29.6.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 205/2

DECYZJA PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 12 czerwca 2017 r.

ustanawiająca zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych

(2017/C 205/02)

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 10 ust. 4,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 224,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (1), w szczególności jego art. 25 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (2) (rozporządzenie finansowe),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 („zasady stosowania rozporządzenia finansowego”) (3),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE, Euratom) 2015/2401 z dnia 2 października 2015 r. w sprawie zawartości i funkcjonowania rejestru europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (4),

uwzględniając Regulamin Parlamentu Europejskiego („Regulamin”), w szczególności jego art. 25 ust. 11 i art. 223a,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

Istnieje potrzeba określenia zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(2)

W trosce o właściwe zarządzanie finansami i przejrzystość każdy wniosek o przyznanie finansowania jest przedmiotem decyzji Prezydium, o której adresat zostanie powiadomiony i która zawiera uzasadnienie, jeżeli zastosowany środek jest niekorzystny dla adresata,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsza decyzja ustala obowiązujące zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

O ile nie postanowiono inaczej, niniejsza decyzja ma zastosowanie zarówno do europejskich partii politycznych, jak i do europejskich fundacji politycznych.

Załączniki do niniejszej decyzji stanowią jej integralną część.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

1)

„wnioskodawca” oznacza partię lub fundację, która składa wniosek o finansowanie zgodnie z art. 18 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 w odpowiedzi na zaproszenie do składania wniosków o wkład lub zaproszenie do składania wniosków;

2)

„delegowany urzędnik zatwierdzający” oznacza pracownika, któremu przekazano uprawnienia urzędnika zatwierdzającego na mocy decyzji Prezydium z dnia 16 czerwca 2014 r. (5) i decyzji sekretarza generalnego w sprawie przekazywania obowiązków urzędnika zatwierdzającego;

3)

„Urząd” oznacza Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych w rozumieniu art. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

4)

„beneficjent” oznacza partię, której przyznano wkład, lub fundację, której przyznano dotację, na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

5)

„ostateczna kwota finansowania” oznacza ostateczną kwotę wkładu w przypadku partii lub ostateczną kwotę dotacji w przypadku fundacji, określoną przez Prezydium po przyjęciu jego decyzji w sprawie sprawozdania rocznego;

6)

„fundacja” oznacza europejską fundację polityczną w rozumieniu art. 2 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7)

„finansowanie” oznacza wkład w rozumieniu tytułu VIII części drugiej rozporządzenia finansowego (w odniesieniu do partii) lub dotację na działalność w rozumieniu tytułu VI części pierwszej rozporządzenia finansowego (w odniesieniu do fundacji);

8)

„decyzja o finansowaniu” oznacza decyzję w sprawie przyznania wkładu w przypadku partii lub dotacji w przypadku fundacji zgodnie z warunkami określonymi w zaproszeniu;

9)

„procedura finansowania” oznacza procedurę rozpoczynającą się od złożenia wniosku po zatwierdzenie sprawozdania rocznego i przyjęcie decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania;

10)

„partia” oznacza europejską partię polityczną w rozumieniu art. 2 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł 3

Zaproszenia do składania wniosków

1.   Po zatwierdzeniu przez Prezydium delegowany urzędnik zatwierdzający publikuje zaproszenie do składania wniosków o wkład w przypadku partii i zaproszenie do składania wniosków o dotację w przypadku fundacji („zaproszenia do składania wniosków”).

2.   W zaproszeniach do składania wniosków ustala się termin na składanie przez partie i fundacje pisemnych wniosków o finansowanie do Parlamentu Europejskiego.

3.   W zaproszeniach określa się:

a)

zamierzone cele;

b)

ramy prawne;

c)

ramy czasowe procedury finansowania;

d)

warunki dotyczące finansowania przez Unię;

e)

kryteria kwalifikowalności i wykluczenia;

f)

(dotyczy jedynie fundacji) kryteria wyboru;

g)

kryteria przyznawania określone w art. 19 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

h)

formę wniosku i strukturę szacowanego budżetu, którą wnioskodawca powinien przedstawić w swoim wniosku;

i)

w stosownych przypadkach – wykaz wszelkich wymaganych dokumentów potwierdzających;

j)

szczegółowe i ogólne warunki przyznawania wkładów i dotacji, zatwierdzane przez Prezydium.

4.   W zaproszeniu do składania wniosków o wkład lub w zaproszeniu do składania wniosków o dotację każdy wnioskodawca wyraźnie zobowiązuje się na piśmie do przestrzegania stosownych warunków, co jest warunkiem dopuszczalności wniosku.

Artykuł 4

Wniosek o finansowanie

1.   Zgodnie z art. 18 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 wnioskodawca pragnący otrzymać finansowanie z budżetu ogólnego Unii składa pisemny wniosek skierowany do przewodniczącego Parlamentu Europejskiego.

2.   Wnioskodawca może zostać wezwany przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego do dostarczenia w rozsądnym terminie dodatkowych dokumentów potwierdzających lub wyjaśnień dotyczących wniosku.

Artykuł 5

Decyzja w sprawie wniosku o finansowanie

1.   Na podstawie wniosku sekretarza generalnego Prezydium w ciągu trzech miesięcy od dnia zaprzestania przyjmowania wniosków w odpowiedzi na dane zaproszenie podejmuje decyzje dotyczące wniosków o finansowanie po sprawdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w art. 17 i 18 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, o których mowa w art. 3 ust. 3 niniejszej decyzji. Prezydium bierze pod uwagę wszelkie zmiany, jakie nastąpiły w sytuacji wnioskodawcy po złożeniu przezeń wniosku o finansowanie.

2.   Jeżeli wniosek zostanie zatwierdzony, Prezydium wydaje decyzję o finansowaniu zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku 1a (w przypadku partii) lub załączniku 1b (w przypadku fundacji) i określa kwotę finansowania przyznanego wnioskodawcy.

3.   Jeżeli wniosek zostanie odrzucony, w decyzji podaje się powody jego odrzucenia.

4.   Kwotę finansowania ustala się na podstawie art. 19 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i na tym etapie ma ona charakter jedynie tymczasowy. Ostateczną kwotę finansowania ustala się zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 8 niniejszej decyzji.

5.   Jeżeli kwoty dla poszczególnych wnioskodawców różnią się znacznie od kwot, jakich można się było spodziewać w chwili publikacji zaproszeń, o których mowa w art. 3 niniejszej decyzji, Prezydium może zwrócić się do przewodniczącego Parlamentu Europejskiego o złożenie wniosku do właściwej komisji w celu dostosowania kwoty dostępnych środków.

Artykuł 6

Płatności

1.   Finansowanie przekazuje się beneficjentom w formie płatności zaliczkowych, o czym mowa w warunkach szczegółowych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w załączniku 1b (w przypadku fundacji). O ile w uzasadnionych przypadkach Prezydium nie postanowi inaczej, wkłady i dotacje wypłaca się beneficjentom w postaci zaliczki w jednej racie stanowiącej 100 % maksymalnej kwoty finansowania.

2.   W indywidualnych przypadkach oraz w zależności od analizy ryzyka Prezydium może podjąć decyzję o zażądaniu od beneficjenta wniesienia zabezpieczenia płatności zaliczkowych zgodnie z rozporządzeniem finansowym.

3.   Ustalenia dotyczące płatności i ich terminów są wyszczególnione w decyzji o finansowaniu.

Artykuł 7

Audyt zewnętrzny

1.   Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 lit. b) rozporządzenia nr 1141/2014.

2.   Zakres audytu zewnętrznego określono w art. 23 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Cel audytu zewnętrznego przedstawiono szczegółowo w obowiązujących przepisach w części B warunków ogólnych, określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji).

Artykuł 8

Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego i ostatecznej kwoty finansowania

1.   Na podstawie wniosku sekretarza generalnego Prezydium zatwierdza albo odrzuca sprawozdanie roczne do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym, którego dotyczy sprawozdanie.

2.   Prezydium lub delegowany urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do beneficjenta o dostarczenie dodatkowych informacji w celu ustalenia zgodności z odnośnymi przepisami.

3.   Jeżeli Prezydium lub delegowany urzędnik zatwierdzający zażąda dodatkowych informacji, termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania owych dodatkowych informacji i poddania ich ocenie.

4.   W przypadku partii Prezydium na podstawie sprawozdania rocznego określa każdego roku kwotę wydatków podlegających zwrotowi. W przypadku przeniesienia niewydanych środków finansowych na kolejny rok budżetowy ostateczną kwotę finansowania ustala się zgodnie z przepisami zawartymi w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1a.

5.   W przypadku fundacji ostateczną kwotę dotacji określa się na podstawie sprawozdania rocznego.

6.   Ostateczna kwota finansowania nie może przekroczyć:

a)

maksymalnej kwoty finansowania określonej w decyzji o finansowaniu;

b)

85 % faktycznie poniesionych kosztów podlegających zwrotowi lub kosztów kwalifikowalnych.

7.   W oparciu o ostateczną kwotę finansowania, określoną zgodnie z ust. 4 i 6, oraz o płatności zaliczkowe dokonane wcześniej na mocy decyzji o finansowaniu delegowany urzędnik zatwierdzający określa kwoty należne beneficjentowi lub Parlamentowi Europejskiemu.

8.   Ostateczną kwotę finansowania ustala się z zastrzeżeniem prawa Parlamentu Europejskiego do przeprowadzenia kontroli ex post zgodnie z przepisami zawartymi w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji), a także bez uszczerbku dla możliwości dostosowania ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną.

9.   Beneficjent jest informowany o decyzjach przyjętych na mocy niniejszego artykułu w formie jednolitej decyzji zgodnie z art. 223a ust. 1 Regulaminu.

10.   Obowiązującą procedurę dotyczącą zatwierdzenia sprawozdania rocznego i przyjęcia decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania przedstawiono szczegółowo w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części B warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji).

11.   Prezydium lub delegowany urzędnik zatwierdzający może skonsultować się z Urzędem, zgodnie z art. 6 ust. 9 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w celu uzyskania dodatkowych informacji, które uzna za istotne w związku z zatwierdzeniem sprawozdania rocznego i przyjęciem decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania.

Artykuł 9

Procedura zawieszenia finansowania

1.   Zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego i obowiązującymi postanowieniami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) Prezydium, na wniosek sekretarza generalnego, może podjąć decyzję o zawieszeniu wypłaty finansowania dla partii lub fundacji politycznej oraz o wznowieniu płatności, jeżeli powody zawieszenia utraciły zasadność. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wszczęcia procedury zawieszenia finansowania i podjęcia wszelkich niezbędnych kroków zgodnie z przepisami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) przed podjęciem stosownej decyzji przez Prezydium.

2.   Do decyzji podejmowanych przez Prezydium na podstawie niniejszego artykułu zastosowanie ma art. 223a ust. 1 akapit trzeci Regulaminu.

Artykuł 10

Odwołanie decyzji o finansowaniu

1.   Zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności jego art. 30, oraz z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego i postanowieniami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) Prezydium, na wniosek sekretarza generalnego, może zdecydować o odwołaniu decyzji o finansowaniu. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wszczęcia procedury odwołania decyzji o finansowaniu i podjęcia wszelkich niezbędnych kroków zgodnie z przepisami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) przed podjęciem stosownej decyzji przez Prezydium.

2.   Do decyzji podejmowanych przez Prezydium na mocy niniejszego artykułu zastosowanie ma art. 223a ust. 1 akapit trzeci Regulaminu.

3.   Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wydania niezbędnego nakazu odzyskania środków.

Artykuł 11

Wstrzymanie finansowania

1.   Zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności jego art. 27 i 30, oraz z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego i postanowieniami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) Prezydium, na wniosek sekretarza generalnego, może zdecydować o wstrzymaniu finansowania. Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wszczęcia procedury wstrzymania finansowania i podjęcia wszelkich niezbędnych kroków zgodnie z przepisami zawartymi w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1a (w przypadku partii) i w części A warunków ogólnych określonych w załączniku 1b (w przypadku fundacji) przed podjęciem stosownej decyzji przez Prezydium.

2.   Do decyzji podejmowanych przez Prezydium na mocy niniejszego artykułu zastosowanie ma art. 223a ust. 1 akapit trzeci Regulaminu.

3.   Delegowany urzędnik zatwierdzający jest uprawniony do wydania niezbędnego nakazu odzyskania środków.

Artykuł 12

Kontrola

Decyzja o finansowaniu wyraźnie określa prawa Parlamentu Europejskiego i innych właściwych organów do skorzystania z uprawnień kontrolnych w stosunku do beneficjenta, zgodnie z art. 24 i 25 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł 13

Pomoc techniczna

Zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 beneficjenci mogą występować o pomoc techniczną na mocy decyzji Prezydium z dnia 14 marca 2000 r. regulującej użytkowanie pomieszczeń Parlamentu Europejskiego przez użytkowników z zewnątrz (ze zmianami) oraz o każdą inną formę pomocy przewidzianą w późniejszych przepisach przyjętych przez Prezydium. Prezydium może upoważnić sekretarza generalnego do podejmowania decyzji dotyczących pomocy technicznej.

Artykuł 14

Prawo do bycia wysłuchanym

W przypadkach, w których na mocy obowiązującej decyzji o finansowaniu, w tym określonych w niej warunków szczegółowych i ogólnych, beneficjent ma prawo, przed przyjęciem decyzji przez Parlament, do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Na uzasadniony wniosek beneficjenta okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony o kolejne 10 dni roboczych.

Artykuł 15

Uchylenie, wejście w życie i skuteczne stosowanie

1.   Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Stosuje się ją od wszczęcia procedury przyznawania finansowania w roku budżetowym 2018.

2.   Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 29 marca 2004 r. (6) zostaje uchylona z dniem wejścia w życie niniejszej decyzji. Niemniej jednak ma ona nadal zastosowanie do aktów i zobowiązań związanych z toczącymi się procedurami finansowania partii i fundacji politycznych na szczeblu europejskim, które reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 2004/2003 (7).

Artykuł 16

Publikacja

Niniejszą decyzję publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej Parlamentu Europejskiego.

Załączniki – wzory decyzji o finansowaniu

 

Załącznik 1a – wzór decyzji o przyznaniu wkładu dla partii

 

Załącznik 1b – wzór decyzji o przyznaniu dotacji dla fundacji

(1)  Dz.U. L 317 z 4.11.2014, s. 1.

(2)  Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(3)  Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1.

(4)  Dz.U. L 333 z 19.12.2015, s. 50.

(5)  Decyzja Prezydium z dnia 16 czerwca 2014 r. w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących wykonania budżetu Parlamentu Europejskiego.

(6)  Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 29 marca 2004 r. ustanawiająca przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 2004/2003 w sprawie przepisów regulujących partie polityczne na poziomie europejskim oraz zasad dotyczących ich finansowania (Dz.U. C 63 z 4.3.2014, s. 1), zmieniona decyzją Prezydium z dnia 7 października 2015 r. (Dz.U. C 428 z 19.12.2015, s. 1).

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 2004/2003 z dnia 4 listopada 2003 r. w sprawie przepisów regulujących partie polityczne na poziomie europejskim oraz zasad dotyczących ich finansowania (Dz.U. L 297 z 15.11.2003, s. 1).

ZAŁĄCZNIK 1a

DECYZJA O PRZYZNANIU WKŁADU – PARTIA [WZÓR]

NUMER: …[WSTAWIĆ]…


uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 10 ust. 4,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 224,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (1), w szczególności jego art. 25 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (2) („rozporządzenie finansowe”),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012) (3) („zasady stosowania rozporządzenia finansowego”,

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE, Euratom) 2015/2401 z dnia 2 października 2015 r. w sprawie zawartości i funkcjonowania rejestru europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (4),

uwzględniając Regulamin Parlamentu Europejskiego, w szczególności jego art. 25 ust. 11,

uwzględniając decyzję Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 12 czerwca 2017 r. (5), ustanawiającą przepisy wykonawcze do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014,

uwzględniając warunki określone przez Parlament Europejski w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu partiom politycznym na szczeblu europejskim.

