BIJLAGE

FINANCIEEL REGLEMENT VAN HET EUROPEES DEFENSIEAGENTSCHAP

INHOUD

TOEPASSINGSGEBIED

TITEL I

BEGINSELEN VAN DE ALGEMENE BEGROTING

Artikel 1

Algemene begroting

Artikel 2

Operationele begroting

Artikel 3

Financieel kader

Artikel 4

Vaststelling van de algemene begroting

Artikel 5

Bestemmingsontvangsten

Artikel 6

Beheer door het Agentschap van uitgaven namens een deelnemende lidstaat

Artikel 7

Bijdragen

Artikel 8

Begrotingsoverschot

Artikel 9

Begrotingsbeginselen

Artikel 10

Boekhoudbeginselen

Artikel 11

Overdrachten

Artikel 12

Gewijzigde begroting

Artikel 13

Herziene begroting

TITEL II

UITVOERING VAN DE ALGEMENE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Financieel personeel

Artikel 14

Beginsel van scheiding van functies

Artikel 15

Rol van de ordonnateur

Artikel 16

Verantwoordelijkheden van de ordonnateur

Artikel 17

Scheiding van de functies inleiding en verificatie

Artikel 18

Procedures voor beheer en interne controle

Artikel 19

Rol van de rekenplichtige

Artikel 20

Verantwoordelijkheden van de rekenplichtige

HOOFDSTUK 2

Aansprakelijkheid van het financieel personeel

Artikel 21

Algemene voorschriften

Artikel 22

Regels betreffende de gedelegeerde ordonnateur

Artikel 23

Regels betreffende de rekenplichtige

HOOFDSTUK 3

Ontvangsten

Artikel 24

Terbeschikkingstelling van de ontvangsten van het Agentschap

Artikel 25

Raming van schuldvorderingen

Artikel 26

Vaststelling van schuldvorderingen

Artikel 27

Invorderingsopdracht

Artikel 28

Invorderen van gelden

Artikel 29

Achterstandsrente

HOOFDSTUK 4

Uitgaven

Artikel 30

Algemene beginselen

Artikel 31

Definitie van vastlegging in de begroting

Artikel 32

Vastleggingsprocedure

Artikel 33

Vastleggingsopdracht

Afdeling 34

Betaalbaarstelling

Afdeling 35

Betalingsopdracht

Artikel 36

Betaling

Artikel 37

Betalingstermijnen

HOOFDSTUK 5

Computersystemen

Artikel 38

Boekhoudprogramma's

HOOFDSTUK 6

Interne controle

Artikel 39

Rol van de interne controleur

Artikel 40

Verantwoordelijkheden van de interne controleur

TITEL III

FINANCIËLE VERSLAGLEGGING EN JAARLIJKSE CONTROLE

Artikel 41

Tijdschema begroting en verslaglegging

Artikel 42

Kwartaalverslagen

Artikel 43

Accountantscollege

Artikel 44

Jaarlijkse controle

Artikel 45

Slotartikel

TOEPASSINGSGEBIED

Het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap strekt tot uitvoering en aanvulling van overeenkomstige artikelen over financiële aspecten van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB van de Raad van 12 juli 2004 betreffende de oprichting van het Europees Defensieagentschap (1) („GO”).

TITEL I

BEGINSELEN VAN DE ALGEMENE BEGROTING

Artikel 1

Algemene begroting

1.   De algemene begroting bestaat uit de ontvangsten en uitgaven van een begrotingsjaar.

2.   In de algemene begroting worden de maxima van het financiële kader van het Agentschap, door de Raad goedgekeurd overeenkomstig artikel 3, volledig geëerbiedigd.

3.   De uitgaven bestaan uit personele kosten, werkingskosten, beleidskredieten en voorzieningen. Ontvangsten bestaan uit diverse ontvangsten, onder meer inhoudingen op de bezoldigingen van het personeel en rente op de bankrekeningen van het Agentschap, en uit bijdragen van de aan het Agentschap deelnemende lidstaten („deelnemende lidstaten”).

4.   De huishoudelijke begroting is de algemene begroting minus de operationele begroting als omschreven in artikel 2.

Artikel 2

Operationele begroting

1.   De operationele begroting is onderdeel van de algemene begroting en bestaat uit kredieten voor het inwinnen van extern advies, met name operationele analyse, dat voor het Agentschap van essentieel belang is om zijn taken te kunnen vervullen, en voor specifieke onderzoek- en technologieactiviteiten ten bate van alle deelnemende lidstaten, met name technische casestudy's en verkennende haalbaarheidsstudies;

2.   De directeur brengt het bestuur regelmatig op de hoogte van de lopende en toekomstige werkzaamheden die binnen de operationele begroting vallen.

Artikel 3

Financieel kader

Om de drie jaar keurt de Raad met eenparigheid van stemmen voor de volgende drie jaar een financieel kader voor het Agentschap goed. Dit financiële kader geeft overeengekomen prioriteiten aan en vormt een juridisch bindend plafond. Het eerste financiële kader bestrijkt de periode 2007-2009.

Artikel 4

Vaststelling van de algemene begroting

1.   Het hoofd van het Agentschap legt het bestuur vóór 30 juni van elk jaar een totale raming van het ontwerp van algemene begroting voor, waarin de maxima van het financiële kader volledig worden geëerbiedigd.

2.   Het hoofd van het Agentschap legt vóór 30 september van elk jaar het ontwerp van algemene begroting aan het bestuur voor. Dit ontwerp omvat:

a)

de kredieten die noodzakelijk worden geacht: i) ter dekking van de kosten van het Agentschap voor het beheer, het personeel en de vergaderingen; ii) voor het inwinnen van extern advies, met name operationele analyse, dat voor het Agentschap van essentieel belang is om zijn taken te kunnen vervullen, en voor specifieke onderzoek- en technologie activiteiten ten bate van alle deelnemende lidstaten, met name technische casestudies en verkennende haalbaarheidsstudies;

b)	een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken.

3.   Het bestuur tracht te bewerkstelligen dat de in lid 2, onder a), ii), bedoelde kredieten een significant deel vormen van de totale kredieten als bedoeld in lid 2. Deze kredieten zijn een afspiegeling van feitelijke behoeften maken een operationele rol voor het Agentschap mogelijk.

4.   Het ontwerp van algemene begroting gaat vergezeld van een gedetailleerd overzicht van de personeelsformatie en uitvoerige motiveringen.

5.   Het bestuur kan met eenparigheid van stemmen besluiten dat het ontwerp van algemene begroting daarenboven een welbepaald project of programma bestrijkt indien dit duidelijk alle deelnemende lidstaten ten goede komt.

6.   De kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven volgens hun aard of bestemming worden gegroepeerd en worden, voor zover nodig, onderverdeeld in artikelen.

7.   Elke titel kan een hoofdstuk „voorzieningen” omvatten. De kredieten worden in dit hoofdstuk opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het benodigde bedrag van de kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden.

8.   De ontvangsten bestaan uit:

a)	diverse ontvangsten;

b)	bijdragen die verschuldigd zijn door de aan het Agentschap deelnemende lidstaten, op basis van de verdeelsleutel aan de hand van het bruto nationaal inkomen (BNI).

De algemene begroting bevat begrotingsonderdelen voor de opneming van bestemmingsontvangsten en vermeldt, voor zover mogelijk, de geraamde bedragen.

9.   Het bestuur stelt de algemene begroting vóór 31 december van elk jaar binnen het financiële kader van het Agentschap vast. Daarbij wordt het bestuur voorgezeten door het hoofd van het Agentschap, of door een vertegenwoordiger die door het hoofd binnen het secretariaat-generaal van de Raad wordt aangewezen, of door een lid van het bestuur die daartoe door het hoofd wordt aangezocht. De directeur verklaart dat de begroting is vastgesteld en stelt de deelnemende lidstaten daarvan in kennis.

10.   Indien bij het begin van een begrotingsjaar de algemene begroting niet is vastgesteld, kunnen de uitgaven maandelijks worden verricht per hoofdstuk of per andere afdeling, zonder dat zij een twaalfde der bij de begroting van het vorige begrotingsjaar geopende kredieten mogen overschrijden en zonder dat deze maatregel tot gevolg mag hebben dat het Agentschap meer dan een twaalfde van de in voorbereiding zijnde algemene ontwerp-begroting ter beschikking krijgt. Het bestuur kan met gekwalificeerde meerderheid van stemmen op voorstel van de directeur uitgaven van meer dan een twaalfde toestaan. De directeur kan de bijdragen die noodzakelijk zijn ter dekking van de volgens dit lid toegestane kredieten, afroepen, en deze bijdragen zijn binnen 30 dagen na de afroep van de bijdragen betaalbaar.

Artikel 5

Bestemmingsontvangsten

1.   Het Agentschap mag in zijn algemene begroting, ter dekking van andere kosten dan de kosten bedoeld in artikel 4, lid 2, onder a), i), als ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, ontvangen:

a)	financiële bijdragen uit de algemene begroting van de Europese Unie in specifieke gevallen, met volledige inachtneming van de toepasselijke voorschriften, procedures en besluitvormingsprocessen;

b)	financiële bijdragen van de deelnemende lidstaten, derde staten of andere derden.

2.   Bestemmingsontvangsten mogen uitsluitend worden gebruikt voor de specifieke doelen waarvoor zij zijn bestemd.

Artikel 6

Beheer door het Agentschap van uitgaven namens een deelnemende lidstaat

1.   Het bestuur kan op voorstel van de directeur of een deelnemende lidstaat besluiten dat het Agentschap door de deelnemende lidstaten op contractbasis kan worden belast met het administratieve en financiële beheer van bepaalde activiteiten die binnen het mandaat van het Agentschap vallen.

2.   Het bestuur kan in zijn besluit het Agentschap machtigen namens bepaalde deelnemende lidstaten contracten af te sluiten. Het kan het Agentschap machtigen de middelen die nodig zijn om de afgesloten contracten na te komen, vooraf van die deelnemende lidstaten te innen.

Artikel 7

Bijdragen

1.   Vaststelling van de bijdragen wanneer de BNI-verdeelsleutel geldt

1.1.

Wanneer de BNI verdeelsleutel geldt, wordt de verdeling van de bijdragen tussen de deelnemende lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen, bepaald volgens de bruto nationaal product verdeelsleutel als omschreven in artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie en ingevolge Besluit 2000/597/EG, Euratom, van de Raad van 29 september 2000 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen (2), dan wel elk ander besluit van de Raad dat daarvoor in de plaats komt.

1.2.

Voor de berekening van de bijdragen worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom „eigen middelen BNI” van de tabel „Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat”, die aan de laatste goedgekeurde begroting van de Europese Gemeenschappen is gehecht, waarbij de bijdrage van elke deelnemende lidstaat die wordt gevraagd bij te dragen, proportioneel is aan het aandeel van het BNI van die lidstaat in het totale BNI van de deelnemende lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen.

2.   Schema voor de betaling van de bijdragen

2.1.	De bijdragen voor de financiering van de algemene begroting van de Europese Unie worden door de deelnemende lidstaten betaald in drie gelijke termijnen, aflopende op 15 februari, 15 juni en 15 oktober van het begrotingsjaar in kwestie.

2.2.	Wanneer een gewijzigde begroting wordt aangenomen, worden de noodzakelijke bijdragen binnen 60 dagen na de afroep van de bijdragen door de deelnemende lidstaten betaald.

2.3.	Iedere deelnemende lidstaat betaalt de bankkosten voor de betaling van zijn bijdragen.

Artikel 8

Begrotingsoverschot

Begrotingsoverschotten aan het eind van het begrotingsjaar, die het gevolg zijn van een verschil tussen ontvangsten en uitgaven, worden beschouwd als een krediet dat beschikbaar is voor de deelnemende lidstaten en aan hen wordt teruggegeven als aftrek van de derde bijdrage van het volgende begrotingsjaar (15 oktober).

Artikel 9

Begrotingsbeginselen

1.   Begrotingen, die in euro worden opgesteld, zijn de besluiten waarbij voor elk begrotingsjaar wordt voorzien in en machtiging gegeven tot alle ontvangsten en uitgaven die door het bureau worden beheerd.

2.   De in een begroting opgenomen kredieten worden goedgekeurd voor de duur van een begrotingsjaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

3.   De ontvangsten en uitgaven moeten voor iedere begroting in evenwicht zijn. Alle ontvangsten en uitgaven moeten volledig in de begroting in kwestie worden vermeld en mogen niet tegen elkaar worden weggestreept.

4.   De begroting bevat gesplitste kredieten, die aanleiding geven tot vastleggingskredieten en betalingskredieten, en niet-gesplitste kredieten.

5.   Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan. Kredieten mogen echter globaal worden vastgelegd en vastleggingen mogen in jaartranches worden verdeeld. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot 31 december zijn aangegaan.

6.   Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan. De betalingen worden geboekt op basis van de tot 31 december verrichte vastleggingen.

7.   De ontvangsten worden in de rekening van het begrotingsjaar verantwoord aan de hand van de in dat jaar geïnde bedragen.

8.   Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel en binnen de grenzen van de in de begroting opgenomen kredieten kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht.

9.   De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.

10.   Behandeling van de activa en afschrijvingen: in begrotingstermen komen alle in verband met de verwerving van activa gedane uitgaven als zodanig ten laste van de begroting; er worden geen afschrijvingskosten aangerekend.

Artikel 10

Boekhoudbeginselen

1.   De financiële staten worden opgemaakt volgens de algemeen erkende boekhoudbeginselen van de Europese Unie, met name:

a)	continuïteit, hetgeen inhoudt dat het Agentschap geacht wordt een onbepaalde levensduur te hebben;

b)	voorzichtigheid, hetgeen inhoudt in dat de activa of de baten niet worden overgewaardeerd en de passiva of de lasten niet worden ondergewaardeerd;

c)

bestendigheid van de boekhoudmethoden, hetgeen inhoudt dat de samenstelling van de financiële staten, de boekingsmethoden en de waarderingsregels niet van begrotingsjaar tot begrotingsjaar mogen worden veranderd. De rekenplichtige mag slechts in uitzonderlijke gevallen van het beginsel van bestendigheid van de boekhoudmethoden afwijken, met name wanneer de wijziging tot een passender presentatie van de boekhoudkundige verrichtingen leidt;

d)

vergelijkbaarheid van de informatie, hetgeen inhoudt dat elke post in de financiële staten het bedrag van de overeenkomende post van het vorige begrotingsjaar vermeldt. Wanneer de presentatie of indeling van een van de elementen van de financiële staten wordt gewijzigd, worden de overeenkomende bedragen van het vorige begrotingsjaar vergelijkbaar gemaakt en heringedeeld;

e)	relatieve belang, hetgeen inhoudt dat alle verrichtingen die voor de gezochte informatie van betekenis zijn in de financiële staten worden opgenomen. Het relatieve belang wordt met name beoordeeld naar de aard of het bedrag van de verrichting;

f)

niet-compensatie, hetgeen inhoudt dat schuldvorderingen en schulden of lasten en baten niet met elkaar mogen worden verrekend, tenzij de lasten en baten uit dezelfde verrichting, gelijksoortige verrichtingen of afdekkingsverrichtingen voortvloeien en voor zover zij afzonderlijk niet belangrijk zijn;

g)	voorrang van werkelijkheid boven schijn, hetgeen inhoudt dat de boekhoudkundige verrichtingen in de financiële staten worden vermeld op basis van hun economische aard;

h)	periodetoerekening, hetgeen inhoudt in dat de verrichtingen en gebeurtenissen worden geboekt op het moment waarop zij zich voordoen, en niet op het moment van de daadwerkelijke betaling of inning;

i)	traceerbaarheid van activa en afschrijvingen, hetgeen betekent dat het Agentschap van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa, met inbegrip van afschrijvingen, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bijhoudt.

2.   Wanneer de rekenplichtige in een bijzonder geval van oordeel is dat van de inhoud van een in lid 1 omschreven boekhoudbeginsel moet worden afgeweken, wordt deze afwijking vermeld en naar behoren gemotiveerd.

Artikel 11

Overdrachten

1.   Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.

2.   Bij de vastleggingskredieten die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kan de overdracht evenwel betrekking hebben op de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit, met name de selectie van de potentiële contractanten, op 31 december zijn beëindigd. Deze bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd.

3.   Bij betalingskredieten kan de overdracht betrekking hebben op de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn. Specifieke kredieten kunnen slechts een keer worden overgedragen.

4.   In een reserve opgenomen kredieten en de kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.

5.   Bestemmingsontvangsten die niet zijn gebruikt en op 31 december beschikbare kredieten die voortkomen uit in artikel 5 genoemde bestemmingsontvangsten worden automatisch overgedragen en mogen uitsluitend worden gebruikt voor de specifieke doelen waarvoor zij zijn bestemd. De beschikbare kredieten die bestaan uit overgedragen bestemmingsontvangsten, moeten het eerst worden gebruikt.

6.   De directeur dient bij het bestuur voor 15 februari een voorstel voor overdrachten in. Het bestuur neemt voor 15 maart een besluit.

Artikel 12

Gewijzigde begroting

1.   In geval van onvermijdbare, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden, kan de directeur binnen de maxima van het in artikel 3 bedoelde financiële kader een ontwerp van gewijzigde begroting voorstellen.

2.   Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt, binnen de maxima van het financiële kader, opgesteld, voorgelegd en vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als de algemene begroting. Het bestuur houdt rekening met de vereiste spoed.

3.   Wanneer de maxima van het financiële kader als gevolg van buitengewone en onvoorziene omstandigheden onvoldoende worden geacht, ook volledig rekening houdend met de bepalingen van artikel 4, leden 2 en 3, legt het bestuur de gewijzigde begroting ter goedkeuring voor aan de Raad, die met eenparigheid van stemmen een besluit neemt.

Artikel 13

Herziene Begroting

1.   Indien nodig kan de directeur het bestuur binnen de grenzen van de vastgestelde begroting een herziene begroting voor het lopende begrotingsjaar voorleggen op basis van de feitelijk gemaakte kosten in de eerste negen maanden en de geraamde kosten tot het einde van dat begrotingsjaar.

2.   De directeur kan kredieten overschrijven van de ene titel naar de andere tot in totaal 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar, van het ene hoofdstuk naar het andere en van het ene artikel naar het andere.

3.   Drie weken voordat de directeur de in lid 2 vermelde overschrijvingen verricht, brengt hij het bestuur op de hoogte van zijn voornemens. Worden binnen deze termijn door een deelnemende lidstaat naar behoren gemotiveerde redenen aangevoerd, dan neemt het bestuur een besluit.

4.   De directeur kan binnen artikelen kredietoverschrijvingen verrichten en andere kredietoverschrijvingen voorstellen aan het bestuur.

TITEL II

UITVOERING VAN DE ALGEMENE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Financieel personeel

Artikel 14

Beginsel van scheiding van functies

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 15

Rol van de ordonnateur

1.   De directeur oefent namens het Agentschap de functies van ordonnateur uit.

2.   Het Agentschap bepaalt in zijn interne administratieve voorschriften aan welke personeelsleden van het gepaste niveau de directeur, met inachtneming van de in het reglement van orde van het Agentschap bepaalde voorwaarden, de functies van ordonnateur kan delegeren, alsook de omvang van de toegekende bevoegdheden.

3.   Overeenkomstig artikel 11, lid 3, punt 3.1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB wordt delegatie van de functies van ordonnateur slechts toegestaan aan rechtstreeks door het Agentschap aangeworven personeel met een contract voor bepaalde tijd, geselecteerd uit onderdanen van deelnemende lidstaten.

4.   De delegatie verkrijgende ordonnateurs kunnen slechts handelen binnen de in het delegatiebesluit gestelde grenzen. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur kan in de uitoefening van zijn taak worden bijgestaan door een of meer personeelsleden die onder zijn verantwoordelijkheid belast zijn met bepaalde voor de uitvoering van de begroting en het afleggen van rekening en verantwoording benodigde handelingen.

Artikel 16

Verantwoordelijkheden van de ordonnateur

1.   De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, waaronder de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.

2.   Voor het verrichten van de uitgaven gaat de gedelegeerde ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

3.   De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de verstrekking van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.

4.   De gedelegeerde ordonnateur voert, overeenkomstig de door het Agentschap vastgestelde minimumnormen en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico's, de organisatorische structuur en de systemen en procedures voor beheer en interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken, in voorkomend geval met inbegrip van verificaties achteraf. Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. De inleiding en de verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.

5.   Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden. Zij houden zich aan de beroepscode van het Agentschap.

