52006DC0009

[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 17.1.2006

KOM(2006) 9 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS TARYBAI, EUROPOS PARLAMENTUI IR EUROPOS AUDITO RŪMAMS

Komisijos Veiksmų planas dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos

{SEK(2006) 49}

KOMISIJOS KOMUNIKATASTARYBAI, EUROPOS PARLAMENTUI IR EUROPOS AUDITO RŪMAMS

Komisijos Veiksmų planas dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos

1. ĮVADAS IR PAGRINDINIAI FAKTAI

2004-ieji metai buvo vienuolikti finansiniai metai iš eilės, už kuriuos Europos Audito Rūmai (EAR) pateikė patikinimo pareiškimą (DAS) su išlygomis dėl dalies mokėjimų asignavimų. 2004 metais bendrojo biudžeto DAS buvo teigiamas tik mokėjimams, susijusiems su administracinėmis išlaidomis, pasirengimo narystei pagalbai ir tai žemės ūkio išlaidų daliai, kuri susijusi su integruota vidaus kontrolės sistema (IVKS). Tai sudaro apie 35 % biudžeto išlaidų.

DAS su išlygomis nurodyta, kad Komisijos laukia sudėtingi klausimai įgyvendinant ES biudžetą ir kad ji susiduria su sunkumais, teikdama Audito Rūmams pakankamus audito įrodymus. Visuomenė suvokia DAS su išlygomis kaip griežtą Komisijos atliekamą Sąjungos išteklių valdymo kritiką. Tai dvi priežastys, dėl ko Komisija užsibrėžė strateginį tikslą gauti teigiamą DAS per savo kadenciją.

2005 m. birželio mėn. Komisijos integruotos vidaus kontrolės sistemos plane[1] pateikti pasiūlymai dėl Bendrijos integruotos kontrolės sistemos, kuria siekiama įvykdyti šį tikslą. Šiame komunikate pasiūlyta integruota sistema, kuri padėtų užtikrinti veiksmingesnę ir efektyvesnę ES lėšų vidaus kontrolę ir, kadangi ji atitiktų EAR išvadą Nr. 2/2004[2] dėl veiksmingos ir efektyvios integruotos vidaus kontrolės sistemos, ja remiantis būtų galima pateikti tvirtą pagrindą, kuriuo galėtų pasikliauti Audito Rūmai, rengdami patikinimo pranešimą.

Dabartiniame komunikate:

- pateikiama ataskaita apie veiksmus, kurių imtasi pagal birželio mėnesio komunikate nustatytus tikslus,

- atkreipiamas dėmesys į pagrindinius trūkumus, nurodytus trūkumų įvertinime[3], taip pat atsižvelgiant į Audito Rūmų 2004 m. metinę ataskaitą,

- nurodyti veiksmai, kurių reikia imtis po 2005 m. lapkričio 8 d. ECOFIN išvadų, ir

- atsižvelgiant į pirmiau paminėtus punktus, nurodyta, kokių pagrindinių konkrečių veiksmų reikia imtis bei kokį vaidmenį turėtų atlikti Taryba, valstybės narės ir Europos Parlamentas, siekdami patikimos ir veikiančios integruotos vidaus kontrolės sistemos, kad šiuo komunikatu galėtų remtis Komisija ir galiausiai Audito Rūmai.

2. KONKRETūS VEIKSMų PASIūLYMAI 2006–2007 M.

Toliau išvardyti pasiūlymai sugrupuoti pagal temas ir kiekvienoje grupėje apibūdintas konceptualus kiekvienos priemonės kūrimas: nuo bendros audito nuomonės ir sistemos plano iki trūkumų įvertinimo ir 2005 m. lapkričio 8 d. ECOFIN Tarybos išvadų. Keturios priemonių temos[4] yra šios:

- Supaprastinimas ir bendrieji kontrolės principai (1–4 priemonės)

- Vadovybės deklaracijos ir audito patikinimas (5–8 priemonės)

- Bendras audito metodas: keitimasis rezultatais ir pirmenybės teikimas ekonominei naudai (9–11 priemonės)

- Sektoriui būdingi trūkumai (12–16 priemonės).

2.1. Supaprastinimas ir bendrieji kontrolės principai

Siekiant teisingos pusiausvyros tarp tinkamos kontrolės užtikrinimo ir apsunkinančių taisyklių laikymosi ir biurokratinių reikalavimų vengimo, integruota sistema bus pateikti bendrieji principai, kuriais pabrėžiamas pagrindinių operacijų klaidų rizikos įvertinimo aiškumas, paprastumas ir nuoseklus metodas. Šį metodą turi apsvarstyti teisės aktus leidžianti institucija, pagrindinį dėmesį skirdama atitinkamai kontrolės grandinei ir skirtingų dalyvių atsakomybei.

1 priemonė: Siūlomų 2007–2013 m. teisės aktų supaprastinimo peržiūra

Sistemos plane nurodyta „išnagrinėti galimybę labiau supaprastinti EB lėšų valdymą ir užtikrinti, kad kontrolės reikalavimai būtų proporcingi rizikai“ – tai pagrindinis trūkumas, kurį reikia pašalinti 2007–2013 m. siūlomuose teisės aktuose ir valdant Bendrijos lėšas.

