22.9.2004

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 297/6

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REGOLAMENTO (CE) N. 1653/2004 DELLA COMMISSIONE

del 21 settembre 2004

recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari (1) e in particolare l'articolo 15,

visto il parere del Parlamento europeo,

visto il parere del Consiglio,

visto il parere della Corte dei conti,

considerando quanto segue:

(1)	Il regolamento (CE) n. 58/2003 ha definito lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari, agenzie esecutive la cui creazione è stata affidata alla Commissione.

(2)

Tali agenzie esecutive (in appresso «le agenzie») saranno dotate della personalità giuridica e di un proprio bilancio di funzionamento, la cui esecuzione è disciplinata dal presente regolamento finanziario tipo, ai sensi dell'articolo 15 del regolamento (CE) n. 58/2003. Invece, quando la Commissione ha delegato alle agenzie funzioni di esecuzione di bilancio di stanziamenti operativi relativi a dei programmi comunitari, tali stanziamenti restano iscritti nel bilancio generale e sono disciplinati dal regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2) (in appresso «il regolamento finanziario generale»).

(3)	A norma dell’articolo 15 del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, il bilancio di funzionamento delle agenzie esecutive copre le spese di funzionamento dell’agenzia esecutiva per l’esercizio finanziario.

(4)

A norma del regolamento (CE) n. 58/2003, è necessario adottare un regolamento finanziario tipo, che le agenzie devono applicare per l'esecuzione dei loro stanziamenti di funzionamento, e il cui contenuto deve essere il più vicino possibile al regolamento finanziario generale. In assenza di norme espressamente stabilite dal suddetto regolamento finanziario tipo, si applicano le disposizioni del regolamento finanziario generale e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3).

(5)	È opportuno ribadire il rispetto dei principi fondamentali del diritto di bilancio (unità, universalità, specializzazione e annualità), nonché i principi della verità del bilancio, del pareggio, dell'unità di conto, di una sana gestione finanziaria e della trasparenza.

(6)

Per quanto riguarda il personale, le agenzie dovranno distinguere fra posti temporanei, che formeranno oggetto di una tabella degli organici soggetta all'approvazione dell'autorità di bilancio e gli stanziamenti che permettono la retribuzione di altre categorie di agenti, assunti con contratto rinnovabile.

(7)

Per quanto riguarda gli agenti finanziari, è necessario definire le competenze e le responsabilità del contabile e dell'ordinatore dell'agenzia, che devono essere funzionari sottoposti allo statuto dei funzionari delle Comunità europee, nonché le condizioni alle quali quest'ultimo potrà delegare i suoi poteri di esecuzione del bilancio.

(8)	È necessario dotare l'ordinatore dell'agenzia di un'ampia autonomia di gestione. Per quanto riguarda il regime degli storni, deve essergli riconosciuta una completa libertà, a condizione di informare il comitato di direzione, che deve poter fare opposizione entro un termine di un mese.

(9)

Ai sensi dell'articolo 20, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 58/2003, la funzione di revisore interno è esercitata nelle agenzie esecutive dal revisore interno della Commissione. D'altronde, il revisore interno della Commissione deve esercitare nei confronti delle agenzie esecutive le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione a norma del regolamento finanziario generale. Inoltre, come avviene per gli ordinatori all'interno della Commissione, l'ordinatore dell'agenzia deve poter essere consigliato in materia di controllo dei rischi da una funzione di revisione interna propria.

(10)

Per ogni agenzia esecutiva, il calendario di formazione del bilancio di funzionamento, di presentazione dei conti e di discarico deve rispettare le disposizioni del regolamento (CE) n. 58/2003, del regolamento finanziario generale. L'autorità di discarico per il bilancio di funzionamento delle agenzie esecutive deve essere la stessa del bilancio generale.

