„BIJLAGE IC

SPECIFIEKE INSTRUCTIES VOOR HET INVULLEN VAN HET KENNISGEVINGS- EN HET VERVOERSDOCUMENT

I.   Inleiding

1.   Deze instructies betreffen de noodzakelijke toelichtingen voor het invullen van het kennisgevingsdocument en het vervoersdocument. Beide documenten zijn verenigbaar met het Verdrag van Bazel (1), het OESO-besluit (2) (dat alleen betrekking heeft op overbrengingen van voor nuttige toepassing bestemde afvalstoffen binnen het OESO-gebied) en deze verordening, aangezien rekening is gehouden met de specifieke vereisten die in deze drie instrumenten zijn vastgelegd. Omdat de documenten echter zo ruim zijn opgesteld dat zij geschikt zijn voor alle drie de instrumenten, zijn niet alle vakken in het document van toepassing op alle instrumenten en is het in een bepaald geval niet altijd nodig om alle vakken in te vullen. Eventuele specifieke vereisten die verband houden met slechts één controlesysteem zijn aangegeven middels voetnoten. Ook is het mogelijk dat in nationale uitvoeringswetten termen worden gebruikt die afwijken van de terminologie die is gebruikt in het Verdrag van Bazel en het OESO-besluit. Zo is in deze verordening bijvoorbeeld de term „overbrenging” gebruikt in plaats van „vervoer”. In de titel van het Engelstalige kennisgevingsdocument en van het vervoersdocument komt deze variatie terug door het gebruik van de term „movements/shipments”.

2.   De documenten bevatten zowel de term „verwijdering” als „nuttige toepassing/terugwinning”, omdat deze termen in de drie instrumenten verschillend zijn gedefinieerd. In de verordening van de Europese Gemeenschap en het OESO-besluit wordt de term „verwijdering” gebruikt voor de verwijderingshandelingen zoals vermeld in bijlage IVA van het Verdrag van Bazel en aanhangsel 5A van het OESO-besluit, en „nuttige toepassing/terugwinning” voor handelingen voor nuttige toepassing zoals vermeld in bijlage IVB van het Verdrag van Bazel en aanhangsel 5B van het OESO-besluit. In het Verdrag van Bazel zelf verwijst de term „disposal” naar zowel verwijderingshandelingen als handelingen voor nuttige toepassing.

3.   De bevoegde autoriteiten van verzending zijn verantwoordelijk voor het verzorgen en afgeven van de kennisgevings- en vervoersdocumenten (zowel op papier als in elektronische vorm). Daarbij hanteren zij een nummeringsysteem waardoor een bepaalde zending afvalstoffen voortdurend kan worden gevolgd. Dit nummeringsysteem moet worden voorafgegaan door de landcode van het land van verzending die te vinden is in de lijst met afkortingen van ISO-norm 3166. Binnen de EU dient de tweecijferige landcode te worden gevolgd door een spatie. Deze kan worden gevolgd door een facultatieve code van maximaal vier cijfers die door de bevoegde autoriteit van verzending wordt gespecificeerd, gevolgd door een spatie. Het nummeringsysteem moet eindigen met een getal van zes cijfers. Een en ander wordt door het volgende voorbeeld geïllustreerd. Indien de landcode XY is en het getal van zes cijfers 123456, is het kennisgevingsnummer XY 123456 als geen facultatieve code werd gespecificeerd. Als een facultatieve code, bijvoorbeeld 12, werd gespecificeerd, is het kennisgevingsnummer XY 12 123456. In gevallen waarin een kennisgevings of vervoersdocument elektronisch wordt doorgestuurd en er geen facultatieve code werd gespecificeerd, dient in plaats van de facultatieve code evenwel de cijferreeks „0000” te worden ingelast (bijv. XY 0000 123456); indien een facultatieve code van minder dan vier cijfers werd gespecificeerd, bijvoorbeeld 12, wordt het kennisgevingsnummer XY 0012 123456.

4.   Sommige landen willen de documenten uitgeven op het in hun land gebruikelijke standaardpapierformaat (meestal ISO/A4, zoals aanbevolen door de Verenigde Naties). Teneinde het gebruik ervan in internationaal verband te vergemakkelijken, en in verband met het verschil tussen ISO/A4 en het papierformaat dat wordt gebruikt in Noord-Amerika, mag het formaat van de formulieren echter niet groter zijn dan 183 × 262 mm, met voldoende marge aan de bovenzijde en de linkerzijde van het papier. Het kennisgevingsdocument (vak 1-vak 21 met inbegrip van de voetnoten) moet op één pagina staan, en de lijst van de in het kennisgevingsdocument gebruikte afkortingen en codes moet op de tweede pagina staan. Wat het vervoersdocument betreft, moeten de vakken 1-19, met inbegrip van de voetnoten, op één pagina staan, en moeten de vakken 20-22 en de lijst van de in het vervoersdocument gebruikte afkortingen en codes op de tweede pagina staan.

II.   Doel van het kennisgevingsdocument en het vervoersdocument

5.   Het kennisgevingsdocument is bedoeld om de betrokken bevoegde autoriteiten te voorzien van de informatie die zij nodig hebben om te kunnen beoordelen of voorgenomen afvaloverbrengingen aanvaardbaar zijn. Het bevat ook een ruimte waarin deze autoriteiten de ontvangst van de kennisgeving kunnen bevestigen en, indien dat vereist is, schriftelijke toestemming kunnen geven voor een voorgenomen overbrenging.

