Decisão n.o 1/2002

de 6 de Junho de 2002

do Comité Misto instituído pelo Acordo sobre reconhecimento mútuo entre a Comunidade Europeia e o Japão relativa à adopção do seu regulamento interno

(2002/618/CE)

O COMITÉ MISTO,

Tendo em conta o Acordo sobre reconhecimento mútuo entre a Comunidade Europeia e o Japão e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 8.o;

DECIDE:

1. É aprovado o regulamento interno do Comité Misto, tal como especificado no anexo à presente decisão.

2. A presente decisão, em dois exemplares, será assinada pelos co-presidentes. A presente decisão produz efeitos a contar da data da última das referidas assinaturas.

Tóquio, 21 de Maio de 2002.

Bruxelas, 6 de Junho de 2002.

Em nome do Japão

Jun Shimmi

Em nome da Comunidade Europeia

Philippe Meyer

ANEXO

REGULAMENTO INTERNO

do Comité Misto instituído pelo Acordo sobre reconhecimento mútuo entre a Comunidade Europeia e o Japão

Artigo 1.o

Presidência

1. O Comité Misto é presidido conjuntamente por um representante do Japão e por um representante da Comunidade Europeia.

2. Os co-presidentes são responsáveis pela comunicação entre as partes no que respeita aos procedimentos definidos no presente regulamento interno e no acordo.

Artigo 2.o

Reuniões

1. O Comité Misto reúne-se periodicamente e pelo menos uma vez por ano a uma data acordada mutuamente. Se uma parte considerar necessário realizar outras reuniões, a outra parte deve, na medida do possível, aceder ao seu pedido de reunião. Por acordo das partes pode recorrer-se a teleconferência e a vídeo-conferência.

2. As reuniões do Comité Misto são convocadas pelos co-presidentes. As partes acolherão alternadamente as reuniões, salvo decisão em contrário.

3. Os co-presidentes determinam a data de reunião e enviam atempadamente, se possível, com seis semanas de antecedência, os documentos necessários para assegurar a sua preparação adequada.

4. A parte anfitriã organiza os aspectos logísticos. As reuniões através de vídeo-conferência ou de teleconferência são organizadas pelo co-presidente que solicitou a reunião.

Artigo 3.o

Delegações

As partes notificar-se-ão mutuamente, pelo menos uma semana antes da reunião, a composição das respectivas delegações.

Artigo 4.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. Os co-presidentes determinam uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, se possível, com pelos menos três dias de antecedência. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais tenha sido recebido um pedido de inscrição na ordem de trabalhos por qualquer dos co-presidentes, o mais tardar 14 dias antes da data da reunião.

2. Cada parte pode acrescentar pontos à ordem de trabalhos provisória, antes da reunião, com o acordo da outra parte. Os pedidos para acrescentar outras questões à ordem de trabalhos devem ser notificados, se possível, por escrito.

3. A ordem de trabalhos definitiva é adoptada pelo Comité Misto no início de cada reunião. Por acordo das partes, para além dos pontos inscritos na ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos que, se possível, serão examinados.

Artigo 5.o

Actas das reuniões

1. O co-presidente anfitrião da reunião redige um projecto de acta da reunião logo que possível.

2. Em regra geral, a acta indica, em relação a cada um dos pontos da ordem de trabalhos:

a) A documentação apresentada ao Comité Misto;

b) As declarações exaradas em acta a pedido de uma parte; e

c) As decisões adoptadas e as conclusões sobre questões específicas.

3. Da acta consta igualmente a lista de participantes na reunião.

4. A acta é aprovada pelo Comité Misto e assinada pelos co-presidentes.

Artigo 6.o

Decisões do Comité Misto

1. O Comité Misto aprova as suas decisões por consenso.

2. Se as duas partes concordarem, o Comité Misto pode aprovar decisões por procedimento escrito, excepto aquando das reuniões formais do Comité Misto.

3. As decisões do Comité Misto são designadas "decisões", seguidas de um número de ordem e de uma referência ao seu objecto. Será igualmente indicada a data em que a decisão produz efeitos. As decisões são igualmente assinadas pelos co-presidentes. As decisões são redigidas em dois exemplares, fazendo igualmente fé qualquer dos textos. No anexo I figura um modelo de decisão do Comité Misto.

