ANNESS I

IR-REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUNSILL TAL-KOOPERAZZJONI

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni stabbilit skont l-Artikolu 268(1) tal-Ftehim għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu skont l-Artikolu 268 tal-Ftehim.

2.   Skont l-Artikolu 268(5) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet. Il-kompożizzjoni tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandha tqis il-kwistjonijiet speċifiċi li jridu jiġu indirizzati f'kull sessjoni partikolari. Il-Kunsill tal-Kooperazzjoni għandu jiltaqa' fil-livell ministerjali.

3.   Skont l-Artikolu 268(2) tal-Ftehim, u biex jintlaħqu l-objettivi tiegħu, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jkollu s-setgħa jieħu deċiżjonijiet li huma vinkolanti fuq il-Partijiet. Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jieħu l-miżuri xierqa għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tiegħu, inkluż, jekk meħtieġ, billi jagħti s-setgħa lil korpi speċifiċi stabbiliti skont il-Ftehim sabiex jaġixxu f'ismu. Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista' jagħmel ukoll rakkomandazzjonijiet. Huwa għandu jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim bejn il-Partijiet wara li jitlestew il-proċeduri interni rispettivi. Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista' jiddelega s-setgħat tiegħu lill-Kumitat ta' Kooperazzjoni.

4.   Il-Partijiet soġġetti għal dawn ir-Regoli ta' Proċedura huma dawk stabbiliti fl-Artikolu 285 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-partijiet għandhom ikollhom il-presidenza tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, b'mod alternat, għal perijodu ta' 12-il xahar. L-ewwel perijodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni u jispiċċa fl-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Il-Kunsill tal-Kooperazzjoni għandu jiltaqa' mill-inqas darba fis-sena u meta meħtieġ skont iċ-ċirkostanzi, bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet. Sakemm ma jintlaħaqx ftehim mod ieħor mill-Partijiet, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jsir fil-post fejn is-soltu jsiru l-laqgħat tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea.

2.   Kull laqgħa tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandha ssir f'data miftiehma bejn il-Partijiet.

3.   Il-laqgħat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom jissejħu b'mod konġunt mis-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni bi qbil mal-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni sa mhux aktar tard minn 30 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.

Artikolu 4

Rappreżentanza

1.   Il-membri tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni jistgħu jiġu rrappreżentati f'każ li ma jkunux jistgħu jattendu. Jekk membru jkun jixtieq jiġi rrappreżentat, dan għandu jinforma lill-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, bil-miktub, dwar l-isem tar-rappreżentant tiegħu jew tagħha qabel il-laqgħa.

2.   Ir-rappreżentant ta' membru tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-membru.

Artikolu 5

Delegazzjonijiet

1.   Il-membri tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati b'uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jiġi infurmat, permezz tas-segretarjat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni ta' kull Parti.

2.   Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista', bi qbil bejn il-Partijiet, jistieden rappreżentanti ta' korpi oħra tal-Partijiet jew esperti indipendenti f'qasam partikolari biex jattendu l-laqgħat tiegħu bħala osservaturi jew biex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari. Il-Partijiet għandhom jaqblu dwar it-termini u l-kundizzjonijiet li taħthom dawk l-osservaturi jkunu jistgħu jattendu l-laqgħat.

Artikolu 6

Segretarjat

Uffiċjal tas-segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u uffiċjal tar-Repubblika tal-Każakistan għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

Artikolu 7

Korrispondenza

1.   Il-korrispondenza indirizzata lill-Kunsill tal-Kooperazzjoni għandha tintbagħat lil wieħed mis-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, li min-naħa tiegħu jinforma lis-segretarju l-ieħor.