6.   Het vervoersdocument is bedoeld om gedurende de hele reis met een zending afvalstoffen mee te reizen vanaf het moment dat deze de afvalstoffenproducent verlaat tot aan de aankomst ervan bij de inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing in een ander land. Iedere persoon die de controle heeft over een overbrenging (de vervoerders en eventueel de ontvanger (3)) dient het vervoersdocument te ondertekenen, hetzij bij de aflevering, hetzij bij ontvangst van de betreffende afvalstoffen. Ook is er op het vervoersdocument ruimte waar de douanekantoren van alle betreffende landen kunnen vermelden dat zij de betreffende zending hebben gecontroleerd (hetgeen krachtens deze verordening vereist is). Tot slot dient het document ook te worden gebruikt door de betreffende inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing om te bevestigen dat de afvalstoffen zijn ontvangen en de verwijdering of nuttige toepassing ervan is voltooid.

III.   Algemene vereisten

7.   Een geplande overbrenging die onder de procedure van voorafgaande schriftelijke kennisgeving en instemming valt, mag pas plaatsvinden nadat het kennisgevingsdocument en het vervoersdocument in overeenstemming met deze verordening zijn ingevuld, rekening houdend met artikel 16, onder a) en artikel 16, onder b), en alleen gedurende de geldigheidsduur van de schriftelijke of stilzwijgende toestemming van alle betrokken bevoegde autoriteiten.

8.   De gedrukte afschriften van de documenten moeten volledig in machineschrift of in hoofdletters met onuitwisbare inkt worden ingevuld. Handtekeningen moeten altijd in onuitwisbare inkt worden geschreven en moeten altijd vergezeld gaan van de naam van de bevoegde vertegenwoordiger in hoofdletters. In geval van een kleine vergissing, bijvoorbeeld wanneer een verkeerde code voor een afvalstof is ingevuld, mag met toestemming van de bevoegde autoriteiten een correctie worden aangebracht. De nieuwe tekst moet worden gemarkeerd en van een handtekening of stempel worden voorzien, en de datum van de wijziging moet worden vermeld. Bij grote wijzigingen of correcties dient een nieuw formulier te worden ingevuld.

9.   De formulieren zijn ook zo ontworpen dat zij gemakkelijk elektronisch kunnen worden ingevuld. Wanneer dit wordt gedaan, dienen passende veiligheidsmaatregelen te worden getroffen tegen mogelijk misbruik van de formulieren. Iedere wijziging die met toestemming van de bevoegde autoriteiten op een ingevuld formulier wordt aangebracht, moet zichtbaar zijn. Bij gebruik van elektronische formulieren die per e-mail worden verzonden, is een digitale handtekening nodig.

10.   Ter vereenvoudiging van de vertaling moet in een aantal vakken op de documenten een code worden ingevuld in plaats van tekst. Waar wel tekst moet worden ingevuld, moet dat echter gebeuren in een voor de bevoegde autoriteiten van het land van bestemming, en indien dat verlangd wordt voor de andere betrokken autoriteiten, aanvaardbare taal.

11.   Voor de datum moet een zescijferige notatie worden gebruikt. Zo moet 29 januari 2006 bijvoorbeeld moet worden geschreven als 29.01.06 (dag.maand.jaar).

12.   Als het nodig is dat bij de documenten bijlagen met aanvullende informatie worden bijgevoegd, dient op iedere bijlage het referentienummer van het betreffende document te worden vermeld, en ook het nummer van het vak waarop de bijlage betrekking heeft.

IV.   Specifieke instructies voor het invullen van het kennisgevingsdocument

13.   De kennisgever (4) moet de vakken 1-18 (behalve het kennisgevingsnummer in vak 3) invullen op het moment van kennisgeving. In sommige derde landen die geen lid zijn van de OESO mogen deze vakken worden ingevuld door de bevoegde autoriteit van verzending. Indien de kennisgever niet dezelfde persoon is als de eerste producent, dient in vak 17 deze producent, of een van de personen bedoeld in artikel 2, punt 15, onder a), ii) of iii), zo mogelijk ook te tekenen, zoals aangegeven in artikel 4, tweede alinea, punt 1, en bijlage II, deel 1, punt 26.

14.   Vakken 1 (zie bijlage II, deel 1, punten 2 en 4) en 2 (zie bijlage II, deel 1, punt 6): Verstrek de vereiste informatie (vermeld — uitsluitend indien van toepassing — het registratienummer en voorts het adres met inbegrip van de naam van het land en het telefoon en faxnummer met inbegrip van de landcode; de contactpersoon dient de persoon te zijn die verantwoordelijk is voor de overbrenging, ook indien zich in de loop daarvan een incident mocht voordoen). In sommige derde landen mogen in plaats daarvan de gegevens betreffende de bevoegde autoriteit van verzending worden medegedeeld. De kennisgever kan een handelaar of makelaar in de zin van artikel 2, punt 15, van deze verordening zijn. Voeg in dat geval een afschrift van het contract of een bewijs van het contract (of een verklaring inzake het bestaan ervan) tussen de producent, de nieuwe producent of inzamelaar en de makelaar of handelaar in een bijlage bij (vgl. bijlage II, deel 1, punt 23). De telefoon- en faxnummers en het e-mailadres moeten het gemakkelijker maken om, indien zich tijdens de overbrenging een incident voordoet, op ieder moment contact te kunnen opnemen met alle betrokkenen.

15.   Normaal gesproken is de ontvanger de in vak 10 genoemde inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing. In sommige gevallen kan de ontvanger echter ook iemand anders zijn, bijvoorbeeld een handelaar, een makelaar (5) of een rechtspersoon, zoals het hoofdkantoor of een mailadres van de in vak 10 genoemde ontvangende inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing. Om als ontvanger te kunnen optreden, dient een handelaar, makelaar of rechtspersoon onder de rechtsmacht van het land van bestemming te vallen en in het bezit te zijn van, dan wel een andere vorm van wettelijke controle hebben over de afvalstoffen op het moment dat deze in het land van bestemming arriveren. In die gevallen dient in vak 2 informatie met betrekking tot de handelaar, makelaar of rechtspersoon te worden ingevuld.