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

Artykuł 10 ust. 4 Traktatu o Unii Europejskiej stanowi, że partie polityczne na poziomie europejskim mają przyczyniać się do kształtowania europejskiej świadomości politycznej i wyrażania woli obywateli Unii.

(2)

Niniejsza decyzja jest wynikiem zaproszenia do składania wniosków o przyznanie wkładu, w którym wnioskodawcom przedstawiono wzór decyzji o finansowaniu oraz warunki ogólne.

(3)

W dniu [data wpłynięcia do Parlamentu Europejskiego] [beneficjent] złożył wniosek o przyznanie finansowania i wyraźnie zaakceptował warunki decyzji o finansowaniu,

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO ROZPATRZYŁO wniosek na posiedzeniu w dniu [data] oraz PRZYJĘŁO PONIŻSZĄ DECYZJĘ:

Bezpośrednie wkłady finansowe w rozumieniu art. 204a rozporządzenia finansowego („finansowanie”) przyznaje się:

[pełna oficjalna nazwa beneficjenta]

[oficjalny status prawny]

[oficjalny numer rejestracyjny]

[pełen adres siedziby]

[numer VAT],

(„beneficjent”),

reprezentowanemu do celów niniejszej decyzji o finansowaniu przez:

[przedstawiciel upoważniony do podejmowania zobowiązań prawnych]…,

w celu udzielenia wsparcia na rzecz realizacji statutowych celów i prowadzenia statutowej działalności beneficjenta na warunkach ujętych w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie wkładu oraz w niniejszej decyzji o przyznaniu wkładu („decyzji o finansowaniu”), w tym w „Warunkach szczegółowych”, „Warunkach ogólnych” oraz w szacunkowym budżecie w załączniku, który stanowi integralną część niniejszej decyzji o finansowaniu.

Postanowienia warunków szczegółowych mają pierwszeństwo przed postanowieniami innych części niniejszej decyzji. Postanowienia warunków ogólnych mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych załączników.

Spis treści

I.

 WARUNKI SZCZEGÓŁOWE 9

Artykuł I.1 –

 Przedmiot decyzji 9

Artykuł I.2 –

 Okres kwalifikowalności 10

Artykuł I.3 –

 Forma finansowania 10

Artykuł I.4 –

 Wstępna (maksymalna) kwota finansowania 10

Artykuł I.5 –

 Płatności i ustalenia dotyczące płatności 10

I.5.1

 Płatności zaliczkowe 10

I.5.2

 Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależycie wypłaconych płatności zaliczkowych 10

I.5.3

 Waluta 10

Artykuł I.6 –

 Konto bankowe 10

Artykuł I.7 –

 Ogólne przepisy administracyjne 11

Artykuł I.8 –

 Wejście decyzji w życie 11

II.

 WARUNKI OGÓLNE 11

CZĘŚĆ A:

 PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE 11

Artykuł II.1 –

 Definicje 11

Artykuł II.2 –

 Ogólne zobowiązania beneficjenta 12

Artykuł II.3 –

 Zobowiązania wynikające z posiadania rachunku bankowego 12

Artykuł II.4 –

 Odpowiedzialność za szkody 12

Artykuł II.5 –

 Poufność 13

Artykuł II.6 –

 Przetwarzanie danych osobowych 13

Artykuł II.7 –

 Przechowywanie dokumentacji 13

Artykuł II.8 –

 Widoczność finansowania przez Unię 13

II.8.1

 Informacje dotyczące finansowania przez Unię 13

II.8.2

 Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego 13

II.8.3

 Publikacja informacji przez Parlament Europejski 13

Artykuł II.9 –

 Udzielanie zamówień przez beneficjenta 13

II.9.1

 Zasady 13

II.9.2

 Przechowywanie dokumentacji 14

II.9.3

 Kontrola 14

II.9.4

 Odpowiedzialność 14

Artykuł II.10 –

 Siła wyższa 14

Artykuł II.11 –

 Zawieszenie płatności finansowania 14

II.11.1

 Powody zawieszenia 14

II.11.2

 Procedura zawieszenia 14

II.11.3

 Skutki zawieszenia 14

II.11.4

 Wznowienie płatności 15

Artykuł II.12 –

 Cofnęcie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski 15

II.12.1

 Podstawy cofnięcia 15

II.12.2

 Procedura cofnięcia decyzji o finansowaniu 15

II.12.3

 Skutki cofnięcia 15

Artykuł II.13 –

 Uchylenie decyzji o finansowaniu 15

II.13.1

 Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta 15

II.13.2

 Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski 15

II.13.3

 Skutki uchylenia decyzji o finansowaniu 16

Artykuł II.14 –

 Zbycie 16

Artykuł II.15 –

 Odsetki za zwłokę 16

Artykuł II.16 –

 Prawo właściwe 16

Artykuł II.17 –

 Prawo do bycia wysłuchanym 16

CZĘŚĆ B:

 POSTANOWIENIA FINANSOWE 16

Artykuł II.18 –

 Wydatki podlegające zwrotowi 16

II.18.1

 Warunki 16

II.18.2

 Przykłady wydatków podlegających zwrotowi 17

Artykuł II.19 –

 Wydatki niepodlegające zwrotowi 17

Artykuł II.20 –

 Wkłady rzeczowe 18

Artykuł II.21 –

 Przesunięcia budżetowe 18

Artykuł II.22 –

 Obowiązki w zakresie sprawozdawczości 18

II.22.1

 Sprawozdanie roczne 18

II.22.2

 Sprawozdanie z audytu zewnętrznego 19

Artykuł II.23 –

 Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego 19

Artykuł II.24 –

 Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania 20

II.24.1

 Skutki sprawozdania rocznego 20

II.24.2

 Pułap 20

II.24.3

 Przeniesienie niewydanych środków 20

II.24.4

 Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania 20

II.24.5

 Odzyskanie niewydanych środków finansowych 20

II.24.6

 Saldo finansowania 20

II.24.7

 Nadwyżka zasobów własnych 20

Artykuł II.25 –

 Odsetki Od Płatności Zaliczkowych 21

Artykuł II.26 –

 Odzyskiwanie należności 21

II.26.1

 Odsetki za zwłokę 21

II.26.2

 Kompensowanie 21

II.26.3

 Opłaty bankowe 21

Artykuł II.27 –

 Gwarancja finansowa 22

Artykuł II.28 –

 Kontrola 22

II.28.1

 Przepisy ogólne 22

II.28.2

 Obowiązek przechowywania dokumentów 22

II.28.3

 Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji 22

II.28.4

 Wizyty na miejscu 22

II.28.5

 Kontradyktoryjne postępowanie audytowe 22

II.28.6

 Skutki ustaleń z audytu 23

II.28.7

 Prawa kontrolne OLAF-u 23

II.28.8

 Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego 23

II.28.9

 Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4 23

Załącznik –

 Budżet szacunkowy 24

I.   WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

Artykuł I.1

Przedmiot decyzji

Parlament Europejski przyznaje finansowanie na prowadzenie statutowej działalności i realizację statutowych celów beneficjenta w roku budżetowym [wstawić rok] zgodnie z warunkami określonymi w „Warunkach szczegółowych” i „Warunkach ogólnych” („warunki”) oraz zgodnie z załącznikiem do decyzji o finansowaniu. Stanowi to wykonanie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski.

Beneficjent wykorzysta finansowanie na prowadzenie działalności statutowej i realizacji celów statutowych, czyniąc to na własną odpowiedzialność oraz w zgodzie z warunkami i załącznikiem do decyzji o finansowaniu. Stanowi to wykonanie decyzji o finansowaniu przez beneficjenta.

Artykuł I.2

Okres kwalifikowalności

Okres kwalifikowalności na potrzeby przyznania finansowania ze środków Unii trwa od [wstawić datę] do [wstawić datę].

Artykuł I.3

Forma finansowania

Wkłady przyznane beneficjentowi zgodnie z tytułem VIII części II rozporządzenia finansowego mają postać zwrotu części rzeczywiście poniesionych kosztów podlegających zwrotowi.

Artykuł I.4

Wstępna (maksymalna) kwota finansowania

Parlament Europejski zobowiązuje się przekazać kwotę w maksymalnej wysokości [wstawić kwotę] EUR, jednak nie więcej niż 85 % szacunkowych całkowitych kosztów podlegających zwrotowi.

Szacunkowe podlegające zwrotowi koszty beneficjenta przedstawiono w załączniku („budżet szacunkowy”). Budżet szacunkowy jest zrównoważony i zawiera rozbicie wszystkich kosztów i przychodów beneficjenta w okresie kwalifikowalności. Koszty podlegające zwrotowi należy oddzielić od kosztów niepodlegających zwrotowi, zgodnie z art. II.18.

Artykuł I.5

Płatności i ustalenia dotyczące płatności

Środki finansowe przekazuje się zgodnie z poniższym harmonogramem i ustaleniami.

I.5.1   Płatności zaliczkowe

Płatności zaliczkowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, stanowiącej [domyślnie 100 % lub wstawić wartość procentową wynikającą z decyzji Parlamentu Europejskiego] maksymalnej kwoty określonej w art. I.4 niniejszej decyzji o finansowaniu, dokonuje się na korzyść beneficjenta w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie decyzji o przyznaniu finansowania lub, w stosownych przypadkach, od daty otrzymania przez Parlament Europejski gwarancji finansowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

I.5.2   Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależycie wypłaconych płatności zaliczkowych

Płatności salda końcowego na korzyść beneficjenta lub odzyskania wszelkich nienależycie przekazanych mu płatności zaliczkowych dokonuje się w ciągu 30 dni od decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie sprawozdania rocznego oraz po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania, zgodnie z art. II.24.

I.5.3   Waluta

Wypłaty dokonywane są przez Parlament Europejski w walucie euro. Ewentualne przeliczenie kosztów rzeczywistych na euro następuje po kursie dziennym opublikowanym w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub, w przypadku jego braku, po miesięcznym kursie księgowym, obliczonym przez Parlament Europejski i opublikowanym na stronach internetowych Parlamentu, w dniu wystawienia zlecenia płatniczego przez Parlament Europejski, o ile warunki szczegółowe nie stanowią wyraźnie inaczej.

Wypłaty ze strony Parlamentu Europejskiego uznawane są za dokonane w dniu pobrania danej sumy z konta Parlamentu Europejskiego.

Artykuł I.6

Konto bankowe

Wypłaty na rzecz beneficjenta dokonywane są na jego konto lub subkonto bankowe w banku mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, prowadzone w walucie euro, którego dane znajdują się poniżej:

nazwa banku: […]

adres oddziału prowadzącego konto: […]

dokładna nazwa posiadacza konta: […]

pełny numer konta (w tym kody bankowe): […]

numer IBAN: […]

kod BIC/SWIFT: […]

Artykuł I.7

Ogólne przepisy administracyjne

Wszelka korespondencja kierowana do Parlamentu Europejskiego w związku z decyzją o finansowaniu wymaga formy pisemnej, musi być opatrzona numerem decyzji o finansowaniu oraz należy ją przesłać na następujący adres:

Parlament Europejski

Przewodniczący

do rąk Dyrektora Generalnego ds. Finansów

Biuro SCH 05B031

L-2929 Luxembourg

Korespondencję zwykłą uznaje się za przyjętą przez Parlament Europejski w dniu, w którym zostaje ona formalnie zarejestrowana w Biurze Obsługi Pocztowej Parlamentu Europejskiego.

Decyzja o finansowaniu jest skierowana do beneficjenta i opatrzona następującym adresem:

Pan/Pani …]

[stanowisko]

[oficjalna nazwa organizacji beneficjenta]

[pełen adres siedziby]

O każdej zmianie adresu beneficjenta należy bezzwłocznie powiadomić pisemnie Parlament Europejski.

Artykuł I.8

Wejście decyzji w życie

Decyzja o finansowaniu wchodzi w życie w dniu jej podpisania w imieniu Parlamentu Europejskiego.

II.   WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

Artykuł II.1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji o finansowaniu:

1)

„sprawozdanie z działalności” oznacza pisemne uzasadnienie kosztów poniesionych w okresie kwalifikowalności; na przykład wyjaśnienia dotyczące działań, koszty administracyjne itd.; sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania rocznego;

2)

„sprawozdanie roczne” oznacza sprawozdanie przedkładane w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia roku budżetowego zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z art. 204l rozporządzenia finansowego;

3)

„saldo finansowania” oznacza różnicę między kwotą płatności zaliczkowych zgodnie z art. I.5.1. a ostateczną kwotą finansowania określoną na mocy art. II.24.4.

4)

„rozliczanie płatności zaliczkowych” oznacza sytuację, w której ostateczna kwota finansowania została ustalona przez urzędnika zatwierdzającego, a kwota wypłacona beneficjentowi nie jest już własnością Unii;

5)

„konflikt interesów” oznacza sytuację, w której bezstronne i obiektywne wykonanie przez beneficjenta decyzji o finansowaniu jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy dzielone z dowolną osobą trzecią w odniesieniu do przedmiotu decyzji o finansowaniu; przekonania polityczne zasadniczo nie stanowią powodu do zaistnienia konfliktu interesów w przypadku umów zawieranych między partiami politycznymi a organizacjami podzielającymi takie same wartości polityczne; jednak w przypadku takich umów musi zostać zachowana zgodność z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

6)

„wkłady rzeczowe” lub „darowizny rzeczowe” oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7)

„rok budżetowy N” lub „okres kwalifikowalności” oznaczają okres prowadzenia działalności, na który przyznano finansowanie na mocy decyzji o finansowaniu, zgodnie z art. I.2;

8)

„siła wyższa” oznacza wszelkie sytuacje lub wydarzenia niedające się przewidzieć lub wyjątkowe, będące poza kontrolą beneficjenta lub Parlamentu Europejskiego i uniemożliwiające im wypełnienie zobowiązań wynikających z decyzji o finansowaniu, i których nie można przypisać ich błędowi lub zaniedbaniu ani błędowi lub zaniedbaniu podwykonawców, podmiotów powiązanych ani stron trzecich otrzymujących wsparcie finansowe oraz których nie można przezwyciężyć pomimo wszelkich starań; w następujących przypadkach nie można powoływać się na siłę wyższą: spory pracownicze, strajki, trudności finansowe, niewykonanie usługi, usterki sprzętu lub wady materiału czy też opóźnienia w ich dostawie, chyba że są one bezpośrednim następstwem działania siły wyższej;

9)

„formalnie zawiadomić” oznacza poinformować pisemnie za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, z potwierdzeniem odbioru;

10)

„nadużycie finansowe” oznacza umyślne działanie lub zaniechanie mające wpływ na interesy finansowe Unii i wiążące się z wykorzystaniem lub przedstawieniem nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, lub z nieujawnieniem informacji z naruszeniem określonego zobowiązania;

11)

„finansowanie” oznacza bezpośrednie wkłady finansowe w rozumieniu tytułu VIII części drugiej rozporządzenia finansowego i przepisów rozdziału IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

12)

„nieprawidłowość” oznacza każde naruszenie przepisu prawa Unii wynikające z działania lub zaniechania beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie Unii;

13)

„zasoby własne” oznaczają zewnętrzne źródła finansowania inne niż finansowanie otrzymane od Unii, np.: darowizny, wkłady wnoszone przez członków (zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014)) itp.;

14)

„osoba powiązana” oznacza każdą osobę, która jest uprawniona do reprezentowania beneficjenta lub do podejmowania decyzji w jego imieniu;

15)

„istotny błąd” oznacza każde naruszenie postanowień decyzji o finansowaniu wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub mogłoby spowodować stratę dla budżetu Unii Europejskiej.

Artykuł II.2

Ogólne zobowiązania beneficjenta

Beneficjent:

a)

sam ponosi całkowitą odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich ciążących na nim zobowiązań wynikających z przepisów prawa; spoczywa na nim również ciężar dowodu;

b)

jest zobowiązany do zrekompensowania wszelkich szkód wyrządzonych Parlamentowi Europejskiemu w związku z wykonaniem, w tym niewłaściwym wykonaniem, decyzji o finansowaniu, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej;

c)

ponosi całkowitą odpowiedzialność wobec osób trzecich, w tym także za wszelkie szkody wyrządzone im podczas wykonywania decyzji o finansowaniu;

d)

bezzwłocznie informuje Parlament Europejski o wszelkich zmianach w swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, o zmianie swojej struktury własności, a także o zmianie swojej nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego.

e)

podejmuje wszelkie niezbędne kroki mające na celu niedopuszczenie do zaistnienia konfliktu interesów.

