EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

Voorstel voor een

Interinstitutioneel Akkoord

inzake een verplicht transparantieregister

HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE EN DE EUROPESE COMMISSIE

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), en met name artikel 295, en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (Euratom-Verdrag), en met name artikel 106a,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie (hierna “de drie instellingen” genoemd) voeren een open, transparante en regelmatige dialoog met representatieve organisaties en met het maatschappelijk middenveld, in overeenstemming met het Verdrag betreffende de Europese Unie (EU-Verdrag), in het bijzonder artikel 11 lid 1 en lid 2.

(2) Deze openheid stelt alle belanghebbenden in staat om hun standpunt kenbaar te maken over beslissingen die op hen van invloed zijn en draagt derhalve op doeltreffende wijze bij aan de empirische onderbouwing van beleidsvoorstellen. Het betrekken van belanghebbenden verhoogt de kwaliteit van besluitvorming doordat communicatielijnen worden geboden voor het inbrengen van externe standpunten en expertise.

(3) De drie instellingen bevestigen dat transparantie en verantwoording essentieel zijn om het vertrouwen van Europese burgers in de rechtmatigheid van de politieke, wetgevende en administratieve processen in de Unie te behouden.

(4) Transparantie van belangenvertegenwoordiging is in het bijzonder van belang om burgers in staat te stellen de activiteiten en de mogelijke invloed van belangenvertegenwoordigers te volgen. De drie instellingen zijn van mening dat een dergelijke transparantie het best gewaarborgd wordt d.m.v. een Gedragscode die regels en beginselen bevat die van toepassing zijn op belangenvertegenwoordigers die zich inschrijven in een transparantieregister en zodoende de Code aanvaarden.

(5) Gezien de positieve ervaring met het Transparantieregister voor organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid, vastgesteld bij het Akkoord van het Europees Parlement en de Europese Commissie van 16 april 2014 1 , zijn de drie instellingen van mening dat een dergelijk akkoord op gepaste wijze zou moeten worden uitgebreid.

(6) De drie instellingen erkennen de noodzaak om een verplicht Transparantieregister (hierna “het register” genoemd) in te voeren door aan bepaalde interacties met hen de voorwaarde van voorafgaande inschrijving te verbinden, waardoor inschrijving een de facto voorafgaande voorwaarde wordt voor belangenvertegenwoordiging, en aldus wordt gewaarborgd dat een dergelijke vertegenwoordiging plaatsvindt overeenkomstig de in de Gedragscode neergelegde regels en beginselen.

(7) De drie instellingen geven bij deze gehoor aan de behoefte om zo snel mogelijk een interinstitutioneel akkoord te sluiten over de invoering van een verplicht register, in overeenstemming met de resolutie van het Europees Parlement van 28 april 2016 over publieke toegankelijkheid van documenten 2 .

(8) De werking van dit register doet geen afbreuk aan de bevoegdheden van een van de drie instellingen en heeft geen invloed op hun respectieve interne organisatorische bevoegdheden, onverminderd de overeenkomst die zij dienen te sluiten betreffende de specifieke voorwaarden inzake hun bijdragen aan de administratieve en financiële middelen van het Secretariaat van het register.

(9) De drie instellingen gedragen zich in een sfeer van wederzijds oprechte samenwerking bij het uitvoeren van dit akkoord.

(10) Elk van de drie instellingen kan ander beleid omtrent behoorlijk bestuur en transparantie nastreven buiten het kader van dit akkoord om, voor zover een dergelijk beleid de uitvoering en de doelstellingen van dit akkoord niet belemmert.

(11) Het akkoord doet geen afbreuk aan de uitoefening van rechten op grond van artikel 11, lid 4 van het EU-Verdrag (Europees burgerinitiatief) en artikel 227 VWEU (het recht om een verzoekschrift in te dienen bij het Europees Parlement),

KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:

Artikel 1

Doel en reikwijdte van het interinstitutioneel akkoord

Dit interinstitutioneel akkoord legt een kader vast voor een transparante en ethische interactie tussen belangenvertegenwoordigers die onder het toepassingsgebied van dit akkoord vallende activiteiten ontplooien, en elk van de drie instellingen.

Artikel 2

Begripsbepalingen

Op dit interinstitutioneel akkoord zijn de volgende begripsbepalingen van toepassing:

a) “Belangenvertegenwoordigers”: natuurlijke of rechtspersonen, dan wel formele/informele groeperingen, verenigingen of netwerken daarvan, die onder het toepassingsgebied van dit akkoord vallende activiteiten ontplooien;

b) “Verzoeker”: iedere belangenvertegenwoordiger die zich aanmeldt voor het register;

c) “Inschrijver”: iedere belangenvertegenwoordiger met een bestaande inschrijving in het register;

d) “Cliënt”: een belangenvertegenwoordiger die een tussenpersoon heeft opgedragen om diens belangen te vertegenwoordigen tegenover een van de drie instellingen;

e) “Tussenpersoon”: een belangenvertegenwoordiger die de belangen van een cliënt vertegenwoordigt tegenover een van de drie instellingen;

f) “Relatie cliënt-tussenpersoon”: een contractuele relatie tussen een cliënt en één of meer (sub-)dienstverleners betreffende de verrichting van een onder het toepassingsgebied vallende activiteit;

g) “Ambtenaren”: alle categorieën personeelsleden van de drie instellingen.

Artikel 3

Activiteiten die wel en die niet onder het toepassingsgebied van het interinstitutioneel akkoord vallen

1) Dit akkoord is van toepassing op activiteiten die bepaalde belangen bevorderen door het in contact treden met een van de drie ondertekenende instellingen, hun leden of ambtenaren, met het doel de ontwikkeling of implementatie van beleid of wetgeving, dan wel het besluitvormingsproces binnen deze instellingen te beïnvloeden, tenzij een in lid 2 of in Artikel 4 omschreven uitzondering van toepassing is.