6.   Elk bij het financiële beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die hij gehouden is te respecteren, deelt dit schriftelijk aan de gedelegeerde ordonnateur mede en, wanneer deze niet optreedt, aan de in artikel 22, lid 3, bedoelde instantie. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het Agentschap kunnen schaden, waarschuwt de ordonnateur de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

7.   De ordonnateur legt aan het bestuur verantwoording over de uitoefening van zijn taken af in de vorm van een jaarlijks activiteitenverslag, dat vergezeld gaat van informatie over financiën en beheer. Dat verslag behelst de resultaten van zijn verrichtingen ten opzichte van de hem opgedragen doelstellingen, de aan die verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de middelen die tot zijn beschikking zijn gesteld en de werking van het systeem voor de interne controle. De interne controleur neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere geïdentificeerde informatie.

Artikel 17

Scheiding van de functies inleiding en verificatie

1.   Onder inleiding van een verrichting wordt verstaan alle handelingen die door de in artikel 16, leden 4 en 5, bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs aan wie delegatie is verleend.

2.   Onder verificatie vooraf van een verrichting wordt verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.

3.   Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen:

a)

de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgaven en de ontvangsten met de geldende regels, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de verdragen, de toepasselijke wetgeving en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;

b)	de toepassing van het beginsel van goed financieel beheer.

4.   De verificaties achteraf en, zo nodig, ter plaatse aan de hand van documenten hebben als doel de goede uitvoering van de door de begroting gefinancierde verrichtingen te verifiëren, en met name de inachtneming van de in lid 3 bedoelde criteria. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs gebeuren op basis van een risicoanalyse.

5.   De ambtenaren of andere personeelsleden die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties zijn niet de personeelsleden die de in lid 1 bedoelde inleidingstaken verrichten, en zijn evenmin de ondergeschikten van laatstgenoemden.

Artikel 18

Procedures voor beheer en interne controle

De systemen en procedures voor beheer en interne controle maken het mogelijk:

a)	de doelstellingen van het beleid, de programma's en de acties van het Agentschap te verwezenlijken in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer;

b)	de regels van het EU-recht en de door het Agentschap vastgestelde normen voor de controle na te leven;

c)	de activa en de informatie van het Agentschap te beschermen;

d)	onregelmatigheden, fouten en fraude te voorkomen en op te sporen;

e)	de beheerrisico's vast te stellen en te voorkomen;

f)	betrouwbare informatie over financiën en beheer te verstrekken;

g)	de bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting te bewaren;

h)	de documenten met betrekking tot de vereiste voorafgaande garanties ten gunste van het Agentschap te bewaren en een tijdschema op te stellen waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.

Artikel 19

Rol van de rekenplichtige

Overeenkomstig artikel 11, lid 3, punt 3.1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB stelt het Agentschap een rekenplichtige aan uit rechtstreeks door het Agentschap aangeworven personeel met een contract voor bepaalde tijd, geselecteerd uit onderdanen van deelnemende lidstaten. De rekenplichtige wordt door het bestuur benoemd op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door beroepskwalificaties wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.

Artikel 20

Verantwoordelijkheden van de rekenplichtige

1.   De rekenplichtige wordt binnen het Agentschap belast met:

a)	de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen, met inbegrip van achterstandsrente als omschreven in artikel 29;

b)	het opstellen en inrichten van de rekeningen;

c)	het voeren van de boekhouding;

d)	het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;

e)	het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;

f)	het beheer van de kasmiddelen.

2.   De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateurs, die de betrouwbaarheid ervan garanderen, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouwe weergave vormen van het vermogen van het Agentschap en de uitvoering van de begroting.

3.   De rekenplichtige is als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

4.   Overeenkomstig artikel 11, lid 3, punt 3.1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB kan de rekenplichtige voor de uitoefening van zijn taken een aantal van zijn functies delegeren aan rechtstreeks door het Agentschap aangeworven personeel met een contract voor bepaalde tijd, geselecteerd uit onderdanen van deelnemende lidstaten. In het delegatiebesluit worden de aan de gedelegeerden toevertrouwde taken omschreven.

HOOFDSTUK 2

Aansprakelijkheid van het financieel personeel

Artikel 21

Algemene voorschriften

1.   Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de gedelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd tijdelijk of definitief hun delegatie worden ontnomen.

2.   Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven.

3.   De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in dit artikel genoemde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de deelnemende lidstaten betrokken zijn.

4.   Elke ordonnateur, of rekenplichtige is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het Agentschap kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Artikel 22

Regels betreffende de gedelegeerde ordonnateurs

1.   De ordonnateur kan worden verplicht de schade die het Agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden, met name indien hij in te vorderen rechten vaststelt of invorderingsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de dit financieel reglement. Ditzelfde geldt indien hij door een grove fout zijnerzijds nalaat een document op te stellen waardoor een schuldvordering ontstaat of indien hij de afgifte van een invorderingsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt, of indien hij de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt, waardoor een wettelijke aansprakelijkheid van het Agentschap tegenover derden kan ontstaan.

2.   Wanneer een gedelegeerde ordonnateur oordeelt dat hem verzocht wordt een besluit te nemen dat onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenende gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het Agentschap kunnen schaden, waarschuwt de gedelegeerde ordonnateur de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

3.   Om het bestaan van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan vast te stellen, richt het Agentschap een functioneel onafhankelijke instantie op die gespecialiseerd is op dit gebied. Op grond van het advies van deze instantie neemt het Agentschap een beslissing over het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de gedelegeerd ordonnateur, indien deze geen partij is, alsmede de interne controleur een verslag met aanbevelingen toe.

Artikel 23

Regels betreffende de rekenplichtigen

Een rekenplichtige kan worden verplicht de schade die het Agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Hij kan met name aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a)	middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verloren laten gaan of aantasten;

b)	bankrekeningen ten onrechte wijzigen;

c)	invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de invorderings- of betalingsopdrachten;

d)	nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

HOOFDSTUK 3

Ontvangsten

Artikel 24

Terbeschikkingstelling van de inkomsten van het Agentschap

De ontvangsten gevormd door diverse inkomsten en de bijdragen van de deelnemende lidstaten worden als raming in euro in de algemene begroting opgenomen. De bijdragen van de deelnemende lidstaten dekken de totale kredieten die in de algemene begroting van de Europese Unie zijn opgenomen na aftrek van de diverse inkomsten.

Artikel 25

Raming van schuldvorderingen

1.   Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van het Agentschap ontstaat of wordt gewijzigd, is het voorwerp van een schuldvorderingsraming van de bevoegde ordonnateur.

2.   Voor deze middelen geeft de bevoegde ordonnateur een invorderingsopdracht af.

Artikel 26

Vaststelling van schuldvorderingen

1.   De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde ordonnateur:

a)	het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;

b)	het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;

c)	de invorderbaarheid van de schuld verifieert.

2.   De inkomsten van het Agentschap en elke als vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering worden vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, gevolgd door een aan de debiteur gerichte debetnota, welke beide worden opgesteld door de bevoegde ordonnateur.

3.   Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.

Artikel 27

Invorderingsopdracht

1.   De opdracht tot invordering is de handeling waarbij de bevoegde gedelegeerde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een schuldvordering die hij heeft vastgesteld, in te vorderen.

2.   Het Agentschap kan de vaststelling van een schuldvordering jegens andere personen dan Staten formeel neerleggen in een besluit waarvan de tenuitvoerlegging geschiedt volgens de bepalingen van burgerlijke rechtsvordering die van kracht zijn in de staat op het grondgebied waarvan zij plaatsvindt.

Artikel 28

Invorderen van gelden

1.   De rekenplichtige neemt de door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het Agentschap en toe te zien op het behoud van de rechten van het Agentschap.

De rekenplichtige gaat over tot invordering van de schuldvorderingen van het Agentschap.

2.   Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel, volgens de procedures en conform de criteria vastgesteld in de uitvoeringsvoorschriften. Het besluit wordt gemotiveerd.

Artikel 29

Achterstandsrente

1.   Elke schuldvordering die op de vervaldag niet is voldaan, is rentedragend overeenkomstig de leden 2 en 3.

2.   De rentevoet voor op de vervaldag niet voldane schuldvorderingen is het door de Europese Centrale Bank op haar basisherfinancieringsoperaties toegepaste percentage dat geldt op de eerste kalenderdag van de maand van de vervaldag en wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, reeks C, vermeerderd met:

a)	zeven procentpunt wanneer de schuldvordering voortvloeit uit een overheidsopdracht voor leveringen en diensten in de zin van titel V,

b)	drieënhalf procentpunt in alle andere gevallen.

3.   De rente wordt berekend vanaf de kalenderdag die volgt op de in de debetnota genoemde vervaldag van de schuldvordering tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is betaald.

4.   Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig de leden 2 en 3 vastgestelde achterstandsrente in mindering gebracht.

5.   Wanneer de debiteur in het geval van boeten een financiële zekerheid stelt die door de rekenplichtige wordt aanvaard in plaats van een voorlopige betaling, is de rentevoet die vanaf de vervaldag van toepassing is, het in lid 2 bedoelde percentage, vermeerderd met slechts anderhalf procentpunt.

6.   Om te voorkomen dat de deelnemende lidstaten op hun bijdragen achterstandsrente moeten betalen, ontvangen zij ten minste 30 dagen voor afloop van de in artikel 7, punt 2.1, bepaalde termijn het ondertekende origineel van de brief waarin om een bijdrage wordt verzocht.

HOOFDSTUK 4

Uitgaven

Artikel 30

Algemene beginselen

1.   Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

2.   De vastlegging van een uitgave wordt voorafgegaan door een financieringsbesluit van het Agentschap of de door hem gedelegeerde autoriteiten.

Artikel 31

Definitie van vastlegging in de begroting

1.   De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de ordonnateur een verplichting doet ontstaan of constateert die tot een last leidt. De vastlegging en de juridische verbintenis worden door dezelfde ordonnateur aangegaan, behoudens naar behoren gemotiveerde gevallen die bij de uitvoeringsvoorschriften worden bepaald.

2.   Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald. Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangegeven.

3.   Vastleggingen voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, mogen slechts in jaartranches worden verdeeld wanneer het basisbesluit daarin voorziet, ook wat betreft administratieve uitgaven. Wanneer een vastlegging aldus in jaartranches wordt verdeeld, wordt dit in de juridische verbintenis vermeld, tenzij het gaat om personeelskosten.

Artikel 32

Vastleggingsprocedure

1.   Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

2.   De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken individuele juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n + 1.

Behoudens het bepaalde in artikel 31, lid 3, worden de individuele juridische verbintenissen betreffende individuele of voorlopige vastleggingen uiterlijk 31 december van het jaar n gesloten.

Bij het verstrijken van de in de eerste en de tweede alinea bedoelde perioden wordt het niet-gebruikte saldo van deze vastleggingen door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt.

Elke individuele juridische verbintenis die volgt op een globale vastlegging wordt vóór ondertekening door de bevoegde ordonnateur in de begrotingsboekhouding opgenomen ten laste van de globale vastlegging.

3.   Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald.

De delen van deze verbintenissen die zes maanden na deze datum niet zijn uitgevoerd worden vrijgemaakt en de betrokken kredieten worden geannuleerd.

Wanneer een juridische verbintenis vervolgens gedurende een periode van drie jaar tot geen enkele betaling heeft geleid, gaat de bevoegde ordonnateur over tot vrijmaking ervan.

Artikel 33

Vastleggingsopdracht

1.   Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:

a)	de juistheid van de aanwijzing op de begroting;

b)	de beschikbaarheid van de kredieten;

c)	de overeenstemming van de uitgave met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze bepalingen en de toepasselijke wetgeving;

d)	de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.

2.   Bij de registratie van een juridische verbintenis vergewist de ordonnateur zich van:

a)	de dekking van de verbintenis door de overeenkomstige begrotingsvastlegging;

b)	de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze bepalingen en de toepasselijke wetgeving;

c)	de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.

Artikel 34

Betaalbaarstelling

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:

a)	het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert;

b)	het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert;

c)	de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert.

Artikel 35

Betalingsopdracht

De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige door middel van een betalingsopdracht opdraagt het bedrag van de door hem betaalbaar gestelde uitgaven te betalen.

Artikel 36

Betaling

1.   Een betaling wordt slechts uitgevoerd indien is aangetoond dat de actie overeenkomstig het basisbesluit of het contract is en betrekking heeft op een of meer van de volgende verrichtingen:

a)	betaling van het volledige verschuldigde bedrag;

b)	betaling door middel van een of meer tussentijdse betalingen.

2.   In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij worden verricht.

3.   De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen.

Artikel 37

Betalingstermijnen

1.   De verschuldigde bedragen worden betaald binnen een termijn van maximaal vijfenveertig kalenderdagen vanaf de datum van inschrijving van een ontvankelijk verzoek om betaling door de gemachtigde dienst van de bevoegde ordonnateur. Onder datum van betaling wordt verstaan de datum waarop de rekening van het Agentschap wordt gedebiteerd.

Een verzoek om betaling is niet ontvankelijk indien een of meer essentiële elementen ontbreken.

2.   Niettegenstaande lid 1 wordt de in lid 1 bedoelde termijn vastgesteld op dertig kalenderdagen voor betalingen in verband met opdrachten voor diensten of leveringen, behalve wanneer het contract anders bepaalt.

3.   Voor contracten of overeenkomsten waarin de betaling afhankelijk wordt gesteld van de goedkeuring van een verslag, beginnen de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen pas na de goedkeuring van het betrokken verslag te lopen, hetzij expliciet omdat de begunstigde hiervan in kennis is gesteld, hetzij impliciet omdat de contractuele goedkeuringstermijn is verstreken zonder dat deze is opgeschort door een formeel, tot de begunstigde gericht document.

Deze goedkeuringstermijn mag niet langer zijn dan:

a)	twintig kalenderdagen voor eenvoudige contracten betreffende de levering van goederen en diensten;

b)	vijfenveertig kalenderdagen voor de andere contracten en de subsidieovereenkomsten;

c)	zestig kalenderdagen voor contracten met betrekking tot technische diensten die bijzonder moeilijk te evalueren zijn.

4.   De bevoegde ordonnateur kan de betalingstermijn evenwel op ieder moment van de in lid 1 genoemde periode opschorten, indien hij de crediteuren ervan in kennis stelt dat aan het verzoek om betaling niet kan worden voldaan omdat het bedrag niet verschuldigd is dan wel omdat de vereiste bewijsstukken niet zijn overgelegd. Wanneer de bevoegde ordonnateur kennis krijgt van informatie op grond waarvan de subsidiabiliteit van in een verzoek om betaling opgenomen uitgaven kan worden betwijfeld, kan hij de betalingstermijn opschorten, zodat aanvullende verificaties kunnen worden verricht, waaronder begrepen in de vorm van een controle ter plaatse, om vóór de betaling zekerheid te verkrijgen over de subsidiabiliteit van de uitgaven. De ordonnateur stelt de betrokken begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk in kennis.

De rest van de betalingstermijn begint te lopen op de datum waarop het correct opgestelde verzoek om betaling is ingeschreven.

5.   Bij het verstrijken van de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen kan de crediteur binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling achterstandsrente in rekening brengen volgens de volgende bepalingen:

a)	als rentevoeten worden de in artikel 29, lid 2, eerste alinea, bedoelde percentages gehanteerd;

b)	de rente is verschuldigd over de tijd die is verstreken vanaf de kalenderdag volgende op het einde van de betalingstermijn tot de dag van betaling.

De eerste alinea is niet van toepassing op de deelnemende lidstaten.

HOOFDSTUK 5

Computersystemen

Artikel 38

Boekhoudprogramma's

1.   De boekhoudprogramma's van het Agentschap dienen in overeenstemming te zijn met de beginselen die zijn neergelegd in dit financieel reglement.

2.   De handtekeningen kunnen door middel van een beveiligde geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.

HOOFDSTUK 6

Interne controle

Artikel 39

Rol van de interne controleur

1.   Het Agentschap stelt een interne controlefunctie in, die moet worden uitgeoefend met inachtneming van de internationale normen ter zake. De door het Agentschap aangewezen interne controleur is het Agentschap verantwoording schuldig voor de verificatie van de goede werking van de systemen en de procedures voor de uitvoering van de begroting. De interne controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn.

2.   Voor de interne controleur wordt door het Agentschap een bijzondere regeling bepaald om de volledige onafhankelijkheid van zijn functie te garanderen en zijn verantwoordelijkheid vast te stellen.

Artikel 40

Verantwoordelijkheden van de interne controleur

1.   De interne controleur adviseert het Agentschap bij het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

De interne controleur is met name belast met:

a)	het beoordelen van de toereikendheid en doeltreffendheid van de interne beheersystemen, alsmede de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de beleidsmaatregelen, programma's en acties in relatie met de ermee verbonden risico's;

b)	het beoordelen van de toereikendheid en kwaliteit van de interne en andere controlesystemen die worden toegepast op alle verrichtingen tot uitvoering van de begroting.

2.   De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het Agentschap. Hij heeft een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft, zo nodig ter plaatse.

3.   De interne controleur brengt aan het Agentschap verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen. Het Agentschap zorgt ervoor dat de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen worden opgevolgd. De interne controleur dient tevens jaarlijks een intern controleverslag in bij het Agentschap waarin het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven worden genoemd.

4.   De directeur zendt het bestuur jaarlijks een verslag toe waarin een samenvatting wordt gegeven van het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.

TITEL III

FINANCIËLE VERSLAGLEGGING EN JAARLIJKSE CONTROLE

Artikel 41

Tijdschema begroting en verslaglegging

Het Agentschap legt het bestuur de volgende documenten voor:

a)	voor 15 februari, een voorstel voor overdrachten, als bepaald in artikel 11,

b)	voor 30 juni, een totale raming van het ontwerp van algemene begroting voor het volgende jaar, als bepaald in artikel 4, lid 1,

c)	voor 30 september, een ontwerp van algemene begroting voor het volgende begrotingsjaar, als bepaald in artikel 4, lid 9,

d)	indien nodig, na de eerste negen maanden van het begrotingsjaar, een herziene begroting voor het lopende begrotingsjaar, als bepaald in artikel 13,

e)	financiële kwartaalverslagen, als bepaald in artikel 42,

f)	verslagen over de operationele begroting, als bepaald in artikel 2,

g)	het gecontroleerde financiële verslag, dat op 1 september door het bestuur is goedgekeurd, als bepaald in artikel 44.

Artikel 42

Kwartaalverslagen

De directeur legt aan het bestuur om de drie maanden een staat voor van de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van de laatste drie maanden en sedert het begin van het begrotingsjaar.

Artikel 43

Accountantscollege

1.   Na ieder begrotingsjaar wordt een externe controle uitgevoerd van de door het Agentschap beheerde uitgaven, met inbegrip van de huishoudelijke begroting en de operationele begroting, en ontvangsten.

2.   Het accountantscollege bestaat uit drie accountants uit drie verschillende deelnemende lidstaten, in voorkomend geval ondersteund door personeel dat onder hun verantwoordelijkheid handelt.

3.   De leden van het accountantscollege worden benoemd voor een termijn van drie opeenvolgende controles, behalve de eerste leden, die worden benoemd voor respectievelijk drie, twee en een controle(s). Er moet worden gezorgd voor een billijk toerbeurtsysteem voor de deelnemende lidstaten die accountants wensen te sturen.

4.   Het bestuur benoemt het accountantscollege uit kandidaten die door de deelnemende lidstaten worden voorgedragen. De kandidaten moeten bij voorkeur lid zijn van het hoogste nationaal controleorgaan van de deelnemende lidstaat en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens het Agentschap uit te voeren. Tijdens de uitoefening van die opdrachten:

a)	blijven de leden van het college bezoldigd door hun controleorgaan van oorsprong en krijgen zij van het Agentschap enkel hun dienstreiskosten terugbetaald op dezelfde basis als bepaald in de regels die van toepassing zijn op ambtenaren van de Europese Gemeenschappen met een gelijkwaardige rang;

b)	mogen zij uitsluitend van het bestuur instructies vragen of ontvangen; binnen het controlemandaat zijn het accountantscollege en zijn leden volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;

c)	rapporteren zij over hun opdracht enkel aan het bestuur;

d)	gaan zij na of de door het bestuur beheerde ontvangsten en uitgaven zijn uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer, namelijk overeenkomstig de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.

5.   Het accountantscollege kiest elk jaar zijn voorzitter voor het komende begrotingsjaar. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die met de strengste internationale normen voor accountantscontrole overeenstemmen. Het college keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de directeur en het bestuur te doen toekomen.