2.   Is-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom jassiguraw li l-korrispondenza indirizzata lill-Kunsill ta' Kooperazzjoni tintbagħat lill-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni u ċċirkolata, meta xieraq, mal-membri tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

3.   Il-korrispondenza mill-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandha tintbagħat f'ismu jew f'isimha lid-destinatarji mis-segretarjati tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni. Tali korrispondenza għandha tiġi ċċirkolata, meta xieraq, lill-membri tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom ikunu bil-magħluq. Meta Parti tissottometti informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lill-Kunsill ta' Kooperazzjoni, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

Artikolu 9

Aġendi għal-laqgħat

1.   Il-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni. Din għandha tintbagħat mis-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7(3) mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-laqgħa.

L-aġenda provviżorja għandha tinkludi l-punti kollha proposti lill-president tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni biex jiddaħħlu fl-aġenda sa mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-laqgħa. Tali punti ma għandhomx jiġu inklużi fl-aġenda provviżorja sakemm id-dokumenti ta' sostenn rilevanti ma jkunux intbagħtu lis-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni qabel id-data li fiha tintbagħat l-aġenda.

2.   L-aġenda għandha tkun approvata mill-Kunsill ta' Kooperazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti oħrajn apparti dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jistgħu jiddaħħlu fl-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu dwarhom.

3.   Il-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-perijodi ta' żmien previsti fil-paragrafu 1 sabiex jitqiesu ċirkustanzi partikolari.

Artikolu 10

Minuti

1.   L-abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jitħejja b'mod konġunt mis-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw għal kull punt fuq l-aġenda:

(a)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kunsill ta' Kooperazzjoni;

(b)	dikjarazzjonijiet li membru tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni jkun talab li jiddaħħlu fil-minuti; u

(c)	kwistjonijiet li dwarhom ikun intlaħaq qbil bejn il-Partijiet, bħad-deċiżjonijiet adottati, id-dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kwalunkwe konklużjoni.

3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kunsill ta' Kooperazzjoni għall-approvazzjoni. Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu japprova dak l-abbozz tal-minuti fil-laqgħa tiegħu li jmiss. Inkella, dak l-abbozz tal-minuti jista' jiġi approvat bil-miktub.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jieħu deċiżjonijiet u jagħmel rakkomandazzjonijiet bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet u mat-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi tagħhom.

2.   Il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Għal dak l-għan, l-abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandu jiġi ċċirkolat bil-miktub mill-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni lill-membri tiegħu skont l-Artikolu 7(3), mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-laqgħa. Il-membri tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom jgħarrfu dwar kwalunkwe riżerva jew emenda li jkunu jixtiequ jagħmlu f'dak il-limitu ta' żmien. Il-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-perijodi ta' żmien sabiex jitqiesu l-ħtiġijiet ta' ċirkustanzi partikolari.

3.   L-atti tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, skont it-tifsira tal-Artikolu 268(2) tal-Ftehim, għandhom ikunu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament, segwiti b'numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni tagħhom u deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Dawk id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu ffirmati mill-President tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni u awtentikati miż-żewġ segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni. Dawk id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu ċċirkolati skont l-Artikolu 7(3) ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura. Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkommandazzjonijiet tal-Kunsil ta' Kooperazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

4.   Kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha sakemm id-deċiżjoni jew rakkomandazzjoni ma tipprevedix mod ieħor.

Artikolu 12

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali tal-Partijiet.

2.   Il-lingwi ta' ħidma tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom ikunu l-Ingliż u r-Russu. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mħejjija f'dawk il-lingwi.

Artikolu 13

Spejjeż

1.   Kull Parti għandha tkopri l-ispejjeż li hija tagħmel biex tipparteċipa fil-laqgħat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, tal-ivvjaġġar u tan-nefqa tas-sussistenza kif ukoll tan-nefqa tal-posta u tat-telekomunikazzjonijiet.

2.   In-nefqa marbuta mal-interpretazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, it-traduzzjoni u r-riproduzzjoni tad-dokumenti titħallas mill-Unjoni.

3.   Spejjeż oħrajn relatati mal-organizzazzjoni materjali tal-laqgħat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni jitħallsu mill-parti li tospita dawk il-laqgħat.

