52003DC0100

VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD - IDA II-beoordeling

1. INLEIDING

De eerste fase van het IDA-programma (gegevensuitwisseling tussen overheidsdiensten) werd in 1995 gelanceerd door middel van Besluit 95/468/EG. Doel van het programma was de bevordering van elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsdiensten ter ondersteuning van de werking van de interne markt en van de uitvoering van talrijke communautaire besluiten [1]. Tijdens de eerste fase werden een aantal belangrijke telematicanetwerken opgezet onder meer op het gebied van werkgelegenheid, gezondheid, landbouw, visserij, statistiek en concurrentie.

[1] Hoofddoel van het IDA-programma is ondersteuning van de activiteiten van de overheidsdiensten op EU-niveau, met name de uitvoering van het EU-beleid, interinstitutionele communicatie en het communautair besluitvormingsproces. IDA is daarom in het belang van de Europese Unie, met de overheidsdiensten als gebruikers van de netwerken en systemen en de burgers en bedrijven van de EU als de uiteindelijke begunstigden.

Het IDA-programma vergemakkelijkte ook de interinstitutionele communicatie en het besluitvormingsproces, bijvoorbeeld via het beheer van officiële documenten en e-mailondersteuning voor comités, alsmede de werking van de Europese agentschappen, bijvoorbeeld in de geneesmiddelensector of door de verbinding van Europese milieuorganisaties. Bovendien was IDA een belangrijk instrument voor de herstructurering van de bedrijfsprocessen van Europese overheidsdiensten onder gebruikmaking van informatie- en communicatietechnologieën (ICT).

1.1. IDA II-BESLUITEN

1.1.1. Het Europees Parlement en de Raad hebben de tweede fase van het IDA-programma (IDA II) goedgekeurd in hun Besluit nr. 1719/1999/EG [2] betreffende een reeks richtsnoeren, met inbegrip van de vaststelling van projecten van gemeenschappelijk belang (hierna het richtsnoerenbesluit) en Besluit nr. 1720/1999/EG [3] (hierna het interoperabiliteitsbesluit), dat de juridische grondslag vormt voor horizontale acties en maatregelen, beide van 12 juli 1999.

[2] Besluit nr. 1719/1999/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 1999 betreffende een reeks richtsnoeren, met inbegrip van de vaststelling van projecten van gemeenschappelijk belang, voor trans- Europese netten voor elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsdiensten (IDA), PB L 203 van 3.8.1999, blz. 1.

[3] Besluit nr. 1720/1999/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 1999 tot vaststelling van een reeks acties en maatregelen ter verzekering van de interoperabiliteit van en de toegang tot trans-Europese netten voor elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsdiensten (IDA), PB L 203 van 3.8.1999, blz. 9.

1.1.2. Aangezien het noodzakelijk werd geacht dat Europese overheidsdiensten zo veel mogelijk van de nieuwe technologische mogelijkheden dienden te profiteren, werd in IDA II veel meer nadruk gelegd op aspecten die verband houden met marktgerichtheid en interoperabiliteit. IDA II beoogt niet alleen een zo flexibel mogelijke gegevensuitwisseling tegen minimale kosten maar ook een efficiëntere verstrekking van on-linediensten door overheidsdiensten aan burgers en bedrijven, met name op pan-Europees niveau.

1.2. WIJZIGING VAN DE IDA II-BESLUITEN

1.2.1. De IDA II-besluiten zijn gewijzigd bij respectievelijk Besluit nr. 2046/2002/EG [4] en Besluit nr. 2045/2002/EG [5] van het Europees Parlement en de Raad. De wijzigingen omvatten verwijzingen naar de conclusies en de aanbevelingen van twee belangrijke evenementen die in 2001 hebben plaatsgevonden, namelijk de ministerconferentie over de elektronische overheid die gezamenlijk door de Commissie en het Belgische Raadsvoorzitterschap werd georganiseerd, en de IDA-conferentie e-Government in the service of European citizens and enterprises - what is required at the European level onder het Zweedse voorzitterschap in Sandhamn. Een van de programmadoelstellingen die in de IDA II-besluiten zijn vastgesteld, is ook de identificatie en invoering van pan-Europese elektronische overheidsdiensten voor burgers en bedrijven.

[4] PB L 316 van 20.11.2002, blz. 4.

[5] PB L 316 van 20.11.2002, blz. 1.

