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Document 32016R1191

Regulamento (UE) 2016/1191 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 6 de julho de 2016, relativo à promoção da livre circulação dos cidadãos através da simplificação dos requisitos para a apresentação de certos documentos públicos na União Europeia e que altera o Regulamento (UE) n.° 1024/2012

OJ L 200, 26.7.2016, p. 1–136 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2016/1191/oj

26.7.2016   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

L 200/1


REGULAMENTO (UE) 2016/1191 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO

de 6 de julho de 2016

relativo à promoção da livre circulação dos cidadãos através da simplificação dos requisitos para a apresentação de certos documentos públicos na União Europeia e que altera o Regulamento (UE) n.o 1024/2012

O PARLAMENTO EUROPEU E O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 21.o, n.o 2,

Tendo em conta a proposta da Comissão Europeia,

Após transmissão do projeto de ato legislativo aos parlamentos nacionais,

Tendo em conta o parecer do Comité Económico e Social Europeu (1),

Deliberando de acordo com o processo legislativo ordinário (2),

Considerando o seguinte:

(1)

A União estabeleceu como objetivo manter e desenvolver um espaço de liberdade, de segurança e de justiça sem fronteiras internas, no qual seja assegurada a livre circulação de pessoas. A fim de assegurar a livre circulação de documentos públicos no interior da União e, por conseguinte, promover a livre circulação de cidadãos da União, a União deverá adotar medidas concretas de simplificação dos requisitos administrativos relacionados com a apresentação, num Estado-Membro, de certos documentos públicos emitidos pelas autoridades de outro Estado-Membro.

(2)

Todos os Estados-Membros são Partes Contratantes na Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961 relativa à Supressão da Exigência de Legalização dos Atos Públicos Estrangeiros (a seguir designada por «Convenção Apostila») que introduziu um regime de circulação simplificada dos documentos públicos emitidos por outras Partes Contratantes nessa Convenção.

(3)

Em conformidade com o princípio da confiança mútua e a fim de promover a livre circulação de pessoas no interior da União, o presente regulamento deverá estabelecer um regime para uma maior simplificação das formalidades administrativas em matéria de circulação de certos documentos públicos e das respetivas cópias certificadas caso tais documentos públicos e respetivas cópias certificadas sejam emitidos pelas autoridades de um Estado-Membro para apresentação noutro Estado-Membro.

(4)

O regime estabelecido no presente regulamento não deverá prejudicar a possibilidade de os interessados continuarem a beneficiar, se assim o desejarem, de outros regimes aplicáveis entre Estados-Membros de dispensa de legalização ou de formalidades análogas, relativamente aos documentos públicos. Em especial, o presente regulamento deverá ser considerado um instrumento separado e autónomo da Convenção Apostila.

(5)

A coexistência entre o regime estabelecido no presente regulamento e outros regimes aplicáveis entre Estados-Membros deverá ser salvaguardada. No que se refere à Convenção Apostila, apesar de as autoridades nacionais dos Estados-Membros não deverem ter a possibilidade de exigir uma apostila quando um indivíduo lhes apresente um documento público abrangido pelo presente regulamento e emitido noutro Estado-Membro, o presente regulamento não deverá impedir os Estados-Membros de emitirem uma apostila caso um indivíduo opte por requerê-lo. Além disso, o presente regulamento não deverá impedir um indivíduo de continuar a utilizar num Estado-Membro uma apostila emitida noutro Estado-Membro. Por conseguinte, a Convenção Apostila poderá ainda ser utilizada, a pedido de um indivíduo, na relação entre os Estados-Membros. Caso um indivíduo solicite a aposição de apostila num documento público abrangido pelo presente regulamento, as autoridades nacionais emitentes deverão utilizar os meios adequados para informar o requerente de que, ao abrigo do regime estabelecido pelo presente regulamento, já não é necessária a aposição de apostila para a apresentação do documento noutro Estado-Membro. De qualquer modo, os Estados-Membros deverão disponibilizar as referidas informações através dos meios adequados.

(6)

O presente regulamento deverá abranger os documentos públicos emitidos pelas autoridades de um Estado-Membro nos termos do respetivo direito nacional e cuja finalidade principal seja comprovar um dos seguintes factos: nascimento, vida, óbito, nome, casamento, incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil, divórcio, separação judicial ou anulação do casamento, parceria registada, incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada, dissolução de parceria registada, separação judicial ou anulação de uma parceria registada, filiação, adoção, domicílio e/ou residência, ou nacionalidade. O presente regulamento deverá também abranger os documentos públicos emitidos pelo Estado-Membro da nacionalidade do requerente para atestar a inexistência de registo criminal. Além disso, o presente regulamento deverá abranger os documentos públicos cuja apresentação possa ser exigida aos cidadãos da União residentes num Estado-Membro de que não sejam nacionais nos casos em que, nos termos do direito da União aplicável, pretendam votar ou apresentar-se como candidatos nas eleições para o Parlamento Europeu ou nas eleições autárquicas no seu Estado-Membro de residência.

(7)

O presente regulamento não deverá obrigar os Estados-Membros a emitir documentos públicos cuja existência não se esteja prevista pelo seu direito nacional.

(8)

O presente regulamento deverá também aplicar-se às cópias certificadas de documentos públicos emitidas por uma autoridade competente do Estado-Membro emissor do documento público original. No entanto, o presente regulamento não deverá abranger cópias de cópias certificadas.

(9)

O presente regulamento deverá igualmente abranger as versões eletrónicas de documentos públicos e os formulários multilingues adequados aos intercâmbios eletrónicos. No entanto, cada Estado-Membro deverá decidir, nos termos do seu direito nacional, se, e em que condições, podem ser apresentados documentos públicos e formulários multilingues em formato eletrónico.

(10)

O presente regulamento não deverá ser aplicado aos passaportes nem aos documentos de identificação emitidos num Estado-Membro, uma vez que tais documentos não estão sujeitos a legalização nem a outra formalidade análoga quando são apresentados noutro Estado-Membro.

(11)

O presente regulamento, e em particular o mecanismo de cooperação administrativa por este estabelecido, não deverá aplicar-se aos documentos relativos aos atos de registo civil emitidos com base nas Convenções aplicáveis da Comissão Internacional do Estado Civil (a seguir designada por «CIEC»).

(12)

Os documentos públicos relativos à mudança de nome deverão também ser considerados documentos públicos cujo objetivo principal seja estabelecer o nome de um indíviduo.

(13)

O conceito de «estado civil» deverá ser interpretado como referindo-se à situação decorrente de casamento, separação ou de não casamento, nomeadamente o estado de solteiro, divorciado ou viúvo.

(14)

O conceito de «filiação» deverá ser interpretado como o vínculo jurídico entre o filho e os seus progenitores.

(15)

Para efeitos do presente regulamento, os conceitos de «domicílio», «residência» e «nacionalidade» deverão ser interpretados nos termos do direito nacional.

(16)

O conceito de «registo criminal» deverá ser interpretado como referindo-se ao registo ou registos nacionais em que estão inscritas as condenações nos termos do direito nacional. O termo «condenação» deverá ser interpretado como referindo-se a qualquer decisão de um tribunal penal transitada em julgado contra uma pessoa singular relativa a uma infração penal, na medida em que tais decisões sejam sujeitas a registo criminal no Estado-Membro de condenação.