2) De volgende activiteiten worden niet beschouwd als activiteiten in de zin van lid 1:

a) Het verlenen van juridisch of ander professioneel advies in het kader van een relatie cliënt-tussenpersoon, indien:

—    dit bestaat in vertegenwoordiging in het kader van een verzoenings- of bemiddelingsprocedure die erop is gericht te voorkomen dat een geschil aanhangig wordt gemaakt bij een rechterlijk of administratief orgaan;

—    dit bestaat uit advies aan cliënten om hen te helpen ervoor te zorgen dat hun activiteiten voldoen aan de bestaande juridische kaders; dan wel

—    dit verband houdt met het vertegenwoordigen van cliënten en het beschermen van hun grondrechten of procedurele rechten, zoals het recht om gehoord te worden, het grondrecht op een eerlijk proces, inclusief het recht op verdediging in bestuursrechtelijke procedures, zoals activiteiten ontplooid door juristen of door andere daarbij beroepshalve betrokken personen.

b) De indiening van conclusies als partij of als derde in het kader van een krachtens EU-recht of op de Unie toepasselijk internationaal recht vastgestelde juridische of bestuurlijke procedure alsmede de indiening van conclusies op basis van een contractuele relatie met de instelling dan wel op basis van een uit EU-middelen gefinancierde subsidieovereenkomst.

c) Activiteiten van de sociale partners als deelnemers aan de maatschappelijke dialoog krachtens artikel 152 VWEU.

d) Indiening van stukken naar aanleiding van directe en specifieke verzoeken van een van de drie instellingen, hun leden of ambtenaren, zoals verzoeken om feitelijke informatie, gegevens of expertise.

e) De communicatie van burgers, uitsluitend op persoonlijke titel handelend, met de drie instellingen.

Artikel 4

Organen die niet onder het toepassingsgebied van het interinstitutioneel akkoord vallen

1) Politieke partijen zijn vrijgesteld van inschrijving. Echter, door politieke partijen opgerichte of gesteunde organisaties die onder het toepassingsgebied van het akkoord vallende activiteiten ontplooien, zijn niet vrijgesteld van inschrijving.

2) Kerken en religieuze verenigingen of gemeenschappen alsmede levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties in de zin van Artikel 17 VWEU zijn vrijgesteld van inschrijving. Echter, de vertegenwoordigende vestigingen of rechtspersonen, kantoren en netwerken, in het leven geroepen om kerken, religieuze gemeenschappen of levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties te vertegenwoordigen in hun betrekkingen met de EU-instellingen, alsmede hun samenwerkingsverbanden, zijn niet vrijgesteld van inschrijving.

3) De overheidsorganen van de lidstaten (inclusief hun permanente vertegenwoordigingen en ambassades), zowel op nationaal als op lager niveau, alsmede elke samenwerkingsverband van overheidsorganen op Europees, nationaal of lager niveau, zijn vrijgesteld van inschrijving op voorwaarde dat zij uitsluitend namens de relevante overheidsinstanties optreden.

4) De overheidsorganen van derde landen (inclusief hun diplomatieke vertegenwoordigingen en ambassades) zijn vrijgesteld van inschrijving.

5) Intergouvernementele organisaties, inclusief daaruit voortvloeiende agentschappen en organen, zijn vrijgesteld van inschrijving.

Artikel 5

Interacties waarvoor inschrijving als voorwaarde geldt

1) De drie EU-instellingen stemmen in om de volgende categorieën interactie te koppelen aan de voorwaarde van voorafgaande inschrijving van belangenvertegenwoordigers:

In het Europees Parlement

Toegang tot Parlementsgebouwen: het in aanmerking komen voor het aanvragen van pasjes met een lange geldigheidsduur voor de toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement van personen die werkzaam zijn voor belangenvertegenwoordigers, of deze vertegenwoordigen;

Openbare comitéhoorzittingen: de mogelijkheid voor belangenvertegenwoordigers om gevraagd te worden als gastspreker bij een comitéhoorzitting, onverminderd de bepalingen van Artikel 3, lid 2 sub b;

Beschermheerschap: het optreden als beschermheer voor door belangenvertegenwoordigers georganiseerde evenementen;

Vergaderingen: vergaderingen tussen belangenvertegenwoordigers en leden van het Europees Parlement (“Europarlementariërs”), de Secretaris-Generaal, Directeuren-Generaal en Secretariaten-Generaal van politieke fracties;

Evenementen: het presenteren van door belangenvertegenwoordigers in de gebouwen van het Europees Parlement georganiseerde evenementen;

Mededelingen: het aan belangenvertegenwoordigers verzenden van automatische berichten over de activiteiten van het Europees Parlement.

In de Raad van de Europese Unie

Vergaderingen: vergaderingen tussen belangenvertegenwoordigers en de Ambassadeur van het huidig en aanstaand voorzitterschap van de Raad van de EU, alsmede hun plaatsvervangers in het Comité van Permanente Vertegenwoordigers van de Regeringen van de lidstaten bij de Europese Unie, de Secretaris-Generaal van de Raad en Directeuren-Generaal;

Mededelingen: het aan belangenvertegenwoordigers verzenden van automatische berichten over de activiteiten van de Raad.

In de Europese Commissie

Vergaderingen: vergaderingen tussen belangenvertegenwoordigers en leden van de Commissie, hun kabinetsleden en Directeuren-Generaal;

Deskundigengroepen: benoeming van leden van bepaalde typen deskundigengroepen; 3

Openbare beraadslagingen: het aan belangenvertegenwoordigers verzenden van automatische mededelingen over de beraadslagingen van de Commissie; de Commissie zal onderscheid maken tussen ingeschreven en niet-ingeschreven instanties door hun bijdragen afzonderlijk te publiceren;

Beschermheerschap: het optreden als beschermheer voor door belangenvertegenwoordigers georganiseerde evenementen;

Mailinglijsten: het aan belangenvertegenwoordigers via mailinglijsten verzenden van mededelingen over bepaalde activiteiten van de Commissie.

