11.8.2017   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 266/1

I.

A.

B.

C.

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E.

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H.

II.

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B.

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III.

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D.1.

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E.

E.1.

E.2.

E.3.

E.4.

F.

G.

IV.

Annexe I —

Annexe II —

Annexe III —

Annexe IV —

Annexe V —

Annexe VI —

1.

Le présent rapport analyse la gestion budgétaire et financière du Parlement européen pour l’exercice 2016. Il décrit l’utilisation des ressources financières ainsi que les événements qui ont eu une influence notable sur les activités de l’exercice (parties I et II) et expose de façon synthétique les résultats obtenus par rapport aux objectifs assignés à l’année 2016 (partie III).

2.

Le rapport a été rédigé conformément à l’article 142 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1) (ci-après le «règlement financier») et à l’article 227 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (2). L’analyse effectuée se fonde sur les comptes budgétaires provisoires arrêtés par le comptable.

3.

Les crédits courants définitifs du Parlement pour 2016 se sont élevés à 1 838 613 983 EUR, soit 19,39 % du plafond de la rubrique V du cadre financier pluriannuel (3). Le tableau 1 ci-après présente l’exécution du budget du Parlement durant l’exercice 2016.

Tableau 1

Utilisation des crédits

4.

Les crédits initiaux du budget du Parlement pour 2016 se sont élevés à 1 838 388 600 EUR. À la suite d’un budget rectificatif (9) de 225 383 EUR, le total des crédits du budget final pour 2016 s’est élevé à 1 838 613 983 EUR, soit une augmentation de 2,4 % par rapport au budget final de 2015 (1 794 929 112 EUR).

5.

Les engagements se sont élevés au total à 1 823 844 172 EUR, soit 99,2 % des crédits finaux (2015: 99,1 %). Les paiements ont atteint un total de 1 538 531 527 EUR, soit 84,4 % des engagements effectués (2015: 83,7 %).

6.

Les reports automatiques à l’exercice 2017 ont atteint 285 312 645 EUR, soit 15,6 % des crédits engagés (2015: 16,3 %). Il n’y a pas eu de report non automatique de crédits à l’exercice 2017 en application de l’article 13 du règlement financier.

7.

Les reports automatiques de crédits à 2016 ont atteint un montant total de 289 323 907 EUR (2015: 277 911 825 EUR). Les paiements au titre de ces reports se sont établis à 267 999 422 EUR, soit 92,6 % (2015: 90,9 %). Le montant annulé s’est donc élevé à 21 324 484 EUR, en réduction de 15,8 % par rapport à 2015 (25 315 611 EUR). Les annulations ont concerné essentiellement les articles suivants: article 2 0 0 «Immeubles», article 1 0 0 «Indemnités et allocations», article 2 0 2 «Frais afférents aux immeubles», article 3 2 4 «Production et diffusion», article 4 0 2 «Financement des partis politiques européens» et article 4 0 3 «Financement des fondations politiques européennes». Les annulations concernant ces six articles représentent 82 % du total des montants annulés.

8.

Les montants annulés et les motifs principaux de ces annulations sont présentés dans le tableau 2.

Tableau 2

Raisons principales des annulations de crédits reportés automatiquement de 2015 à 2016

9.

Le montant total des recettes comptabilisées au 31 décembre 2016 s’est élevé à 183 381 513 EUR (2015: 176 367 724 EUR), dont 30 589 787 EUR de recettes affectées (2015: 27 988 590 EUR).

10.

Le tableau 3 présente, par chapitre, l’évolution des recettes en 2016 par rapport à l’exercice 2015.

Tableau 3

Évolution des recettes de 2015 à 2016

11.

Les recettes affectées disponibles en 2016 ont atteint un montant total de 30 589 797 EUR (2015: 27 988 590 EUR). Les engagements ont atteint un montant de 12 032 487 EUR, ce qui correspond à un taux d’engagement de 39 % (2015: 54 %). Les paiements se sont élevés à un total de 7 602 676 EUR, soit 63 % des engagements réalisés (2015: 83 %).

12.

Les crédits ouverts sur recettes affectées reportés à 2016 incluent un versement de 85 897 000 EUR effectué par l’État belge le 27 janvier 2010 dans le cadre de la prise en charge du terrain des bâtiments D4 et D5 et des frais de viabilisation de la dalle surplombant la gare de Bruxelles-Luxembourg. Ce versement constitue une recette affectée externe au sens de l’article 21, paragraphe 2, du règlement financier. L’essentiel des engagements effectués relatifs à cette recette concerne l’achat de l’immeuble Martens conformément à la décision du Bureau du 30 novembre 2011. Pour ce projet immobilier, les paiements effectués en 2016 ont atteint un montant de 74 250 579 EUR.

13.

Un montant de 14 769 811 EUR (2015: 16 107 073 EUR), représentant 0,8 % des crédits finaux (2015: 0,9 %), a été annulé. Les principales raisons de ces annulations sont présentées dans le tableau ci-dessous:

Tableau 4

Raisons principales des annulations de crédits courants en 2016

14.

Pendant l’exercice, sept virements C (y compris le virement dit «de ramassage») ont été approuvés en application des articles 27 et 46 du règlement financier. Ils se sont élevés au total à 66 655 000 EUR, soit 3,6 % des crédits finaux (2015: six virements représentant 4,6 % des crédits finaux). Le président a approuvé 16 virements P sur crédits courants au titre de l’article 25, paragraphe 1, du règlement financier (11), pour un montant total de 18 233 548 EUR, soit 1,0 % des crédits finaux (2015: sept virements représentant 0,4 % des crédits finaux).

Tableau 6

Analyse des virements C par catégorie de dépense et par objectif

15.

Cette section présente l’utilisation des crédits par chapitre budgétaire, leur volume relatif au sein du budget et leur évolution par rapport à l’exercice précédent. Quatre chapitres représentent à eux seuls 70 % de l’ensemble des engagements. Il s’agit du chapitre 1 0 «Membres de l’institution», du chapitre 1 2 «Fonctionnaires et agents temporaires», du chapitre 2 0 «Immeubles et frais accessoires» et du chapitre 4 2 «Dépenses relatives à l’assistance parlementaire».

16.

Le tableau 7 présente, par chapitre, l’évolution des crédits engagés en 2016 par rapport à l’exercice 2015. Les graphiques 1 et 2 illustrent les parts relatives et l’évolution de 2015 à 2016.

Tableau 7

Évolution des engagements de crédits de 2015 à 2016

Graphique 1

Répartition des engagements 2016 par chapitre

Graphique 2

Évolution des crédits engagés par chapitre entre 2015 et 2016

17.

L’indemnité (salaire brut) de chaque député s’élève à 38,5 % du traitement de base d’un juge de la Cour de justice de l’Union européenne (16). La raison principale de l’augmentation des engagements du poste 1 0 0 0 entre 2015 et 2016 est l’adaptation des indemnités de 3,3 % avec effet rétroactif au 1er juillet 2016. L’indemnité mensuelle brute des députés est passée à 8 484 EUR (8 213 EUR entre le 1er juillet 2015 et le 30 juin 2016). Un montant total de 1 199 190 EUR a été payé rétroactivement pour la période de juillet 2016 à décembre 2016.

18.

La baisse des engagements du poste 1 0 0 4 «Frais de voyage ordinaires» par rapport à 2015 et l’augmentation des engagements du poste 1 0 0 5 «Autres frais de voyage» s’expliquent par la modification du calendrier des activités du Parlement. L’augmentation du nombre de semaines d’activités parlementaires extérieures a entraîné une baisse des frais de voyages ordinaires tandis que les voyages dans l’État membre d’élection ont eu tendance à augmenter.

19.

En 2016, les députés ont effectué au total 29 641 déplacements (17). La majorité des déplacements ont eu lieu à Bruxelles (18 615) et à Strasbourg (8 687). Des réunions ailleurs dans l’Union européenne ont compté pour 1 348 déplacements et des réunions hors de l’Union européenne pour 991 déplacements.

20.

Le poste 1 0 0 6 est destiné à couvrir les frais résultants des activités parlementaires des députés. Cette indemnité s’est élevée à 4 320 EUR par mois et par député en 2016 (identique à 2015) et a été payée mensuellement sur demande du député.

21.

La baisse enregistrée au poste 1 0 2 0 «Indemnités transitoires» entre 2015 et 2016 reflète la réduction progressive de l’impact des mandats de député ayant pris fin après les élections de 2014 et pour lesquels l’indemnité transitoire avait été demandée (18). En décembre 2016, seuls deux anciens députés bénéficiaient de l’indemnité transitoire, contre 12 en juillet 2016, 25 à la fin décembre 2015 et 51 en juillet 2015. Par ailleurs, une modification des règles de déduction (19) a entraîné la réouverture de 21 dossiers en 2016 et s’est traduite par le versement d’indemnités transitoires pour un montant de 752 696 EUR.

22.

Le poste 1 0 3 0 «Pensions d’ancienneté FID» est destiné à couvrir le versement d’une pension d’ancienneté après la cessation du mandat d’un député bénéficiant des conditions prévues dans l’ancienne réglementation, remplacée par l’entrée en vigueur du statut des députés en 2009 (20). Les droits à pension de retraite acquis jusqu’à la date d’entrée en vigueur du statut restent acquis. Les dispositions concernant la pension de retraite ne s’appliquent actuellement qu’aux députés élus en France ou en Italie, tous les autres députés étant en droit d’adhérer à des régimes de pension organisés par leurs autorités nationales. Les députés au Parlement européen élus en Italie qui ne bénéficiaient pas d’un régime de pension sur le plan national et les députés au Parlement européen élus en France qui avaient un système de pension différent des députés à l’Assemblée nationale avaient la possibilité de verser au budget du Parlement des cotisations calculées sur la même base que celles des députés élus au parlement national en Italie et en France afin d’acquérir les mêmes droits en matière de pension que ceux dont bénéficiaient les députés élus au parlement national. Fin 2016 il y avait 390 bénéficiaires, contre 458 bénéficiaires fin 2015. La diminution du nombre de bénéficiaires explique la baisse des crédits de ce poste entre 2015 et 2016.

23.

Les charges relatives aux fonctionnaires et agents temporaires ont représenté 625 820 200 EUR en 2016, soit la plus grande catégorie de dépenses avec 34 % du total des engagements de l’exercice 2016. La dynamique du chapitre résulte essentiellement de celle du poste 1 2 0 0 «Rémunérations et indemnités», qui représente 99 % des crédits du chapitre 1 2.

24.

Le montant des engagements réalisés sur le poste 1 2 0 0 «Rémunération et indemnités» s’élève à 621 577 767 EUR et a progressé de 5 % par rapport à 2015. Cette évolution reflète un meilleur taux de pourvoi des postes et intègre la progression des carrières ainsi que l’indexation salariale. En effet, en décembre 2016, les rémunérations des fonctionnaires et des autres agents de l’Union européenne ont été adaptées et augmentées de 3,3 %, avec effet au 1er juillet 2016.

25.

Les engagements réalisés sur le poste 1 2 0 4 «Droits liés à la prise de fonctions, à la mutation, à la cessation de fonctions» ont été de 3 425 000 EUR. En raison d’un plus grand nombre de fonctionnaires et d’agents ayant pris ou cessé leurs fonctions, ce montant a augmenté de 34 % par rapport à 2015.

26.

En 2016, 181 fonctionnaires et agents temporaires ont été engagés auprès du secrétariat général et 76 agents temporaires ont été recrutés auprès des groupes politiques. Au total, 6 181 fonctionnaires et agents temporaires travaillaient au Parlement européen au 31 décembre 2016, dont 5 375 personnes auprès du secrétariat général et 806 auprès des groupes politiques.

27.