(17)

A simplificação dos requisitos para a apresentação num Estado-Membro de documentos públicos emitidos noutro Estado-Membro deverá acarretar benefícios concretos para os cidadãos da União. Dada a sua natureza jurídica distinta, os documentos emitidos por particulares deverão ser excluídos do âmbito de aplicação do presente regulamento. Os documentos públicos emitidos pelas autoridades de países terceiros também não deverão ser abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente regulamento, incluindo aqueles que tenham já sido reconhecidos como autênticos pelas autoridades de um Estado-Membro. A exclusão dos documentos públicos emitidos pelas autoridades de países terceiros deverá aplicar-se também às cópias certificadas emitidas pelas autoridades de um Estado-Membro de documentos públicos emitidos pelas autoridades de um país terceiro.

(18)

O presente regulamento não tem por objetivo alterar o direito substantivo dos Estados-Membros em matéria de nascimento, prova de vida, óbito, nome, casamento, (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), divórcio, separação judicial ou anulação do casamento, parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), dissolução de parceria registada, separação judicial ou anulação de parceria registada, filiação, adoção, domicílio e/ou residência, nacionalidade, inexistência de registo criminal ou relativo a documentos públicos cuja apresentação possa ser exigida por um Estado-Membro a um candidato nas eleições para o Parlamento Europeu ou nas eleições autárquicas, ou a um eleitor nessas eleições, que seja nacional do referido Estado-Membro. Além disso, o presente regulamento não deverá afetar o reconhecimento por um Estado-Membro dos efeitos jurídicos associados ao conteúdo de um documento público emitido noutro Estado-Membro.

(19)

A fim de promover a livre circulação dos cidadãos da União, deverá dispensar-se de todas as formas de legalização e de formalidade análoga os documentos públicos abrangidos pelo presente regulamento e as respetivas cópias certificadas.

(20)

Para facilitar ainda mais a circulação de documentos públicos entre os Estados-Membros deverão ser igualmente simplificadas outras formalidades, nomeadamente a obrigação de fornecer, para cada caso, cópias certificadas e traduções de documentos públicos.

(21)

A fim de superar as barreiras linguísticas e assim facilitar ainda mais a circulação de documentos públicos entre Estados-Membros, deverão ser criados formulários multilingues em cada uma das línguas oficiais das instituições da União para os documentos públicos relativos ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência e à inexistência de registo criminal.

(22)

Os formulários multilingues deverão destinar-se exclusivamente a facilitar a tradução dos documentos públicos a que estão apensos. Por conseguinte, tais formulários não deverão circular como documentos autónomos entre Estados-Membros. Os referidos formulários não deverão ter a mesma finalidade nem os mesmos objetivos que as certidões de cópia integral ou de narrativa de registo do estado civil, as certidões multilingues de atos de registo civil e as certidões multilingues e codificadas de atos de estado civil previstas pela Convenção n.o 2 da CIEC relativa à emissão gratuita e à dispensa de legalização de certidões de registo do estado civil, pela Convenção n.o 16 da CIEC n.o 16 sobre a emissão de certidões multilingues de atos do registo civil e pela Convenção n.o 34 da CIEC relativa à emissão de certidões multilingues e codificadas de atos de estado civil.

(23)

Os formulários multilingues criados pelo presente regulamento deverão refletir o teor dos documentos públicos a que estão apensos e eliminar, na medida do possível, a necessidade de traduzir esses documentos públicos. Contudo, reconhece-se a dificuldade em alcançar o objetivo de eliminação da necessidade de tradução no que se refere a documentos públicos cujo conteúdo não possa ser adequadamente refletido num formulário multilingue, como, por exemplo, certas categorias de decisões judiciais. Os Estados-Membros deverão comunicar à Comissão os documentos públicos aos quais poderão ser apensos formulários multilingues como auxiliares de tradução. Os Estados-Membros deverão esforçar-se por fazer acompanhar de um formulário multilingue o maior número possível de documentos públicos abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente regulamento.

(24)

Não deverá ser exigido ao indivíduo que apresente um documento público acompanhado de um formulário multilingue que junte tradução do mesmo. No entanto, a autoridade à qual o documento público é apresentado deverá, em última análise, decidir se as informações incluídas no formulário multilingue são suficientes para efeitos de análise desse documento público.

(25)

A autoridade à qual um documento público é apresentado acompanhado de um formulário multiliingue pode exigir, a título excecional, se necessário para efeitos de análise do documento público, que seja junta tradução ou transliteração do conteúdo do formulário multilingue para a língua oficial do Estado-Membro em causa ou, se esse Estado-Membro tiver várias línguas oficiais, para a língua oficial ou uma das línguas oficiais do local onde o documento público é apresentado, desde que essa língua seja também uma das línguas oficiais das instituições da União.

(26)

Os formulários multilingues deverão ser emitidos, a pedido, aos interessados que tenham legitimidade para receber os documentos públicos a que o formulário multilingue será apenso. Os formulários multilingues não deverão produzir qualquer efeito jurídico quanto ao reconhecimento do seu conteúdo nos Estados-Membros onde são apresentados.

(27)

Ao preparar um formulário multilingue que deva ser apenso a um determinado documento público, a autoridade que emite esse formulário deverá poder escolher a partir do modelo do formulário multilingue, apenas as rubricas específicas por país que sejam relevantes para o documento público em causa, a fim de assegurar que o formulário multilingue contenha apenas as informações incluídas no documento público ao qual o formulário será apenso.

(28)

Deverá ser possível inserir a versão eletrónica de um formulário multilingue do Portal Europeu da Justiça numa localização diferente, acessível a nível nacional, e emiti-lo a partir desse outro endereço.

(29)

Os Estados-Membros deverão ter a possibilidade de criar versões eletrónicas de formulários multilingues, utilizando uma tecnologia diferente da utilizada pelo Portal Europeu da Justiça, desde que os formulários multilingues emitidos pelos Estados-Membros utilizando essa outra tecnologia contenham as informações exigidas pelo presente regulamento.

(30)

Deverão ser previstas garantias adequadas a fim de prevenir a fraude que envolva documentos públicos e respetivas cópias certificadas que circulem entre os Estados-Membros e a falsificação de tais documentos e cópias.

(31)

A fim de permitir intercâmbios transnacionais de informação rápidos e seguros e facilitar a assistência mútua, o presente regulamento deverá criar um mecanismo eficaz de cooperação administrativa entre as autoridades designadas pelos Estados-Membros. A utilização desse mecanismo de cooperação administrativa deverá reforçar a confiança mútua entre os Estados-Membros no âmbito do mercado interno e deverá basear-se no Sistema de Informação do Mercado Interno (IMI), criado pelo Regulamento (UE) n.o 1024/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (3).

(32)

O Regulamento (UE) n.o 1024/2012 deverá, por conseguinte, ser alterado a fim de aditar determinadas disposições do presente regulamento à lista das disposições relativas à cooperação administrativa nos atos da União aplicadas através do IMI, constante do anexo do Regulamento (UE) n.o 1024/2012.

