—

Assicurare la direzione, il coordinamento e l’orientamento delle unità della Direzione A della Direzione generale della Presidenza;

—

Esercitare i poteri di AIPN;

—

Assicurare la gestione di progetti;

—

Rappresentare l’istituzione nell’ambito di vari comitati interni e consessi interistituzionali;

—

Esercitare le funzioni di ordinatore sottodelegato;

—

Controllare e gestire la preparazione, lo svolgimento e il seguito delle sedute plenarie;

—

Controllare e gestire il ricevimento e il deferimento dei documenti ufficiali;

—

Assicurare il ricevimento e la distribuzione della corrispondenza ufficiale del Parlamento europeo;

—

Controllare e gestire le interrogazioni scritte, le interrogazioni orali, le interpellanze e gli atti dell’Unione;

—

Assicurare l’amministrazione dei deputati.

—

Concepire, gestire e controllare il resoconto integrale delle discussioni (CRE) in seduta plenaria che, previa revisione linguistica, è pubblicato il giorno successivo in versione multilingue («Arc-en-ciel»); controllare e inserire le dichiarazioni di voto e le dichiarazioni di voto presentate per iscritto; assicurare la pubblicazione su supporto cartaceo e in formato elettronico del CRE (Epades, Europarl, Registro dei documenti);

—

Redigere il processo verbale (PV) delle sedute in lingua originale che, dopo essere stato tradotto, è reso disponibile il giorno successivo in versione provvisoria in tutte le lingue su supporto cartaceo e in formato elettronico (Epades, Europarl e Registro dei documenti); collazionare il PV e preparare la versione definitiva che è pubblicata in formato elettronico nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea;

—

Assicurare il parallelismo e la complementarietà tra il PV, il CRE e il VOD («video on demand») in sede di collazionamento, revisione e controllo; partecipare alla manutenzione evolutiva e alla sostituzione delle applicazioni;

—

Coordinare con i servizi della DG TRAD i lavori di traduzione del PV, come pure i lavori di trascrizione e di revisione del CRE; assicurare la gestione di tali lavori;

—

Alimentare e controllare l’indice dell’applicazione VOD-CRE durante le tornate; assicurare il controllo e la post-edizione del VOD dopo la tornata;

—

Rispondere alle domande dei deputati, degli assistenti parlamentari, dei funzionari e dei cittadini concernenti il PV, il CRE e il VOD; assicurare la formazione del personale della DG TRAD per l’utilizzo delle applicazioni PV e CRE; partecipare a seminari e a formazioni interne ed esterne;

—

Concepire, gestire e controllare il CRE delle discussioni in altre riunioni (Conferenza dei presidenti aperta a tutti i deputati, dichiarazione della Banca centrale europea dinanzi alla commissione per gli affari economici e monetari (ECON), audizioni dei commissari designati, commissioni d’inchiesta). Redigere il processo verbale della Conferenza dei presidenti aperta a tutti i deputati in francese, inglese e tedesco;

—

Supervisionare e controllare la trasmissione dei testi approvati ai loro destinatari.

—

Assicurare la gestione dei testi delle interrogazioni scritte (prioritarie e non prioritarie) alla Commissione e al Consiglio, al Presidente del Consiglio europeo e al Vicepresidente/Alto rappresentante, incluse le relative risposte, e l’alimentazione della banca dati delle Interrogazioni parlamentari (QP);

—

Procedere alla verifica della ricevibilità delle QP, prestare consulenza agli autori e assicurare il seguito del circuito delle relative decisioni;

—

Procedere alla verifica dei precedenti delle QP, delle interrogazioni con risposte già disponibili presso i servizi di ricerca del Parlamento e seguire il circuito delle relative decisioni;

—

Assicurare la gestione dei testi, verificare la ricevibilità, prestare consulenza agli autori e assicurare il seguito del circuito delle relative decisioni, alimentare la banca dati delle QP, assicurare il seguito e la gestione delle risposte e dell’iscrizione all’ordine del giorno;

—

Assicurare la gestione dei testi delle interrogazioni orali seguite da discussione al Consiglio, alla Commissione e al Vicepresidente/Alto rappresentante, alimentare la banca dati delle QP;

—

Assicurare la gestione dei testi, procedere alla verifica della ricevibilità, prestare consulenza agli autori, assicurare il seguito del circuito delle relative decisioni;

—

Assicurare la gestione dei testi, procedere alla verifica della ricevibilità, prestare consulenza agli autori, assicurare il seguito del circuito delle relative decisioni come pure il seguito e la gestione delle risposte;

—

Assicurare il seguito dello sviluppo delle applicazioni informatiche utilizzate per la gestione delle interrogazioni scritte e orali e delle interpellanze principali e minori; formulare proposte di miglioramento delle procedure, incluse le procedure regolamentari; partecipare a vari gruppi di lavoro.

—

Assicurare i contatti con i gruppi politici, i deputati, gli altri servizi del Segretariato, le altre istituzioni e gli altri organismi europei; concepire il piano dell’emiciclo; preparare il calendario delle tornate; gestire e aggiornare la guida per la pronuncia; stabilire i turni dei presidenti di seduta e i turni degli assistenti dei presidenti di seduta; rispondere alle domande concernenti lo svolgimento della seduta;

—

Preparare i tempi di parola, gli elenchi degli oratori, gli interventi di un minuto, le dichiarazioni di voto e le comunicazioni del Presidente in collaborazione con altri servizi; assistere i presidenti di seduta;

—

Preparare i fascicoli di seduta, assicurare la gestione dei badge d’accesso all’emiciclo;

—

Organizzare le elezioni del Presidente, dei Vicepresidenti, dei Questori e del Mediatore; organizzare le cerimonie di consegna dei premi in seduta plenaria e le sedute solenni;

—

Trattare le domande sullo svolgimento delle sedute, analizzare i problemi, definire il seguito da dare agli interventi in collaborazione con il Gabinetto del Presidente, analizzare i precedenti;

—

Concepire e applicare il monitoraggio statistico delle tornate (relazioni, emendamenti, risoluzioni, dichiarazioni del Consiglio e della Commissione, altri interventi);

