Decisione della Commissione

del 5 dicembre 2001

che modifica il suo regolamento interno

[notificata con il numero C(2001) 3714]

(2001/937/CE, CECA, Euratom)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 218, paragrafo 2,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio, in particolare l'articolo 16,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 131,

visto il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 28, paragrafo 1, e l'articolo 41, paragrafo 1,

DECIDE:

Articolo 1

Le disposizioni di attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(1), il cui testo figura in allegato alla presente decisione, sono riprese in allegato al regolamento interno della Commissione.

Articolo 2

La decisione 94/90/CECA, CE, Euratom della Commissione(2) è abrogata.

Articolo 3

La presente decisione entra in vigore il giorno della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Fatto a Bruxelles, il 5 dicembre 2001.

Per la Commissione

Il Presidente

Romano Prodi

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) GU L 46 del 18.2.1994, pag. 58.

ALLEGATO

Disposizioni di attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

considerando quanto segue:

(1) Ai sensi dell'articolo 255, paragrafo 2 del trattato CE, il Parlamento europeo e il Consiglio hanno adottato il regolamento (CE) n. 1049/2001(1) relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

(2) A norma dell'articolo 255, paragrafo 3 del trattato, questo regolamento, che fissa i principi generali e i limiti che disciplinano l'esercizio del diritto d'accesso ai documenti, prevede all'articolo 18 che ogni istituzione adatti il proprio regolamento interno alle disposizioni del suddetto regolamento.

Articolo 1

Destinatari

I cittadini dell'Unione e le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro esercitano il diritto d'accesso ai documenti della Commissione a titolo delle disposizioni dell'articolo 255, paragrafo 1 del trattato e dell'articolo 2, paragrafo 1 del regolamento (CE) n. 1049/2001 secondo le procedure di cui alle presenti disposizioni. Il diritto d'accesso riguarda i documenti detenuti dalla Commissione, ossia da essa prodotti o ricevuti ed in suo possesso.

In applicazione dell'articolo 2, paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 1049/2001, i cittadini di paesi terzi che non risiedono in uno Stato membro e le persone giuridiche che non hanno la sede sociale in uno degli Stati membri godono del diritto d'accesso ai documenti della Commissione alle stesse condizioni dei destinatari di cui all'articolo 255, paragrafo 1 del trattato.

Tuttavia, ai sensi dell'articolo 195, paragrafo 1 del trattato, queste persone non avranno la facoltà di presentare reclamo presso il Mediatore europeo. Ma, qualora la Commissione rifiuti del tutto o in parte l'accesso ad un documento dopo una domanda di conferma, esse possono inoltrare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado delle Comunità europee, conformemente alle disposizioni dell'articolo 230, quarto comma, del trattato.

Articolo 2

Domande d'accesso

Le domande di accesso a un documento sono presentate per posta, telefax o posta elettronica al Segretariato generale della Commissione, alla direzione generale o al servizio competente. Gli indirizzi ai quali devono essere inviate le domande sono pubblicati nella guida pratica di cui all'articolo 8 delle presenti disposizioni.

La Commissione risponde alle domande d'accesso, iniziali e di conferma, entro quindici giorni lavorativi dalla data di registrazione della domanda. Nel caso di domande complesse o relative a documenti voluminosi questo termine può essere prorogato di altri quindici giorni lavorativi. Qualsiasi prolungamento del termine deve essere motivato e comunicato previamente al richiedente.

Nel caso di domanda poco precisa di cui all'articolo 6, paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Commissione invita il richiedente a fornire informazioni complementari che permettano di identificare i documenti chiesti; il termine di risposta inizia soltanto dal momento in cui l'istituzione dispone di queste informazioni.

Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo del rifiuto fondato su una delle eccezioni enumerate all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 e informa il richiedente dei mezzi di ricorso a sua disposizione.

Articolo 3

Esame delle domande iniziali

Fatto salvo l'articolo 9 delle presenti disposizioni, al momento della registrazione della domanda, al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento, a meno che la risposta sia inviata a giro di posta.

L'avviso di ricevimento e la risposta sono inviati per iscritto, eventualmente anche con mezzi elettronici.

Il richiedente è informato del seguito riservato alla sua domanda o dal direttore generale o dal capo servizio interessato dalla domanda o da un direttore designato a tal fine nell'ambito del Segretariato generale o da un direttore designato nell'ambito dell'OLAF in caso di domanda riguardante documenti relativi alle attività dell'OLAF di cui all'articolo 2, paragrafi 1 e 2 della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione(2) che istituisce l'OLAF o dal funzionario designato a tal fine.