(33)

A fim de garantir um nível elevado de segurança e de proteção de dados no contexto da aplicação do presente regulamento e para evitar fraudes, a Comissão deverá assegurar que o IMI garanta a segurança dos documentos públicos e disponibilize um meio seguro de transmissão eletrónica dos mesmos. A Comissão deverá disponibilizar uma ferramenta no IMI que autentique as informações trocadas através do sistema quando estas forem exportadas para fora do sistema. Além disso, as autoridades dos Estados-Membros que participem no intercâmbio de informação sobre documentos públicos deverão tomar as medidas necessárias para assegurar que, de acordo com o Regulamento (UE) n.o 1024/2012, os documentos públicos e os dados pessoais trocados através do IMI sejam recolhidos, tratados e utilizados para os fins para os quais tenham sido inicialmente apresentados. O Regulamento (UE) n.o 1024/2012 estabelece as disposições necessárias para assegurar a proteção dos dados pessoais e um elevado nível de segurança e de confidencialidade dos intercâmbios de informação no IMI e define as responsabilidades da Comissão a este respeito. O Regulamento (UE) n.o 1024/2012 também estabelece que os intervenientes no IMI só podem proceder ao intercâmbio e ao tratamento de dados pessoais para os fins definidos nos atos jurídicos da União em que se baseia o intercâmbio e em conformidade com os fins para os quais foram inicialmente apresentados.

(34)

A Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (4) deverá regular o tratamento de dados pessoais efetuado pelos Estados-Membros no que se refere à aplicação do presente regulamento, sob a supervisão das autoridades públicas independentes designadas pelos Estados-Membros. Qualquer intercâmbio ou transmissão de informações e de documentos pelas autoridades dos Estados-Membros deverá respeitar o disposto na referida diretiva. Esses intercâmbios e transmissões deverão, além disso, ter por finalidade específica permitir a essas autoridades verificar a autenticidade de documentos públicos através do IMI, e tal verificação deverá ocorrer unicamente no exercício das competências conferidas a essas autoridades. Tal não deverá prejudicar a aplicação, pelos Estados-Membros, das suas disposições legislativas, regulamentares e administrativas relativas ao acesso do público aos documentos oficiais.

(35)

As autoridades dos Estados-Membros deverão prestar-se assistência mútua, a fim de facilitar a aplicação do presente regulamento, em especial no que diz respeito à utilização do mecanismo de cooperação administrativa entre as autoridades designadas pelos Estados-Membros, caso as autoridades de um Estado-Membro onde é apresentado o documento público ou a respetiva cópia certificada tenham uma dúvida razoável quanto à autenticidade destes.

(36)

Caso as autoridades de um Estado-Membro onde é apresentado um documento público ou a respetiva cópia certificada tenham uma dúvida razoável quanto à autenticidade desses documentos, estas deverão poder verificar os modelos dos documentos disponíveis no repositório do IMI, e, se a dúvida persistir, apresentar um pedido de informações através do IMI às autoridades competentes do Estado-Membro emissor, quer enviando o pedido diretamente à autoridade emitente, quer contactando a autoridade central do Estado-Membro em questão. As autoridades requeridas deverão responder a tais pedidos o mais rapidamente possível no prazo máximo de cinco dias úteis, ou, se o pedido for analisado através da autoridade central, dez dias úteis. O prazo de dez dias úteis pode abranger, nomeadamente, situações em que as autoridades requeridas não estão ainda registadas no IMI. Caso esses prazos não possam ser cumpridos, uma prorrogação dos mesmos deverá ser acordada entre a autoridade requerida e a autoridade requerente.

(37)

Para efeitos do cálculo dos prazos previstos no presente regulamento, deverá aplicar-se o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 do Conselho (5).

(38)

Em circunstâncias excecionais, é possível que as autoridades dos Estados-Membros estejam impossibilitadas de verificar a autenticidade de um documento público. Tal deverá ocorrer unicamente por força de circunstâncias, tais como a destruição física ou perda de cópias de documentos nacionais devido, por exemplo, à destruição de arquivos de uma determinada conservatória de registo civil ou de um tribunal, ou a ausência de um registo, que impossibilitem a verificação dos documentos. Por conseguinte, deverá ser incluída no IMI uma opção de resposta que corresponda a esta possibilidade.

(39)

Se a resposta da autoridade requerida não confirmar a autenticidade do documento público ou da respetiva cópia certificada, ou se não for recebida qualquer resposta dessa autoridade, a autoridade requerente não deverá ter a obrigação de os analisar. Além disso, em tais casos, a autoridade requerente ou o individuo que apresentou o documento público ou a cópia certificada deverá poder utilizar qualquer meio disponível para verificar ou provar a sua autenticidade. A fim de assegurar a eficácia do presente regulamento, as situações em que não haja resposta através do IMI deverão ser excecionais.

(40)

Se necessário, o coordenador do IMI ou as autoridades centrais competentes podem ajudar a encontrar uma solução para as eventuais dificuldades das autoridades dos Estados-Membros na utilização do IMI, designadamente caso não seja recebida resposta a um pedido de informações ou não seja possível chegar a acordo sobre a prorrogação do prazo de resposta.

(41)

As autoridades dos Estados-Membros deverão beneficiar das funcionalidades existentes no IMI, inclusive a disponibilização de um sistema de comunicações multilingue e a utilização de perguntas e respostas tipo pré-traduzidas, bem como um repositório de modelos de documentos públicos utilizados no mercado interno.

(42)

As autoridades centrais dos Estados-Membros deverão prestar assistência quanto aos pedidos de informação e deverão, em especial, receber, transmitir e, se necessário, responder aos pedidos, prestando as informações necessárias a seu respeito, nomeadamente nos casos em que nem a autoridade requerente nem a autoridade requerida estão registadas no IMI.

(43)

Para efeitos do presente regulamento, as autoridades centrais dos Estados-Membros deverão comunicar entre si e exercer as suas funções utilizando o IMI. A comunicação entre as autoridades do mesmo Estado-Membro deverá efetuar-se de acordo com os procedimentos nacionais.

(44)

É conveniente clarificar a relação entre o presente regulamento e o direito da União em vigor. A este respeito, o presente regulamento não deverá prejudicar a aplicação do direito da União que inclua disposições sobre legalização, formalidade análoga ou outras formalidades, como por exemplo o Regulamento (CE) n.o 2201/2003 do Conselho (6). O presente regulamento também não deverá prejudicar a aplicação do direito da União em matéria das assinaturas eletrónicas e da identificação eletrónica. Se as disposições do presente regulamento entrarem em conflito com uma disposição de outro ato da União que regule aspetos específicos relativos à simplificação de requisitos para a apresentação de documentos públicos e que os simplifique ainda mais, como a Diretiva 2005/36/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (7), a Diretiva 2006/123/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (8) e o Regulamento (CE) n.o 987/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho (9), deverá prevalecer a disposição do ato da União que proporcione a maior simplificação.

(45)

Além disso, o presente regulamento não deverá prejudicar o recurso a outros mecanismos de cooperação administrativa criados pelo direito da União que prevejam o intercâmbio de informações entre os Estados-Membros em determinados domínios, tais como a Diretiva 93/109/CE do Conselho (10) ou o Regulamento (CE) n.o 987/2009. O presente regulamento deverá ser aplicado em sinergia com esses mecanismos específicos.