Taryba patvirtino šį metodą ECOFIN išvadų 5 dalyje: „2007–2013 m. programavimo laikotarpio reglamentai turėtų apimti kontrolės reikalavimų supaprastinimą ir juose turėtų būti pateikiamas pagrįstas patikinimas“.

Trūkumų įvertinime taip pat nurodytos kelios valdymo sritys, kuriose labiau tikėtina, kad atsiras neteisėtumo ir pažeidimų atvejų dėl sunkumų, su kuriais susidurs gavėjai, laikydamiesi tinkamumo kriterijų ir kitų sąlygų. Supaprastinus teisės aktus, būtų galima prisidėti prie siekio išvengti tokios rūšies pažeidimų. Gavėjams tenkanti administracinė našta turėtų būti sumažinta ir kuo paprastesnė, kad tarpinės struktūros galėtų teisingai taikyti taisykles.

Komisija atsižvelgs į reguliavimo sistemos supaprastinimą, dalyvaudama derybose dėl 2007–2013 m. teisės aktų. Manoma, kad Taryba ir Europos Parlamentas palaikys tokią iniciatyvą.

2 priemonė: Įtraukti bendruosius vidaus kontrolės principus į pasiūlymą dėl peržiūrėto Finansinio reglamento

ECOFIN išvadose (6 dalis) nurodyta, kad „yra galimybė pritaikyti su vidaus kontrole susijusius bendruosius principus ir veiksnius“, ir tai galėtų padėti „optimizuoti dabartinės kontrolės sistemų veiksmingumą, ekonomiškumą ir efektyvumą“.

Komisijos tarnybų atliktame trūkumų įvertinime nustatyta, kad reikia bendraisiais principais pagrįstos išsamios teisinės sistemos. Ja bus galima garantuoti, kad visoms suinteresuotosioms šalims būtų privalomi pagrindiniai kontrolės principai, ir taip pat bus galima suteikti Audito Rūmams aiškesnį audito valdymo procesų ir tvarkos pagrindą. Norint paaiškinti vidaus kontrolės biudžeto principo aprėptį ir gaires, 2 priede pateikiamas pirmasis projektas.

Taryba ir Europos Parlamentas turėtų pasinaudoti konsultacija dėl peržiūrėto Finansinio reglamento, kad galėtų pateikti savo nuomonę apie tai, ar reikia įtraukti veiksmingesnės ir efektyvesnės vidaus kontrolės biudžeto principą, kuriuo numatomas bendrasis standartas.

3 priemonė: Nustatyti ir suderinti kontrolės strategijos ir įrodymų, kuriais paremtas pagrįstas patikinimas, pateikimą

Kaip nustatyta sistemos plane, pagrindinis integruotos vidaus kontrolės sistemos tikslas – užtikrinti ir pateikti įrodymus, kad priežiūros sistemos ir kontrolės procedūros egzistuoja ir neleidžia viršyti pažeidimų priimtinų rizikos ribų.

Trūkumų įvertinime nurodyta, kad tam tikroje tarnyboje arba programoje dažnai naudojamos tiksliai neapibrėžtos ir neparodytos visos kontrolės strategijos dalys.

ECOFIN pabrėžė (3 dalis), kad „reikiamos kontrolės ir patikinimo procedūros turėtų būti patobulintos, remiantis esama kontrolės struktūra“, kas atitinka Komisijos vertinimą, kad jau atlikta didelė patikinimo procedūros dalis ir kad veiksmingiau parengus jos pristatymą, Audito Rūmams ir biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai galima geriau pateikti patikinimo pagrindus.

Europos Parlamentas paprašė, kad tam tikras asmuo pasirašytų metinę apibendrinančiąją ataskaitą. Komisija laikosi nuomonės, kad, priimdama apibendrinančiąją ataskaitą, ji visiškai prisiima politinę atsakomybę už biudžeto įgyvendinimą ir pareiškia apie savo politinę atskaitomybę biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai. Komisija laikosi tvirtos nuomonės, kad būtų netinkama pakeisti šią kolektyvinę atsakomybę vieno asmens parašu. Tačiau apibendrinančioje ataskaitoje Komisija stengsis aiškiau išreikšti savo politinę atskaitomybę. Komisija patobulins kiekvienos politikos srities kontrolės strategijų pristatymą ir pagerins šių strategijų santraukas veiklos ataskaitoje. Pateikus geresnes Komisijos tarnybų metinių veiklos ataskaitų turinio gaires, šiomis ataskaitomis būtų galima pateikti tvirtą EAR patikinimo pareiškimo (DAS) pagrindą, aiškiai nurodant pagrindą, rengiant generalinio direktoriaus patikinimą dėl veiksmingo klaidų, susijusių su pagrindinių operacijų teisėtumu ir tvarkingumu, rizikos valdymo.