Artikolu 14

Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni u s-sottokumitati speċjalizzati

1.   Skont l-Artikolu 269(1) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jkun assistit fil-qadi ta' dmirijietu mill-Kumitat ta' Kooperazzjoni f'oqsma li fihom il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jkun iddelegalu setgħat. Skont l-Artikolu 269(2) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet, fil-prinċipju f'livell ta' uffiċjali pubbliċi anzjani.

2.   Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni fejn xieraq u jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni ta' assoċjazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim b'mod ġenerali. Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jqis kull kwistjoni li titressaq quddiemu mingħand il-Kunsill ta' Kooperazzjoni kif ukoll kwalunkwe kwistjoni li tista' tinqala' matul l-implimentazzjoni tal-Ftehim. Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jippreżenta proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjoni jew ta' rakkomandazzjoni lill-Kunsill ta' Kooperazzjoni għall-approvazzjoni tiegħu. Skont l-Artikolu 268(4) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista' jiddelega kwalunkwe setgħa tiegħu lill-Kumitat ta' Kooperazzjoni, inkluża s-setgħa li jieħu deċiżjonijiet vinkolanti.

3.   Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet li għalihom huwa jkun ġie awtorizzat skont il-Ftehim.

4.   F'każijiet fejn il-Ftehim jirreferi għal obbligu ta' konsultazzjoni jew possibbiltà ta' konsultazzjoni jew fejn il-Partijiet jiddeċiedu bi ftehim komuni biex jikkonsultaw lil xulxin, din il-konsultazzjoni tista' ssir fi ħdan il-Kumitat ta' Kooperazzjoni, ħlief fejn previst mod ieħor fil-Ftehim. Il-konsultazzjoni tista' tissokta fil-Kunsill ta' Kooperazzjoni jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk.

5.   Skont l-Artikolu 269(6) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jista' jiddeċiedi li jistabbilixxi sottokumitati speċjalizzati jew kwalunkwe korp ieħor li jistgħu jassistuh fit-twettiq ta' dmirijietu u għandu jiddetermina l-kompożizzjoni u d-dmirijiet ta' dawn is-sottokumitati jew korpi u dwar kif għandhom jiffunzjonaw.

6.   Skont l-Artikolu 25(3) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jistabbilixxi Sottokumitat dwar il-Kooperazzjoni Dogonali.

Artikolu 15

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati skont l-Artikolu 11.

ANNESS II

IR-REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUMITAT TA' KOOPERAZZJONI U TAS-SOTTOKUMITATI SPEĊJALIZZATI JEW TA' KWALUNKWE KORP IEĦOR STABBILITI MILL-KUNSILL TA' KOOPERAZZJONI

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni stabbilit skont l-Artikolu 269(1) tal-Ftehim Imsaħħaħ ta' Sħubija u Kooperazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-waħda, u r-Repubblika tal-Każakistan, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandu jassisti lill-Kunsill ta' Kooperazzjoni fit-twettiq ta' dmirijietu u jwettaq il-kompiti previsti fil-Ftehim u assenjati lilu mill-Kunsill ta' Kooperazzjoni. Skont l-Artikolu 269(7) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandu jiddetermina d-doveri u l-funzjonament tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni fir-regoli ta' proċedura tiegħu.

2.   Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni fejn xieraq u jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni ta' assoċjazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim b'mod ġenerali. Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jqis kull kwistjoni li titressaq quddiemu mingħand il-Kunsill ta' Kooperazzjoni kif ukoll kwalunkwe kwistjoni li tista' tinqala' fl-implimentazzjoni ta' kuljum tal-Ftehim. Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jippreżenta proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjoni jew ta' rakkomandazzjoni għall-adozzjoni mill-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

3.   Skont l-Artikolu 269(2) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet, fil-prinċipju f'livell ta' uffiċjali pubbliċi anzjani. Dawn ir-rappreżentanti huma responsabbli għal kwistjonijiet speċifiċi li għandhom jiġu indirizzati fi kwalunkwe laqgħa partikolari tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni. Skont l-Artikolu 2 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jiġi ppresjedut b'mod alternat minn rappreżentant tal-Unjoni Ewropea u rappreżentant tar-Repubblika tal-Każakistan.