—

Notificare i testi che non riguardano il bilancio approvati dal Parlamento;

—

Assicurare il ricevimento, il trattamento e la diffusione del seguito dei testi approvati in Aula;

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Assicurare l’aggiornamento e il controllo del sito della seduta plenaria: gestione in collaborazione con la DG ITEC; coordinamento con i vari servizi che forniscono informazioni; rispondere alle richieste di informazione e di consulenza interne o esterne;

—

Informare sulle attività e sull’organizzazione della seduta plenaria, in particolare nel quadro di formazioni interne ed esterne;

—

Organizzare formazioni specifiche legate alle esigenze dell’unità, riunioni interne, aggiornare le banche dati; seguire i tirocinanti;

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Preparare e organizzare le riunioni della Conferenza dei presidenti aperta a tutti i deputati;

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Partecipare a vari gruppi di lavoro (raccolta dei modelli, gestione dei documenti, applicazione del nuovo regolamento, applicazioni informatiche, ecc.), come pure allo sviluppo delle applicazioni informatiche (elenco degli oratori, seguito degli atti, ELVIIS, PPMS — gestione dei precedenti di seduta, gestione delle dichiarazioni di voto, ecc.)

—

Assicurare la preparazione delle liste di voto, il ricevimento delle richieste di votazione distinta, per parti separate e per appello nominale, l’informazione e l’assistenza ai presidenti di seduta (votazioni in Aula);

—

Assicurare la verifica, la registrazione, l’invio al servizio di traduzione e il seguito degli emendamenti e delle proposte di risoluzione (deposito ufficiale);

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Assicurarsi della conformità ai modelli parlamentari: attività di consulenza e di verifica;

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Assicurare il supporto e la consulenza ai deputati, alle commissioni, ai gruppi politici e al personale del Parlamento su qualsiasi questione di procedura;

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Prestare consulenza alle segreterie delle commissioni parlamentari e al Presidente del Parlamento su qualsiasi questione relativa alla ricevibilità;

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Assicurare la verifica, la registrazione, l’invio al servizio di traduzione e il seguito delle relazioni approvate dalle commissioni parlamentari (deposito ufficiale);

—

Elaborare statistiche su alcune delle attività summenzionate;

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Partecipare a gruppi di lavoro interservizi (progetti informatici, regolamento, «Parliamentary Project Portfolio») come pure ad azioni di formazione destinate ai deputati e ai loro assistenti, ai gruppi politici e al personale interessato del Segretariato generale.

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Assicurare il trattamento della corrispondenza ufficiale del Parlamento e della corrispondenza del Presidente (registrazione, sintesi e attribuzione, supporto agli utenti GEDA per quanto riguarda la registrazione della corrispondenza);

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Protocollare e inoltrare la corrispondenza che perviene all’istituzione (verifica, smistamento, registrazione dei pacchi e delle lettere raccomandate, servizio ai clienti);

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Assicurare il trattamento della corrispondenza in uscita (registrazione e affrancatura);

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Assicurare la gestione di bilancio relativa alla corrispondenza.

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Assicurare l’analisi procedurale e di merito, la notifica, l’attribuzione amministrativa e informatica dei documenti ufficiali alle commissioni parlamentari; assicurare la comunicazione degli annunci da inserire nel processo verbale della seduta e la creazione delle procedure; consultare le altre istituzioni, gli altri organismi e le agenzie dell’UE;

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Assicurare il ricevimento, l’analisi dei criteri regolamentari e di contenuto, la registrazione delle petizioni trasmesse al Parlamento dai cittadini o residenti; assicurare i contatti e l’interazione con la segreteria della commissione per le petizioni; predisporre l’elenco delle petizioni potenzialmente non conformi alle disposizioni dell’articolo 227 TFUE; gestire i deferimenti all’organo competente sugli elenchi 1, 3 e 4; assicurare la pubblicazione nel processo verbale della seduta delle petizioni iscritte nel ruolo generale;

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Assicurare il ricevimento, il controllo di conformità, l’accettazione, la registrazione e la messa a disposizione dei documenti ufficiali trasmessi dai deputati, dalle altre istituzioni, dagli altri organismi e dalle agenzie dell’UE, come pure dalle camere nazionali; assicurare l’annuncio formale delle procedure (processo verbale) e dei documenti (sito Europarl);

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Assicurare il ricevimento, il controllo di conformità, l’accettazione, l’attribuzione alle commissioni parlamentari competenti delle misure di esecuzione concernenti i diritti d’informazione, il diritto di controllo, le procedure di regolamentazione con controllo, nonché gli atti delegati e i documenti relativi alle riunioni degli esperti nazionali e alle missioni «UAV»; comunicare gli annunci da inserire nel processo verbale della seduta; assicurare l’interazione in seno alla «rete DIAS»;

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Assicurare l’aggiornamento, il controllo e la manutenzione dell’Osservatorio legislativo (OEIL); partecipare alla gestione finanziaria dell’OEIL, collegamenti con il contraente esterno;

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Partecipare a vari gruppi di lavoro come pure allo sviluppo delle applicazioni informatiche (OEIL, ITER, EPgreffe, petiport, petigreffe).

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Assicurare il seguito delle procedure relative all’inizio e alla fine del mandato dei deputati al Parlamento europeo e degli osservatori (redazione del verbale di dimissioni e trasmissione alla commissione giuridica (JURI), preparazione dell’annuncio in Aula, informazione dei servizi, contatti con le autorità nazionali competenti, preparazione del fascicolo relativo alle verifica dei poteri dei deputati entranti);

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Svolgere le funzioni di segreteria del Comitato consultivo sulla condotta dei deputati (organizzazione delle riunioni, predisposizione dei fascicoli per le riunioni, seguito da dare alle decisioni adottate dal Comitato);

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Assicurare il ricevimento e la registrazione delle richieste di revoca e di difesa dell’immunità parlamentare (informazione del deputato interessato, preparazione dell’annuncio in Aula, trasmissione del fascicolo alla commissione JURI);

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Assicurare la gestione della composizione delle commissioni e delle delegazioni parlamentari e la gestione del registro degli intergruppi;

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Assicurare la gestione del registro delle dichiarazioni di interessi finanziari dei deputati e del registro dei doni e degli inviti a eventi organizzati da terzi;

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Assicurare la gestione dei dati personali dei deputati (registrazione nella banca dati MEP di eventuali cambiamenti nella scheda personale dei deputati, ad esempio l’appartenenza a un organo del Parlamento o a un gruppo politico, il cambiamento di indirizzo, ecc.) e del loro curriculum vitae;

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Rilasciare i lasciapassare e gli attestati, prestare assistenza ai deputati per la presentazione all’amministrazione belga della richiesta della carta d’identità speciale (CIS).

