Wara li kkunsidra r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-data (1), u b’mod partikulari l-Artikolu 46(k) tiegħu,

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data għandu jwettaq id-dmirijiet u s-setgħat imposti mir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u minn dispożizzjonijiet oħra tal-liġi tal-Unjoni.

1. Skont l-Artikolu 44 tar-Regolament, il-Kontrollur għandu jaġixxi b’indipendenza sħiħa fl-eżerċizzju tad-dmirijiet tiegħu jew tagħha.

2. Il-Kontrollur għandu jiżgura l-funzjonament xieraq tas-servizzi disponibbli għat-twettiq tal-kompiti msemmija fl-Artikolu 1, filwaqt li jqis il-prinċipji tal-governanza tajba, tal-imġiba amministrattiva tajba u tal-ġestjoni tajba.

1. Il-Kontrollur u l-Assistent Kontrollur, bħala membri tal-istituzzjoni, għandhom ikunu responsabbli mill-adozzjoni ta’ strateġiji, politiki u deċiżjonijiet, u għandhom jaħdmu flimkien fit-twettiq tal-kompiti imsemmija fl-Artikolu 1. L-Assistent Kontrollur għandu jwettaq dawk il-kompiti, f’każ li l-Kontrollur ikun assenti jew ma jkunx jista’ jaġixxi, u viċi versa.

2. Il-Kontrollur u l-Assistent Kontrollur għandhom ifittxu li jilħqu kunsens dwar strateġiji u politiki ġenerali u materji oħra importanti, inklużi dawk relatati mas-Segretarjat. Il-Kontrollur għandu jiddeċiedi fejn ma jistax jintlaħaq kunsens u l-materja tkun urġenti.

3. Il-Kontrollur, filwaqt li jaġixxi f’kooperazzjoni mill-qrib mal-Assistent Kontrollur, għandu jiddetermina t-taqsim tax-xogħol bejniethom, inkluż min minnhom għandu jkollu r-responsabbiltà ewlenija fit-tħejjija, l-adozzjoni u s-segwitu ta’ deċiżjonijiet u d-delegazzjoni tal-kompiti lill-Assistent Kontrollur, fejn xieraq.

1. Skont l-Artikolu 43(4) tar-Regolament, il-Kontrollur għandu jkun assistit minn Segretarjat, li l-kompiti u l-metodi ta’ ħidma tiegħu għandhom jiġu definiti mill-Kontrollur.

2. Il-Kontrollur jista’ jiddelega ċerti ħidmiet lil membri individwali tal-persunal, bil-possibbiltà li jiġu sostitwiti minn membri oħra tal-persunal.

3. The Kontrollur għandu jistabbilixxi l-għadd ta’ Taqsimiet u ta’ Setturi li jiffurmaw is-Segretarjat biex jassistu fit-tħejjija u t-twettiq tal-kompiti imsemmija fl-Artikolu 1. Kull Taqsima jew Settur għandhom jitmexxew minn Kap tat-Taqsima jew tas-Settur.

1. Is-Segretarjat għandu jitmexxa minn Direttur, li għandu jieħu l-miżuri kollha meħtieġa biex jiżgura l-funzjonament xieraq tas-Segretarjat u l-użu effiċjenti tar-riżorsi, inkluża s-sostituzzjoni tad-Direttur f’każ li jkun assenti jew ma jkunx jista’ jaġixxi.

1. Il-Bord ta’ Tmexxija għandu jkun magħmul mill-Kontrollur, l-Assistent Kontrollur u d-Direttur. Il-Bord għandu jiltaqa’ b’mod regolari, normalment darba fil-ġimgħa, biex jiddiskuti strateġiji u politiki ġenerali u materji oħra importanti u jikkontribwixxi għall-koordinazzjoni tajba tal-attivitajiet rilevanti.

2. Id-Direttur għandu jiżgura l-funzjonament xieraq tas-segretarjat tal-Bord ta’ Tmexxija.

Id-Direttur għandu jiltaqa’ b’mod regolari, normalment darba f’ġimgħa, mal-Kapijiet tat-Taqsimiet u tas-Setturi biex jiżgura l-koordinazzjoni u l-ippjanar tal-attivitajiet u l-preparazzjoni u l-implimentazzjoni tal-istrateġiji u l-politiki. Id-Direttur għandu jiżgura l-funzjonament xieraq tas-segretarjat tal-Laqgħa tad-Direttur.

1. Id-Direttur għandu jeżerċita s-setgħat mogħtija lill-awtorità ta’ ħatra fit-tifsira tal-Artikolu 2 tar-Regolamenti tal-Persunal tal-uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u s-setgħat mogħtija lill-awtorità awtorizzata tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg skont l-Artikolu 6 tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ ħaddiema oħra tal-Unjoni Ewropea u s-setgħat l-oħra kollha relatati li jirriżultaw minn deċiżjonijiet amministrattivi oħra, kemm fi ħdan il-KEPD kif ukoll ta’ natura interistituzzjonali, sakemm id-deċiżjoni tal-Kontrollur dwar l-eżerċizzju tas-setgħat mogħtija lill-awtorità ta’ ħatra u lill-awtorità awtorizzata li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg ma tipprevedix mod ieħor.

2. Id-Direttur jista’ jiddelega l-eżerċizzju tas-setgħat imsemmija f’paragrafu 1 lill-uffiċjal responsabbli mill-amminstrazzjoni tar-riżorsi umani.

1. Is-setgħat tal-uffiċjal ta’ awtorizzazzjoni għandhom jiġu eżerċitati mill-Kontrollur. Is-setgħat tal-uffiċjal ta’ awtorizzazzjoni b’delega u tal-uffiċjal ta’ awtorizzazzjoni b’sottodelega għandhom jiġu eżerċitati minn dawk maħtura fil-karta tal-ħidmiet u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjali ta’ awtorizzazzjoni b’delega u fil-karta tal-ħidmiet u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjali ta’ awtorizzazzjoni b’sottodelega.

2. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni Ewropea għandu jkun l-uffiċjal tal-kontabilità tal-KEPD.

1. Il-Kontrollur jista’ jiddelega lid-Direttur is-setgħa li jadotta jew jiffirma t-test definittiv ta’ kwalunkwe deċiżjoni jew opinjoni li s-sustanza tagħha tkun diġà ġiet determinata.

2. Meta s-setgħat ikunu ġew delegati lid-Direttur skont il-paragrafu 1, id-Direttur, fl-assenza tiegħu jew tagħha, jista’ jissottodelega lill-Kap tat-Taqsima jew tas-Settur ikkonċernat is-setgħa li jeżerċita dawn is-setgħat.

3. Il-paragrafi 1 u 2 għandhom ikunu bla preġudizzju għar-regoli li jikkonċernaw id-delegazzjoni fir-rigward tas-setgħat mogħtija lill-awtorità li taħtar jew ta’ dawk li jikkonċernaw materji finanzjarji kif previst fl-Artikoli 9 u 10.

1. Fl-assenza tal-Kontrollur u tal-Assistant Kontrollur jew fejn dawn ma jistgħux jeżerċitaw il-funzjonijiet tagħhom, id-Direttur għandu jaġixxi fejn xieraq bħala sostitut f’materji li jitolbu attenzjoni urġenti matul din l-assenza jew inabbiltà ta’ aġir.

2. Meta d-Direttur ma jkunx jista’ jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu jew tagħha jew il-kariga tkun vakanti u ebda uffiċjal ma jkun ġie nominat mill-Kontrollur, il-funzjonijiet tad-Direttur għandhom jiġu eżerċitati mill-Kap tat-Taqsima jew tas-Settur preżenti li jkollu l-ogħla grad jew, f’każ tal-istess grad, mill-Kap tat-Taqsima jew tas-Settur bl-iktar anzjanità fil-grad jew, f’każ ta’ anzjanità indaqs, minn min ikun l-ikbar fl-età.

3. Jekk ma jkun hemm ebda Kap tat-Taqsima jew tas-Settur preżenti u ebda uffiċjal ma jkun ġie nominat, l-uffiċjal preżenti fi ħdan dik it-Taqsima jew Settur li jkollu l-ogħla grad jew, f’każ tal-istess grad, l-uffiċjal bl-iktar anzjanità fil-grad jew, f’każ ta’ anzjanità indaqs, dak li jkun l-ikbar fl-età, għandu jaġixxi minfloku.

4. Jekk xi superjur ġerarkiku ieħor ma jkunx jista’ jeżerċita d-dmirijiet tiegħu jew tagħha, jew meta l-kariga tkun vakanti, id-Direttur għandu jaħtar uffiċjal bi qbil mal-Kontrollur. Jekk ebda sostitut ma jkun ġie nominat, id-delega għandha tiġi eżerċitata mill-uffiċjal preżenti fit-Taqsima jew fis-Settur ikkonċernat li jkollu l-ogħla grad jew, f’każ tal-istess grad, mis-subordinat li jkollu l-iktar anzjanità fil-grad jew, f’każ ta’ anzjanità ndaqs, dak li jkun l-ikbar fl-età.

5. Il-paragrafi 1 sa 4 għandhom ikunu bla preġudizzju għar-regoli li jikkonċernaw id-delegazzjoni fir-rigward tas-setgħat mogħtija lill-awtorità li taħtar jew ta’ dawk li jikkonċernaw materji finanzjarji kif previst fl-Artikoli 9 u 10.

1. Skont il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba u ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, il-KEPD kull sena għandu jistabbilixxi Pjan ta’ Ġestjoni Annwali. Dan il-pjan għandu jittraduċi l-istrateġija tal-KEPD għal żmien twil f’objettivi ġenerali u speċifiċi. L-indikaturi ta’ prestazzjoni u l-miri għandhom jiġu definiti u mkejlin darbtejn fis-sena biex il-kisbiet jiġu ssorveljati u segwiti.

2. Analiżi tar-riskju tal-attivitajiet ippjanati tal-KEPD għandha tiġi inkorporata fil-Pjan ta’ Ġestjoni Annwali, li għandu jinkludi r-riskji identifikati u pjan biex ir-riskji jittaffew.

1. Skont l-Artikolu 48 tar-Regolament, il-KEPD għandu jissottometti rapport annwali tal-attivitajiet (“Rapport Annwali”) lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Kummissjoni u jgħaddih lill-istituzzjonijiet l-oħra.

2. Ir-Rapport Annwali għandu jiġi ppreżentat u ppubblikat fis-sit elettroniku tal-KEPD sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju tas-sena ta’ wara.

3. Il-KEPD għandu jikkonsidra l-kummenti li jissottomettu l-istituzzjonijiet l-oħra msemmija f’paragrafu 1 taħt l-Artikolu 48(2) tar-Regolament bil-ħsieb ta’ eżami sussegwenti possibbli tar-rapport fil-Parlament Ewropew.

1. Il-KEPD għandu jaġixxi fl-interess pubbliku bħala korp espert, indipendenti, kredibbli u awtorevoli fil-qasam tal-protezzjoni tad-dejta, fil-livell tal-Unjoni. L-interventi tal-KEPD għandhom ikunu bbażati fuq l-imparzjalità, l-integrità, it-trasparenza u l-prammatiżmu.

2. Il-KEPD għandu jimpenja ruħu b’mod kostruttiv mal-partijiet interessati biex jiżgura bilanċ ġust bejn il-protezzjoni tad-dejta u l-privatezza, u interessi u politiki oħrajn.

3. Is-sorveljanza tal-istituzzjonijiet għandha tkun ibbażata fuq il-prinċipju li r-responsabbiltà tal-konformità taqa’ primarjament fuq il-kontrolluri nfushom.