2) Elk van de drie instellingen treft de noodzakelijke interne maatregelen teneinde gevolg te geven aan de in lid 1 genoemde categorieën voorwaardelijkheid.

3) Elke instelling kan besluiten om andere categorieën interactie aan de voorwaarde van inschrijving te onderwerpen, mits deze aanvullende categorieën voorwaardelijkheid het doel hebben om het huidig kader verder te verstevigen.

4) De categorieën voorwaardelijkheid genoemd in lid 1 en lid 3 worden bekendgemaakt op een daartoe bestemde website van het register.

Artikel 6

In aanmerking komen en inschrijving van verzoekers

1) Bij het verzoek om inschrijvingsaanvraag dienen verzoekers aan te tonen dat zij voor inschrijving in aanmerking komen wat betreft de verrichting van onder het toepassingsgebied van dit akkoord vallende activiteiten.

2) Daartoe dienen verzoekers de in bijlage II gespecificeerde gegevens te verstrekken, en ermee in te stemmen dat deze gegevens openbaar worden gemaakt.

3) Verzoekers kunnen verzocht worden om aanvullende documenten te overleggen, die aantonen dat zij voor inschrijving in aanmerking komen en dat de ingediende gegevens juist zijn.

4) Verzoekers worden in het register ingeschreven zodra is vastgesteld dat zij voor inschrijving in aanmerking komen en de inschrijving wordt geacht te voldoen aan de bepalingen van bijlage II inzake de te verstrekken gegevens.

Artikel 7

De op inschrijvers van toepassing zijnde Gedragscode en de handhaving daarvan

1) De regels en beginselen die inschrijvers dienen na te leven, zijn neergelegd in de aan dit akkoord als bijlage toegevoegde Gedragscode (bijlage III). Door inschrijving stemmen inschrijvers in met de naleving van deze regels en beginselen.

2) Zoals in de Gedragscode bepaald, kan niet-nakoming van de bepalingen daarvan aanleiding zijn tot de onderzoeken en maatregelen overeenkomstig de in bijlage IV bij dit akkoord vermelde procedures.

Onderzoeken kunnen worden uitgevoerd naar aanleiding van ontvangen klachten dan wel op eigen initiatief van het Secretariaat.

De drie instellingen nemen de noodzakelijke interne maatregelen teneinde de overeenkomstig bijlage IV opgelegde maatregelen uit te voeren.

3) Zoals bepaald in de Gedragscode, dienen inschrijvers met name:

op verzoek de documenten en andere aanvullende bescheiden te overleggen waaruit blijkt dat de ingediende gegevens juist zijn;

ermee in te stemmen om op eerlijke en constructieve wijze medewerking te verlenen aan verzoeken om opheldering en actuele gegevens;

te aanvaarden dat zij kunnen worden onderworpen aan de onderzoeksprocedures en, indien van toepassing, maatregelen die in bijlage IV zijn vermeld.

Artikel 8

Beheersorgaan van het register

1) Het Beheersorgaan van het register bestaat uit de Secretarissen-Generaal van de drie instellingen.

2) Het Beheersorgaan:

—    houdt toezicht op de algemene uitvoering van dit akkoord door het Secretariaat en vaardigt daartoe algemene aanwijzingen uit;

—    keurt het reglement van orde van het Secretariaat goed;

—    keurt de uitvaardiging goed van richtsnoeren als bedoeld in Artikel 9, lid 4;

—    onderzoekt door inschrijvers ingediende gemotiveerde verzoeken om herziening van beslissingen van het Secretariaat zoals neergelegd in bijlage IV bij dit akkoord;

—        aanvaardt kennisgevingen van vrijwillige betrokkenheid krachtens de artikelen 12 en 13 van dit akkoord.

3) Het Beheersorgaan beslist bij consensus.

4) Het Beheersorgaan kan een reglement van orde vaststellen waarin de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden wordt geregeld.

Artikel 9

Het Secretariaat van het register

1) Het Secretariaat is een onderlinge operationele structuur bestaande uit een Coördinator en de leden van het Secretariaat en legt rechtstreeks verantwoording af aan het Beheersorgaan.

2) Het Secretariaat wordt gecoördineerd door een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Europese Commissie (“de Coördinator”). De leden van het Secretariaat zijn personeelsleden van het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie, die door hun betreffende instelling bij het Secretariaat zijn gedetacheerd.

De Coördinator draagt de algemene verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden van het Secretariaat en houdt toezicht op de dagelijkse werkzaamheden.

3) De voornaamste taken van het Secretariaat zijn:

—    de opstelling van het reglement van orde van het Secretariaat ter goedkeuring door het Beheersorgaan;

—    het uitbrengen van verslag uitbrengen aan het Beheersorgaan over de algemene uitvoering van dit akkoord;

—    het uitoefenen van toezicht op de inhoud van het register en waarborgen dat uitsluitend verzoekers worden ingeschreven die voor inschrijving in aanmerking komen, teneinde een optimaal kwaliteitsniveau van de geregistreerde gegevens te verkrijgen, evenwel met dien verstande dat de inschrijvers uiteindelijk zelf verantwoordelijk zijn voor de juistheid van de gegevens die zij hebben verstrekt;

—    het bieden van helpdeskondersteuning aan inschrijvers, de drie instellingen en eventuele krachtens de artikelen 12 en 13 op vrijwillige basis participerende entiteiten;

—    de uitvoering van onderzoeken, verwijdering van inschrijvingen en vaststelling van maatregelen overeenkomstig bijlage IV bij dit akkoord;

—    het organiseren van voorlichtingscampagnes;

—    het uitbrengen van een jaarverslag over het voorafgaande kalenderjaar;

—    het zorgen voor de ontwikkeling en het onderhoud van de website van het register en het online inschrijvingsformulier, alsmede van andere relevante IT-middelen;

—        de uitwisseling van beste praktijken en ervaring op het gebied van transparantie van belangenvertegenwoordiging met soortgelijke instanties;

—    de verrichting van alle overige voor de uitvoering van dit akkoord noodzakelijke activiteiten.