Artykuł II.3

Zobowiązania wynikające z posiadania rachunku bankowego

Konto lub subkonto, o którym mowa w art. I.6, musi pozwalać na identyfikację kwot przekazywanych przez Parlament Europejski oraz musi być zarezerwowane wyłącznie na przyjmowanie kwot określonych w art. I.5, przekazywanych przez Parlament Europejski.

Jeżeli kwoty przekazywane na wspomniane konto w formie płatności zaliczkowych wypracowują odsetki lub przynoszą równorzędne odsetkom korzyści zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terenie którego konto zostało założone, Parlament Europejski odzyskuje takie odsetki lub równorzędne korzyści na warunkach określonych w art. II.25 oraz zgodnie z art. 204k ust. 5 rozporządzenia finansowego.

W żadnym przypadku kwoty przekazywane przez Parlament Europejski nie są wykorzystywane do celów spekulacyjnych.

Kwoty zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia w oparciu o ostateczną kwotę finansowania.

Artykuł II.4

Odpowiedzialność za szkody

Parlament Europejski nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane lub poniesione przez beneficjenta, w tym również szkody wyrządzone osobom trzecim podczas lub w wyniku wykonywania niniejszej decyzji o finansowaniu.

Beneficjent lub osoba powiązana rekompensuje Parlamentowi Europejskiemu wszelkie szkody wyrządzone mu w związku z wykonaniem decyzji o finansowaniu lub z powodu wykonania decyzji o finansowaniu niezgodnie z jej postanowieniami, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej.

Artykuł II.5

Poufność

O ile decyzja o finansowaniu, art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i inne obowiązujące akty prawne Unii nie stanowią inaczej, Parlament Europejski oraz beneficjent zobowiązują się do zachowania poufnego charakteru wszystkich dokumentów, informacji lub innych materiałów bezpośrednio związanych z przedmiotem niniejszej decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.6

Przetwarzanie danych osobowych

Wszelkie dane osobowe zgromadzone w związku z niniejszą decyzją o finansowaniu przetwarza się zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (6).

Dane takie przetwarza się wyłącznie do celów wykonywania i monitorowania decyzji o finansowaniu, z zachowaniem prawa do ich ewentualnego przekazania do wiadomości organom odpowiedzialnym za kontrolę i audyt, zgodnie z prawodawstwem unijnym.

Artykuł II.7

Przechowywanie dokumentacji

Zgodnie z art. 204o rozporządzenia finansowego beneficjent przechowuje całą dokumentację oraz wszystkie dokumenty potwierdzające dotyczące wykonania decyzji o finansowaniu przez pięć lat po przedłożeniu sprawozdania rocznego i rocznych sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 204l ust. 1 rozporządzenia finansowego.

Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania finansowania jest przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń.

Artykuł II.8

Widoczność finansowania przez Unię

II.8.1   Informacje dotyczące finansowania przez Unię

Bez wyraźnej prośby ze strony Parlamentu Europejskiego o postępowanie w inny sposób lub bez jego zgody na takie postepowanie we wszelkich komunikatach lub publikacjach beneficjenta dotyczących decyzji o finansowaniu, w tym także podczas konferencji lub seminariów oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych (takich jak broszury, ulotki, plakaty, prezentacje, informacje przekazywane elektronicznie itp.), należy informować, że program otrzymał wsparcie finansowe od Parlamentu Europejskiego.

II.8.2   Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

Wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta, bez względu na ich formę i sposób rozpowszechniania, muszą precyzować, iż odpowiedzialny za nie jest jedynie autor oraz że Parlament Europejski nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny sposób wykorzystania informacji zawartych w komunikacie lub publikacji.

II.8.3   Publikacja informacji przez Parlament Europejski

Parlament Europejski publikuje na stronie internetowej informacje, o których mowa w art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł II.9

Udzielanie zamówień przez beneficjenta

II.9.1   Zasady

Zgodnie z art. 204b ust. 2 rozporządzenia finansowego finansowanie może być wykorzystywane do zwrotu wydatków związanych z umowami zawieranymi przez beneficjenta, pod warunkiem że przy zawieraniu tych umów nie występował konflikt interesów.

W przypadku zamówień o wartości przekraczającej kwotę 60 000 EUR na dostawcę i na towar lub usługę beneficjent musi zebrać co najmniej trzy oferty otrzymane w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu określające szczegółowe wymogi udzielenia zamówienia. Okres obowiązywania umów nie może przekraczać pięciu lat.

Jeżeli w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu przedstawione zostaną mniej niż trzy oferty, beneficjent jest zobowiązany wykazać, że w danym przetargu pozyskanie większej liczby ofert było niemożliwe.

II.9.2   Przechowywanie dokumentacji

Beneficjent przechowuje zapis oceny ofert i uzasadnia na piśmie ostateczny wybór dostawcy.

II.9.3   Kontrola

Beneficjent dba o to, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z art. 204n rozporządzenia finansowego. Beneficjent dba o to, by umowy zawierane ze stronami trzecimi przewidywały możliwość wykonywania tych uprawnień kontrolnych również wobec tych osób trzecich.

II.9.4   Odpowiedzialność

Wyłączna odpowiedzialność za wykonanie decyzji o finansowaniu oraz za przestrzeganie jej postanowień spoczywa na beneficjencie. Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków mających na celu zrzeczenie się przez zleceniobiorcę wszelkich roszczeń wobec Parlamentu Europejskiego z tytułu decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.10

Siła wyższa

Jeśli Parlament Europejski lub beneficjent boryka się z sytuacją, w której zaistniała siła wyższa, zawiadamia bezzwłocznie o tym fakcie drugą stronę listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub podobnego typu potwierdzeniem, precyzując rodzaj, prawdopodobny czas trwania oraz przewidywane skutki tej sytuacji.

Parlament Europejski i beneficjent podejmują wszelkie kroki mające na celu zmniejszenie ewentualnych szkód, jakie mogłyby zostać wywołane przez sytuację, w której zaistniała siła wyższa.

Ani Parlament Europejski, ani beneficjent nie zostanie uznany za stronę niewywiązującą się z jakiegokolwiek ze swoich zobowiązań wynikających z decyzji o finansowaniu, jeżeli przeszkodziło mu w tym zdarzenie spowodowane siłą wyższą.

Artykuł II.11

Zawieszenie płatności finansowania

II.11.1   Powody zawieszenia

Parlament Europejski ma prawo do zawieszenia płatności finansowania, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami rozporządzenia finansowego, w następujących okolicznościach:

(i)

podejrzewa, że beneficjent nie wywiązał się z obowiązków dotyczących wykorzystania wkładów, określonych w art. 204k rozporządzenia finansowego aż do weryfikacji tego podejrzenia; lub

(ii)

beneficjent podlega karom finansowym przewidzianym w art. 27 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 aż do zapłacenia kary finansowej.

II.11.2   Procedura zawieszenia

Etap 1 – Przed zawieszeniem płatności Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze zawieszenia płatności, podając przyczyny zawieszenia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi, że nie będzie kontynuować procedury zawieszenia, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę zwieszenia, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o zawieszeniu, w której informuje go:

(i)

o wstępnym terminie zakończenia niezbędnej weryfikacji w przypadku, o którym mowa w ppkt i) artykułu II.11.1; oraz

(ii)

o środkach odwoławczych.

II.11.3   Skutki zawieszenia

Zawieszenie płatności skutkuje tym, że beneficjent nie jest już uprawniony do otrzymywania żadnych płatności ze strony Parlamentu Europejskiego aż do zakończenia weryfikacji, o której mowa w ppkt i) artykułu II.11.2 (etap 2), lub do ustania podstawy zawieszenia. Procedura ta nie pozbawia Parlamentu Europejskiego prawa do uchylenia finansowania lub cofnięcia decyzji o finansowaniu.

II.11.4   Wznowienie płatności

Od momentu, gdy ustała podstawa zawieszenia płatności, wszystkie płatności zostają wznowione, a Parlament Europejski informuje o tym beneficjenta.

Artykuł II.12

Cofnęcie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

II.12.1   Podstawy cofnięcia

Parlament Europejski jest uprawniony do cofnięcia decyzji o finansowaniu na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w art. 30 ust. 2 akapit trzeci rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.12.2   Procedura cofnięcia decyzji o finansowaniu

Etap 1 – Przed cofnięciem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze cofnięcia decyzji o finansowaniu, podając przyczyny cofnięcia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie cofać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę cofnięcia decyzji o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję dotyczącą cofnięcia.

Wszelkie nienależne kwoty wypłacone beneficjentowi są odzyskiwane zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego.

II.12.3   Skutki cofnięcia

Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną od daty przyjęcia decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.13

Uchylenie decyzji o finansowaniu

II.13.1   Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta

Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o uchylenie decyzji o finansowaniu.

Beneficjent formalnie zawiadamia Parlament Europejski o wniosku o uchylenie decyzji o finansowaniu, podając:

a)

powody wniosku o uchylenie decyzji o finansowaniu; oraz

b)

dzień, w którym odstąpienie od decyzji o finansowaniu staje się skuteczne, przy czym nie może on nastąpić przed dniem wysłania formalnego zawiadomienia.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu określonym w decyzji o uchyleniu.

II.13.2   Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

(a)   Powody uchylenia decyzji o finansowaniu

Parlament Europejski ma prawo uchylić decyzję o finansowaniu w następujących przypadkach:

a)

na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, w przypadkach przewidzianych w art. 30 ust. 2 akapit trzeci rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

b)

jeżeli beneficjent przestał przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

c)

jeżeli Parlament Europejski stwierdzi, że beneficjent nie wywiązał się z obowiązków dotyczących wykorzystania wkładów, określonych w art. 204k rozporządzenia finansowego;

d)

jeżeli beneficjent jest w stanie upadłości lub jest przedmiotem postępowania likwidacyjnego lub innego, analogicznego postępowania.

(b)   Procedura uchylenia decyzji o finansowaniu

Etap 1 – Przed uchyleniem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze uchylenia decyzji o finansowaniu, podając powody oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie uchylać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi uchylić decyzję o finansowaniu, formalnie zawiadamia beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o uchyleniu.

Uchylenie staje się skuteczne w dniu powiadomienia beneficjenta o decyzji o uchyleniu.

II.13.3   Skutki uchylenia decyzji o finansowaniu

Decyzja o uchyleniu decyzji o finansowaniu wchodzi w życie ex nunc. Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia wejścia w życie decyzji o uchyleniu należy uznać za wydatki niepodlegające zwrotowi.

Artykuł II.14

Zbycie

Beneficjent nie może zbyć żadnej stronie trzeciej wierzytelności Parlamentu Europejskiego, z wyjątkiem przypadku, gdy zostanie to zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Parlament Europejski na podstawie uzasadnionego, pisemnego wniosku beneficjenta.

Jeśli Parlament Europejski nie zaakceptuje pisemnie zbycia lub jeśli nie zostaną spełnione warunki takiej akceptacji, zbycie nie jest dla Parlamentu wiążące.

W żadnym przypadku zbycie nie zwalnia beneficjenta z jego obowiązków względem Parlamentu Europejskiego.

Artykuł II.15

Odsetki za zwłokę

Jeżeli Parlament Europejski nie dokona płatności w wyznaczonym w tym celu terminie, beneficjent ma prawo do odsetek za zwłokę według stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania w euro (stopa referencyjna), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Stopa referencyjna to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin dokonania płatności, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria C).

Jeżeli Parlament Europejski zawiesi płatności zgodnie z art. II.11, czynności takich nie można uznać za zwłokę.

Odsetki za zwłokę należne są za okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia dokonania płatności włącznie z tym dniem.

W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, jeżeli naliczone odsetki wynoszą nie więcej niż 200 EUR, Parlament Europejski ma obowiązek wypłacenia ich beneficjentowi jedynie na jego wniosek złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zaległej płatności.

Artykuł II.16

Prawo właściwe

Niniejszą decyzję regulują odnośne przepisy prawa unijnego, a w szczególności rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 i odnośne przepisy rozporządzenia finansowego, które obowiązują w całości. W razie konieczności ich uzupełnienie stanowi prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym beneficjent ma siedzibę.

Artykuł II.17

Prawo do bycia wysłuchanym

W przypadkach, w których na mocy niniejszej decyzji o finansowaniu beneficjent ma prawo do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile nie przewidziano wyraźnie inaczej. Okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony na uzasadniony wniosek beneficjenta o kolejne 10 dni roboczych.

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

Artykuł II.18

Wydatki podlegające zwrotowi

II.18.1   Warunki

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikujące się do zwrotu z funduszy Unii i zgodnie z art. 204k rozporządzenia finansowego, muszą one być zgodne z następującymi kryteriami:

a)

być bezpośrednio związane z przedmiotem decyzji o finansowaniu i zapisane w załączonym do niej szacunkowym budżecie;

b)

być niezbędne do wykonania decyzji o finansowaniu;

c)

racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

d)

być generowane w okresie kwalifikowalności, o którym mowa w art. I.2, z wyjątkiem kosztów dotyczących sprawozdań rocznych i certyfikatów odnoszących się do sprawozdań finansowych i rozliczeń stanowiących ich podstawę;

e)

być rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

f)

być możliwe do ustalenia i skontrolowania oraz zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości, którym podlegają;

g)

być zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;

h)

być zgodne z art. II.9.1 akapit pierwszy oraz, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi.

Procedury księgowe i procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta muszą pozwalać na bezpośrednie zestawienie kosztów i wpływów zadeklarowanych w sprawozdaniu rocznym ze sprawozdaniami finansowymi i odpowiadającymi im dokumentami potwierdzającymi.

II.18.2   Przykłady wydatków podlegających zwrotowi

Niezależnie od art. 204k rozporządzenia finansowego za podlegające zwrotowi uważa się przede wszystkim następujące koszty operacyjne, o ile odpowiadają one kryteriom określonym w art. II.18.1:

a)

koszty administracyjne i koszty związane ze wsparciem technicznym, organizacją posiedzeń, badaniami, wydarzeniami transgranicznymi, przeprowadzaniem analiz, rozpowszechnianiem informacji i publikacjami;

b)

koszty zatrudnienia pracowników odpowiadające płacom realnym wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i innymi kosztami wchodzącymi w skład wynagrodzenia na mocy obowiązującego prawa, o ile nie przekraczają one stawek średnich odpowiadających standardowej polityce beneficjenta w zakresie wynagrodzeń;

c)

koszty podróży i pobytu personelu, o ile odpowiadają one standardowym praktykom beneficjenta w zakresie kosztów delegacji;

d)

koszty amortyzacji wyposażenia lub innych aktywów (nowych lub używanych) zarejestrowanych w sprawozdaniach księgowych beneficjanta, pod warunkiem że aktywa:

(i)

zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie rachunkowości oraz

(ii)

zostały zakupione zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi, jeśli do zakupu doszło w okresie kwalifikowalności;

e)

koszty materiałów biurowych i jednorazowego użytku oraz innych umów, pod warunkiem że:

(i)

zostały nabyte zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi; oraz

(ii)

są bezpośrednio związane z przedmiotem decyzji o finansowaniu;

f)

koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych decyzją o finansowaniu, w tym – w razie potrzeby – koszty usług finansowych (w szczególności gwarancji finansowych), pod warunkiem że odpowiednie usługi zakupiono zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi;

g)

wsparcie finansowe dla następujących jednostek stowarzyszonych beneficjenta: [wstawić nazwy jednostek stowarzyszonych, takich jak organizacje młodzieży i kobiet, podane we wniosku o przyznanie finansowania], pod warunkiem żę wsparcie finansowe dla każdej jednostki nie przekracza kwoty 100 000 EUR, że jest ono wykorzystywane przez jednostkę stowarzyszoną na wydatki podlegające zwrotowi, że pełna kwota wypłacana jednostce stowarzyszonej nie przekracza jednej czwartej całego wsparcia finansowego dla tej jednostki, a także że beneficjent zapewnia możliwość odzyskania tego wsparcia finansowego.