1.2.2. Deze doelstelling verruimt het toepassingsgebied van het IDA-programma en vergroot de bijdrage aan e-Europe 2005, waarin de elektronische overheid een van de gebieden is waaraan het meest grootste prioriteit wordt toegekend. Tegelijkertijd bieden de wijzigingen de mogelijkheid om alle kandidaat-lidstaten bij de gegevensuitwisseling tussen overheidsdiensten te betrekken, waardoor zij beter in staat worden gesteld het acquis communautaire ten uitvoer te leggen. Bovendien zijn de wijzigingen in het bijzonder nuttig voor de verbetering en de goede werking van een veilige communicatie-infrastructuur tussen overheidsdiensten in heel Europa en leiden zij ertoe dat het IDA-programma de Europese overheidsdiensten beter ondersteunt doordat efficiëntere on-linediensten worden geleverd en de administratieve belasting voor burgers en bedrijven wordt verlicht.

1.3. TUSSENTIJDSE BEOORDELING

1.3.1. Overeenkomstig respectievelijk de artikelen 9 en 13 van beide besluiten moet de Commissie, niet later dan de ontwerp-begrotingen voor de jaren 2001, 2003 en 2005 aan het Europees Parlement en de Raad een beoordeling van het IDA II-programma voorleggen, samen met passende voorstellen tot wijziging van de bijlage bij het richtsnoerenbesluit, alsmede passende voorstellen tot wijziging van het interoperabiliteitsbesluit.

1.3.2. De tussentijdse IDA II-beoordeling werd in januari aangevat en in september 2002 voltooid. De beoordeling werd uitgevoerd door de Commissie, bijgestaan door een team van onafhankelijke deskundigen van een adviesbureau (TietoEnator Trigon AB). De taakomschrijving en de voortgang van de werkzaamheden werden met de lidstaten besproken op een aantal ad-hocbijeenkomsten van het Comité telematica tussen overheidsdiensten (TAC). Op basis van de door de adviseurs uitgevoerde werkzaamheden [6] heeft de Commissie de laatste hand gelegd aan de resultaten van de beoordeling en deze op de bijeenkomst van 3.12.2002 aan het TAC voorgelegd, overeenkomstig artikel 9, lid 3, van Besluit nr. 1719/1999/EG en artikel 13, lid 3, van Besluit nr. 1720/1999/EG.

[6] Het eindverslag van de adviseurs is beschikbaar op de IDA-website: http://europa.eu.int/ISPO/ ida.

1.3.3. De resultaten van de tussentijdse IDA II-beoordeling worden in dit verslag gepresenteerd. Deze resultaten zullen worden gebruikt om de uitvoering van het programma te verbeteren en zullen ten grondslag liggen aan het toekomstige Commissievoorstel voor post-IDA II-activiteiten na 31 december 2004, de einddatum van het IDA II-programma. Dit voorstel zal ook zijn gebaseerd op het actieplan 2005 van e-Europe, waarin IDA een sleutelrol vervult, met name in verband met de elektronische overheid, alsmede op de resultaten van de on-lineraadpleging over Pan-European e-Government services for citizens and enterprises: The role for IDA en de resultaten van de conferentie hierover op 19-20 september 2002.

2. ALGEMENE COMMENTAAR

Deze algemene commentaar is grotendeels gebaseerd op de opmerkingen, conclusies en aanbevelingen die in het eindverslag van de onafhankelijke deskundigen zijn gepresenteerd en die op hun beurt gebaseerd zijn op onderzoek uitgevoerd door en materiaal afkomstig van de overheden van diverse lidstaten en van de diensten van de Commissie (op een aantal ad-hocbijeenkomsten werden de opmerkingen, conclusies en aanbevelingen onder de deskundigen, de Commissie en het TAC besproken).

In de beoordeling wordt erkend dat het aantal beleidsgebieden dat door de projecten van gemeenschappelijk belang wordt bestreken, sinds de eerste beoordeling van het IDA II-programma aanzienlijk is toegenomen, en nu bijvoorbeeld ook humanitaire hulp, voedselveiligheid en civiele bescherming en ook veiligheid, vrijheid en justitie omvat. Ook wordt voor de projecten van gemeenschappelijk belang steeds vaker een beroep gedaan op horizontale acties en maatregelen, met name algemene diensten (TESTA, CIRCA, de IDA PKI- en de architectuurrichtsnoeren).