4) Het Secretariaat kan ter goedkeuring door het Beheersorgaan richtlijnen voorstellen voor inschrijvers teneinde de consequente toepassing te waarborgen van de artikelen 2 tot 6 (begripsbepalingen, activiteiten, niet onder het toepassingsgebied vallende instanties, interacties waarvoor de voorwaarde van inschrijving geldt, het in aanmerking komen en de inschrijving van verzoekers), alsmede van de bijlagen bij dit akkoord.

Artikel 10

Besluit

De drie instellingen stellen het Secretariaat en het Beheersorgaan in door middel van een afzonderlijk Besluit, dat door de drie instellingen gemeenschappelijk wordt aangenomen vóór de inwerkingtreding van dit akkoord.

Artikel 11

Middelen

1) De drie instellingen waarborgen dat het Secretariaat de beschikking heeft over de personele, administratieve en financiële middelen die nodig zijn voor de juiste uitvoering van zijn taken.

2) De drie instellingen voorzien het Secretariaat van de noodzakelijke personele middelen, in het geval van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie door middel van een detachering bij de Commissie krachtens artikel 37, lid a en artikel 38 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen.

3) De drie instellingen dragen in gelijke mate bij aan het functioneren van het Secretariaat en het register. Zij sluiten een afzonderlijk akkoord waarin hun bijdragen aan de bestuurlijke en financiële middelen van het Secretariaat nader worden geregeld.

Artikel 12

Vrijwillige betrokkenheid van andere EU-instellingen, organen, bureaus en agentschappen

1) Andere EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen worden aangemoedigd om het door dit akkoord in het leven geroepen kader zelf te gebruiken als referentie-instrument voor hun eigen interacties met belangenvertegenwoordigers.

2) Andere EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen kunnen, op vrijwillige basis, het Secretariaat ervan in kennis stellen dat zij bepaalde interacties willen onderwerpen aan de voorwaarde van inschrijving in het Transparantieregister. De kennisgeving bevat de nadere bijzonderheden van de voorgestelde categorieën interactie en de daaraan verbonden voorwaarden.

3) Indien het Beheersorgaan van mening is dat de voorgestelde categorieën interactie verenigbaar zijn met de met het register nagestreefde doeleinden, dan kunnen de betreffende EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen deze categorieën interactie onderwerpen aan de voorwaarde van inschrijving en genieten zij tevens de ondersteuning van het Secretariaat en de helpdesk, in ruil voor een evenredige bijdrage aan de operationele kosten van het Secretariaat en het register.

4) De aanvaarding van de in het voorgaande lid bedoelde kennisgeving verleent de kennisgevende EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen niet de status van partij bij dit interinstitutioneel akkoord.

5) De krachtens lid 3 aanvaarde categorieën voorwaardelijkheid worden gepubliceerd op de website van het register.

Artikel 13

Vrijwillige betrokkenheid van de permanente vertegenwoordigingen van lidstaten bij de EU

1) Onverminderd artikel 4, lid 3 van dit akkoord kunnen lidstaten, op vrijwillige basis, het Secretariaat ervan in kennis stellen dat zij bepaalde interacties van belangenvertegenwoordigers met hun permanente vertegenwoordigingen bij de EU willen onderwerpen aan de voorwaarde van inschrijving in het Transparantieregister. De kennisgeving bevat de nadere bijzonderheden van de voorgestelde categorieën interactie en de voorwaarden daarvoor.

2) Indien het Beheersorgaan van mening is dat de voorgestelde categorieën interactie verenigbaar zijn met de met het register nagestreefde doeleinden, dan kan de betrokken permanente vertegenwoordiging deze categorieën interactie onderwerpen aan de voorwaarde van inschrijving en geniet hij tevens de ondersteuning van het Secretariaat en de helpdesk, in ruil voor een evenredige bijdrage aan de operationele kosten van het Secretariaat en het register.

3) De aanvaarding van de in het voorgaande lid bedoelde kennisgeving verleent de kennisgevende lidstaat niet de status van partij bij dit interinstitutioneel akkoord.

4) De krachtens lid 2 aanvaarde categorieën voorwaardelijkheid worden gepubliceerd op de website van het register.

Artikel 14

Slot- en overgangsbepalingen

1) Dit interinstitutioneel akkoord is bindend voor de ondertekenende instellingen.

2) Dit akkoord vervangt het akkoord tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie van 16 april 2014 dat op de datum van inwerkingtreding van dit akkoord buiten werking treedt.

3) Dit akkoord treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het is met ingang van [xx xx xxxx] van toepassing.

4) Belangenvertegenwoordigers die op de dag van inwerkingtreding van dit akkoord staan ingeschreven passen hun inschrijving binnen een periode van zes maanden na die datum aan, teneinde aan de nieuwe, uit dit akkoord voortvloeiende vereisten te voldoen.

5) Onderzoeken naar aanleiding van meldingen en klachten op grond van het akkoord tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie van 16 april 2014 zullen worden uitgevoerd overeenkomstig de procedure van dat akkoord.

6) Het onderhavige akkoord zal vier jaar na de inwerkingtreding ervan worden geëvalueerd.

Overeengekomen te [plaats], [datum].

(1)

Akkoord tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie over het Transparantieregister voor organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid, PB L 277, 19.9.2014, blz. 11.

(2)

 Resolutie van 11 maart 2014 over de publieke toegankelijkheid van documenten (Artikel 104 lid 7 voor de periode 2011-2013), aangenomen tekst P8_TA(2016)0202.