(11)

Le norme contabili applicate dalle agenzie devono permettere il consolidamento con i conti della Commissione. Devono essere adottate dal contabile della Commissione per analogia con l’articolo 133 del regolamento finanziario generale. La Corte dei conti assicurerà il controllo dei conti dell'agenzia.

(12)	È opportuno che ogni agenzia possa avere accesso all'istanza di cui all'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale, istituita dalla Commissione per valutare le irregolarità, affinché comportamenti identici siano valutati nello stesso modo.

(13)	Per il loro bilancio di funzionamento, le agenzie devono rispettare gli stessi requisiti della Commissione in materia di appalti pubblici aggiudicati per suo conto. È sufficiente a questo proposito rimandare alle disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale.

(14)	Non è necessario prevedere delle disposizioni in materia di concessione di sovvenzioni in quanto le agenzie non possono concedere sovvenzioni sul loro bilancio di funzionamento, che deve consentire loro unicamente di far fronte alle spese di funzionamento amministrativo,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Il presente regolamento specifica le norme essenziali applicabili alla formazione ed all'esecuzione del bilancio di funzionamento (in appresso «il bilancio») delle agenzie di cui al regolamento (CE) n. 58/2003 (in appresso «le agenzie» o «l'agenzia»).

Articolo 2

Per qualsiasi aspetto relativo al funzionamento delle agenzie esecutive che non sia esplicitamente definito dal presente regolamento, si applicano mutatis mutandis le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 delle Comunità europee (in appresso «il regolamento finanziario generale») e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO

Articolo 3

Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l'esecuzione del bilancio rispettano i principi dell'unità, della verità del bilancio, dell'annualità, del pareggio, dell'unità di conto, dell'universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria e della trasparenza.

CAPO 1

Principio dell'unità e verità di bilancio

Articolo 4

Il bilancio è l'atto che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie dell'agenzia.

Articolo 5

Le entrate dell'agenzia comprendono una sovvenzione concessa dalle Comunità e altre entrate eventuali, incluse le entrate con assegnazione specifica ai sensi dell'articolo 15.

Le spese comprendono le spese di funzionamento dell'agenzia nonché, se del caso, le spese finanziate dalle entrate con assegnazione specifica conformemente al primo comma.

Articolo 6

La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione ad una linea del bilancio.

Nessuno stanziamento può essere iscritto nel bilancio se non corrisponde ad una spesa ritenuta necessaria.

Nessuna spesa può essere impegnata né essere oggetto di un ordine di pagamento in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio.

CAPO 2

Principio dell'annualità

Articolo 7

Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio finanziario, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono stanziamenti non dissociati.

Le spese di funzionamento risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell'esercizio, in conformità degli usi locali o perché relativi alla fornitura di materiale di dotazione, sono imputate al bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate.

Articolo 8

Le entrate sono imputate ad un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell'esercizio stesso. Esse danno luogo all'apertura di stanziamenti per lo stesso importo.

Gli stanziamenti assegnati al bilancio a titolo di un esercizio possono essere utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio, e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi all'esercizio precedente.

Articolo 9

Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti vengono annullati.

Gli stanziamenti corrispondenti a obblighi regolarmente contratti alla chiusura dell'esercizio sono riportati di diritto unicamente all'esercizio successivo. Gli stanziamenti riportati non utilizzati al 31 marzo dell'esercizio N+1 sono automaticamente annullati. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati.

Gli stanziamenti relativi alle spese per il personale non possono essere oggetto di riporto.

Gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo delle entrate con destinazione specifica di cui all'articolo 15 sono oggetto di un riporto di diritto. Gli stanziamenti disponibili corrispondenti alle entrate con destinazione specifica riportate devono essere utilizzati in via prioritaria.

Articolo 10

Gli stanziamenti iscritti in bilancio possono essere impegnati con effetto dal 1o gennaio, non appena il bilancio diventa definitivo.

Tuttavia, le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l'esercizio in corso. Non possono riguardare nuove spese il cui principio non sia ancora stato ammesso nell’ultimo bilancio regolarmente adottato.