6.   De accountants zorgen ervoor dat de vertrouwelijkheid van de gegevens geëerbiedigd wordt, en dat de gegevens waarvan zij tijdens hun controleopdracht kennis nemen, beschermd worden overeenkomstig de op deze gegevens toepasselijke voorschriften.

7.   De accountants krijgen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving toegang tot de documenten en de inhoud van elke informatiedrager in verband met deze uitgaven, met inbegrip van alle schriftelijke documenten bedoeld in artikel 22, alsook tot de ruimten waar deze documenten en informatiedragers worden bewaard. Zij kunnen hiervan kopieën maken. De personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van het Agentschap verlenen de directeur en de personen belast met de controle van de uitgaven de medewerking die nodig is voor de uitvoering van hun opdracht. De uitgaven in verband met de controle komen ten laste van de algemene begroting van het Agentschap.

8.   Het bestuur kan op basis van een voorstel van de directeur of een lidstaat te allen tijde daarnaast voorts externe accountants benoemen, wier taken en arbeidsvoorwaarden het zal bepalen.

Artikel 44

Jaarlijkse controle

1.   Vóór 31 maart volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar stelt de directeur het ontwerp van het jaarlijkse financiële verslag op en dient hij dit voor onderzoek en advies in bij het accountantscollege.

Het financiële verslag van het Europees Defensieagentschap bestaat uit verschillende onderdelen, met name:

a)	het activiteitenverslag, waarin de belangrijke aspecten van het begrotingsjaar worden beschreven,

b)	de jaarrekening, waarin voor elke door het Agentschap beheerde begroting de kredieten, de vastgelegde en betaalde uitgaven staan, evenals de diverse ontvangsten en de ontvangsten van de deelnemende lidstaten en van anderen partijen,

c)	de balans, bij de afsluiting van het begrotingsjaar, waarin aan de actiefzijde alle tegoeden en activa van het Agentschap staan en aan de passiefzijde de reserves, rekening houdend met hun waardevermindering en eventuele vervreemdingen.

2.   Vóór 15 juni volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar dient het Accountantscollege bij de directeur zijn jaarlijks controleverslag in dat het advies en de opmerkingen van het college over het in lid 1 bedoelde ontwerp van een financieel verslag bevat.

3.   Vóór 15 juli volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar dient de directeur het gecontroleerde financiële verslag en het controleverslag en zijn antwoorden daarop, bij het bestuur in.

4.   Vóór 1 september volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar keurt de directeur het gecontroleerde financiële verslag goed en verleent hij kwijting aan de directeur en de rekenplichtige voor het begrotingsjaar.

5.   Zodra het door het bestuur is goedgekeurd, wordt de publicatie van het gecontroleerde financiële verslag bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

6.   De rekenplichtige bewaart alle rekeningen en inventarissen gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop de desbetreffende kwijting is verleend.

Artikel 45

Slotartikel

Dit financieel reglement laat de bestaande maatregelen van de lidstaten op grond van artikel 296 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, respectievelijk de artikelen 10 en 14 van Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (3), onverlet.

---

(1)  PB L 245 van 17.7.2004, blz. 17.

(2)  PB L 253 van 7.10.2000, blz. 42.

(3)  PB L 134 van 30.4.2004, blz. 114. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2006/97/EG van de Raad (PB L 363 van 20.12.2006, blz. 107).

REGELS VOOR HET PLAATSEN VAN OPDRACHTEN EN REGELS INZAKE DE FINANCIËLE BIJDRAGEN UIT DE OPERATIONELE BEGROTING VAN HET EUROPEES DEFENSIEAGENTSCHAP („HET AGENSCHAP”)

INHOUD

HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Definities en toepassingsgebied

Artikel 2

Gunningsbeginselen en opdrachten per partij

Artikel 3

Bekendmaking

Artikel 4

Procedures voor het plaatsen van opdrachten

Artikel 5

Drempelwaarden en raming van de waarde van de opdracht

Artikel 6

Inschrijvingen

Artikel 7

Deelneming aan inschrijvingen

Artikel 8

WTO-overeenkomst inzake overheidsopdrachten

Artikel 9

Uitsluitingscriteria

Artikel 10

Afwezigheid van belangenconflicten of valse verklaringen

Artikel 11

Centrale gegevensbank

Artikel 12

Administratieve en financiële sancties

Artikel 13

Selectiecriteria en gunningsprocedures

Artikel 14

Algemene beginselen voor inschrijvingen

Artikel 15

Contacten tussen het Agentschap en de gegadigden of inschrijvers

Artikel 16

Informatieverstrekking aan gegadigden en inschrijvers

Artikel 17

Annuleren of afzien van de procedure

Artikel 18

Garanties

Artikel 19

Ongeldigheid van de procedure

HOOFDSTUK 2

UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN

Artikel 20

Raamovereenkomsten en specifieke overeenkomsten

Artikel 21

Bekendmakingsmaatregelen voor onder Richtlijn 2004/18/EG vallende opdrachten

Artikel 22

Bekendmakingsmaatregelen voor niet onder Richtlijn 2004/18/EG vallende opdrachten

Artikel 23

Bekendmaking van de aankondigingen

Artikel 24

Andere vormen van bekendmaking

Artikel 25

Typen procedures voor het plaatsen van opdrachten

Artikel 26

Aantal gegadigden bij niet-openbare en onderhandelingsprocedure

Artikel 27

Verloop van de onderhandelingsprocedures

Artikel 28

Prijsvragen

Artikel 29

Dynamisch aankoopsysteem

Artikel 30

Concurrentiegerichte dialoog

Artikel 31

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht

Artikel 32

Onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging van een opdracht

Artikel 33

Oproep tot het indienen van blijken van belangstelling

Artikel 34

Opdrachten van geringe waarde

Artikel 35

Drempelwaarden voor de vooraankondigingen

Artikel 36

Drempelwaarden voor de toepassing van de procedures van Richtlijn 2004/18/EG

Artikel 37

Inschrijvingsdocumenten

Artikel 38

Technische specificaties

Artikel 39

Herziening van de prijzen

Artikel 40

Administratieve en financiële sancties

Artikel 41

Bewijsmiddelen

Artikel 42

Selectiecriteria

Artikel 43

Economische en financiële geschiktheid

Artikel 44

Technische en beroepsmatige geschiktheid

Artikel 45

Wijze van gunning en gunningscriteria

Artikel 46

Gebruik van elektronische veilingen

Artikel 47

Abnormaal lage offertes

Artikel 48

Termijnen voor de indiening van de offertes en deelnemingsverzoeken

Artikel 49

Termijnen voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten

Artikel 50

Termijnen in dringende gevallen

Artikel 51

Wijzen van mededeling

Artikel 52

Opening van de offertes en verzoeken tot deelneming

Artikel 53

Evaluatiecommissie voor offertes en deelnemingsverzoeken

Artikel 54

Artikel 296 van het EG-Verdrag

HOOFDSTUK 3

REGELS VOOR FINANCIËLE BIJDRAGEN UIT DE OPERATIONELE BEGROTING

Artikel 55

Toepassingsgebied

Artikel 56

Evaluatie van de voorstellen

Artikel 57

Inhoud van de oproepen tot het indienen van voorstellen

Artikel 58

Aanvragen voor een financiële bijdrage

Artikel 59

Inhoud van de overeenkomst inzake financiële bijdragen

Artikel 60

Motivering van de betalingsverzoeken

HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Definities en toepassingsgebied

1.   Overheidsopdrachten zijn overeenkomsten onder bezwarende titel die schriftelijk door het als een aanbestedende dienst handelende Agentschap worden gesloten om tegen een geheel of gedeeltelijk ten laste van de algemene begroting komende prijs de levering van roerende of onroerende zaken, de uitvoering van werken of de verrichting van diensten te verkrijgen.

Deze opdrachten kunnen betrekking hebben op:

a)	aankoop of huur van een gebouw,

b)	leveringen,

c)	de uitvoering van werken,

d)	dienstverlening.

2.

a) Onroerendgoedopdrachten hebben betrekking op de aankoop, erfpacht, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende goederen. b) Opdrachten voor leveringen hebben betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Een opdracht die betrekking heeft op de levering van producten en bijkomende werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren, wordt als een opdracht voor leveringen beschouwd. c) Opdrachten voor werken hebben betrekking op hetzij de uitvoering, hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering van een werk of werken in het kader van een van de werkzaamheden vermeld in bijlage I bij Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (1) of op het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door het Agentschap vastgestelde eisen voldoet. Een werk is het product van bouw- of wegen- en waterbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. d) Opdrachten voor diensten hebben betrekking op alle andere intellectuele en niet-intellectuele diensten dan die waarop de opdrachten voor leveringen, werken en vastgoed betrekking hebben. Deze diensten zijn genoemd in bijlagen IIA en IIB bij Richtlijn 2004/18/EG. e) Een opdracht die zowel op producten als op diensten betrekking heeft, wordt als een opdracht voor diensten beschouwd indien de waarde van de diensten hoger is dan die van de in de opdracht opgenomen producten. Een opdracht die op diensten betrekking heeft en slechts bijkomstig ten opzichte van het hoofdvoorwerp van de opdracht werkzaamheden omvat, wordt als een opdracht voor diensten beschouwd. Een opdracht die zowel op in bijlage IIA als op in bijlage IIB bij Richtlijn 2004/18/EG genoemde diensten betrekking heeft, wordt geacht onder bijlage IIA te vallen indien de waarde van de in bijlage IIA genoemde diensten hoger is dan die van de in bijlage IIB genoemde diensten. f) De kwalificatie van de verschillende soorten opdrachten geschiedt op grond van de referentienomenclatuur van de Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV — Common Procurement Vocabulary) van Verordening (EG) nr. 2195/2002 van het Europees Parlement en de Raad (2). Bij verschillen tussen de CPV-nomenclatuur en de in bijlage I bij Richtlijn 2004/18/EG bedoelde statistische nomenclatuur van de economische activiteiten in de Europese Gemeenschap (NACE), of tussen de CPV-nomenclatuur en de in bijlage II bij de genoemde richtlijn bedoelde nomenclatuur van de centrale productclassificatie (CPC) (voorlopige versie), zijn respectievelijk de NACE-nomenclatuur of de CPC-nomenclatuur van toepassing. g) De termen „aannemer”, „leverancier” of „dienstverlener” duiden elke natuurlijke of rechtspersoon aan of elk openbaar lichaam of elke combinatie van deze personen en/of lichamen die respectievelijk de uitvoering van werken en/of werkzaamheden, producten of diensten op de markt aanbiedt. De term „economisch subject” dekt zowel de termen „aannemer”, „leverancier” als „dienstverlener”. h) Het economische subject dat een inschrijving heeft ingediend wordt „inschrijver” genoemd. i) Degene die heeft verzocht om een uitnodiging tot deelneming aan een niet-openbare procedure, waaronder een concurrentiegerichte dialoog, of een onderhandelingsprocedure wordt als „gegadigde” aangeduid. j) De term „operationele begroting” verwijst naar artikel 2 van het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap en de term „huishoudelijke begroting” verwijst naar de algemene begroting (als omschreven in artikel 1 van het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap) minus de operationele begroting. k) Onder „opdracht op het gebied van defensie” wordt verstaan een opdracht die door het Agentschap wordt geplaatst op gebieden waarvoor de lidstaten zich kunnen beroepen op de uitzondering krachtens artikel 10 van Richtlijn 2004/18/EG.

Artikel 2

Gunningsbeginselen en opdrachten per partij

1.   Bij alle geheel of gedeeltelijk uit de algemene begroting gefinancierde overheidsopdrachten worden het transparantiebeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het beginsel van gelijke behandeling en het beginsel van non-discriminatie in acht genomen.

2.   Elke procedure voor de plaatsing van een opdracht begint met een zo ruim mogelijke uitnodiging tot inschrijving, behalve bij toepassing van de procedure van gunning via onderhandelingen als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder f).

3.   De geraamde waarde van een opdracht mag niet worden bepaald met het voornemen deze aan de in deze bepalingen omschreven verplichtingen te onttrekken. Geen enkele opdracht mag met dezelfde bedoeling worden opgesplitst.

4.   Wanneer het voorwerp van de opdracht voor leveringen, diensten of werken in verschillende partijen wordt gesplitst die alle voorwerp van een afzonderlijke opdracht zijn, wordt bij de berekening van de toepasselijke drempelwaarde rekening gehouden met de waarde van elke partij.

Wanneer de totale waarde van de partijen gelijk aan of groter is dan de in artikel 36 bedoelde drempelwaarden, zijn de artikelen 3 en 4 van toepassing op elke partij, behalve de partijen waarvan de geraamde waarde minder bedraagt dan 80 000 EUR voor opdrachten voor diensten of voor leveringen, of 1 miljoen EUR voor opdrachten voor werken, voor zover het samengevoegde bedrag van deze partijen niet meer bedraagt dan 20 % van de samengevoegde waarde van alle partijen die de betrokken opdracht vormen.

5.   Wanneer een voorgenomen aankoop van homogene goederen aanleiding kan geven tot opdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke partijen worden geplaatst, wordt voor de evaluatie van de toepasselijke drempelwaarde de geraamde totale waarde van deze partijen als grondslag genomen.

Artikel 3

Bekendmaking

1.   Behalve in het geval van geheime opdrachten, en tenzij anders bepaald in dit besluit voor opdrachten op het gebied van defensie, worden alle opdrachten waarvan de waarde hoger is dan de in Richtlijn 2004/18/EG bedoelde drempelwaarden, bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Opdrachten worden vooraf bekendgemaakt, tenzij het gaat om opdrachten met een geringe waarde, bedoeld in artikel 34, en tenzij anders bepaald in dit besluit.

Bekendmaking van bepaalde inlichtingen na gunning van de opdracht kan achterwege blijven wanneer zulks aan de toepassing van de wetten in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbaar belang of het belang van het Agentschap of de Unie, afbreuk zou doen aan legitieme commerciële belangen van openbare of particuliere ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen hen onmogelijk zou maken.

2.   Aan opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in artikel 34 bedoelde drempelwaarden wordt passende publiciteit gegeven, tenzij anders bepaald in dit besluit.

Artikel 4

Procedures voor het plaatsen van opdrachten

Bij het plaatsen van opdrachten kan een van de volgende procedures worden gevolgd:

a)	de openbare procedure,

b)	de niet-openbare procedure,

c)	de prijsvraag,

d)	het dynamische aankoopsysteem,

e)	de concurrentiegerichte dialoog,

f)	de gunning via onderhandelingen.

Artikel 5

Drempelwaarden en raming van de waarde van de opdracht

1.   Tenzij dit besluit met betrekking tot opdrachten op het gebied van defensie anders bepaalt, legt Richtlijn 2004/18/EG de drempelwaarden vast die bepalend zijn voor:

a)	de in artikel 3 bedoelde publicatieregeling,

b)	de keuze van de in artikel 4 bedoelde procedures, en

c)	de betrokken termijnen.

2.   Elke gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur moet nagaan of de in lid 1 bedoelde drempelwaarden worden bereikt.

3.   Bij de berekening van het geraamde bedrag van een opdracht houdt het Agentschap rekening met de geraamde totale vergoeding van de inschrijver.

Wanneer een opdracht voorziet in opties of een eventuele verlenging, is de berekeningsbasis het toegestane maximumbedrag, met inbegrip van het gebruik van de opties en de verlenging.

Deze raming wordt verricht op het tijdstip van verzending van de aankondiging van de opdracht of wanneer deze aankondiging niet vereist is, op het tijdstip waarop het Agentschap de procedure voor de gunning van de opdracht inleidt.

4.   Bij de berekening van de waarde van een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem moet worden uitgegaan van de maximale waarde van alle voor de totale duur van de overeenkomst of van het dynamische aankoopsysteem voorgenomen opdrachten.

5.   Bij dienstenopdrachten wordt rekening gehouden met:

a)	voor verzekeringen, de te betalen premie en andere vormen van vergoeding;

b)	voor bankdiensten of financiële diensten, de honoraria, provisies, rente en andere vormen van vergoeding;

c)	voor opdrachten betreffende een ontwerp, de te betalen honoraria, provisies en andere wijzen van bezoldiging.

6.   In geval van dienstenopdrachten waarvoor geen totale prijs is vastgesteld of leveringsopdrachten met als voorwerp leasing, huur of huurkoop van producten geldt als grondslag voor de berekening van het geraamde bedrag:

a)

bij opdrachten met een vastgestelde looptijd: i) die gelijk is aan of korter dan achtenveertig maanden voor diensten of twaalf maanden voor leveringen, de totale waarde voor de gehele looptijd; ii) die langer is dan twaalf maanden voor leveringen, de totale waarde inclusief het geraamde bedrag van de restwaarde;

b)	bij opdrachten voor onbepaalde duur of, voor diensten, met een looptijd van meer dan achtenveertig maanden, het maandbedrag vermenigvuldigd met achtenveertig.

7.   In geval van opdrachten voor diensten of leveringen die met een zekere regelmaat worden geplaatst of gedurende een bepaalde periode zullen worden herhaald, geldt als berekeningsgrondslag:

a)

hetzij de totale reële waarde van de tijdens de voorafgaande twaalf maanden of het afgelopen begrotingsjaar voor dezelfde categorie diensten of producten geplaatste soortgelijke opdrachten, indien mogelijk gecorrigeerd om rekening te houden met de wijzigingen in hoeveelheid of waarde die zich in de twaalf maanden na het eerste contract kunnen voordoen;

b)	hetzij de totale geraamde waarde van de achtereenvolgende opdrachten in de twaalf maanden volgende op de eerste prestatie of levering of tijdens de volledige looptijd van de opdracht, indien deze meer dan twaalf maanden bedraagt.

8.   Bij opdrachten voor werken wordt naast het bedrag van de werken rekening gehouden met de totale geraamde waarde van de leveringen die voor de uitvoering van de werken nodig zijn en door het Agentschap ter beschikking van de aannemer zijn gesteld.

Artikel 6

Inschrijvingen

Het voorwerp van de opdracht wordt volledig, duidelijk en precies omschreven in de inschrijvingsdocumenten.

Artikel 7

Deelneming aan inschrijvingen

1.   De deelneming aan de inschrijvingen staat onder gelijke voorwaarden open voor alle natuurlijke en rechtspersonen die binnen de werkingssfeer van de Verdragen vallen en voor alle natuurlijke en rechtspersonen van een derde land dat een bijzondere overeenkomst heeft gesloten met de Europese Gemeenschappen, zulks onder de voorwaarden van deze overeenkomst.

2.   De deelneming aan de inschrijvingen voor opdrachten op het gebied van defensie staat onder gelijke voorwaarden alleen open voor natuurlijke en rechtspersonen die een geschikte technologische en/of industriële basis hebben voor dat contract op het grondgebied van een lidstaat van de Europese Unie of het grondgebied van een derde land dat een administratieve regeling heeft getroffen met het Agentschap, mits natuurlijke en rechtspersonen van dat land mogen deelnemen aan inschrijvingen voor opdrachten op het gebied van defensie, onder in die regeling vastgelegde voorwaarden.

3.   Combinaties van economische subjecten mogen inschrijven of zich als gegadigde opgeven. Voor de indiening van een inschrijving of een verzoek tot deelneming kan het Agentschap niet verlangen dat de combinaties van economische subjecten een bepaalde rechtsvorm hebben, maar van de combinatie waaraan de opdracht wordt gegund kan wel het aannemen van een bepaalde rechtsvorm worden geëist, mits deze vorm voor de goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk is.

Artikel 8

WTO-overeenkomst inzake overheidsopdrachten

Behalve wat betreft opdrachten op het gebied van defensie staan, ingeval de in het kader van de Wereldhandelsorganisatie gesloten multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten van toepassing is, de opdrachten ook open voor onderdanen van de staten die deze overeenkomst hebben geratificeerd, zulks onder de voorwaarden van deze overeenkomst.

Artikel 9

Uitsluitingscriteria

1.   Van deelname aan een opdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die:

a)

in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeren of wier faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening, akkoord of surséance van betaling loopt, dan wel die hun werkzaamheden hebben gestaakt of in een overeenkomstige toestand verkeren als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

b)	bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

c)	in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die het Agentschap aannemelijk kan maken;

d)	niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij zijn gevestigd of van het land van het Agentschap dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;

e)	bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen of van het Agentschap schaadt;

f)	na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht uit de begroting van de Europese Unie of de algemene begroting van het Agentschap ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen.

