REGULAMENTO (CEE, EURATOM) No 354/83 DO CONSELHO de 1 de Fevereiro de 1983 relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica

O CONSELHO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Económica Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 235o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 203o,

Tendo em conta a proposta da Comissão (1),

Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu (2),

Considerando que, no cumprimento da sua missão, as instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica acumularam uma vasta colecção de arquivos; que estes arquivos são propriedade destas Comunidades, que têm, cada uma delas, personalidade jurídica;

Considerando que é prática constante, quer nos Estados-membros, quer nas organizações internacionais, tornar os arquivos acessíveis ao público decorrido um de certo número de anos; que convém estabelecer regras comuns respeitantes à abertura ao público dos arquivos históricos das Comunidades Europeias;

Considerando que uma parte dos documentos e registos provenientes das instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica se encontram materialmente nos arquivos dos Estados-membros; que estes aplicam regras diferentes quanto aos prazos e condições em que os seus arquivos são acessíveis ao público; que convém evitar que documentos e registos classificados, provenientes das instituições comunitárias sejam acessíveis ao público através dos arquivos nacionais em condições menos rigorosas que as previstas no presente regulamento;

Considerando que a exploração e a análise crítica dos arquivos das Comunidades são úteis não apenas à pesquisa histórica em geral, mas podem simultâneamente facilitar as actividades dos meios interessados a nível comunitário e contribuir, deste modo, para uma melhor realização dos objectivos das Comunidades;

Considerando que os Tratados não prevêm poderes de acção específicos para o estabelecimento de regras comuns nesta matéria;

Considerando que é conveniente fixar apenas certos princípios essenciais, deixando a cada instituição comunitária o cuidado de estabelecer as regras que se revelem necessárias para a aplicação destes princípios no plano interno,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1o

1. As instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica, a seguir denominadas «instituições», organizarão arquivos históricos e torná-los-ao acessíveis ao público, nas condições previstas no presente regulamento e após o termo de um prazo de trinta anos a contar da data da produção dos documentos e registos. Para efeito da aplicação do presente regulamento, o Comité Económico e Social e o Tribunal de Contas são equiparados às instituições referidas no no 1 do artigo 4o do Tratado que institui a Comunidade Económica Europeia e no no 1 do artigo 3o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica.

2. Para efeitos dos disposto no presente regulamento:

a) A expressão «arquivos das Comunidades» designa o conjunto de documentos e registos de todos os géneros, qualquer que seja a sua forma e suporte material, que tenham sido produzidos ou recebidos por uma das instituições, por um dos seus representantes ou agentes no exercício das suas funções e que digam respeito às actividades da Comunidade Económica Europeia e/ou da Comunidade Europeia da Energia Atómica, a seguir denominadas «Comunidades Europeias»;

b) A expressão «arquivos históricos» designa a parte dos arquivos das Comunidades Europeias que tenha sido seleccionada para conservação permanente, nas condições previstas no artigo 7o do presente regulamento.

3. Os documentos e registos cuja divulgação era livre antes do termo do prazo previsto no no 1 continuarão a ser acessíveis ao público sem qualquer restrição.

4. Após o termo do prazo de trinta anos previsto no no 1, o acesso aos arquivos históricos será consentido a qualquer pessoa que o requeira e que aceite respeitar as regras internas adoptadas, para o efeito, no âmbito de cada instituição.

5. Os arquivos históricos serão acessíveis sob a forma de cópias. As instituições podem, contudo, fornecer os originais dos documentos ou registos se o utilizador invocar um particular interesse devidamente fundamentado.

Artigo 2o

O presente regulamento não se aplica aos processos relativos ao pessoal das Comunidades Europeias nem aos documentos e registos que contenham informações relativas à vida privada ou profissional de uma determinada pessoa.