Inoltre, le spese che, come i canoni di locazione, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo, a decorrere dal 1o dicembre, ad un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo.

Se il bilancio non è adottato all'inizio dell'esercizio, si applica mutatis mutandis il regime dei dodicesimi provvisori stabilito dal regolamento finanziario generale.

CAPO 3

Principio del pareggio

Articolo 11

Nel bilancio entrate e spese devono risultare in pareggio. L'agenzia non può accendere prestiti.

Gli stanziamenti non possono superare l'importo della sovvenzione di cui all'articolo 5, aumentato delle entrate proprie e delle altre eventuali entrate di cui all'articolo 5.

Articolo 12

Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell'articolo 56 è positivo, esso viene rimborsato alla Commissione a concorrenza della sovvenzione versata nel corso dell'esercizio.

La differenza fra la sovvenzione di cui all'articolo 5 e quella effettivamente versata all'agenzia è oggetto di un annullamento.

CAPO 4

Principio dell'unità di conto

Articolo 13

Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro.

Tuttavia, per le esigenze della tesoreria, il contabile dell'agenzia esecutiva può, nei casi debitamente giustificati, effettuare operazioni nelle monete nazionali e, se del caso, nelle monete di paesi terzi.

CAPO 5

Principio dell'universalità

Articolo 14

L'insieme delle entrate copre l'insieme delle spese, ad eccezione delle entrate con destinazione specifica, al fine di finanziare spese specifiche. Le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatto salvo il disposto dell'articolo 16.

Articolo 15

Le entrate con una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati, nonché le entrate provenienti da Stati membri, da paesi terzi o da organismi diversi per l'esecuzione di programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale delle Comunità europee (in appresso «il bilancio generale»), costituiscono entrate destinate specificamente a finanziare spese determinate.

Qualsiasi entrata con destinazione specifica deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell'azione o della destinazione in oggetto. Il bilancio prevede una struttura d'accoglienza per le categorie di entrate con destinazione specifica e, per quanto possibile, il loro importo.

Il comitato di direzione può accettare, dopo aver ottenuto l'accordo della Commissione, qualsiasi tipo di doni, legati e sovvenzioni da fonti diverse dalla Comunità.

Articolo 16

I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all'agenzia, sono imputati in bilancio per il loro importo totale al netto delle tasse quando comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte degli Stati membri a norma del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee o da parte di uno Stato membro o di paesi terzi sulla base di altre convenzioni pertinenti.

Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall'agenzia a titolo temporaneo in applicazione del primo comma, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati. Un eventuale saldo negativo viene iscritto come spesa nel bilancio.

CAPO 6

Principio della specializzazione

Articolo 17

L'insieme degli stanziamenti è specializzato per titolo e capitolo; i capitoli sono suddivisi in articoli e voci.

Articolo 18

Il direttore decide gli storni di stanziamenti all'interno del bilancio di funzionamento. Egli informa preliminarmente la Commissione e il comitato di direzione che dispongono di un termine di un mese per opporsi agli storni in questione. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.

Gli stanziamenti corrispondenti ad entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che esse mantengano la loro destinazione.

CAPO 7

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 19

1.   Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2.   Secondo il principio dell'economia, i mezzi impiegati dall'agenzia per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi. I risultati devono essere oggetto di una valutazione.

3.   Il programma di lavoro annuale dell’agenzia esecutiva adottato dal comitato di direzione contiene obiettivi dettagliati e indicatori di risultato.

CAPO 8

Principio della trasparenza

Articolo 20

Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio della trasparenza.

Il bilancio e i bilanci rettificativi, definitivamente adottati, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea entro due mesi a decorrere dalla loro adozione.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

Articolo 21

Entro il 31 marzo di ogni anno l'agenzia esecutiva trasmette alla Commissione uno stato di previsione delle proprie spese ed entrate stabilito dal direttore dell’agenzia e adottato dal comitato di direzione, nonché gli orientamenti generali che lo giustificano e il proprio programma di lavoro.

