32008R0485

UREDBA VIJEĆA (EZ) br. 485/2008

od 26. svibnja 2008.

o kontroli transakcija koju provode države članice, a koje su dio sustava financiranja Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi

(Kodificirana verzija)

VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, a posebno njegov članak 37.,

uzimajući u obzir prijedlog Komisije,

uzimajući u obzir mišljenje Europskog parlamenta (1),

budući da:

DONIJELO JE OVU UREDBU:

Članak 1.

1.   Ova se Uredba odnosi na kontrolu komercijalnih dokumenata onih subjekata koji primaju ili vrše plaćanja izravno ili neizravno povezanih sa sustavom financiranja iz Europskoga fonda za jamstva u poljoprivredi (EFJP), ili njihovih predstavnika, dalje u tekstu „poduzeća”, kako bi se provjerilo da li su transakcije koje čine dio sustava financiranja iz EFJP-a zaista obavljene i provedene pravilno.

2.   Ova se Uredba ne primjenjuje na mjere obuhvaćene integriranim administrativnim i kontrolnim sustavom koji potpada pod Uredbu Vijeća (EZ) br. 1782/2003 od 29. rujna 2003. o utvrđivanju zajedničkih pravila za programe izravne potpore u okviru zajedničke poljoprivredne politike i utvrđivanju određenih programa potpore za poljoprivrednike (5). Komisija, u skladu s postupkom iz članka 41. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, uvodi listu ostalih mjera na koje se ova Uredba ne primjenjuje.

3.   Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:

Članak 2.

1.   Države članice provode sustavnu kontrolu komercijalnih dokumenata poduzeća vodeći računa o vrstama transakcija koje je potrebno kontrolirati. Države članice osiguravaju da odabir poduzeća za kontroliranje pruža najbolje moguće jamstvo učinkovitosti mjera za sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti u okviru sustava financiranja iz EFJP-a, inter alia, odabir uzima u obzir financijsku važnost poduzeća u navedenom sustavu i ostale faktore rizika.

2.   Kontrola iz stavka 1. primjenjuje se, za svako razdoblje kontrole iz stavka 7., na broj poduzeća koji ne smije biti manji od polovice poduzeća čiji primici ili plaćanja, ili zbroj istih, u okviru sustava financiranja iz EFJP-a, iznosi više od 150 000 EUR za financijsku godinu EFJP-a prije početka razdoblja dotične kontrole.

3.   Za svako tekuće razdoblje kontrole države članice, ne dovodeći u pitanje svoje obveze određene u stavku 1., odabiru poduzeća koja je potrebno kontrolirati na temelju analize rizika u sektoru izvoznih povrata, te za sve ostale mjere gdje je to izvedivo. Države članice Komisiji predaju svoje prijedloge za uporabu analize rizika. Prijedlozi uključuju sve važne podatke u vezi s pristupom koji se mora upotrebljavati, tehnikama, kriterijima i metodom provedbe. Treba ih predati najkasnije do 1. prosinca godine prije početka razdoblja kontrole u kojemu ih se treba primijeniti. Države članice uzimaju u obzir komentare Komisije o prijedlozima, koje je Komisija dužna dati u roku od osam tjedana od primitka.

4.   Za mjere za koje država članica smatra da uporaba analize rizika nije izvediva, obvezno je kontrolirati poduzeća čiji je zbroj primitaka ili plaćanja ili čiji je zbroj dvaju iznosa u sustavu financiranja iz EFJP-a bio veći od 350 000 EUR i koja nisu bila kontrolirana u skladu s ovom Uredbom tijekom bilo kojeg od dva prethodna razdoblja kontrole.

5.   Poduzeća čiji je zbroj primitaka ili plaćanja iznosio manje od 40 000 EUR kontroliraju se u skladu s ovom Uredbom samo iz posebnih razloga koje države članice navode u svom godišnjem programu iz članka 10. ili Komisija u bilo kojoj predloženoj izmjeni navedenog programa.

6.   U određenim slučajevima, kontrola predviđena člankom 1. proširuje se na fizičke i pravne osobe s kojima su poduzeća u smislu članka 1. povezana i na one fizičke ili pravne osobe koje mogu biti važne za postizanje ciljeva utvrđenih u članku 3.

7.   Razdoblje kontrole odvija se od 1. srpnja do 30. lipnja naredne godine.

Kontrola obuhvaća razdoblje od najmanje 12 mjeseci koje završava tijekom prethodnog razdoblja kontrole; može se produljiti na razdoblja koja određuje država članica, prije ili nakon 12-mjesečnoga razdoblja.