(46)

A fim de assegurar a coerência com os seus objetivos gerais, o presente regulamento deverá prevalecer, nas relações entre dois ou mais Estados-Membros, e em relação às matérias a que se aplica e na medida nele prevista, sobre os acordos ou convénios bilaterais e multilaterais em que os Estados-Membros sejam partes e que digam respeito a matérias por este abrangidas.

(47)

Além disso, dois ou mais Estados-Membros deverão poder manter ou celebrar convénios entre si em matérias não abrangidas pelo âmbito de aplicação do presente Regulamento, tais como o valor probatório de documentos públicos, formulários multilingues com valor jurídico, dispensa de legalização de tais formulários e dispensa de legalização de documentos públicos em domínios diferentes dos abrangidos pelo presente regulamento. Os Estados-Membros deverão também poder manter ou celebrar convénios destinados a simplificar ainda mais a circulação entre Estados-Membros de documentos públicos abrangidos pelo presente regulamento.

(48)

Os documentos públicos emitidos pelas autoridades de países terceiros não são abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente regulamento. Além disso, os acordos e convénios relativos à legalização, ou a formalidade análoga, de documentos públicos sobre matérias abrangidas pelo presente regulamento, emitidos pelas autoridades de Estados-Membros ou de países terceiros para serem utilizados nas relações entre os Estados-Membros e os países terceiros em causa, podem não afetar a aplicação do presente regulamento. Por conseguinte, o presente regulamento não deverá impedir os Estados-Membros de celebrarem acordos internacionais bilaterais ou multilaterais com países terceiros em matéria de legalização, ou de formalidade análoga, dos documentos públicos sobre matérias abrangidas pelo presente regulamento e emitidos pelas autoridades dos Estados-Membros ou de países terceiros para serem utilizados nas relações entre os Estados-Membros e os países terceiros em causa. Os Estados-Membros também não deverão estar impedidos, na medida em que um ou mais Estados-Membros sejam ou possam decidir tornar-se partes nesses acordos e convénios, de tomar decisões sobre a aceitação da adesão de novas partes contratantes, nomeadamente no que diz respeito ao direito de se oporem às novas adesões a que se refere o artigo 12.o, segundo parágrafo, da Convenção Apostila, nem de aplicar ou alterar a Convenção Europeia de 1968 sobre a Supressão da Legalização dos Atos exarados pelos Agentes Diplomáticos e Consulares ou decidir sobre a adesão de novas Partes Contratantes à referida convenção.

(49)

Uma vez que os formulários multilingues previstos no presente regulamento não têm valor jurídico e não se sobrepõem aos formulários multilingues previstos nas Convenções n.o 16, n.o 33 e n.o 34 da CIEC nem aos certificados de vida previstos na Convenção n.o 27 da CIEC, o presente regulamento não deverá afetar a aplicação dessas convenções entre Estados-Membros ou entre um Estado-Membro e um país terceiro.

(50)

Deverá ser criado um comité ad hoc, composto por representantes da Comissão e dos Estados-Membros e presidido por um representante da Comissão, com vista a tomar todas as medidas necessárias para facilitar a aplicação do presente regulamento, designadamente procedendo ao intercâmbio das melhores práticas relativas à aplicação do regulamento entre os Estados-Membros, à prevenção da fraude que envolva documentos públicos, cópias certificadas e traduções certificadas dos mesmos, à utilização de versões eletrónicas de documentos públicos, à utilização de formulários multilingues e à deteção de documentos falsificados.

(51)

Para facilitar a aplicação do presente regulamento, os Estados-Membros deverão, com vista a disponibilizar as informações ao público através dos meios adequados e, em particular, do Portal Europeu da Justiça, fornecer à Comissão através do IMI os contactos das respetivas autoridades centrais, os modelos dos documentos públicos mais utilizados ao abrigo do seu direito nacional ou, caso não exista modelo para um documento, informação sobre as características específicas desse documento.

(52)

Os Estados-Membros deverão igualmente transmitir através do IMI versões anonimizadas de documentos falsificados que tenham sido detetados e que possam ser úteis como exemplos típicos para a deteção de eventuais falsificações. A transmissão de tais documentos deverá ser limitada a documentos falsificados cuja divulgação seja permitida pelo direito nacional e não deverá prejudicar as regras dos Estados-Membros em matéria de divulgação de elementos de prova recolhidos no decurso de um processo penal. As informações comunicadas pelos Estados-Membros sobre documentos falsificados não deverão ser tornadas públicas.

(53)

A fim de facilitar a aplicação do presente regulamento, os Estados-Membros deverão, com vista a disponibilizar as informações ao público através do Portal Europeu da Justiça, comunicar à Comissão a língua ou línguas que podem aceitar para a apresentação de documentos públicos emitidos pelas autoridades de outro Estado-Membro; uma lista indicativa dos documentos públicos abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente regulamento; uma lista dos documentos públicos aos quais podem ser apensos formulários multilingues como auxiliares de tradução; as listas das pessoas habilitadas, ao abrigo do direito nacional, a fazer traduções certificadas, caso disponham de tais listas; uma lista indicativa dos tipos de autoridades competentes, nos termos do direito nacional, para emitir cópias certificadas; informações relativas aos elementos identificativos das traduções certificadas e das cópias certificadas; e informações sobre as características específicas das cópias certificadas.

(54)

As informações relativas aos modelos dos documentos públicos mais utilizados ou às características específicas desses documentos ou das respetivas cópias certificadas deverão ser disponibilizadas ao público apenas na medida em que essa informação já esteja disponível ao público nos termos do direito do Estado-Membro emissor. Para esse efeito, os Estados-Membros deverão comunicar à Comissão quais os documentos disponibilizados ao público nos termos do seu direito nacional. Contudo, para efeitos do presente regulamento, a informação sobre as características específicas de um documento público ou das respetivas cópias certificadas que deva ser transmitida pelos Estados-Membros à Comissão não deverá incluir a informação sobre os elementos de segurança específicos que não esteja disponível ao público nos termos do direito do Estado-Membro emissor.

(55)

A comunicação por um Estado-Membro à Comissão da língua ou línguas que, além da sua própria língua, pode aceitar para a apresentação de documentos públicos emitidos pelas autoridades de outro Estado-Membro não deverá prejudicar a possibilidade de aceitação, pelas suas autoridades, nos termos do direito nacional, ou caso tal seja permitido pelo Estado-Membro em causa, de qualquer outra língua ou línguas quando um documento público emitido pelas autoridades de outro Estado-Membro lhes seja apresentado.

(56)

O presente regulamento respeita os direitos fundamentais e observa os princípios reconhecidos pela Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, nomeadamente o direito ao respeito pela vida privada e familiar, o direito à proteção dos dados pessoais, o direito ao casamento e o direito à constituição de uma família e a liberdade de circulação e de residência. O presente regulamento deverá ser aplicado em conformidade com estes direitos e princípios.