Lo stato di previsione delle spese e delle entrate dell'agenzia comprende:

a)	una tabella dell'organico che fissa il numero di posti temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;

b)	in caso di variazione dell'organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;

c)	una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni.

Articolo 22

La Commissione, nel quadro della procedura relativa all'adozione del bilancio generale, trasmette all'autorità di bilancio lo stato di previsione dell'agenzia e propone l'importo della sovvenzione destinata all'agenzia, nonché l'organico che ritiene necessario per quest'ultima.

Il bilancio di funzionamento dell'agenzia può essere adottato in modo definitivo solo dopo l'adozione definitiva del bilancio generale dell'Unione europea, conformemente alla procedura di cui all'articolo 13 del regolamento (CE) n. 58/2003.

L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico di tutte le agenzie, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 24.

Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell'organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla stessa procedura utilizzata per il bilancio iniziale, fatti salvi gli articoli 18 e 24.

Articolo 23

Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese. Esso presenta:

1)	nello stato delle entrate: a) le previsioni di entrate dell'agenzia per l'esercizio interessato; b) le entrate dell'esercizio precedente e le entrate dell'esercizio n–2; c) i commenti appropriati per ogni linea di entrata;

2)	nello stato delle spese: a) gli stanziamenti per l'esercizio in questione; b) gli stanziamenti per l'esercizio precedente e gli stanziamenti per l'esercizio n–2; c) i commenti appropriati per ciascuna suddivisione.

Articolo 24

1.   La tabella dell'organico di cui all'articolo 21 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati a titolo dell'esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell'esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Esso costituisce, per l'agenzia, un limite imperativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.

Tuttavia, il comitato di direzione può procedere a delle modifiche della tabella dell'organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati sotto il grado A 3, a condizione che questo non influisca sul volume degli stanziamenti di personale corrispondente a un pieno esercizio e rimanga nel limite del numero totale dei posti autorizzati dalla tabella dell'organico.

2.   In deroga al primo paragrafo, possono essere compensati i casi di attività ad orario ridotto autorizzati dall'autorità che ha il potere di nomina, conformemente alle disposizioni dello statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (in appresso «lo statuto»).

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 25

Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore. Il direttore è un funzionario sottoposto allo statuto. Egli esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al presente regolamento, sotto la propria responsabilità ed entro il limite degli stanziamenti autorizzati.

Articolo 26

Il direttore può delegare i propri poteri di esecuzione del bilancio ad agenti dell’agenzia sottoposti allo statuto. I suddetti agenti possono agire soltanto entro i limiti dei poteri che sono loro espressamente conferiti.

Articolo 27

È vietato a qualsiasi agente finanziario, ai sensi del capo 2 del presente titolo, adottare un atto d'esecuzione del bilancio nel quale i propri interessi e quelli dell'agenzia potrebbero essere in conflitto. Qualora si presenti un caso di questo tipo, l'agente in questione è tenuto ad astenersi e ad informarne l'autorità competente. Il direttore deve riferire al comitato di direzione.

Esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un revisore interno è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il beneficiario.

CAPO 2

Agenti finanziari

Articolo 28

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro.

Articolo 29

L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio.

L'ordinatore pone in atto, conformemente alle norme minime pertinenti adottate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi specifici inerenti alle caratteristiche della gestione, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure di seguito e di controllo interno adeguati all'esecuzione dei suoi compiti ivi comprese, se del caso, delle verifiche a posteriori.

L'ordinatore può, in funzione in particolare della natura e dell'ampiezza delle sue funzioni, organizzare, all'interno dei suoi servizi, una funzione di know-how e di consulenza incaricata di assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

Prima che un'operazione sia autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da agenti diversi dall'agente che ha avviato l'operazione. La verifica preliminare e a posteriori e l'avvio di un'operazione sono funzioni separate.

