1.

A norma dell’atto di base, per essere ammissibili le spese devono:

2.

Nel caso di azioni pluriennali ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 6, dell’atto di base, soltanto la parte dell’azione cofinanziata da un programma annuale è considerata un progetto cui possono applicarsi le presenti regole di ammissibilità.

3.

I progetti che ricevono il sostegno del Fondo non devono esser finanziati da altre fonti del bilancio comunitario. I progetti cofinanziati dal Fondo possono esser cofinanziati da fonti pubbliche o private.

1.

I progetti cofinanziati dal Fondo non devono perseguire scopo di lucro. Se, alla conclusione del progetto, le entrate, inclusi gli introiti, eccedono le spese, il contributo versato dal Fondo a favore del progetto sarà ridotto proporzionalmente. Tutte le fonti di entrata a favore del progetto devono figurare nei conti o nei documenti fiscali del beneficiario finale e devono essere identificabili e controllabili.

2.

Le entrate del progetto sono costituite da tutti i contributi finanziari erogati a favore del progetto dal Fondo, da fonti pubbliche o private, incluso il contributo del beneficiario finale, e da ogni introito risultante dal progetto. Ai fini della presente regola, gli “introiti” comprendono le entrate affluenti al progetto nel corso del periodo di ammissibilità quale è definito al punto I.4, derivanti da vendite, locazioni, servizi, canoni di adesione/onorari o altre entrate equivalenti.

3.

Il contributo comunitario previa applicazione del principio dell’esclusione del profitto, a norma dell’articolo 12, lettera c), della decisione, sarà pari al “totale dei costi ammissibili” meno i “contributi di terzi” e gli “introiti del progetto”.

1.

I costi relativi a un progetto devono essere sostenuti e i relativi pagamenti devono essere effettuati (tranne in caso di ammortamento) dopo il 1o gennaio dell’anno indicato nella decisione di finanziamento che approva i programmi annuali degli Stati membri. Il periodo di ammissibilità si estende fino al 30 giugno dell’anno N (2) + 2, il che significa che i costi relativi a un progetto devono essere sostenuti prima di tale data.

2.

È prevista un’eccezione al periodo di ammissibilità di cui al paragrafo 1 per:

1.

Le spese devono corrispondere ai pagamenti effettuati dal beneficiario finale, registrati in forma di operazioni finanziarie (in denaro contante), ad eccezione degli ammortamenti.

2.

Di regola, le spese devono essere giustificate da fatture ufficiali. Se non è possibile presentare fatture, le spese devono esser certificate da documenti contabili o da documenti giustificativi aventi pari valore probante.

3.

Le spese devono essere identificabili e verificabili. In particolare:

4.

Se necessario, i beneficiari finali sono tenuti a conservare le copie certificate dei documenti contabili attestanti le entrate e spese dei partner inerenti al progetto in questione.

5.

Per la memorizzazione e il trattamento delle registrazioni di cui ai paragrafi da 2 a 4 si devono osservare le disposizioni giuridiche nazionali in materia di protezione dei dati.

1.

Le spese per le azioni descritte all’articolo 4 dell’atto di base devono essere:

2.

I partner del progetto stabiliti e registrati in paesi terzi possono partecipare ai progetti ma senza partecipare alle spese, tranne nel caso di organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e di agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni e nel caso del Comitato internazionale della Croce rossa (CICR) e della Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa.

1.

I costi del personale addetto al progetto, ossia le retribuzioni in termini reali più gli oneri sociali e gli altri costi previsti dalla legge, sono ammissibili purché corrispondano alla prassi usuale seguita dal beneficiario in materia di retribuzioni.

2.

Per le organizzazioni internazionali, i costi del personale ammissibili possono includere disposizioni riguardanti gli obblighi e i diritti previsti dalla legge in materia di retribuzioni.

3.

