COMMISSIONE EUROPEA

Bruxelles, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

Proposta di

accordo interistituzionale

su un registro per la trasparenza obbligatorio

IL PARLAMENTO EUROPEO, IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA E LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), in particolare l'articolo 295, nonché il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica (EURATOM), in particolare l'articolo 106 bis,

considerando quanto segue:

(1) il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione europea (in appresso "le tre istituzioni") mantengono un dialogo aperto, trasparente e regolare con le associazioni rappresentative e la società civile, ai sensi del trattato sull'Unione europea (TUE), in particolare l'articolo 11, paragrafi 1 e 2;

(2) tale apertura consente a tutti i portatori d'interessi di presentare le loro opinioni su decisioni che potrebbero riguardarli e quindi di contribuire efficacemente alla base fattuale su cui si fondano le proposte politiche. La collaborazione con i portatori d'interessi migliora la qualità del processo decisionale poiché fornisce canali per la raccolta di pareri e competenze esterni;

(3) le tre istituzioni affermano che la trasparenza e la responsabilità sono essenziali per mantenere la fiducia dei cittadini europei nella legittimità dei processi politici, legislativi e amministrativi dell'Unione;

(4) la trasparenza della rappresentanza degli interessi è particolarmente importante per consentire ai cittadini di seguire le attività e la potenziale influenza dei rappresentanti d'interessi. Le tre istituzioni ritengono che la trasparenza sia meglio garantita da un codice di condotta che contenga le regole e i principi applicabili ai rappresentanti d'interessi che aderiscono a un registro per la trasparenza e, quindi, al codice;

(5) vista l'esperienza positiva del registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che svolgono attività di concorso all'elaborazione e attuazione delle politiche dell'Unione, istituito mediante l'accordo del Parlamento europeo e della Commissione del 16 aprile 2014 1 , le tre istituzioni ritengono che tale accordo vada opportunamente esteso;

(6) le tre istituzioni riconoscono la necessità di istituire un registro per la trasparenza obbligatorio (in appresso "il registro") e di subordinare certi tipi di interazione con loro alla previa iscrizione nel registro, rendendola de facto una condizione preliminare per la rappresentanza degli interessi e quindi garantendo che tale rappresentanza avvenga secondo le regole e i principi sanciti dal codice di condotta;

(7) le tre istituzioni rispondono in tal modo alla necessità di adottare il più rapidamente possibile un accordo interistituzionale che istituisca un registro obbligatorio, conformemente alla risoluzione del Parlamento europeo del 28 aprile 2016 sull'accesso del pubblico ai documenti 2 ;

(8) il funzionamento del registro non incide sulle competenze di nessuna delle tre istituzioni, né condiziona i loro rispettivi poteri organizzativi interni, senza pregiudicare l'accordo che concluderanno rispetto alle modalità dei loro contributi alle risorse amministrative e finanziarie del segretariato del registro;

(9) nel dare attuazione al presente accordo le tre istituzioni opereranno in sincera collaborazione reciproca;

(10) ciascuna delle tre istituzioni può perseguire altre politiche di buon governo e trasparenza positive al di fuori dell'ambito del presente accordo nella misura in cui tali politiche non interferiscono con l'attuazione e gli obiettivi da esso perseguiti;

(11) l'accordo non pregiudica l'esercizio dei diritti di cui all'articolo 11, paragrafo 4, del TFUE (iniziativa dei cittadini europei) e all'articolo 227 del TFUE (il diritto di presentare una petizione al Parlamento europeo),

CONVENGONO QUANTO SEGUE:

Articolo 1

Finalità e portata dell'accordo interistituzionale

Il presente accordo interistituzionale istituisce un quadro per un'interazione trasparente ed etica tra i rappresentanti d'interessi che svolgono le attività contemplate dal presente accordo e una qualsiasi delle tre istituzioni.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini del presente accordo interistituzionale si intende per:

a) "rappresentanti d'interessi" qualsiasi persona fisica o giuridica, o gruppo formale/informale, associazione o rete che svolga le attività contemplate dal presente accordo;

b) "richiedente" qualsiasi rappresentante di interessi che faccia domanda di iscrizione nel registro;

c) "iscritto" qualsiasi rappresentante di interessi che si sia iscritto nel registro;

d) "cliente" un rappresentante di interessi che ha chiesto ad un intermediario di rappresentare i propri interessi nei confronti di una qualsiasi delle tre istituzioni;

e) "intermediario" un rappresentante di interessi che rappresenta gli interessi di un cliente nei confronti delle tre istituzioni;

f) "rapporto cliente - intermediario" qualsiasi relazione contrattuale tra un cliente e uno o più (sub)fornitori di servizi riguardante lo svolgimento di un'attività contemplata dal presente accordo;

g) "funzionari" tutte le categorie di personale di una qualsiasi delle tre istituzioni.

Articolo 3

Attività contemplate o non contemplate dall'accordo interistituzionale

1. Il presente accordo si applica alle attività che promuovono certi interessi mediante l'interazione con una qualsiasi delle tre istituzioni firmatarie, i rispettivi membri o funzionari, allo scopo di influenzare l'elaborazione o l'attuazione delle politiche o legislazioni, oppure il processo decisionale all'interno di tali istituzioni, salvo nei casi in cui viga una delle deroghe di cui al paragrafo 2 o all'articolo 4.