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Assicurare la direzione, il coordinamento e l’orientamento delle unità e dei servizi della Direzione;

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Sovrintendere all’organizzazione e/o al coordinamento delle attività delle commissioni a carattere orizzontale (riunioni costitutive, audizioni dei Commissari designati, controllo degli atti delegati e dell’attuazione dei programmi QFP, negoziati legislativi con il Consiglio, attuazione dell’accordo quadro PE-Commissione (negoziati internazionali; gruppi di esperti ecc.) e dell’accordo «Legiferare meglio», controllo dell’esecutivo, trasparenza e gestione dei documenti ecc.;

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Sovrintendere al coordinamento di taluni lavori delle commissioni parlamentari (conflitti di competenza e modalità di cooperazione tra le commissioni, programmi (o richieste singole) delle audizioni e delle missioni o delegazioni ad hoc al di fuori dei tre luoghi di lavoro, programmazione legislativa, cooperazione con la Corte dei conti, con altri organi (Comitato delle regioni, Comitato economico e sociale europeo) dell’Unione e con i parlamenti nazionali;

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Garantire il coordinamento della preparazione delle riunioni della Conferenza dei presidenti di commissione (CPC) e delle riunioni dei capi unità IPOL e IPOL-EXPO;

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Rivolgere e presentare ai gabinetti le domande di autorizzazione per le riunioni straordinarie delle commissioni e delle delegazioni;

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Assistere il presidente della Conferenza dei presidenti di commissione (CPC) durante le riunioni degli organi parlamentari;

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Rappresentare la DG nel «Gruppo di coordinamento interistituzionale», alle riunioni preparatorie della Conferenza dei presidenti dei gruppi politici;

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Contribuire all’attuazione del nuovo regolamento del Parlamento (formazioni, presentazioni, linee guida);

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Esercitare le funzioni di ordinatore sottodelegato.

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Garantire un monitoraggio orizzontale e strategico nel corso di tutta la procedura di codecisione partecipando alle riunioni di commissione e ai triloghi, contribuendo all’evoluzione delle buone prassi in materia di attuazione del regolamento e rispondendo ai vari quesiti (trasparenza). Elaborare mensilmente delle tabelle riassuntive (codecisioni in corso, fascicoli in fase di negoziazione) nonché l’elenco dei mandati approvati dalle commissioni (per la CPC e la CdP);

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Contribuire:

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Atti delegati/atti di esecuzione:

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Mantenere e sviluppare i contatti e garantire il coordinamento con i servizi omologhi della Commissione e del Consiglio, nonché con quelli della presidenza Organizzare le riunioni tra le presidenze del Consiglio e i presidenti delle commissioni parlamentari («speed dating»);

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Condurre azioni di formazione («learn.MEP») e fornire informazioni sia all’interno che all’esterno del Parlamento sui fascicoli di conciliazione e sulla procedura di codecisione in generale (ad esempio, migliori prassi nei triloghi, seminari di codecisione sul QFP, formazione per le future presidenze del Consiglio);

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Organizzare la procedura per la firma dei testi LEX adottati in codecisione in vista della loro pubblicazione.

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Provvedere alle funzioni di segreteria della Conferenza dei presidenti di commissione e alla preparazione delle decisioni/raccomandazioni di tale organo

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Gestire la pianificazione e seguire le attività delle commissioni parlamentari, in particolare in vista della programmazione, in collaborazione con le altre DG e istituzioni, dei lavori della sessione plenaria; rappresentare le commissioni nelle varie riunioni interservizi riguardanti la programmazione

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Gestire le richieste concernenti le relazioni d’iniziativa e l’applicazione degli articoli 54-55 e i conflitti di competenza tra commissioni; elaborare le raccomandazioni della CPC

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Gestire le questioni orizzontali o che interessano più commissioni (riunioni costitutive delle commissioni — «attività di controllo delle commissioni», audizioni dei Commissari designati, ripartizione delle competenze e modalità di cooperazione tra commissioni), la cooperazione delle commissioni con la Corte dei conti e con gli altri organi dell’UE nonché con i parlamenti nazionali, l’applicazione del regolamento rivisto, progetti di equipe

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Organizzare le riunioni dei capi unità della IPOL e della IPOL/EXPO

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Preparare, coordinare e monitorare i programmi annuali delle audizioni e delle delegazioni. Preparare la ripartizione delle dotazioni di bilancio per le consulenze (aspetti orizzontali e regolamentari, ripartizione delle risorse, relazione annuale)

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Preparare il contributo del PE al programma legislativo e di lavoro della Commissione europea; seguire l’attuazione del suddetto programma

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Elaborare la relazione di sintesi in vista del programma annuale della Commissione europea

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Altre mansioni: fornire statistiche sulle attività delle commissioni, sul programma di lavoro politico ecc.