4.   Skont l-Artikolu 269(5) tal-Ftehim, meta l-Kumitat ta' Kooperazzjoni jiltaqa' f'konfigurazzjoni speċjali biex jindirizza kwistjonijiet rilevanti marbuta mat-Titolu III (Kummerċ u Negozju) tal-Ftehim (“il-konfigurazzjoni tal-kummerċ”), dan għandu jkun kompost minn uffiċjali tal-Kummissjoni Ewropea u tar-Repubblika tal-Każakistan li jkunu responsabbli għall-kummerċ u għall-kwistjonijiet relatati mal-kummerċ. Skont l-Artikolu 2 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura, rappreżentant anzjan tal-Kummissjoni Ewropea jew tar-Repubblika tal-Każakistan li jkun responsabbli għall-kummerċ u għall-kwistjonijiet relatati mal-kummerċ għandu jaġixxi bħala l-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni meta jiltaqa' f'konfigurazzjoni tal-kummerċ. Fil-laqgħat ser jattend wkoll rappreżentant tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna.

5.   Skont l-Artikolu 269(4) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jkollu s-setgħa jadotta deċiżjonijiet fil-każijiet previsti fil-Ftehim u f'oqsma li fihom il-Kunsill ta' Kooperazzjoni jkun iddelegalu setgħat. Dawk id-deċiżjonijiet għandhom ikunu vinkolanti fuq il-Partijiet, li għandhom jieħdu l-miżuri xierqa biex jimplimentawhom Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim bejn il-Partijiet wara li jitlestew il-proċeduri ta' adozzjoni interni rispettivi.

6.   Il-Partijiet soġġetti għal dawn ir-Regoli ta' Proċedura huma dawk stipulati fl-Artikolu 285 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-partijiet għandhom ikollhom il-presidenza tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni, b'mod alternat, għal perijodu ta' 12-il xahar. L-ewwel perijodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni u jispiċċa fl-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Ħlief meta jkun miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jiltaqa' regolarment u mill-inqas darba fis-sena. Laqgħat speċjali tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni jistgħu jsiru fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu.

2.   Il-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandhom jitlaqqgħu mill-President tiegħu f'post u f'data li l-Partijiet jaqblu dwarhom. L-avviż li jsejjaħ il-laqgħa għandu jinħareġ mis-segretarjat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni sa mhux aktar tard minn 28 jum kalendarju qabel il-laqgħa, sakemm il-Partijiet ma jiftehmux mod ieħor.

3.   Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-kummerċ għandu jiltaqa' mill-inqas darba fis-sena u meta ċ-ċirkostanzi jeħtieġu dan, bi ftehim reċiproku tal-partijiet. Il-laqgħat għandhom jissejħu mill-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-kummerċ f'post, f'data, u bil-mezzi maqbula mill-Partijiet. L-avviż li jsejjaħ il-laqgħa għandu jinħareġ mis-segretarjat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-kummerċ sa mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-laqgħa, sakemm il-Partijiet ma jiftiehmux mod ieħor.

4.   Kull fejn possibbli, il-laqgħat regolari tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandhom jissejħu fi żmien xieraq qabel il-laqgħat regolari tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

5.   F'każijiet eċċezzjonali, u jekk jaqblu dwar dan il-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni jistgħu jsiru permezz ta' kwalunkwe mezz teknoloġiku li jintlaħaq qbil dwaru, bħal vidjokonferenza.

Artikolu 4

Delegazzjonijiet

Qabel kull laqgħa, il-Partijiet għandhom jiġu infurmati, permezz tas-segretarjat tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni, dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni li ser tattendi l-laqgħa fuq kull naħa.