2. Non rientrano tra quelle definite al paragrafo 1 le seguenti attività:

a) la prestazione di consulenza legale o altra consulenza professionale nel contesto di un rapporto cliente-intermediario, se:

—    consiste nella rappresentanza in procedimenti di conciliazione o mediazione volti a prevenire il contenzioso dinanzi a organi giudiziari o amministrativi;

—    consiste in consulenze fornite ai clienti al fine di consentire loro di esercitare le proprie attività nel rispetto del quadro giuridico vigente;

—    si riferisce alla rappresentanza dei clienti e alla tutela dei loro diritti fondamentali o procedurali, come il diritto di essere sentiti, il diritto fondamentale del cliente a un processo equo, compreso il diritto alla difesa nei procedimenti amministrativi, come le attività esercitate da avvocati o altri professionisti;

b) le comunicazioni effettuate come parte in causa o parte terza nell'ambito di un procedimento legale o amministrativo istituto dal diritto dell'UE o dal diritto internazionale applicabile all'Unione, nonché le comunicazioni fondate su un rapporto contrattuale con l'istituzione o su un accordo di sovvenzionamento finanziato con fondi dell'UE;

c) le attività svolte dalle parti sociali nell'ambito del dialogo sociale ai sensi dell'articolo 152 del TFUE;

d) le comunicazioni effettuate a seguito di richieste dirette e specifiche di una qualsiasi delle tre istituzioni, dei rispettivi membri o funzionari, come richieste di informazioni fattuali, dati o perizie;

e) le comunicazioni di cittadini, a titolo puramente personale, con qualsiasi delle tre istituzioni.

Articolo 4

Organi esclusi dall'accordo interistituzionale

1. I partiti politici sono esentati dalla registrazione. Tuttavia, qualsiasi organizzazione da essi istituita o sostenuta, che svolga attività contemplate dall'accordo non è esentata.

2. Le chiese e le associazioni e comunità religiose, nonché le organizzazioni filosofiche e non confessionali di cui all'articolo 17 del TFUE sono esentate dalla registrazione. Tuttavia, gli uffici di rappresentanza o le persone giuridiche, gli uffici e le reti istituiti per rappresentare le chiese, le comunità religiose o le organizzazioni filosofiche e non confessionali nelle loro relazioni con le istituzioni dell'UE, come pure le loro associazioni non sono esentate dalla registrazione.

3. Gli enti pubblici degli Stati membri (incluse le loro rappresentanze permanenti e ambasciate) a livello nazionale e subnazionale, sono esentate dalla registrazione, come pure qualsiasi loro associazione a livello europeo, nazionale o subnazionale, a condizione che operi unicamente a nome dell'ente pubblico in questione.

4. Gli enti pubblici dei paesi terzi (incluse le loro missioni diplomatiche e ambasciate) sono esentati dalla registrazione.

5. Le organizzazioni intergovernative, incluse le agenzie e gli organi che ne derivano, sono esentate dalla registrazione.

Articolo 5

Interazioni subordinate a registrazione

1. Le tre istituzioni convengono di subordinare i seguenti tipi di interazione alla previa registrazione dei rappresentanti d'interessi:

Nel Parlamento europeo

Accesso agli edifici del Parlamento: possibilità di richiedere titoli di accesso di lunga durata ai locali del Parlamento europeo per le persone che rappresentano o lavorano per conto di rappresentanti d'interessi;

Audizioni pubbliche in commissione: possibilità per i rappresentanti d'interessi di essere invitati a parlare come ospite in un'audizione, fatte salve le disposizioni dell'articolo 3, paragrafo 2, lettera b);

Patrocinio: concessione del patrocinio a eventi organizzati dai rappresentanti d'interessi;

Riunioni: riunioni tra i rappresentanti d'interessi e i membri del Parlamento europeo, il segretario generale, i direttori generali e i segretari generali dei gruppi politici;

Eventi: accoglienza presso i locali del Parlamento europeo di eventi organizzati dai rappresentanti d'interessi;

Notifiche: invio di messaggi automatici sulle attività del Parlamento europeo ai rappresentanti d'interessi.

Nel Consiglio dell'Unione europea

Riunioni: riunioni tra i rappresentanti d'interessi e l'ambasciatore della presidenza in corso o futura del Consiglio dell'UE, nonché i loro supplenti nel comitato dei rappresentanti permanenti dei governi degli Stati membri presso l'Unione europea, il segretario generale e i direttori generali del Consiglio;

Notifiche: invio di messaggi automatici sulle attività del Consiglio ai rappresentanti d'interessi.

Nella Commissione europea

Riunioni: riunioni tra i rappresentanti d'interessi e i membri della Commissione, i membri dei Gabinetti e i direttori generali;

Gruppi di esperti: nomina di alcuni tipi di membri dei gruppi di esperti 3 ;

Consultazioni pubbliche: invio di avvisi automatici sulle consultazioni della Commissione ai rappresentanti d'interessi; la Commissione distingue gli enti registrati da quelli non registrati pubblicando i loro contributi separatamente;

Patrocinio: concessione del patrocinio a eventi organizzati dai rappresentanti d'interessi;

Mailing list: invio di avvisi automatici mediante mailing list ai rappresentanti d'interessi su certe attività della Commissione.