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Cooperare con la DG COMM nelle iniziative di comunicazione: pianificazione, coordinamento, condivisione di informazioni e scambio di competenze; partecipare alla riunione del gruppo di lavoro dell’Ufficio di presidenza sulla comunicazione; sostenere le iniziative collegate al Dialogo con le parti interessate negli Uffici di collegamento apportando il contributo delle DG IPOL ed EXPO; fungere da punto di contatto e coordinare le riunioni di commissione e di delegazione (via streaming); contribuire al progetto «webstreaming 3.0»

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Assicurare quotidianemente il coordinamento, la revisione, la redazione e la pubblicazione di informazioni sulle attività delle commissioni su Europarl («Top Page»); incoraggiare l’uso di prodotti multimediali sulle pagine web delle commissioni, promuovere il rafforzamento dei legami tra le DG IPOL, EXPO e COMM; promuovere la coerenza e la qualità delle pagine web e il loro sviluppo; fornire assistenza alle segreterie delle commissioni a livello di comunicazione via web

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Coordinare l’evoluzione delle pagine web delle commissioni (compreso il cosiddetto «web responsive design project») e il sistema di pubblicazione on line (TELA) e la riorganizzazione dei siti web delle delegazioni. Coordinare la messa in atto del progetto di ottimizzazione dei motori di ricerca per la DG IPOL (e la DG EXPO per la parte «commissioni»). Assicurare il coordinamento di altri progetti (ad esempio, il sito web CODE, i siti satellite della DG EXPO), la riorganizzazione dell’Intranet del Parlamento e la migrazione di altri siti

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Assicurare la gestione delle pubblicazioni delle unità tematiche e dei servizi della DG EPRS nel Registro; fornire sostegno a tali servizi nel settore editoriale, promuovere la visibilità e l’accessibilità dei loro lavori (anche attraverso le pagine «Analisi di supporto» su Europarl, IPOLnet, PoldepNet e sul sito Intranet del Parlamento). Elaborare un bollettino comune e opuscoli tematici da distribuire in occasione di eventi quali le riunioni interparlamentari e i seminari per i giornalisti; fornire sostegno all’utilizzo delle nuove tecnologie (ad esempio, i «codici QR»)

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Coordinare la produzione e la pubblicazione online delle schede informative dell’Unione; promuovere e incoraggiare il loro regolare aggiornamento; elaborare schede informative per eventi specifici nei tre luoghi di lavoro dell’Istituzione e negli Stati membri (giornate Porte aperte, riunioni interparlamentari di commissione, seminari per i giornalisti, eventi per le parti interessate ecc.); sviluppare un nuovo strumento di gestione e pubblicazione delle schede informative, riorganizzazione delle pagine web

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Stabilire linee guida editoriali per i prodotti e gli strumenti di comunicazione; fornire consulenza per quanto riguarda le esigenze e gli strumenti nel settore della comunicazione e su questioni editoriali. Sostenere l’organizzazione di formazioni su misura per le attività di comunicazione delle commissioni («Writing for digital media» e «Newsletters»). Sostenere l’elaborazione di orientamenti relativi alla protezione dei dati pubblicati online. Sostenere e garantire un approccio coordinato in materia di identità visiva dei prodotti di comunicazione della DG

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Assicurare il coordinamento generale della partecipazione della DG IPOL alle giornate Porte aperte dell’Istituzione, compresa la cooperazione con altre DG per stand comuni (ad esempio, quelli delle commissioni); assicurare la logistica e la messa a punto di vari prodotti o altri materiali; sostenere il progetto EYE della DG COMM, coordinando i contributi delle DG IPOL ed EXPO

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Coordinare la produzione del bollettino informativo della DG; promuovere le attività della DG IPOL attraverso IPOLnet (sito Intranet).

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Assicurare la direzione, il coordinamento e l’orientamento delle unità e dei servizi della Direzione

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Rappresentare la Direzione o la direzione generale nell’ambito di vari comitati interni e consessi interistituzionali

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Esercitare la funzione di ordinatore sottodelegato

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Assicurare una consulenza e un supporto efficace e regolare alle unità operative nel settore degli appalti pubblici e dei contratti, e nella gestione di bilancio; approfondire e migliorare la qualità dell’assistenza fornita dalle unità orizzontali alle unità operative delle Direzioni A, B e D, coordinare il «Risk Management» della DG e definire piani d’azione

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Promuovere la politica delle risorse umane della DG a breve e medio termine, ivi comprese la programmazione delle carriere e la formazione professionale

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Assicurare un supporto di qualità alle unità operative nel settore dell’informatica in base agli standard del PE e sviluppare progetti informatici specifici alla DG

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Gestire le responsabilità trasversali della DG (assicurazioni, coordinamento accessibilità [PMR] mobilità e audit EMAS)

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Sviluppare una politica di comunicazione in linea con le prerogative della DG.

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Assicurare la gestione della pubblicazione dei posti vacanti e l’organizzazione dei colloqui, l’accompagnamento del DG durante l’esercizio di valutazione (supervisione eRapnot), la verifica degli elenchi valutatori/scrutinati e l’aggiornamento della cronistoria delle tabelle dei punti di merito; fornire consulenza in materia di carriere al personale della DG, costituire il punto di contatto per i responsabili delle risorse umane delle altre DG

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Gestire, nel rispetto degli obiettivi finanziari, organigrammi di missione, gli ordini di missione ad essi correlati e la relativa dotazione finanziaria

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Definire i bisogni in materia di formazione in cooperazione con i capi unità, stabilire il piano triennale di formazione per il personale della DG, dare attuazione al piano annuale, gestire le dotazioni di bilancio destinate alle formazioni e alle relative missioni

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Gestire i dati corrispondenti alle ore di lavoro straordinario, «prestazione», «recupero», assicurare la gestione e il seguito della dotazione di bilancio relativa alle ore di lavoro straordinario

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Coordinare la rete interna alla DG per la gestione dei documenti (tabella di gestione e piano di classificazione) e del GIDOC (piano di classificazione, sistema informatico, formazione, tabella di gestione)

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Garantire il coordinamento della protezione dei dati personali a livello della DG e il rispetto della normativa in vigore.