L'ordinatore rende conto delle sue funzioni al comitato di direzione entro il 15 marzo dell'esercizio in corso, mediante una relazione annuale di attività, ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 58/2003.

Articolo 30

Il comitato di direzione nomina un contabile, che è un funzionario sottoposto allo statuto e che è incaricato di quanto segue:

a)	provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati;

b)	redigere i conti dell'agenzia a norma del titolo VI;

c)	provvedere alla tenuta della contabilità conformemente al titolo VI;

d)	attuare, conformemente al titolo VII, le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;

e)	provvedere alla gestione della tesoreria.

Il contabile ottiene dall'ordinatore, che ne garantisce l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che riproducano un'immagine fedele del patrimonio dell'agenzia e dell'esecuzione del bilancio.

Solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. È responsabile della custodia dei medesimi.

CAPO 3

Responsabilità degli agenti finanziari

Articolo 31

Gli agenti partecipanti alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni che ritengono irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche cui sono vincolati una decisione la cui applicazione o accettazione sia stata loro imposta da un superiore, ne informano per iscritto il direttore e, in caso d'inerzia dello stesso, l'istanza di cui all'articolo 35 e il comitato di direzione. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, informa le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.

Articolo 32

Fatte salve eventuali misure disciplinari, l'autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega conferita agli ordinatori delegati, mediante decisione motivata e dopo averli ascoltati. Il direttore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una delega specifica.

Fatte salve eventuali misure disciplinari, il comitato di direzione può sospendere in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni, mediante decisione motivata e dopo averlo ascoltato. Il comitato di direzione nomina un contabile provvisorio.

Articolo 33

Le disposizioni del presente capo fanno salva l'eventuale responsabilità penale dell'ordinatore, nonché dei suoi delegati, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari delle Comunità e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari delle Comunità o degli Stati membri.

Ogni ordinatore e contabile è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi della Comunità, saranno adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente.

Articolo 34

1.   L'ordinatore è responsabile sotto il profilo patrimoniale conformemente allo statuto. A questo titolo egli può essere tenuto a risarcire la totalità del danno subito dalle Comunità per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione delle sue funzioni, in particolare quando accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza conformarsi al presente regolamento.

Ciò vale anche quando, per colpa personale grave, egli trascura di compilare un atto che dia luogo ad un credito o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di riscossione oppure quando sia all'origine di una mancata o tardiva emissione, senza giustificazione, di un ordine di pagamento che possa comportare una responsabilità civile dell'agenzia nei confronti di terzi.

2.   L'ordinatore delegato che ritenga che una decisione di sua competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria, ne informa per iscritto l'autorità delegante. Se l'autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto, all'ordinatore delegato di eseguire tale decisione, quest'ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità.

Articolo 35

1.   L'istanza istituita dalla Commissione, ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale, al fine di accertare l'esistenza di un’irregolarità finanziaria e le eventuali conseguenze, esercita nei confronti dell'agenzia le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione.

Sulla base del parere di quest'istanza, il direttore decide l'avvio di un procedimento disciplinare o volto ad accertare una responsabilità patrimoniale. Se l'istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all'ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione corredata di raccomandazioni. Se tale parere chiama in causa il direttore, l'istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione.

2.   Ogni agente può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene prese dall'autorità investita del potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.

Articolo 36

Il contabile risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:

a)	perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per sua negligenza;

b)	indebita modificazione di conti bancari o di conti correnti postali senza preventiva notifica all'ordinatore;

c)	recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;

d)	mancato incasso di entrate dovute.

CAPO 4

Operazioni di entrata

Articolo 37

Ogni misura o situazione costitutiva di un credito dell'agenzia o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore competente.

Articolo 38

L'accertamento di un credito è l'atto con il quale l'ordinatore:

a)	verifica l'esistenza dei debiti a carico del debitore;

b)	determina o verifica l'esistenza e l'importo del debito;

c)	verifica l'esigibilità del debito.

Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, accompagnato da una nota di addebito indirizzata al debitore. Questi due atti sono stabiliti e inviati dall'ordinatore competente.

Fatte salve le disposizioni regolamentari, contrattuali o convenzionali applicabili, qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito, produce interessi a norma del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

Articolo 39

L'emissione dell'ordine di riscossione è l'atto con il quale l'ordinatore competente impartisce al contabile l'istruzione di recuperare un credito accertato.

Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall'ordinatore competente. È tenuto ad assicurare l'afflusso delle entrate dell'agenzia e a vigilare sulla conservazione dei suoi diritti.

Gli importi indebitamente pagati sono ricuperati.

Articolo 40

Quando l'ordinatore competente intende rinunciare a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria. Riferisce al comitato di direzione l’intenzione di rinunciare ad un credito accertato. La rinuncia a recuperare un credito accertato si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore, che deve essere motivata. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti di importo inferiore a 5 000 EUR. La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali essa è fondata.

L'ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che il credito non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti di importo inferiore a 5 000 EUR. L'annullamento si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

L'ordinatore competente adegua in aumento o in diminuzione l'importo di un credito accertato quando l'importo del credito in questione deve essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, a condizione che tale correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore dell'agenzia. L'adeguamento viene effettuato mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

Articolo 41

Il recupero è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l'ordinatore competente. Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile comporta il rilascio di una ricevuta.

Se alla scadenza prevista nella nota di addebito, il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi mezzo legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, attraverso l'esecuzione forzata.

Il contabile procede al recupero mediante compensazione ed a debita concorrenza dei crediti dell'agenzia, se il debitore è titolare di un credito certo, liquido e esigibile nei confronti della stessa.

Articolo 42

Il contabile, di concerto con l'ordinatore competente, può concedere termini supplementari per il pagamento, solo dietro richiesta scritta debitamente motivata del debitore e a condizione che quest'ultimo si impegni al pagamento di interessi per tutta la durata del periodo del termine concesso a decorrere dalla data di scadenza iniziale e costituisca, allo scopo di tutelare i diritti dell'agenzia, una garanzia finanziaria a copertura del debito sia del capitale che degli interessi.

CAPO 5

Operazioni di spesa

Articolo 43

Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

Articolo 44

Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l'ordinatore competente deve procedere previamente ad un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

Gli impegni giuridici individuali relativi a impegni di bilancio specifici o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell'anno N. Il saldo non coperto da un impegno giuridico di questi impegni di bilancio viene disimpegnato dall'ordinatore competente.

Articolo 45

Quando procede all'adozione di un impegno di bilancio, l'ordinatore competente verifica l'esattezza dell'imputazione di bilancio, la disponibilità degli stanziamenti e della conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili, incluso il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Articolo 46

La liquidazione di una spesa è l'atto con il quale l'ordinatore competente verifica l'esistenza dei diritti del creditore, le condizioni di esigibilità del credito e determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito. Qualsiasi liquidazione di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore.

La decisione di liquidazione avviene con la firma di un «visto per pagamento» da parte dell'ordinatore competente. In un sistema non automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da un timbro con la firma dell'ordinatore competente. In un sistema automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da una convalida coperta da parola d'accesso personale dell'ordinatore competente.

Articolo 47

L'ordinazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore competente dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore competente e, se necessario, è accompagnato da un attestato che certifica l'iscrizione dei beni negli inventari di cui all'articolo 64.

Il pagamento delle spese è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

Articolo 48

Le operazioni di liquidazione, di ordinazione, nonché di pagamento delle spese devono essere eseguite entro i termini e secondo le disposizioni del regolamento finanziario generale e delle sue modalità di esecuzione.

CAPO 6

Il revisore interno

Articolo 49

La funzione di revisore interno è esercitata nelle agenzie esecutive dal revisore interno della Commissione.

