Sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei Fondi strutturali

Le disposizioni del regolamento mirano a garantire il corretto funzionamento dei sistemi istituiti dagli Stati membri per gestire e controllare i contributi concessi nell'ambito dei Fondi strutturali. In tal modo è garantita l'uniformità dei requisiti relativi alla certificazione delle spese per le quali si chiedono contributi dei Fondi strutturali.

ATTO

Regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione, del 2 marzo 2001, recante modalità d'applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali.

SINTESI

La Commissione è responsabile dell'esecuzione del bilancio secondo i principi di sana gestione finanziaria.

Gestione decentrata

Per il periodo 2000-2006, il regolamento generale sui Fondi strutturali accresce la gestione decentrata degli interventi. Tale decentralizzazione comporta il miglioramento dei dispositivi di controllo, di competenza degli Stati membri; la Commissione, dal canto suo, deve garantire l'efficacia e il corretto funzionamento dei sistemi istituiti.

Il regolamento prevede disposizioni relative all'organizzazione a livello nazionale, regionale o locale delle strutture seguenti:

• autorità di gestione (autorità od organismi pubblici o privati incaricati di gestire un intervento);
• autorità di pagamento (organismi pubblici o privati incaricati di elaborare e presentare le domande di pagamenti e di ricevere questi ultimi dalla Commissione);
• organismi intermedi (organismi o servizi pubblici o privati che agiscono sotto la responsabilità di un'autorità di gestione o di pagamento, nei confronti dei beneficiari finali, degli enti o delle imprese che eseguono le operazioni) .

Sistemi di gestione e di controllo

Ciascuno Stato membro presenta alle autorità di gestione e di pagamento ed agli organismi intermedi gli orientamenti in materia di organizzazione di sistemi di gestione e di controllo. Tali sistemi prevedono la definizione, la ripartizione e la separazione delle funzioni all'interno dell'organizzazione interessata nonché procedure che consentono di verificare:

• che i prodotti e i servizi cofinanziati siano stati effettivamente forniti;
• che le spese dichiarate corrispondano alla realtà;
• che tali spese siano conformi alle norme nazionali e comunitarie in materia di ammissibilità delle spese, appalti pubblici, aiuti di Stato, protezione dell' ambiente e pari opportunità.

Gli Stati membri comunicano i loro orientamenti alla Commissione, la quale verifica la conformità dell'insieme delle disposizioni rispetto alla normativa comunitaria vigente. Gli Stati membri comunicano inoltre alla Commissione le procedure e le misure relative:

• al ricevimento, alla verifica ed alla convalida delle domande di rimborso delle spese;
• all'autorizzazione, all'esecuzione e alla registrazione dei pagamenti ai beneficiari;
• all'audit dei sistemi di gestione e di controllo.

Audit

I sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri devono prevedere un audit che consenta di:

• verificare la corrispondenza dei dati riepilogativi certificati e notificati alla Commissione con le singole registrazioni di spesa e la relativa documentazione giustificativa;
• verificare l'assegnazione ed i trasferimenti delle risorse comunitarie e nazionali disponibili;
• disporre delle informazioni, ad esempio delle registrazioni contabili sulle spese effettivamente sostenute, per ogni operazione finanziata, dai beneficiari finali.

L'autorità di gestione tiene a disposizione della Commissione tutti i documenti contabili fino a tre anni dopo il pagamento del saldo relativo ad un intervento.

L'autorità di gestione o di pagamento tiene la contabilità degli importi da recuperare a titolo di pagamenti del contributo comunitario già effettuati ed accerta che gli importi in questione vengano recuperati in tempi brevi.

Certificazione delle spese

Le certificazioni delle dichiarazioni di spesa intermedie e finali sono redatte da un addetto o da un ufficio dell'autorità di pagamento, indipendente da qualunque ufficio che autorizza i pagamenti.

La dichiarazione di spesa riguarda esclusivamente le spese:

• che siano state effettivamente sostenute durante il periodo di ammissibilità, corrispondenti alle spese effettuate dai beneficiari finali e documentate mediante fatture quietanzate;
• che siano state sostenute per operazioni selezionate per il cofinanziamento nell'ambito dell' intervento specifico;
• che siano relative a misure per le quali tutti gli aiuti di Stato sono stati formalmente approvati dalla Commissione, se del caso.

Controlli a campione delle operazioni

Gli Stati membri organizzano controlli sulle operazioni volti a verificare il corretto funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo in vigore.

Un campione rappresentativo delle operazioni approvate tiene conto della necessità di controllare operazioni di diversa natura nonché dei fattori di rischio che sono stati individuati. I principali organismi intermedi ed i principali beneficiari finali sono sottoposti ad un controllo almeno una volta su tutto il periodo.

Gli Stati membri verificano:

• la concreta applicazione e l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo;
• la concordanza fra le registrazioni contabili e i documenti giustificativi;
• l'esistenza di un audit adeguato;
• per un adeguato numero di voci di spesa, la conformità della loro natura e dei relativi tempi di esecuzione alle esigenze comunitarie;
• l'adeguamento fra la destinazione effettiva dell'operazione e gli obiettivi della domanda di cofinanziamento comunitario;
• il rispetto delle norme e delle politiche comunitarie (concorrenza, appalti pubblici, ambiente, parità uomini/donne) e soprattutto dei livelli di partecipazione dei Fondi strutturali secondo la localizzazione e la natura dell'intervento;
• l'effettiva disponibilità dei cofinanziamenti nazionali e/o regionali.

Dichiarazione a conclusione di un intervento

La persona o l'ufficio incaricati di rilasciare le dichiarazioni a conclusione dell'intervento fondano la loro decisione sull'esame dei sistemi di gestione e di controllo.

Se l'esistenza di carenze non consente di garantire la validità della domanda di pagamento del saldo né della certificazione finale delle spese, la dichiarazione valuta la portata del problema e le relative conseguenze finanziarie.

Forma e contenuto delle informazioni contabili

Le informazioni contabili sono, per quanto possibile, registrate su supporto informatico, ai fini degli accertamenti documentali e dei controlli in loco. La Commissione concorda con ogni Stato membro il contenuto dei dati informatizzati, i mezzi per la loro trasmissione e l'eventuale periodo richiesto per l'attuazione dei sistemi informatici. Essa garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni.

Su richiesta scritta della Commissione, gli Stati membri comunicano le informazioni contabili entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.

ATTI CONNESSI

Comunicazione della Commissione, del 6 settembre 2004, al Parlamento europeo e al Consiglio dal titolo: "Le rispettive responsabilità degli Stati membri e della Commissione nella gestione comune dei fondi strutturali e del Fondo di coesione - Situazione attuale e prospettive per il nuovo periodo di programmazione successivo al 2006" [COM(2004) 580 - Non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].

Comunicazione della Commissione, del 25 aprile 2003, sulla semplificazione, il chiarimento, il coordinamento e la flessibilità della gestione delle politiche strutturali per il periodo 2000-2006 [C(2003) 1255 - Non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].

Regolamento (CE) n. 448/2001 della Commissione, del 2 marzo 2001, recante modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, per quanto riguarda la procedura relativa alle rettifiche finanziarie dei contributi concessi nell'ambito dei Fondi strutturali [GU L64 del 06.03.2001].

Questo regolamento determina la procedura di applicazione delle rettifiche finanziarie applicabili al contributo concesso a titolo dei Fondi strutturali. Queste rettifiche sono effettuate dagli Stati membri o dalla Commissione.

Ultima modifica: 20.12.2005