I corrispondenti costi salariali del personale degli enti pubblici sono ammissibili nella misura in cui riguardano le spese per le attività che il pertinente ente pubblico non avrebbe realizzato se il progetto in questione non fosse stato avviato; il suddetto personale deve essere distaccato o assegnato al progetto con decisione scritta del beneficiario finale.

4.

I costi del personale vanno indicati nel bilancio di previsione, precisando le funzioni e il numero di persone.

1.

I costi di viaggio e di soggiorno sono ammissibili come costi diretti per il personale o altre persone che partecipano alle attività del progetto e il cui viaggio è necessario per l’attuazione del progetto.

2.

I costi di viaggio sono ammissibili sulla base dei costi effettivamente sostenuti, secondo tassi di rimborso commisurati alle tariffe minime dei trasporti pubblici. I viaggi aerei sono consentiti, di norma, soltanto per distanze superiori a 800 km (andata e ritorno) o se giustificati dalla destinazione geografica. Se il viaggio viene effettuato con autovettura privata, di norma il rimborso è basato sul costo dei trasporti pubblici o viene effettuato secondo il tasso al chilometro previsto nelle regole ufficiali dello Stato membro in questione o nelle prassi del beneficiario finale.

3.

I costi di trasferta sono ammissibili in base ai costi effettivi o secondo una tariffa diaria. Se un’organizzazione applica tassi specifici per le trasferte (la diaria), si applicheranno questi tassi nel rispetto dei massimali stabiliti dallo Stato membro secondo le leggi e le prassi nazionali. Di norma, la diaria comprende i trasporti locali (anche in taxi), il pernottamento, i pasti, le telefonate locali e spese varie.

1.

I costi relativi all’acquisto o alla locazione di attrezzature sono ammissibili soltanto se tali attrezzature sono indispensabili per l’attuazione del progetto. Le attrezzature devono avere le caratteristiche tecniche necessarie per il progetto e devono corrispondere alle norme e standard loro pertinenti.

2.

La scelta tra leasing, locazione o affitto deve basarsi sempre sull’opzione meno costosa. Nondimeno, se il leasing o la locazione non sono fattibili a causa della breve durata del progetto o del rapido deprezzamento, è consentito l’acquisto.

1.

Se durante l’attuazione del progetto vengono acquistate attrezzature, il bilancio deve specificare se sono compresi i costi integrali o soltanto la percentuale dell’ammortamento delle attrezzature corrispondente alla durata e al tasso del loro utilizzo effettivo per il progetto. L’ammortamento va calcolato secondo le norme nazionali applicabili.

2.

I costi delle attrezzature acquistate prima dell’inizio del progetto, ma che vengono utilizzate ai fini del progetto, sono ammissibili sulla base dell’ammortamento. Tuttavia, tali costi non sono ammissibili se le attrezzature sono state acquistate mediante una sovvenzione comunitaria.

3.

Per singole attrezzature di costo inferiore a 20 000 EUR, è ammissibile il costo integrale di acquisto, purché l’attrezzatura sia stata acquistata prima degli ultimi tre mesi dell’attuazione del progetto. Singole attrezzature di costo pari o superiore a 20 000 EUR sono ammissibili solo sulla base dell’ammortamento.

a)

l’immobile non deve essere stato acquistato mediante una sovvenzione comunitaria;

b)

l’immobile deve essere utilizzato soltanto per l’attuazione del progetto, altrimenti è ammissibile unicamente la parte dei costi corrispondente all’utilizzo per il progetto.

1.

Come regola generale, i beneficiari finali devono essere in grado di gestire da soli i progetti. L’importo corrispondente ad attività da subappaltare nell’ambito del progetto dovrà essere chiaramente indicato nella convenzione di sovvenzione.

2.

Non sono ammissibili al cofinanziamento del Fondo le spese relative ai seguenti contratti di subappalto:

3.

Tutti coloro ai quali è stato aggiudicato un subappalto devono impegnarsi a presentare a tutti gli organi di audit e di controllo tutte le informazioni necessarie riguardanti le attività loro affidate a titolo di subappalto.

1.

