De kaderovereenkomst voor partnerschap met humanitaire organisaties (2008 – 2012)

Deze nieuwe kaderovereenkomst voor partnerschap (KOP) met de humanitaire organisaties is van kracht sinds januari 2008 en blijft geldig tot 31 december 2012. Zoals dit het geval was bij de voorgaande KOP’s, worden hierin de taken, rechten en verplichtingen van de partners vastgelegd, alsook de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op humanitaire hulpverlening.

BESLUIT

De kaderovereenkomst voor partnerschap met humanitaire organisaties (EN) (FR).

SAMENVATTING

Het directoraat-generaal Humanitaire hulp van de Europese Commissie (DG ECHO) komt niet rechtstreeks ter plaatse in actie. De hulp van ECHO wordt verstrekt via en uitgevoerd door partnerorganisaties. De kaderovereenkomsten voor partnerschap (KOP’s) vormen de basis voor de werkzaamheden van ECHO. Sinds zijn oprichting in 1992 heeft ECHO altijd gebruik gemaakt van kaderovereenkomsten en op dit moment zijn er twee soorten van kracht: een kaderovereenkomst met de internationale organisaties en een kaderovereenkomst met de niet-gouvernementele organisaties (NGO’s). Er is ook een financiële en administratieve kaderovereenkomst (FAFA) tussen de Europese Gemeenschap en de Verenigde Naties. voor de humanitaire operaties die worden gefinancierd door ECHO en worden uitgevoerd door humanitaire VN-organisaties.

Deze nieuwe kaderovereenkomst voor partnerschap met de NGO’s is van kracht sinds 1 januari 2008 en blijft geldig tot en met 31 december 2012; zij kan door de Commissie voor maximaal een jaar stilzwijgend worden verlengd. Deze kaderovereenkomst is de vierde sinds de oprichting van DG ECHO, na die welke in 1993, 1998 en 2003 waren goedgekeurd. De nieuwe KOP wil de contractinstrumenten met de partners vereenvoudigen en versoepelen en de tenuitvoerlegging van de humanitaire hulp verbeteren door een grotere resultaatgerichtheid.In dit verband zijn de twee hoofddoelstellingen van “continuïteit” en “ kwaliteitspartnerschap” van de voorgaande KOP overgenomen.

Algemene bepalingen

De humanitaire hulp van de Europese Unie (EU) wordt verstrekt via programma’s en projecten die door de Europese Gemeenschap worden gesteund. Die kan de aankoop en levering van alle goederen, materialen en diensten die voor die humanitaire hulp noodzakelijk zijn, financieren overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1257/96, de rechtsgrondslag voor de werkzaamheden van het DG ECHO, en van de kaderovereenkomsten.

De kaderovereenkomst definieert de gemeenschappelijke beginselen die gelden voor de partnerschapsrelatie tussen ECHO en de NGO's, en legt de regels en -procedures voor van de humanitaire hulp in het kader van een partnerschap vast.

Voorts worden in de kaderovereenkomst voor partnerschap de criteria bepaald voor de selectie van partners om zo samenwerkingsverbanden tussen ECHO en de NGO’s op lange termijn vast te leggen om te zorgen voor een snelle, efficiënte en doeltreffende hulpverlening.

De ondertekening van een partnerschapsovereenkomst geldt in principe als voorwaarde voor het verlenen van subsidies aan specifieke humanitaire organisaties, maar de kaderovereenkomst is als zodanig geen financieringsovereenkomst.

De hoofddoelstellingen van de kaderovereenkomst zijn:

• de tenuitvoerlegging en de resultaten van de humanitaire hulpoperaties te optimaliseren door middel van de beginselen van zuinig beheer en doeltreffendheid, welomschreven doelen en resultatenindicatoren;
• de procedures te vereenvoudigen en de regels te verduidelijken;
• kwalitatief hoogwaardig partnerschap te bevorderen door de partnerschappen zorgvuldig te selecteren en ze blijvend te verbeteren.

De kwaliteit van het partnerschap moet tijdens de tenuitvoerlegging van humanitaire projecten concreet vorm krijgen. Die kwaliteit moet zijn grondslag vinden in transparantie, het afleggen van verantwoording jegens de betrokken partijen, het opstellen van strategieën voor een efficiënte humanitaire respons, rechtvaardige arbeidsomstandigheden voor de humanitaire hulpverleners en in het bevorderen van een leercultuur op basis van beste praktijken. De uitwisseling van informatie en de communicatie tussen de partners dient vlot te verlopen.

Selectie en evaluatie van de partners

Alle NGO’s die instemmen met de waarden, beginselen en doelstellingen van ECHO komen als partner in aanmerking voor steun als ze aan de vooraf vastgestelde voorwaarden voldoen. Om subsidiabel te zijn, moeten de NGO’s:

• een autonome organisatie zijn zonder winstoogmerk, met zetel in een van de lidstaten. De Commissie zal de registratieakte bij de nationale instanties en ook het statuut van de organisatie controleren;
• de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste twee boekjaren voorleggen. De Commissie zal ook de jaarlijkse activiteitenverslagen van de laatste twee jaar nakijken als bewijs van minstens drie jaar operationele ervaring op het vlak van hulpverlening;
• een voldoende administratieve capaciteit aantonen die onder meer geverifieerd kan worden aan de hand van het organisatieschema en de ledenlijst van de raad van bestuur;
• de morele integriteit van de organisatie en haar raad van bestuur garanderen;
• vrijwillig een gedragscode of een charter ondertekenen waardoor wordt vastgelegd dat de beginselen van onpartijdigheid, onafhankelijkheid en neutraliteit bij de hulpverlening worden gerespecteerd.