In het algemeen is uit de resultaten van de eerste en van de tussentijdse beoordeling en met inachtneming van het bovenstaande, gebleken dat de uitvoering van het IDA II-programma voortdurend is verbeterd sinds het programma op 3 augustus 1999 van start is gegaan. Niet alleen hebben er steeds meer overheidsdiensten, maar geleidelijk ook steeds meer burgers en bedrijven van geprofiteerd.

2.1. PROJECTEN VAN GEMEENSCHAPPELIJK BELANG

2.1.1. De projecten van gemeenschappelijk belang moeten als de voornaamste "klanten" van de horizontale acties en maatregelen worden beschouwd. Een van de belangrijkste conclusies van de eerste beoordeling was dat de dienst van de Commissie die het IDA-programma beheert (gesteund door het TAC) bijzondere inspanningen moet leveren om inzicht te krijgen in de gezamenlijke eisen van de projecten van gemeenschappelijk belang en, op grond hiervan, geschikte horizontale instrumenten en diensten moet verwerven en/of ontwikkelen. Tegelijkertijd was het de bedoeling dat de overige diensten en sectorale comités richtsnoeren en coördinatie van het IDA-programmabeheer zouden accepteren en tevens een actieve bijdrage aan het programma zouden leveren. Hoewel al in die richting wordt gewerkt, moet deze tendens nog verder worden aangemoedigd om ten volle in IDA II te worden geïntegreerd.

2.1.2. Aanvullende werkzaamheden worden aanbevolen ter verbetering van de communicatie binnen de IDA-gemeenschap ten behoeve van beleidmakers en van programma- en projectbeheerders. Ook verspreiding van optimale praktijken en netwerkvorming tussen personen zijn noodzakelijk. Met name de rol en de aard van het algemeen uitvoeringsplan voor sectoren en sectorale comités en ook voor de rest van het programma, zouden moeten worden herzien in het licht van de ervaring met en de reacties op de eerder uitgevoerde werkzaamheden. Het opstellen van een informatie- en communicatieprocedure en het opleggen van verplichtingen die van meet af aan duidelijk zijn, zijn kritieke succesfactoren voor door IDA gefinancierde projecten.

2.1.3. Daarnaast wordt aanbevolen dat in het kader van IDA II een samenhangend systeem wordt opgezet waarin de criteria voor voortgezette financiering worden vastgelegd en dat als instrument fungeert voor projectmonitoring, -rapportering en -evaluatie. IDA II heeft slechts een beperkte invloed op acties die vóór de aanvang van het programma zijn geïnitieerd. Dergelijke acties kunnen echter wel in het licht van de programmadoelstellingen worden beoordeeld.

2.1.4. Wat monitoring en rapportering betreft wordt aanbevolen om in de jaarverslagen over alle projectactiviteiten meetbare criteria op te nemen (gericht op uitgaven en verwezenlijkingen) en deze procedure beter af te stemmen op het jaarlijks werkprogramma en op de jaarlijkse toewijzing van de begrotingsmiddelen. Om de rapporteringseisen voor de sectoren te reduceren, wordt voorgesteld het jaarlijks rapport over de toepassing van de resultaten van horizontale acties en maatregelen in alle sectorale projecten (die zowel IDA als andere sectorale netwerken omvatten) op basis van de jaarlijkse verslagen op te stellen. Dit zal in de eerste plaats sectoren en sectorale comités helpen goed onderbouwde IDA-voorstellen te doen.

2.1.5. De goedkeuring van punten van het werkprogramma, voorbereidende verslagen en algemene uitvoeringsplannen doorloopt een "dubbele" comitologieprocedure, met andere woorden een eerste onderzoek door het relevante sectorale comité, gevolgd door het advies van het TAC. Om de sectorale comités meer bewust te maken van hun verantwoordelijkheid met betrekking tot IDA-projecten, verdient het aanbeveling deze comités niet alleen de desbetreffende voorbereidende verslagen en algemene uitvoeringsplannen te laten onderzoeken, maar ze ook op de hoogte te houden van de jaarlijkse informatieverslagen voor hun sector die overeenkomstig artikel 8, lid 2, bij het TAC moeten worden ingediend. De sectorale comités zullen door IDA dienovereenkomstig op de hoogte worden gebracht. Hoewel deze benadering al wordt gevolgd, moeten ondanks de beperkte beschikbare middelen meer inspanningen in die richting worden geleverd.