En ce qui concerne la répartition par sexe, les femmes représentaient 59 % du total du personnel du Parlement, 33 % des chefs d’unité, 30 % des directeurs et 26 % des directeurs généraux au 31 décembre 2016. Le graphique ci-dessous présente la répartition du personnel par groupe de fonctions et par sexe.

Graphique 3

Ventilation du personnel du Parlement par groupe de fonctions et par sexe

Source: DG Personnel.

28.

La raison principale de l’augmentation des crédits engagés sur ce chapitre est l’augmentation de 7,5 millions d’EUR des crédits destinés aux autres agents en raison de l’internalisation des agents de sécurité. Un autre impact important est dû à l’augmentation des besoins d’interprétation externe en 2016 (+2,2 millions d’EUR par rapport à 2015). Les engagements pour la traduction externe ont baissé de 16 %.

29.

La progression du poste 1 4 0 0 «Autres agents» s’explique principalement par le recrutement du personnel contractuel dans le cadre de l’internalisation de la sécurité et par l’indexation des salaires. En ce qui concerne le personnel contractuel, 1 538 personnes étaient employées au Parlement au 31 décembre 2016 (31 décembre 2015: 1 428 personnes, soit + 8 %). La répartition du personnel contractuel par groupe de fonctions (21) et par sexe est présentée dans le graphique 4. Ce poste sert à couvrir la rémunération, les allocations et les indemnités des autres agents, notamment contractuels, les cotisations patronales aux différents régimes de sécurité sociale et les incidences des coefficients correcteurs applicables aux rémunérations de ces agents, ainsi que l’engagement de personnel intérimaire.

Graphique 4

Personnel contractuel par groupe de fonctions et par sexe en 2016

Source: DG Personnel.

30.

L’évolution de crédits du poste 1 4 0 2 «Dépenses d’interprétation» découle de l’évolution des caractéristiques de la demande, notamment des modifications apportées à la structure du calendrier des activités du Parlement et de la création de deux nouvelles commissions d’enquête. De plus, le tarif journalier moyen des interprètes de conférence auxiliaires a augmenté en raison d’une hausse des salaires et de l’adaptation des indemnités journalières et des plafonds de frais d’hébergement pour les missions. Les engagements de ce poste couvrent les honoraires, les cotisations sociales, les frais de voyage et les indemnités de séjour des interprètes de conférence auxiliaires employés par le Parlement pour assurer l’interprétation lors de réunions qu’il organise.

31.

Les agents interprètes de conférence ont assuré 52 121 journées d’interprétation en 2016 (+1,3 % par rapport à 2015) pour le Parlement et d’autres institutions (22) (dans les cas où cette interprétation devait être assurée par le Parlement).

32.

L’évolution du poste 1 4 0 4 «Stages, subventions et échanges de fonctionnaires» résulte essentiellement de l’accroissement du nombre d’experts nationaux détachés. Les engagements couvrent les rémunérations, indemnités, frais de voyage et le coût de l’assurance maladie et accident des catégories de personnel concernées.

33.

L’évolution du poste 1 4 2 0 «Services de traduction externes» est due en partie à la baisse de l’externalisation en 2016 et en partie au fait que le prix moyen par page de traduction externalisée au titre des nouveaux contrats en vigueur en 2016 a baissé par rapport aux contrats signés précédemment.

34.

En ce qui concerne le poste 1 6 1 2 «Perfectionnement professionnel», les crédits engagés couvrent les dépenses liées aux cours destinés à accroître les compétences du personnel ainsi que les performances et l’efficacité de l’institution. L’année 2016 a vu 5 618 participations à des cours de langues (2015: 5 606), 2 120 participations à des formations en informatique (2015: 2 284) et 874 participations à des formations dans le domaine financier (2015: 1 233). Ont été recensées 11 873 participations à des formations générales délivrées en interne (2015: 11 970) et 353 à des formations externes (2015: 341) (23).

35.

La baisse des engagements du poste 1 6 5 2 «Frais de fonctionnement courant des restaurants et cantines» par rapport à 2015 s’explique par l’application des lignes directrices stratégiques pour la modernisation de la politique de restauration du Parlement pour 2014-2019, adoptées par le Bureau le 10 juin 2013. En vertu de ces lignes directrices, les fournisseurs de services de restauration dans les bâtiments du Parlement ne sont plus subventionnés à Bruxelles (depuis juillet 2015) ni à Strasbourg (depuis novembre 2016).

36.

Les crédits engagés du poste 1 6 5 4 couvrent la contribution du Parlement à l’ensemble des dépenses du centre de la petite enfance et des crèches externes avec lesquelles une convention a été conclue (24). La raison principale de la baisse des crédits est la diminution globale des besoins, puisqu’il restait un certain nombre de places dans les crèches privées de Bruxelles et que moins d’interventions extérieures ont été nécessaires.

37.

Aucun montant n’était inscrit au départ dans le budget 2016 au poste 2 0 0 1 «Redevances emphytéotiques». La dotation de ce poste a été renforcée de 53 500 000 EUR à la fin de l’exercice à l’occasion du virement de ramassage. L’intégralité a été engagée pour le projet d’extension du bâtiment Adenauer à Luxembourg (projet KAD).

38.

Les engagements du poste 2 0 0 5 «Construction d’immeubles» ont couvert les frais et travaux relatifs au projet KAD (25) pour un montant de 11 113 598 EUR (2015: 8 969 858 EUR). Ils ont également couvert les frais et travaux relatifs à la rénovation du bâtiment Havel à Strasbourg pour un montant de 2 149 941 EUR (2015: 5 050 000 EUR) ainsi que pour des projets à Bruxelles (pour un montant de 4 525 268 EUR), principalement pour les premiers aménagements du bâtiment Martens.

39.

Le poste 2 0 0 7 «Aménagement des locaux» est destiné à financer des projets d’aménagements spécifiques et individuels qui n’ont pas le caractère de travaux récurrents. L’augmentation des engagements de ce poste en 2016 est due principalement aux investissements exceptionnels dans la sécurité des bâtiments à la suite de l’évolution de la situation en matière de sécurité. Les investissements visaient notamment à renforcer les entrées des bâtiments, à renforcer les vitres pour qu’elles soient à l’épreuve des balles et à améliorer le périmètre de sécurité à l’extérieur des bâtiments à Bruxelles et à Strasbourg. Les autres projets à Bruxelles ont notamment porté sur la modernisation des ascenseurs du bâtiment Spinelli, les locaux de consultation des documents confidentiels ou secrets et le nouveau centre d’accueil des visiteurs dans le bâtiment Atrium. Les autres grands projets à Strasbourg ont été les suivants: travaux de fiabilisation des locaux informatiques et télécoms, réparation de défauts divers et travaux de flocage dans le bâtiment Weiss, transformation de trois salles de réunion du bâtiment Pfimlin en bureaux paysagers et installation d’un petit Parlamentarium.

40.

Le poste 2 0 2 2 «Entretien, maintenance, conduite et nettoyage des immeubles» couvre l’entretien des locaux, (nettoyage, espaces verts, etc.) et la maintenance des équipements et installations dans les bâtiments (gros-œuvre et second-œuvre, techniques spéciales, ascenseurs, etc.). La baisse des crédits de ce poste par rapport à 2015 est principalement due à la rationalisation des services de nettoyage, à une hausse de l’index moins élevée que prévu et à une réduction du coût d’un contrat d’entretien à la suite d’avenants négociés en 2015.

41.

Les engagements pour le poste 2 0 2 6 «Sécurité et surveillance des immeubles» couvrent essentiellement les frais de gardiennage et de surveillance des bâtiments occupés par le Parlement sur ses trois lieux de travail et des bureaux d’information. La baisse des engagements en 2016 résulte de l’achèvement de l’internalisation de la sécurité à Strasbourg, des nouvelles dispositions relatives aux horaires d’ouverture et de fermeture des bâtiments ainsi qu’à la fin d’occupation d’un bâtiment à Luxembourg.

42.

Les dépenses du poste 2 1 0 0 «Informatique et télécommunications — activités récurrentes de fonctionnement» concernent le bon fonctionnement des systèmes informatiques et de télécommunications du Parlement européen, et notamment les systèmes du centre informatique et de télécommunications, l’informatique départementale et la gestion du réseau. L’augmentation de 3 % des engagements de ce poste entre 2015 et 2016 est due à l’augmentation des capacités du centre informatique année après année en raison du nombre de plus en plus important d’applications hébergées. De plus, les contrats-cadres d’entretien sont indexés tous les ans, ce qui a entraîné une hausse supplémentaire des dépenses en 2016.

43.

Les dépenses du poste 2 1 0 1 «Informatique et télécommunications — activités récurrentes relatives à l’infrastructure» concernent les activités récurrentes de gestion et d’entretien des systèmes informatiques et de télécommunications du Parlement européen, et notamment les infrastructures relatives aux réseaux, au câblage, aux télécommunications, aux équipements individuels ainsi qu’aux systèmes de vote. L’augmentation de 10 % des engagements entre 2015 et 2016 s’explique principalement par le fait que les engagements budgétaires d’un contrat important n’avaient été imputés au budget 2015 que pendant six mois seulement.

44.

Les dépenses du poste 2 1 0 2 «Informatique et télécommunications — activités récurrentes relatives au support général aux utilisateurs» concernent les activités récurrentes d’aide et de support général aux utilisateurs par rapport aux systèmes informatiques et de télécommunications du Parlement européen, et notamment les services de support pour les députés ainsi que pour les applications administratives et législatives. La baisse de 7 % des engagements de ce poste entre 2015 et 2016 s’explique principalement par des virements de crédits internes vers d’autres postes budgétaires relatifs aux TIC (26) à la suite d’une réorganisation interne et du transfert d’activités et de responsabilités qu’il était impossible de prévoir au moment de la préparation du budget 2016.

45.

Les engagements du poste 2 1 0 3 «Informatique et télécommunications — activités récurrentes de gestion des applications TIC» concernent les activités récurrentes de gestion des applications TIC du Parlement européen, et notamment les applications relatives aux députés, celles relatives à la communication ainsi que les applications administratives et législatives. Les engagements de ce poste sont restés stables entre 2015 et 2016.

46.

Les engagements du poste 2 1 0 4 «Informatique et télécommunications — investissements en infrastructures» couvrent des investissements relatifs aux infrastructures des systèmes informatiques et de télécommunications du Parlement européen, et notamment les systèmes du centre informatique et de télécommunications, les réseaux, le câblage ainsi que les systèmes de visioconférence. La principale raison de la baisse de 12 % de ce poste est la diminution des crédits disponibles pour l’acquisition d’équipements informatiques individuels.

47.

Les engagements du poste 2 1 0 5 «Informatique et télécommunications — investissements en projets» couvrent les investissements relatifs à des projets TIC existants ou nouveaux. Les investissements concernent notamment des applications relatives aux députés, les applications des domaines législatif, administratif et financier ainsi que celles relatives à la gouvernance des TIC. La hausse de 78 % des dépenses de ce poste entre 2015 et 2016 est due principalement aux crédits supplémentaires issus de virements internes à la suite d’une réorganisation interne et du transfert d’activités en 2016 dans le but de gérer certains projets informatiques de façon plus décentralisée, du développement de nouveaux projets, notamment dans la numérisation des processus, et de la décision d’engager certains développements du programme e-Parliament plus tôt que prévu.

48.

Tous les postes du chapitre ont contribué au virement de ramassage C8. Tout a été fait pour maintenir sous contrôle les dépenses de fonctionnement administratif courant. L’évolution de l’article 2 3 7 «Déménagements» s’explique par un manque de manutentionnaires dans les magasins, ce qui a obligé à faire appel à des manutentionnaires externes. L’augmentation des crédits de l’article 2 3 8 «Autres dépenses de fonctionnement administratif» est principalement due à un besoin plus élevé d’uniformes lié à l’internalisation du déplacement des députés (chauffeurs) et de la sécurité.

