relativo ad un sistema di certificazione dei soggetti responsabili della manutenzione di carri merci e che modifica il regolamento (CE) n. 653/2007

vista la direttiva 2004/49/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativa alla sicurezza delle ferrovie comunitarie e recante modifica della direttiva 95/18/CE del Consiglio relativa alle licenze delle imprese ferroviarie e della direttiva 2001/14/CE relativa alla ripartizione della capacità di infrastruttura ferroviaria, all’imposizione dei diritti per l’utilizzo dell’infrastruttura ferroviaria e alla certificazione di sicurezza, in particolare l’articolo 14 bis (1),

vista la raccomandazione dell’Agenzia ferroviaria europea dell’8 luglio 2010 relativa ad un sistema di certificazione dei soggetti responsabili della manutenzione,

1. Il presente regolamento istituisce un sistema di certificazione dei soggetti responsabili della manutenzione di carri merci di cui all’articolo 14 bis della direttiva 2004/49/CE.

2. Lo scopo del sistema di certificazione consiste nel comprovare che un soggetto responsabile della manutenzione abbia istituito un proprio sistema di manutenzione e sia in grado di soddisfare i requisiti stabiliti nel presente regolamento per garantire che i carri merci della cui manutenzione è responsabile siano in grado di circolare in condizioni di sicurezza.

1. Il sistema di certificazione si applica a qualsiasi soggetto responsabile della manutenzione di carri merci da utilizzare sulla rete ferroviaria all’interno dell’Unione.

2. L’officina di manutenzione o qualsiasi organizzazione che assume una parte delle funzioni specificate all’articolo 4 può applicare il sistema di certificazione su base volontaria, sulla base dei principi specificati all’articolo 8 e all’allegato I.

3. I riferimenti al gestore dell’infrastruttura contenuti negli articoli 5, 7 e 12 si intendono in relazione alle operazioni effettuate con carri merci per il trasporto di materiali da costruzione o per le attività di manutenzione dell’infrastruttura. Quando utilizza carri merci a questo fine, si ritiene che un gestore dell’infrastruttura operi a titolo di impresa ferroviaria.

1. Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni di cui all’articolo 3 della direttiva 2004/49/CE.

2. Il soggetto responsabile della manutenzione provvede affinché le funzioni di cui al paragrafo 1 siano conformi ai requisiti e ai criteri di valutazione illustrati all’allegato III.

3. Il soggetto responsabile della manutenzione svolge esso stesso la funzione di gestione, ma può esternalizzare le funzioni di manutenzione di cui alle lettere da b) a d) del paragrafo 1, o loro parti, ad altre parti appaltatrici, fatto salvo il disposto dell’articolo 8. Quando fa ricorso all’esternalizzazione, il soggetto responsabile della manutenzione garantisce il rispetto dei principi che figurano all’allegato I.

4. Indipendentemente dalle modalità di esternalizzazione adottate, il soggetto responsabile della manutenzione è responsabile dei risultati delle attività di manutenzione che gestisce e istituisce un sistema di monitoraggio delle prestazioni di tali attività.

1. Le imprese ferroviarie o i gestori dell’infrastruttura provvedono affinché, prima della partenza, i carri merci che essi utilizzano dispongano di un soggetto responsabile della manutenzione certificato e che l’utilizzo di tali carri merci corrisponda all’ambito del certificato.

2. Tutti i soggetti che partecipano alla procedura di manutenzione si scambiano le informazioni pertinenti conformemente ai criteri di cui ai punti I.7 e I.8 dell’allegato III.

3. Sulla base di accordi contrattuali, un’impresa ferroviaria può chiedere informazioni a fini operativi sulla manutenzione di un carro merci. Il soggetto responsabile della manutenzione del carro merci risponde a tale richiesta sia direttamente che attraverso altre parti appaltatrici.

4. Sulla base di accordi contrattuali, un soggetto responsabile della manutenzione può chiedere informazioni sul funzionamento di un carro merci. L’impresa ferroviaria o il gestore dell’infrastruttura risponde a tale richiesta sia direttamente che attraverso altre parti appaltatrici.

5. Tutte le parti appaltatrici si scambiano informazioni su malfunzionamenti, incidenti, inconvenienti, semi incidenti e altri eventi pericolosi connessi alla sicurezza, nonché su tutte le eventuali restrizioni all’uso di carri merci.

6. I certificati di soggetti responsabili della manutenzione vengono accettati come prova della capacità di un’impresa ferroviaria o di un gestore dell’infrastruttura di rispondere ai requisiti che disciplinano la manutenzione e il controllo di appaltatori e fornitori specificato all’allegato II, punti B.1, B.2, B.3 e C.1, ai regolamenti della Commissione (UE) n. 1158/2010, del 9 dicembre 2010, relativo a un metodo di sicurezza comune per valutare la conformità ai requisiti di ottenimento di certificati di sicurezza della rete ferroviaria (4) e (UE) n. 1169/2010, del 10 dicembre 2010, concernente un metodo di sicurezza comune per la valutazione della conformità ai requisiti per ottenere un’autorizzazione di sicurezza per l’infrastruttura ferroviaria (5), a meno che l’autorità preposta alla sicurezza sia in grado di dimostrare l’esistenza di un rischio notevole per la sicurezza.

7. Se una parte appaltatrice, in particolare un’impresa ferroviaria, ha un valido motivo per ritenere che un particolare soggetto responsabile della manutenzione non soddisfi i requisiti di cui all’articolo 14 bis, paragrafo 3, della direttiva 2004/49/CE o i requisiti di certificazione del presente regolamento, ne informa immediatamente l’organismo di certificazione. L’organismo di certificazione adotta le misure opportune per verificare la veridicità dell’asserita non conformità e informa dei risultati della sua indagine le parti interessate (tra cui la competente autorità nazionale preposta alla sicurezza se del caso).