2.   Onverminderd artikel 41, moeten de gegadigden of inschrijvers bewijzen dat zij niet in een van de in lid 1 genoemde situaties verkeren.

Artikel 10

Afwezigheid van belangenconflicten of valse verklaringen

Van gunning van een opdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure:

a)	in een belangenconflict verkeren;

b)	valse verklaringen hebben afgelegd in de door het Agentschap verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbesteding, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt.

Artikel 11

Centrale gegevensbank

Het Agentschap richt een centrale gegevensbank op waarin nadere gegevens worden opgenomen betreffende de gegadigden en de inschrijvers die zich in één van de in de artikelen 9 en 10 bedoelde situaties bevinden. Met deze gegevensbank wordt uitsluitend beoogd om, met inachtneming van de communautaire regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens, te waarborgen dat de artikelen 9 en 10 correct worden toegepast.

Artikel 12

Administratieve en financiële sancties

Aan gegadigden of inschrijvers die in een van de in de artikelen 9 en 10 bedoelde uitsluitingsgevallen verkeren, kunnen, nadat zij in de gelegenheid zijn gesteld hun opmerkingen te maken, door het Agentschap administratieve of financiële sancties worden opgelegd.

Deze sancties kunnen zijn:

a)	uitsluiting van de gegadigde of inschrijver gedurende een periode van maximaal vijf jaar van de door de algemene begroting van het Agentschap gefinancierde opdrachten, en

b)	financiële sancties ten laste van de contractant, in het in artikel 9, lid 1, onder f), bedoelde geval, en ten laste van de gegadigde of inschrijver, in de in artikel 10 bedoelde gevallen, wanneer de feiten zwaar wegen, zulks tot maximaal de waarde van de betrokken opdracht.

De sancties staan in verhouding tot de omvang van de opdracht en de ernst van de begane fouten.

Artikel 13

Selectiecriteria en gunningsprocedures

1.   De selectiecriteria op grond waarvan de geschiktheid van de gegadigden of inschrijvers wordt beoordeeld en de gunningscriteria op grond waarvan de inhoud van de offertes wordt beoordeeld, worden vooraf in de inschrijvingsdocumenten gedefinieerd en gepreciseerd.

2.   De opdracht kan worden gegund door automatische aanbesteding of door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving.

Artikel 14

Algemene beginselen voor inschrijvingen

1.   De regels voor de indiening van de offertes garanderen een werkelijke concurrentie en de vertrouwelijkheid van de inhoud totdat zij gelijktijdig worden geopend.

2.   Als garantie voor het behoud van de ingediende offertes kan het Agentschap van de inschrijvers een voorafgaande zekerheidstelling verlangen onder de in artikel 18 bepaalde voorwaarden.

3.   Behalve voor opdrachten met een waarde van ten hoogste 60 000 EUR, wordt het openen van de aanmeldingen of offertes verricht door een daartoe aangewezen openingscommissie. Elke aanmelding of offerte die door deze commissie ondeugdelijk wordt verklaard, wordt verworpen.

4.   Alle door de openingscommissie deugdelijk verklaarde aanmeldingen of offertes worden door een daartoe aangewezen comité beoordeeld op basis van de vooraf in de inschrijvingsdocumenten vastgestelde selectie- en gunningscriteria om de begunstigde van de opdracht te kunnen voorstellen.

Artikel 15

Contacten tussen het Agentschap en de gegadigden of inschrijvers

1.   Zolang de procedure voor het plaatsen van een opdracht loopt, mogen de contacten tussen het Agentschap en de gegadigden of inschrijvers slechts plaatshebben onder voorwaarden die doorzichtigheid en een gelijke behandeling garanderen, overeenkomstig de leden 2 en 3. Zij mogen niet leiden tot wijziging van de voorwaarden van de opdracht of van de oorspronkelijke offerte.

2.   Voor de datum waarop de inschrijving wordt gesloten, mag het Agentschap voor de in artikel 49 bedoelde aanvullende documenten en inlichtingen:

a)	op initiatief van de inschrijvers nadere inlichtingen verstrekken die uitsluitend tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken; deze inlichtingen worden op dezelfde datum verstrekt aan alle inschrijvers die het bestek hebben aangevraagd;

b)

op eigen initiatief, indien hij een vergissing, een onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de bekendmaking van de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek ontdekt, de betrokkenen daarvan op de hoogte brengen op dezelfde datum en onder strikt dezelfde voorwaarden als die van de uitnodiging tot inschrijving.

3.   Na de opening van de offertes mag het Agentschap, indien een offerte aanleiding geeft tot een verzoek om opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de bewoordingen van de offerte moeten worden verbeterd, met de inschrijver contact opnemen, maar dit contact mag niet leiden tot wijziging van de voorwaarden van de offerte.

4.   In alle gevallen waarin er contacten zijn geweest, wordt een „notitie voor het dossier” opgesteld.

5.   In het geval van opdrachten voor het verlenen van rechtskundige diensten in de zin van bijlage IIB van Richtlijn 2004/18/EG en in het geval van opdrachten op het gebied van defensie, mag het Agentschap met de inschrijvers de nodige contacten hebben met het oog op de toetsing van de selectie- en/of gunningscriteria.

Artikel 16

Informatieverstrekking aan gegadigden en inschrijvers

1.   De bevoegde ordonnateur maakt de naam bekend van degene aan wie de opdracht wordt gegund, met inachtneming van de selectie- en gunningscriteria die vooraf in de inschrijvingsdocumenten werden vastgesteld en de regels voor het plaatsen van opdrachten.

2.   Het Agentschap deelt aan elke afgewezen gegadigde of inschrijver de redenen mede waarom zijn inschrijving of offerte niet in aanmerking werd genomen, en stelt elke inschrijver die een geldige offerte heeft ingediend op zijn schriftelijk verzoek in kennis van de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte en van de naam van degene aan wie de opdracht werd gegund. De mededeling van bepaalde gegevens kan echter achterwege worden gelaten wanneer zulks aan de toepassing van de wetten in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbaar belang of het belang van het Agentschap of de Unie, afbreuk zou doen aan gewettigde commerciële belangen van openbare of particuliere ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen hen onmogelijk zou maken.

Het Agentschap stelt degene aan wie de opdracht wordt gegund tegelijkertijd met de kennisgeving aan de afgewezen gegadigden of inschrijvers in kennis van het gunningsbesluit, en vermeldt daarbij dat deze kennisgeving geen verbintenis van het Agentschap inhoudt.

Artikel 17

Annuleren of afzien van de procedure

Het Agentschap kan tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling. Dit besluit moet worden gemotiveerd en ter kennis van de gegadigden of inschrijvers worden gebracht.

Artikel 18

Garanties

1.   Het Agentschap kan, en moet in bepaalde hierna aangegeven gevallen, van de contractanten een voorafgaande zekerheidstelling verlangen om:

a)	de goede uitvoering van de opdracht te verzekeren;

b)	de aan de voorfinanciering verbonden financiële risico's te beperken.

2.   Het Agentschap kan een inschrijvingsgarantie, van 1 tot 2 % van de totale waarde van de opdracht eisen. Zij wordt bij de gunning van de opdracht vrijgegeven. Zij wordt in beslag genomen wanneer op de vastgestelde uiterste datum geen offerte is ingediend of wanneer een ingediende offerte later wordt ingetrokken.

3.   Wanneer van de leveranciers, aannemers of dienstverleners een voorafgaande zekerheidstelling wordt verlangd, moet deze betrekking hebben op een bedrag en een periode die toereikend zijn om uitwinning mogelijk te maken. De zekerheid wordt verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling. Zij kan worden vervangen door een voor het Agentschap aanvaardbare persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een derde. Deze zekerheid luidt in euro. Zij heeft tot doel de bank, financiële instelling of derde op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de verplichtingen van de contractant.

4.   De ordonnateur kan een garantie voor de goede uitvoering eisen volgens de gebruikelijke commerciële voorwaarden voor opdrachten voor leveringen en diensten en volgens de speciale bestekken voor opdrachten voor werken. Deze garantie is verplicht vanaf 345 000 EUR voor opdrachten voor werken. Een garantie van 10 % van de totale waarde van de opdracht kan worden gevormd door inhouding op de achtereenvolgende betalingen. Zij kan worden vervangen door inhouding van een bedrag op de eindbetaling om een garantie te vormen voor de definitieve oplevering van de diensten, leveringen of werken. De garanties worden overeenkomstig de contractuele voorwaarden vrij gegeven, behalve in geval van niet-uitvoering, slechte uitvoering of te late uitvoering van de opdracht. Zij worden in dat geval in beslag genomen, in verhouding tot de ernst van de geleden schade.

5.   Bij een voorfinanciering van meer dan 150 000 EUR, of in de in artikel 42, lid 6, bedoelde gevallen, wordt een garantie verlangd.

Indien de contractant echter een overheidsinstantie is, mag de bevoegde ordonnateur, wanneer zijn risicoanalyse dit toelaat, hem echter van die verplichting vrijstellen.

De zekerheid wordt vrijgegeven wanneer de voorfinanciering wordt afgetrokken van de tussentijdse betalingen of saldobetalingen aan de contractant onder de in de opdracht bepaalde voorwaarden.

Artikel 19

Ongeldigheid van de procedure

1.   Indien de toekenningsprocedure of de uitvoering van een opdracht gepaard is gegaan met fouten of wezenlijke onregelmatigheden of met fraude, schort het Agentschap de uitvoering van de opdracht op. Opschorting van een opdracht heeft tot doel het bestaan van vermeende belangrijke fouten, onregelmatigheden of fraude te verifiëren. Indien dit niet wordt bevestigd, wordt de uitvoering van de opdracht zo spoedig mogelijk hervat (en wordt de termijn van de opdracht door het Agentschap verlengd).

2.   Indien de fouten, onregelmatigheden of fraude door de contractant zijn begaan, kan het Agentschap bovendien weigeren te betalen of reeds betaalde bedragen terugvorderen in verhouding tot de ernst van de fouten, onregelmatigheden of fraude.

3.   Onder een belangrijke fout of onregelmatigheid wordt verstaan elke schending van een contractueel beding of een voorschrift door een handelen of nalaten dat schadelijk is of zou kunnen zijn voor de begroting van het Agentschap.

HOOFDSTUK 2

UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN

Artikel 20

Raamovereenkomsten en specifieke overeenkomsten

1.   Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer economische subjecten die de essentiële voorwaarden vaststelt voor een reeks opdrachten die in de loop van een bepaalde periode kunnen worden geplaatst, met name wat de prijzen betreft en in voorkomend geval de voorgenomen hoeveelheden. Wanneer een raamovereenkomst met verscheidene economische subjecten wordt gesloten, dient het aantal economische subjecten minimaal drie te zijn, voor zover het aantal subjecten dat aan de selectiecriteria voldoet, en/of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningscriteria voldoet, voldoende groot is.

Een raamovereenkomst met verscheidene economische subjecten mag in de vorm van afzonderlijke overeenkomsten worden gesloten, die identieke voorwaarden bevatten.

De duur van de raamovereenkomsten mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die naar behoren worden gemotiveerd, met name door het voorwerp van de raamovereenkomst.

Het Agentschap mag de raamovereenkomsten niet misbruiken of gebruiken om de mededinging te verhinderen, te beperken of te vervalsen.

De raamovereenkomsten De raamovereenkomsten worden wat de plaatsingsprocedure betreft, waaronder begrepen de bekendmaking, gelijkgesteld met opdrachten.

2.   De op de raamovereenkomst gebaseerde specifieke overeenkomsten worden volgens de in de raamovereenkomsten gestelde voorwaarden gesloten tussen het Agentschap en de economische subjecten die oorspronkelijk bij de raamovereenkomst partij waren.

Bij de sluiting van de specifieke overeenkomsten mogen de partijen geen substantiële wijzigingen aanbrengen in de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden, met name niet in het in lid 3 bedoelde geval.

3.   Wanneer een raamovereenkomst met één enkel economisch subject wordt gesloten, worden de specifieke overeenkomsten gegund binnen de grenzen van de in de raamovereenkomst vastgestelde voorwaarden.

Voor de sluiting van deze specifieke overeenkomsten kunnen de aanbestedende diensten het economische subject dat partij is bij de raamovereenkomst, schriftelijk raadplegen en hem indien nodig verzoeken zijn inschrijving aan te vullen.

4.   De gunning van de specifieke overeenkomsten die zijn gebaseerd op met verscheidene economische subjecten gesloten raamovereenkomsten geschiedt als volgt:

a)	door toepassing van de in de raamovereenkomst bepaalde voorwaarden, zonder een hernieuwde oproep tot mededinging;

b)	wanneer in de raamovereenkomst niet alle voorwaarden zijn vastgesteld, na een hernieuwde oproep van partijen tot mededinging op grond van dezelfde voorwaarden, die zo nodig worden gepreciseerd, en, in voorkomend geval, op grond van andere, in het bestek van de raamovereenkomst bepaalde voorwaarden.

Voor elke volgens de eerste alinea, onder b), te sluiten specifieke overeenkomst raadplegen de aanbestedende diensten schriftelijk de economische subjecten die in staat zijn de opdracht uit te voeren, waarbij zij hun een voldoende lange termijn vaststellen voor de indiening van de inschrijvingen. De inschrijvingen worden schriftelijk ingediend. De aanbestedende diensten gunnen elke specifieke overeenkomst aan de inschrijver die op grond van de in het bestek van de raamovereenkomst vastgestelde gunningscriteria, de beste inschrijving heeft ingediend.

5.   Alleen op de raamovereenkomsten gebaseerde specifieke overeenkomsten worden door een vastlegging in de begroting voorafgegaan.

Artikel 21

Bekendmakingsmaatregelen voor onder Richtlijn 2004/18/EG vallende opdrachten

1.   In het geval van opdrachten die onder Richtlijn 2004/18/EG vallen, bestaat de bekendmaking uit een vooraankondiging, een aanbestedingsbericht en een gunningsbericht.

2.   De vooraankondiging is het bericht waarmee het Agentschap ter indicatie het totale bedrag bekendmaakt van de opdrachten per categorie diensten of groepen producten en de essentiële kenmerken van de opdrachten voor werken die het voornemens is tijdens een begrotingsjaar te plaatsen. De vooraankondiging is slechts verplicht wanneer het totale geraamde bedrag van de opdrachten gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 35 vastgestelde drempelwaarden en het Agentschap overeenkomstig artikel 48, lid 4, gebruik wil kunnen maken van de mogelijkheid de termijnen voor de ontvangst van de inschrijvingen te bekorten.

Voor de opdrachten voor leveringen en diensten wordt de vooraankondiging zo spoedig mogelijk, en in ieder geval uiterlijk op 31 maart van elk begrotingsjaar aan het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen (Publicatiebureau) toegezonden en voor opdrachten voor werken zo spoedig mogelijk na het besluit tot goedkeuring van het programma.

Indien het Agentschap de vooraankondiging door middel van zijn kopersprofiel bekendmaakt, zendt het langs elektronische weg overeenkomstig het formaat en de wijze bedoeld in bijlage VIII, punt 3, bij Richtlijn 2004/18/EG, het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen een bericht toe waarin de bekendmaking van de vooraankondiging in het kopersprofiel wordt meegedeeld.

3.   Door de aankondiging van de opdracht kan het Agentschap zijn voornemen bekendmaken om een procedure voor het plaatsen van een opdracht in te leiden. De aankondiging is verplicht voor de opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger dan de in artikel 36, onder a) en c), vastgestelde drempelwaarden. De aankondiging is niet verplicht voor specifieke overeenkomsten op basis van raamovereenkomsten.

Indien het Agentschap een specifieke opdracht wenst te plaatsen op basis van een dynamisch aankoopsysteem maakt het zijn voornemen door middel van een vereenvoudigde aankondiging kenbaar.

In de gevallen waarin de inschrijvingsdocumenten vrij, rechtstreeks en in hun geheel langs elektronische weg toegankelijk zijn, met name in de in artikel 29 bedoelde dynamische aankoopsystemen, vermeldt de aankondiging van de opdracht het internetadres waarop deze documenten kunnen worden geraadpleegd.

Bij een openbare procedure vermeldt het de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering van de openingscommissie, die toegankelijk is voor de inschrijvers, behalve wat betreft opdrachten op het gebied van defensie.

Indien het Agentschap een prijsvraag wil organiseren, maakt het zijn voornemen bekend door een bericht.

4.   In het gunningsbericht worden de resultaten van de procedure bekendgemaakt voor het plaatsen van een opdracht. Het gunningsbericht is verplicht voor de opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 36 vastgestelde drempelwaarden. Het is niet verplicht voor specifieke overeenkomsten op basis van raamovereenkomsten.

Het gunningsbericht wordt uiterlijk achtenveertig kalenderdagen na de afsluiting van de procedure, dat wil zeggen de ondertekening van de overeenkomst, aan het Publicatiebureau toegezonden.

De berichten betreffende opdrachten op basis van een dynamisch aankoopsysteem mogen echter op kwartaalbasis worden samengebracht. Zij worden in dat geval uiterlijk achtenveertig kalenderdagen na afloop van elk kwartaal aan het Publicatiebureau toegezonden.

Indien het Agentschap een prijsvraag heeft georganiseerd, zendt het het Publicatiebureau een bericht met de resultaten ervan.

5.   De aankondigingen en de berichten worden opgesteld overeenkomstig de standaardformulieren die door de Commissie krachtens Richtlijn 2001/18/EG zijn vastgesteld.

Artikel 22

Bekendmakingsmaatregelen voor niet onder Richtlijn 2004/18/EG vallende opdrachten

1.   De opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in de artikelen 35 en 36 bedoelde drempelwaarden en de in bijlage IIB bij Richtlijn 2004/18/EG bedoelde opdrachten voor diensten en de opdrachten op het gebied van defensie, behalve geheime opdrachten, worden voldoende bekend gemaakt om ervoor te zorgen dat de opdracht aan concurrentie wordt onderworpen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten onpartijdig zijn. Deze bekendmaking omvat:

a)	bij ontstentenis van het in artikel 21 bedoelde bekendmakingsbericht, een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor soortgelijke opdrachten waarvan de waarde hoger is dan of gelijk is aan het in artikel 33, lid 1, bedoelde bedrag;

b)	voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan 25 000 EUR, de jaarlijkse bekendmaking van een lijst van contractanten, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld.

De in de eerste alinea, onder b), bedoelde bekendmaking is niet verplicht voor specifieke opdrachten op basis van een raamovereenkomst of voor opdrachten op het gebied van defensie.

2.   Voor de onroerendgoedopdrachten wordt jaarlijks een bijzondere lijst van contractanten bekendgemaakt, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld. Voor de opdrachten die overeenkomstig artikel 31, lid 1, onder j), geheim zijn verklaard wordt jaarlijks een bijzondere lijst van contractanten naar het bestuur gezonden, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld.

3.   Behalve voor opdrachten op het gebied van defensie worden de gegevens betreffende opdrachten waarvan de waarde hoger is dan of gelijk is aan het in artikel 33, lid 1, bedoelde bedrag, aan het Publicatiebureau toegezonden. Dit gebeurt voor de jaarlijkse lijsten van contractanten uiterlijk op 31 maart na de afsluiting van het begrotingsjaar.

Voor de andere opdrachten, behalve de opdrachten op het gebied van defensie vinden de voorafgaande bekendmaking en de jaarlijkse bekendmaking van de contractanten plaats op de internetsite van het Agentschap. De bekendmaking achteraf geschiedt uiterlijk op 31 maart van het volgende begrotingsjaar. Zij kan ook in het Publicatieblad van de Europese Unie worden gepubliceerd.

Artikel 23

Bekendmaking van de aankondigingen

1.   Het Publicatiebureau publiceert de in de artikelen 21 en 22 bedoelde berichten uiterlijk twaalf kalenderdagen na de toezending ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Voor de in artikel 50 bedoelde versnelde procedures, wordt de in de eerste alinea bedoelde termijn beperkt tot vijf dagen.

2.   Het Agentschap moet in staat zijn het bewijs van de datum van verzending te leveren.

Artikel 24

Andere vormen van bekendmaking

1.   Behalve de in de artikelen 21, 22 en 23 bedoelde bekendmakingsmaatregelen kunnen de opdrachten op een andere wijze bekend worden gemaakt, met name in elektronische vorm. Deze bekendmaking verwijst naar, maar mag niet voorafgaan aan het eventueel in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde bericht, bedoeld in artikel 23, dat als enige authentiek is.