49.

En 2016, 34 457 missions (27) ont eu lieu (2015: 34 459 missions), représentant au total 99 660 jours de missions (2015: 98 674). Les missions se sont majoritairement réparties entre les trois lieux de travail du Parlement (Bruxelles: 4 546 missions, Strasbourg: 21 393 missions et Luxembourg: 2 187 missions). Hormis l’augmentation du nombre de jours de missions, l’augmentation des crédits de l’article 3 0 0 «Frais de missions et de déplacements entre les trois lieux de travail du personnel» s’explique par l’adaptation des indemnités journalières et des plafonds de frais d’hébergement (à partir du 10 septembre 2016), la première en neuf ans (28).

50.

La principale raison de l’augmentation des crédits de l’article 3 0 4 «Frais divers de réunions» est la demande, supérieure aux prévisions, de boissons, et notamment d’eau minérale, servies lors des réunions officielles et administratives.

51.

Le poste 3 2 4 4 «Organisation et accueil de groupes de visiteurs, programme Euroscola et invitations de multiplicateurs d’opinion de pays tiers» couvre les subventions accordées pour les groupes de visiteurs et les frais de supervision et d’infrastructure associés, les frais de gestion du programme Euroscola et le financement des stages pour les multiplicateurs d’opinion originaires de pays tiers. Les engagements de ce poste ont baissé par rapport à 2015 en raison de la diminution du nombre de visiteurs en 2016 à la suite des attentats terroristes à Bruxelles.

52.

Le poste 3 2 4 2 «Dépenses de publication, d’information et de participation aux manifestations publiques» couvre en particulier des dépenses en matière de publications, d’activités d’information, de relations publiques et de participation à des manifestations publiques, foires et expositions dans les États membres et les pays candidats, ainsi que des dépenses liées à la mise à jour de l’Observatoire législatif (OEIL). On relève une légère augmentation des dépenses en 2016 en raison du lancement du second semestre des écoles ambassadrices du Parlement européen dans tous les États membres. Ce programme comprend diverses activités et entend mettre en place un réseau d’écoles, de professeurs et d’élèves qui s’engagent auprès du Parlement européen, de ses députés et des bureaux d’information pour sensibiliser à la démocratie parlementaire européenne et aux valeurs de la citoyenneté européenne (voir point 117 ci-après).

53.

Le poste 3 2 4 8 «Dépenses d’information audiovisuelle» couvre les dépenses liées au budget de fonctionnement du secteur audiovisuel, la transmission en direct sur l’internet des séances plénières et des réunions des commissions parlementaires et la création d’archives appropriées garantissant aux citoyens l’accès permanent à ces informations. L’augmentation importante de ce poste entre 2015 et 2016 résulte de plusieurs événements exceptionnels imprévus qu’il fallait couvrir ainsi que de l’intérêt croissant des députés au Parlement européen et de nouvelles chaînes de télévision pour les installations audiovisuelles de la DG Communication.

54.

En 2016, la production de matériel audiovisuel a représenté 1 831 projets sur Europe by Satellite (séances plénières, réunions des commissions, événements politiques, etc.), le service photo a couvert 4 009 événements (dont 2 094 demandes des députés) et 1 841 projets radio, 3 861 enregistrements Voxbox face aux caméras, 1 038 projets multimédia et 2 106 projets télévisuels ont été produits. Le système Teletrax (218 chaînes européennes regroupant 80 % du public européen) a desservi 208 canaux qui ont utilisé des images produites par les services du Parlement. Ces images ont été utilisées 66 251 fois pour une durée totale de 610 heures.

55.

L’augmentation de 4 % du poste 3 2 1 0 «Acquisition d’expertise pour les services de recherche parlementaire, la bibliothèque et les archives» par rapport à 2015 s’explique par l’augmentation de la demande (et de l’offre) de produits de recherche, dont le travail éditorial, ainsi que par l’augmentation des manifestations organisées. De plus, le coût des sources d’information en ligne a augmenté puisque l’offre est adaptée aux besoins d’information des députés.

56.

En ce qui concerne le poste 3 2 0 0 «Acquisition d’expertise», la baisse enregistrée entre 2015 et 2016 est due principalement à l’expertise relative à des projets informatiques qui avaient été reportés et qui ont été suspendus.

57.

L’article 4 0 0 «Dépenses administratives de fonctionnement, activités politiques et d’information des groupes politiques et des membres non inscrits» couvre pour les groupes politiques et les membres non inscrits les dépenses de secrétariat, administratives et de fonctionnement, et les dépenses liées à leurs activités politiques et d’information. L’augmentation de 3 % des engagements sur le présent article par rapport à 2015 est principalement due au fait que l’année 2016 était la première année complète d’existence du groupe Europe des nations et des libertés (ENF) (créé le 15 juin 2015).

58.

Les articles 4 0 2 et 4 0 3 concernent des subventions qui sont octroyées pour soutenir le programme de travail annuel des partis politiques au niveau européen ou des fondations politiques au niveau européen. Les partis politiques au niveau européen contribuent à la formation d’une conscience européenne et à l’expression de la volonté politique des citoyens de l’Union (29). Une fondation politique au niveau européen est «une entité ou un réseau d’entités qui […] est affilié(e) à un parti politique au niveau européen et qui, par ses activités, dans le respect des buts et des valeurs fondamentales défendus par l’Union européenne, soutient et complète les objectifs du parti politique au niveau européen»  (30).

59.

Pour les partis et les fondations politiques européens, le taux de cofinancement maximal possible par le Parlement européen est de 85 % des dépenses éligibles (31). L’augmentation des deux articles de 2015 à 2016 est due aux décisions du Bureau concernant l’octroi de subventions.

60.

Les députés peuvent utiliser leur indemnité d’assistance parlementaire afin d’engager des assistants parlementaires accrédités, travaillant à Bruxelles ou à Strasbourg sous un statut spécifique, ou des assistants locaux (32), travaillant sur base de contrats de droit national dans les circonscriptions des députés. Pour les assistants locaux, l’indemnité couvre les factures, les salaires et les frais de voyage. Pour les assistants accrédités sont couverts les salaires, les allocations et les frais de mission de ces agents, ainsi que les frais relatifs aux cours de formation professionnelle externes.

61.

L’augmentation des engagements de 2015 à 2016 s’explique par le fait que, à la suite d’une décision de l’autorité budgétaire, l’enveloppe consacrée à l’assistance parlementaire a été augmentée, à compter du 1er janvier 2016, de 1 500 EUR par mois et par député.

62.

Au 31 décembre 2016, 1 924 assistants parlementaires accrédités travaillaient au Parlement, 2 247 assistants locaux avaient un contrat de travail avec un député (dont 68 par l’intermédiaire des groupements) et l’on dénombrait également 685 prestataires de services (autres que des tiers payants) et 731 tiers payants (dont 34 par l’intermédiaire des groupements). En moyenne, chaque député a employé 2,6 assistants accrédités et 3 assistants locaux (33). En 2016, le nombre d’assistants locaux employés par député variait de 0 à 20. Si 122 députés n’employaient pas du tout d’assistants locaux à la fin de l’année 2016, 19 députés ont recruté plus de 10 personnes dans leur État membre d’élection cette année-là. Par ailleurs, 423 députés n’avaient pas de contrat en cours avec un prestataire de services fin 2016.

63.

Les paiements en 2016 relatifs aux assistants parlementaires locaux domiciliés hors zone euro ont été effectués en utilisant un taux de change fixe pour toute l’année entre l’euro et les autres devises (taux du mois de décembre 2015), conformément à la réglementation en vigueur.

64.

Lors de sa réunion du 26 octobre 2015, le Bureau a adopté une série de modifications aux mesures d’application du statut des députés. Tant l’administration que les députés doivent s’adapter aux nouvelles pratiques introduites par ces modifications. Les nouvelles dispositions ont été mises en application tout au long de l’année 2016.

65.

En 2016, ce chapitre a représenté 0,02 % des engagements, avec un montant de 420 000 EUR (2015: 400 000 EUR).

66.

Les chapitres inscrits sous cette rubrique ne comportent que des crédits provisionnels qui ne peuvent être engagés qu’à la suite d’un virement préalable sur un poste opérationnel. Ces virements ont été examinés dans la partie I du présent rapport. Les crédits initiaux de ce titre se sont élevés à 6 000 000 EUR (2015: 11 700 000 EUR), soit 0,3 % de l’ensemble du budget 2016.

67.

En 2016, l’activité législative du Parlement a considérablement augmenté à l’approche de la moitié de la législature 2014-2019. Les directions générales des services de recherche parlementaire, des politiques internes et des politiques externes ont apporté aux députés, au Parlement européen et aux commissions parlementaires une aide et des connaissances dans le cadre du travail parlementaire. La rationalisation et la modernisation de secteurs clés de l’administration du Parlement se sont poursuivies.

68.

Un événement politique marquant de 2016 a été le référendum du 23 juin 2016 au Royaume-Uni (vote sur le «Brexit»). Le président du Parlement européen a souligné que, tant que le Royaume-Uni serait un membre à part entière de l’Union européenne, les députés et le personnel britanniques du Parlement européen jouiraient exactement des mêmes droits et obligations que tous les autres députés et membres du personnel de l’institution. Le référendum a eu des retombées considérables sur les directions générales politiques, qui ont été sollicitées pour suivre ce processus et produire une documentation analytique fondée sur des travaux de recherche afin d’évaluer l’incidence du retrait du Royaume-Uni dans les domaines d’action et la législation de leurs ressorts respectifs.

69.

L’année 2016 a aussi été marquée par la dégradation du contexte sécuritaire et par des attaques terroristes. Le 22 mars 2016, des attentats coordonnés ont été perpétrés à l’aéroport de Bruxelles et à la station de métro de Maelbeek, proche des bâtiments du Parlement à Bruxelles. L’état d’alerte au Parlement a été relevé au niveau orange du 22 au 29 mars 2016 et est resté jaune pour le reste de l’année dans les trois lieux de travail et dans les bureaux d’information. Ces attentats ont conduit à prendre des mesures immédiates de renforcement de la sécurité, principalement à Bruxelles, mais aussi à réexaminer les activités de l’institution à la lumière de cette contrainte.

70.

Les objectifs poursuivis et les résultats obtenus en 2016, présentés ci-après, se basent sur les priorités et décisions prises par le Bureau en 2016, sur les orientations adoptées par le Parlement dans ses résolutions budgétaires et sur les objectifs et résultats du portefeuille de projets parlementaires (34).

71.

Le climat sécuritaire mouvementé a encouragé une coopération renforcée en matière de sécurité avec les autorités nationales des pays hôtes, en particulier avec les autorités belges.

72.

Un groupe de travail de haut niveau sur les questions de sécurité a été créé, composé d’un nombre très restreint de participants. Deux questions essentielles ont été débattues: la nécessité d’une définition claire et agréée du quartier européen et la mise en place d’une instance unique au sein des autorités belges pour l’examen, le suivi et la mise en œuvre de toute question liée à la sécurité de ce quartier. D’autres questions de portée plus générale ont également été abordées, telles que la couverture CCTV, les mesures de sécurité spécifiques aux évènements se déroulant sur la voie publique, la formalisation d’un accord concernant une présence policière et militaire même dans une situation d’alerte minimale et le screening de sécurité des prestataires externes de service employés par les institutions européennes. Des accords ont été trouvés avec les autorités nationales sur ces différents sujets.

73.

Le projet iPACS (Integrated Physical Access Control System — système intégré de contrôle d’accès physique) a été adopté par le Bureau le 9 mars 2015 en vue d’acquérir de nouvelles techniques de sécurité et, par-là, de renforcer la sécurité de l’institution en la dotant d’outils technologiques modernes, intégrés, non invasifs et capables d’assimiler les évolutions technologiques futures.