Audito Rūmai turėtų parengti DAS metodiką, kad būtų galima veiksmingai remtis Komisijos tarnybų metinėmis veiklos ataskaitomis ir susijusia Komisijos apibendrinančiąja ataskaita, pagrindinį dėmesį skiriant klaidų, susijusių su pagrindinių operacijų teisėtumu ir tvarkingumu, rizikos valdymui.

4 priemonė: Inicijuoti institucijų dialogą toleruotinos pagrindinių operacijų rizikos tema

Bendroje audito nuomonėje pateikta „toleruotinos klaidų rizikos“ koncepcija, kuri buvo toliau plėtojama komunikate dėl sistemos plano ir ja remiantis buvo sukurtas pagrindinių operacijų klaidų rizikos valdymo pagrįsto patikinimo apibrėžimas. Politinę šio klausimo analizę Europos Parlamentas pateikė savo rezoliucijoje dėl 2003 m. biudžeto įvykdymo patvirtinimo, kurioje taip pat paragino Tarybą dirbti su Parlamentu ir Komisija, siekiant visavertės kontrolės ir audito sistemos sukūrimui suteikti prioritetą ir reikiamą politinį impulsą.

Atsižvelgdama į pirmiau minėtą informaciją, ECOFIN išvadų 17 dalyje Taryba padarė išvadą, kad ji turėtų susitarti su Europos Parlamentu dėl toleruotinos pagrindinių operacijų rizikos, taip pat atsižvelgiant į daugiametį ES finansavimo pobūdį. Komisija taip pat laikosi nuomonės, kad toks susitarimas galėtų padėti Audito Rūmams, pastariesiems baigiant savo patikinimo pareiškimą, nes tuo susitarimu paaiškinami biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijos lūkesčiai ir galima suderinti kontrolės išlaidas su tikėtina nauda.

2006 m. kovo mėn. Komisija inicijuos institucijų dialogą dėl toleruotinos pagrindinių operacijų rizikos pagrindinių principų. Atsižvelgdami į pirmiau minėtą informaciją, Taryba ir Europos Parlamentas turėtų pasiekti pradinį susitarimą dėl šios rizikos iki 2006 m. pabaigos.

2.2. Vadovybės deklaracijos ir audito patikinimas

Vadovybės deklaracijos patvirtina jos atskaitomybę ir skatina Bendrijos lėšų valdytojus įvertinti ir tobulinti savo pagrindines kontrolės sistemas. Kartu su nepriklausomų auditorių patikinimu šios deklaracijos sudaro struktūros dalį, kuria pateikiamas patikinimas Komisijai ir galiausiai – Audito Rūmams.

5 priemonė: Skatinti nacionalines veiklos lygio vadovybės deklaracijas ir apibendrinančiąsias ataskaitas

Komunikate dėl sistemos plano Komisija toliau nagrinėjo Europos Parlamento pasiūlymą, pateiktą tvirtinant 2003 m. biudžeto įvykdymą, kad valstybės narės turėtų pateikti metines ex-ante atskleidimo ataskaitas ir ex-post patikinimo deklaracijas aukščiausiu politiniu lygiu.

Komisijos tarnybų atliekamame trūkumų įvertinime nurodytos kelios sritys, kuriose vadovybės deklaracijomis būtų galima patobulinti visų pirma pasidalijamojo, bendro ir netiesioginio centralizuoto valdymo priežiūrą ir išsamų tyrimą.

ECOFIN šiek tiek paprieštaravo dėl valstybių narių deklaracijų klausimo ir padarė išvadą, kad „esamos veiklos lygio deklaracijos gali būti svarbios patikinimo priemonės“ (12 dalis), bet nepritarė dėl nacionalinių deklaracijų naudos.

Atsižvelgdama į pirmiau pateiktą išvadą, Komisija sieks užtikrinti, kad esamos deklaracijos ir tos, kurios bus numatytos būsimuose teisės aktuose, turėtų daugiausia įtakos tobulinant atitinkamų pasidalijamojo ir netiesioginio centralizuoto valdymo kontrolės struktūrų veiksmingumo patikinimą. Be to, kadangi yra daug tarpinių struktūrų, galima gauti daug naudos, turint vieną kontaktinę įstaigą, pvz., žemės ūkio sektoriaus koordinavimo įstaigos, kurios gali skatinti suderintą kontrolės taikymą per mokymą ir gaires bei pateikti kiekvienos veiklos lygio vadovybės patikinimų nacionalinę apibendrinančiąją ataskaitą bei priemones, kurių imamasi trūkumams pašalinti.

Valstybės narės turėtų paskirti kiekvienos politikos srities nacionalinę koordinavimo įstaigą, kuri, pvz., galėtų teikti visoms suinteresuotosioms šalims patikinimo apžvalgą, susijusią su Bendrijos veiksmais pagal pasidalijamąjį ir netiesioginį valdymą jų valstybėse narėse. Valstybių narių bendradarbiavimas yra būtinas, norint užtikrinti tokį apžvalgos teikimą būsimuose teisės aktuose ir prižiūrėti, kaip tai įgyvendinama, įdiegiant taisykles ir gaires, pritaikytas susitarimams dėl patikinimo, susijusio su politikos sričiai skirtomis Bendrijos lėšomis.