2. Ciascuna delle tre istituzioni adotta le misure interne necessarie ai fini dell'applicazione delle condizioni di cui al paragrafo 1.

3. Ciascuna istituzione può decidere di subordinare alla registrazione altri tipi di interazione, purché tali condizioni abbiano lo scopo di rafforzare ulteriormente l'attuale quadro.

4. Le condizioni di cui ai paragrafi 1 e 3 vanno rese pubbliche su un'apposita pagina del registro.

Articolo 6

Ammissibilità a registrazione dei richiedenti

1. Quando fanno domanda di registrazione, i richiedenti devono dimostrare la loro ammissibilità, ovvero la capacità di svolgere le attività contemplate dal presente accordo.

2. A tal fine, i richiedenti sono tenuti a fornire le informazioni di cui all'allegato II e accettare che tali informazioni vengano rese pubbliche.

3. I richiedenti possono essere invitati a presentare documenti giustificativi che dimostrino la loro ammissibilità e la correttezza delle informazioni fornite.

4. I richiedenti vengono iscritti nel registro una volta accertata la loro ammissibilità e la conformità della registrazione con le disposizioni dell'allegato II sulle informazioni da fornire.

Articolo 7

Codice di condotta applicabile agli iscritti e relativa attuazione

1. Le regole e i principi che gli iscritti devono osservare figurano nel codice di condotta allegato al presente accordo (allegato III). Iscrivendosi nel registro, gli iscritti convengono di rispettare tali regole e principi.

2. Come indicato nel codice di condotta, il mancato rispetto delle disposizioni può comportare le indagini e i provvedimenti stabiliti nelle procedure di cui all'allegato IV del presente accordo.

Le indagini possono essere condotte su iniziativa del segretariato o a seguito di reclami da esso ricevuti.

Le tre istituzioni adottano le misure interne necessarie per applicare le eventuali misure imposte ai sensi dell'allegato IV.

3. Come stabilito dal codice di condotta, gli iscritti sono tenuti in particolate a:

presentare, se necessario, i documenti o altri materiali giustificativi che dimostrino la correttezza delle informazioni fornite;

convenire di collaborare in modo sincero e costruttivo in caso di richieste di chiarimenti e aggiornamenti;

accettare di poter essere soggetti alle procedure di indagine e, ove necessario, ai provvedimenti di cui all'allegato IV.

Articolo 8

Consiglio di amministrazione del registro

1. Il consiglio di amministrazione del registro è composto dai segretariati generali delle tre istituzioni.

2. Il Consiglio di amministrazione:

—    vigila sull'attuazione globale del presente accordo da parte del segretariato ed emette istruzioni generali a tal fine;

—    approva il regolamento interno del segretariato;

—    approva l'emissione delle linee guida di cui all'articolo 9, paragrafo 4;

—    esamina e decide in merito alle richieste motivate di riesame delle decisioni del segretariato, presentate dagli iscritti, conformemente all'allegato IV del presente accordo;

—    accetta le notifiche di partecipazione volontaria di cui agli articoli 12 e 13 del presente accordo.

3. Il consiglio di amministrazione delibera per consenso.

4. Il consiglio di amministrazione può adottare il regolamento interno che disciplina l'esercizio delle sue competenze.

Articolo 9

Segretariato del registro

1. Il segretariato è una struttura operativa comune composta da un coordinatore e i suoi membri, che rispondono direttamente al consiglio di amministrazione.

2. Il segretariato opera in coordinamento con un funzionario del segretariato generale della Commissione europea (in appresso "il coordinatore"). I membri del segretariato sono funzionari del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea distaccati al segretariato dalla rispettiva istituzione.

Il coordinatore si assume la responsabilità generale del lavoro del segretariato e vigila sulle attività quotidiane.

3. I principali compiti del segretariato sono:

—    stilare il regolamento interno del segretariato, da sottoporre all'approvazione del consiglio di amministrazione;

—    riferire al consiglio di amministrazione sull'attuazione globale del presente accordo;

—    monitorare i contenuti del registro e garantire che soltanto i richiedenti ammissibili vengano iscritti al fine di conseguire un livello qualitativo ottimale per i dati del registro, fermo restando che gli iscritti hanno la responsabilità finale della correttezza delle informazioni fornite;

—    prestare assistenza tecnica e informatica agli iscritti, alle tre istituzioni e a qualsiasi ente che partecipi su base volontaria ai sensi degli articoli 12 e 13 del presente accordo;

—    svolgere indagini, eliminare registrazioni e adottare i provvedimenti previsti dall'allegato IV del presente accordo;

—    organizzazione iniziative di sensibilizzazione;

—    elaborare la relazione annuale per l'esercizio precedente;

—    garantire la messa a punto e la manutenzione del sito del registro e del modulo di iscrizione online, nonché di altre risorse informatiche correlate;

—    provvedere allo scambio di buone pratiche ed esperienze nel campo della trasparenza della rappresentanza degli interessi con organi analoghi;

—    svolgere qualsiasi altra attività necessaria per l'attuazione del presente accordo.