74.

Conformément à la décision du Bureau, un planning a été établi, qui prévoit une mise en œuvre progressive sur les trois lieux d’affectation et une durée globale estimée à cinq ans.

75.

La mise en œuvre de ce projet avait déjà été entamée au cours de l’exercice 2015, avec la finalisation des procédures d’appel d’offres pour l’acquisition des outils informatiques et de l’expertise.

76.

Au cours de l’exercice 2016, des procédures d’appel d’offres relatives au matériel technique ont été finalisées.

77.

En outre, le Bureau a demandé de renforcer et de réorganiser les entrées de tous les immeubles du Parlement sur les trois lieux de travail sur base d’un nouveau concept de sécurité. Dans ce contexte, il faut noter que toutes les entrées des divers bâtiments du Parlement à Bruxelles rénovés au cours des exercices 2015 et 2016 ont été, à cette occasion, équipées de nouveaux équipements de contrôle d’accès et ont été intégrées dans le nouveau système central iPACS.

78.

La mise en production de nouveaux badges dotés d’une nouvelle technologie sécurisée sera réalisée de manière progressive au cours de l’exercice 2017, soit avec un léger retard par rapport au calendrier initial de mise en œuvre. Ce retard se justifie par le choix de doter ces badges d’une puce électronique issue de la toute dernière génération et des disponibilités de cette technologie de pointe sur le marché.

79.

Depuis 2014, le Bureau a pris une série de décisions destinées à adapter le niveau de sécurité et de protection des bâtiments du Parlement aux nouvelles typologies de risques, ces bâtiments ayant été acquis et conçus avant la généralisation du terrorisme. En avril 2016, le Bureau a approuvé une mise à jour globale de tous les travaux de sécurisation et investissements de sécurité approuvés précédemment pour Bruxelles et Strasbourg ainsi que leur planification pour les exercices 2016 et 2017.

80.

Parallèlement, le Bureau a également adopté une série de mesures visant à renforcer la sécurité et le niveau de protection des bâtiments centraux du Parlement à Bruxelles et à Strasbourg contre les risques d’intrusion ou d’attentat, par la création d’un périmètre externe autour de ceux-ci.

81.

Le Bureau avait ainsi demandé de renforcer et de réorganiser les entrées de tous les immeubles du Parlement sur les trois lieux de travail sur base d’un nouveau concept de sécurité capable de garantir à la fois un environnement de travail sûr et serein pour les activités parlementaires et le maintien de l’ouverture aux citoyens qui caractérise l’institution.

82.

Au cours de sa réunion du 11 avril 2016, le Bureau a adopté la proposition d’internalisation du service de transport à disposition des députés. L’internalisation vise principalement à améliorer la sécurité des députés, car le Parlement sera dès lors en mesure de procéder à des enquêtes de sécurité sur les chauffeurs avant de les recruter, de fournir des cours de formation continue et d’assurer un suivi de son personnel. Le recrutement de nouveaux chauffeurs sous le statut d’agent contractuel a commencé dès le début de l’année 2017.

83.

L’année 2016 a été la première année au cours de laquelle le «service de recherche pour les députés» a été pleinement opérationnel en ce qui concerne ses effectifs, son niveau de spécialisation et la gamme de produits et de services proposés aux députés. Outre les réponses aux nombreuses demandes adressées par les députés ou leurs équipes, le service de recherche pour les députés a également produit un nombre croissant de publications destinées aux députés et à l’institution dans son ensemble, toutes conçues de façon à être claires, riches en contenu, accessibles et faciles à lire.

84.

Il existe plusieurs types de publications, qui diffèrent au niveau de la longueur et du détail. Les notes «en bref» sont des synthèses d’une à deux pages sur un thème spécifique, tandis que les «briefings» offrent un aperçu plus détaillé d’une mesure, d’un problème ou d’un texte législatif et ont une longueur maximale de douze pages. Les «analyses approfondies et études» fournissent une analyse bien plus complète et détaillée de ces questions. Au total, en 2016, le service de recherche pour les députés a produit 746 publications, dont 330 notes «en bref», 384 «briefings» et 32 «analyses approfondies et études».

85.

Le service de recherche pour les députés a également collaboré étroitement avec les deux comités consultatifs de l’Union — le Comité économique et social européen et le Comité des régions — comme prévu dans les accords de coopération signés avec eux en 2014, et a fourni des services à ces organismes en répondant à des demandes spécifiques de recherche et de soutien sous toutes formes. Environ 150 travaux de ce type ont été réalisés en 2015 et en 2016, comme prévu dans ces accords.

86.

La bibliothèque du Parlement, outre ses fonctions classiques, fournit également un accès numérique et en ligne pour les députés et le personnel à un très large éventail de sources d’information, y compris à de nombreuses revues, bases de données, actualités et autres sources d’information sur abonnement.

87.

En outre, la nouvelle unité de la bibliothèque de droit comparé, créée fin 2015, a entamé avec succès le processus de constitution d’un fonds de référence — tant physique que numérique — dans ce domaine, mais aussi d’établissement de liens avec des bibliothèques comparables dans le monde entier. Elle a organisé une grande conférence sur le rôle des cours constitutionnelles dans la gouvernance multiniveaux en novembre 2016. Parallèlement, l’unité a publié sept études sur les cours constitutionnelles de différents États membres et non membres de l’Union et sur la Cour de justice de l’Union européenne.

88.

En 2016, l’activité législative du Parlement a considérablement augmenté à l’approche de la moitié de la législature 2014-2019. Il en a découlé une forte augmentation de la production dans les domaines de l’évaluation de l’impact et de la valeur ajoutée européenne par rapport aux années précédentes.

89.

Sept «rapports sur le coût de la non-Europe» (35) ont été publiés en 2016, notamment dans les domaines de l’achèvement du marché unique, de l’économie du partage, de la résilience de l’union bancaire, de l’espace de recherche intégré, de la criminalité organisée et de la corruption, et du coût des contrôles aux frontières dans l’espace Schengen («le coût du non-Schengen»). Cinq «évaluations de la valeur ajoutée européenne» ont été achevées en 2016 sur des questions comme un mécanisme de l’Union pour l’État de droit et les droits fondamentaux, la reconnaissance transfrontalière des adoptions et la coordination des politiques en matière d’impôt sur les sociétés dans l’Union. Ont également été publiés deux «briefings»«valeur ajoutée européenne en action», qui mettent en évidence la valeur ajoutée des politiques existantes de l’Union européenne, sur la politique de sécurité et de défense commune et sur la politique de développement de l’Union.

90.

La production législative de la Commission ayant atteint sa vitesse de croisière en 2016, cette année a été marquée par une augmentation très importante du nombre de propositions législatives présentées au Parlement et donc du nombre d’analyses d’impact de la Commission nécessitant une appréciation: 36 évaluations initiales, soit près de trois fois plus qu’en 2015, ont été produites par l’administration du Parlement.

91.

En outre, de nouvelles règles relatives aux rapports d’exécution, arrêtées par la Conférence des présidents en avril 2016, ont contribué à une augmentation significative du nombre d’«évaluations de la mise en œuvre européenne»: 13 évaluations de ce type ont été produites en 2016.

92.

Un large éventail d’études, d’ateliers et d’autres activités prospectives ont été organisés au cours de l’année à la demande du comité d’évaluation des choix scientifiques et technologiques (STOA), composé de 25 députés au Parlement européen désignés par 9 commissions parlementaires. En 2016, 10 publications ont été produites dans ce domaine et ont été publiées sur le site internet du Parlement.

93.

Enfin, une nouvelle unité «Global Trends» a été créée en avril 2015 afin de recenser, de suivre et d’analyser les tendances mondiales à moyen et à long terme, en particulier les évolutions dans l’environnement économique, social et politique international, qui pourraient toucher l’Union européenne dans les années à venir. Elle informe les députés sur ces tendances et leurs retombées potentielles au moyen de documents d’information et de séminaires. Parmi ces documents, le nouveau Global Trendometer, qui est publié au moins deux fois par an, analyse les évolutions potentiellement importantes pour l’Union. En 2016, l’unité a publié sa première note d’information sur «Les migrations et l’Union européenne: une perspective à long terme», suivie par la première édition du nouveau Global Trendometer.

94.

L’année 2016 a été marquée par un niveau élevé d’activités législatives et non législatives. En plus des activités traditionnelles liées à la phase législative, les commissions et les secrétariats des commissions ont continué à fournir un travail considérable pour la définition des priorités interinstitutionnelles, ainsi que dans la phase de consultation et la phase de contrôle. Dans ce contexte, 391 réunions de commissions parlementaires et 135 réunions de trilogue ont été organisées en 2016.

95.

Une expertise approfondie et un précieux soutien ont notamment été apportés pour la préparation de la position du Parlement sur la toute première proposition de révision d’un cadre financier pluriannuel (CFP), sous la conduite de la commission des budgets et avec la participation d’un grand nombre de parties concernées. Cela a permis une analyse approfondie du fonctionnement du CFP actuel et l’adoption d’un rapport complet assorti de lignes directrices qui a donné lieu à la tenue de débats de fond et a constitué une contribution précieuse à la proposition de la Commission.

96.

En 2016, une expertise importante a également été fournie dans le cadre de la procédure de révision du règlement menée par le groupe de travail de la commission AFCO via l’équipe de projet administrative mise en place pour appuyer ses travaux.

97.

Le 13 avril 2016, un nouvel accord interinstitutionnel «Mieux légiférer» a été signé. L’administration du Parlement a largement contribué, avec succès, à la préparation des négociations et, après la signature de l’accord, a également travaillé activement à sa mise en œuvre et à son suivi.

98.

Une part très importante de l’expertise nécessaire pour le travail des commissions est produite en interne et cette part augmente depuis plusieurs années. En 2016, 382 études et documents d’information internes (dont une centaine de mises à jour de documents existants) ont été produits (contre 352 en 2015 et 218 en 2014).

99.

En 2016, les cinq commissions et sous-commissions chargées des politiques externes ont renforcé le contrôle et le suivi de la politique étrangère de l’Union par, entre autres, un contrôle de la mise en œuvre des instruments financiers et un contrôle budgétaire plus large, des échanges de vues réguliers avec la vice-présidente/haute représentante pour la politique étrangère et la politique de sécurité de la Commission européenne, les commissaires responsables des relations extérieures, le SEAE (36) et les hauts fonctionnaires de la Commission chargés des grands dossiers géographiques et sectoriels. Dans le domaine législatif, les commissions ont joué un rôle essentiel dans les travaux de l’équipe de négociation du Parlement lors de nombreux trilogues, notamment sur des dossiers sensibles (règlement relatif aux minerais originaires de zones de conflit, mise à jour du règlement contre la torture, par exemple).

100.

Le Parlement a également pris part à des négociations interinstitutionnelles sur les modalités de coopération et d’échange d’informations relatives aux accords internationaux. La mise en œuvre des modalités opérationnelles de l’accès aux documents relatifs au partenariat transatlantique sur le commerce et l’investissement (PTCI) s’est par ailleurs poursuivie, ce qui a permis de traiter un grand nombre de documents et de disposer d’un accès bien plus important à des documents portant sur les négociations commerciales en cours.

101.

L’administration du Parlement a également mis en œuvre l’accord administratif conclu avec le SEAE sur le partage de rapports politiques, entre autres en créant une salle de lecture sécurisée et en la gérant au quotidien, et en recourant à la transmission électronique sécurisée.

102.

Pour ce qui est des délégations interparlementaires, une attention particulière a été portée à la poursuite de l’application systématique des méthodes et modalités de travail en matière de contrôle mises en place en 2015 et révisées début 2016.

103.