6 priemonė: Išnagrinėti vadovybės deklaracijų naudą, kuri nesusijusi su pasidalijamuoju ir netiesioginiu centralizuotu valdymu

Vadovybės deklaracijos galėtų vaidinti svarbų vaidmenį išorės politikos srityse ir šiek tiek mažesnį vaidmenį vidaus politikos srityse, skatinant skirti daugiau dėmesio veiksmingos vidaus kontrolės svarbai, kaip jau numat yta dėl pasidalijamojo valdymo.

Komisija išnagrinės galimybę, kur tai tinka, įdiegti vadovybės deklaracijas bendrojo ir decentralizuoto valdymo srityse.

Taryba ir Europos Parlamentas turėtų atidžiai išnagrinėti naujų teisės aktų pasiūlymuose pateiktų vidaus kontrolės struktūrų ir procedūrų tinkamumą.

7 priemonė: Skatinti geriausią praktiką didinant projektų auditų ekonominę naudą

Sistemos plane daugeliu atvejų numatyta, kaip nepriklausomi auditoriai gali suteikti papildomą patikinimą dėl pagrindinių operacijų. Ir trūkumų įvertinime, ir bendroje audito nuomonėje nurodyta šališkumo rizika, kai auditorių pasirenka gavėjas arba tarpinė struktūra arba kai Komisija tiesiogiai nesinaudoja jo išvada dėl ribotos aprėpties arba turinio.

Ekspertų grupė aptarė galimybę naudotis procedūromis, dėl kurių susitarta, o tai reiškia, kad reikia skaidraus pagrindinių tinkamumo kriterijų patikrinimo ir palyginti didesnio lygio patikinimo dėl šių išlaidų.

Remdamasi didele savo tarnybų darbo su audito sertifikatais patirtimi, Komisija plėtos pasiūlymus dėl trečiosios šalies audito institucijų patikinimo lygio optimizavimo projekto lygiu.

Valstybės narės turėtų aktyviai dalyvauti, daugiau naudodamosi nepriklausomo audito rezultatais kontrolės grandinėje, ir įtraukti šį aspektą į savo ES lėšų kontrolės gaires.

8 priemonė: Palengvinti papildomą aukščiausiųjų audito institucijų (AAI) patikinimą

Sistemos plane siūlomas aukščiausiųjų audito institucijų vaidmuo „prižiūrėti EB lėšų kontrolės sistemas“ bei pateikti nepriklausomą išvadą apie galimas vadovybės deklaracijas.

Trūkumų įvertinime nurodytos kelios pasidalijamojo valdymo sritys, kurių atžvilgiu AAI galėtų pridėti patikinimą, pateikdamos savo nuomonę dėl ES lėšų valdymo arba laikydamosi nacionalinių lėšų audito sistemos, kurioje numatytas bendras Bendrijos projektų finansavimas.

Taryba (14 dalis) pripažino, kad kelios aukščiausiosios audito institucijos nori papildomai aptarti, kaip galėtų daugiau prisidėti prie ES lėšas reglamentuojančios integruotos kontrolės sistemos, nesukeldamos pavojaus savo savarankiškumui. Europos Sąjungos aukščiausiųjų audito institucijų vadovų ryšių komitetas ir toliau prisideda prie sistemos tobulinimo bei planuoja tęsti šį darbą 2006 m.[5]

Bendradarbiaudama su Europos Audito Rūmais, Komisija stiprins savo dialogą su AAI ir analizuos, kaip būtų galima papildyti ir sustiprinti esamą patikinimą, remiantis dabartinėmis AAI ataskaitomis.

Valstybės narės turėtų paraginti savo nacionalinius ir regioninius parlamentus, kad jie paprašytų AAI ES lėšų audito ir patikinimo savo lygiu. Šių ataskaitų išvadas taip pat turėtų gauti Komisija ir Europos Audito Rūmai.

2.3. Bendras audito metodas: keitimasis rezultatais ir pirmenybės teikimas ekonominei naudai

Siekiant sumažinti kontrolės darbo dubliavimąsi ir padidinti kontrolės lygį, kuriuos galima pasiekti su ribotais ištekliais, keitimasis tiksliai apibūdinta ir dokumentais pagrįsta kontrolės informacija gali padėti pasikliauti kontrole kiekviename grandinės lygyje. Įforminus kiekvieno lygio išlaidų ir naudos įvertinimą, bus galima įrodyti, kad egzistuojančiomis kontrolės procedūromis buvo optimizuota likusi pagrindinių operacijų klaidų rizika.

9 priemonė: Parengti veiksmingas priemones keistis audito ir kontrolės rezultatais bei skatinti bendrą audito metodą

Pagal bendrą audito koncepciją keitimasis audito duomenimis – tai pagrindinė priemonė tobulinti audito tikslų nustatymą ir kontrolės pastangas. Sistemos plane numatytas „darbo programų koordinavimas ir galimybė kiekvienai kontrolės institucijai gauti kitų institucijų darbo rezultatus“. Trūkumų įvertinime nurodyta, kad audito duomenimis pageidaujama keistis visose Komisijos tarnybų valdymo srityse, o per kontrolės grandinę – tarp Komisijos ir valstybių narių arba trečiųjų šalių. ECOFIN (6 dalis) prašo paaiškinti „vidaus kontrolės bendrą auditą“.