4. Il segretariato può sottoporre all'approvazione del consiglio di amministrazione linee guida destinate agli iscritti per garantire l'applicazione coerente degli articoli da 2 a 6 (definizioni, attività, organi esclusi, interazioni subordinate alla registrazione, ammissibilità e registrazione dei richiedenti), nonché degli allegati al presente accordo.

Articolo 10

Decisione

Le tre istituzioni istituiscono il segretariato e il consiglio di amministrazione mediante una decisione distinta, adottata congiuntamente dalle tre istituzioni prima dell'entrata in vigore del presente accordo.

Articolo 11

Risorse

1. Le tre istituzioni garantiscono che il segretariato disponga delle risorse umane, amministrative e finanziarie necessarie per il corretto svolgimento delle sue funzioni.

2. Le tre istituzioni forniranno al segretariato le risorse umane necessarie, nel caso del Parlamento europeo e del Consiglio dell'Unione europea per mezzo di un distacco alla Commissione ai sensi degli articoli 37, lettera a) e 38 dello statuto dei funzionati delle Comunità europee.

3. Le tre istituzioni contribuiscono in misura uguale al funzionamento del segretariato e del registro. Si impegnano a concludere un accordo distinto per precisare le modalità dei rispettivi contributi alle risorse amministrative e finanziarie del segretariato.

Articolo 12

Partecipazione volontaria di altre istituzioni, organi, uffici e agenzie dell'UE

1. Le altre istituzioni, organi, uffici e agenzie dell'Unione sono incoraggiate a utilizzare il quadro istituito dal presente accordo come strumento di riferimento per le loro interazioni con i rappresentanti d'interessi.

2. Le altre istituzioni, organi, uffici e agenzie dell'Unione possono, su base volontaria, notificare al segretariato il loro desiderio di subordinare certi tipi di interazione alla previa iscrizione nel registro per la trasparenza. La notifica deve precisare i tipi di interazione proposti e le relative condizioni.

3. Se il consiglio di amministrazione ritiene che i tipi di interazione proposti sono coerenti con gli obiettivi perseguiti dal registro, le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie dell'Unione interessati possono subordinare tali interazioni all'iscrizione nel registro e beneficiare dell'assistenza tecnica e informatica del segretariato, a fronte di un contributo proporzionale ai costi di funzionamento del segretariato e del registro.

4. L'accettazione della notifica di cui al paragrafo precedente non conferisce alle istituzioni, agli organi, agli uffici e alle agenzie dell'UE notificanti lo status di parte del presente accordo interistituzionale.

5. Le condizioni accettate ai sensi del paragrafo 3 sono pubblicate sul sito web del registro.

Articolo 13

Partecipazione volontaria delle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'UE

1. Fatte salve le disposizioni dell'articolo 4, paragrafo 3, del presente accordo, gli Stati membri possono, su base volontaria, notificare al segretariato il loro desiderio di subordinare certi tipi di interazione di rappresentanti d'interessi con le loro rappresentanze permanenti presso l'UE alla previa iscrizione nel registro per la trasparenza. La notifica deve precisare i tipi di interazione proposti e le relative condizioni.

2. Se il consiglio di amministrazione ritiene che i tipi di interazione proposti sono coerenti con gli obiettivi perseguiti dal registro, le rappresentanze permanenti interessate possono subordinare tali interazioni all'iscrizione nel registro e beneficiare dell'assistenza tecnica e informatica del segretariato, a fronte di un contributo proporzionale ai costi di funzionamento del segretariato e del registro.

3. L'accettazione della notifica di cui al paragrafo precedente non conferisce agli Stati membri notificanti lo status di parte del presente accordo interistituzionale.

4. Le condizioni accettate ai sensi del paragrafo 2 sono pubblicate sul sito web del registro.

Articolo 14

Disposizioni finali e transitorie

1. Il presente accordo interistituzionale è vincolante per le istituzioni firmatarie.

2. Il presente accordo sostituisce l'accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea del 16 aprile 2014, i cui effetti cessano alla data di applicazione del presente accordo.

3. Il presente accordo entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Esso si applica a decorrere dal [xx xx xxxx].

4. I rappresentanti d'interessi già registrati alla data di applicazione del presente accordo modificano la loro registrazione al fine di conformarsi alle nuove norme previste dal presente accordo entro il termine di sei mesi a decorrere da tale data.

5. Qualsiasi indagine facente seguito a segnalazioni o reclami presentati ai sensi dell'accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea del 16 aprile 2014 sarà condotta secondo le procedure previste da tale accordo.

6. Il presente accordo è sottoposto a riesame quattro anni dopo la sua entrata in vigore.

Fatto a [luogo], [data]

(1)

Accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea sull'istituzione di un registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che svolgono attività di concorso all'elaborazione e attuazione delle politiche dell'Unione, GU L 277 del 19.9.2014, pag. 11.

(2)

 Risoluzione del 28 aprile 2016 sull'accesso del pubblico ai documenti (articolo 116, paragrafo 7, del regolamento) per gli anni 2014-2015.