Elles ont pour but d’assurer une évaluation et un suivi efficaces des accords internationaux, du niveau d’exécution des instruments financiers de l’Union, des conséquences des programmes et des projets financés par l’Union, du suivi des recommandations formulées par les missions d’observation électorale, de la situation des droits de l’homme ainsi que du suivi de la législation en vigueur ou en cours d’élaboration. Au cours de la période de référence, 66 rapports de mission détaillés («reporting sheets») ont été rédigés, la plupart sur le suivi d’accords internationaux (23) et d’instruments financiers (16), les droits de l’homme (14), le suivi des recommandations des missions d’observation électorale (7) et l’incidence de la législation en vigueur ou en cours d’élaboration (6). Des instructions spécifiques ont également été rédigées afin de rationaliser la préparation et la transmission des rapports de missions et d’améliorer d’autres aspects des travaux des délégations (dont la collecte de données à des fins statistiques).

104.

Le département thématique du domaine des politiques externes a poursuivi sa politique de communication intégrée en publiant ses travaux sur le site internet du Think Tank du Parlement et sur le site intranet commun des départements thématiques et en contribuant aux aperçus mensuels des activités des départements thématiques. De plus, en juin 2016, il a inauguré son propre bulletin mensuel d’information.

105.

Afin de développer les relations avec les milieux universitaires, les groupes de réflexion et les organisations internationales concernées, le département thématique a organisé treize plateformes politiques, deux forums diplomatiques et deux tables rondes. Il a intensifié sa coopération et l’échange d’informations avec les divisions des affaires politiques et de la diplomatie publique de l’OTAN et ses réunions informelles au niveau des conseillers sont devenues régulières (deux fois par an).

106.

La majorité des activités liées au soutien à la démocratie se sont déroulées dans les six pays prioritaires retenus par le groupe de soutien à la démocratie et de coordination des élections (Ukraine, Moldavie, Tunisie, Maroc, Tanzanie et Myanmar/Birmanie) et dans une région prioritaire (Balkans occidentaux et Turquie). Neuf délégations d’observation électorale (Ouganda, Pérou, Mongolie, Zambie, Gabon, Jordanie, Géorgie, Moldavie et Ghana) ont eu lieu en 2016.

107.

En mars 2016, notamment, le Parlement européen a organisé une Semaine de l’Ukraine, trois journées destinées au lancement d’activités de renforcement des capacités avec le parlement ukrainien. Quatre-vingt députés et hauts fonctionnaires ont participé au programme. À la suite de la Semaine de l’Ukraine, le Parlement européen a signé un protocole d’accord avec le Parlement ukrainien afin de mettre en place un partenariat étroit pour mener des activités de renforcement des capacités avec un pays faisant partie des priorités politiques du Parlement européen.

108.

En 2016, dans le cadre du programme de soutien aux parlements des Balkans occidentaux et turc, des séances de renforcement des capacités ont été organisées sur toute une série de thèmes, comme l’immigration et la politique d’asile ou la non-discrimination des personnes handicapées. Ce programme a permis de consolider le dialogue parlementaire et d’améliorer l’appropriation régionale. Les politiques et les processus décisionnels de l’Union européenne ont été présentés aux députés et au personnel des parlements des pays candidats à l’occasion de débats avec les députés européens participants, qui les ont aidés à comprendre et à respecter les valeurs de l’Union et les critères d’adhésion.

109.

Le projet e-Parliament (Parlement électronique) vise à fournir aux députés un outil de rédaction de rapports et à l’intégrer dans la chaîne de production des textes législatifs. Il s’agit en outre de revoir la conception des applications de la plénière. En 2016, le déploiement du compte rendu in extenso s’est achevé et le comité de gouvernance e-Parliament a adopté le programme de travail jusqu’en 2019 (fin de la législature).

110.

Un autre projet (ICT4MEPs) vise à améliorer les services TIC fournis aux députés et à leur personnel lorsqu’ils se trouvent dans leur circonscription en leur donnant accès à davantage de ressources et d’applications du Parlement. La première phase du projet a été mise en œuvre en octobre 2016: un accès a été fourni à 1 000 assistants locaux maximum. En outre, un numéro vert international a été mis en place dans tous les États membres pour fournir une assistance dans tous les fuseaux horaires de l’Union et en trois langues (allemand, anglais, français). Un éventail beaucoup plus large de services sera, à terme, accessible depuis l’extérieur à compter de 2017. De nouvelles fonctionnalités ont par ailleurs été ajoutées en 2016 aux systèmes déjà accessibles depuis l’extérieur, comme la possibilité de changer son mot de passe.

111.

Dans une note au Bureau du 30 novembre 2016, le secrétaire général a fait le point sur les principaux projets et activités menés depuis fin 2014 dans les domaines de la communication et de l’accueil des visiteurs. Ces projets et activités sont entrepris en plus des activités courantes de communication. Ils mettent fortement l’accent sur le renforcement de la stratégie d’accueil des visiteurs du Parlement, les relations avec les médias, l’apport d’expertise aux députés et l’expansion d’une stratégie visant à développer des liens avec d’importants multiplicateurs d’information dans les États membres.

112.

En ce qui concerne l’effort pour adapter les canaux de communication au paysage médiatique en mutation, le Parlement a suivi de près la refonte des activités relatives aux médias et l’approche globale qui consiste à passer d’une couverture orientée vers une plateforme à une couverture thématique et axée sur le public.

113.

Le site internet du Parlement offre aux citoyens, aux députés, au personnel, aux médias, aux parties prenantes et aux visiteurs une multitude d’informations, ainsi que des instruments en ligne à la pointe de la technologie permettant de renforcer la communication en ligne. Dans ce contexte, la réorganisation du site internet EP News a été lancée en 2016.

114.

De plus, la réforme d’EuroparlTV a fait l’objet de plusieurs notes adressées au groupe de travail du Bureau sur l’information et la communication et est désormais sur le point d’aboutir. En se fondant sur différentes études et évaluations, le service vidéo du Parlement européen a commencé à produire de manière plus ciblée, en analysant les canaux de distribution et les publics avant la production afin d’améliorer la popularité des vidéos et le sentiment d’appropriation qu’elles suscitent.

115.

Une note sur les relations de confiance avec les journalistes au travers de diverses activités quotidiennes et divers moyens de communication des membres du service de presse du Parlement a été examinée, en rappelant que l’objectif principal des activités de ce service de presse consiste à augmenter la visibilité du Parlement européen.

116.

Dans le cadre du projet de dialogue avec les parties prenantes, la coopération entre les secrétariats des commissions et les bureaux d’information du Parlement a été intensifiée afin d’organiser un dialogue plus systématique avec les parties prenantes sur les questions législatives débattues au Parlement européen. Le projet vise à associer les parties prenantes dans les États membres et les incite à participer au processus législatif du Parlement européen grâce à un dialogue actif avec les rapporteurs.

117.

Une autre étape clé a été l’approche novatrice qui consiste à nouer des contacts avec des écoles dans les États membres de l’Union grâce au programme «Écoles ambassadrices du Parlement européen». Ce projet a pour but de créer un réseau en expansion constante d’écoles collaborant avec le Parlement européen, ses députés et les bureaux d’information du Parlement européen. Les écoles intéressées doivent déposer leur candidature pour devenir membres du réseau et mener ensuite des activités pédagogiques visant à sensibiliser leurs élèves à la démocratie parlementaire et aux valeurs citoyennes européennes. Le groupe de travail a donné son accord pour le lancement d’une phase pilote dans six États membres au titre de l’année scolaire 2015/2016 et a fourni une évaluation positive du résultat. En conséquence, le Bureau a approuvé le lancement du programme «Écoles ambassadrices du Parlement européen» dans tous les États membres le 3 octobre 2016.

118.

Le Parlement européen s’efforce d’améliorer l’expérience des visiteurs tant sur les sites du Parlement à Bruxelles et à Strasbourg que dans les bureaux d’information du Parlement dans les États membres. Au cours des dernières années, il s’est avéré nécessaire de mettre en place un dispositif d’accueil efficace, instructif et cohérent, ainsi que d’autres installations destinées à tous les visiteurs dans ses différents pôles d’attraction. En 2016, en application de la stratégie d’accueil des visiteurs adoptée par le Bureau le 27 avril 2015, le Parlement a continué d’améliorer les offres aux visiteurs à Bruxelles, à Strasbourg et dans les bureaux d’information.

119.

La Maison de l’histoire européenne, dont les travaux ont été clôturés en 2016 et l’ouverture était prévue en mai 2017, est l’un des projets spécifiques destinés aux visiteurs. Sur le plan conceptuel et académique, elle offre une vision intellectuellement rigoureuse mais originale et riche en perspectives de l’histoire du continent européen, d’un point de vue européen plutôt que national. Sur le plan muséologique, la Maison de l’histoire européenne s’est donnée la mission sans précédent de constituer une grande nouvelle collection ex nihilo.

120.

Depuis la fin de l’année 2016, un nouveau point d’accueil pour les groupes de visiteurs est situé dans le bâtiment Atrium à Bruxelles. L’objectif principal de ce projet est de mieux gérer le flux des visiteurs attendu après l’ouverture de la Maison de l’histoire européenne. Les groupes de visiteurs du site du Parlement sont ainsi accueillis dans un cadre chaleureux et sympathique. L’espace d’accueil des visiteurs permet une entrée en matière sûre et accueillante.

121.

Le concept du centre d’accueil des visiteurs «Station Europe» a été approuvé par le Bureau lors de sa réunion du 18 mai 2015 et concrétisé en 2016. Ce projet a converti le bâtiment de l’ancienne gare du Luxembourg en point d’orientation pour le parcours des visiteurs du Parlement européen, avec des applications interactives et conviviales, et son premier étage en un espace pour l’organisation de manifestations et de réceptions.

122.

Le projet de coopération avec les autorités belges concernant l’utilisation de la maison de l’ancien artiste Wiertz et de son jardin a été présenté au Bureau lors de sa réunion du 8 juin 2015. Le jardin Wiertz longe directement le bâtiment Paul-Henri Spaak et est aisément accessible depuis les entrées principales du Parlement. Le Bureau a confié au secrétaire général la tâche d’entamer des discussions préliminaires avec les Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique, responsables du musée Wiertz, et avec la Régie des bâtiments de Belgique, responsable des bâtiments du musée, avec la participation des présidents et coprésidents du groupe de travail sur la politique de l’information et de la communication, et du groupe de travail «Bâtiments, transports et Parlement vert», concernant la possibilité d’utiliser la maison et le jardin de l’artiste. Le projet s’est poursuivi en 2016 et l’État belge a proposé au Parlement la signature d’un contrat de location à long terme de cinquante ans au prix symbolique de 1 EUR.

123.

Un autre projet important qui est en train de se mettre en place est la modernisation des espaces d’accueil accessibles au public dans les bureaux d’information du Parlement, qui a débuté par l’ouverture des centres «Europa Experience» à Berlin en 2016 et à Ljubljana en 2017 et se poursuivra par la modernisation prochaine des installations à Strasbourg.

124.

Le Parlement favorise l’interaction avec les citoyens par l’intermédiaire de manifestations récurrentes et occasionnelles, notamment:

125.

Le prix LUX poursuit un double objectif: diffuser plus largement les films européens en Europe et encourager l’ouverture d’un débat européen sur les problèmes de société. À cet effet, le prix LUX favorise la distribution des trois films en compétition en sous-titrant chacun d’eux dans les 24 langues officielles de l’Union ainsi qu’en en produisant une copie numérique par pays. Les cérémonies du 10e anniversaire du prix LUX ont eu lieu le 10 octobre 2016.

126.