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Assicurare i contatti e l’interfaccia con le entità finanziarie (DG FINS, Audit interno, Corte dei conti, commissioni BUDG e CONT)

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Coordinare la preparazione e il seguito della formazione del bilancio, seguire l’esecuzione del bilancio (storni, trasferimenti) e produrre statistiche nel settore

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Coordinare la preparazione dei documenti finanziari (relazione annuale di attività, relazione immobiliare, risoluzioni)

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Consigliare gli ordinatori e gli agenti finanziari in materia finanziaria

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Assicurare il controllo ex post della DG

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Garantire i contatti sistematizzati con i principali attori del settore del bilancio (in particolare DG FINS, commissioni BUDG e CONT e rispettivi membri, revisori contabili interni o esterni (Corte dei conti), Gabinetto del segretario generale e Gabinetto del presidente), diffondere le istruzioni e le informazioni (ad esempio, revisioni del regolamento finanziario (RF), istruzioni esterne o interne) nei servizi della DG

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Coordinare la preparazione di tutti i documenti finanziari richiesti dall’ordinatore delegato (ad esempio, relazioni interinali e annuali di attività, relazioni di bilancio, relazioni immobiliari articolo 203)

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Garantire la pianificazione di bilancio pluriennale, coordinare l’elaborazione delle schede preparatorie, seguire la formazione del bilancio della DG (progetto preliminare e progetto di stato di previsione)

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Seguire l’esecuzione del bilancio, compresa la preparazione delle richieste di storno di stanziamenti, elaborare statistiche di gestione nel settore finanziario

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Assicurare l’amministrazione FINORD e il supporto agli agenti finanziari

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Seguire l’evoluzione dei nuovi sistemi finanziari (SGF ecc.).

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Assicurare il controllo ex ante delle operazioni di bilancio della direzione generale

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Assicurare il controllo ex ante dei fascicoli di gara della direzione generale

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Coordinare le procedure di gara in seno alla direzione generale, garantire l’uniformità formale e procedurale dei fascicoli di gara, seguire le procedure in corso/reporting

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Assicurare la gestione degli strumenti WebContracts e PMP e codifica centralizzata, seguito della pianificazione degli appalti

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Curare l’archiviazione dei documenti (originali) delle procedure di gara d’appalto e dei contratti, nonché delle garanzie bancarie

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Curare l’archiviazione di tutti i documenti di bilancio della direzione generale

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Garantire supporto e assistenza agli utenti degli strumenti informatici

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Amministrare, utilizzare e far evolvere i sistemi informatici, gestire gli account utenti e la sicurezza associata risorse di rete

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Definire il programma informatico annuale e garantire il seguito dei progetti

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Analizzare e consigliare le unità operative nel settore dell’informatica e assisterle nella redazione delle sezioni IT dei loro capitolati d’oneri

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Analizzare, concepire, sviluppare e mantenere attive applicazioni dipartimentali

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Mettere a disposizione del personale attrezzature e software adattati, e garantirne l’aggiornamento (compresa la gestione del loro inventario)

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Gestire la telefonia (IMT)

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Assicurare la redazione e la pubblicazione delle comunicazioni ai membri e al personale

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Aggiornare il contenuto delle pagine web della DG INLO e armonizzarle con la struttura modernizzata delle pagine EP Intranet della DG ITEC

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Rappresentare la DG INLO in occasione dell’organizzazione di eventi interni quali le giornate «porte aperte», la settimana verde, la settimana della mobilità, la settimana dei rifiuti ecc.

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Definire e sostenere azioni nel quadro della politica di accessibilità degli edifici per le persone affette da disabilità

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Gestire le assicurazioni «incendio», «responsabilità civile», «trasporto» e «veicoli»

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Coordinare, analizzare e sostenere le azioni definite nel quadro della politica di gestione ambientale della DG

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Attuare e sviluppare la politica della mobilità

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Coordinare e analizzare le questioni relative alla prevenzione e al benessere sul lavoro, segnatamente assicurandone il seguito con il «Servizio Prevenzione dei rischi e protezione sul lavoro» (SPPT) e il «Comitato consultivo per la prevenzione e la protezione sul luogo di lavoro» (CPPT)

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Garantire l’effettuazione delle analisi aria-acqua e l’esistenza di una sorveglianza regolamentare «Edifici», «Ambiente» e «Accessibilità».

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Assicurare la direzione, il coordinamento e l’orientamento delle unità e dei servizi della Direzione dell’Organizzazione delle conferenze

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Assicurare la gestione delle sale di riunione del Parlamento europeo, l’organizzazione delle riunioni al di fuori dei tre luoghi di lavoro dell’Istituzione, nonché l’assistenza tecnica agli organi del segretariato generale e ai gruppi politici

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Partecipare a comitati o gruppi di lavoro intra e inter-DG, a consessi interistituzionali ecc., e rappresentarvi la Direzione nonché, se del caso, la direzione generale

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Esercitare la funzione di ordinatore sottodelegato.

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Garantire l’assistenza tecnica per tutte le riunioni del Parlamento europeo e procedere alla registrazione delle riunioni

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Assicurare la manutenzione degli impianti tecnici nei tre luoghi di lavoro dell’Istituzione

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Provvedere all’ammodernamento degli impianti nei tre luoghi di lavoro dell’Istituzione

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Assicurare la gestione delle scorte di materiale specifico

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Assicurare sonorizzazioni al di fuori delle sale di riunione e nel contesto delle missioni al di fuori dei tre luoghi di lavoro

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Gestire le assegnazioni dei tecnici di conferenza

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Elaborare capitolati d’oneri e attuare tutte le procedure amministrative per l’acquisto di materiale e la fornitura di servizi da parte di ditte esterne.

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Garantire il servizio di sala per tutte le riunioni degli organi del Parlamento europeo, comprese le sedute plenarie

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Garantire assistenza in occasione di eventi protocollari e di altri eventi, nonché un’assistenza specifica o ad hoc

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Assicurare la gestione dell’unità e coordinare i servizi degli uscieri di conferenza

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Assicurare l’affissione delle comunicazioni ufficiali, la predisposizione di cordoni e l’installazione di segnaletica

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Organizzare manifestazioni di terzi presso il Parlamento europeo.