Als aan die voorwaarden is voldaan, wordt ook de geschiktheid onderzocht. De technische en logistieke capaciteiten, de administratieve en financiële beheerscapaciteiten, de ervaring, de reeds behaalde resultaten, de uitvoeringscapaciteiten en de onpartijdigheid zullen bij de selectie in overweging worden genomen en zullen - ter plaatse - bij de nationale autoriteiten worden geverifieerd.

Follow-up en controle

Teneinde de acties van de NGO’s doeltreffender te kunnen controleren zijn er in de nieuwe KOP’s twee mechanismen opgenomen:

• mechanisme “A” (betreffende de acties), met betrekking tot de follow-up van de tenuitvoerlegging van de acties, tot diepgaande controles van het eindverslag en van audits achteraf van de acties;
• mechanisme “P” (betreffende voorafgaande evaluatie en de interne procedures), uitgaande van een evaluatie vooraf van procedures van interne controle, van risicobeheer en van aanbestedingen van de NGO, en eveneens van de audits achteraf van de tenuitvoerlegging van zijn regels en procedures.

De Commissie evalueert periodiek de NGO’s die de KOP ondertekenen, volgens een procedure in twee fasen:

• de eerste fase, het jaarlijks en voor alle NGO’s verplicht ten uitvoer leggen is gericht op verificatie van de subsidiabiliteits- en geschiktheidsvoorwaarden. De Commissie moet daartoe een kopie van de jaarrekeningen, een extern auditverslag en een kopie van het jaarlijks activiteitenverslag van het voorafgaande boekjaar en alle relevant geachte aanvullende documentatie ontvangen;
• De tweede fase bestaat uit een diepgaande evaluatie die ten minste eenmaal elke drie jaar plaatsvindt.

Opschorting of ontbinding van de partnerschapsovereenkomst

Volgende op de jaarlijkse evaluatie kan de Commissie hetzij haar partnerschap met de NGO bevestigen, hetzij de KOP na het inwinnen van advies opschorten dan wel ontbinden. Als er niet aan de voorwaarden is voldaan, kan de Commissie het partnerschap opschorten met een opzegtermijn van 45 dagen. In geval van opschorting komt de NGO niet meer in aanmerking voor een nieuwe financiering gedurende de opschorting, maar haar statuut kan worden hersteld als ze bewijst dat ze opnieuw aan de geschiktheidscriteria voldoet. Bij een vermoeden van inbreuk op de overeengekomen verplichtingen kan de Commissie de KOP onverwijld opschorten.

Als de opschorting een jaar aanhoudt, zal de partnerschapsovereenkomst worden ontbonden. Er kan ook tot een ontbinding worden beslist als aan de bovengenoemde subsidiabiliteisvoorwaarden niet is voldaan, als is afgeweken van de waarden, de beginselen of doelstellingen van de kaderovereenkomst, alsook bij wezenlijke onregelmatigheden die een verlies op de communautaire begroting veroorzaken of kunnen veroorzaken. De opzegtermijn bedraagt ook dan 45 dagen.

De voor communautaire financiering in aanmerking komende acties

De humanitaire hulp bestaat met name uit de verstrekking van voedsel, water- en sanitaire voorzieningen, huisvesting en gezondheidszorg, rehabilitatie op korte termijn, werkzaamheden voor wederopbouw, acties om slachtoffers van conflicten te beschermen, en operaties om voorbereid te zijn op natuurrampen.

Bij de hulpverlening moeten de grondbeginselen van humaniteit (het redden van mensenlevens en het verlichten van het lijden), onpartijdigheid, neutraliteit en onafhankelijkheid in acht worden genomen *. De begunstigden moeten centraal staan, de hulpoperaties moeten gebaseerd zijn op de noden van de getroffen bevolking en er moet gebruik worden gemaakt van de beste praktijken uit de humanitaire sector. Daarom moeten de NGO’s:

• fondsen toekennen naargelang de noden;
• de participatie van de begunstigden bevorderen;
• hun operaties baseren op de lokale capaciteiten en de cultuur, structuur en tradities respecteren;
• noodhulp, rehabilitatie en ontwikkeling bij elkaar doen aansluiten;
• meewerken aan de versterking van de capaciteiten van de getroffen gemeenschappen om toekomstige humanitaire crisissituaties beter het hoofd te kunnen bieden.

Een hulpoperatie kan worden opgestart door de Commissie of door een NGO. Als ze is goedgekeurd, kan de operatie geheel of gedeeltelijk worden gefinancierd door de Europese Gemeenschap.

See also

• Zie verder de website van DG Humanitaire Hulp en Civiele Bescherming (ECHO) (EN) (FR)

Laatste wijziging: 25.01.2011