Il-KEPD għandu jadotta dokumenti ta’ politika bil-għan li jistipula l-elementi ewlenin tal-politika tal-KEPD li tikkonċerna attivitajiet speċifiċi, fejn dan ikun rilevanti biex tingħata gwida dwar il-pożizzjoni tal-KEPD f’relazzjoni ma’ attività speċifika. Id-dokumenti ta’ politika għandhom jiġu aġġornati regolarment.

Il-KEPD għandu jagħmel eżerċizzji regolari ta’ monitoraġġ biex jiżgura ħarsa ġenerali adegwata tal-konformità mal-protezzjoni tad-dejta fi ħdan l-istituzzjonijiet. Dawn l-eżerċizzji jistgħu jkunu ġenerali jew iktar immirati, ibbażati fuq l-għarfien u l-evidenza miġbura waqt it-twettiq tal-attivitajiet ta’ superviżjoni.

Il-KEPD għandu jinforza l-obbligi tal-protezzjoni tad-dejta billi jinqeda bis-setgħat mogħtija fl-Artikolu 47 tar-Regolament. Dawn is-setgħat għandhom jintużaw sal-limitu massimu tagħhom f’każijiet serji, maħsuba jew ripetuti ta’ nuqqas ta’ konformità.

1. Skont l-Artikolu 27 tar-Regolament, operazzjonijiet tal-ipproċessar li x’aktarx joħolqu riskji speċifiċi lid-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-dejta minħabba n-natura, l-iskop jew l-għanijiet tagħhom, għandhom ikunu s-suġġetti ta’ verifika minn qabel mill-KEPD wara notifika mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta ta’ xi istituzzjoni.

2. F’każ ta’ dubju dwar il-ħtieġa ta’ verifika minn qabel, il-KEPD għandu jiddetermina fuq talba tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta jekk operazzjoni tal-ipproċessar toħloqx riskji speċifiċi jew le u, jekk iva, jistieden lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta biex jinnotifika l-każ kif xieraq.

3. Jekk operazzjoni tal-ipproċessar ma toħloqx riskji speċifiċi, il-KEPD jista’ xorta waħda jindirizza ċerti rakkomandazzjonijiet lill-istituzzjoni.

4. In-notifiki għal verifika minn qabel għandhom jintbagħtu lis-segretarjat tal-KEPD permezz tal-email billi tintuża l-formola standard tal-KEPD.

5. Kull tagħrif addizzjonali rilevanti relatat mal-operazzjoni ta’ pproċessar li ġiet notifikata jista’ jiġi anness mal-formola ta’ notifika.

1. Il-KEPD għandu jadotta opinjoni li fiha jiġu ppreżentati r-raġunijiet u l-konklużjonijiet rilevanti tal-verifika minn qabel.

2. Jekk l-ipproċessar notifikat ikun jinvolvi l-ksur possibbli ta’ xi dispożizzjoni tar-Regolament, il-KEPD għandu fejn xieraq jagħmel proposti biex dak il-ksur jiġi evitat.

Skadenzi u sospensjonijiet għall-adozzjoni ta’ opinjoni dwar verifika minn qabel

1. Skont l-Artikolu 27(4) tar-Regolament, il-KEPD għandu jagħti l-opinjoni dwar verifika minn qabel fi żmien xahrejn minn meta jirċievi n-notifika. Il-KEPD jista’ jitlob kull informazzjoni oħra li titqies neċessarja. Il-perjodu ta’ xahrejn jista’ jiġi sospiż sakemm il-KEPD ikun kiseb l-informazzjoni li tkun intalbet. Il-perjodu ta’ xahrejn jista’ jiġi estiż darba b’xahrejn oħra meta l-kumplessità tal-kwistjoni titlob hekk.

2. Jekk l-opinjoni ma tkunx ingħatat sal-aħħar tal-perjodu ta’ xahrejn, jew ta’ xi estensjoni tiegħu, għandha titqies li tkun favorevoli.

3. Id-data tal-bidu li fuqha tinħadem l-iskadenza għandha tkun il-jum li jiġi wara d-data meta tkun ġiet riċevuta l-formola ta’ notifika.

4. Jekk id-data tal-għeluq tkun festa pubblika jew xi jum ieħor li fih s-servizzi tal-KEPD jkunu magħluqin, il-jum tax-xogħol li jkun imiss għandu jitqies bħala d-data tal-għeluq biex tingħata l-opinjoni.

1. Qabel ma jadotta opinjoni, il-KEPD għandu jibgħat abbozz tal-opinjoni lill-istituzzjoni għar-rispons dwar aspetti prattiċi u ineżattezzi fattwali. L-istituzzjoni għandha tissottometti r-rispons tagħha fi żmien 10 ijiem minn meta tirċievi l-abbozz. Dan il-perjodu jista’ jiġi estiż fuq talba raġunata tal-kontrollur. It-talba għar-rispons għandha tissospendi l-perjodu msemmi fl-Artikolu 21(1). Jekk ma jirċievi ebda rispons sad-data ta’ skadenza, il-KEPD għandu jipproċedi bl-adozzjoni tal-opinjoni.

2. Il-KEPD għandu jagħti lill-istituzzjoni tliet xhur mid-data tal-adozzjoni tal-opinjoni biex tipprovdi informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet magħmula fl-opinjoni. Din l-informazzjoni għandha tkun soġġetta għal segwitu mill-KEPD.

1. Skont l-Artikolu 27(5) tar-Regolament, il-KEPD għadnu jżomm reġistru tal-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar li jkunu ġew notifikati skont l-Artikolu 27 tar-Regolament.