2.   Deze bekendmaking mag niet leiden tot discriminatie van gegadigden of inschrijvers en geen andere inlichtingen bevatten dan die welke in het genoemde bekendmakingsbericht zijn opgenomen, indien dit in het Publicatieblad van de Europese Unie is verschenen.

Artikel 25

Typen procedures voor het plaatsen van opdrachten

1.   De plaatsing van een opdracht geschiedt hetzij door middel van een uitnodiging tot inschrijving, volgens een openbare, niet-openbare of onderhandelingsprocedure (inclusief de concurrentiegerichte dialoog) na publicatie van een bekendmakingsbericht in het Publicatieblad van de Europese Unie, hetzij volgens een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publicatie van een bekendmakingsbericht, in voorkomend geval na een prijsvraag.

2.   De uitnodiging tot inschrijving is openbaar wanneer elk economisch subject kan inschrijven. Dat geldt ook voor de in artikel 29 bedoelde dynamische aankoopsystemen. Zij is niet openbaar wanneer alle economische subjecten om deelname kunnen verzoeken en alleen de gegadigden die aan de in artikel 42 bedoelde selectiecriteria voldoen, die daartoe tegelijkertijd schriftelijk door het Agentschap worden uitgenodigd, een inschrijving of een oplossing in het kader van de in artikel 30 bedoelde procedure van de concurrentiegerichte dialoog kunnen indienen.

De selectiefase kan geschieden hetzij van opdracht tot opdracht, ook in het kader van een concurrentiegerichte dialoog, hetzij met het oog op de opstelling van een lijst van potentiële gegadigden in het kader van de in artikel 33 bedoelde procedure.

3.   In een onderhandelingsprocedure raadpleegt het Agentschap de inschrijvers van zijn keuze die aan de in artikel 42 bedoelde selectiecriteria voldoen, en onderhandelt het met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht.

In de in artikel 32 bedoelde onderhandelingsprocedure na een aankondiging van de opdracht nodigt het Agentschap de gekozen gegadigden tegelijkertijd schriftelijk uit om te onderhandelen.

4.   Prijsvragen zijn procedures die het Agentschap in staat stellen, in het bijzonder op het gebied van architectuur, techniek of gegevensverwerking, een plan of een ontwerp te verkrijgen dat op basis van mededinging door een jury wordt voorgesteld, al dan niet met toekenning van prijzen.

Artikel 26

Aantal gegadigden bij niet-openbare en onderhandelingsprocedure

1.   Bij de niet-openbare procedure, waaronder de in artikel 33 bedoelde procedure, mag het aantal gegadigden dat wordt uitgenodigd om in te schrijven, niet lager zijn dan vijf, mits er voldoende gegadigden zijn die aan de selectiecriteria voldoen.

Het Agentschap mag bovendien, naar gelang van de opdracht en op basis van objectieve en niet-discriminerende selectiecriteria, een maximumaantal van twintig gegadigden vaststellen. In dit geval worden het minimum- en maximumaantal en de criteria vermeld in de aankondiging van de opdracht of de in de artikelen 21 en 22 bedoelde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling.

Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.

2.   Bij de onderhandelingsprocedure en de niet-openbare procedure na een concurrentiegerichte dialoog mag het aantal gegadigden dat tot onderhandelen of inschrijven wordt uitgenodigd, niet lager zijn dan drie, mits voldoende gegadigden aan de selectiecriteria voldoen.

Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.

De eerste en tweede alinea zijn niet van toepassing op:

a)	de in artikel 34, lid 3, bedoelde opdrachten waarmee een zeer gering bedrag gemoeid is;

b)	de opdrachten voor rechtskundige diensten in de zin van bijlage IIB bij Richtlijn 2004/18/EG;

c)	de in artikel 31, lid 1, onder j), bedoelde geheim verklaarde opdrachten;

d)	de in artikel 31 genoemde gevallen, waar het Agentschap gemachtigd is slechts met één inschrijver te onderhandelen, of de opdracht slechts aan één economisch subject te gunnen.

3.   Wanneer het aantal gegadigden dat aan de selectiecriteria en de minimumniveaus voldoet, lager is dan het in de leden 1 en 2 genoemde minimumaantal, kan het Agentschap de procedure voortzetten door de gegadigde of de gegadigden met de vereiste bekwaamheden uit te nodigen. Het Agentschap mag in deze procedure geen economische subjecten opnemen die niet om deelneming hebben verzocht, of gegadigden die niet over de vereiste bekwaamheden beschikken.

Artikel 27

Verloop van de onderhandelingsprocedures

In onderhandelingsprocedures onderhandelt het Agentschap met de inschrijvers over de door hen ingediende offertes om deze aan te passen aan de vereisten die het in het in artikel 21 bedoelde bekendmakingsbericht, het bestek en de eventuele aanvullende documenten heeft vermeld en om de voordeligste offerte te zoeken. Tijdens de onderhandelingen waarborgt het Agentschap de gelijke behandeling van alle inschrijvers.

Wanneer het Agentschap zijn opdrachten kan plaatsen met gebruikmaking van een onderhandelingsprocedure na aankondiging van een opdracht overeenkomstig artikel 32, kan het bepalen dat de onderhandelingsprocedure in opeenvolgende fasen verloopt, zodat het aantal inschrijvingen waarover onderhandeld moet worden, wordt verminderd door toepassing van de in de aankondiging van de opdracht of in het bestek vermelde gunningscriteria. Deze mogelijkheid wordt in de aankondiging van de opdracht of in het bestek vermeld.

Artikel 28

Prijsvragen

1.   De regels betreffende de organisatie van een prijsvraag worden ter beschikking gesteld van degenen die belangstelling hebben eraan deel te nemen. Het aantal gegadigden dat mag deelnemen, moet in ieder geval voldoende zijn om voor daadwerkelijke concurrentie te zorgen.

2.   De jury wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd. De jury bestaat uitsluitend uit natuurlijke personen die onafhankelijk zijn van de deelnemers aan de prijsvraag. Wanneer voor deelname aan de prijsvraag een bijzondere beroepskwalificatie vereist is, moet ten minste een derde van de leden dezelfde of een gelijkwaardige kwalificatie hebben.

De jury is autonoom in haar adviezen. Haar adviezen worden gegeven op basis van anoniem door de gegadigden ingediende ontwerpen en uitsluitend op grond van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld.

3.   De jury vermeldt in een door haar leden ondertekend proces-verbaal de op grond van de verdiensten van elk project gedane voorstellen en haar opmerkingen. De anonimiteit van de gegadigden wordt gehandhaafd totdat de jury haar advies heeft uitgebracht. De jury kan de gegadigden uitnodigen de in het proces-verbaal vermelde vragen te beantwoorden, teneinde een project te verduidelijken. Van de daaruit voortvloeiende dialoog wordt een volledig proces-verbaal opgesteld.

4.   Het Agentschap neemt vervolgens een besluit waarin de naam en het adres van de geselecteerde gegadigde is vermeld, alsmede de redenen voor deze keuze in het licht van de in de aankondiging van de prijsvraag vermelde criteria, met name wanneer wordt afgeweken van de in het advies van de jury gedane voorstellen.

Artikel 29

Dynamisch aankoopsysteem

1.   Het dynamische aankoopsysteem, zoals bedoeld in artikel 1, lid 6, en artikel 33 van Richtlijn 2004/18/EG, is een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, dat gedurende de gehele looptijd open is voor elk economisch subject dat aan de selectiecriteria voldoet en dat overeenkomstig de eisen van het bestek en de eventuele aanvullende documenten een indicatieve inschrijving heeft ingediend. De indicatieve inschrijvingen kunnen te allen tijde worden verbeterd, op voorwaarde dat zij niet afwijken van het bestek.

2.   Voor de instelling van het dynamische aankoopsysteem maakt het Agentschap een aankondiging van de opdracht bekend volgens welke het om een dynamisch aankoopsysteem gaat en die een verwijzing naar het internetadres bevat, waarop het bestek en alle aanvullende documenten vanaf de bekendmaking van de aankondiging tot het vervallen van het systeem vrij, rechtstreeks en volledig kunnen worden geraadpleegd.

Het Agentschap verstrekt in het bestek nadere gegevens omtrent onder meer de aard van de overwogen aankopen waarop dit systeem betrekking heeft, alle nodige gegevens betreffende het aankoopsysteem, de gebruikte elektronische apparatuur en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.

3.   Het Agentschap verleent tijdens de gehele duur van het dynamische aankoopsysteem elk economisch subject de mogelijkheid een indicatieve inschrijving in te dienen, om onder de voorwaarden van lid 1 tot het systeem te worden toegelaten. Het beëindigt de beoordeling binnen een termijn van maximaal vijftien dagen na de indiening van de indicatieve inschrijving. Het kan de beoordelingstermijn echter verlengen, op voorwaarde dat tussentijds geen enkele oproep tot mededinging wordt uitgeschreven.

Het Agentschap deelt de inschrijver diens toelating tot het dynamische aankoopsysteem of de afwijzing van diens inschrijving zo snel mogelijk mee.

4.   Voor elke specifieke opdracht wordt een oproep tot mededinging uitgeschreven. Alvorens daartoe over te gaan, maakt het Agentschap een vereenvoudigde aankondiging van de opdracht bekend, waarin alle geïnteresseerde economische subjecten worden uitgenodigd een indicatieve inschrijving in te dienen, binnen een termijn van ten minste vijftien dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de vereenvoudigde aankondiging van de opdracht. Het Agentschap doet pas een oproep tot mededinging nadat de beoordeling van alle binnen deze termijn ingediende indicatieve inschrijvingen is beëindigd.

Het Agentschap nodigt vervolgens alle tot het systeem toegelaten inschrijvers uit binnen een redelijke termijn een inschrijving in te dienen. Het gunt de opdracht aan de inschrijver die de economisch voordeligste inschrijving heeft ingediend op grond van de gunningscriteria die zijn vermeld in de aankondiging van de opdracht waarbij het dynamische aankoopsysteem wordt ingesteld. Deze criteria kunnen in de uitnodiging tot inschrijving eventueel worden gepreciseerd.

5.   De looptijd van een dynamisch aankoopsysteem mag niet meer dan vier jaar bedragen, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen.

Het Agentschap mag geen gebruikmaken van dit systeem om de mededinging te hinderen, te beperken of te vervalsen.

Aan de betrokken economische subjecten of de partijen bij het systeem mogen geen administratiekosten in rekening worden gebracht.

Artikel 30

Concurrentiegerichte dialoog

1.   Voor bijzonder complexe opdrachten kan het Agentschap, voor zover het van oordeel is dat rechtstreekse toepassing van openbare procedures of van de voorwaarden voor niet-openbare procedures het niet mogelijk maakt de opdracht aan de economisch voordeligste inschrijving te gunnen, gebruikmaken van de in artikel 29 van Richtlijn 2004/18/EG bedoelde concurrentiegerichte dialoog.

Een opdracht wordt als bijzonder complex aangemerkt wanneer het Agentschap objectief gezien niet in staat is de technische middelen te bepalen waarmee aan zijn behoeften of doel kan worden tegemoetgekomen, of niet in staat is de juridische of financiële voorwaarden van het project te specificeren.

2.   Het Agentschap maakt een aankondiging van de opdracht bekend waarin het zijn behoeften en eisen vermeldt, die door het Agentschap in die aankondiging en/of in een beschrijvend document worden omschreven.

3.   Het Agentschap opent met de gegadigden die aan de in artikel 42 bedoelde selectiecriteria voldoen, een dialoog met het doel na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk in zijn behoeften te voorzien.

Tijdens de dialoog waarborgt het Agentschap de gelijke behandeling van alle inschrijvers, alsmede de geheimhouding van de voorgestelde oplossingen of van andere door een deelnemer aan de dialoog verstrekte vertrouwelijke inlichtingen, tenzij deze met de verspreiding ervan instemt.

Het Agentschap kan bepalen, dat de procedure in opeenvolgende fasen verloopt, zodat het aantal in de dialoogfase te bespreken oplossingen kan worden beperkt aan de hand van de gunningscriteria die in de aankondiging van de opdracht of in het beschrijvende document zijn vermeld, mits deze mogelijkheid in de aankondiging van de opdracht of in het beschrijvende document wordt vermeld.

4.   Het Agentschap verzoekt de deelnemers, na hun de beëindiging van de dialoog te hebben meegedeeld, hun definitieve inschrijvingen in te dienen op basis van de tijdens de dialoog voorgestelde en gespecificeerde oplossing of oplossingen. Deze inschrijvingen bevatten alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van het project.

Op verzoek van de aanbestedende dienst kunnen deze inschrijvingen worden toegelicht, gepreciseerd en vervolmaakt, zonder dat evenwel de basiselementen van de inschrijving of aanbesteding wezenlijk mogen worden gewijzigd, aangezien zulks de mededinging kan vervalsen of een discriminerend effect kan hebben.

Op verzoek van de aanbestedende dienst kan de inschrijver die als de economisch voordeligste is aangewezen, worden verzocht bepaalde aspecten van zijn inschrijving te verduidelijken of de in de inschrijving vervatte verbintenissen te bevestigen, op voorwaarde dat dit de inhoudelijke aspecten van de inschrijving of van de oproep tot mededinging ongewijzigd laat en niet leidt tot vervalsing van de mededinging of tot discriminatie.

5.   De aanbestedende diensten kunnen voorzien in prijzen of betalingen aan de deelnemers aan de dialoog.

Artikel 31

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht

1.   Het Agentschap kan in de volgende gevallen gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, ongeacht de geraamde waarde van de opdracht:

a)

wanneer in het kader van een openbare of niet-openbare procedure na de afsluiting van de oorspronkelijke procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of geen aanmeldingen zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht zoals vermeld in de in artikel 37 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd;

b)	voor opdrachten waarvan de uitvoering om technische of artistieke redenen of wegens de bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaald economisch subject kan worden toevertrouwd;

c)

voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval, bij opdrachten die onder Richtlijn 2004/18/EG vallen, dwingende spoed als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen die niet aan het Agentschap te wijten zijn, ertoe noopt dat de in de artikelen 48, 49 en 50 bedoelde termijnen voor de andere procedures niet in acht kunnen worden genomen;

d)	wanneer een opdracht voor diensten voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag moet worden gegund. In dit laatste geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd;

e)

voor aanvullende diensten en werken die niet in het oorspronkelijk voorgenomen project of in de oorspronkelijke overeenkomst waren opgenomen, en die als gevolg van een onvoorziene omstandigheid voor het verlenen van de dienst of de uitvoering van het werk noodzakelijk zijn geworden, onder de in lid 2 bedoelde voorwaarden;

f)

voor nieuwe diensten of werken bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten of werken die door het Agentschap worden toevertrouwd aan het economische subject waaraan de oorspronkelijke opdracht is gegund, mits deze diensten of werken overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van de oorspronkelijke opdracht en deze opdracht overeenkomstig de openbare of de niet-openbare procedure is geplaatst, onder de in lid 3 genoemde voorwaarden;

g)

voor opdrachten voor leveringen: i) voor aanvullende leveringen die ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer de verandering van leverancier het Agentschap ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen; de looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie jaar; ii) wanneer het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd, met uitsluiting van tests om de commerciële haalbaarheid vast te stellen en van productie in grote hoeveelheden om de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen; iii) met betrekking tot op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen; iv) ingeval van een aankoop tegen bijzonder gunstige voorwaarden, hetzij bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit stopzet, hetzij bij curatoren of vereffenaars van een faillissement, een gerechtelijk akkoord, of een procedure van dezelfde aard naar nationaal recht;

h)	voor onroerendgoedopdrachten, na onderzoek van de plaatselijke markt;

i)	voor opdrachten voor rechtskundige diensten in de zin van bijlage IIB van Richtlijn 2004/18/EG, die echter voldoende worden bekendgemaakt;

j)

voor opdrachten die het Agentschap geheim heeft verklaard, of voor opdrachten waarvan de uitvoering overeenkomstig de geldende administratieve bepalingen met bijzondere veiligheidsmaatregelen gepaard moet gaan of wanneer de bescherming van de wezenlijke belangen van het Agentschap, van een van de deelnemende lidstaten, of van de Unie zulks vereist;

k)	voor opdrachten van ten hoogste 60 000 EUR;

l)	voor opdrachten voor diensten op het gebied van onderzoek en ontwikkeling die niet onder Richtlijn 2004/18/EG vallen;

m)	voor opdrachten die niet onder Richtlijn 2004/18/EG vallen, niet elders in dit lid genoemd, wanneer een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling is bekendgemaakt;

n)

wanneer de opdracht alleen aan een bepaald economisch subject kan worden gegund, om redenen die verband houden met omvangrijke basisinvesteringen betreffende defensie-uitrusting of -technologie, unieke specifieke defensiefaciliteiten, of om te zorgen voor de voorzieningszekerheid van defensie-uitrusting of -technologie of omdat innovatieve defensietechnologie door dat economische subject verder moet worden ontwikkeld;

o)

wanneer de Europese Commissie of een andere Europese of internationale organisatie of orgaan een overeenkomst op het gebied van veiligheidsonderzoek heeft gesloten met een bepaald economisch subject en het dienstig is een met defensie verband houdende onderzoeksopdracht aan hetzelfde economische subject te gunnen;

p)	voor opdrachten op het gebied van defensie die moeten worden gegund in het kader van een programma of project dat in samenwerking met een ander internationale organisatie wordt beheerd;

2.   Voor de in lid 1, onder e), bedoelde aanvullende diensten en werken kan het Agentschap gebruikmaken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, mits zij worden gegund aan de contractant die deze opdracht uitvoert:

a)	wanneer deze aanvullende opdrachten uit technisch of economisch oogpunt niet zonder overwegende bezwaren voor het Agentschap van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden; of

b)	of wanneer deze opdrachten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden gescheiden, voor de vervolmaking ervan strikt noodzakelijk zijn.

Behalve voor opdrachten op het gebied van defensie, mag de geraamde samengevoegde waarde van de aanvullende opdrachten niet hoger zijn dan 50 % van het bedrag van de oorspronkelijke opdracht.

3.   In de in lid 1, onder f), bedoelde gevallen wordt de mogelijkheid om van een onderhandelingsprocedure gebruik te maken reeds bij de uitschrijving van de aanbesteding van het eerste deel vermeld, en wordt het totale voor het vervolg van de diensten of werken geraamde bedrag voor de berekening van de in artikel 36 bedoelde drempelwaarden in aanmerking genomen. Van deze procedure kan slechts gedurende een periode van drie jaar volgende op de oorspronkelijke opdracht gebruik worden gemaakt.

Artikel 32

Onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging van een opdracht

1.   Het Agentschap kan in de volgende gevallen gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure na aankondiging van een opdracht, ongeacht het geraamde bedrag van de opdracht:

a)

indien in antwoord op een van tevoren afgesloten openbare of niet-openbare procedure of concurrentiegerichte dialoog inschrijvingen zijn ingediend die onregelmatig of onaanvaardbaar zijn ten aanzien van met name de selectie- of gunningscriteria, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht, zoals vermeld in de in artikel 37 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd, onverminderd de toepassing van lid 2;

b)	in buitengewone gevallen, wanneer het werken, leveringen of diensten betreft waarvan de aard en de onzekere omstandigheden een vaststelling vooraf van de totale prijs door de inschrijver niet mogelijk maken;

c)

wanneer, met name op het gebied van financiële diensten en intellectuele diensten, wegens de aard van de te verlenen dienst de specificaties voor de opdracht niet nauwkeurig genoeg kunnen worden vastgesteld om de opdracht overeenkomstig de voorschriften inzake de openbare of niet-openbare procedure door de keuze van de beste inschrijving te plaatsen;

d)	voor opdrachten voor werken die uitsluitend worden uitgevoerd ten behoeve van onderzoek, proefneming of ontwikkeling en niet met het doel de haalbaarheid van het project vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;

e)	voor de in bijlage IIB van Richtlijn 2004/18/EG bedoelde opdrachten voor diensten, behoudens het bepaalde in artikel 31, lid 1, eerste alinea, onder i) en j), en tweede alinea;

f)	onverminderd artikel 31, lid 1, voor opdrachten op het gebied van defensie wanneer geen oproep tot het indienen van blijken van belangstelling of een voorafgaande aankondiging bekendgemaakt zijn.

2.   In de in lid 1, onder a), bedoelde gevallen kan het Agentschap van een aankondiging van een opdracht afzien, indien het bij de onderhandelingsprocedure alle inschrijvers, en alleen de inschrijvers, betrekt die aan de selectiecriteria voldoen en die gedurende de voorafgaande procedure inschrijvingen hebben ingediend die aan de formele eisen van de plaatsingsprocedure voldoen.