(3)

Ciò si riferisce a persone nominate per rappresentare un interesse comune condiviso dai portatori di interessi

in un determinato settore d'intervento, che non rappresentano un singolo portatore d'interessi, ma un orientamento politico comune a diverse organizzazioni di portatori d'interessi ("membri di tipo B'') e a organizzazioni in senso lato, tra cui imprese, associazioni, ONG, sindacati, università, istituti di ricerca, studi legali e società di consulenza ("membri di tipo C"), come stabilito nella decisione C(2016) 3301 della Commissione del 30.5.2016.

COMMISSIONE EUROPEA

Bruxelles, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

ALLEGATI

della proposta di accordo interistituzionale

su un registro per la trasperenza obbligatorio

ALLEGATO I

CLASSIFICAZIONE DEGLI ISCRITTI

Il segretariato applica la seguente classificazione degli iscritti, che può modificare.

	Categorie della classificazione degli iscritti
I.	Società di consulenza specializzate, studi legali e consulenti indipendenti
a	Sottocategoria	Società di consulenza specializzate
b	Sottocategoria	Studi legali
c	Sottocategoria	Consulenti indipendenti
II.	Imprese, associazioni commerciali/di categoria, sindacati, associazioni professionali
a	Sottocategoria	Imprese
b	Sottocategoria	Associazioni commerciali e di categoria
c	Sottocategoria	Sindacati e associazioni professionali
d	Sottocategoria	Enti che organizzano eventi
III.	Organizzazioni non governative
a	Sottocategoria	Organizzazioni, piattaforme, reti, coalizioni ad hoc, strutture temporanee non governative e altre organizzazioni analoghe
IV.	Centri studi (think-tanks), istituti di ricerca e istituti accademici
a	Sottocategoria	Centri studi (think-tanks) e istituti di ricerca
b	Sottocategoria	Istituti accademici
V.	Rappresentanti d'interessi non contemplati dalle categorie precedenti
a	Sottocategoria	Organizzazioni rappresentative di chiese e comunità religiose
b	Sottocategoria	Altri enti non contemplati dalle categorie precedenti

ALLEGATO II

INFORMAZIONI DA FORNIRE AL MOMENTO DELLA REGISTRAZIONE

I. INFORMAZIONI GENERALI

a) La denominazione, l'indirizzo della sede e dell'ufficio UE, se diverso dalla sede, nonché il numero di telefono, l'indirizzo e-mail 1 e il sito web dell'ente;

b) i nominativi della persona legalmente responsabile dell'organizzazione e della persona incaricata delle relazioni con l'UE; i nominativi delle persone autorizzate ad accedere ai locali del Parlamento europeo 2 ;

c) una stima degli equivalenti a tempo pieno (full-time equivalents, FTE) per tutte le persone coinvolte nelle attività previste dal registro secondo le seguenti percentuali rispetto all'attività a tempo pieno: 25%, 50%, 75% oppure 100%;

d) le finalità/il mandato — i settori d'interesse — le attività rientranti nell'ambito del registro — il livello dell'impegno (mondiale, europeo, nazionale, regionale);

e) le organizzazioni socie, inclusa la loro portata geografica, nonché l'appartenenza o affiliazione dell'ente a reti e associazioni rientranti nell'ambito del registro.

INFORMAZIONI SPECIFICHE

A. Attività contemplate dal registro

Dettagli sulle proposte legislative, politiche o iniziative dell'UE soggette alle interazioni.

B. Legami con le istituzioni dell'UE

a) appartenenza a gruppi di esperti e altri forum e piattaforme beneficiari del sostegno dell'Unione europea;

b) appartenenza o partecipazione a intergruppi del Parlamento europeo o a forum settoriali.

C. Informazioni finanziarie relative alle attività contemplate dal registro

Tutti gli importi indicati sono espressi in euro.

Costi

Tutti gli iscritti che promuovono i propri interessi nei confronti di una qualsiasi delle tre istituzioni sono tenuti a fornire una stima dei costi annuali relativi alle attività contemplate dal registro, secondo la seguente tabella. La stima dei costi annuali dovrebbe riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale dei dati di registrazione.

Costi annuali per le attività contemplate dal registro:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

1 000 000 – 1 249 999

1 250 000 – 1 499 999

1 500 000 – 1 749 000

1 750 000 – 1 999 999

2 000 000 – 2 249 999

2 250 000 – 2 499 999

2 500 000 – 2 749 000

2 750 000 – 2 999 999

3 000 000 – 3 499 999

3 500 000 – 3 999 999

4 000 000 – 4 499 999

4 500 000 – 4 999 999

5 000 000 – 5 499 999

5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999

6 500 000 – 6 999 999

7 000 000 – 7 999 999

8 000 000 – 8 999 999

9 000 000 – 9 999 999

> 10 000 000

I clienti sono tenuti a dichiarare tutti gli intermediari che svolgono per loro conto le attività contemplate dal registro e il costo di ciascun intermediario, secondo la tabella seguente. La stima dei costi annuali dovrebbe riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale dei dati di registrazione.