2.1.6. Er moet meer nadruk worden gelegd op de vaststelling van het economisch nut (business case) en van de meetbare doelstellingen van projecten en op een consequente en doeltreffende instrumentering ervan. Tegelijkertijd zouden passende maatregelen moeten worden genomen voor door de sectoren aan te wenden kosten-batenanalyses. Op dit gebied moet de dienst van de Commissie die het IDA-programma beheert, bijkomende inspanningen leveren om de sectoren actieve bijstand te verlenen. Het is vooral van belang dat de business case voor de technische ontwikkelingen, los van beleidseisen, wordt vastgesteld en opgevolgd.

2.1.7. Door middel van de besluiten en de algemene uitvoeringsplannen heeft IDA al bewerkstelligd dat de leiders van sectorale projecten worden aangemoedigd hun horizon te verruimen tot de operationele fase die op de implementatie volgt. In principe is voor deze fase geen IDA-financiering beschikbaar maar sectorale projecten kunnen wel verder van de algemene IDA-diensten gebruikmaken. De overgang naar de operationele fase en de gevolgen daarvan moeten nader worden bestudeerd. Een aanbeveling die hiermee verband houdt, is dat moet worden gepoogd de gemiddelde levensduur van projecten van gemeenschappelijk belang in het IDA-programma te reduceren door een grens te stellen aan de ontwikkelingsfase en aan de experimentele implementatiefase (bv. twee of drie jaar).

2.2. HORIZONTALE ACTIES EN MAATREGELEN

2.2.1. Hoewel de kwaliteit van het onderdeel horizontale acties en maatregelen (HAM) van het werkprogramma elk jaar voortdurend is verbeterd, wordt aanbevolen een algemene beschrijving van de organisatie rond elke HAM, alsmede de bevoegdheden en de taakomschrijving van alle betrokken partijen op te nemen. Tevens verdient het aanbeveling de HAM-werkzaamheden in het onderdeel van het werkprogramma te hergroeperen om de structuur beter af te stemmen op de behoeften van de IDA-klanten (overheidsdiensten, burgers en bedrijven).

2.2.2. Wat de afzonderlijke punten betreft, zouden meetbare voordelen en doelstellingen duidelijk moeten worden aangegeven. In dit verband wordt ook een indeling aanbevolen in de categorieën ontwikkelingsactiviteiten en operationele activiteiten, waarbij tevens het budget volgens deze categorieën wordt opgesplitst. Dit zou de follow-up van het budget vergemakkelijken, met name wat de uitgaven voor nieuwe functionaliteiten en diensten betreft.

2.2.3. Er is behoefte aan een permanent bijgehouden register (matrix) van de HAM-resultaten en van de projecten die daar gebruik van maken, onder vermelding van contactgegevens van de leiders van IDA- en sectorale projecten. Gezien de TESTA-verwezenlijkingen op het gebied van netwerkdiensten en het sterk toenemend aantal gebruikers van operationele CIRCA-teamwerktoepassingen moet dit register steeds met de verspreiding onder de sectorale klanten rekening houden. De activiteit "verspreiding van beste praktijken" zou in dit opzicht nuttig kunnen zijn en kunnen voortbouwen op de verstrekking van de bestaande algemene diensten en van de gezamenlijke IDA-instrumenten en -technieken.

2.2.4. De vastlegging van financiële middelen moet veel meer als alleen maar een (belangrijke maar vroege) mijlpaal van een project dan als een soort eindpunt worden beschouwd. Voor acties en maatregelen moet voor een specifieke rapporteringsperiode over verwezenlijkingen gerelateerd aan de uitgaven worden gerapporteerd. De Commissie wijst erop dat voor de toekomstige beoordelingen voor elke HAM-activiteit principieel moet worden aangedrongen op periodieke beoordelingen of enquêtes over de gebruikerstevredenheid en dat de resultaten vervolgens in een programmaoverzicht worden bijeengebracht.