Le Parlement européen soutient les droits de l’homme en décernant chaque année le prix Sakharov pour la liberté de l’esprit, créé en 1988. Ce prix est décerné à des personnes qui ont apporté une contribution exceptionnelle à la lutte pour les droits de l’homme dans le monde et attire l’attention sur les violations des droits de l’homme tout en apportant un soutien aux lauréats ainsi qu’aux causes pour lesquelles ils se battent. Lauréates du prix en 2016, Nadia Mourad Bassi Taha et Lamiya Aji Bachar ont toutes deux survécu à l’esclavage sexuel auquel les avait soumises l’État islamique et sont devenues les porte-paroles des femmes victimes des violences sexuelles de cette organisation terroriste. Elles sont des porte-étendards de la communauté yézidie en Iraq, une minorité religieuse qui est la cible d’un génocide perpétré par les combattants de l’État islamique.

127.

Depuis 2008, le Parlement européen décerne chaque année le prix du citoyen européen aux projets et initiatives qui facilitent la coopération transfrontalière ou favorisent la compréhension mutuelle au sein de l’Union. Le prix, qui a une valeur symbolique, vise aussi à saluer le travail de ceux qui, par leurs activités quotidiennes, mettent en avant les valeurs européennes. En 2016, le Parlement européen a honoré 50 personnes et organisations de 26 pays de l’Union. Des cérémonies nationales de remise de prix ont été suivies d’une cérémonie centrale en octobre 2016 à Bruxelles.

128.

Le service des demandes d’informations des citoyens (Ask EP) répond aux demandes d’informations du grand public concernant le Parlement et les questions européennes en général. La législature 2014-2019 a connu une augmentation significative du volume des demandes, en raison principalement de campagnes apparemment coordonnées d’envoi de courriers sur des questions d’actualité. Bien entendu, l’unité répond aux courriers dans la langue officielle dans laquelle le citoyen a rédigé sa lettre ou son courrier électronique. En 2016, le service a reçu 8 967 lettres ou courriels de citoyens et 82 923 demandes d’informations dans le cadre de campagnes organisées.

129.

Une série de réponses du Parlement européen à des questions fréquentes accessibles au public — environ 50 thèmes actuellement couverts — est disponible sur une plateforme conçue spécialement à cet effet (AskEP.net) sur le site internet du Parlement. Parallèlement, des dispositions sont prises en vue d’installer une borne interactive sur les questions des citoyens au Parlamentarium.

130.

En 2016, un nouveau programme de travail pluriannuel a été lancé pour les subventions dans le domaine de la communication, couvrant deux domaines — médias et manifestations — pour la période 2016-2019. Il prévoit le cofinancement de projets sélectionnés à l’issue d’un appel à propositions conformément au règlement financier et vise à mieux faire connaître le rôle du Parlement européen, ses pouvoirs et sa nature politique, ainsi qu’à diffuser des informations sur le Parlement et ses activités et à permettre une meilleure connaissance et une compréhension accrue des trois piliers autour desquels s’articulent les travaux du Parlement européen, à savoir la politique, l’action et les valeurs.

131.

Les subventions dans le domaine des médias (télévision, radio, en ligne) sont octroyées sur la base d’accords de partenariat pluriannuels avec un nombre limité de médias dans les États membres ayant une portée minimale, tandis que les subventions dans le domaine des manifestations sont attribuées directement aux organisations admissibles établies dans les États membres. Dans la catégorie des médias, 102 partenariats ont été conclus et 48 subventions — sur 79 demandes reçues — ont été accordées en 2016, pour un montant total de 3,9 millions d’EUR. Dans la catégorie des manifestations, 18 subventions — sur 64 propositions reçues — ont été accordées en 2016 pour un montant total de 0,8 million d’EUR.

132.

Les règles régissant le paiement de contributions financières aux groupes de visiteurs parrainés ont été révisées par une décision du Bureau d’octobre 2016 afin d’améliorer la transparence et la responsabilisation de ce processus.

133.

La politique immobilière est une politique à long terme, qui ne suit pas le rythme annuel du budget de l’Union. Afin de parvenir à un optimum à long terme, une planification sur cinq à dix ans est nécessaire, tout en gardant à l’esprit l’évolution des besoins dans une perspective de vingt à vingt-cinq ans. Les projets immobiliers nécessitent souvent des ressources financières pluriannuelles qui doivent être planifiées dans le cadre d’une bonne gestion financière.

134.

L’acquisition de bâtiments a été la politique principale menée par le Parlement dans le cadre des investissements dans les infrastructures depuis la décision du Conseil européen d’Édimbourg de 1992 établissant les sièges des institutions de l’Union européenne. La rénovation des bâtiments est en revanche une activité relativement nouvelle qui prendra de plus en plus d’importance en raison du vieillissement du parc immobilier. Dans les années à venir, des travaux importants de rénovation de grands bâtiments, tels que le bâtiment Paul-Henri Spaak, devraient avoir lieu.

135.

Le Bureau devra prendre une décision sur la rénovation du bâtiment Paul-Henri Spaak et sur les mesures connexes.

136.

En 2016, les projets immobiliers dans les trois principaux lieux de travail et les bureaux d’information se sont poursuivis, comme indiqué ci-après.

137.

En juin 2014, alors que le propriétaire n’avait pas encore achevé les travaux, quelque 1 000 membres du personnel ont déménagé dans le bâtiment Square de Meeûs. Ce déménagement était l’étape principale permettant la mise à disposition d’espaces supplémentaires dans les bâtiments principaux à destination des groupes politiques et d’éviter ainsi de grandes opérations de déménagement de bureaux de députés pendant la législature.

138.

Les travaux relevant de la responsabilité du propriétaire ont été finalisés entre la date d’occupation du bâtiment, en juin 2014, et avril 2016. Un accord a été conclu avec le propriétaire, comprenant la réception provisoire du bâtiment, une redevance pour l’occupation du bâtiment à compter de juin 2014 et l’entrée en vigueur du contrat d’usufruit. Cet accord a été approuvé par le Bureau lors de sa réunion du 14 décembre 2015; le contrat d’usufruit de douze ans avait déjà été approuvé en 2013.

139.

La première phase de la construction du bâtiment Martens s’est achevée en 2016 et le transfert du promoteur au Parlement a eu lieu à la fin du mois de juin 2016. Au cours de la deuxième phase du projet, qui a débuté, le Parlement est chargé des travaux d’aménagement et d’adaptation. La troisième phase comprendra l’installation du mobilier et des équipements. L’achèvement de ces tâches et la livraison du bâtiment est prévue au premier semestre 2018.

140.

Lors de sa réunion du 7 octobre 2015, le Bureau a autorisé le secrétaire général à finaliser les négociations en vue de la signature d’un contrat d’usufruit à long terme pour le nouveau centre de formation professionnelle. À cette fin, le bâtiment existant Montoyer 63, techniquement obsolète, sera détruit et le centre de formation sera reconstruit sur le même site. Un contrat d’usufruit de vingt et un ans a été signé au début de l’année 2016. Au cours des vingt-quatre mois que durera la construction du nouveau centre de formation, le bâtiment Belmont Court sera temporairement loué auprès du même fournisseur.

141.

Lors de sa réunion du 12 septembre 2016, le Bureau a décidé de lever l’option d’achat du bâtiment Montoyer 75 pour un montant de 1 EUR. En 2005, le Parlement avait signé un bail de longue durée avec option d’achat après paiement de loyers pendant dix ans équivalant au coût du bâtiment.

142.

Le Bureau a approuvé l’extension de la crèche Wayenberg lors de sa réunion du 11 novembre 2016. La crèche a été initialement ouverte en 2005 et le site est propriété du Parlement européen. Les travaux d’extension devraient être achevés en 2019.

143.

La réception provisoire du bâtiment Eastman, qui accueille la Maison de l’histoire européenne, a eu lieu en 2016. Sur le plan architectural, les responsables du projet ont choisi un bâtiment existant qui n’avait pas été conçu comme un musée et l’ont transformé en un modèle d’architecture et de conception contemporaine de pointe, susceptible d’abriter un nouveau grand musée.

144.

Le projet KAD (Konrad Adenauer) constitue l’axe principal de la politique immobilière du Parlement à Luxembourg. Le nouveau bâtiment KAD concentrera les activités à Luxembourg en un seul complexe immobilier afin de rationaliser les coûts. Le projet comporte deux phases: le chantier EST et le chantier OUEST. La fin du chantier EST est prévue pour 2018, celle du chantier OUEST pour 2021. À la suite de la décision du Bureau du 6 juillet 2015, la décision sur l’avenir de l’ancien bâtiment KAD sera prise au début de la prochaine législature. Comme lors des exercices précédents, la commission des budgets a autorisé en 2016 un virement de fin d’exercice pour le préfinancement du projet. Ce virement s’est élevé à 53,5 millions d’EUR (voir point H sur les virements).

145.

Jusqu’à la mise en service du nouveau bâtiment KAD, il est nécessaire de prolonger la location du bâtiment GEOS. Une prolongation jusqu’à la fin de l’année 2018 a donc été négociée.

146.

Le bâtiment Havel a été construit en 1955 et a été la propriété du Conseil de l’Europe. En 2012, il a été acquis par le Parlement et a ensuite fait l’objet d’une rénovation complète avec une mise aux normes en vigueur. Ce projet comporte deux parties: la rénovation du bâtiment proprement dit et une passerelle de liaison avec le bâtiment Pflimlin et les aménagements des abords. Le projet a bien avancé en 2016 et la mise en service était prévue pour le printemps 2017.

147.

En outre, dans le cadre de la modernisation des espaces d’accueil, un Parlamentarium est en cours de construction à Strasbourg. Les travaux ont débuté en 2016 et progressent bien. L’ouverture est prévue pour 2017.

148.

À Berlin, les travaux de construction d’un mini-Parlamentarium baptisé «Europa Experience» au rez-de-chaussée de la Maison de l’Europe ont été achevés en 2016. «Europa Experience» a été ouvert en mai 2016 et offre aux visiteurs la possibilité d’en savoir plus sur la politique européenne.

149.

À Ljubljana, les travaux d’aménagement spécifique dans la nouvelle Maison de l’Europe ont été réceptionnés le 27 septembre 2016. L’occasion a été saisie pour installer des éléments interactifs de l’«Expérience Europe» dans l’espace public afin de le rendre plus attrayant. Les services ont emménagé mi-octobre 2016 dans les nouveaux locaux.

150.

Pour les Maisons de l’Europe de Varsovie, Paris et Barcelone, les avenants de prolongation des baux ont été signés dans le courant de 2016.

151.

Les travaux d’extension des capacités d’accueil de la Maison Jean Monnet à Bazoches et d’amélioration du niveau de ses installations se sont achevés en 2016. Le Parlement utilisera davantage le bâtiment pour un certain nombre de programmes d’apprentissage et de développement phares, ainsi que pour d’autres manifestations.

152.

Une programmation pluriannuelle de travaux d’entretien et de maintenance a été mise en place. Pour l’année 2016, quelques faits marquants peuvent être mentionnés.

153.

À Bruxelles, on peut citer l’étude sur les possibilités d’amélioration de l’utilisation des ascenseurs et du trafic vertical des utilisateurs du bâtiment Spinelli (en cours), l’achèvement de la première phase de la rénovation de l’installation électrique du bâtiment Wiertz, la rénovation de la chaufferie du bâtiment Remard et des travaux indispensables pour assurer la continuité de service de la chaufferie du bâtiment Spaak. La rénovation de la cabine haute tension de l’Atrium a été achevée. Les travaux préparatoires relatifs aux appels d’offres pour la modernisation des installations de gestion technique centralisée et de détection incendie ont débuté.

154.

À Strasbourg, les principales actions effectuées en 2016 sont le rafraîchissement des bureaux et le remplacement des pompes à chaleur du bâtiment Weiss ainsi que la rénovation des systèmes de sécurité incendie et de gestion technique centralisés du bâtiment Madariaga.