Qualsiasi risposta, anche parzialmente negativa, dovrà informare il richiedente del suo diritto di presentare, entro quindici giorni lavorativi dalla ricezione della risposta, una domanda di conferma presso il Segretario generale della Commissione o presso il direttore dell'OLAF, quando la domanda di conferma riguarda documenti relativi alle attività dell'OLAF di cui all'articolo 2, paragrafi 1 e 2 della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom.

Articolo 4

Trattamento delle domande di conferma

Ai sensi dell'articolo 14 del regolamento interno della Commissione, il potere di prendere le decisioni riguardanti le domande di conferma è delegato al Segretario generale. Tuttavia, quando la domanda di conferma riguarda documenti relativi alle attività dell'OLAF di cui all'articolo 2, paragrafi 1 e 2 della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom, la decisione è delegata al direttore dell'OLAF.

La direzione generale o il servizio assistono il Segretariato generale nella preparazione della decisione. La decisione è presa previo accordo del Servizio giuridico.

La decisione è presa dal Segretario generale o dal direttore dell'OLAF previo accordo del Servizio giuridico.

Al richiedente è comunicata per iscritto, eventualmente con mezzi elettronici, la decisione che lo informa del suo diritto di inoltrare un ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado o di depositare un reclamo presso il Mediatore europeo.

Articolo 5

Consultazioni

1. Quando la Commissione riceve una domanda d'accesso ad un documento che detiene ma che proviene da un terzo, la direzione generale o il servizio depositari del documento verificano l'applicabilità delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Se il documento chiesto è classificato ai sensi delle norme di sicurezza della Commissione, si applica l'articolo 6 delle presenti disposizioni.

2. Se, al termine di quest'esame, la direzione generale o il servizio depositari ritengono che l'accesso al documento chiesto debba essere rifiutato ai sensi di una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, al richiedente è inviata una risposta negativa senza consultazione dell'autore terzo.

3. La direzione generale o il servizio depositari danno seguito favorevole alla domanda senza consultare l'autore terzo quando:

a) il documento chiesto è già stato divulgato sia dal suo autore, sia ai sensi del regolamento o di disposizioni simili;

b) la divulgazione, eventualmente parziale, del suo contenuto non pregiudica palesemente gli interessi di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

4. In tutti gli altri casi, l'autore terzo è consultato. In particolare, qualora la domanda d'accesso riguarda un documento proveniente da uno Stato membro, la direzione generale o il servizio depositari consultano l'autorità d'origine quando:

a) il documento è stato trasmesso alla Commissione prima della data d'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1049/2001;

b) lo Stato membro ha chiesto alla Commissione di non divulgare il documento senza il suo accordo preliminare, conformemente alle disposizioni dell'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

5. L'autore terzo consultato dispone di un termine di risposta che non può essere inferiore a cinque giorni lavorativi ma che deve permettere alla Commissione di rispettare i suoi termini di risposta. In mancanza di risposta entro il termine fissato, o quando il terzo è irreperibile o non identificabile, la Commissione delibera conformemente al regime di eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, considerando gli interessi legittimi del terzo sulla base degli elementi di cui dispone.

6. Nel caso in cui la Commissione preveda di accordare l'accesso ad un documento contro il parere esplicito del suo autore, essa informa quest'ultimo della sua intenzione di divulgare il documento dopo un periodo di dieci giorni lavorativi e richiama la sua attenzione sui mezzi di ricorso che sono a sua disposizione per opporsi alla divulgazione.

7. Quando uno Stato membro riceve una richiesta d'accesso ad un documento che proviene dalla Commissione, può rivolgersi, per consultazione, al Segretariato generale, che dovrà identificare la direzione generale o il servizio responsabile del documento all'interno della Commissione. La direzione generale o il servizio autore del documento risponderà a questa domanda previa consultazione del Segretariato generale.

Articolo 6

Trattamento delle domande d'accesso ai documenti classificati

Quando una domanda d'accesso riguarda un documento sensibile come definito all'articolo 9, paragrafo 1 del regolamento (CE) n. 1049/2001, o un altro documento classificato ai sensi delle norme di sicurezza della Commissione, la domanda sarà istruita da funzionari autorizzati a prendere conoscenza del documento in questione.

