Verzending van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken tussen EU-landen (tot 2022)

SAMENVATTING VAN:

Verordening (EG) nr. 1393/2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de EU-landen van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken

WAT IS HET DOEL VAN DEZE VERORDENING?

Met de verordening wordt beoogd een snelle, veilige en gestandaardiseerde procedure in te voeren voor de verzending van gerechtelijke* en buitengerechtelijke stukken* in burgerlijke of handelszaken tussen partijen die zich in verschillende landen van de Europese Unie (EU) bevinden.

Verordening (EG) nr. 1393/2007 wordt met ingang van 1 juli 2022 ingetrokken en vervangen door Verordening (EU) 2020/1784 (zie samenvatting).

KERNPUNTEN

Toepassingsgebied

Deze verordening is van toepassing in burgerlijke en in handelszaken, waarin een gerechtelijk of buitengerechtelijk stuk van een EU-land naar een ander EU-land moet worden verzonden.
Ze is niet van toepassing in:
- fiscale zaken,
- douanezaken,
- administratieve zaken of
- gevallen van aansprakelijkheid van de staat wegens handelingen of omissies bij de uitoefening van het staatsgezag.
Deze verordening is niet van toepassing indien het adres van degene voor wie het stuk is bestemd, onbekend is.

Verdere verbetering van de betekening of kennisgeving (verzending) van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken

De verordening voorziet in:

een regel dat de ontvangende instantie alle nodige stappen moet ondernemen om het stuk zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand te verzenden;
een modelformulier om degene voor wie het stuk bestemd is in kennis stellen dat deze het te betekenen of ter kennis te brengen stuk kan weigeren in ontvangst te nemen ofwel op het ogenblik van de betekening of kennisgeving ofwel door het stuk binnen een week naar de ontvangende instantie terug te zenden;
een regel dat de kosten voor het optreden van een deurwaarder of van een overeenkomstig het recht van het aangezochte EU-land bevoegde persoon moeten overeenkomen met een enkele vaste vergoeding waarvan het bedrag vooraf door dit land wordt bepaald met inachtneming van de beginselen van evenredigheid en non-discriminatie;
uniforme voorwaarden voor betekening of kennisgeving door postdiensten (aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze).

Instanties binnen EU-landen zorgen voor verzending

De EU-landen wijzen de instanties aan die verantwoordelijk zijn voor de verzending en de ontvangst van de stukken. Zij moeten hun namen en adressen, hun territoriale bevoegdheid en de geaccepteerde talen en methode van ontvangst van stukken overleggen aan de Europese Commissie.
Elk EU-land heeft ook een centrale instantie die ervoor verantwoordelijk is de instanties informatie te verschaffen, oplossingen te zoeken voor eventuele problemen die zich voordoen en in buitengewone omstandigheden op verzoek van een verzendende instantie, aan de bevoegde ontvangende instantie een aanvraag voor betekening of kennisgeving te doen toekomen.
Een federale staat, een staat waarin verschillende rechtsstelsels gelden of een staat met autonome territoriale structuren kan meer dan een centrale instantie aanwijzen. Deze aanwijzing is gedurende vijf jaar geldig en kan om de vijf jaar worden verlengd.

Versnelling van de betekening of kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken

De aanvrager verstuurt stukken naar de verzendende instantie en draagt de eventuele kosten van vertaling vóór de verzending van het stuk. De aanvrager wordt door de verzendende instantie in kennis gesteld van het feit dat degene voor wie het stuk is bestemd, kan weigeren het stuk in ontvangst te nemen omdat het niet in de officiële taal van het EU-land waar betekening of kennisgeving moet plaatsvinden, is opgesteld.
Stukken moeten rechtstreeks en zo spoedig mogelijk tussen instanties worden verzonden met alle geschikte verzendingsmiddelen, zolang deze leesbaar zijn en overeenstemmen met het origineel. Een verzoek middels het modelformulier zoals opgenomen in de bijlage van de verordening, moet in een van de door EU-landen aangegeven geaccepteerde talen zijn opgesteld. De stukken zijn vrijgesteld van legalisatie of een daarmee gelijk te stellen formaliteit. De ontvangende instantie moet binnen zeven dagen een ontvangstbewijs verzenden. Laatstgenoemde dient zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de verzendende instantie indien er gegevens ontbreken.