16.   Vak 3 (zie bijlage II, deel 1, punten 1, 5, 11 en 19): Wanneer een bevoegde autoriteit een kennisgevingsdocument verstrekt, geeft zij volgens haar eigen systeem een identificatienummer uit, dat in dit vak staat afgedrukt (zie paragraaf 3 hierboven). Onder A verwijst „eenmalige overbrenging” naar een eenmalige kennisgeving en „meerdere overbrengingen” naar een algemene kennisgeving. Onder B wordt het type handeling vermeld waarvoor het overgebrachte afval is bestemd. Onder C verwijst „vooraf goedgekeurd” naar artikel 14 van deze verordening.

17.   Vakken 4 (zie bijlage II, deel 1, punt 1), 5 (zie bijlage II, deel 1, punt 17) en 6 (zie bijlage II, deel 1, punt 12): Vul in vak 4 het aantal overbrengingen in, en in vak 6 de voorgenomen datum van een eenmalige overbrenging of, in het geval van meerdere overbrengingen, de data van de eerste en laatste overbrenging. Vul in vak 5 het geschatte minimum- en maximumgewicht in ton (1 ton is gelijk aan 1 megagram (Mg) of 1 000 kg) van het afval in. In sommige derde landen mag het volume ook in kubieke meter (1 kubieke meter is gelijk aan 1 000 liter) of een andere metrieke eenheid, bijvoorbeeld kilogram of liter, worden opgeven. Wanneer een andere metrieke eenheid wordt gebruikt, moet de betreffende meeteenheid worden aangegeven en moet de in het document genoemde eenheid worden doorgestreept. De totale hoeveelheid overgebrachte afvalstoffen mag niet groter zijn dan de in vak 5 genoemde maximumhoeveelheid. De in vak 6 ingevulde voorgenomen periode voor de overbrengingen mag niet langer zijn dan één jaar, met uitzondering van meerdere overbrengingen naar vooraf goedgekeurde inrichtingen voor nuttige toepassing overeenkomstig artikel 14 van deze verordening (zie paragraaf 16), waarvoor de voorgenomen periode niet langer mag zijn dan drie jaar. Alle overbrengingen moeten plaatsvinden binnen de geldigheidsduur van de overeenkomstig artikel 9, lid 6, van deze verordening verleende schriftelijke of stilzwijgende toestemming van de diverse betrokken bevoegde autoriteiten. In het geval van meerdere overbrengingen kunnen sommige derde landen op grond van het Verdrag van Bazel eisen dat de verwachte data of de verwachte frequentie en de geschatte hoeveelheid van iedere overbrenging worden vermeld in de vakken 5 en 6, of als bijlage worden toegevoegd. Wanneer een bevoegde autoriteit een schriftelijke toestemming voor de overbrenging afgeeft en de geldigheidsduur van die toestemming in vak 20 verschilt van de in vak 6 aangegeven periode, prevaleert het besluit van de bevoegde autoriteit boven de informatie in vak 6.

18.   Vak 7 (zie bijlage II, deel 1, punt 18): De verpakkingstypen moeten worden aangegeven middels de codes van de bij het kennisgevingsdocument gevoegde lijst van afkortingen en codes. Indien bij de behandeling speciale voorzorgsmaatregelen nodig zijn, zoals die welke vereist zijn volgens de behandelinginstructies van de producenten voor werknemers, informatie over gezondheid en veiligheid, met inbegrip van informatie over hoe te handelen in geval van lekkage of morsen van gevaarlijke stoffen, en schriftelijke instructies voor het vervoer van gevaarlijke goederen, kruis dan het betreffende hokje aan en voeg de informatie als bijlage bij.

19.   Vak 8 (zie bijlage II, deel 1, punten 7 en 13): Verstrek de vereiste informatie (vermeld — uitsluitend indien van toepassing — het registratienummer en voorts het adres met inbegrip van de naam van het land en het telefoon en faxnummer met inbegrip van de landcode; de contactpersoon dient de persoon te zijn die verantwoordelijk is voor de overbrenging). Indien sprake is van meer dan één vervoerder, voeg dan bij het kennisgevingsdocument voor iedere vervoerder een volledige lijst met de vereiste informatie bij. Indien het transport wordt geregeld door een expediteur, moeten de gegevens over de expediteur en de informatie over de respectievelijke feitelijke vervoerders in een bijlage worden bijgevoegd. Voeg een bewijs van registratie van de vervoerder(s) voor het overbrengen van afvalstoffen (bijv. een verklaring betreffende het bestaan ervan) als bijlage bij (vgl. bijlage II, deel 1, punt 15). Geef de vervoerswijze aan middels de bij het kennisgevingsdocument gevoegde lijst van afkortingen en codes.

20.   Vak 9 (zie bijlage II, deel 1, punten 3 en 16): Geef de vereiste informatie over de producent van de afvalstoffen (6). Geef, indien van toepassing, het registratienummer van de producent. Indien de kennisgever de producent van de afvalstoffen is, vul dan in „Zelfde als in vak 1”. Indien de afvalstoffen door meer dan één producent zijn geproduceerd, vul dan in „Zie bijgevoegde lijst”, en voeg een lijst toe met de gevraagde informatie over iedere producent. Indien de producent niet bekend is, geef dan de naam van de persoon die de afvalstoffen in zijn bezit of onder zijn controle heeft (houder). Verstrek ook informatie over het proces volgens welk de afvalstof is geproduceerd en de plaats waar dat is gebeurd.

