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L’accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

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L’accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

Obiettivo del presente regolamento è definire i principi, le condizioni e i limiti del diritto di accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione previsto dall'articolo 255 del trattato che istituisce la Comunità europea (CE). Esso punta inoltre a fissare le norme che garantiscono l'esercizio di tale diritto e a promuovere le buone prassi amministrative in materia di accesso ai documenti.

ATTO

Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

SINTESI

Obiettivo del presente regolamento è rendere più semplice l'accesso ai documenti delle istituzioni europee. Esso prevede che i cittadini possano ricevere qualsiasi tipo di documento, alle condizioni previste dal regolamento e nei limiti delle eccezioni previste. Il regolamento si applica a tutti i documenti detenuti da un'istituzione, vale a dire da essa prodotti oppure ricevuti e in suo possesso, in tutti i settori di attività dell'Unione europea (UE).

Può beneficiare del regolamento qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in un paese dell'UEPaese dell'UE.

Eccezioni e diritti di terzi

Le Istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

  • l'interesse pubblico, per quanto riguarda la sicurezza pubblica, la difesa, le relazioni internazionali, la politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di un paese dell'UE;
  • la vita privata e l'integrità di un individuo, in particolare in conformità con la legislazione comunitaria sulla protezione dei dati personali;
  • gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica;
  • le procedure giurisdizionali e la consulenza legale;
  • gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile.

Le istituzioni europee possono rifiutare il documento richiesto qualora ciò sia giustificato da un interesse pubblico prevalente.

L'accesso a un documento interno redatto da un'istituzione è rifiutato qualora sussista il rischio che la divulgazione del documento possa pregiudicare seriamente quel processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla sua divulgazione.

Per quanto concerne i documenti di terzi , l'istituzione consulta il terzo al fine di valutare se sia possibile applicare un'eccezione.

Documenti nei paesi dell'UE

Qualora un paese dell'UE riceva una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga da un'istituzione, tale paese consulta l'istituzione in questione per assicurarsi che la divulgazione sia in linea con gli obiettivi del presente regolamento. In alternativa, il paese dell'UE può deferire all'istituzione la domanda di accesso.

Domande di accesso, trattamento delle stesse e accesso al documento

Le domande di accesso a un documento sono presentate in forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue dell'UE. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'istituzione formula una risposta positiva o negativa in merito all'accesso al documento richiesto.

Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'istituzione, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma.

L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione sul posto oppure tramite rilascio di una copia.

Trattamento di documenti delicati

Per documenti delicati si intendono quei documenti provenienti dalle istituzioni o dalle agenzie da loro istituite, da Stati membri, paesi terzi o organismi internazionali, classificati come MOLTO SEGRETI/TOP SECRET, SEGRETI o RISERVATI. Le domande di accesso a documenti sensibili sono trattate solo da persone che abbiano il diritto di prendere conoscenza di tali documenti. I documenti delicati sono iscritti nel registro o divulgati solo con il consenso dell'originatore.

Registri e prassi amministrative

Per facilitare l'accesso ai documenti, ciascuna istituzione rende accessibile un registro di documenti. Il registro è accessibile in forma elettronica.

I paesi dell'UE collaborano con le istituzioni per informare i cittadini. Le istituzioni mettono a punto le buone prassi amministrative al fine di facilitare l'esercizio del diritto di accesso garantito dal presente regolamento. Esse creano un comitato interistituzionale per esaminare le migliori prassi, affrontare eventuali divergenze e discutere i futuri sviluppi dell'accesso del pubblico ai documenti.

Pubblicazione nella Gazzetta ufficiale

Vengono pubblicati nella Gazzetta ufficiale i seguenti documenti:

  • le proposte della Commissione;
  • le posizioni comuni adottate a norma degli articoli 251 e 252 del trattato CE;
  • le decisioni quadro e le decisioni e le convenzioni di cui all'articolo 34 del trattato che istituisce l’Unione europea (trattato UE);
  • le convenzioni firmate tra i paesi dell'UE sulla base dell'articolo 293 del trattato CE;
  • gli accordi internazionali conclusi dall'Unione europea ovvero in base all'articolo 24 del trattato UE.

Relazioni e misure d'applicazione

Ciascuna istituzione pubblica annualmente una relazione riguardante l'anno precedente e comprendente il numero dei casi in cui ha rifiutato l'accesso ai documenti, i motivi di tali rifiuti, nonché il numero dei documenti delicati non inseriti nel registro.

Ulteriori informazioni sulla trasparenza sono disponibili qui.

RIFERIMENTI

Atto

Data di entrata in vigore

Termine ultimo per il recepimento negli Stati membri

Gazzetta ufficiale

Regolamento n. 1049/2001

3.12.2001

-

GU L 145 del 31.5.2001

ATTI COLLEGATI

Proposta di regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 30 aprile 2008, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento Europeo, del Consiglio e della Commissione [COM(2008) 229 def. – Non pubblicato nella Gazzetta ufficiale].