8. In caso di cambiamento del soggetto responsabile della manutenzione, il titolare dell’immatricolazione, come prevede l’articolo 33, paragrafo 3, della direttiva 2008/57/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6), informa nei tempi prescritti l’organismo di immatricolazione, definito all’articolo 4, paragrafo 1, della decisione 2007/756/CE della Commissione (7), in modo che quest’ultimo possa aggiornare il Registro di immatricolazione nazionale.

Il soggetto responsabile della manutenzione precedente trasmette il diario di manutenzione al titolare dell’immatricolazione o al nuovo soggetto responsabile della manutenzione.

Il precedente soggetto responsabile della manutenzione è sollevato dalle sue responsabilità quando è cancellato dal Registro di immatricolazione nazionale. Se alla data della cancellazione del precedente soggetto responsabile della manutenzione nessun nuovo soggetto ha manifestato la propria accettazione della condizione di soggetto responsabile della manutenzione, l’immatricolazione del veicolo viene sospesa.

1. I certificati SRM vengono rilasciati da qualsiasi organismo di certificazione competente, scelto dal soggetto responsabile della manutenzione richiedente.

2. Gli Stati membri provvedono affinché gli organismi di certificazione siano conformi ai criteri e ai principi generali di cui all’allegato II e a qualsiasi successivo sistema di accreditamento settoriale.

3. Gli Stati membri adottano le misure necessarie a garantire che le decisioni adottate dagli organismi di certificazione siano soggette a controllo giurisdizionale.

4. Al fine di armonizzare le impostazioni nella valutazione delle domande, gli organismi di certificazione cooperano tra loro sia all’interno degli Stati membri che in tutta l’Unione.

5. L’Agenzia organizza e facilita la cooperazione tra gli organismi di certificazione.

1. La certificazione si basa su una valutazione della capacità del soggetto responsabile della manutenzione di soddisfare i pertinenti requisiti dell’allegato III e di applicarli in modo coerente. Deve inoltre comprendere un sistema di supervisione per garantire l’ininterrotta conformità ai requisiti applicabili dopo il rilascio del certificato SRM.

2. I soggetti responsabili della manutenzione chiedono la certificazione utilizzando il pertinente modulo dell’allegato IV e fornendo le prove documentali delle procedure precisate all’allegato III. Essi presentano prontamente tutte le informazioni supplementari richieste dall’organismo di certificazione. Nel valutare le domande gli organismi di certificazione applicano i requisiti e i criteri di valutazione di cui all’allegato III.

3. L’organismo di certificazione decide non oltre quattro mesi dopo che gli siano state trasmesse tutte le informazioni necessarie, oltre alle eventuali informazioni supplementari, dal soggetto responsabile della manutenzione che chiede il certificato. L’organismo di certificazione effettua la necessaria valutazione sul sito o sui siti del soggetto responsabile della manutenzione prima di procedere al rilascio del certificato. La decisione relativa al rilascio del certificato viene comunicata al soggetto responsabile della manutenzione utilizzando il modulo pertinente che figura all’allegato V.

4. Un certificato SRM è valido per un periodo non superiore a cinque anni. Il titolare del certificato informa immediatamente l’organismo di certificazione in merito a tutti i cambiamenti significativi delle circostanze esistenti al momento in cui il certificato originale è stato rilasciato per permettere al suddetto organismo di decidere se modificarlo, rinnovarlo o revocarlo.

5. L’organismo di certificazione espone nei dettagli le motivazioni sulle quali si basano le sue decisioni. L’organismo di certificazione notifica la propria decisione e le relative motivazioni al soggetto responsabile della manutenzione, assieme alle indicazioni relative alla procedura, al termine entro il quale presentare ricorso e ai recapiti dell’organismo di appello.

6. L’organismo di certificazione effettua un’attività di supervisione almeno una volta all’anno su dei siti selezionati, rappresentativi sotto il profilo geografico e funzionale di tutte le attività dei soggetti responsabili della manutenzione da esso certificati, per verificare che tali soggetti soddisfino i criteri di cui all’allegato III.

7. Se l’organismo di certificazione ritiene che un soggetto responsabile della manutenzione non soddisfi più i requisiti sulla cui base è stato rilasciato il certificato SRM, concorda un piano di miglioramento con il soggetto in questione, limita l’ambito di applicazione del certificato o lo sospende, a seconda del grado di non conformità.

In caso di persistenza della non conformità ai requisiti di certificazione o all’eventuale piano di miglioramento, l’organismo di certificazione limita l’ambito di applicazione o revoca il certificato SRM, motivando la propria decisione, fornendo al contempo delle indicazioni relative alla procedura, al termine per presentare ricorso e ai recapiti dell’organismo di appello.

8. Quando un’impresa ferroviaria o un gestore dell’infrastruttura chiede un certificato o un’autorizzazione di sicurezza, si applica quanto segue per quanto riguarda i carri merci utilizzati:

Gli organismi di certificazione e le autorità nazionali preposte alla sicurezza procedono ad un ampio scambio di vedute, in tutte le circostanze, allo scopo di evitare qualsiasi duplicazione delle valutazioni.

1. Qualora un soggetto responsabile della manutenzione decida di esternalizzare una o più delle funzioni di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettere b), c) e d), o parte di esse, la certificazione volontaria dell’impresa appaltatrice nell’ambito del sistema di certificazione del presente regolamento stabilisce per il soggetto responsabile della manutenzione una presunzione di conformità ai pertinenti requisiti di cui all’allegato III, nella misura in cui tali requisiti sono coperti dalla certificazione volontaria dell’impresa appaltatrice. In assenza di tale certificazione, il soggetto responsabile della manutenzione dimostra all’organismo di certificazione la propria conformità a tutti i requisiti di cui all’allegato III per quanto riguarda le funzioni che decide di esternalizzare.