21.   Vak 10 (zie bijlage II, deel 1, punt 5): Verstrek de vereiste informatie (vermeld de bestemming van de overgebrachte afvalstoffen door hetzij „verwijderingsinrichting”, hetzij „inrichting voor nuttige toepassing” aan te kruisen, en voorts het registratienummer — alleen indien van toepassing — en de feitelijke locatie waar de verwijdering of nuttige toepassing zal plaatsvinden indien deze verschilt van het adres van de inrichting). Indien de verwijderaar of terugwinnaar tevens de ontvanger is, vul hier dan in „Zelfde als in vak 2”. Indien de verwijderingshandeling of de handeling voor nuttige toepassing een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 betreft (overeenkomstig bijlage IIA of IIB van Richtlijn 2006/12/EG betreffende afvalstoffen), moeten de inrichting waar de handeling wordt uitgevoerd en ook de locatie waar de handeling zal worden uitgevoerd in vak 10 worden vermeld. In dat geval dient ook de informatie over de inrichting of inrichtingen waar later de handeling of handelingen als bedoeld onder D13-D15 of R12/R13 en D1-D12 of R1-R11 plaatsvindt of plaatsvinden, zal of zullen plaatsvinden of kan of kunnen plaatsvinden, in een bijlage worden bijgevoegd. Indien de inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing vermeld staat in bijlage I, categorie 5, van Richtlijn 96/61/EG van 24 september 1996 inzake geïntegreerde preventie en bestrijding van verontreiniging, dient in een bijlage een bewijs (bijv. een verklaring betreffende het bestaan ervan) te worden overgelegd dat zij over een geldige vergunning beschikt die in overeenstemming met artikel 4 en 5 van die richtlijn is verleend wanneer de inrichting in de Europese Gemeenschap is gevestigd.

22.   Vak 11 (zie bijlage II, deel 1, punten 5, 19 en 20): Vermeld het soort handelingen voor verwijdering of nuttige toepassing door middel van de R-codes of D-codes in bijlage IIA of IIB van Richtlijn 2006/12/EG inzake afvalstoffen (zie ook de bij het kennisgevingsdocument gevoegde lijst van afkortingen en codes) (7). Indien de handeling voor verwijdering of nuttige toepassing een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 betreft, dient de daarbij behorende informatie betreffende de aansluitende handelingen (iedere handeling als bedoeld onder R12/R13 of D13-D15 alsmede D1-D12 of R1-R11) in een bijlage te worden verstrekt. Geef ook aan welke technologie wordt gebruikt. Indien het afval bestemd is voor nuttige toepassing, vermeld dan in een bijlage de geplande verwijderingmethode voor de niet-toepasbare restfractie, de hoeveelheid nuttig toegepast materiaal in verhouding tot het niet nuttig toepasbare afval, de geschatte waarde van het nuttig toegepaste materiaal en de kosten van nuttige toepassing en de kosten van verwijdering van het restafval. Vermeld daarnaast in het geval van invoer van voor verwijdering bestemde afvalstoffen in de Gemeenschap bij „reden voor uitvoer” dat sprake is van een vooraf met redenen omkleed verzoek van het land van verzending overeenkomstig artikel 41, lid 4, van deze verordening, en voeg dit verzoek als bijlage bij. Sommige derde landen buiten de OESO kunnen op grond van het Verdrag van Bazel ook verlangen dat de reden voor uitvoer wordt gespecificeerd.

23.   Vak 12 (zie bijlage II, deel 1, punt 16): Vermeld de benaming of benamingen waaronder het materiaal algemeen bekend is, of de handelsnaam en de benamingen van de belangrijkste (qua hoeveelheid en/of gevaar) bestanddelen en de relatieve concentraties (uitgedrukt in percentages), voor zover bekend. Geef in het geval van een mengsel van afvalstoffen dezelfde informatie voor de verschillende fracties en geef aan welke fracties bestemd zijn voor nuttige toepassing. Overeenkomstig bijlage II, deel 3, punt 7, van deze verordening kan om een chemische analyse van de samenstelling van het afval worden verzocht. Voeg zo nodig verdere informatie als bijlage bij.

24.   Vak 13 (zie bijlage II, deel 1, punt 16): Vermeld de fysische eigenschappen van het afval bij normale temperatuur en druk.

25.   Vak 14 (zie bijlage II, deel 1, punt 16): Vermeld de identificatiecode van de afvalstoffen volgens de bijlagen III, IIIA, IIIB, IV of IVA van deze verordening. Vermeld de code volgens het systeem vastgelegd in het Verdrag van Bazel (bij i) in vak 14) en, indien van toepassing, de systemen volgens het OESO-besluit (bij ii)) en andere erkende indelingsystemen (bij iii) tot en met xii)). Vermeld, conform artikel 4, tweede alinea, punt 6, van deze verordening, slechts één afvalcode (uit de bijlagen III, IIIA, IIIB, IV of IVA van deze verordening), met de volgende twee uitzonderingen: vermeld indien afvalstoffen niet onder één enkele code van bijlage III, IIIB, IV of IVA vallen slechts één type afval. Vermeld, indien mengsels van afvalstoffen die niet onder één enkele code in bijlage III, IIIB, IV of IVA vallen, tenzij zij worden vermeld in bijlage IIIA, de code van iedere afvalfractie in volgorde van belangrijkheid (zo nodig in een bijlage).