Fasce dei costi di rappresentanza per intermediario:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 1 000 000

> 1 000 000

Qualsiasi attuale intermediario non rientrante nell'ultimo esercizio finanziario concluso va dichiarato separatamente per nome.

Entrate

Gli intermediari sono tenuti a dichiarare le entrate annuali generate dalle attività contemplate dal registro, secondo la tabella seguente. Le entrate annuali generate devono riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale dei dati di registrazione.

Le entrate provenienti da singoli clienti per le attività contemplate dal registro vanno elencate secondo la tabella seguente:

Fasce delle entrate generate per cliente:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

> 1 000 000

Le entrate annuali totali generate dalle attività contemplate dal registro saranno calcolate automaticamente dal sistema del registro sulla base dell'aggregato della stima delle entrate generate per cliente.

Gli intermediari sono tenuti a dichiarare tutti i clienti per conto dei quali svolgono le attività contemplate dal registro.

Qualsiasi attuale cliente che non rientra nell'ultimo esercizio finanziario concluso va dichiarato separatamente per nome.

Gli intermediari che operano nel proprio interesse (vale a dire non per conto di un cliente) sono tenuti a dichiararlo nel modulo di iscrizione, specificando separatamente i costi di tali attività secondo le modalità indicate alla sezione Costi di cui sopra.

Tutti gli iscritti, inclusi gli intermediari che svolgono attività rientranti nell'ambito del presente accordo, sono tenuti a dichiarare l'importo e la fonte delle sovvenzioni dell'UE corrisposte a fronte dei loro costi operativi.

Obblighi di informazione specifici

Gli iscritti ufficialmente registrati come enti senza scopo di lucro sono tenuti a fornire:

a)    il loro bilancio totale per l'ultimo esercizio finanziario concluso;

b)    le principali fonti di finanziamento per categoria (ad esempio, finanziamenti pubblici, contributi dei membri, sovvenzioni, donazioni, ecc.);

c)    l'importo di ciascun contributo che superi il 10% del bilancio totale, se i contributi superano i 10 000 euro, e il nome del contribuente.

Attuazione

Il segretariato mette a disposizione un modulo di iscrizione online e delle linee guida sugli aspetti finanziari da dichiarare ai sensi del presente allegato.

ALLEGATO III

CODICE DI CONDOTTA

Le tre istituzioni ritengono che tutti i rappresentanti d'interessi iscritti nel registro che interagiscono con esse, sia in un'unica occasione o più volte, debbano comportarsi nel rispetto del presente codice di condotta.

Gli iscritti accettano la seguente serie di norme e principi e convengono di osservarli. In particolare:

a) nelle relazioni con le tre istituzioni si identificano sempre con il proprio nome, numero di registrazione, l'ente o gli enti per cui lavorano o che rappresentano; dichiarano gli interessi e gli obiettivi che promuovono e specificano i clienti o i membri che rappresentano ed eventualmente il loro numero di registrazione;

b) evitano di ottenere o cercare di ottenere informazioni o decisioni in maniera disonesta, mediante pressioni indebite o comportamenti scorretti;

c) non travisano gli effetti della registrazione in maniera ingannevole o pregiudizievole per la reputazione del registro, né utilizzano i loghi dell'Unione o di una qualsiasi delle tre istituzioni senza espressa autorizzazione;

d) garantiscono che, per quanto a loro conoscenza, le informazioni da loro fornite al momento della registrazione e successivamente nell'esercizio delle attività contemplate dal registro sono complete, aggiornate e non fuorvianti: accettano che tali informazioni siano rese pubbliche;

e) si astengono dal diffondere a terzi dietro compenso documenti ricevuti dalle istituzioni;

f) rispettano tutti i codici, tutte le norme e tutte le prassi di buon governo e trasparenza stabiliti dalle istituzioni dell'Unione, disponibili sul sito web del registro, e si astengono dall'ostacolarne l'attuazione e l'applicazione;

g) non inducono i membri del Parlamento europeo e della Commissione, o funzionari di una qualsiasi delle tre istituzioni, a contravvenire alle disposizioni e alle norme di comportamento ad essi applicabili;

h) qualora impieghino ex membri del Parlamento europeo e della Commissione, o funzionari di una qualsiasi delle tre istituzioni, rispettano l'obbligo di tali dipendenti di conformarsi ai requisiti e alle norme in materia di riservatezza ad essi applicabili dopo aver lasciato la rispettiva istituzione;

i) se impegnati in un rapporto cliente-intermediario: i) garantiscono che tutte le parti di tale rapporto siano iscritte nel registro, nonché ii) come clienti o intermediari, consentono la pubblicazione delle informazioni relative al rapporto nel registro ai sensi dell'allegato II del presente accordo interistituzionale;

j) convengono: i) di presentare, su richiesta, al segretariato i documenti o altri materiali giustificativi che dimostrino la loro ammissibilità e la correttezza delle informazioni fornite, nonché ii) di collaborare in modo sincero e costruttivo con il segretariato;

k) accettano di poter essere soggetti alle procedure di indagine e, ove necessario, ai provvedimenti di cui all'allegato IV;

l) prendono le misure necessarie per garantire che i loro dipendenti che svolgono le attività contemplate dal registro siano informati sugli impegni da essi assunti ai fini del codice di condotta;

m) informano chiunque rappresentano nell'ambito delle attività contemplate dall'accordo interistituzionale in merito ai loro obblighi nei confronti delle istituzioni dell'UE derivanti dal presente codice di condotta;

n) accettano di rispettare, e si astengono dall'ostacolare, le specifiche norme di accesso e sicurezza, nonché le modalità definite dalle istituzioni firmatarie.