2. La certificazione relativa alle funzioni di manutenzione esternalizzate, o parte di esse, viene rilasciata dagli organismi di certificazione, seguendo le stesse procedure indicate agli articoli 6, 7 e 10, paragrafo 3, adattate al caso specifico del richiedente. Esse sono valide in tutto il territorio dell’Unione.

Nel valutare le domande di certificati relativi alle funzioni di manutenzione esternalizzate, o parte di esse, gli organismi di certificazione seguono i principi illustrati nell’allegato I.

Se un’autorità nazionale preposta alla sicurezza, ha un valido motivo per ritenere che un particolare soggetto responsabile della manutenzione non soddisfi i requisiti di cui all’articolo 14 bis, paragrafo 3, della direttiva 2004/49/CE o i requisiti di certificazione del presente regolamento, adotta immediatamente le necessarie decisioni e ne informa la Commissione, l’Agenzia, le altre autorità competenti, l’organismo di certificazione e le altre parti interessate.

1. Entro il 30 novembre 2011, gli Stati membri comunicano alla Commissione se gli organismi di certificazione sono organismi accreditati, organismi riconosciuti o autorità nazionali preposte alla sicurezza. Eventuali modifiche della suddetta situazione vengono inoltre comunicate alla Commissione entro un mese dal loro verificarsi.

2. Entro il 31 maggio 2012, gli Stati membri comunicano alla Agenzia gli organismi di certificazione riconosciuti. Gli organismi di accreditamento definiti nel regolamento (CE) n. 765/2008 informano l’Agenzia in merito agli organismi di certificazione accreditati. Eventuali modifiche vengono inoltre comunicate all’Agenzia entro un mese dal loro verificarsi.

3. Gli organismi di certificazione comunicano all’Agenzia tutti i certificati SRM o certificati per funzioni specifiche a norma dell’articolo 4, paragrafo 1, rilasciati, modificati, rinnovati o revocati, entro una settimana dalla relativa decisione, utilizzando i moduli di cui all’allegato V.

4. L’Agenzia conserva le registrazioni di tutte le informazioni trasmesse a norma dei paragrafi 2 e 3 e le mette a disposizione del pubblico.

L’allegato I del regolamento (CE) n. 653/2007 è sostituito dal testo di cui all’allegato VI del presente regolamento.

1. Le seguenti disposizioni transitorie si applicano fatto salvo l’articolo 9.

2. A decorrere dal 31 maggio 2012, tutti i certificati SRM vengono rilasciati in conformità al presente regolamento ai soggetti responsabili della manutenzione di carri merci, fatto salvo l’articolo 14 bis, paragrafo 8, della direttiva 2004/49/CE.

3. I certificati rilasciati da un organismo di certificazione entro e non oltre il 31 maggio 2012 sulla base di principi e criteri equivalenti a quelli del Protocollo di intesa che stabilisce i principi fondamentali di un sistema comune di certificazione dei soggetti responsabili della manutenzione di carri merci, firmato dagli Stati membri il 14 maggio 2009, sono riconosciuti equivalenti ai certificati SRM rilasciati a norma del presente regolamento per il loro periodo di validità originale sino e non oltre al 31 maggio 2015.

4. I certificati rilasciati da un organismo di certificazione a soggetti responsabili della manutenzione entro e non oltre il 31 maggio 2012 sulla base della legislazione nazionale vigente prima dell’entrata in vigore del presente regolamento ed equivalente al presente regolamento, in particolare gli articoli 6 e 7 e gli allegati I e III, sono riconosciuti equivalenti ai certificati SRM rilasciati a norma del regolamento per il loro periodo originale di validità fino e non oltre al 31 maggio 2015.

5. I certificati rilasciati alle officine di manutenzione entro e non oltre il 31 maggio 2014 sulla base della legislazione nazionale vigente prima dell’entrata in vigore del presente regolamento ed equivalente al presente regolamento, sono riconosciuti equivalenti ai certificati per officine di manutenzione che assumono la funzione di esecuzione della manutenzione rilasciati a norma del presente regolamento per il loro periodo originale di validità fino e non oltre al 31 maggio 2017.

6. Fatti salvi i paragrafi da 3 a 5, i soggetti responsabili della manutenzione per carri merci che sono stati iscritti nel registro di immatricolazione nazionale entro e non oltre il 31 maggio 2012 vengono certificati in conformità al presente regolamento entro e non oltre il 31 maggio 2013. Durante questo periodo, le auto dichiarazioni di conformità di soggetti responsabili della manutenzione ai pertinenti requisiti del presente regolamento o del protocollo di intesa che istituisce i principi fondamentali di un sistema comune di certificazione dei soggetti responsabili della manutenzione di carri merci, firmato dagli Stati membri il 14 maggio 2009, vengono riconosciuti equivalenti a certificati SRM rilasciati a norma del presente regolamento.

7. Le imprese ferroviarie e i gestori dell’infrastruttura che hanno già ottenuto la certificazione in conformità agli articoli 10 e 11 della direttiva 2004/49/CE entro e non oltre il 31 maggio 2012 non devono chiedere un certificato SRM per il periodo originale di validità dei loro certificati per la manutenzione dei carri di cui sono responsabili in quanto soggetto responsabile della manutenzione.