Komisija remsis savo dabartine apskaitos sistema ir savo audito stebėjimo priemonių infrastruktūra, kad pagerintų įvairių suinteresuotųjų šalių keitimąsi audito praktika ir šios veiklos koordinavimą.

Valstybės narės raginamos toliau aktyviai bendradarbiauti su atitinkamomis Komisijos tarnybomis, priimant sprendimus dėl audito strategijos, audito gairių, audito planavimo ir dalijimosi rezultatais bei poauditinių priemonių.

10 priemonė: Sudaryti kontrolės išlaidų pradinę sąmatą ir analizę

Audito Rūmų bendroje nuomonėje ir sistemos plane pabrėžtas poreikis pasiekti tinkamą kontrolės išlaidų ir naudos pusiausvyrą.

Atlikus trūkumų įvertinimą paaiškėjo, kad daugumai Komisijos tarnybų reikia iš esmės tobulinti išlaidų sąmatos koncepciją.

Taryba (5 dalis) paprašė Komisijos įvertinti kontrolės sąnaudas pagal išlaidų sritis.

Pradėdama išsamiau analizuoti kontrolės sąnaudas, Komisija pirmiausia įvertins pagrindinių politikos sričių pradines sąnaudas, remdamasi nuoseklia metodika ir siekdama pateikti rezultatus 2007 m. pradžioje.

Valstybių narių buvo paprašyta laiku ir Komisijos nustatyta palyginama forma pateikti duomenis apie išlaidų kontrolės sąnaudas pagal pasidalijamąjį ir centralizuotą netiesioginį valdymą.

11 priemonė: Inicijuoti bandomuosius naudos įvertinimo projektus

Be ekonominės naudos aptarimo sistemos plane ir Tarybos išvadose, trūkumų įvertinime taip pat nurodyti sunkumai, su kuriais susidurta nustatant ir kiekybiškai vertinant iš įvairių vidaus kontrolės aspektų gautą naudą, inter alia, su reputacija susijusius klausimus, atgrasantį arba drausminantį poveikį ir geriausios praktikos skleidimą įvairiose gavėjų bendruomenėse.

Turėdama omenyje šiuos sunkumus, Komisija pradės vidaus politikos sričių bandomąjį tyrimą, įskaitant mokslinį tyrimą, kad kiekybiškai įvertintų su konkrečia kontrolės strategija susijusią naudą, siekdama įtraukti išlaidų ir naudos metodą į pagrindinių operacijų klaidų rizikos valdymą.

Tarybos ir Europos Parlamento buvo paprašyta įtraukti šių bandomųjų tyrimų rezultatus į savo svarstymus dėl toleruotinos pagrindinių operacijų rizikos.

2.4. Sektoriui būdingi trūkumai

Dėl labai nevienalyčio atskirų ES politikos sričių pobūdžio turėtų būti galima lanksčiai taikyti integruotą sistemą, jeigu ji bus optimaliai įgyvendinta. Remdamosi trūkumų įvertinime atlikta išsamia analize, Komisijos tarnybos dabar gali įdiegti atitinkamą kontrolę, kuri kartu su atitinkamu atskaitomybės lygiu užtikrintų, jog kontrolės veiksmingumą būtų galima lengvai įrodyti.

12 priemonė: Pašalinti dalyvaujančių tarnybų nustatytus trūkumus [6]

Sistemos plane Komisija nurodė savo tarnyboms [7] nustatyti trūkumus ir pasiūlyti veiksmų planus, kad būtų užbaigta kontrolės sistema, kuria Audito Rūmai galėtų pagrįsti reikiamą patikinimą. Trūkumų įvertinimo ataskaita[8] buvo papildomai aptarta su ekspertų grupe, sudaryta valstybių narių administracijų atstovų.

Trūkumų įvertinime pagal kiekvieną paslaugą išsamiai palyginami kontrolės principai, kuriuos Audito Rūmai nustatė savo bendroje audito nuomonėje, ir dabartinės kontrolės procedūros arba numatytosios 2007–2013 m. teisės aktuose. Šiuo metu šie trūkumų įvertinimai atnaujinti pagal neoficialų dvišalį bendravimą su Audito Rūmų darbuotojais.

Kiekviena Komisijos tarnyba imsis priemonių pagal įprastą Strateginio planavimo ir programavimo ciklą, kad pašalintų šiuos trūkumus metiniuose valdymo planuose ir pateiktų pažangos ataskaitą metinėse veiklos ataskaitose.

Įgyvendinant priemones, valstybės narės raginamos bendradarbiauti su Komisijos tarnybomis, o kai priemonės susijusios su teisės aktų pakeitimais, Taryba ir Europos Parlamentas turėtų svarstyti tokius pakeitimus.