(3)

Hiermee worden personen bedoeld die een gemeenschappelijk belang van een groep belanghebbenden op een bepaald beleidsgebied vertegenwoordigen en die geen individuele belanghebbende vertegenwoordigen, maar een bepaalde beleidsoriëntatie die door verschillende belangenorganisaties wordt gedeeld (‘type B leden’) en organisaties in de brede zin van het woord, inclusief bedrijven, verenigingen, ngo’s, vakbonden, universiteiten, onderzoeksinstituten, advocatenkantoren en adviesbureaus (‘type C leden’), zoals neergelegd in Commissiebesluit C(2016) 3301 van 30 mei 2016.

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

BIJLAGEN

bij het Voorstel tot een Interinstitutioneel Akkoord

voor een Verplicht Transparantieregister

BIJLAGE I

CLASSIFICATIE VAN INSCHRIJVERS

Het Secretariaat past de volgende classificatie van inschrijvers toe; deze kan worden gewijzigd.

	Classificatie van inschrijvers naar afdeling
I.	Professionele adviesbureaus, advocatenkantoren, zelfstandige adviseurs
a	Onderafdeling	Professionele adviesbureaus
b	Onderafdeling	Advocatenkantoren
c	Onderafdeling	Zelfstandige adviseurs
II.	Ondernemingen, handels-/bedrijfsverenigingen, vakbonden, beroepsverenigingen
a	Onderafdeling	Ondernemingen
b	Onderafdeling	Handels- en bedrijfsverenigingen
c	Onderafdeling	Vakbonden en beroepsverenigingen
d	Onderafdeling	Organisatoren van evenementen
III.	Niet-gouvernementele organisaties
a	Onderafdeling	Niet-gouvernementele organisaties, platforms, netwerken, ad hoc-coalities, tijdelijke samenwerkingsverbanden of andere, soortgelijke organisaties
IV.	Denktanks, onderzoeksinstituten en wetenschappelijke instellingen
a	Onderafdeling	Denktanks en onderzoeksinstituten
b	Onderafdeling	Wetenschappelijke instellingen
V.	Belangenvertegenwoordigers die niet onder de voorgaande categorieën vallen
a	Onderafdeling	Organisaties die kerken en religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen
b	Onderafdeling	Andere instanties die niet onder de voorgaande categorieën vallen

BIJLAGE II

DOOR INSCHRIJVERS TE VERSTREKKEN GEGEVENS

I. ALGEMENE GEGEVENS

(a) naam, adres van hoofdkantoor en van het kantoor in de EU indien verschillend van het hoofdkantoor, telefoonnummer, e-mailadres 1 en website van de organisatie;

(b) naam van de persoon die juridisch verantwoordelijk is voor de organisatie en van de persoon die met de betrekkingen met de EU is belast, de namen van de personen aan wie toegangsrechten tot de gebouwen van het Europees Parlement zijn verleend; 2

(c) een schatting van de vte’s (voltijdsequivalenten): voor alle personen betrokken bij activiteiten die onder het register vallen, uitgedrukt in één van de volgende percentages van een voltijdse activiteit: 10%, 25%, 50%, 75% of 100%;

(d) doelstellingen/taken — interessegebieden — activiteiten die onder het register vallen— niveau van betrokkenheid (internationaal, Europees, nationaal, regionaal);

(e) organisaties waarbij de inschrijver is aangesloten inclusief geografische reikwijdte en lidmaatschap van de inschrijver of zijn aansluiting bij relevante netwerken en verenigingen die onder het register vallen.

II. SPECIFIEKE GEGEVENS

A. Activiteiten die onder het register vallen

Bijzonderheden inzake EU-wetsvoorstellen, -beleidslijnen of -initiatieven met betrekking waartoe de interactie plaatsvindt.

B. Connecties met EU-instellingen

(a) lidmaatschap van deskundigengroepen en andere door de EU gesteunde forums en platforms;

(b) lidmaatschap van, of deelname aan, interfractiewerkgroepen van het Europees Parlement en industriële fora.

C. Financiële informatie betreffende de activiteiten die onder het register vallen

Alle weergegeven bedragen zijn in euro’s.

Kosten

Alle inschrijvers die hun eigen belangen behartigen ten aanzien van een van de drie instellingen dienen een schatting te geven van hun jaarlijkse kosten in verband met hun onder het register vallende activiteiten, volgens onderstaande tabel. De geschatte jaarlijkse kosten betreffen een volledig jaar en hebben betrekking op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving dan wel de jaarlijkse actualisering van de inschrijvingsgegevens.

Jaarlijkse kosten in verband met onder het register vallende activiteiten:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

1 000 000 – 1 249 999

1 250 000 – 1 499 999

1 500 000 – 1 749 000

1 750 000 – 1 999 999

2 000 000 – 2 249 999

2 250 000 – 2 499 999

2 500 000 – 2 749 000

2 750 000 – 2 999 999

3 000 000 – 3 499 999

3 500 000 – 3 999 999

4 000 000 – 4 499 999

4 500 000 – 4 999 999

5 000 000 – 5 499 999

5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999

6 500 000 – 6 999 999

7 000 000 – 7 999 999

8 000 000 – 8 999 999

9 000 000 – 9 999 999

> 10 000 000

Cliënten geven alle tussenpersonen op die namens hen onder het register vallende activiteiten verrichten alsmede de met elke individuele tussenpersoon verbonden kosten volgens onderstaande tabel. De geschatte jaarlijkse kosten omvatten een volledig jaar en hebben betrekking op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving dan wel de jaarlijkse actualisering van de inschrijvingsgegevens.

Omvang van de schijf van representatiekosten per tussenpersoon:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 1 000 000

> 1 000 000

Tussenpersonen die niet onder het meest recente afgesloten boekjaar vallen, dienen afzonderlijk met naam te worden vermeld.

Inkomsten

Tussenpersonen geven de jaarlijks door hen gegenereerde inkomsten op die kunnen worden toegeschreven aan onder het register vallende activiteiten, volgens onderstaande tabel. De jaarlijks gegenereerde inkomsten betreffen alle activiteiten van het volledige jaar en hebben betrekking op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving dan wel de jaarlijkse actualisering van de inschrijvingsgegevens.