Tale proposta è volta a modificare il Regolamento (CE) n. 1049/2001 alla luce della mozione del Parlamento Europeo per una risoluzione del 4 aprile 2006 sull’accesso ai testi istituzionali (A6-0052/2006), del Regolamento (CE) n. 1367/2006, del 6 settembre 2006, sulla Convenzione di Aarhus, e della consultazione pubblica sulla rettifica del Regolamento (CE) n. 1049/2001 (SEC(2008) 29/2).

La proposta consolida le modifiche relative ai seguenti articoli:

  • lo scopo del Regolamento, ovvero garantire l’accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni;
  • i destinatari del regolamento, che possono essere qualsiasi persona fisica o giuridica, indipendentemente dalla cittadinanza o dallo Stato di residenza;
  • il campo di applicazione del Regolamento, che esclude i documenti prodotti in giudizio da parti diverse dalle istituzioni. Il campo di applicazione esclude inoltre i documenti connessi all’esercizio dei poteri di indagine, fino a quando l’indagine non sarà conclusa o la decisione corrispondente non sarà definitiva;
  • la definizione di documento, che indica che il documento è stato formalmente trasmesso ai suoi destinatari, è stato fatto circolare tra le istituzioni o è stato altrimenti registrato. La definizione di documento si applica inoltre ai dati contenuti nei sistemi elettronici che sia possibile estrarre in un formato leggibile;
  • le eccezioni al Regolamento, che comprendono documenti in materia di protezione ambientale, relativi a procedure giurisdizionali, di conciliazione e di arbitrato, e mirano a proteggere le procedure di selezione del personale o dei contraenti. La divulgazione di dati personali dei funzionari e dei rappresentanti di interessi, su informazioni non relative alla loro attività professionale, viene regolata dalla legislazione comunitaria sul trattamento dei dati personali (Regolamento (CE) n. 45/2001);
  • le consultazioni di terzi, che stabiliscono l’obbligo di consultare le autorità del paese dell'UE da cui proviene il documento, a meno che il documento non sia parte di una procedura per l’adozione di atti legislativi o di atti non legislativi di portata generale;
  • le domande di accesso a un documento, che tengono conto della chiarezza con cui il documento è richiesto e pertanto identificato. Per quanto riguarda le domande di conferma, il termine per il trattamento è portato da 15 a 30 giorni lavorativi. In caso di rifiuto anche solo parziale, il richiedente può proporre ricorso presso il Tribunale di primo grado nei confronti dell'istituzione e/o presentare denuncia al Mediatore;
  • l’accesso al documento successivo alla domanda, che non può derogare alle specifiche modalità d’accesso previste dalla normativa comunitaria o nazionale, come il pagamento di un diritto;
  • la diffusione attiva dei documenti, che offre l’accesso diretto a documenti trasmessi nell’ambito delle procedure per l’adozione di atti legislativi o di atti non legislativi di portata generale. Ogni istituzione dovrà definire le altre categorie che dovranno essere resi direttamente accessibili al pubblico.

Relazioni

Relazione della Commissione sull'applicazione nel 2011 del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione [COM(2012)429 final - non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].

Il numero di domande di accesso alla Commissione è rimasto allo stesso livello nel 2010 e 2011, ovvero circa 6 500. La Commissione ha gestito il maggior numero di domande di accesso di tutte le istituzioni e gli organismi dell'UE. Questa stabilizzazione del volume di domande dimostrerebbe che il diritto di accesso ai documenti ha raggiunto un notevole livello di riconoscimento pubblico tra i cittadini europei, la società civile e gli operatori economici. Tuttavia, la necessità di chiedere l'accesso ai documenti diminuisce drasticamente quando la Commissione aumenta gradualmente la divulgazione proattiva dei documenti e delle informazioni attraverso registri pubblici e siti web.

La DG Fiscalità e Unione doganale ha ricevuto il maggior numero di domande iniziali (7,8%), seguita dalla DG Concorrenza con il 7%, e la DG Salute e consumatori, con il 6,96%. Il mondo accademico ha dimostrato di essere la categoria più attiva di richiedenti, pari al 25,7% delle domande iniziali, seguito da studi legali e società civile.

Relazione della Commissione sull'applicazione nel 2012 del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione [COM(2013)515 final - non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].

Nel 2012, le domande di accesso sono diminuite di numero (6014) rispetto ai due anni precedenti. Ancora una volta, il mondo accademico ha dimostrato di essere la categoria più attiva di richiedenti, pari al 22,7% delle domande iniziali. Come negli anni precedenti, è stato seguito da studi legali con il 13,6% e dalla società civile (ONG, gruppi di interesse) con il 10,3% del numero totale di domande.

Il Segretariato generale della Commissione e la Direzione generale per la Salute e i consumatori hanno ricevuto il maggior numero di domande iniziali, seguiti dalle DG Concorrenza e DG Ambiente.

Ultima modifica: 12.03.2014

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