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Assicurare la gestione delle sale di riunione e alimentare l’applicazione Pericles con i dati relativi a tutte le riunioni degli organi del Parlamento europeo, dei gruppi politici, delle Direzioni generali e delle altre istituzioni; seguire la graduale introduzione dell’applicazione MRS per tali attività

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Organizzare a monte e gestire in loco le riunioni degli organi del segretariato generale e dei gruppi politici che si svolgono al di fuori dei tre luoghi di lavoro

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Assicurare la gestione della domanda di interpretazione nel contesto della decisione dell’Ufficio di presidenza del 12 dicembre 2011 concernente un efficiente utilizzo delle risorse del servizio interpretazione, interagendo con il servizio Calendario delle riunioni della DG IPOL; seguire la graduale introduzione dell’applicazione MRS per tali attività

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Provvedere al trattamento e al seguito delle domande di utilizzo dei locali del Parlamento da parte di organismi esterni, inclusa la preparazione delle risposte alla firma del segretario generale o del Direttore generale, a seconda dei casi

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Assicurare i contatti con i gruppi politici, l’unità Programmazione e l’unità Assunzione interpreti di conferenza ausiliari per quanto concerne la fattibilità tecnica delle domande di interpretazione o la loro conformità al Codice di condotta sul multilinguismo; gestire le modifiche dell’ultimo minuto del regime linguistico in funzione della disponibilità delle risorse di interpretazione

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Garantire la gestione degli stanziamenti afferenti alle attività del servizio, in cooperazione con l’unità Bilancio

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Preparare i pareri tecnici per le domande di interpretazione non contemplate dalla regolamentazione e per quelle degli organi amministrativi dell’Istituzione.

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Assicurare la direzione, il coordinamento e l’orientamento delle unità e dei servizi della Direzione delle Infrastrutture e attrezzature;

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Esercitare i poteri di AIPN;

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Assicurare la gestione di progetti;

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Rappresentare l’Istituzione nell’ambito di vari comitati interni e consessi interistituzionali;

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Esercitare le funzioni di ordinatore sottodelegato;

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Sovrintendere alla gestione delle infrastrutture informatiche come i centri dati e le reti ma anche le attrezzature individuali degli utenti, la telefonia, la videoconferenza, le norme informatiche e la sicurezza informatica.

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Provvedere al coordinamento dell’unità, alla gestione amministrativa e finanziaria dell’insieme dei settori (acquisti/ordini/esecuzione/consegne/pagamenti) e alla gestione delle risorse umane.

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Elaborare soluzioni e risolvere problemi di funzionamento e di prestazioni delle infrastrutture di reti informatiche, compresi gli accessi esterni (Internet, Testa, EPNet …) e le architetture PKI;

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Sovrintendere allo sviluppo dei sistemi interessati (Firewall, DNS, Proxy, architettura LAN, accessi esterni);

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Gestire lo sviluppo delle architetture di sicurezza di rete per il supporto delle nuove esigenze legate ai progetti (VOD, Streaming, centri di calcolo, architettura d’impresa per il programma UC e posta);

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Garantire un controllo tecnologico e fornire consulenza alle DG e ai gruppi politici nelle aree di competenza.

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Assicurare la direzione e l’amministrazione dei progetti di realizzazione di reti e telecomunicazioni presso i tre siti principali e presso gli uffici di collegamento;

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Garantire la gestione, l’amministrazione e l’esecuzione del bilancio «progetti» nei settori reti e telecomunicazioni; avviare e seguire procedure di aggiudicazione di appalti nei settori reti e telecomunicazioni;

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Assicurare la direzione e l’amministrazione dei progetti nel settore dell’infrastruttura di cablaggio e dell’attrezzatura delle sale tecniche presso le tre sedi principali e presso gli uffici di collegamento;

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Fungere da interlocutore principale della DG ITEC con la DG INLO per i settori dell’energia e della climatizzazione e per i progetti immobiliari della DG INLO;

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Coordinare e svolgere compiti amministrativi e di esecuzione di bilancio relativi alle attività del servizio.

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Gestire grandi progetti relativi alle infrastrutture informatiche d’impresa (nel Data Centre) e i relativi progetti trasversali;

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Fornire consulenza e supporto «livello 3» ad altri servizi dell’Istituzione nelle aree di competenza affidate al servizio;

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Coordinare e svolgere compiti amministrativi e di esecuzione di bilancio relativi alle attività del servizio.

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Progettare, mantenere e garantire il supporto delle configurazioni standard del PE (desktop, portatili, MAC, ibridi, tablet);

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Progettare, mantenere e garantire il supporto dei sistemi collegati alle configurazioni standard (SCCM, EPINCO, SURVEYOR, RDS/VDI ecc.);

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Proporre alle DG e ai gruppi politici ambienti di test delle applicazioni e provvedere alla relativa manutenzione;

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Assicurare il follow-up e il supporto ai servizi informatici del PE per il prodotto ORACLE;

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Coordinare e svolgere compiti amministrativi e di esecuzione di bilancio relativi alle attività del servizio.

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Assicurare lo svolgimento dei compiti dei tre servizi dell’unità;

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Garantire la gestione dell’unità e dei servizi.

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Garantire la coerenza e gestire il programma «Unified Communications» comprendente posta elettronica, telefonia IP, fax in un contesto multi-sito fisso e di mobilità, gestione integrata delle risorse di comunicazione;

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Definire, gestire e operare i servizi «Unified Communications»;

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Garantire la gestione e l’operatività della telefonia fissa e mobile, interna ed esterna;

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Garantire le operazioni e il supporto per le videoconferenze, l’interconnessione VoIP, web e audio all’interno dell’Istituzione e con l’esterno;

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Garantire le operazioni, il supporto e l’operatività della distribuzione TV nelle sedi di Bruxelles e Strasburgo;

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Fornire supporto di secondo livello per la posta elettronica, assicurare la coesione e l’evoluzione tecnologica e del servizio offerto;

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Garantire supporto nel corso di eventi (JPO, EYE, …), per i telelavoratori, installazioni e monitoraggio di linee speciali.

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Condurre la politica relativa alle attrezzature individuali, di gruppo (hardware e software) o d’impresa (software), che comprende: il supporto tecnico (aggiornamento dell’hardware, troubleshooting, riparazioni), il supporto amministrativo (definizione degli ordini HW/SW, monitoraggio delle consegne, messa fuori servizio), il supporto logistico (acquisti, consegne, installazione, stoccaggio, trasloco, gestione dell’inventario, messa fuori servizio), la gestione di tutto il software aziendale (licenze «aziendali»);

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Gestire la circolazione, l’installazione e la riparazione di apparecchiature individuali (PC/schermi/stampanti/telefoni/TV) per tutti gli utenti del Parlamento;

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Garantire la gestione amministrativa, finanziaria e contrattuale dell’intero settore (acquisti/ordini/esecuzione/consegne/pagamenti);

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Gestire l’inventario di gestione delle licenze.