2. Ir-reġistru għandu jeskludi kull referenza għal miżuri ta’ sigurtà. Għandu jkun fih link għall-opinjoni tal-KEPD u informazzjoni dwar id-data ta’ skadenza għall-provediment tal-informazzjoni mill-istituzzjoni skont l-Artikolu 22(2). Ir-reġistru għandu jkun disponibbli fuq is-sit elettroniku tal-KEPD.

1. Skont l-Artikolu 28(1) tar-Regolament, il-KEPD għandu jiġi informat mill-istituzzjonijiet meta dawn ifasslu miżuri amministrattivi relatati mal-ipproċessar ta’ dejta personali.

2. Skont l-Artikolu 46(d) tar-Regolament, il-KEPD għandu jagħti pariri lill-istituzzjonijiet, bi tweġiba għal konsultazzjoni, dwar il-kwistjonijiet kollha li jikkonċernaw l-ipproċessar ta’ dejta personali, b’mod partikulari qabel ma jfasslu regoli interni relatati mal-protezzjoni tad-drittijiet fundamentali u l-libertajiet fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali.

3. Fil-prinċipju, il-KEPD għandu jikkonsidra biss konsultazzjonijiet li l-ewwel ikunu ġew sottomessi għall-konsultazzjoni tal-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Dejta tal-istituzzjoni konċernata.

1. Il-KEPD fil-prinċipju għandu jagħti opinjoni fi żmien xahrejn minn meta jirċievi l-konsultazzjoni. Il-KEPD jista’ jitlob kull informazzjoni oħra li jqis neċessarja. Il-perjodu ta’ xahrejn jista’ jiġi sospiż sakemm il-KEPD jkun kiseb l-informazzjoni li tkun intalbet.

2. Il-KEPD għandu jagħti lill-istituzzjoni tliet xhur mid-data tal-adozzjoni tal-opinjoni biex tipprovdi informazzjoni dwar l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet magħmula fl-opinjoni. L-informazzjoni għandha tkun soġġetta għal segwitu mill-KEPD.

1. Skont l-Artikolu 41 u 28(2) tar-Regolament, il-KEPD għandu jagħti pariri dwar proposti leġiżlattivi bbażati fuq it-Trattati u dwar atti u dokumenti oħra, bħal:

Il-KEPD għandu jagħti dawn il-pariri wara konsultazzjoni mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 28(2) tar-Regolament, wara kwalunkwe talba oħra ta’ xi istituzzjoni, jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.

2. Il-KEPD għandu jkun disponibbli għall-konsultazzjoni mill-istituzzjonijiet involuti matul l-istadji kollha tal-proċess leġiżlattiv.

1. Bi qbil mal-Kummissjoni, il-KEPD għandu jiġi kkonsultat qabel ma l-Kulleġġ tal-Kummissarji jieħu deċiżjoni finali li jadotta miżura jew proposta leġiżlattiva jew dokument ta’ politika. Bi tweġiba għal din il-konsultazzjoni, il-KEPD għandu jipprovdi s-servizz responsabbli tal-Kummissjoni b’kummenti informali dwar l-abbozz ta’ proposta jew ta’ dokument relatat.

2. Il-kummenti informali mogħtija skont paragrafu 1 għandhom jirrispettaw il-kunfidenzjalità tal-proċess intern tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni, skont ir-regoli applikabbli taħt it-Trattati u l-leġiżlazzjoni sekondarja. Il-KEPD għandu jfittex li jirrispetta d-dati ta’ skadenza proposti mis-servizzi tal-Kummissjoni, safejn hu raġonevoli u prattikabbli.

1. Il-pariri tal-KEPD dwar proposta leġiżlattiva jew dokument relatat jistgħu jieħdu l-forma ta’ opinjoni, ta’ kummenti formali jew ta’ kull strument ieħor li jitqies xieraq.

2. L-opinjoni tal-KEPD għandha tanalizza l-aspetti ta’ protezzjoni tad-dejta ta’ proposta jew ta’ dokument relatat. Fil-prinċipju, għandha tinħareġ fi żmien tliet xhur mill-adozzjoni tal-proposta jew tad-dokument relatat.

3. Sommarju tal-opinjoni għandu jiġi ppubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (Serje C), waqt li l-verżjoni sħiħa għandha tiġi ppubblikata fis-sit elettroniku tal-KEPD.

4. Il-kummenti formali tal-KEPD għandhom jiffokaw fuq aspetti speċifiċi ta’ proposta jew ta’ dokument relatat. Fil-prinċipju, dawn għandhom jinħarġu fi żmien xahrejn wara l-adozzjoni tad-dokument. Għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit elettroniku tal-KEPD.

1. Il-KEPD għandu jippubblika l-prijoritajiet annwali tiegħu fis-sit elettroniku tal-KEPD.

2. Il-KEPD għandu jippubblika fis-sit elettroniku tiegħu tliet darbiet fis-sena inventarju bil-proposti għal-leġiżlazzjoni u għal dokumenti relatati li jkollu l-intenzjoni li jipprovdi pariri fir-rigward tagħhom. L-inventarju għandu jikklassifika dawk id-dokumenti skont il- prijorità tagħhom.

3. L-inventarju għandu jkun ibbażat fuq il-Programm ta’ Ħidma Annwali tal-Kummissjoni u l-annessi aġġornati tiegħu, u fuq kull informazzjoni oħra pertinenti li tkun disponibbli.

1. Il-KEPD għandu jsegwi attivament l-iżviluppi fil-Parlament Ewropew, fil-Kunsill u fil-Kummissjoni wara li jkun ipprovda pariri.

2. Il-Kontrollur għandu jkun disponibbli biex jippreżenta l-pariri tal-KEPD bil-fomm u jiddiskutihom f’laqgħa li jkollu mal-leġiżlatur jew biex jipprovdi xi kontributi oħra mitluba.