8.   Kontrola provedena u skladu s ovom Uredbom ne dovodi u pitanje provjere obavljene u skladu s člancima 36. i 37. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Članak 3.

1.   Točnost primarnih podataka podvrgnutih kontroli provjerava se nizom unakrsnih provjera, uključujući, ako je potrebno, komercijalne dokumente trećih stranaka, primjerene stupnju potencijalnoga rizika, uključujući, inter alia:

2.   Posebno, ako se od poduzeća zahtijeva da vode posebne knjigovodstvene zapise o zalihama u skladu s odredbama Zajednice ili nacionalnim odredbama, kontrola navedenih zapisa u odgovarajućim slučajevima uključuje usporedbu s komercijalnim dokumentima i, ako je potrebno, sa stvarnim količinama na zalihi.

3.   Pri odabiru transakcija koje je potrebno provjeriti, treba u cijelosti uzeti u obzir stupanj potencijalnog rizika.

Članak 4.

Poduzeća čuvaju komercijalne dokumente u trajanju od najmanje tri godine, počevši od kraja godine u kojoj su sastavljeni.

Države članice mogu propisati dulje razdoblje za zadržavanje navedenih dokumenata.

Članak 5.

1.   Osobe odgovorne za poduzeće ili treća strana osiguravaju da se svi komercijalni dokumenti i dodatne informacije dostave službenicima odgovornim za kontrolu ili osobama ovlaštenim u tu svrhu. Elektronički pohranjeni podaci pružaju se na odgovarajućem nositelju podataka.

2.   Službenici odgovorni za kontrolu ili osobe ovlaštene u tu svrhu mogu zahtijevati da im se dostave izvaci ili kopije dokumenata iz stavka 1.

3.   Ako se, tijekom kontrole provedene u skladu s ovom Uredbom, komercijalni dokumenti koje čuva poduzeće smatraju neprimjerenima u smislu kontrole, poduzeću se naređuje da u budućnosti takve zapise čuva onako kako to zahtijeva država članica odgovorna za kontrolu, ne dovodeći u pitanje obveze utvrđene u ostalim Uredbama vezano uz odnosni sektor.

Države članice određuju datum od kojega se takvi zapisi moraju napraviti.

Ako se svi ili dio zahtijevanih komercijalnih dokumenata koje treba kontrolirati u skladu s ovom Uredbom nalaze u istoj komercijalnoj skupini u poduzeću, partnerstvu ili udruženju poduzeća vođenim na ujedinjenoj osnovi kao poduzeće u kojemu se vrši kontrola, bilo da se nalazi unutar ili izvan područja Zajednice, poduzeće navedene komercijalne dokumente stavlja na raspolaganje službenicima odgovornim za kontrolu, na mjestu i u vrijeme koje utvrđuju države članice odgovorne za provođenje kontrole.

Članak 6.

1.   Države članice osiguravaju da službenici odgovorni za kontrolu imaju pravo zaplijeniti komercijalne dokumente ili naručiti njihovu zapljenu. To se pravo provodi poštivanjem odgovarajućih nacionalnih odredaba i ne utječe na primjenu pravila koja uređuju postupke u kaznenim stvarima u vezi sa zapljenom dokumenata.

2.   Države članice donose odgovarajuće mjere za kažnjavanje fizičkih ili pravnih osoba koje ne ispunjavaju svoje obveze u okviru ove Uredbe.

Članak 7.

1.   Države članice jedna drugoj pomažu u smislu provođenja kontrole predviđene člancima 2. i 3. u sljedećim slučajevima:

Komisija može uskladiti zajednička djelovanja koja uključuju zajedničku pomoć između dvije ili više država članica. Odredbe za takvo usklađivanje utvrđuju se u skladu s postupkom iz članka 41. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Ako dvije ili više država članica u program poslan na temelju članka 10. stavka 2. uključe prijedlog za zajedničko djelovanje koje uključuje značajnu zajedničku pomoć, Komisija dotičnim državama članicama može, na zahtjev, dopustiti smanjenje do najviše 25 % najmanjeg broja kontrola kako je određeno na temelju članka 2. stavaka od 2. do 5.

2.   Tijekom prva tri mjeseca od financijske godine EFJP-a u kojoj je obavljeno plaćanje, države članice šalju popis poduzeća iz stavka 1. točke (a) svakoj državi članici u kojoj takvo poduzeće ima poslovni nastan. Popis sadrži sve pojedinosti potrebne kako bi se državi članici odredišta omogućila identifikacija poduzeća i poduzimanje svoje obveze kontrole. Država članica odredišta odgovorna je za kontrolu takvih poduzeća u skladu s člankom 2. Preslika svakog popisa šalje se Komisiji.