De betekening of kennisgeving van stukken overeenkomstig de wet van het ontvangende EU-land binnen een maand

De ontvangende instantie moet binnen een maand zelf voor de betekening of kennisgeving van het stuk zorgen of zorgen dat dit geschiedt. Als dat niet mogelijk is, moet de ontvangende instantie de verzendende instantie daarvan op de hoogte stellen en blijven proberen de betekening of kennisgeving van het stuk te laten plaatsvinden. De betekening of kennisgeving vindt plaats overeenkomstig de wet van het ontvangende EU-land, of door een bepaalde methode indien daarom wordt verzocht door de verzendende instantie en deze voldoet aan de nationale wetgeving. Wanneer de betekening of kennisgeving van het stuk is geschied, moet een certificaat van voltooiing van de betrokken formaliteiten worden opgesteld in een taal die wordt geaccepteerd door het EU-land van afkomst en aan de verzendende instantie worden toegezonden.
De datum van betekening of kennisgeving is de datum waarop betekening of kennisgeving van het stuk overeenkomstig de wet van het aangezochte EU-land is geschied, tenzij het stuk binnen een bepaalde periode moet worden verstuurd volgens de wet van dat land. De betekening of kennisgeving mag geen kosten of heffingen in het aangezochte EU-land met zich meebrengen, tenzij daar een bijzondere vorm van betekening of kennisgeving wordt toegepast of bijstand door een deurwaarder wordt verleend. In dat geval draagt de aanvrager de kosten. De EU-landen moeten van tevoren een enkele vergoeding vaststellen en deze aan de Commissie meedelen.
De betekening of kennisgeving van stukken kan ook rechtstreeks geschieden door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging of via de deurwaarders, ambtenaren of andere bevoegde personen van het aangezochte EU-land, indien dat in het betreffende land is toegestaan. In uitzonderlijke gevallen kunnen stukken langs consulaire of diplomatieke weg aan instanties van een ander EU-land worden toegezonden.

Degene voor wie het stuk is bestemd informeren over het recht het te betekenen of ter kennis te brengen stuk te weigeren

De ontvangende instantie informeert degene voor wie het stuk is bestemd over het recht om het stuk te weigeren, indien het stuk niet is opgesteld in een taal die hij of zij begrijpt of in de officiële taal van het EU-land waar de betekening of kennisgeving plaatsvindt. Deze weigering dient plaats te vinden op het moment van betekening of kennisgeving, of door het stuk binnen een week naar de ontvangende instantie terug te sturen.
Indien het document een dagvaarding (een officieel bevel voor iemand om voor een rechtbank te verschijnen) of een vergelijkbaar stuk is en de verweerder niet verschijnt, mag pas een beslissing worden gewezen wanneer het zeker is dat van het stuk betekening of kennisgeving is gedaan volgens het nationale recht van het aangezochte EU-land, dat het is afgegeven en dat de verweerder genoeg tijd heeft gehad om een verweer in te dienen. De beslissing mag echter wel worden gewezen indien het stuk is verzonden op een van de in de verordening uiteengezette wijzen en indien meer dan zes maanden zijn verstreken zonder dat enig certificaat is ontvangen, ondanks alle redelijke inspanningen door de bevoegde autoriteiten van het aangezochte EU-land. Indien de verweerder niet op tijd van het document op de hoogte was om te verschijnen, is het nog altijd mogelijk om een verzoek om verlening van een nieuwe termijn in te dienen binnen een redelijke tijd nadat de verweerder van de beslissing op de hoogte is gesteld.
De Commissie moet een handleiding verstrekken die de door de EU-landen verstrekte informatie bevat en deze regelmatig bijwerken. Uiterlijk in 2011, en vervolgens om de vijf jaar, moet de Commissie een verslag indienen over de toepassing van de verordening, dat gericht is op de doeltreffendheid van de instanties.

Intrekking

Verordening (EG) nr. 1393/2007 wordt met ingang van 1 juli 2022 ingetrokken en vervangen door Verordening (EU) 2020/1784.

VANAF WANNEER IS DE VERORDENING VAN TOEPASSING?

De verordening is van toepassing sinds 13 november 2008, met uitzondering van artikel 23 (inzake de communicatie en publicatie van bepaalde informatie door de EU-landen) dat van toepassing is sinds 13 augustus 2008.

ACHTERGROND

Zie voor meer informatie:

De betekening en de kennisgeving van stukken (Europese Commissie)
Formulieren inzake de betekening van stukken (Europees e-justitieportaal)

KERNBEGRIPPEN

Gerechtelijk stuk: een juridisch document dat wordt verstrekt in de loop van een burgerlijk of handelsgeding (bijvoorbeeld een dagvaarding, exploot of vonnis) waarvan betekening of kennisgeving moet worden gedaan aan een partij.

Buitengerechtelijk stuk: een juridisch document waarvan betekening of kennisgeving wordt gedaan maar dat buiten het dossier valt (bijvoorbeeld een factuur of een uitzettingsvonnis).

BELANGRIJKSTE DOCUMENT

Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken (de betekening en de kennisgeving van stukken), en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad (PB L 324 van 10.12.2007, blz. 79-120)

Achtereenvolgende wijzigingen in Verordening (EG) nr. 1393/2007 werden in de basistekst opgenomen. Deze geconsolideerde versie is enkel van documentaire waarde.

Laatste bijwerking 11.12.2020