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla data di pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

ALLEGATO III

Requisiti e criteri di valutazione per le organizzazioni che chiedono un certificato SRM o un certificato relativo a funzioni di manutenzione esternalizzate da un soggetto responsabile della manutenzione

I. Requisiti della funzione di gestione e criteri di valutazione

1. Leadership — impegno allo sviluppo e all’attuazione del sistema di manutenzione dell’organizzazione e al continuo miglioramento della sua efficienza

L’organizzazione deve predisporre procedure per:

a)	istituire una politica di manutenzione appropriata al tipo di organizzazione e alle dimensioni del servizio e approvata dall’amministratore delegato dell’organizzazione o dal suo rappresentante;

b)	garantire l’istituzione di obiettivi di sicurezza, in linea con il quadro giuridico e coerentemente con il tipo di organizzazione, le dimensioni e i rischi pertinenti;

c)	valutare le prestazioni di sicurezza complessive in relazione ai propri obiettivi di sicurezza d’impresa;

d)	sviluppare piani e procedure per raggiungere i propri obiettivi di sicurezza;

e)	assicurare la disponibilità delle risorse necessarie per espletare tutte le procedure necessarie per conformarsi ai requisiti del presente allegato;

f)	identificare e gestire l’impatto di altre attività di gestione sul sistema di manutenzione;

g)	assicurare che il «senior management» sia a conoscenza dei risultati del monitoraggio delle prestazioni e degli audit e assuma la responsabilità complessiva per l’introduzione di modifiche al sistema di manutenzione;

h)	garantire che il personale e i rappresentanti del personale siano adeguatamente rappresentati e consultati nel definire, sviluppare, monitorare e rivedere gli aspetti di sicurezza di tutte le procedure connesse che possono riguardare il personale.

2. Valutazione del rischio — un’impostazione strutturata per valutare i rischi associati alla manutenzione di carri merci, inclusi quelli derivanti direttamente da procedure operative e dalle attività di altre organizzazioni o persone e per individuare le appropriate misure di controllo del rischio

2.1.

L’organizzazione deve predisporre procedure per:

a)	analizzare i rischi rilevanti per le dimensioni delle operazioni effettuate dall’organizzazione, inclusi i rischi derivanti da difetti e non conformità di costruzione o malfunzionamenti in tutto il ciclo di vita;

b)	valutare i rischi di cui alla lettera a);

c)	sviluppare e mettere in atto misure di controllo del rischio.

2.2.	L’organizzazione deve predisporre procedure e disposizioni per riconoscere la necessità e l’impegno a collaborare con detentori, imprese ferroviarie, gestori di infrastrutture o altre parti interessate.

2.3.	L’organizzazione deve disporre di procedure di valutazione del rischio per gestire i cambiamenti a livello di impianti, procedure, organizzazione, personale o interfacce e applicare il regolamento (CE) n. 352/2009 della Commissione (1).

2.4.	Nella valutazione del rischio, un’organizzazione deve disporre di procedure per tener conto della necessità di stabilire, offrire e sostenere un ambiente di lavoro adeguato e che sia conforme alla legislazione nazionale e dell’Unione, in particolare alla direttiva 89/391/CEE del Consiglio (2).

3. Monitoraggio — un’impostazione strutturata per garantire che siano state adottate misure di controllo del rischio, che il lavoro sia effettuato correttamente e che siano raggiunti gli obiettivi dell’organizzazione

3.1.

L’organizzazione deve disporre di una procedura per la raccolta, il monitoraggio e l’analisi periodici dei dati rilevanti in materia di sicurezza, tra cui:

a)	il risultato delle procedure pertinenti;

b)	i risultati di procedure (tra cui tutti i servizi e prodotti oggetto di appalto);

c)	l’efficacia delle modalità di controllo del rischio;

d)	informazioni su esperienze, malfunzionamenti, difetti e riparazioni nell’ambito di esercizio e manutenzione giornalieri.

3.2.	L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che gli incidenti, gli inconvenienti, i semi incidenti e altri eventi pericolosi vengano comunicati, registrati, investigati e analizzati.

3.3.

Per una revisione periodica di tutte le procedure, l’organizzazione deve disporre di un sistema interno di audit che sia indipendente, imparziale e operi in modo trasparente. L’organizzazione deve predisporre procedure per:

a)	elaborare un programma interno di audit, che possa essere riveduto a seconda dei risultati delle revisioni precedenti e del monitoraggio delle prestazioni;

b)	analizzare e valutare i risultati degli audit;

c)	proporre e attuare misure o iniziative correttive specifiche;

d)	verificare l’efficacia di precedenti misure o iniziative.

4. Miglioramento continuo — un’impostazione strutturata per analizzare le informazioni raccolte attraverso un regolare monitoraggio, un’attività di audit o altre fonti pertinenti e utilizzare i risultati per acquisire conoscenze e adottare misure preventive o correttive per mantenere o migliorare il livello di sicurezza

L’organizzazione deve predisporre procedure per garantire che:

a)	le carenze identificate siano corrette;

b)	vengano attuate nuove misure in materia di sicurezza;

c)	ci si avvalga dei risultati dell’audit interno per apportare nuovi miglioramenti al sistema;

d)	vengano effettuate azioni preventive o correttive, quando ciò si renda necessario, per garantire la conformità del sistema ferroviario agli standard e agli altri requisiti per tutto il ciclo di vita degli impianti e dell’attività;

e)	vengano utilizzate a fini conoscitivi le informazioni pertinenti relative alle indagini e alle cause di incidenti, inconvenienti, semi incidenti e altri eventi pericolosi e, quando ciò sia necessario, vengano adottate misure per migliorare il livello di sicurezza;

f)	vengano valutate e, se opportuno, attuate le pertinenti raccomandazioni provenienti dall’autorità nazionale preposta alla sicurezza, dall’organismo nazionale di indagine e dalle indagini interne o effettuate dal settore;

g)	vengano prese in considerazione e si tenga conto delle pertinenti relazioni e informazioni provenienti dalle imprese ferroviarie, dai gestori dell’infrastruttura e dai detentori o altre fonti pertinenti.