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Definire la politica applicabile e gestire i servizi di telecomunicazione (telefonia fissa e mobile, accesso a Internet, rete di uffici di collegamento, rete intersite EPINET, telelavoratori), in relazione agli operatori esterni e agli utenti interni;

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Verificare e monitorare l’impiego, studiare e anticipare gli sviluppi a medio e lungo termine;

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Garantire la gestione amministrativa e contrattuale dell’intero settore (acquisti/ordini/esecuzione/consegne/pagamenti).

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Definire, pianificare e provvedere allo sviluppo delle infrastrutture (HW e SW) per le votazioni elettroniche negli emicicli e nelle sale delle commissioni;

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Operare, gestire e assicurare le votazioni nel corso delle sedute, delle riunioni di commissione e dei gruppi politici o di altri eventi (Euroscola ecc.);

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Garantire la gestione amministrativa, finanziaria e contrattuale dell’intero settore (acquisti/ordini/esecuzione/consegne/pagamenti).

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Garantire il funzionamento e le operazioni del Centro informatico e della rete informatica;

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Organizzare e gestire i servizi di base per supportare le operazioni (gestione della capacità, gestione della sicurezza operativa, continuità dei servizi ecc.);

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Assicurare l’hosting dei sistemi informativi del PE;

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Supportare lo sviluppo dell’infrastruttura;

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Garantire la gestione delle risorse umane;

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Garantire la gestione contrattuale, di bilancio e amministrativa.

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Gestire e amministrare i servizi di infrastruttura informatica di base (Active Directory, DNS, NTP, server Windows, server Unix e Linux, servizio di virtualizzazione, servizio delle banche dati, servizio backup, stoccaggio SAN e NAS);

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Assicurare il Service Desk di secondo livello «24 ore x 365 giorni» (server, stoccaggio e rete);

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Supervisionare, gestire e operare 24 ore su 24 la produzione informatica (servizio di posta elettronica, piattaforma SharePoint, presenza Internet del PE, Intranet del PE, applicazioni utilizzate dai diversi servizi del PE);

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Supervisionare, gestire e operare 24 ore su 24 la rete IP (rete di base inter-site, rete locale nelle tre sedi, rete WIFI, connessioni agli uffici di collegamento, infrastruttura TOIP, infrastruttura per videoconferenza, infrastrutture per codificatori VOD, connettività esterna (Internet Service Provider, altre istituzioni, altre amministrazioni)].

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Realizzare le piattaforme di hosting dei centri informatici e provvedere alla loro manutenzione: Solaris, Windows, Linux, VMware;

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Gestire e amministrare la capacità dei centri informatici: capacità delle piattaforme di hosting, capacità del servizio di stoccaggio (SAN/NAS);

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Fornire servizi di continuità operativa: resilienza, capacità di eseguire un DR, sicurezza e integrità delle infrastrutture;

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Rendere disponibili gli strumenti di utilizzo e provvedere alla loro manutenzione: supervisione, CMDB, reporting ecc.;

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Gestire i data centre e i locali tecnici dell’unità Operazioni: consegne, installazione di materiale, gestione delle scorte ecc.

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Garantire la messa in produzione di nuovi software o elementi nell’infrastruttura informatica del PE (pianificazione, disponibilità di risorse umane e materiali, adeguamento ai vincoli operativi dell’unità);

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Garantire la gestione dei cambiamenti e il follow-up dei processi aziendali: «release and change management»;

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Eseguire test di carico e di non regressione (pianificazione, gestione delle risorse e realizzazione);

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Coordinare e gestire le richieste straordinarie (rischi elevati, impatti significativi, fuori norma);

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Garantire la disponibilità del catalogo dei servizi dell’unità, nonché il suo adeguamento e il suo sviluppo.

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Assicurare la direzione, il coordinamento, lo scambio di informazioni e l’orientamento delle unità della Direzione;

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Esercitare la funzione di ordinatore sottodelegato;

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Contribuire alla definizione degli obiettivi e delle strategie nel settore della sicurezza nonché alla loro attuazione da parte dei servizi interessati;

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Assicurare e adottare una politica di gestione del personale specifica e rispondente alle esigenze della DG, con l’ottimizzazione delle risorse umane per settore di attività, la formazione iniziale e continua del personale, la gestione del planning per gli agenti della sicurezza e dell’accreditamento;

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Apportare costantemente soluzioni adeguate alle esigenze in materia di sicurezza attraverso servizi di prevenzione e sorveglianza a distanza degli immobili e degli impianti tecnici;

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Assicurare la gestione di bilancio e finanziaria dei contratti, della programmazione e degli appalti della DG;

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Assicurare l’installazione, il funzionamento e la manutenzione dei sistemi di sicurezza fisici dell’istituzione in tutti e tre i siti — dotare l’istituzione di un concetto e di una tecnologia moderna di sicurezza, garantendone il costante funzionamento (iPACS — «Integrated Parliament Access Control»«Controllo integrato dell’accesso al Parlamento»);

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Attuare le decisioni dell’Ufficio di presidenza per quanto riguarda il rafforzamento del livello di protezione di tutti gli edifici del Parlamento nei tre luoghi di lavoro nonché la creazione di perimetri esterni di sicurezza intorno ad essi;

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Valutare, adeguare e armonizzare le misure di sicurezza applicate agli uffici di collegamento del Parlamento europeo negli Stati membri;

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Assicurare il segretariato del «“Security Management Steering Committee» (Comitato direttivo per la gestione della sicurezza) e la gestione del «Network of Security Correspondants» (Rete dei responsabili della sicurezza);

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Garantire la permanenza 24 ore su 24, tutti i giorni della settimana, assicurare il seguito e il feedback su tutti gli aspetti di sicurezza generale e di sicurezza antincendio con la stessa coerenza di azione nei tre luoghi di lavoro del Parlamento europeo;

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Assistere i deputati, il personale, le delegazioni, i visitatori in collaborazione con le unità di sicurezza e prevenzione durante l’orario di lavoro;