3. Fejn ikunu saru tibdiliet sostanzjali f’miżura leġiżlattiva li tkun qiegħda tiġi diskussa, il-KEPD jista’ jikkonsidra li jissottometti opinjoni oħra, kummenti oħrajn jew kull strument ieħor li jitqies xieraq.

1. Skont l-Artikolu 46(a) tar-Regolament, il-KEPD għandu jisma’ l-ilmenti u jinvestigahom sal-limitu xieraq, u għandu jinforma lis-suġġett tad-dejta bir-riżultat f’perjodu raġonevoli ta’ żmien.

2. L-ilmenti ppreżentati lill-KEPD ma għandhomx jaffettwaw il-limiti ta’ żmien għall-appell fi proċeduri amministrattivi jew ġudizzjarji paralleli.

2. Ilment għandu jiġi sottomess bil-miktub f’xi waħda mil-lingwi uffiċjali tal-Unjoni u jipprovdi l-informazzjoni kollha neċessarja biex il-materja tinftiehem.

3. Fil-prinċipju lment għandu jiġi rreġistrat fi żmien sentejn mid-data ta’ meta l-kwerelant sar jaf bil-fatti li fuqhom huwa bbażat l-ilment.

4. Jekk ilment relatat mal-istess fatti jkun ġie rreġistrat għand l-Ombudsman Ewropew, il-KEPD għandu jeżamina l-ammissibbiltà tiegħu fid-dawl tad-dispożizzjonijiet tal-Memorandum ta’ Fehim konkluż bejn il-KEPD u l-Ombudsman Ewropew. (3)

1. Il-KEPD għandu jiddeċiedi dwar il-forma u l-mezz l-aktar xierqa kif jindirizza lment billi jqis:

2. L-azzjonijiet tal-KEPD jistgħu jikkonsistu, b’mod partikulari f’talbiet bil-miktub biex tingħata informazzjoni, intervisti ma’ persuni rilevanti, spezzjonijiet fuq il-post jew eżami forensiku tal-apparat relevanti.

3. Il-KEPD għandu jiżvela l-kontenut ta’ lment u l-identità tal-kwerelant kemm hu meħtieġ biss għat-twettiq xieraq tal-inkjesta. Waqt l-inkjesta u wara li tintemm, ebda dokument relatat mal-ilment, inkluża d-deċiżjoni finali, ma jista’ jiġi żvelat mill-KEPD lil partijiet terzi, sakemm il-persuni kkonċernati ma jagħtux il-kunsens għal dak l-iżvelar jew sakemm il-KEPD ma jkollux obbligu legali li jagħmel dan.

4. Informazzjoni dwar l-ilment għandha tiġi ppubblikata biss mill-KEPD f’forma li ma tippermettix lill-kwerelant jew suġġetti oħra tad-dejta involuti jiġu identifikati.

1. Il-KEPD għandu jinforma lill-kwerelant kemm jista’ jkun malajr dwar ir-riżultat ta’ lment u dwar l-azzjoni li tkun ittieħdet.

2. Meta lment jinstab inammissibbli jew il-konsiderazzjoni tiegħu tiġi tterminata, il-KEPD għandu, fejn xieraq, jagħti parir lill-kwerelant biex jirreferi għand xi awtorità oħra.

3. Skont l-Artikolu 32(2) tar-Regolament, fin-nuqqas ta’ reazzjoni mill-KEPD fi żmien sitt xhur, l-ilment għandu jitqies li jkun ġie miċħud.

1. Il-kwerelant u l-istituzzjoni kkonċernata jistgħu jitolbu bil-miktub lill-KEPD biex jirrevedi d-deċiżjoni dwar ilment.

2. It-talba għal reviżjoni għandha tiġi rreġistrata fi żmien xahar mid-data meta tkun ġiet riċevuta d-deċiżjoni u għandha tkun limitata għal elementi ġodda jew argumenti legali li ma jkunux tqiesu mill-KEPD.

3. Indipendentament mill-possibbiltà li l-KEPD jintalab jirrevedi d-deċiżjoni dwar ilment, id-deċiżjoni tista’ tiġi kkontestata quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 263 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

1. Il-KEPD għandu jiddeċiedi li jagħmel spezzjoni, kull meta verifika fuq il-post titqies neċessarja għat-twettiq tal-kompiti ta’ superviżjoni jew għall-konformità ma’ obbligu legali.

2. It-twettiq ta’ spezzjoni għandu jitħabbar bil-miktub lill-istituzzjoni kkonċernata erba’ ġimgħat qabel id-data ppjanata għall-ispezzjoni. Il-komunikazzjoni għandha tiddeskrivi l-għan u l-iskop tal-ispezzjoni, tistabbilixxi d-data tal-ispezzjoni u tagħti data ta’ skadenza lill-istituzzjoni biex titlob reviżjoni tad-data u biex tipprovdi lill-KEPD bl-informazzjoni kollha mitluba.

3. Il-KEPD għandu mbagħad joħroġ deċiżjoni dwar spezzjoni, li tistabbilixxi l-għan, l-iskop, id-data(i) u l-ħin u l-post(ijiet) tal-ispezzjoni u li tagħti l-bażi legali tal-attivitajiet tal-ispezzjoni. Id-deċiżjoni għandha tkun akkumpanjata b’mandati għall-membri kollha tal-persunal li jipparteċipaw fl-ispezzjoni.

4. Il-membri tal-persunal li jwettqu l-ispezzjoni għandu jiġbru l-evidenza dokumentata kollha b’mod selettiv u proporzjonat. L-evidenza dokumentata kollha għandha tiġi assigurata kif xieraq.

5. L-intervisti u l-informazzjoni miksuba waqt spezzjoni u l-proċedura segwita għandhom jitniżżlu fil-minuti mibgħutin lill-istituzzjoni għall-kummenti. Jekk il-kummenti ma jidħlux tul il-perjodu ta’ żmien stipulat, il-minuti għandhom jitqiesu li jkunu ġew approvati. Lista tal-evidenza miġbura waqt l-ispezzjoni għandha tiġi annessa għall-minuti.