Artikel 33

Oproep tot het indienen van blijken van belangstelling

1.   De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling is een voorselectie van gegadigden die zullen worden uitgenodigd om in te schrijven bij toekomstige niet-openbare aanbestedingsprocedures voor opdrachten van meer dan 60 000 EUR, behoudens het bepaalde in artikel 31 of 32. De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling wordt, behoudens het bepaalde in artikel 31 of 32, ook gebruikt om gegadigden voor te selecteren die zullen worden uitgenodigd om in te schrijven bij toekomstige niet-openbare aanbestedingsprocedures voor opdrachten op het gebied van defensie, ongeacht het bedrag van de opdracht en ongeacht of de niet-openbare dan wel de onderhandelingsprocedure wordt gebruikt.

2.   De lijst die uit een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voortvloeit, is ten hoogste drie jaar geldig, te rekenen vanaf de datum van toezending van de in artikel 22, lid 1, onder a), bedoelde bekendmaking aan het Publicatiebureau of de datum van bekendmaking op de website van het Agentschap. Elke belangstellende kan zich op elk moment van de geldigheidsduur van de lijst aanmelden, behalve tijdens de laatste drie maanden. Een dergelijke lijst kan volgens het soort opdrachten waarvoor de lijst geldt, in categorieën worden onderverdeeld.

3.   In geval van een specifieke opdracht nodigt het Agentschap op basis van objectieve en niet-discriminerende criteria die voor deze opdracht zijn vastgesteld, alle in de lijst opgenomen gegadigden of sommige van hen uit om een offerte in te dienen.

Artikel 34

Opdrachten van geringe waarde

1.   Voor opdrachten ter waarde van minder dan of gelijk aan 60 000 EUR uit hoofde van de huishoudelijke begroting, en ter waarde van minder dan 137 000 EUR uit hoofde van de operationele begroting mag een onderhandelingsprocedure worden gebruikt waarbij ten minste vijf gegadigden worden geraadpleegd, onverminderd het bepaalde in artikel 31 of 32.

Indien het Agentschap na raadpleging van de gegadigden slechts één inschrijving ontvangt, die administratief en technisch geldig is, mag de opdracht worden gegund, mits aan de gunningscriteria wordt voldaan.

2.   Voor opdrachten ter waarde van minder dan of gelijk aan 25 000 EUR uit hoofde van de huishoudelijke begroting, en ter waarde van minder dan 60 000 EUR uit hoofde van de operationele begroting mag een onderhandelingsprocedure worden gebruikt waaraan ten minste drie gegadigden deelnemen.

3.   Voor opdrachten ter waarde van minder dan of gelijk aan 3 500 EUR uit hoofde van de huishoudelijke begroting, en ter waarde van minder dan 5 000 EUR uit hoofde van de operationele begroting, volstaat één inschrijving.

4.   Betaling voor uitgaven van 200 EUR of minder kunnen eenvoudig op factuur geschieden, zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.

Artikel 35

Drempelwaarden voor de vooraankondigingen

De drempelwaarden voor de bekendmaking van een vooraankondiging zijn:

a)	750 000 EUR voor opdrachten voor leveringen en diensten zoals vermeld in bijlage IIA bij Richtlijn 2004/18/EG;

b)	5 278 000 EUR voor opdrachten voor de uitvoering van werken.

Artikel 36

Drempelwaarden voor de toepassing van de procedures van Richtlijn 2004/18/EG

De in artikel 5 bedoelde drempelwaarden zijn:

a)	137 000 EUR voor de in bijlage IIA bij Richtlijn 2004/18/EG vermelde opdrachten voor leveringen en diensten, met uitzondering van de in categorie 8 van die bijlage vermelde opdrachten voor onderzoek en ontwikkeling;

b)	211 000 EUR voor de in bijlage IIB bij Richtlijn 2004/18/EG vermelde opdrachten voor diensten en voor de in categorie 8 van bijlage IIA bij Richtlijn 2004/18/EG vermelde opdrachten voor diensten voor onderzoek en ontwikkeling;

c)	5 278 000 EUR voor opdrachten voor de uitvoering van werken.

Artikel 37

Inschrijvingsdocumenten

1.   Inschrijvingsdocumenten omvatten ten minste:

a)	de uitnodiging tot inschrijving, tot onderhandeling of tot deelname aan de dialoog bij de in artikel 30 bedoelde procedure;

b)

het bijbehorende bestek, waaraan de algemene voorwaarden voor overheidsopdrachten zijn toegevoegd, of bij de concurrentiegerichte dialoog als bedoeld in artikel 30, een document waarin de behoeften en eisen van het Agentschap worden beschreven, of het internetadres waar dit bestek of dit document kan worden geraadpleegd;

c)	de modelovereenkomst.

De inschrijvingsdocumenten bevatten een verwijzing naar de overeenkomstig de artikelen 21 tot en met 24 genomen bekendmakingsmaatregelen.

2.   De uitnodiging tot inschrijving, tot onderhandeling of tot deelname aan de dialoog vermeldt ten minste:

a)

de wijze van indiening en presentatie van de inschrijvingen, met name de uiterste datum en tijd, de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te vullen, de bij te voegen documenten, waaronder de in artikel 42 bedoelde bewijsstukken inzake de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid, voor zover deze niet in de aankondiging van de opdracht zijn vermeld, en het adres waarnaar zij moeten worden gezonden;

b)	dat het indienen van een inschrijving betekent dat het in lid 1 bedoelde bestek en de in lid 1 bedoelde algemene voorwaarden worden aanvaard en dat deze inschrijving de inschrijver bindt gedurende de uitvoering van de overeenkomst, indien deze aan hem wordt gegund;

c)	de geldigheidsduur van de offertes, gedurende welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;

d)	het verbod op elk contact tussen het Agentschap en de inschrijver gedurende het verloop van de procedure, behalve in uitzonderingsgevallen, alsmede de precieze bezoekvoorwaarden, indien in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;

e)	bij de concurrentiegerichte dialoog, de aanvangsdatum en het adres van de raadpleging.

3.   Het bestek vermeldt ten minste:

a)

de uitsluitings- en selectiecriteria voor de opdracht, behalve bij niet-openbare procedures, waaronder begrepen die na een concurrentiegerichte dialoog, en de in artikel 32 bedoelde onderhandelingsprocedures met voorafgaande aankondiging van een opdracht; in dit geval worden de genoemde criteria uitsluitend vermeld in de aankondiging van de opdracht of in de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling;

b)	de gunningscriteria van de opdracht en relatieve gewicht ervan, of, in voorkomend geval, de dalende volgorde van belangrijkheid van deze criteria, indien deze niet in de aankondiging van de opdracht zijn opgenomen;

c)	de in artikel 38 bedoelde technische specificaties;

d)	de minimumeisen waaraan de varianten moeten voldoen in de in artikel 45, lid 2, bedoelde procedures voor gunning aan de economisch voordeligste inschrijving, indien het Agentschap in de aankondiging van de opdracht heeft vermeld dat deze varianten zijn toegestaan;

e)

de toepassing van het besluit van de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten van de Europese Unie, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de voorrechten en immuniteiten die aan het Europees Defensieagentschap en zijn personeel worden verleend, van 10 november 2004, zoals aangevuld door het aanvullend protocol tussen het Koninkrijk België en het Agentschap;

f)	de wijze waarop het bewijs van toegang tot de markten wordt geleverd, onder de in artikel 41 bedoelde voorwaarden.

g)	bij de in artikel 29 bedoelde dynamische aankoopsystemen, de aard van de overwogen aankopen, alsmede alle gegevens betreffende het aankoopsysteem, de gebruikte elektronische apparatuur en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.

4.   De modelovereenkomst vermeldt met name:

a)	de sancties bij niet-naleving van de bepalingen ervan;

b)	de vermeldingen die op de facturen of de ondersteunende bewijsstukken moeten worden aangebracht;

c)	het recht dat op de overeenkomst van toepassing is en de in geval van geschil bevoegde rechter.

5.   Het Agentschap kan inlichtingen eisen over het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver voornemens is uit te besteden en over de identiteit van de onderaannemers.

6.   Bij het verstrekken van technische specificaties aan geïnteresseerde economische subjecten, het selecteren van economische subjecten en het gunnen van opdrachten, kan het Agentschap eisen opleggen met het oog op de bescherming van vertrouwelijke of gerubriceerde informatie die het Agentschap beschikbaar stelt.

7.   Onverminderd het bepaalde over de plichten inzake de bekendmaking van gegunde overheidsopdrachten en informatieverstrekking aan gegadigden en inschrijvers, maakt het Agentschap de informatie die hem door een economisch subject als vertrouwelijk is verstrekt niet bekend; hieronder vallen met name fabrieks- of bedrijfsgeheimen en de vertrouwelijke aspecten van de inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming. Gerubriceerde informatie die wordt uitgewisseld tussen het Agentschap en gegadigden of inschrijvers, wordt gebruikt, doorgegeven, opgeslagen, behandeld en beschermd overeenkomstig Besluit 2001/264/EG van de Raad van 19 maart 2001 tot vaststelling van beveiligingsvoorschriften van de Raad (3).

Artikel 38

Technische specificaties

1.   De technische specificaties moeten gelijke toegang van de gegadigden en inschrijvers mogelijk maken en mogen geen ongerechtvaardigde belemmeringen van de concurrentie creëren. Zij stellen de kenmerken vast die een product, dienst, materiaal of werk moet hebben met het oog op het gebruik waarvoor zij door het Agentschap zijn bestemd.

2.   De in lid 1 bedoelde kenmerken omvatten:

a)	de kwaliteitsniveaus;

b)	de milieuprestatie;

c)	waar mogelijk, de toegankelijkheidscriteria voor personen met een handicap of de geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers;

d)	de conformiteitsbeoordelingsprocedures en -niveaus;

e)	de gebruiksvriendelijkheid;

f)

de veiligheid of de afmetingen, waaronder begrepen de voor leveringen geldende voorschriften inzake handelsbenaming en gebruiksaanwijzing, en voor alle opdrachten de terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, productieprocedures en -methoden;

g)

voor opdrachten voor werken, de kwaliteitsbewakingsprocedures alsmede de voorschriften voor het berekenen en het ontwerpen van het werk, de voorwaarden voor proefnemingen, controle en oplevering van de werken, alsmede de bouwtechnieken of bouwwijzen en alle andere voorwaarden van technische aard die het Agentschap bij bijzondere dan wel algemene maatregel kan voorschrijven met betrekking tot de voltooide werken en de materialen of bestanddelen waaruit zij zijn samengesteld.

3.   De technische specificaties worden als volgt geformuleerd:

a)

hetzij door verwijzing naar Europese normen, Europese technische goedkeuringen, gemeenschappelijke technische specificaties indien zij bestaan, internationale normen of andere door de Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen of, bij ontstentenis daarvan, de nationale equivalenten daarvan. Elke verwijzing gaat vergezeld van de woorden „of equivalent”;

b)	hetzij in termen van prestatie-eisen of functionele eisen; deze kunnen milieukenmerken omvatten, en moeten voldoende nauwkeurig zijn opdat de inschrijvers het voorwerp van de opdracht kunnen bepalen en het Agentschap de opdracht kan gunnen;

c)	hetzij door een mengvorm van deze twee procedures.

4.   Wanneer het Agentschap van de mogelijkheid gebruikmaakt naar de in lid 3, onder a), bedoelde specificaties te verwijzen, kan het een offerte niet afwijzen met als reden dat deze niet beantwoordt aan de genoemde specificaties, indien de inschrijver of gegadigde met elk passend middel tot voldoening van het Agentschap aantoont dat hij op gelijkwaardige wijze aan de gestelde eisen voldoet.

Een technisch dossier van de fabrikant of een testverslag van een erkende organisatie wordt geacht een passend middel te zijn.

5.   Wanneer het Agentschap van de in lid 3, onder b), bedoelde mogelijkheid gebruikmaakt om prestaties of functionele eisen voor te schrijven, mag het geen offerte afwijzen die beantwoordt aan een nationale norm waarin een Europese norm is omgezet, aan een Europese technische goedkeuring, aan een gemeenschappelijke technische specificatie, aan een internationale norm of aan een door een Europese normalisatie-instelling opgesteld technisch referentiesysteem, indien deze specificaties betrekking hebben op de prestaties of functionele eisen die zij hebben voorgeschreven.

De inschrijver is gehouden tot voldoening van het Agentschap met elk passend middel aan te tonen, dat zijn inschrijving aan de prestatie-eisen of functionele eisen van het Agentschap voldoen. Een technisch dossier van de fabrikant of een testverslag van een erkende organisatie wordt geacht een passend middel te zijn.

6.   Wanneer het Agentschap milieukenmerken voorschrijft door verwijzing naar prestatie-eisen of functionele eisen, kan het gebruikmaken van de gedetailleerde specificaties of, zo nodig, van gedeelten daarvan, zoals vastgesteld door Europese, plurinationale of nationale milieukeuren of door elke andere milieukeur, voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:

a)	de gebruikte specificaties zijn geschikt voor de omschrijving van de kenmerken van de leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft;

b)	de vereisten voor de keur zijn ontwikkeld op grond van wetenschappelijke gegevens;

c)	de milieukeuren zijn aangenomen in een proces waaraan alle betrokkenen, zoals regeringsinstanties, consumenten, fabrikanten, kleinhandel en milieuorganisaties kunnen deelnemen;

d)	de milieukeuren zijn voor alle betrokken partijen toegankelijk en beschikbaar.

Het Agentschap kan aangeven dat de van een milieukeur voorziene producten of diensten worden geacht te voldoen aan de technische specificaties van het bestek. Het Agentschap aanvaardt elk ander passend bewijsmiddel, zoals een technisch dossier van de fabrikant of een testverslag van een erkende organisatie.

7.   Voor de toepassing van de leden 4, 5 en 6 is een erkende organisatie een testlaboratorium, een ijklaboratorium of een inspectie- en certificatieorganisatie die aan de toepasselijke Europese normen voldoet.

8.   Behalve uitzonderingsgevallen die door het voorwerp van de opdracht naar behoren worden gemotiveerd, mag in deze specificaties geen melding worden gemaakt van een bepaald fabrikaat of een bepaalde herkomst of van een volgens bijzondere werkwijzen verkregen fabrikaat, noch worden verwezen naar een merk, een octrooi, een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie indien zulks zou leiden tot bevoordeling dan wel uitsluiting van bepaalde producten of economische subjecten. Indien van het voorwerp van de opdracht geen omschrijving kan worden gegeven die nauwkeurig en begrijpelijk genoeg is, gaat een dergelijke vermelding of verwijzing vergezeld van de woorden „of equivalent”.

Artikel 39

Herziening van de prijzen

1.   In de inschrijvingsdocumenten wordt bepaald of de offerte een vaste prijs moet bevatten die niet voor herziening vatbaar is.

2.   Indien dit niet het geval is, wordt in de inschrijvingsdocumenten bepaald volgens welke voorwaarden en formules de prijs tijdens de uitvoering van het contract kan worden herzien. Het Agentschap houdt daarbij met name rekening met:

a)	de aard van de opdracht en de economische conjunctuur waarin hij wordt uitgevoerd;

b)	de aard en de duur van de taken en van het contract;

c)	zijn financiële belangen.

Artikel 40

Administratieve en financiële sancties

1.   Onverminderd de toepassing van contractuele sancties worden gegadigden of inschrijvers die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen of die ernstig in gebreke zijn gesteld omdat zij hun contractuele verplichtingen in het kader van een eerdere opdracht niet zijn nagekomen, van uit de algemene begroting van het Agentschap gefinancierde opdrachten uitgesloten gedurende ten hoogste twee jaar te rekenen vanaf de vaststelling van de overtreding, die is bevestigd na een contradictoire dialoog met de contractant.

De duur van de uitsluiting kan op drie jaar worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding.

Inschrijvers of gegadigden die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen, worden bovendien bestraft met financiële sancties van 2 tot 10 % van het totale bedrag van de te gunnen opdracht.

Contractanten die ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen, worden eveneens bestraft met financiële sancties van 2 tot 10 % van de waarde van het betrokken contract.

Dit percentage kan op 4 tot 20 % worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding.

2.   In de in artikel 9, lid 1, onder a), c), en d), bedoelde gevallen, worden de gegadigden of inschrijvers van opdrachten uitgesloten gedurende ten hoogste twee jaar te rekenen vanaf de vaststelling van de overtreding, die is bevestigd na een contradictoire dialoog met de contractant.

In de in artikel 9, onder b) en e), bedoelde gevallen, worden de gegadigden of inschrijvers van opdrachten uitgesloten gedurende ten minste één jaar en ten hoogste vier jaar te rekenen vanaf de kennisgeving van de rechterlijke beslissing.

De duur van de uitsluiting kan op vijf jaar worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding of de eerste rechterlijke beslissing.

3.   De in artikel 9, lid 1, onder e), bedoelde gevallen omvatten:

a)	fraudegevallen zoals bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 juli 1995 (4);

b)	corruptiegevallen zoals bedoeld in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 mei 1997 (5);

c)	gevallen van deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad van 21 december 1998 inzake de strafbaarstelling van deelneming aan een criminele organisatie in de lidstaten van de Europese Unie (6);

d)	gevallen van het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 1 van Richtlijn 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (7).

Artikel 41

Bewijsmiddelen

1.   Het Agentschap aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, niet in een van de in artikel 9, lid 1, onder a), b) of e), beschreven situaties verkeert, een recent uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan. Het Agentschap aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver niet in de in artikel 9, lid 1, onder d), beschreven situatie verkeert, een recente verklaring van de bevoegde autoriteit van het betrokken land.

Wanneer de in de eerste alinea bedoelde documenten of verklaringen niet in het betrokken land worden afgegeven, en voor de andere in artikel 9 bedoelde gevallen van uitsluiting, mogen deze documenten of verklaringen worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, op erewoord van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

2.   Voor opdrachten ter waarde van minder dan 60 000 EUR uit hoofde van de huishoudelijke begroting, en ter waarde van minder dan 137 000 EUR uit hoofde van de operationele begroting mag het Agentschap, afhankelijk van de risicoanalyse van de ordonnateur, van de gegadigden en inschrijvers een verklaring op erewoord verlangen dat zij niet in een van de in de artikelen 9 en 10 bedoelde situaties verkeren.

Bij een combinatie kan het Agentschap, ongeacht het bedrag van de opdracht, aanvaarden dat alleen de leider van de combinatie de op grond van lid 1 vereiste documenten verstrekt, mits hij zich tijdens de inschrijvingsprocedure en de uitvoering van de eventueel daaruit voortvloeiende opdracht samen met de andere leden van de combinatie hoofdelijk aansprakelijk stelt en mits voorts de andere leden van de combinatie het Agentschap een verklaring op erewoord verstrekken dat zij niet in een van de in de artikelen 9 en 10 bedoelde situaties verkeren.

3.   Afhankelijk van de nationale wetgeving van het land van vestiging van de gegadigde of inschrijver, hebben de in lid 1 bedoelde documenten betrekking op rechtspersonen en/of natuurlijke personen, waaronder begrepen, in gevallen waarin het Agentschap zulks nodig acht, ondernemingshoofden of elke persoon die bij de gegadigde of inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.

4.   Wanneer het Agentschap twijfelt of de gegadigden of inschrijvers in een van de uitsluitingsgevallen verkeren, mag het zich tot de in lid 1 bedoelde bevoegde autoriteiten wenden om de door het Agentschap noodzakelijk geachte inlichtingen over deze situatie te verkrijgen.

5.   Het Agentschap mag een gegadigde of inschrijver vrijstellen van de verplichting de in lid 1 bedoelde bewijsstukken te verstrekken indien deze bewijsstukken reeds in het kader van een andere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt, mits de afgiftedatum van de stukken maximaal één jaar in het verleden ligt en zij nog steeds geldig zijn.

De gegadigde of inschrijver verklaart in dat geval op erewoord, dat de bewijsstukken reeds in een eerdere plaatsingsprocedure zijn verstrekt, en bevestigt dat zich in zijn situatie geen veranderingen hebben voorgedaan.

6.   De inschrijvers vermelden de staat waar zij hun zetel of woonplaats hebben, en leveren de bewijzen die de wet van hun land voorschrijft.

Artikel 42

Selectiecriteria

1.   Het Agentschap stelt duidelijke en niet-discriminerende selectiecriteria vast.

2.   De selectiecriteria worden in elke procedure tot het plaatsen van overheidsopdrachten toegepast om de financiële, de economische, de technische en de beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde of inschrijver te beoordelen.