(57)

Atendendo a que os objetivos do presente regulamento, a saber, a promoção da livre circulação de cidadãos da União através da facilitação da livre circulação de certos documentos públicos no interior da União não podem ser suficientemente alcançados pelos Estados-Membros, mas podem, devido à escala ou aos efeitos da ação, ser mais bem alcançados ao nível da União, a União pode tomar medidas em conformidade com o princípio da subsidiariedade consagrado no artigo 5.o do Tratado da União Europeia. Em conformidade com o princípio da proporcionalidade consagrado no mesmo artigo, o presente regulamento não excede o necessário para alcançar esses objetivos,

ADOTARAM O PRESENTE REGULAMENTO:

CAPÍTULO I

OBJETO, ÂMBITO DE APLICAÇÃO E DEFINIÇÕES

Artigo 1.o

Objeto

1.   O presente regulamento prevê, no que respeita a certos documentos públicos emitidos pelas autoridades de um Estado-Membro e que tenham de ser apresentados às autoridades de outro Estado-Membro um regime de:

a)

Dispensa de legalização, ou de formalidade análoga; e

b)

Simplificação de outras formalidades.

Sem prejuízo do disposto no primeiro parágrafo, o presente regulamento não impede um indíviduo de utilizar outros regimes aplicáveis num Estado-Membro em matéria de legalização ou de formalidade análoga.

2.   O presente regulamento cria igualmente formulários multilingues a utilizar como auxiliares de tradução, apensos aos documentos públicos relativos ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência e à inexistência de registo criminal.

Artigo 2.o

Âmbito de aplicação

1.   O presente regulamento aplica-se aos documentos públicos emitidos pelas autoridades de um Estado-Membro nos termos do respetivo direito nacional que tenham de ser apresentados às autoridades de outro Estado-Membro e cuja finalidade principal seja comprovar um ou mais dos seguintes factos:

a)

Nascimento;

b)

Vida;

c)

Óbito;

d)

Nome;

e)

Casamento, incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil;

f)

Divórcio, separação judicial ou anulação do casamento;

g)

Parceria registada, incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada;

h)

Dissolução de parceria registada, separação judicial ou anulação de uma parceria registada;

i)

Filiação;

j)

Adoção;

k)

Domicílio e/ou residência;

l)

Nacionalidade;

m)

Inexistência de registo criminal, desde que documentos públicos a esse respeito sejam emitidos a um cidadão da União pelas autoridades do Estado-Membro da nacionalidade desse cidadão.

2.   O presente regulamento aplica-se também aos documentos públicos cuja apresentação possa ser exigida aos cidadãos da União residentes num Estado-Membro de que não sejam nacionais caso pretendam votar nas eleições para o Parlamento Europeu ou nas eleições autárquicas no seu Estado-Membro de residência ou apresentar-se como candidatos a essas eleições, nas condições estabelecidas, respetivamente, na Diretiva 93/109/CE e na Diretiva 94/80/CE do Conselho (11).

3.   O presente regulamento não se aplica:

a)

Aos documentos públicos emitidos pelas autoridades de um país terceiro; nem

b)

Às cópias certificadas dos documentos a que se refere a alínea a) emitidas pelas autoridades de um Estado-Membro.

4.   O presente regulamento não se aplica ao reconhecimento, por um Estado-Membro, dos efeitos jurídicos associados ao conteúdo dos documentos públicos emitidos pelas autoridades de outro Estado-Membro.

Artigo 3.o

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

1)

«Documentos públicos»:

a)

Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependentes de qualquer jurisdição de um Estado-Membro, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito («huissier de justice») ou de outro oficial de justiça;

b)

Os documentos administrativos;

c)

Os atos notariais;

d)

As declarações oficiais, tais como menções de registo, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridas em atos de natureza privada;

e)

Os documentos lavrados pelos agentes diplomáticos ou consulares de um Estado-Membro no exercício das suas funções oficiais no território de qualquer Estado para apresentação no território de outro Estado-Membro ou aos agentes diplomáticos ou consulares de outro Estado-Membro no exercício das suas funções no território de um Estado terceiro;

2)

«Autoridade», a autoridade pública de um Estado-Membro ou uma entidade no exercício das suas funções oficiais e com competência, nos termos do direito nacional, para emitir ou receber documentos públicos abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente regulamento ou a respetiva cópia certificada;

3)

«Legalização», a formalidade destinada a reconhecer a autenticidade da assinatura do titular de um cargo público, a qualidade em que o signatário do documento atuou e, consoante o caso, a autenticidade do selo ou do carimbo aposto;

4)

«Formalidade análoga», a aposição da apostila prevista pela Convenção Apostila;

5)

«Outras formalidades», o requisito de apresentação de cópias certificadas e traduções de documentos públicos;

6)

«Autoridade central», a autoridade ou autoridades designada(s) pelos Estados-Membros, nos termos do artigo 15.o, para exercer as funções relacionadas com a aplicação do presente regulamento;

7)

«Cópia certificada», uma cópia de um documento público original, assinada e atestada como reprodução exata e completa desse documento público original por uma autoridade competente para o efeito nos termos do direito nacional do Estado-Membro que emitiu inicialmente o documento público.

CAPÍTULO II

DISPENSA DE LEGALIZAÇÃO E DE FORMALIDADE ANÁLOGA, E SIMPLIFICAÇÃO DE OUTRAS FORMALIDADES RELATIVAS A CÓPIAS CERTIFICADAS

Artigo 4.o

Dispensa de legalização e de formalidade análoga

Os documentos públicos abrangidos pelo presente regulamento, bem como as respetivas cópias certificadas, são dispensados de todas as formas de legalização e de formalidade análoga.

Artigo 5.o

Simplificação de outras formalidades relativas a cópias certificadas

1.   Caso um Estado-Membro exija a apresentação do original de um documento público emitido pelas autoridades de outro Estado-Membro, as autoridades do Estado-Membro onde o documento público é apresentado não podem exigir também a apresentação da respetiva cópia certificada.

2.   Caso um Estado-Membro permita a apresentação de cópias certificadas de um documento público, as respetivas autoridades aceitam a cópia certificada emitida noutro Estado-Membro.

CAPÍTULO III

SIMPLIFICAÇÃO DE OUTRAS FORMALIDADES RELATIVAS A TRADUÇÕES E FORMULÁRIOS MULTILINGUES

Artigo 6.o

Simplificação de outras formalidade relativas a traduções

1.   Não é exigida uma tradução nos casos em que:

a)

O documento público esteja redigido na língua oficial do Estado-Membro onde é apresentado ou, se esse Estado-Membro tiver várias línguas oficiais, na língua oficial ou numa das línguas oficiais do local onde é apresentado ou em qualquer outra língua que esse Estado-Membro tenha declarado aceitar; ou

b)

O documento público relativo ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência, e à inexistência de registo criminal, seja acompanhado, nas condições previstas no presente regulamento, de um formulário multilingue, desde que a autoridade a quem o documento público é apresentado considere que as informações incluídas no formulário multilingue são suficientes para a análise do documento público.

2.   São aceites em todos os Estados-Membros as traduções certificadas feitas por pessoas habilitadas para esse efeito ao abrigo do direito de um dos Estados-Membros.

Artigo 7.o

Formulários multilingues

1.   Os documentos públicos relativos ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência e à inexistência de registo criminal comunicados pelos Estados-Membros nos termos do artigo 24.o, n.o 1, alínea c), são, mediante pedido dos interessados com legitimidade para obter o documento público, acompanhados de um formulário multilingue criado nos termos do presente regulamento.