Artigo 3o

1. Serão inacessíveis ao público:

a) Os documentos e registos que tenham sido classificados sob um dos regimes de segredo previstos no artigo 10o do Regulamento no 3 do Conselho de 31 de Julho de 1958 relativo à aplicação do artigo 24o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica (3) e que não tenham sido desclassificados;

b) Os contratos propostos à Agência de Aprovisionamento Euratom ou por ela concluídos nos termos do disposto no Capítulo VI do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica;

c) Os documentos e registos dos casos levados ao Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias enquanto órgão jurisdicional.

2. Serão igualmente inacessíveis ao público os documentos e registos considerados, segundo as regras e práticas estabelecidas a este respeito no âmbito de cada instituição, confidenciais ou pertencentes a uma categoria mais rigorosamente protegida, desde que não tenham sido desclassificados nos termos do artigo 5o.

Artigo 4o

1. Os documentos e registos que, no momento em que foram levados ao conhecimento de uma instituição estavam abrangidos pelo sigilo profissional ou de empresa, só serão acessíveis ao público no termo do prazo de trinta anos se a instituição que tem conhecimento destes documentos ou registos tiver informado a pessoa ou empresa em causa da sua intenção de os tornar acessíveis ao público e esta pessoa ou empresa não tiver levantado objecções num prazo a definir nas normas de aplicação referidas no artigo 9o.

2. O no 1 é igualmente aplicável aos documentos e registos elaborados por uma instituição que contenham informações abrangidas pelo segredo profissional ou de empresa.

Artigo 5o

1. A fim de garantir o respeito do prazo de trinta anos previsto no no 1 do artigo 1o, cada instituição procederá atempadamente, e o mais tardar no decurso do vigésimo quinto ano seguinte ao da data da sua elaboração, ao exame dos documentos e registos considerados ainda como confidenciais ou pertencentes a uma categoria mais rigorosamente protegida, com vista a decidir da sua eventual desclassificação. Os documentos e registos que não tenham sido desclassificados aquando de um primeiro exame serão reexaminados periodicamente, pelo menos todos os cinco anos.

2. No que respeita aos documentos e registos provenientes de um Estado-membro ou de uma outra instituição, as instituições respeitarão a classificação por eles estabelecida. Contudo, com o fim de assegurar um acesso tão amplo quanto possível aos arquivos das Comunidades Europeias, as instituições e os Estados-membros podem acordar processos de desclassificação de documentos e registos, segundo critérios estabelecidos de comum acordo.

Artigo 6o

1. Os Estados-membros abster-se-ao de facultar ao público, em condições menos rigorosas que as previstas nos artigos 1o a 5o, os documentos e registos provenientes das instituições e que se encontrem materialmente nos seus arquivos públicos, que tenham sido classificados e não tenham sido objecto de desclassificação.

2. O no 1 é aplicável igualmente aos documentos e registos dos Estados-membros que reproduzam total ou parcialmente o conteúdo dos documentos referidos naquele número.

Artigo 7o

Cada instituição transmitirá aos arquivos históricos os documentos e registos contidos nos seus arquivos correntes, o mais tardar quinze anos após a sua produção. Segundo critérios a estabelecer por cada instituição nos termos do artigo 9o, estes documentos e registos serão em seguida objecto de uma triagem destinada a separar os que devem ser conservados e os desprovidos de qualquer interesse administrativo ou histórico.

Artigo 8o

1. Cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado.

2. Cada instituição porá, a pedido, à disposição dos Estados-membros e das outras instituições um jogo completo de cópias microformes dos seus arquivos históricos, na medida em que estas sejam acessíveis ao público por força do presente regulamento, desde que se não trate do Estado-membro onde a referida instituição se encontre ou de instituições que se encontrem no mesmo Estado-membro.

Artigo 9o

Todas as instituições têm a faculdade de adoptar, no plano interno, regras para a aplicação do presente regulamento.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-membros.

Feito em Bruxelas em 1 de Fevereiro de 1983.

Pelo Conselho

O Presidente

O. SCHLECHT

(1) JO no C 132 de 2. 6. 1981, p. 6.(2) JO no C 327 de 14. 12. 1981, p. 45.(3) JO no 17 de 6. 10. 1958, pp. 406/58.