Država članica koja prima ili vrši plaćanja može zamoliti državu članicu u kojoj poduzeće ima poslovni nastan da kontrolira neka od poduzeća s navedenoga popisa u skladu s člankom 2., navodeći zašto je potrebno tako nešto zatražiti, a posebno s tim povezane rizike.

Država članica koja prima zahtjev vodi računa o rizicima povezanim s poduzećem, o čemu je obavješćuje država članica koja podnosi zahtjev.

Država članica od koje se zahtijeva obavješćuje državu članicu koja podnosi zahtjev o daljnjim mjerama. Ako se vrši kontrola nekog poduzeća s popisa, država članica od koje se zahtijeva koja je izvršila kontrolu obavješćuje državu članicu koja podnosi zahtjev o rezultatima navedene kontrole najkasnije tri mjeseca od kraja razdoblja kontrole.

Pregled takvih zahtjeva šalje se Komisiji na tromjesečnoj osnovi, u roku od mjesec dana od kraja svakoga tromjesečja. Komisija može zahtijevati presliku pojedinačnih zahtjeva.

3.   Tijekom prva tri mjeseca od financijske godine EFJP-a u kojoj je obavljeno plaćanje, države članice Komisiji šalju popis poduzeća s poslovnim nastanom u trećoj zemlji za koje je bio ili bi trebao biti isplaćen ili primljen dotični iznos u navedenoj državi članici.

4.   Ako se zahtijevaju dodatne informacije u drugoj državi članici kao dio kontrole poduzeća u skladu s člankom 2., a posebno unakrsnih provjera u skladu s člankom 3., pri navođenju razloga mogu se dati posebni zahtjevi za kontrolu. Pregled takvih posebnih zahtjeva šalje se Komisiji na tromjesečnoj osnovi, u roku od mjesec dana od kraja svakog tromjesečja. Komisija može zahtijevati presliku pojedinačnih zahtjeva.

Zahtjev za kontrolu ispunjava se najkasnije šest mjeseci od primitka; rezultati kontrole se bez odgode šalju državi članici koja podnosi zahtjev i Komisiji. Komisiju se obavješćuje na tromjesečnoj osnovi, u roku od mjesec dana od kraja svakog tromjesečja.

5.   U skladu s postupkom iz članka 41. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, Komisija određuje najmanje zahtjeve u vezi sa sadržajem zahtjeva iz stavaka 2. i 4. ovog članka.

Članak 8.

1.   Podatke prikupljene tijekom kontrole komercijalnih dokumenata potrebno je zaštititi profesionalnom tajnom. Mogu se dostaviti samo onim osobama koje, s obzirom na svoje dužnosti u državama članicama ili institucijama Zajednice, o njima moraju biti upoznate u smislu obavljanja svojih dužnosti.

2.   Ovaj članak ne dovodi u pitanje nacionalne odredbe koje se odnose na pravne postupke.

Članak 9.

1.   Prije 1. siječnja nakon razdoblja kontrole države članice Komisiji šalju detaljno izvješće o primjeni ove Uredbe.

Izvješće mora sadržavati sve poteškoće koje su se pojavile i mjere poduzete za otklanjanje navedenih poteškoća i, prema potrebi, iznijeti prijedloge za poboljšanje.

2.   Države članice i Komisija između sebe redovito izmjenjuju mišljenja o primjeni ove Uredbe.

3.   Komisija svake godine u svom godišnjem izvješću o upravljanju fondovima iz članka 43. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 procjenjuje postignuti napredak.

Članak 10.

1.   Države članice izrađuju programe za kontrole koje je potrebno izvršiti u skladu s člankom 2. tijekom naknadnog/ razdoblja kontrole.

2.   Svake godine, prije 15. travnja, države članice Komisiji šalju svoj program kako je navedeno u stavku 1. i navode:

3.   Programe koje su izradile države članice i proslijedile ih Komisiji provode države članice ako, u roku od osam tjedana, Komisija ne obznani svoje primjedbe.

4.   Izmjene programa koje su napravile države članice podliježu istom postupku.

5.   Iznimno, u svakoj fazi, Komisija može zatražiti da se u program jedne ili više država članica uključi određena kategorija poduzeća.

Članak 11.