5. Struttura e responsabilità — un’impostazione strutturata per definire le responsabilità di individui e gruppi di esperti per garantire la realizzazione degli obiettivi dell’organizzazione in materia di sicurezza

5.1.	L’organizzazione deve disporre di procedure per la ripartizione delle responsabilità per tutte le procedure pertinenti al suo interno.

5.2.

L’organizzazione deve disporre di procedure per definire chiaramente le aree di responsabilità connesse alla sicurezza e la distribuzione delle responsabilità per funzioni specifiche ad esse associate nonché le loro interfacce. Esse includono le procedure sopra indicate fra l’organizzazione e i detentori e, ove opportuno, le imprese ferroviarie e i gestori dell’infrastruttura.

5.3.

L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che il personale cui sono delegate responsabilità al suo interno abbia l’autorità, la competenza e le risorse adeguate per svolgere le proprie funzioni. Le responsabilità e le competenze devono essere coerenti e compatibili con il ruolo attribuito e la delega deve essere stabilita per iscritto.

5.4.	L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire il coordinamento delle attività connesse alle procedure pertinenti al suo interno.

5.5.	L’organizzazione deve disporre di procedure che rendano responsabili delle loro prestazioni quanti hanno un ruolo nella gestione della sicurezza.

6. Gestione della competenza — un’impostazione strutturata per garantire che il personale abbia le competenze necessarie per conseguire gli obiettivi dell’organizzazione in modo sicuro, efficiente ed efficace in tutte le circostanze

6.1.

L’organizzazione deve istituire un sistema di gestione delle competenze che preveda:

a)	l’identificazione di posti con responsabilità per l’esecuzione, all’interno del sistema, di tutte le procedure necessarie ai fini della conformità ai requisiti del presente allegato;

b)	l’identificazione di posti che comportano compiti in materia di sicurezza;

c)	l’assegnazione di personale con la competenza adeguata alle pertinenti mansioni.

6.2.

Nell’ambito del sistema di gestione delle competenze dell’organizzazione devono essere previste delle procedure per gestire la competenza del personale, che comprendano almeno:

a)	l’identificazione di conoscenze, capacità ed esperienza necessarie per le mansioni connesse alla sicurezza appropriate secondo le responsabilità;

b)	i principi di selezione che comprendano il livello di istruzione di base, l’attitudine mentale e l’idoneità fisica;

c)	la formazione iniziale e le qualifiche o la certificazione di competenze e capacità acquisite;

d)	l’assicurazione che tutto il personale sia consapevole della rilevanza e dell’importanza delle proprie attività e della misura con cui contribuisce al conseguimento degli obiettivi in materia di sicurezza;

e)	formazione continua e aggiornamento periodico delle attuali conoscenze e capacità;

f)	controlli regolari della competenza, dell’attitudine mentale e dell’idoneità fisica ove opportuno;

g)	adozione di misure speciali in caso di incidenti o inconvenienti o di assenze prolungate dal lavoro.

7. Informazioni — un’impostazione strutturata per garantire che le informazioni importanti siano a disposizione di quanti devono esprimere giudizi e prendere decisioni a tutti i livelli dell’organizzazione

7.1.

L’organizzazione deve disporre di procedure per definire i canali di comunicazione affinché all’interno della stessa organizzazione e nei suoi contatti con altri attori, tra cui i gestori dell’infrastruttura, le imprese ferroviarie e i detentori, le informazioni su tutte le procedure pertinenti siano debitamente scambiate e trasmesse alla persona che ricopre l’incarico adeguato sia all’interno della propria organizzazione che in altre organizzazioni, in modo rapido e chiaro.

7.2.

Per garantire uno scambio adeguato di informazioni, l’organizzazione deve disporre di procedure:

a)	per la ricezione e l’elaborazione di informazioni specifiche;

b)	per l’identificazione, l’elaborazione e la diffusione di informazioni specifiche;

c)	per mettere a disposizione informazioni affidabili e aggiornate.

7.3.

L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che le informazioni operative essenziali siano:

a)	valide e pertinenti;

accurate;

complete;

d)	opportunamente aggiornate;

e)	verificate;

f)	coerenti e facilmente comprensibili (anche dal punto di vista linguistico);

g)	comunicate al personale prima di venir applicate;

h)	facilmente accessibili al personale al quale vengono fornite delle copie, se necessario.

7.4.

I requisiti di cui ai punti 7.1, 7.2 e 7.3 si applicano in particolare alle seguenti informazioni operative:

a)	controlli dell’accuratezza e della completezza dei registri di immatricolazione nazionali per quanto riguarda l’identificazione (inclusi gli strumenti) e l’immatricolazione dei carri merci dei quali l’organizzazione cura la manutenzione;

b)	diario di manutenzione;

c)	informazioni a sostegno fornite a detentori e, se opportuno, ad altre parti, tra cui le imprese ferroviarie o i gestori dell’infrastruttura;

d)	informazioni sulle qualifiche del personale e successive verifiche effettuate durante lo svolgimento della manutenzione;

e)	informazioni sulle attività (inclusi chilometri percorsi, tipo e dimensioni delle attività, incidenti o inconvenienti) e richieste di imprese ferroviarie, detentori e gestori dell’infrastruttura;

registrazioni delle operazioni di manutenzione effettuate incluse le informazioni sulle carenze individuate nel corso delle ispezioni e le azioni correttive intraprese dalle imprese ferroviarie o dai gestori dell’infrastruttura come ispezioni e monitoraggio effettuati prima della partenza del treno o durante il percorso;