Artykuł II.19

Wydatki niepodlegające zwrotowi

Niezależnie od art. II.18.1 niniejszej decyzji oraz od art. 204k rozporządzenia finansowego następujących kosztów nie uznaje się za podlegające zwrotowi:

a)

zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

b)

dług i opłaty związane z jego obsługą;

c)

rezerwy na straty i długi;

d)

odsetki debetowe;

e)

należności wątpliwe;

f)

straty kursowe;

g)

koszty przekazu z Parlamentu Europejskiego, nałożone przez bank beneficjenta;

h)

koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania otrzymującego dotację z budżetu Unii;

i)

wkłady rzeczowe;

j)

nadmierne i nieprzemyślane wydatki;

k)

podlegający odliczeniu podatek VAT;

l)

zabronione finansowanie niektórych stron trzecich zgodnie z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i art. 204b ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł II.20

Wkłady rzeczowe

Parlament Europejski zgadza się, aby w trakcie wykonania decyzji o finansowaniu beneficjent otrzymywał wkłady rzeczowe, pod warunkiem, że wartość takich wkładów nie przekracza:

a)

kosztów rzeczywiście poniesionych i właściwie udokumentowanych dokumentami księgowymi wystawionymi przez strony trzecie, które przekazały te wkłady beneficjentowi bezpłatnie, lecz pokrywając odpowiadające im koszty;

b)

lub, w razie braku takich dokumentów, kosztów odpowiadających kosztom ogólnie obowiązującym na danym rynku;

c)

ich wartości przyjętej w budżecie szacunkowym;

d)

50 % zasobów własnych przyjętych w budżecie szacunkowym.

Wkłady rzeczowe:

a)

są odrębnie wyszczególniane w budżecie szacunkowym w celu odzwierciedlenia łącznych środków;

b)

są zgodne z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z krajowymi przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi zabezpieczenia społecznego;

c)

mogą zostać przyjęte jedynie tymczasowo pod warunkiem potwierdzenia przez audytora zewnętrznego i przyjęcia w decyzji dotyczącej ostatecznej kwoty finansowania;

d)

nie mogą mieć postaci nieruchomości.

Artykuł II.21

Przesunięcia budżetowe

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet określony w załączniku poprzez przesunięcia między poszczególnymi kategoriami budżetu. Dostosowanie to nie wymaga zmiany decyzji o finansowaniu. Przesunięcia takie uzasadnia się w sprawozdaniu rocznym.

Artykuł II.22

Obowiązki w zakresie sprawozdawczości

II.22.1   Sprawozdanie roczne

Najlepiej do dnia 15 maja, a najpóźniej do dnia 30 czerwca, roku następującego po roku budżetowym N beneficjent przedkłada sprawozdanie roczne, na które składają się:

a)

roczne sprawozdania finansowe i towarzyszące im informacje dodatkowe obejmujące dochody, koszty, aktywa i zobowiązania beneficjenta na początek i na koniec roku budżetowego, zgodnie z prawem właściwym w państwie członkowskim, w którym beneficjent ma siedzibę;

b)

roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (7);

c)

wykaz darczyńców i ofiarodawców wraz z odnośnymi darowiznami lub wkładami zgłoszonymi zgodnie z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

d)

sprawozdanie z działalności;

e)

sprawozdanie finansowe przygotowane na podstawie struktury budżetu szacunkowego;

f)

szczegółowe informacje o rachunkach dotyczące dochodów, kosztów, aktywów i zobowiązań;

g)

zestawienie sprawozdania finansowego, o którym mowa w lit. e), ze szczegółami dotyczącymi rachunków, o których mowa w lit. f);

h)

wykaz dostawców, którzy w danym roku budżetowym pobrali od beneficjenta ponad 10 000 EUR, z wyszczególnieniem nazwy i adresu dostawcy oraz zakresu dostarczonych dóbr i usług.

Sprawozdanie roczne musi zawierać informacje wystarczające do ustalenia ostatecznej kwoty finansowania.

II.22.2   Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Audyt zewnętrzny ma na celu poświadczenie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości przedstawionych w nim wydatków, a w szczególności poświadczenie, że:

a)

przygotowane rozliczenia finansowe są zgodne z mającym zastosowanie w przypadku beneficjenta prawem krajowym, nie zawierają poważnych nieprawidłowości oraz przedstawiają w sposób prawdziwy i obiektywny sytuację finansową i wyniki działań;

b)

sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002;

c)

zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione;

d)

zadeklarowane przychody są kompletne;

e)

dokumenty finansowe przedstawione Parlamentowi przez beneficjenta są zgodne z zapisami finansowymi decyzji o finansowaniu;

f)

obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności z art. 20, zostały wypełnione;

g)

obowiązki wynikające z decyzji o finansowaniu, zwłaszcza z art. II.9 i art. II.18, zostały wypełnione;

h)

wkłady w naturze zostały faktycznie przekazane beneficjentowi i poddane waloryzacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;

i)

niewykorzystana część finansowania unijnego została przeniesiona na następny rok budżetowy;

j)

niewykorzystana część finansowania unijnego została wykorzystana zgodnie z art. 204k ust. 2 rozporządzenia finansowego;

k)

nadwyżka zasobów własnych została przeniesiona do rezerwy.

Artykuł II.23

Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego

Do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym N Parlament Europejski zatwierdza lub odrzuca sprawozdanie finansowe zgodnie z postanowieniami art. II.22.1.

Jeżeli Parlament Europejski nie udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie sześciu miesięcy od otrzymania sprawozdania rocznego, sprawozdanie to uznaje się za zatwierdzone.

Zatwierdzenie sprawozdania rocznego nie ma wpływu na ustalenie ostatecznej kwoty finansowania zgodnie z art. II.24, przez co Parlament Europejski podejmuje ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

Parlament Europejski może zażądać od beneficjenta dodatkowych informacji w celu podjęcia decyzji w sprawie sprawozdania rocznego. W takim przypadku termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania informacji i poddania ich ocenie przez Parlament Europejski.

Jeżeli w sprawozdaniu rocznym występują istotne braki, Parlament Europejski może je odrzucić bez żądania od beneficjenta podania dodatkowych informacji oraz zażądać przedłożenia przez beneficjenta nowego sprawozdania w terminie 15 dni roboczych.

Wnioski o przekazanie dodatkowych informacji lub o sporządzenie nowego sprawozdania przedstawiane są beneficjentowi na piśmie.

W przypadku odrzucenia pierwotnego sprawozdania rocznego i zażądania nowego sprawozdania zastosowanie do nowego sprawozdania ma procedura zatwierdzenia opisana w niniejszym artykule.

Artykuł II.24

Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

II.24.1   Skutki sprawozdania rocznego

Decyzja Parlamentu Europejskiego w sprawie ustalenia ostatecznej kwoty finansowania opiera się na sprawozdaniu rocznym zatwierdzonym zgodnie z art. II.23. W przypadku definitywnego odrzucenia sprawozdania rocznego przez Parlament Europejski lub nieprzedłożenia sprawozdania rocznego przez beneficjenta w obowiązującym terminie w decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania nie można wskazać żadnych kosztów podlegających zwrotowi.

II.24.2   Pułap

Ostateczna kwota finansowania ogranicza się do kwoty ustalonej w art. I.4. Nie przekracza ona 85 % podlegających zwrotowi wydatków wskazanych w budżecie szacunkowym ani 85 % podlegających zwrotowi, które zostały rzeczywiście poniesione.

II.24.3   Przeniesienie niewydanych środków

Wszelka część wkładu niewykorzystana w roku budżetowym N, na który została przyznana, zostaje przeniesiona na rok budżetowy N+1 i wydana na pokrycie wszelkich podlegających zwrotowi kosztów poniesionych do dnia 31 grudnia roku N+1. Kwoty wkładów pozostałe z poprzedniego roku nie mogą być wykorzystywane do finansowania części, którą europejskie partie polityczne muszą zapewnić z zasobów własnych.

Beneficjent wykorzystuje najpierw część wkładu niewykorzystaną w roku budżetowym, na który wkład został przyznany, a dopiero po tym wkłady przyznane po tym roku.

II.24.4   Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

Parlament Europejski co roku kontroluje zgodność wydatków z postanowieniami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, rozporządzenia finansowego i decyzji o finansowaniu. Każdego roku wydaje on decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, o której powiadamia się beneficjenta w należyty sposób.

Jeśli kwota finansowania określona w art. I.4 została w całości wykorzystana w roku budżetowym N, ostateczna kwota finansowania zostaje ustalona po zamknięciu tego roku budżetowego w roku budżetowym N+1.

W przypadku przeniesienia niewydanych środków na rok budżetowy N+1 zgodnie z art. II.24.3 ostateczną kwotę finansowania na rok N ustala się w następujący sposób:

Etap 1 : W roku N+1 Parlament Europejski podejmuje decyzję w sprawie kosztów podlegających zwrotowi w roku budżetowym N oraz w sprawie pierwszej części ostatecznej kwoty finansowania za rok N odpowiadającej tym kosztom. Poza tym Parlament Europejski określa kwotę niewydanych środków przeznaczonych na rok budżetowy N, która ma zostać przeniesiona na rok budżetowy N+1.

Etap 2 : W roku N+2 Parlament Europejski podejmuje decyzję w sprawie kosztów podlegających zwrotowi w roku budżetowym N+1 oraz w sprawie tego, które z nich zostaną objęte niewykorzystanymi środkami przeniesionymi na rok budżetowy N+1 (druga część ostatecznej kwoty finansowania).

Ostateczna kwota finansowania w roku N jest sumą kwot określonych na etapie 1 i 2.

W momencie ustalania ostatecznej kwoty finansowania następuje rozliczenie płatności zaliczkowych. W przypadku przeniesienia na każdym z powyższych etapów następuje częściowe rozliczenie płatności zaliczkowych.

II.24.5   Odzyskanie niewydanych środków finansowych

Odzyskiwana jest wszelka pozostała część wkładu przyznanego na rok N, która nie została wydana do końca roku N+1, zgodnie z rozdziałem 5 tytułu IV części pierwszej rozporządzenia finansowego.

II.24.6   Saldo finansowania

Jeżeli wypłacone płatności zaliczkowe przekraczają ostateczną kwotę finansowania, Parlament Europejski odzyskuje nienależycie przekazane płatności zaliczkowe.

Jeżeli ostateczna kwota finansowania przekracza przekazane płatności zaliczkowe, Parlament Europejski wypłaca różnicę.

II.24.7   Nadwyżka zasobów własnych

(a)   Tworzenie rezerwy specjalnej

Beneficjent może stworzyć rezerwę specjalną z nadwyżki zasobów własnych.

Nadwyżka zasobów własnych, która ma zostać przekazana na rachunek rezerwy specjalnej, stanowi kwotę zasobów własnych przekraczających sumę zasobów własnych koniecznych do pokrycia 15 % podlegających zwrotowi kosztów rzeczywiście poniesionych w roku budżetowym N. Beneficjent musi uprzednio pokryć koszty niekwalifikowalne za rok budżetowy N wyłącznie z zasobów własnych.

Rezerwa może zostać wykorzystana jedynie w celu współfinansowania kosztów podlegających zwrotowi i kosztów niepodlegających zwrotowi, które muszą zostać pokryte z zasobów własnych w trakcie realizacji przyszłych decyzji o finansowaniu.

(b)   Zysk

Zysk określa się jako nadwyżkę dochodów nad wydatkami.

Dochód obejmuje finansowanie z budżetu Unii oraz zasoby własne beneficjenta.

Wkładów wnoszonych przez strony trzecie na poczet organizowanych wspólnie wydarzeń nie uznaje się za część zasobów własnych beneficjenta. Ponadto beneficjent nie może otrzymywać innego finansowania z budżetu Unii ani bezpośrednio, ani pośrednio. W szczególności zabronione są darowizny pochodzące z budżetów grup politycznych w Parlamencie Europejskim.

Nadwyżka przydzielona do rezerwy nie jest uwzględniana przy obliczaniu zysku.

(c)   Odzyskiwanie należności

Finansowanie nie może przynosić beneficjentowi zysku. Parlament Europejski jest uprawniony do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty podlegające zwrotowi.

Artykuł II.25

Odsetki od płatności zaliczkowych

Beneficjent zobowiązany jest poinformować Parlament Europejski o wysokości odsetek lub równoważnych im zysków uzyskanych dzięki płatnościom zaliczkowym otrzymanym od Parlamentu.

Parlament Europejski odlicza odsetki od płatności zaliczkowych przy obliczaniu ostatecznej kwoty finansowania. Odsetki nie są ujmowane w zasobach własnych.

Artykuł II.26

Odzyskiwanie należności

Jeżeli beneficjentowi zostały wypłacone kwoty nienależne lub jeżeli uzasadniona jest procedura odzyskiwania należności zgodnie z warunkami określonymi w decyzji o finansowaniu, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub rozporządzeniu finansowym, beneficjent zwraca Parlamentowi Europejskiemu kwoty, o których mowa, na warunkach określonych przez Parlament i w podanym przez niego terminie.

II.26.1   Odsetki za zwłokę

W przypadku niedokonania przez beneficjenta zwrotu w terminie ustalonym przez Parlament Europejski, Parlament Europejski powiększa należną mu sumę o odsetki za zwłokę w wysokości określonej w art. II.15. Odsetki za zwłokę naliczane są za okres od upływu wyznaczonego terminu zwrotu do dnia otrzymania przez Parlament Europejski całej nienależnej beneficjentowi sumy włącznie.

Wszelka spłata częściowa pokrywa w pierwszej kolejności koszty i odsetki za zwłokę, a dopiero później kwotę główną.

II.26.2   Kompensowanie

W przypadku niedokonania zwrotu w wyznaczonym terminie zwrot sum należnych Parlamentowi Europejskiemu może być dokonany poprzez kompensację z sumami należnymi beneficjentowi z dowolnego innego tytułu, zgodnie z art. 80 rozporządzenia finansowego i zasadami stosowania. W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych koniecznością ochrony finansowych interesów Unii, Parlament Europejski może ściągać należne sumy drogą kompensaty przed upływem terminu płatności. Uprzednia zgoda beneficjenta nie jest wymagana.

II.26.3   Opłaty bankowe

Kosztami bankowymi spowodowanymi zwrotem sum należnych Parlamentowi Europejskiemu obciążony jest wyłącznie beneficjent.

Artykuł II.27

Gwarancja finansowa

Jeżeli Parlament Europejski zażąda gwarancji finansowej zgodnie z art. 204j rozporządzenia finansowego, muszą zostać spełnione spełniać następujące warunki:

a)

gwarancji finansowej musi udzielić bank lub zatwierdzona instytucja finansowa albo – jeśli wniesie o to beneficjent, a Parlament Europejski wyrazi zgodę – strona trzecia;

b)

gwarant musi występować w charakterze gwaranta na pierwsze wezwanie i nie może wymagać, aby Parlament Europejski w pierwszej kolejności ściągał należność od głównego dłużnika (tj. danego beneficjenta); oraz

c)

gwarancja finansowa musi wyraźnie pozostawać w mocy do rozliczenia zaliczki w odniesieniu do płatności okresowych lub wypłaty salda przez Parlament Europejski. jeśli wypłata salda przybiera formę odzyskania należności, gwarancja finansowa musi pozostawać w mocy do czasu uznania spłaty całości długu; Parlament Europejski musi zwolnić gwarancję w ciągu następnego miesiąca.

Artykuł II.28

Kontrola

II.28.1   Przepisy ogólne

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych – w ramach swoich kompetencji oraz zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i art. 204n ust. 1 rozporządzenia finansowego – mogą w dowolnej chwili skorzystać z przysługujących im uprawnień kontrolnych w celu ustalenia, czy beneficjent wywiązuje się z wszystkich obowiązków określonych w decyzji o finansowaniu, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniu finansowym.

Beneficjent należycie współpracuje z właściwymi organami i udziela im wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych mogą powierzać zadanie przeprowadzenia kontroli organom zewnętrznym („upoważnione organy”), przekazując im stosowne upoważnienie do działania w ich imieniu.