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Assicurare l’applicazione delle funzioni di sicurezza generale e di sicurezza antincendio al di fuori dell’orario di lavoro (notti-fine settimana-giorni festivi) a Bruxelles e Strasburgo. Gestire la pratica relativa all’internalizzazione a Lussemburgo, continuando a monitorare il lavoro della società di vigilanza;

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Garantire una comunicazione eccellente e un’interazione proattiva con le Direzioni A e B della DG SAFE e i vari servizi interessati dell’istituzione (Protocollo, Servizio medico, infrastrutture ecc.);

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Adattare in tempo reale, in ogni situazione di crisi che incida sul corretto funzionamento dei servizi del Parlamento europeo, i dispositivi di sicurezza alle esigenze dell’istituzione, garantire un collegamento efficace tra i servizi interessati e la comunicazione con i servizi nazionali di soccorso e di sicurezza;

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Raccogliere le informazioni, trattarle e classificarle. Reperire le soluzioni appropriate, coordinare le azioni e assicurarsi del relativo seguito. Trasmettere un feedback ai servizi interessati;

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Contribuire alla risoluzione di incidenti e/o situazioni di conflitto negli edifici del Parlamento europeo attraverso la sala di comando e controllo.

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Assicurare la pianificazione annuale di oltre 700 colleghi della DG SAFE e sviluppare le sinergie con i servizi operativi e, in particolare, con la cellula «Need to Know» onde coprire tutte le esigenze di sicurezza dell’istituzione in funzione dell’attività parlamentare e garantire inoltre la conciliazione «vita privata/vita professionale» degli agenti. Mettere a punto strumenti informatici di pianificazione per rispondere alle esigenze dell’istituzione in materia di capacità, flessibilità e trasparenza;

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Definire e attuare la nuova politica di gestione del personale della DG SAFE. Assicurare la gestione delle risorse umane della DG: carriere di funzionari e altri agenti (concorsi, assunzioni, rapporto informativo, mobilità, attività esterne, dimissioni, pensioni, indennità ecc.), condizioni di lavoro, posti nell’organigramma (rivalutazione dei posti, movimenti Ringbook ecc.) e dotazioni finanziarie della DG (missioni, agenti contrattuali, interinali, corsi di formazione);

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Sviluppare un programma di professionalizzazione del personale di sicurezza e gestione dei talenti improntato alle esigenze della DG SAFE. Applicare uno strumento di gestione integrato di sviluppo delle competenze. Definire le esigenze di formazione della DG per garantire l’acquisizione di nuove competenze e tecniche di sicurezza e rispondere alle esigenze di sicurezza del Parlamento europeo. Definire il piano di formazione per la DG e assicurarne la corretta esecuzione al fine di raggiungere gli obiettivi di formazione;

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Attuare la politica del benessere all’interno della DG SAFE onde garantire ai suoi agenti le migliori condizioni di lavoro possibili nel rispetto della normativa vigente. Finalizzare una visione d’insieme dell’occupazione degli uffici da parte della DG SAFE, assicurare la gestione dei beni immobili (GBI), le attrezzature e la consegna annuale delle uniformi di servizio e di protezione dei 700 agenti e coordinatori.

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Assicurare la gestione di bilancio, ovvero il coordinamento, il sostegno, la consulenza e l’assistenza ai servizi per garantire la preparazione e l’esecuzione del bilancio della DG SAFE; assicurare il monitoraggio di bilancio sull’esecuzione dei contratti e/o degli ordini di acquisto (preparazione e seguito delle pratiche di impegno e pagamento e gestione delle entrate con destinazione specifica). Effettuare le regolarizzazioni delle spese di sicurezza delle Case d’Europa; assicurare i contatti e la corrispondenza con i contraenti; definire gli ordini di recupero e le esenzioni IVA;

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Assicurare la gestione degli appalti pubblici e dei contratti, ovvero il coordinamento, l’accompagnamento, la consulenza e l’assistenza a tutti i servizi operativi della DG SAFE, onde garantire la corretta programmazione annuale dei bandi di gara della DG come pure il suo seguito; redigere i documenti dei bandi di gara, avviare le procedure (anche tramite e-Tendering), assicurare la gestione e il seguito degli appalti pubblici fino all’aggiudicazione degli appalti; garantire il seguito dell’esecuzione dei contratti e preparare le clausole aggiuntive;

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Assicurare il controllo ex ante delle procedure di appalto e di tutti gli atti di bilancio, della sana gestione dell’inventario finanziario (ELS) e della custodia di tutti gli atti di bilancio e dei relativi documenti giustificativi nonché dei documenti relativi alle procedure di aggiudicazione degli appalti;

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Redigere le relazioni di attività periodiche e annuali, le risposte alle risoluzioni di bilancio e ai questionari del Parlamento (commissioni BUDG e CONT) nonché agli organi di controllo (revisore contabile interno, Corte dei conti ecc.); garantire il monitoraggio degli «standard minimi di controllo interno», comprese le funzioni sensibili e il Registro dei rischi;

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Assicurare il seguito di bilancio e l’esecuzione degli eventuali costi generati dal memorandum d’intesa in tutti i contratti del Parlamento europeo, rappresentare la DG SAFE nei gruppi di lavoro FMP, nell’InterDG Steering Group Finance e nell’EMAS (compresi il GL GPP e il Comitato rifiuti), in GIDOC, nel comitato direttivo GEDA e nel SGF.

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Garantire l’installazione, il funzionamento e la manutenzione dei sistemi di sicurezza fisica nei tre luoghi di lavoro (Bruxelles, Strasburgo, Lussemburgo);

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Garantire le operazioni TIC, il supporto informatico e lo sviluppo dei sistemi informativi (SI);

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Assicurare l’esecuzione e la pianificazione degli appalti e l’esecuzione del bilancio per i sistemi tecnologici e di sicurezza fisica;

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Monitorare gli impianti e i sistemi di sicurezza fisica negli uffici di collegamento del PE in collaborazione con gli altri servizi interessati;

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Assicurare l’elaborazione, la gestione e il controllo dell’attuazione della politica di sicurezza delle informazioni.