Van individuele cliënten ontvangen inkomsten in verband met onder het register vallende activiteiten worden opgenomen volgens onderstaande tabel:

Omvang van de schijf van per cliënt gegenereerde inkomsten:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

> 1 000 000

De totale jaarlijks gegenereerde inkomsten in verband met onder het register vallende activiteiten worden automatisch berekend door het systeem van het register op basis van het totaal van de geschatte inkomsten die per cliënt zijn gegenereerd.

Tussenpersonen dienen alle cliënten op te geven, namens wie zij onder het register vallende activiteiten verrichten.

Cliënten die niet onder het meest recente afgesloten boekjaar vallen, dienen afzonderlijk met naam te worden vermeld.

Tussenpersonen die in hun eigen belang handelen (d.w.z. niet namens hun cliënten) dienen dit op hun inschrijfformulier aan te geven en dienen de kosten voor die activiteiten afzonderlijk te specificeren overeenkomstig bovenstaande kostensectie.

Alle inschrijvers, met inbegrip van de tussenpersonen die activiteiten verrichten welke onder dit akkoord vallen, dienen het bedrag en de herkomst van EU-subsidies op te geven waarmee een deel van hun exploitatiekosten wordt gedekt.

Bijzondere informatieplicht

Inschrijvers die wettelijk geregistreerd staan als organisaties zonder winstoogmerk dienen de volgende gegevens te verstrekken:

a)    de totale begroting van de inschrijver voor het meest recente afgesloten boekjaar;

b)    de voornaamste bronnen van financiering per categorie (bijvoorbeeld overheidsfinanciering, ledencontributies, subsidies, giften etc.);

c)    elke bijdrage die meer dan 10% van het totale budget bedraagt voor bijdragen van meer dan 10 000 euro, en de naam van de contribuant.

Implementatie

Het Secretariaat verstrekt een online inschrijfformulier alsmede richtsnoeren voor inschrijvers over de financiële modaliteiten die overeenkomstig deze bijlage moeten worden opgegeven.

BIJLAGE III

GEDRAGSCODE

De drie instellingen zijn van mening dat de ingeschreven belangenvertegenwoordigers die met hen in contact treden, zij het op eenmalige basis dan wel regelmatig, zich dienen te gedragen overeenkomstig deze Gedragscode.

De inschrijvers erkennen onderstaande regels en beginselen en gaan akkoord met de naleving ervan. In het bijzonder nemen zij de volgende regels in acht:

(a) zij identificeren zich in hun relaties met de drie instellingen te allen tijde met naam, inschrijfnummer, de organisatie(s) waarvoor zij werken of die zij vertegenwoordigen; zij vermelden de belangen die zij behartigen en de doeleinden die zij nastreven en geven op welke cliënten of leden zij vertegenwoordigen, indien van toepassing met inbegrip van hun inschrijfnummer;

(b) zij onthouden zich van oneerlijke handelingen, van het uitoefenen van ongepaste druk of ongepast gedrag om informatie of een beslissing te verkrijgen of pogingen daartoe;

(c) zij geven geen verkeerd beeld van de gevolgen van inschrijving dat misleidend kan zijn of dat de reputatie van het register kan schaden, en gebruiken de logo's van de EU-instellingen niet zonder uitdrukkelijke toestemming daartoe;

(d) zij zorgen ervoor dat, naar hun beste weten, de gegevens die zij bij de inschrijving en vervolgens in het kader van de onder het register vallende activiteiten verstrekken, volledig, actueel en niet misleidend zijn; zij stemmen ermee in dat deze gegevens tot het publieke domein gaan behoren;

(e) zij verkopen geen van EU-instellingen verkregen documenten aan derden;

(f) zij eerbiedigen de uitvoering en toepassing van alle door de drie instellingen vastgelegde regelingen, gedragscodes en goede bestuurspraktijken met het oog op behoorlijke governance en transparantie die beschikbaar zijn gesteld op de website van het register, en waarborgen dat deze niet worden belemmerd;

(g) zij zetten leden van het Europees Parlement, leden van de Commissie of personeelsleden van een van de drie instellingen er niet toe aan inbreuk te plegen op de voor hen geldende gedragsregels en -normen;

(h) wanneer zij voormalige leden van het Europees Parlement, leden van de Commissie of personeelsleden van een van de drie instellingen in dienst hebben, respecteren zij de verplichting van deze werknemers om zich te houden aan de voor hen geldende regels en vertrouwelijkheidsvereisten;

(i) indien er sprake is van een relatie cliënt-tussenpersoon: (i) waarborgen zij dat alle partijen in een dergelijke relatie in het register staan ingeschreven, en (ii) stemmen zij als cliënten of tussenpersonen in met de relevante publicatie van de gegevens betreffende de relatie in het register overeenkomstig bijlage II van dit interinstitutionele akkoord;

(j) zij stemmen ermee in om: (i) op verzoek documenten en andere ondersteunende bescheiden aan het Secretariaat over te leggen waaruit hun ontvankelijkheid blijkt en waaruit blijkt dat de ingediende informatie juist is, en (ii) op eerlijke en constructieve wijze medewerking te verlenen aan het Secretariaat;

(k) zij stemmen ermee in dat zij aan onderzoeksprocedures en, indien van toepassing, aan in bijlage IV vastgestelde maatregelen kunnen worden onderworpen;

(l) zij nemen passende stappen om ervoor te zorgen dat hun werknemers die onder het register vallende activiteiten verrichten, in kennis worden gesteld van de uit deze Gedragscode voortvloeiende verplichtingen van de inschrijver;

(m) zij stellen eenieder die zij in het kader van de onder het interinstitutioneel akkoord vallende activiteiten vertegenwoordigen in kennis van zijn uit de Gedragscode voortvloeiende verplichtingen jegens de EU-instellingen;

(n) zij stemmen ermee in de specifieke, door de ondertekenende instellingen vastgestelde toegangsregels en veiligheidsafspraken na te leven en te waarborgen dat deze niet worden belemmerd.