13 priemonė: Analizuoti regionines pasidalijamojo valdymo (ypač struktūrinių fondų) kontrolės procedūras ir esamų pareiškimų vertę

Kaip paprašė ECOFIN Taryba, iki 2006 m. pabaigos Komisija išnagrinės, kaip dabar diegiamos struktūrinių fondų kontrolės procedūros sektorių ir regionų lygiu, įskaitant atrankinius patikrinimus, mokėjimo institucijas ir likvidavimo įstaigas bei dabartinių pareiškimų ir deklaracijų vertę, remdamasi metine atskaitomybe, kurią valstybių narių institucijos turi pateikti iki 2006 m. birželio 30 d. pagal Reglamento (EB) Nr. 438/2001 13 straipsnį, ir Komisijos tarnybų atliktu auditu.

Valstybės narės turėtų užtikrinti, kad atitinkama informaciją apie struktūrinius fondus, kurią institucijos turi pateikti pagal 13 straipsnį, būtų pateikiama, laikantis siūlomo plano. Dvišaliuose metiniuose susitikimuose su valstybių narių auditoriais bus taip pat aptartas klausimas, kaip valstybės narės gali veiksmingiausiai pateikti Komisijai patikinimą.

14 priemonė: Pateikti išsamesnes, su struktūriniais fondais susijusias klaidų rizikos valdymo gaires

Sistemos plane nurodytos kelios struktūrinių fondų veiklos [9] sritys, kurias reikia tobulinti, taip prisidedant prie dabartinių ir būsimų pagrindinių operacijų klaidų rizikos valdymo.

Taryba (ECOFIN išvadų 6 dalis) paprašė paaiškinti keletą klausimų, kurių daugelis buvo aptarti trūkumų įvertinime. Atsakingosios tarnybos sustiprins esamą vadovavimą, kad gavėjai ir tarpininkai galėtų priimti tikslinį metodą, siekdami sumažinti pagrindinių operacijų klaidų skaičių, sistemingiau dirbdamos su kontrole susijusį darbą ir intensyviau vykdydamos informacinę veiklą, kuri susijusi su gavėjais. Ypatingas dėmesys taip pat bus skiriamas mokėjimo institucijų vaidmeniui ir atsakomybei, suteikiant patikinimą dėl struktūrinių fondų.

Valstybių narių prašoma paramos plėtojant ir įdiegiant struktūrinių fondų gaires ten, kur jų labiausiai reikia, o taip pat jas platinant.

15 priemonė: Skatinti struktūrinių fondų „pasitikėjimo sutarčių“ iniciatyvą

Sistemos plane pasitikėjimo sutartis laikoma iniciatyva, kuri gali padėti veiksmingai vykdyti kontrolės procedūras programavimo laikotarpiu.

Trūkumų įvertinime nurodyta, kad pagal pasitikėjimo sutarties iniciatyvą kiekvienais metais teikiamas audito patikinimas, kurį galima palyginti su tuo, kuris siūlomas naujajam laikotarpiui, ir todėl ši iniciatyva ypač domina kaip priemonė, kuria galima pagerinti einamojo programavimo laikotarpio patikinimą, ir tuo, kad tai – priemonė pasirengti kitam programavimo laikotarpiui.

ECOFIN išvados (11 dalis) suteikė papildomą impulsą šiai priemonei, ir penkios valstybės narės (Danija, Nyderlandai, Austrija, Portugalija ir Jungtinė Karalystė) neseniai politiškai įsipareigojo pasirašyti tokias sutartis.

Valstybės narės turėtų taikyti pasitikėjimo sutartis struktūrinių fondų veikloje, siekdamos pateikti einamojo laikotarpio patikinimą ir taip pat padėti pamatus kitam programavimo laikotarpiui. To nedarančios valstybės narės turėtų apsvarstyti, kaip pateikti dabartinio laikotarpio patikinimą, kurį būtų galima palyginti, ir kaip jos parengs savo kontrolės sistemas kitam programavimo laikotarpiui.

16 priemonė: Nustatyti bendras gaires kiekvienai politikos sričiai

Pagal sistemos planą reikia imtis priemonių, siekiant „tobulinti bendradarbiavimo susitarimus, atsižvelgiant į bendrą audito metodą, ir užbaigti esamas gaires, taikomas bendriesiems principams ir standartams, kurie susiję su audito būdais, pagrindinėmis kontrolės procedūromis ir patikrinimų vietoje strategija“.

Kaip nurodyta trūkumų įvertinime, daugelyje politikos sričių jau padaryta didelė pažanga dvišalėmis diskusijomis apie klaidų dažnius, lėšų susigrąžinimą, audito metodus (rizikos ir reprezentatyviosios atrankos) ir patikrinimus vietoje. Šios iniciatyvos bus toliau plėtojamos 2006 m.

Siekdama, kad kiekvienoje politikos srityje būtų priimti nuoseklūs metodai, atitinkantys vidaus kontrolės sistemą, Komisija įformins kiekvienos politikos srities gaires 2006–2007 m.