2.2.5. Aanbevolen wordt de follow-up inzake algemene diensten duidelijk te definiëren en te formaliseren, zowel wat klantentevredenheid als wat de kosten-batenverhouding betreft. TESTA wordt beschouwd als een goede praktijk om de gebruikersgemeenschap van regelmatige follow-up te voorzien. Bepaalde maatregelen, zoals enquêtes over de gebruikerstevredenheid en kosten-batenanalyses, zouden over de hele linie moeten worden toegepast. Deze maatregelen zijn bedoeld om zowel de gebruikers als het TAC bij het nemen van beslissingen te helpen. Hoewel sommige enquêtes over de gebruikerstevredenheid in sleutelgebieden zijn uitgevoerd (TESTA en CIRCA), wordt aanbevolen dergelijke instrumenten op grotere schaal toe te passen en de mogelijkheden voor degelijke kosten-batenanalyses voor algemene diensten te verkennen.

2.3. IDA-PROGRAMMABEHEER

2.3.1. Het verdient aanbeveling dat bij IDA ook in de toekomst de omvang en de complexiteit van procedures en documenten zo veel mogelijk worden beperkt, binnen de grenzen die door de IDA-besluiten en de officiële communautaire procedures zijn opgelegd. Aan sommige elementen kan waarschijnlijk niet worden getornd, maar op andere aspecten heeft IDA meer invloed. Meer bepaald moeten de procedures worden gestroomlijnd om de vaste administratieve kosten te verminderen. Tegelijkertijd moet de rapportering echter worden verbeterd door regelmatiger basisgegevens te verzamelen, met name over de stand van de projecten en acties.

2.3.2. Wat de nationale coördinatie binnen de lidstaten betreft, is de Commissie van oordeel dat het Comité telematica tussen overheidsdiensten (TAC) een cruciale rol speelt. Sommige TAC-leden hebben betere banden met alle sectoren in hun land dan andere. Voor een doeltreffend programmabeheer moet dit personennetwerk in elk land zo veel mogelijk worden versterkt. Gezien het subsidiariteitsbeginsel kan de Gemeenschap op dit punt geen eisen stellen, maar wel heeft zij het programmabeheer vergemakkelijkt door actuele lijsten op te stellen van sectorale vertegenwoordigers die voor het TAC beschikbaar zijn. Het verdient aanbeveling deze lijsten in de toekomst stelselmatig bij te houden en te verspreiden.

2.3.3. Vooral als gevolg van de ingewikkelde formele procedures die moeten worden gevolgd, zal het nog een hele tijd duren alvorens het werkprogramma wordt goedgekeurd. Hoewel dit verband houdt met de verschillende stappen van de formele procedures en met de late goedkeuring van het eerste IDA II-werkprogramma in november 1999, op zijn beurt een gevolg van de late inwerkingtreding van de IDA-besluiten (augustus 1999), moeten verder elk jaar inspanningen worden geleverd om de goedkeuring te vervroegen. Een meer strategische oriëntatie is vereist, met name wat de raadpleging van belanghebbenden (andere dan nationale overheidsdiensten) betreft, teneinde aan nieuwe behoeften tegemoet te komen. Een alomvattende strategie in het werkprogramma voor de hele looptijd van IDA II, vooral wat het HAM-onderdeel van het werkprogramma betreft, moet worden overwogen.

2.3.4. De samenwerking tussen de lidstaten en het IDA-team verloopt uitstekend en in de IDA-gemeenschap wordt het technisch projectbeheer met grote kennis van zaken en zeer nauwgezet verricht. Het geheel aan vergaarde kennis en deskundigheid is indrukwekkend en de door IDA geboden mogelijkheden voor kruisbestuiving vormen een van de sterke punten van het programma. Doeltreffende technische projectleiders hebben een goed inzicht in de werkzaamheden, onderhouden goede banden met de gebruikersgemeenschap en zorgen voor een goed gebruikersbeheer. Deze aanpak wordt ondersteund door de IDA-besluiten en door de algemene uitvoeringsplannen, maar IDA kan hierbij op eigen initiatief advies verstrekken en zich daarbij baseren op de nuttige ervaring van deskundigen- en projectgroepen die aan de TAC-werkgroep horizontale acties en maatregelen (TAC/WHAM) verslag uitbrengt.

2.3.5. Hier zij echter opgemerkt dat veranderingen in de prioriteiten en de oriëntatie van het IDA-programma als gevolg van de wijzigingen in de IDA-besluiten veranderingen in de structurering en in de toewijzing van middelen, evenals nieuwe en/of aanvullende soorten deskundigheid kunnen vergen.

2.4. TOEKOMSTIGE ORIËNTATIES

2.4.1. Tijdens het tussentijdse beoordelingsproces is IDA-belanghebbenden (projectmedewerkers, leiders van sectorale projecten en TAC-leden) door middel van vragenlijsten en interviews naar hun mening over de verwachtingen voor het toekomstige programma gevraagd. De vragen hielden verband met de volgende aspecten:

- e-Europe 2005 - pan-Europese elektronische overheidsdiensten;

- wijziging van de IDA-besluiten;

- uitbreiding (deelname van kandidaat-lidstaten aan IDA);

- de mogelijkheid voor niet-lidstaten om algemene IDA-diensten te gebruiken.

2.4.2. Daarnaast werd een discussiedocument over pan-Europese elektronische overheidsdiensten opgesteld om de potentiële risico's van het grensoverschrijdend gebruik van deze diensten te belichten. In het document wordt er ook op gewezen dat de ontwikkeling van elektronische overheidsdiensten steeds in overeenstemming moet zijn met de doelstellingen van de interne markt en dat de verstrekking van deze diensten via diverse kanalen moet worden bevorderd in overeenstemming met de behoeften van de klanten (burgers, bedrijven of overheidsdiensten). Over het discussiedocument werd een on-lineraadpleging gehouden, waarvan de conclusies vervolgens werden besproken op de conferentie Pan-European e-Government services for citizens and enterprises: The role for IDA (hierna IDA-conferentie genoemd) van 19-20 september 2002.

2.4.3. De commentaar van de IDA-belanghebbenden en de diverse organisaties die op de raadpleging hebben gereageerd, zal als basis dienen voor de discussie over post-IDA II-activiteiten in het kader van een nieuwe communautair programma inzake pan-Europese elektronische overheidsdiensten voor overheden, burgers en bedrijven voor de periode 2005-2009. De discussie zou betrekking moeten hebben op onderwerpen als de toekomstige uitdagingen voor de EU en de vereiste middelen (met name voor de integratie van de pan-Europese dimensie in nationale e-overheidsstrategieën), het toepassingsgebied en de doelstellingen van het nieuwe programma, de manier waarop nationale overheidsdiensten en andere belanghebbenden deelnemen, een grotere rol voor horizontale IDA-acties en stroomlijning van de procedures, met name in verband met het opstellen van werkprogramma's.

2.4.4. Met betrekking tot de verlening van pan-Europese elektronische overheidsdiensten aan burgers en bedrijven, zouden beleidmakers in ieder geval rekening moeten houden met de noodzaak:

- om deze diensten op basis van hun functies in categorieën in te delen en ervoor te zorgen dat met de pan-Europese dimensie rekening wordt gehouden wanneer een van deze dienstencategorieën op nationaal vlak wordt ontwikkeld;

- om duidelijke beleidslijnen en specificaties te definiëren voor interoperabiliteit en informatiebeheer in het kader van een pan-Europees interoperabiliteitskader (dit zou een hoofdbestanddeel zijn van een e-overheidsdienststrategie);

- om de pan-Europese elektronische overheidsdiensten op regionaal en lokaal niveau te bevorderen en/of te verstrekken, wat tot een grotere betrokkenheid van regio's en gemeenten en, dankzij de nabijheid van en de bekendheid met de klanten, tot een betere introductie van deze diensten zou leiden.

2.4.5. Ten slotte wordt in verband met de mechanismen die voor een nieuw programma van toepassing zijn, aanbevolen een vooraf bepaald financieel kader voor de gehele looptijd van het programma op te nemen en de toewijzing van de begrotingsmiddelen voor grotere projecten voor meer dan één jaar te bepalen, alsmede om de begrotingsmiddelen naar aanleiding van natuurlijke projectmijlpalen toe te wijzen. Hiermee zou de efficiëntie van de projecten en activiteiten toenemen, terwijl financieringsbesluiten voor de hele levensduur van het project kunnen worden genomen en financiële middelen worden vrijgegeven op het moment dat bepaalde projectmijlpalen zijn bereikt. Dit zou ook tot verandering in de vraag naar projectinformatie en -documentatie in de loop van het project kunnen leiden. In plaats van volledige werkprogramma's zouden meer 'uitzonderingsrapporten' kunnen worden opgesteld, wat tot een kleinere werkbelasting voor de projectleiders en -medewerkers en voor de TAC-leden zal leiden. Voor toekomstige potentieel omvangrijkere en langdurigere projecten zouden de synergieën tussen IDA en de diensten van de Commissie die zich binnen het IST-programma met elektronische overheid bezighouden, nog meer moeten worden ontwikkeld om tot een betere complementariteit te komen.