2.   Os formulários multilingues referidos no n.o 1 são emitidos por uma autoridade e contêm a respetiva data de emissão, bem como a assinatura e, consoante o caso, o selo ou carimbo da autoridade emissora.

Artigo 8.o

Utilização dos formulários multilingues

1.   Os formulários multilingues a que se refere o artigo 7.o, n.o 1, são apensos aos documentos públicos aí referidos, são utilizados como auxiliares de tradução, e não têm qualquer valor jurídico autónomo.

2.   Os formulários multilingues não se configuram como:

a)

Extratos de atos de registo civil;

b)

Certidões de cópia integral ou de narrativa de atos de registo civil;

c)

Extratos multilingues de atos de registo civil;

d)

Extratos multilingues e codificados de atos de registo civil;

e)

Certidões multilingues e codificadas de atos de registo civil.

3.   Os formulários multilingues só podem ser utilizados num Estado-Membro diferente daquele em que tenham sido emitidos.

Artigo 9.o

Conteúdo dos formulários multilingues

1.   Cada formulário multilingue tem uma parte normalizada, constituída pelos seguintes elementos:

a)

Título do formulário multilingue;

b)

Base jurídica para a emissão do formulário multilingue;

c)

Menção do Estado-Membro onde o formulário multilingue é emitido;

d)

Um espaço designado «Aviso importante»;

e)

Um espaço destinado à «Nota à atenção da autoridade emissora»;

f)

Algumas rubricas normalizadas e respetivos códigos; e

g)

Um espaço destinado à «Assinatura».

2.   As partes normalizadas a incluir nos formulários multilingues relativos ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência e à inexistência de registo criminal, bem como os glossários multilingues das rubricas normalizadas constam dos anexos I a XI, respetivamente.

3.   Cada formulário multilingue tem também, consoante o caso, uma parte não normalizada constituída por rubricas específicas por país destinadas a refletir o conteúdo do documento público ao qual o formulário multilingue será apenso, bem como os códigos das referidas rubricas.

4.   As rubricas específicas por país referidas no n.o 3 do presente artigo são comunicadas pelos Estados-Membros à Comissão, nos termos do artigo 24.o, n.o 2.

5.   Cada formulário multilingue inclui ainda um glossário multilingue quer das rubricas normalizadas quer das rubricas específicas por país em todas as línguas oficiais das instituições da União.

Artigo 10.o

Línguas de emissão dos formulários multilingues

1.   Os formulários multilingues são preenchidos pela autoridade emissora na língua oficial do seu Estado-Membro ou, se esse Estado-Membro tiver várias línguas oficiais, na língua oficial ou numa das línguas oficiais do local onde o formulário multilingue é emitido.

2.   As partes normalizadas e as rubricas específicas por país dos formulários multilingues são redigidas em duas das seguintes línguas:

a)

Na língua oficial do Estado-Membro em que o formulário multilingue é emitido ou, se esse Estado-Membro tiver várias línguas oficiais, na língua oficial ou numa das línguas oficiais do local em que o formulário multilingue é emitido, desde que essa língua seja também uma das línguas oficiais das instituições da União; e

b)

Na língua oficial do Estado-Membro em que deve ser apresentado o documento público ao qual o formulário multilingue é apenso ou, se esse Estado-Membro tiver várias línguas oficiais, na língua oficial ou numa das línguas oficiais do local em que deve ser apresentado o documento público ao qual o formulário multilingue é apenso, desde que essa língua seja também uma das línguas oficiais das instituições da União.

3.   As partes normalizadas e as rubricas específicas por país nas duas línguas a que se refere o n.o 2 do presente artigo e o glossário multilingue a que se refere o artigo 9.o, n.o 5, são inseridas num formulário multilingue único.

Artigo 11.o

Taxa para obter um formulário multilingue

A fim de facilitar ainda mais a livre circulação de documentos públicos no interior da União, os Estados-Membros asseguram que a taxa a pagar para obter um formulário multilingue não exceda o custo de produção do formulário multilingue ou do documento público ao qual o formulário é apenso, consoante o que for mais baixo.

Artigo 12.o

Versões eletrónicas dos formulários multilingues

O Portal Europeu da Justiça contém, para cada Estado-Membro, modelos de formulários multilingues relativos ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), e, se for caso disso, à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência e à inexistência de registo criminal, estabelecidos nos termos do presente regulamento em todas as línguas oficiais das instituições da União, e que incluem:

a)

As partes normalizadas estabelecidas nos anexos I a XI; e

b)

As rubricas específicas por país comunicadas pelos Estados-Membros à Comissão, nos termos do artigo 24.o, n.o 2.

CAPÍTULO IV

PEDIDOS DE INFORMAÇÕES E COOPERAÇÃO ADMINISTRATIVA

Artigo 13.o

Sistema de Informação do Mercado Interno

Para efeitos da aplicação dos artigos 14.o e 16.o, e do artigo 22.o, n.os 1 e 2, do presente regulamento, é utilizado o Sistema de Informação do Mercado Interno (IMI), criado pelo Regulamento (UE) n.o 1024/2012.

Artigo 14.o

Pedidos de informações em caso de dúvida razoável

1.   Caso as autoridades dos Estados-Membros em que sejam apresentados documentos públicos ou as respetivas cópias certificadas tenham uma dúvida razoável quanto à autenticidade desse documento público ou da respetiva cópia certificada, tomam as medidas a seguir enunciadas para afastar tal dúvida:

a)

Consulta dos modelos de documentos disponíveis no repositório do IMI referidos artigo 22.o;

b)

Se a dúvida persistir, apresentam um pedido de informações através do IMI:

i)

à autoridade que emitiu o documento público ou, se aplicável, à autoridade que emitiu a cópia certificada, ou a ambas, ou

ii)

à autoridade central competente.

2.   Uma dúvida razoável quanto à autenticidade de um documento público ou da respetiva cópia certificada a que se refere o n.o 1 pode dizer respeito, nomeadamente:

a)

À autenticidade da assinatura;

b)

À qualidade em que o signatário do documento atuou;

c)

À autenticidade do selo ou do carimbo;

d)

À falsificação ou alteração do documento.

3.   Os pedidos de informações apresentados ao abrigo do presente artigo são fundamentados.

4.   Os pedidos de informações apresentados ao abrigo do presente artigo são acompanhados de uma cópia do documento público em causa ou da respetiva cópia certificada, transmitida por via eletrónica através do IMI. Tais pedidos e as respetivas respostas ficam isentos de taxas, direitos ou encargos.

5.   As autoridades respondem aos pedidos de informações apresentados ao abrigo do presente artigo o mais rapidamente possível, e, em qualquer caso, no prazo máximo de cinco dias úteis ou, se o pedido for analisado através da autoridade central, dez dias úteis.

Em casos excecionais, caso os prazos referidos no primeiro parágrafo não possam ser cumpridos, a autoridade requerida e a autoridade requerente chegam a acordo quanto à prorrogação do prazo.

6.   Se não for confirmada a autenticidade do documento público ou da respetiva cópia certificada, a autoridade requerente não tem obrigação de analisar.

Artigo 15.o

Designação das autoridades centrais

1.   Para efeitos do presente regulamento, cada Estado-Membro designa, pelo menos, uma autoridade central.

2.   Caso tenham designado mais do que uma autoridade central, os Estados-Membros designam a autoridade central competente para receber as comunicações para transmissão à autoridade adequada no Estado-Membro em causa.