Qualsiasi decisione di rifiuto dell'accesso a tutto o parte di un documento classificato sarà motivata sulla base delle eccezioni enumerate all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Se risulta che l'accesso al documento chiesto non può essere rifiutato in base a tali eccezioni, il funzionario che tratta la domanda farà in modo che si proceda alla declassificazione del documento prima di trasmetterlo al richiedente.

Per accordare l'accesso ad un documento sensibile sarà tuttavia chiesto l'accordo dell'autorità d'origine.

Articolo 7

Esercizio del diritto d'accesso

I documenti sono inviati per posta, telefax o, se disponibile, per posta elettronica, secondo la domanda. In caso di documenti voluminosi o di documenti difficili da trattare, il richiedente può essere invitato a venire a consultare i documenti sul posto. La consultazione è gratuita.

Se il documento è stato pubblicato, la risposta consiste nel dare i riferimenti di pubblicazione e/o il luogo dove il documento è disponibile e, se necessario, l'indirizzo del documento nel sito EUROPA.

In caso di richiesta di documenti di più di venti pagine, può essere addebitato al richiedente un compenso di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di porto. Le spese inerenti ad altri supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo ragionevole.

Articolo 8

Agevolazioni per l'accesso ai documenti

1. La copertura del registro di cui all'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sarà gradualmente ampliata. Sarà pubblicata nella pagina principale del sito EUROPA.

Il registro contiene il titolo del documento (nelle lingue nelle quali è disponibile), il numero e gli altri riferimenti utili, l'indicazione dell'autore e la data di produzione o di adozione.

Una pagina di istruzioni (in tutte le lingue ufficiali) informa il pubblico sul modo in cui il documento può essere ottenuto. Se il documento è pubblicato, è disponibile un collegamento con il testo integrale.

2. La Commissione elabora una guida pratica destinata ad informare il pubblico dei diritti di cui gode a titolo del regolamento (CE) n. 1049/2001. La guida sarà diffusa in tutte le lingue ufficiali nel sito EUROPA e sotto forma d'opuscolo.

Articolo 9

Documenti accessibili d'ufficio al pubblico

1. Le disposizioni del presente articolo si applicano soltanto ai documenti prodotti o ricevuti dopo la data di entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. I seguenti documenti sono automaticamente consegnati su domanda e, per quanto possibile, resi direttamente accessibili con mezzi elettronici:

a) gli ordini del giorno delle riunioni della Commissione;

b) i verbali ordinari delle riunioni della Commissione, dopo approvazione;

c) i testi adottati dalla Commissione destinati ad essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee;

d) i documenti originari di terzi che sono già stati divulgati dal loro autore o con la sua approvazione;

e) i documenti già divulgati a seguito di una domanda precedente.

3. Quando è chiaro che nessuna delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 è applicabile, i documenti seguenti possono essere diffusi, per quanto possibile con mezzi elettronici, sempre che non riflettano pareri o prese di posizione individuali:

a) dopo l'adozione di una proposta di atto del Consiglio o del Parlamento europeo e del Consiglio, i documenti preparatori di queste proposte presentati al collegio nel corso del processo d'adozione;

b) dopo l'adozione di un atto da parte della Commissione in virtù dei poteri d'esecuzione che le sono conferiti, i documenti preparatori di questi atti sottoposti al collegio nel corso del processo d'adozione;

c) dopo l'adozione da parte della Commissione di un atto in virtù dei suoi poteri propri, nonché di una comunicazione, di una relazione o di un documento di lavoro, i documenti preparatori di questi documenti presentati al collegio nel corso del processo d'adozione.

Articolo 10

Organizzazione interna

I direttori generali e i capi servizio sono competenti per decidere il seguito da dare alle domande iniziali. A tal fine designano un funzionario incaricato di trattare le domande d'accesso e di coordinare la presa di posizione della direzione generale o del servizio interessati.

Le risposte alle domande iniziali sono comunicate per informazione al Segretariato generale.

Le domande di conferma sono comunicate per informazione alla direzione generale o al servizio che ha risposto alla domanda iniziale.

Il Segretariato generale assicura il buon coordinamento e l'applicazione uniforme di queste norme da parte delle direzioni generali e servizi della Commissione. A tal fine, fornisce tutti gli orientamenti e linee direttrici necessari.

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 20.