3. CONCLUSIES

3.1. De Commissie beschouwt de resultaten van de tussentijdse beoordeling als een nuttige evaluatie van het IDA II-programma als geheel en tevens van de projecten en acties die in het kader hiervan zijn opgezet. Deze resultaten zijn voor een groot deel gebaseerd op de conclusies en aanbevelingen van het eindbeoordelingsverslag van de externe adviseur dat als toetssteen dient voor de volgende beoordeling die in 2004 moet worden uitgevoerd.

3.2. Tegelijk met en onmiddellijk na de tussentijdse beoordeling zijn al stappen gezet: in het kader van de IDA-kwaliteitsborging wordt bij de activiteiten nu ook rekening gehouden met criteria die te maken hebben met de bepaling van projectmijlpalen en van meetbare voordelen in het kader van het algemeen uitvoeringsplan. Tegelijkertijd is een scorebord opgesteld om de vooruitgang voor de HAM-activiteiten te meten. Daarnaast is in de tweede helft van 2001 een gedetailleerde handleiding met adviezen voor de sectoren opgesteld, waarin duidelijk alle nodige stappen voor de verstrekking van de IDA-financiering worden beschreven, terwijl op het gebied van de horizontale acties en maatregelen een catalogus van gezamenlijke IDA-instrumenten en -technieken is opgesteld.

3.3. Ter ondersteuning van het actieplan 2005 voor e-Europe en in overeenstemming met de nieuwe IDA-doelstelling om pan-Europese elektronische overheidsdiensten voor burgers en bedrijven te identificeren en toe te passen, zijn diverse acties van start gegaan. In dit kader zij met name verwezen naar de opening op de IDA-conferentie van het portaal van de EU-administratie (public services.eu).

3.4. Wat burgers en bedrijven betreft, moet IDA II er verder voor zorgen dat en nagaan of burgers en bedrijven van IDA-netwerken profiteren en moet het tevens het gebruik ervan door burgers en bedrijven zo veel mogelijk aanmoedigen. In het kader van het actieplan 2005 voor e-Europe, en met inachtneming van het subsidiariteitsbeginsel, zou IDA rechtstreekse toegang tot overheidsinformatie moeten bevorderen en moeten bijdragen aan de vermindering van de administratieve belasting voor burgers en bedrijven en aan de levering van pan-Europese elektronische overheidsdiensten. Uit de open discussie op de IDA-conferentie is gebleken dat rekening moet worden gehouden met de manier waarop IDA passende contacten zal onderhouden om de overheden op verschillende niveaus en tevens bedrijven en burgers te raadplegen.

3.5. Specifieke acties die in de loop van de tussentijdse IDA II-beoordeling zijn geïdentificeerd en die in de periode tot 2004 moeten worden uitgevoerd (ook in het licht van de nieuwe IDA-besluiten) hebben betrekking op:

- een grotere bijstand van het IDA-team aan de verschillende sectorale overheidsdiensten die aan het programma deelnemen;

- de herziening van de toezicht- en rapporteringsmechanismen voor projecten van gemeenschappelijk belang en voor horizontale acties en maatregelen;

- een grotere nadruk op kosten-batenanalyses voor projecten van gemeenschappelijk belang en voor horizontale acties en maatregelen;

- een beschrijving van een infrastructuur die als basis moet fungeren voor de ontwikkeling van projecten van gemeenschappelijk belang en andere sectorale netwerken;

- het verder organiseren van trainingssessies en informatiedagen in de lidstaten en in de kandidaat-lidstaten;

- het onderhouden van een dialoog met alle belanghebbenden die bij pan-Europese elektronische overheidsdiensten aan burgers en bedrijven betrokken zijn.

3.6. Op basis van de tussentijdse beoordeling en de tijdens de vier jaar van het IDA II-programma opgedane ervaring en gezien de context van het actieplan 2005 voor e-Europe en de resultaten van de on-lineraadpleging en van de IDA-conferentie zal dit verslag de grondslag vormen voor het toekomstige Commissievoorstel voor post-IDA II-activiteiten na 31 december 2004, de einddatum van het IDA II-programma.