6. Il-KEPD għandu jistabbilixxi f’rapport ta’ spezzjoni s-sejbiet magħmula waqt spezzjoni. Ir-rapport għandu jinkludi l-azzjonijiet kollha li għandhom jittieħdu mill-istituzzjoni spezzjonata u għandu jkun soġġett għal segwitu mill-KEPD.

1. Il-KEPD għandu jagħmel żjarat bil-għan li jikkommetti l-livelli għolja ta’ tmexxija ta’ xi istituzzjoni f’impenn biex irawmu l-konformità mar-Regolament.

2. It-tnedija ta’ żjara, fil-prinċipju, għandha tkun ibbażata fuq nuqqas ta’ impenn lejn il-konformità mar-Regolament, fuq nuqqas ta’ komunikazzjoni jew biex tqajjem sensibilizzazzjoni.

3. Fejn xieraq, iż-żjara għandha tintemm bi ftehim dwar skeda (“pjan direzzjonali”) li timpenja lit-tmexxija tal-istituzzjoni biex tirrispetta obbligi speċifiċi taħt ir-Regolament saż-żmien stipulat ta’ skandenza. L-iskeda maqbula għandha tkun soġġetta għal segwitu mill-KEPD.

1. Skont l-Artikolu 46(e) tar-Regolament, il-KEPD għandu jissorvelja l-iżvilupp tal-informazzjoni u t-teknoloġiji tal-komunikazzjoni. Hu u jwettaq dan il-kompitu, il-KEPD għandu jimmira li jidentifika tendenzi emerġenti li jista’ jkollhom impatt potenzjali fuq il-protezzjoni tad-dejta, jistabbilixxi kuntatti ma’ partijiet interessati, iqajjem sensibilizzazzjoni dwar aspetti possibbli ta’ protezzjoni tad-dejta u jipprovdi pariri dwar kif jista’ jiddaħħal tħassib dwar il-protezzjoni tad-dejta fi proġetti rilevanti, waqt li jippromwovi l-prinċipji tal-privatezza b’disinn u l-privatezza b’mod prestabbilit, u fejn ikun neċessarju jadatta l-metodoloġiji ta’ superviżjoni għall-evoluzzjoni teknoloġika.

2. Il-KEPD għandu jikkontribwixxi b’risq il-Programmi Qafas tal-Unjoni billi jipparteċipa f’kumitati konsultattivi fir-riċerka, jassisti lill-Kummissjoni fil-proċess tal-evalwazzjoni tal-proposti, jew b’kull mezz ieħor, kif xieraq.

3. Il-KEPD jista’ jiddeċiedi li jikkontribwixxi f’attivitajiet individwali ta’ riċerka, żvilupp teknoloġiku u dimostrazzjoni ffinanzjati mill-UE billi jadotta opinjoni dwar l-attività, jew għax mitlub jew b’inizjattiva tiegħu stess.

Skont l-Artikolu 47(1)(h) tar-Regolament, il-KEPD jista’ jirreferi materja lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, taħt il-kondizzjonijiet previsti fit-Trattat. Il-KEPD għandu jagħmel użu minn dik is-setgħa, fejn meħtieġ, fil-każ ta’ nuqqas ta’ konformità ta’ xi istituzzjoni mar-Regolament, u f’każ ta’ nuqqas ta’ tweġiba effettiva għall-azzjoni sussegwenti ta’ infurzar meħuda mill-KEPD taħt Artikolu 47 tar-Regolament.

Skont l-Artikolu 32(3) tar-Regolament, azzjonijiet kontra deċiżjonijiet tal-KEPD għandhom jinġiebu quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

1. Skont l-Artikolu 47(1)(i) tar-Regolament, il-KEPD jista’ jintervjeni fl-azzjonijiet miġjuba quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

2. Il-KEPD għandu japplika għal talba għal intervent fil-proċedimenti jekk il-każ ikun ta’ importanza ġenerali għall-protezzjoni tad-dejta jew jekk il-KEPD ikun ġie involut direttament fil-fatti tal-każ fit-twettiq tal-kompiti ta’ superviżjoni.

3. Elementi oħra li jistgħu jinfluwenzaw id-deċiżjoni biex titressaq talba għal intervent huma jekk il-kwistjoni tal-protezzjoni tad-dejta tikkostitwixix parti sostanzjali mill-każ u jekk intervent mill-KEPD huwiex probabbli li jagħti aktar valur lill-proċedimenti.

4. Sakemm ma jkunx hemm raġunijiet sodi biex ma jintervjenix, il-KEPD għandu japplika għal talba għal intervent jekk il-Qorti tistiednu formalment biex jagħmel dan.

1. Il-KEPD għandu jikkoopera mal-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Dejta, kemm fuq bażi bilaterali u kemm billi jipparteċipa f’laqgħat organizzati min-netwerk tal-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Dejta.

2. Il-KEPD għandu jipprovdi appoġġ u gwida lill-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Dejta, fejn meħtieġ għat-twettiq ta’ dmirijiethom.

Skont l-Artikolu 24(5) tar-Regolament, il-KEPD għandu jżomm reġistru tal-ħatriet tal-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Dejta notifikati lill-KEPD. Ir-reġistru għandu jinkludi, b’mod partikulari, informazzjoni dwar it-tul taż-żmien tal-mandat ta’ kull Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta.

1. Skont l-Artikolu 46(f)(i) tar-Regolament, il-KEPD għandu jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali tal-protezzjoni tad-dejta u ma’ korpi oħra ta’ superviżjoni sal-limitu meħtieġ għat-twettiq tad-dmirijiet rispettivi tagħhom.