Il revisore interno della Commissione esercita nei confronti delle agenzie esecutive, le stesse competenze attribuitegli nei confronti dei servizi della Commissione ai sensi degli articoli 85 e 86 del regolamento finanziario generale. Egli trasmette al comitato di direzione ed al direttore i suoi accertamenti e raccomandazioni. Essi provvedono a dar seguito alle raccomandazioni risultanti dalle revisioni contabili e ne informano la Commissione. Il revisore interno presenta all'agenzia, informandone la Commissione, una relazione annuale che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime.

La responsabilità del revisore interno, nell'esercizio delle sue funzioni, è stabilita a norma dell'articolo 87 del regolamento finanziario generale.

L’agenzia trasmette annualmente all’autorità competente per il discarico ed alla Commissione una relazione, stabilita dal direttore dell’agenzia, che riassume il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime.

TITOLO V

AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI

Articolo 50

1.   Per quanto riguarda le procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici, nel quadro del funzionamento dell'agenzia, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

2.   Le agenzie esecutive possono chiedere di essere associate come amministrazione aggiudicatrice alle procedure d'aggiudicazione degli appalti della Commissione o degli appalti interistituzionali.

3.   In deroga al paragrafo 1, le agenzie esecutive fanno ricorso in via prioritaria, prima di ricorrere ad una procedura di aggiudicazione di appalti, alla Commissione o agli uffici interistituzionali per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o la realizzazione di lavori che questi sono in grado di effettuare.

TITOLO VI

RENDICONTO E CONTABILITÀ

CAPO 1

Rendiconto

Articolo 51

I conti dell'agenzia comprendono gli stati finanziari e le relazioni sull'esecuzione del bilancio. Essi sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio.

Articolo 52

I conti devono essere regolari, sinceri e completi e devono fornire un'immagine fedele di quanto segue:

a)	per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell'attivo e nel passivo e dei flussi di cassa;

b)	per le relazioni sull'esecuzione del bilancio, degli elementi dell'esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Articolo 53

Gli stati finanziari sono formati sulla base dei seguenti principi contabili generalmente ammessi, precisati nel regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, vale a dire la continuità delle attività, la prudenza, la costanza dei metodi contabili, la comparabilità delle informazioni, l'importanza relativa, la non compensazione, la preminenza della realtà sull'apparenza, la contabilità per competenza.

Articolo 54

Secondo il principio della contabilità per competenza, gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell'esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d'incasso.

Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui all'articolo 59.

Articolo 55

Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

a)

il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, che rappresentano la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio trascorso; sono presentati secondo la struttura stabilita dalla direttiva del Consiglio sui conti annuali di alcuni tipi di società, tenendo conto tuttavia della natura particolare delle attività dell'agenzia;

b)	la tabella dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;

c)	la situazione di variazione del patrimonio netto che presenta in modo dettagliato gli aumenti e le diminuzioni, intervenuti nel corso dell'esercizio, di ogni elemento dei conti del capitale.

L'allegato degli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate, fornendo le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, allorché tali informazioni siano pertinenti per le attività dell'agenzia.

Articolo 56

Le relazioni sull'esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:

a)	il conto di risultato dell'esecuzione del bilancio che ricapitola la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese, presentato secondo la stessa struttura del bilancio;

b)	l'allegato al conto di risultato dell'esecuzione del bilancio, che ne completa e commenta le informazioni.

Articolo 57

I conti dell'agenzia sono consolidati con quelli della Commissione, secondo la procedura di cui all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 58/2003 e conformemente alle seguenti disposizioni:

a)	il comitato di direzione comunica al contabile della Commissione e alla Corte dei conti, entro il 1o marzo che segue l'esercizio chiuso, i conti provvisori corredati dalla relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell'esercizio;

b)	il comitato di direzione approva, sulla base del progetto stabilito dal direttore, i conti definitivi dell'agenzia e li trasmette entro il 1o luglio che segue l'esercizio chiuso, al contabile della Commissione e alla Corte dei conti, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio;

c)	i conti definitivi dell'agenzia, consolidati con quelli della Commissione, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 31 ottobre che segue l'esercizio chiuso;

d)	il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della relazione di cui all’articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 58/2003 entro e non oltre il 30 settembre.