II.28.2   Obowiązek przechowywania dokumentów

Przez okres pięciu lat począwszy od daty przedłożenia sprawozdania rocznego beneficjent przechowuje na odpowiednim nośniku wszystkie oryginały dokumentów, w szczególności księgowych i podatkowych, w tym oryginały w formie elektronicznej, jeśli zezwala na to ich prawo krajowe i na określonych w nim warunkach.

Pięcioletni okres, o którym mowa w akapicie pierwszym, nie ma zastosowania, jeśli trwają audyty, procedury odwoławcze, spory lub jeśli dochodzi się roszczeń w odniesieniu do finansowania. W takich przypadkach beneficjent przechowuje dokumenty aż do zakończenia audytów, procedur odwoławczych, sporów czy dochodzenia roszczeń.

II.28.3   Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

Beneficjent przekazuje wszelkie dokumenty lub informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym, o jakie zwróci się Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych lub upoważniony do tego organ („właściwy organ”).

Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane przez beneficjenta są przetwarzane zgodnie z art. II.6.

II.28.4   Wizyty na miejscu

Właściwy organ może przeprowadzać wizyty na miejscu w siedzibach beneficjenta. W tym celu właściwy organ może wystąpić z pisemnym wnioskiem do beneficjenta o podjęcie stosownych działań w celu umożliwienia przeprowadzenia takiej wizyty w odpowiednim terminie, który ustala właściwy organ.

Podczas wizyty na miejscu beneficjent musi udostępnić właściwemu organowi obiekty i pomieszczenia, w których prowadzi lub prowadził działalność, a także wszystkie niezbędne informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym.

Beneficjent musi dopilnować, by informacje były łatwo dostępne w momencie wizyty na miejscu oraz by żądane informacje były przekazywane w odpowiedniej formie.

II.28.5   Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

Na podstawie ustaleń z procedury kontroli Parlament Europejski sporządza wstępne sprawozdanie z audytu, które przesyła się beneficjentowi. Beneficjent może przedstawić uwagi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wstępnego sprawozdania z audytu.

W oparciu o ustalenia zawarte we wstępnym sprawozdaniu z audytu oraz o ewentualne uwagi beneficjenta Parlament przedstawia ostateczne ustalenia w końcowym sprawozdaniu z audytu. Końcowe sprawozdanie z audytu jest przekazywane beneficjentowi w ciągu 60 dni kalendarzowych od upłynięcia terminu na przedstawienie uwag do wstępnego sprawozdania z audytu.

II.28.6   Skutki ustaleń z audytu

Niezależnie od prawa Parlamentu do podjęcia środków na mocy art. II.11–13 Parlament Europejski należycie uwzględnia końcowe ustalenia z audytu przy określaniu ostatecznej kwoty finansowania.

O przypadkach ewentualnego oszustwa lub poważnego naruszenia obowiązujących przepisów, ujawnionych w końcowych ustaleniach z audytu, informuje się właściwe organy krajowe lub unijne w celu podjęcia dalszych działań.

Parlament Europejski może dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o końcowe ustalenia z audytu.

II.28.7   Prawa kontrolne OLAF-u

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) korzysta z praw kontroli wobec beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z rozporządzeniem Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (8), rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 (9), a także z art. 204n ust. 1 rozporządzenia finansowego oraz art. 24 ust. 4 i art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Beneficjent należycie współpracuje z OLAF-em i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament może w każdej chwili dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o ustalenia przekazane przez OLAF zgodnie z art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przed podjęciem przez Parlament Europejski decyzji o dostosowaniu z mocą wsteczną decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania beneficjent jest należycie powiadamiany o stosownych ustaleniach i zamiarze dostosowania przez Parlament decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, a także ma możliwość przedstawienia uwag.

II.28.8   Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Europejski Trybunał Obrachunkowy korzysta z prawa do kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, a mianowicie z art. 204n ust. 1 rozporządzenia finansowego i art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Zastosowanie ma art. II.28.3 i II.28.4.

Beneficjent należycie współpracuje z Trybunałem Obrachunkowym i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

II.28.9   Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4

Jeśli beneficjent nie wywiąże się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4, Parlament Europejski może uznać wszelkie koszty niedostatecznie uzasadnione przez beneficjenta za niepodlegające zwrotowi.

W imieniu Parlamentu Europejskiego

[nazwisko, imię]

[podpis]

Sporządzono w [miasto: Strasburg, Luksemburg, Bruksela]

Załącznik

Budżet szacunkowy

Koszty

Koszty podlegające zwrotowi

Budżet

Faktycznie

A.1: Koszty zatrudnienia pracowników

1.

Wynagrodzenia

2.

Składki

3.

Szkolenie zawodowe

4.

Koszty delegacji

5.

Inne koszty zatrudnienia pracowników

 

 

A.2: Koszty infrastruktury i operacyjne

1.

Czynsz, media i koszty utrzymania

2.

Koszty instalacji, eksploatacji i utrzymania urządzeń

3.

Koszty amortyzacji ruchomości i nieruchomości

4.

Materiały papiernicze i narzędzia biurowe

5.

Opłaty pocztowe i telekomunikacyjne

6.

Koszty druku, tłumaczeń, reprodukcji

7.

Inne koszty związane z infrastrukturą

 

 

A.3: Koszty administracyjne

1.

Koszty dokumentacji (prasa, agencje prasowe, bazy danych)

2.

Koszty analiz i badań

3.

Koszty sądowe

4.

Koszty księgowe i audytu

5.

Inne koszty administracyjne

6.

Wsparcie dla jednostek stowarzyszonych

 

 

A.4: Posiedzenia i koszty reprezentacyjne

1.

Koszty posiedzeń

2.

Uczestnictwo w seminariach i konferencjach

3.

Koszty reprezentacyjne

4.

Koszty zaproszeń

5.

Inne koszty związane z organizacją posiedzeń

 

 

A.5: Koszty rozpowszechniania i publikacji

1.

Koszty publikacji

2.

Tworzenie i użytkowanie stron internetowych

3.

Koszty reklamy

4.

Drobne materiały promocyjne

5.

Seminaria i wystawy

6.

Kampanie wyborcze

7.

Inne koszty związane z polityką informacyjną

 

 

A. KWOTA CAŁKOWITA KOSZTÓW PODLEGAJĄCYCH ZWROTOWI

 

 

Koszty niepodlegające zwrotowi

1.

Przydział na inne rezerwy

2.

Opłaty finansowe

3.

Straty kursowe

4.

Wierzytelności wątpliwe na rzecz stron trzecich

5.

Inne (określić jakie)

6.

Wkłady rzeczowe

 

 

B. KWOTA CAŁKOWITA KOSZTÓW NIEPODLEGAJĄCYCH ZWROTOWI

 

 

C. KOSZTY OGÓŁEM

 

 


Dochody

 

Budżet

Faktycznie

D.1-1. Finansowanie Parlamentu Europejskiego przeniesione z roku N-1

 

 

D.1-2. Finansowanie Parlamentu Europejskiego przyznane na rok N

 

 

D.1-3. Finansowanie Parlamentu Europejskiego przeniesione na rok N+1

nie dotyczy

 

D.1. Finansowanie Parlamentu Europejskiego wykorzystane na pokrycie 85 % kosztów podlegających zwrotowi w roku N

 

 

D.2 opłaty członkowskie

 

 

2.1

ze strony członków partii

2.2

ze strony członków niepartyjnych

 

 

D.3 Darowizny

 

 

 

 

 

D.4 Inne zasoby własne

 

 

(określić jakie)

 

 

D.5 Wkłady rzeczowe

 

 

D: DOCHODY OGÓŁEM

 

 

E. Zyski/straty (F-C)

 

 


F. Zasoby własne przeniesione na rachunek rezerwy

 

 

G. Zyski/straty związane z kontrolą zgodności z zasadą non profit (F–G)

 

 

 

 

 

H. Odsetki z tytułu płatności zaliczkowych

 

 

Uwaga: struktura jedynie orientacyjna. Wiążąca struktura budżetu szacunkowego publikowana jest co roku wraz z zaproszeniem do składana wniosków o wkład.

(1)  Dz.U. L 317 z 4.11.2014, s. 1

(2)  Dz. U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(3)  Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1.

(4)  Dz.U. L 333 z 19.12.2015, s. 50.

(5)  Dz.U. C 205 z 29.6.2017, s. 2.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

(7)  Rozporządzenie (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 r. w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości (Dz.U. L 243 z 11.9.2002, s. 1).

(8)  Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2).

(9)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

ZALĄCZNIK 1b

DECYZJA O PRZYZNANIU DOTACJI – FUNDACJA [WZÓR]

NUMER: …[WSTAWIĆ]…


uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 10 ust. 4;

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 224;

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (1), w szczególności jego art. 25 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (2) („rozporządzenie finansowe”),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (3) („zasady stosowania rozporządzenia finansowego”),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE, Euratom) 2015/2401 z dnia 2 października 2015 r. w sprawie zawartości i funkcjonowania rejestru europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (4),

uwzględniając Regulamin Parlamentu Europejskiego, w szczególności jego art. 25 ust. 11;

uwzględniając decyzję Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 12 czerwca 2017 r. (5), ustanawiającą przepisy wykonawcze do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

uwzględniając warunki określone przez Parlament Europejski w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie finansowania fundacjom politycznym na szczeblu europejskim;

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

Artykuł 10 ust. 4 Traktatu o Unii Europejskiej stanowi, że partie polityczne na poziomie europejskim mają przyczyniać się do kształtowania europejskiej świadomości politycznej i wyrażania woli obywateli Unii.

(2)

Niniejsza decyzja jest wynikiem zaproszenia do składania wniosków o przyznanie finansowania, w którym wnioskodawcom przedstawiono wzór decyzji o finansowaniu oraz warunki ogólne.

(3)

W dniu [data wpłynięcia do Parlamentu Europejskiego] [beneficjent] złożył wniosek o przyznanie finansowania i wyraźnie zaakceptował warunki decyzji o finansowaniu.

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO ROZPATRZYŁO wniosek na posiedzeniu w dniu [data] oraz PRZYJĘŁO PONIŻSZĄ DECYZJĘ:

Dotację na działalność w rozumieniu art. 121 rozporządzenia finansowego („finansowanie”) przyznaje się:

[pełna oficjalna nazwa beneficjenta]

[oficjalny status prawny]

[oficjalny numer rejestracyjny]

[pełen adres siedziby]

[numer VAT],

(„beneficjent”)

reprezentowanemu do celów niniejszej decyzji o finansowaniu przez:

…[przedstawiciel upoważniony do podejmowania zobowiązań prawnych]…..,

w celu udzielenia wsparcia na rzecz realizacji statutowych celów i prowadzenia statutowej działalności beneficjenta

na warunkach ujętych w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie finansowania oraz w niniejszej decyzji o finansowaniu („decyzja”), w tym w „Warunkach Szczegółowych”, „Warunkach Ogólnych” i Załącznikach:

 

Załącznik 1 Budżet szacunkowy

 

Załącznik 2 Program prac

które stanowią integralną część niniejszej decyzji o finansowaniu.

Postanowienia warunków szczegółowych mają pierwszeństwo przed postanowieniami innych części niniejszej decyzji. Postanowienia warunków ogólnych mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych załączników.

Spis treści

I.

 WARUNKI SZCZEGÓŁOWE 28

Artykuł I.1 –

 Przedmiot decyzji 28

Artykuł I.2 –

 Okres kwalifikowalności 29

Artykuł I.3 –

 Forma finansowania 29

Artykuł I.4 –

 Wstępna (maksymalna) kwota finansowania 29

Artykuł I.5 –

 Płatności i ustalenia dotyczące płatności 29

I.5.1

 Płatności zaliczkowe 29

I.5.2

 Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależycie wypłaconych płatności zaliczkowych 29

I.5.3

 Waluta 29

Artykuł I.6 –

 Konto bankowe 29

Artykuł I.7 –

 Ogólne przepisy administracyjne 30

Artykuł I.8 –

 Wejście decyzji w życie 30

II.

 WARUNKI OGÓLNE 30

CZĘŚĆ A:

 PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE 30

Artykuł II.1 –

 Definicje 30

Artykuł II.2 –

 Ogólne zobowiązania beneficjenta 31

Artykuł II.3 –

 Zobowiązania wynikające z posiadania rachunku bankowego 31

Artykuł II.4 –

 Odpowiedzialność za szkody 31

Artykuł II.5 –

 Poufność 31

Artykuł II.6 –

 Przetwarzanie danych osobowych 32

Artykuł II.7 –

 Przechowywanie dokumentacji 32

Artykuł II.8 –

 Widoczność finansowania przez Unię 32

II.8.1

 Informacje dotyczące finansowania przez Unię 32

II.8.2

 Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego 32

II.8.3

 Publikacja informacji przez Parlament Europejski 32

Artykuł II.9 –

 Udzielanie zamówień przez beneficjenta 32

II.9.1

 Zasady 32

II.9.2

 Przechowywanie dokumentacji 32

II.9.3

 Kontrola 33

II.9.4

 Odpowiedzialność 33

Artykuł II.10 –

 Wsparcie finansowe dla osób trzecich 33

Artykuł II.11 –

 Siła wyższa 33

Artykuł II.12 –

 Zawieszenie płatności finansowania 33

II.12.1

 Powody zawieszenia 33

II.12.2

 Procedura zawieszenia 33

II.12.3

 Skutki zawieszenia 34

II.12.4

 Wznowienie płatności 34

Artykuł II.13 –

 Cofnięcie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski 34

II.13.1

 Podstawy cofnięcia decyzji o finansowaniu 34

II.13.2

 Procedura cofnięcia decyzji o finansowaniu 34

II.13.3

 Skutki cofnięcia decyzji o finansowaniu 34

Artykuł II.14 –

 Uchylenie decyzji o finansowaniu 34

II.14.1

 Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta 34

II.14.2

 Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski 34

Artykuł II.15 –

 Zbycie 35

Artykuł II.16 –

 Odsetki za zwłokę 35

Artykuł II.17 –

 Prawo właściwe 35

Artykuł II.18 –

 Prawo do bycia wysłuchanym 36

CZĘŚĆ B:

 POSTANOWIENIA FINANSOWE 36

Artykuł II.19 –

 Koszty kwalifikowalne 36

II.19.1

 Warunki 36

II.19.2

 Przykłady kosztów kwalifikowalnych 36

Artykuł II.20

 Koszty niekwalifikowalne 36

Artykuł II.21

 Wkłady rzeczowe 37

Artykuł II.22 –

 Przesunięcia budżetowe 37

Artykuł II.23 –

 Obowiązki w zakresie sprawozdawczości 37

II.23.1

 Sprawozdanie roczne 38

II.23.2

 Sprawozdanie z audytu zewnętrznego 38

Artykuł II.24 –

 Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego 38

Artykuł II.25 –

 Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania 39

II.25.1

 Skutki sprawozdania rocznego 39

II.25.2

 Pułap 39

II.25.3

 Przeniesienie nadwyżki 39

II.25.4

 Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania 39

II.25.5

 Saldo finansowania 40

II.25.6

 Zysk 40

Artykuł II.26 –

 Odzyskiwanie należności 40

II.26.1

 Odsetki za zwłokę 40

II.26.2

 Kompensowanie 40

II.26.3

 Opłaty bankowe 40

Artykuł II.27 –

 Gwarancja finansowa 41

Artykuł II.28 –

 Kontrola 41

II.28.1

 Przepisy ogólne 41

II.28.2

 Obowiązek przechowywania dokumentów 41

II.28.3

 Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji 41

II.28.4

 Wizyty na miejscu 41

II.28.5

 Kontradyktoryjne postępowanie audytowe 41

II.28.6

 Skutki ustaleń z audytu 42

II.28.7

 Prawa kontrolne OLAF-u 42

II.28.8

 Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego 42

II.28.9

 Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4 42

Załącznik 1 –

 Budżet szacunkowy 43

Załącznik 2 –

 Program prac 45

I.   WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

Artykuł I.1

Przedmiot decyzji

Parlament Europejski przyznaje finansowanie na prowadzenie statutowej działalności i realizację statutowych celów beneficjenta w roku budżetowym [wstawić rok] zgodnie z warunkami określonymi w „Warunkach szczegółowych” i „Warunkach ogólnych” (poniżej: „warunki”) oraz zgodnie z załącznikami do decyzji o finansowaniu. Jest to wykonanie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

Beneficjent wykorzysta finansowanie na prowadzenie działalności statutowej i realizacji celów statutowych, czyniąc to na własną odpowiedzialność oraz w zgodzie z warunkami i załącznikami do decyzji o finansowaniu. Jest to wykonanie decyzji o finansowaniu przez beneficjenta.