a)   Onderdeel i): de codes van bijlage VIII van het Verdrag van Bazel moeten worden gebruikt voor afvalstoffen die onder de procedure van voorafgaande schriftelijke kennisgeving en toestemming (zie deel I van bijlage IV van deze verordening) vallen; de codes in bijlage IX van het Verdrag van Bazel moeten worden gebruikt voor afvalstoffen die in het algemeen niet onder de procedure van voorafgaande schriftelijke kennisgeving en toestemming vallen, maar die om een specifieke reden, zoals verontreiniging met gevaarlijke stoffen (vgl. de eerste alinea van bijlage III van deze verordening) of een andere indeling overeenkomstig artikel 63 van deze verordening of nationale verordeningen (8), vallen onder de procedure van voorafgaande schriftelijke kennisgeving en toestemming (zie deel I van bijlage III van deze verordening). De bijlagen VIII en IX van het Verdrag van Bazel zijn te vinden in bijlage V van deze verordening, in de tekst van het Verdrag van Bazel en ook in de „Instruction Manual” die verkrijgbaar is bij het secretariaat van het Verdrag van Bazel. Indien een afvalstof niet is vermeld in bijlage VIII of IX van het Verdrag van Bazel, vul dan in „niet vermeld”.

b)   Onderdeel ii): OESO-landen dienen gebruik te maken van de OESO-codes voor afvalstoffen zoals vermeld in deel II van de bijlagen III en IV van deze verordening, d.w.z. afvalstoffen die geen equivalent hebben in de bijlagen van het Verdrag van Bazel of waarvoor op grond van deze verordening een ander controleniveau geldt dan het volgens het Verdrag van Bazel vereiste niveau. Indien een afvalstof niet vermeld is in deel II van de bijlagen III en IV van deze verordening, vul dan in „niet vermeld”.

c)   Onderdeel iii): lidstaten van de Europese Unie dienen gebruik te maken van de codes die zijn opgenomen in de afvalstoffenlijst van de Europese Gemeenschap (zie Beschikking 2000/532/EG, als gewijzigd) (9). Deze codes kunnen ook opgenomen zijn in bijlage IIIB van deze verordening.

d)   Onderdelen iv) en v): In voorkomend geval moet gebruik worden gemaakt van nationale identificatiecodes die afwijken van de afvalstoffenlijst van de EG, maar die in het land van verzending en, indien bekend, in het land van bestemming worden gebruikt. Deze codes kunnen ook opgenomen zijn in de bijlagen IIIA, IIIB of IVA van deze verordening.

e)   Onderdeel vi): Indien dat nuttig is of door de betrokken bevoegde autoriteiten wordt vereist, vermeld hier dan eventuele andere codes of extra informatie die de identificatie van het afval vergemakkelijkt.

f)   Onderdeel vii): Vermeld de betreffende Y-code of Y-codes, indien die bestaat of bestaan, overeenkomstig de „categorieën afvalstoffen die moeten worden gecontroleerd” (zie bijlage I van het Verdrag van Bazel en aanhangsel 1 van het OESO-besluit), of overeenkomstig de „categorieën afvalstoffen die bijzondere aandacht behoeven” zoals bedoeld in bijlage II van het Verdrag van Bazel (zie bijlage IV, deel I, van deze verordening, of aanhangsel 2 van het Instruction Manual bij het Verdrag van Bazel). Y-codes zijn volgens deze verordening en het OESO-besluit niet vereist, behalve wanneer de overbrenging van afvalstoffen valt onder een van de twee „categorieën afvalstoffen die speciale aandacht behoeven” krachtens het Verdrag van Bazel (Y46 en Y47 of afvalstoffen uit bijlage II), in welk geval de Y-code van het Verdrag van Bazel moet worden vermeld. Vermeld in elk geval de Y-code of Y-codes voor afvalstoffen die overeenkomstig artikel 1, lid 1, van het Verdrag van Bazel als gevaarlijk zijn aangemerkt, teneinde te voldoen aan de verslagplicht krachtens het Verdrag van Bazel.

g)   Onderdeel viii): Vermeld hier, indien van toepassing, de betreffende H-code of H-codes, d.w.z. de codes waarmee de door de afvalstof vertoonde gevaarlijke eigenschappen worden aangeven (zie de bij het kennisgevingsdocument gevoegde lijst van afkortingen en codes). Indien geen sprake is van in het Verdrag van Bazel genoemde gevaarlijke eigenschappen, maar het afval gevaarlijk is volgens bijlage III van Richtlijn 91/689/EEG betreffende gevaarlijke afvalstoffen, vermeld dan de H-code of H-codes overeenkomstig deze bijlage III en zet „EG” achter de H-code (bijv. H14 EG).

h)   Onderdeel ix): Vermeld hier, indien van toepassing, de klasse of klassen van de Verenigde Naties die verwijzen naar de gevaarlijke eigenschappen van de afvalstof overeenkomstig de indeling van de Verenigde Naties (zie de bij het kennisgevingsdocument gevoegde lijst van afkortingen en codes) en die in overeenstemming moeten zijn met de internationale regels voor het vervoer van gevaarlijke goederen (zie de „Aanbevelingen van de Verenigde Naties inzake het vervoer van gevaarlijke goederen”. Modelvoorschriften (Oranje Boek), nieuwste uitgave) (10).

i)   Onderdelen x) en xi): Vermeld hier, indien van toepassing, het betreffende nummer of de betreffende nummers van de Verenigde Naties en de vervoeraanduiding of vervoeraanduidingen van de Verenigde Naties. Deze worden gebruikt om het afval te identificeren volgens de classificatie van de Verenigde Naties en dienen in overeenstemming te zijn met de internationale regels voor het vervoer van gevaarlijke goederen (zie „Aanbevelingen van de Verenigde Naties inzake het vervoer van gevaarlijke goederen”. Modelvoorschriften (Oranje Boek), nieuwste uitgave).

j)   Onderdeel xii): Vermeld hier, indien van toepassing, de douanecode of -codes waarmee het afval door de douanekantoren kan worden geïdentificeerd (zie de lijst van codes en goederen in de „Geharmoniseerde beschrijving en codering van goederen”, gepubliceerd door de Werelddouaneorganisatie).