CAPO 2

Contabilità

Articolo 58

1.   La contabilità dell'agenzia è il sistema di organizzazione dell'informazione di bilancio e finanziaria che permette di raccogliere, classificare e registrare dati in cifre.

La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute per anno civile in euro.

I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell'esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1.

2.   Il paragrafo 1 non osta alla tenuta di una contabilità analitica da parte dell'ordinatore.

Articolo 59

Le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile armonizzato utilizzato dall'agenzia sono adottati dal contabile della Commissione per analogia con l’articolo 133 del regolamento finanziario generale.

Articolo 60

La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell'agenzia.

Articolo 61

I movimenti di ciascun conto e i relativi saldi sono iscritti nei libri contabili.

Ogni scrittura contabile, comprese le rettifiche contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali fa riferimento. Il sistema contabile deve permettere di riprodurre tutte le scritture contabili.

Articolo 62

Dopo la chiusura dell'esercizio finanziario e fino alla data del rendiconto definitivo, il contabile dell'agenzia procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell'esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e veritiera dei conti.

Articolo 63

La contabilità di bilancio permette di seguire in modo dettagliato l'esecuzione del bilancio. La contabilità di bilancio registra tutti gli atti d'esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV.

Articolo 64

Il contabile dell'agenzia tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell'agenzia. Il contabile dell'agenzia verifica la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto.

Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità adeguata.

TITOLO VII

CONTROLLO ESTERNO E DISCARICO

Articolo 65

La Corte dei conti assicura il controllo dei conti dell'agenzia, ai sensi dell'articolo 248 del trattato CE.

Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 139 a 144 del regolamento finanziario generale.

Il comitato di direzione comunica alla Corte dei conti il bilancio definitivamente adottato. Esso informa quest'ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutte le iniziative prese in esecuzione degli articoli 15, 18, 26 e 31.

Articolo 66

Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, che delibera a maggioranza qualificata, dà atto al direttore dell'esecuzione del bilancio di funzionamento dell'esercizio N entro il 29 aprile dell'anno N+2.

La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese dell'agenzia, nonché il relativo saldo, e l'attivo e il passivo dell'agenzia descritti nel bilancio finanziario. Detto discarico è accordato in concomitanza con quello riguardante l’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea.

In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti, gli stati finanziari e le relazioni sull'esecuzione del bilancio dell'agenzia. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, di cui all'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 58/2003, accompagnata dalle risposte del direttore dell'agenzia.

Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest'ultimo, come previsto all'articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario generale, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l'esercizio in questione.

Articolo 67

Il direttore e la Commissione adottano ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio.

Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Previa comunicazione preliminare alla Commissione, trasmette copia della relazione alla Corte dei conti.

TITOLO VIII

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 68

I termini di cui all'articolo 57, si applicano per la prima volta in relazione all'esercizio 2005.

Per gli esercizi precedenti, i termini fissati sono i seguenti:

a)	15 settembre per l'articolo 57, lettera b);

b)	30 novembre per l'articolo 57, lettera c);

c)	31 ottobre per l'articolo 57, lettera d).

Le disposizioni del titolo VI si applicano in modo progressivo, in funzione delle possibilità tecniche, fino a produrre pieno effetto a titolo dell’esercizio 2005.

Articolo 69

Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione possono ottenere la comunicazione di qualsiasi informazione e giustificazione pertinente.

Articolo 70

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

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(1)  GU L 11 del 16.1.2003, pag. 1.

(2)  GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(3)  GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1.

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