g)	riammissione in servizio e ritorno in esercizio;

h)	ordini di manutenzione;

i)	informazioni tecniche da trasmettere alle imprese ferroviarie o ai gestori dell’infrastruttura e detentori per le istruzioni di manutenzione;

informazioni di emergenza connesse a situazioni nelle quali sono pregiudicate le condizioni di sicurezza di esercizio, che possono consistere in:

imposizione di restrizioni d’uso o di condizioni operative specifiche per i carri merci manutenzionati dall’organizzazione o per altri veicoli della stessa serie anche se manutenzionati da altri soggetti responsabili della manutenzione, nel qual caso tale informazione dovrebbe essere condivisa con tutte le parti interessate;

ii)	informazioni urgenti su questioni connesse alla sicurezza individuate durante la manutenzione come carenze riscontrate su un componente comune a diversi tipi o serie di veicoli;

tutte le informazioni o dati pertinenti necessari ai fini della trasmissione della relazione di manutenzione annuale all’organismo di certificazione e ai clienti pertinenti (inclusi i detentori), nel qual caso tale relazione deve inoltre essere disponibile, su richiesta, delle autorità nazionali preposte alla sicurezza.

8. Documentazione — un’impostazione strutturata per garantire la tracciabilità di tutte le informazioni pertinenti

8.1.	L’organizzazione deve disporre di procedure adeguate per garantire che vengano debitamente documentate tutte le procedure pertinenti.

8.2.

L’organizzazione deve disporre di procedure adeguate per:

a)	monitorare e aggiornare periodicamente tutta la documentazione pertinente;

b)	formattare, produrre, distribuire e gestire il controllo delle modifiche a tutta la documentazione pertinente;

c)	ricevere, raccogliere e archiviare tutta la documentazione pertinente.

9. Attività di imprese appaltatrici — un’impostazione strutturata per garantire che le attività date in subappalto siano gestite in modo appropriato allo scopo di conseguire gli obiettivi dell’organizzazione

9.1.	L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che vengano identificati prodotti e servizi connessi alla sicurezza.

9.2.

Quando ci si avvale di imprese appaltatrici e/o fornitori per prodotti e servizi connessi alla sicurezza, l’organizzazione deve disporre di procedure per verificare al momento della selezione:

a)	la competenza di imprese appaltatrici, subappaltatrici e fornitrici;

b)	che imprese appaltatrici, subappaltatrici e fornitrici abbiano un sistema di manutenzione e gestione che sia adeguato e documentato.

9.3.	L’organizzazione deve disporre di una procedura per definire i requisiti che le imprese appaltatrici e fornitrici devono soddisfare.

9.4.	L’organizzazione deve disporre di procedure per monitorare la consapevolezza di imprese fornitrici e/o appaltatrici dei rischi presenti per il funzionamento dell’organizzazione.

9.5.	Quando è certificato il sistema di manutenzione o di gestione di un’impresa appaltatrice o fornitrice, la procedura di monitoraggio descritta al punto 3 può essere limitata ai risultati delle procedure operative di cui al punto 3.1.b).

9.6.

Almeno i principi di base per le seguenti procedure devono essere chiaramente definiti, conosciuti e ripartiti nel contratto di appalto tra le parti:

a)	responsabilità e mansioni, relative a questioni di sicurezza ferroviaria;

b)	obblighi connessi alla trasmissione di informazioni pertinenti tra le parti;

c)	la tracciabilità di documenti connessi alla sicurezza.

II. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di sviluppo della manutenzione

1. L’organizzazione deve disporre di una procedura per identificare e gestire tutte le attività di manutenzione che attengono alla sicurezza e i componenti critici sotto il profilo della sicurezza.

2. L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire la conformità ai requisiti essenziali per l’interoperabilità, tra cui aggiornamenti per tutta la durata di vita, come:

a)	garantire la conformità alle specifiche connesse ai parametri di base per l’interoperabilità indicati nelle pertinenti specifiche tecniche di interoperabilità (STI);

b)	verificare in tutte le circostanze la coerenza del diario di manutenzione con l’autorizzazione di messa in servizio (inclusi gli eventuali requisiti dell’autorità nazionale preposta alla sicurezza), le dichiarazioni di conformità alle STI, le dichiarazioni di verifica e la documentazione tecnica;

c)	gestire eventuali sostituzioni nel quadro della manutenzione in conformità ai requisiti della direttiva 2008/57/CE e le pertinenti STI;

d)	identificare la necessità di valutazione del rischio, per quanto riguarda il potenziale impatto della sostituzione in questione sulla sicurezza del sistema ferroviario;

e)	gestire la configurazione di tutte le modifiche tecniche che incidono sull’integrità di sistema del veicolo.

3. L’organizzazione deve disporre di una procedura per progettare e sostenere la realizzazione di impianti, attrezzature e strumenti specificamente sviluppati e necessari per effettuare la manutenzione. L’organizzazione deve disporre di una procedura per controllare che tali impianti, attrezzature e strumenti siano utilizzati, immagazzinati e manutenzionati secondo il loro piano di manutenzione e in conformità ai rispettivi requisiti di manutenzione.

4. Quando i carri merci iniziano a circolare, l’organizzazione deve disporre di procedure per:

a)	ottenere la documentazione iniziale e raccogliere informazioni sufficienti sulle attività programmate;

b)	analizzare la documentazione iniziale e trasmettere il primo diario di manutenzione anche tenendo conto degli obblighi contenuti in eventuali garanzie associate;

c)	verificare che l’esecuzione prevista dal primo diario di manutenzione sia effettuata correttamente.