26.   Vak 15 (zie bijlage II, deel 1, punten 8-10 en 14): Vermeld op regel a) van vak 15 de naam van de landen (11) van verzending, doorvoer en bestemming, of gebruik de landcodes van ISO-norm 3166 (12). Vermeld, indien van toepassing, op regel b) het codenummer van de betrokken bevoegde autoriteit van ieder land, en op regel c) de naam van de grensovergang of haven, en, indien van toepassing, het codenummer van het douanekantoor als plaats van binnenkomst in of van uitgang uit een bepaald land. Vermeld op regel c) voor doorvoerlanden de informatie over plaats van binnenkomst en uitgang. Indien bij een bepaalde overbrenging meer dan drie landen van doorvoer betrokken zijn, voeg dan de relevante informatie bij in een bijlage. Vermeld de voorgenomen route tussen plaats van uitgang en plaats van binnenkomst, met inbegrip van mogelijke alternatieven, ook in geval van onvoorziene omstandigheden, in een bijlage.

27.   Vak 16 (zie bijlage II, deel 1, punt 14): Verstrek de vereiste informatie voor overbrengingen van afvalstoffen die de EU binnenkomen, die via de EU worden doorgevoerd of die de EU verlaten.

28.   Vak 17 (zie bijlage II, deel 1, punten 21-22 en 24-26): Ieder afschrift van het kennisgevingsdocument dient te worden gedateerd en ondertekend door de kennisgever (of door de als kennisgever optredende handelaar of makelaar) voordat het naar de bevoegde autoriteiten van de betrokken landen wordt verzonden. In sommige derde landen mag het document worden gedateerd en ondertekend door de bevoegde autoriteit van verzending. Indien de kennisgever niet dezelfde persoon is als de eerste producent, dient deze producent, de nieuwe producent of de inzamelaar, indien praktisch mogelijk, mede te ondertekenen en te dateren; hierbij wordt opgemerkt dat dit in gevallen waar sprake is van verschillende producenten praktisch soms niet mogelijk is (definities van „praktische mogelijkheid” kunnen vastgelegd zijn in nationale wetgeving). Indien de producent onbekend is, dient de persoon die het afval in zijn bezit of onder zijn controle heeft (houder) te tekenen. Deze verklaring dient ook als bewijs van het bestaan van een verzekering tegen aansprakelijkheid voor schade aan derden. Sommige landen verlangen dat het kennisgevingsdocument vergezeld gaat van een bewijs van verzekering of andere financiële garanties en een contract.

29.   Vak 18: Vermeld het aantal bij het kennisgevingsdocument gevoegde bijlagen met aanvullende informatie (13). Op iedere bijlage moet het kennisgevingsnummer worden vermeld waarop zij betrekking heeft, en wel in de hoek van vak 3.

30.   Vak 19: Krachtens het Verdrag van Bazel wordt een dergelijke ontvangstbevestiging afgegeven door de bevoegde autoriteit of autoriteiten van het land of de landen van bestemming (indien van toepassing) en van doorvoer. Krachtens het OESO-besluit wordt deze ontvangstbevestiging afgegeven door de bevoegde autoriteit van het land van bestemming. Sommige derde landen kunnen overeenkomstig hun nationale wetgeving verlangen dat ook een ontvangstbevestiging wordt afgegeven door de bevoegde autoriteit van verzending.

31.   Vakken 20 en 21: Vak 20 is bestemd voor gebruik door de bevoegde autoriteiten van ieder betrokken land bij het verlenen van schriftelijke toestemming. Krachtens het Verdrag van Bazel (behalve als een land heeft besloten geen schriftelijke toestemming met betrekking tot doorvoer te eisen en de andere partijen daarvan in kennis heeft gesteld overeenkomstig artikel 6, lid 4, van het Verdrag van Bazel) en door bepaalde landen (overeenkomstig artikel 9, lid 1, van deze verordening kan een bevoegde autoriteit van doorvoer stilzwijgende toestemming verlenen) wordt altijd schriftelijke toestemming verlangd, terwijl het OESO-besluit geen schriftelijke toestemming vereist. Vermeld de naam van het land (of de code ervan middels de afkorting van ISO-norm 3166). Indien aan een overbrenging specifieke voorwaarden zijn verbonden, dient de betreffende bevoegde autoriteit het relevante hokje aan te kruisen en de voorwaarden te specificeren in vak 21 of in een bijlage bij het kennisgevingsdocument. Indien een bevoegde autoriteit tegen de overbrenging bezwaar wenst te maken, dient zij dat te doen door in vak 20 „BEZWAAR” te schrijven. Vak 21, of een aparte brief, kan dan worden gebruikt om de reden voor het bezwaar toe te lichten.

V.   Specifieke instructies voor het invullen van het vervoersdocument

32.   Op het tijdstip van kennisgeving dient de kennisgever de vakken 3, 4 en 9-14 in te vullen. Zodra de toestemmingen van de bevoegde autoriteiten van verzending, bestemming en doorvoer zijn ontvangen of, met betrekking tot de bevoegde autoriteit van doorvoer, wanneer mag worden verondersteld dat stilzwijgende toestemming is verleend, en vóór de feitelijke aanvang van de overbrenging, dient de kennisgever de vakken 2, 5-8 (behalve de vervoerswijze, de datum van de overlading en de handtekening), 15 en, in voorkomend geval, 16 in te vullen. In sommige derde landen die geen lid zijn van de OESO mogen deze vakken ook worden ingevuld door de bevoegde autoriteit van verzending in plaats van door de kennisgever. Zodra de vervoerder of zijn vertegenwoordiger in bezit komt van het afval, dient hij de vervoerswijze, de datum van overlading en de handtekening, zoals aangegeven in de vakken 8 a) tot en met 8 c) en, indien van toepassing, vak 16 in te vullen. De ontvanger moet vak 17 en, in voorkomend geval, vak 16 invullen ingeval hij niet de verwijderaar of nuttige toepasser is en wanneer hij de controle krijgt over een zending afval na aankomst in het land van bestemming.