BIJLAGE IV

ONDERZOEKEN EN MAATREGELEN

1.Algemeen

1.1.Indien het Secretariaat verneemt dat de bepalingen van de Gedragscode mogelijk niet worden nageleefd, kan het een onderzoek instellen.

1.2.Het onderzoek kan ingesteld worden naar aanleiding van een binnengekomen klacht ofwel op eigen initiatief van het Secretariaat.

1.3.Het onderzoek is een administratieve procedure waarbij het Secretariaat en de inschrijver betrokken zijn.

1.4.De bepalingen inzake onderzoeken zijn van toepassing op zowel onderzoeken ingesteld naar aanleiding van een klacht, alsook op onderzoeken op eigen initiatief.

2.Klachten en het instellen van een onderzoek

2.1.Elke natuurlijke of rechtspersoon kan een klacht indienen bij het Secretariaat. Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend. Teneinde ontvankelijk te kunnen worden verklaard, dient de klacht:

a)de naam van de betrokken inschrijver duidelijk te vermelden en de inhoud van de klacht helder te omschrijven;

b)de naam en contactgegevens van de klager te vermelden;

c)ingediend te worden binnen één jaar na de vermeende overtreding;

d)naar behoren met bewijzen te worden gestaafd, zodat met redelijke waarschijnlijkheid wordt aangetoond dat de bepalingen van de Gedragscode niet zijn nageleefd.

2.2.Het Secretariaat deelt de klager mee of de klacht ontvankelijk is. Is de klacht niet ontvankelijk dan deelt het Secretariaat, indien mogelijk, de klager mee hoe hij een ontvankelijke klacht kan indienen.

2.3.Onverminderd de voorgaande leden kan het Secretariaat, indien het van mening is dat een niet-ontvankelijke klacht mogelijkerwijs duidt op een voldoende ernstige niet-naleving van de bepalingen van de Gedragscode, op eigen initiatief een onderzoek instellen.

3.Verzoeken om opheldering

3.1.Indien het Secretariaat verneemt dat bepalingen van de Gedragscode mogelijk niet worden nageleefd, hetgeen zou kunnen leiden tot een onderzoek, kan het, indien het dat passend en doeltreffend acht, contact opnemen met de betrokken inschrijver en hem verzoeken de mogelijke niet-naleving toe te lichten en te corrigeren.

3.2.Het Secretariaat geeft de inschrijver een redelijke termijn om aan het verzoek te voldoen met het oog op de feitelijke omstandigheden van de mogelijke niet-naleving.

3.3.Indien het antwoord van de inschrijver bevredigend is en het Secretariaat van oordeel is dat de zaak is afgedaan, kan het zijn verzoek beëindigen en, indien van toepassing, de klager hieromtrent informeren.

3.4.Indien het antwoord van de inschrijver niet bevredigend is, stelt het Secretariaat een onderzoek in als omschreven in afdeling 5 van deze bijlage.

4.Onderzoeksbevoegdheden

4.1.De inschrijver dient zijn volledige medewerking te verlenen aan elk verzoek om informatie en documenten in het kader van het onderzoek.

4.2.De inschrijver dient, op verzoek, aan het Secretariaat alle voor het onderzoek relevante documenten ter beschikking te stellen. Het Secretariaat kan besluiten om dergelijke documenten in het bezit van de inschrijver te onderzoeken en/of te kopiëren.

4.3.Indien het Secretariaat documenten onderzoekt, stelt het een verslag op dat informatie bevat met voor het onderzoek relevante feiten. Een kopie van het verslag wordt aan de inschrijver overhandigd.

4.4.Het Secretariaat kan besluiten om de betrokken inschrijver of de klager te horen.

4.5.De inschrijver en de klager kunnen aangeven welke document (of gedeelten daarvan) en/of door hen verstrekte informatie op basis van afdelingen 4.2 – 4.4 hierboven als vertrouwelijk aangemerkt dienen te worden onder verwijzing naar de uitzonderingen van Artikel 4 van Verordening 1049/2001.

5.Onderzoeken

5.1.Bij het instellen van een onderzoek stelt het Secretariaat de inschrijver in kennis van de vermoede niet-naleving van specifieke bepalingen van de Gedragscode, de redenen die aan het onderzoek ten grondslag liggen en eventuele ondersteunende bewijsstukken.

In uitzonderlijke, naar behoren gerechtvaardigde gevallen kan het Secretariaat, in afwachting van besluit overeenkomstig afdeling 9, een inschrijving van de openbare website van het register verwijderen teneinde reputatieschade aan de EU-instellingen, het register of derden te voorkomen. In dergelijke gevallen stelt het Secretariaat de inschrijver tegelijkertijd in kennis van de redenen voor deze verwijdering en verstrekt het eventueel ondersteunend bewijsmateriaal.

5.2.De inschrijver dient binnen 20 werkdagen een antwoord in te dienen.

5.3.Het Secretariaat kan besluiten om een langere antwoordtermijn toe te staan indien dit objectief gerechtvaardigd is gezien de omstandigheden van het specifieke onderzoek.

5.4.Indien een inschrijver de antwoordtermijn niet in acht neemt, kan het Secretariaat, indien het dat nog niet gedaan heeft, de relevante inschrijving van de openbare website van het register verwijderen. Het Secretariaat kan besluiten om de inschrijving weer op de website te plaatsen zodra de inschrijver zijn antwoord heeft ingediend.

5.5.Indien het Secretariaat nadere informatie of opheldering verlangt, kan het de inschrijver daarom verzoeken in overeenstemming met afdelingen 5.1 – 5.3 hierboven.

5.6.De klager wordt in kennis gesteld van het instellen van het onderzoek.