5. Per mantenere aggiornato il diario di manutenzione per tutta la durata di vita di un carro merci, l’organizzazione deve disporre di procedure per:

raccogliere almeno le informazioni pertinenti relative a:

i)	il tipo e la portata delle attività effettivamente eseguite includendo, ma non limitandosi ad essi, gli incidenti di esercizio che potrebbero avere conseguenze sotto il profilo della sicurezza sull’integrità del carro merci;

ii)	il tipo e la portata delle attività programmate;

iii)	la manutenzione effettiva eseguita;

b)	definire la necessità di aggiornamenti, tenendo conto dei valori limite per l’interoperabilità;

c)	presentare proposte e approvare modifiche e la loro attuazione, per giungere ad una decisione basata su criteri chiari, tenendo conto dei risultati della valutazione di rischio;

d)	verificare che l’esecuzione delle modifiche sia effettuata correttamente.

6. Quando si applica la procedura di gestione della competenza alla funzione di sviluppo della manutenzione, è necessario tener conto almeno delle seguenti attività che incidono sulla sicurezza:

a)	valutazione dell’importanza delle modifiche per il diario di manutenzione e delle sostituzioni proposte nel quadro della manutenzione;

b)	discipline ingegneristiche necessarie per gestire l’istituzione e le modifiche del diario di manutenzione e lo sviluppo, la valutazione, la convalida e l’approvazione delle sostituzioni nel corso della manutenzione;

c)	tecniche di giuntura (inclusa saldatura e incollatura), sistemi frenanti, sale montate e dispositivi di trazione, tecniche di collaudo non distruttive e attività di manutenzione su componenti specifici di carri merci per il trasporto di merci pericolose come cisterne e valvole.

7. Quando si applica la procedura per la documentazione alla funzione di sviluppo della manutenzione, deve essere garantita almeno la tracciabilità dei seguenti elementi:

a)	la documentazione relativa a sviluppo, valutazione, convalida e approvazione di una sostituzione nel quadro della manutenzione;

b)	la configurazione dei veicoli, includendo ma non limitandosi ai componenti relativi alla sicurezza;

c)	le registrazioni delle operazioni di manutenzione eseguite;

d)	i risultati di studi sull’esperienza acquisita;

e)	tutte le versioni successive del diario di manutenzione inclusa la valutazione del rischio;

f)	le relazioni sulla competenza e la supervisione dello svolgimento della manutenzione e sulla gestione della manutenzione della flotta;

g)	le informazioni tecniche da trasmettere in appoggio ai detentori, alle imprese ferroviarie e ai gestori dell’infrastruttura.

III. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di gestione della manutenzione della flotta

1. L’organizzazione deve disporre di una procedura per controllare la competenza, la disponibilità e la capacità del soggetto responsabile della manutenzione prima di inviare ordini di manutenzione. Ciò significa che le officine di manutenzione devono essere debitamente qualificate per decidere in merito ai requisiti relativi alle competenze tecniche necessarie nella funzione di esecuzione della manutenzione.

2. L’organizzazione deve disporre di una procedura per la composizione del pacchetto di lavoro e per l’emissione e il rilascio dell’ordine di manutenzione.

3. L’organizzazione deve disporre di una procedura per inviare a tempo debito i carri merci alla manutenzione.

4. L’organizzazione deve disporre di una procedura per gestire la rimozione di carri merci dall’esercizio per effettuare la manutenzione o quando vengono riscontrati dei difetti.

5. L’organizzazione deve disporre di una procedura per definire le necessarie misure di controllo applicate alla manutenzione effettuata e alla riammissione in servizio dei carri merci.

6. L’organizzazione deve disporre di una procedura per pubblicare l’avviso di ritorno in esercizio, tenendo conto della documentazione di riammissione in servizio.

7. Quando viene applicata la procedura di gestione della competenza alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, è necessario tener conto almeno del ritorno in esercizio.

8. Quando viene applicata la procedura di informazione alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, è necessario trasmettere almeno i seguenti elementi alla funzione di esecuzione della manutenzione:

a)	norme applicabili e specifiche tecniche;

b)	il piano di manutenzione per ogni carro merci;

c)	un elenco di parti di ricambio, inclusa una descrizione tecnica sufficientemente dettagliata di ogni parte per permettere una sostituzione simile con le stesse garanzie;

d)	un elenco di materiali includendo una descrizione del loro uso sufficientemente dettagliata e le necessarie informazioni in materia di salute e sicurezza;

e)	un fascicolo che definisce le specifiche per le attività che incidono sulla sicurezza e che contiene restrizioni di intervento e di uso per i componenti;

f)	un elenco di componenti o sistemi soggetti a requisiti legali e un elenco di tali requisiti (inclusi serbatoi dei freni e cisterne per il trasporto di merci pericolose);

g)	tutte le pertinenti informazioni supplementari in materia di sicurezza secondo la valutazione di rischio effettuata dall’organizzazione.

9. Quando si applica la procedura di informazione alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, alle parti interessate deve essere comunicato almeno il ritorno in esercizio, incluse le restrizioni di uso rilevanti per gli utilizzatori (imprese ferroviarie e gestori dell’infrastruttura).

10. Quando si applica la procedura di documentazione alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, è necessario registrare almeno i seguenti elementi:

a)	ordini di manutenzione;

b)	ritorno in esercizio, incluse le restrizioni di uso rilevanti per le imprese ferroviarie e i gestori dell’infrastruttura.