Artikolu 5

Segretarjat

1.   Uffiċjal tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna u uffiċjal tal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin tar-Repubblika tal-Każakistan għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni. Huma għandhom iwettqu kompiti segretarjali b'mod konġunt u fi spirtu ta' fiduċja u kooperazzjoni reċiproċi, sakemm dawn ir-Regoli ta' Proċedura ma jipprovdux mod ieħor.

2.   Uffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u uffiċjal tar-Repubblika tal-Każakistan li jkunu responsabbli għall-kummerċ u għall-kwistjonijiet relatati mal-kummerċ għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-kummerċ.

Artikolu 6

Korrispondenza

1.   Il-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandha tintbagħat lil wieħed mis-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni, li min-naħa tiegħu ser jinforma lis-segretarju l-ieħor.

2.   Is-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandhom jiżguraw li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Kooperazzjoni tintbagħat lill-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, bħad-dokumenti msemmija fl-Artikolu 7.

3.   Il-korrispondenza mill-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni f'ismu jew f'isimha lid-destinatarji mis-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni. Din il-korrispondenza għandha tiġi ċċirkolata, meta xieraq, skont l-Artikolu 7.

Artikolu 7

Dokumenti

1.   Id-dokumenti għandhom jiġu ċċirkolati permezz tas-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni.

2.   Parti għandha tibgħat id-dokumenti tagħha lis-segretarju tagħha li għandu jittrażmetti dawn id-dokumenti lis-segretarju tal-Parti l-oħra.

3.   Is-segretarju tal-Unjoni għandu jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti rilevanti tal-Unjoni u għandu jikkopja sistematikament lis-segretarju tar-Repubblika tal-Każakistan f'din il-korrispondenza.

4.   Is-segretarju tar-Repubblika tal-Każakistan għandu jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti rilevanti tar-Repubblika tal-Każakistan u għandu jikkopja sistematikament lis-segretarju tal-Unjoni f'din il-korrispondenza.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandhom ikunu bil-magħluq. Meta Parti tissottometti informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lill-Kumitat ta' Kooperazzjoni, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

Artikolu 9

Aġendi għal-laqgħat

1.   Is-segretarjat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jfassal aġenda provviżorja kif ukoll abbozz tal-konklużjonijiet operattivi kif previst fl-Artikolu 10 abbażi tal-proposti li jsiru mill-Partijiet għal kull laqgħa tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni. L-aġenda provviżorja għandha tinkludi punti li s-segretarjat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni jkun rċieva mingħand xi waħda mill-Partijiet biex jiddaħħlu fl-aġenda. Punti fuq l-aġenda għandhom ikunu appoġġati b'dokumenti rilevanti u ppreżentati mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-laqgħa.

2.   L-aġenda provviżorja, flimkien mad-dokumenti rilevanti, għandha tiġi ċċirkolata skont l-Artikolu 7, u mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-laqgħa.

3.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Kwalunkwe punt għajr dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista' jiddaħħal fl-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu dwaru.

4.   Il-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni jista', bi qbil mal-Parti l-oħra, jistieden rappreżentanti ta' korpi oħra tal-Partijiet jew esperti indipendenti f'xi qasam fuq bażi ad hoc biex jattendu l-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni sabiex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari. Il-partijiet għandhom jiżguraw li dawk ir-rappreżentanti jew esperti jirrispettaw kull rekwiżit ta' kunfidenzjalità.

5.   Il-President tal-laqgħa tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-perijodi ta' żmien previsti fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jitqiesu ċirkostanzi speċjali.

Artikolu 10

Minuti u konklużjonijiet operattivi

1.   L-abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jitħejja b'mod konġunt mis-segretarji tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw għal kull punt fl-aġenda:

(a)	lista tal-parteċipanti fil-laqgħa, lista tal-uffiċjali li jakkumpanjawhom u lista ta' kull osservatur jew espert li jattendi l-laqgħa;

(b)	dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kumitta ta' Kooperazzjoni;

(c)	dikjarazzjonijiet li l-Kumitat ta' Kooperazzjoni jitlob li jiddaħħlu fil-minuti; u

(d)	konklużjonijiet operattivi mil-laqgħa, kif previst fil-paragrafu 4.