155.

Suite à l’incident du plafond de l’hémicycle à Strasbourg et à sa reconstruction immédiate en 2008, le Parlement a fait procéder, par mesure de précaution, à des vérifications des plafonds des salles, locaux et circulations les plus importants du bâtiment WEISS. Suite à ces vérifications, des non-conformités et des défauts de l’ouvrage par rapport aux normes et règles de l’art en matière de construction ont été établis. Le Parlement a assigné en réparation son assureur et les entreprises qui ont participé à la réalisation des ouvrages sinistrés, les maîtres d’ouvrage et d’œuvre responsables de l’acte de construire, ainsi qu’à l’encontre des bureaux de contrôles responsables de la surveillance de la construction. S’agissant d’un domaine extrêmement technique, le tribunal a désigné un collège de trois experts, lui confiant la mission de déterminer les causes des incidents et d’évaluer le préjudice du Parlement. Le même collège d’experts a aussi traité un autre problème qui a été découvert: le mauvais état de la protection de la charpente métallique (flocage) supportant la toiture du bâtiment. Ce travail d’expertise a été clôturé le 31 mars 2016, permettant à la procédure judiciaire de se poursuivre en vue soit d’un accord amiable, soit d’une décision judiciaire. L’aspect technique du dossier étant clôturé, les travaux principaux ont pu avoir lieu en 2016 et vont se terminer en 2017.

156.

Pour les activités de maintenance à Luxembourg, l’optimisation des prestations de nettoyage ainsi que l’attribution de deux nouveaux contrats relatifs aux prestations de nettoyage et l’entretien des espaces verts ont mené à des économies considérables dans les années 2015 et 2016 par rapport à 2014 (début d’optimisation des prestations). L’entrée en vigueur du contrat portant sur le gros œuvre et le second œuvre en février 2016 a permis d’augmenter la qualité de service, de diminuer les délais d’intervention, d’obtenir des prix plus avantageux et de simplifier la gestion administrative.

157.

Le Parlement européen reconnaît qu’il lui incombe de contribuer de façon positive au développement durable en tant qu’objectif à long terme, non seulement au travers de son rôle en matière de politique et de procédure législative, mais encore dans le contexte de son fonctionnement et des décisions qu’il prend au quotidien.

158.

Dans le cadre de son engagement environnemental, le Parlement utilise le système communautaire de management environnemental et d’audit (EMAS), outil de gestion conçu par l’Union européenne à l’intention des organismes privés et publics afin qu’ils évaluent et améliorent leurs performances environnementales, conformément au règlement (CE) no 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d’audit (EMAS), abrogeant le règlement (CE) no 761/2001 et les décisions de la Commission 2001/681/CE et 2006/193/CE (37). Les trois sites de travail du Parlement sont enregistrés dans le système EMAS depuis décembre 2007. En 2016, l’enregistrement a été prorogé jusqu’au 17 décembre 2019.

159.

Conformément au manuel environnemental du Parlement, la politique environnementale a été adoptée par le Bureau et signée par le président et le secrétaire général au nom de l’institution en 2007 dans sa première version, et en 2010 dans sa version révisée. La politique environnementale devant être reconduite à chaque législature, un document révisé a été approuvé par le Bureau, puis signé par le président et le secrétaire général en 2016.

160.

Dans l’ensemble, le système de management environnemental au Parlement européen est couronné de succès. Le Parlement s’est fixé des objectifs de réduction des émissions de CO2, de la consommation d’électricité, de gaz, de mazout et de chauffage urbain, de la consommation de papier et d’eau, de la production de déchets, et s’est également donné pour objectif d’accroître le taux de recyclage des déchets. La plupart des indicateurs environnementaux se sont améliorés depuis 2006.

161.

L’un des principaux objectifs du Parlement est de réduire les émissions de CO2 de 30 % d’ici à 2020. En septembre 2015, le Parlement avait déjà réalisé une réduction considérable de 27,2 % par rapport à 2006. Si la politique environnementale du Parlement consiste d’abord à prévenir ou à limiter les émissions, la compensation des émissions de CO2 est une mesure compensatoire utile pour lutter contre le changement climatique. Bien que la compensation ne puisse pas être prise en compte pour le calcul et, éventuellement, la réduction de l’empreinte carbone résiduelle du Parlement, elle peut être appliquée dans les cas où les émissions de CO2 sont inévitables et ne peuvent être réduites davantage.

162.

Par «compensation des émissions de CO2», on entend l’achat de crédits carbone pour compenser les émissions de l’acquéreur. La compensation se fait généralement en finançant des projets dans les domaines des énergies renouvelables et de l’efficacité énergétique, qui visent à réduire les émissions de gaz à effet de serre à l’échelle mondiale.

163.

Le Parlement a décidé pour la première fois en 2011 d’appliquer un système de compensation des émissions de CO2. Compte tenu de l’expérience acquise ces dernières années, le Bureau a adopté, en octobre 2015, une nouvelle stratégie en matière de compensation des émissions de CO2. Cette décision tient également compte des recommandations formulées par la Cour des comptes européenne dans son rapport spécial no 14 (38) d’octobre 2014. Contrairement à auparavant, la nouvelle stratégie prévoit la compensation de la totalité des émissions de CO2 du Parlement, en ce compris les émissions dues aux vols des députés au Parlement européen entre leur pays d’origine et Bruxelles ou Strasbourg. En outre, elle permet la réalisation de projets en priorité dans le groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique et intègre les «Gold Standard», normes de qualité largement reconnues pour les projets de compensation dans les pays en développement.

164.

En 2016, la nouvelle stratégie de compensation des émissions de CO2 a été appliquée et le plan d’action EMAS de l’année a été mis en œuvre avec succès. Le plan d’action EMAS pour 2017, fondé sur la stratégie EMAS à moyen terme 2016-2020, a été adopté par le groupe de pilotage interDG sur le management environnemental.

165.

L’un des éléments de la politique environnementale du Parlement est l’engagement en faveur de «marchés publics écologiques», un marché public écologique étant défini comme suit dans la communication de la Commission européenne relative à des marchés publics pour un environnement meilleur: «un processus de passation de marchés dans le cadre duquel les pouvoirs publics cherchent à obtenir des biens, des services et des travaux dont l’incidence sur l’environnement sur tout leur durée de vie sera moindre que dans le cas de biens, services et travaux à vocation identique mais ayant fait l’objet de procédures de passation de marchés différentes» (39). Au cours de la dernière décennie, les marchés publics écologiques sont devenus un aspect de plus en plus important des activités des organismes publics en Europe. En juin 2016, le guide d’implémentation du Parlement européen sur les marchés publics écologiques a été approuvé. Il a pour but d’aider les ordonnateurs du Parlement à mettre en œuvre des politiques et procédures d’achats écologiques. Il explique les possibilités offertes par les instruments juridiques en vigueur (le règlement financier et ses règles d’application) dans la pratique et présente des solutions simples et efficaces pouvant être utilisées dans les procédures de passation de marchés publics.

166.

À la suite de l’expérience acquise au cours de la phase d’essai du service d’assistance pour les marchés publics écologiques (GPP Helpdesk), qui avait été créé dans le cadre de la stratégie des marchés publics écologiques, une procédure interinstitutionnelle de passation de marché pour ce projet a été lancée en 2016, mettant en commun le pouvoir d’achat de plusieurs institutions européennes.

167.

Plusieurs activités de communication et de sensibilisation, comme la Journée de la Terre et la Semaine verte interinstitutionnelle, ont été organisées en 2016 et le Parlement européen a obtenu le label belge «Entreprise écodynamique» en octobre 2016.

168.

En 2016, les efforts de réforme ont été poursuivis, visant à moderniser jusqu’en 2019 les opérations de restauration du Parlement européen qui sont définies dans la décision du Bureau du 10 juin 2013 sur «La future politique de restauration du Parlement 2014-2019 — Orientations en vue de sa modernisation».

169.

Un élément important de la politique de restauration sont les contrats «à prix forfaitaire» non subventionnés. À Strasbourg, un nouveau contrat non subventionné par le Parlement est entré en vigueur le 1er novembre 2016. À Bruxelles, un nouveau prestataire de services est déjà en place depuis 2015 dans le cadre d’un contrat non subventionné. À Luxembourg, le calendrier des changements de contrats sera aligné sur la conclusion de la construction du nouveau bâtiment KAD.

170.

L’offre alimentaire s’est progressivement diversifiée et de nouvelles cantines et de nouveaux restaurants ont été ouverts à Bruxelles et à Strasbourg. Dans le bâtiment Spinelli, un espace de restauration biologique a ouvert en septembre 2016, ainsi qu’un restaurant de style méditerranéen en novembre 2016. Par ailleurs, la sandwicherie rénovée a rouvert en novembre 2016. Deux nouvelles cantines ont été créées dans les bâtiments Square de Meeûs et Trèves. À Strasbourg, un point de vente de produits frais à emporter a ouvert en mars 2016 et la cantine du bâtiment Weiss a été élargie en août 2016. Un projet pilote est en cours depuis juillet 2016 avec un service de plats chauds servis en continu, avec restrictions d’horaires, au bar des députés à Strasbourg afin de répondre aux différentes habitudes alimentaires et aux différents horaires des repas.

171.

Afin d’améliorer la santé et le bien-être sur le lieu de travail, il a été décidé de favoriser des options alimentaires plus saines et de proposer des choix alimentaires plus durables dans les restaurants et cantines du Parlement. C’est pourquoi les derniers contrats pour la restauration et les distributeurs automatiques comportent des exigences relatives au commerce équitable, à l’adoption d’une alimentation plus saine et de modes de vie plus sains et, surtout, à la lutte contre le gaspillage alimentaire. Les offres ont pris en compte des critères liés à la consommation alimentaire durable, mettant l’accent sur les produits de saison, le bien-être des animaux et l’offre de plats végétariens.

172.

Une bonne pratique qui commence à être appliquée dans les cantines du Parlement et les points de vente concerne le don des denrées alimentaires invendues à des organisations caritatives. Un autre élément de la politique de restauration est la poursuite de la réduction du nombre de bouteilles d’eau minérale utilisées lors des réunions et l’installation de fontaines à eau dans les zones de passage.

173.

Les mesures prises dans le domaine des TIC pour améliorer les services liés à la séance plénière et pour fournir des services informatiques aux députés dans leurs bureaux de circonscription sont décrites à la section III. B.4 du présent rapport. La modernisation des autres éléments de l’infrastructure des TIC du Parlement se poursuit et, en novembre 2016, le rapport de mise en œuvre à mi-parcours des orientations stratégiques pour la période 2014-2019 a été présenté au groupe de travail du Bureau sur les TIC.

174.

Selon cet examen à mi-parcours, parmi les avancées réalisées concernant les principaux piliers stratégiques figurent en premier lieu l’évolution de l’infrastructure informatique, le remplacement du matériel vieillissant et l’identification et le retrait progressif des applications superflues. Compte tenu de l’évolution générale des TIC ces dernières années, les mesures prises dans ce domaine ont été, par exemple, le déploiement de 18 000 téléphones IP et la suppression de 1 800 télécopieurs grâce au nouveau service e-fax par courriel. Un autre exemple est l’accessibilité du wifi du Parlement pour les visiteurs, nouvelle étape de l’ouverture numérique du Parlement. En ce qui concerne le retrait progressif des applications superflues, plus de 60 applications ont été classées comme obsolètes en 2016 et sont dans la dernière étape de vérification avant la mise hors service.

175.