IV. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di esecuzione della manutenzione

1. L’organizzazione deve disporre di procedure per:

a)	controllare la completezza e l’adeguatezza delle informazioni trasmesse dalla funzione di gestione di manutenzione della flotta in relazione alle attività ordinate;

b)	controllare l’uso dei necessari documenti di manutenzione pertinenti e di altre norme applicabili all’esecuzione di servizi di manutenzione in conformità agli ordini di manutenzione;

c)	garantire che tutte le pertinenti specifiche di manutenzione negli ordini di manutenzione siano a disposizione di tutto il personale interessato (ad esempio siano contenute nelle istruzioni di lavoro interne);

d)	garantire che tutte le pertinenti specifiche di manutenzione, definite nei regolamenti applicabili e nelle norme specifiche contenute negli ordini di manutenzione, siano a disposizione di tutto il personale interessato (ad esempio siano contenute nelle istruzioni di lavoro interne).

2. L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che:

a)	i componenti (incluse le parti di ricambio) e i materiali siano utilizzati come viene specificato negli ordini di manutenzione e nella documentazione del fornitore;

b)	i componenti e i materiali siano immagazzinati, movimentati e trasportati in modo da impedire che vengano usurati e danneggiati e come specificato negli ordini di manutenzione e nella documentazione del fornitore;

c)	tutti i componenti e materiali, inclusi quelli forniti dal cliente, siano conformi alle pertinenti norme nazionali e internazionali nonché ai requisiti dei relativi ordini di manutenzione.

3. L’organizzazione deve disporre di procedure per determinare, identificare, fornire, registrare e tenere a disposizione impianti, attrezzature e strumenti adeguati e idonei a consentire di effettuare i servizi di manutenzione secondo ordini di manutenzione e altre specifiche applicabili, garantendo:

a)	lo svolgimento in sicurezza della manutenzione, tutelando la salute e la sicurezza del personale addetto alla manutenzione;

b)	l’ergonomia e la protezione della salute, includendo anche le interfacce tra utilizzatori e sistemi di tecnologia dell’informazione o attrezzature diagnostiche.

4. Ove necessario per garantire risultati validi, l’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che le proprie apparecchiature di misurazione siano:

a)	calibrate o verificate a intervalli specifici, o prima dell’uso, rispetto a norme di misurazione industriali, nazionali o internazionali, e dove tali norme non esistono, deve essere registrata la base utilizzata per la calibratura o la verifica;

b)	corrette o ricorrette se necessario;

c)	individuate al fine di determinare la situazione di calibratura;

d)	protette da modifiche che invaliderebbero il risultato della misurazione;

e)	protette da danni e deterioramenti durante la movimentazione, la manutenzione e l’immagazzinamento.

5. L’organizzazione deve disporre di procedure per garantire che tutti gli impianti, le attrezzature e gli strumenti siano correttamente utilizzati, calibrati, conservati e manutenzionati in conformità alle procedure documentate.

6. L’organizzazione deve disporre di procedure per controllare che le funzioni di manutenzione siano eseguite in conformità agli ordini di manutenzione e per pubblicare l’avviso di riammissione in servizio che comprende eventuali restrizioni d’uso.

7. Quando si applica la procedura di valutazione del rischio (in particolare il punto 2.4 del titolo I) alla funzione di esecuzione della manutenzione, l’ambiente di lavoro include non solo le officine dove viene effettuata la manutenzione ma anche i binari esterni all’edificio dove si trova l’officina e tutti i luoghi dove vengono effettuate le attività di manutenzione.

8. Quando si applica la procedura di gestione della competenza alla funzione di esecuzione della manutenzione, si deve tener conto almeno delle seguenti attività che incidono sulla sicurezza:

a)	tecniche di giuntura (incluse la saldatura e l’incollatura);

b)	collaudo non distruttivo;

c)	collaudo finale del veicolo e reimmissione in servizio;

d)	attività di manutenzione su sistemi frenanti, sale montate e dispositivi di trazione, nonché attività di manutenzione su componenti specifici di carri merci per il trasporto di merci pericolose, come cisterne e valvole;

e)	altre aree specialistiche identificate che incidono sulla sicurezza.

9. Quando viene applicata la procedura di informazione sulla funzione di esecuzione della manutenzione, è necessario trasmettere almeno i seguenti elementi alle funzioni di sviluppo della manutenzione e di gestione di manutenzione della flotta:

a)	lavori eseguiti in conformità agli ordini di manutenzione;

b)	eventuali errori o difetti in materia di sicurezza che siano stati individuati dall’organizzazione;

c)	la reimmissione in servizio.

10. Quando viene applicata la procedura di documentazione alla funzione di esecuzione della manutenzione, è necessario registrare almeno i seguenti elementi:

a)	una chiara identificazione di tutti gli impianti, attrezzature e strumenti connessi alle attività che incidono sulla sicurezza;

tutti i lavori di manutenzione eseguiti, includendo personale, strumenti, attrezzature, parti di ricambio e materiali utilizzati e tenendo conto:

i)	delle pertinenti norme nazionali vigenti dove l’organizzazione è stabilita;

ii)	dei requisiti stabiliti negli ordini di manutenzione, inclusi i requisiti relativi alle registrazioni;

iii)	del collaudo finale e della decisione concernente la reimmissione in servizio;

c)	delle misure di controllo previste dagli ordini di manutenzione e della reimmissione in servizio;

d)	dei risultati della calibratura e verifica, ove, per quanto riguarda il software utilizzato nel monitoraggio e nella misurazione di requisiti specifici, la capacità del software di eseguire la funzione desiderata deve essere confermata prima dell’uso iniziale e riconfermata se necessario;

e)	della validità dei risultati delle misurazioni precedenti quando viene riscontrata la non conformità ai requisiti di uno strumento di misurazione.

(1) GU L 108 del 29.4.2009, pag. 4.

(2) GU L 183 del 29.6.1989, pag. 1.