponha o Fundo a um risco real de perda ou irregularidade.

Correcção de 2 %

Sempre que o nível de actuação seja satisfatório quanto aos elementos essenciais do sistema, mas se verifique uma incapacidade total de aplicar um ou mais elementos subsidiários, justifica-se uma correcção de 2 %, dado o risco mais baixo de perdas para o Fundo e o carácter menos grave da infracção.

Uma correcção de 2 % será aumentada para 5 % se for constatada a mesma deficiência relativamente a despesas efectuadas depois da data de uma primeira correcção aplicada e o Estado-Membro não tenha tomado as medidas correctivas adequadas em relação à parte deficiente do sistema após a primeira correcção.

É igualmente justificada uma correcção de 2 % sempre que a Comissão, sem impor qualquer correcção, tenha informado o Estado-Membro da necessidade de introduzir melhorias relativamente a elementos subsidiários do sistema, que estão instalados mas não funcionem satisfatoriamente e o Estado-Membro não tenha tomado as medidas necessárias.

Só são impostas correcções devido a deficiências respeitantes a elementos subsidiários dos sistemas de gestão e de controlo quando não tenham sido detectadas deficiências a nível dos elementos essenciais. Se existirem deficiências tanto no que se refere aos elementos subsidiários como aos elementos essenciais, apenas serão efectuadas correcções à taxa aplicável para os elementos essenciais.

2.4. Casos-limite

Sempre que a correcção resultante de uma aplicação estrita das presentes orientações seja claramente desproporcionada, pode ser proposta uma taxa de correcção inferior.

Por exemplo, sempre que as deficiências resultem de dificuldades de interpretação de regras ou obrigações comunitárias (excepto nos casos em que seria razoável esperar que o Estado-Membro levantasse o problema da existência dessas dificuldades junto da Comissão) e as autoridades nacionais tenham tomado medidas eficazes para remediar as deficiências imediatamente após estas terem sido detectadas, este factor atenuante pode ser tido em conta e ser proposta uma taxa mais baixa ou a não aplicação de uma correcção. Igualmente devem ter-se em conta as alegações relativas à segurança jurídica, quando as deficiências não tenham sido detectadas durante controlos anteriormente efectuados pelos serviços da Comissão.

Em geral, o facto de os sistemas de gestão ou de controlo deficientes terem sido objecto de melhorias imediatamente após o Estado-Membro ter tido conhecimento das deficiências não é considerado um factor atenuante no momento da apreciação das consequências financeiras das irregularidades sistémicas existentes antes da introdução das referidas melhorias.

2.5. Base de avaliação

Sempre que seja conhecida a situação noutros Estados-Membros, a Comissão procederá a uma comparação, a fim de garantir um tratamento equitativo na avaliação das taxas de correcção.

A taxa de correcção deve ser aplicada à parte da despesa exposta ao risco. Quando a deficiência resultar de o Estado-Membro não ter adoptado um sistema de controlo adequado, a correcção deve ser aplicada à totalidade da despesa para a qual o sistema de controlo era exigido. Sempre que existam razões para supor que a deficiência se limita à aplicação do sistema de controlo adoptado pelo Estado-Membro ao nível de uma determinada autoridade ou região, a correcção deve ser limitada às despesas geridas por essa autoridade ou região. Sempre que, por exemplo, a deficiência diga respeito à verificação dos critérios de elegibilidade para uma taxa mais elevada de ajuda, a correcção deve basear-se na diferença entre a taxa de ajuda mais elevada e taxa de ajuda mais baixa.

Normalmente, a correcção deve dizer respeito às despesas referentes à medida ao longo do período em exame, por exemplo, um exercício financeiro. No entanto, sempre que a irregularidade resulte de deficiências sistémicas que, de um modo evidente, se caracterizam por uma longa duração e afectam as despesas correspondentes a vários exercícios, a correcção deve ser aplicada ao total das despesas declaradas pelo Estado-Membro enquanto a deficiência do sistema persistiu, até ao mês em que foi corrigida.

Sempre que sejam detectadas várias deficiências no mesmo sistema, as taxas forfetárias de correcção não serão cumulativas, sendo a deficiência mais grave considerada como uma indicação dos riscos inerentes ao sistema de controlo no seu conjunto(2). As taxas forfetárias serão aplicadas às despesas restantes após dedução dos montantes recusados nos diferentes processos. Em caso de não aplicação das penalizações prescritas pelas regras comunitárias, a correcção financeira será constituída pelo montante relativo às penalizações não aplicadas, adicionado de 2 % dos pedidos de pagamento restantes, visto que a não aplicação de penalizações aumenta o risco de apresentação de pedidos de pagamento irregulares.

3. APLICAÇÃO E EFEITO DAS CORRECÇÕES FINANCEIRAS LÍQUIDAS

Sempre que o Estado-Membro concorde em efectuar a correcção financeira proposta durante procedimento previsto no n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE, a Comissão não deve impor uma redução líquida da participação do Fundo, mas pode autorizar o Estado-Membro a reatribuir os fundos libertados. No entanto, as correcções financeiras impostas pela Comissão a título do n.o 2 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE, no termo do procedimento previsto nos n.os 3 e 4 do artigo 18.o da referida decisão, envolverão, em todos os casos, uma redução líquida da atribuição indicativa do Fundo.

Será sempre aplicada uma correcção líquida quando a Comissão considerar que o Estado-Membro não deu um seguimento suficiente às conclusões relativas a irregularidades detectadas por organismos nacionais ou comunitários e/ou se as irregularidades estiverem relacionadas com uma deficiência grave dos sistemas de gestão ou de controlo do Estado-Membro ou da autoridade de gestão ou de pagamento.

Devem ser pagos juros sobre quaisquer montantes a reembolsar à Comissão na sequência de correcções líquidas a título do n.o 3 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE, em conformidade com o n.o 2 do artigo 15.o da presente decisão.

(1) JO L 312 de 23.12.1995, p. 1.

(2) Ver também o ponto 2.3 (correcção de 2 %).

ANEXO IV

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Apêndice

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