Un autre pilier stratégique clé est le renforcement de la sécurité informatique dans un monde de la communication ouverte, et les efforts déployés dans ce domaine se sont poursuivis en 2016. La sécurité informatique englobe la gouvernance de la sécurité informatique, l’ingénierie et les mesures de sécurité informatique, l’évaluation de la sécurité informatique, les capacités de cyberdéfense et la culture de la cybersécurité. Dans ce cadre, le Bureau a approuvé la nomination du responsable principal de la sécurité des systèmes d’information en octobre 2016.

176.

Le Parlement s’est donné l’objectif de développer davantage sa stratégie en matière d’innovation et, en février 2016, le service «Innovation» a été créé dans le but de favoriser, de stimuler et de déployer des innovations technologiques. Grâce à une veille technologique constante, le service «Innovation» est en mesure de repérer dès leur apparition des produits ou idées susceptibles de s’avérer utiles pour les activités du Parlement.

177.

Plusieurs autres projets des TIC considérés comme stratégiques se sont poursuivis en 2016. Il convient notamment de souligner que la première migration technique a été menée à son terme. L’intégration de l’intranet du Parlement et de ceux des directions générales sur une même nouvelle plateforme (SIFE) est en cours et une mise à jour de cette plateforme a lieu en parallèle. Les directions générales sont toujours en train de valider les contenus.

178.

Le projet «La mobilité en tant que méthode de travail pluridimensionnelle» fournit un cadre pour tirer parti, grâce à une certaine harmonisation, des avantages que la mobilité, comprise dans son sens le plus large, peut comporter pour le Parlement européen. L’évaluation des incidences de la mobilité sur les processus au Parlement a été achevée en 2016. Les rôles et responsabilités ont été convenus et le comité de pilotage adoptera en 2017 un cheminement par étapes pour la mise en œuvre du projet. L’objectif est d’élaborer un catalogue de services de mobilité.

179.

Le projet «Numérisation de la chaîne de passation de marchés» vise à passer à des flux de travail et à une soumission des documents de marché entièrement électroniques, afin de raccourcir les délais de passation de marchés à l’aide d’un système mis à disposition par la Commission. La conception de la «chaîne de passation de marchés» a été approuvée; l’accès intégral et direct aux services électroniques est en place depuis 2016. Des ateliers sur la soumission, les demandes et la facturation électroniques ont été organisés au cours de l’année. Les prochaines étapes porteront sur les aspects liés à la sécurité, ainsi que sur la fonctionnalité de l’outil de soumission électronique et d’activités préalables à la passation de marchés.

180.

Un autre projet important du Parlement est le nouveau système de gestion financière (FMS), décrit ci-après dans la section III. E.1.

181.

Outre les avancées susmentionnées dans les piliers stratégiques essentiels, le Parlement a continué de coopérer étroitement avec les autres institutions de l’Union en 2016. Plusieurs projets communs ont été poursuivis, notamment au niveau de la sécurité informatique, domaine important de coopération. En outre, un format commun XML pour l’échange de documents et de contenus législatifs structurés entre les institutions de l’Union a été approuvé.

182.

Le projet de système de gestion financière (FMS) est destiné à améliorer la visibilité et la disponibilité des informations capitales pour la prise de décisions sur les ressources humaines, informatiques et financières disponibles et sur leur utilisation, à augmenter l’efficacité des procédures financières centrales essentielles grâce à leur harmonisation et à leur automatisation, et à apporter une solution à la prochaine obsolescence technique de certaines applications informatiques, notamment les systèmes de comptabilité générale et budgétaire et le système de paiement.

183.

En 2016, l’étape de l’étude des options a été clôturée et le système SAP a été confirmé comme le meilleur choix. La structure de gestion et de gouvernance du projet a été révisée en octobre 2016 et la propriété du projet a été transférée à la direction générale des finances (DG FINS).

184.

En ce qui concerne les droits financiers et sociaux des députés, le Bureau a adopté, lors de sa réunion du 26 octobre 2015, une nouvelle approche dont l’objectif est de faciliter l’orientation des bénéficiaires et de réduire la charge administrative pour les députés. Deux nouveaux instruments sont déterminants dans la réalisation de cet objectif: le portail des députés et le portail électronique des députés.

185.

Le portail est un guichet unique regroupant l’ensemble des services afférents aux formalités liées aux droits financiers et sociaux et est devenu pleinement opérationnel en juillet 2016, tandis que le pendant électronique du portail des députés est accessible depuis janvier 2015. Le portail fournit aux députés des informations concises sur les règles en vigueur et fait le point sur leurs droits. Les formulaires de demande peuvent être déposés à ce guichet, qui procède directement aux premières vérifications. Dans un second temps, les dossiers sont vérifiés par des services administratifs spécialisés dans chaque unité, dans le cadre d’une démarche personnalisée.

186.

La révision des dispositions générales d’exécution et des règles internes suite à l’entrée en vigueur du nouveau statut s’est poursuivie en 2016. Toutes les modifications concernant la gestion de carrière ont été mises en œuvre. De nouvelles règles internes relatives à la notation, à l’attribution des points de mérite et à la discipline, ainsi qu’une mise à jour du code de conduite, ont été élaborées par la direction générale du personnel et doivent faire l’objet de nouvelles consultations avant approbation. Un réexamen de la réglementation relative aux missions est en cours.

187.

L’égalité des chances demeure une des composantes essentielles de la politique de gestion des ressources humaines conduite par l’institution. Le plan d’action pour la promotion de l’égalité entre les hommes et les femmes et de la diversité pour la législature actuelle, c’est-à-dire jusqu’en 2019, a été approuvé par le Bureau le 27 avril 2015. Les objectifs spécifiques sont décrits dans le plan d’action et, en 2016, la mise en œuvre des mesures y afférentes s’est poursuivie.

188.

Lors de sa réunion du 12 septembre 2016, le Bureau a validé la mise en place d’un régime de télétravail occasionnel au sein du secrétariat général du Parlement européen. Les groupes politiques peuvent également décider d’appliquer ce régime. Le Parlement souhaite, tout en préservant l’intérêt du service et la bonne organisation des travaux de l’institution, mettre en œuvre une gestion flexible et moderne de son personnel afin de favoriser la performance et de renforcer sa motivation en encourageant un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle. Les attentats terroristes perpétrés en France et en Belgique et les perturbations du travail du personnel du Parlement qui en ont résulté sont une autre raison de la mise en place d’un cadre juridique permettant au personnel du Parlement de travailler à domicile. Le télétravail occasionnel permet de travailler à domicile de manière ponctuelle durant maximum 3 jours calendriers consécutifs et pour un maximum de 36 jours ouvrables par année civile.

189.

Lors de sa réunion du 26 octobre 2015, le Bureau a adopté des modifications aux mesures d’application du statut des députés, portant notamment sur l’assistance parlementaire. Elles sont entrées en vigueur le 1er janvier 2016 et portent, entre autres, sur les éléments suivants: 25 % de l’allocation d’assistance parlementaire doit être réservée au recrutement d’assistants parlementaires accrédités, ce qui limite donc à 75 % la part de l’allocation pouvant être consacrée au recrutement d’assistants locaux et de prestataires de services. Cette disposition vise à améliorer l’équilibre entre assistants locaux et assistants accrédités, nécessité mise en exergue lors de la décharge portant sur l’exercice 2013. Pour chaque député, le nombre absolu de contrats d’assistance parlementaire en vigueur ne peut dépasser trois, voire quatre dans des cas exceptionnels.

190.

Pour ce qui est des assistants locaux, les modifications entraînent l’application de seuils de référence aux salaires et aux honoraires des assistants locaux afin de limiter le risque de rémunération s’écartant excessivement de la moyenne des rémunérations payées dans les États membres. En outre, afin de vérifier l’authenticité des tâches qu’un assistant local devra réaliser et de limiter les risques de conflit d’intérêts, un dossier complet doit être joint à la demande de recrutement.

191.

Les modifications visent à préciser que les députés peuvent également faire appel à des personnes physiques ou morales agissant en qualité de prestataires de services pour bénéficier de services spécifiques bien déterminés, directement liés à l’exercice de leur mandat parlementaire. L’obligation de publier le nom de toutes les personnes physiques et morales dont le coût est pris en charge au titre de la dotation d’assistance parlementaire est étendue à toute la durée du contrat de ces personnes. Cette disposition est conforme au principe de transparence inscrit dans les traités (40), dont l’importance a notamment été rappelée par le Médiateur européen (41).

192.

Le Bureau a débattu des conséquences du référendum organisé le 23 juin 2016 au Royaume-Uni (vote sur le «Brexit») lors de sa réunion du 4 juillet 2016. Le président a souligné que tant que le Royaume-Uni serait un membre à part entière de l’Union européenne, les députés et le personnel britanniques du Parlement européen jouiraient exactement des mêmes droits et obligations que tous les autres députés et membres du personnel de l’institution.

193.

Le référendum a eu des retombées considérables sur les secrétariats des commissions, les unités de recherche et les services horizontaux des directions générales politiques, qui ont été sollicités pour suivre ce processus et produire une documentation analytique fondée sur des travaux de recherche afin d’évaluer l’incidence du retrait du Royaume-Uni dans les domaines d’action et la législation de leurs ressorts respectifs. Les travaux à venir sur ce dossier sont d’une nature juridique très complexe, mais l’expertise acquise par les secrétariats des commissions et les départements thématiques est prête à être mobilisée lors des phases ultérieures de la procédure de retrait, selon les décisions politiques prises.

194.

Lors de la révision du statut des fonctionnaires et de l’adoption des perspectives financières 2014-2020, un accord interinstitutionnel a été adopté, prévoyant une réduction annuelle de 1 % des postes indiqués au tableau des effectifs de chaque institution pendant cinq ans. En application de cet accord, 57 postes ont été supprimés dans le tableau des effectifs pour 2016. Afin d’être transférés à la Commission européenne dans le cadre de la mise en œuvre de projets informatiques interinstitutionnels, 2 postes supplémentaires ont été supprimés au tableau des effectifs du Parlement.

195.

Par ailleurs le Parlement a demandé la création de 39 postes supplémentaires au tableau des effectifs en 2016 pour faire face à des besoins spécifiques, notamment le renforcement des secrétariats des commissions parlementaires afin d’accroître la capacité de contrôle du pouvoir exécutif, notamment pour les actes délégués, ainsi que le renforcement des services de sécurité dans les immeubles du Parlement.

196.

La mise en œuvre de l’accord interinstitutionnel sur la réduction annuelle de 1 % des effectifs de chaque institution pendant cinq ans devrait se poursuivre normalement jusqu’en 2018 en ce qui concerne le Parlement. Cependant, compte tenu des besoins spécifiques du Parlement qui ont conduit à la création de nouveaux postes en 2014 et en 2016, les mesures de réduction de postes vont être prolongées pour une année supplémentaire jusqu’en 2019.

197.

Dans l’ensemble, 20 postes ont été supprimés du tableau des effectifs du budget 2016 initial au niveau du secrétariat, tandis que 43 postes temporaires ont été ajoutés au niveau des groupes politiques. Dans le cadre du budget rectificatif no 3 de l’Union européenne pour l’exercice 2016, le Parlement s’est vu attribuer 34 postes SC et 1 poste AD supplémentaires. Ce renforcement était nécessaire pour assurer la sécurité des points stratégiques à l’intérieur des bâtiments du Parlement au moyen de gardes armés.

198.

Les principales modifications apportées à l’organigramme et à la gestion du Parlement sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Tableau 19

Résumé des restructurations du secrétariat général en 2016

Tableau 1.

Tableau 2.

Tableau 3.

Tableau 4.

Tableau 5.

Tableau 6.

Tableau 7.

Tableau 8.

Tableau 9.

Tableau 10.

Tableau 11.

Tableau 12.

Tableau 13.

Tableau 14.

Tableau 15.

Tableau 16.

Tableau 17.

Tableau 18.

Tableau 19.

Graphique 1.

Graphique 2.

Graphique 3.

Graphique 4.