Het Agentschap kan minimumgeschiktheidsniveaus vaststellen, waaronder de gegadigden niet kunnen worden geselecteerd.

3.   Elke inschrijver of gegadigde kan worden verzocht te bewijzen dat hij naar nationaal recht het recht heeft het voorwerp van de opdracht te produceren: inschrijving in het handels- of beroepsregister, verklaring onder ede, attest, lidmaatschap van een bijzondere organisatie, uitdrukkelijke vergunning, inschrijving in het btw-register.

4.   Het Agentschap vermeldt in het aanbestedingsbericht, de oproep tot indiening van voorstellen of de uitnodiging tot inschrijving de basiskenmerken die zijn gekozen als bewijs van het statuut en de rechtsbevoegdheid van de inschrijvers of gegadigden.

5.   De door het Agentschap gevraagde gegevens ten bewijze van de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde of inschrijver en de overeenkomstig lid 2 geëiste minimumgeschiktheidsniveaus hebben alleen betrekking op het voorwerp van de opdracht en houden rekening met de rechtmatige belangen van de economische subjecten wat betreft met name de bescherming van fabrieks- en bedrijfsgeheimen.

6.   Voor opdrachten ter waarde van minder dan of gelijk aan 60 000 EUR uit hoofde van de huishoudelijke begroting, en ter waarde van minder dan of gelijk aan 137 000 EUR uit hoofde van de operationele begroting mag het Agentschap, afhankelijk van de risicoanalyse van de ordonnateur, ervan afzien de gegadigden en inschrijvers te verzoeken hun financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid met bewijsstukken te staven. In dat geval mag geen voorschot worden betaald of tussentijdse betaling plaatsvinden.

7.   Het Agentschap kan, met het oog op de specifieke vereisten voor de goede uitvoering van een opdracht, verzoeken om de volgende aanvullende informatie over de gegadigden of inschrijvers en hun eventuele onderaannemers: een geldige veiligheidsmachtiging op het geschikte niveau en veiligheidsmachtigingen voor personen die deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, informatie over hun technologische of industriële basis binnen het grondgebied van een van de deelnemende lidstaten. Die eisen worden vermeld in het aanbestedingsbericht, de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling of de uitnodiging tot inschrijving.

8.   Voor opdrachten op het gebied van defensie kan het Agentschap op een transparante en niet-discriminerende wijze combinaties bestaande uit economische subjecten die voldoen aan de voorwaarden van artikel 7, lid 2, aanmoedigen, en soortgelijke beginselen bevorderen als die neergelegd in de code inzake beste praktijken voor de voorzieningsketen van het Agentschap, ten einde verscherpte concurrentie en gelijke kansen voor alle leveranciers te bevorderen, met inbegrip van MKB-bedrijven verderop in de voorzieningsketen. Een verwijzing naar soortgelijke beginselen als die neergelegd in de code inzake beste praktijken voor de voorzieningsketen van het Agentschap mag worden opgenomen in het aanbestedingsbericht, de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling of de uitnodiging tot inschrijving.

Artikel 43

Economische en financiële geschiktheid

1.   Het bewijs van de financiële en economische geschiktheid kan met name worden geleverd door een of meer van de volgende documenten:

a)	passende verklaringen van banken of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's;

b)	balansen of uittreksels daarvan van ten minste de laatste twee afgesloten boekjaren, ingeval de bekendmaking van de balans is voorgeschreven in de wetgeving van het land waar het economische subject is gevestigd;

c)	een verklaring over de totale omzet en de omzet voor de werken, leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft, gerealiseerd in een periode die ten hoogste de laatste drie boekjaren mag omvatten.

2.   Wanneer de inschrijver of gegadigde om een uitzonderlijke, door het Agentschap gegrond geachte reden de gevraagde referenties niet kan leveren, mag hij zijn economische en financiële geschiktheid bewijzen met elk ander middel dat het Agentschap geschikt acht.

3.   Een economisch subject kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de geschiktheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject het Agentschap aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen.

Onder dezelfde voorwaarden kan een in artikel 7, lid 2, bedoelde combinatie van economische subjecten zich op de geschiktheid van de deelnemers van de combinatie of van andere entiteiten beroepen.

Artikel 44

Technische en beroepsmatige geschiktheid

1.   De technische en beroepsmatige geschiktheid van de economische subjecten wordt overeenkomstig de leden 2 en 3 beoordeeld en geverifieerd. In de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor leveringen waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden nodig zijn, het verlenen van diensten en/of de uitvoering van werken, wordt deze geschiktheid beoordeeld op basis van met name hun kennis, bekwaamheid, ervaring en betrouwbaarheid.

2.   De technische en beroepsmatige geschiktheid van de dienstverlener of aannemer kan naar gelang van de aard, de hoeveelheid of omvang en het gebruik van de te verrichten werken, leveringen of diensten, met de volgende documenten worden bewezen:

a)	studie- en beroepsdiploma's van de dienstverlener of aannemer en/of het hogere personeel van de onderneming en in het bijzonder van de personen die met de dienst of de werken zijn belast;

b)

een lijst: i) van de voornaamste diensten en leveringen die in de laatste drie jaren zijn verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren; ii) van de werken die in de laatste vijf jaren zijn uitgevoerd, met vermelding van bedrag, datum en plaats. De lijst van de belangrijkste werken wordt gestaafd door verklaringen inzake de goede uitvoering waarin is aangegeven of de werken vakkundig zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht;

c)	een beschrijving van de voor de uitvoering van een opdracht voor diensten of werken gebruikte technische uitrusting, outillage en materieel;

d)	een beschrijving van de technische uitrusting en de maatregelen die worden genomen om de kwaliteit van de leveringen en diensten te waarborgen, alsmede van de studie- en onderzoekmiddelen van de onderneming;

e)	een lijst van de technici of technische diensten, al dan niet deel uitmakend van de onderneming, vooral van degenen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole;

f)	in geval van leveringen: monsters, beschrijvingen en/of authentieke foto's en/of verklaringen van als bevoegd erkende officiële instellingen of diensten voor kwaliteitscontrole waarin wordt bevestigd dat de producten in overeenstemming zijn met de geldende specificaties of normen;

g)	een verklaring betreffende het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand van de dienstverlener of aannemer en de omvang van het kaderpersoneel in de laatste drie jaren;

h)	de opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener of aannemer eventueel in onderaanneming wil geven;

i)	voor overheidsopdrachten voor het uitvoeren van werken of het verlenen van diensten, en uitsluitend in passende gevallen, de vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die het economische subject bij de uitvoering van de opdracht kan toepassen.

Wanneer de onder b), i), bedoelde instantie waarvoor de diensten en leveringen bestemd waren het Agentschap is, wordt het bewijs geleverd door verklaringen die door de bevoegde autoriteit zijn afgegeven of mede ondertekend.

3.   Indien de te leveren diensten of producten van complexe aard zijn of, in uitzonderlijke gevallen, geschikt moeten zijn voor een bijzonder doel, kan de technische en beroepsmatige geschiktheid worden aangetoond door middel van een controle door het Agentschap of, namens deze, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener of aannemer gevestigd is, onder voorbehoud van de instemming van dat orgaan. Deze controle heeft betrekking op de technische geschiktheid en de productiemogelijkheden van de dienstverlener of de aannemer en, indien nodig, de studie- en onderzoekmiddelen waarover zij beschikken, alsmede de maatregelen die zij nemen om de kwaliteit te controleren.

4.   Indien het Agentschap de overlegging verlangt van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat het economische subject aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet, verwijst het naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen ter zake zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering.

5.   Indien het Agentschap de overlegging verlangt van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat het economische subject aan bepaalde normen inzake milieubeheer voldoet, dient het te verwijzen naar het bij Verordening (EG) nr. 761/2002 van het Europees Parlement en de Raad (8) vastgestelde communautair milieubeheer- en milieu-auditsysteem (EMAS) of naar normen inzake milieubeheer die gebaseerd zijn op de desbetreffende Europese of internationale normen die gecertificeerd zijn door instellingen die beantwoorden aan het Gemeenschapsrecht of aan de toepasselijke Europese of internationale normen voor certificering. Het Agentschap erkent gelijkwaardige verklaringen van in andere lidstaten gevestigde instellingen. Het aanvaardt tevens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieubeheer die de economische subjecten overleggen.

6.   Een dienstverlener of aannemer kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de capaciteiten van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject tegenover het Agentschap aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen.

Onder dezelfde voorwaarden kan een in artikel 7, lid 2, bedoelde combinatie van economische subjecten zich op de geschiktheid van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten beroepen.

Artikel 45

Wijze van gunning en gunningscriteria

1.   Onverminderd artikel 10 worden opdrachten op een van de volgende twee manieren gegund:

a)	bij aanbesteding, in welk geval de opdracht wordt gegund aan degene die onder de deugdelijke en overeenkomstig de vraag ingediende offertes het laagste bod doet;

b)	door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving.

2.   De economisch voordeligste inschrijving is die welke de beste verhouding tussen kwaliteit en prijs biedt, rekening gehouden met op grond van het voorwerp van de opdracht gerechtvaardigde criteria als voorgestelde prijs, technische waarde, esthetisch en functioneel karakter, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit, uitvoerings- of leveringstermijn, klantenservice en technische bijstand.

3.   Het Agentschap vermeldt in de aankondiging van de opdracht, het bestek of het beschrijvend document het relatieve gewicht dat het toekent aan elk van de gekozen criteria voor de bepaling van de economisch voordeligste inschrijving. Dit gewicht kan worden uitgedrukt in een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum.

Het relatieve gewicht van het prijscriterium ten opzichte van de andere criteria mag niet leiden tot neutralisatie van het prijscriterium bij de keuze van degene aan wie de opdracht wordt gegund, onverminderd de door het Agentschap vastgestelde tabellen voor de vergoeding van bepaalde diensten, zoals die welke door deskundigen op het gebied van evaluatie worden verleend.

Indien in uitzonderlijke gevallen weging technisch niet mogelijk is, met name wegens het voorwerp van de opdracht, geeft het Agentschap alleen een afnemende volgorde van het belang van die criteria aan.

4.   Voor opdrachten op het gebied van defensie, is het basiscriterium voor de selectie van de aannemer de economisch voordeligste oplossing voor het specifieke vereiste, onder meer rekening houdend met kosten (zowel bij aankoop als gedurende levenscyclus), technische conformiteit, kwaliteitsbewaking, leveringstermijnen en, indien van toepassing, voorzieningszekerheid en de aanpak voor de selectie van leveringsbronnen, met inachtneming van de beginselen van de CoBPSC.

Artikel 46

Gebruik van elektronische veilingen

1.   Bij openbare procedures, niet-openbare procedures en procedures van gunning door onderhandelingen in het in artikel 32, lid 1, onder a), bedoelde geval, kunnen de aanbestedende diensten beslissen dat de gunning van de overheidsopdracht wordt voorafgegaan door een elektronische veiling, zoals bedoeld in artikel 54 van Richtlijn 2004/18/EG, wanneer de specificaties voor de opdracht nauwkeurig kunnen worden opgesteld.

Onder dezelfde voorwaarden kan een elektronische veiling worden gebruikt bij het opnieuw tot mededinging oproepen van de partijen bij een in artikel 20 bedoelde raamovereenkomst, alsmede bij de oproep tot mededinging voor opdrachten die worden gegund in het kader van het in artikel 29 bedoelde dynamische aankoopsysteem.

De elektronische veiling heeft betrekking op hetzij alleen de prijzen, wanneer de opdracht op basis van de laagste prijs wordt gegund, hetzij de prijzen en/of de waarden van de in het bestek vermelde elementen van de inschrijvingen, wanneer de opdracht wordt gegund op basis van de economisch voordeligste inschrijving.

2.   Indien het Agentschap beslist van een elektronische veiling gebruik te maken, maakt het daarvan melding in de aankondiging van de opdracht.

Het bestek bevat onder andere de volgende gegevens:

a)	de elementen waarvan de waarden vallen onder de elektronische veiling, voor zover deze elementen kwantificeerbaar zijn zodat ze kunnen worden uitgedrukt in cijfers of procenten;

b)	de eventuele limieten van de waarden die kunnen worden ingediend, zoals zij voortvloeien uit de specificaties van het voorwerp van de opdracht;

c)	de informatie die tijdens de elektronische veiling ter beschikking van de inschrijvers zal worden gesteld en het tijdstip waarop die informatie in voorkomend geval ter beschikking zal worden gesteld;

d)	de relevante informatie betreffende het verloop van de elektronische veiling;

e)	de voorwaarden waaronder de inschrijvers een bod kunnen doen en met name de vereiste minimumverschillen die in voorkomend geval voor de biedingen vereist zijn;

f)	relevante informatie betreffende het gebruikte elektronische systeem en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.

3.   Alvorens tot de elektronische veiling over te gaan, verricht het Agentschap een eerste volledige evaluatie van de inschrijvingen aan de hand van de vastgestelde gunningscriteria en de weging daarvan.

Alle inschrijvers die een aan de eisen beantwoordende inschrijving hebben ingediend, worden gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd nieuwe prijzen en/of nieuwe waarden in te dienen; het verzoek bevat alle relevante informatie voor de individuele verbinding met het gebruikte elektronische systeem en preciseert de datum en het aanvangsuur van de elektronische veiling. De elektronische veiling kan in verschillende fasen verlopen. De elektronische veiling kan op zijn vroegst twee werkdagen na de datum van verzending van de uitnodigingen beginnen.

4.   Wanneer voor de gunning het criterium van de economisch voordeligste inschrijving wordt gehanteerd, gaat de uitnodiging vergezeld van het resultaat van de volledige beoordeling van de inschrijving van de betrokken inschrijver, die wordt uitgevoerd overeenkomstig de in artikel 45, lid 3, eerste alinea, bepaalde wegingscriteria.

De uitnodiging vermeldt tevens de wiskundige formule die tijdens de elektronische veiling de automatische herklasseringen naar gelang van de ingediende nieuwe prijzen en/of nieuwe waarden zal bepalen. In deze formule is het relatieve gewicht verwerkt dat aan alle vastgestelde criteria is toegekend om de economisch voordeligste inschrijving te bepalen, zoals dat in de aankondiging van de opdracht of in het bestek is aangegeven; daartoe moeten eventuele marges evenwel vooraf in een bepaalde waarde worden uitgedrukt.

Wanneer varianten zijn toegestaan, moet voor elke variant afzonderlijke formules worden verstrekt.

5.   Tijdens elke fase van de elektronische veiling deelt het Agentschap ogenblikkelijk aan alle inschrijvers ten minste de informatie mee die de inschrijvers de mogelijkheid biedt op elk moment hun respectieve klassering te kennen. Het Agentschap kan ook andere informatie betreffende andere ingediende prijzen of andere waarden meedelen indien dat in het bestek is vermeld. Het kan tevens op ieder ogenblik meedelen hoeveel inschrijvers aan de fase van de veiling deelnemen. Het mag tijdens het verloop van de fasen van de elektronische veiling evenwel in geen geval de identiteit van de inschrijvers bekendmaken.

6.   Het Agentschap sluit de elektronische veiling op een of meer van de onderstaande wijzen af:

a)	het geeft in de uitnodiging tot deelneming aan de veiling een vooraf vastgestelde datum en een vooraf vastgesteld tijdstip voor de sluiting aan;

b)

het sluit de veiling af wanneer het geen nieuwe prijzen meer ontvangt die beantwoorden aan de vereisten betreffende de minimumverschillen. In dat geval preciseert het Agentschap in de uitnodiging tot deelneming aan de veiling de termijn die het na ontvangst van de laatste aanbieding in acht zal nemen alvorens de veiling te sluiten;

c)	het sluit de veiling af wanneer alle fasen van de veiling die in de uitnodiging tot deelneming aan de veiling zijn vermeld, afgehandeld zijn.

Wanneer het Agentschap heeft besloten een elektronische veiling af te sluiten overeenkomstig punt c), in voorkomend geval in combinatie met punt b), vermeldt de uitnodiging tot deelneming aan de veiling het tijdschema voor elk van de fasen van de veiling.

7.   Na de sluiting van een elektronische veiling gunt het Agentschap de opdracht overeenkomstig artikel 45, op basis van de resultaten van de elektronische veiling.

Het Agentschap mag geen misbruik maken van de methode van de elektronische veiling, noch mag het de methode gebruiken om de mededinging te beletten, te beperken of te vervalsen of om wijzigingen aan te brengen in het voorwerp van de opdracht zoals dat in de aankondiging van de opdracht is omschreven en in het bestek is vastgelegd.

Artikel 47

Abnormaal lage offertes

1.   Wanneer voor een bepaalde opdracht abnormaal lage offertes worden ingediend, vraagt het Agentschap, voordat het deze offertes louter om deze reden afwijst, schriftelijk om de door hem dienstig geachte preciseringen over de samenstelling van de offerte en onderzoekt hij deze op contradictoire wijze aan de hand van de ontvangen toelichtingen. Deze preciseringen kunnen met name betrekking hebben op de naleving van de bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd.

Het Agentschap kan met name toelichtingen in aanmerking nemen die verband houden met:

a)	de opzet van het fabricageprocédé, de dienstverrichting of de bouwmethode;

b)	de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren;

c)	de originaliteit van de offerte van de inschrijver.

2.   Indien het Agentschap vaststelt dat een abnormaal lage offerte het gevolg is van staatssteun, kan hij de offerte om deze reden alleen slechts verwerpen wanneer de inschrijver niet binnen een redelijke, door het Agentschap vastgestelde termijn kan bewijzen dat de steun definitief is toegekend volgens de in de communautaire regelgeving inzake staatssteun vastgelegde procedures en besluiten.

Artikel 48

Termijnen voor de indiening van de offertes en deelnemingsverzoeken

1.   De termijnen voor de indiening van de offertes en de deelnemingsverzoeken worden door het Agentschap in kalenderdagen vastgesteld en zijn lang genoeg opdat de belangstellenden over een redelijke en passende tijd beschikken om hun offerte voor te bereiden en in te dienen, onder meer rekening gehouden met de complexiteit van de opdracht of de behoefte aan een inspectiebezoek of aan een raadpleging ter plaatse van de aan het bestek gehechte documenten.

2.   Bij openbare procedures voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 36 vastgestelde drempelwaarden bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes ten minste 52 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de aankondiging van de opdracht.

3.   Bij niet-openbare procedures, waaronder begrepen de in artikel 30 bedoelde gevallen waarin gebruik wordt gemaakt van de concurrentiegerichte dialoog, en onderhandelingsprocedures met een aankondiging van de opdracht voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 36 bedoelde drempelwaarden, bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken ten minste 37 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de aankondiging van de opdracht.

Bij niet-openbare procedures voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 36 vastgestelde drempelwaarden bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes ten minste 40 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.

Bij niet-openbare procedures en bij onderhandelingsprocedures na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling bedoeld in artikel 33 bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes ten minste 21 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.

4.   Wanneer het Agentschap overeenkomstig artikel 21, lid 2, een vooraankondiging ter bekendmaking heeft verzonden of zelf door middel van zijn kopersprofiel een vooraankondiging heeft bekendgemaakt, kan de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes in de regel worden verkort tot 36 dagen en bedraagt hij in geen geval minder dan 22 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de aankondiging van de opdracht of de uitnodiging tot inschrijving.

De in de eerste alinea bedoelde kortere termijn is slechts toegestaan indien de vooraankondiging aan de volgende voorwaarden voldoet:

a)	zij bevat alle inlichtingen die op grond van de aankondiging van de opdracht vereist zijn, voor zover deze inlichtingen op het moment van bekendmaking beschikbaar zijn;

b)	zij is ten minste 52 dagen en ten hoogste 12 maanden vóór de datum van verzending van de aankondiging van een opdracht ter bekendmaking verzonden.

5.   De termijnen voor de ontvangst van inschrijvingen kunnen met vijf dagen worden verkort indien er vanaf de datum van de bekendmaking van de aankondiging of de uitnodiging tot inschrijving langs elektronische weg rechtstreekse en volledige toegang is tot de inschrijvingsdocumenten.

Artikel 49

Termijnen voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten

1.   Voor zover zij tijdig vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes zijn aangevraagd, worden de bestekken of de beschrijvende documenten in de in artikel 30 bedoelde procedure en de aanvullende stukken binnen zes dagen na ontvangst van de aanvraag toegezonden aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om deel te nemen aan een dialoog of om in te schrijven, behoudens het bepaalde in lid 4. Het Agentschap is niet verplicht aanvragen in te willigen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes zijn ingediend.