1.   U svakoj državi članici poseban odjel odgovoran je za praćenje primjene ove Uredbe i za:

Države članice mogu također predvidjeti da se kontrole koje je potrebno izvršiti u skladu s ovom Uredbom dodijele između posebnih odjela i ostalih državnih odjela, pod uvjetom da je prethodni odgovoran za njihovo usklađivanje.

2.   Odjel ili odjeli odgovorni za primjenu ove Uredbe moraju biti organizirani na taj način da ne ovise o odjelima ili podružnicama odjela odgovornih za naplatu i kontrolu koja se vrši prije naplate.

3.   Kako bi se osigurala pravilna primjena ove Uredbe poseban odjel iz stavka 1. poduzima sve potrebne mjere.

4.   Pored toga, poseban odjel odgovoran je za:

5.   Posebnom odjelu odnosna država članica dodjeljuje sve ovlasti potrebne za obavljanje dužnosti iz stavaka 3. i 4.

Sastavljen je od dostatnog broja službenika koji su odgovarajuće osposobljeni za izvršavanje svojih zadaća.

6.   Ovaj članak ne primjenjuje se ako je najmanji broj poduzeća koje treba kontrolirati, u skladu s člankom 2. stavcima 2. do 5., manji od 10.

Članak 12.

Iznosi u eurima koji se pojavljuju u ovoj Uredbi mijenjaju se, ako je potrebno, u nacionalne valute po deviznom tečaju koji vrijedi na prvi radni dan godine u kojoj počinje razdoblje kontrole i objavljenom u seriji C Službenog lista Europske unije.

Članak 13.

Podrobna pravila za primjenu ove Uredbe potrebno je donijeti, ako je potrebno, u skladu s postupkom iz članka 41. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Članak 14.

Članci 36. i 37. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 primjenjuju se na kontrolu posebnih izdataka koje financira Zajednica u okviru ove Uredbe.

Članak 15.

1.   U skladu s odgovarajućim nacionalnim pravima, službenici Komisije imaju pristup svim dokumentima pripremljenim ili radi ili nakon kontrole organizirane na temelju ove Uredbe i podacima koje posjeduju, uključujući one pohranjene u sustavima za obradu podataka. Navedeni podaci pružaju se na zahtjev ili na odgovarajućem nositelju podataka.

2.   Kontrole iz članka 2. provode službenici država članica.

Službenici Komisije mogu sudjelovati u navedenim kontrolama. Oni ne smiju sami izvršavati ovlasti za kontrole dodijeljene državnim službenicima; međutim, imaju pristup istim poslovnim prostorijama i istim dokumentima kao i službenici države članice.

3.   U slučaju kontrola koje se odvijaju na temelju članka 7., službenici država članica koje su podnijele zahtjev mogu biti prisutni, u dogovoru s državom članicom od koje se zahtijeva, pri kontroli u državi članici od koje se zahtijeva i imaju pristup istim poslovnim prostorima i istim dokumentima kao i službenici navedene države članice.

Službenici država članica koje su podnijele zahtjev prisutni pri kontroli u državi članici od koje se zahtijeva moraju u svakome trenutku biti sposobni podastrijeti dokaz o svome službenome svojstvu. Kontrole uvijek provode službenici država članica od koje se zahtijeva.

4.   Ako nacionalne odredbe u vezi s kaznenim postupkom zadržavaju određene pravne postupke za službenike posebno odabrane od strane nacionalnoga prava, ni službenici Komisije, ni službenici države članice iz stavka 3., ne sudjeluju u navedenim pravnim postupcima. U svakom slučaju, posebno ne sudjeluju u kućnim posjetima ili službenim saslušanjima osoba u okviru kaznenoga prava države članice. Oni, međutim, imaju pristup na taj način dobivenim informacijama.

Članak 16.

Uredba (EEZ) br. 4045/89, kako je izmijenjena Uredbama navedenim u Prilogu I., se stavlja izvan snage.

Pozivanja na Uredbu stavljenu izvan snage tumače se kao pozivanja na ovu Uredbu i čitaju se u skladu s korelacijskom tablicom iz Priloga II.

Članak 17.

Ova Uredba stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

(1)  Mišljenje od 19. lipnja 2007. (još nije objavljeno u Službenom listu).

(2)  SL L 388, 30.12.1989., str. 18. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 2154/2002 (SL L 328, 5.12.2002., str. 4.).

(3)  Vidjeti Prilog I.

(4)  SL L 209, 11.8.2005., str. 1. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1437/2007 (SL L 322, 7.12.2007., str. 1.).

(5)  SL L 270, 21.10.2003., str. 1. Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom Komisije (EZ) br. 293/2008 (SL L 90, 2.4.2008., str. 5.).