3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kumitat ta' Kooperazzjoni għall-approvazzjoni fil-laqgħa tiegħu li jkun tmiss. Inkella, dak l-abbozz tal-minuti jista' jiġi approvat bil-miktub. L-abbozz tal-minuti tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-kummerċ għandu jiġi approvat fi żmien 28 jum kalendarju minn kull laqgħa. Għandha tintbagħat kopja lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7.

4.   Abbozz tal-konklużjonijiet operattivi ta' kull laqgħa tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jitħejja mis-segretarju tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni tal-Parti li jkollha l-presidenza tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni. Dak l-abbozz tal-konklużjonijiet operattivi għandu jiġi ċċirkolat lill-Partijiet flimkien mal-aġenda, normalment mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa li jmiss. Dak l-abbozz tal-konklużjonijiet operattivi għandu jiġi aġġornat waqt li tkun għaddejja l-laqgħa biex fi tmiem il-laqgħa, sakemm ma jkunx ġie miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni jadotta konklużjonijiet operattivi li jkunu jirriflettu l-azzjonijiet ta' segwitu mill-Partijiet. Ladarba jkun hemm qbil dwarhom, il-konklużjonijiet operattivi għandhom jiġu mehmużin mal-minuti u l-implimentazzjoni tagħhom għandha tiġi rieżaminata waqt kwalunkwe laqgħa sussegwenti tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni. Għal dak l-għan, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jadotta mudell li jippermetti li kull punt ta' azzjoni jiġi identifikat fi skadenza speċifika.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   F'każijiet speċifiċi fejn il-Ftehim jagħti s-setgħa li jittieħdu deċiżjonijiet jew jagħmlu rakkomandazzjonijiet jew fejn tali setgħa tkun ġiet iddelegata lilu mill-Kunsill ta' Kooperazzjoni, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jieħu dawk id-deċiżjonijiet jew jagħmel dawk ir-rakkomandazzjonijiet. Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jieħu deċiżjonijiet u jagħmel rakkomandazzjonijiet bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet u malli jitlestew il-proċeduri interni rispettivi. Kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni u awtentikata mis-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni.

2.   Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Il-proċedura bil-miktub għandha tikkonsisti minn skambju ta' noti bejn is-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni, li jaġixxu bi ftehim mal-Partijiet. Għal dak l-għan, l-abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandu jiġi ċċirkolat bil-miktub skont l-Artikolu 7 sa mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-laqgħa, f'liema perijodu ta' żmien kwalunkwe riżerva jew emenda trid issir magħrufa. Il-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni jista' jqassar, f'konsultazzjoni mal-Partijiet, il-perijodi ta' żmien speċifikati f'dan il-paragrafu biex jitqiesu ċirkostanzi speċjali. Ladarba jkun hemm qbil dwar it-test, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-President tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni u awtentikata mis-segretarji tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni.

3.   L-atti tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandhom jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament. Kull Deċiżjoni jew Rakkomandazzjoni tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-adozzjoni tagħha sakemm ma jkunx previst mod ieħor.

4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu ċċirkolati lill-Partijiet skont l-Artikolu 7.

5.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkommandazzjonijiet tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 12

Rapporti

Il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jirrapporta għand il-Kunsill ta' Kooperazzjoni dwar l-attivitajiet tiegħu u tas-sottokumitati speċjalizzati jew kwalunkwe korp ieħor f'kull laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

Artikolu 13

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali tal-Partijiet.

2.   Il-lingwi ta' ħidma tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandhom ikunu l-Ingliż u r-Russu. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mħejjija f'dawk il-lingwi.

Artikolu 14

Spejjeż

1.   Kull Parti għandha tkopri l-ispejjeż li hija tagħmel biex tipparteċipa fil-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, tal-ivvjaġġar u tan-nefqa tas-sussistenza kif ukoll tan-nefqa tal-posta u tat-telekomunikazzjonijiet.