Artigo 16.o

Funções das autoridades centrais

As autoridades centrais prestam a assistência relacionada com os pedidos de informações previstos no artigo 14.o e, em especial:

a)

Transmitem, recebem e, se necessário, respondem a esses pedidos; e

b)

Prestam as informações necessárias acerca desses pedidos.

CAPÍTULO V

RELAÇÃO COM OUTRAS DISPOSIÇÕES DO DIREITO DA UNIÃO E COM OUTROS INSTRUMENTOS

Artigo 17.o

Relação com outras disposições do direito da União

1.   O presente regulamento não prejudica a aplicação de outras disposições do direito da União em matéria de legalização, de formalidade análoga ou de outras formalidades, devendo completá-las.

2.   O presente regulamento não prejudica a aplicação do direito da União em matéria de assinaturas eletrónicas e identificação eletrónica.

3.   O presente regulamento não prejudica o recurso a outros mecanismos de cooperação administrativa criados pelo direito da União que prevejam o intercâmbio de informações entre os Estados-Membros em domínios específicos.

Artigo 18.o

Alteração do Regulamento (UE) n.o 1024/2012

No anexo do Regulamento (UE) n.o 1024/2012, é aditado o seguinte ponto:

«9.

Regulamento (UE) 2016/1191 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 6 de julho de 2016, relativo à promoção da livre circulação dos cidadãos através da simplificação dos requisitos para a apresentação de certos documentos públicos na União Europeia e que altera o Regulamento (UE) n.o 1024/2012 (*): artigos 14.o e 16.o e artigo 22.o, n.os 1 e 2.

Artigo 19.o

Relação com convenções, acordos e convénios internacionais

1.   O presente regulamento não prejudica a aplicação das convenções internacionais em que um ou mais Estados-Membros sejam Partes à data da adoção do presente regulamento e que digam respeito a matérias por ele regidas.

2.   Não obstante o disposto no n.o 1, o presente regulamento prevalece, para as matérias a que se aplica e na medida em que o preveja, sobre outras disposições contidas em acordos bilaterais ou multilaterais ou em convénios celebrados pelos Estados-Membros, nas relações entre Estados-Membros Partes nesses convénios.

3.   O presente artigo não prejudica o disposto no artigo 1.o, n.o 1, segundo parágrafo.

4.   O presente regulamento não obsta a que os Estados-Membros negoceiem, celebrem e adiram a acordos ou convenções internacionais com países terceiros relativos à legalização, ou a formalidade análoga, no que respeita a documentos públicos referentes a matérias abrangidas pelo presente regulamento e emitidos pelas autoridades de Estados-Membros ou de países terceiros a fim de serem utilizados no contexto de relações entre os Estados-Membros e os países terceiros em causa, ou a que alterem e apliquem tais acordos ou convenções. O presente regulamento não obsta a que os Estados-Membros decidam sobre a aceitação da adesão de novas partes contratantes a tais acordos e convenções dos quais um ou mais Estados-Membros seja ou possa decidir tornar-se parte.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS

Artigo 20.o

Limitação da finalidade

1.   O intercâmbio e a transmissão de informações e de documentos pelos Estados-Membros ao abrigo do presente regulamento têm por finalidade exclusiva a verificação da autenticidade de documentos públicos pelas autoridades competentes através do IMI.

2.   O presente regulamento não prejudica a aplicação das disposições legislativas, regulamentares e administrativas dos Estados-Membros no que respeita ao acesso do público aos documentos públicos.

Artigo 21.o

Informações relacionadas com o conteúdo do presente regulamento

A Comissão e os Estados-Membros disponibilizam as informações relacionadas com o conteúdo do presente regulamento através dos meios adequados, incluindo o Portal Europeu da Justiça e os sítios Internet das autoridades dos Estados-Membros.

Artigo 22.o

Informações sobre as autoridades centrais e seus contactos

1.   Até 16 de agosto de 2018, os Estados-Membros utilizam o IMI para comunicar o seguinte:

a)

A autoridade ou as autoridades centrais designadas nos termos do artigo 15.o, n.o1, juntamente com os seus contactos e, se for caso disso, a autoridade designada nos termos do artigo 15.o, n.o 2;

b)

Os modelos dos documentos públicos de maior utilização previstos no respetivo direito national ou, caso não exista m modelo, informações acerca das especificidades do documento público em causa; e

c)

Versões anonimizadas de documentos falsificados que tenham sido detetados.

2.   Os Estados-Membros utilizam o IMI para comunicar quaisquer alterações posteriores das informações a que se refere o n.o 1.

3.   A Comissão disponibiliza ao público por qualquer meio adequado:

a)

As informações referidas no n.o 1, alínea a);

b)

As informações referidas no n.o 1, alínea b), disponibilizadas ao público nos termos do direito do Estado-Membro cujas autoridades emitiram o documento público.

Artigo 23.o

Intercâmbio de melhores práticas

1.   É criado um comité ad hoc composto por representantes da Comissão e dos Estados-Membros e presidido por um representante de Comissão.

2.   O comité ad hoc referido no n.o 1, toma todas as medidas necessárias para facilitar a aplicação do presente regulamento, nomeadamente facilitando o intercâmbio e a atualização regular das melhores práticas relativas:

a)

À aplicação do presente regulamento entre os Estados-Membros;

b)

À prevenção da fraude que envolva documentos públicos, cópias certificadas e de traduções certificadas;

c)

À utilização de versões eletrónicas de documentos públicos;

d)

À utilização dos formulários multilingues;

e)

À deteção de documentos falsificados.

Artigo 24.o

Informações a comunicar pelos Estados-Membros

1.   Até 16 de agosto de 2018, os Estados-Membros comunicam à Comissão:

a)

As línguas que aceitarão para os documentos públicos a apresentar às suas autoridades nos termos do artigo 6.o, n.o 1, alínea a);

b)

Uma lista indicativa dos documentos públicos abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente regulamento;

c)

A lista dos documentos públicos aos quais podem ser apensos formulários multilingues como auxiliares de tradução;

d)

As listas das pessoas habilitadas, ao abrigo do direito nacional, para fazer traduções certificadas, caso disponham de tais listas;

e)

Uma lista indicativa dos tipos de autoridades competentes, ao abrigo do direito nacional, para emitir cópias certificadas;

f)

As informações relativas aos meios através dos quais podem ser identificadas as traduções certificadas e as cópias certificadas; e

g)

As informações acerca das características específicas das cópias certificadas.

2.   Até 16 de fevereiro de 2017, cada Estado-Membro comunica à Comissão, na sua língua ou línguas oficiais, as quais são também uma língua ou línguas oficiais das instituições da União, as rubricas específicas por país a incluir nos formulários multilingues relativos ao nascimento, à prova de vida, ao óbito, ao casamento (incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil), e, se for caso disso, à parceria registada (incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada), ao domicílio e/ou à residência e à inexistência de registo criminal.

3.   Até 16 de fevereiro de 2018, a Comissão publica as listas de rubricas específicas por país, recebidas nos termos do n.o 2, no Jornal Oficial da União Europeia e no Portal Europeu da Justiça em todas as línguas oficiais das instituições da União.