6.Zoeken naar oplossingen

6.1.Indien het Secretariaat, na alle relevante elementen in het onderzoek te hebben bestudeerd, tot het oordeel komt dat de inschrijver de Gedragscode niet heeft nageleefd, kan een passende oplossing proberen te vinden om de niet-naleving ongedaan te maken en/of de toekomstige effecten ervan tegen te gaan.

6.2.Indien de inschrijver in kwestie medewerking verleent bij de tenuitvoerlegging van die oplossing, wordt het onderzoek beëindigd. Het Secretariaat kan besluiten om inschrijvers die hun medewerking verlenen aan een minder strenge maatregel te onderwerpen of om het onderzoek zonder enige maatregel te beëindigen.

6.3.Indien de inschrijver de oplossing niet op bevredigende wijze uitvoert, kan het Secretariaat het onderzoek beëindigen en een besluit vaststellen op basis van de hem ter beschikking staande informatie.

7.Niet op eerlijke en constructieve wijze medewerking verlenen aan het Secretariaat

Indien het Secretariaat van mening is dat de inschrijver in kwestie niet op eerlijke en constructieve wijze medewerking verleent aan de onderzoeksfasen zoals neergelegd in afdeling 5 hierboven, kan het, na de inschrijver in staat te hebben gesteld zijn standpunt ter zake schriftelijk uiteen te zetten, het onderzoek beëindigen met de conclusie dat er sprake is van overtreding van punt (j) van de Gedragscode en kan het maatregelen treffen overeenkomstig afdeling 10 hieronder op basis van de hem ter beschikking staande informatie.

8.Recht om te worden gehoord

De inschrijver krijgt de mogelijkheid om zijn standpunt schriftelijk kenbaar te maken alvorens een besluit inzake niet-naleving van de Gedragscode wordt vastgesteld.

9.Besluit

9.1.Het Secretariaat beëindigt het onderzoek met een met redenen omkleed besluit. Hierin wordt vermeld of een niet-naleving van de Gedragscode werd vastgesteld en, indien van toepassing, welke maatregel werd toegepast.

9.2.Inschrijvers worden in kennis gesteld van hun recht om een herzieningsverzoek in te dienen of van de rechtsmiddelen die hun ter beschikking staan.

9.3.De klager wordt in kennis gesteld van het resultaat van zijn klacht.

10.Maatregelen

10.1.Indien het Secretariaat een overtreding van de Gedragscode vaststelt, kan het de volgende maatregelen opleggen:

a)    een formele waarschuwing gericht aan de inschrijver met vermelding van de overtreden bepaling van de Gedragscode;

b) opschorting van individuele dan wel meervoudige vormen van interactie die de inschrijver overeenkomstig artikel 5 van dit interinstitutionele akkoord ter beschikking staan, voor een periode van 15 dagen tot 1 jaar;

c)    verwijdering van de inschrijving uit het register voor een periode van 15 dagen tot 2 jaar.

10.2.Bij zijn besluit over de zwaarte van de maatregel neemt het Secretariaat terdege alle relevante omstandigheden van afzonderlijke gevallen in overweging en houdt rekening met de met het interinstitutioneel akkoord nagestreefde doelstellingen.

10.3.Inschrijvers van wie de individuele dan wel meervoudige vormen van interactie zijn opgeschort, mogen deze vormen van interactie niet uitoefenen totdat de opschortingsperiode is afgelopen dan wel totdat de omstandigheden die aanleiding hebben gegeven tot de opschorting op bevredigende wijze zijn gecorrigeerd, met dien verstande dat de langstdurende periode van toepassing is.

10.4.Uit het register verwijderde inschrijvingen kunnen niet opnieuw worden opgenomen totdat de verwijderingsperiode is afgelopen en de inschrijver de omstandigheden die aanleiding gaven tot de verwijdering op bevredigende wijze heeft gecorrigeerd.

10.5.De klager wordt in kennis gesteld van het eindresultaat van de klacht en, indien van toepassing, van de maatregel waaraan de inschrijver overeenkomstig afdeling 10.1 is onderworpen.

11.Herziening

11.1.Inschrijvers die aan maatregelen uit afdeling 10.1 zijn onderworpen, kunnen een gemotiveerd herzieningsverzoek indienen tegen het besluit van het Secretariaat. Uitputting van de herzieningsprocedure geeft inschrijvers het recht om gebruik te maken van de in afdeling 12 van deze bijlage voorziene rechtsmiddelen.

11.2.Het herzieningsverzoek wordt binnen 15 werkdagen na ontvangst van de kennisgeving van de maatregel verzonden aan het Beheersorgaan.

11.3.De herzieningsverzoeken worden herbeoordeeld door het Beheersorgaan.

11.4.Een herzieningsverzoek doet de maatregel niet opschorten, tenzij het Beheersorgaan op basis van het met redenen omklede herzieningsverzoek anders besluit.

11.5.Het Beheersorgaan stelt de inschrijver binnen 20 werkdagen in kennis van het resultaat van de herzieningsprocedure. Wordt binnen die termijn geen antwoord gegeven, dan moet dit worden opgevat als een stilzwijgende afwijzing van het herzieningsverzoek.

11.6.Inschrijvers die niet tevreden zijn over het resultaat van de herzieningsprocedure kunnen gebruik maken van de in afdeling 12 genoemde rechtsmiddelen.

12.Rechtsmiddelen

Inschrijvers die niet tevreden zijn over het besluit van het Beheersorgaan kunnen een verzoekschrift indienen bij het Hof van Justitie of een klacht indienen bij de Europese Ombudsman overeenkomstig de artikelen 263 en 228 VWEU.

(1)

Het opgegeven e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

(2)

Inschrijvers kunnen aan het eind van het inschrijvingsproces om toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement verzoeken. De namen van personen die toegangspasjes krijgen voor de gebouwen van het Europees Parlement worden in het register opgenomen. Inschrijving geeft geen automatisch recht op een dergelijk pasje.