Ai fini dell’assistenza, i costi degli acquisti effettuati dal beneficiario finale per i cittadini di paesi terzi che rientrano nell’ambito di applicazione del Fondo definito nell’atto di base e gli importi versati dal beneficiario finale a titolo di rimborso dei costi sostenuti da tali persone sono ammissibili alle seguenti condizioni specifiche:

2.

In caso di azioni che richiedono la presenza (ad esempio corsi di formazione) di persone che rientrano nel campo di applicazione del Fondo, possono essere distribuiti incentivi in contanti di entità modesta a titolo di aiuto complementare, purché il totale non superi 25 000 EUR per progetto e sia distribuito pro capite per singolo evento, corso o altro. Il beneficiario finale tiene un elenco delle persone, dell’ora e della data del pagamento, e garantisce un seguito adeguato per evitare doppi finanziamenti e usi impropri dei fondi.

1.

I costi indiretti ammissibili dell’azione sono quelli che, tenuto debitamente conto delle condizioni di ammissibilità enunciate al punto I.1.1, non sono identificabili come costi specifici direttamente correlati all’esecuzione del progetto.

2.

In deroga al punto I.1.1, lettera e), e al punto I.5, i costi indiretti per l’attuazione dell’azione possono essere ammissibili a un finanziamento a tassi fissi sino al massimale del 7 % del totale dei costi diretti ammissibili.

3.

Le organizzazioni che ricevono una sovvenzione di funzionamento dal bilancio dell’Unione non possono includere costi indiretti nel loro bilancio di previsione.

a)

l’IVA, tranne se il beneficiario finale può dimostrare di non essere in grado di recuperarla;

b)

il reddito del capitale, il debito e gli oneri di servizio del debito, gli interessi passivi, le commissioni di cambio di valute e le perdite derivanti dai cambi di valute, gli accantonamenti per perdite o per potenziali passività future, gli interessi dovuti, i debiti dubbi, le ammende, le sanzioni finanziarie, i costi delle azioni legali e le spese eccessive o sconsiderate;

c)

i costi voluttuari sostenuti esclusivamente per membri del personale. Sono consentiti ragionevoli costi di ospitalità in occasione di eventi sociali giustificati dal progetto, quali una manifestazione alla conclusione del progetto o riunioni del gruppo di direzione del progetto;

d)

i costi dichiarati dal beneficiario finale coperti da un altro progetto o programma di lavoro beneficiario di una sovvenzione comunitaria;

e)

l’acquisto di terreni e l’acquisto, la costruzione e il rinnovo di immobili;

f)

contributi in natura.

1.

Tutti i costi necessari per l’attuazione del Fondo da parte dell’autorità responsabile, dell’autorità delegata, dell’autorità di audit, dell’autorità di certificazione o di altri organi che forniscono assistenza nelle funzioni di cui al paragrafo 2 sono ammissibili all’assistenza tecnica entro i limiti precisati all’articolo 15 dell’atto di base.

2.

Sono incluse le seguenti misure:

3.

Le attività correlate all’assistenza tecnica e i pagamenti corrispondenti devono essere effettuati dopo il 1o gennaio dell’anno indicato nella decisione di finanziamento con la quale sono stati approvati i programmi annuali degli Stati membri. Il periodo di ammissibilità dura fino al termine stabilito per la presentazione della relazione finale sull’attuazione del programma annuale.

4.

Nelle eventuali gare d’appalto si devono seguire le norme nazionali sugli appalti vigenti nel rispettivo Stato membro.

5.

Gli Stati membri possono attuare misure di assistenza tecnica relative al Fondo europeo per l’integrazione di cittadini di paesi terzi insieme con misure di assistenza tecnica relative ad alcuni o a tutti e quattro i fondi. In tal caso, tuttavia, solo la parte dei costi di attuazione delle misure comuni relativa al Fondo europeo per l’integrazione di cittadini di paesi terzi sarà ammissibile al finanziamento nell’ambito di tale Fondo, e gli Stati membri dovranno assicurare che: