Ir-regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 2355/2002

tas-27 ta’ Diċembru 2002

li jemenda r-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 438/2001 li jistabilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1260/1999 fir-rigward tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għal għajnuna mogħtija taħt il-Fondi Strutturali.

IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea,

Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1260/1999 tal-21 ta’ Ġunju 1999 li jistabilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fondi Strutturali [1] kif emendat bir-Regolament (KE) Nru 1447/2001 [2], u b’mod partikolari Artikolu 53(2) tiegħu,

Wara li kkonsultat il-Kumitat stabbilit bi qbil ma’ Artikolu 147 tat-Trattat,

Wara li kkonsultat il-Kumitat dwar l-Istrutturi Agrikoli u l-Iżvilupp Rurali,

Wara li kkonsultat il-Kumitat dwar Strutturi għas-Sajd u l-Akwakultura,

Billi:

(1) Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 jeħtieġ li l-awtoritajiet responsabbli fl-Istati Membri jżommu d-dokumenti ta’ sostenn kollha disponibbli għall-Kummissjoni fir-rigward ta’ l-infiq u l-kontrolli fir-rigward ta’ kull assistenza għal perjodu ta’ tlett snin wara l-ħlas mill-Kummissjoni tal-bilanċ finali sakemm ma jiġix deċiż b’mod ieħor fil-ftehim amministrattiv bilaterali,

(2) Huwa mixtieq li jiġu speċifikati l-kategoriji ta’ dokumenti ta’ sostenn koperti b’dan l-obbligu, fil-forma li fiha jistgħu jinżammu u l-obbligu li jiġu determinati l-korpi li għandhom iżommuhom.

(3) Minħabba li d-dokumenti msemmija jiffurmaw parti mis-sekwenza tat-transazzjonijiet msemmija għaliha f’Artikolu 7 tar-Regolament (KE) 438/2001 [3], huwa xieraq li ma’ dan l-artikolu jiġu miżjudin id-dispożizzjonijiet meħtieġa dwar iż-żamma tad-dokumenti.

(4) Id-disposizzjonjiet dwar iż-żamma tad-dokumenti huma mingħajr preġudizzju għal regoli tal-Komunità jew nazzjonali oħra speċifiċi.

(5) Il-miżuri li għalihom hemm provdut f ’dan ir-Regolament huma bi qbil ma’ l-opinjoni tal-Kumitat għall-Iżvilupp u l-Konverżjoni tar-Reġjuni,

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

Artikolu 1

Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 438/2001 huwa emendat kif ġej:

(a) jiddaħħal paragrafu ġdid wara l-paragrafu 2 kif ġej:

"2a. (a) Id-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq u l-kontrolli li hemm referenza għalihom f’Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 għandhom jinkludu

- dokumenti dwar l-infiq speċifiku magħmul u ddikjarat u l-pagamenti magħmulin taħt l-assistenza u meħtieġa għal sekwenza ta’ transazzjoni suffiċjenti inklużi dokumenti li huma prova tal-kunsinna attwali ta’ prodotti jew servizzi ko-iffinanzjati;

- rapporti u dokumenti dwar il-kontrolli mwettqa taħt Artikoli 4, 9, 10 u 15 ta’ dan ir-Regolament.

L-awtoritajiet nazzjonali kompetenti għandhom jistabbilixxu liema korp għandu jżomm id-dokumenti matul il-perjodu li għalih tkun meħtieġa ż-żamma.

(b) Id-dokumenti għandhom jinżammu jew bħala oriġinali jew fuq ġarriera ta’ data aċċettati b’mod komuni.

Data carriers aċċettati b’mod komuni għandhom jinkludu, b’mod partikolari,

- fotokopji ta’ dokumenti oriġinali;

- microfiches ta’ dokumenti oriġinali;

- verżjonijiet ta’ dokumenti oriġinali fuq ġarriera ottikali ta’ data (bħal CD-rom, hard-disk jew diski-manjetiċi);

- dokumenti li jeżistu fil-verżjoni elettronika biss.

Il-proċedura għaċ-ċertifikazzjoni tal-konformità ta’ dokumenti miżmuma fuq ġarriera ta’ data aċċettati b’mod komuni mad-dokumenti oriġinali għandha tiġi stabbilita mill-awtoritajiet nazzjonali u għandha tiżgura li l-verżjonijiet miżmuma jikkonformaw mal-ħtiġiet legali nazzjonali u li wieħed jista’ joqgħod fuqhom għal għanijiet ta’ verifika. Fejn id-dokumenti jeżistu fil-verżjoni elettronika biss, is-sistemi tal-kompjuter li fuqhom huma miżmumin il-verżjonijiet elettroniċi għandhom jissodisfaw standards ta’ sigurtà aċċettati li jiżguraw li d-dokumenti miżmuma jikkonformaw mal-ħtiġiet legali nazzjonali u li wieħed jista joqgħod fuqhom għal għanijiet ta’ verifika."

(b) il-paragrafu 3 (a) huwa mibdul bit-test li ġej:

"(a) li hemm proċeduri sabiex jiżguraw li d-dokumenti li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 2a huma miżmuma bi qbil mal-ħtiġiet ta’ Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u ma’ Anness I għal dan ir-Regolament;"

Artikolu 2

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fl-20 jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.

Magħmul fi Brussel, fis-27 ta’ Diċembru 2002.

Għall-Kummissjoni

Michel Barnier

Membru tal-Kummissjoni

[1] ĠU L 161, tas-26.6.1999, p. 1

[2] ĠU L 139, tad-29.7.2001, p. 1.

[3] ĠU L 63, tat-3.3.2001, p. 21.

--------------------------------------------------