33.   Vak 1: De bevoegde autoriteit van verzending dient het kennisgevingsnummer in te vullen (zoals vermeld in vak 3 van het kennisgevingsdocument).

34.   Vak 2 (zie bijlage II, deel 2, punt 1): Vermeld in het geval van een algemene kennisgeving voor meerdere transporten het volgnummer van de overbrenging en het totale aantal voorgenomen overbrengingen zoals opgegeven in vak 4 van het kennisgevingsdocument (schrijf bijv. achter de betreffende algemene kennisgeving „4/11” voor de vierde van elf voorgenomen overbrengingen). Vul in het geval van een eenmalige kennisgeving in: „1/1”.

35.   Vakken 3 en 4: Neem de informatie m.b.t. de kennisgever (14) en de ontvanger over van de vakken 1 en 2 van het kennisgevingsdocument.

36.   Vak 5 (zie bijlage II, deel 2, punt 6): Vermeld het feitelijke gewicht van het afval in ton (1 ton is gelijk aan 1 megagram (Mg) of 1 000 kg). In sommige derde landen mag het volume ook in kubieke meter (1 kubieke meter is gelijk aan 1 000 liter) of een andere metrieke eenheid, bijvoorbeeld kilogram of liter, worden opgeven. Wanneer een andere metrieke eenheid wordt gebruikt, moet de betreffende meeteenheid worden aangegeven en moet de op het formulier vermelde eenheid worden doorgestreept. Voeg zo mogelijk afschriften van de weegbrugbonnen bij.

37.   Vak 6 (zie bijlage II, deel 2, punt 2): Vul de feitelijke datum van de aanvang van de overbrenging in. (Zie ook de instructies m.b.t. vak 6 van het kennisgevingsdocument.)

38.   Vak 7 (zie bijlage II, deel 2, punten 7 en 8): De verpakkingstypes moeten worden vermeld middels de codes in de bij het vervoersdocument gevoegde lijst van afkortingen en codes. Indien bij de behandeling speciale voorzorgsmaatregelen nodig zijn, zoals die welke vereist zijn volgens de behandelinginstructies voor werknemers van de producenten, informatie over gezondheid en veiligheid, met inbegrip van informatie over hoe te handelen in geval van lekkage of morsen van gevaarlijke stoffen, en gevarenkaarten, kruis dan het betreffende hokje aan en voeg de informatie als bijlage bij. Vermeld ook het aantal verpakkingen waaruit de zending bestaat.

39.   Vak 8, onder a), b) en c) (zie bijlage II, deel 2, punten 3 en 4): Verstrek de vereiste informatie (vermeld — uitsluitend indien van toepassing — het registratienummer en voorts het adres met inbegrip van de naam van het land en het telefoon en faxnummer met inbegrip van de landcode). Indien sprake is van meer dan drie vervoerders, dient passende informatie over iedere afzonderlijke vervoerder bij het vervoersdocument te worden gevoegd. De vervoerswijze, de datum van overlading en een handtekening dienen te worden ingevuld door de vervoerder of vertegenwoordiger van de vervoerder die de zending in zijn bezit krijgt. De kennisgever dient een afschrift van het ondertekende vervoersdocument te bewaren. Bij iedere successieve overlading van de zending moet de nieuwe vervoerder of zijn vertegenwoordiger aan dezelfde vereiste voldoen en het document ook ondertekenen. De vorige vervoerder dient een afschrift van het ondertekende vervoersdocument te bewaren.

40.   Vak 9: Neem de informatie over van vak 9 van het kennisgevingsdocument.

41.   Vakken 10 en 11: Neem de informatie over van de vakken 10 en 11 van het kennisgevingsdocument. Indien de verwijderaar of nuttige toepasser dezelfde is als de ontvanger, vul dan in vak 10 in: „Zelfde als in vak 4”. Indien de handeling voor verwijdering of nuttige toepassing een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 betreft (overeenkomstig bijlage IIA of IIB van Richtlijn 2006/12/EG betreffende afvalstoffen), is de in vak 10 ingevulde informatie over de inrichting die de handeling verricht voldoende. Over eventuele inrichtingen waar in een later stadium onder D13-D15 of R12/R13 bedoelde handelingen zullen plaatsvinden en de inrichting of inrichtingen waar later een onder D1-D12 of R1-R11 bedoelde handeling of handelingen zal of zullen plaatsvinden, hoeft in het vervoersdocument geen nadere informatie te worden verstrekt.

42.   Vakken 12, 13 en 14: Neem de informatie over van de vakken 12, 13 en 14 in het kennisgevingsdocument.

43.   Vak 15 (zie bijlage II, deel 2, punt 9): Op het tijdstip van de overbrenging dient de kennisgever (of de handelaar of makelaar indien die als kennisgever optreedt) het vervoersdocument te dateren en te ondertekenen. In sommige derde landen kan overeenkomstig het Verdrag van Bazel de bevoegde autoriteit van verzending of de producent van het afval het vervoersdocument dateren en tekenen. Overeenkomstig artikel 16, onder c), van deze verordening moet het vervoersdocument vergezeld gaan van afschriften van het kennisgevingsdocument met de door de betrokken bevoegde autoriteiten verleende schriftelijke toestemming, met inbegrip van eventuele daaraan verbonden voorwaarden. In sommige derde landen moeten de originelen worden bijgevoegd.