Artykuł I.2

Okres kwalifikowalności

Okres kwalifikowalności na potrzeby przyznania finansowania ze środków Unii trwa od [wstawić datę] do [wstawić datę].

Artykuł I.3

Forma finansowania

Dotacja przyznana beneficjentowi zgodnie z tytułem VI części I rozporządzenia finansowego, ma postać zwrotu części rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

Artykuł I.4

Wstępna (maksymalna) kwota finansowania

Parlament Europejski zobowiązuje się przekazać kwotę w maksymalnej wysokości [wstawić kwotę] EUR, jednak nie więcej niż 85 % szacunkowych całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

Szacunkowe koszty kwalifikowalne beneficjenta przedstawiono w załączniku 1 (budżet szacunkowy). Budżet szacunkowy jest zrównoważony i zawiera rozbicie wszystkich kosztów i przychodów beneficjenta w okresie kwalifikowalności. Koszty kwalifikowalne należy oddzielić od kosztów niekwalifikowalnych, zgodnie z Artykuł II.19.

Artykuł I.5

Płatności i ustalenia dotyczące płatności

Środki finansowe przekazuje się zgodnie z poniższym harmonogramem i ustaleniami.

I.5.1   Płatności zaliczkowe

Płatności zaliczkowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, stanowiącej [domyślnie 100 % lub wstawić wartość procentową wynikającą z decyzji Parlamentu Europejskiego] maksymalnej kwoty określonej w art. I.4 niniejszej decyzji o finansowaniu, dokonuje się na korzyść beneficjenta w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie decyzji o przyznaniu finansowania lub, w stosownych przypadkach, od daty otrzymania przez Parlament Europejski gwarancji finansowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

I.5.2   Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależycie wypłaconych płatności zaliczkowych

Płatności salda końcowego na korzyść beneficjenta lub odzyskania wszelkich nienależycie przekazanych mu płatności zaliczkowych dokonuje się w ciągu 30 dni od decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie sprawozdania rocznego oraz po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania, zgodnie z art. II.23 i II.25.

I.5.3   Waluta

Wypłaty dokonywane są przez Parlament Europejski w walucie euro. Ewentualne przeliczenie kosztów rzeczywistych na euro następuje po kursie dziennym opublikowanym w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub, w przypadku jego braku, po miesięcznym kursie księgowym, obliczonym przez Parlament Europejski i opublikowanym na stronach internetowych Parlamentu, w dniu wystawienia zlecenia płatniczego przez Parlament Europejski, o ile warunki szczegółowe nie stanowią wyraźnie inaczej.

Wypłaty ze strony Parlamentu Europejskiego uznawane są za dokonane w dniu pobrania danej sumy z konta Parlamentu Europejskiego.

Artykuł I.6

Konto bankowe

Wypłaty na rzecz beneficjenta dokonywane są na jego konto lub subkonto bankowe w banku mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, prowadzone w walucie euro, którego dane znajdują się poniżej:

nazwa banku: […]

adres oddziału prowadzącego konto: […]

dokładna nazwa posiadacza konta: […]

pełny numer konta (w tym kody bankowe): […]

IBAN: […]

kod BIC/SWIFT: […]

Artykuł I.7

Ogólne przepisy administracyjne

Wszelka korespondencja kierowana do Parlamentu Europejskiego w związku z decyzją o finansowaniu wymaga formy pisemnej, musi być opatrzona numerem decyzji o finansowaniu oraz należy ją przesłać na następujący adres:

Parlament Europejski

Przewodniczący

do rąk Dyrektora Generalnego ds. Finansów

Biuro SCH 05B031

L-2929 Luxembourg

Korespondencję zwykłą uznaje się za przyjętą przez Parlament Europejski w dniu, w którym zostaje ona formalnie zarejestrowana w Biurze Obsługi Pocztowej Parlamentu Europejskiego.

Decyzja o finansowaniu jest skierowana do beneficjenta i opatrzona następującym adresem:

Pan/Pani […]

[stanowisko]

[oficjalna nazwa organizacji beneficjenta]

[pełen adres siedziby]

O każdej zmianie adresu beneficjenta należy bezzwłocznie powiadomić pisemnie Parlament Europejski.

Artykuł I.8

Wejście decyzji w życie

Decyzja o finansowaniu wchodzi w życie w dniu jej podpisania w imieniu Parlamentu Europejskiego.

II.   WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

Artykuł II.1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji o finansowaniu:

1)

„sprawozdanie z działalności” oznacza pisemne uzasadnienie kosztów poniesionych w okresie kwalifikowalności; na przykład wyjaśnienia dotyczące działań, koszty administracyjne itd.; sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania rocznego;

2)

„sprawozdanie roczne” oznacza sprawozdanie przedkładane w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia roku budżetowego zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

3)

„saldo finansowania” oznacza różnicę między kwotą płatności zaliczkowych zgodnie z art. I.5.1. a ostateczną kwotą finansowania określoną na mocy art. II.25.4;

4)

„rozliczanie płatności zaliczkowych” oznacza sytuację, w której ostateczna kwota finansowania została ustalona przez urzędnika zatwierdzającego, a kwota wypłacona beneficjentowi nie jest już własnością Unii;

5)

„konflikt interesów” oznacza sytuację, w której bezstronne i obiektywne wykonanie przez beneficjenta decyzji o finansowaniu jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy dzielone z dowolną osobą trzecią w odniesieniu do przedmiotu decyzji o finansowaniu; przekonania polityczne zasadniczo nie stanowią powodu do zaistnienia konfliktu interesów w przypadku umów zawieranych między partiami politycznymi a organizacjami podzielającymi takie same wartości polityczne; jednak w przypadku takich umów musi zostać zachowana zgodność z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

6)

„wkłady rzeczowe” lub „darowizny rzeczowe” oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7)

„rok budżetowy N” lub „okres kwalifikowalności” oznaczają okres prowadzenia działalności, na który przyznano finansowanie na mocy decyzji o finansowaniu, zgodnie z art. I.2;

8)

„siła wyższa” oznacza wszelkie sytuacje lub wydarzenia niedające się przewidzieć lub wyjątkowe, będące poza kontrolą beneficjenta lub Parlamentu Europejskiego i uniemożliwiające im wypełnienie zobowiązań wynikających z decyzji o finansowaniu, i których nie można przypisać ich błędowi lub zaniedbaniu ani błędowi lub zaniedbaniu podwykonawców, podmiotów powiązanych ani stron trzecich otrzymujących wsparcie finansowe oraz których nie można przezwyciężyć pomimo wszelkich starań; w następujących przypadkach nie można powoływać się na siłę wyższą: spory pracownicze, strajki, trudności finansowe, niewykonanie usługi, usterki sprzętu lub wady materiału czy też opóźnienia w ich dostawie, chyba że są one bezpośrednim następstwem działania siły wyższej;

9)

„formalnie zawiadomić” oznacza poinformować pisemnie za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, z potwierdzeniem odbioru;

10)

„nadużycie finansowe” oznacza umyślne działanie lub zaniechanie mające wpływ na interesy finansowe Unii i wiążące się z wykorzystaniem lub przedstawieniem nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, lub z nieujawnieniem informacji z naruszeniem określonego zobowiązania;

11)

„finansowanie” oznacza „dotacje” w rozumieniu tytułu VI części pierwszej rozporządzenia finansowego i przepisów rozdziału IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

12)

„nieprawidłowość” oznacza każde naruszenie przepisu prawa Unii wynikające z działania lub zaniechania beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie Unii;

13)

„zasoby własne” oznaczają zewnętrzne źródła finansowania inne niż finansowanie otrzymane od Unii, np.: darowizny, wkłady wnoszone przez członków (zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014) itp.;

14)

„osoba powiązana” oznacza każdą osobę, która jest uprawniona do reprezentowania beneficjenta lub do podejmowania decyzji w jego imieniu;

15)

„istotny błąd” oznacza każde naruszenie postanowień decyzji o finansowaniu wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub mogłoby spowodować stratę dla budżetu Unii Europejskiej.

Artykuł II.2

Ogólne zobowiązania beneficjenta

Beneficjent:

a)

sam ponosi całkowitą odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich ciążących na nim zobowiązań wynikających z przepisów prawa; spoczywa na nim również ciężar dowodu;

b)

jest zobowiązany do zrekompensowania wszelkich szkód wyrządzonych Parlamentowi Europejskiemu w związku z wykonaniem, w tym niewłaściwym wykonaniem, decyzji o finansowaniu, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej;

c)

ponosi całkowitą odpowiedzialność wobec osób trzecich, w tym także za wszelkie szkody wyrządzone im podczas wykonywania decyzji o finansowaniu;

d)

bezzwłocznie informuje Parlament Europejski o wszelkich zmianach w swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, o zmianie swojej struktury własności, a także o zmianie swojej nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego;

e)

podejmuje wszelkie niezbędne kroki mające na celu niedopuszczenie do zaistnienia konfliktu interesów.

Artykuł II.3

Zobowiązania wynikające z posiadania rachunku bankowego

Konto lub subkonto, o którym mowa w art. I.6, musi pozwalać na identyfikację kwot przekazywanych przez Parlament Europejski oraz narosłych odsetek lub równorzędnych korzyści.

W przypadku, gdy kwoty przekazywane na wspomniane konto wypracowują odsetki lub przynoszą równorzędne odsetkom korzyści zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terenie którego konto zostało założone, odsetki lub równorzędne korzyści mogą zostać zatrzymane przez beneficjenta zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

W żadnym przypadku kwoty przekazywane przez Parlament Europejski nie są wykorzystywane do celów spekulacyjnych.

Kwoty zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia w oparciu o ostateczną kwotę finansowania.

Artykuł II.4

Odpowiedzialność za szkody

Parlament Europejski nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane lub poniesione przez beneficjenta, w tym również szkody wyrządzone osobom trzecim podczas lub w wyniku wykonywania niniejszej decyzji o finansowaniu.

Beneficjent lub osoba powiązana rekompensuje Parlamentowi Europejskiemu wszelkie szkody wyrządzone mu w związku z wykonaniem decyzji o finansowaniu lub z powodu wykonania decyzji o finansowaniu niezgodnie z jej postanowieniami, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej.

Artykuł II.5

Poufność

O ile decyzja o finansowaniu, art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i inne obowiązujące akty prawne Unii nie stanowią inaczej, Parlament Europejski oraz beneficjent zobowiązują się do zachowania poufnego charakteru wszystkich dokumentów, informacji lub innych materiałów bezpośrednio związanych z przedmiotem niniejszej decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.6

Przetwarzanie danych osobowych

Wszelkie dane osobowe zgromadzone w związku z niniejszą decyzją o finansowaniu przetwarza się zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 (6).

Dane takie przetwarza się wyłącznie do celów wykonywania i monitorowania decyzji o finansowaniu, z zachowaniem prawa do ich ewentualnego przekazania do wiadomości organom odpowiedzialnym za kontrolę i audyt, zgodnie z prawodawstwem unijnym.

Artykuł II.7

Przechowywanie dokumentacji

Zgodnie z art. 136 rozporządzenia finansowego beneficjent przechowuje wszelką dokumentację, dokumenty potwierdzające, dane statystyczne i inne dokumenty dotyczące wykonania decyzji o finansowania przez okres pięciu lat od daty dokonania płatności salda końcowego lub odzyskania nienależycie przekazanych płatności zaliczkowych.

Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania finansowania jest przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń.

Artykuł II.8

Widoczność finansowania przez Unię

II.8.1   Informacje dotyczące finansowania przez Unię

Bez wyraźnej prośby ze strony Parlamentu Europejskiego o postępowanie w inny sposób lub bez jego zgody na takie postępowanie we wszelkich komunikatach lub publikacjach beneficjenta dotyczących decyzji o finansowaniu, w tym także podczas konferencji lub seminariów oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych (takich jak broszury, ulotki, plakaty, prezentacje, informacje przekazywane elektronicznie itp.), należy informować, że program otrzymał wsparcie finansowe od Parlamentu Europejskiego.

II.8.2   Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

Wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta, bez względu na ich formę i sposób rozpowszechniania, muszą precyzować, iż odpowiedzialny za nie jest jedynie autor oraz że Parlament Europejski nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny sposób wykorzystania informacji zawartych w komunikacie lub publikacji.

II.8.3   Publikacja informacji przez Parlament Europejski

Parlament Europejski publikuje na stronie internetowej informacje, o których mowa w art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł II.9

Udzielanie zamówień przez beneficjenta

II.9.1   Zasady

Jeżeli beneficjent zawiera umowę w sprawie zamówienia w celu wykonania decyzji o finansowaniu, jest zobowiązany do ogłoszenia przetargu dla potencjalnych oferentów oraz do udzielenia zamówienia oferentowi, którego oferta jest, odpowiednio, najkorzystniejsza z punktu widzenia ekonomicznego lub która jest najtańsza. Beneficjent unika konfliktu interesów.

W przypadku zamówień o wartości przekraczającej kwotę 60 000 EUR na dostawcę i na towar lub usługę beneficjent musi zebrać co najmniej trzy oferty otrzymane w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu określające szczegółowe wymogi udzielenia zamówienia. Okres obowiązywania umów nie może przekraczać pięciu lat.

Jeżeli w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu przedstawione zostaną mniej niż trzy oferty, beneficjent jest zobowiązany wykazać, że w danym przetargu pozyskanie większej liczby ofert było niemożliwe.

II.9.2   Przechowywanie dokumentacji

Beneficjent przechowuje zapis oceny ofert i uzasadnia na piśmie ostateczny wybór dostawcy.

II.9.3   Kontrola

Beneficjent dba o to, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Beneficjent dba o to, by umowy zawierane ze stronami trzecimi przewidywały możliwość wykonywania tych uprawnień kontrolnych również wobec tych osób trzecich.

II.9.4   Odpowiedzialność

Wyłączna odpowiedzialność za wykonanie decyzji o finansowaniu oraz za przestrzeganie jej postanowień spoczywa na beneficjencie. Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków mających na celu zrzeczenie się przez zleceniobiorcę wszelkich roszczeń wobec Parlamentu Europejskiego z tytułu decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.10

Wsparcie finansowe dla osób trzecich

Wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta osobom trzecim w rozumieniu art. 137 rozporządzenia finansowego można, pod następującymi warunkami, uznać za wydatki kwalifikowalne:

a)

wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta następującym osobom trzecim … [wstawić nazwy potencjalnych beneficjentów wskazanych w formularzu wniosku];

b)

wsparcie finansowe udzielone jednej osobie trzeciej nie przekracza kwoty 60 000 EUR;

c)

osoba trzecia przeznacza otrzymane środki na pokrycie kosztów kwalifikowalnych;

d)

beneficjent gwarantuje ewentualne odzyskanie takiego wsparcia finansowego.

Krajowych lub europejskich partii politycznych ani krajowych lub europejskich fundacji politycznych nie uważa się za stronę trzecią do celów niniejszego artykułu.

Zgodnie z art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego beneficjent dba o to, by Parlament Europejski i Europejski Trybunał Obrachunkowy mogły wykonywać swoje uprawnienia kontrolne dotyczące dokumentów i lokali oraz informacji, w tym informacji przechowywanych na nośnikach elektronicznych, w stosunku do wszystkich osób trzecich, które otrzymały unijne środki finansowe.

Artykuł II.11

Siła wyższa

Jeśli Parlament Europejski lub beneficjent boryka się z sytuacją, w której zaistniała siła wyższa, zawiadamia bezzwłocznie o tym fakcie drugą stronę listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub podobnego typu potwierdzeniem, precyzując rodzaj, prawdopodobny czas trwania oraz przewidywane skutki tej sytuacji.