Kadangi tai daugiausia yra Komisijos vidaus priemonė, Tarybai, Parlamentui ir Audito Rūmams turėtų būti naudinga šios srities pažanga, nes tarnybos aiškiau ir nuosekliau atsiskaitytų metinėse veiklos ataskaitose.

3. IšVADOS

Komisija ir valstybės narės turi kartu užtikrinti, kad Audito Rūmai rastų audito įrodymų, patvirtinančių tinkamą klaidų rizikos valdymo pažangą (atsižvelgdami į priimtiną toleruotiną lygį).

Visos tarnybos šalins trūkumus, kurie nurodyti jų trūkumų įvertinime. Remiantis tuo, kad gautos teigiamos išvados dėl administracinių išlaidų, pasirengimo narystei pagalbos, Europos plėtros fondo ir tos žemės ūkio išlaidų dalies, kuri susijusi su integruota administravimo ir kontrolės sistema (IAKS), pirmieji spręstini horizontalūs klausimai bus susiję su vidaus politikos sritimis ir struktūriniais fondais.

Tačiau apie 80 % biudžeto Komisija vykdo kartu su valstybėmis narėmis ir tikisi, kad valstybės narės turės teisingai taikomą tinkamą kontrolės sistemą. Jos turėtų užtikrinti, kad Komisijos vardu vykdomas pinigų valdymas sumažina netinkamų išlaidų riziką iki priimtino lygio ir kad jos gali tai įrodyti nacionaliniams ir Bendrijos auditoriams.

Todėl Komisija primygtinai prašo valstybių narių, Tarybos ir Europos Parlamento pagalbos, kaip nurodyta pirmiau ir 1 priede, užtikrinti sėkmingą rezultatą Europos Sąjungai ir jos piliečiams.

PRIEDAS 1 Summary of action plan and requested support from other Institutions

Simplification and common control principles |

1 | Simplification review of proposed 2007-13 legislation | The Commission will keep under consideration the simplification of the regulatory framework during the negotiations on all the 2007-2013 legislation. Council and the European Parliament are considered to support such initiatives. | June 2006 |

2 | Integrate common internal control principles in the proposal for the revised Financial Regulation | The Council and the European Parliament should use the opportunity of the consultation on the revised Financial Regulation to give their opinion on the need to insert a budgetary principle on effective and efficient internal control providing a common standard. | February 2006 |

3 | Establish and harmonise better the presentation of control strategies and evidence providing reasonable assurance | The Court of Auditors should be able to develop its DAS-methodology so as to rely effectively on the Annual Activity Reports of the Commission services and the related synthesis report at Commission level, focussing on the management of the risk of error in the legality and regularity of the underlying transactions. | End 2006 |

4 | Initiate inter-institutional dialogue on risks to be tolerated in the underlying transactions | The Commission will initiate an inter-institutional dialogue in March 2006 on the basic principles to be considered regarding the risks to be tolerated in the underlying transactions. On this basis, the Council and the European Parliament should reach an initial agreement regarding these risks by end 2006. | December 2006 |

Management declarations and audit assurance |

5 | Promote operational level management declarations and synthesis reports at national level | Member States should designate a national coordinating body per policy area which can for example provide all stakeholders with an overview of the assurance available in respect of Community actions under shared and indirect management in their Member State. The cooperation of Member States is necessary when ensuring such a provision in forthcoming legislation, and steering its implementation via implementing rules and guidance, adapted to the arrangements for providing assurance on Community funds for the policy area. | End 2006 |

6 | Examine the utility of management declarations outside shared and indirect centralised management | Council and the European Parliament should carefully examine the appropriateness of internal control structures and procedures proposed in the new legislative proposals. | Permanent action |

7 | Promote best practices for increasing cost-benefit of audits at project level | Member States should actively participate in enhancing the usability of independent audit results in the chain of control and integrate this aspect in its guidance for controlling EU-funds. | 2006 and later on permanent concern |

8 | Facilitate additional assurance from SAIs | Member States should invite their national and regional Parliaments to ask their SAIs for audit and assurance on EU-funding at their level. The conclusions of these reports should also be made available to the Commission and the European Court of Auditors. | End 2006 |

Single audit approach: sharing of results and prioritising cost-benefit |

9 | Construct effective tools for the sharing of audit and control results & promote the single audit approach | Member States are called on to continue to cooperate actively with the relevant Commission services in fixing audit strategies, audit guidance, planning of audits and sharing of the results and their follow-up. | 2006 and later on permanent concern |

10 | Conduct an initial estimation and analysis in the costs of controls | Member States are asked to deliver data on costs for the control of expenditure under shared and centralised indirect management in good time and in a comparable format to be defined by the Commission. | By February 2007 |

11 | Initiate pilot projects on evaluating benefits | Council and the European Parliament are asked to integrate the results of these pilot studies in their reflections regarding the risks to be tolerated in the underlying transactions. | From mid 2007 onwards |

Sector-specific gaps |

12 | Address the gaps identified by participating services | Member States are called upon to cooperate with the Commission services in the implementation of actions, and where the actions involve changes to legislation the Council and the European Parliament should be open to considering such amendments. | Permanent action |