2.   In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tospita dawk il-laqgħat.

3.   L-ispejjeż marbuta mal-interpretazzjoni waqt il-laqgħat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni u mat-traduzzjoni ta' dokumenti mill-Ingliż għar-Russu jew mir-Russu għall-Ingliż, kif imsemmi fl-Artikolu 13(2), għandhom jitħallsu mill-Parti li tospita dawk il-laqgħat.

L-interpretazzjoni u t-traduzzjoni minn lingwi oħra jew għalihom għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li titlobhom.

4.   F'każijiet meta tkun meħtieġa t-traduzzjoni ta' dokumenti għal-lingwi uffiċjali tal-Unjoni, l-ispiża għandha titħallas mill-Unjoni.

Artikolu 15

Emendar tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati b'deċiżjoni tal-Kunsill tal-Kooperazzjoni skont l-Artikolu 268(1) tal-Ftehim.

Artikolu 16

Sottokumitati speċjalizzati jew kwalunkwe korp ieħor

1.   Is-sottokumitati huma komposti minn rappreżentanti tal-Partijiet involuti fil-kwistjonijiet speċifiċi li għandhom jiġu indirizzati minn kull sottokumitat speċjalizzat. Sakemm ma jkunx previst mod ieħor mill-Ftehim jew miftiehem fil-Kunsill ta' Kooperazzjoni, dawn ir-Regoli ta' Proċeduri għandhom jiġu applikati mutatis mutandis għal kull sottokumitat jew korp ieħor.

2.   Is-sottokumitati jistgħu, fl-oqsma rispettivi ta' kompetenza tagħhom, fost l-oħrajn:

(a)	jiskambjaw opinjonijiet dwar kwalunkwe punt ta' interess komuni, inkluż miżuri futuri u r-riżorsi meħtieġa għall-implimentazzjoni u l-applikazzjoni tagħhom;

(b)	jagħmlu konsultazzjonijiet regolari u jimmonitorjaw l-implimentazzjoni tal-Ftehim;

(c)	jadotta arranġamenti prattiċi u miżuri dwar kwistjonijiet definiti fil-Ftehim;

(d)	jagħmlu rakkomandazzjonijiet;

(e)	jekk tingħatalhom is-setgħa mill-Kunsill ta' Kooperazzjoni, jaġixxu f'ismu biex jimplimentaw id-deċiżjonijiet tiegħu skont l-Artikolu 1(3) tar-Regoli ta' Proċedura tal-Kunsill ta' Kooperazzjoni.

3.   Il-laqgħat tas-sottokumitati jew ta' kwalunkwe korp ieħor jistgħu jsiru b'mod flessibbli skont il-bżonn, personalment, jew fi Brussell inkella fir-Repubblika tal-Każakistan jew, pereżempju, permezz ta' vidjokonferenza. Is-sottokumitati u kwalunkwe korp ieħor għandhom jaġixxu bħala pjattaforma għall-monitoraġġ tal-progress, biex jiġu diskussi ċerti kwistjonijiet u sfidi li jirriżultaw minn dan il-proċess u biex jifformulaw rakkomandazzjonijiet u konklużjonijiet operazzjonali.

4.   Is-segretarjat tal-Kumitat ta' Kooperazzjoni għandu jirċievi kopja tal-korrispondenza, id-dokumenti u l-komunikazzjonijiet rilevanti kollha li jikkonċernaw kwalunkwe sottokumitat jew korp ieħor.

Artikolu 17

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom japplikaw mutandis mutatis għall-Kumitat ta' Kooperazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-kummerċ, sakemm ma jkunx previst mod ieħor.

ANNESS

LISTA TA' SOTTOKUMITATI SPEĊJALIZZATI

(1)	Sottokumitat dwar il-Ġustizzja, il-Libertà u s-Sigurtà

(2)	Sottokumitat dwar l-Enerġija, it-Trasport, l-Ambjent u t-Tibdil fil-Klima

(3)	Sottokumitat dwar il-Kooperazzjoni Doganali