1. Skont l-Artikolu 46(g) tar-Regolament, il-KEPD għandu jipparteċipa fl-attivitajiet tal-Grupp ta’ Ħidma imwaqqaf bl-Artikolu 29 tad-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-24 t’Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-dejta. (4)

2. Il-KEPD għandu jikkontribwixxi b’mod attiv fid-diskussjonijiet u fl-abbozzar tad-dokumenti ppubblikati mill-Grupp ta’ Ħidma li jkollhom l-għan li jipprovdu interpretazzjoni komuni tal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-dejta u li jagħtu parir espert lill-Kummissjoni Ewropea. F’każi bħal dawn, il-KEPD għandu jagħti l-perspettiva tal-Unjoni, fejn xieraq.

3. Il-KEPD għandu jipparteċipa fuq bażi regolari fil-laqgħat plenarji u tas-sottogruppi tal-Grupp ta’ Ħidma.

4. Il-KEPD għandu jippromwovi diskussjonijiet regolari, jekk possibbli għallinqas darba fis-sena, mal-President tal-Grupp ta’ Ħidma dwar il-prijoritajiet rispettivi tagħhhom, bil-għan li jkun hemm kooperazzjoni tajba fil-prattika.

1. Il-KEPD għandu jieħu sehem mal-awtoritajiet nazzjonali ta’ superviżjoni fis-superviżjoni koordinata ta’ sistemi tal-IT fuq skala kbira, kif previst taħt il-liġi tal-Unjoni.

2. Il-KEPD għandu jorganizza laqgħat ta’ koordinazzjoni u jipprovdi s-segretarjat tal-gruppi tal-koordinazzjoni.

3. Il-KEPD għandu jikkoopera ma’ awtoritajiet nazzjonali individwali ta’ superviżjoni sal-limitu meħtieġ u skont il-prijoritajiet tagħhom, bil-għan li jiżgura s-superviżjoni koordinata tal-partijiet nazzjonali u ċentrali ta’ sistemi tal-IT fuq skala kbira.

1. Il-KEPD għandu jieħu sehem fil-Konferenza annwali tar-Rebbiegħa tal-Kummissarji Ewropej għall-Protezzjoni tad-Dejta, fil-Konferenza Internazzjonali annwali tal-Kummissarji għall-Protezzjoni tad-Dejta u l-Privatezza, u fil-Grupp Internazzjonali ta’ Ħidma dwar il-Protezzjoni tad-Dejta u t-Telekomunikazzjonijiet.

2. Il-KEPD għandu jipparteċipa f’netwerks internazzjonali relevanti tal-infurzar tal-privatezza.

3. Il-KEPD għandu jorganizza workshops regolari mar-rappreżentanti ta’ organizzazzjonijiet internazzjonali bil-għan li jsir skambju tal-aqwa prattiki u li tiġi żviluppata l-kultura tal-protezzjoni tad-dejta fi ħdan dawn l-organizzazzjonijiet.

4. Il-KEPD għandu jippromwovi l-kooperazzjoni u d-djalogu fil-livell internazzjonali ma’ partijiet oħra interessati minn pajjiżi terzi.

1. Skont l-Artikolu 45 tar-Regolament, il-Kontrollur u l-membri tal-persunal għandhom, kemm matul it-terminu tal-kariga tagħhom u kemm wara, ikunu soġġetti għad-dmir tas-segretezza professjonali fir-rigward ta’ kull informazzjoni kunfidenzjali li jkunu saru jafu biha matul it-twettiq tad-dmirijiet uffiċjali tagħhom.

2. Il-KEPD għandu jaħtar membru wieħed jew iktar tal-persunal bir-responsabbiltà speċifika tal-kwistjonijiet ta’ sigurtà li jikkonċernaw l-oqsma differenti ta’ attivitajiet. Huma għandhom ikunu responsabbli b’mod partikulari mill-kwistjonijiet ta’ sigurtà relatati mal-persunal, sigurtà fiżika u sigurtà tal-IT. Meta jqisuha ħaġa neċessarja biex jevitaw riskji ta’ sigurtà lill-KEPD, il-membri tal-persunal maħtura għal dan il-għan għandhom jirrapportaw direttament lid-Direttur.

Għandu jiġi stabbilit Kumitat ta’ Tmexxija dwar it-Teknoloġiji tal-Informazzjoni biex jagħti parir lill-Bord ta’ Tmexxija dwar l-implikazzjonijiet tat-teknoloġija tal-informazzjoni għas-sigurtà u l-iżvilupp intern tal-KEPD.

Il-KEPD għandu jistabbilixxi mekkaniżmi xierqa li jiżguraw ġestjoni adegwata tal-kwalità, bħal Standards Interni tal-Kontroll, Rapport annwali tal-Attivitajiet u ġestjoni tar-riskju.

Skont l-Artikolu 24 tar-Regolament, il-KEPD għandu jaħtar Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta li għandu jirrapporta direttament lid-Direttur.

1. Il-KEPD għandu jqajjem sensibilizzazzjoni dwar il-protezzjoni tad-dejta u jinforma lill-individwi bl-eżistenza tad-drittijiet tagħhom u fiex jikkonsistu. Għal dan il-għan, il-KEPD għandu jinqeda b’għadd ta’ għodod tal-komunikazzjoni (eż. sit elettroniku, newsletter, midja soċjali u attivitajiet ta’ tqajjim ta’ sensibilizzazzjoni), jagħmel kollegament mal-partijiet interessati (eż. żjarat ta’ studju fl-uffiċċju tal-KEPD, tweġibiet għal talbiet ta’ informazzjoni) u jipparteċipa f’avvenimenti, laqgħat u konferenzi pubbliċi.

2. Il-KEPD għandu jinforma lill-midja dwar avvenimenti maġġuri relatati mal-protezzjoni tad-dejta u dwar opinjonijiet jew pubblikazzjonijiet importanti, bis-saħħa ta’ stqarrijiet għall-istampa, intervisti u konferenzi stampa.