13 | Analyse the controls under Shared Management (in particular Structural Funds) at regional level and the value of existing statements | Member States should ensure that the relevant information to be provided by the Authorities under Article 13 for Structural Funds, is delivered in accordance with the proposed time table. The issue of how Member States can provide assurance to the Commission in the most efficient and effective manner, will also be discussed during the bilateral annual meetings with the Member States’ auditors. | June 2006 End 2006 |

14 | Provide greater guidance for structural funds on managing the risk of error | Support is requested from Member States in developing and implementing the guidance for Structural Funds where it is most needed, and in its distribution and dissemination. | End 2006 Dissemination: 2007 |

15 | Promote the ‘Contracts of Confidence’ initiative for Structural Funds | Member States should implement for Structural Funds the ‘Contracts of Confidence’ to provide assurance for the current period, and also to lay the groundwork for the next programming period. Those that do not should reflect on how to provide comparable assurance on the present period and how they will prepare their control systems for the next programming period. | September 2006 |

16 | Establish common guidelines per policy family | As this is mainly an internal Commission measure, Council, European Parliament and Court of Auditors should benefit from the progress made in this domain through clearer and more coherent reporting in the Annual Activity Reports of the services. | From 2006 onwards |

2 PRIEDAS Veiksmingos vidaus kontrolės principo projekto metmenys

1. Biudžeto vykdymą reikia užtikrinti veiksminga vidaus kontrole pagal kiekvieną valdymo sritį.

2. Biudžeto vykdymo tikslais vidaus kontrolė apibrėžiama kaip procesas, taikomas visose kontrolės grandyse ir skirtas suteikti pagrįstą patikinimą dėl šių tikslų įvykdymo:

3. veiklos veiksmingumas ir efektyvumas,

4. finansinės atskaitomybės patikimumas,

5. turto ir informacijos apsauga bei sukčiavimo ir pažeidimų prevencija ir nustatymas,

6. tinkamas rizikos, susijusios su pagrindinių operacijų teisėtumu ir tvarkingumu, valdymas.

7. Veiksminga vidaus kontrolė paremta geriausia tarptautine praktika ir visų pirma susideda iš šių pagrindinių sudėtinių dalių: užduočių atskyrimas; tinkamos žinios ir įgūdžiai, kurių reikia paskirtoms užduotims atlikti; tinkama rizikos valdymo ir kontrolės strategija; etiško elgesio skatinimas, interesų konfliktų vengimas; susijusios informacijos ir gairių perdavimas; tinkama audito duomenų seka; duomenų vientisumas duomenų sistemose; veiklos stebėsena; nustatytų vidaus kontrolės trūkumų ir išimčių procedūros. Tokios sudėtinės dalys reguliariai vertinamos.

8. Veiksminga visų veiklos sričių vidaus kontrolė priklauso nuo šių principų: tinkama gavėjo kontrolė; susitarta rizikos strategija, norint susieti kontrolės sąnaudas su valdomu rizikos lygiu; kontrolės rezultatai, kuriais gali naudotis visi atitinkami kontrolės grandinės dalyviai; aiškūs ir nedviprasmiai teisės aktai ir gairės; atgrasančių nuobaudų taikymas anksčiausiame kontrolės grandinės etape bei metinio valdymo patikinimo pateikimas atitinkamu lygiu, kad būtų galima pateikti pagrįstą patikinimą dėl pagrindinių operacijų teisėtumo ir tvarkingumo.

[1] KOM(2005) 252.

[2] OL C107, 2004 4 30, p. 1 (Bendra audito nuomonė).

[3] SEK(2006)49, papildantis šį komunikatą.

[4] Visų priemonių ir susijusių Tarybos ir Europos Parlamento klausimų apžvalga pateikta 1 priede.

[5] Kaip priimta šio komiteto posėdyje Stokholme 2005 m. gruodžio 5–6 d.

[6] Trūkumų įvertinime dalyvaujančių GD veikla viršija tam tikrą EUR ribą ir jie atitinka kitus būtinus kriterijus.

[7] Pateikti tokį trūkumų įvertinimą buvo paprašytos tik tos tarnybos, kurios patyrė didelių išlaidų įvairiose valdymo srityse.

[8] SEK(2005) 1152.

[9] Pirminė kontrolė (suteiktos paslaugos tikrumo ir deklaruotų išlaidų patikrinimai) yra arba išsami, arba kitaip pakankama, turint omenyje patikrinimų sąnaudas ir naudą.

Atliekama tinkama rizikos analizė.

Įvertinamas kiekvienos programos klaidų procentinis dydis ir apie jį atsiskaitoma.

Yra pakankamos informacijos gavėjams.

Rimtų pažeidimų atvejais taikomos proporcingos, bet atgrasančios sankcijos.

Pirminę kontrolę tinkamai prižiūri vykdančioji institucija ir valdančioji institucija.

Prireikus, imamasi korekcinių priemonių.

Mokėjimo institucija turi priemonių ir išteklių, kad gautų patikinimą, kurio reikia patvirtinti iš Komisijos prašomoms sumoms.