44.   Vak 16 (zie bijlage II, deel 2, punt 5): Dit vak kan door iedere bij een overbrenging betrokken persoon (kennisgever of bevoegde autoriteit van verzending, al naargelang het geval, ontvanger, bevoegde autoriteit, vervoerder) in specifieke gevallen worden gebruikt als op grond van nationale wetgeving over een bepaald aspect gedetailleerder informatie verlangd wordt (bijvoorbeeld informatie over de haven waar het afval op een andere vervoerswijze wordt overgeladen, het aantal containers en de identificatienummers daarvan, of aanvullend bewijs of extra stempels waaruit blijkt dat door de bevoegde autoriteiten toestemming is verleend voor de overbrenging). Vermeld in vak 16 de doorgangsplaatsen (plaats van vertrek uit en binnenkomst in ieder betrokken land, met inbegrip van de douanekantoren van binnenkomst in en/of uitgang uit en/of uitvoer uit de Gemeenschap) en de route (route tussen plaatsen van uitgang en binnenkomst), met inbegrip van mogelijke alternatieven, ook in geval van onvoorziene omstandigheden, of voeg deze informatie bij als bijlage.

45.   Vak 17: Dit vak moet worden ingevuld door de ontvanger indien deze niet de verwijderaar of nuttige toepasser (zie paragraaf 15) is en ingeval de ontvanger de afvalstoffen na de aankomst ervan in het land van bestemming onder zijn controle krijgt.

46.   Vak 18: Dit vak moet worden ingevuld door de gemachtigde vertegenwoordiger van de inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing bij ontvangst van het afval. Kruis het hokje van het betreffende type inrichting aan. Voor wat betreft de ontvangen hoeveelheid zij verwezen naar de specifieke instructies voor vak 5 (paragraaf 36). De laatste vervoerder ontvangt een ondertekend afschrift van het vervoersdocument. Indien de overbrenging om de een of andere reden wordt geweigerd, dient de vertegenwoordiger van de inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing direct contact op te nemen met zijn of haar bevoegde autoriteit. Overeenkomstig artikel 16, onder d), of, in voorkomend geval, artikel 15, onder c), van deze verordening en het OESO-besluit, moeten binnen drie dagen na ontvangst van de afvalstoffen ondertekende afschriften van het vervoersdocument naar de kennisgever en de bevoegde autoriteiten in de betrokken landen worden verzonden (met uitzondering van de OESO-landen van doorvoer die aan het OESO-secretariaat hebben gemeld dat zij dergelijke afschriften van het vervoersdocument niet wensen te ontvangen). Het originele vervoersdocument moet worden bewaard door de inrichting voor verwijdering of nuttige toepassing.

47.   De ontvangst van iedere zending afvalstoffen dient te worden bevestigd door iedere inrichting die een handeling voor verwijdering of nuttige toepassing verricht, met inbegrip van een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13. Een inrichting die een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12/R13, of een handeling als bedoeld onder D1-D12 of R1-11 in aansluiting op een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 verricht in hetzelfde land, hoeft echter de ontvangst van de zending uit de inrichting als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 niet te bevestigen. In dat geval hoeft vak 18 dus niet te worden gebruikt voor de definitieve ontvangst van de zending. Geef ook het type handeling voor verwijdering of nuttige toepassing aan door middel van de R-codes of D-codes in bijlage IIA of IIB van Richtlijn 2006/12/EG inzake afvalstoffen, alsmede de vermoedelijke datum waarop de verwijdering of nuttige toepassing zal worden voltooid.

48.   Vak 19: Dit vak moet door de verwijderaar of nuttige toepasser worden ingevuld om te bevestigen dat de verwijdering of nuttige toepassing van het afval is voltooid. Overeenkomstig artikel 16, onder e), of, in voorkomend geval, artikel 15, onder d), van deze verordening en het OESO-besluit, dient zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk dertig dagen nadat de nuttige toepassing of verwijdering is voltooid en uiterlijk één kalenderjaar na de ontvangst van de afvalstoffen, een ondertekend afschrift van het vervoersdocument, met vak 19 ingevuld, te worden verzonden naar de kennisgever en de bevoegde autoriteiten van verzending, doorvoer (niet vereist op grond van het OESO-besluit) en bestemming. Sommige derde landen die geen lid zijn van de OESO kunnen overeenkomstig het Verdrag van Bazel eisen dat afschriften van het document met vak 19 ingevuld worden verzonden naar de kennisgever en de bevoegde autoriteit van verzending. Voor de handelingen voor verwijdering of nuttige toepassing als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 is de in vak 10 gegeven informatie over de inrichting die een dergelijke handeling verricht voldoende, en over inrichtingen waar later handelingen als bedoeld onder R12/R13 of D13-D15 zullen worden verricht en de inrichting of inrichtingen waar later de handeling of handelingen als bedoeld onder D1-D12 of R1-R11 zullen worden verricht, hoeft in het vervoersdocument geen nadere informatie te worden opgenomen.

49.   De verwijdering of nuttige toepassing van afvalstoffen, met inbegrip van een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13, dient altijd te worden bevestigd door de betrokken inrichting waar de handeling voor verwijdering of nuttige toepassing wordt verricht. Daarom moet een inrichting waar een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12/R13 of een handeling als bedoeld onder D1-D12 of R1-R11 in aansluiting op een handeling als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 in hetzelfde land wordt verricht, vak 19 niet gebruiken om de nuttige toepassing of verwijdering van de afvalstoffen te bevestigen, omdat dit vak al door de inrichting voor handelingen als bedoeld onder D13-D15 of R12 of R13 is ingevuld. Ieder land dient zelf vast te stellen op welke wijze de verwijdering of nuttige toepassing in dit specifieke geval moet worden bevestigd.

50.   Vakken 20, 21 en 22: Deze vakken moeten worden gebruikt voor de controle door de douanekantoren aan de grenzen van de Gemeenschap.”