ALLEGATO IV

INDAGINI E PROVVEDIMENTI

1.Disposizioni generali

1.1.Se il segretariato viene a conoscenza di una mancata osservanza delle disposizioni del codice di condotta, può aprire un'indagine.

1.2.L'indagine può essere aperta a seguito di un reclamo o su propria iniziativa del segretariato.

1.3.L'indagine è una procedura amministrativa che coinvolge il segretariato e l'iscritto.

1.4.Le disposizioni relative alle indagini si applicano sia alle indagini aperte a seguito di un reclamo sia a quelle d'iniziativa del segretariato.

2.Reclami e apertura di un'indagine

2.1.Qualsiasi persona fisica o giuridica può presentare un reclamo al segretariato. I reclami vanno presentati per iscritto. Per essere ammissibile, un reclamo deve:

a)identificare l'iscritto interessato e illustrare chiaramente il contenuto del reclamo;

b)fornire il nome e l'indirizzo del reclamante;

c)essere presentato entro un anno dalla presunta violazione;

d)essere corredato di adeguati elementi di prova che dimostrino una ragionevole probabilità di mancato rispetto delle disposizioni del codice di condotta.

2.2.Il segretariato informa il reclamante se il reclamo è ammissibile. In caso di inammissibilità, il segretariato informa, ove possibile, il reclamante su come presentare un reclamo ammissibile.

2.3.Fatti salvi i paragrafi precedenti, se il segretariato ritiene che un reclamo inammissibile indichi la possibilità di un'inosservanza sufficientemente grave delle disposizioni del codice di condotta, può aprire un'indagine di propria iniziativa.

3.Richieste di chiarimenti

3.1.Se il segretariato viene a conoscenza di una mancata osservanza delle disposizioni del codice di condotta passibile di indagine, può, se lo ritiene appropriato ed efficace, contattare l'iscritto interessato con la richiesta di chiarire e porre rimedio all'eventuale inosservanza.

3.2.Il segretariato fissa un termine ragionevole per consentire all'iscritto di rispondere alla richiesta tenuto conto delle circostanze fattuali dell'eventuale inosservanza.

3.3.Se la reazione dell'iscritto è soddisfacente e il segretariato ritiene che la questione sia risolta, può chiudere la richiesta e, ove necessario, informare il reclamante di conseguenza.

3.4.Se la risposta dell'iscritto non è soddisfacente, il segretariato apre un'indagine secondo quanto disposto alla sezione 5 del presente allegato.

4.Poteri di indagine

4.1.Nel corso dell'indagine l'iscritto è tenuto a rispondere pienamente a qualsiasi richiesta di informazioni e documenti.

4.2.Su richiesta, deve mettere a disposizione del segretariato la documentazione pertinente all'indagine. Il segretariato può decidere di ispezionare e/o fare copie di tale documentazione in possesso dell'iscritto.

4.3.Se il segretariato ispeziona la documentazione, è tenuto a stilare una relazione contenente le informazioni sui fatti relativi all'indagine. Una copia della relazione è fornita all'iscritto.

4.4.Il segretariato può decidere di sentire l'iscritto interessato e/o il reclamante.

4.5.L'iscritto e il reclamante possono indicare quali documenti (o parti di essi) e/o informazioni da essi forniti in base alle precedenti sezioni da 4.2 a 4.4 vadano considerati riservati con riferimento alle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento 1049/2001.

5.Indagini

5.1.All'apertura dell'indagine il segretariato informa l'iscritto della presunta inosservanza di disposizioni specifiche del codice di condotta, delle motivazioni che ne stanno alla base degli elementi di prova addotti a sostegno.

In casi eccezionali e debitamente giustificati, il segretariato può, in attesa della decisione prevista alla sezione 9, rimuovere una registrazione dal sito web pubblico del registro per evitare danni alla reputazione delle istituzioni dell'Unione europea, del registro o di terzi. In tal caso, il segretariato informa l'iscritto indicando al tempo stesso le motivazioni della rimozione e i relativi elementi di prova.

5.2.L'iscritto è tenuto a inviare una risposta entro 20 giorni lavorativi.

5.3.Il segretariato può decidere di concedere un periodo di tempo più lungo per l'invio della risposta se lo giustificano le caratteristiche oggettive dell'indagine specifica.

5.4.Se un iscritto non osserva il termine per l'invio della risposta, il segretariato può, se non lo ha già fatto, rimuoverne la registrazione dal sito web pubblico del registro. Il segretariato può decidere di reintrodurre la registrazione una volta che l'iscritto avrà fornito la risposta.

5.5.Se il segretariato necessita di ulteriori informazioni e chiarimenti, può richiederli all'iscritto conformemente alle precedenti sezioni da 5.1 a 5.3.