4.   Os Estados-Membros comunicam à Comissão quaisquer alterações posteriores às informações referidas nos n.os 1 e 2.

5.   A Comissão disponibiliza ao público no Portal Europeu da Justiça:

a)

As informações referidas no n.o 1, alíneas a) a f); e

b)

As informações referidas no n.o 1, alínea g), disponibilizadas ao público nos termos do direito do Estado-Membro cujas autoridades emitiram a cópia certificada.

Artigo 25.o

Alteração das rubricas específicas por país em formulários multilingues

1.   Os Estados-Membros comunicam à Comissão todas as alterações às rubricas específicas por país referidas no artigo 24.o, n.o 2.

2.   A Comissão publica as alterações às rubricas específicas por país a que se refere o n.o 1 no Jornal Oficial da União Europeia.

3.   A Comissão disponibiliza ao público as alterações às rubricas específicas por país a que se refere o n.o 1 através do Portal Europeu da Justiça e procede às alterações correspondentes dos formulários multilingues para cada Estado-Membro.

Artigo 26.o

Revisão

1.   Até 16 de fevereiro de 2024 e, seguidamente, de três em três anos, a Comissão apresenta ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Comité Económico e Social Europeu um relatório sobre a aplicação do presente regulamento, incluindo a avaliação de todas as experiências práticas relevantes para a cooperação entre as autoridades centrais. Esse relatório é igualmente acompanhado de uma avaliação sobre a oportunidade de:

a)

Alargar o âmbito de aplicação do presente regulamento a documentos públicos relativos a matérias que não são abrangidas pelo artigo 2.o e pelo n.o 2, alínea a), do presente artigo;

b)

Em caso de alargamento do âmbito de aplicação a que se refere a alínea a) do presente número, criar formulários multilingues relativos a documentos públicos sobre as matérias identificadas na alínea a) do presente número às quais o âmbito de aplicação do presente regulamento possa ser alargado; e

c)

Utilizar sistemas eletrónicos para a transmissão direta de documentos públicos e o intercâmbio de informações entre as autoridades dos Estados-Membros a fim de excluir qualquer possibilidade de fraude em relação às matérias abrangidas pelo presente regulamento.

2.   Até 16 de fevereiro de 2021, a Comissão apresenta ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Comité Económico e Social Europeu um relatório de avaliação sobre a oportunidade de:

a)

Alargar o âmbito de aplicação do presente regulamento a:

i)

documentos públicos relativos ao estatuto jurídico e à representação de uma sociedade ou outra empresa,

ii)

diplomas, certificados e outros títulos de formação, e

iii)

documentos públicos que atestem uma deficiência oficialmente reconhecida;

b)

Criar formulários multilingues relativos a:

i)

documentos públicos referidos no artigo 2.o, n.o 1 relativamente aos quais o presente regulamento não estabeleça formulários multilingues, e

ii)

documentos públicos relativos às matérias identificadas na alínea a) do presente número às quais o âmbito de aplicação do presente regulamento possa ser alargado;

c)

Utilizar sistemas eletrónicos para a transmissão direta de documentos públicos e o intercâmbio de informações entre as autoridades dos Estados-Membros a fim de excluir qualquer possibilidade de fraude em relação às matérias abrangidas pelo presente regulamento.

3.   Os relatórios referidos nos n.os 1 e 2 são acompanhados, se for caso disso, de propostas de adaptação, nomeadamente sobre o alargamento do âmbito de aplicação do presente regulamento a documentos públicos relativos a novas matérias, a que se refere o n.o 1, alínea a), e o n.o 2, alínea a), o estabelecimento de novos formulários multilingues, a que se refere o n.o 1, alínea b), e o n.o 2, alínea b), e a utilização de sistemas eletrónicos para a transmissão direta de documentos públicos e o intercâmbio de informações entre as autoridades dos Estados-Membros, a que se refere o n.o 1, alínea c), e o n.o 2, alínea c).

Artigo 27.o

Entrada em vigor

1.   O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

2.   O presente regulamento é aplicável a partir de 16 de fevereiro de 2019, com exceção do:

a)

Artigo 24.o, n.o 2, que é aplicável a partir de 16 de fevereiro de 2017;

b)

Artigo 12.o, e do artigo 24.o, n.o 3, que são aplicáveis a partir de 16 de fevereiro de 2018; e

c)

Artigo 22.o e do artigo 24.o, n.o 1, que são aplicáveis a partir de 16 de agosto de 2018.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Estrasburgo, em 6 de julho de 2016.

Pelo Parlamento Europeu

O Presidente

M. SCHULZ

Pelo Conselho

O Presidente

I. KORČOK


(1)  JO C 327 de 12.11.2013, p. 52.

(2)  Posição do Parlamento Europeu de 4 de fevereiro de 2014 (ainda não publicada no Jornal Oficial) e posição do Conselho em primeira leitura de 10 de março de 2016 (ainda não publicada no Jornal Oficial). Posição do Parlamento Europeu de 10 de maio de 2016.

(3)  Regulamento (UE) n.o 1024/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo à cooperação administrativa através do Sistema de Informação do Mercado Interno e que revoga a Decisão 2008/49/CE da Comissão («Regulamento IMI») (JO L 316 de 14.11.2012, p. 1).

(4)  Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de outubro de 1995, relativa à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (JO L 281 de 23.11.1995, p. 31).

(5)  Regulamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 do Conselho, de 3 de junho de 1971, relativo à determinação das regras aplicáveis aos prazos, às datas e aos termos (JO L 124 de 8.6.1971, p. 1).

(6)  Regulamento (CE) n.o 2201/2003 do Conselho, de 27 de novembro de 2003, relativo à competência, ao reconhecimento e à execução de decisões em matéria matrimonial e em matéria de responsabilidade parental e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1347/2000 (JO L 338 de 23.12.2003, p. 1).

(7)  Diretiva 2005/36/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 7 de setembro de 2005, relativa ao reconhecimento das qualificações profissionais (JO L 255 de 30.9.2005, p. 22).

(8)  Diretiva 2006/123/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 12 de dezembro de 2006, relativa aos serviços no mercado interno (JO L 376 de 27.12.2006, p. 36).

(9)  Regulamento (CE) n.o 987/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de setembro de 2009, que estabelece as modalidades de aplicação do Regulamento (CE) n.o 883/2004 relativo à coordenação dos sistemas de segurança social (JO L 284 de 30.10.2009, p. 1).

(10)  Diretiva 93/109/CE do Conselho, de 6 de dezembro de 1993, que estabelece o sistema de exercício de direito de voto e de elegibilidade nas eleições para o Parlamento Europeu dos cidadãos da União residentes num Estado-Membro de que não tenham a nacionalidade (JO L 329 de 30.12.1993, p. 34).

(11)  Diretiva 94/80/CE do Conselho, de 19 de dezembro de 1994, que estabelece as regras de exercício do direito de voto e de elegibilidade nas eleições autárquicas dos cidadãos da União residentes num Estado-Membro de que não tenham a nacionalidade (JO L 368 de 31.12.1994, p. 38).


ANEXO I

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ANEXO II

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ANEXO IV

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ANEXO V

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ANEXO VI

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ANEXO VII

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ANEXO VIII

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ANEXO IX

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ANEXO X

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ANEXO XI

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