1. Għandhom jinżammu rekords preċiżi u awtentiċi tal-attivitajiet kollha tal-KEPD li jiżguraw sors kredibbli u legalment verifikabbli ta’ evidenza tad-deċiżjonijiet u l-azzjonijiet.

2. Dokumenti relatati ma’ attivitajiet speċifiċi għandhom jitqiegħdu flimkien fil-fajls tal-każ. Il-fajls tal-każ għandhom ikunu loġikament aċċessibbli skont it-tip ta’ attività fi pjan ta’ ffajljar stabbilit mill-KEPD.

3. Tipi differenti ta’ fajls tal-każ għandhom jiġu ppreservati għal perjodu speċifiku skont l-iskeda taż-żamma stabbilita mill-KEPD. Wara l-iskadenza tal-perjodu taż-żamma, il-fajls tal-każ għandhom jiġu vvalutati u arkivjati skont il-politika ta’ arkivjar adottata mill-KEPD.

1. Fil-prinċipju, id-dokumenti ewlenin ta’ politika, il-linji gwida tematiċi, l-opinjonijiet leġiżlattivi, il-kummenti formali, in-noti ta’ trattamenti ta’ smigħ tal-qorti u l-opinjonijiet dwar verfiki minn qabel kollha għandhom ikunu disponibbli għall-pubbliku fis-sit elettroniku tal-KEPD.

2. L-opinjonijiet maħruġa wara konsultazzjoni amministrattiva għandhom ikunu disponibbli għall-pubbliku fis-sit elettroniku tal-KEPD jekk ikollhom rilevanza usa’, ikun fihom xi interpretazzjoni jew applikazzjoni ġdida tal-liġi, jew ikunu jikkonċernaw l-impatt tat-teknoloġiji l-ġodda fuq id-drittijiet tas-suġġetti tad-dejta.

Id-dokumenti li ġejjin għandhom ikunu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea:

Il-pubbliku għandu jkollu aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-KEPD skont il-prinċipji stipulati b’Regolament (KE) Nru 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni.

1. Id-deċiżjonijiet għandhom jiġu awtentikati bit-tpoġġija tal-firma tal-Kontrollur fuq il-verżjoni bil-lingwa oriġinali

1. Il-lingwa tal-proċedimenti mmexxija mill-KEPD għandha tkun waħda mil-lingwi msemmija fl-Artikolu 55(1) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea. F’każ ta’ lment, din għandha tkun il-lingwa li nkiteb biha.

2. Ir-rapporti, l-opinjonijiet, il-ktibiet u dokumenti oħra, maħsuba wkoll għall-pubblikazzjoni fis-sit elettroniku tal-KEPD, għandhom ikunu miktuba għallinqas bl-Ingliż, bil-Franċiż u bil-Ġermaniż.

1. Il-membri tal-persunal tal-KEPD għandhom jiġu impjegati b’konformità mar-Regolamenti tal-Persunal u mal-kondizzjonijiet tal-impjieg ta' ħaddiema oħra tal-Unjoni Ewropea, u jkunu soġġetti għalihom.

2. Biex tiżdied il-kooperazzjoni mal-awtoritajiet nazzjonali, b’mod partikolari mal-awtoritajiet nazzjonali tal-protezzjoni tad-dejta, għandu jitwaqqaf programm ta’ sekondar ta’ persunal fi ħdan il-KEPD.

3. Għandu jitwaqqaf programm ta’ taħriġ li jippermetti li gradwati universitarji reċenti jiksbu esperjenza prattika dwar il-ħidmiet tal-KEPD u tal-Unjoni b’mod ġenerali.

4. Persunal interim u assistenza oħra esterna jistgħu jiġu ingaġġati biex jaqdu ħtiġijiet temporanji.

1. Kumitat tal-Persunal li jirrappreżenta l-persunal tal-KEPD għandu jiġi kkonsultat fi żmien adegwat dwar abbozzi ta’ deċiżjonijiet relatati mal-implimentazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal tal-uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u jista’ jiġi kkonsultat dwar kull kwistjoni oħra ta’ interess ġenerali li tikkonċerna l-persunal. Il-Kumitat tal-Persunal għandu jiġi informat bi kwalunkwe mistoqsija relatata mat-twettiq tal-ħidmiet tiegħu. Għandu joħroġ l-opinjonijiet tiegħu fi żmien 15-il jum minn meta jiġi kkonsultat.

2. Il-Kumitat tal-Persunal għandu jikkontribwixxi għall-funzjonament tajjeb tal-KEPD billi jagħmel proposti dwar materji ta’ organizzazzjoni u kundizzjonijiet tax-xogħol.

3. Il-Kumitat tal-Persunal għandu jkun magħmul minn tliet membri u tliet deputati, u jiġi elett għal perjodu ta’ sentejn mill-Assemblea Ġenerali.

1. Id-Direttur, bħala l-Kap tas-Segretarjat, għandu jirrappreżenta l-KEPD fid-diversi fora interistituzzjonali, u jista’ jiddelega din ir-rappreżentanza lill-uffiċjali inkarigati mir-riżorsi umani, mill-baġit u mill-amministrazzjoni.

2. Minħabba d-daqs tal-KEPD meta mqabbel mal-istituzzjonijiet l-oħra, u bil-ħsieb ta’ ġestjoni tajba u ekonomija baġitarja, il-KEPD għandu jsegwi b’mod attiv ftehimiet ta’ kooperazzjoni, memoranda ta’ ftehim u ftehimiet fil-livell tas-servizzi mal-istituzzjonijiet l-oħra.

Dawn ir-Regoli ta’ Proċedura għandhom jidħlu fis-seħħ fil-jum ta’ wara li jiġu ffirmati u għandhom jiġu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Magħmul fi Brussell, is-17 ta’ Diċembru 2012.

Peter HUSTINX

Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data