5.6.Il reclamante è informato dell'apertura dell'indagine.

6.Ricerca di soluzioni

6.1.Se, dopo aver esaminato tutti gli elementi dell'indagine, il segretariato giunge alla conclusione che l'iscritto non ha osservato il codice di condotta, può cercare qualsiasi soluzione ritenuta appropriata per porre rimedio all'inosservanza e/o mitigarne gli effetti futuri.

6.2.Se l'iscritto interessato collabora per porre in essere tale soluzione, l'indagine viene chiusa. Il segretariato può decidere di applicare agli iscritti che collaborano un provvedimento più clemente o di chiudere l'indagine senza applicare alcun provvedimento.

6.3.Se l'iscritto non pone in essere la soluzione in modo soddisfacente, il segretariato può chiudere l'indagine ed emettere una decisione sulla base delle informazioni di cui dispone.

7.Mancata collaborazione sincera e costruttiva con il segretariato

Se il segretariato ritiene che l'iscritto interessato non collabora in modo sincero e costruttivo nelle fasi dell'indagine di cui alla precedente sezione 5, può, dopo aver dato all'interessato la possibilità di rendere note per iscritto le sue opinioni, chiudere l'indagine includendo una constatazione di violazione del punto j) del codice di condotta e applicando i provvedimenti di cui alla seguente sezione 20 sulla base delle informazioni di cui dispone.

8.Diritto a essere sentiti

L'interessato ha la possibilità di rendere note per iscritto le sue opinioni prima che venga presa qualsiasi decisione di mancata osservanza del codice di condotta.

9.Decisione

9.1.Il segretariato chiude l'indagine con una decisione motivata, in cui specifica se la mancata osservanza del codice di condotta è stata accertata e gli eventuali provvedimenti applicati.

9.2.Gli iscritti sono informati del loro diritto di presentare una richiesta di riesame o dei mezzi di ricorso a loro disposizione.

9.3.Il reclamante è informato dell'esito dell'indagine.

10.Provvedimenti

10.1.Se il segretariato accerta una violazione del codice di condotta, può imporre i seguenti provvedimenti:

a)    avvertimento formale rivolto all'iscritto, con l'indicazione della disposizione del codice di condotta violata;

b) sospensione delle interazioni individuali e multiple di cui l'iscritto dispone ai sensi dell'articolo 5 del presente accordo interistituzionale per un periodo da 15 giorni a 1 anno;

c)    rimozione della registrazione dal registro per un periodo da 15 giorni a 2 anni.

10.2.Nel decidere la severità del provvedimento il segretariato tiene nel debito conto tutte le circostanze del caso individuale rispetto agli obiettivi perseguiti dall'accordo interistituzionale.

10.3.Gli iscritti che si sono visti sospendere le interazioni individuali e multiple non possono procedere a questo tipo di interazione fino alla scadenza del periodo di sospensione oppure fino a quando non avranno posto rimedio in modo soddisfacente ai motivi che hanno determinato la sospensione, se questo periodo è più lungo.

10.4.Le registrazioni rimosse dal registro non possono essere reinserite prima della scadenza del periodo di rimozione e prima che l'iscritto abbia posto rimedio in modo soddisfacente ai motivi che hanno portato alla rimozione.

10.5.Il reclamante è informato dell'esito finale del reclamo ed eventualmente dei provvedimenti di cui alla sezione 10.1 applicati all'iscritto.

11.Riesame

11.1.Gli iscritti soggetti ai provvedimenti di cui alla sezione 10.1 possono presentare una domanda motivata di riesame della decisione del segretariato. Al termine della procedura di riesame gli iscritti possono avvalersi dei mezzi di ricorso di cui alla sezione 12 del presente allegato.

11.2.La richiesta di riesame va inviata al consiglio di amministrazione entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica del provvedimento.

11.3.Le richieste di riesame sono nuovamente analizzate dal consiglio di amministrazione.

11.4.Una richiesta di riesame non sospende il provvedimento, a meno che il consiglio di amministrazione non decida diversamente sulla base della richiesta di riesame motivata.

11.5.Il consiglio di amministrazione informa l'iscritto dell'esito della procedura di riesame entro 20 giorni lavorativi. Una mancata risposta entro tale periodo va intesa come un implicito rifiuto della domanda di riesame.

11.6.Gli iscritti che non sono soddisfatti dell'esito della procedura di riesame possono avvalersi dei mezzi di ricorso di cui alla sezione 12.

12.Mezzi di ricorso

Gli iscritti che non sono soddisfatti della decisione del consiglio di amministrazione possono presentare un ricorso alla Corte di giustizia o una denuncia al Mediatore europeo ai sensi degli articoli 263 e 228 del TFUE.

(1)

L'indirizzo e-mail fornito non sarà pubblicato.

(2)

Coloro che intendono iscriversi nel registro possono chiedere l'autorizzazione ad accedere ai locali del Parlamento europeo al termine del processo di registrazione. I nominativi delle persone che ricevono titoli di accesso ai locali del Parlamento europeo sono inseriti nel registro. La registrazione non conferisce automaticamente il diritto al rilascio di tale titolo di accesso.