Parlament Europejski i beneficjent podejmują wszelkie kroki mające na celu zmniejszenie ewentualnych szkód, jakie mogłyby zostać wywołane przez sytuację, w której zaistniała siła wyższa.

Ani Parlament Europejski, ani beneficjent nie zostanie uznany za stronę niewywiązującą się z jakiegokolwiek ze swoich zobowiązań wynikających z decyzji o finansowaniu, jeżeli przeszkodziło mu w tym zdarzenie spowodowane siłą wyższą.

Artykuł II.12

Zawieszenie płatności finansowania

II.12.1   Powody zawieszenia

Nie naruszając art. 135 rozporządzenia finansowego i art. 208 zasad stosowania rozporządzenia finansowego, Parlament Europejski jest uprawniony do zawieszenia płatności finansowania:

(i)

jeżeli podejrzewa istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub nieprzestrzeganie zobowiązań ze strony beneficjenta w ramach procedury przyznania lub podczas wykonywania decyzji o finansowaniu i musi zweryfikować, czy jego podejrzenia mają uzasadnienie w stanie faktycznym;

(ii)

jeżeli beneficjent podlega karom finansowym przewidzianym w art. 27 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 aż do zapłacenia kary finansowej.

II.12.2   Procedura zawieszenia

Etap 1 – Przed zawieszeniem płatności Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze zawieszenia płatności, podając przyczyny zawieszenia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi, że nie będzie kontynuować procedury zawieszenia, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę zwieszenia, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o zawieszeniu, w której informuje go:

(i)

o wstępnym terminie zakończenia niezbędnej weryfikacji w przypadku, o którym mowa w ppkt (i) artykułu II.12.1; oraz

(ii)

o środkach odwoławczych.

II.12.3   Skutki zawieszenia

Zawieszenie płatności skutkuje tym, że beneficjent nie jest już uprawniony do otrzymywania żadnych płatności ze strony Parlamentu Europejskiego aż do zakończenia weryfikacji, o której mowa w ppkt (i) artykułu II.12.2 (etap 2), lub do ustania podstawy zawieszenia. Procedura ta nie pozbawia Parlamentu Europejskiego prawa do uchylenia finansowania lub cofnięcia decyzji o finansowaniu.

II.12.4   Wznowienie płatności

Od momentu, gdy ustała podstawa zawieszenia płatności, wszystkie płatności zostają wznowione, a Parlament Europejski informuje o tym beneficjenta.

Artykuł II.13

Cofnięcie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

II.13.1   Podstawy cofnięcia decyzji o finansowaniu

Parlament Europejski jest uprawniony do cofnięcia decyzji o finansowaniu na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w art. 16 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.13.2   Procedura cofnięcia decyzji o finansowaniu

Etap 1 – Przed cofnięciem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze cofnięcia decyzji o finansowaniu, podając przyczyny cofnięcia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie cofać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę cofnięcia decyzji o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję dotyczącą cofnięcia.

Wszelkie kwoty nienależnie wypłacone beneficjentowi są odzyskiwane zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego.

II.13.3   Skutki cofnięcia decyzji o finansowaniu

Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną od daty przyjęcia decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.14

Uchylenie decyzji o finansowaniu

II.14.1   Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta

Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o uchylenie decyzji o finansowaniu.

Beneficjent formalnie zawiadamia Parlament Europejski o wniosku o uchylenie decyzji o finansowaniu, podając:

a)

powody wniosku oraz

b)

dzień, w którym odstąpienie od decyzji o finansowaniu staje się skuteczne, przy czym nie może on nastąpić przed dniem wysłania formalnego zawiadomienia.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu określonym w decyzji o uchyleniu.

II.14.2   Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

(a)   Powody uchylenia decyzji o finansowaniu

Parlament Europejski ma prawo uchylić decyzję o finansowaniu w następujących przypadkach:

a)

na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, w przypadkach przewidzianych w art. 16 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

b)

jeżeli beneficjent przestał przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

c)

w sytuacjach przewidzianych w art. 135 ust. 3 i 5 rozporządzenia finansowego;

d)

beneficjent, osoba powiązana lub osoba ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania beneficjenta znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 106 ust. 1 lit. a) lub b) rozporządzenia finansowego;

e)

beneficjent lub osoba powiązana znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 106 ust. 1 lit. c), d), e) lub f) bądź w zakresie art. 106 ust. 2 rozporządzenia finansowego; lub

f)

jeżeli beneficjent zrzekła się statusu beneficjenta zgodnie z art. 10 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(b)   Procedura uchylenia decyzji o finansowaniu

Etap 1 – Przed uchyleniem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze uchylenia decyzji o finansowaniu, podając powody oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie uchylać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi uchylić decyzję o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o uchyleniu.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu powiadomienia beneficjenta o tej decyzji.

II.14.3   Skutki decyzji o uchyleniu finansowania

Decyzja o uchyleniu decyzji o finansowaniu wchodzi w życie ex nunc. Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia wejścia w życie decyzji o uchyleniu należy uznać za koszty niekwalifikowalne.

Artykuł II.15

Zbycie

Beneficjent nie może zbyć żadnej stronie trzeciej wierzytelności Parlamentu Europejskiego, z wyjątkiem przypadku, gdy zostanie to zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Parlament Europejski na podstawie uzasadnionego, pisemnego wniosku beneficjenta.

Jeśli Parlament Europejski nie zaakceptuje pisemnie zbycia lub jeśli nie zostaną spełnione warunki takiej akceptacji, zbycie nie jest dla Parlamentu wiążące.

W żadnym przypadku zbycie nie zwalnia beneficjenta z jego obowiązków względem Parlamentu Europejskiego.

Artykuł II.16

Odsetki za zwłokę

Jeżeli Parlament Europejski nie dokona płatności w wyznaczonym w tym celu terminie, beneficjent ma prawo do odsetek za zwłokę według stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania w euro (stopa referencyjna), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Stopa referencyjna to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin dokonania płatności, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria C).

Jeżeli Parlament Europejski zawiesi płatności zgodnie z art. II.12, czynności takich nie można uznać za zwłokę.

Odsetki za zwłokę należne są za okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia dokonania płatności włącznie z tym dniem.

W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, jeżeli naliczone odsetki wynoszą nie więcej niż 200 EUR, Parlament ma obowiązek wypłacenia ich beneficjentowi jedynie na jego wniosek złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zaległej płatności.

Artykuł II.17

Prawo właściwe

Niniejszą decyzję regulują odnośne przepisy prawa unijnego, a w szczególności rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 i odnośne przepisy rozporządzenia finansowego, które obowiązują w całości. W razie konieczności ich uzupełnienie stanowi prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym beneficjent ma siedzibę.

Artykuł II.18

Prawo do bycia wysłuchanym

W przypadkach, w których na mocy niniejszej decyzji o finansowaniu beneficjent ma prawo do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile nie przewidziano wyraźnie inaczej. Okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony na uzasadniony wniosek beneficjenta o kolejne 10 dni roboczych.

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

Artykuł II.19

Koszty kwalifikowalne

II.19.1   Warunki

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikujące się do objęcia finansowaniem Unii i zgodnie z art. 126 rozporządzenia finansowego, muszą one być zgodne z następującymi kryteriami:

a)

być bezpośrednio związane z przedmiotem decyzji o finansowaniu i zapisane w załączonym do niej szacunkowym budżecie;

b)

być niezbędne do wykonania decyzji o finansowaniu;

c)

być racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

d)

być generowane w okresie kwalifikowalności, o którym mowa w art. I.2, z wyjątkiem kosztów dotyczących sprawozdań rocznych i certyfikatów odnoszących się do sprawozdań finansowych i rozliczeń stanowiących ich podstawę;

e)

być rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

f)

być możliwe do ustalenia i skontrolowania oraz zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości, którym podlegają;

g)

być zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;

h)

być zgodne z art. II.9.1 ust. 1 oraz, co do zasady, z art. II.9.1. ust. 2.

Procedury księgowe i procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta muszą pozwalać na bezpośrednie zestawienie kosztów i wpływów zadeklarowanych w sprawozdaniu rocznym ze sprawozdaniami finansowymi i odpowiadającymi im dokumentami potwierdzającymi.

II.19.2   Przykłady kosztów kwalifikowalnych

Niezależnie od art. 126 rozporządzenia finansowego za kwalifikowalne uważa się przede wszystkim następujące koszty operacyjne, o ile odpowiadają one kryteriom określonym w ust. 1 niniejszego artykułu:

a)

koszty administracyjne i koszty związane ze wsparciem technicznym, organizacją posiedzeń, badaniami, wydarzeniami transgranicznymi, przeprowadzaniem analiz, rozpowszechnianiem informacji i publikacjami;

b)

koszty zatrudnienia pracowników odpowiadające płacom realnym wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i innymi kosztami wchodzącymi w skład wynagrodzenia na mocy obowiązującego prawa, o ile nie przekraczają one stawek średnich odpowiadających standardowej polityce beneficjenta w zakresie wynagrodzeń;

c)

koszty podróży i pobytu personelu, o ile odpowiadają one standardowym praktykom beneficjenta w zakresie kosztów delegacji;

d)

koszty amortyzacji wyposażenia lub innych aktywów (nowych lub używanych) zarejestrowanych w sprawozdaniach księgowych beneficjanta, pod warunkiem że aktywa:

(i)

zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie rachunkowości; oraz

(ii)

zostały zakupione zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi, jeśli do zakupu doszło w okresie kwalifikowalności;

e)

koszty materiałów biurowych i jednorazowego użytku oraz innych umów, pod warunkiem że:

(i)

zostały nabyte zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi; oraz

(ii)

są bezpośrednio związane z przedmiotem decyzji o finansowaniu;

f)

koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych decyzją o finansowaniu, w tym – w razie potrzeby – koszty usług finansowych (w szczególności gwarancji finansowych), pod warunkiem że odpowiednie usługi zakupiono zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi.

Artykuł II.20

Koszty niekwalifikowalne

Niezależnie od art. II.9.1 niniejszej decyzji oraz od art. 126 rozporządzenia finansowego następujących kosztów nie uznaje się za kwalifikowalne:

a)

zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

b)

dług i opłaty związane z jego obsługą;

c)

rezerwy na straty i długi;

d)

odsetki debetowe;

e)

należności wątpliwe;

f)

straty kursowe;

g)

koszty przelewów z Parlamentu Europejskiego nałożone przez bank beneficjenta;

h)

koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania otrzymującego dotację z budżetu Unii;

i)

wkłady rzeczowe;

j)

nadmierne i nieprzemyślane wydatki;

k)

podlegający odliczeniu podatek VAT;

l)

zabronione finansowanie niektórych stron trzecich zgodnie z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł II.21

Wkłady rzeczowe

Parlament Europejski zgadza się, aby w trakcie wykonania decyzji o finansowaniu beneficjent otrzymywał wkłady rzeczowe, pod warunkiem, że wartość takich wkładów nie przekracza:

a)

kosztów rzeczywiście poniesionych i właściwie udokumentowanych dokumentami księgowymi wystawionymi przez strony trzecie, które przekazały te wkłady beneficjentowi bezpłatnie, lecz pokrywając odpowiadające im koszty;

b)

lub, w razie braku takich dokumentów, kosztów odpowiadających kosztom ogólnie obowiązującym na danym rynku.

c)

ich wartości przyjętej w budżecie szacunkowym;

d)

50 % zasobów własnych przyjętych w budżecie szacunkowym.

Wkłady rzeczowe:

a)

są odrębnie wyszczególniane w budżecie szacunkowym w celu odzwierciedlenia łącznych środków;

b)

są zgodne z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z krajowymi przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi zabezpieczenia społecznego;

c)

mogą zostać przyjęte jedynie tymczasowo pod warunkiem potwierdzenia przez audytora zewnętrznego i przyjęcia w decyzji dotyczącej ostatecznej kwoty finansowania;

d)

nie mogą mieć postaci nieruchomości.

Artykuł II.22

Przesunięcia budżetowe

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet określony w załączniku 1 poprzez przesunięcia między poszczególnymi kategoriami budżetu. Dostosowanie to nie wymaga zmiany decyzji o finansowaniu. Przesunięcia takie uzasadnia się w sprawozdaniu rocznym.

Artykuł II.23

Obowiązki w zakresie sprawozdawczości

II.23.1   Sprawozdanie roczne

Najlepiej do dnia 15 maja, a najpóźniej do dnia 30 czerwca, roku następującego po roku budżetowym N beneficjent przedkłada sprawozdanie roczne, które obejmuje:

a)

roczne sprawozdania finansowe i towarzyszące im informacje dodatkowe obejmujące dochody, koszty, aktywa i zobowiązania beneficjenta na początek i na koniec roku budżetowego, zgodnie z prawem właściwym w państwie członkowskim, w którym beneficjent ma siedzibę;

b)

roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (7);

c)

wykaz darczyńców i ofiarodawców wraz z odnośnymi darowiznami lub wkładami zgłoszonymi zgodnie z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

d)

sprawozdanie z działalności;

e)

sprawozdanie finansowe przygotowane na podstawie struktury budżetu szacunkowego;

f)

szczegółowe informacje o rachunkach dotyczące dochodów, kosztów, aktywów i zobowiązań;

g)

zestawienie sprawozdania finansowego, o którym mowa w lit. e), ze szczegółami dotyczącymi rachunków, o których mowa w lit. f);

h)

wykaz dostawców, którzy w danym roku budżetowym pobrali od beneficjenta ponad 10 000 EUR, z wyszczególnieniem nazwy i adresu dostawcy oraz zakresu dostarczonych dóbr i usług.

W przypadku przeniesienia, o którym mowa w art. II.25.3, sprawozdanie roczne musi obejmować dokumenty wymienione w lit. d), e), f) i g) odnoszące się do pierwszego kwartału roku następującego po odnośnym roku budżetowym.

Sprawozdanie roczne musi zawierać informacje wystarczające do ustalenia ostatecznej kwoty finansowania.

II.23.2   Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Audyt zewnętrzny ma na celu poświadczenie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości przedstawionych w nim wydatków, a w szczególności poświadczenie, że:

a)

przygotowane rozliczenia finansowe są zgodne z mającym zastosowanie w przypadku beneficjenta prawem krajowym, nie zawierają poważnych nieprawidłowości oraz przedstawiają w sposób prawdziwy i obiektywny sytuację finansową i wyniki działań;

b)

sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002;

c)

zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione;

d)

zadeklarowane przychody są kompletne;

e)

dokumenty finansowe przedstawione Parlamentowi przez beneficjenta są zgodne z zapisami finansowymi decyzji o finansowaniu;

f)

obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności z jego art. 20, zostały wypełnione;

g)

obowiązki wynikające z decyzji o finansowaniu, zwłaszcza z jego art. II.9 i art. II.19, zostały wypełnione;

h)

wkłady w naturze zostały faktycznie przekazane beneficjentowi i poddane waloryzacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;

i)

wszelka nadwyżka finansowania unijnego została przeniesiona na następny rok budżetowy i wykorzystana w pierwszym kwartale roku budżetowego, zgodnie z art. 125 ust. 6 rozporządzenia finansowego;

j)

jakakolwiek nadwyżka zasobów własnych została przeniesiona do rezerwy.

Artykuł II.24

Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego

Do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym N Parlament Europejski zatwierdza lub odrzuca sprawozdanie finansowe zgodnie z postanowieniami art. II.23.1.

Jeżeli Parlament Europejski nie udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie sześciu miesięcy od otrzymania sprawozdania rocznego, sprawozdanie to uznaje się za zatwierdzone.

Zatwierdzenie sprawozdania rocznego nie ma wpływu na ustalenie ostatecznej kwoty finansowania zgodnie z art. II.25, przez co Parlament Europejski podejmuje ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

Parlament Europejski może zażądać od beneficjenta dodatkowych informacji w celu podjęcia decyzji w sprawie sprawozdania rocznego. W takim przypadku termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania informacji i poddania ich ocenie przez Parlament Europejski.