4. As decisões respeitantes à autorização de um organismo de avaliação da conformidade são, em geral, aprovadas por procedimento escrito. Para o efeito, em conformidade com o artigo 9.o do acordo, são aplicáveis os seguintes procedimentos:

a) Uma parte apresenta à outra parte a sua proposta escrita, sob a forma de projecto de decisão do Comité Misto, tendo em vista a autorização de um Organismo de Avaliação da Conformidade (segundo modelo que consta do anexo II). A proposta deve ser acompanhada de um formulário de pedido e da documentação de apoio necessária, cujos modelos devem ser acordados pelas partes. A outra parte notifica a recepção da proposta, por escrito, indicando a data da sua recepção. Esta última parte deve igualmente notificar, por escrito, a sua aprovação ou oposição no prazo de 90 dias a contar da data de recepção da proposta;

b) Se a parte que recebeu a proposta desejar informações complementares, deve solicitá-las por escrito à outra parte e justificar o seu pedido. O pedido de informações complementares suspende o período de 90 dias que voltará a decorrer logo que tais informações forem recebidas;

c) As partes consultar-se-ão, se necessário, sobre aspectos relacionados com a autorização proposta;

d) Após aprovação da proposta, a parte receptora assina e data a decisão do Comité Misto e remete-a à parte proponente. A autorização do Organismo de Avaliação da Conformidade proposto produz efeitos a contar da data indicada na decisão do Comité Misto;

e) Se a parte que recebe a proposta de autorização não notificar a sua aprovação ou oposição no prazo de 90 dias, a questão deve ser submetida ao Comité Misto;

f) Se o Comité Misto não puder decidir quanto à autorização do Organismo de Avaliação da Conformidade proposto, é aplicável o disposto no n.o 1, alínea c), do artigo 9.o do acordo.

Artigo 7.o

Procedimentos de notificação e de proposta

1. A notificação da suspensão ou do levantamento da suspensão da designação de um Organismo de Avaliação da Conformidade registado, em conformidade com o disposto no artigo 6.o do acordo, e a proposta de retirada da autorização de um Organismo de Avaliação da Conformidade por força do disposto no n.o 4 do artigo 9.o do acordo, devem ser efectuadas por escrito.

2. A parte receptora notifica esse facto, por escrito, de imediato e o mais tardar no prazo de três dias úteis, indicando a data de recepção da referida notificação ou proposta. A suspensão, a retirada da suspensão ou a retirada da autorização de um Organismo de Avaliação da Conformidade produzem efeitos a contar da data de recepção da notificação ou da proposta pelo co-presidente da parte receptora, salvo disposição em contrário do Comité Misto em conformidade com o n.o 4 do artigo 9.o do acordo.

Artigo 8.o

Subcomités

O Comité Misto pode criar subcomités e delegar determinadas funções específicas nesses subcomités. Os subcomités estabelecidos manterão o Comité Misto informado e apresentarão relatórios relacionados com a execução dos anexos sectoriais.

Artigo 9.o

Intercâmbio de informações

Sem prejuízo do disposto no n.o 2 do artigo 1.o, as partes determinam e comunicar-se-ão o ponto de contacto ou, se necessário, os pontos de contacto para a troca de informações prevista no acordo. Estes contactos serão responsáveis pela transmissão e recepção das informações comunicadas por força do acordo e, nomeadamente, nos termos do n.o 5 do artigo 5.o e do n.o 8 do artigo 8.o do acordo.

Artigo 10.o

Publicação

A publicação das listas de organismos de avaliação da conformidade registados e das instalações confirmadas por força das disposições do acordo e das decisões relevantes do Comité Misto deve ser efectuada em conformidade com os procedimentos nacionais respectivos das partes. As partes manterão, nos respectivos sítios internet, as listas de organismos actualizadas de forma periódica e atempada.

Artigo 11.o

Consulta de peritos

Se as partes concordarem, o comité pode consultar peritos sobre questões específicas.

Artigo 12.o

Despesas

1. Cada parte custeará as respectivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Comité Misto, tanto no que se refere às despesas de pessoal, deslocação e estada, como às despesas postais e de telecomunicações.

2. As outras despesas resultantes da organização de reuniões são, em geral, custeadas pela parte anfitriã da reunião.

Artigo 13.o

Procedimentos administrativos

1. Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité Misto não são públicas.

2. As actas e outros documentos do Comité Misto serão consideradas informações confidenciais nos termos do disposto no artigo 13.o do acordo.

3. Após acordo dos dois co-presidentes, podem ser convidados outros participantes, além dos funcionários das partes, que estão sujeitos ao respeito da confidencialidade em conformidade com o disposto no artigo 13.o do acordo.

4. Após consultas entre si sobre os resultados a divulgar na sequência das reuniões, as partes podem organizar audições públicas ou de outra forma informar o público interessado dos resultados das reuniões do Comité Misto.

Artigo 14.o

Línguas

1. A comunicação escrita entre co-presidentes, nomeadamente relacionada com os artigos 4.o, 5.o, 6.o e 7.o, será redigida em inglês.

2. A parte anfitriã das reuniões do Comité Misto deve disponibilizar a sua interpretação nas línguas japonesa e inglesa, assumindo os custos correspondentes.

3. As decisões do Comité Misto são redigidas em inglês. As partes assegurarão, se necessário, a tradução das decisões para a(s) respectiva(s) língua(s) oficial(ais).

Apêndice I ao regulamento interno do Comité Misto

>PIC FILE= "L_2002197PT.004802.TIF">

Apêndice II ao regulamento interno do Comité Misto

>PIC FILE= "L_2002197PT.004902.TIF">