2.   Voor zover zij tijdig vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes of de verzoeken tot deelneming zijn aangevraagd, worden nadere inlichtingen over de uitnodiging tot inschrijving of de verzoeken tot deelneming uiterlijk zes kalenderdagen vóór de desbetreffende uiterste datum gelijktijdig medegedeeld aan alle economische subjecten die blijk hebben gegeven van belangstelling om deel te nemen aan de procedure of, voor de verzoeken om inlichtingen die minder dan acht kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen zijn ontvangen, zo snel mogelijk na de ontvangst van het verzoek. Het Agentschap is niet verplicht verzoeken om nadere inlichtingen in te willigen die minder dan vijf werkdagen vóór de desbetreffende uiterste datum worden ingediend.

3.   Indien, om welke redenen dan ook, het bestek en de aanvullende stukken of nadere inlichtingen niet binnen de in de leden 1 en 2 gestelde termijn kunnen worden verstrekt of indien de offertes slechts na een inspectiebezoek of na inzage ter plaatse van de bij het bestek behorende stukken kunnen worden gedaan, worden de in artikel 48 bedoelde termijnen voor de ontvangst van de offertes verlengd opdat alle economische subjecten kennis kunnen nemen van alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van de offertes. Deze verlenging wordt op passende wijze bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 21 tot en met 24.

4.   Indien bij een openbare procedure, waaronder begrepen het in artikel 29 bedoelde dynamische aankoopsysteem, alle inschrijvingsdocumenten en aanvullende documenten vrij, in hun geheel en rechtstreeks langs elektronische weg toegankelijk zijn, is lid 1 niet van toepassing. Het aanbestedingsbericht bedoeld in artikel 21, lid 3, vermeldt het adres van de internetsite waarop deze documenten kunnen worden geraadpleegd.

Eventuele aanvullende documenten en inlichtingen zijn dan eveneens vrij, in hun geheel en rechtstreeks toegankelijk zodra zij zijn medegedeeld aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven.

Artikel 50

Termijnen in dringende gevallen

1.   Wanneer het, wegens naar behoren gemotiveerde dringende redenen bij niet-openbare procedures en onderhandelingsprocedures met aankondiging van de opdracht en voor onderhandelingsprocedures zonder aankondiging, voor opdrachten op het gebied van defensie onmogelijk is de in artikel 48, lid 3, vastgestelde minimumtermijnen in acht te nemen, kan het Agentschap de volgende termijnen in kalenderdagen vaststellen:

a)	een termijn voor de ontvangst van de verzoeken tot deelneming van ten minste vijftien dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht, of tien dagen indien de aankondiging elektronisch naar het Publicatiebureau is verzonden;

b)	een termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen, een termijn die niet minder mag bedragen dan tien dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.

2.   Bij niet-openbare procedures en versnelde onderhandelingsprocedures worden nadere inlichtingen over de bestekken, voor zover daarom tijdig is verzocht, uiterlijk vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen aan alle gegadigden of inschrijvers medegedeeld.

Artikel 51

Wijzen van mededeling

1.   De voorwaarden voor de indiening van de inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming worden bepaald door het Agentschap, dat voor een wijze van indiening kan kiezen. De inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming kunnen per brief of langs elektronische weg worden ingediend. Verzoeken tot deelneming kunnen ook per fax worden ingediend. De verzoeken tot deelneming die per fax of e-mail worden ingediend, worden bevestigd door een brief die wordt verzonden vóór het verstrijken van de in artikel 48 bedoelde termijnen.

De gekozen communicatiemiddelen hebben een niet-discriminerend karakter en mogen de toegang van de economische subjecten tot de gunningsprocedure niet beperken.

Het gekozen communicatiemiddel dient te waarborgen dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

a)	elke aanvraag bevat alle nodige gegevens voor de beoordeling ervan;

b)	de integriteit van de gegevens blijft behouden;

c)	de vertrouwelijkheid van de inschrijvingen blijft behouden en het Agentschap neemt pas na het verstrijken van de termijn voor de indiening kennis van deze inschrijvingen.

Het Agentschap kan eisen dat bij inschrijvingen langs elektronische weg gebruik wordt gemaakt van een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (9).

2.   Wanneer het Agentschap de indiening van inschrijvingen en verzoeken tot deelneming langs elektronische weg toestaat, moeten de te gebruiken middelen en de technische kenmerken daarvan niet-discriminerend en algemeen voor het publiek beschikbaar zijn en in combinatie met algemeen gebruikte informatie- en communicatietechnologieproducten kunnen functioneren. De gegevens betreffende de specificaties die nodig zijn voor de indiening van inschrijvingen en verzoeken tot deelneming, waaronder begrepen de versleuteling, worden de inschrijvers of de gegadigden ter beschikking gesteld.

Voorts moeten de middelen voor de elektronische ontvangst van inschrijvingen en verzoeken tot deelneming voldoen aan de eisen van bijlage X bij Richtlijn 2004/18/EG.

3.   Wanneer verzoeken tot deelneming en inschrijvingen per brief worden ingediend, geschiedt de indiening naar keuze van de gegadigden of inschrijvers:

a)	bij aangetekende zending, waarbij de datum waarop het Agentschap (tijdens de kantooruren) de aangetekende zending daadwerkelijk ontvangt, de relevante datum is; of

b)

door indiening bij de diensten van het Agentschap, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van besteldiensten, in welk geval het Agentschap de dienst zal vermelden waar de verzoeken tot deelneming of de inschrijvingen tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven, waarbij de datum waarop het Agentschap (tijdens de kantooruren) deze documenten daadwerkelijk ontvangt, de relevante datum is.

4.   Ter wille van de geheimhouding en om moeilijkheden in geval van verzending van inschrijvingen per brief te voorkomen, wordt in de uitnodiging tot inschrijving de volgende tekst opgenomen:

Artikel 52

Opening van de offertes en verzoeken tot deelneming

1.   Alle verzoeken tot deelneming en offertes die aan artikel 51, leden 1 en 2, voldoen, worden geopend.

2.   Voor opdrachten met een waarde van meer dan 60 000 EUR stelt de bevoegde ordonnateur een commissie voor opening van de offertes aan.

De openingscommissie bestaat uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van het Agentschap die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan en waarvan ten minste een niet onder de bevoegde ordonnateur ressorteert. Deze personen moeten voorkomen dat zich belangenconflicten voordoen.

3.   Wanneer verzoeken tot deelneming of offertes per post of per snelkoeriersdienst worden ingediend of persoonlijk afgegeven worden, paraferen een of meer leden van de openingscommissie de documenten waarmee de datum en het tijdstip van ontvangst van elke offerte worden aangetoond.

Voorts paraferen zij:

a)	hetzij elke bladzijde van elke offerte; of

b)	hetzij de omslagbladzijde en de financiële bladzijden van elke offerte, waarbij de integriteit van de originele offerte door een passende techniek wordt gegarandeerd door een dienst die onafhankelijk is van de opdrachtgevende dienst.

In geval van gunning bij aanbesteding overeenkomstig artikel 45, lid 1, onder a), worden de prijzen bekendgemaakt die zijn vermeld in de offertes die aan de eisen voldoen.

De leden van de commissie ondertekenen het proces-verbaal van de opening van de ontvangen offertes, waarin wordt vastgesteld welke offertes aan de eisen voldoen en welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegens het niet voldoen aan de in artikel 51 bedoelde eisen inzake indiening.

Artikel 53

Evaluatiecommissie voor offertes en deelnemingsverzoeken

1.   Alle verzoeken tot deelneming en offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen, worden door een voor elk van beide fasen opgerichte evaluatiecommissie geëvalueerd en gerangschikt op basis van respectievelijk uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria, welke vooraf worden bekendgemaakt.

De evaluatiecommissie wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd om advies uit te brengen over de opdrachten met een hogere waarde dan de in artikel 34, lid 2, bedoelde drempelwaarde.

2.   De evaluatiecommissie bestaat uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van het Agentschap die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan en waarvan ten minste één niet onder de bevoegde ordonnateur ressorteert. Deze personen moeten voorkomen dat zich belangenconflicten voordoen. Deze commissie kan op dezelfde wijze samengesteld zijn als de met de opening van offertes belaste commissie.

De bevoegde ordonnateur kan besluiten dat deze commissie door externe deskundigen wordt bijgestaan. De bevoegde ordonnateur draagt er zorg voor dat deze deskundigen niet in een belangenconflict verwikkeld zijn.

3.   Deelnemingsverzoeken en offertes die niet alle in de inschrijvingsdocumenten geëiste essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.

De evaluatiecommissie of het Agentschap kunnen de gegadigde of de inschrijver echter verzoeken de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings- en de selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten binnen de termijn die de Commissie of het Agentschap vaststelt.

4.   Bij abnormaal lage offertes zoals bedoeld in artikel 47 vraagt de evaluatiecommissie de nodige toelichting over de samenstelling van de offerte.

Artikel 54

Artikel 296 van het EG-Verdrag

Deze financiële bepalingen laten de bestaande maatregelen van de deelnemende lidstaten uit hoofde van artikel 296 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap of de artikelen 10 en 14 van Richtlijn 2004/18/EG onverlet.

HOOFDSTUK 3

REGELS VOOR FINANCIËLE BIJDRAGEN UIT DE OPERATIONELE BEGROTING

Artikel 55

Toepassingsgebied

1.   Het Agentschap is gerechtigd uit zijn operationele begroting bij te dragen tot projecten die tot doel hebben bij te dragen tot het bereiken van een doelstelling van het jaarlijkse werkprogramma van het Agentschap. Deze projecten zijn ontwikkeld en worden medegefinancierd door particuliere of publieke lichamen van een van de deelnemende lidstaten of in samenwerking met een andere Europese instelling of internationale organisatie.

2.   Het bestuur neemt een besluit over het bedrag van de operationele begroting dat aan financiële bijdragen zal worden besteed. Aan een project kan slechts één financiële bijdrage van het Agentschap worden verleend.

3.   Financiële bijdragen van het Agentschap zijn onderwerp van een schriftelijke overeenkomst met de begunstigde.

4.   Financiële bijdragen worden verleend na uitnodigingen tot het indienen van voorstellen, behalve wanneer de Europese Commissie of een andere Europese of internationale organisatie of orgaan een overeenkomst heeft gesloten met een bepaald economisch subject op het gebied van veiligheidsonderzoek of defensie, en het dienstig is een financiële bijdrage aan hetzelfde economische subject te verlenen.

5.   Een financiële bijdrage voor reeds begonnen projecten kan slechts worden verleend indien de aanvrager kan aantonen dat het noodzakelijk was met het project te beginnen vóór de ondertekening van de overeenkomst. In dat geval mogen de voor financiering in aanmerking komende uitgaven evenwel niet vóór de datum van indiening van de aanvraag voor een financiële bijdrage zijn gedaan, behalve in deugdelijk gemotiveerde, uitzonderlijke gevallen. Financiële bijdragen met terugwerkende kracht voor reeds voltooide projecten zijn niet mogelijk.

6.   Financiële bijdragen mogen niet dienen tot volledige financiering van de kosten van het project. Voor het project is medefinanciering nodig. De begunstigde verantwoordt het bedrag van de ingebrachte medefinanciering, hetzij bij wijze van eigen middelen, hetzij in de vorm van financiële overdrachten van derden. De bevoegde ordonnateur kan in naar behoren gemotiveerde uitzonderingsgevallen medefinancieringen in natura aanvaarden. In dat geval mogen dergelijke bijdragen niet hoger zijn dan de werkelijk gedragen kosten, naar behoren gestaafd door boekhoudstukken.

7.   De financiële bijdrage mag niet tot doel of tot gevolg hebben dat op het ogenblik dat om definitieve betaling van de financiële bijdrage voor een project wordt verzocht, de ontvangsten de kosten van het betrokken project overtreffen.

8.   De volgende bepalingen zijn van overeenkomstige toepassing op de procedure voor het verlenen van een financiële bijdrage en het ondertekenen van een overeenkomst met de begunstigde: artikel 2, lid 1, en de artikelen 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 en 53, wanneer de regeling die geldt voor de financiële bijdragen in voorkomend geval de regeling voor opdrachten op het gebied van defensie is.

Artikel 56

Evaluatie van de voorstellen

1.   Voorstellen worden op basis van vooraf in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakte selectie- en gunningscriteria beoordeeld door een daartoe aangewezen evaluatiecommissie, om uit te maken welke voorstellen voor financiering in aanmerking komen.

2.   De selectiecriteria worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt en maken het mogelijk het financiële en operationele vermogen van de aanvrager om het voorgestelde project tot een goed einde te brengen, te evalueren. De aanvrager moet over solide financieringsbronnen beschikken die toereikend zijn om zijn werkzaamheden gedurende de looptijd van het project of het jaar waarvoor de financiële bijdrage is verleend te kunnen voortzetten en aan de financiering ervan bij te dragen. Hij moet de vereiste beroepsbekwaamheden en -kwalificaties bezitten om het voorgestelde project tot een goed einde te brengen.

3.   De gunningscriteria maken het mogelijk financiële bijdragen te verlenen voor projecten die de algehele doeltreffendheid maximaliseren van het jaarlijkse werkprogramma van het Agentschap dat zij uitvoeren. Deze criteria worden zodanig geformuleerd dat goed beheer van de middelen van het Agentschap wordt gewaarborgd en zij later kunnen worden geëvalueerd.

4.   Na afloop van de evaluatie selecteert de bevoegde ordonnateur op basis van zijn bevindingen de begunstigde en stelt hij de financiële bijdrage vast.

Artikel 57

Inhoud van de oproepen tot het indienen van voorstellen

1.   In een oproep tot het indienen van voorstellen worden aangegeven:

a)	de doelstellingen;

b)	de subsidiabiliteits-, selectie- en toekenningscriteria, alsmede de bijbehorende bewijsstukken;

c)	de wijze van financiering door het Agentschap;

d)	de wijze van en de uiterste termijn voor de indiening van voorstellen, de mogelijke aanvangsdatum van de projecten en de geplande datum voor de afsluiting van de toekenningsprocedure.

2.   De oproepen tot het indienen van voorstellen worden bekendgemaakt op de internetsite van het Europees Defensieagentschap en eventueel op een andere gepaste drager, zoals het Publicatieblad van de Europese Unie, om er bij potentiële begunstigden zo ruim mogelijke bekendheid aan te geven.

Artikel 58

Aanvragen voor een financiële bijdrage

1.   De aanvraag wordt ingediend op de aangegeven wijze en volgens de in de oproep tot het indienen van voorstellen vermelde criteria.

2.   Uit de aanvraag blijkt dat de aanvrager als rechtspersoon bestaat en het financiële en operationele vermogen heeft om het project tot een goed einde te brengen. Daartoe vraagt de ordonnateur de potentiële begunstigden om een verklaring op erewoord. De jaarrekening, de balans van het laatste afgesloten boekjaar en alle andere in de oproep tot het indienen van voorstellen gevraagde bewijsstukken worden, overeenkomstig de door de bevoegde ordonnateur verrichte risicoanalyse, eveneens bij de aanvraag gevoegd.

3.   Het bij de aanvraag gevoegde budget van het project of het exploitatiebudget moet qua uitgaven en ontvangsten in evenwicht zijn en duidelijk de voor een financiering ten laste van de begroting van het Agentschap in aanmerking komende kosten vermelden.

4.   Voor financiële bijdragen van meer dan 25 000 EUR gaat de aanvraag vergezeld van een extern controleverslag dat is opgesteld door een erkende externe accountant. Dit verslag certificeert de rekeningen van het laatste beschikbare boekjaar en beoordeelt de levensvatbaarheid van de aanvrager. Deze alinea geldt uitsluitend voor de eerste aanvraag die een begunstigde tijdens een bepaald begrotingsjaar bij een ordonnateur indient. De bevoegde ordonnateur kan op basis van zijn analyse van de beheerrisico's overheidsinstellingen, Europese instellingen en internationale organisaties van deze verplichting vrijstellen.

5.   De aanvrager vermeldt de bronnen en bedragen van andere financieringen die hij tijdens hetzelfde boekjaar voor hetzelfde project of andere projecten of uit hoofde van zijn lopende activiteiten geniet of aanvraagt.

Artikel 59

Inhoud van de overeenkomst inzake financiële bijdragen

In de overeenkomst inzake financiële bijdragen worden met name vastgesteld:

a)	het onderwerp;

b)	de begunstigde;

c)	de duur, namelijk: i) de begin- en einddatum van de overeenkomst, ii) de begindatum en de duur van het project;

d)	het maximumbedrag van de financiële bijdrage; en

e)	een gedetailleerde beschrijving van het project;

f)

de algemene voorwaarden die gelden voor alle subsidies van dezelfde soort; deze omvatten met name intellectuele-eigendomsrechten, de vermelding van het recht dat op de overeenkomst van toepassing is, de rechter die bij geschillen bevoegd is, de aanvaarding door de begunstigde van controles van het Europees Defensieagentschap en zijn accountants, alsmede de in artikel 3 bedoelde regels voor bekendmaking achteraf;

g)	de geraamde financiële bijdrage en de bijzonderheden van de subsidiabele kosten van het project;

h)	het betalingstempo rekening houdend met de financiële risico's, de duur en de vorderingen van het project of de door de begunstigde gemaakte kosten;

i)	de verantwoordelijkheden van de begunstigde, met name inzake goed financieel beheer en indiening van activiteitsverslagen en financiële verslagen;

j)	de wijze van en termijnen voor goedkeuring van deze verslagen en betaling door het Europees Defensieagentschap;

k)	bepalingen die ertoe strekken dat het Europees Defensieagentschap en zijn accountants bevoegd zijn bij alle contractanten en subcontractanten die middelen van het Agentschap hebben ontvangen, controles op stukken en controles ter plaatse uit te voeren.

Artikel 60

Motivering van de betalingsverzoeken

1.   Voor elke financiële bijdrage is, bij opsplitsing van de financiering, elke nieuwe betaling afhankelijk van het verbruik van de vorige financiering tot ten minste 70 % van het totale bedrag. De begunstigde legt een afrekening van de gemaakte kosten over ter motivering van zijn nieuwe betalingsverzoek.

2.   De begunstigde verklaart op erewoord dat de in de aanvragen vervatte informatie volledig, betrouwbaar en waar is. Hij bevestigt ook dat de gemaakte kosten als subsidiabel in de zin van de overeenkomst inzake financiële bijdragen kunnen worden beschouwd en dat verzoeken om betaling worden gestaafd door adequate, controleerbare bewijsstukken.

3.   Ter motivering van de betalingen kan door de bevoegde ordonnateur een door een erkende accountant verrichte externe controle van de financiële staten en de onderliggende rekeningen worden geëist op basis van zijn analyse van de beheerrisico's. Het controleverslag wordt in het geval van een financiële bijdrage voor een project of een financiële bijdrage voor exploitatie bij het betalingsverzoek gevoegd. Het bevestigt dat de kosten die de begunstigde aangeeft in de financiële staten waarop het betalingsverzoek gebaseerd is, reëel en juist zijn en subsidiabel in de zin van de overeenkomst inzake financiële bijdragen.

De bevoegde ordonnateur kan op basis van zijn risicoanalyse, overheidsorganen en andere Europese instellingen en internationale organisaties van de verplichting van externe controle vrijstellen.

4.   Het bedrag van de financiële bijdrage wordt pas definitief vastgesteld nadat de instelling de eindverslagen en -rekeningen heeft aanvaard, onverminderd latere controles.

---

(1)  PB L 134 van 30.4.2004, blz. 114. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2006/97/EG van de Raad (PB L 363 van 20.12.2006, blz. 107).

(2)  PB L 340 van 16.12.2002, blz. 1.

(3)  PB L 101 van 11.4.2001, blz. 1. Besluit laatstelijk gewijzigd bij Besluit 2007/438/EG (PB L 164 van 26.6.2007, blz. 24).

(4)  PB C 316 van 27.11.1995, blz. 48.

(5)  PB C 195 van 25.6.1997, blz. 1.

(6)  PB L 351 van 29.12.1998, blz. 1.

(7)  PB L 166 van 28.6.1991, blz. 77. Richtlijn gewijzigd bij Richtlijn 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 344 van 28.12.2001, blz. 76).

(8)  PB L 114 van 24.4.2001, blz. 1.

(9)  PB L 13 van 19.1.2000, blz. 12.