Jeżeli w sprawozdaniu rocznym występują istotne braki, Parlament Europejski może je odrzucić bez żądania od beneficjenta podania dodatkowych informacji oraz zażądać przedłożenia przez beneficjenta nowego sprawozdania w terminie 15 dni roboczych.

Wnioski o przekazanie dodatkowych informacji lub o sporządzenie nowego sprawozdania przedstawiane są beneficjentowi na piśmie.

W przypadku odrzucenia pierwotnego sprawozdania rocznego i zażądania nowego sprawozdania zastosowanie do nowego sprawozdania ma procedura zatwierdzenia opisana w niniejszym artykule.

Artykuł II.25

Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

II.25.1   Skutki sprawozdania rocznego

Decyzja Parlamentu Europejskiego, w której ustala się ostateczną kwotę finansowania, opiera się na sprawozdaniu rocznym zatwierdzonym zgodnie z art. II.24. W przypadku definitywnego odrzucenia sprawozdania rocznego przez Parlament Europejski lub nieprzedłożenia sprawozdania rocznego przez beneficjenta w obowiązującym terminie w decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania nie można wskazać żadnych kosztów podlegających zwrotowi.

II.25.2   Pułap

Ostateczna kwota finansowania ograniczona jest do kwoty ustalonej w art. I.4 i nie przekracza 85 % rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

II.25.3   Przeniesienie nadwyżki

Jeśli na zakończenie roku budżetowego N beneficjent osiągnie nadwyżkę dochodów nad wydatkami, część tej nadwyżki można przenieść na rok budżetowy N+1 zgodnie z art. 125 ust. 6 rozporządzenia finansowego.

(a)   Definicja nadwyżki

Nadwyżka w roku budżetowym N jest różnicą między łącznymi kosztami kwalifikowalnymi a sumą:

(i)

wstępnej (maksymalnej) kwoty finansowania zgodnie z art. I.4;

(ii)

zasobów własnych beneficjenta przeznaczonych na pokrycie kosztów kwalifikowalnych – w sytuacji, gdy beneficjent uprzednio pokrył wydatki niekwalifikowalne wyłącznie z własnych środków; oraz

(iii)

wszelkiej nadwyżki przeniesionej z roku budżetowego N-1.

Nadwyżka, którą można przenieść na rok budżetowy N+1, nie przekracza 25 % całkowitego dochodu, o którym mowa w powyższych ppkt (i) i (ii).

(b)   Rozliczenie rezerwy na koszty kwalifikowalne

Faktycznie przeniesiona kwota figuruje w bilansie roku budżetowego N jako „rezerwa na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N+1”. Środki te stanowią koszty kwalifikowalne w roku budżetowym N.

Ponadto na podstawie tymczasowego rozliczenia sporządzonego najpóźniej w dniu 31 marca roku N+1 określa się koszty kwalifikowalne rzeczywiście poniesione do tej daty. Rezerwa nie przekracza tych kosztów.

W roku N+1 rezerwa jest uwalniana i generuje dochód, który wykorzystywany jest na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku budżetowego N+1.

II.25.4   Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

Parlament Europejski co roku kontroluje zgodność wydatków z postanowieniami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, rozporządzenia finansowego i decyzji o finansowaniu. Każdego roku wydaje on decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, o której powiadamia się beneficjenta w należyty sposób.

Ostateczna kwota finansowania na rok budżetowy N jest ustalana w roku N+1.

Po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania następuje rozliczenie płatności zaliczkowych.

II.25.5   Saldo finansowania

Jeżeli wypłacone płatności zaliczkowe przekraczają ostateczną kwotę finansowania, Parlament Europejski odzyskuje nienależycie przekazane płatności zaliczkowe.

Jeżeli ostateczna kwota finansowania przekracza przekazane płatności zaliczkowe, Parlament Europejski wypłaca różnicę.

II.25.6   Zysk

(a)   Definicja

Pojęcie zysku zdefiniowane zostało w art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

(b)   Tworzenie rezerwy

Zgodnie z art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego beneficjent może tworzyć rezerwy z nadwyżki zasobów własnych określonych w art. II.1.

Nadwyżka, która ma zostać przekazana na rachunek rezerwy, stanowi w stosownym przypadku kwotę zasobów własnych przekraczających sumę zasobów własnych koniecznych do pokrycia 15 % kosztów kwalifikowalnych rzeczywiście poniesionych w roku budżetowym N oraz 15 % kosztów ujętych w rezerwie do przeniesienia na rok budżetowy N+1. Beneficjent musi uprzednio pokryć koszty niekwalifikowalne wyłącznie z zasobów własnych.

Nadwyżka przydzielona do rezerwy nie jest uwzględniana przy obliczaniu zysku.

Rezerwę wykorzystuje się wyłącznie na pokrycie kosztów operacyjnych beneficjenta.

(c)   Odzyskiwanie należności

Finansowanie nie może przynosić beneficjentowi zysku. Parlament Europejski jest uprawniony do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne, zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

Artykuł II.26

Odzyskiwanie należności

Jeżeli beneficjentowi zostały wypłacone kwoty nienależne lub jeżeli uzasadniona jest procedura odzyskiwania należności zgodnie z warunkami określonymi w decyzji o finansowaniu, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub rozporządzeniu finansowym, beneficjent zwraca Parlamentowi Europejskiemu kwoty, o których mowa, na warunkach określonych przez Parlament i w podanym przez niego terminie.

II.26.1   Odsetki za zwłokę

W przypadku niedokonania przez beneficjenta zwrotu w terminie ustalonym przez Parlament Europejski, Parlament Europejski powiększa należną mu sumę o odsetki za zwłokę w wysokości określonej w art. II.16. Odsetki za zwłokę naliczane są za okres od upływu wyznaczonego terminu zwrotu do dnia otrzymania przez Parlament Europejski całej nienależnej beneficjentowi sumy włącznie.

Wszelka spłata częściowa pokrywa w pierwszej kolejności koszty i odsetki za zwłokę, a dopiero później kwotę główną.

II.26.2   Kompensowanie

W przypadku niedokonania zwrotu w wyznaczonym terminie zwrot sum należnych Parlamentowi Europejskiemu może być dokonany poprzez kompensację z sumami należnymi beneficjentowi z dowolnego innego tytułu, zgodnie z art. 80 rozporządzenia finansowego i zasadami stosowania. W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych koniecznością ochrony finansowych interesów Unii, Parlament Europejski może ściągać należne sumy drogą kompensaty przed upływem terminu płatności. Uprzednia zgoda beneficjenta nie jest wymagana.

II.26.3   Opłaty bankowe

Kosztami bankowymi spowodowanymi zwrotem sum należnych Parlamentowi Europejskiemu obciążony jest wyłącznie beneficjent.

Artykuł II.27

Gwarancja finansowa

Jeżeli Parlament Europejski zażąda gwarancji finansowej zgodnie z art. 134 rozporządzenia finansowego, muszą zostać spełnione spełniać następujące warunki:

a)

gwarancji finansowej musi udzielić bank lub zatwierdzona instytucja finansowa albo – jeśli wniesie o to beneficjent, a Parlament Europejski wyrazi zgodę – strona trzecia;

b)

gwarant musi występować w charakterze gwaranta na pierwsze wezwanie i nie może wymagać, aby Parlament Europejski w pierwszej kolejności ściągał należność od głównego dłużnika (tj. danego beneficjenta); oraz

c)

gwarancja finansowa musi wyraźnie pozostawać w mocy do rozliczenia zaliczki w odniesieniu do płatności okresowych lub wypłaty salda przez Parlament Europejski. Jeśli wypłata salda przybiera formę odzyskania należności, gwarancja finansowa musi pozostawać w mocy do czasu uznania spłaty całości długu; Parlament Europejski musi zwolnić gwarancję w ciągu następnego miesiąca.

Artykuł II.28

Kontrola

II.28.1   Przepisy ogólne

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych – w ramach swoich kompetencji i zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 – mogą w dowolnej chwili skorzystać z przysługujących im uprawnień kontrolnych w celu ustalenia, czy beneficjent wywiązuje się z wszystkich obowiązków określonych w decyzji o finansowaniu, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniu finansowym.

Beneficjent należycie współpracuje z właściwymi organami i udziela im wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych mogą powierzać zadanie przeprowadzenia kontroli organom zewnętrznym („upoważnione organy”), przekazując im stosowne upoważnienie do działania w ich imieniu.

II.28.2   Obowiązek przechowywania dokumentów

Przez okres pięciu lat począwszy od daty przedłożenia sprawozdania rocznego beneficjent przechowuje na odpowiednim nośniku wszystkie oryginały dokumentów, w szczególności księgowych i podatkowych, w tym oryginały w formie elektronicznej, jeśli zezwala na to ich prawo krajowe i na określonych w nim warunkach.

Pięcioletni okres, o którym mowa w akapicie pierwszym, nie ma zastosowania, jeśli trwają audyty, procedury odwoławcze, spory lub jeśli dochodzi się roszczeń w odniesieniu do finansowania. W takich przypadkach beneficjent przechowuje dokumenty aż do zakończenia audytów, procedur odwoławczych, sporów czy dochodzenia roszczeń.

II.28.3   Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

Beneficjent przekazuje wszelkie dokumenty lub informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym, o jakie zwróci się Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych lub upoważniony do tego organ („właściwy organ”).

Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane przez beneficjenta są przetwarzane zgodnie z art. II.6.

II.28.4   Wizyty na miejscu

Właściwy organ może przeprowadzać wizyty na miejscu w siedzibach beneficjenta. W tym celu właściwy organ może wystąpić z pisemnym wnioskiem do beneficjenta o podjęcie stosownych działań w celu umożliwienia przeprowadzenia takiej wizyty w odpowiednim terminie, który ustala właściwy organ.

Podczas wizyty na miejscu beneficjent musi udostępnić właściwemu organowi obiekty i pomieszczenia, w których prowadzi lub prowadził działalność, a także wszystkie niezbędne informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym.

Beneficjent musi dopilnować, by informacje były łatwo dostępne w momencie wizyty na miejscu oraz by żądane informacje były przekazywane w odpowiedniej formie.

II.28.5   Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

Na podstawie ustaleń z procedury kontroli Parlament Europejski sporządza wstępne sprawozdanie z audytu, które przesyła się beneficjentowi. Beneficjent może przedstawić uwagi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wstępnego sprawozdania z audytu.

W oparciu o ustalenia zawarte we wstępnym sprawozdaniu z audytu oraz o ewentualne uwagi beneficjenta Parlament przedstawia ostateczne ustalenia w końcowym sprawozdaniu z audytu. Końcowe sprawozdanie z audytu jest przekazywane beneficjentowi w ciągu 60 dni kalendarzowych od upłynięcia terminu na przedstawienie uwag do wstępnego sprawozdania z audytu.

II.28.6   Skutki ustaleń z audytu

Niezależnie od prawa Parlamentu do podjęcia środków na mocy art. II.12–14 Parlament Europejski należycie uwzględnia końcowe ustalenia z audytu przy określaniu ostatecznej kwoty finansowania.

O przypadkach ewentualnego oszustwa lub poważnego naruszenia obowiązujących przepisów, ujawnionych w końcowych ustaleniach z audytu, informuje się właściwe organy krajowe lub unijne w celu podjęcia dalszych działań.

Parlament Europejski może dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o końcowe ustalenia z audytu.

II.28.7   Prawa kontrolne OLAF-u

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) korzysta z praw kontroli wobec beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z rozporządzeniem Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (8), rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 (9) oraz art. 24 ust. 4 i art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Beneficjent należycie współpracuje z OLAF-em i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament może w każdej chwili dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o ustalenia przekazane przez OLAF zgodnie z art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przed podjęciem przez Parlament Europejski decyzji o dostosowaniu z mocą wsteczną decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania beneficjent jest należycie powiadamiany o stosownych ustaleniach i zamiarze dostosowania przez Parlament decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, a także ma możliwość przedstawienia uwag.

II.28.8   Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Europejski Trybunał Obrachunkowy korzysta z prawa do kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, a mianowicie z art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego i art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Zastosowanie ma art. II.28.3 i II.28.4.

Beneficjent należycie współpracuje z Trybunałem Obrachunkowym i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

II.28.9   Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4

Jeśli beneficjent nie wywiąże się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4, Parlament Europejski może uznać wszelkie koszty niedostatecznie uzasadnione przez beneficjenta za niepodlegające zwrotowi.

W imieniu Parlamentu Europejskiego

[nazwisko, imię]

[podpis]

Sporządzono w [miasto: Strasburg, Luksemburg, Bruksela]

Załącznik 1

Budżet szacunkowy

Koszty

Koszty kwalifikowalne

Budżet

Faktycznie

A.1: Koszty zatrudnienia pracowników

1.

Wynagrodzenia

2.

Składki

3.

Szkolenie zawodowe

4.

Koszty delegacji

5.

Inne koszty zatrudnienia pracowników

 

 

A.2: Koszty infrastruktury i operacyjne

1.

Czynsz, media i koszty utrzymania

2.

Koszty instalacji, eksploatacji i utrzymania urządzeń

3.

Koszty amortyzacji ruchomości i nieruchomości

4.

Materiały papiernicze i narzędzia biurowe

5.

Opłaty pocztowe i telekomunikacyjne

6.

Koszty druku, tłumaczeń, reprodukcji

7.

Inne koszty związane z infrastrukturą

 

 

A.3: Koszty administracyjne

1.

Koszty dokumentacji (prasa, agencje prasowe, bazy danych)

2.

Koszty analiz i badań

3.

Koszty sądowe

4.

Koszty księgowe i audytu

5.

Wsparcie dla stron trzecich

6.

Inne koszty administracyjne

 

 

A.4: Posiedzenia i koszty reprezentacyjne

1.

Koszty posiedzeń

2.

Uczestnictwo w seminariach i konferencjach

3.

Koszty reprezentacyjne

4.

Koszty zaproszeń

5.

Inne koszty związane z organizacją posiedzeń

 

 

A.5: Koszty rozpowszechniania i publikacji

1.

Koszty publikacji

2.

Tworzenie i użytkowanie stron internetowych

3.

Koszty reklamy

4.

Drobne materiały promocyjne

5.

Seminaria i wystawy

6.

Inne koszty związane z polityką informacyjną

 

 

A.7: Przydział na „rezerwę na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N+1”

 

 

A. KWOTA CAŁKOWITA KOSZTÓW KWALIFIKOWALNYCH

 

 

Koszty niekwalifikowalne

1.

Rezerwa

2.

Straty kursowe

3.

Wierzytelności wątpliwe na rzecz stron trzecich

4.

Wkłady rzeczowe

5.

Inne (określić jakie)

 

 

B. KWOTA CAŁKOWITA KOSZTÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH

 

 

C. KOSZTY OGÓŁEM

 

 


Dochody

 

Budżet

Faktycznie

D.1 Uwolnienie „rezerwy na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N”

nie dotyczy

 

D.2 Finansowanie Parlamentu Europejskiego

 

 

D.3 Opłaty członkowskie

 

 

3.1

ze strony członków fundacji

3.2

ze strony członków niepartyjnych

 

 

D.4 Darowizny

 

 

 

 

 

D.5 Zasoby własne

 

 

(wymienić)

 

 

D.6. Odsetki z tytułu płatności zaliczkowych

 

 

D.7. Wkłady rzeczowe

 

 

D. WPŁYWY OGÓŁEM

 

 

E. Zyski/straty (F-C)

 

 


F. Zasoby własne przeniesione na rachunek rezerwy

 

 

G. Zyski/straty związane z kontrolą zgodności z zasadą non-profit (E-F)

 

 

Uwaga: struktura jedynie orientacyjna. Wiążąca struktura budżetu szacunkowego publikowana jest co roku wraz z zaproszeniem do składana wniosków.

Załącznik 2

Program prac

[dołączyć do każdego wniosku o finansowanie]

 

(1)  Dz.U. L 317 z 4.11.2014, s. 1

(2)  Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(3)  Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1.

(4)  Dz.U. L 333 z 19.12.2015, s. 50.

(5)  Dz.U. C 205 z 29.6.2017, s. 2.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

(7)  Rozporządzenie (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 r. w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości (Dz.U. L 243 z 11.9.2002, s. 1).

(8)  Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2).

(9)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).